Ratsinformationssystem - Administration Version 2.0

Dieser Artikel behandelt die Administration des Ratsinformationssystem 2.0 (REGISAFE-Version 4.3).

Der Administrationsbereich ist durch das Anfügen des Wortes "admin" an der URL erreichbar.

Beispiel: https://www.geocms.com/ris-demo/admin

Ausgabe

-> Informationen zur Web-Ausgabe des Moduls BürgerPLUS Ratsinformation Version 2.0

Zugriffsrechte

Je nach Rolle, kann ein Nutzer im Administrationsbereich unterschiedliche Zugriffsrechte besitzen.

Rollen mit absteigenden Zugriffsrechten

• Superuser
  • Rechte: alle
• Administrator
  • Rechte: Benutzerinformationen, Installation, Benutzerverwaltung, Seitenbaum, Ratsinformationen, Syslogs
• Web-Admin des Kunden
  • Rechte: Benutzerinformationen, Benutzerverwaltung, Seitenbaum, Ratsinformationen
• Gremiumsmitglieder und sonstige Sitzungsteilnehmer
  • Rechte: Benutzerinformationen

Menüpunkte im Administrationsbereich

• Benutzerverwaltung
• Seitenbaum
• Ratsinformationen
  • Import
  • Administration

Benutzerverwaltung

In der Benutzerverwaltung werden Nutzerkonten angelegt, bearbeitet, gelöscht. Es besteht die Möglichkeit einem einzelnen Nutzer einzelne Rechte zuzuweise oder auch ihm eine Nutzergruppe mit entsprechenden Rechten zuzuweisen. Nutzerkonten können ebenfalls aus REGISAFE importiert werden.

Seitenbaum

Im Seitenbaum wird die Navigation definiert. Bei der Installation wird eine Standard-Navigation vorgegeben, die gemeinsam mit dem Kunden angepasst werden kann.

Standard-Navigation

• Persönlicher Bereich
  • Kontaktformular
• Sitzungskalender
• Sitzungstermine
  • Sitzungstermine (Archiv)
• Gremien
• Personen
• Fraktionen
• Dokumente
• Suche
• Passwort zurücksetzen

Anlegen und Bearbeiten von Menüpunkten

Zum Anlegen eines neuen Hauptmenüpunktes muss der Wurzelknoten Ratsinformation ausgewählt sein. Für weitere Untermenüpunkte muss ein anderer Menüpunkt ausgewählt sein. Am ausgewählten Menüpunkt erscheint das Icon "Unterseite hinzufügen".

Festgelegt werden können:

• Der Besitzer des Menüpunktes, standardmäßig ist das Nutzerkonto mit dem sich angemeldet wurde, eingestellt.
• Der Menüpunkttyp, dieser kann beim Login angezeigt oder versteckt werden, gar nicht im Menü angezeigt werden oder auch externe Links aufweisen.
• Name
• Titel (Pflichtfeld)
• Eine aussagekräftige Beschreibung
• Ausgewählte, passende Stichwörter
• Template, Auswahl zwischen 1, 2, oder 3-spaltigen Layouts.
• Die Reihenfolge, jedem Menüpunkt wird eine Nummer zugeteilt.
• Die Einstellung ob der Menüpunkt veröffentlicht werden soll oder nicht.
• Start- und Enddatum der Ausgabe des Menüpunktes.

Bearbeitungsmöglichkeiten

Die sichtbaren Icons zur Bearbeitung von Menüpunkten unterschieden sich in der Rechtevergabe.

	Unterseite hinzufügen
	Seite bearbeiten
	Rechte setzen
	Seite löschen
	Vorschau

Ratsinformationen

Der Menüpunkt "Ratsinformationen" ermöglicht Konfigurationen in den Bereichen

• Import
• Administration
• System

Import

aktueller Import

Der letzte aktuelle Import kann eingesehen werden. Der Import läuft automatisch zu vorher konfigurierten Zeiten und Bedingungen ab. Es besteht ebenfalls die Möglichkeit diesen manuell zu starten oder auch bei Fehlern zurückzusetzen.

Der Befehl "Log anzeigen" gibt die gesamteb Meldungen und Vorgänge aus, die während des Imports passiert sind. Die importierten Daten können in einer medienneutralen XML-Struktur angezeigt werden.

Import Archiv

Alle Importe können im Archiv eingesehen werden, abgesehen vom Aktuellsten. Dieser Import ist unter aktueller Import einzusehen. Die Logs und XML-Strukturen stehen ebenfalls zur Verfügung.

Administration

Systemkonfiguration

Die Systemkonfiguration ist Nutzern mit administrativen Berechtigungen vorbehalten (Superuser, Administrator, Web-Admin). In diesem Bereich werden systemweite Einstellungen vorgenommen.

Reiter der Systemkonfiguration

• Konfiguration
• Schriftstücke
• Datenschutz
• Import
• Logs

Reiter Konfiguration

Authentifizierung

Über die Authentifizierung wird die Zielseite für E-Mail Links zum initialen Setzen von Nutzer-Passwörtern festgelegt.

Diese können sein:

• App-Einstiegspunkt
• Login authentifizieren
• Ratsinformation

Iconset

Das zu verwendende Iconset kann ausgewählt werden. Entweder REGISAFE (Standard) oder Open Source Icons können hinterlegt werden.

E-Mail Versand

Der Nutzer-Benachrichtigungs E-Mail Versand oder der Adminstrator-Benachrichtigungs E-Mail Versand kann aktiviert werden. Die Daten können entweder in Textform oder im HTML-Format übergeben werden. Im Feld "System-Titel" wird der E-Mail Betreff angegeben. Die Felder für die Adminsitrator-Benachrichtigungs E-Mail Adresse können ergänzt werden.

Nutzerkontendefinition

CMS Nutzerkonten basiert auf Adressfelder mit dem Kennzeichen öffentlich oder nicht öffentlich.

REGISAFE Version

Die Versionserkennung wird im Format x.x.x angegeben.

Bsp.: 4.3.0 

Mandantensystem

Es kann optional ausgewählt werden ob Verwaltungskennungen für Mandantensysteme verwendet werden sollen.

Erweitert

Kann optional eingeblendet werden und enthält die URL zum Support-Web sowie die optionale Einblendung von Entwicklermeldungen.

Reiter Schriftstücke

Dateibehandlung

Die Dateibehandlung gibt an wie Dokumente, wenn sie im Web geöffnet werden, behandelt werden.

Mögliche Einstellungen:

• immer Downloaden
• wenn möglich im Browser darstellen

Bezeichnung der Schriftstück ArtIDs

Den bekannten Bezeichnungen von Schriftstücken können andere Bezeichnungen zugewiesen werden. Die im Feld angegebene Bezeichnung überschreibt die Standardangabe.

Anzeige der Schriftstücke

Den Dokumenttypen kann zugewiesen werden ob es sich um ein Sitzungsschriftstück oder um ein Tagesordnungsschriftstück handelt.

Reiter Datenschutz

Gremien

Tagesordnungspunkte

Es kann eingestellt werden ob der eigene angegebene Text für Tagesordnungspunkte angezeigt werden soll, oder der öffentlich hinterlegte Text.

Reiter Import

Quelle

Das Quell-Verzeichnis gibt den Pfad zu zu importierenden Daten an.

Autoimport

Service URl der Server Warteschlange

Systemerkennung in der Server Warteschlange

Modulvorlagen

Eine Modulvorlage dient der einfachen und systemweiten Konfiguration der Ausgabe. Es können mehrere Modulvorlagen angelegt werden. Modulvorlagen werden an den Menüpunkten im Seitenbaum hinterlegt und zentral konfiguriert, wobei pro Menüpunkt nur eine Modulvorlage ausgewählt werden kann. Ist die Modulvorlagen aktiviert, werden bis auf den Reiter "Allgemein" alle weiteren ausgeblendet.

Reiter der Modulvorlage

• Allgemein
• Darstellung
• Kalender
• Suche
• Schriftstücke

Vorteile gegenüber der direkten Konfiguration am Menüpunkt

• Konfiguration der Modulvorlage an einem zentralen Punkt
• einfache Nachkonfiguration neuer oder zuvor nicht genutzter Funktionen
• keine Anpassung aller Menüpunkte notwendig
• Verringerung fehlerhafter oder fehlender Konfigurationen an einzelnen Menüpunkten, die in der Vergangenheit zu Misverständnissen in der Ausgabe führten

Reiter Allgemein

Im Reiter Allgemein können die Grundeinstellungden der Modulvorlage vorgenommen werden. Dazu zählt die Vergabe einer eindeutigen Bezeichnung, sowie der Vorgabe von Sicherheitsmerkmalen für die Kennwörter der Nutzeranmeldung.

Reiter Darstellung

Die Darstellung wird im Backend in der Modulvorlage oder im Seitenbaum am entsprechenden Modul des Menüpunktes konfiguriert.

Listen

Die Anzahl der Listeneinträge kann eingestellt werden, von ohne Einschränkung bis zu 50 Einträgen pro Seite.

Darstellung des Wochentages

Die Darstellung des Wochentags kann beeinflusst werden. Zunächst kann eingestellt werden ob die Wochentage überhaupt ausgegeben werden sollen. Bei der Art kann zwischen der Kurz- und der Langform unterschieden werden. Es kann ein beliebiger Trenner zwischen Wochentag und Datum angegeben werden. Optional können zwischen Datum und Uhrzeit, bzw. zu Sitzungsnamen ebenfalls Trenner eingefügt werden.

Bsp.: Di, den 06.08.2013 17:30 - 22:00 Sitzung des Technischen Ausschusses

Kalenderdarstellung

Die gewählte Startansicht ist standardmäßig die Monatsansicht. Bei der Anzeige der Wochenansicht kann zwischen einfach und detailiert gewählt werden, ebenso bei der Tagesansicht.

Sitzungsdetails

Bei der Darstellung der Sitzungsdetails kann zwischen einer einfach Listenansicht, Akkordeonansicht oder der Darstellung mit Reitern gewählt werden.

Weiterhin ausgewählt werden kann:

• Titel des Sitzungs-Schriftguts anzeigen
• Titel von Anlagen des Sitzungs-Schriftguts anzeigen
• Titel des Schriftguts der Tagesordnungspunkte anzeigen
• Titel von Anlagen des Tagesordnungspunkt-Schriftguts anzeigen

Zusätzliche Ausgabe

Ausgewählt werden können:

• Ausgabe von Vertretern in Sitzungteilnehmer Listen
• Ausgabe von Vertretern in Basisgremien Listen
• Ausgabe von Parteien
• Ausgabe von Fraktionsvorsitzenden
• Ausgabe von zusätzlichen Funktionen
• Ausgabe von Drucksachennummern
• Ausgabe des Öffentlichkeitsstatus bei Schriftstücken mit Bezug zu einem TOP
• Filtermöglichkeit für Personenliste
• Filtermöglichkeit für Frkationenliste
• Filtermöglichkeit für Parteienliste

Features deaktivieren

Folgende Features können ausgeschalten werden:

• Notizfunktion an Sitzung deaktivieren
• Downloadmöglichkeit für elektronische Visitenkarte deaktivieren
• Link "auf Karte anzeigen" deaktivieren

Reiter Kalender

Neben der Kalenderdarstellung kann an dieser Stelle auch die Ausgabe der Kalendereinträge konfiguriert werden.

Kalenderdarstellung

Die Startansicht unterscheidet zwischen Monat (Standard), Wochen und Tag. Dabei kann für Woche und Tag die einfache oder detaillierte Ansicht gewählt werden.

Darstellungsmöglichkeiten im Kalender am Beispiel der Wochenansicht

Reiter Suche

Die Suche wird im Backend in der Modulvorlage oder im Seitenbaum am entsprechenden Modul des Menüpunktes konfiguriert. Das Suchformular wird durch Aktivieren der Funktion "Suchformular anbieten" angeboten. Es wird gewählt zwischen der einfachen Suche und der erweiterten Suche. Zudem kann eingestellt werden ob bei Auswahl der erweiterten Suche, die erweiterten Suchoptionen aufgeklappt sein sollen.

Einzelne Suchbereiche können festgelegt werden. Die Auswahl erfolgt zwischen:

• Adressen
• Fraktionen
• Parteien
• Gremien
• Personen
• Schriftstücke
• Sitzung
• Tagesordnungspunkte

Formularelemente der Erweiterten Suche

Die Suche nach Gremien und Schriftstückarten bietet erweiterte Auswahlmöglichkeiten. Es kann eingestellt werden, ob die Suche zugelassen wird und für welche Bereiche sie gilt. Unter Gremien werden die Ausschüsse angezeigt, welche importiert wurden. Die Auswahlmöglichkeiten unter Schriftstücke geben an nach welchen Arten von Schriftstücken gesucht werden kann.

Reiter Schriftstücke

Sortierung von Schriftstücken

Die Schriftstücke werden im Backend in der Modulvorlage oder im Seitenbaum am entsprechenden Modul des Menüpunktes konfiguriert. Die Sortierung der Reihenfolge der Dokumententypen in der Dokumentenliste kann eingestellt werden. Standardmäßig wird eine Liste mit Dokumententypen ausgegeben, welche verfügbar sind. Durch Auswahl einzelner Dokumenttypen werden dieser in der Reihenfolge der Auswahl angezeigt. Die Reihenfolge kann nachträglich verändert werden. Dokumententypen können einzeln oder im Ganzen hinzugefügt oder entfernt werden.

Nutzerkonten zurücksetzen

Übersicht aller importierten Nutzer. Ermöglicht das Neu-Versenden eines Initial-Passworts an den Nutzer.

Verändern der Sichtbarkeit

Übersicht aller Sitzungen und Schriftstücke im System mit Veröffentlichungsbereich. Ermöglicht das Offline-Setzen eines einzelnen Datensatzes.

Systemlogs

Einsicht in Systemmeldungen.

System

Wartung

Die Wartung ermöglicht die Bereinigung der Datenbank sowie das Reindizieren und das Reorganisieren der Datenbank.

Systemprüfung

Mit der automatischen Systemprüfung wird das Ratsinformationssystem auf häufige Fehlerquellen hin überprüft.

Datenbankwartung

Die Datenbankwartung ermöglicht das vollständige Löschen aller Daten. Zudem kann die Datenbank reindiziert werden.

Hinweis: Löschaktionen können nicht rückgängig gemacht werden.

Löschen

Gelöscht werden können:

• Nutzerdaten (Gremien + Nutzer)
• alle Sitzungsdaten
• unverknüpfte Dokumente
• Importjobs

Datenbankbereinigung

• Speicherplatz freigeben
• Cluster analysieren

Systemslog

Wichtige Ereignisse des Ratsinformationssystems werden in den Systemlogs gespeichert. Diese Übersicht ermöglicht das Einsehen des Systemlogs.

Alle von der Installation an, ausgeführten Aktionen werden in den Logs aufgeführt. Sie werden geordnet nach Hinweisen, Warnungen und Fehlern.

Patches

Das Einspielen von Patches ist Systemadminstratoren mit Superuser-Rechten vorenthalten.

Prüfe Datenbankschema Version x.x

Dateien neu indizieren

Adressen migrieren

Sitzungen migrieren

Siehe auch

• Support-Web mit Informationen zu Ansprechpartnern und Updates
• Administration Version 4.4