Ratsinformationssystem - Ausgabe Version 2.0
Das REGISAFE-Modul BürgerPlus Ratsinformation (auch: Ratsinformationssystem, RIS) gliedert sich in eine Ausgabe und in einen Administrationsbereich. Dieser Artikel behandelt die Ausgabe für die REGISAFE-Version 4.3 und die Webseite.
Inhaltsverzeichnis
- 1 Administration
- 2 URL und Systemanforderungen
- 3 Layout
- 4 Gliederung der Webseite
- 5 Siehe auch
Administration
-> Informationen zur Administration des Moduls BürgerPLUS Ratsinformation Version 2.0
URL und Systemanforderungen
Die Standard-URL setzt sich aus der Domain "https://www.geocms.com" und der individuellen Systemkennung "ris-(Kunde)" zusammen.
Beispiel: https://www.geocms.com/ris-demo
In Abstimmung mit dem Supportteam ist eine Abweichung von der Standard-URL möglich.
Das Web ist optimiert für:
- Internet Explorer ab Version 8.x
- Mozilla Firefox ab Version 15.x
- Google Chrome ab Version 15.x
Layout
Standardmäßig erfolgt eine Anpassung an das Layout des Kundenwebs. Der Kunde liefert dabei die notwendige Kopfgrafik sowie alle relevanten Style-Informationen oder einen Link auf die zu übernehmende Internetseite. Folgende Elemente können angepasst werden:
- Kopfzeile
- Schriftform und Schriftgröße
- Hyperlinks
- Hintergrundgrafik
Darüber hinaus sind weiere individuelle Anpassungen möglich. Diese sind mit dem Supportteam abzustimmen. Anschließend wird ein Angebot erstellt, welches vom Kunden zu bestätigen ist.
Gliederung der Webseite
Kopfzeile
Die Kopfzeile enthält ein Logo und/oder Kopfbild des Kundens. Sie wird mit der Startseite des Kundenwebs verlinkt.
Die Navigation wird im Seitenbaum des Administrationsbereichs definiert. Bei der Installation wird eine Standard-Navigation vorgegeben, die gemeinsam mit dem Kunden angepasst werden kann. Standard-Navigation:
- Persönlicher Bereich - erst nach Login-In sichtbar
- Sitzungskalender
- Sitzungstermine
- Gremien
- Personen
- Fraktionen
- Dokumente
- Suche
- Passwort zurücksetzen
Es können weitere Menüpunkte angelegt oder bestehende bearbeitet werden. Auch ein Umbenennen oder Verschieben ist möglich.
Empfehlung: Die Nutzung der Modulvorlage vereinfacht die Konfiguration der einzelnen Menüpunkte und stellt sicher, dass die Darstellung der gesuchten Daten in jedem Menüpunkt identisch ist.
Persönlicher Bereich
Der persönliche Bereich ist authorisierten Nutzern vorenthalten.
Mein Sitzungen
Unter "Meine Sitzungen" werden alle zukünftigen Sitzungen des Gremiums/ der Gremien der Nutzer angezeigt. Die Sitzungen werden geordnet von der tagesaktuellen Sitzung zu zukünftigen ausgegeben.
Informationsdienst
Der Informationsdienst ermöglicht das Versenden einer Benachrichtigung, sobald eine Sitzung einen bestimmten Status erreicht hat. Der Nutzer kann festlegen, für welchen Status er eine E-Mail erhalten möchte. Es sind nur die Sitzungsstatus sichtbar, die mindestens an eine Sitzung aus dem REGISAFE (Modul: KommunalPLUS Sitzungsdienst) übergeben wurden.
Meine Notizen
Zu bestehenden Sitzungen und Tagesordnungspunkten können Notizen angelegt werden. Alle von einem Nutzer erstellten Notizen werden im persönlichen Bereich unter „Meine Notizen“ gesammelt dargestellt. Diese werden von der aktuellsten bis zur ältesten Notiz geordnet angezeigt. Bereits erstellte Notizen können jederzeit geändert werden.
Passwort ändern
Die Standardanforderungen für Passworte werden im Backend in der Modulvorlage oder im Seitenbaum am entsprechenden Modul des Menüpunktes konfiguriert. Das persönliche Kennwort kann zu jeder Zeit geändert werden. Es sind die unter „Hinweise“ vorgegebenen Konventionen einzuhalten.
Standardwerte bei der Erstinstallation:
Das Kennwort muss
- mindestens 8 Zeichen lang sein.
- einen Großbuchstaben enthalten.
- einen Kleinbuchstaben enthalten.
- eine Ziffer enthalten.
- ein Sonderzeichen enthalten.
Kontaktformular
Das Kontaktformular bietet die Möglichkeit, mit dem Administrator in Verbindung zu treten und Anfragen an eine zentral hinterlegte E-Mail-Adresse zu versenden. Die Anmeldedaten werden dem Nutzerkonto entnommen. Es wird empfohlen, eine Kopie der Anfrage an die eigene E-Mail-Adresse zu senden.
Sitzungskalender
Im Sitzungskalender werden abhängig vom Öffentlichkeitsbereich und der jeweiligen Rechte des Nutzers aktuelle, zukünftige und vergangene Sitzungstermine angezeigt. Dabei kann zwischen einer Monats-, Wochen- und Tagesansicht gewählt werden.
Die Darstellung wird im Backend in der Modulvorlage oder im Seitenbaum am entsprechenden Modul des Menüpunktes konfiguriert.
Sitzungstermine
Die Darstellung für aktuelle Sitzungstermine und archivierte Sitzungstermine wird im Backend in der Modulvorlage oder im Seitenbaum am entsprechenden Modul des Menüpunktes konfiguriert. Der Datenimport erfolgt über das REGISAFE. So wie die Daten eingegeben wurden, werden sie auch ausgegeben.
Die Detailansicht der Sitzungstermine enthält entsprechende Informationen zu der Sitzungs selbst (Bsp.: Sitzungsort), Sitzungsdokumenten, Tagesordnung, Teilnehmer, und Notizen.
Sitzungstermine (Archiv)
Sitzungstermine werden einen Tag nach der Sitzung archiviert. Die Ausgabe erfolgt von neu zu alt.
Gremien
Personen die in Ausschüssen/Räten tätig sind, werden unter dem Punkt „Gremien“ angezeigt. Ausgegeben werden ein Vorsitzender und die zum Gremium gehörenden Gemeinderätinnen und Gemeinderäte.
Optional kann die Funktion der Gremienmitglieder eingeblendet werden. Angemeldete Nutzer sehen ausschließlich Sitzungen ihres Gremiums/ihrer Gremien.
Personen
Die Sortierung der Ausgaben von Personen kann geändert werden. Standardmäßig werden sie alphabetisch nach den Nachnamen geordnet. Die Angaben zu den Personen werden aus REGISAFE importiert und können entsprechend angelegt, importiert oder beabeitet werden.
Fraktionen
Alle im REGISAFE hinterlegten Fraktionen werden aufgelister und können dort entsprechend bearbeitet werden.
Dokumente
Schriftstücke werden geordnet nach Dokumenttypen ausgegeben. Die Sortierung der Dokumente erfolgt nach dem letzten Änderungsdatum. Die Möglichkeiten zur Darstellung können im Einzelnen in der Modulvorlage Modulvorlage festgelegt werden.
Die verschiedenen Dokumenttypen bekommen verschiedene Icons zugewiesen. Deren Bezeichnung wird im Tooltip angezeigt. Die Anzeige der Icons kann durch den Administrator konfiguriert werden.
Beispiele für Dokumenttypen
 | Sitzungsvorlage, Sitzungstagesordnung, Bekanntmachung, Einladung, Beschluss-protokoll, Niederschrift, Sitzungsunterlage, Sonstige |
 | Anlage |
 | Beschluss |
 | Niederschriftsauszug |
Suche
Die Suche wird im Backend in der Modulvorlage oder im Seitenbaum am entsprechenden Modul des Menüpunktes konfiguriert. Das Suchformular wird durch Aktivieren der Funktion "Suchformular anbieten" angeboten. Es wird gewählt zwischen der einfachen Suche und der erweiterten Suche. Zudem kann eingestellt werden ob bei Auswahl der erweiterten Suche, die erweiterten Suchoptionen aufgeklappt sein sollen.
Einzelne Suchbereiche können festgelegt werden. Die Auswahl erfolgt zwischen:
- Adressen
- Fraktionen
- Parteien
- Gremien
- Personen
- Schriftstücke
- Sitzung
- Tagesordnungspunkte
Formularelemente der Erweiterten Suche
Die Suche nach Gremien und Schriftstückarten bietet erweiterte Auswahlmöglichkeiten. Es kann eingestellt werden, ob die Suche zugelassen wird und für welche Bereiche sie gilt. Unter Gremien werden die Ausschüsse angezeigt, welche importiert wurden. Die Auswahlmöglichkeiten unter Schriftstücke geben an nach welchen Arten von Schriftstücken gesucht werden kann.
Passwort zurücksetzen
Die Login-Daten jedes Nutzers bestehen aus einem Passwort und einer eindeutigen E-Mail-Adresse. Die Identifikation zum Zürcksetzen des Passwortes erfolgt über die Eingabe der E-Mail-Adresse und Eingabe eines automatisch, bei jedem Aufruf neu generierten Captcha-Code. Es ist möglich einzelne Nutzergruppen davon auszuschließen ihr Passwort ändern zu können.
Um das Passwort zurückzusetzen sind folgende Schritte durchzuführen:
- Eingabe der Daten in die vorgegebenen Formularfelder.
- Nach Absenden der Daten erhält der Nutzer eine E-Mail mit einem Bestätigungslink, welcher anzuklicken oder in einen Browser zu kopieren ist.
- Im Browser öffnet sich eine Eingabemaske, in der ein neues Passwort eingetragen werden muss.
- Dieses neue Passwort ist im Anschluss noch einmal zu bestätigen.
Das Zurücksetzen des Passworts ist nur bei eineindeutig im System hinterlegten E-Mail-Adressen möglich. Ist bei mehrere Nutzern eine identische E-Mail-Adresse (z.B. als Funktionspostfach wie info@...) hinterlegt, ist das Zurücksetzen nur durch den Administrator möglich.
Die Anforderungen für Passworte befinden sich unter Passwort ändern.
Loginmaske
Die durch den Administrator bereit gestellten Login-Daten authorisieren einen Nutzer zum Betreten des geschützten Bereichs. Dieser ist Gremiumsmitgliedern und sonstigen Sitzungsteilnehmern vorbehalten. Die Login-Daten bestehen aus einem Nutzernamen und einem Passwort. Das Passwort kann nach dem Login geändert oder zurückgesetzt werden. Voraussetzung hierfür ist das Vorhandensein einer gültigen und im System hinterlegten E-Mail-Adresse. Die E-Mail-Adresse darf nur an einem Nutzer hinterlegt sein. Teilen sich mehrere Nutzer eine E-Mail-Adresse, z.B. als Funktionspostfach ähnlich "info@mustergemeinde.de", wird im Sinne des Datenschutzes kein Passwort versandt.
Inhaltsbereich
Der Inhaltsbereich ändert sich je nach gewähltem Menüpunkt. Mit dem Aufrufen der Seite wird standardmäßig der Sitzungskalender angezeigt. Wird beispielsweise der Punkt „Gremien“ ausgewählt, erscheinen im Inhaltsbereich die Ausschüsse/Räte.
Fußzeile
Die Herstellerhinweise in der Fußzeile sind standardisiert und verlinken auf die jeweiligen Internetseiten der Kooperationspartner. Sie können grafisch und textlich ergänzt werden. Die Einbindung erfolgt über das Template.
Hintergrundgrafik
Die Hintergrundgrafik besteht aus einer vom Kunden gelieferten Grafik oder einem zur Gesamtgestaltung passenden Bild.
