Ratsinformationssystem - Ausgabe Version 2.1
Das REGISAFE-Modul BürgerPlus Ratsinformation (auch: Ratsinformationssystem, RIS) gliedert sich in eine Ausgabe und in einen Administrationsbereich. Dieser Artikel behandelt die Ausgabe der REGISAFE-Version 4.4 und der Webseite.
Inhaltsverzeichnis
- 1 Administration
- 2 URL und Systemanforderungen
- 3 Layout
- 4 Gliederung der Webseite
- 5 BürgerPLUS App
- 6 Siehe auch
Administration
-> Informationen zur Administration des Moduls BürgerPLUS Ratsinformation Version 2.1
URL und Systemanforderungen
Die Standard-URL setzt sich aus der Domain "https://www.geocms.com" und der individuellen Systemkennung "ris-(Kunde)" zusammen.
Beispiel: https://www.geocms.com/ris-demo
In Abstimmung mit dem Supportteam ist eine Abweichung von der Standard-URL möglich.
Das Web ist optimiert für:
- Internet Explorer ab Version 9.x
- Mozilla Firefox ab Version 18.x
- Google Chrome ab Version 18.x
Layout
Standardmäßig erfolgt eine Anpassung an das Layout des Kundenwebs bei der Installation. Der Kunde liefert dabei die notwendige Kopfgrafik sowie alle relevanten Style-Informationen oder einen Link auf die zu übernehmende Internetseite. Folgende Elemente können angepasst werden:
- Kopfzeile
- Schriftform und Schriftgröße
- Hyperlinks
- Hintergrundgrafik
Die Kopfzeile enthält ein Logo und/oder Kopfbild des Kundens. Sie wird mit der Startseite des Kundenwebs verlinkt.
Die Hintergrundgrafik besteht aus einer vom Kunden gelieferten Grafik oder einem zur Gesamtgestaltung passenden Bild.
Darüber hinaus sind weitere individuelle Anpassungen möglich. Diese sind mit dem Supportteam abzustimmen. Anschließend wird ein Angebot erstellt, welches vom Kunden zu bestätigen ist.
Gliederung der Webseite
Die Navigation wird im Seitenbaum des Administrationsbereichs definiert. Bei der Installation wird eine Standard-Navigation vorgegeben, die gemeinsam mit dem Kunden angepasst werden kann. Standard-Navigation:
- Persönlicher Bereich - erst nach Login-In sichtbar
- Sitzungskalender
- Sitzungstermine
- Gremien
- Personen
- Fraktionen
- Dokumente
- Zusätzliche Dokumente
- Suche
- Passwort zurücksetzen
- Hilfe
Es können weitere Menüpunkte angelegt oder bestehende bearbeitet werden. Auch ein Umbenennen oder Verschieben ist möglich.
Empfehlung: Die Nutzung der Modulvorlage vereinfacht die Konfiguration der einzelnen Menüpunkte und stellt sicher, dass die Darstellung der gesuchten Daten in jedem Menüpunkt identisch ist.
Persönlicher Bereich
Der persönliche Bereich ist autorisierten Nutzern vorenthalten und enthält:
Die Anmeldung erfolgt über die Loginmaske
Meine Sitzungen
Unter "Meine Sitzungen" werden alle zukünftigen Sitzungen des Gremiums / der Gremien der Nutzer angezeigt. Die Sitzungen werden geordnet von der tagesaktuellen Sitzung zu zukünftigen ausgegeben.
Informationsdienst
Der Informationsdienst ermöglicht das Versenden einer Benachrichtigung, sobald eine Sitzung einen bestimmten Status erreicht hat. Der Nutzer kann festlegen, für welchen Status er eine E-Mail erhalten möchte. Es sind nur die Sitzungsstatus sichtbar, die mindestens an eine Sitzung aus dem REGISAFE (Modul: KommunalPLUS Sitzungsdienst) übergeben wurden.
Der Versand erfolgt auch bei Komplett Export und Zeitintervall Exporten. Der Informationsdienst ermittelt dabei die Änderungen der in der XML gelieferten Daten zu den in der Datenbank vorhanden Daten.
Reihenfolge der Ermittlung:
- Änderung des Sitzung (Datum, Uhrzeit, Raum, Status)
- Änderung an TOPs (verglichen werden TOPs der gleichen Nummerierung)
- Änderungen an Sitzungsschriftstücken oder TOP Schriftstücken (Änderungsdatum der Schriftstücke)
Festlegung von Sitzungsstatus Vorgaben (Versand erfolgt dann automatisch für alle von der Änderung betroffenen Nutzer)
Meine Notizen
Zu bestehenden Sitzungen und Tagesordnungspunkten können Notizen angelegt werden. Alle von einem Nutzer erstellten Notizen werden im persönlichen Bereich unter „Meine Notizen“ gesammelt dargestellt. Diese werden nach Erstelldatum absteigend sortiert angezeigt. Bereits erstellte Notizen können jederzeit geändert werden. Notizen nicht mehr vorhandener Nutzer (mit Löschkennzeichen oder vollständig entfernt) werden ausgeblendet.
- Notizdialog öffnet sich in eigenem Dialogfenster
- Titel ist kein Pflichtfeld, wird der Titel leer gelassen, wird ein Autotext "Ihre Notiz vom <aktuelles Datum>" erzeugt
- alphabetisch sortierte zweispaltige Anzeige der leseberechtigten Nutzer
Mein Passwort
Die Standardanforderungen für Passwörter werden im Backend in der Modulvorlage oder im Seitenbaum am entsprechenden Modul des Menüpunktes konfiguriert. Das persönliche Kennwort kann zu jeder Zeit geändert werden. Es sind die unter „Hinweise“ vorgegebenen Konventionen einzuhalten.
Standardwerte bei der Erstinstallation:
Das Kennwort muss:
- mindestens 8 Zeichen lang sein.
- einen Großbuchstaben enthalten.
- einen Kleinbuchstaben enthalten.
- eine Ziffer enthalten.
- ein Sonderzeichen enthalten.
Kontaktformular
Das Kontaktformular bietet die Möglichkeit, mit dem Administrator in Verbindung zu treten und Anfragen an eine zentral hinterlegte E-Mail-Adresse zu versenden. Die Anmeldedaten werden dem Nutzerkonto entnommen. Es wird empfohlen, eine Kopie der Anfrage an die eigene E-Mail-Adresse zu senden.
Sitzungskalender
Im Sitzungskalender werden abhängig vom Öffentlichkeitsbereich und der jeweiligen Rechte des Nutzers aktuelle, zukünftige und vergangene Sitzungstermine angezeigt. Dabei kann zwischen einer Monats-, Wochen- und Tagesansicht gewählt werden.
Kalendereinträge werden farblich hervorgehoben. Die Farbe und Darstellung kann im Administrationsbereich geändert werden.
Die Sitzungstermine können für die weitere Nutzung über die Schaltläche Kalender Download als Datei im ics-Format exportiert werden.
Sitzungstermine
Die Darstellung für aktuelle Sitzungstermine und archivierte Sitzungstermine wird im Backend in der Modulvorlage oder im Seitenbaum am entsprechenden Modul des Menüpunktes konfiguriert. Der Datenimport erfolgt über das REGISAFE. So wie die Daten eingegeben wurden, werden sie auch ausgegeben.
Die Detailansicht der Sitzungstermine enthält entsprechende Informationen zu der Sitzung selbst (Bsp.: Sitzungsort, Sitzungsdokumente, Tagesordnung, Teilnehmer, und Notizen)
Sitzungstermine (Archiv)
Sitzungstermine werden einen Tag nach der Sitzung archiviert. Die Ausgabe erfolgt von neu zu alt.
Gremien
Personen die in Ausschüssen/Räten tätig sind, werden unter dem Punkt „Gremien“ angezeigt. Ausgegeben werden ein Vorsitzender und die zum Gremium gehörenden Gemeinderätinnen und Gemeinderäte.
Optional kann die Funktion der Gremienmitglieder eingeblendet werden. Angemeldete Nutzer sehen ausschließlich Sitzungen ihres Gremiums/ihrer Gremien.
Personen
Die Sortierung der Ausgaben von Personen kann geändert werden. Standardmäßig werden sie alphabetisch nach den Nachnamen geordnet. Die Angaben zu den Personen werden aus REGISAFE importiert und können entsprechend angelegt oder importiert werden.
Fraktionen
Alle im REGISAFE hinterlegten Fraktionen werden aufgelistet.
Parteien
Alle im REGISAFE hinterlegten Parteien werden aufgelistet.
Dokumente
Schriftstücke werden geordnet nach Dokumenttypen ausgegeben. Die Sortierung der Dokumente erfolgt nach dem letzten Änderungsdatum. Die Möglichkeiten zur Darstellung können im Einzelnen in der Modulvorlage Modulvorlage festgelegt werden.
Die verschiedenen Dokumenttypen bekommen verschiedene Icons zugewiesen. Deren Bezeichnung wird im Tooltip angezeigt. Die Anzeige der Icons kann durch den Administrator konfiguriert werden.
Beispiele für Dokumenttypen
 | Vorlage, Sitzungstagesordnung, Einladungen, Niederschrift |
 | Anlage |
 | Beschluss |
 | Niederschriftsauszug |
Suche
Die Suche wird im Backend in der Modulvorlage oder im Seitenbaum am entsprechenden Modul des Menüpunktes konfiguriert. Das Suchformular wird durch Aktivieren der Funktion "Suchformular anbieten" angeboten. Es wird gewählt zwischen der einfachen Suche und der erweiterten Suche. Zudem kann eingestellt werden ob bei Auswahl der erweiterten Suche, die erweiterten Suchoptionen aufgeklappt sein sollen.
Einzelne Suchbereiche können festgelegt werden. Die Auswahl erfolgt zwischen:
- Adressen
- Fraktionen
- Parteien
- Gremien
- Personen
- Schriftstücke
- Sitzung
- Tagesordnungspunkte
Formularelemente der Erweiterten Suche
Die Suche nach Gremien und Schriftstückarten bietet erweiterte Auswahlmöglichkeiten. Im Backend kann eingestellt werden, ob die Suche zugelassen wird und für welche Bereiche sie gilt. Unter Gremien werden die Ausschüsse angezeigt, welche importiert wurden. Die Auswahlmöglichkeiten unter Schriftstücke geben an nach welchen Arten von Schriftstücken gesucht werden kann.
Passwort zurücksetzen
Die Login-Daten jedes Nutzers bestehen aus einem Passwort und einer eindeutigen E-Mail-Adresse. Die Identifikation zum Zurücksetzen des Passwortes erfolgt über die Eintragung der E-Mail-Adresse und die Eingabe eines automatisch, bei jedem Aufruf neu generierten Captcha-Code. Es ist möglich einzelne Nutzergruppen von der Änderung des Passworts auszuschließen.
Um das Passwort zurückzusetzen sind folgende Schritte durchzuführen:
- Eingabe der Daten in die vorgegebenen Formularfelder.
- Nach Absenden der Daten erhält der Nutzer eine E-Mail mit einem Bestätigungslink, welcher anzuklicken oder in einen Browser zu kopieren ist.
- Im Browser öffnet sich eine Eingabemaske, in der ein neues Passwort eingetragen werden muss.
- Dieses neue Passwort ist im Anschluss noch einmal zu bestätigen.
Das Zurücksetzen des Passworts ist nur bei eineindeutig im System hinterlegten E-Mail-Adressen möglich. Ist bei mehrere Nutzern eine identische E-Mail-Adresse (z.B. als Funktionspostfach wie info@...) hinterlegt, ist das Zurücksetzen nur durch den Administrator möglich.
Die Anforderungen für Passworte befinden sich unter Passwort ändern.
Hilfe
zur Dokumentation des REGISAFE-Modul BürgerPlus Ratsinformation finden Sie der Wiki des GeoCMS in den Artikel in den Artikeln:
Loginmaske
Die durch den Administrator bereit gestellten Login-Daten authorisieren einen Nutzer zum Betreten des geschützten Bereichs. Dieser ist Gremiumsmitgliedern und sonstigen Sitzungsteilnehmern vorbehalten. Die Login-Daten bestehen aus einem Nutzernamen und einem Passwort. Das Passwort kann nach dem Login geändert oder zurückgesetzt werden. Voraussetzung hierfür ist das Vorhandensein einer gültigen und im System hinterlegten E-Mail-Adresse. Die E-Mail-Adresse darf nur an einem Nutzer hinterlegt sein. Teilen sich mehrere Nutzer eine E-Mail-Adresse, z.B. als Funktionspostfach ähnlich "info@mustergemeinde.de", wird im Sinne des Datenschutzes kein Passwort versandt.
Inhaltsbereich
Der Inhaltsbereich ändert sich je nach gewähltem Menüpunkt. Mit dem Aufrufen der Seite wird standardmäßig der Sitzungskalender angezeigt. Wird beispielsweise der Punkt „Gremien“ ausgewählt, erscheinen im Inhaltsbereich die Ausschüsse/Räte.
Fußzeile
Die Herstellerhinweise in der Fußzeile sind standardisiert und verlinken auf die jeweiligen Internetseiten der Kooperationspartner. Sie können grafisch und textlich ergänzt werden. Die Einbindung erfolgt über das Template.
BürgerPLUS App
Neben dem REGISAFE-Modul BürgerPlus Ratsinformation kann separat die BürgerPLUS App für die Ausgabe genutzt werden. Die Konfiguration kann in der Administration vorgenommen werden.
Die wesentlichen Elemente der Navigation werden in der App als Kacheln angezeigt. Über die Einstellungen können optional Login-Daten und Systemkennung hinterlegt werden. Mit den Login-Daten kann der Nutzer auf den Persönlichen Bereich zugreifen. Die Systemkennung ist stets notwendig um eine Verbindung zu einem konkreten Ratsinformationssystem aufzunehmen.
Ohne hinterlegte Login-Daten ist nur ein Zugriff als Gast auf den öffentlichen Bereich möglich.
Die BürgerPLUS App steht zur Verfügung für die Betriebssysteme:
- Android
- iOS
Die Inhalte des Ratsinformationssystems werden über einen Webcontainer innerhalb eines nativen Rahmens angezeigt.
