Ratsinformationssystem - Oberflächendokumentation Version 2.1
Inhaltsverzeichnis
URL und Systemanforderungen
Die Standard-URL setzt sich aus der Domain "https://www.geocms.com" und der individuellen Systemkennung "ris-(Kunde)" zusammen.
Beispiel: https://www.geocms.com/ris-demo
In Abstimmung mit dem Supportteam ist eine Abweichung von der Standard-URL möglich.
Das Web ist optimiert für:
- Internet Explorer ab Version 9.x
- Mozilla Firefox ab Version 18.x
- Google Chrome ab Version 18.x
Gliederung der Webseite
Kopfzeile
Die Kopfzeile enthält
- das Logo/Wappen des Kunden
- ein frei wählbares Kopfbild
Zudem kann der Name des Kunden mit einem selbst gewählten Zusatz, beispielsweise Ratsinformationssystem oder Ratsinformationsdienst eingefügt werden. Die Kopfzeile wird mit der Startseite des Kundenwebs verlinkt.
Die bei der Installation mitgelieferte Standard-Navigation enthält folgende Menüpunkte:
- Persönlicher Bereich - erst nach Login-In sichtbar
- Sitzungskalender
- Sitzungstermine
- Gremien
- Personen
- Fraktionen
- Dokumente
- Zusätzliche Dokumente
- Suche
- Passwort zurücksetzen
- Hilfe
Login-Maske
Der geschützte Bereich ist Mandatsträgern und sonstigen Sitzungsteilnehmern vorbehalten. Die Login-Daten werden durch den Import der Sitzungsdaten aus dem REGISAFE in BürgerPLUS Ratsinformation oder den Administrator bereitgestellt und bestehen aus einem Benutzernamen und einem Kennwort.
Hinweis: Das Kennwort muss nach dem Login geändert werden.
Mit dem Menüpunkt "Passwort zurücksetzen" kann z.B. bei Verlust des Kennworts ein neues angefordert werden.
Wurde ein Benutzername oder Kennwort mehrfach falsch eingegeben, wird der Nutzer für einen bestimmten Zeitraum gesperrt. Die Anzahl der möglichen falschen Eingaben und der Zeitraum können durch den Administrator festgelegt werden.
Hinweis: Bei Inaktivität wird der Nutzer automatisch nach 20 Minuten vom System abgemeldet.
Inhaltsbereich
Der Inhaltsbereich ändert sich je nach gewähltem Menüpunkt. Mit dem Aufrufen der Seite wird standardmäßig der Sitzungskalender angezeigt. Wird beispielsweise der Menüpunkt „Gremien“ ausgewählt, erscheinen im Inhaltsbereich die Ausschüsse/Räte.
Fußzeile
Die Herstellerhinweise in der Fußzeile sind standardisiert und verlinken auf die jeweiligen Internetseiten der Kooperationspartner. Sie können grafisch und textlich ergänzt werden.
Hintergrundgrafik
Die Hintergrundgrafik besteht aus einer vom Kunden gelieferten Grafik oder einem zur Ge-samtgestaltung passenden Bild.
Öffentlicher Bereich/Nicht öffentlicher Bereich
Definition
BürgerPLUS Ratsinformation unterscheidet zwischen einem öffentlichen und einem nicht öffentlichen Bereich.
Für den öffentlichen Bereich sind keine Benutzerdaten notwendig, da hier eine Beauskunftung der Bürger erzielt werden soll.
Der nicht öffentliche Bereich ist durch Eingabe der Benutzerdaten erreichbar und bietet z.B. Zugriff auf geschützte Dokumente und Termine.
Wichtigster Grund für die Trennung der Sichtbarkeitsbereiche ist die Unterscheidung zwischen öffentlichen und nicht öffentlichen Daten, wie Informationen zu Gremien, Sitzungen, Tagesordnungspunkten und Dokumenten.
Hinweis: Zusätzliche Informationen zu nicht öffentlichen Sitzungen, Sitzungsbezeichnungen, Tagesordnungspunkten und Funktionen, wie das Erstellen von Notizen sind nur für angemeldete Nutzer sichtbar und nutzbar.
Die Ansicht und Verfügbarkeit der im weiteren Verlauf der Dokumentation beschriebenen Funktionen und Ansichten unterscheiden ebenfalls zwischen den o.g. Sichtbarkeitsbereichen.
Beispiel: Sitzung
Persönlicher Bereich
Nach erfolgreicher Anmeldung über die Login-Maske kann der persönliche Bereich mit seinen vielfältigen Funktionen genutzt werden. Im Einzelnen gehören hierzu die Anzeige persönlicher Sitzungen, Einstellungen den Informationsdienst betreffend, eigene Notizen und die Möglichkeit das persönliche Kennwort zu ändern.
Meine Sitzungen
Unter dem Punkt „Meine Sitzungen“ werden alle zukünftigen Sitzungen des Gremiums/der Gremien eines Nutzers angezeigt. Nach Auswahl einer Sitzung gelangt der Nutzer in die Detailansicht.
Informationsdienst
Der Informationsdienst ermöglicht das Versenden einer Benachrichtigung, sobald eine Sit-zung einen bestimmten Status erreicht hat. Der Nutzer kann festlegen, für welchen Status er eine E-Mail erhalten möchte. Es sind nur die Sitzungsstatus sichtbar, die mindestens an eine Sitzung aus dem REGISAFE (Modul: KommunalPLUS Sitzungsdienst) übergeben wurden.
Meine Notizen
Zu bestehenden Sitzungen und Tagesordnungspunkten können Notizen angelegt werden. Alle von einem Nutzer erstellten Notizen werden im persönlichen Bereich unter „Meine Notizen“ gesammelt dargestellt. Diese werden von der aktuellsten bis zur ältesten Notiz geordnet angezeigt. Bereits erstellte Notizen können jederzeit geändert werden.
Mein Passwort
Das persönliche Kennwort kann zu jeder Zeit geändert werden. Es sind die unter „Hinweise“ vorgegebenen Konventionen einzuhalten.
Standardwerte bei der Erstinstallation:
Das Kennwort muss
- mindestens 8 Zeichen lang sein.
- einen Großbuchstaben enthalten.
- einen Kleinbuchstaben enthalten.
- eine Ziffer enthalten.
- ein Sonderzeichen enthalten.
Hinweis: Das Kennwort muss nach dem ersten Login geändert werden. Zudem empfiehlt sich aus Sicherheitsgründen eine regelmäßige Anpassung des Kennworts.
Kontaktformular
Das Kontaktformular bietet die Möglichkeit, mit dem Administrator in Verbindung zu treten und Anfragen an eine zentral hinterlegte E-Mail-Adresse zu versenden. Die Anmeldedaten werden dem Nutzerkonto entnommen. Es wird empfohlen, eine Kopie der Anfrage an die eigene E-Mail-Adresse zu senden.
Sitzungskalender
Der Sitzungskalender enthält alle aktuellen und im Verlauf des angezeigten Monats stattfindenden Sitzungstermine. Die Sitzungen im Kalender werden bei der Layoutumsetzung mit einer passenden Farbe hinterlegt. Bei Auswahl eines Sitzungstermins erfolgt der Wechsel zur Detailansicht, mit allen wichtigen Informationen, Tagesordnungspunkten und der Möglichkeit Notizen anzufügen (nur für angemeldete Nutzer).
Im Kalender kann zwischen verschiedenen Ansichten gewechselt werden:
- Monat: Anzeige des aktuellen (Standard) oder eines frei wählbaren Monats
- Woche: Anzeige der aktuellen (Standard) oder einer frei wählbaren Woche
- Tag: Anzeige des aktuellen (Standard) oder eines frei wählbaren Tages
An einzelnen Tagen können mehrere Sitzungen stattfinden. Diese werden untereinander angezeigt.
Die Sitzungstermine können für den eigenen Kalender als Kalender Download exportiert wer-den
Durch die Pfeiltasten kann vor und zurück navigiert werden. Je nach gewählter Ansicht, kann in Monats-, Wochen- oder Tagesschritten navigiert werden.
Mit den doppelten Pfeiltasten können Sitzungen in darauffolgenden oder vergangenen Jahren angewählt werden.
Mit der Auswahlliste ist eine schnelle Anzeige und Auswahl von Sitzungen nach selbst gewählten Jahren und/oder Monaten möglich. Angezeigt werden ausschließlich die Jahreszahlen, in denen Sitzungen hinterlegt sind. So kann es eventuell zu Lücken zwischen den Jahren kommen.
Über den „Heute-Button“ gelangt der Nutzer zum aktuellen Tag in einer vorher gewählten Kalenderansicht.
Monatsansicht
In der Monatsansicht werden die Sitzungen des aktuell gewählten Monats angezeigt.
Wochenansicht
In der Wochenansicht werden die Sitzungen der aktuell gewählten Woche angezeigt.
Tagesansicht
In der Tagesansicht werden die Sitzungen des aktuell gewählten Tages angezeigt.
Sitzungstermine
Sitzungstermine
Alle Sitzungstermine eines Jahres werden in einer Liste ausgegeben. Geordnet vom ak-tuellstem Datum zu zukünftigen Daten. Hierbei besteht die Möglichkeit sich die Sitzung und die zugehörigen Gremien anzeigen zu lassen oder einen Blick auf die Teilnehmerlisten zu werfen.
Weiterhin kann der Sitzungsort auf einer Karte angezeigt und eine virtuelle Visitenkarte exportiert werden.
Nach Auswahl einer Sitzung, eines Gremiums oder einer Teilnehmerliste gelangt der Nutzer zur Detailansicht der jeweiligen Seite. Ist der Nutzer angemeldet hat er die Möglichkeit Notizen an die Sitzungen anzuhängen und Dokumente aufzurufen. Dies gilt auch für Sitzungen die bereits in das Archiv verschoben wurden.
Angemeldete Nutzer sehen ausschließlich Sitzungen und Sitzungsdetails ihres Gremiums/ihrer Gremien.
Sitzungstermine (Archiv)
Sitzungstermine werden einen Tag nach Ablauf der Sitzung archiviert. Das Archiv beinhaltet alle in der Vergangenheit liegenden Termine. Die Ausgabe erfolgt in einer Listenansicht von neu zu alt geordnet.
Angemeldete Nutzer sehen ausschließlich Sitzungen ihres Gremiums/ihrer Gremien.
