Ratsinformationssystem - Administration Version 2.1
Dieser Artikel behandelt die Administration des Ratsinformationssystem 2.1 (REGISAFE-Version 4.4).
Der Administrationsbereich ist durch das Anfügen des Wortes "admin" an der URL erreichbar.
Beispiel: https://www.geocms.com/ris-demo/admin
Inhaltsverzeichnis
Einführung
Zusammenspiel von REGISAFE und BürgerPLUS Ratsinformationen
Modul Ratsinformation
- Bestandteil des GeoCMS 5 und profitiert damit von allen Neuerungen
- Nutzung der GeoCMS Authentifizierung
- Authentisierung innerhalb des RIS anhand Datensatz-Berechtigungen (Ergeben sich aus dem Export)
Das Modul gliedert sich konzeptionell in:
- Applikationslogik (RIS Core)
- Backendmodul (Konfiguration)
- Frontendmodul (Ausgabe)
Ausgabe
-> Informationen zur Web-Ausgabe des Moduls BürgerPLUS Ratsinformation Version 2.1
Zugriffsrechte
Je nach Rolle, kann ein Nutzer im Administrationsbereich unterschiedliche Zugriffsrechte besitzen.
Rollen mit absteigenden Zugriffsrechten
- Superuser
- Rechte: alle
- Administrator
- Rechte: Benutzerinformationen, Installation, Benutzerverwaltung, Seitenbaum, Ratsinformationen, Syslogs
- Web-Admin des Kunden
- Rechte: Benutzerinformationen, Benutzerverwaltung, Seitenbaum, Ratsinformationen
- Gremiumsmitglieder und sonstige Sitzungsteilnehmer
- Rechte: Benutzerinformationen
Benutzerverwaltung
Ist nicht Bestandteil des Ratsinformationssystems!
In der Benutzerverwaltung werden Nutzerkonten angelegt, bearbeitet, gelöscht. Nutzerkonten können ebenfalls aus REGISAFE importiert werden. Importierte Nutzer werden nicht im Backend angepasst. Die Rechtevergabe erfolgt anhand des Imports.
Die Nutzerkonten sind entsprechend ihrer Rollen und Zugriffsrechte Gruppen zugeordnet. Die Gruppen werden als Baumstruktur angezeigt.
Der Status des Nutzerkontos z.B. "Das Benutzerkonto ist aktiv." oder "Der Nutzer hat ein neues Passwort angefordert." wird farblich gekennzeichnet.
Für Superuser steht die Funktion "Switch to User" zur Verfügung. Dadurch kann direkt zu einen anderen Nutzerkonto gewechselt werden und Probleme durch den Support besser nachvollzogen werden.
Die Details eines Benutzerkontos gliedert sich auf in:
- Benutzer
- Gruppen
- Rechte
- Modul-Rechte
- Gebietsfilter
Unter Benutzer ist die Konfiguration des Login, des Gültigkeitszeitraum und der Persönlichen Angaben möglich.
Das Hinzufügen eines Fotos zu einem Benutzer ist möglich. Das Foto wird im Ratsinformationssystem als Foto der Person verwendet.
Seitenbaum
Im Seitenbaum wird die Navigation definiert. Bei der Installation wird eine Standard-Navigation vorgegeben, die gemeinsam mit dem Kunden angepasst werden kann.
- Persönlicher Bereich
- Kontaktformular
- Sitzungskalender
- Sitzungstermine
- Sitzungstermine (Archiv)
- Gremien
- Fraktionen
- Parteien
- Personen
- Dokumente
- Zusätzliche Dokumente
- Suche
- Passwort zurücksetzen
- Hilfe
Anlegen und Bearbeiten von Menüpunkten
Zum Anlegen eines neuen Untermenüpunktes muss der jeweilige Wurzelknoten ausgewählt sein. Am ausgewählten Menüpunkt erscheint das Icon "Unterseite hinzufügen".
Festgelegt werden können:
- im Reiter Menüdaten:
- Titel (Pflichtfeld)
- Alias (Pflichtfeld)
- Der Menüpunkttyp, dieser kann beim Login angezeigt oder versteckt werden, gar nicht im Menü angezeigt werden oder auch externe Links aufweisen.
- Anzeigeverhalten
- Template, Auswahl zwischen 1, 2, oder 3-spaltigen Layouts.
- Die Reihenfolge, jedem Menüpunkt wird eine Nummer zugeteilt.
- im Reiter SEO:
- Ausgewählte, passende Stichwörter
- im Reiter Sichtbarkeit:
- Die Einstellung ob der Menüpunkt veröffentlicht werden soll oder nicht.
- Start- und Enddatum der Ausgabe des Menüpunktes.
Weitere Informationen finden Sie im Wiki-Artikel Seiteneinstellung des GeoCMS.
Bearbeitungsmöglichkeiten
Die sichtbaren Icons zur Bearbeitung von Menüpunkten unterschieden sich in der Rechtevergabe.
 | Unterseite hinzufügen |
 | Seite bearbeiten |
 | Rechte setzen |
 | Seite löschen |
 | Vorschau |
BürgerPLUS Ratsinformationen
Der Menüpunkt "Ratsinformationen" ermöglicht Konfigurationen in den Bereichen
Import
aktueller Import
Unter dem Punkt "aktueller Import" wird nur der aktuellste Import angezeigt. Sonstige Importe befinden sich im Archiv. Der Import kann automatisch starten oder durch "Importjob starten" manuell ausgelöst werden. Es besteht die Möglichkeit Importjobs zurückzusetzen. Durch Anzeige der Logs kann das gesamte Importverfahren nachvollzogen werden. Die Anzeige der importierten Daten im XML-Format ist ebenfalls möglich.
- erweitertes Logging beim XML Parsen
- Warnungen bei fehlenden/ungültigen RISBEREICH für Personen in Basisgremien-/Sitzungsverteiler
- Weitergabe der Warnings an Importjob Log
Die verschiedenen Status eines Imports werden auch farblich gekennzeichnet:
- Grün: der Import war erfolgreich, an der Importdatei gab es Änderungen
- Orange: der Import war erfolgreich, an der Importdatei gab es keine Änderungen
- Rot: beim Import sind Fehler aufgetreten
Import Archiv
Alle bereits vergangenen Importe befinden sich im Archiv. Sobald ein neuer aktueller Import durchgeführt wird, wird ein älterer ins Archiv verschoben. Archivierte Importe können nicht mehr zurückgesetzt werden. Die Import-Logs und die Daten in einer medienneutralen XML-Struktur können dennoch angezeigt werden. Die Sortierung kann selbstständig vorgenommen werden, durch Klick auf den Tabellenkopf für die entsprechende Spalte nach der geordnet werden soll.
Administration
Ermöglich Zugriff auf:
Systemkonfiguration
Die Systemkonfiguration ist Nutzern mit administrativen Berechtigungen vorbehalten (Superuser, Administrator, Web-Admin). In diesem Bereich werden systemweite Einstellungen vorgenommen.
Reiter der Systemkonfiguration:
- Reiter Konfiguration
- Reiter Benachrichtigungen
- Reiter Schriftstücke
- Reiter Adressen
- Reiter Datenschutz
- Reiter Import
- Reiter Logs
Die Reiter sind erreichbar über Ratsinformation>Administration>Systemkonfiguration>ändern
Reiter Konfiguration
Iconset
Bei der Verwendung von Iconsets kann zwischen REGISAFE-Standard-Icons und hinterlegten Open Source Icons gewählt werden.
Authentifizierung
Bei der Einstellung der Zielseite für den E-Mail Link zum initialen Setzen des Nutzer-Passworts handelt es sich um ein Pflichtfeld.
Einstellungen für die Zielseite für den E-Mail Link zum initialen Setzen des Nutzer-Passworts:
- Login authentifizieren
- Infogruppen
- ris_app
- ris_fetch
- Ratsinformation
CMS Nutzerkonten basiert auf Adressfelder mit dem Kennzeichen öffentlich oder nicht öffentlich.
Nutzerimport
- Festlegung der CMS Login-Kennung
- Systemkonfiguration für "Login Kennung basiert auf":
- Adresskennung (REGISAFE Standard)
- Titel, Vorname, Nachname
- Systemkonfiguration für "Überschreiben der Login-Kennung". Ermöglicht die automatische Änderung bestehender Nutzerkonten (Info an Nutzer per E-Mail)
- Import der Basisgremienverteiler und Sitzungsverteiler erzeugt nun Nutzergruppen in der Benutzerverwaltung
Mandantensystem
Es kann optional ausgewählt werden ob Verwaltungskennungen für Mandantensysteme verwendet werden sollen.
Erweitert
Kann optional eingeblendet werden und enthält die URL zum Support-Web sowie die optionale Einblendung von Entwicklermeldungen.
Reiter Benachrichtigungen
Konfiguration des E-Mail-Versandes und der Administrator-Benachrichtigungen.
E-Mail-Versand
Der E-Mail-Versand und das Zurücksetzen von Nutzerdaten an Gremienmitglieder wird nur aktiviert, wenn eine Admin-E-Mail des Kunden hinterlegt ist.
- Nutzer-Benachrichtigungs E-Mail Versand aktiviert -> E-Mail geht an Mandatsträger
- ist kein Versand an Mandatsträger aktiv, werden alle Mails an einen Mandatsträger nun an den Admin weitergeleitet
- ist auch der Versand an den Admin bzw. systemweit deaktiviert, oder gab es einen Fehler beim Versenden, wird nun ein Fehler im Systemlog geschrieben
Für den Versand im HTML Format wurde auf Multipart E-Mails umgestellt (enthält jetzt einen alternativen Text als Plain Text).
Postfach für E-Mailversand
Konfiguration eines eigenen Absender Postfachs ist möglich. E-Mail Versand kann wahlweise im HTML Format (Einbettung von Bilddateien) erfolgen.
Es wird empfohlen ein seperates Postfach einzurichten, z.B. ris@kundendomain.de)
Informationsdienst
Konfiguration oder Deaktivierung des Informationsdienstes
- Festlegen des Betreffs, bei leeren Feld wird der Standard verwendet
- Informationsdienst für folgende Status erzwingen
- Informationsdienst für folgende Status verbergen
Reiter Schriftstücke
Dateinamen werden nicht mehr Case-Sensitive ausgewertet (Groß-/Kleinschreibung). Dateinamen die fälschlicherweise URL-kodiert übergeben werden, können nun ausgewertet werden. Unterstützt werden die neuen Schriftstück ArtIDs "Sitzungsunterlage" und "RISZusatzDokument".
Dateibehandlung
Die Dateibehandlung gibt an wie Dokumente, wenn sie im Web geöffnet werden, behandelt werden.
Mögliche Einstellungen:
- immer Downloaden
- wenn möglich im Browser darstellen
Bezeichnung der Schriftstück ArtIDs
Den bekannten Bezeichnungen von Schriftstücken können andere Bezeichnungen zugewiesen werden. Die im Feld angegebene Bezeichnung überschreibt die Standardangabe.
Anzeige der Schriftstücke
Den Dokumenttypen kann zugewiesen werden ob es sich um ein Sitzungsschriftstück oder um ein Tagesordnungsschriftstück handelt.
Zusätzliche Dokumente
Die Zielseite für Zusätzliche Dokumente und die Mandantenzuordnung kann festgelegt werden.
Reiter Adressen
Konfiguration der Darstellung der Adresse:
- Einteilung in Adresse-Blöcke
- Festlegung der zu verwendenden Felder je Block
- Konfiguration der Formatierung (Name, Zeilenumbruch, Listenrelevanz)
- ist keine Adressfelddefinition hinterlegt, Adressrendering über herkömmlichen Weg
- Wenn nur ein Feld definiert, wird diese Konfiguration verwendet
Für jeden Adresse-Block kann eine Überschrift und für das Layout eine CSS Klasse hinterlegt werden.
Reiter Datenschutz
Passwort Vorgaben
Festlegen der mind. Passwortlänge und Passwortkriterien:
- Ziffern
- Kleinbuchstaben
- Großbuchstaben
- Sonderzeichen
Logging von Nutzerinteraktionen
- Logging von Schriftstückdownloads als Nachweis der „Zustellung“ von z.B. Einladungen
- optional de/aktivierbar
- Zusammenfassung bei Zip Archiven
Tagesordnungspunkte
Es kann eingestellt werden ob ein eigener Text für Tagesordnungspunkte angezeigt werden soll wenn der Nutzer als "befangen" eingestuft wird (bei Auswahl erscheint ein Freitextfeld), oder der öffentlich hinterlegte Text.
Reiter Import
Quelle
Das Quell-Verzeichnis gibt den Pfad zu importierenden Daten an.
Autoimport
Service URl der Server Warteschlange
Systemerkennung in der Server Warteschlange
Reiter Logs
Konfiguration des XMPP-Servers. Einstellung der Benachrichtigungsart, Benachrichtungsschwelle und Empfänger.
Nutzerkonten zurücksetzen
Übersicht aller importierten Nutzer. Ermöglicht das Neu-Versenden eines Initial-Passworts an den Nutzer, abhängig von der Aktivierung des E-Mail-Versand.
Verändern der Sichtbarkeit
Übersicht aller Sitzungen und Schriftstücke im System mit Veröffentlichungsbereich. Ermöglicht das Offline-Setzen eines einzelnen Datensatzes.
Systemlogs
Einsicht in Systemmeldungen.
Modulvorlagen
Eine Modulvorlage dient der einfachen und systemweiten Konfiguration der Ausgabe. Es können mehrere Modulvorlagen angelegt werden. Modulvorlagen werden an den Menüpunkten im Seitenbaum hinterlegt und zentral konfiguriert, wobei pro Menüpunkt nur eine Modulvorlage ausgewählt werden kann. Ist die Modulvorlagen aktiviert, werden bis auf den Reiter "Allgemein" alle weiteren ausgeblendet.
Reiter der Modulvorlage
Vorteile gegenüber der direkten Konfiguration am Menüpunkt
- Konfiguration der Modulvorlage an einem zentralen Punkt
- einfache Nachkonfiguration neuer oder zuvor nicht genutzter Funktionen
- keine Anpassung aller Menüpunkte notwendig
- Verringerung fehlerhafter oder fehlender Konfigurationen an einzelnen Menüpunkten, die in der Vergangenheit zu Missverständnissen in der Ausgabe führten
Die Einstellungen in der Modulvorlage können beliebig vorgenommen werden. Für alle Reiter gilt das der Systemstandard mit einem Klick wiederhergestellt werden kann.
Reiter Allgemein
Im Reiter Allgemein können die Grundeinstellung der Modulvorlage vorgenommen werden. Dazu zählt die Vergabe einer eindeutigen Bezeichnung, sowie der Vorgabe von Sicherheitsmerkmalen für die Kennwörter der Nutzeranmeldung.
Reiter Darstellung
Liste
Daten, die in einer Liste ausgegeben werden, können in ihrer Anzahl variiert werden. Diese geht von der Anzeige ohne Einschränkung bis zu 50 Einträgen pro Seite.
Datumsformat
Die Darstellung des Wochentags kann beeinflusst werden. Zunächst kann eingestellt werden ob die Wochentage überhaupt ausgegeben werden sollen. Bei der Art kann zwischen der Kurz- und der Langform unterschieden werden. Es kann ein beliebiger Trenner zwischen Wochentag und Datum angegeben werden. Optional können zwischen Datum und Uhrzeit, bzw. zu Sitzungsnamen ebenfalls Trenner eingefügt werden.
Zusätzliche Ausgabe
Ausgewählt werden können:
- Ausgabe von Vertretern in Sitzungsteilnehmer Listen
- Ausgabe von Vertretern in Basisgremien Listen
- Ausgabe von Parteien
- Ausgabe von Fraktionsvorsitzenden
- Ausgabe von zusätzlichen Funktionen
- Ausgabe von Drucksachennummern
- Ausgabe des Öffentlichkeitsstatus bei Schriftstücken mit Bezug zu einem TOP
- Filtermöglichkeit für Personenliste
- Filtermöglichkeit für Fraktionenliste
- Filtermöglichkeit für Parteienliste
Features deaktivieren
Folgende Features können ausgeschalten werden:
- Notizfunktion an Sitzung deaktivieren
- Downloadmöglichkeit für Sitzungsmappe deaktivieren
- Downloadmöglichkeit für elektronische Visitenkarte deaktivieren
- Link "auf Karte anzeigen" deaktivieren
- Ausgabe von Jahres Auswahl in Sitzungs-Archiv deaktivieren
- Einbindung der Javascript Bibliothek jQuery deaktivieren
- Einbindung der Javascript Bibliothek jQuery-UI deaktivieren
- Zusammenfügen von Assets deaktivieren
Reiter Sitzungen
Sitzungsdetails
Bei der Darstellung der Sitzungsdetails kann zwischen einer einfach Listenansicht, Akkordeonansicht oder der Darstellung mit Reitern gewählt werden.
Weiterhin ausgewählt werden kann:
- Titel des Sitzungs-Schriftguts anzeigen
- Titel von Anlagen des Sitzungs-Schriftguts anzeigen
- Titel des Schriftguts der Tagesordnungspunkte anzeigen
- Titel von Anlagen des Tagesordnungspunkt-Schriftguts anzeigen
Sitzungstitel
Darstellung der Uhrzeit und des Wochentages im Sitzungstitel
Reiter Kalender
Neben der Kalenderdarstellung kann an dieser Stelle auch die Ausgabe der Kalendereinträge konfiguriert werden.
Kalenderdarstellung
Die Startansicht unterscheidet zwischen Monat (Standard), Wochen und Tag. Dabei kann für Woche und Tag die einfache oder detaillierte Ansicht gewählt werden.
Kalendereinträge
Standardmäßig wird die Gremiumsbezeichnung im Kalender ausgeschrieben. Um unschöne Umbrüche zu vermeiden, kann an dieser Stelle die Abkürzung der Gremiumsbezeichnung aktiviert werden. Mit der Aktivierung stehen Tooltips und eine Legende zur Verfügung.
Termine und Tooltips können jeweils mit einer auf das Kundenweb angepassten oder vom Kunden gewünschten Farbe versehen werden.
Werden die Feldwerte leer gelassen, erfolgt die Darstellung in Standardfarben (hellblau).
Empfohlene Einstellung
- Gremiumsbezeichnung = Abkürzung
- Tooltip anzeigen = aktiviert
- Legende anzeigen = aktiviert
Reiter Personen
An dieser Stelle können z.B. die Abmessungen der Bilddarstellung konfiguriert werden.
Reiter Gremien
Anzeige leerer Gremien kann optional aktiviert werden. (Standard = AUS)
Sichtbarkeit der Gremien entfällt. Die Sichtbarkeit der Gremien ist nun direkt von der Sichtbarkeit der Sitzungen abhängig. In Basis-Gremienauflistungen gilt die Sichtbarkeitsregelung die im Export übergeben ist.
Reiter Suche
Allgemeine Suchoptionen
Um das Suchformular nutzen zu können, muss der Haken bei "Suchformular anbieten" gesetzt sein. Bei der Art der Suche kann zwischen der einfachen und der erweiterten Suche unterschieden werden. Es kann eingeschränkt werden auf welche Inhalte die Suche zugreifen darf.
Formularelemente der Erweiterten Suche
Optionen die in der erweiterten Suche eingeblendet werden können:
- "Suche nach Gremium" anzeigen
- "Suche nach Schriftstückart" anzeigen
- "Suche nach Zeitraum" anzeigen
Die Darstellung der Suchtreffer für Schriftstücke entspricht der Darstellung der Dokumentenliste inklusive der dortigen Konfiguration.
Reiter Dokumenten Liste
In der Sortierung kann die Reihenfolge und die Schriftstückarten an sich, die verwendet werden sollen, festgelegt werden. Es kann ausgewählt werden ob ausschließlich die in der Sortierung enthaltenen Schriftstück Arten angezeigt werden sollen. Leere Einträge in der Schriftstück ArtID Liste können ebenfalls angezeigt werden.
Der Titel des Schriftstückes ist standardmäßig eingeschalten. Optional kann diese Einstellung geändert werden. Anlagen können angezeigt oder ausgeblendet werden.
In der Ausgabe erscheint eine Liste aller verfügbaren Schriftstückarten.
In der Sortierung kann die Reihenfolge und die Schriftstückarten an sich, die verwendet werden sollen, festgelegt werden. Es kann ausgewählt werden ob ausschließlich die in der Sortierung enthaltenen Schriftstück Arten angezeigt werden sollen. Leere Einträge in der Schriftstück ArtID Liste können ebenfalls angezeigt werden.
Innerhalb einer Schriftstückart erfolgt die Sortierung anhand des Dokumenten Zeitbezugs (Ermittlung der aktuellsten Sitzung in der das Schriftstück verwendet wird)
Der Titel des Schriftstückes ist standardmäßig eingeschalten. Optional kann diese Einstellung geändert werden. Anlagen können angezeigt oder ausgeblendet werden.
Hinzugefügte Schriftstückarten können sortiert, hinzugefügt oder gelöscht werden. Jeder Dokumententyp kann innerhalb der Reihenfolge nur einmal vorkommen.
Reiter Notizen
Nutzerauswahl
Konfiguration der Nutzerauswahl und Möglicher Einschränkungen
- nur Teilnehmer der Sitzung und Nutzer mit zuätzlichem Zugriff auf die Sitzung (Standard)
- nur Teilnehmer der Sitzung
- alle Nutzer, unabhängig von Zugriffsberechtigungen
Mögliche Einschränkungen
- Gremien
- Fraktionen
- Parteien
- Funktion im Gremium
- Zusätzliche Funktion
Reiter App
Integration
- Überschrift
- Festlegung der Spaltenanzahl im Startbildschirm (Homescreen)
- Login über Webcontainer ermöglichen, eine Login Schaltfläche im im Startbildschirm erscheint (als Ersatz für Login über nativen App Rahmen)
Eigene Styles
- eigene Styles (brain-SCC) oder kundenspezifische Stylesheets per CSS Include (kunde.css)
Wartung
Dieser Menüpunkt steht nur einem Nutzer mit den Zugriffsrechten Superuser zur Verfügung.
Installation
Dieser Menüpunkt steht nur einem Nutzer mit den Zugriffsrechten Superuser zur Verfügung.
Einspielen von Patches
Das Einspielen von Patches ist Systemadministratoren mit Superuser-Rechten vorbehalten.
Siehe auch
- Support-Web mit Informationen zu Ansprechpartnern und Updates
- Administration Version 2.0
Hilfe Funktion
Über die Hilfe Schaltfläche in den einzelnen Menüs der Administration kann auf die Hilfe Funktion zugegriffen werden. Dabei ist jede Hilfe Schaltfläche mit den inhaltlich passenden Abschnitt dieses Wiki Artikels verknüpft.
