Ratsinformationssystem - Oberflächendokumentation Version 2.1
Inhaltsverzeichnis
URL und Systemanforderungen
Die Standard-URL setzt sich aus der Domain "https://www.geocms.com" und der individuellen Systemkennung "ris-(Kunde)" zusammen.
Beispiel: https://www.geocms.com/ris-demo
In Abstimmung mit dem Supportteam ist eine Abweichung von der Standard-URL möglich.
Das Web ist optimiert für:
- Internet Explorer ab Version 9.x
- Mozilla Firefox ab Version 18.x
- Google Chrome ab Version 18.x
Gliederung der Webseite
Kopfzeile
Die Kopfzeile enthält
- das Logo/Wappen des Kunden
- ein frei wählbares Kopfbild
Zudem kann der Name des Kunden mit einem selbst gewählten Zusatz, beispielsweise Ratsinformationssystem oder Ratsinformationsdienst eingefügt werden. Die Kopfzeile wird mit der Startseite des Kundenwebs verlinkt.
Die bei der Installation mitgelieferte Standard-Navigation enthält folgende Menüpunkte:
- Persönlicher Bereich - erst nach Login-In sichtbar
- Sitzungskalender
- Sitzungstermine
- Gremien
- Personen
- Fraktionen
- Dokumente
- Zusätzliche Dokumente
- Suche
- Passwort zurücksetzen
- Hilfe
Login-Maske
Der geschützte Bereich ist Mandatsträgern und sonstigen Sitzungsteilnehmern vorbehalten. Die Login-Daten werden durch den Import der Sitzungsdaten aus dem REGISAFE in BürgerPLUS Ratsinformation oder den Administrator bereitgestellt und bestehen aus einem Benutzernamen und einem Kennwort.
Hinweis: Das Kennwort muss nach dem Login geändert werden.
Mit dem Menüpunkt "Passwort zurücksetzen" kann z.B. bei Verlust des Kennworts ein neues angefordert werden.
Wurde ein Benutzername oder Kennwort mehrfach falsch eingegeben, wird der Nutzer für einen bestimmten Zeitraum gesperrt. Die Anzahl der möglichen falschen Eingaben und der Zeitraum können durch den Administrator festgelegt werden.
Hinweis: Bei Inaktivität wird der Nutzer automatisch nach 20 Minuten vom System abgemeldet.
Inhaltsbereich
Der Inhaltsbereich ändert sich je nach gewähltem Menüpunkt. Mit dem Aufrufen der Seite wird standardmäßig der Sitzungskalender angezeigt. Wird beispielsweise der Menüpunkt „Gremien“ ausgewählt, erscheinen im Inhaltsbereich die Ausschüsse/Räte.
Fußzeile
Die Herstellerhinweise in der Fußzeile sind standardisiert und verlinken auf die jeweiligen Internetseiten der Kooperationspartner. Sie können grafisch und textlich ergänzt werden.
Hintergrundgrafik
Die Hintergrundgrafik besteht aus einer vom Kunden gelieferten Grafik oder einem zur Ge-samtgestaltung passenden Bild.
Öffentlicher Bereich/Nicht öffentlicher Bereich
Definition
BürgerPLUS Ratsinformation unterscheidet zwischen einem öffentlichen und einem nicht öffentlichen Bereich.
Für den öffentlichen Bereich sind keine Benutzerdaten notwendig, da hier eine Beauskunftung der Bürger erzielt werden soll.
Der nicht öffentliche Bereich ist durch Eingabe der Benutzerdaten erreichbar und bietet z.B. Zugriff auf geschützte Dokumente und Termine.
Wichtigster Grund für die Trennung der Sichtbarkeitsbereiche ist die Unterscheidung zwischen öffentlichen und nicht öffentlichen Daten, wie Informationen zu Gremien, Sitzungen, Tagesordnungspunkten und Dokumenten.
Hinweis: Zusätzliche Informationen zu nicht öffentlichen Sitzungen, Sitzungsbezeichnungen, Tagesordnungspunkten und Funktionen, wie das Erstellen von Notizen sind nur für angemeldete Nutzer sichtbar und nutzbar.
Die Ansicht und Verfügbarkeit der im weiteren Verlauf der Dokumentation beschriebenen Funktionen und Ansichten unterscheiden ebenfalls zwischen den o.g. Sichtbarkeitsbereichen.
Beispiel: Sitzung
Persönlicher Bereich
Nach erfolgreicher Anmeldung über die Login-Maske kann der persönliche Bereich mit seinen vielfältigen Funktionen genutzt werden. Im Einzelnen gehören hierzu die Anzeige persönlicher Sitzungen, Einstellungen den Informationsdienst betreffend, eigene Notizen und die Möglichkeit das persönliche Kennwort zu ändern.
Meine Sitzungen
Unter dem Punkt „Meine Sitzungen“ werden alle zukünftigen Sitzungen des Gremiums/der Gremien eines Nutzers angezeigt. Nach Auswahl einer Sitzung gelangt der Nutzer in die Detailansicht.
Informationsdienst
Der Informationsdienst ermöglicht das Versenden einer Benachrichtigung, sobald eine Sit-zung einen bestimmten Status erreicht hat. Der Nutzer kann festlegen, für welchen Status er eine E-Mail erhalten möchte. Es sind nur die Sitzungsstatus sichtbar, die mindestens an eine Sitzung aus dem REGISAFE (Modul: KommunalPLUS Sitzungsdienst) übergeben wurden.
Meine Notizen
Zu bestehenden Sitzungen und Tagesordnungspunkten können Notizen angelegt werden. Alle von einem Nutzer erstellten Notizen werden im persönlichen Bereich unter „Meine Notizen“ gesammelt dargestellt. Diese werden von der aktuellsten bis zur ältesten Notiz geordnet angezeigt. Bereits erstellte Notizen können jederzeit geändert werden.
Mein Passwort
Das persönliche Kennwort kann zu jeder Zeit geändert werden. Es sind die unter „Hinweise“ vorgegebenen Konventionen einzuhalten.
Standardwerte bei der Erstinstallation:
Das Kennwort muss
- mindestens 8 Zeichen lang sein.
- einen Großbuchstaben enthalten.
- einen Kleinbuchstaben enthalten.
- eine Ziffer enthalten.
- ein Sonderzeichen enthalten.
Hinweis: Das Kennwort muss nach dem ersten Login geändert werden. Zudem empfiehlt sich aus Sicherheitsgründen eine regelmäßige Anpassung des Kennworts.
Kontaktformular
Das Kontaktformular bietet die Möglichkeit, mit dem Administrator in Verbindung zu treten und Anfragen an eine zentral hinterlegte E-Mail-Adresse zu versenden. Die Anmeldedaten werden dem Nutzerkonto entnommen. Es wird empfohlen, eine Kopie der Anfrage an die eigene E-Mail-Adresse zu senden.
Sitzungskalender
Der Sitzungskalender enthält alle aktuellen und im Verlauf des angezeigten Monats stattfindenden Sitzungstermine. Die Sitzungen im Kalender werden bei der Layoutumsetzung mit einer passenden Farbe hinterlegt. Bei Auswahl eines Sitzungstermins erfolgt der Wechsel zur Detailansicht, mit allen wichtigen Informationen, Tagesordnungspunkten und der Möglichkeit Notizen anzufügen (nur für angemeldete Nutzer).
Im Kalender kann zwischen verschiedenen Ansichten gewechselt werden:
- Monat: Anzeige des aktuellen (Standard) oder eines frei wählbaren Monats
- Woche: Anzeige der aktuellen (Standard) oder einer frei wählbaren Woche
- Tag: Anzeige des aktuellen (Standard) oder eines frei wählbaren Tages
An einzelnen Tagen können mehrere Sitzungen stattfinden. Diese werden untereinander angezeigt.
Die Sitzungstermine können für den eigenen Kalender als Kalender Download exportiert wer-den
Durch die Pfeiltasten kann vor und zurück navigiert werden. Je nach gewählter Ansicht, kann in Monats-, Wochen- oder Tagesschritten navigiert werden.
Mit den doppelten Pfeiltasten können Sitzungen in darauffolgenden oder vergangenen Jahren angewählt werden.
Mit der Auswahlliste ist eine schnelle Anzeige und Auswahl von Sitzungen nach selbst gewählten Jahren und/oder Monaten möglich. Angezeigt werden ausschließlich die Jahreszahlen, in denen Sitzungen hinterlegt sind. So kann es eventuell zu Lücken zwischen den Jahren kommen.
Über den „Heute-Button“ gelangt der Nutzer zum aktuellen Tag in einer vorher gewählten Kalenderansicht.
Monatsansicht
In der Monatsansicht werden die Sitzungen des aktuell gewählten Monats angezeigt.
Wochenansicht
In der Wochenansicht werden die Sitzungen der aktuell gewählten Woche angezeigt.
Tagesansicht
In der Tagesansicht werden die Sitzungen des aktuell gewählten Tages angezeigt.
Sitzungstermine
Sitzungstermine
Alle Sitzungstermine eines Jahres werden in einer Liste ausgegeben. Geordnet vom ak-tuellstem Datum zu zukünftigen Daten. Hierbei besteht die Möglichkeit sich die Sitzung und die zugehörigen Gremien anzeigen zu lassen oder einen Blick auf die Teilnehmerlisten zu werfen.
Weiterhin kann der Sitzungsort auf einer Karte angezeigt und eine virtuelle Visitenkarte exportiert werden.
Nach Auswahl einer Sitzung, eines Gremiums oder einer Teilnehmerliste gelangt der Nutzer zur Detailansicht der jeweiligen Seite. Ist der Nutzer angemeldet hat er die Möglichkeit Notizen an die Sitzungen anzuhängen und Dokumente aufzurufen. Dies gilt auch für Sitzungen die bereits in das Archiv verschoben wurden.
Angemeldete Nutzer sehen ausschließlich Sitzungen und Sitzungsdetails ihres Gremiums/ihrer Gremien.
Sitzungstermine (Archiv)
Sitzungstermine werden einen Tag nach Ablauf der Sitzung archiviert. Das Archiv beinhaltet alle in der Vergangenheit liegenden Termine. Die Ausgabe erfolgt in einer Listenansicht von neu zu alt geordnet.
Angemeldete Nutzer sehen ausschließlich Sitzungen ihres Gremiums/ihrer Gremien.
Sitzungen
Sitzungsinformationen
Die Sitzungsinformationen beinhalten neben der geplanten Zeit auch den Sitzungsort/-raum, sowie die Telefonnummer, die Faxnummer und die E-Mail-Adresse des Gremiums. Zudem stehen auch eine virtuelle Visitenkarte und eine Karte zur Standortbestimmung zur Verfügung.
Zudem können alle für einen Nutzer sichtbaren Dokumente als Sitzungsmappe heruntergeladen werden.
Sitzungsdokumente
Sitzungsdokumente beinhalten u.a. Einladung, Tagesordnung und Bekanntmachung. Die angezeigten Dokumente ändern sich je nach Status der Sitzung und können einzeln oder als Sitzungsmappe heruntergeladen werden.
Tagesordnung
In der Tagesordnung wird zwischen öffentlichen und nicht öffentlichen Tagesordnungspunkten unterschieden. Öffentliche Tagesordnungspunkte sind für jeden Nutzer sichtbar. Details nicht öffentlicher Tagesordnungspunkte stehen ausschließlich angemeldeten Nutzern, die Mitglied des Gremiums oder Teilnehmer der Sitzung sind, zur Verfügung.
Zu einem Tagesordnungspunkt gehörende Dokumente werden standardmäßig mit fest definierten Icons dargestellt. Die Anzeige kann vom Administrator konfiguriert werden.
Die genaue Bezeichnung des Dokuments wird im sogenannten Tooltip angezeigt.
Teilnehmer
Die Teilnehmerliste wird unter der Tagesordnung angezeigt und listet alle Personen entsprechend ihrer Funktion auf. Es werden nur Personen angezeigt, die tatsächlich an dieser Sitzung teilgenommen haben.
Notizen
Notizen zu einer Sitzung können unterhalb der Teilnehmerliste angelegt und bearbeitet werden. Sie werden anschließend im Persönlichen Bereich unter „Meine Notizen“ zur Verfügung gestellt und können ausschließlich vom Verfasser geändert werden.
Die Angabe eines Titels und ein entsprechender Inhalt sind als Pflichtfelder definiert. Der Verfasser einer Notiz kann zusätzliche Leserechte vergeben und seine Anmerkungen so anderen Nutzern an der jeweiligen Sitzung zur Verfügung stellen. Dazu wählt er die entsprechende/n Person/en aus und speichert anschließend die Notiz. Die Vergabe von Leserechten ist auch nachträglich möglich.
Über den Zurück-Button gelangt der Nutzer wieder zur vorherigen Seite.
Eine Bearbeitung der Notiz durch Nutzer mit einer Lesefreigabe ist nicht möglich.
Gremien
Personen werden alphabetisch nach Nachnamen sortiert aufgelistet. Mit Klick auf eine Person gelangt der Nutzer zur Detailansicht. Die Angaben zu Personen werden aus REGISAFE importiert und können dort entsprechend angelegt, bearbeitet oder gelöscht werden.
In der Ausgabe können zusätzliche Funktionen (Ratsherr/Ratsfrau) ein- und ausgeblendet werden. Zukünftige Sitzungen können abgerufen und auf vergangene Sitzungen zurückge-blickt werden.
Angemeldete Nutzer sehen ausschließlich Sitzungen ihres Gremiums/ihrer Gremien.
Personen
Personen werden alphabetisch nach Nachnamen sortiert aufgelistet. Mit Klick auf eine Person gelangt der Nutzer zur Detailansicht. Die Angaben zu Personen werden aus REGISAFE importiert und können dort entsprechend angelegt, bearbeitet oder gelöscht werden.
Hierzu zählen Angaben wie Name, Adresse, Gremien, Fraktionen, Parteien und Vertreter für Gremiumsmitglieder. Die auszugebenden Felder werden im REGISAFE festgelegt und ggf. mit Sichtbarkeitsbereichen hinterlegt. Zu jeder Person werden weiterhin eine Karte zur Standortbestimmung sowie eine virtuelle Visitenkarte ausgegeben. Dies kann vom Administrator deaktiviert werden.
Fraktionen
Bei Auswahl einer Fraktion öffnet sich die Detailansicht mit Informationen zu Adresse und Mitgliedern der jeweiligen Fraktion. Zu jeder Fraktion werden eine Karte zur Standortbestimmung sowie eine virtuelle Visitenkarte ausgegeben. Dies kann vom Administrator deaktiviert werden
Parteien
Bei Auswahl einer Partei öffnet sich die Detailansicht mit Informationen zu Adresse und Mit-gliedern der jeweiligen Partei. Zu jeder Partei werden eine Karte zur Standortbestimmung sowie eine virtuelle Visitenkarte ausgegeben. Dies kann durch den Administrator deaktiviert werden.
Dokumente
Schriftstücke werden geordnet nach Dokumenttypen ausgegeben. Die Anordnung der Do-kumente erfolgt nach dem letzten Änderungsdatum.
Nach Auswahl der zum Schriftstück gehörigen Sitzung in der Spalte Bezug gelangt der Nut-zer zu allen Daten und Informationen dieser Sitzung.
Zusätzliche Dokumente
Suche
Die Suchfunktion kann sowohl im öffentlichen als auch im Login-Bereich genutzt werden. Nicht angemeldete Nutzer erhalten ausschließlich für den öffentlichen Bereich freigegebene Suchergebnisse angezeigt. Angemeldete Nutzer sehen alle Inhalte, für die sie Rechte besit-zen. Optional können zur herkömmlichen Suche die erweiterten Suchoptionen durch einen Klick eingeblendet werden. Diese ermöglichen ein effizienteres Suchverfahren in zuvor ausge-wählten Suchbereichen.
Suchergebnisse werden unterhalb der Zusammenfassung der Suchparameter angezeigt.
