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Version vom 11. November 2014, 15:45 Uhr

Dieser Artikel behandelt die Administration des Ratsinformationssystem 2.1 (REGISAFE-Version 4.4).

Der Administrationsbereich ist durch das Anfügen des Wortes "admin" an der URL erreichbar.

Beispiel: https://www.geocms.com/ris-demo/admin

Einführung

Zusammenspiel von REGISAFE und BürgerPLUS Ratsinformationen

Modul Ratsinformation

• Bestandteil des GeoCMS 5 und profitiert damit von allen Neuerungen
• Nutzung der GeoCMS Authentifizierung
• Authentisierung innerhalb des RIS anhand Datensatz-Berechtigungen (Ergeben sich aus dem Export)

Das Modul gliedert sich konzeptionell in:

• Applikationslogik (RIS Core)
• Backendmodul (Konfiguration)
• Frontendmodul (Ausgabe)

Ausgabe

-> Informationen zur Web-Ausgabe des Moduls BürgerPLUS Ratsinformation Version 2.1

Zugriffsrechte

Je nach Rolle, kann ein Nutzer im Administrationsbereich unterschiedliche Zugriffsrechte besitzen.

Rollen mit absteigenden Zugriffsrechten:

• Superuser
  • Rechte: alle
• Administrator
  • Rechte: Benutzerinformationen, Installation, Benutzerverwaltung, Seitenbaum, Ratsinformationen, Syslogs
• Web-Admin des Kunden
  • Rechte: Benutzerinformationen, Benutzerverwaltung, Seitenbaum, Ratsinformationen
• Gremiumsmitglieder und sonstige Sitzungsteilnehmer
  • Rechte: Benutzerinformationen

Benutzerverwaltung

Ist nicht Bestandteil des Ratsinformationssystems!

In der Benutzerverwaltung werden Nutzerkonten angelegt, bearbeitet, gelöscht. Nutzerkonten können ebenfalls aus REGISAFE importiert werden. Importierte Nutzer werden nicht im Backend angepasst. Die Rechtevergabe erfolgt anhand des Imports.

Die Nutzerkonten sind entsprechend ihrer Rollen und Zugriffsrechte Gruppen zugeordnet. Die Gruppen werden als Baumstruktur angezeigt.

Der Status des Nutzerkontos z.B. "Das Benutzerkonto ist aktiv." oder "Der Nutzer hat ein neues Passwort angefordert." wird farblich gekennzeichnet.

Für Superuser steht die Funktion "Switch to User" zur Verfügung. Dadurch kann direkt zu einen anderen Nutzerkonto gewechselt werden und Probleme durch den Support besser nachvollzogen werden.

Die Details eines Benutzerkontos gliedert sich auf in:

• Benutzer
• Gruppen
• Rechte
• Modul-Rechte
• Gebietsfilter

Unter Benutzer ist die Konfiguration des Login, des Gültigkeitszeitraum und der Persönlichen Angaben möglich.

Einem Benutzer kann ein Foto hinzugefügt werden. Das Foto wird im Ratsinformationssystem als Foto der Person verwendet.

Seitenbaum

Im Seitenbaum wird die Navigation definiert. Bei der Installation wird eine Standard-Navigation vorgegeben, die gemeinsam mit dem Kunden angepasst werden kann.

Standardelemente der Navigation des Seitenbaums

• Persönlicher Bereich
  • Kontaktformular
• Sitzungskalender
• Sitzungstermine
  • Sitzungstermine (Archiv)
• Gremien
• Fraktionen
• Parteien
• Personen
• Dokumente
  • Zusätzliche Dokumente
• Suche
• Passwort zurücksetzen
• Hilfe

Anlegen und Bearbeiten von Menüpunkten

Zum Anlegen eines neuen Untermenüpunktes muss der jeweilige Wurzelknoten ausgewählt sein. Am ausgewählten Menüpunkt erscheint dann das Icon "Unterseite hinzufügen".

Festgelegt werden können:

• im Reiter Menüdaten:
  • Titel (Pflichtfeld)
  • Alias (Pflichtfeld)
  • der Menüpunkttyp
    • beim Login angezeigt oder versteckt
    • gar nicht im Menü angezeigt
    • auf externe Links verweisen
  • Anzeigeverhalten
  • Template, Auswahl zwischen 1, 2, oder 3-spaltigen Layouts
  • Die Reihenfolge (jedem Menüpunkt wird eine Nummer zugeteilt)

• im Reiter SEO:
  • ausgewählte, passende Stichwörter

• im Reiter Sichtbarkeit:
  • Einstellung ob Menüpunkt veröffentlicht oder nicht
  • Start- und Enddatum der Ausgabe des Menüpunktes

Weitere Informationen finden Sie im Wiki-Artikel Seiteneinstellung des GeoCMS.

Bearbeitungsmöglichkeiten

Die sichtbaren Icons zur Bearbeitung von Menüpunkten unterschieden sich in der Rechtevergabe.

	Unterseite hinzufügen
	Seite bearbeiten
	Rechte setzen
	Seite löschen
	Vorschau

BürgerPLUS Ratsinformationen

Der Menüpunkt "Ratsinformationen" ermöglicht Konfigurationen in den Bereichen:

• Import
• Administration
• Modulvorlagen

Import

aktueller Import

Unter dem Punkt "aktueller Import" wird nur der aktuellste Import angezeigt. Sonstige Importe befinden sich im Archiv. Der Import kann automatisch starten oder durch "Importjob starten" manuell ausgelöst werden. Es besteht die Möglichkeit Importjobs zurückzusetzen. Durch Anzeige der Logs kann das gesamte Importverfahren nachvollzogen werden. Die Anzeige der importierten Daten im XML-Format ist ebenfalls möglich.

• erweitertes Logging beim XML Parsen
• Warnungen bei fehlenden/ungültigen RISBEREICH für Personen in Basisgremien-/Sitzungsverteiler
• Weitergabe der Warnings an Importjob Log

Die verschiedenen Status eines Imports werden auch farblich gekennzeichnet:

• Grün: der Import war erfolgreich, an der Importdatei gab es Änderungen
• Orange: der Import war erfolgreich, an der Importdatei gab es keine Änderungen
• Rot: beim Import sind Fehler aufgetreten

Import Archiv

Alle bereits vergangenen Importe befinden sich im Archiv. Sobald ein neuer aktueller Import durchgeführt wird, wird ein älterer ins Archiv verschoben. Archivierte Importe können nicht mehr zurückgesetzt werden. Die Import-Logs und die Daten in einer medienneutralen XML-Struktur können dennoch angezeigt werden. Die Sortierung kann selbstständig vorgenommen werden, durch Klick auf den Tabellenkopf für die entsprechende Spalte nach der geordnet werden soll.

Administration

Ermöglich Zugriff auf:

• Systemkonfiguration
• Nutzerkonten zurücksetzen
• Verändern der Sichtbarkeit
• Systemlogs

Systemkonfiguration

Die Systemkonfiguration ist Nutzern mit administrativen Berechtigungen vorbehalten (Superuser, Administrator, Web-Admin). In diesem Bereich werden systemweite Einstellungen vorgenommen.

Reiter der Systemkonfiguration:

• Reiter Konfiguration
• Reiter Benachrichtigungen
• Reiter Schriftstücke
• Reiter Adressen
• Reiter Datenschutz
• Reiter Import

Die Reiter sind erreichbar über Ratsinformation>Administration>Systemkonfiguration>ändern.

Reiter Konfiguration

Iconset

Bei der Verwendung von Iconsets kann zwischen REGISAFE-Standard-Icons und hinterlegten Open Source Icons gewählt werden.

Authentifizierung

Bei der Einstellung der Zielseite für den E-Mail Link zum initialen Setzen des Nutzer-Passworts handelt es sich um ein Pflichtfeld.

Einstellungen für die Zielseite des E-Mail Links zum initialen Setzen des Nutzer-Passworts:

• Login authentifizieren
• Infogruppen
• ris_app
• ris_fetch
• Ratsinformation

CMS Nutzerkonten basieren auf Adressfelder mit dem Kennzeichen öffentlich oder nicht öffentlich.

Hinweis Nutzerimport:

• Festlegung der CMS Login-Kennung
• Systemkonfiguration für "Login Kennung basiert auf":
  • Adresskennung (REGISAFE Standard)
  • Titel, Vorname, Nachname
  • E-Mail
• Systemkonfiguration für "Überschreiben der Login-Kennung". Ermöglicht die automatische Änderung bestehender Nutzerkonten (Info an Nutzer per E-Mail).

Import der Basisgremienverteiler und Sitzungsverteiler erzeugt nun Nutzergruppen in der Benutzerverwaltung.

Mandantensystem

Es kann optional ausgewählt werden ob Verwaltungskennungen für Mandantensysteme verwendet werden sollen.

Erweitert

Konfigurieren der URL zum Support-Web.

Einblenden von Entwicklermeldungen steuert den Umfang der Debug-Ausgaben des Ratsinformationssystems. Debug-Ausgaben sind nur für Entwicklungszwecke oder im Fehlerfall notwendig.

Reiter Benachrichtigungen

Konfigurieren des E-Mail-Versandes und der Administrator-Benachrichtigungen.

E-Mail-Versand

Der E-Mail-Versand und das Zurücksetzen von Nutzerdaten an Gremienmitglieder werden nur aktiviert, wenn eine Admin-E-Mail des Kunden hinterlegt ist.

• Nutzer-Benachrichtigungs E-Mail Versand aktiviert -> E-Mail geht an Mandatsträger
• Ist kein Versand an Mandatsträger aktiv, werden alle E-Mails an einen Mandatsträger nun an den Admin weitergeleitet.
• Ist auch der Versand an den Admin bzw. systemweit deaktiviert, oder gab es einen Fehler beim Versenden, wird nun ein Fehler im Systemlog geschrieben.

Für den Versand im HTML Format wurde auf Multipart E-Mails umgestellt (enthält jetzt einen alternativen Text als Plain Text).

Postfach für E-Mailversand

Konfiguration eines eigenen Absender Postfachs ist möglich. E-Mail Versand kann wahlweise im HTML Format (Einbettung von Bilddateien) erfolgen.

Nach Konfiguration der Einstellungen kann eine Test E-Mail versandt werden.

Es wird empfohlen ein separates Postfach einzurichten, z.B. ris@kundendomain.de

Informationsdienst

Konfiguration oder Deaktivierung des Informationsdienstes:

• Festlegen des Betreffs der E-Mails des Informationsdienstes. Bei leerem Feld wird der Standard verwendet.
• Informationsdienst für folgende Status erzwingen
• Informationsdienst für folgende Status verbergen

Standard des Betreffs:

Informationsdienst BürgerPLUS Ratsinformation "##WEB_NAME##" vom ##DATUM##"

Mögliche Platzhalter:

• ##DATUM## - Datum im Format DD.MM.JJJJ HH:MM
• ##WEB_NAME## - Name der BürgerPLUS Ratsinformation Instanz
• ##MANDANT## - Name der Verwaltungskennung" name="flexml::infodienst_subject"

Reiter Schriftstücke

Dateinamen werden nicht mehr Case-Sensitive ausgewertet (Groß-/Kleinschreibung). Dateinamen die fälschlicherweise URL-kodiert übergeben werden, können nun ausgewertet werden. Unterstützt werden die neuen Schriftstück ArtIDs "Sitzungsunterlage" und "RISZusatzDokument".

Dateibehandlung

Die Dateibehandlung gibt an wie Dokumente, wenn sie im Web geöffnet werden, behandelt werden.

Mögliche Einstellungen:

• immer Downloaden
• wenn möglich im Browser darstellen

Bezeichnung der Schriftstück ArtIDs

Den bekannten Bezeichnungen von Schriftstücken können andere Bezeichnungen zugewiesen werden. Die im Feld angegebene Bezeichnung überschreibt die Standardangabe.

Anzeige der Schriftstücke

Den Dokumenttypen kann zugewiesen werden ob es sich um ein Sitzungsschriftstück oder um ein Tagesordnungsschriftstück handelt.

Zusätzliche Dokumente

Die Zielseite für Zusätzliche Dokumente und die Mandantenzuordnung kann festgelegt werden.

Reiter Adressen

Konfiguration der Darstellung der Adresse:

• CSS Klasse für das Layout und eine Überschrift für jeden Adresse-Block
• Einteilung in Adresse-Blöcke
• Festlegung der zu verwendenden Felder je Block
• Konfiguration der Formatierung (Name in der Ausgabe, Zeilenumbruch, Listenrelevanz)
• Adressrendering über herkömmlichen Weg wenn keine Adressfelddefinition hinterlegt
• wenn nur ein Feld definiert Verwendung dieser Konfiguration

Reiter Datenschutz

Passwort Vorgaben

Festlegen der mind. Passwortlänge und Passwortkriterien:

• Ziffern
• Kleinbuchstaben
• Großbuchstaben
• Sonderzeichen

Logging von Nutzerinteraktionen

• Logging von Schriftstückdownloads als Nachweis der „Zustellung“ von z.B. Einladungen
  • optional de/aktivierbar
  • Zusammenfassung bei Zip Archiven

Tagesordnungspunkte

Es kann konfiguriert werden ob ein eigener Text für Tagesordnungspunkte angezeigt werden soll wenn der Nutzer als "befangen" eingestuft wird oder der öffentlich hinterlegte Text. Bei Auswahl erscheint ein Freitextfeld.

Reiter Import

Schnittstelle

Das Dateiformat für die Schnittstelle kann konfiguriert werden.

Quelle

Das Quell-Verzeichnis gibt den Pfad der zu importierenden Daten an.

Autoimport

• Service URL der Server Warteschlange

• Systemerkennung in der Server Warteschlange

Nutzerkonten zurücksetzen

Übersicht aller importierten Nutzer. Ermöglicht das Neu-Versenden eines Initial-Passworts an Nutzer, abhängig von der Aktivierung des E-Mail-Versand.

Icons kennzeichnen Nutzer mit nicht vorhandenen bzw. doppelten E-Mail Adressen.

Verändern der Sichtbarkeit

Übersicht aller Sitzungen und Schriftstücke im System mit Veröffentlichungsbereich. Ermöglicht das Offline-Setzen eines einzelnen Datensatzes.

Systemlogs

Einsicht in Systemmeldungen.

Systemereignisse sind filterbar nach:

• alle
• Hinweise
• Warnungen
• Fehler
• Erfolg

sowie u.a. nach Nutzer, Datum/Uhrzeit.

Modulvorlagen

Eine Modulvorlage dient der einfachen und systemweiten Konfiguration der Ausgabe. Es können mehrere Modulvorlagen angelegt werden. Modulvorlagen werden an den Menüpunkten im Seitenbaum ausgewählt und zentral konfiguriert, wobei pro Menüpunkt nur eine Modulvorlage ausgewählt werden kann. Ist die Modulvorlage aktiviert, werden bis auf den Reiter "Allgemein" alle weiteren ausgeblendet.

Reiter der Modulvorlage

• Allgemein
• Darstellung
• Sitzungen
• Kalender
• Personen
• Gremien
• Suche
• Dokumenten Liste
• Notizen
• App

Vorteile gegenüber der direkten Konfiguration am Menüpunkt

• Konfiguration der Modulvorlage an einem zentralen Punkt
• einfache Nachkonfiguration neuer oder zuvor nicht genutzter Funktionen
• keine Anpassung aller Menüpunkte notwendig
• Verringerung fehlerhafter oder fehlender Konfigurationen an einzelnen Menüpunkten (führte in der Vergangenheit zu Missverständnissen in der Ausgabe)

Die Einstellungen in der Modulvorlage können beliebig vorgenommen werden. Für alle Reiter gilt, dass der Systemstandard mit einem Klick wiederhergestellt werden kann.

Weiterhin können wenn notwendig am einzelnen Menüpunkt abweichende Einstellungen vorgenommen werden.

Reiter Allgemein

Im Reiter Allgemein kann die Grundeinstellung der Modulvorlage vorgenommen werden. Dazu zählt die Vergabe einer eindeutigen Bezeichnung.

Reiter Darstellung

Listen

Daten, die in einer Liste ausgegeben werden, können in ihrer Anzahl variiert werden. Die Auswahl geht von einer Anzeige ohne Einschränkung bis zu 50 Einträgen pro Seite.

Datumsformat

Das Datumsformat (inklusive Uhrzeit) kann konfiguriert werden.

Zusätzliche Ausgabe

Ausgewählt werden können:

• Ausgabe von Vertretern in Sitzungsteilnehmer Listen
• Ausgabe von Vertretern in Basisgremien Listen
• Ausgabe von Parteien
• Ausgabe von Fraktionsvorsitzenden
• Ausgabe von zusätzlichen Funktionen
• Ausgabe von Drucksachennummern
• Ausgabe des Öffentlichkeitsstatus bei Schriftstücken mit Bezug zu einem TOP
• Filtermöglichkeit für Personenliste
• Filtermöglichkeit für Fraktionenliste
• Filtermöglichkeit für Parteienliste

Features deaktivieren

Folgende Features können ausgeschalten werden:

• Notizfunktion an Sitzung deaktivieren
• Downloadmöglichkeit für Sitzungsmappe deaktivieren
• Downloadmöglichkeit für elektronische Visitenkarte deaktivieren
• Link "auf Karte anzeigen" deaktivieren
• Ausgabe von Jahres Auswahl in Sitzungs-Archiv deaktivieren
• Einbindung der Javascript Bibliothek jQuery deaktivieren
• Einbindung der Javascript Bibliothek jQuery-UI deaktivieren
• Zusammenfügen von Assets deaktivieren

Reiter Sitzungen

Sitzungsdetails

Bei der Darstellung der Sitzungsdetails kann zwischen einer einfach Listenansicht, Akkordeonansicht oder der Darstellung mit Reitern gewählt werden.

Weiterhin ausgewählt werden kann:

• Titel des Sitzungs-Schriftguts anzeigen
• Titel von Anlagen des Sitzungs-Schriftguts anzeigen
• Titel des Schriftguts der Tagesordnungspunkte anzeigen
• Titel von Anlagen des Tagesordnungspunkt-Schriftguts anzeigen

Sitzungstitel

Die Darstellung des Wochentags kann beeinflusst werden. Zunächst kann eingestellt werden ob die Wochentage überhaupt ausgegeben werden sollen. Bei der Art kann zwischen der Kurz- und der Langform unterschieden werden. Es kann ein beliebiger Trenner zwischen Wochentag und Datum angegeben werden. Optional können zwischen Datum und Uhrzeit, bzw. zu Sitzungsnamen ebenfalls Trenner eingefügt werden.

Reiter Kalender

Neben der Kalenderdarstellung kann an dieser Stelle auch die Ausgabe der Kalendereinträge konfiguriert werden.

Kalenderdarstellung

Die Startansicht unterscheidet zwischen Monat (Standard), Woche und Tag. Dabei kann für Woche und Tag die einfache oder detaillierte Ansicht gewählt werden.

Kalendereinträge

Standardmäßig wird die Gremiumsbezeichnung im Kalender ausgeschrieben. Um unschöne Umbrüche zu vermeiden, kann an dieser Stelle die Abkürzung der Gremiumsbezeichnung aktiviert werden. Mit der Aktivierung stehen Tooltips und eine Legende optional zur Verfügung.

Termine und Tooltips können jeweils mit einer auf das Kundenweb angepassten oder vom Kunden gewünschten Farbe versehen werden.

Werden die Feldwerte leer gelassen, erfolgt die Darstellung in Standardfarben (hellblau).

Empfohlene Einstellung

• Gremiumsbezeichnung = Abkürzung
• Tooltip anzeigen = aktiviert
• Legende anzeigen = aktiviert

Internetkalender

Hier kann die Bereitstellung des Dienstes aktiviert werden.

Reiter Personen

Bilddarstellung

An dieser Stelle kann die Anzeige hinterlegter Bilder der Personen (Benutzerverwaltung) nach Bereichen konfiguriert werden:

• keine Anzeige
• im Bürger-Bereich
• im Login-Bereich
• keine Einschränkung

Detail Bild - Listen Bild - Vollbild

Konfigurieren der Abmessungen der Bilddarstellung.

Reiter Gremien

Anzeige leerer Gremien kann optional aktiviert werden. (Standard = AUS)

Sichtbarkeit der Gremien entfällt. Die Sichtbarkeit der Gremien ist nun direkt von der Sichtbarkeit der Sitzungen abhängig. In Basis-Gremienauflistungen gilt die Sichtbarkeitsregelung die im Export übergeben ist.

Reiter Suche

Allgemeine Suchoptionen

Um das Suchformular nutzen zu können, muss der Haken bei "Suchformular anbieten" gesetzt sein. Bei der Art der Suche kann zwischen der einfachen und der erweiterten Suche unterschieden werden. Es kann eingeschränkt werden auf welche Inhalte die Suche zugreifen darf.

Formularelemente der Erweiterten Suche

Optionen die in der erweiterten Suche eingeblendet werden können:

• "Suche nach Gremium" anzeigen
• "Suche nach Schriftstückart" anzeigen
• "Suche nach Zeitraum" anzeigen

Die Darstellung der Suchtreffer für Schriftstücke entspricht der Darstellung der Dokumentenliste inklusive der dortigen Konfiguration.

Reiter Dokumenten Liste

Ausgabe

Es kann ausgewählt werden ob ausschließlich die in der Sortierung enthaltenen Schriftstück Arten angezeigt werden sollen. Leere Einträge in der Schriftstück ArtID Liste können ebenfalls angezeigt werden.

Dokumentenliste

Der Titel des Schriftstückes ist standardmäßig aktiviert. Optional kann diese Einstellung geändert werden. Anlagen und Anlage-Titel können angezeigt oder ausgeblendet werden.

Sortierung

In der Sortierung kann die Reihenfolge und die Schriftstückarten an sich, die verwendet werden sollen, festgelegt werden. Jeder Dokumententyp kann innerhalb der Reihenfolge nur einmal vorkommen.

Innerhalb einer Schriftstückart erfolgt die Sortierung anhand des Dokumenten Zeitbezugs (Ermittlung der aktuellsten Sitzung in der das Schriftstück verwendet wird).

Reiter Notizen

Konfigurieren der Nutzerauswahl und Möglicher Einschränkungen für das Teilen von Notizen.

Nutzerauswahl

• nur Teilnehmer der Sitzung und Nutzer mit zusätzlichem Zugriff auf die Sitzung (Standard)
• nur Teilnehmer der Sitzung
• alle Nutzer, unabhängig von Zugriffsberechtigungen

Mögliche Einschränkungen

• Gremien
• Fraktionen
• Parteien
• Funktion im Gremium
• Zusätzliche Funktion

Reiter App

Integration

• Überschrift
• Festlegung der Spaltenanzahl im Startbildschirm (Homescreen)
• Login über Webcontainer ermöglichen - Login Schaltfläche im Startbildschirm erscheint (Ersatz für Login über nativen App Rahmen)

Eigene Styles

• eigene Styles (brain-SCC) oder kundenspezifische Stylesheets per CSS Include (kunde.css)

Wartung

Dieser Menüpunkt steht nur einem Nutzer mit den Zugriffsrechten Superuser zur Verfügung.

Installation

Dieser Menüpunkt steht nur einem Nutzer mit den Zugriffsrechten Superuser zur Verfügung.

Einspielen von Patches

Das Einspielen von Patches ist Systemadministratoren mit Superuser-Rechten vorbehalten.

Siehe auch

• Support-Web mit Informationen zu Ansprechpartnern und Updates
• Administration Version 2.0

Hilfe Funktion

Über die Hilfe Schaltfläche in den einzelnen Menüs der Administration kann auf die Hilfe Funktion zugegriffen werden. Dabei ist jede Hilfe Schaltfläche mit den inhaltlich passenden Abschnitt eines Wiki Artikels verknüpft.