Version vom 30. Oktober 2014, 11:55 Uhr

Dieser Artikel behandelt die Administration des Ratsinformationssystem 2.1 (REGISAFE-Version 4.4).

Der Administrationsbereich ist durch das Anfügen des Wortes "admin" an der URL erreichbar.

Beispiel: https://www.geocms.com/ris-demo/admin

Einführung

Wie kommen die Daten vom REGISAFE ins Web?

Zusammenspiel von REGISAFE und BürgerPLUS Ratsinformationen

Modul Ratsinformation

• Bestandteil des GeoCMS 5 und profitiert damit von allen Neuerungen
• Nutzung der GeoCMS Authentifizierung
• Authentisierung innerhalb des RIS anhand Datensatz-Berechtigungen (Ergeben sich aus dem Export)

Das Modul gliedert sich konzeptionell in:

• Applikationslogik (RIS Core)
• Backendmodul (Konfiguration)
• Frontendmodul (Ausgabe)

Ausgabe

-> Informationen zur Web-Ausgabe des Moduls BürgerPLUS Ratsinformation Version 2.1

Zugriffsrechte

Je nach Rolle, kann ein Nutzer im Administrationsbereich unterschiedliche Zugriffsrechte besitzen.

Rollen mit absteigenden Zugriffsrechten

• Superuser
  • Rechte: alle
• Administrator
  • Rechte: Benutzerinformationen, Installation, Benutzerverwaltung, Seitenbaum, Ratsinformationen, Syslogs
• Web-Admin des Kunden
  • Rechte: Benutzerinformationen, Benutzerverwaltung, Seitenbaum, Ratsinformationen
• Gremiumsmitglieder und sonstige Sitzungsteilnehmer
  • Rechte: Benutzerinformationen

Benutzerverwaltung

Benutzerverwaltung - Funktion "Switch to User"

Detailansicht Benutzer

Ist nicht Bestandteil des Ratsinformationssystems!

In der Benutzerverwaltung werden Nutzerkonten angelegt, bearbeitet, gelöscht. Nutzerkonten können ebenfalls aus REGISAFE importiert werden. Importierte Nutzer werden nicht im Backend angepasst. Die Rechtevergabe erfolgt anhand des Imports.

Die Nutzerkonten sind entsprechend ihrer Rollen und Zugriffsrechte Gruppen zugeordnet. Die Gruppen werden als Baumstruktur angezeigt.

Der Status des Nutzerkontos z.B. "Das Benutzerkonto ist aktiv." oder "Der Nutzer hat ein neues Passwort angefordert." wird farblich gekennzeichnet.

Für Superuser steht die Funktion "Switch to User" zur Verfügung. Dadurch kann direkt zu einen anderen Nutzerkonto gewechselt werden und Probleme durch den Support besser nachvollzogen werden.

Das Hinzufügen eines Fotos zu einem Benutzer ist möglich. Das Foto wird im Ratsinformationssystem als Foto der Person verwendet.

Seitenbaum

Im Seitenbaum wird die Navigation definiert. Bei der Installation wird eine Standard-Navigation vorgegeben, die gemeinsam mit dem Kunden angepasst werden kann.

Standardelemente der Navigation des Seitenbaums

• Persönlicher Bereich
  • Kontaktformular
• Sitzungskalender
• Sitzungstermine
  • Sitzungstermine (Archiv)
• Gremien
• Fraktionen
• Parteien
• Personen
• Dokumente
  • Zusätzliche Dokumente
• Suche
• Passwort zurücksetzen
• Hilfe

Anlegen und Bearbeiten von Menüpunkten

Anlegen und Bearbeiten von Menüpunkten

Zum Anlegen eines neuen Untermenüpunktes muss der jeweilige Wurzelknoten ausgewählt sein. Am ausgewählten Menüpunkt erscheint das Icon "Unterseite hinzufügen".

Festgelegt werden können:

• im Reiter Menüdaten:
  • Titel (Pflichtfeld)
  • Alias (Pflichtfeld)
  • Der Menüpunkttyp, dieser kann beim Login angezeigt oder versteckt werden, gar nicht im Menü angezeigt werden oder auch externe Links aufweisen.
  • Anzeigeverhalten
  • Template, Auswahl zwischen 1, 2, oder 3-spaltigen Layouts.
  • Die Reihenfolge, jedem Menüpunkt wird eine Nummer zugeteilt.

• im Reiter SEO:
  • Ausgewählte, passende Stichwörter

• im Reiter Sichtbarkeit:
  • Die Einstellung ob der Menüpunkt veröffentlicht werden soll oder nicht.
  • Start- und Enddatum der Ausgabe des Menüpunktes.

Bearbeitungsmöglichkeiten

Die sichtbaren Icons zur Bearbeitung von Menüpunkten unterschieden sich in der Rechtevergabe.

	Unterseite hinzufügen
	Seite bearbeiten
	Rechte setzen
	Seite löschen
	Vorschau

BürgerPLUS Ratsinformationen

Der Menüpunkt "Ratsinformationen" ermöglicht Konfigurationen in den Bereichen

• Import
• Administration
• Modulvorlagen

Import

aktueller Import

Import Status

Unter dem Punkt "aktueller Import" wird nur der aktuellste Import angezeigt. Sonstige Importe befinden sich im Archiv. Der Import kann automatisch starten oder durch "Importjob starten" manuell ausgelöst werden. Es besteht die Möglichkeit Importjobs zurückzusetzen. Durch Anzeige der Logs kann das gesamte Importverfahren nachvollzogen werden. Die Anzeige der importierten Daten im XML-Format ist ebenfalls möglich.

Die verschiedenen Status eines Imports werden auch farblich gekennzeichnet:

• Grün: der Import war erfolgreich, an der Importdatei gab es Änderungen
• Orange: der Import war erfolgreich, an der Importdatei gab es keine Änderungen
• Rot: beim Import sind Fehler aufgetreten

Import Archiv

Import Archiv

Alle bereits vergangenen Importe befinden sich im Archiv. Sobald ein neuer aktueller Import durchgeführt wird, wird ein älterer ins Archiv verschoben. Archivierte Importe können nicht mehr zurückgesetzt werden. Die Import-Logs und die Daten in einer medienneutralen XML-Struktur können dennoch angezeigt werden. Die Sortierung kann selbstständig vorgenommen werden, durch Klick auf den Tabellenkopf für die entsprechende Spalte nach der geordnet werden soll.

Administration

Administration

Ermöglich Zugriff auf:

• Systemkonfiguration
• Nutzerkonten zurücksetzen
• Verändern der Sichtbarkeit
• Systemlogs

Systemkonfiguration

Administration Systemkonfiguration

Die Systemkonfiguration ist Nutzern mit administrativen Berechtigungen vorbehalten (Superuser, Administrator, Web-Admin). In diesem Bereich werden systemweite Einstellungen vorgenommen.

Reiter der Systemkonfiguration:

• Reiter Konfiguration
• Reiter Benachrichtigungen
• Reiter Schriftstücke
• Reiter Datenschutz
• Reiter Import
• Reiter Logs

Die Reiter sind erreichbar über Ratsinformation>Administration>Systemkonfiguration>ändern

Reiter Konfiguration

Reiter Konfiguration

Iconset

Bei der Verwendung von Iconsets kann zwischen REGISAFE-Standard-Icons und hinterlegten Open Source Icons gewählt werden.

Authentifizierung

Bei der Einstellung der Zielseite für den E-Mail Link zum initialen Setzen des Nutzer-Passworts handelt es sich um ein Pflichtfeld.

Einstellungen für die Zielseite für den E-Mail Link zum initialen Setzen des Nutzer-Passworts:

• Login authentifizieren
• Infogruppen
• ris_app
• ris_fetch
• Ratsinformation

CMS Nutzerkonten basiert auf Adressfelder mit dem Kennzeichen öffentlich oder nicht öffentlich.

Nutzerimport

• Festlegung der CMS Login-Kennung
• Systemkonfiguration für "Login Kennung basiert auf":
  • Adresskennung (REGISAFE Standard)
  • Titel, Vorname, Nachname
  • E-Mail
• Systemkonfiguration für "Überschreiben der Login-Kennung". Ermöglicht die automatische Änderung bestehender Nutzerkonten (Info an Nutzer per E-Mail)
• Import der Basisgremienverteiler und Sitzungsverteiler erzeugt nun Nutzergruppen in der Benutzerverwaltung

Mandantensystem

Es kann optional ausgewählt werden ob Verwaltungskennungen für Mandantensysteme verwendet werden sollen.

Erweitert

Kann optional eingeblendet werden und enthält die URL zum Support-Web sowie die optionale Einblendung von Entwicklermeldungen.

Reiter Benachrichtigungen

E-Mail Versand

Konfiguration des E-Mail-Versandes und der Administrator-Benachrichtigungen. Der E-Mail-Versand und das Zurücksetzen von Nutzerdaten an Gremienmitglieder wird nur aktiviert, wenn eine Admin-E-Mail des Kunden hinterlegt ist.

• Nutzer-Benachrichtigungs E-Mail Versand aktiviert -> E-Mail geht an Mandatsträger
• ist kein Versand an Mandatsträger aktiv, werden alle Mails an einen Mandatsträger nun an den Admin weitergeleitet
• ist auch der Versand an den Admin bzw. systemweit deaktiviert, oder gab es einen Fehler beim Versenden, wird nun ein Fehler im Systemlog geschrieben

Konfiguration eines eigenen Absender Postfachs ist möglich. E-Mail Versand kann wahlweise im HTML Format (Einbettung von Bilddateien) erfolgen.

Reiter Schriftstücke

Reiter Schriftstücke

In der Sortierung kann die Reihenfolge und die Schriftstückarten an sich, die verwendet werden sollen, festgelegt werden. Es kann ausgewählt werden ob ausschließlich die in der Sortierung enthaltenen Schriftstück Arten angezeigt werden sollen. Leere Einträge in der Schriftstück ArtID Liste können ebenfalls angezeigt werden.

Der Titel des Schriftstückes ist standardmäßig eingeschalten. Optional kann diese Einstellung geändert werden. Anlagen können angezeigt oder ausgeblendet werden.

Dateinamen werden nicht mehr Case-Sensitive ausgewertet (Groß-/Kleinschreibung). Dateinamen die fälschlicherweise URL-kodiert übergeben werden, können nun ausgewertet werden. Unterstützt werden die neuen Schriftstück ArtIDs "Sitzungsunterlage" und "RISZusatzDokument".

Dateibehandlung

Die Dateibehandlung gibt an wie Dokumente, wenn sie im Web geöffnet werden, behandelt werden.

Mögliche Einstellungen:

• immer Downloaden
• wenn möglich im Browser darstellen

Bezeichnung der Schriftstück ArtIDs

Den bekannten Bezeichnungen von Schriftstücken können andere Bezeichnungen zugewiesen werden. Die im Feld angegebene Bezeichnung überschreibt die Standardangabe.

Anzeige der Schriftstücke

Den Dokumenttypen kann zugewiesen werden ob es sich um ein Sitzungsschriftstück oder um ein Tagesordnungsschriftstück handelt.

Reiter Adressen

Reiter Adressen

Konfiguration der Darstellung der Adresse

• Hinzufügen oder Entfernen von Adressfeldern
• Konfiguration der Formatierung (Name, Zeilenumbruch, Listendarstellung)

Reiter Datenschutz

Reiter Datenschutz

Gremien

Tagesordnungspunkte

Es kann eingestellt werden ob der eigene angegebene Text für Tagesordnungspunkte angezeigt werden soll, oder der öffentlich hinterlegte Text.

Reiter Import

Reiter Import

Quelle

Das Quell-Verzeichnis gibt den Pfad zu importierenden Daten an.

Autoimport

Service URl der Server Warteschlange

Systemerkennung in der Server Warteschlange

Reiter Logs

Konfiguration des XMPP-Servers. Einstellung der Benachrichtigungsart, Benachrichtungsschwelle und Empfänger.

Nutzerkonten zurücksetzen

Zurücksetzen der Zugangsdaten

Übersicht aller importierten Nutzer. Ermöglicht das Neu-Versenden eines Initial-Passworts an den Nutzer, abhängig von der Aktivierung des E-Mail-Versand.

Verändern der Sichtbarkeit

Übersicht aller Sitzungen und Schriftstücke im System mit Veröffentlichungsbereich. Ermöglicht das Offline-Setzen eines einzelnen Datensatzes.

Systemlogs

Systemereignisse

Einsicht in Systemmeldungen.

Modulvorlagen

Konfiguration Modulvorlagen

Eine Modulvorlage dient der einfachen und systemweiten Konfiguration der Ausgabe. Es können mehrere Modulvorlagen angelegt werden. Modulvorlagen werden an den Menüpunkten im Seitenbaum hinterlegt und zentral konfiguriert, wobei pro Menüpunkt nur eine Modulvorlage ausgewählt werden kann. Ist die Modulvorlagen aktiviert, werden bis auf den Reiter "Allgemein" alle weiteren ausgeblendet.

Reiter der Modulvorlage

• Allgemein
• Darstellung
• Sitzungen
• Kalender
• Personen
• Suche
• Dokumenten Liste
• Notizen

Vorteile gegenüber der direkten Konfiguration am Menüpunkt

• Konfiguration der Modulvorlage an einem zentralen Punkt
• einfache Nachkonfiguration neuer oder zuvor nicht genutzter Funktionen
• keine Anpassung aller Menüpunkte notwendig
• Verringerung fehlerhafter oder fehlender Konfigurationen an einzelnen Menüpunkten, die in der Vergangenheit zu Missverständnissen in der Ausgabe führten

Die Einstellungen in der Modulvorlage können beliebig vorgenommen werden. Für alle Reiter gilt das der Systemstandard mit einem Klick wiederhergestellt werden kann.

Reiter Allgemein

Im Reiter Allgemein können die Grundeinstellung der Modulvorlage vorgenommen werden. Dazu zählt die Vergabe einer eindeutigen Bezeichnung, sowie der Vorgabe von Sicherheitsmerkmalen für die Kennwörter der Nutzeranmeldung.

Reiter Darstellung

Liste

Daten, die in einer Liste ausgegeben werden, können in ihrer Anzahl variiert werden. Diese geht von der Anzeige ohne Einschränkung bis zu 50 Einträgen pro Seite.

Datumsformat

Die Darstellung des Wochentags kann beeinflusst werden. Zunächst kann eingestellt werden ob die Wochentage überhaupt ausgegeben werden sollen. Bei der Art kann zwischen der Kurz- und der Langform unterschieden werden. Es kann ein beliebiger Trenner zwischen Wochentag und Datum angegeben werden. Optional können zwischen Datum und Uhrzeit, bzw. zu Sitzungsnamen ebenfalls Trenner eingefügt werden.

Zusätzliche Ausgabe

Ausgewählt werden können:

• Ausgabe von Vertretern in Sitzungsteilnehmer Listen
• Ausgabe von Vertretern in Basisgremien Listen
• Ausgabe von Parteien
• Ausgabe von Fraktionsvorsitzenden
• Ausgabe von zusätzlichen Funktionen
• Ausgabe von Drucksachennummern
• Ausgabe des Öffentlichkeitsstatus bei Schriftstücken mit Bezug zu einem TOP
• Filtermöglichkeit für Personenliste
• Filtermöglichkeit für Fraktionenliste
• Filtermöglichkeit für Parteienliste

Features deaktivieren

Folgende Features können ausgeschalten werden:

• Notizfunktion an Sitzung deaktivieren
• Downloadmöglichkeit für elektronische Visitenkarte deaktivieren
• Link "auf Karte anzeigen" deaktivieren

Reiter Sitzungen

Sitzungsdetails

Bei der Darstellung der Sitzungsdetails kann zwischen einer einfach Listenansicht, Akkordeonansicht oder der Darstellung mit Reitern gewählt werden.

Weiterhin ausgewählt werden kann:

• Titel des Sitzungs-Schriftguts anzeigen
• Titel von Anlagen des Sitzungs-Schriftguts anzeigen
• Titel des Schriftguts der Tagesordnungspunkte anzeigen
• Titel von Anlagen des Tagesordnungspunkt-Schriftguts anzeigen

Sitzungstitel

Darstellung der Uhrzeit und des Wochentages im Sitzungstitel

Reiter Kalender

Darstellungsmöglichkeiten im Kalender am Beispiel der Wochenansicht

Konfigurationsmöglichkeiten für Kalender

Neben der Kalenderdarstellung kann an dieser Stelle auch die Ausgabe der Kalendereinträge konfiguriert werden.

Kalenderdarstellung

Die Startansicht unterscheidet zwischen Monat (Standard), Wochen und Tag. Dabei kann für Woche und Tag die einfache oder detaillierte Ansicht gewählt werden.

Kalendereinträge

Standardmäßig wird die Gremiumsbezeichnung im Kalender ausgeschrieben. Um unschöne Umbrüche zu vermeiden, kann an dieser Stelle die Abkürzung der Gremiumsbezeichnung aktiviert werden. Mit der Aktivierung stehen Tooltips und eine Legende zur Verfügung.

Termine und Tooltips können jeweils mit einer auf das Kundenweb angepassten oder vom Kunden gewünschten Farbe versehen werden.

Werden die Feldwerte leer gelassen, erfolgt die Darstellung in Standardfarben (hellblau).

Empfohlene Einstellung

• Gremiumsbezeichnung = Abkürzung
• Tooltip anzeigen = aktiviert
• Legende anzeigen = aktiviert

Reiter Personen

Konfigurationsmöglichkeiten für Personen

An dieser Stelle können z.B. die Abmessungen der Bilddarstellung konfiguriert werden.

Reiter Suche

Konfigurationsmöglichkeiten für die Suche

Allgemeine Suchoptionen

Um das Suchformular nutzen zu können, muss der Haken bei "Suchformular anbieten" gesetzt sein. Bei der Art der Suche kann zwischen der einfachen und der erweiterten Suche unterschieden werden. Es kann eingeschränkt werden auf welche Inhalte die Suche zugreifen darf.

Erweiterte Suche

Optionen die in der erweiterten Suche eingeblendet werden können:

• "Suche nach Gremium" anzeigen
• "Suche nach Schriftstückart" anzeigen
• "Suche nach Zeitraum" anzeigen

Reiter Dokumenten Liste

In der Sortierung kann die Reihenfolge und die Schriftstückarten an sich, die verwendet werden sollen, festgelegt werden. Es kann ausgewählt werden ob ausschließlich die in der Sortierung enthaltenen Schriftstück Arten angezeigt werden sollen. Leere Einträge in der Schriftstück ArtID Liste können ebenfalls angezeigt werden.

Der Titel des Schriftstückes ist standardmäßig eingeschalten. Optional kann diese Einstellung geändert werden. Anlagen können angezeigt oder ausgeblendet werden.

Hinzugefügte Schriftstückarten können sortiert, hinzugefügt oder gelöscht werden. Jeder Dokumententyp kann innerhalb der Reihenfolge nur einmal vorkommen.

Reiter Notizen

Konfigurationsmöglichkeiten für Notizen

Konfiguration der Nutzerauswahl und Möglicher Einschränkungen

Wartung

Wartung

Dieser Menüpunkt steht nur einem Nutzer mit den Zugriffsrechten Superuser zur Verfügung.

Installation

Dieser Menüpunkt steht nur einem Nutzer mit den Zugriffsrechten Superuser zur Verfügung.

Einspielen von Patches

Das Einspielen von Patches ist Systemadministratoren mit Superuser-Rechten vorbehalten.

Siehe auch

• Support-Web mit Informationen zu Ansprechpartnern und Updates
• Administration Version 2.0

Hilfe Funktion

Hilfe Schaltfläche

Über die Hilfe Schaltfläche in den einzelnen Menüs der Administration kann auf die Hilfe Funktion zugegriffen werden. Dabei ist jede Hilfe Schaltfläche mit den inhaltlich passenden Abschnitt dieses Wiki Artikels verknüpft.