Version vom 27. August 2014, 16:42 Uhr

Dieser Artikel behandelt die Administration des Ratsinformationssystem 2.1 (REGISAFE-Version 4.4).

Der Administrationsbereich ist durch das Anfügen des Wortes "admin" an der URL erreichbar.

Beispiel: https://www.geocms.com/ris-demo/admin

Ausgabe

-> Informationen zur Web-Ausgabe des Moduls BürgerPLUS Ratsinformation Version 2.1

Zugriffsrechte

Je nach Rolle, kann ein Nutzer im Administrationsbereich unterschiedliche Zugriffsrechte besitzen.

Rollen mit absteigenden Zugriffsrechten

• Superuser
  • Rechte: alle
• Administrator
  • Rechte: Benutzerinformationen, Installation, Benutzerverwaltung, Seitenbaum, Ratsinformationen, Syslogs
• Web-Admin des Kunden
  • Rechte: Benutzerinformationen, Benutzerverwaltung, Seitenbaum, Ratsinformationen
• Gremiumsmitglieder und sonstige Sitzungsteilnehmer
  • Rechte: Benutzerinformationen

Benutzerverwaltung

In der Benutzerverwaltung werden Nutzerkonten angelegt, bearbeitet, gelöscht. Nutzerkonten können ebenfalls aus REGISAFE importiert werden. Importierte Nutzer werden nicht im Backend angepasst. Die Rechtevergabe erfolgt anhand des Imports.

Die Nutzerkonten sind entsprechend ihrer Rollen und Zugriffsrechte Gruppen zugeordnet. Die Gruppen werden als Baumstruktur angezeigt.

Der Status des Nutzerkontos z.B. "Das Benutzerkonto ist aktiv." oder "Der Nutzer hat ein neues Passwort angefordert." wird farblich gekennzeichnet.

Für Superuser steht die Funktion "Switch to User" zur Verfügung. Dadurch kann direkt zu einen anderen Nutzerkonto gewechselt werden und Probleme durch den Support besser nachvollzogen werden.

Ratsinformation Benutzerverwaltung - Funktion "Switch to User"

Seitenbaum

Im Seitenbaum wird die Navigation definiert. Bei der Installation wird eine Standard-Navigation vorgegeben, die gemeinsam mit dem Kunden angepasst werden kann.

Standardelemente der Navigation des Seitenbaums

• Persönlicher Bereich
  • Kontaktformular
• Sitzungskalender
• Sitzungstermine
  • Sitzungstermine (Archiv)
• Gremien
• Fraktionen
• Parteien
• Personen
• Dokumente
  • Zusätzliche Dokumente
• Suche
• Passwort zurücksetzen
• Hilfe

Anlegen und Bearbeiten von Menüpunkten

Zum Anlegen eines neuen Untermenüpunktes muss der jeweilige Wurzelknoten ausgewählt sein. Am ausgewählten Menüpunkt erscheint das Icon "Unterseite hinzufügen".

Festgelegt werden können:

• im Reiter Menüdaten:
  • Titel (Pflichtfeld)
  • Alias (Pflichtfeld)
  • Der Menüpunkttyp, dieser kann beim Login angezeigt oder versteckt werden, gar nicht im Menü angezeigt werden oder auch externe Links aufweisen.
  • Anzeigeverhalten
  • Template, Auswahl zwischen 1, 2, oder 3-spaltigen Layouts.
  • Die Reihenfolge, jedem Menüpunkt wird eine Nummer zugeteilt.

• im Reiter SEO:
  • Ausgewählte, passende Stichwörter

• im Reiter Sichtbarkeit:
  • Die Einstellung ob der Menüpunkt veröffentlicht werden soll oder nicht.
  • Start- und Enddatum der Ausgabe des Menüpunktes.

Anlegen und Bearbeiten von Menüpunkten

Bearbeitungsmöglichkeiten

Die sichtbaren Icons zur Bearbeitung von Menüpunkten unterschieden sich in der Rechtevergabe.

	Unterseite hinzufügen
	Seite bearbeiten
	Rechte setzen
	Seite löschen
	Vorschau

BürgerPLUS Ratsinformationen

Der Menüpunkt "Ratsinformationen" ermöglicht Konfigurationen in den Bereichen

• Import
• Administration
• Modulvorlagen

Import

aktueller Import

Unter dem Punkt "aktueller Import" wird nur der aktuellste Import angezeigt. Sonstige Importe befinden sich im Archiv. Der Import kann automatisch starten oder durch "Importjob starten" manuell ausgelöst werden. Es besteht die Möglichkeit Importjobs zurückzusetzen. Durch Anzeige der Logs kann das gesamte Importverfahren nachvollzogen werden. Die Anzeige der importierten Daten im XML-Format ist ebenfalls möglich.

Die verschiedenen Status eines Imports werden auch farblich gekennzeichnet:

• Grün: der Import war erfolgreich, an der Importdatei gab es Änderungen
• Orange: der Import war erfolgreich, an der Importdatei gab es keine Änderungen
• Rot: beim Import sind Fehler aufgetreten

Anlegen und Bearbeiten von Menüpunkten

Import Archiv

Alle bereits vergangenen Importe befinden sich im Archiv. Sobald ein neuer aktueller Import durchgeführt wird, wird ein älterer ins Archiv verschoben. Archivierte Importe können nicht mehr zurückgesetzt werden. Die Import-Logs und die Daten in einer medienneutralen XML-Struktur können dennoch angezeigt werden. Die Sortierung kann selbstständig vorgenommen werden, durch Klick auf den Tabellenkopf für die entsprechende Spalte nach der geordnet werden soll.

Administration Import

Administration

Systemkonfiguration

Die Systemkonfiguration ist Nutzern mit administrativen Berechtigungen vorbehalten (Superuser, Administrator, Web-Admin). In diesem Bereich werden systemweite Einstellungen vorgenommen.

Reiter der Systemkonfiguration

• Konfiguration
• Benachrichtigungen
• Schriftstücke
• Datenschutz
• Import
• Logs

Die Reiter sind erreichbar über Ratsinformation>Administration>Systemkonfiguration>ändern

Administration Systemkonfiguration

Reiter Konfiguration

Iconset

Bei der Verwendung von Iconsets kann zwischen REGISAFE-Standard-Icons und hinterlegten Open Source Icons gewählt werden.

Authentifizierung

Bei der Einstellung der Zielseite für den E-Mail Link zum initialen Setzen des Nutzer-Passworts handelt es sich um ein Pflichtfeld.

Einstellungen für die Zielseite für den E-Mail Link zum initialen Setzen des Nutzer-Passworts:

• Login authentifizieren
• Infogruppen
• ris_app
• ris_fetch
• Ratsinformation

CMS Nutzerkonten basiert auf Adressfelder mit dem Kennzeichen öffentlich oder nicht öffentlich.

Mandantensystem

Es kann optional ausgewählt werden ob Verwaltungskennungen für Mandantensysteme verwendet werden sollen.

Erweitert

Kann optional eingeblendet werden und enthält die URL zum Support-Web sowie die optionale Einblendung von Entwicklermeldungen.

Reiter Benachrichtigungen

Konfiguration des E-Mail-Versandes und der Administrator-Benachrichtigungen. Der E-Mail-Versand und das Zurücksetzen von Nutzerdaten an Gremienmitglieder wird nur aktiviert, wenn eine Admin-E-Mail des Kunden hinterlegt ist.

Ratsinformation E-Mail Versand

Reiter Schriftstücke

In der Sortierung kann die Reihenfolge und die Schriftstückarten an sich, die verwendet werden sollen, festgelegt werden. Es kann ausgewählt werden ob ausschließlich die in der Sortierung enthaltenen Schriftstück Arten angezeigt werden sollen. Leere Einträge in der Schriftstück ArtID Liste können ebenfalls angezeigt werden.

Der Titel des Schriftstückes ist standardmäßig eingeschalten. Optional kann diese Einstellung geändert werden. Anlagen können angezeigt oder ausgeblendet werden.

Dateibehandlung

Die Dateibehandlung gibt an wie Dokumente, wenn sie im Web geöffnet werden, behandelt werden.

Mögliche Einstellungen:

• immer Downloaden
• wenn möglich im Browser darstellen

Bezeichnung der Schriftstück ArtIDs

Den bekannten Bezeichnungen von Schriftstücken können andere Bezeichnungen zugewiesen werden. Die im Feld angegebene Bezeichnung überschreibt die Standardangabe.

Anzeige der Schriftstücke

Den Dokumenttypen kann zugewiesen werden ob es sich um ein Sitzungsschriftstück oder um ein Tagesordnungsschriftstück handelt.

Reiter Datenschutz

Gremien

Tagesordnungspunkte

Es kann eingestellt werden ob der eigene angegebene Text für Tagesordnungspunkte angezeigt werden soll, oder der öffentlich hinterlegte Text.

Reiter Import

Quelle

Das Quell-Verzeichnis gibt den Pfad zu importierenden Daten an.

Autoimport

Service URl der Server Warteschlange

Systemerkennung in der Server Warteschlange

Reiter Logs

Konfiguration des XMPP-Servers. Einstellung der Benachrichtigungsart, Benachrichtungsschwelle und Empfänger.

Nutzerkonten zurücksetzen

Übersicht aller importierten Nutzer. Ermöglicht das Neu-Versenden eines Initial-Passworts an den Nutzer, abhängig von der Aktivierung des E-Mail-Versand.

Ratsinformation Zurücksetzen der Zugangsdaten

Verändern der Sichtbarkeit

Übersicht aller Sitzungen und Schriftstücke im System mit Veröffentlichungsbereich. Ermöglicht das Offline-Setzen eines einzelnen Datensatzes.

Systemlogs

Einsicht in Systemmeldungen.

Ratsinformation Systemereignisse

Modulvorlagen

Eine Modulvorlage dient der einfachen und systemweiten Konfiguration der Ausgabe. Es können mehrere Modulvorlagen angelegt werden. Modulvorlagen werden an den Menüpunkten im Seitenbaum hinterlegt und zentral konfiguriert, wobei pro Menüpunkt nur eine Modulvorlage ausgewählt werden kann. Ist die Modulvorlagen aktiviert, werden bis auf den Reiter "Allgemein" alle weiteren ausgeblendet.

Reiter der Modulvorlage

• Allgemein
• Darstellung
• Sitzungen
• Kalender
• Personen
• Suche
• Dokumenten Liste
• Notizen

Vorteile gegenüber der direkten Konfiguration am Menüpunkt

• Konfiguration der Modulvorlage an einem zentralen Punkt
• einfache Nachkonfiguration neuer oder zuvor nicht genutzter Funktionen
• keine Anpassung aller Menüpunkte notwendig
• Verringerung fehlerhafter oder fehlender Konfigurationen an einzelnen Menüpunkten, die in der Vergangenheit zu Missverständnissen in der Ausgabe führten

Die Einstellungen in der Modulvorlage können beliebig vorgenommen werden. Für alle Reiter gilt das der Systemstandard mit einem Klick wiederhergestellt werden kann.

Ratsinformation Konfiguration Modulvorlagen

Reiter Allgemein

Im Reiter Allgemein können die Grundeinstellung der Modulvorlage vorgenommen werden. Dazu zählt die Vergabe einer eindeutigen Bezeichnung, sowie der Vorgabe von Sicherheitsmerkmalen für die Kennwörter der Nutzeranmeldung.

Reiter Darstellung

Liste

Daten, die in einer Liste ausgegeben werden, können in ihrer Anzahl variiert werden. Diese geht von der Anzeige ohne Einschränkung bis zu 50 Einträgen pro Seite.

Datumsformat

Die Darstellung des Wochentags kann beeinflusst werden. Zunächst kann eingestellt werden ob die Wochentage überhaupt ausgegeben werden sollen. Bei der Art kann zwischen der Kurz- und der Langform unterschieden werden. Es kann ein beliebiger Trenner zwischen Wochentag und Datum angegeben werden. Optional können zwischen Datum und Uhrzeit, bzw. zu Sitzungsnamen ebenfalls Trenner eingefügt werden.

Zusätzliche Ausgabe

Ausgewählt werden können:

• Ausgabe von Vertretern in Sitzungsteilnehmer Listen
• Ausgabe von Vertretern in Basisgremien Listen
• Ausgabe von Parteien
• Ausgabe von Fraktionsvorsitzenden
• Ausgabe von zusätzlichen Funktionen
• Ausgabe von Drucksachennummern
• Ausgabe des Öffentlichkeitsstatus bei Schriftstücken mit Bezug zu einem TOP
• Filtermöglichkeit für Personenliste
• Filtermöglichkeit für Fraktionenliste
• Filtermöglichkeit für Parteienliste

Features deaktivieren

Folgende Features können ausgeschalten werden:

• Notizfunktion an Sitzung deaktivieren
• Downloadmöglichkeit für elektronische Visitenkarte deaktivieren
• Link "auf Karte anzeigen" deaktivieren

Reiter Sitzungen

Sitzungsdetails

Bei der Darstellung der Sitzungsdetails kann zwischen einer einfach Listenansicht, Akkordeonansicht oder der Darstellung mit Reitern gewählt werden.

Weiterhin ausgewählt werden kann:

• Titel des Sitzungs-Schriftguts anzeigen
• Titel von Anlagen des Sitzungs-Schriftguts anzeigen
• Titel des Schriftguts der Tagesordnungspunkte anzeigen
• Titel von Anlagen des Tagesordnungspunkt-Schriftguts anzeigen

Sitzungstitel

Darstellung der Uhrzeit und des Wochentages im Sitzungstitel

Reiter Kalender

Neben der Kalenderdarstellung kann an dieser Stelle auch die Ausgabe der Kalendereinträge konfiguriert werden.

Kalenderdarstellung

Die Startansicht unterscheidet zwischen Monat (Standard), Wochen und Tag. Dabei kann für Woche und Tag die einfache oder detaillierte Ansicht gewählt werden.

Darstellungsmöglichkeiten im Kalender am Beispiel der Wochenansicht

Kalendereinträge

Standardmäßig wird die Gremiumsbezeichnung im Kalender ausgeschrieben. Um unschöne Umbrüche zu vermeiden, kann an dieser Stelle die Abkürzung der Gremiumsbezeichnung aktiviert werden. Mit der Aktivierung stehen Tooltips und eine Legende zur Verfügung.

Termine und Tooltips können jeweils mit einer auf das Kundenweb angepassten oder vom Kunden gewünschten Farbe versehen werden.

Empfohlene Einstellung

• Gremiumsbezeichnung = Abkürzung
• Tooltip anzeigen = aktiviert
• Legende anzeigen = aktiviert

Reiter Personen

An dieser Stelle können z.B. die Abmessungen der Bilddarstellung konfiguriert werden.

Ratsinformation Konfigurationsmöglichkeiten für Personen

Reiter Suche

Allgemeine Suchoptionen

Um das Suchformular nutzen zu können, muss der Haken bei "Suchformular anbieten" gesetzt sein. Bei der Art der Suche kann zwischen der einfachen und der erweiterten Suche unterschieden werden. Es kann eingeschränkt werden auf welche Inhalte die Suche zugreifen darf.

Erweiterte Suche

Optionen die in der erweiterten Suche eingeblendet werden können:

• "Suche nach Gremium" anzeigen
• "Suche nach Schriftstückart" anzeigen
• "Suche nach Zeitraum" anzeigen

Ratsinformation Konfigurationsmöglichkeiten für die Suche

Reiter Dokumenten Liste

In der Sortierung kann die Reihenfolge und die Schriftstückarten an sich, die verwendet werden sollen, festgelegt werden. Es kann ausgewählt werden ob ausschließlich die in der Sortierung enthaltenen Schriftstück Arten angezeigt werden sollen. Leere Einträge in der Schriftstück ArtID Liste können ebenfalls angezeigt werden.

Der Titel des Schriftstückes ist standardmäßig eingeschalten. Optional kann diese Einstellung geändert werden. Anlagen können angezeigt oder ausgeblendet werden.

Hinzugefügte Schriftstückarten können sortiert, hinzugefügt oder gelöscht werden. Jeder Dokumententyp kann innerhalb der Reihenfolge nur einmal vorkommen.

Reiter Notizen

Konfiguration der Nutzerauswahl und Möglicher Einschränkungen

Ratsinformation Konfigurationsmöglichkeiten für Notizen

Wartung

Dieser Menüpunkt steht nur einem Nutzer mit den Zugriffsrechten Superuser zur Verfügung.

Ratsinformation Wartung

Installation

Dieser Menüpunkt steht nur einem Nutzer mit den Zugriffsrechten Superuser zur Verfügung.

Einspielen von Patches

Das Einspielen von Patches ist Systemadministratoren mit Superuser-Rechten vorbehalten.

Siehe auch

• Support-Web mit Informationen zu Ansprechpartnern und Updates
• Administration Version 2.0