Wiki GeoCMS - Benutzerbeiträge [de]

Ratsinformationssystem - Administration Version 2.3

2016-05-27T13:28:46Z

Tbalcke: /* Teilnahme */

Dieser Artikel behandelt die Administration des Ratsinformationssystem 2.3 ('''REGISAFE-Version 4.3''').

Der Administrationsbereich ist durch das Anfügen des Wortes "admin" an der URL erreichbar.

Beispiel: https://ris.geocms.com/demo/admin/

= Einführung =

[[Image:Ratsinformation-Zusammenspiel.PNG|miniatur|Wie kommen die Daten vom REGISAFE ins Web?]]

[[Image:01_V2-3GeoCMS-Modul Ratsinformation.png|miniatur|GeoCMS - Modul Ratsinformation]]

Zusammenspiel von REGISAFE und BürgerPLUS Ratsinformationen

= Ausgabe =

-> Informationen zur [[BürgerPLUS Ratsinformation - Ausgabe Version 2.3|Web-Ausgabe des Moduls BürgerPLUS Ratsinformation Version 2.3]]

=Zugriffsrechte=
Je nach Rolle, kann ein Nutzer im Administrationsbereich unterschiedliche Zugriffsrechte besitzen.

'''Rollen mit absteigenden Zugriffsrechten:'''

* Superuser
** Rechte: alle
* Administrator
**Rechte: Benutzerinformationen, Installation, Benutzerverwaltung, Seitenbaum, Ratsinformationen, Syslogs
* Web-Admin des Kunden
** Rechte: Benutzerinformationen, Benutzerverwaltung, Seitenbaum, Ratsinformationen
* Gremiumsmitglieder und sonstige Sitzungsteilnehmer
** Rechte: Benutzerinformationen

= Benutzerverwaltung =

[[Image:02_V2-3Ratsinformation-Benutzerverwaltung-Details.png|miniatur|Detailansicht Benutzer]]

Die Nutzerkonten und Berechtigungen werden aus REGISAFE importiert. Rechte importierter Nutzer dürfen nicht angepasst werden, da diese bei jedem Import überschrieben werden. Lediglich den Benutzernamen, das Passwort und das Bild des Benutzers können Administratoren bei Bedarf ändern.

Die Nutzerkonten sind entsprechend ihrer Rollen und Zugriffsrechte in Gruppen zugeordnet. Die Zuordnung darf nicht geändert werden, da die Verteilung an Hand der Daten im REGISAFE erfolgt. Die Gruppen werden als Baumstruktur angezeigt.

[[Image:03_V2-3Benutzergruppen.png|miniatur|neue Benutzergruppen]]

Zur Erleichterung der Rechteverwaltung der Benutzer und zur gezielteren Rechtevergabe, stehen in der Benutzerverwaltung zusätzlich zwei Gruppen zur Verfügung:
* RIS - alle importiert (enthält alle über die RIS-Schnittstelle importierten Nutzer)
* RIS - ohne Verteiler (RIS-Nutzer, die keinem Gremium angehören, also Nutzer, die importiert wurden, aber keine Rechte besitzen sollen)
'''Hinweis:''' Vergeben Sie keine Rechte im CMS-Backend ohne Abstimmung mit dem RIS-Support. Die Rechteverwaltung erfolgt bis auf wenige Ausnahmen (Newsmodul und ggf. Hilfeseiten) ausschließlich im DMS, um eventuelle Zugriffe nicht autorisierter Personen auf bestimmte Bereiche und Funktionen steuern zu können.

Der Status des Nutzerkontos wird farblich gekennzeichnet. Aktive Nutzer sind mit einem grünen Symbol gekennzeichnet. Nutzer, die beispielsweise ein neues Passwort angefordert oder sich noch nicht im System angemeldet haben, werden mit einem orangen Symbol markiert.

Die E-Mail-Adresse wird aus der Benutzerverwaltung entfernt, wenn keine gültige E-Mail-Adresse exportiert wurde. Als Beispiele für ungültige Adressen sind zu nennen:
* Intern: Vorname Nachname
* vorname.nachname[at]kommune.de
* vorname.nachname@kommune

Wichtige Inhalte des Benutzerkontos (Benutzer bearbeiten):

* Benutzer
:* Benutzername (Login-Kennung des Nutzers; Generiert aus der REGISAFE-XML)
:* Passwort (verschlüsselt)
:* Redaktionsbereich-Anmeldung erlauben (Backend-Zugriff für den Nutzer aktivieren/deaktivieren)
* Persönliche Angaben (werden aus der REGISAFE-XML übermittelt, außer das Profilbild)
:* Profilbild (eine lokale Datei auswählbar)

Wenn (neue) Nutzer ein Passwort vergeben, muss dieses folgende Mindestanforderungen erfüllen:
* mind. 8 Zeichen,
* mind. 1 Sonderzeichen,
* mind. 1 Großbuchstabe und
* 1 Kleinbuchstabe

[[Image:RIS_Switch-to-User.JPG|miniatur|Switch-To-User]]
Pro Nutzer kann ein Profilbild hinzugefügt werden. Diese Funktion ist unabhängig von REGISAFE, so dass das Hochladen direkt im Administrationsbereich von BürgerPLUS Ratsinformation erfolgen muss. Die Ausgabe erfolgt in der Personenliste und in der Detailansicht der Person.

Um bei einem Nutzer auftretende Fehler besser und schneller überprüfen zu können, wurde die Funktion "Switch-to-User" für den web-Admin aktiviert. Ohne das Passwort des jeweiligen Nutzers kennen zu müssen, können Administratoren damit die Rolle und Rechte des Nutzers übernehmen und den gemeldeten Fehler sichten. Wechselt ein Administator in die Rolle eines Nutzers wird dies in der Syslog vermerkt.

= Seitenbaum =

Im Seitenbaum wird die Navigation definiert. Bei der Installation wird eine Standard-Navigation vorgegeben, die gemeinsam mit dem Kunden angepasst werden kann.

== Standardelemente der Navigation des Seitenbaums ==
* Persönlicher Bereich
** Mandatsträgermodus
** Kontaktformular
* Sitzungskalender
* Sitzungstermine
**Sitzungstermine (Archiv)
* Gremien
* Personen
* Fraktionen
* Dokumente
* Suche
* Passwort zurücksetzen
* Hilfe
* Datenschutzerklärung
* Impressum
* Abmelden

== Anlegen und Bearbeiten von Menüpunkten ==

[[Image:04_V2-3Ratsinformation Administration Anlegen von Menüpunkten.png|miniatur|Anlegen und Bearbeiten von Menüpunkten]]

Administratoren stehen folgende Funktionen zur Bearbeitung des Seitenbaums zur Verfügung:

* Anzeigen (zeigt den Menüpunkt im Portal an)
* Bearbeiten (öffnet die Bearbeitungsmaske, um einen Menüpunkt editieren zu können)
* Hinzufügen (fügt eine Unterseite am aktuell gewählten Menüpunkt ein)
* Umbenennen (ändert den Menütitel jedoch nicht den Alias)
* Rechte setzen (die Sichtbarkeit und Bearbeitungsmöglichkeiten können über die Rechte gesteuert werden)
* Seitencache löschen (entfernt alle bisher aufgerufenen Versionen der entsprechenden Webseite)
* Ausschneiden (der Menüpunkt wird vom aktuellen Knoten ausgeschnitten und kann an einem anderen Knotenpunkt eingefügt werden)
* Kopieren (der Menüpunkt wird dupliziert und kann an einem anderen Knotenpunkt eingefügt werden)
* Einfügen (zuvor ausgeschnittene oder kopierte Menüpunkte können an beliebigen anderen Knotenpunkten eingefügt werden)
* Entfernen (löscht den ausgewählten Menüpunkt)

Folgende Einstellungen müssen beim Anlegen eines neuen Menüpunktes beachtet werden:

*Reiter Menüdaten:
** Titel (Pflichtfeld)
** Alias (Pflichtfeld)

[[Image:05_V2-3Verstecker menuepunkt.png|miniatur|Anlegen eines versteckten Menüpunktes]]
[[Image:06_V2-3Verstecker menuepunkt sichtbarkeit.png|miniatur|Anlegen eines versteckten Menüpunktes beim Reiter Sichtbarkeit]]

Soll ein versteckter Menüpunkt erstellt werden, sind zusätzlich folgende Einstellungen zu übernehmen:

*Reiter Menüdaten
**Anzeigeverhalten
*** Seite bei Login anzeigen

*Reiter Sichtbarkeit
**Benutzer: RIS - alle importiert
**Rechteprüfung aktivieren

'''Wichtiger Hinweis:''' Bitte sehen Sie davon ab weitere Änderungen in den Masken vorzunehmen. Diese können weitreichende Auswirkungen auf die Außenansicht und Funktionsfähigkeit des Ratsinformationssystems haben. Wenden Sie sich bitte an das Support-Team.

'''Häufiger Fehler:''' Menüpunkte können so konfiguriert werden, dass Sie ausschließlich für Nutzer mit einem Login sichtbar sind. In der öffentlichen Ansicht stehen sie scheinbar nicht mehr zur Verfügung. Jedem Nutzer, der die URL kennt, ist es jedoch möglich die Seite auch ohne Login aufzurufen. Um dies zu verhindern genügt es nicht, das Anzeigeverhalten des Menüpunktes auf "Seite nach Login anzeigen" zu setzen. Zusätzlich muss im Reiter "Sichtbarkeit" der Besitzer auf "RIS - alle importiert" geändert und der Haken bei "Rechteprüfung aktivieren" gesetzt sein.

= Ratsinformationssystem =

Das Fachmodul "Ratsinformationssystem" ermöglicht Einsicht in die Bereiche:

* [[#Import|Import]]
* [[#Administration|Administration]]
* [[#Modulvorlagen|Modulvorlagen]]
* [[#Teilnahme|Teilnahme]]
* [[#Statistik|Statistik]]
* [[#Hilfe|Hilfe]]

== Import ==

=== letzter Import ===

[[Image:01_V2-3GeoCMS-Modul Ratsinformation.png|miniatur|Import Status]]

Unter dem Punkt "aktueller Import" wird nur der aktuellste Import angezeigt. Sonstige Importe befinden sich im Archiv.
Der Import kann automatisch starten oder durch "Importjob starten" manuell ausgelöst werden. Es besteht die Möglichkeit, Importjobs zurückzusetzen. Durch Anzeige der Logs kann das gesamte Importverfahren nachvollzogen werden. Die Anzeige der importierten Daten im XML-Format ist ebenfalls möglich.

* erweitertes Logging beim XML-Parsen
* Warnungen bei fehlendem/ungültigem RISBEREICH für Personen in Basisgremien-/Sitzungsverteiler
* Weitergabe der Warnings an den Log des Importjobs

Die verschiedenen Status eines Imports werden auch farblich gekennzeichnet:

* Grün: der Import war erfolgreich, an der Importdatei gab es Änderungen
* Orange: der Import war erfolgreich, an der Importdatei gab es keine Änderungen
* Rot: beim Import sind Fehler aufgetreten

=== Importarchiv ===

[[Image:08_V2-3Ratsinformation-Archivierte Importe.png|miniatur|Import-Archiv]]

Alle bereits vergangenen Importe befinden sich im Archiv. Sobald ein neuer aktueller Import durchgeführt wird, wird ein älterer ins Archiv verschoben. Archivierte Importe können nicht mehr zurückgesetzt werden. Die Import-Logs und die importierten Daten in einer XML-Struktur können dennoch angezeigt werden. Die Sortierung kann selbstständig vorgenommen werden, durch Klick auf den Tabellenkopf für die entsprechende Spalte, nach der geordnet werden soll. Zur vereinfachten Recherche im System steht die Suchfunktion zur Verfügung.

== Administration ==

[[Image:09_V2-3Ratsinformation-Administration.png|miniatur|Administration]]

Ermöglich Zugriff auf:

* [[#Systemkonfiguration|Systemkonfiguration]]
* [[#Verändern der Sichtbarkeit|Verändern der Sichtbarkeit]]
* [[#Notizen bearbeiten|Notizen bearbeiten]]
* [[#Nutzerkonten zurücksetzen|Nutzerkonten zurücksetzen]]
* [[#Nutzerkonten bearbeiten|Nutzerkonten bearbeiten]]
* [[#Systemlogs|Systemlogs]]

=== Systemkonfiguration ===

[[Image:10_V2-3Ratsinformation-Systemkonfiguration.png|miniatur|Administration - Systemkonfiguration]]

Die Systemkonfiguration ist Nutzern mit administrativen Berechtigungen vorbehalten (Superuser, Administrator, Web-Admin). In diesem Bereich werden systemweite Einstellungen vorgenommen.

'''Reiter der Systemkonfiguration:'''

* [[#Reiter Konfiguration|Reiter Konfiguration]]
* [[#Reiter Benachrichtigungen|Reiter Benachrichtigungen]]
* [[#Reiter_Schriftstücke|Reiter Schriftstücke]]
* [[#Reiter_PDF Sicherheit|Reiter PDF Sicherheit]]
* [[#Reiter Adressen|Reiter Adressen]]
* [[#Reiter Datenschutz|Reiter Datenschutz]]
* [[#Reiter Import|Reiter Import]]

Die Reiter sind erreichbar über den Button "ändern" (Ratsinformation > Administration > Systemkonfiguration > ändern).

==== Reiter Konfiguration ====

[[Image:11_V2-3Ratsinformation-Reiter Konfiguration.png|miniatur|Reiter Konfiguration]]

Iconset

Bei der Verwendung von Iconsets kann zwischen REGISAFE-Standard-Icons und hinterlegten Open-Source-Icons gewählt werden.

Authentifizierung

Die Login-Kennung für die Anmeldung am System kann eingestellt werden:

* Adresskennung (REGISAFE Standard): Nachname Vorname Kommune
* E-Mail
* Titel, Vorname, Nachname

"Überschreiben der Login-Kennung darf aktualisiert werden" ermöglicht die automatische Änderung bestehender Nutzerkonten (Info an Nutzer per E-Mail).

CMS-Nutzerkonten basieren auf Adressfeldern mit dem Kennzeichen "öffentlich" oder "nicht öffentlich". Import der Basisgremienverteiler und Sitzungsverteiler erzeugt nun Nutzergruppen in der Benutzerverwaltung.

Bei der Einstellung der Zielseite für den E-Mail-Link zum initialen Setzen des Nutzer-Passworts handelt es sich um ein Pflichtfeld. Die Standard-Einstellung für die Zielseite des E-Mail-Links zum initialen Setzen des Nutzer-Passworts ist die Seite "Login authentifizieren".

Mandantensystem

Es kann optional ausgewählt werden, ob Verwaltungskennungen für Mandantensysteme verwendet werden sollen.

Erweitert

Konfigurieren der URL zum Support-Web.

Einblenden von Entwicklermeldungen steuert den Umfang der Debug-Ausgaben des Ratsinformationssystems. Debug-Ausgaben sind nur für Entwicklungszwecke oder im Fehlerfall notwendig.

==== Reiter Benachrichtigungen ====

[[Image:12_V2-3Ratsinformation2b-E-Mail Versand.png|miniatur|E-Mail-Versand]]

Konfigurieren des E-Mail-Versandes und der Administrator-Benachrichtigungen.

'''E-Mail-Versand'''

Der E-Mail-Versand und das Zurücksetzen von Nutzerdaten an Gremienmitglieder werden nur aktiviert, wenn eine Admin-E-Mail des Kunden hinterlegt ist.

* ''Nutzer-Benachrichtigungs E-Mail Versand'' aktiviert -> E-Mail geht an Mandatsträger
* Ist kein Versand an Mandatsträger aktiv, werden alle E-Mails an einen Mandatsträger nun an den Admin weitergeleitet.
* Ist auch der Versand an den Admin bzw. systemweit deaktiviert, oder gab es einen Fehler beim Versenden, wird nun ein Fehler im Systemlog geschrieben.

Für den Versand im HTML-Format wurde auf Multipart-E-Mails umgestellt (ist auch für Clients lesbar, die keine HTML-E-Mail darstellen können).

'''Postfach für E-Mailversand'''

Konfiguration eines eigenen Absender-Postfachs ist möglich. E-Mail-Versand kann wahlweise im HTML-Format (Einbettung von Bilddateien) erfolgen. Dies wird statt der E-Mail-Adresse noreply@geocms.net für alle Meldungen (z.B. Importjobs) oder Passwortlinks verwendet.

Nach der Konfiguration der Einstellungen kann eine Test-E-Mail versandt werden.

Es wird empfohlen ein separates Postfach einzurichten, z.B. ris@kundendomain.de

'''Administrator-Benachrichtigungen'''

Hier kann die Betreffzeile der E-Mail-Benachrichtigungen geändert werden (nicht empfehlenswert) und mehrere E-Mail-Adressen für die Administrator-Benachrichtigungen hinterlegt werden.

'''Informationsdienst'''

Konfiguration oder Deaktivierung des Informationsdienstes:

* Festlegen des Betreffs der E-Mails des Informationsdienstes. Bei leerem Feld wird der Standard verwendet.
* Informationsdienst für festgelegte Status erzwingen (jeder Nutzer erhält Benachrichtigung über die hier selektierten Status)
* Informationsdienst für festgelegte Status verbergen (kein Nutzer erhält Benachrichtigung über die hier selektierten Status)
Wird kein Status selektiert, kann jeder Nutzer frei wählen, ob er die Benachrichtigung für den entsprechenden Status erhalten möchte.

Standard des Betreffs:

Informationsdienst BürgerPLUS Ratsinformation "##WEB_NAME##" vom ##DATUM##"

Mögliche Platzhalter:

* ##DATUM## - Datum im Format DD.MM.JJJJ HH:MM
* ##WEB_NAME## - Name der BürgerPLUS Ratsinformation Instanz
* ##MANDANT## - Name der Verwaltungskennung" name="flexml::infodienst_subject"

==== Reiter Schriftstücke ====

[[Image:13_V2-3Ratsinformation-Reiter Schriftstuecke.png|miniatur|Reiter Schriftstücke]]

Dateinamen werden nicht mehr Case-Sensitive ausgewertet (Groß-/Kleinschreibung). Dateinamen, die fälschlicherweise URL-kodiert übergeben werden, können nun ausgewertet werden. Unterstützt werden die neuen Schriftstück ArtIDs "Sitzungsunterlage" und "RISZusatzDokument".

Dateibehandlung

Die Dateibehandlung gibt an wie Dokumente, wenn sie im Web geöffnet werden, behandelt werden.

Mögliche Einstellungen:

* immer downloaden
* wenn möglich im Browser darstellen

Bezeichnung der Schriftstück ArtIDs

Den bekannten Bezeichnungen von Schriftstücken können andere Bezeichnungen zugewiesen werden. Die im Feld angegebene Bezeichnung überschreibt die Standardangabe.
Bsp.: Der „Sitzungsniederschriftsauszug“ wird „Protokollauszug“ im RIS-Web genannt.

Anzeige der Schriftstücke

Den Dokumenttypen kann zugewiesen werden, ob es sich um ein Sitzungsschriftstück (bei Reiter "Sitzungsdokumente" angezeigt) oder um ein Tagesordnungsschriftstück (be Reiter "Tagesordnung" angezeigt) handelt.

Anlagen

* Vom Hauptdokument (Anlagen werden neben dem Hauptschriftstück angezeigt; empfohlene Einstellung)

* Nur im Login-Bereich (Anlagen können nur gesehen werden, wenn man angemeldet ist, betrifft auch öffentliche TOP, d.h. Bürger können zwar das Hauptschriftstück, aber nicht die Anlage sehen)

Zusätzliche Dokumente

Die Zielseite für Zusätzliche Dokumente und die Mandantenzuordnung kann festgelegt werden.

==== Reiter PDF Sicherheit ====

[[Image:14_V2-3PDF-Sicherheit.png|miniatur|PDF-Sicherheit]]

'''Wasserzeichen'''

Systemweit kann vom Administrator ein Wasserzeichen für alle PDF-Dateien aktiviert werden. Das Wasserzeichen kann individuell
gestaltet und als PDF hinterlegt werden.

Folgende Arten von Wasserzeichen stehen zur Verfügung:
* Stempel (Standard): Das Wasserzeichen wird über den Text gelegt. Insbesondere bei Bildern ist dies zu empfehlen. Die Lesbarkeit kann je nach Wasserzeichen ggf. eingeschränkt sein.
* Hintergrund: Das Wasserzeichen wird unter dem Text eingefügt. In PDF-Dokumenten mit Bildinhalten ist das Wasserzeichen ggf. verdeckt.

[[Image:14_V2-3PDF-Sicherheit-Wasserzeichen.png|miniatur|PDF mit Wasserzeichen und benutzer- und zeitabhängiger Fußleiste]]

Wird ein Wasserzeichen für die Dateien verwendet, so erscheinen der Nutzername sowie ein Zeitstempel in der Fußzeile des Dokumentes.
Möchten Sie diesen Hinweis anzeigen, jedoch kein Wasserzeichen hinterlegen, laden Sie ein leeres PDF-Dokument im System hoch und stellen Sie es als Wasserzeichen für den Hintergrund ein.

'''Verschlüsselung'''

Systemweit kann vom Administrator ein Passwort für alle Schriftstückdownloads/Sitzungsmappen aktiviert werden. Wichtig: Der Passwortschutz gilt nur für nicht öffentlich sichtbare Schriftstücke! Öffentliche Schriftstücke sind weiterhin ohne einen Passwortschutz aufrufbar. Das Passwort ist nicht nutzerspezifisch und muss allen Nutzern bekannt gegeben werden.

Mit dem Passwortschutz können folgende Berechtigungen in PDF-Dateien gesetzt werden:
* keine (nur ansehen): Nutzer können das PDF herunterladen und öffnen. Andere Aktionen, wie Drucken, Hinzufügen von Anmerkungen in einem PDF-Programm oder Zusammenfügen mit anderen Dokumenten, sind nicht möglich.
* alle Berechtigungen: Nutzer können das PDF herunterladen und öffnen. Alle anderen Aktionen, wie Drucken, Hinzufügen von Anmerkungen in einem PDF-Programm oder Zusammenfügen mit anderen Dokumenten, sind möglich.
* eigene Vorgabe: Nutzer können das PDF herunterladen und öffnen. Hier kann der Admin selber bestimmen, welche Aktionen erlaubt sind: Drucken, Hinzufügen von Anmerkungen in einem PDF-Programm oder Zusammenfügen mit anderen Dokumenten. Bitte beachten Sie: in PDF-Betrachtern (z. B. Acrobat Reader) können die Berechtigungen andere Bezeichnungen tragen.

[[Image:14_V2-3PDF-Sicherheit-Frontend.png|miniatur|PDF-Verschlüsselung im Frontend]]

Erfolgte die Aktivierung der PDF-Verschlüsselung sowie die Vergabe eines systemweiten PW durch den Admin, so kann jeder Nutzer anschließend im persönlichen Bereich der Ratsinformations-Webseite (Frontend) unterhalb des Punktes "PDF Verschlüsselung" im Reiter „Profildaten“ das Admin-PW überschreiben. Trägt der Nutzer nichts ein, gilt das Admin-PW.

==== Reiter Adressen ====

[[Image:15_V2-3Ratsinformation-Reiter Adressen.png|miniatur|Reiter Adressen]]

Konfiguration der Darstellung der Adresse:

* Adressen sind in bestimmte Blöcke unterteilt, für die jeweils eine Überschrift und eine CSS-Klasse festgelegt werden kann
* Einteilung in Adressblöcke
* Festlegung der zu verwendenden Felder je Block
* Konfiguration der Formatierung (Name in der Ausgabe, Zeilenumbruch, relevant für Listenansicht)
* Adressrendering über herkömmlichen Weg, wenn keine Adressfelddefinition hinterlegt ist
* wenn nur ein Feld definiert ist: Verwendung dieser Konfiguration

==== Reiter Datenschutz ====

[[Image:16_V2-3Ratsinformation-Reiter Datenschutz.png|miniatur|Reiter Datenschutz]]

Logging von Nutzerinteraktionen

* Logging von Schriftstückdownloads als Nachweis der „Zustellung“ von z.B. Einladungen
** optional de-/aktivierbar
** bei Download von Zip Archiven wird es als ein Log zusammengefasst

Tagesordnungspunkte

Es kann konfiguriert werden, ob der öffentlich hinterlegte Text für Tagesordnungspunkte angezeigt werden soll, z.B. wenn der Nutzer als "befangen" eingestuft wird, oder ein eigener Text. Bei Letzterem erscheint ein Freitextfeld.

==== Reiter Import ====

[[Image:Ratsinformation-Reiter_Import.PNG|miniatur|Reiter Import]]

Schnittstelle

Das Dateiformat für die Schnittstelle kann konfiguriert werden (Standard: KommunalPLUS Ratsinformation).

Quelle

Das Quell-Verzeichnis gibt den Pfad der zu importierenden Daten an.

Autoimport

* Service URL der Server Warteschlange

* Systemerkennung in der Server Warteschlange

=== Veränderung der Sichtbarkeit ===

Übersicht aller Sitzungen und Schriftstücke im System mit Veröffentlichungsbereich. Ermöglicht das Offline-Setzen eines einzelnen Datensatzes.

[[Image:18_V2-3Notizen bearbeiten.png|miniatur|Notizen bearbeiten]]

=== Notizen bearbeiten ===

Scheidet ein Nutzer unerwartet aus, verbleiben oft noch in Sitzungen erstellte Notizen im System. Für Administratoren wurde daher eine Möglichkeit geschaffen, diese Notizen unter datenschutzrechtlichen Aspekten vollständig aus dem System zu entfernen. Der Administrator erhält dabei keinen Zugriff auf die Inhalte, sondern kann lediglich an Hand des Notiz-Titels entscheiden, welche Notizen eines Nutzers gelöscht werden sollen.
* Möglichkeit der Suche nach einem Nutzer in der Auswahl
* Anzeige folgender Informationen:
:* ID
:* Nutzer mit Login-Kennung und E-Mail-Adresse
:* Datum der letzten Änderung
:* Sitzungstitel

=== Nutzerkonten zurücksetzen===

[[Image:19_V2-3Ratsinformation Zuruecksetzen der Zugangsdaten.png|miniatur|Zurücksetzen der Nutzerkonten]]

Hier erscheint eine Übersicht aller importierten Nutzer. Ermöglicht das Neu-Versenden eines Initial-Passworts an Nutzer, abhängig von der Aktivierung des [[#Reiter Benachrichtigungen|E-Mail-Versand]].

Icons kennzeichnen Nutzer mit nicht vorhandenen bzw. mehrmals vergebenen E-Mail-Adressen.

Der Link hat eine Gültigkeit von 24 Stunden.

[[Image:20_V2-3Nutzerkonten bearbeiten.png|miniatur|Bearbeiten von Nutzerkonten]]

=== Nutzerkonten bearbeiten ===

Nutzer, die in der XML als "gelöscht" markiert sind, werden nicht vollständig aus der Datenbank entfernt, um eine Wiederherstellung bei unbeabsichtigtem Löschen zu ermöglichen.

Unter diesem Punkt kann der web-admin ein oder mehrere Nutzer temporär löschen (soft-delete) oder wiederherstellen. Das unwiederbringliche Löschen aus der Datenbank (hart-delete) ist weiterhin nur durch den RIS-Support möglich, da bei einem versehentlichen Löschen ein Komplett-Export notwendig wird. Melden Sie sich gern kurzfristig bei uns, sollten Sie einen Nutzer vollständig aus der Datenbank löschen wollen.

'''Hinweis:''' Das Löschen im Ratsinformationssystem ist eine temporäre, kurzfristige Lösung. Der Nutzer muss in jedem Fall auch im DMS für den Export deaktiviert werden und darf nicht mehr in der XML erscheinen. Andernfalls wird der Nutzer wiederholt importiert und im Ratsinformationssystem angelegt.

=== Systemlogs ===

[[Image:21_V2-3Ratsinformation Sytemereignisse.png|miniatur|Systemereignisse]]

Hier kann die Einsicht in Systemmeldungen erfolgen.

Systemereignisse sind

* suchbar nach:
:* Text und
:* Datum oder
:* Zeitspanne

* filterbar nach:
:* alle,
:* Hinweise,
:* Warnungen,
:* Fehler und
:* Erfolg

* sowie sortierbar nach:
:* ID,
:* Art,
:* Nutzer,
:* Datum/Uhrzeit,
:* Modulkontext,
:* erweiterter Kontext,
:* Ereignis und
:* Beschreibung.

== Modulvorlagen ==

[[Image:22_V2-3Ratsinformation2 Konfiguration Modulvorlagen.png|miniatur|Konfiguration Modulvorlagen]]

Eine Modulvorlage dient der einfachen und systemweiten Konfiguration der Ausgabe. Es können mehrere Modulvorlagen angelegt werden. Modulvorlagen werden an den Modulen der Menüpunkte im [[#Seitenbaum|Seitenbaum]] ausgewählt, wobei pro Menüpunkt nur eine Modulvorlage ausgewählt werden kann. Die Konfiguration für die Ausgabe erfolgt ausschließlich über die Modulvorlagen.

'''Reiter der Modulvorlage'''

* [[#Reiter Allgemein|Allgemein]]
* [[#Reiter Darstellung|Darstellung]]
* [[#Reiter Sitzungen|Sitzungen]]
* [[#Reiter Kalender|Kalender]]
* [[#Reiter Personen|Personen]]
* [[#Reiter Gremien|Gremien]]
* [[#Reiter Suche|Suche]]
* [[#Reiter Dokumenten Liste|Dokumenten Liste]]
* [[#Reiter Notizen|Notizen]]
* [[#Reiter Newsmodul|Newsmodul]]
* [[#Reiter App|App]]

'''Vorteile gegenüber der direkten Konfiguration am Menüpunkt'''

* Konfiguration der Modulvorlage an einem zentralen Punkt
* einfache Nachkonfiguration neuer oder zuvor nicht genutzter Funktionen
* keine Anpassung aller Menüpunkte notwendig
* Verringerung fehlerhafter oder fehlender Konfigurationen an einzelnen Menüpunkten (führte in der Vergangenheit zu Missverständnissen in der Ausgabe)

Die Einstellungen in der Modulvorlage können beliebig vorgenommen werden. Für alle Reiter gilt, dass der Systemstandard mit einem Klick wiederhergestellt werden kann.

Weiterhin können, wenn notwendig, am einzelnen Menüpunkt abweichende Einstellungen vorgenommen werden.

==== Reiter Allgemein ====

[[Image:23_V2-3Ratsinformation Konfiguration-Allgemein.png|miniatur|Konfigurationsmöglichkeiten Allgemein]]

Im Reiter Allgemein kann die Grundeinstellung der Modulvorlage vorgenommen werden. Dazu zählen die Vergabe einer eindeutigen Bezeichnung sowie die Auswahl des Mandantensystems.

==== Reiter Darstellung ====

[[Image:24_V2-3Ratsinformation Konfiguration-Darstellung.png|miniatur|Konfigurationsmöglichkeiten für Darstellung]]

Listen

Daten, die in einer Liste ausgegeben werden, können in ihrer Anzahl variiert werden. Es können bis zu 50 Einträge pro Seite angezeigt werden.

Datumsformat

Das Datumsformat (inklusive Uhrzeit) kann konfiguriert werden, z.B. für die Ausgabe der Sitzungen in der Listenansicht.

Zusätzliche Ausgabe

Ausgewählt werden können:

* Ausgabe von Vertretern in Sitzungsteilnehmer Listen
* Ausgabe von Vertretern in Basisgremien Listen
* Ausgabe von Parteien
* Ausgabe von Fraktionsvorsitzenden
* Ausgabe von zusätzlichen Funktionen
* Ausgabe von Drucksachennummern
* Ausgabe des Öffentlichkeitsstatus bei Schriftstücken mit Bezug zu einem TOP
* Filtermöglichkeit für Personenliste
* Filtermöglichkeit für Fraktionenliste
* Filtermöglichkeit für Parteienliste

Features deaktivieren

Folgende Features können ausgeschalten werden:

* Notizfunktion an Sitzung deaktivieren
* Downloadmöglichkeit für Sitzungsmappe deaktivieren
* Downloadmöglichkeit für Gesamtdokument deaktivieren
* Downloadmöglichkeit für elektronische Visitenkarte deaktivieren
* Link "auf Karte anzeigen" deaktivieren
* Ausgabe von Jahres Auswahl in Sitzungs-Archiv deaktivieren
* Ausgabe von "Vertreter für Gremiumsmitglieder" deaktivieren
* Einbindung der Javascript Bibliothek jQuery deaktivieren
* Einbindung der Javascript Bibliothek jQuery-UI deaktivieren
* Zusammenfügen von AssetsCompiler deaktivieren

==== Reiter Sitzungen ====

[[Image:25_V2-3Ratsinformation Konfiguration-Sitzungen.png|miniatur|Konfigurationsmöglichkeiten für Sitzungen]]

Sitzungsdetails

Bei der Darstellung der Sitzungsdetails kann zwischen einer Listenansicht (einfache Anordnung untereinander), Akkordeonansicht (untereinander angeordnete Klappboxen) oder der Darstellung mit Reitern (Anordnung nebeneinander) gewählt werden.

Weiterhin ausgewählt werden kann:

* Titel des Sitzungs-Schriftguts anzeigen
* Titel von Anlagen des Sitzungs-Schriftguts anzeigen
* Titel des Schriftguts der Tagesordnungspunkte anzeigen (über Tooltip)
* Titel von Anlagen des Tagesordnungspunkt-Schriftguts anzeigen (über Tooltip)

Sitzungstitel

Die Darstellung des Wochentags kann beeinflusst werden. Zunächst kann eingestellt werden, ob die Wochentage überhaupt ausgegeben werden sollen. Bei der Art kann zwischen der Kurz- und der Langform unterschieden werden. Es kann ein beliebiger Trenner zwischen Wochentag und Datum angegeben werden. Optional können zwischen Datum und Uhrzeit oder vor dem Sitzungsnamen, ebenfalls Trenner eingefügt werden.

==== Reiter Kalender ====

[[Image:26_V2-3Ratsinformation Wochenansicht Sitzungskalender.png|miniatur|Darstellungsmöglichkeiten im Kalender am Beispiel der Wochenansicht]]

[[Image:26_V2-3Ratsinformation Konfiguration-Kalender.png|miniatur|Konfigurationsmöglichkeiten für Kalender]]

Neben der Kalenderdarstellung kann an dieser Stelle auch die Ausgabe der Kalendereinträge konfiguriert werden.

Kalenderdarstellung

Die Startansicht unterscheidet zwischen Monat (Standard), Woche und Tag. Dabei kann für Woche und Tag die einfache oder detaillierte (mit Stundenraster) Ansicht gewählt werden.

Kalendereinträge

Standardmäßig wird die Gremiumsbezeichnung im Kalender ausgeschrieben. Um unschöne Umbrüche zu vermeiden, kann an dieser Stelle die Abkürzung der Gremiumsbezeichnung aktiviert werden. Mit der Aktivierung stehen Tooltips und eine Legende optional zur Verfügung.

Farbwerte

Termine und Tooltips können jeweils mit einer auf das Kundenweb angepassten oder vom Kunden gewünschten Farbe versehen werden.
Werden die Feldwerte leer gelassen, erfolgt die Darstellung in Standardfarben (hellblau). Evtl. wird die Hintergrundfarbe von der im Template festgelegten Farbe überschrieben.

'''Empfohlene Einstellung'''

* Gremiumsbezeichnung = Abkürzung
* Tooltip anzeigen = aktiviert
* Legende anzeigen = aktiviert

Internetkalender

Hierüber kann der Download des Kalenders (*.ics-Format) aktiviert werden.

==== Reiter Personen ====

[[Image:27_V2-3Ratsinformation2 Konfiguration Personen.png|miniatur|Konfigurationsmöglichkeiten für Personen]]

Bilddarstellung

An dieser Stelle kann die Anzeige hinterlegter Bilder der Personen (Benutzerverwaltung) nach Bereichen konfiguriert werden:

* keine Anzeige
* im Bürger-Bereich (ohne Anmeldung am RIS sichtbar)
* im Login-Bereich (nur nach Anmeldung am RIS sichtbar)
* keine Einschränkung

Detail Bild - Listen Bild - Vollbild

Hier können jeweils die Abmessungen der Bilddarstellungen konfiguriert werden.

==== Reiter Gremien ====

[[Image:28_V2-3Ratsinformation2 Konfiguration Gremien.png|miniatur|Konfigurationsmöglichkeiten für Gremien]]

Ausgabe

Die Anzeige leerer Gremien kann optional aktiviert werden (Standard: aus). Bei Deaktivierung werden nur Gremien angezeigt, bei denen auch Mitglieder vorhanden sind.

Sitzungskalender

Optional kann die Einstellung erfolgen, dass für jedes Gremium ein anderer Farbwert verwendet wird (Standard: aus). Bei Aktivierung dieser Option öffnet sich die Konfiguration "Farbwerte".

Farbwerte

Hier kann für jedes ausgewählte Gremium eine Farbe für den Hintergrund, den Rahmen und die Schrift selektiert werden. Evtl. wird die Hintergrundfarbe von der im Template festgelegten Farbe überschrieben.

==== Reiter Suche ====

[[Image:29_V2-3Ratsinformation2 Konfiguration Suche.png|miniatur|Konfigurationsmöglichkeiten für die Suche]]

Allgemeine Suchoptionen

Um das Suchformular nutzen zu können, muss der Haken bei "Suchformular anbieten" gesetzt sein. Bei der Art der Suche kann zwischen der einfachen und der erweiterten Suche unterschieden werden. Es kann eingeschränkt werden, auf welche Inhalte die Suche zugreifen darf ("Suche in folgenden Inhalten gestatten"). Damit kann die Suchausgabe eingeschränkt werden. Bei der erweiterten Suche kann zusätzlich ausgewählt werden, ob die erweiterten Suchmöglichkeiten im Frontend beim ersten Aufruf bereits aufgeklappt erscheinen sollen.

Formularelemente der Erweiterten Suche

Optionen, die in der erweiterten Suche eingeblendet werden können und mit denen die Sucheingabe beeinflusst werden kann:
* "Suche nach Gremium" anzeigen (bei Auswahl von "Personen", "Schriftstücke", "Sitzungen" oder "Tagesordnungspunkte" als Suchbereich)
* "Suche nach Schriftstückart" anzeigen (bei Auswahl von "Schriftstücke" als Suchbereich)
* "Suche nach Zeitraum" anzeigen (bei Auswahl von "Schriftstücke", "Sitzungen" oder "Tagesordnungspunkte" als Suchbereich)

Die Darstellung der Suchtreffer für Schriftstücke entspricht der Darstellung der Dokumentenliste inklusive der dortigen Konfiguration.

==== Reiter Dokumenten Liste ====

[[Image:30_V2-3Ratsinformation2 Konfiguration DokumentenListe.png|miniatur|Konfigurationsmöglichkeiten für Dokumenten Liste]]

Ausgabe

Es kann ausgewählt werden, ob nur die Schriftstück-Arten angezeigt werden sollen, die in der untenstehenden Sortierung enthalten sind.
Die Anzeige leere Einträge in der Schriftstück ArtID Liste kann optional aktiviert werden (Standard: aus). Bei Deaktivierung werden nur Schriftstück-Arten angezeigt, zu denen auch Dokumente vorhanden sind.

Dokumentenliste

Der Titel des Schriftstückes ist standardmäßig aktiviert. Optional kann diese Einstellung geändert werden. Anlagen und Anlage-Titel können angezeigt oder ausgeblendet werden.

Sortierung

In der Sortierung können die Schriftstückarten, die verwendet werden sollen, und deren Reihenfolge festgelegt werden. Jeder Dokumententyp kann innerhalb der Reihenfolge nur einmal vorkommen.

Innerhalb einer Schriftstückart erfolgt die Sortierung anhand des Zeitbezugs des Dokuments. Hierbei wird von allen Sitzungen, in der das Schriftstück verwendet wird, die aktuellste Sitzung ermittelt.

==== Reiter Notizen ====

[[Image:31_V2-3Ratsinformation2 Konfiguration Notizen.png|miniatur|Konfigurationsmöglichkeiten für Notizen]]

Konfigurieren der Nutzerauswahl und möglicher Einschränkungen für das Teilen von Notizen.

Nutzerauswahl

* nur Teilnehmer der Sitzung und Nutzer mit zusätzlichem Zugriff auf die Sitzung (Standard)
* nur Teilnehmer der Sitzung
* alle Nutzer, unabhängig von Zugriffsberechtigungen

Mögliche Einschränkungen

* Gremien
* Fraktionen
* Parteien
* Funktion im Gremium
* Zusätzliche Funktion

==== Reiter Newsmodul ====

[[Image:32_V2-3Ratsinformation2 Konfiguration Newsmodul.png|miniatur|Konfigurationsmöglichkeiten für das Newsmodul]]

[[Image:32_V2-3Ratsinformation2 Konfiguration Newsmodul Seite.png|miniatur|Auswahl der Detailseite]]

Hierüber kann die Anzeige des Newsmoduls im Sitzungskalender aktiv geschalten werden. Bei Aktivierung wird die Möglichkeit geboten, für jede Kategorie zu bestimmen, auf welcher Webseite (Detailseite) die Artikel erscheinen sollen, sowie eine Farbe für den Hintergrund, den Rahmen und die Schrift festzulegen.

==== Reiter App ====

Hier können Konfigurationen für die BürgerApp vorgenommen werden.

[[Image:33_V2-3Ratsinformation2 Konfiguration App.png|miniatur|Konfigurationsmöglichkeiten für die App]]

Integration

* Überschrift
* Festlegung der Spaltenanzahl im Startbildschirm (Homescreen)
* Login über Webcontainer ermöglichen: Login Schaltfläche im Startbildschirm erscheint (Ersatz für Login über nativen App-Rahmen)

Eigene Styles

* eigene Styles (brain-SCC) oder kundenspezifische Stylesheets per CSS einfügen (kunde.css)

== Teilnahme ==

[[Image:34_V2-3Teilnahme.png|miniatur|Teilnahme]]

Der Punkt "Sitzungsteilnahme" ermöglicht die Sortierung nach ID, Externer ID, Kennung, Sitzungsbeginn und Status. Eine Suche anhand eines Textes und des Zeitraums der Sitzung kann ebenfalls erfolgen.

Am Ende jeder Zeile wird der Button "Teilnehmer anzeigen" zur Verfügung gestellt. Hierüber werden alle Sitzungsteilnehmer mit deren Zu- oder Absagen einer Teilnahme tabellarisch ausgegeben. Es wird eine Exportfunktion im CSV-Format (z.B. für Excel) angeboten.

'''Hinweis:''' Um die Zu- und Absagen der Sitzungsteilnehmer zu sehen, wird die Nutzung des Mandatsträgermodus vorausgesetzt.

== Statistik ==

[[Image:35_V2-3Statistik.png|miniatur|Statistik]]

Die Statistik gibt einen kurzen Überblick über die im System importierten Inhalte, Nutzerkonten und Nutzerinhalte. Zudem kann die Menge des bisher verbrauchten Speichers angezeigt werden, unterteilt in Datenbank, Importverzeichnis und Projektverzeichnis.

== Hilfe ==

Über den Punkt "Hilfe" wird das Wiki des Ratsinformationssystems aufgerufen. Darin sind Konfigurationsmöglichkeiten des Backends näher beschrieben.

= Hilfe-Funktion =

[[Image:36_V2-3Hilfe.png|miniatur|''Hilfe'' Schaltfläche]]

Über die ''Hilfe''-Schaltfläche in den einzelnen Menüs der Administration kann auf die Hilfe-Funktion zugegriffen werden. Dabei ist jede ''Hilfe''-Schaltfläche mit dem inhaltlich passenden Abschnitt eines Wiki-Artikels verknüpft.

Ratsinformationssystem - Administration Version 2.3

2016-05-27T13:28:07Z

Tbalcke: /* Teilnahme */

Dieser Artikel behandelt die Administration des Ratsinformationssystem 2.3 ('''REGISAFE-Version 4.3''').

Der Administrationsbereich ist durch das Anfügen des Wortes "admin" an der URL erreichbar.

Beispiel: https://ris.geocms.com/demo/admin/

= Einführung =

[[Image:Ratsinformation-Zusammenspiel.PNG|miniatur|Wie kommen die Daten vom REGISAFE ins Web?]]

[[Image:01_V2-3GeoCMS-Modul Ratsinformation.png|miniatur|GeoCMS - Modul Ratsinformation]]

Zusammenspiel von REGISAFE und BürgerPLUS Ratsinformationen

= Ausgabe =

-> Informationen zur [[BürgerPLUS Ratsinformation - Ausgabe Version 2.3|Web-Ausgabe des Moduls BürgerPLUS Ratsinformation Version 2.3]]

=Zugriffsrechte=
Je nach Rolle, kann ein Nutzer im Administrationsbereich unterschiedliche Zugriffsrechte besitzen.

'''Rollen mit absteigenden Zugriffsrechten:'''

* Superuser
** Rechte: alle
* Administrator
**Rechte: Benutzerinformationen, Installation, Benutzerverwaltung, Seitenbaum, Ratsinformationen, Syslogs
* Web-Admin des Kunden
** Rechte: Benutzerinformationen, Benutzerverwaltung, Seitenbaum, Ratsinformationen
* Gremiumsmitglieder und sonstige Sitzungsteilnehmer
** Rechte: Benutzerinformationen

= Benutzerverwaltung =

[[Image:02_V2-3Ratsinformation-Benutzerverwaltung-Details.png|miniatur|Detailansicht Benutzer]]

Die Nutzerkonten und Berechtigungen werden aus REGISAFE importiert. Rechte importierter Nutzer dürfen nicht angepasst werden, da diese bei jedem Import überschrieben werden. Lediglich den Benutzernamen, das Passwort und das Bild des Benutzers können Administratoren bei Bedarf ändern.

Die Nutzerkonten sind entsprechend ihrer Rollen und Zugriffsrechte in Gruppen zugeordnet. Die Zuordnung darf nicht geändert werden, da die Verteilung an Hand der Daten im REGISAFE erfolgt. Die Gruppen werden als Baumstruktur angezeigt.

[[Image:03_V2-3Benutzergruppen.png|miniatur|neue Benutzergruppen]]

Zur Erleichterung der Rechteverwaltung der Benutzer und zur gezielteren Rechtevergabe, stehen in der Benutzerverwaltung zusätzlich zwei Gruppen zur Verfügung:
* RIS - alle importiert (enthält alle über die RIS-Schnittstelle importierten Nutzer)
* RIS - ohne Verteiler (RIS-Nutzer, die keinem Gremium angehören, also Nutzer, die importiert wurden, aber keine Rechte besitzen sollen)
'''Hinweis:''' Vergeben Sie keine Rechte im CMS-Backend ohne Abstimmung mit dem RIS-Support. Die Rechteverwaltung erfolgt bis auf wenige Ausnahmen (Newsmodul und ggf. Hilfeseiten) ausschließlich im DMS, um eventuelle Zugriffe nicht autorisierter Personen auf bestimmte Bereiche und Funktionen steuern zu können.

Der Status des Nutzerkontos wird farblich gekennzeichnet. Aktive Nutzer sind mit einem grünen Symbol gekennzeichnet. Nutzer, die beispielsweise ein neues Passwort angefordert oder sich noch nicht im System angemeldet haben, werden mit einem orangen Symbol markiert.

Die E-Mail-Adresse wird aus der Benutzerverwaltung entfernt, wenn keine gültige E-Mail-Adresse exportiert wurde. Als Beispiele für ungültige Adressen sind zu nennen:
* Intern: Vorname Nachname
* vorname.nachname[at]kommune.de
* vorname.nachname@kommune

Wichtige Inhalte des Benutzerkontos (Benutzer bearbeiten):

* Benutzer
:* Benutzername (Login-Kennung des Nutzers; Generiert aus der REGISAFE-XML)
:* Passwort (verschlüsselt)
:* Redaktionsbereich-Anmeldung erlauben (Backend-Zugriff für den Nutzer aktivieren/deaktivieren)
* Persönliche Angaben (werden aus der REGISAFE-XML übermittelt, außer das Profilbild)
:* Profilbild (eine lokale Datei auswählbar)

Wenn (neue) Nutzer ein Passwort vergeben, muss dieses folgende Mindestanforderungen erfüllen:
* mind. 8 Zeichen,
* mind. 1 Sonderzeichen,
* mind. 1 Großbuchstabe und
* 1 Kleinbuchstabe

[[Image:RIS_Switch-to-User.JPG|miniatur|Switch-To-User]]
Pro Nutzer kann ein Profilbild hinzugefügt werden. Diese Funktion ist unabhängig von REGISAFE, so dass das Hochladen direkt im Administrationsbereich von BürgerPLUS Ratsinformation erfolgen muss. Die Ausgabe erfolgt in der Personenliste und in der Detailansicht der Person.

Um bei einem Nutzer auftretende Fehler besser und schneller überprüfen zu können, wurde die Funktion "Switch-to-User" für den web-Admin aktiviert. Ohne das Passwort des jeweiligen Nutzers kennen zu müssen, können Administratoren damit die Rolle und Rechte des Nutzers übernehmen und den gemeldeten Fehler sichten. Wechselt ein Administator in die Rolle eines Nutzers wird dies in der Syslog vermerkt.

= Seitenbaum =

Im Seitenbaum wird die Navigation definiert. Bei der Installation wird eine Standard-Navigation vorgegeben, die gemeinsam mit dem Kunden angepasst werden kann.

== Standardelemente der Navigation des Seitenbaums ==
* Persönlicher Bereich
** Mandatsträgermodus
** Kontaktformular
* Sitzungskalender
* Sitzungstermine
**Sitzungstermine (Archiv)
* Gremien
* Personen
* Fraktionen
* Dokumente
* Suche
* Passwort zurücksetzen
* Hilfe
* Datenschutzerklärung
* Impressum
* Abmelden

== Anlegen und Bearbeiten von Menüpunkten ==

[[Image:04_V2-3Ratsinformation Administration Anlegen von Menüpunkten.png|miniatur|Anlegen und Bearbeiten von Menüpunkten]]

Administratoren stehen folgende Funktionen zur Bearbeitung des Seitenbaums zur Verfügung:

* Anzeigen (zeigt den Menüpunkt im Portal an)
* Bearbeiten (öffnet die Bearbeitungsmaske, um einen Menüpunkt editieren zu können)
* Hinzufügen (fügt eine Unterseite am aktuell gewählten Menüpunkt ein)
* Umbenennen (ändert den Menütitel jedoch nicht den Alias)
* Rechte setzen (die Sichtbarkeit und Bearbeitungsmöglichkeiten können über die Rechte gesteuert werden)
* Seitencache löschen (entfernt alle bisher aufgerufenen Versionen der entsprechenden Webseite)
* Ausschneiden (der Menüpunkt wird vom aktuellen Knoten ausgeschnitten und kann an einem anderen Knotenpunkt eingefügt werden)
* Kopieren (der Menüpunkt wird dupliziert und kann an einem anderen Knotenpunkt eingefügt werden)
* Einfügen (zuvor ausgeschnittene oder kopierte Menüpunkte können an beliebigen anderen Knotenpunkten eingefügt werden)
* Entfernen (löscht den ausgewählten Menüpunkt)

Folgende Einstellungen müssen beim Anlegen eines neuen Menüpunktes beachtet werden:

*Reiter Menüdaten:
** Titel (Pflichtfeld)
** Alias (Pflichtfeld)

[[Image:05_V2-3Verstecker menuepunkt.png|miniatur|Anlegen eines versteckten Menüpunktes]]
[[Image:06_V2-3Verstecker menuepunkt sichtbarkeit.png|miniatur|Anlegen eines versteckten Menüpunktes beim Reiter Sichtbarkeit]]

Soll ein versteckter Menüpunkt erstellt werden, sind zusätzlich folgende Einstellungen zu übernehmen:

*Reiter Menüdaten
**Anzeigeverhalten
*** Seite bei Login anzeigen

*Reiter Sichtbarkeit
**Benutzer: RIS - alle importiert
**Rechteprüfung aktivieren

'''Wichtiger Hinweis:''' Bitte sehen Sie davon ab weitere Änderungen in den Masken vorzunehmen. Diese können weitreichende Auswirkungen auf die Außenansicht und Funktionsfähigkeit des Ratsinformationssystems haben. Wenden Sie sich bitte an das Support-Team.

'''Häufiger Fehler:''' Menüpunkte können so konfiguriert werden, dass Sie ausschließlich für Nutzer mit einem Login sichtbar sind. In der öffentlichen Ansicht stehen sie scheinbar nicht mehr zur Verfügung. Jedem Nutzer, der die URL kennt, ist es jedoch möglich die Seite auch ohne Login aufzurufen. Um dies zu verhindern genügt es nicht, das Anzeigeverhalten des Menüpunktes auf "Seite nach Login anzeigen" zu setzen. Zusätzlich muss im Reiter "Sichtbarkeit" der Besitzer auf "RIS - alle importiert" geändert und der Haken bei "Rechteprüfung aktivieren" gesetzt sein.

= Ratsinformationssystem =

Das Fachmodul "Ratsinformationssystem" ermöglicht Einsicht in die Bereiche:

* [[#Import|Import]]
* [[#Administration|Administration]]
* [[#Modulvorlagen|Modulvorlagen]]
* [[#Teilnahme|Teilnahme]]
* [[#Statistik|Statistik]]
* [[#Hilfe|Hilfe]]

== Import ==

=== letzter Import ===

[[Image:01_V2-3GeoCMS-Modul Ratsinformation.png|miniatur|Import Status]]

Unter dem Punkt "aktueller Import" wird nur der aktuellste Import angezeigt. Sonstige Importe befinden sich im Archiv.
Der Import kann automatisch starten oder durch "Importjob starten" manuell ausgelöst werden. Es besteht die Möglichkeit, Importjobs zurückzusetzen. Durch Anzeige der Logs kann das gesamte Importverfahren nachvollzogen werden. Die Anzeige der importierten Daten im XML-Format ist ebenfalls möglich.

* erweitertes Logging beim XML-Parsen
* Warnungen bei fehlendem/ungültigem RISBEREICH für Personen in Basisgremien-/Sitzungsverteiler
* Weitergabe der Warnings an den Log des Importjobs

Die verschiedenen Status eines Imports werden auch farblich gekennzeichnet:

* Grün: der Import war erfolgreich, an der Importdatei gab es Änderungen
* Orange: der Import war erfolgreich, an der Importdatei gab es keine Änderungen
* Rot: beim Import sind Fehler aufgetreten

=== Importarchiv ===

[[Image:08_V2-3Ratsinformation-Archivierte Importe.png|miniatur|Import-Archiv]]

Alle bereits vergangenen Importe befinden sich im Archiv. Sobald ein neuer aktueller Import durchgeführt wird, wird ein älterer ins Archiv verschoben. Archivierte Importe können nicht mehr zurückgesetzt werden. Die Import-Logs und die importierten Daten in einer XML-Struktur können dennoch angezeigt werden. Die Sortierung kann selbstständig vorgenommen werden, durch Klick auf den Tabellenkopf für die entsprechende Spalte, nach der geordnet werden soll. Zur vereinfachten Recherche im System steht die Suchfunktion zur Verfügung.

== Administration ==

[[Image:09_V2-3Ratsinformation-Administration.png|miniatur|Administration]]

Ermöglich Zugriff auf:

* [[#Systemkonfiguration|Systemkonfiguration]]
* [[#Verändern der Sichtbarkeit|Verändern der Sichtbarkeit]]
* [[#Notizen bearbeiten|Notizen bearbeiten]]
* [[#Nutzerkonten zurücksetzen|Nutzerkonten zurücksetzen]]
* [[#Nutzerkonten bearbeiten|Nutzerkonten bearbeiten]]
* [[#Systemlogs|Systemlogs]]

=== Systemkonfiguration ===

[[Image:10_V2-3Ratsinformation-Systemkonfiguration.png|miniatur|Administration - Systemkonfiguration]]

Die Systemkonfiguration ist Nutzern mit administrativen Berechtigungen vorbehalten (Superuser, Administrator, Web-Admin). In diesem Bereich werden systemweite Einstellungen vorgenommen.

'''Reiter der Systemkonfiguration:'''

* [[#Reiter Konfiguration|Reiter Konfiguration]]
* [[#Reiter Benachrichtigungen|Reiter Benachrichtigungen]]
* [[#Reiter_Schriftstücke|Reiter Schriftstücke]]
* [[#Reiter_PDF Sicherheit|Reiter PDF Sicherheit]]
* [[#Reiter Adressen|Reiter Adressen]]
* [[#Reiter Datenschutz|Reiter Datenschutz]]
* [[#Reiter Import|Reiter Import]]

Die Reiter sind erreichbar über den Button "ändern" (Ratsinformation > Administration > Systemkonfiguration > ändern).

==== Reiter Konfiguration ====

[[Image:11_V2-3Ratsinformation-Reiter Konfiguration.png|miniatur|Reiter Konfiguration]]

Iconset

Bei der Verwendung von Iconsets kann zwischen REGISAFE-Standard-Icons und hinterlegten Open-Source-Icons gewählt werden.

Authentifizierung

Die Login-Kennung für die Anmeldung am System kann eingestellt werden:

* Adresskennung (REGISAFE Standard): Nachname Vorname Kommune
* E-Mail
* Titel, Vorname, Nachname

"Überschreiben der Login-Kennung darf aktualisiert werden" ermöglicht die automatische Änderung bestehender Nutzerkonten (Info an Nutzer per E-Mail).

CMS-Nutzerkonten basieren auf Adressfeldern mit dem Kennzeichen "öffentlich" oder "nicht öffentlich". Import der Basisgremienverteiler und Sitzungsverteiler erzeugt nun Nutzergruppen in der Benutzerverwaltung.

Bei der Einstellung der Zielseite für den E-Mail-Link zum initialen Setzen des Nutzer-Passworts handelt es sich um ein Pflichtfeld. Die Standard-Einstellung für die Zielseite des E-Mail-Links zum initialen Setzen des Nutzer-Passworts ist die Seite "Login authentifizieren".

Mandantensystem

Es kann optional ausgewählt werden, ob Verwaltungskennungen für Mandantensysteme verwendet werden sollen.

Erweitert

Konfigurieren der URL zum Support-Web.

Einblenden von Entwicklermeldungen steuert den Umfang der Debug-Ausgaben des Ratsinformationssystems. Debug-Ausgaben sind nur für Entwicklungszwecke oder im Fehlerfall notwendig.

==== Reiter Benachrichtigungen ====

[[Image:12_V2-3Ratsinformation2b-E-Mail Versand.png|miniatur|E-Mail-Versand]]

Konfigurieren des E-Mail-Versandes und der Administrator-Benachrichtigungen.

'''E-Mail-Versand'''

Der E-Mail-Versand und das Zurücksetzen von Nutzerdaten an Gremienmitglieder werden nur aktiviert, wenn eine Admin-E-Mail des Kunden hinterlegt ist.

* ''Nutzer-Benachrichtigungs E-Mail Versand'' aktiviert -> E-Mail geht an Mandatsträger
* Ist kein Versand an Mandatsträger aktiv, werden alle E-Mails an einen Mandatsträger nun an den Admin weitergeleitet.
* Ist auch der Versand an den Admin bzw. systemweit deaktiviert, oder gab es einen Fehler beim Versenden, wird nun ein Fehler im Systemlog geschrieben.

Für den Versand im HTML-Format wurde auf Multipart-E-Mails umgestellt (ist auch für Clients lesbar, die keine HTML-E-Mail darstellen können).

'''Postfach für E-Mailversand'''

Konfiguration eines eigenen Absender-Postfachs ist möglich. E-Mail-Versand kann wahlweise im HTML-Format (Einbettung von Bilddateien) erfolgen. Dies wird statt der E-Mail-Adresse noreply@geocms.net für alle Meldungen (z.B. Importjobs) oder Passwortlinks verwendet.

Nach der Konfiguration der Einstellungen kann eine Test-E-Mail versandt werden.

Es wird empfohlen ein separates Postfach einzurichten, z.B. ris@kundendomain.de

'''Administrator-Benachrichtigungen'''

Hier kann die Betreffzeile der E-Mail-Benachrichtigungen geändert werden (nicht empfehlenswert) und mehrere E-Mail-Adressen für die Administrator-Benachrichtigungen hinterlegt werden.

'''Informationsdienst'''

Konfiguration oder Deaktivierung des Informationsdienstes:

* Festlegen des Betreffs der E-Mails des Informationsdienstes. Bei leerem Feld wird der Standard verwendet.
* Informationsdienst für festgelegte Status erzwingen (jeder Nutzer erhält Benachrichtigung über die hier selektierten Status)
* Informationsdienst für festgelegte Status verbergen (kein Nutzer erhält Benachrichtigung über die hier selektierten Status)
Wird kein Status selektiert, kann jeder Nutzer frei wählen, ob er die Benachrichtigung für den entsprechenden Status erhalten möchte.

Standard des Betreffs:

Informationsdienst BürgerPLUS Ratsinformation "##WEB_NAME##" vom ##DATUM##"

Mögliche Platzhalter:

* ##DATUM## - Datum im Format DD.MM.JJJJ HH:MM
* ##WEB_NAME## - Name der BürgerPLUS Ratsinformation Instanz
* ##MANDANT## - Name der Verwaltungskennung" name="flexml::infodienst_subject"

==== Reiter Schriftstücke ====

[[Image:13_V2-3Ratsinformation-Reiter Schriftstuecke.png|miniatur|Reiter Schriftstücke]]

Dateinamen werden nicht mehr Case-Sensitive ausgewertet (Groß-/Kleinschreibung). Dateinamen, die fälschlicherweise URL-kodiert übergeben werden, können nun ausgewertet werden. Unterstützt werden die neuen Schriftstück ArtIDs "Sitzungsunterlage" und "RISZusatzDokument".

Dateibehandlung

Die Dateibehandlung gibt an wie Dokumente, wenn sie im Web geöffnet werden, behandelt werden.

Mögliche Einstellungen:

* immer downloaden
* wenn möglich im Browser darstellen

Bezeichnung der Schriftstück ArtIDs

Den bekannten Bezeichnungen von Schriftstücken können andere Bezeichnungen zugewiesen werden. Die im Feld angegebene Bezeichnung überschreibt die Standardangabe.
Bsp.: Der „Sitzungsniederschriftsauszug“ wird „Protokollauszug“ im RIS-Web genannt.

Anzeige der Schriftstücke

Den Dokumenttypen kann zugewiesen werden, ob es sich um ein Sitzungsschriftstück (bei Reiter "Sitzungsdokumente" angezeigt) oder um ein Tagesordnungsschriftstück (be Reiter "Tagesordnung" angezeigt) handelt.

Anlagen

* Vom Hauptdokument (Anlagen werden neben dem Hauptschriftstück angezeigt; empfohlene Einstellung)

* Nur im Login-Bereich (Anlagen können nur gesehen werden, wenn man angemeldet ist, betrifft auch öffentliche TOP, d.h. Bürger können zwar das Hauptschriftstück, aber nicht die Anlage sehen)

Zusätzliche Dokumente

Die Zielseite für Zusätzliche Dokumente und die Mandantenzuordnung kann festgelegt werden.

==== Reiter PDF Sicherheit ====

[[Image:14_V2-3PDF-Sicherheit.png|miniatur|PDF-Sicherheit]]

'''Wasserzeichen'''

Systemweit kann vom Administrator ein Wasserzeichen für alle PDF-Dateien aktiviert werden. Das Wasserzeichen kann individuell
gestaltet und als PDF hinterlegt werden.

Folgende Arten von Wasserzeichen stehen zur Verfügung:
* Stempel (Standard): Das Wasserzeichen wird über den Text gelegt. Insbesondere bei Bildern ist dies zu empfehlen. Die Lesbarkeit kann je nach Wasserzeichen ggf. eingeschränkt sein.
* Hintergrund: Das Wasserzeichen wird unter dem Text eingefügt. In PDF-Dokumenten mit Bildinhalten ist das Wasserzeichen ggf. verdeckt.

[[Image:14_V2-3PDF-Sicherheit-Wasserzeichen.png|miniatur|PDF mit Wasserzeichen und benutzer- und zeitabhängiger Fußleiste]]

Wird ein Wasserzeichen für die Dateien verwendet, so erscheinen der Nutzername sowie ein Zeitstempel in der Fußzeile des Dokumentes.
Möchten Sie diesen Hinweis anzeigen, jedoch kein Wasserzeichen hinterlegen, laden Sie ein leeres PDF-Dokument im System hoch und stellen Sie es als Wasserzeichen für den Hintergrund ein.

'''Verschlüsselung'''

Systemweit kann vom Administrator ein Passwort für alle Schriftstückdownloads/Sitzungsmappen aktiviert werden. Wichtig: Der Passwortschutz gilt nur für nicht öffentlich sichtbare Schriftstücke! Öffentliche Schriftstücke sind weiterhin ohne einen Passwortschutz aufrufbar. Das Passwort ist nicht nutzerspezifisch und muss allen Nutzern bekannt gegeben werden.

Mit dem Passwortschutz können folgende Berechtigungen in PDF-Dateien gesetzt werden:
* keine (nur ansehen): Nutzer können das PDF herunterladen und öffnen. Andere Aktionen, wie Drucken, Hinzufügen von Anmerkungen in einem PDF-Programm oder Zusammenfügen mit anderen Dokumenten, sind nicht möglich.
* alle Berechtigungen: Nutzer können das PDF herunterladen und öffnen. Alle anderen Aktionen, wie Drucken, Hinzufügen von Anmerkungen in einem PDF-Programm oder Zusammenfügen mit anderen Dokumenten, sind möglich.
* eigene Vorgabe: Nutzer können das PDF herunterladen und öffnen. Hier kann der Admin selber bestimmen, welche Aktionen erlaubt sind: Drucken, Hinzufügen von Anmerkungen in einem PDF-Programm oder Zusammenfügen mit anderen Dokumenten. Bitte beachten Sie: in PDF-Betrachtern (z. B. Acrobat Reader) können die Berechtigungen andere Bezeichnungen tragen.

[[Image:14_V2-3PDF-Sicherheit-Frontend.png|miniatur|PDF-Verschlüsselung im Frontend]]

Erfolgte die Aktivierung der PDF-Verschlüsselung sowie die Vergabe eines systemweiten PW durch den Admin, so kann jeder Nutzer anschließend im persönlichen Bereich der Ratsinformations-Webseite (Frontend) unterhalb des Punktes "PDF Verschlüsselung" im Reiter „Profildaten“ das Admin-PW überschreiben. Trägt der Nutzer nichts ein, gilt das Admin-PW.

==== Reiter Adressen ====

[[Image:15_V2-3Ratsinformation-Reiter Adressen.png|miniatur|Reiter Adressen]]

Konfiguration der Darstellung der Adresse:

* Adressen sind in bestimmte Blöcke unterteilt, für die jeweils eine Überschrift und eine CSS-Klasse festgelegt werden kann
* Einteilung in Adressblöcke
* Festlegung der zu verwendenden Felder je Block
* Konfiguration der Formatierung (Name in der Ausgabe, Zeilenumbruch, relevant für Listenansicht)
* Adressrendering über herkömmlichen Weg, wenn keine Adressfelddefinition hinterlegt ist
* wenn nur ein Feld definiert ist: Verwendung dieser Konfiguration

==== Reiter Datenschutz ====

[[Image:16_V2-3Ratsinformation-Reiter Datenschutz.png|miniatur|Reiter Datenschutz]]

Logging von Nutzerinteraktionen

* Logging von Schriftstückdownloads als Nachweis der „Zustellung“ von z.B. Einladungen
** optional de-/aktivierbar
** bei Download von Zip Archiven wird es als ein Log zusammengefasst

Tagesordnungspunkte

Es kann konfiguriert werden, ob der öffentlich hinterlegte Text für Tagesordnungspunkte angezeigt werden soll, z.B. wenn der Nutzer als "befangen" eingestuft wird, oder ein eigener Text. Bei Letzterem erscheint ein Freitextfeld.

==== Reiter Import ====

[[Image:Ratsinformation-Reiter_Import.PNG|miniatur|Reiter Import]]

Schnittstelle

Das Dateiformat für die Schnittstelle kann konfiguriert werden (Standard: KommunalPLUS Ratsinformation).

Quelle

Das Quell-Verzeichnis gibt den Pfad der zu importierenden Daten an.

Autoimport

* Service URL der Server Warteschlange

* Systemerkennung in der Server Warteschlange

=== Veränderung der Sichtbarkeit ===

Übersicht aller Sitzungen und Schriftstücke im System mit Veröffentlichungsbereich. Ermöglicht das Offline-Setzen eines einzelnen Datensatzes.

[[Image:18_V2-3Notizen bearbeiten.png|miniatur|Notizen bearbeiten]]

=== Notizen bearbeiten ===

Scheidet ein Nutzer unerwartet aus, verbleiben oft noch in Sitzungen erstellte Notizen im System. Für Administratoren wurde daher eine Möglichkeit geschaffen, diese Notizen unter datenschutzrechtlichen Aspekten vollständig aus dem System zu entfernen. Der Administrator erhält dabei keinen Zugriff auf die Inhalte, sondern kann lediglich an Hand des Notiz-Titels entscheiden, welche Notizen eines Nutzers gelöscht werden sollen.
* Möglichkeit der Suche nach einem Nutzer in der Auswahl
* Anzeige folgender Informationen:
:* ID
:* Nutzer mit Login-Kennung und E-Mail-Adresse
:* Datum der letzten Änderung
:* Sitzungstitel

=== Nutzerkonten zurücksetzen===

[[Image:19_V2-3Ratsinformation Zuruecksetzen der Zugangsdaten.png|miniatur|Zurücksetzen der Nutzerkonten]]

Hier erscheint eine Übersicht aller importierten Nutzer. Ermöglicht das Neu-Versenden eines Initial-Passworts an Nutzer, abhängig von der Aktivierung des [[#Reiter Benachrichtigungen|E-Mail-Versand]].

Icons kennzeichnen Nutzer mit nicht vorhandenen bzw. mehrmals vergebenen E-Mail-Adressen.

Der Link hat eine Gültigkeit von 24 Stunden.

[[Image:20_V2-3Nutzerkonten bearbeiten.png|miniatur|Bearbeiten von Nutzerkonten]]

=== Nutzerkonten bearbeiten ===

Nutzer, die in der XML als "gelöscht" markiert sind, werden nicht vollständig aus der Datenbank entfernt, um eine Wiederherstellung bei unbeabsichtigtem Löschen zu ermöglichen.

Unter diesem Punkt kann der web-admin ein oder mehrere Nutzer temporär löschen (soft-delete) oder wiederherstellen. Das unwiederbringliche Löschen aus der Datenbank (hart-delete) ist weiterhin nur durch den RIS-Support möglich, da bei einem versehentlichen Löschen ein Komplett-Export notwendig wird. Melden Sie sich gern kurzfristig bei uns, sollten Sie einen Nutzer vollständig aus der Datenbank löschen wollen.

'''Hinweis:''' Das Löschen im Ratsinformationssystem ist eine temporäre, kurzfristige Lösung. Der Nutzer muss in jedem Fall auch im DMS für den Export deaktiviert werden und darf nicht mehr in der XML erscheinen. Andernfalls wird der Nutzer wiederholt importiert und im Ratsinformationssystem angelegt.

=== Systemlogs ===

[[Image:21_V2-3Ratsinformation Sytemereignisse.png|miniatur|Systemereignisse]]

Hier kann die Einsicht in Systemmeldungen erfolgen.

Systemereignisse sind

* suchbar nach:
:* Text und
:* Datum oder
:* Zeitspanne

* filterbar nach:
:* alle,
:* Hinweise,
:* Warnungen,
:* Fehler und
:* Erfolg

* sowie sortierbar nach:
:* ID,
:* Art,
:* Nutzer,
:* Datum/Uhrzeit,
:* Modulkontext,
:* erweiterter Kontext,
:* Ereignis und
:* Beschreibung.

== Modulvorlagen ==

[[Image:22_V2-3Ratsinformation2 Konfiguration Modulvorlagen.png|miniatur|Konfiguration Modulvorlagen]]

Eine Modulvorlage dient der einfachen und systemweiten Konfiguration der Ausgabe. Es können mehrere Modulvorlagen angelegt werden. Modulvorlagen werden an den Modulen der Menüpunkte im [[#Seitenbaum|Seitenbaum]] ausgewählt, wobei pro Menüpunkt nur eine Modulvorlage ausgewählt werden kann. Die Konfiguration für die Ausgabe erfolgt ausschließlich über die Modulvorlagen.

'''Reiter der Modulvorlage'''

* [[#Reiter Allgemein|Allgemein]]
* [[#Reiter Darstellung|Darstellung]]
* [[#Reiter Sitzungen|Sitzungen]]
* [[#Reiter Kalender|Kalender]]
* [[#Reiter Personen|Personen]]
* [[#Reiter Gremien|Gremien]]
* [[#Reiter Suche|Suche]]
* [[#Reiter Dokumenten Liste|Dokumenten Liste]]
* [[#Reiter Notizen|Notizen]]
* [[#Reiter Newsmodul|Newsmodul]]
* [[#Reiter App|App]]

'''Vorteile gegenüber der direkten Konfiguration am Menüpunkt'''

* Konfiguration der Modulvorlage an einem zentralen Punkt
* einfache Nachkonfiguration neuer oder zuvor nicht genutzter Funktionen
* keine Anpassung aller Menüpunkte notwendig
* Verringerung fehlerhafter oder fehlender Konfigurationen an einzelnen Menüpunkten (führte in der Vergangenheit zu Missverständnissen in der Ausgabe)

Die Einstellungen in der Modulvorlage können beliebig vorgenommen werden. Für alle Reiter gilt, dass der Systemstandard mit einem Klick wiederhergestellt werden kann.

Weiterhin können, wenn notwendig, am einzelnen Menüpunkt abweichende Einstellungen vorgenommen werden.

==== Reiter Allgemein ====

[[Image:23_V2-3Ratsinformation Konfiguration-Allgemein.png|miniatur|Konfigurationsmöglichkeiten Allgemein]]

Im Reiter Allgemein kann die Grundeinstellung der Modulvorlage vorgenommen werden. Dazu zählen die Vergabe einer eindeutigen Bezeichnung sowie die Auswahl des Mandantensystems.

==== Reiter Darstellung ====

[[Image:24_V2-3Ratsinformation Konfiguration-Darstellung.png|miniatur|Konfigurationsmöglichkeiten für Darstellung]]

Listen

Daten, die in einer Liste ausgegeben werden, können in ihrer Anzahl variiert werden. Es können bis zu 50 Einträge pro Seite angezeigt werden.

Datumsformat

Das Datumsformat (inklusive Uhrzeit) kann konfiguriert werden, z.B. für die Ausgabe der Sitzungen in der Listenansicht.

Zusätzliche Ausgabe

Ausgewählt werden können:

* Ausgabe von Vertretern in Sitzungsteilnehmer Listen
* Ausgabe von Vertretern in Basisgremien Listen
* Ausgabe von Parteien
* Ausgabe von Fraktionsvorsitzenden
* Ausgabe von zusätzlichen Funktionen
* Ausgabe von Drucksachennummern
* Ausgabe des Öffentlichkeitsstatus bei Schriftstücken mit Bezug zu einem TOP
* Filtermöglichkeit für Personenliste
* Filtermöglichkeit für Fraktionenliste
* Filtermöglichkeit für Parteienliste

Features deaktivieren

Folgende Features können ausgeschalten werden:

* Notizfunktion an Sitzung deaktivieren
* Downloadmöglichkeit für Sitzungsmappe deaktivieren
* Downloadmöglichkeit für Gesamtdokument deaktivieren
* Downloadmöglichkeit für elektronische Visitenkarte deaktivieren
* Link "auf Karte anzeigen" deaktivieren
* Ausgabe von Jahres Auswahl in Sitzungs-Archiv deaktivieren
* Ausgabe von "Vertreter für Gremiumsmitglieder" deaktivieren
* Einbindung der Javascript Bibliothek jQuery deaktivieren
* Einbindung der Javascript Bibliothek jQuery-UI deaktivieren
* Zusammenfügen von AssetsCompiler deaktivieren

==== Reiter Sitzungen ====

[[Image:25_V2-3Ratsinformation Konfiguration-Sitzungen.png|miniatur|Konfigurationsmöglichkeiten für Sitzungen]]

Sitzungsdetails

Bei der Darstellung der Sitzungsdetails kann zwischen einer Listenansicht (einfache Anordnung untereinander), Akkordeonansicht (untereinander angeordnete Klappboxen) oder der Darstellung mit Reitern (Anordnung nebeneinander) gewählt werden.

Weiterhin ausgewählt werden kann:

* Titel des Sitzungs-Schriftguts anzeigen
* Titel von Anlagen des Sitzungs-Schriftguts anzeigen
* Titel des Schriftguts der Tagesordnungspunkte anzeigen (über Tooltip)
* Titel von Anlagen des Tagesordnungspunkt-Schriftguts anzeigen (über Tooltip)

Sitzungstitel

Die Darstellung des Wochentags kann beeinflusst werden. Zunächst kann eingestellt werden, ob die Wochentage überhaupt ausgegeben werden sollen. Bei der Art kann zwischen der Kurz- und der Langform unterschieden werden. Es kann ein beliebiger Trenner zwischen Wochentag und Datum angegeben werden. Optional können zwischen Datum und Uhrzeit oder vor dem Sitzungsnamen, ebenfalls Trenner eingefügt werden.

==== Reiter Kalender ====

[[Image:26_V2-3Ratsinformation Wochenansicht Sitzungskalender.png|miniatur|Darstellungsmöglichkeiten im Kalender am Beispiel der Wochenansicht]]

[[Image:26_V2-3Ratsinformation Konfiguration-Kalender.png|miniatur|Konfigurationsmöglichkeiten für Kalender]]

Neben der Kalenderdarstellung kann an dieser Stelle auch die Ausgabe der Kalendereinträge konfiguriert werden.

Kalenderdarstellung

Die Startansicht unterscheidet zwischen Monat (Standard), Woche und Tag. Dabei kann für Woche und Tag die einfache oder detaillierte (mit Stundenraster) Ansicht gewählt werden.

Kalendereinträge

Standardmäßig wird die Gremiumsbezeichnung im Kalender ausgeschrieben. Um unschöne Umbrüche zu vermeiden, kann an dieser Stelle die Abkürzung der Gremiumsbezeichnung aktiviert werden. Mit der Aktivierung stehen Tooltips und eine Legende optional zur Verfügung.

Farbwerte

Termine und Tooltips können jeweils mit einer auf das Kundenweb angepassten oder vom Kunden gewünschten Farbe versehen werden.
Werden die Feldwerte leer gelassen, erfolgt die Darstellung in Standardfarben (hellblau). Evtl. wird die Hintergrundfarbe von der im Template festgelegten Farbe überschrieben.

'''Empfohlene Einstellung'''

* Gremiumsbezeichnung = Abkürzung
* Tooltip anzeigen = aktiviert
* Legende anzeigen = aktiviert

Internetkalender

Hierüber kann der Download des Kalenders (*.ics-Format) aktiviert werden.

==== Reiter Personen ====

[[Image:27_V2-3Ratsinformation2 Konfiguration Personen.png|miniatur|Konfigurationsmöglichkeiten für Personen]]

Bilddarstellung

An dieser Stelle kann die Anzeige hinterlegter Bilder der Personen (Benutzerverwaltung) nach Bereichen konfiguriert werden:

* keine Anzeige
* im Bürger-Bereich (ohne Anmeldung am RIS sichtbar)
* im Login-Bereich (nur nach Anmeldung am RIS sichtbar)
* keine Einschränkung

Detail Bild - Listen Bild - Vollbild

Hier können jeweils die Abmessungen der Bilddarstellungen konfiguriert werden.

==== Reiter Gremien ====

[[Image:28_V2-3Ratsinformation2 Konfiguration Gremien.png|miniatur|Konfigurationsmöglichkeiten für Gremien]]

Ausgabe

Die Anzeige leerer Gremien kann optional aktiviert werden (Standard: aus). Bei Deaktivierung werden nur Gremien angezeigt, bei denen auch Mitglieder vorhanden sind.

Sitzungskalender

Optional kann die Einstellung erfolgen, dass für jedes Gremium ein anderer Farbwert verwendet wird (Standard: aus). Bei Aktivierung dieser Option öffnet sich die Konfiguration "Farbwerte".

Farbwerte

Hier kann für jedes ausgewählte Gremium eine Farbe für den Hintergrund, den Rahmen und die Schrift selektiert werden. Evtl. wird die Hintergrundfarbe von der im Template festgelegten Farbe überschrieben.

==== Reiter Suche ====

[[Image:29_V2-3Ratsinformation2 Konfiguration Suche.png|miniatur|Konfigurationsmöglichkeiten für die Suche]]

Allgemeine Suchoptionen

Um das Suchformular nutzen zu können, muss der Haken bei "Suchformular anbieten" gesetzt sein. Bei der Art der Suche kann zwischen der einfachen und der erweiterten Suche unterschieden werden. Es kann eingeschränkt werden, auf welche Inhalte die Suche zugreifen darf ("Suche in folgenden Inhalten gestatten"). Damit kann die Suchausgabe eingeschränkt werden. Bei der erweiterten Suche kann zusätzlich ausgewählt werden, ob die erweiterten Suchmöglichkeiten im Frontend beim ersten Aufruf bereits aufgeklappt erscheinen sollen.

Formularelemente der Erweiterten Suche

Optionen, die in der erweiterten Suche eingeblendet werden können und mit denen die Sucheingabe beeinflusst werden kann:
* "Suche nach Gremium" anzeigen (bei Auswahl von "Personen", "Schriftstücke", "Sitzungen" oder "Tagesordnungspunkte" als Suchbereich)
* "Suche nach Schriftstückart" anzeigen (bei Auswahl von "Schriftstücke" als Suchbereich)
* "Suche nach Zeitraum" anzeigen (bei Auswahl von "Schriftstücke", "Sitzungen" oder "Tagesordnungspunkte" als Suchbereich)

Die Darstellung der Suchtreffer für Schriftstücke entspricht der Darstellung der Dokumentenliste inklusive der dortigen Konfiguration.

==== Reiter Dokumenten Liste ====

[[Image:30_V2-3Ratsinformation2 Konfiguration DokumentenListe.png|miniatur|Konfigurationsmöglichkeiten für Dokumenten Liste]]

Ausgabe

Es kann ausgewählt werden, ob nur die Schriftstück-Arten angezeigt werden sollen, die in der untenstehenden Sortierung enthalten sind.
Die Anzeige leere Einträge in der Schriftstück ArtID Liste kann optional aktiviert werden (Standard: aus). Bei Deaktivierung werden nur Schriftstück-Arten angezeigt, zu denen auch Dokumente vorhanden sind.

Dokumentenliste

Der Titel des Schriftstückes ist standardmäßig aktiviert. Optional kann diese Einstellung geändert werden. Anlagen und Anlage-Titel können angezeigt oder ausgeblendet werden.

Sortierung

In der Sortierung können die Schriftstückarten, die verwendet werden sollen, und deren Reihenfolge festgelegt werden. Jeder Dokumententyp kann innerhalb der Reihenfolge nur einmal vorkommen.

Innerhalb einer Schriftstückart erfolgt die Sortierung anhand des Zeitbezugs des Dokuments. Hierbei wird von allen Sitzungen, in der das Schriftstück verwendet wird, die aktuellste Sitzung ermittelt.

==== Reiter Notizen ====

[[Image:31_V2-3Ratsinformation2 Konfiguration Notizen.png|miniatur|Konfigurationsmöglichkeiten für Notizen]]

Konfigurieren der Nutzerauswahl und möglicher Einschränkungen für das Teilen von Notizen.

Nutzerauswahl

* nur Teilnehmer der Sitzung und Nutzer mit zusätzlichem Zugriff auf die Sitzung (Standard)
* nur Teilnehmer der Sitzung
* alle Nutzer, unabhängig von Zugriffsberechtigungen

Mögliche Einschränkungen

* Gremien
* Fraktionen
* Parteien
* Funktion im Gremium
* Zusätzliche Funktion

==== Reiter Newsmodul ====

[[Image:32_V2-3Ratsinformation2 Konfiguration Newsmodul.png|miniatur|Konfigurationsmöglichkeiten für das Newsmodul]]

[[Image:32_V2-3Ratsinformation2 Konfiguration Newsmodul Seite.png|miniatur|Auswahl der Detailseite]]

Hierüber kann die Anzeige des Newsmoduls im Sitzungskalender aktiv geschalten werden. Bei Aktivierung wird die Möglichkeit geboten, für jede Kategorie zu bestimmen, auf welcher Webseite (Detailseite) die Artikel erscheinen sollen, sowie eine Farbe für den Hintergrund, den Rahmen und die Schrift festzulegen.

==== Reiter App ====

Hier können Konfigurationen für die BürgerApp vorgenommen werden.

[[Image:33_V2-3Ratsinformation2 Konfiguration App.png|miniatur|Konfigurationsmöglichkeiten für die App]]

Integration

* Überschrift
* Festlegung der Spaltenanzahl im Startbildschirm (Homescreen)
* Login über Webcontainer ermöglichen: Login Schaltfläche im Startbildschirm erscheint (Ersatz für Login über nativen App-Rahmen)

Eigene Styles

* eigene Styles (brain-SCC) oder kundenspezifische Stylesheets per CSS einfügen (kunde.css)

== Teilnahme ==

[[Image:34_V2-3Teilnahme.png|miniatur|Teilnahme]]

Der Punkt "Sitzungsteilnahme" ermöglicht die Sortierung nach ID, Externer ID, Kennung, Sitzungsbeginn und Status. Eine Suche anhand eines Textes und des Zeitraums der Sitzung kann ebenfalls erfolgen.

Am Ende jeder Zeile wird der Button "Teilnehmer anzeigen" zur Verfügung gestellt. Hierüber werden alle Sitzungsteilnehmer mit deren Zu- oder Absagen einer Teilnahme tabellarisch ausgegeben. Es wird eine Exportfunktion im CSV-Format (z.B. für Excel) angeboten.

'''Hinweis:''' Um die Zu- und Absagen der Sitzungsteilnehmer zu sehen, wird die Nutzung des Mandatsträgermodus vorausgesetzt. Ist der Mandatsträgermodus deaktiviert, erscheinen unter dem Punkt "Teilnahme" alle Sitzungen. Die Zu- und Absagen von jedem Teilnehmer können dann nicht eingesehen werden.

== Statistik ==

[[Image:35_V2-3Statistik.png|miniatur|Statistik]]

Die Statistik gibt einen kurzen Überblick über die im System importierten Inhalte, Nutzerkonten und Nutzerinhalte. Zudem kann die Menge des bisher verbrauchten Speichers angezeigt werden, unterteilt in Datenbank, Importverzeichnis und Projektverzeichnis.

== Hilfe ==

Über den Punkt "Hilfe" wird das Wiki des Ratsinformationssystems aufgerufen. Darin sind Konfigurationsmöglichkeiten des Backends näher beschrieben.

= Hilfe-Funktion =

[[Image:36_V2-3Hilfe.png|miniatur|''Hilfe'' Schaltfläche]]

Über die ''Hilfe''-Schaltfläche in den einzelnen Menüs der Administration kann auf die Hilfe-Funktion zugegriffen werden. Dabei ist jede ''Hilfe''-Schaltfläche mit dem inhaltlich passenden Abschnitt eines Wiki-Artikels verknüpft.

Ratsinformationssystem - Administration Version 2.3

2016-05-27T13:22:04Z

Tbalcke: /* Reiter App */

Dieser Artikel behandelt die Administration des Ratsinformationssystem 2.3 ('''REGISAFE-Version 4.3''').

Der Administrationsbereich ist durch das Anfügen des Wortes "admin" an der URL erreichbar.

Beispiel: https://ris.geocms.com/demo/admin/

= Einführung =

[[Image:Ratsinformation-Zusammenspiel.PNG|miniatur|Wie kommen die Daten vom REGISAFE ins Web?]]

[[Image:01_V2-3GeoCMS-Modul Ratsinformation.png|miniatur|GeoCMS - Modul Ratsinformation]]

Zusammenspiel von REGISAFE und BürgerPLUS Ratsinformationen

= Ausgabe =

-> Informationen zur [[BürgerPLUS Ratsinformation - Ausgabe Version 2.3|Web-Ausgabe des Moduls BürgerPLUS Ratsinformation Version 2.3]]

=Zugriffsrechte=
Je nach Rolle, kann ein Nutzer im Administrationsbereich unterschiedliche Zugriffsrechte besitzen.

'''Rollen mit absteigenden Zugriffsrechten:'''

* Superuser
** Rechte: alle
* Administrator
**Rechte: Benutzerinformationen, Installation, Benutzerverwaltung, Seitenbaum, Ratsinformationen, Syslogs
* Web-Admin des Kunden
** Rechte: Benutzerinformationen, Benutzerverwaltung, Seitenbaum, Ratsinformationen
* Gremiumsmitglieder und sonstige Sitzungsteilnehmer
** Rechte: Benutzerinformationen

= Benutzerverwaltung =

[[Image:02_V2-3Ratsinformation-Benutzerverwaltung-Details.png|miniatur|Detailansicht Benutzer]]

Die Nutzerkonten und Berechtigungen werden aus REGISAFE importiert. Rechte importierter Nutzer dürfen nicht angepasst werden, da diese bei jedem Import überschrieben werden. Lediglich den Benutzernamen, das Passwort und das Bild des Benutzers können Administratoren bei Bedarf ändern.

Die Nutzerkonten sind entsprechend ihrer Rollen und Zugriffsrechte in Gruppen zugeordnet. Die Zuordnung darf nicht geändert werden, da die Verteilung an Hand der Daten im REGISAFE erfolgt. Die Gruppen werden als Baumstruktur angezeigt.

[[Image:03_V2-3Benutzergruppen.png|miniatur|neue Benutzergruppen]]

Zur Erleichterung der Rechteverwaltung der Benutzer und zur gezielteren Rechtevergabe, stehen in der Benutzerverwaltung zusätzlich zwei Gruppen zur Verfügung:
* RIS - alle importiert (enthält alle über die RIS-Schnittstelle importierten Nutzer)
* RIS - ohne Verteiler (RIS-Nutzer, die keinem Gremium angehören, also Nutzer, die importiert wurden, aber keine Rechte besitzen sollen)
'''Hinweis:''' Vergeben Sie keine Rechte im CMS-Backend ohne Abstimmung mit dem RIS-Support. Die Rechteverwaltung erfolgt bis auf wenige Ausnahmen (Newsmodul und ggf. Hilfeseiten) ausschließlich im DMS, um eventuelle Zugriffe nicht autorisierter Personen auf bestimmte Bereiche und Funktionen steuern zu können.

Der Status des Nutzerkontos wird farblich gekennzeichnet. Aktive Nutzer sind mit einem grünen Symbol gekennzeichnet. Nutzer, die beispielsweise ein neues Passwort angefordert oder sich noch nicht im System angemeldet haben, werden mit einem orangen Symbol markiert.

Die E-Mail-Adresse wird aus der Benutzerverwaltung entfernt, wenn keine gültige E-Mail-Adresse exportiert wurde. Als Beispiele für ungültige Adressen sind zu nennen:
* Intern: Vorname Nachname
* vorname.nachname[at]kommune.de
* vorname.nachname@kommune

Wichtige Inhalte des Benutzerkontos (Benutzer bearbeiten):

* Benutzer
:* Benutzername (Login-Kennung des Nutzers; Generiert aus der REGISAFE-XML)
:* Passwort (verschlüsselt)
:* Redaktionsbereich-Anmeldung erlauben (Backend-Zugriff für den Nutzer aktivieren/deaktivieren)
* Persönliche Angaben (werden aus der REGISAFE-XML übermittelt, außer das Profilbild)
:* Profilbild (eine lokale Datei auswählbar)

Wenn (neue) Nutzer ein Passwort vergeben, muss dieses folgende Mindestanforderungen erfüllen:
* mind. 8 Zeichen,
* mind. 1 Sonderzeichen,
* mind. 1 Großbuchstabe und
* 1 Kleinbuchstabe

[[Image:RIS_Switch-to-User.JPG|miniatur|Switch-To-User]]
Pro Nutzer kann ein Profilbild hinzugefügt werden. Diese Funktion ist unabhängig von REGISAFE, so dass das Hochladen direkt im Administrationsbereich von BürgerPLUS Ratsinformation erfolgen muss. Die Ausgabe erfolgt in der Personenliste und in der Detailansicht der Person.

Um bei einem Nutzer auftretende Fehler besser und schneller überprüfen zu können, wurde die Funktion "Switch-to-User" für den web-Admin aktiviert. Ohne das Passwort des jeweiligen Nutzers kennen zu müssen, können Administratoren damit die Rolle und Rechte des Nutzers übernehmen und den gemeldeten Fehler sichten. Wechselt ein Administator in die Rolle eines Nutzers wird dies in der Syslog vermerkt.

= Seitenbaum =

Im Seitenbaum wird die Navigation definiert. Bei der Installation wird eine Standard-Navigation vorgegeben, die gemeinsam mit dem Kunden angepasst werden kann.

== Standardelemente der Navigation des Seitenbaums ==
* Persönlicher Bereich
** Mandatsträgermodus
** Kontaktformular
* Sitzungskalender
* Sitzungstermine
**Sitzungstermine (Archiv)
* Gremien
* Personen
* Fraktionen
* Dokumente
* Suche
* Passwort zurücksetzen
* Hilfe
* Datenschutzerklärung
* Impressum
* Abmelden

== Anlegen und Bearbeiten von Menüpunkten ==

[[Image:04_V2-3Ratsinformation Administration Anlegen von Menüpunkten.png|miniatur|Anlegen und Bearbeiten von Menüpunkten]]

Administratoren stehen folgende Funktionen zur Bearbeitung des Seitenbaums zur Verfügung:

* Anzeigen (zeigt den Menüpunkt im Portal an)
* Bearbeiten (öffnet die Bearbeitungsmaske, um einen Menüpunkt editieren zu können)
* Hinzufügen (fügt eine Unterseite am aktuell gewählten Menüpunkt ein)
* Umbenennen (ändert den Menütitel jedoch nicht den Alias)
* Rechte setzen (die Sichtbarkeit und Bearbeitungsmöglichkeiten können über die Rechte gesteuert werden)
* Seitencache löschen (entfernt alle bisher aufgerufenen Versionen der entsprechenden Webseite)
* Ausschneiden (der Menüpunkt wird vom aktuellen Knoten ausgeschnitten und kann an einem anderen Knotenpunkt eingefügt werden)
* Kopieren (der Menüpunkt wird dupliziert und kann an einem anderen Knotenpunkt eingefügt werden)
* Einfügen (zuvor ausgeschnittene oder kopierte Menüpunkte können an beliebigen anderen Knotenpunkten eingefügt werden)
* Entfernen (löscht den ausgewählten Menüpunkt)

Folgende Einstellungen müssen beim Anlegen eines neuen Menüpunktes beachtet werden:

*Reiter Menüdaten:
** Titel (Pflichtfeld)
** Alias (Pflichtfeld)

[[Image:05_V2-3Verstecker menuepunkt.png|miniatur|Anlegen eines versteckten Menüpunktes]]
[[Image:06_V2-3Verstecker menuepunkt sichtbarkeit.png|miniatur|Anlegen eines versteckten Menüpunktes beim Reiter Sichtbarkeit]]

Soll ein versteckter Menüpunkt erstellt werden, sind zusätzlich folgende Einstellungen zu übernehmen:

*Reiter Menüdaten
**Anzeigeverhalten
*** Seite bei Login anzeigen

*Reiter Sichtbarkeit
**Benutzer: RIS - alle importiert
**Rechteprüfung aktivieren

'''Wichtiger Hinweis:''' Bitte sehen Sie davon ab weitere Änderungen in den Masken vorzunehmen. Diese können weitreichende Auswirkungen auf die Außenansicht und Funktionsfähigkeit des Ratsinformationssystems haben. Wenden Sie sich bitte an das Support-Team.

'''Häufiger Fehler:''' Menüpunkte können so konfiguriert werden, dass Sie ausschließlich für Nutzer mit einem Login sichtbar sind. In der öffentlichen Ansicht stehen sie scheinbar nicht mehr zur Verfügung. Jedem Nutzer, der die URL kennt, ist es jedoch möglich die Seite auch ohne Login aufzurufen. Um dies zu verhindern genügt es nicht, das Anzeigeverhalten des Menüpunktes auf "Seite nach Login anzeigen" zu setzen. Zusätzlich muss im Reiter "Sichtbarkeit" der Besitzer auf "RIS - alle importiert" geändert und der Haken bei "Rechteprüfung aktivieren" gesetzt sein.

= Ratsinformationssystem =

Das Fachmodul "Ratsinformationssystem" ermöglicht Einsicht in die Bereiche:

* [[#Import|Import]]
* [[#Administration|Administration]]
* [[#Modulvorlagen|Modulvorlagen]]
* [[#Teilnahme|Teilnahme]]
* [[#Statistik|Statistik]]
* [[#Hilfe|Hilfe]]

== Import ==

=== letzter Import ===

[[Image:01_V2-3GeoCMS-Modul Ratsinformation.png|miniatur|Import Status]]

Unter dem Punkt "aktueller Import" wird nur der aktuellste Import angezeigt. Sonstige Importe befinden sich im Archiv.
Der Import kann automatisch starten oder durch "Importjob starten" manuell ausgelöst werden. Es besteht die Möglichkeit, Importjobs zurückzusetzen. Durch Anzeige der Logs kann das gesamte Importverfahren nachvollzogen werden. Die Anzeige der importierten Daten im XML-Format ist ebenfalls möglich.

* erweitertes Logging beim XML-Parsen
* Warnungen bei fehlendem/ungültigem RISBEREICH für Personen in Basisgremien-/Sitzungsverteiler
* Weitergabe der Warnings an den Log des Importjobs

Die verschiedenen Status eines Imports werden auch farblich gekennzeichnet:

* Grün: der Import war erfolgreich, an der Importdatei gab es Änderungen
* Orange: der Import war erfolgreich, an der Importdatei gab es keine Änderungen
* Rot: beim Import sind Fehler aufgetreten

=== Importarchiv ===

[[Image:08_V2-3Ratsinformation-Archivierte Importe.png|miniatur|Import-Archiv]]

Alle bereits vergangenen Importe befinden sich im Archiv. Sobald ein neuer aktueller Import durchgeführt wird, wird ein älterer ins Archiv verschoben. Archivierte Importe können nicht mehr zurückgesetzt werden. Die Import-Logs und die importierten Daten in einer XML-Struktur können dennoch angezeigt werden. Die Sortierung kann selbstständig vorgenommen werden, durch Klick auf den Tabellenkopf für die entsprechende Spalte, nach der geordnet werden soll. Zur vereinfachten Recherche im System steht die Suchfunktion zur Verfügung.

== Administration ==

[[Image:09_V2-3Ratsinformation-Administration.png|miniatur|Administration]]

Ermöglich Zugriff auf:

* [[#Systemkonfiguration|Systemkonfiguration]]
* [[#Verändern der Sichtbarkeit|Verändern der Sichtbarkeit]]
* [[#Notizen bearbeiten|Notizen bearbeiten]]
* [[#Nutzerkonten zurücksetzen|Nutzerkonten zurücksetzen]]
* [[#Nutzerkonten bearbeiten|Nutzerkonten bearbeiten]]
* [[#Systemlogs|Systemlogs]]

=== Systemkonfiguration ===

[[Image:10_V2-3Ratsinformation-Systemkonfiguration.png|miniatur|Administration - Systemkonfiguration]]

Die Systemkonfiguration ist Nutzern mit administrativen Berechtigungen vorbehalten (Superuser, Administrator, Web-Admin). In diesem Bereich werden systemweite Einstellungen vorgenommen.

'''Reiter der Systemkonfiguration:'''

* [[#Reiter Konfiguration|Reiter Konfiguration]]
* [[#Reiter Benachrichtigungen|Reiter Benachrichtigungen]]
* [[#Reiter_Schriftstücke|Reiter Schriftstücke]]
* [[#Reiter_PDF Sicherheit|Reiter PDF Sicherheit]]
* [[#Reiter Adressen|Reiter Adressen]]
* [[#Reiter Datenschutz|Reiter Datenschutz]]
* [[#Reiter Import|Reiter Import]]

Die Reiter sind erreichbar über den Button "ändern" (Ratsinformation > Administration > Systemkonfiguration > ändern).

==== Reiter Konfiguration ====

[[Image:11_V2-3Ratsinformation-Reiter Konfiguration.png|miniatur|Reiter Konfiguration]]

Iconset

Bei der Verwendung von Iconsets kann zwischen REGISAFE-Standard-Icons und hinterlegten Open-Source-Icons gewählt werden.

Authentifizierung

Die Login-Kennung für die Anmeldung am System kann eingestellt werden:

* Adresskennung (REGISAFE Standard): Nachname Vorname Kommune
* E-Mail
* Titel, Vorname, Nachname

"Überschreiben der Login-Kennung darf aktualisiert werden" ermöglicht die automatische Änderung bestehender Nutzerkonten (Info an Nutzer per E-Mail).

CMS-Nutzerkonten basieren auf Adressfeldern mit dem Kennzeichen "öffentlich" oder "nicht öffentlich". Import der Basisgremienverteiler und Sitzungsverteiler erzeugt nun Nutzergruppen in der Benutzerverwaltung.

Bei der Einstellung der Zielseite für den E-Mail-Link zum initialen Setzen des Nutzer-Passworts handelt es sich um ein Pflichtfeld. Die Standard-Einstellung für die Zielseite des E-Mail-Links zum initialen Setzen des Nutzer-Passworts ist die Seite "Login authentifizieren".

Mandantensystem

Es kann optional ausgewählt werden, ob Verwaltungskennungen für Mandantensysteme verwendet werden sollen.

Erweitert

Konfigurieren der URL zum Support-Web.

Einblenden von Entwicklermeldungen steuert den Umfang der Debug-Ausgaben des Ratsinformationssystems. Debug-Ausgaben sind nur für Entwicklungszwecke oder im Fehlerfall notwendig.

==== Reiter Benachrichtigungen ====

[[Image:12_V2-3Ratsinformation2b-E-Mail Versand.png|miniatur|E-Mail-Versand]]

Konfigurieren des E-Mail-Versandes und der Administrator-Benachrichtigungen.

'''E-Mail-Versand'''

Der E-Mail-Versand und das Zurücksetzen von Nutzerdaten an Gremienmitglieder werden nur aktiviert, wenn eine Admin-E-Mail des Kunden hinterlegt ist.

* ''Nutzer-Benachrichtigungs E-Mail Versand'' aktiviert -> E-Mail geht an Mandatsträger
* Ist kein Versand an Mandatsträger aktiv, werden alle E-Mails an einen Mandatsträger nun an den Admin weitergeleitet.
* Ist auch der Versand an den Admin bzw. systemweit deaktiviert, oder gab es einen Fehler beim Versenden, wird nun ein Fehler im Systemlog geschrieben.

Für den Versand im HTML-Format wurde auf Multipart-E-Mails umgestellt (ist auch für Clients lesbar, die keine HTML-E-Mail darstellen können).

'''Postfach für E-Mailversand'''

Konfiguration eines eigenen Absender-Postfachs ist möglich. E-Mail-Versand kann wahlweise im HTML-Format (Einbettung von Bilddateien) erfolgen. Dies wird statt der E-Mail-Adresse noreply@geocms.net für alle Meldungen (z.B. Importjobs) oder Passwortlinks verwendet.

Nach der Konfiguration der Einstellungen kann eine Test-E-Mail versandt werden.

Es wird empfohlen ein separates Postfach einzurichten, z.B. ris@kundendomain.de

'''Administrator-Benachrichtigungen'''

Hier kann die Betreffzeile der E-Mail-Benachrichtigungen geändert werden (nicht empfehlenswert) und mehrere E-Mail-Adressen für die Administrator-Benachrichtigungen hinterlegt werden.

'''Informationsdienst'''

Konfiguration oder Deaktivierung des Informationsdienstes:

* Festlegen des Betreffs der E-Mails des Informationsdienstes. Bei leerem Feld wird der Standard verwendet.
* Informationsdienst für festgelegte Status erzwingen (jeder Nutzer erhält Benachrichtigung über die hier selektierten Status)
* Informationsdienst für festgelegte Status verbergen (kein Nutzer erhält Benachrichtigung über die hier selektierten Status)
Wird kein Status selektiert, kann jeder Nutzer frei wählen, ob er die Benachrichtigung für den entsprechenden Status erhalten möchte.

Standard des Betreffs:

Informationsdienst BürgerPLUS Ratsinformation "##WEB_NAME##" vom ##DATUM##"

Mögliche Platzhalter:

* ##DATUM## - Datum im Format DD.MM.JJJJ HH:MM
* ##WEB_NAME## - Name der BürgerPLUS Ratsinformation Instanz
* ##MANDANT## - Name der Verwaltungskennung" name="flexml::infodienst_subject"

==== Reiter Schriftstücke ====

[[Image:13_V2-3Ratsinformation-Reiter Schriftstuecke.png|miniatur|Reiter Schriftstücke]]

Dateinamen werden nicht mehr Case-Sensitive ausgewertet (Groß-/Kleinschreibung). Dateinamen, die fälschlicherweise URL-kodiert übergeben werden, können nun ausgewertet werden. Unterstützt werden die neuen Schriftstück ArtIDs "Sitzungsunterlage" und "RISZusatzDokument".

Dateibehandlung

Die Dateibehandlung gibt an wie Dokumente, wenn sie im Web geöffnet werden, behandelt werden.

Mögliche Einstellungen:

* immer downloaden
* wenn möglich im Browser darstellen

Bezeichnung der Schriftstück ArtIDs

Den bekannten Bezeichnungen von Schriftstücken können andere Bezeichnungen zugewiesen werden. Die im Feld angegebene Bezeichnung überschreibt die Standardangabe.
Bsp.: Der „Sitzungsniederschriftsauszug“ wird „Protokollauszug“ im RIS-Web genannt.

Anzeige der Schriftstücke

Den Dokumenttypen kann zugewiesen werden, ob es sich um ein Sitzungsschriftstück (bei Reiter "Sitzungsdokumente" angezeigt) oder um ein Tagesordnungsschriftstück (be Reiter "Tagesordnung" angezeigt) handelt.

Anlagen

* Vom Hauptdokument (Anlagen werden neben dem Hauptschriftstück angezeigt; empfohlene Einstellung)

* Nur im Login-Bereich (Anlagen können nur gesehen werden, wenn man angemeldet ist, betrifft auch öffentliche TOP, d.h. Bürger können zwar das Hauptschriftstück, aber nicht die Anlage sehen)

Zusätzliche Dokumente

Die Zielseite für Zusätzliche Dokumente und die Mandantenzuordnung kann festgelegt werden.

==== Reiter PDF Sicherheit ====

[[Image:14_V2-3PDF-Sicherheit.png|miniatur|PDF-Sicherheit]]

'''Wasserzeichen'''

Systemweit kann vom Administrator ein Wasserzeichen für alle PDF-Dateien aktiviert werden. Das Wasserzeichen kann individuell
gestaltet und als PDF hinterlegt werden.

Folgende Arten von Wasserzeichen stehen zur Verfügung:
* Stempel (Standard): Das Wasserzeichen wird über den Text gelegt. Insbesondere bei Bildern ist dies zu empfehlen. Die Lesbarkeit kann je nach Wasserzeichen ggf. eingeschränkt sein.
* Hintergrund: Das Wasserzeichen wird unter dem Text eingefügt. In PDF-Dokumenten mit Bildinhalten ist das Wasserzeichen ggf. verdeckt.

[[Image:14_V2-3PDF-Sicherheit-Wasserzeichen.png|miniatur|PDF mit Wasserzeichen und benutzer- und zeitabhängiger Fußleiste]]

Wird ein Wasserzeichen für die Dateien verwendet, so erscheinen der Nutzername sowie ein Zeitstempel in der Fußzeile des Dokumentes.
Möchten Sie diesen Hinweis anzeigen, jedoch kein Wasserzeichen hinterlegen, laden Sie ein leeres PDF-Dokument im System hoch und stellen Sie es als Wasserzeichen für den Hintergrund ein.

'''Verschlüsselung'''

Systemweit kann vom Administrator ein Passwort für alle Schriftstückdownloads/Sitzungsmappen aktiviert werden. Wichtig: Der Passwortschutz gilt nur für nicht öffentlich sichtbare Schriftstücke! Öffentliche Schriftstücke sind weiterhin ohne einen Passwortschutz aufrufbar. Das Passwort ist nicht nutzerspezifisch und muss allen Nutzern bekannt gegeben werden.

Mit dem Passwortschutz können folgende Berechtigungen in PDF-Dateien gesetzt werden:
* keine (nur ansehen): Nutzer können das PDF herunterladen und öffnen. Andere Aktionen, wie Drucken, Hinzufügen von Anmerkungen in einem PDF-Programm oder Zusammenfügen mit anderen Dokumenten, sind nicht möglich.
* alle Berechtigungen: Nutzer können das PDF herunterladen und öffnen. Alle anderen Aktionen, wie Drucken, Hinzufügen von Anmerkungen in einem PDF-Programm oder Zusammenfügen mit anderen Dokumenten, sind möglich.
* eigene Vorgabe: Nutzer können das PDF herunterladen und öffnen. Hier kann der Admin selber bestimmen, welche Aktionen erlaubt sind: Drucken, Hinzufügen von Anmerkungen in einem PDF-Programm oder Zusammenfügen mit anderen Dokumenten. Bitte beachten Sie: in PDF-Betrachtern (z. B. Acrobat Reader) können die Berechtigungen andere Bezeichnungen tragen.

[[Image:14_V2-3PDF-Sicherheit-Frontend.png|miniatur|PDF-Verschlüsselung im Frontend]]

Erfolgte die Aktivierung der PDF-Verschlüsselung sowie die Vergabe eines systemweiten PW durch den Admin, so kann jeder Nutzer anschließend im persönlichen Bereich der Ratsinformations-Webseite (Frontend) unterhalb des Punktes "PDF Verschlüsselung" im Reiter „Profildaten“ das Admin-PW überschreiben. Trägt der Nutzer nichts ein, gilt das Admin-PW.

==== Reiter Adressen ====

[[Image:15_V2-3Ratsinformation-Reiter Adressen.png|miniatur|Reiter Adressen]]

Konfiguration der Darstellung der Adresse:

* Adressen sind in bestimmte Blöcke unterteilt, für die jeweils eine Überschrift und eine CSS-Klasse festgelegt werden kann
* Einteilung in Adressblöcke
* Festlegung der zu verwendenden Felder je Block
* Konfiguration der Formatierung (Name in der Ausgabe, Zeilenumbruch, relevant für Listenansicht)
* Adressrendering über herkömmlichen Weg, wenn keine Adressfelddefinition hinterlegt ist
* wenn nur ein Feld definiert ist: Verwendung dieser Konfiguration

==== Reiter Datenschutz ====

[[Image:16_V2-3Ratsinformation-Reiter Datenschutz.png|miniatur|Reiter Datenschutz]]

Logging von Nutzerinteraktionen

* Logging von Schriftstückdownloads als Nachweis der „Zustellung“ von z.B. Einladungen
** optional de-/aktivierbar
** bei Download von Zip Archiven wird es als ein Log zusammengefasst

Tagesordnungspunkte

Es kann konfiguriert werden, ob der öffentlich hinterlegte Text für Tagesordnungspunkte angezeigt werden soll, z.B. wenn der Nutzer als "befangen" eingestuft wird, oder ein eigener Text. Bei Letzterem erscheint ein Freitextfeld.

==== Reiter Import ====

[[Image:Ratsinformation-Reiter_Import.PNG|miniatur|Reiter Import]]

Schnittstelle

Das Dateiformat für die Schnittstelle kann konfiguriert werden (Standard: KommunalPLUS Ratsinformation).

Quelle

Das Quell-Verzeichnis gibt den Pfad der zu importierenden Daten an.

Autoimport

* Service URL der Server Warteschlange

* Systemerkennung in der Server Warteschlange

=== Veränderung der Sichtbarkeit ===

Übersicht aller Sitzungen und Schriftstücke im System mit Veröffentlichungsbereich. Ermöglicht das Offline-Setzen eines einzelnen Datensatzes.

[[Image:18_V2-3Notizen bearbeiten.png|miniatur|Notizen bearbeiten]]

=== Notizen bearbeiten ===

Scheidet ein Nutzer unerwartet aus, verbleiben oft noch in Sitzungen erstellte Notizen im System. Für Administratoren wurde daher eine Möglichkeit geschaffen, diese Notizen unter datenschutzrechtlichen Aspekten vollständig aus dem System zu entfernen. Der Administrator erhält dabei keinen Zugriff auf die Inhalte, sondern kann lediglich an Hand des Notiz-Titels entscheiden, welche Notizen eines Nutzers gelöscht werden sollen.
* Möglichkeit der Suche nach einem Nutzer in der Auswahl
* Anzeige folgender Informationen:
:* ID
:* Nutzer mit Login-Kennung und E-Mail-Adresse
:* Datum der letzten Änderung
:* Sitzungstitel

=== Nutzerkonten zurücksetzen===

[[Image:19_V2-3Ratsinformation Zuruecksetzen der Zugangsdaten.png|miniatur|Zurücksetzen der Nutzerkonten]]

Hier erscheint eine Übersicht aller importierten Nutzer. Ermöglicht das Neu-Versenden eines Initial-Passworts an Nutzer, abhängig von der Aktivierung des [[#Reiter Benachrichtigungen|E-Mail-Versand]].

Icons kennzeichnen Nutzer mit nicht vorhandenen bzw. mehrmals vergebenen E-Mail-Adressen.

Der Link hat eine Gültigkeit von 24 Stunden.

[[Image:20_V2-3Nutzerkonten bearbeiten.png|miniatur|Bearbeiten von Nutzerkonten]]

=== Nutzerkonten bearbeiten ===

Nutzer, die in der XML als "gelöscht" markiert sind, werden nicht vollständig aus der Datenbank entfernt, um eine Wiederherstellung bei unbeabsichtigtem Löschen zu ermöglichen.

Unter diesem Punkt kann der web-admin ein oder mehrere Nutzer temporär löschen (soft-delete) oder wiederherstellen. Das unwiederbringliche Löschen aus der Datenbank (hart-delete) ist weiterhin nur durch den RIS-Support möglich, da bei einem versehentlichen Löschen ein Komplett-Export notwendig wird. Melden Sie sich gern kurzfristig bei uns, sollten Sie einen Nutzer vollständig aus der Datenbank löschen wollen.

'''Hinweis:''' Das Löschen im Ratsinformationssystem ist eine temporäre, kurzfristige Lösung. Der Nutzer muss in jedem Fall auch im DMS für den Export deaktiviert werden und darf nicht mehr in der XML erscheinen. Andernfalls wird der Nutzer wiederholt importiert und im Ratsinformationssystem angelegt.

=== Systemlogs ===

[[Image:21_V2-3Ratsinformation Sytemereignisse.png|miniatur|Systemereignisse]]

Hier kann die Einsicht in Systemmeldungen erfolgen.

Systemereignisse sind

* suchbar nach:
:* Text und
:* Datum oder
:* Zeitspanne

* filterbar nach:
:* alle,
:* Hinweise,
:* Warnungen,
:* Fehler und
:* Erfolg

* sowie sortierbar nach:
:* ID,
:* Art,
:* Nutzer,
:* Datum/Uhrzeit,
:* Modulkontext,
:* erweiterter Kontext,
:* Ereignis und
:* Beschreibung.

== Modulvorlagen ==

[[Image:22_V2-3Ratsinformation2 Konfiguration Modulvorlagen.png|miniatur|Konfiguration Modulvorlagen]]

Eine Modulvorlage dient der einfachen und systemweiten Konfiguration der Ausgabe. Es können mehrere Modulvorlagen angelegt werden. Modulvorlagen werden an den Modulen der Menüpunkte im [[#Seitenbaum|Seitenbaum]] ausgewählt, wobei pro Menüpunkt nur eine Modulvorlage ausgewählt werden kann. Die Konfiguration für die Ausgabe erfolgt ausschließlich über die Modulvorlagen.

'''Reiter der Modulvorlage'''

* [[#Reiter Allgemein|Allgemein]]
* [[#Reiter Darstellung|Darstellung]]
* [[#Reiter Sitzungen|Sitzungen]]
* [[#Reiter Kalender|Kalender]]
* [[#Reiter Personen|Personen]]
* [[#Reiter Gremien|Gremien]]
* [[#Reiter Suche|Suche]]
* [[#Reiter Dokumenten Liste|Dokumenten Liste]]
* [[#Reiter Notizen|Notizen]]
* [[#Reiter Newsmodul|Newsmodul]]
* [[#Reiter App|App]]

'''Vorteile gegenüber der direkten Konfiguration am Menüpunkt'''

* Konfiguration der Modulvorlage an einem zentralen Punkt
* einfache Nachkonfiguration neuer oder zuvor nicht genutzter Funktionen
* keine Anpassung aller Menüpunkte notwendig
* Verringerung fehlerhafter oder fehlender Konfigurationen an einzelnen Menüpunkten (führte in der Vergangenheit zu Missverständnissen in der Ausgabe)

Die Einstellungen in der Modulvorlage können beliebig vorgenommen werden. Für alle Reiter gilt, dass der Systemstandard mit einem Klick wiederhergestellt werden kann.

Weiterhin können, wenn notwendig, am einzelnen Menüpunkt abweichende Einstellungen vorgenommen werden.

==== Reiter Allgemein ====

[[Image:23_V2-3Ratsinformation Konfiguration-Allgemein.png|miniatur|Konfigurationsmöglichkeiten Allgemein]]

Im Reiter Allgemein kann die Grundeinstellung der Modulvorlage vorgenommen werden. Dazu zählen die Vergabe einer eindeutigen Bezeichnung sowie die Auswahl des Mandantensystems.

==== Reiter Darstellung ====

[[Image:24_V2-3Ratsinformation Konfiguration-Darstellung.png|miniatur|Konfigurationsmöglichkeiten für Darstellung]]

Listen

Daten, die in einer Liste ausgegeben werden, können in ihrer Anzahl variiert werden. Es können bis zu 50 Einträge pro Seite angezeigt werden.

Datumsformat

Das Datumsformat (inklusive Uhrzeit) kann konfiguriert werden, z.B. für die Ausgabe der Sitzungen in der Listenansicht.

Zusätzliche Ausgabe

Ausgewählt werden können:

* Ausgabe von Vertretern in Sitzungsteilnehmer Listen
* Ausgabe von Vertretern in Basisgremien Listen
* Ausgabe von Parteien
* Ausgabe von Fraktionsvorsitzenden
* Ausgabe von zusätzlichen Funktionen
* Ausgabe von Drucksachennummern
* Ausgabe des Öffentlichkeitsstatus bei Schriftstücken mit Bezug zu einem TOP
* Filtermöglichkeit für Personenliste
* Filtermöglichkeit für Fraktionenliste
* Filtermöglichkeit für Parteienliste

Features deaktivieren

Folgende Features können ausgeschalten werden:

* Notizfunktion an Sitzung deaktivieren
* Downloadmöglichkeit für Sitzungsmappe deaktivieren
* Downloadmöglichkeit für Gesamtdokument deaktivieren
* Downloadmöglichkeit für elektronische Visitenkarte deaktivieren
* Link "auf Karte anzeigen" deaktivieren
* Ausgabe von Jahres Auswahl in Sitzungs-Archiv deaktivieren
* Ausgabe von "Vertreter für Gremiumsmitglieder" deaktivieren
* Einbindung der Javascript Bibliothek jQuery deaktivieren
* Einbindung der Javascript Bibliothek jQuery-UI deaktivieren
* Zusammenfügen von AssetsCompiler deaktivieren

==== Reiter Sitzungen ====

[[Image:25_V2-3Ratsinformation Konfiguration-Sitzungen.png|miniatur|Konfigurationsmöglichkeiten für Sitzungen]]

Sitzungsdetails

Bei der Darstellung der Sitzungsdetails kann zwischen einer Listenansicht (einfache Anordnung untereinander), Akkordeonansicht (untereinander angeordnete Klappboxen) oder der Darstellung mit Reitern (Anordnung nebeneinander) gewählt werden.

Weiterhin ausgewählt werden kann:

* Titel des Sitzungs-Schriftguts anzeigen
* Titel von Anlagen des Sitzungs-Schriftguts anzeigen
* Titel des Schriftguts der Tagesordnungspunkte anzeigen (über Tooltip)
* Titel von Anlagen des Tagesordnungspunkt-Schriftguts anzeigen (über Tooltip)

Sitzungstitel

Die Darstellung des Wochentags kann beeinflusst werden. Zunächst kann eingestellt werden, ob die Wochentage überhaupt ausgegeben werden sollen. Bei der Art kann zwischen der Kurz- und der Langform unterschieden werden. Es kann ein beliebiger Trenner zwischen Wochentag und Datum angegeben werden. Optional können zwischen Datum und Uhrzeit oder vor dem Sitzungsnamen, ebenfalls Trenner eingefügt werden.

==== Reiter Kalender ====

[[Image:26_V2-3Ratsinformation Wochenansicht Sitzungskalender.png|miniatur|Darstellungsmöglichkeiten im Kalender am Beispiel der Wochenansicht]]

[[Image:26_V2-3Ratsinformation Konfiguration-Kalender.png|miniatur|Konfigurationsmöglichkeiten für Kalender]]

Neben der Kalenderdarstellung kann an dieser Stelle auch die Ausgabe der Kalendereinträge konfiguriert werden.

Kalenderdarstellung

Die Startansicht unterscheidet zwischen Monat (Standard), Woche und Tag. Dabei kann für Woche und Tag die einfache oder detaillierte (mit Stundenraster) Ansicht gewählt werden.

Kalendereinträge

Standardmäßig wird die Gremiumsbezeichnung im Kalender ausgeschrieben. Um unschöne Umbrüche zu vermeiden, kann an dieser Stelle die Abkürzung der Gremiumsbezeichnung aktiviert werden. Mit der Aktivierung stehen Tooltips und eine Legende optional zur Verfügung.

Farbwerte

Termine und Tooltips können jeweils mit einer auf das Kundenweb angepassten oder vom Kunden gewünschten Farbe versehen werden.
Werden die Feldwerte leer gelassen, erfolgt die Darstellung in Standardfarben (hellblau). Evtl. wird die Hintergrundfarbe von der im Template festgelegten Farbe überschrieben.

'''Empfohlene Einstellung'''

* Gremiumsbezeichnung = Abkürzung
* Tooltip anzeigen = aktiviert
* Legende anzeigen = aktiviert

Internetkalender

Hierüber kann der Download des Kalenders (*.ics-Format) aktiviert werden.

==== Reiter Personen ====

[[Image:27_V2-3Ratsinformation2 Konfiguration Personen.png|miniatur|Konfigurationsmöglichkeiten für Personen]]

Bilddarstellung

An dieser Stelle kann die Anzeige hinterlegter Bilder der Personen (Benutzerverwaltung) nach Bereichen konfiguriert werden:

* keine Anzeige
* im Bürger-Bereich (ohne Anmeldung am RIS sichtbar)
* im Login-Bereich (nur nach Anmeldung am RIS sichtbar)
* keine Einschränkung

Detail Bild - Listen Bild - Vollbild

Hier können jeweils die Abmessungen der Bilddarstellungen konfiguriert werden.

==== Reiter Gremien ====

[[Image:28_V2-3Ratsinformation2 Konfiguration Gremien.png|miniatur|Konfigurationsmöglichkeiten für Gremien]]

Ausgabe

Die Anzeige leerer Gremien kann optional aktiviert werden (Standard: aus). Bei Deaktivierung werden nur Gremien angezeigt, bei denen auch Mitglieder vorhanden sind.

Sitzungskalender

Optional kann die Einstellung erfolgen, dass für jedes Gremium ein anderer Farbwert verwendet wird (Standard: aus). Bei Aktivierung dieser Option öffnet sich die Konfiguration "Farbwerte".

Farbwerte

Hier kann für jedes ausgewählte Gremium eine Farbe für den Hintergrund, den Rahmen und die Schrift selektiert werden. Evtl. wird die Hintergrundfarbe von der im Template festgelegten Farbe überschrieben.

==== Reiter Suche ====

[[Image:29_V2-3Ratsinformation2 Konfiguration Suche.png|miniatur|Konfigurationsmöglichkeiten für die Suche]]

Allgemeine Suchoptionen

Um das Suchformular nutzen zu können, muss der Haken bei "Suchformular anbieten" gesetzt sein. Bei der Art der Suche kann zwischen der einfachen und der erweiterten Suche unterschieden werden. Es kann eingeschränkt werden, auf welche Inhalte die Suche zugreifen darf ("Suche in folgenden Inhalten gestatten"). Damit kann die Suchausgabe eingeschränkt werden. Bei der erweiterten Suche kann zusätzlich ausgewählt werden, ob die erweiterten Suchmöglichkeiten im Frontend beim ersten Aufruf bereits aufgeklappt erscheinen sollen.

Formularelemente der Erweiterten Suche

Optionen, die in der erweiterten Suche eingeblendet werden können und mit denen die Sucheingabe beeinflusst werden kann:
* "Suche nach Gremium" anzeigen (bei Auswahl von "Personen", "Schriftstücke", "Sitzungen" oder "Tagesordnungspunkte" als Suchbereich)
* "Suche nach Schriftstückart" anzeigen (bei Auswahl von "Schriftstücke" als Suchbereich)
* "Suche nach Zeitraum" anzeigen (bei Auswahl von "Schriftstücke", "Sitzungen" oder "Tagesordnungspunkte" als Suchbereich)

Die Darstellung der Suchtreffer für Schriftstücke entspricht der Darstellung der Dokumentenliste inklusive der dortigen Konfiguration.

==== Reiter Dokumenten Liste ====

[[Image:30_V2-3Ratsinformation2 Konfiguration DokumentenListe.png|miniatur|Konfigurationsmöglichkeiten für Dokumenten Liste]]

Ausgabe

Es kann ausgewählt werden, ob nur die Schriftstück-Arten angezeigt werden sollen, die in der untenstehenden Sortierung enthalten sind.
Die Anzeige leere Einträge in der Schriftstück ArtID Liste kann optional aktiviert werden (Standard: aus). Bei Deaktivierung werden nur Schriftstück-Arten angezeigt, zu denen auch Dokumente vorhanden sind.

Dokumentenliste

Der Titel des Schriftstückes ist standardmäßig aktiviert. Optional kann diese Einstellung geändert werden. Anlagen und Anlage-Titel können angezeigt oder ausgeblendet werden.

Sortierung

In der Sortierung können die Schriftstückarten, die verwendet werden sollen, und deren Reihenfolge festgelegt werden. Jeder Dokumententyp kann innerhalb der Reihenfolge nur einmal vorkommen.

Innerhalb einer Schriftstückart erfolgt die Sortierung anhand des Zeitbezugs des Dokuments. Hierbei wird von allen Sitzungen, in der das Schriftstück verwendet wird, die aktuellste Sitzung ermittelt.

==== Reiter Notizen ====

[[Image:31_V2-3Ratsinformation2 Konfiguration Notizen.png|miniatur|Konfigurationsmöglichkeiten für Notizen]]

Konfigurieren der Nutzerauswahl und möglicher Einschränkungen für das Teilen von Notizen.

Nutzerauswahl

* nur Teilnehmer der Sitzung und Nutzer mit zusätzlichem Zugriff auf die Sitzung (Standard)
* nur Teilnehmer der Sitzung
* alle Nutzer, unabhängig von Zugriffsberechtigungen

Mögliche Einschränkungen

* Gremien
* Fraktionen
* Parteien
* Funktion im Gremium
* Zusätzliche Funktion

==== Reiter Newsmodul ====

[[Image:32_V2-3Ratsinformation2 Konfiguration Newsmodul.png|miniatur|Konfigurationsmöglichkeiten für das Newsmodul]]

[[Image:32_V2-3Ratsinformation2 Konfiguration Newsmodul Seite.png|miniatur|Auswahl der Detailseite]]

Hierüber kann die Anzeige des Newsmoduls im Sitzungskalender aktiv geschalten werden. Bei Aktivierung wird die Möglichkeit geboten, für jede Kategorie zu bestimmen, auf welcher Webseite (Detailseite) die Artikel erscheinen sollen, sowie eine Farbe für den Hintergrund, den Rahmen und die Schrift festzulegen.

==== Reiter App ====

Hier können Konfigurationen für die BürgerApp vorgenommen werden.

[[Image:33_V2-3Ratsinformation2 Konfiguration App.png|miniatur|Konfigurationsmöglichkeiten für die App]]

Integration

* Überschrift
* Festlegung der Spaltenanzahl im Startbildschirm (Homescreen)
* Login über Webcontainer ermöglichen: Login Schaltfläche im Startbildschirm erscheint (Ersatz für Login über nativen App-Rahmen)

Eigene Styles

* eigene Styles (brain-SCC) oder kundenspezifische Stylesheets per CSS einfügen (kunde.css)

== Teilnahme ==

[[Image:34_V2-3Teilnahme.png|miniatur|Teilnahme]]

Der Punkt "Sitzungsteilnahme" ermöglicht die Sortierung nach ID, Externer ID, Kennung, Sitzungsbeginn und Status. Eine Suche anhand eines Textes und des Zeitraums der Sitzung kann ebenfalls erfolgen.

Am Ende jeder Zeile wird der Button "Teilnehmer anzeigen" zur Verfügung gestellt. Hierüber werden alle Sitzungsteilnehmer mit deren Zu- oder Absagen einer Teilnahme tabellarisch ausgegeben.
Es wird eine Exportfunktion im CSV-Format (z.B. für Excel) angeboten.

'''Hinweis:''' Um die Sitzungsteilnehmer zu sehen, wird die Nutzung des Mandatsträgermodus vorausgesetzt. Ist der Mandatsträgermodus deaktiviert, erscheinen unter dem Punkt "Teilnahme" alle Sitzungen. Die Zu- und Absagen von jedem Teilnehmer können nicht eingesehen werden.

== Statistik ==

[[Image:35_V2-3Statistik.png|miniatur|Statistik]]

Die Statistik gibt einen kurzen Überblick über die im System importierten Inhalte, Nutzerkonten und Nutzerinhalte. Zudem kann die Menge des bisher verbrauchten Speichers angezeigt werden, unterteilt in Datenbank, Importverzeichnis und Projektverzeichnis.

== Hilfe ==

Über den Punkt "Hilfe" wird das Wiki des Ratsinformationssystems aufgerufen. Darin sind Konfigurationsmöglichkeiten des Backends näher beschrieben.

= Hilfe-Funktion =

[[Image:36_V2-3Hilfe.png|miniatur|''Hilfe'' Schaltfläche]]

Über die ''Hilfe''-Schaltfläche in den einzelnen Menüs der Administration kann auf die Hilfe-Funktion zugegriffen werden. Dabei ist jede ''Hilfe''-Schaltfläche mit dem inhaltlich passenden Abschnitt eines Wiki-Artikels verknüpft.

Ratsinformationssystem - Administration Version 2.3

2016-05-27T13:09:01Z

Tbalcke: /* Reiter Suche */

Dieser Artikel behandelt die Administration des Ratsinformationssystem 2.3 ('''REGISAFE-Version 4.3''').

Der Administrationsbereich ist durch das Anfügen des Wortes "admin" an der URL erreichbar.

Beispiel: https://ris.geocms.com/demo/admin/

= Einführung =

[[Image:Ratsinformation-Zusammenspiel.PNG|miniatur|Wie kommen die Daten vom REGISAFE ins Web?]]

[[Image:01_V2-3GeoCMS-Modul Ratsinformation.png|miniatur|GeoCMS - Modul Ratsinformation]]

Zusammenspiel von REGISAFE und BürgerPLUS Ratsinformationen

= Ausgabe =

-> Informationen zur [[BürgerPLUS Ratsinformation - Ausgabe Version 2.3|Web-Ausgabe des Moduls BürgerPLUS Ratsinformation Version 2.3]]

=Zugriffsrechte=
Je nach Rolle, kann ein Nutzer im Administrationsbereich unterschiedliche Zugriffsrechte besitzen.

'''Rollen mit absteigenden Zugriffsrechten:'''

* Superuser
** Rechte: alle
* Administrator
**Rechte: Benutzerinformationen, Installation, Benutzerverwaltung, Seitenbaum, Ratsinformationen, Syslogs
* Web-Admin des Kunden
** Rechte: Benutzerinformationen, Benutzerverwaltung, Seitenbaum, Ratsinformationen
* Gremiumsmitglieder und sonstige Sitzungsteilnehmer
** Rechte: Benutzerinformationen

= Benutzerverwaltung =

[[Image:02_V2-3Ratsinformation-Benutzerverwaltung-Details.png|miniatur|Detailansicht Benutzer]]

Die Nutzerkonten und Berechtigungen werden aus REGISAFE importiert. Rechte importierter Nutzer dürfen nicht angepasst werden, da diese bei jedem Import überschrieben werden. Lediglich den Benutzernamen, das Passwort und das Bild des Benutzers können Administratoren bei Bedarf ändern.

Die Nutzerkonten sind entsprechend ihrer Rollen und Zugriffsrechte in Gruppen zugeordnet. Die Zuordnung darf nicht geändert werden, da die Verteilung an Hand der Daten im REGISAFE erfolgt. Die Gruppen werden als Baumstruktur angezeigt.

[[Image:03_V2-3Benutzergruppen.png|miniatur|neue Benutzergruppen]]

Zur Erleichterung der Rechteverwaltung der Benutzer und zur gezielteren Rechtevergabe, stehen in der Benutzerverwaltung zusätzlich zwei Gruppen zur Verfügung:
* RIS - alle importiert (enthält alle über die RIS-Schnittstelle importierten Nutzer)
* RIS - ohne Verteiler (RIS-Nutzer, die keinem Gremium angehören, also Nutzer, die importiert wurden, aber keine Rechte besitzen sollen)
'''Hinweis:''' Vergeben Sie keine Rechte im CMS-Backend ohne Abstimmung mit dem RIS-Support. Die Rechteverwaltung erfolgt bis auf wenige Ausnahmen (Newsmodul und ggf. Hilfeseiten) ausschließlich im DMS, um eventuelle Zugriffe nicht autorisierter Personen auf bestimmte Bereiche und Funktionen steuern zu können.

Der Status des Nutzerkontos wird farblich gekennzeichnet. Aktive Nutzer sind mit einem grünen Symbol gekennzeichnet. Nutzer, die beispielsweise ein neues Passwort angefordert oder sich noch nicht im System angemeldet haben, werden mit einem orangen Symbol markiert.

Die E-Mail-Adresse wird aus der Benutzerverwaltung entfernt, wenn keine gültige E-Mail-Adresse exportiert wurde. Als Beispiele für ungültige Adressen sind zu nennen:
* Intern: Vorname Nachname
* vorname.nachname[at]kommune.de
* vorname.nachname@kommune

Wichtige Inhalte des Benutzerkontos (Benutzer bearbeiten):

* Benutzer
:* Benutzername (Login-Kennung des Nutzers; Generiert aus der REGISAFE-XML)
:* Passwort (verschlüsselt)
:* Redaktionsbereich-Anmeldung erlauben (Backend-Zugriff für den Nutzer aktivieren/deaktivieren)
* Persönliche Angaben (werden aus der REGISAFE-XML übermittelt, außer das Profilbild)
:* Profilbild (eine lokale Datei auswählbar)

Wenn (neue) Nutzer ein Passwort vergeben, muss dieses folgende Mindestanforderungen erfüllen:
* mind. 8 Zeichen,
* mind. 1 Sonderzeichen,
* mind. 1 Großbuchstabe und
* 1 Kleinbuchstabe

[[Image:RIS_Switch-to-User.JPG|miniatur|Switch-To-User]]
Pro Nutzer kann ein Profilbild hinzugefügt werden. Diese Funktion ist unabhängig von REGISAFE, so dass das Hochladen direkt im Administrationsbereich von BürgerPLUS Ratsinformation erfolgen muss. Die Ausgabe erfolgt in der Personenliste und in der Detailansicht der Person.

Um bei einem Nutzer auftretende Fehler besser und schneller überprüfen zu können, wurde die Funktion "Switch-to-User" für den web-Admin aktiviert. Ohne das Passwort des jeweiligen Nutzers kennen zu müssen, können Administratoren damit die Rolle und Rechte des Nutzers übernehmen und den gemeldeten Fehler sichten. Wechselt ein Administator in die Rolle eines Nutzers wird dies in der Syslog vermerkt.

= Seitenbaum =

Im Seitenbaum wird die Navigation definiert. Bei der Installation wird eine Standard-Navigation vorgegeben, die gemeinsam mit dem Kunden angepasst werden kann.

== Standardelemente der Navigation des Seitenbaums ==
* Persönlicher Bereich
** Mandatsträgermodus
** Kontaktformular
* Sitzungskalender
* Sitzungstermine
**Sitzungstermine (Archiv)
* Gremien
* Personen
* Fraktionen
* Dokumente
* Suche
* Passwort zurücksetzen
* Hilfe
* Datenschutzerklärung
* Impressum
* Abmelden

== Anlegen und Bearbeiten von Menüpunkten ==

[[Image:04_V2-3Ratsinformation Administration Anlegen von Menüpunkten.png|miniatur|Anlegen und Bearbeiten von Menüpunkten]]

Administratoren stehen folgende Funktionen zur Bearbeitung des Seitenbaums zur Verfügung:

* Anzeigen (zeigt den Menüpunkt im Portal an)
* Bearbeiten (öffnet die Bearbeitungsmaske, um einen Menüpunkt editieren zu können)
* Hinzufügen (fügt eine Unterseite am aktuell gewählten Menüpunkt ein)
* Umbenennen (ändert den Menütitel jedoch nicht den Alias)
* Rechte setzen (die Sichtbarkeit und Bearbeitungsmöglichkeiten können über die Rechte gesteuert werden)
* Seitencache löschen (entfernt alle bisher aufgerufenen Versionen der entsprechenden Webseite)
* Ausschneiden (der Menüpunkt wird vom aktuellen Knoten ausgeschnitten und kann an einem anderen Knotenpunkt eingefügt werden)
* Kopieren (der Menüpunkt wird dupliziert und kann an einem anderen Knotenpunkt eingefügt werden)
* Einfügen (zuvor ausgeschnittene oder kopierte Menüpunkte können an beliebigen anderen Knotenpunkten eingefügt werden)
* Entfernen (löscht den ausgewählten Menüpunkt)

Folgende Einstellungen müssen beim Anlegen eines neuen Menüpunktes beachtet werden:

*Reiter Menüdaten:
** Titel (Pflichtfeld)
** Alias (Pflichtfeld)

[[Image:05_V2-3Verstecker menuepunkt.png|miniatur|Anlegen eines versteckten Menüpunktes]]
[[Image:06_V2-3Verstecker menuepunkt sichtbarkeit.png|miniatur|Anlegen eines versteckten Menüpunktes beim Reiter Sichtbarkeit]]

Soll ein versteckter Menüpunkt erstellt werden, sind zusätzlich folgende Einstellungen zu übernehmen:

*Reiter Menüdaten
**Anzeigeverhalten
*** Seite bei Login anzeigen

*Reiter Sichtbarkeit
**Benutzer: RIS - alle importiert
**Rechteprüfung aktivieren

'''Wichtiger Hinweis:''' Bitte sehen Sie davon ab weitere Änderungen in den Masken vorzunehmen. Diese können weitreichende Auswirkungen auf die Außenansicht und Funktionsfähigkeit des Ratsinformationssystems haben. Wenden Sie sich bitte an das Support-Team.

'''Häufiger Fehler:''' Menüpunkte können so konfiguriert werden, dass Sie ausschließlich für Nutzer mit einem Login sichtbar sind. In der öffentlichen Ansicht stehen sie scheinbar nicht mehr zur Verfügung. Jedem Nutzer, der die URL kennt, ist es jedoch möglich die Seite auch ohne Login aufzurufen. Um dies zu verhindern genügt es nicht, das Anzeigeverhalten des Menüpunktes auf "Seite nach Login anzeigen" zu setzen. Zusätzlich muss im Reiter "Sichtbarkeit" der Besitzer auf "RIS - alle importiert" geändert und der Haken bei "Rechteprüfung aktivieren" gesetzt sein.

= Ratsinformationssystem =

Das Fachmodul "Ratsinformationssystem" ermöglicht Einsicht in die Bereiche:

* [[#Import|Import]]
* [[#Administration|Administration]]
* [[#Modulvorlagen|Modulvorlagen]]
* [[#Teilnahme|Teilnahme]]
* [[#Statistik|Statistik]]
* [[#Hilfe|Hilfe]]

== Import ==

=== letzter Import ===

[[Image:01_V2-3GeoCMS-Modul Ratsinformation.png|miniatur|Import Status]]

Unter dem Punkt "aktueller Import" wird nur der aktuellste Import angezeigt. Sonstige Importe befinden sich im Archiv.
Der Import kann automatisch starten oder durch "Importjob starten" manuell ausgelöst werden. Es besteht die Möglichkeit, Importjobs zurückzusetzen. Durch Anzeige der Logs kann das gesamte Importverfahren nachvollzogen werden. Die Anzeige der importierten Daten im XML-Format ist ebenfalls möglich.

* erweitertes Logging beim XML-Parsen
* Warnungen bei fehlendem/ungültigem RISBEREICH für Personen in Basisgremien-/Sitzungsverteiler
* Weitergabe der Warnings an den Log des Importjobs

Die verschiedenen Status eines Imports werden auch farblich gekennzeichnet:

* Grün: der Import war erfolgreich, an der Importdatei gab es Änderungen
* Orange: der Import war erfolgreich, an der Importdatei gab es keine Änderungen
* Rot: beim Import sind Fehler aufgetreten

=== Importarchiv ===

[[Image:08_V2-3Ratsinformation-Archivierte Importe.png|miniatur|Import-Archiv]]

Alle bereits vergangenen Importe befinden sich im Archiv. Sobald ein neuer aktueller Import durchgeführt wird, wird ein älterer ins Archiv verschoben. Archivierte Importe können nicht mehr zurückgesetzt werden. Die Import-Logs und die importierten Daten in einer XML-Struktur können dennoch angezeigt werden. Die Sortierung kann selbstständig vorgenommen werden, durch Klick auf den Tabellenkopf für die entsprechende Spalte, nach der geordnet werden soll. Zur vereinfachten Recherche im System steht die Suchfunktion zur Verfügung.

== Administration ==

[[Image:09_V2-3Ratsinformation-Administration.png|miniatur|Administration]]

Ermöglich Zugriff auf:

* [[#Systemkonfiguration|Systemkonfiguration]]
* [[#Verändern der Sichtbarkeit|Verändern der Sichtbarkeit]]
* [[#Notizen bearbeiten|Notizen bearbeiten]]
* [[#Nutzerkonten zurücksetzen|Nutzerkonten zurücksetzen]]
* [[#Nutzerkonten bearbeiten|Nutzerkonten bearbeiten]]
* [[#Systemlogs|Systemlogs]]

=== Systemkonfiguration ===

[[Image:10_V2-3Ratsinformation-Systemkonfiguration.png|miniatur|Administration - Systemkonfiguration]]

Die Systemkonfiguration ist Nutzern mit administrativen Berechtigungen vorbehalten (Superuser, Administrator, Web-Admin). In diesem Bereich werden systemweite Einstellungen vorgenommen.

'''Reiter der Systemkonfiguration:'''

* [[#Reiter Konfiguration|Reiter Konfiguration]]
* [[#Reiter Benachrichtigungen|Reiter Benachrichtigungen]]
* [[#Reiter_Schriftstücke|Reiter Schriftstücke]]
* [[#Reiter_PDF Sicherheit|Reiter PDF Sicherheit]]
* [[#Reiter Adressen|Reiter Adressen]]
* [[#Reiter Datenschutz|Reiter Datenschutz]]
* [[#Reiter Import|Reiter Import]]

Die Reiter sind erreichbar über den Button "ändern" (Ratsinformation > Administration > Systemkonfiguration > ändern).

==== Reiter Konfiguration ====

[[Image:11_V2-3Ratsinformation-Reiter Konfiguration.png|miniatur|Reiter Konfiguration]]

Iconset

Bei der Verwendung von Iconsets kann zwischen REGISAFE-Standard-Icons und hinterlegten Open-Source-Icons gewählt werden.

Authentifizierung

Die Login-Kennung für die Anmeldung am System kann eingestellt werden:

* Adresskennung (REGISAFE Standard): Nachname Vorname Kommune
* E-Mail
* Titel, Vorname, Nachname

"Überschreiben der Login-Kennung darf aktualisiert werden" ermöglicht die automatische Änderung bestehender Nutzerkonten (Info an Nutzer per E-Mail).

CMS-Nutzerkonten basieren auf Adressfeldern mit dem Kennzeichen "öffentlich" oder "nicht öffentlich". Import der Basisgremienverteiler und Sitzungsverteiler erzeugt nun Nutzergruppen in der Benutzerverwaltung.

Bei der Einstellung der Zielseite für den E-Mail-Link zum initialen Setzen des Nutzer-Passworts handelt es sich um ein Pflichtfeld. Die Standard-Einstellung für die Zielseite des E-Mail-Links zum initialen Setzen des Nutzer-Passworts ist die Seite "Login authentifizieren".

Mandantensystem

Es kann optional ausgewählt werden, ob Verwaltungskennungen für Mandantensysteme verwendet werden sollen.

Erweitert

Konfigurieren der URL zum Support-Web.

Einblenden von Entwicklermeldungen steuert den Umfang der Debug-Ausgaben des Ratsinformationssystems. Debug-Ausgaben sind nur für Entwicklungszwecke oder im Fehlerfall notwendig.

==== Reiter Benachrichtigungen ====

[[Image:12_V2-3Ratsinformation2b-E-Mail Versand.png|miniatur|E-Mail-Versand]]

Konfigurieren des E-Mail-Versandes und der Administrator-Benachrichtigungen.

'''E-Mail-Versand'''

Der E-Mail-Versand und das Zurücksetzen von Nutzerdaten an Gremienmitglieder werden nur aktiviert, wenn eine Admin-E-Mail des Kunden hinterlegt ist.

* ''Nutzer-Benachrichtigungs E-Mail Versand'' aktiviert -> E-Mail geht an Mandatsträger
* Ist kein Versand an Mandatsträger aktiv, werden alle E-Mails an einen Mandatsträger nun an den Admin weitergeleitet.
* Ist auch der Versand an den Admin bzw. systemweit deaktiviert, oder gab es einen Fehler beim Versenden, wird nun ein Fehler im Systemlog geschrieben.

Für den Versand im HTML-Format wurde auf Multipart-E-Mails umgestellt (ist auch für Clients lesbar, die keine HTML-E-Mail darstellen können).

'''Postfach für E-Mailversand'''

Konfiguration eines eigenen Absender-Postfachs ist möglich. E-Mail-Versand kann wahlweise im HTML-Format (Einbettung von Bilddateien) erfolgen. Dies wird statt der E-Mail-Adresse noreply@geocms.net für alle Meldungen (z.B. Importjobs) oder Passwortlinks verwendet.

Nach der Konfiguration der Einstellungen kann eine Test-E-Mail versandt werden.

Es wird empfohlen ein separates Postfach einzurichten, z.B. ris@kundendomain.de

'''Administrator-Benachrichtigungen'''

Hier kann die Betreffzeile der E-Mail-Benachrichtigungen geändert werden (nicht empfehlenswert) und mehrere E-Mail-Adressen für die Administrator-Benachrichtigungen hinterlegt werden.

'''Informationsdienst'''

Konfiguration oder Deaktivierung des Informationsdienstes:

* Festlegen des Betreffs der E-Mails des Informationsdienstes. Bei leerem Feld wird der Standard verwendet.
* Informationsdienst für festgelegte Status erzwingen (jeder Nutzer erhält Benachrichtigung über die hier selektierten Status)
* Informationsdienst für festgelegte Status verbergen (kein Nutzer erhält Benachrichtigung über die hier selektierten Status)
Wird kein Status selektiert, kann jeder Nutzer frei wählen, ob er die Benachrichtigung für den entsprechenden Status erhalten möchte.

Standard des Betreffs:

Informationsdienst BürgerPLUS Ratsinformation "##WEB_NAME##" vom ##DATUM##"

Mögliche Platzhalter:

* ##DATUM## - Datum im Format DD.MM.JJJJ HH:MM
* ##WEB_NAME## - Name der BürgerPLUS Ratsinformation Instanz
* ##MANDANT## - Name der Verwaltungskennung" name="flexml::infodienst_subject"

==== Reiter Schriftstücke ====

[[Image:13_V2-3Ratsinformation-Reiter Schriftstuecke.png|miniatur|Reiter Schriftstücke]]

Dateinamen werden nicht mehr Case-Sensitive ausgewertet (Groß-/Kleinschreibung). Dateinamen, die fälschlicherweise URL-kodiert übergeben werden, können nun ausgewertet werden. Unterstützt werden die neuen Schriftstück ArtIDs "Sitzungsunterlage" und "RISZusatzDokument".

Dateibehandlung

Die Dateibehandlung gibt an wie Dokumente, wenn sie im Web geöffnet werden, behandelt werden.

Mögliche Einstellungen:

* immer downloaden
* wenn möglich im Browser darstellen

Bezeichnung der Schriftstück ArtIDs

Den bekannten Bezeichnungen von Schriftstücken können andere Bezeichnungen zugewiesen werden. Die im Feld angegebene Bezeichnung überschreibt die Standardangabe.
Bsp.: Der „Sitzungsniederschriftsauszug“ wird „Protokollauszug“ im RIS-Web genannt.

Anzeige der Schriftstücke

Den Dokumenttypen kann zugewiesen werden, ob es sich um ein Sitzungsschriftstück (bei Reiter "Sitzungsdokumente" angezeigt) oder um ein Tagesordnungsschriftstück (be Reiter "Tagesordnung" angezeigt) handelt.

Anlagen

* Vom Hauptdokument (Anlagen werden neben dem Hauptschriftstück angezeigt; empfohlene Einstellung)

* Nur im Login-Bereich (Anlagen können nur gesehen werden, wenn man angemeldet ist, betrifft auch öffentliche TOP, d.h. Bürger können zwar das Hauptschriftstück, aber nicht die Anlage sehen)

Zusätzliche Dokumente

Die Zielseite für Zusätzliche Dokumente und die Mandantenzuordnung kann festgelegt werden.

==== Reiter PDF Sicherheit ====

[[Image:14_V2-3PDF-Sicherheit.png|miniatur|PDF-Sicherheit]]

'''Wasserzeichen'''

Systemweit kann vom Administrator ein Wasserzeichen für alle PDF-Dateien aktiviert werden. Das Wasserzeichen kann individuell
gestaltet und als PDF hinterlegt werden.

Folgende Arten von Wasserzeichen stehen zur Verfügung:
* Stempel (Standard): Das Wasserzeichen wird über den Text gelegt. Insbesondere bei Bildern ist dies zu empfehlen. Die Lesbarkeit kann je nach Wasserzeichen ggf. eingeschränkt sein.
* Hintergrund: Das Wasserzeichen wird unter dem Text eingefügt. In PDF-Dokumenten mit Bildinhalten ist das Wasserzeichen ggf. verdeckt.

[[Image:14_V2-3PDF-Sicherheit-Wasserzeichen.png|miniatur|PDF mit Wasserzeichen und benutzer- und zeitabhängiger Fußleiste]]

Wird ein Wasserzeichen für die Dateien verwendet, so erscheinen der Nutzername sowie ein Zeitstempel in der Fußzeile des Dokumentes.
Möchten Sie diesen Hinweis anzeigen, jedoch kein Wasserzeichen hinterlegen, laden Sie ein leeres PDF-Dokument im System hoch und stellen Sie es als Wasserzeichen für den Hintergrund ein.

'''Verschlüsselung'''

Systemweit kann vom Administrator ein Passwort für alle Schriftstückdownloads/Sitzungsmappen aktiviert werden. Wichtig: Der Passwortschutz gilt nur für nicht öffentlich sichtbare Schriftstücke! Öffentliche Schriftstücke sind weiterhin ohne einen Passwortschutz aufrufbar. Das Passwort ist nicht nutzerspezifisch und muss allen Nutzern bekannt gegeben werden.

Mit dem Passwortschutz können folgende Berechtigungen in PDF-Dateien gesetzt werden:
* keine (nur ansehen): Nutzer können das PDF herunterladen und öffnen. Andere Aktionen, wie Drucken, Hinzufügen von Anmerkungen in einem PDF-Programm oder Zusammenfügen mit anderen Dokumenten, sind nicht möglich.
* alle Berechtigungen: Nutzer können das PDF herunterladen und öffnen. Alle anderen Aktionen, wie Drucken, Hinzufügen von Anmerkungen in einem PDF-Programm oder Zusammenfügen mit anderen Dokumenten, sind möglich.
* eigene Vorgabe: Nutzer können das PDF herunterladen und öffnen. Hier kann der Admin selber bestimmen, welche Aktionen erlaubt sind: Drucken, Hinzufügen von Anmerkungen in einem PDF-Programm oder Zusammenfügen mit anderen Dokumenten. Bitte beachten Sie: in PDF-Betrachtern (z. B. Acrobat Reader) können die Berechtigungen andere Bezeichnungen tragen.

[[Image:14_V2-3PDF-Sicherheit-Frontend.png|miniatur|PDF-Verschlüsselung im Frontend]]

Erfolgte die Aktivierung der PDF-Verschlüsselung sowie die Vergabe eines systemweiten PW durch den Admin, so kann jeder Nutzer anschließend im persönlichen Bereich der Ratsinformations-Webseite (Frontend) unterhalb des Punktes "PDF Verschlüsselung" im Reiter „Profildaten“ das Admin-PW überschreiben. Trägt der Nutzer nichts ein, gilt das Admin-PW.

==== Reiter Adressen ====

[[Image:15_V2-3Ratsinformation-Reiter Adressen.png|miniatur|Reiter Adressen]]

Konfiguration der Darstellung der Adresse:

* Adressen sind in bestimmte Blöcke unterteilt, für die jeweils eine Überschrift und eine CSS-Klasse festgelegt werden kann
* Einteilung in Adressblöcke
* Festlegung der zu verwendenden Felder je Block
* Konfiguration der Formatierung (Name in der Ausgabe, Zeilenumbruch, relevant für Listenansicht)
* Adressrendering über herkömmlichen Weg, wenn keine Adressfelddefinition hinterlegt ist
* wenn nur ein Feld definiert ist: Verwendung dieser Konfiguration

==== Reiter Datenschutz ====

[[Image:16_V2-3Ratsinformation-Reiter Datenschutz.png|miniatur|Reiter Datenschutz]]

Logging von Nutzerinteraktionen

* Logging von Schriftstückdownloads als Nachweis der „Zustellung“ von z.B. Einladungen
** optional de-/aktivierbar
** bei Download von Zip Archiven wird es als ein Log zusammengefasst

Tagesordnungspunkte

Es kann konfiguriert werden, ob der öffentlich hinterlegte Text für Tagesordnungspunkte angezeigt werden soll, z.B. wenn der Nutzer als "befangen" eingestuft wird, oder ein eigener Text. Bei Letzterem erscheint ein Freitextfeld.

==== Reiter Import ====

[[Image:Ratsinformation-Reiter_Import.PNG|miniatur|Reiter Import]]

Schnittstelle

Das Dateiformat für die Schnittstelle kann konfiguriert werden (Standard: KommunalPLUS Ratsinformation).

Quelle

Das Quell-Verzeichnis gibt den Pfad der zu importierenden Daten an.

Autoimport

* Service URL der Server Warteschlange

* Systemerkennung in der Server Warteschlange

=== Veränderung der Sichtbarkeit ===

Übersicht aller Sitzungen und Schriftstücke im System mit Veröffentlichungsbereich. Ermöglicht das Offline-Setzen eines einzelnen Datensatzes.

[[Image:18_V2-3Notizen bearbeiten.png|miniatur|Notizen bearbeiten]]

=== Notizen bearbeiten ===

Scheidet ein Nutzer unerwartet aus, verbleiben oft noch in Sitzungen erstellte Notizen im System. Für Administratoren wurde daher eine Möglichkeit geschaffen, diese Notizen unter datenschutzrechtlichen Aspekten vollständig aus dem System zu entfernen. Der Administrator erhält dabei keinen Zugriff auf die Inhalte, sondern kann lediglich an Hand des Notiz-Titels entscheiden, welche Notizen eines Nutzers gelöscht werden sollen.
* Möglichkeit der Suche nach einem Nutzer in der Auswahl
* Anzeige folgender Informationen:
:* ID
:* Nutzer mit Login-Kennung und E-Mail-Adresse
:* Datum der letzten Änderung
:* Sitzungstitel

=== Nutzerkonten zurücksetzen===

[[Image:19_V2-3Ratsinformation Zuruecksetzen der Zugangsdaten.png|miniatur|Zurücksetzen der Nutzerkonten]]

Hier erscheint eine Übersicht aller importierten Nutzer. Ermöglicht das Neu-Versenden eines Initial-Passworts an Nutzer, abhängig von der Aktivierung des [[#Reiter Benachrichtigungen|E-Mail-Versand]].

Icons kennzeichnen Nutzer mit nicht vorhandenen bzw. mehrmals vergebenen E-Mail-Adressen.

Der Link hat eine Gültigkeit von 24 Stunden.

[[Image:20_V2-3Nutzerkonten bearbeiten.png|miniatur|Bearbeiten von Nutzerkonten]]

=== Nutzerkonten bearbeiten ===

Nutzer, die in der XML als "gelöscht" markiert sind, werden nicht vollständig aus der Datenbank entfernt, um eine Wiederherstellung bei unbeabsichtigtem Löschen zu ermöglichen.

Unter diesem Punkt kann der web-admin ein oder mehrere Nutzer temporär löschen (soft-delete) oder wiederherstellen. Das unwiederbringliche Löschen aus der Datenbank (hart-delete) ist weiterhin nur durch den RIS-Support möglich, da bei einem versehentlichen Löschen ein Komplett-Export notwendig wird. Melden Sie sich gern kurzfristig bei uns, sollten Sie einen Nutzer vollständig aus der Datenbank löschen wollen.

'''Hinweis:''' Das Löschen im Ratsinformationssystem ist eine temporäre, kurzfristige Lösung. Der Nutzer muss in jedem Fall auch im DMS für den Export deaktiviert werden und darf nicht mehr in der XML erscheinen. Andernfalls wird der Nutzer wiederholt importiert und im Ratsinformationssystem angelegt.

=== Systemlogs ===

[[Image:21_V2-3Ratsinformation Sytemereignisse.png|miniatur|Systemereignisse]]

Hier kann die Einsicht in Systemmeldungen erfolgen.

Systemereignisse sind

* suchbar nach:
:* Text und
:* Datum oder
:* Zeitspanne

* filterbar nach:
:* alle,
:* Hinweise,
:* Warnungen,
:* Fehler und
:* Erfolg

* sowie sortierbar nach:
:* ID,
:* Art,
:* Nutzer,
:* Datum/Uhrzeit,
:* Modulkontext,
:* erweiterter Kontext,
:* Ereignis und
:* Beschreibung.

== Modulvorlagen ==

[[Image:22_V2-3Ratsinformation2 Konfiguration Modulvorlagen.png|miniatur|Konfiguration Modulvorlagen]]

Eine Modulvorlage dient der einfachen und systemweiten Konfiguration der Ausgabe. Es können mehrere Modulvorlagen angelegt werden. Modulvorlagen werden an den Modulen der Menüpunkte im [[#Seitenbaum|Seitenbaum]] ausgewählt, wobei pro Menüpunkt nur eine Modulvorlage ausgewählt werden kann. Die Konfiguration für die Ausgabe erfolgt ausschließlich über die Modulvorlagen.

'''Reiter der Modulvorlage'''

* [[#Reiter Allgemein|Allgemein]]
* [[#Reiter Darstellung|Darstellung]]
* [[#Reiter Sitzungen|Sitzungen]]
* [[#Reiter Kalender|Kalender]]
* [[#Reiter Personen|Personen]]
* [[#Reiter Gremien|Gremien]]
* [[#Reiter Suche|Suche]]
* [[#Reiter Dokumenten Liste|Dokumenten Liste]]
* [[#Reiter Notizen|Notizen]]
* [[#Reiter Newsmodul|Newsmodul]]
* [[#Reiter App|App]]

'''Vorteile gegenüber der direkten Konfiguration am Menüpunkt'''

* Konfiguration der Modulvorlage an einem zentralen Punkt
* einfache Nachkonfiguration neuer oder zuvor nicht genutzter Funktionen
* keine Anpassung aller Menüpunkte notwendig
* Verringerung fehlerhafter oder fehlender Konfigurationen an einzelnen Menüpunkten (führte in der Vergangenheit zu Missverständnissen in der Ausgabe)

Die Einstellungen in der Modulvorlage können beliebig vorgenommen werden. Für alle Reiter gilt, dass der Systemstandard mit einem Klick wiederhergestellt werden kann.

Weiterhin können, wenn notwendig, am einzelnen Menüpunkt abweichende Einstellungen vorgenommen werden.

==== Reiter Allgemein ====

[[Image:23_V2-3Ratsinformation Konfiguration-Allgemein.png|miniatur|Konfigurationsmöglichkeiten Allgemein]]

Im Reiter Allgemein kann die Grundeinstellung der Modulvorlage vorgenommen werden. Dazu zählen die Vergabe einer eindeutigen Bezeichnung sowie die Auswahl des Mandantensystems.

==== Reiter Darstellung ====

[[Image:24_V2-3Ratsinformation Konfiguration-Darstellung.png|miniatur|Konfigurationsmöglichkeiten für Darstellung]]

Listen

Daten, die in einer Liste ausgegeben werden, können in ihrer Anzahl variiert werden. Es können bis zu 50 Einträge pro Seite angezeigt werden.

Datumsformat

Das Datumsformat (inklusive Uhrzeit) kann konfiguriert werden, z.B. für die Ausgabe der Sitzungen in der Listenansicht.

Zusätzliche Ausgabe

Ausgewählt werden können:

* Ausgabe von Vertretern in Sitzungsteilnehmer Listen
* Ausgabe von Vertretern in Basisgremien Listen
* Ausgabe von Parteien
* Ausgabe von Fraktionsvorsitzenden
* Ausgabe von zusätzlichen Funktionen
* Ausgabe von Drucksachennummern
* Ausgabe des Öffentlichkeitsstatus bei Schriftstücken mit Bezug zu einem TOP
* Filtermöglichkeit für Personenliste
* Filtermöglichkeit für Fraktionenliste
* Filtermöglichkeit für Parteienliste

Features deaktivieren

Folgende Features können ausgeschalten werden:

* Notizfunktion an Sitzung deaktivieren
* Downloadmöglichkeit für Sitzungsmappe deaktivieren
* Downloadmöglichkeit für Gesamtdokument deaktivieren
* Downloadmöglichkeit für elektronische Visitenkarte deaktivieren
* Link "auf Karte anzeigen" deaktivieren
* Ausgabe von Jahres Auswahl in Sitzungs-Archiv deaktivieren
* Ausgabe von "Vertreter für Gremiumsmitglieder" deaktivieren
* Einbindung der Javascript Bibliothek jQuery deaktivieren
* Einbindung der Javascript Bibliothek jQuery-UI deaktivieren
* Zusammenfügen von AssetsCompiler deaktivieren

==== Reiter Sitzungen ====

[[Image:25_V2-3Ratsinformation Konfiguration-Sitzungen.png|miniatur|Konfigurationsmöglichkeiten für Sitzungen]]

Sitzungsdetails

Bei der Darstellung der Sitzungsdetails kann zwischen einer Listenansicht (einfache Anordnung untereinander), Akkordeonansicht (untereinander angeordnete Klappboxen) oder der Darstellung mit Reitern (Anordnung nebeneinander) gewählt werden.

Weiterhin ausgewählt werden kann:

* Titel des Sitzungs-Schriftguts anzeigen
* Titel von Anlagen des Sitzungs-Schriftguts anzeigen
* Titel des Schriftguts der Tagesordnungspunkte anzeigen (über Tooltip)
* Titel von Anlagen des Tagesordnungspunkt-Schriftguts anzeigen (über Tooltip)

Sitzungstitel

Die Darstellung des Wochentags kann beeinflusst werden. Zunächst kann eingestellt werden, ob die Wochentage überhaupt ausgegeben werden sollen. Bei der Art kann zwischen der Kurz- und der Langform unterschieden werden. Es kann ein beliebiger Trenner zwischen Wochentag und Datum angegeben werden. Optional können zwischen Datum und Uhrzeit oder vor dem Sitzungsnamen, ebenfalls Trenner eingefügt werden.

==== Reiter Kalender ====

[[Image:26_V2-3Ratsinformation Wochenansicht Sitzungskalender.png|miniatur|Darstellungsmöglichkeiten im Kalender am Beispiel der Wochenansicht]]

[[Image:26_V2-3Ratsinformation Konfiguration-Kalender.png|miniatur|Konfigurationsmöglichkeiten für Kalender]]

Neben der Kalenderdarstellung kann an dieser Stelle auch die Ausgabe der Kalendereinträge konfiguriert werden.

Kalenderdarstellung

Die Startansicht unterscheidet zwischen Monat (Standard), Woche und Tag. Dabei kann für Woche und Tag die einfache oder detaillierte (mit Stundenraster) Ansicht gewählt werden.

Kalendereinträge

Standardmäßig wird die Gremiumsbezeichnung im Kalender ausgeschrieben. Um unschöne Umbrüche zu vermeiden, kann an dieser Stelle die Abkürzung der Gremiumsbezeichnung aktiviert werden. Mit der Aktivierung stehen Tooltips und eine Legende optional zur Verfügung.

Farbwerte

Termine und Tooltips können jeweils mit einer auf das Kundenweb angepassten oder vom Kunden gewünschten Farbe versehen werden.
Werden die Feldwerte leer gelassen, erfolgt die Darstellung in Standardfarben (hellblau). Evtl. wird die Hintergrundfarbe von der im Template festgelegten Farbe überschrieben.

'''Empfohlene Einstellung'''

* Gremiumsbezeichnung = Abkürzung
* Tooltip anzeigen = aktiviert
* Legende anzeigen = aktiviert

Internetkalender

Hierüber kann der Download des Kalenders (*.ics-Format) aktiviert werden.

==== Reiter Personen ====

[[Image:27_V2-3Ratsinformation2 Konfiguration Personen.png|miniatur|Konfigurationsmöglichkeiten für Personen]]

Bilddarstellung

An dieser Stelle kann die Anzeige hinterlegter Bilder der Personen (Benutzerverwaltung) nach Bereichen konfiguriert werden:

* keine Anzeige
* im Bürger-Bereich (ohne Anmeldung am RIS sichtbar)
* im Login-Bereich (nur nach Anmeldung am RIS sichtbar)
* keine Einschränkung

Detail Bild - Listen Bild - Vollbild

Hier können jeweils die Abmessungen der Bilddarstellungen konfiguriert werden.

==== Reiter Gremien ====

[[Image:28_V2-3Ratsinformation2 Konfiguration Gremien.png|miniatur|Konfigurationsmöglichkeiten für Gremien]]

Ausgabe

Die Anzeige leerer Gremien kann optional aktiviert werden (Standard: aus). Bei Deaktivierung werden nur Gremien angezeigt, bei denen auch Mitglieder vorhanden sind.

Sitzungskalender

Optional kann die Einstellung erfolgen, dass für jedes Gremium ein anderer Farbwert verwendet wird (Standard: aus). Bei Aktivierung dieser Option öffnet sich die Konfiguration "Farbwerte".

Farbwerte

Hier kann für jedes ausgewählte Gremium eine Farbe für den Hintergrund, den Rahmen und die Schrift selektiert werden. Evtl. wird die Hintergrundfarbe von der im Template festgelegten Farbe überschrieben.

==== Reiter Suche ====

[[Image:29_V2-3Ratsinformation2 Konfiguration Suche.png|miniatur|Konfigurationsmöglichkeiten für die Suche]]

Allgemeine Suchoptionen

Um das Suchformular nutzen zu können, muss der Haken bei "Suchformular anbieten" gesetzt sein. Bei der Art der Suche kann zwischen der einfachen und der erweiterten Suche unterschieden werden. Es kann eingeschränkt werden, auf welche Inhalte die Suche zugreifen darf ("Suche in folgenden Inhalten gestatten"). Damit kann die Suchausgabe eingeschränkt werden. Bei der erweiterten Suche kann zusätzlich ausgewählt werden, ob die erweiterten Suchmöglichkeiten im Frontend beim ersten Aufruf bereits aufgeklappt erscheinen sollen.

Formularelemente der Erweiterten Suche

Optionen, die in der erweiterten Suche eingeblendet werden können und mit denen die Sucheingabe beeinflusst werden kann:
* "Suche nach Gremium" anzeigen (bei Auswahl von "Personen", "Schriftstücke", "Sitzungen" oder "Tagesordnungspunkte" als Suchbereich)
* "Suche nach Schriftstückart" anzeigen (bei Auswahl von "Schriftstücke" als Suchbereich)
* "Suche nach Zeitraum" anzeigen (bei Auswahl von "Schriftstücke", "Sitzungen" oder "Tagesordnungspunkte" als Suchbereich)

Die Darstellung der Suchtreffer für Schriftstücke entspricht der Darstellung der Dokumentenliste inklusive der dortigen Konfiguration.

==== Reiter Dokumenten Liste ====

[[Image:30_V2-3Ratsinformation2 Konfiguration DokumentenListe.png|miniatur|Konfigurationsmöglichkeiten für Dokumenten Liste]]

Ausgabe

Es kann ausgewählt werden, ob nur die Schriftstück-Arten angezeigt werden sollen, die in der untenstehenden Sortierung enthalten sind.
Die Anzeige leere Einträge in der Schriftstück ArtID Liste kann optional aktiviert werden (Standard: aus). Bei Deaktivierung werden nur Schriftstück-Arten angezeigt, zu denen auch Dokumente vorhanden sind.

Dokumentenliste

Der Titel des Schriftstückes ist standardmäßig aktiviert. Optional kann diese Einstellung geändert werden. Anlagen und Anlage-Titel können angezeigt oder ausgeblendet werden.

Sortierung

In der Sortierung können die Schriftstückarten, die verwendet werden sollen, und deren Reihenfolge festgelegt werden. Jeder Dokumententyp kann innerhalb der Reihenfolge nur einmal vorkommen.

Innerhalb einer Schriftstückart erfolgt die Sortierung anhand des Zeitbezugs des Dokuments. Hierbei wird von allen Sitzungen, in der das Schriftstück verwendet wird, die aktuellste Sitzung ermittelt.

==== Reiter Notizen ====

[[Image:31_V2-3Ratsinformation2 Konfiguration Notizen.png|miniatur|Konfigurationsmöglichkeiten für Notizen]]

Konfigurieren der Nutzerauswahl und möglicher Einschränkungen für das Teilen von Notizen.

Nutzerauswahl

* nur Teilnehmer der Sitzung und Nutzer mit zusätzlichem Zugriff auf die Sitzung (Standard)
* nur Teilnehmer der Sitzung
* alle Nutzer, unabhängig von Zugriffsberechtigungen

Mögliche Einschränkungen

* Gremien
* Fraktionen
* Parteien
* Funktion im Gremium
* Zusätzliche Funktion

==== Reiter Newsmodul ====

[[Image:32_V2-3Ratsinformation2 Konfiguration Newsmodul.png|miniatur|Konfigurationsmöglichkeiten für das Newsmodul]]

[[Image:32_V2-3Ratsinformation2 Konfiguration Newsmodul Seite.png|miniatur|Auswahl der Detailseite]]

Hierüber kann die Anzeige des Newsmoduls im Sitzungskalender aktiv geschalten werden. Bei Aktivierung wird die Möglichkeit geboten, für jede Kategorie zu bestimmen, auf welcher Webseite (Detailseite) die Artikel erscheinen sollen, sowie eine Farbe für den Hintergrund, den Rahmen und die Schrift festzulegen.

==== Reiter App ====

[[Image:33_V2-3Ratsinformation2 Konfiguration App.png|miniatur|Konfigurationsmöglichkeiten für die App]]

Integration

* Überschrift
* Festlegung der Spaltenanzahl im Startbildschirm (Homescreen)
* Login über Webcontainer ermöglichen: Login Schaltfläche im Startbildschirm erscheint (Ersatz für Login über nativen App-Rahmen)

Eigene Styles

* eigene Styles (brain-SCC) oder kundenspezifische Stylesheets per CSS einfügen (kunde.css)

== Teilnahme ==

[[Image:34_V2-3Teilnahme.png|miniatur|Teilnahme]]

Der Punkt "Sitzungsteilnahme" ermöglicht die Sortierung nach ID, Externer ID, Kennung, Sitzungsbeginn und Status. Eine Suche anhand eines Textes und des Zeitraums der Sitzung kann ebenfalls erfolgen.

Am Ende jeder Zeile wird der Button "Teilnehmer anzeigen" zur Verfügung gestellt. Hierüber werden alle Sitzungsteilnehmer mit deren Zu- oder Absagen einer Teilnahme tabellarisch ausgegeben.
Es wird eine Exportfunktion im CSV-Format (z.B. für Excel) angeboten.

'''Hinweis:''' Um die Sitzungsteilnehmer zu sehen, wird die Nutzung des Mandatsträgermodus vorausgesetzt. Ist der Mandatsträgermodus deaktiviert, erscheinen unter dem Punkt "Teilnahme" alle Sitzungen. Die Zu- und Absagen von jedem Teilnehmer können nicht eingesehen werden.

== Statistik ==

[[Image:35_V2-3Statistik.png|miniatur|Statistik]]

Die Statistik gibt einen kurzen Überblick über die im System importierten Inhalte, Nutzerkonten und Nutzerinhalte. Zudem kann die Menge des bisher verbrauchten Speichers angezeigt werden, unterteilt in Datenbank, Importverzeichnis und Projektverzeichnis.

== Hilfe ==

Über den Punkt "Hilfe" wird das Wiki des Ratsinformationssystems aufgerufen. Darin sind Konfigurationsmöglichkeiten des Backends näher beschrieben.

= Hilfe-Funktion =

[[Image:36_V2-3Hilfe.png|miniatur|''Hilfe'' Schaltfläche]]

Über die ''Hilfe''-Schaltfläche in den einzelnen Menüs der Administration kann auf die Hilfe-Funktion zugegriffen werden. Dabei ist jede ''Hilfe''-Schaltfläche mit dem inhaltlich passenden Abschnitt eines Wiki-Artikels verknüpft.

Ratsinformationssystem - Administration Version 2.3

2016-05-27T13:07:10Z

Tbalcke: /* Reiter Suche */

Dieser Artikel behandelt die Administration des Ratsinformationssystem 2.3 ('''REGISAFE-Version 4.3''').

Der Administrationsbereich ist durch das Anfügen des Wortes "admin" an der URL erreichbar.

Beispiel: https://ris.geocms.com/demo/admin/

= Einführung =

[[Image:Ratsinformation-Zusammenspiel.PNG|miniatur|Wie kommen die Daten vom REGISAFE ins Web?]]

[[Image:01_V2-3GeoCMS-Modul Ratsinformation.png|miniatur|GeoCMS - Modul Ratsinformation]]

Zusammenspiel von REGISAFE und BürgerPLUS Ratsinformationen

= Ausgabe =

-> Informationen zur [[BürgerPLUS Ratsinformation - Ausgabe Version 2.3|Web-Ausgabe des Moduls BürgerPLUS Ratsinformation Version 2.3]]

=Zugriffsrechte=
Je nach Rolle, kann ein Nutzer im Administrationsbereich unterschiedliche Zugriffsrechte besitzen.

'''Rollen mit absteigenden Zugriffsrechten:'''

* Superuser
** Rechte: alle
* Administrator
**Rechte: Benutzerinformationen, Installation, Benutzerverwaltung, Seitenbaum, Ratsinformationen, Syslogs
* Web-Admin des Kunden
** Rechte: Benutzerinformationen, Benutzerverwaltung, Seitenbaum, Ratsinformationen
* Gremiumsmitglieder und sonstige Sitzungsteilnehmer
** Rechte: Benutzerinformationen

= Benutzerverwaltung =

[[Image:02_V2-3Ratsinformation-Benutzerverwaltung-Details.png|miniatur|Detailansicht Benutzer]]

Die Nutzerkonten und Berechtigungen werden aus REGISAFE importiert. Rechte importierter Nutzer dürfen nicht angepasst werden, da diese bei jedem Import überschrieben werden. Lediglich den Benutzernamen, das Passwort und das Bild des Benutzers können Administratoren bei Bedarf ändern.

Die Nutzerkonten sind entsprechend ihrer Rollen und Zugriffsrechte in Gruppen zugeordnet. Die Zuordnung darf nicht geändert werden, da die Verteilung an Hand der Daten im REGISAFE erfolgt. Die Gruppen werden als Baumstruktur angezeigt.

[[Image:03_V2-3Benutzergruppen.png|miniatur|neue Benutzergruppen]]

Zur Erleichterung der Rechteverwaltung der Benutzer und zur gezielteren Rechtevergabe, stehen in der Benutzerverwaltung zusätzlich zwei Gruppen zur Verfügung:
* RIS - alle importiert (enthält alle über die RIS-Schnittstelle importierten Nutzer)
* RIS - ohne Verteiler (RIS-Nutzer, die keinem Gremium angehören, also Nutzer, die importiert wurden, aber keine Rechte besitzen sollen)
'''Hinweis:''' Vergeben Sie keine Rechte im CMS-Backend ohne Abstimmung mit dem RIS-Support. Die Rechteverwaltung erfolgt bis auf wenige Ausnahmen (Newsmodul und ggf. Hilfeseiten) ausschließlich im DMS, um eventuelle Zugriffe nicht autorisierter Personen auf bestimmte Bereiche und Funktionen steuern zu können.

Der Status des Nutzerkontos wird farblich gekennzeichnet. Aktive Nutzer sind mit einem grünen Symbol gekennzeichnet. Nutzer, die beispielsweise ein neues Passwort angefordert oder sich noch nicht im System angemeldet haben, werden mit einem orangen Symbol markiert.

Die E-Mail-Adresse wird aus der Benutzerverwaltung entfernt, wenn keine gültige E-Mail-Adresse exportiert wurde. Als Beispiele für ungültige Adressen sind zu nennen:
* Intern: Vorname Nachname
* vorname.nachname[at]kommune.de
* vorname.nachname@kommune

Wichtige Inhalte des Benutzerkontos (Benutzer bearbeiten):

* Benutzer
:* Benutzername (Login-Kennung des Nutzers; Generiert aus der REGISAFE-XML)
:* Passwort (verschlüsselt)
:* Redaktionsbereich-Anmeldung erlauben (Backend-Zugriff für den Nutzer aktivieren/deaktivieren)
* Persönliche Angaben (werden aus der REGISAFE-XML übermittelt, außer das Profilbild)
:* Profilbild (eine lokale Datei auswählbar)

Wenn (neue) Nutzer ein Passwort vergeben, muss dieses folgende Mindestanforderungen erfüllen:
* mind. 8 Zeichen,
* mind. 1 Sonderzeichen,
* mind. 1 Großbuchstabe und
* 1 Kleinbuchstabe

[[Image:RIS_Switch-to-User.JPG|miniatur|Switch-To-User]]
Pro Nutzer kann ein Profilbild hinzugefügt werden. Diese Funktion ist unabhängig von REGISAFE, so dass das Hochladen direkt im Administrationsbereich von BürgerPLUS Ratsinformation erfolgen muss. Die Ausgabe erfolgt in der Personenliste und in der Detailansicht der Person.

Um bei einem Nutzer auftretende Fehler besser und schneller überprüfen zu können, wurde die Funktion "Switch-to-User" für den web-Admin aktiviert. Ohne das Passwort des jeweiligen Nutzers kennen zu müssen, können Administratoren damit die Rolle und Rechte des Nutzers übernehmen und den gemeldeten Fehler sichten. Wechselt ein Administator in die Rolle eines Nutzers wird dies in der Syslog vermerkt.

= Seitenbaum =

Im Seitenbaum wird die Navigation definiert. Bei der Installation wird eine Standard-Navigation vorgegeben, die gemeinsam mit dem Kunden angepasst werden kann.

== Standardelemente der Navigation des Seitenbaums ==
* Persönlicher Bereich
** Mandatsträgermodus
** Kontaktformular
* Sitzungskalender
* Sitzungstermine
**Sitzungstermine (Archiv)
* Gremien
* Personen
* Fraktionen
* Dokumente
* Suche
* Passwort zurücksetzen
* Hilfe
* Datenschutzerklärung
* Impressum
* Abmelden

== Anlegen und Bearbeiten von Menüpunkten ==

[[Image:04_V2-3Ratsinformation Administration Anlegen von Menüpunkten.png|miniatur|Anlegen und Bearbeiten von Menüpunkten]]

Administratoren stehen folgende Funktionen zur Bearbeitung des Seitenbaums zur Verfügung:

* Anzeigen (zeigt den Menüpunkt im Portal an)
* Bearbeiten (öffnet die Bearbeitungsmaske, um einen Menüpunkt editieren zu können)
* Hinzufügen (fügt eine Unterseite am aktuell gewählten Menüpunkt ein)
* Umbenennen (ändert den Menütitel jedoch nicht den Alias)
* Rechte setzen (die Sichtbarkeit und Bearbeitungsmöglichkeiten können über die Rechte gesteuert werden)
* Seitencache löschen (entfernt alle bisher aufgerufenen Versionen der entsprechenden Webseite)
* Ausschneiden (der Menüpunkt wird vom aktuellen Knoten ausgeschnitten und kann an einem anderen Knotenpunkt eingefügt werden)
* Kopieren (der Menüpunkt wird dupliziert und kann an einem anderen Knotenpunkt eingefügt werden)
* Einfügen (zuvor ausgeschnittene oder kopierte Menüpunkte können an beliebigen anderen Knotenpunkten eingefügt werden)
* Entfernen (löscht den ausgewählten Menüpunkt)

Folgende Einstellungen müssen beim Anlegen eines neuen Menüpunktes beachtet werden:

*Reiter Menüdaten:
** Titel (Pflichtfeld)
** Alias (Pflichtfeld)

[[Image:05_V2-3Verstecker menuepunkt.png|miniatur|Anlegen eines versteckten Menüpunktes]]
[[Image:06_V2-3Verstecker menuepunkt sichtbarkeit.png|miniatur|Anlegen eines versteckten Menüpunktes beim Reiter Sichtbarkeit]]

Soll ein versteckter Menüpunkt erstellt werden, sind zusätzlich folgende Einstellungen zu übernehmen:

*Reiter Menüdaten
**Anzeigeverhalten
*** Seite bei Login anzeigen

*Reiter Sichtbarkeit
**Benutzer: RIS - alle importiert
**Rechteprüfung aktivieren

'''Wichtiger Hinweis:''' Bitte sehen Sie davon ab weitere Änderungen in den Masken vorzunehmen. Diese können weitreichende Auswirkungen auf die Außenansicht und Funktionsfähigkeit des Ratsinformationssystems haben. Wenden Sie sich bitte an das Support-Team.

'''Häufiger Fehler:''' Menüpunkte können so konfiguriert werden, dass Sie ausschließlich für Nutzer mit einem Login sichtbar sind. In der öffentlichen Ansicht stehen sie scheinbar nicht mehr zur Verfügung. Jedem Nutzer, der die URL kennt, ist es jedoch möglich die Seite auch ohne Login aufzurufen. Um dies zu verhindern genügt es nicht, das Anzeigeverhalten des Menüpunktes auf "Seite nach Login anzeigen" zu setzen. Zusätzlich muss im Reiter "Sichtbarkeit" der Besitzer auf "RIS - alle importiert" geändert und der Haken bei "Rechteprüfung aktivieren" gesetzt sein.

= Ratsinformationssystem =

Das Fachmodul "Ratsinformationssystem" ermöglicht Einsicht in die Bereiche:

* [[#Import|Import]]
* [[#Administration|Administration]]
* [[#Modulvorlagen|Modulvorlagen]]
* [[#Teilnahme|Teilnahme]]
* [[#Statistik|Statistik]]
* [[#Hilfe|Hilfe]]

== Import ==

=== letzter Import ===

[[Image:01_V2-3GeoCMS-Modul Ratsinformation.png|miniatur|Import Status]]

Unter dem Punkt "aktueller Import" wird nur der aktuellste Import angezeigt. Sonstige Importe befinden sich im Archiv.
Der Import kann automatisch starten oder durch "Importjob starten" manuell ausgelöst werden. Es besteht die Möglichkeit, Importjobs zurückzusetzen. Durch Anzeige der Logs kann das gesamte Importverfahren nachvollzogen werden. Die Anzeige der importierten Daten im XML-Format ist ebenfalls möglich.

* erweitertes Logging beim XML-Parsen
* Warnungen bei fehlendem/ungültigem RISBEREICH für Personen in Basisgremien-/Sitzungsverteiler
* Weitergabe der Warnings an den Log des Importjobs

Die verschiedenen Status eines Imports werden auch farblich gekennzeichnet:

* Grün: der Import war erfolgreich, an der Importdatei gab es Änderungen
* Orange: der Import war erfolgreich, an der Importdatei gab es keine Änderungen
* Rot: beim Import sind Fehler aufgetreten

=== Importarchiv ===

[[Image:08_V2-3Ratsinformation-Archivierte Importe.png|miniatur|Import-Archiv]]

Alle bereits vergangenen Importe befinden sich im Archiv. Sobald ein neuer aktueller Import durchgeführt wird, wird ein älterer ins Archiv verschoben. Archivierte Importe können nicht mehr zurückgesetzt werden. Die Import-Logs und die importierten Daten in einer XML-Struktur können dennoch angezeigt werden. Die Sortierung kann selbstständig vorgenommen werden, durch Klick auf den Tabellenkopf für die entsprechende Spalte, nach der geordnet werden soll. Zur vereinfachten Recherche im System steht die Suchfunktion zur Verfügung.

== Administration ==

[[Image:09_V2-3Ratsinformation-Administration.png|miniatur|Administration]]

Ermöglich Zugriff auf:

* [[#Systemkonfiguration|Systemkonfiguration]]
* [[#Verändern der Sichtbarkeit|Verändern der Sichtbarkeit]]
* [[#Notizen bearbeiten|Notizen bearbeiten]]
* [[#Nutzerkonten zurücksetzen|Nutzerkonten zurücksetzen]]
* [[#Nutzerkonten bearbeiten|Nutzerkonten bearbeiten]]
* [[#Systemlogs|Systemlogs]]

=== Systemkonfiguration ===

[[Image:10_V2-3Ratsinformation-Systemkonfiguration.png|miniatur|Administration - Systemkonfiguration]]

Die Systemkonfiguration ist Nutzern mit administrativen Berechtigungen vorbehalten (Superuser, Administrator, Web-Admin). In diesem Bereich werden systemweite Einstellungen vorgenommen.

'''Reiter der Systemkonfiguration:'''

* [[#Reiter Konfiguration|Reiter Konfiguration]]
* [[#Reiter Benachrichtigungen|Reiter Benachrichtigungen]]
* [[#Reiter_Schriftstücke|Reiter Schriftstücke]]
* [[#Reiter_PDF Sicherheit|Reiter PDF Sicherheit]]
* [[#Reiter Adressen|Reiter Adressen]]
* [[#Reiter Datenschutz|Reiter Datenschutz]]
* [[#Reiter Import|Reiter Import]]

Die Reiter sind erreichbar über den Button "ändern" (Ratsinformation > Administration > Systemkonfiguration > ändern).

==== Reiter Konfiguration ====

[[Image:11_V2-3Ratsinformation-Reiter Konfiguration.png|miniatur|Reiter Konfiguration]]

Iconset

Bei der Verwendung von Iconsets kann zwischen REGISAFE-Standard-Icons und hinterlegten Open-Source-Icons gewählt werden.

Authentifizierung

Die Login-Kennung für die Anmeldung am System kann eingestellt werden:

* Adresskennung (REGISAFE Standard): Nachname Vorname Kommune
* E-Mail
* Titel, Vorname, Nachname

"Überschreiben der Login-Kennung darf aktualisiert werden" ermöglicht die automatische Änderung bestehender Nutzerkonten (Info an Nutzer per E-Mail).

CMS-Nutzerkonten basieren auf Adressfeldern mit dem Kennzeichen "öffentlich" oder "nicht öffentlich". Import der Basisgremienverteiler und Sitzungsverteiler erzeugt nun Nutzergruppen in der Benutzerverwaltung.

Bei der Einstellung der Zielseite für den E-Mail-Link zum initialen Setzen des Nutzer-Passworts handelt es sich um ein Pflichtfeld. Die Standard-Einstellung für die Zielseite des E-Mail-Links zum initialen Setzen des Nutzer-Passworts ist die Seite "Login authentifizieren".

Mandantensystem

Es kann optional ausgewählt werden, ob Verwaltungskennungen für Mandantensysteme verwendet werden sollen.

Erweitert

Konfigurieren der URL zum Support-Web.

Einblenden von Entwicklermeldungen steuert den Umfang der Debug-Ausgaben des Ratsinformationssystems. Debug-Ausgaben sind nur für Entwicklungszwecke oder im Fehlerfall notwendig.

==== Reiter Benachrichtigungen ====

[[Image:12_V2-3Ratsinformation2b-E-Mail Versand.png|miniatur|E-Mail-Versand]]

Konfigurieren des E-Mail-Versandes und der Administrator-Benachrichtigungen.

'''E-Mail-Versand'''

Der E-Mail-Versand und das Zurücksetzen von Nutzerdaten an Gremienmitglieder werden nur aktiviert, wenn eine Admin-E-Mail des Kunden hinterlegt ist.

* ''Nutzer-Benachrichtigungs E-Mail Versand'' aktiviert -> E-Mail geht an Mandatsträger
* Ist kein Versand an Mandatsträger aktiv, werden alle E-Mails an einen Mandatsträger nun an den Admin weitergeleitet.
* Ist auch der Versand an den Admin bzw. systemweit deaktiviert, oder gab es einen Fehler beim Versenden, wird nun ein Fehler im Systemlog geschrieben.

Für den Versand im HTML-Format wurde auf Multipart-E-Mails umgestellt (ist auch für Clients lesbar, die keine HTML-E-Mail darstellen können).

'''Postfach für E-Mailversand'''

Konfiguration eines eigenen Absender-Postfachs ist möglich. E-Mail-Versand kann wahlweise im HTML-Format (Einbettung von Bilddateien) erfolgen. Dies wird statt der E-Mail-Adresse noreply@geocms.net für alle Meldungen (z.B. Importjobs) oder Passwortlinks verwendet.

Nach der Konfiguration der Einstellungen kann eine Test-E-Mail versandt werden.

Es wird empfohlen ein separates Postfach einzurichten, z.B. ris@kundendomain.de

'''Administrator-Benachrichtigungen'''

Hier kann die Betreffzeile der E-Mail-Benachrichtigungen geändert werden (nicht empfehlenswert) und mehrere E-Mail-Adressen für die Administrator-Benachrichtigungen hinterlegt werden.

'''Informationsdienst'''

Konfiguration oder Deaktivierung des Informationsdienstes:

* Festlegen des Betreffs der E-Mails des Informationsdienstes. Bei leerem Feld wird der Standard verwendet.
* Informationsdienst für festgelegte Status erzwingen (jeder Nutzer erhält Benachrichtigung über die hier selektierten Status)
* Informationsdienst für festgelegte Status verbergen (kein Nutzer erhält Benachrichtigung über die hier selektierten Status)
Wird kein Status selektiert, kann jeder Nutzer frei wählen, ob er die Benachrichtigung für den entsprechenden Status erhalten möchte.

Standard des Betreffs:

Informationsdienst BürgerPLUS Ratsinformation "##WEB_NAME##" vom ##DATUM##"

Mögliche Platzhalter:

* ##DATUM## - Datum im Format DD.MM.JJJJ HH:MM
* ##WEB_NAME## - Name der BürgerPLUS Ratsinformation Instanz
* ##MANDANT## - Name der Verwaltungskennung" name="flexml::infodienst_subject"

==== Reiter Schriftstücke ====

[[Image:13_V2-3Ratsinformation-Reiter Schriftstuecke.png|miniatur|Reiter Schriftstücke]]

Dateinamen werden nicht mehr Case-Sensitive ausgewertet (Groß-/Kleinschreibung). Dateinamen, die fälschlicherweise URL-kodiert übergeben werden, können nun ausgewertet werden. Unterstützt werden die neuen Schriftstück ArtIDs "Sitzungsunterlage" und "RISZusatzDokument".

Dateibehandlung

Die Dateibehandlung gibt an wie Dokumente, wenn sie im Web geöffnet werden, behandelt werden.

Mögliche Einstellungen:

* immer downloaden
* wenn möglich im Browser darstellen

Bezeichnung der Schriftstück ArtIDs

Den bekannten Bezeichnungen von Schriftstücken können andere Bezeichnungen zugewiesen werden. Die im Feld angegebene Bezeichnung überschreibt die Standardangabe.
Bsp.: Der „Sitzungsniederschriftsauszug“ wird „Protokollauszug“ im RIS-Web genannt.

Anzeige der Schriftstücke

Den Dokumenttypen kann zugewiesen werden, ob es sich um ein Sitzungsschriftstück (bei Reiter "Sitzungsdokumente" angezeigt) oder um ein Tagesordnungsschriftstück (be Reiter "Tagesordnung" angezeigt) handelt.

Anlagen

* Vom Hauptdokument (Anlagen werden neben dem Hauptschriftstück angezeigt; empfohlene Einstellung)

* Nur im Login-Bereich (Anlagen können nur gesehen werden, wenn man angemeldet ist, betrifft auch öffentliche TOP, d.h. Bürger können zwar das Hauptschriftstück, aber nicht die Anlage sehen)

Zusätzliche Dokumente

Die Zielseite für Zusätzliche Dokumente und die Mandantenzuordnung kann festgelegt werden.

==== Reiter PDF Sicherheit ====

[[Image:14_V2-3PDF-Sicherheit.png|miniatur|PDF-Sicherheit]]

'''Wasserzeichen'''

Systemweit kann vom Administrator ein Wasserzeichen für alle PDF-Dateien aktiviert werden. Das Wasserzeichen kann individuell
gestaltet und als PDF hinterlegt werden.

Folgende Arten von Wasserzeichen stehen zur Verfügung:
* Stempel (Standard): Das Wasserzeichen wird über den Text gelegt. Insbesondere bei Bildern ist dies zu empfehlen. Die Lesbarkeit kann je nach Wasserzeichen ggf. eingeschränkt sein.
* Hintergrund: Das Wasserzeichen wird unter dem Text eingefügt. In PDF-Dokumenten mit Bildinhalten ist das Wasserzeichen ggf. verdeckt.

[[Image:14_V2-3PDF-Sicherheit-Wasserzeichen.png|miniatur|PDF mit Wasserzeichen und benutzer- und zeitabhängiger Fußleiste]]

Wird ein Wasserzeichen für die Dateien verwendet, so erscheinen der Nutzername sowie ein Zeitstempel in der Fußzeile des Dokumentes.
Möchten Sie diesen Hinweis anzeigen, jedoch kein Wasserzeichen hinterlegen, laden Sie ein leeres PDF-Dokument im System hoch und stellen Sie es als Wasserzeichen für den Hintergrund ein.

'''Verschlüsselung'''

Systemweit kann vom Administrator ein Passwort für alle Schriftstückdownloads/Sitzungsmappen aktiviert werden. Wichtig: Der Passwortschutz gilt nur für nicht öffentlich sichtbare Schriftstücke! Öffentliche Schriftstücke sind weiterhin ohne einen Passwortschutz aufrufbar. Das Passwort ist nicht nutzerspezifisch und muss allen Nutzern bekannt gegeben werden.

Mit dem Passwortschutz können folgende Berechtigungen in PDF-Dateien gesetzt werden:
* keine (nur ansehen): Nutzer können das PDF herunterladen und öffnen. Andere Aktionen, wie Drucken, Hinzufügen von Anmerkungen in einem PDF-Programm oder Zusammenfügen mit anderen Dokumenten, sind nicht möglich.
* alle Berechtigungen: Nutzer können das PDF herunterladen und öffnen. Alle anderen Aktionen, wie Drucken, Hinzufügen von Anmerkungen in einem PDF-Programm oder Zusammenfügen mit anderen Dokumenten, sind möglich.
* eigene Vorgabe: Nutzer können das PDF herunterladen und öffnen. Hier kann der Admin selber bestimmen, welche Aktionen erlaubt sind: Drucken, Hinzufügen von Anmerkungen in einem PDF-Programm oder Zusammenfügen mit anderen Dokumenten. Bitte beachten Sie: in PDF-Betrachtern (z. B. Acrobat Reader) können die Berechtigungen andere Bezeichnungen tragen.

[[Image:14_V2-3PDF-Sicherheit-Frontend.png|miniatur|PDF-Verschlüsselung im Frontend]]

Erfolgte die Aktivierung der PDF-Verschlüsselung sowie die Vergabe eines systemweiten PW durch den Admin, so kann jeder Nutzer anschließend im persönlichen Bereich der Ratsinformations-Webseite (Frontend) unterhalb des Punktes "PDF Verschlüsselung" im Reiter „Profildaten“ das Admin-PW überschreiben. Trägt der Nutzer nichts ein, gilt das Admin-PW.

==== Reiter Adressen ====

[[Image:15_V2-3Ratsinformation-Reiter Adressen.png|miniatur|Reiter Adressen]]

Konfiguration der Darstellung der Adresse:

* Adressen sind in bestimmte Blöcke unterteilt, für die jeweils eine Überschrift und eine CSS-Klasse festgelegt werden kann
* Einteilung in Adressblöcke
* Festlegung der zu verwendenden Felder je Block
* Konfiguration der Formatierung (Name in der Ausgabe, Zeilenumbruch, relevant für Listenansicht)
* Adressrendering über herkömmlichen Weg, wenn keine Adressfelddefinition hinterlegt ist
* wenn nur ein Feld definiert ist: Verwendung dieser Konfiguration

==== Reiter Datenschutz ====

[[Image:16_V2-3Ratsinformation-Reiter Datenschutz.png|miniatur|Reiter Datenschutz]]

Logging von Nutzerinteraktionen

* Logging von Schriftstückdownloads als Nachweis der „Zustellung“ von z.B. Einladungen
** optional de-/aktivierbar
** bei Download von Zip Archiven wird es als ein Log zusammengefasst

Tagesordnungspunkte

Es kann konfiguriert werden, ob der öffentlich hinterlegte Text für Tagesordnungspunkte angezeigt werden soll, z.B. wenn der Nutzer als "befangen" eingestuft wird, oder ein eigener Text. Bei Letzterem erscheint ein Freitextfeld.

==== Reiter Import ====

[[Image:Ratsinformation-Reiter_Import.PNG|miniatur|Reiter Import]]

Schnittstelle

Das Dateiformat für die Schnittstelle kann konfiguriert werden (Standard: KommunalPLUS Ratsinformation).

Quelle

Das Quell-Verzeichnis gibt den Pfad der zu importierenden Daten an.

Autoimport

* Service URL der Server Warteschlange

* Systemerkennung in der Server Warteschlange

=== Veränderung der Sichtbarkeit ===

Übersicht aller Sitzungen und Schriftstücke im System mit Veröffentlichungsbereich. Ermöglicht das Offline-Setzen eines einzelnen Datensatzes.

[[Image:18_V2-3Notizen bearbeiten.png|miniatur|Notizen bearbeiten]]

=== Notizen bearbeiten ===

Scheidet ein Nutzer unerwartet aus, verbleiben oft noch in Sitzungen erstellte Notizen im System. Für Administratoren wurde daher eine Möglichkeit geschaffen, diese Notizen unter datenschutzrechtlichen Aspekten vollständig aus dem System zu entfernen. Der Administrator erhält dabei keinen Zugriff auf die Inhalte, sondern kann lediglich an Hand des Notiz-Titels entscheiden, welche Notizen eines Nutzers gelöscht werden sollen.
* Möglichkeit der Suche nach einem Nutzer in der Auswahl
* Anzeige folgender Informationen:
:* ID
:* Nutzer mit Login-Kennung und E-Mail-Adresse
:* Datum der letzten Änderung
:* Sitzungstitel

=== Nutzerkonten zurücksetzen===

[[Image:19_V2-3Ratsinformation Zuruecksetzen der Zugangsdaten.png|miniatur|Zurücksetzen der Nutzerkonten]]

Hier erscheint eine Übersicht aller importierten Nutzer. Ermöglicht das Neu-Versenden eines Initial-Passworts an Nutzer, abhängig von der Aktivierung des [[#Reiter Benachrichtigungen|E-Mail-Versand]].

Icons kennzeichnen Nutzer mit nicht vorhandenen bzw. mehrmals vergebenen E-Mail-Adressen.

Der Link hat eine Gültigkeit von 24 Stunden.

[[Image:20_V2-3Nutzerkonten bearbeiten.png|miniatur|Bearbeiten von Nutzerkonten]]

=== Nutzerkonten bearbeiten ===

Nutzer, die in der XML als "gelöscht" markiert sind, werden nicht vollständig aus der Datenbank entfernt, um eine Wiederherstellung bei unbeabsichtigtem Löschen zu ermöglichen.

Unter diesem Punkt kann der web-admin ein oder mehrere Nutzer temporär löschen (soft-delete) oder wiederherstellen. Das unwiederbringliche Löschen aus der Datenbank (hart-delete) ist weiterhin nur durch den RIS-Support möglich, da bei einem versehentlichen Löschen ein Komplett-Export notwendig wird. Melden Sie sich gern kurzfristig bei uns, sollten Sie einen Nutzer vollständig aus der Datenbank löschen wollen.

'''Hinweis:''' Das Löschen im Ratsinformationssystem ist eine temporäre, kurzfristige Lösung. Der Nutzer muss in jedem Fall auch im DMS für den Export deaktiviert werden und darf nicht mehr in der XML erscheinen. Andernfalls wird der Nutzer wiederholt importiert und im Ratsinformationssystem angelegt.

=== Systemlogs ===

[[Image:21_V2-3Ratsinformation Sytemereignisse.png|miniatur|Systemereignisse]]

Hier kann die Einsicht in Systemmeldungen erfolgen.

Systemereignisse sind

* suchbar nach:
:* Text und
:* Datum oder
:* Zeitspanne

* filterbar nach:
:* alle,
:* Hinweise,
:* Warnungen,
:* Fehler und
:* Erfolg

* sowie sortierbar nach:
:* ID,
:* Art,
:* Nutzer,
:* Datum/Uhrzeit,
:* Modulkontext,
:* erweiterter Kontext,
:* Ereignis und
:* Beschreibung.

== Modulvorlagen ==

[[Image:22_V2-3Ratsinformation2 Konfiguration Modulvorlagen.png|miniatur|Konfiguration Modulvorlagen]]

Eine Modulvorlage dient der einfachen und systemweiten Konfiguration der Ausgabe. Es können mehrere Modulvorlagen angelegt werden. Modulvorlagen werden an den Modulen der Menüpunkte im [[#Seitenbaum|Seitenbaum]] ausgewählt, wobei pro Menüpunkt nur eine Modulvorlage ausgewählt werden kann. Die Konfiguration für die Ausgabe erfolgt ausschließlich über die Modulvorlagen.

'''Reiter der Modulvorlage'''

* [[#Reiter Allgemein|Allgemein]]
* [[#Reiter Darstellung|Darstellung]]
* [[#Reiter Sitzungen|Sitzungen]]
* [[#Reiter Kalender|Kalender]]
* [[#Reiter Personen|Personen]]
* [[#Reiter Gremien|Gremien]]
* [[#Reiter Suche|Suche]]
* [[#Reiter Dokumenten Liste|Dokumenten Liste]]
* [[#Reiter Notizen|Notizen]]
* [[#Reiter Newsmodul|Newsmodul]]
* [[#Reiter App|App]]

'''Vorteile gegenüber der direkten Konfiguration am Menüpunkt'''

* Konfiguration der Modulvorlage an einem zentralen Punkt
* einfache Nachkonfiguration neuer oder zuvor nicht genutzter Funktionen
* keine Anpassung aller Menüpunkte notwendig
* Verringerung fehlerhafter oder fehlender Konfigurationen an einzelnen Menüpunkten (führte in der Vergangenheit zu Missverständnissen in der Ausgabe)

Die Einstellungen in der Modulvorlage können beliebig vorgenommen werden. Für alle Reiter gilt, dass der Systemstandard mit einem Klick wiederhergestellt werden kann.

Weiterhin können, wenn notwendig, am einzelnen Menüpunkt abweichende Einstellungen vorgenommen werden.

==== Reiter Allgemein ====

[[Image:23_V2-3Ratsinformation Konfiguration-Allgemein.png|miniatur|Konfigurationsmöglichkeiten Allgemein]]

Im Reiter Allgemein kann die Grundeinstellung der Modulvorlage vorgenommen werden. Dazu zählen die Vergabe einer eindeutigen Bezeichnung sowie die Auswahl des Mandantensystems.

==== Reiter Darstellung ====

[[Image:24_V2-3Ratsinformation Konfiguration-Darstellung.png|miniatur|Konfigurationsmöglichkeiten für Darstellung]]

Listen

Daten, die in einer Liste ausgegeben werden, können in ihrer Anzahl variiert werden. Es können bis zu 50 Einträge pro Seite angezeigt werden.

Datumsformat

Das Datumsformat (inklusive Uhrzeit) kann konfiguriert werden, z.B. für die Ausgabe der Sitzungen in der Listenansicht.

Zusätzliche Ausgabe

Ausgewählt werden können:

* Ausgabe von Vertretern in Sitzungsteilnehmer Listen
* Ausgabe von Vertretern in Basisgremien Listen
* Ausgabe von Parteien
* Ausgabe von Fraktionsvorsitzenden
* Ausgabe von zusätzlichen Funktionen
* Ausgabe von Drucksachennummern
* Ausgabe des Öffentlichkeitsstatus bei Schriftstücken mit Bezug zu einem TOP
* Filtermöglichkeit für Personenliste
* Filtermöglichkeit für Fraktionenliste
* Filtermöglichkeit für Parteienliste

Features deaktivieren

Folgende Features können ausgeschalten werden:

* Notizfunktion an Sitzung deaktivieren
* Downloadmöglichkeit für Sitzungsmappe deaktivieren
* Downloadmöglichkeit für Gesamtdokument deaktivieren
* Downloadmöglichkeit für elektronische Visitenkarte deaktivieren
* Link "auf Karte anzeigen" deaktivieren
* Ausgabe von Jahres Auswahl in Sitzungs-Archiv deaktivieren
* Ausgabe von "Vertreter für Gremiumsmitglieder" deaktivieren
* Einbindung der Javascript Bibliothek jQuery deaktivieren
* Einbindung der Javascript Bibliothek jQuery-UI deaktivieren
* Zusammenfügen von AssetsCompiler deaktivieren

==== Reiter Sitzungen ====

[[Image:25_V2-3Ratsinformation Konfiguration-Sitzungen.png|miniatur|Konfigurationsmöglichkeiten für Sitzungen]]

Sitzungsdetails

Bei der Darstellung der Sitzungsdetails kann zwischen einer Listenansicht (einfache Anordnung untereinander), Akkordeonansicht (untereinander angeordnete Klappboxen) oder der Darstellung mit Reitern (Anordnung nebeneinander) gewählt werden.

Weiterhin ausgewählt werden kann:

* Titel des Sitzungs-Schriftguts anzeigen
* Titel von Anlagen des Sitzungs-Schriftguts anzeigen
* Titel des Schriftguts der Tagesordnungspunkte anzeigen (über Tooltip)
* Titel von Anlagen des Tagesordnungspunkt-Schriftguts anzeigen (über Tooltip)

Sitzungstitel

Die Darstellung des Wochentags kann beeinflusst werden. Zunächst kann eingestellt werden, ob die Wochentage überhaupt ausgegeben werden sollen. Bei der Art kann zwischen der Kurz- und der Langform unterschieden werden. Es kann ein beliebiger Trenner zwischen Wochentag und Datum angegeben werden. Optional können zwischen Datum und Uhrzeit oder vor dem Sitzungsnamen, ebenfalls Trenner eingefügt werden.

==== Reiter Kalender ====

[[Image:26_V2-3Ratsinformation Wochenansicht Sitzungskalender.png|miniatur|Darstellungsmöglichkeiten im Kalender am Beispiel der Wochenansicht]]

[[Image:26_V2-3Ratsinformation Konfiguration-Kalender.png|miniatur|Konfigurationsmöglichkeiten für Kalender]]

Neben der Kalenderdarstellung kann an dieser Stelle auch die Ausgabe der Kalendereinträge konfiguriert werden.

Kalenderdarstellung

Die Startansicht unterscheidet zwischen Monat (Standard), Woche und Tag. Dabei kann für Woche und Tag die einfache oder detaillierte (mit Stundenraster) Ansicht gewählt werden.

Kalendereinträge

Standardmäßig wird die Gremiumsbezeichnung im Kalender ausgeschrieben. Um unschöne Umbrüche zu vermeiden, kann an dieser Stelle die Abkürzung der Gremiumsbezeichnung aktiviert werden. Mit der Aktivierung stehen Tooltips und eine Legende optional zur Verfügung.

Farbwerte

Termine und Tooltips können jeweils mit einer auf das Kundenweb angepassten oder vom Kunden gewünschten Farbe versehen werden.
Werden die Feldwerte leer gelassen, erfolgt die Darstellung in Standardfarben (hellblau). Evtl. wird die Hintergrundfarbe von der im Template festgelegten Farbe überschrieben.

'''Empfohlene Einstellung'''

* Gremiumsbezeichnung = Abkürzung
* Tooltip anzeigen = aktiviert
* Legende anzeigen = aktiviert

Internetkalender

Hierüber kann der Download des Kalenders (*.ics-Format) aktiviert werden.

==== Reiter Personen ====

[[Image:27_V2-3Ratsinformation2 Konfiguration Personen.png|miniatur|Konfigurationsmöglichkeiten für Personen]]

Bilddarstellung

An dieser Stelle kann die Anzeige hinterlegter Bilder der Personen (Benutzerverwaltung) nach Bereichen konfiguriert werden:

* keine Anzeige
* im Bürger-Bereich (ohne Anmeldung am RIS sichtbar)
* im Login-Bereich (nur nach Anmeldung am RIS sichtbar)
* keine Einschränkung

Detail Bild - Listen Bild - Vollbild

Hier können jeweils die Abmessungen der Bilddarstellungen konfiguriert werden.

==== Reiter Gremien ====

[[Image:28_V2-3Ratsinformation2 Konfiguration Gremien.png|miniatur|Konfigurationsmöglichkeiten für Gremien]]

Ausgabe

Die Anzeige leerer Gremien kann optional aktiviert werden (Standard: aus). Bei Deaktivierung werden nur Gremien angezeigt, bei denen auch Mitglieder vorhanden sind.

Sitzungskalender

Optional kann die Einstellung erfolgen, dass für jedes Gremium ein anderer Farbwert verwendet wird (Standard: aus). Bei Aktivierung dieser Option öffnet sich die Konfiguration "Farbwerte".

Farbwerte

Hier kann für jedes ausgewählte Gremium eine Farbe für den Hintergrund, den Rahmen und die Schrift selektiert werden. Evtl. wird die Hintergrundfarbe von der im Template festgelegten Farbe überschrieben.

==== Reiter Suche ====

[[Image:29_V2-3Ratsinformation2 Konfiguration Suche.png|miniatur|Konfigurationsmöglichkeiten für die Suche]]

Allgemeine Suchoptionen

Um das Suchformular nutzen zu können, muss der Haken bei "Suchformular anbieten" gesetzt sein. Bei der Art der Suche kann zwischen der einfachen und der erweiterten Suche unterschieden werden. Es kann eingeschränkt werden, auf welche Inhalte die Suche zugreifen darf ("Suche in folgenden Inhalten gestatten"). Damit kann die Suchausgabe eingeschränkt werden. Bei der erweiterten Suche kann zusätzlich ausgewählt werden, ob die erweiterten Suchmöglichkeiten im Frontend beim ersten Aufruf bereits aufgeklappt erscheinen sollen.

Formularelemente der Erweiterten Suche

Optionen, die in der erweiterten Suche eingeblendet werden können:
* "Suche nach Gremium" anzeigen (bei Auswahl von "Personen", "Schriftstücke", "Sitzungen" oder "Tagesordnungspunkte" als Suchbereich)
* "Suche nach Schriftstückart" anzeigen (bei Auswahl von "Schriftstücke" als Suchbereich)
* "Suche nach Zeitraum" anzeigen (bei Auswahl von "Schriftstücke", "Sitzungen" oder "Tagesordnungspunkte" als Suchbereich)

Die Darstellung der Suchtreffer für Schriftstücke entspricht der Darstellung der Dokumentenliste inklusive der dortigen Konfiguration.

==== Reiter Dokumenten Liste ====

[[Image:30_V2-3Ratsinformation2 Konfiguration DokumentenListe.png|miniatur|Konfigurationsmöglichkeiten für Dokumenten Liste]]

Ausgabe

Es kann ausgewählt werden, ob nur die Schriftstück-Arten angezeigt werden sollen, die in der untenstehenden Sortierung enthalten sind.
Die Anzeige leere Einträge in der Schriftstück ArtID Liste kann optional aktiviert werden (Standard: aus). Bei Deaktivierung werden nur Schriftstück-Arten angezeigt, zu denen auch Dokumente vorhanden sind.

Dokumentenliste

Der Titel des Schriftstückes ist standardmäßig aktiviert. Optional kann diese Einstellung geändert werden. Anlagen und Anlage-Titel können angezeigt oder ausgeblendet werden.

Sortierung

In der Sortierung können die Schriftstückarten, die verwendet werden sollen, und deren Reihenfolge festgelegt werden. Jeder Dokumententyp kann innerhalb der Reihenfolge nur einmal vorkommen.

Innerhalb einer Schriftstückart erfolgt die Sortierung anhand des Zeitbezugs des Dokuments. Hierbei wird von allen Sitzungen, in der das Schriftstück verwendet wird, die aktuellste Sitzung ermittelt.

==== Reiter Notizen ====

[[Image:31_V2-3Ratsinformation2 Konfiguration Notizen.png|miniatur|Konfigurationsmöglichkeiten für Notizen]]

Konfigurieren der Nutzerauswahl und möglicher Einschränkungen für das Teilen von Notizen.

Nutzerauswahl

* nur Teilnehmer der Sitzung und Nutzer mit zusätzlichem Zugriff auf die Sitzung (Standard)
* nur Teilnehmer der Sitzung
* alle Nutzer, unabhängig von Zugriffsberechtigungen

Mögliche Einschränkungen

* Gremien
* Fraktionen
* Parteien
* Funktion im Gremium
* Zusätzliche Funktion

==== Reiter Newsmodul ====

[[Image:32_V2-3Ratsinformation2 Konfiguration Newsmodul.png|miniatur|Konfigurationsmöglichkeiten für das Newsmodul]]

[[Image:32_V2-3Ratsinformation2 Konfiguration Newsmodul Seite.png|miniatur|Auswahl der Detailseite]]

Hierüber kann die Anzeige des Newsmoduls im Sitzungskalender aktiv geschalten werden. Bei Aktivierung wird die Möglichkeit geboten, für jede Kategorie zu bestimmen, auf welcher Webseite (Detailseite) die Artikel erscheinen sollen, sowie eine Farbe für den Hintergrund, den Rahmen und die Schrift festzulegen.

==== Reiter App ====

[[Image:33_V2-3Ratsinformation2 Konfiguration App.png|miniatur|Konfigurationsmöglichkeiten für die App]]

Integration

* Überschrift
* Festlegung der Spaltenanzahl im Startbildschirm (Homescreen)
* Login über Webcontainer ermöglichen: Login Schaltfläche im Startbildschirm erscheint (Ersatz für Login über nativen App-Rahmen)

Eigene Styles

* eigene Styles (brain-SCC) oder kundenspezifische Stylesheets per CSS einfügen (kunde.css)

== Teilnahme ==

[[Image:34_V2-3Teilnahme.png|miniatur|Teilnahme]]

Der Punkt "Sitzungsteilnahme" ermöglicht die Sortierung nach ID, Externer ID, Kennung, Sitzungsbeginn und Status. Eine Suche anhand eines Textes und des Zeitraums der Sitzung kann ebenfalls erfolgen.

Am Ende jeder Zeile wird der Button "Teilnehmer anzeigen" zur Verfügung gestellt. Hierüber werden alle Sitzungsteilnehmer mit deren Zu- oder Absagen einer Teilnahme tabellarisch ausgegeben.
Es wird eine Exportfunktion im CSV-Format (z.B. für Excel) angeboten.

'''Hinweis:''' Um die Sitzungsteilnehmer zu sehen, wird die Nutzung des Mandatsträgermodus vorausgesetzt. Ist der Mandatsträgermodus deaktiviert, erscheinen unter dem Punkt "Teilnahme" alle Sitzungen. Die Zu- und Absagen von jedem Teilnehmer können nicht eingesehen werden.

== Statistik ==

[[Image:35_V2-3Statistik.png|miniatur|Statistik]]

Die Statistik gibt einen kurzen Überblick über die im System importierten Inhalte, Nutzerkonten und Nutzerinhalte. Zudem kann die Menge des bisher verbrauchten Speichers angezeigt werden, unterteilt in Datenbank, Importverzeichnis und Projektverzeichnis.

== Hilfe ==

Über den Punkt "Hilfe" wird das Wiki des Ratsinformationssystems aufgerufen. Darin sind Konfigurationsmöglichkeiten des Backends näher beschrieben.

= Hilfe-Funktion =

[[Image:36_V2-3Hilfe.png|miniatur|''Hilfe'' Schaltfläche]]

Über die ''Hilfe''-Schaltfläche in den einzelnen Menüs der Administration kann auf die Hilfe-Funktion zugegriffen werden. Dabei ist jede ''Hilfe''-Schaltfläche mit dem inhaltlich passenden Abschnitt eines Wiki-Artikels verknüpft.

Ratsinformationssystem - Administration Version 2.3

2016-05-27T13:06:46Z

Tbalcke: /* Reiter Suche */

Dieser Artikel behandelt die Administration des Ratsinformationssystem 2.3 ('''REGISAFE-Version 4.3''').

Der Administrationsbereich ist durch das Anfügen des Wortes "admin" an der URL erreichbar.

Beispiel: https://ris.geocms.com/demo/admin/

= Einführung =

[[Image:Ratsinformation-Zusammenspiel.PNG|miniatur|Wie kommen die Daten vom REGISAFE ins Web?]]

[[Image:01_V2-3GeoCMS-Modul Ratsinformation.png|miniatur|GeoCMS - Modul Ratsinformation]]

Zusammenspiel von REGISAFE und BürgerPLUS Ratsinformationen

= Ausgabe =

-> Informationen zur [[BürgerPLUS Ratsinformation - Ausgabe Version 2.3|Web-Ausgabe des Moduls BürgerPLUS Ratsinformation Version 2.3]]

=Zugriffsrechte=
Je nach Rolle, kann ein Nutzer im Administrationsbereich unterschiedliche Zugriffsrechte besitzen.

'''Rollen mit absteigenden Zugriffsrechten:'''

* Superuser
** Rechte: alle
* Administrator
**Rechte: Benutzerinformationen, Installation, Benutzerverwaltung, Seitenbaum, Ratsinformationen, Syslogs
* Web-Admin des Kunden
** Rechte: Benutzerinformationen, Benutzerverwaltung, Seitenbaum, Ratsinformationen
* Gremiumsmitglieder und sonstige Sitzungsteilnehmer
** Rechte: Benutzerinformationen

= Benutzerverwaltung =

[[Image:02_V2-3Ratsinformation-Benutzerverwaltung-Details.png|miniatur|Detailansicht Benutzer]]

Die Nutzerkonten und Berechtigungen werden aus REGISAFE importiert. Rechte importierter Nutzer dürfen nicht angepasst werden, da diese bei jedem Import überschrieben werden. Lediglich den Benutzernamen, das Passwort und das Bild des Benutzers können Administratoren bei Bedarf ändern.

Die Nutzerkonten sind entsprechend ihrer Rollen und Zugriffsrechte in Gruppen zugeordnet. Die Zuordnung darf nicht geändert werden, da die Verteilung an Hand der Daten im REGISAFE erfolgt. Die Gruppen werden als Baumstruktur angezeigt.

[[Image:03_V2-3Benutzergruppen.png|miniatur|neue Benutzergruppen]]

Zur Erleichterung der Rechteverwaltung der Benutzer und zur gezielteren Rechtevergabe, stehen in der Benutzerverwaltung zusätzlich zwei Gruppen zur Verfügung:
* RIS - alle importiert (enthält alle über die RIS-Schnittstelle importierten Nutzer)
* RIS - ohne Verteiler (RIS-Nutzer, die keinem Gremium angehören, also Nutzer, die importiert wurden, aber keine Rechte besitzen sollen)
'''Hinweis:''' Vergeben Sie keine Rechte im CMS-Backend ohne Abstimmung mit dem RIS-Support. Die Rechteverwaltung erfolgt bis auf wenige Ausnahmen (Newsmodul und ggf. Hilfeseiten) ausschließlich im DMS, um eventuelle Zugriffe nicht autorisierter Personen auf bestimmte Bereiche und Funktionen steuern zu können.

Der Status des Nutzerkontos wird farblich gekennzeichnet. Aktive Nutzer sind mit einem grünen Symbol gekennzeichnet. Nutzer, die beispielsweise ein neues Passwort angefordert oder sich noch nicht im System angemeldet haben, werden mit einem orangen Symbol markiert.

Die E-Mail-Adresse wird aus der Benutzerverwaltung entfernt, wenn keine gültige E-Mail-Adresse exportiert wurde. Als Beispiele für ungültige Adressen sind zu nennen:
* Intern: Vorname Nachname
* vorname.nachname[at]kommune.de
* vorname.nachname@kommune

Wichtige Inhalte des Benutzerkontos (Benutzer bearbeiten):

* Benutzer
:* Benutzername (Login-Kennung des Nutzers; Generiert aus der REGISAFE-XML)
:* Passwort (verschlüsselt)
:* Redaktionsbereich-Anmeldung erlauben (Backend-Zugriff für den Nutzer aktivieren/deaktivieren)
* Persönliche Angaben (werden aus der REGISAFE-XML übermittelt, außer das Profilbild)
:* Profilbild (eine lokale Datei auswählbar)

Wenn (neue) Nutzer ein Passwort vergeben, muss dieses folgende Mindestanforderungen erfüllen:
* mind. 8 Zeichen,
* mind. 1 Sonderzeichen,
* mind. 1 Großbuchstabe und
* 1 Kleinbuchstabe

[[Image:RIS_Switch-to-User.JPG|miniatur|Switch-To-User]]
Pro Nutzer kann ein Profilbild hinzugefügt werden. Diese Funktion ist unabhängig von REGISAFE, so dass das Hochladen direkt im Administrationsbereich von BürgerPLUS Ratsinformation erfolgen muss. Die Ausgabe erfolgt in der Personenliste und in der Detailansicht der Person.

Um bei einem Nutzer auftretende Fehler besser und schneller überprüfen zu können, wurde die Funktion "Switch-to-User" für den web-Admin aktiviert. Ohne das Passwort des jeweiligen Nutzers kennen zu müssen, können Administratoren damit die Rolle und Rechte des Nutzers übernehmen und den gemeldeten Fehler sichten. Wechselt ein Administator in die Rolle eines Nutzers wird dies in der Syslog vermerkt.

= Seitenbaum =

Im Seitenbaum wird die Navigation definiert. Bei der Installation wird eine Standard-Navigation vorgegeben, die gemeinsam mit dem Kunden angepasst werden kann.

== Standardelemente der Navigation des Seitenbaums ==
* Persönlicher Bereich
** Mandatsträgermodus
** Kontaktformular
* Sitzungskalender
* Sitzungstermine
**Sitzungstermine (Archiv)
* Gremien
* Personen
* Fraktionen
* Dokumente
* Suche
* Passwort zurücksetzen
* Hilfe
* Datenschutzerklärung
* Impressum
* Abmelden

== Anlegen und Bearbeiten von Menüpunkten ==

[[Image:04_V2-3Ratsinformation Administration Anlegen von Menüpunkten.png|miniatur|Anlegen und Bearbeiten von Menüpunkten]]

Administratoren stehen folgende Funktionen zur Bearbeitung des Seitenbaums zur Verfügung:

* Anzeigen (zeigt den Menüpunkt im Portal an)
* Bearbeiten (öffnet die Bearbeitungsmaske, um einen Menüpunkt editieren zu können)
* Hinzufügen (fügt eine Unterseite am aktuell gewählten Menüpunkt ein)
* Umbenennen (ändert den Menütitel jedoch nicht den Alias)
* Rechte setzen (die Sichtbarkeit und Bearbeitungsmöglichkeiten können über die Rechte gesteuert werden)
* Seitencache löschen (entfernt alle bisher aufgerufenen Versionen der entsprechenden Webseite)
* Ausschneiden (der Menüpunkt wird vom aktuellen Knoten ausgeschnitten und kann an einem anderen Knotenpunkt eingefügt werden)
* Kopieren (der Menüpunkt wird dupliziert und kann an einem anderen Knotenpunkt eingefügt werden)
* Einfügen (zuvor ausgeschnittene oder kopierte Menüpunkte können an beliebigen anderen Knotenpunkten eingefügt werden)
* Entfernen (löscht den ausgewählten Menüpunkt)

Folgende Einstellungen müssen beim Anlegen eines neuen Menüpunktes beachtet werden:

*Reiter Menüdaten:
** Titel (Pflichtfeld)
** Alias (Pflichtfeld)

[[Image:05_V2-3Verstecker menuepunkt.png|miniatur|Anlegen eines versteckten Menüpunktes]]
[[Image:06_V2-3Verstecker menuepunkt sichtbarkeit.png|miniatur|Anlegen eines versteckten Menüpunktes beim Reiter Sichtbarkeit]]

Soll ein versteckter Menüpunkt erstellt werden, sind zusätzlich folgende Einstellungen zu übernehmen:

*Reiter Menüdaten
**Anzeigeverhalten
*** Seite bei Login anzeigen

*Reiter Sichtbarkeit
**Benutzer: RIS - alle importiert
**Rechteprüfung aktivieren

'''Wichtiger Hinweis:''' Bitte sehen Sie davon ab weitere Änderungen in den Masken vorzunehmen. Diese können weitreichende Auswirkungen auf die Außenansicht und Funktionsfähigkeit des Ratsinformationssystems haben. Wenden Sie sich bitte an das Support-Team.

'''Häufiger Fehler:''' Menüpunkte können so konfiguriert werden, dass Sie ausschließlich für Nutzer mit einem Login sichtbar sind. In der öffentlichen Ansicht stehen sie scheinbar nicht mehr zur Verfügung. Jedem Nutzer, der die URL kennt, ist es jedoch möglich die Seite auch ohne Login aufzurufen. Um dies zu verhindern genügt es nicht, das Anzeigeverhalten des Menüpunktes auf "Seite nach Login anzeigen" zu setzen. Zusätzlich muss im Reiter "Sichtbarkeit" der Besitzer auf "RIS - alle importiert" geändert und der Haken bei "Rechteprüfung aktivieren" gesetzt sein.

= Ratsinformationssystem =

Das Fachmodul "Ratsinformationssystem" ermöglicht Einsicht in die Bereiche:

* [[#Import|Import]]
* [[#Administration|Administration]]
* [[#Modulvorlagen|Modulvorlagen]]
* [[#Teilnahme|Teilnahme]]
* [[#Statistik|Statistik]]
* [[#Hilfe|Hilfe]]

== Import ==

=== letzter Import ===

[[Image:01_V2-3GeoCMS-Modul Ratsinformation.png|miniatur|Import Status]]

Unter dem Punkt "aktueller Import" wird nur der aktuellste Import angezeigt. Sonstige Importe befinden sich im Archiv.
Der Import kann automatisch starten oder durch "Importjob starten" manuell ausgelöst werden. Es besteht die Möglichkeit, Importjobs zurückzusetzen. Durch Anzeige der Logs kann das gesamte Importverfahren nachvollzogen werden. Die Anzeige der importierten Daten im XML-Format ist ebenfalls möglich.

* erweitertes Logging beim XML-Parsen
* Warnungen bei fehlendem/ungültigem RISBEREICH für Personen in Basisgremien-/Sitzungsverteiler
* Weitergabe der Warnings an den Log des Importjobs

Die verschiedenen Status eines Imports werden auch farblich gekennzeichnet:

* Grün: der Import war erfolgreich, an der Importdatei gab es Änderungen
* Orange: der Import war erfolgreich, an der Importdatei gab es keine Änderungen
* Rot: beim Import sind Fehler aufgetreten

=== Importarchiv ===

[[Image:08_V2-3Ratsinformation-Archivierte Importe.png|miniatur|Import-Archiv]]

Alle bereits vergangenen Importe befinden sich im Archiv. Sobald ein neuer aktueller Import durchgeführt wird, wird ein älterer ins Archiv verschoben. Archivierte Importe können nicht mehr zurückgesetzt werden. Die Import-Logs und die importierten Daten in einer XML-Struktur können dennoch angezeigt werden. Die Sortierung kann selbstständig vorgenommen werden, durch Klick auf den Tabellenkopf für die entsprechende Spalte, nach der geordnet werden soll. Zur vereinfachten Recherche im System steht die Suchfunktion zur Verfügung.

== Administration ==

[[Image:09_V2-3Ratsinformation-Administration.png|miniatur|Administration]]

Ermöglich Zugriff auf:

* [[#Systemkonfiguration|Systemkonfiguration]]
* [[#Verändern der Sichtbarkeit|Verändern der Sichtbarkeit]]
* [[#Notizen bearbeiten|Notizen bearbeiten]]
* [[#Nutzerkonten zurücksetzen|Nutzerkonten zurücksetzen]]
* [[#Nutzerkonten bearbeiten|Nutzerkonten bearbeiten]]
* [[#Systemlogs|Systemlogs]]

=== Systemkonfiguration ===

[[Image:10_V2-3Ratsinformation-Systemkonfiguration.png|miniatur|Administration - Systemkonfiguration]]

Die Systemkonfiguration ist Nutzern mit administrativen Berechtigungen vorbehalten (Superuser, Administrator, Web-Admin). In diesem Bereich werden systemweite Einstellungen vorgenommen.

'''Reiter der Systemkonfiguration:'''

* [[#Reiter Konfiguration|Reiter Konfiguration]]
* [[#Reiter Benachrichtigungen|Reiter Benachrichtigungen]]
* [[#Reiter_Schriftstücke|Reiter Schriftstücke]]
* [[#Reiter_PDF Sicherheit|Reiter PDF Sicherheit]]
* [[#Reiter Adressen|Reiter Adressen]]
* [[#Reiter Datenschutz|Reiter Datenschutz]]
* [[#Reiter Import|Reiter Import]]

Die Reiter sind erreichbar über den Button "ändern" (Ratsinformation > Administration > Systemkonfiguration > ändern).

==== Reiter Konfiguration ====

[[Image:11_V2-3Ratsinformation-Reiter Konfiguration.png|miniatur|Reiter Konfiguration]]

Iconset

Bei der Verwendung von Iconsets kann zwischen REGISAFE-Standard-Icons und hinterlegten Open-Source-Icons gewählt werden.

Authentifizierung

Die Login-Kennung für die Anmeldung am System kann eingestellt werden:

* Adresskennung (REGISAFE Standard): Nachname Vorname Kommune
* E-Mail
* Titel, Vorname, Nachname

"Überschreiben der Login-Kennung darf aktualisiert werden" ermöglicht die automatische Änderung bestehender Nutzerkonten (Info an Nutzer per E-Mail).

CMS-Nutzerkonten basieren auf Adressfeldern mit dem Kennzeichen "öffentlich" oder "nicht öffentlich". Import der Basisgremienverteiler und Sitzungsverteiler erzeugt nun Nutzergruppen in der Benutzerverwaltung.

Bei der Einstellung der Zielseite für den E-Mail-Link zum initialen Setzen des Nutzer-Passworts handelt es sich um ein Pflichtfeld. Die Standard-Einstellung für die Zielseite des E-Mail-Links zum initialen Setzen des Nutzer-Passworts ist die Seite "Login authentifizieren".

Mandantensystem

Es kann optional ausgewählt werden, ob Verwaltungskennungen für Mandantensysteme verwendet werden sollen.

Erweitert

Konfigurieren der URL zum Support-Web.

Einblenden von Entwicklermeldungen steuert den Umfang der Debug-Ausgaben des Ratsinformationssystems. Debug-Ausgaben sind nur für Entwicklungszwecke oder im Fehlerfall notwendig.

==== Reiter Benachrichtigungen ====

[[Image:12_V2-3Ratsinformation2b-E-Mail Versand.png|miniatur|E-Mail-Versand]]

Konfigurieren des E-Mail-Versandes und der Administrator-Benachrichtigungen.

'''E-Mail-Versand'''

Der E-Mail-Versand und das Zurücksetzen von Nutzerdaten an Gremienmitglieder werden nur aktiviert, wenn eine Admin-E-Mail des Kunden hinterlegt ist.

* ''Nutzer-Benachrichtigungs E-Mail Versand'' aktiviert -> E-Mail geht an Mandatsträger
* Ist kein Versand an Mandatsträger aktiv, werden alle E-Mails an einen Mandatsträger nun an den Admin weitergeleitet.
* Ist auch der Versand an den Admin bzw. systemweit deaktiviert, oder gab es einen Fehler beim Versenden, wird nun ein Fehler im Systemlog geschrieben.

Für den Versand im HTML-Format wurde auf Multipart-E-Mails umgestellt (ist auch für Clients lesbar, die keine HTML-E-Mail darstellen können).

'''Postfach für E-Mailversand'''

Konfiguration eines eigenen Absender-Postfachs ist möglich. E-Mail-Versand kann wahlweise im HTML-Format (Einbettung von Bilddateien) erfolgen. Dies wird statt der E-Mail-Adresse noreply@geocms.net für alle Meldungen (z.B. Importjobs) oder Passwortlinks verwendet.

Nach der Konfiguration der Einstellungen kann eine Test-E-Mail versandt werden.

Es wird empfohlen ein separates Postfach einzurichten, z.B. ris@kundendomain.de

'''Administrator-Benachrichtigungen'''

Hier kann die Betreffzeile der E-Mail-Benachrichtigungen geändert werden (nicht empfehlenswert) und mehrere E-Mail-Adressen für die Administrator-Benachrichtigungen hinterlegt werden.

'''Informationsdienst'''

Konfiguration oder Deaktivierung des Informationsdienstes:

* Festlegen des Betreffs der E-Mails des Informationsdienstes. Bei leerem Feld wird der Standard verwendet.
* Informationsdienst für festgelegte Status erzwingen (jeder Nutzer erhält Benachrichtigung über die hier selektierten Status)
* Informationsdienst für festgelegte Status verbergen (kein Nutzer erhält Benachrichtigung über die hier selektierten Status)
Wird kein Status selektiert, kann jeder Nutzer frei wählen, ob er die Benachrichtigung für den entsprechenden Status erhalten möchte.

Standard des Betreffs:

Informationsdienst BürgerPLUS Ratsinformation "##WEB_NAME##" vom ##DATUM##"

Mögliche Platzhalter:

* ##DATUM## - Datum im Format DD.MM.JJJJ HH:MM
* ##WEB_NAME## - Name der BürgerPLUS Ratsinformation Instanz
* ##MANDANT## - Name der Verwaltungskennung" name="flexml::infodienst_subject"

==== Reiter Schriftstücke ====

[[Image:13_V2-3Ratsinformation-Reiter Schriftstuecke.png|miniatur|Reiter Schriftstücke]]

Dateinamen werden nicht mehr Case-Sensitive ausgewertet (Groß-/Kleinschreibung). Dateinamen, die fälschlicherweise URL-kodiert übergeben werden, können nun ausgewertet werden. Unterstützt werden die neuen Schriftstück ArtIDs "Sitzungsunterlage" und "RISZusatzDokument".

Dateibehandlung

Die Dateibehandlung gibt an wie Dokumente, wenn sie im Web geöffnet werden, behandelt werden.

Mögliche Einstellungen:

* immer downloaden
* wenn möglich im Browser darstellen

Bezeichnung der Schriftstück ArtIDs

Den bekannten Bezeichnungen von Schriftstücken können andere Bezeichnungen zugewiesen werden. Die im Feld angegebene Bezeichnung überschreibt die Standardangabe.
Bsp.: Der „Sitzungsniederschriftsauszug“ wird „Protokollauszug“ im RIS-Web genannt.

Anzeige der Schriftstücke

Den Dokumenttypen kann zugewiesen werden, ob es sich um ein Sitzungsschriftstück (bei Reiter "Sitzungsdokumente" angezeigt) oder um ein Tagesordnungsschriftstück (be Reiter "Tagesordnung" angezeigt) handelt.

Anlagen

* Vom Hauptdokument (Anlagen werden neben dem Hauptschriftstück angezeigt; empfohlene Einstellung)

* Nur im Login-Bereich (Anlagen können nur gesehen werden, wenn man angemeldet ist, betrifft auch öffentliche TOP, d.h. Bürger können zwar das Hauptschriftstück, aber nicht die Anlage sehen)

Zusätzliche Dokumente

Die Zielseite für Zusätzliche Dokumente und die Mandantenzuordnung kann festgelegt werden.

==== Reiter PDF Sicherheit ====

[[Image:14_V2-3PDF-Sicherheit.png|miniatur|PDF-Sicherheit]]

'''Wasserzeichen'''

Systemweit kann vom Administrator ein Wasserzeichen für alle PDF-Dateien aktiviert werden. Das Wasserzeichen kann individuell
gestaltet und als PDF hinterlegt werden.

Folgende Arten von Wasserzeichen stehen zur Verfügung:
* Stempel (Standard): Das Wasserzeichen wird über den Text gelegt. Insbesondere bei Bildern ist dies zu empfehlen. Die Lesbarkeit kann je nach Wasserzeichen ggf. eingeschränkt sein.
* Hintergrund: Das Wasserzeichen wird unter dem Text eingefügt. In PDF-Dokumenten mit Bildinhalten ist das Wasserzeichen ggf. verdeckt.

[[Image:14_V2-3PDF-Sicherheit-Wasserzeichen.png|miniatur|PDF mit Wasserzeichen und benutzer- und zeitabhängiger Fußleiste]]

Wird ein Wasserzeichen für die Dateien verwendet, so erscheinen der Nutzername sowie ein Zeitstempel in der Fußzeile des Dokumentes.
Möchten Sie diesen Hinweis anzeigen, jedoch kein Wasserzeichen hinterlegen, laden Sie ein leeres PDF-Dokument im System hoch und stellen Sie es als Wasserzeichen für den Hintergrund ein.

'''Verschlüsselung'''

Systemweit kann vom Administrator ein Passwort für alle Schriftstückdownloads/Sitzungsmappen aktiviert werden. Wichtig: Der Passwortschutz gilt nur für nicht öffentlich sichtbare Schriftstücke! Öffentliche Schriftstücke sind weiterhin ohne einen Passwortschutz aufrufbar. Das Passwort ist nicht nutzerspezifisch und muss allen Nutzern bekannt gegeben werden.

Mit dem Passwortschutz können folgende Berechtigungen in PDF-Dateien gesetzt werden:
* keine (nur ansehen): Nutzer können das PDF herunterladen und öffnen. Andere Aktionen, wie Drucken, Hinzufügen von Anmerkungen in einem PDF-Programm oder Zusammenfügen mit anderen Dokumenten, sind nicht möglich.
* alle Berechtigungen: Nutzer können das PDF herunterladen und öffnen. Alle anderen Aktionen, wie Drucken, Hinzufügen von Anmerkungen in einem PDF-Programm oder Zusammenfügen mit anderen Dokumenten, sind möglich.
* eigene Vorgabe: Nutzer können das PDF herunterladen und öffnen. Hier kann der Admin selber bestimmen, welche Aktionen erlaubt sind: Drucken, Hinzufügen von Anmerkungen in einem PDF-Programm oder Zusammenfügen mit anderen Dokumenten. Bitte beachten Sie: in PDF-Betrachtern (z. B. Acrobat Reader) können die Berechtigungen andere Bezeichnungen tragen.

[[Image:14_V2-3PDF-Sicherheit-Frontend.png|miniatur|PDF-Verschlüsselung im Frontend]]

Erfolgte die Aktivierung der PDF-Verschlüsselung sowie die Vergabe eines systemweiten PW durch den Admin, so kann jeder Nutzer anschließend im persönlichen Bereich der Ratsinformations-Webseite (Frontend) unterhalb des Punktes "PDF Verschlüsselung" im Reiter „Profildaten“ das Admin-PW überschreiben. Trägt der Nutzer nichts ein, gilt das Admin-PW.

==== Reiter Adressen ====

[[Image:15_V2-3Ratsinformation-Reiter Adressen.png|miniatur|Reiter Adressen]]

Konfiguration der Darstellung der Adresse:

* Adressen sind in bestimmte Blöcke unterteilt, für die jeweils eine Überschrift und eine CSS-Klasse festgelegt werden kann
* Einteilung in Adressblöcke
* Festlegung der zu verwendenden Felder je Block
* Konfiguration der Formatierung (Name in der Ausgabe, Zeilenumbruch, relevant für Listenansicht)
* Adressrendering über herkömmlichen Weg, wenn keine Adressfelddefinition hinterlegt ist
* wenn nur ein Feld definiert ist: Verwendung dieser Konfiguration

==== Reiter Datenschutz ====

[[Image:16_V2-3Ratsinformation-Reiter Datenschutz.png|miniatur|Reiter Datenschutz]]

Logging von Nutzerinteraktionen

* Logging von Schriftstückdownloads als Nachweis der „Zustellung“ von z.B. Einladungen
** optional de-/aktivierbar
** bei Download von Zip Archiven wird es als ein Log zusammengefasst

Tagesordnungspunkte

Es kann konfiguriert werden, ob der öffentlich hinterlegte Text für Tagesordnungspunkte angezeigt werden soll, z.B. wenn der Nutzer als "befangen" eingestuft wird, oder ein eigener Text. Bei Letzterem erscheint ein Freitextfeld.

==== Reiter Import ====

[[Image:Ratsinformation-Reiter_Import.PNG|miniatur|Reiter Import]]

Schnittstelle

Das Dateiformat für die Schnittstelle kann konfiguriert werden (Standard: KommunalPLUS Ratsinformation).

Quelle

Das Quell-Verzeichnis gibt den Pfad der zu importierenden Daten an.

Autoimport

* Service URL der Server Warteschlange

* Systemerkennung in der Server Warteschlange

=== Veränderung der Sichtbarkeit ===

Übersicht aller Sitzungen und Schriftstücke im System mit Veröffentlichungsbereich. Ermöglicht das Offline-Setzen eines einzelnen Datensatzes.

[[Image:18_V2-3Notizen bearbeiten.png|miniatur|Notizen bearbeiten]]

=== Notizen bearbeiten ===

Scheidet ein Nutzer unerwartet aus, verbleiben oft noch in Sitzungen erstellte Notizen im System. Für Administratoren wurde daher eine Möglichkeit geschaffen, diese Notizen unter datenschutzrechtlichen Aspekten vollständig aus dem System zu entfernen. Der Administrator erhält dabei keinen Zugriff auf die Inhalte, sondern kann lediglich an Hand des Notiz-Titels entscheiden, welche Notizen eines Nutzers gelöscht werden sollen.
* Möglichkeit der Suche nach einem Nutzer in der Auswahl
* Anzeige folgender Informationen:
:* ID
:* Nutzer mit Login-Kennung und E-Mail-Adresse
:* Datum der letzten Änderung
:* Sitzungstitel

=== Nutzerkonten zurücksetzen===

[[Image:19_V2-3Ratsinformation Zuruecksetzen der Zugangsdaten.png|miniatur|Zurücksetzen der Nutzerkonten]]

Hier erscheint eine Übersicht aller importierten Nutzer. Ermöglicht das Neu-Versenden eines Initial-Passworts an Nutzer, abhängig von der Aktivierung des [[#Reiter Benachrichtigungen|E-Mail-Versand]].

Icons kennzeichnen Nutzer mit nicht vorhandenen bzw. mehrmals vergebenen E-Mail-Adressen.

Der Link hat eine Gültigkeit von 24 Stunden.

[[Image:20_V2-3Nutzerkonten bearbeiten.png|miniatur|Bearbeiten von Nutzerkonten]]

=== Nutzerkonten bearbeiten ===

Nutzer, die in der XML als "gelöscht" markiert sind, werden nicht vollständig aus der Datenbank entfernt, um eine Wiederherstellung bei unbeabsichtigtem Löschen zu ermöglichen.

Unter diesem Punkt kann der web-admin ein oder mehrere Nutzer temporär löschen (soft-delete) oder wiederherstellen. Das unwiederbringliche Löschen aus der Datenbank (hart-delete) ist weiterhin nur durch den RIS-Support möglich, da bei einem versehentlichen Löschen ein Komplett-Export notwendig wird. Melden Sie sich gern kurzfristig bei uns, sollten Sie einen Nutzer vollständig aus der Datenbank löschen wollen.

'''Hinweis:''' Das Löschen im Ratsinformationssystem ist eine temporäre, kurzfristige Lösung. Der Nutzer muss in jedem Fall auch im DMS für den Export deaktiviert werden und darf nicht mehr in der XML erscheinen. Andernfalls wird der Nutzer wiederholt importiert und im Ratsinformationssystem angelegt.

=== Systemlogs ===

[[Image:21_V2-3Ratsinformation Sytemereignisse.png|miniatur|Systemereignisse]]

Hier kann die Einsicht in Systemmeldungen erfolgen.

Systemereignisse sind

* suchbar nach:
:* Text und
:* Datum oder
:* Zeitspanne

* filterbar nach:
:* alle,
:* Hinweise,
:* Warnungen,
:* Fehler und
:* Erfolg

* sowie sortierbar nach:
:* ID,
:* Art,
:* Nutzer,
:* Datum/Uhrzeit,
:* Modulkontext,
:* erweiterter Kontext,
:* Ereignis und
:* Beschreibung.

== Modulvorlagen ==

[[Image:22_V2-3Ratsinformation2 Konfiguration Modulvorlagen.png|miniatur|Konfiguration Modulvorlagen]]

Eine Modulvorlage dient der einfachen und systemweiten Konfiguration der Ausgabe. Es können mehrere Modulvorlagen angelegt werden. Modulvorlagen werden an den Modulen der Menüpunkte im [[#Seitenbaum|Seitenbaum]] ausgewählt, wobei pro Menüpunkt nur eine Modulvorlage ausgewählt werden kann. Die Konfiguration für die Ausgabe erfolgt ausschließlich über die Modulvorlagen.

'''Reiter der Modulvorlage'''

* [[#Reiter Allgemein|Allgemein]]
* [[#Reiter Darstellung|Darstellung]]
* [[#Reiter Sitzungen|Sitzungen]]
* [[#Reiter Kalender|Kalender]]
* [[#Reiter Personen|Personen]]
* [[#Reiter Gremien|Gremien]]
* [[#Reiter Suche|Suche]]
* [[#Reiter Dokumenten Liste|Dokumenten Liste]]
* [[#Reiter Notizen|Notizen]]
* [[#Reiter Newsmodul|Newsmodul]]
* [[#Reiter App|App]]

'''Vorteile gegenüber der direkten Konfiguration am Menüpunkt'''

* Konfiguration der Modulvorlage an einem zentralen Punkt
* einfache Nachkonfiguration neuer oder zuvor nicht genutzter Funktionen
* keine Anpassung aller Menüpunkte notwendig
* Verringerung fehlerhafter oder fehlender Konfigurationen an einzelnen Menüpunkten (führte in der Vergangenheit zu Missverständnissen in der Ausgabe)

Die Einstellungen in der Modulvorlage können beliebig vorgenommen werden. Für alle Reiter gilt, dass der Systemstandard mit einem Klick wiederhergestellt werden kann.

Weiterhin können, wenn notwendig, am einzelnen Menüpunkt abweichende Einstellungen vorgenommen werden.

==== Reiter Allgemein ====

[[Image:23_V2-3Ratsinformation Konfiguration-Allgemein.png|miniatur|Konfigurationsmöglichkeiten Allgemein]]

Im Reiter Allgemein kann die Grundeinstellung der Modulvorlage vorgenommen werden. Dazu zählen die Vergabe einer eindeutigen Bezeichnung sowie die Auswahl des Mandantensystems.

==== Reiter Darstellung ====

[[Image:24_V2-3Ratsinformation Konfiguration-Darstellung.png|miniatur|Konfigurationsmöglichkeiten für Darstellung]]

Listen

Daten, die in einer Liste ausgegeben werden, können in ihrer Anzahl variiert werden. Es können bis zu 50 Einträge pro Seite angezeigt werden.

Datumsformat

Das Datumsformat (inklusive Uhrzeit) kann konfiguriert werden, z.B. für die Ausgabe der Sitzungen in der Listenansicht.

Zusätzliche Ausgabe

Ausgewählt werden können:

* Ausgabe von Vertretern in Sitzungsteilnehmer Listen
* Ausgabe von Vertretern in Basisgremien Listen
* Ausgabe von Parteien
* Ausgabe von Fraktionsvorsitzenden
* Ausgabe von zusätzlichen Funktionen
* Ausgabe von Drucksachennummern
* Ausgabe des Öffentlichkeitsstatus bei Schriftstücken mit Bezug zu einem TOP
* Filtermöglichkeit für Personenliste
* Filtermöglichkeit für Fraktionenliste
* Filtermöglichkeit für Parteienliste

Features deaktivieren

Folgende Features können ausgeschalten werden:

* Notizfunktion an Sitzung deaktivieren
* Downloadmöglichkeit für Sitzungsmappe deaktivieren
* Downloadmöglichkeit für Gesamtdokument deaktivieren
* Downloadmöglichkeit für elektronische Visitenkarte deaktivieren
* Link "auf Karte anzeigen" deaktivieren
* Ausgabe von Jahres Auswahl in Sitzungs-Archiv deaktivieren
* Ausgabe von "Vertreter für Gremiumsmitglieder" deaktivieren
* Einbindung der Javascript Bibliothek jQuery deaktivieren
* Einbindung der Javascript Bibliothek jQuery-UI deaktivieren
* Zusammenfügen von AssetsCompiler deaktivieren

==== Reiter Sitzungen ====

[[Image:25_V2-3Ratsinformation Konfiguration-Sitzungen.png|miniatur|Konfigurationsmöglichkeiten für Sitzungen]]

Sitzungsdetails

Bei der Darstellung der Sitzungsdetails kann zwischen einer Listenansicht (einfache Anordnung untereinander), Akkordeonansicht (untereinander angeordnete Klappboxen) oder der Darstellung mit Reitern (Anordnung nebeneinander) gewählt werden.

Weiterhin ausgewählt werden kann:

* Titel des Sitzungs-Schriftguts anzeigen
* Titel von Anlagen des Sitzungs-Schriftguts anzeigen
* Titel des Schriftguts der Tagesordnungspunkte anzeigen (über Tooltip)
* Titel von Anlagen des Tagesordnungspunkt-Schriftguts anzeigen (über Tooltip)

Sitzungstitel

Die Darstellung des Wochentags kann beeinflusst werden. Zunächst kann eingestellt werden, ob die Wochentage überhaupt ausgegeben werden sollen. Bei der Art kann zwischen der Kurz- und der Langform unterschieden werden. Es kann ein beliebiger Trenner zwischen Wochentag und Datum angegeben werden. Optional können zwischen Datum und Uhrzeit oder vor dem Sitzungsnamen, ebenfalls Trenner eingefügt werden.

==== Reiter Kalender ====

[[Image:26_V2-3Ratsinformation Wochenansicht Sitzungskalender.png|miniatur|Darstellungsmöglichkeiten im Kalender am Beispiel der Wochenansicht]]

[[Image:26_V2-3Ratsinformation Konfiguration-Kalender.png|miniatur|Konfigurationsmöglichkeiten für Kalender]]

Neben der Kalenderdarstellung kann an dieser Stelle auch die Ausgabe der Kalendereinträge konfiguriert werden.

Kalenderdarstellung

Die Startansicht unterscheidet zwischen Monat (Standard), Woche und Tag. Dabei kann für Woche und Tag die einfache oder detaillierte (mit Stundenraster) Ansicht gewählt werden.

Kalendereinträge

Standardmäßig wird die Gremiumsbezeichnung im Kalender ausgeschrieben. Um unschöne Umbrüche zu vermeiden, kann an dieser Stelle die Abkürzung der Gremiumsbezeichnung aktiviert werden. Mit der Aktivierung stehen Tooltips und eine Legende optional zur Verfügung.

Farbwerte

Termine und Tooltips können jeweils mit einer auf das Kundenweb angepassten oder vom Kunden gewünschten Farbe versehen werden.
Werden die Feldwerte leer gelassen, erfolgt die Darstellung in Standardfarben (hellblau). Evtl. wird die Hintergrundfarbe von der im Template festgelegten Farbe überschrieben.

'''Empfohlene Einstellung'''

* Gremiumsbezeichnung = Abkürzung
* Tooltip anzeigen = aktiviert
* Legende anzeigen = aktiviert

Internetkalender

Hierüber kann der Download des Kalenders (*.ics-Format) aktiviert werden.

==== Reiter Personen ====

[[Image:27_V2-3Ratsinformation2 Konfiguration Personen.png|miniatur|Konfigurationsmöglichkeiten für Personen]]

Bilddarstellung

An dieser Stelle kann die Anzeige hinterlegter Bilder der Personen (Benutzerverwaltung) nach Bereichen konfiguriert werden:

* keine Anzeige
* im Bürger-Bereich (ohne Anmeldung am RIS sichtbar)
* im Login-Bereich (nur nach Anmeldung am RIS sichtbar)
* keine Einschränkung

Detail Bild - Listen Bild - Vollbild

Hier können jeweils die Abmessungen der Bilddarstellungen konfiguriert werden.

==== Reiter Gremien ====

[[Image:28_V2-3Ratsinformation2 Konfiguration Gremien.png|miniatur|Konfigurationsmöglichkeiten für Gremien]]

Ausgabe

Die Anzeige leerer Gremien kann optional aktiviert werden (Standard: aus). Bei Deaktivierung werden nur Gremien angezeigt, bei denen auch Mitglieder vorhanden sind.

Sitzungskalender

Optional kann die Einstellung erfolgen, dass für jedes Gremium ein anderer Farbwert verwendet wird (Standard: aus). Bei Aktivierung dieser Option öffnet sich die Konfiguration "Farbwerte".

Farbwerte

Hier kann für jedes ausgewählte Gremium eine Farbe für den Hintergrund, den Rahmen und die Schrift selektiert werden. Evtl. wird die Hintergrundfarbe von der im Template festgelegten Farbe überschrieben.

==== Reiter Suche ====

[[Image:29_V2-3Ratsinformation2 Konfiguration Suche.png|miniatur|Konfigurationsmöglichkeiten für die Suche]]

Allgemeine Suchoptionen

Um das Suchformular nutzen zu können, muss der Haken bei "Suchformular anbieten" gesetzt sein. Bei der Art der Suche kann zwischen der einfachen und der erweiterten Suche unterschieden werden. Es kann eingeschränkt werden, auf welche Inhalte die Suche zugreifen darf ("Suche in folgenden Inhalten gestatten"). Damit kann die Suchausgabe eingeschränkt werden. Bei der erweiterten Suche kann zusätzlich ausgewählt werden, ob die erweiterten Suchmöglichkeiten im Frontend beim ersten Aufruf bereits aufgeklappt erscheinen sollen.

Formularelemente der Erweiterten Suche

Optionen, die in der erweiterten Suche eingeblendet werden können:
* "Suche nach Gremium" anzeigen (bei Auswahl von "Personen", "Schriftstücke", "Sitzungen" oder "Tagesordnungspunnkte" als Suchbereich)
* "Suche nach Schriftstückart" anzeigen (bei Auswahl von "Schriftstücke" als Suchbereich)
* "Suche nach Zeitraum" anzeigen (bei Auswahl von "Schriftstücke", "Sitzungen" oder "Tagesordnungspunkte" als Suchbereich)

Die Darstellung der Suchtreffer für Schriftstücke entspricht der Darstellung der Dokumentenliste inklusive der dortigen Konfiguration.

==== Reiter Dokumenten Liste ====

[[Image:30_V2-3Ratsinformation2 Konfiguration DokumentenListe.png|miniatur|Konfigurationsmöglichkeiten für Dokumenten Liste]]

Ausgabe

Es kann ausgewählt werden, ob nur die Schriftstück-Arten angezeigt werden sollen, die in der untenstehenden Sortierung enthalten sind.
Die Anzeige leere Einträge in der Schriftstück ArtID Liste kann optional aktiviert werden (Standard: aus). Bei Deaktivierung werden nur Schriftstück-Arten angezeigt, zu denen auch Dokumente vorhanden sind.

Dokumentenliste

Der Titel des Schriftstückes ist standardmäßig aktiviert. Optional kann diese Einstellung geändert werden. Anlagen und Anlage-Titel können angezeigt oder ausgeblendet werden.

Sortierung

In der Sortierung können die Schriftstückarten, die verwendet werden sollen, und deren Reihenfolge festgelegt werden. Jeder Dokumententyp kann innerhalb der Reihenfolge nur einmal vorkommen.

Innerhalb einer Schriftstückart erfolgt die Sortierung anhand des Zeitbezugs des Dokuments. Hierbei wird von allen Sitzungen, in der das Schriftstück verwendet wird, die aktuellste Sitzung ermittelt.

==== Reiter Notizen ====

[[Image:31_V2-3Ratsinformation2 Konfiguration Notizen.png|miniatur|Konfigurationsmöglichkeiten für Notizen]]

Konfigurieren der Nutzerauswahl und möglicher Einschränkungen für das Teilen von Notizen.

Nutzerauswahl

* nur Teilnehmer der Sitzung und Nutzer mit zusätzlichem Zugriff auf die Sitzung (Standard)
* nur Teilnehmer der Sitzung
* alle Nutzer, unabhängig von Zugriffsberechtigungen

Mögliche Einschränkungen

* Gremien
* Fraktionen
* Parteien
* Funktion im Gremium
* Zusätzliche Funktion

==== Reiter Newsmodul ====

[[Image:32_V2-3Ratsinformation2 Konfiguration Newsmodul.png|miniatur|Konfigurationsmöglichkeiten für das Newsmodul]]

[[Image:32_V2-3Ratsinformation2 Konfiguration Newsmodul Seite.png|miniatur|Auswahl der Detailseite]]

Hierüber kann die Anzeige des Newsmoduls im Sitzungskalender aktiv geschalten werden. Bei Aktivierung wird die Möglichkeit geboten, für jede Kategorie zu bestimmen, auf welcher Webseite (Detailseite) die Artikel erscheinen sollen, sowie eine Farbe für den Hintergrund, den Rahmen und die Schrift festzulegen.

==== Reiter App ====

[[Image:33_V2-3Ratsinformation2 Konfiguration App.png|miniatur|Konfigurationsmöglichkeiten für die App]]

Integration

* Überschrift
* Festlegung der Spaltenanzahl im Startbildschirm (Homescreen)
* Login über Webcontainer ermöglichen: Login Schaltfläche im Startbildschirm erscheint (Ersatz für Login über nativen App-Rahmen)

Eigene Styles

* eigene Styles (brain-SCC) oder kundenspezifische Stylesheets per CSS einfügen (kunde.css)

== Teilnahme ==

[[Image:34_V2-3Teilnahme.png|miniatur|Teilnahme]]

Der Punkt "Sitzungsteilnahme" ermöglicht die Sortierung nach ID, Externer ID, Kennung, Sitzungsbeginn und Status. Eine Suche anhand eines Textes und des Zeitraums der Sitzung kann ebenfalls erfolgen.

Am Ende jeder Zeile wird der Button "Teilnehmer anzeigen" zur Verfügung gestellt. Hierüber werden alle Sitzungsteilnehmer mit deren Zu- oder Absagen einer Teilnahme tabellarisch ausgegeben.
Es wird eine Exportfunktion im CSV-Format (z.B. für Excel) angeboten.

'''Hinweis:''' Um die Sitzungsteilnehmer zu sehen, wird die Nutzung des Mandatsträgermodus vorausgesetzt. Ist der Mandatsträgermodus deaktiviert, erscheinen unter dem Punkt "Teilnahme" alle Sitzungen. Die Zu- und Absagen von jedem Teilnehmer können nicht eingesehen werden.

== Statistik ==

[[Image:35_V2-3Statistik.png|miniatur|Statistik]]

Die Statistik gibt einen kurzen Überblick über die im System importierten Inhalte, Nutzerkonten und Nutzerinhalte. Zudem kann die Menge des bisher verbrauchten Speichers angezeigt werden, unterteilt in Datenbank, Importverzeichnis und Projektverzeichnis.

== Hilfe ==

Über den Punkt "Hilfe" wird das Wiki des Ratsinformationssystems aufgerufen. Darin sind Konfigurationsmöglichkeiten des Backends näher beschrieben.

= Hilfe-Funktion =

[[Image:36_V2-3Hilfe.png|miniatur|''Hilfe'' Schaltfläche]]

Über die ''Hilfe''-Schaltfläche in den einzelnen Menüs der Administration kann auf die Hilfe-Funktion zugegriffen werden. Dabei ist jede ''Hilfe''-Schaltfläche mit dem inhaltlich passenden Abschnitt eines Wiki-Artikels verknüpft.

Ratsinformationssystem - Administration Version 2.3

2016-05-27T13:01:00Z

Tbalcke: /* Reiter Dokumenten Liste */

Dieser Artikel behandelt die Administration des Ratsinformationssystem 2.3 ('''REGISAFE-Version 4.3''').

Der Administrationsbereich ist durch das Anfügen des Wortes "admin" an der URL erreichbar.

Beispiel: https://ris.geocms.com/demo/admin/

= Einführung =

[[Image:Ratsinformation-Zusammenspiel.PNG|miniatur|Wie kommen die Daten vom REGISAFE ins Web?]]

[[Image:01_V2-3GeoCMS-Modul Ratsinformation.png|miniatur|GeoCMS - Modul Ratsinformation]]

Zusammenspiel von REGISAFE und BürgerPLUS Ratsinformationen

= Ausgabe =

-> Informationen zur [[BürgerPLUS Ratsinformation - Ausgabe Version 2.3|Web-Ausgabe des Moduls BürgerPLUS Ratsinformation Version 2.3]]

=Zugriffsrechte=
Je nach Rolle, kann ein Nutzer im Administrationsbereich unterschiedliche Zugriffsrechte besitzen.

'''Rollen mit absteigenden Zugriffsrechten:'''

* Superuser
** Rechte: alle
* Administrator
**Rechte: Benutzerinformationen, Installation, Benutzerverwaltung, Seitenbaum, Ratsinformationen, Syslogs
* Web-Admin des Kunden
** Rechte: Benutzerinformationen, Benutzerverwaltung, Seitenbaum, Ratsinformationen
* Gremiumsmitglieder und sonstige Sitzungsteilnehmer
** Rechte: Benutzerinformationen

= Benutzerverwaltung =

[[Image:02_V2-3Ratsinformation-Benutzerverwaltung-Details.png|miniatur|Detailansicht Benutzer]]

Die Nutzerkonten und Berechtigungen werden aus REGISAFE importiert. Rechte importierter Nutzer dürfen nicht angepasst werden, da diese bei jedem Import überschrieben werden. Lediglich den Benutzernamen, das Passwort und das Bild des Benutzers können Administratoren bei Bedarf ändern.

Die Nutzerkonten sind entsprechend ihrer Rollen und Zugriffsrechte in Gruppen zugeordnet. Die Zuordnung darf nicht geändert werden, da die Verteilung an Hand der Daten im REGISAFE erfolgt. Die Gruppen werden als Baumstruktur angezeigt.

[[Image:03_V2-3Benutzergruppen.png|miniatur|neue Benutzergruppen]]

Zur Erleichterung der Rechteverwaltung der Benutzer und zur gezielteren Rechtevergabe, stehen in der Benutzerverwaltung zusätzlich zwei Gruppen zur Verfügung:
* RIS - alle importiert (enthält alle über die RIS-Schnittstelle importierten Nutzer)
* RIS - ohne Verteiler (RIS-Nutzer, die keinem Gremium angehören, also Nutzer, die importiert wurden, aber keine Rechte besitzen sollen)
'''Hinweis:''' Vergeben Sie keine Rechte im CMS-Backend ohne Abstimmung mit dem RIS-Support. Die Rechteverwaltung erfolgt bis auf wenige Ausnahmen (Newsmodul und ggf. Hilfeseiten) ausschließlich im DMS, um eventuelle Zugriffe nicht autorisierter Personen auf bestimmte Bereiche und Funktionen steuern zu können.

Der Status des Nutzerkontos wird farblich gekennzeichnet. Aktive Nutzer sind mit einem grünen Symbol gekennzeichnet. Nutzer, die beispielsweise ein neues Passwort angefordert oder sich noch nicht im System angemeldet haben, werden mit einem orangen Symbol markiert.

Die E-Mail-Adresse wird aus der Benutzerverwaltung entfernt, wenn keine gültige E-Mail-Adresse exportiert wurde. Als Beispiele für ungültige Adressen sind zu nennen:
* Intern: Vorname Nachname
* vorname.nachname[at]kommune.de
* vorname.nachname@kommune

Wichtige Inhalte des Benutzerkontos (Benutzer bearbeiten):

* Benutzer
:* Benutzername (Login-Kennung des Nutzers; Generiert aus der REGISAFE-XML)
:* Passwort (verschlüsselt)
:* Redaktionsbereich-Anmeldung erlauben (Backend-Zugriff für den Nutzer aktivieren/deaktivieren)
* Persönliche Angaben (werden aus der REGISAFE-XML übermittelt, außer das Profilbild)
:* Profilbild (eine lokale Datei auswählbar)

Wenn (neue) Nutzer ein Passwort vergeben, muss dieses folgende Mindestanforderungen erfüllen:
* mind. 8 Zeichen,
* mind. 1 Sonderzeichen,
* mind. 1 Großbuchstabe und
* 1 Kleinbuchstabe

[[Image:RIS_Switch-to-User.JPG|miniatur|Switch-To-User]]
Pro Nutzer kann ein Profilbild hinzugefügt werden. Diese Funktion ist unabhängig von REGISAFE, so dass das Hochladen direkt im Administrationsbereich von BürgerPLUS Ratsinformation erfolgen muss. Die Ausgabe erfolgt in der Personenliste und in der Detailansicht der Person.

Um bei einem Nutzer auftretende Fehler besser und schneller überprüfen zu können, wurde die Funktion "Switch-to-User" für den web-Admin aktiviert. Ohne das Passwort des jeweiligen Nutzers kennen zu müssen, können Administratoren damit die Rolle und Rechte des Nutzers übernehmen und den gemeldeten Fehler sichten. Wechselt ein Administator in die Rolle eines Nutzers wird dies in der Syslog vermerkt.

= Seitenbaum =

Im Seitenbaum wird die Navigation definiert. Bei der Installation wird eine Standard-Navigation vorgegeben, die gemeinsam mit dem Kunden angepasst werden kann.

== Standardelemente der Navigation des Seitenbaums ==
* Persönlicher Bereich
** Mandatsträgermodus
** Kontaktformular
* Sitzungskalender
* Sitzungstermine
**Sitzungstermine (Archiv)
* Gremien
* Personen
* Fraktionen
* Dokumente
* Suche
* Passwort zurücksetzen
* Hilfe
* Datenschutzerklärung
* Impressum
* Abmelden

== Anlegen und Bearbeiten von Menüpunkten ==

[[Image:04_V2-3Ratsinformation Administration Anlegen von Menüpunkten.png|miniatur|Anlegen und Bearbeiten von Menüpunkten]]

Administratoren stehen folgende Funktionen zur Bearbeitung des Seitenbaums zur Verfügung:

* Anzeigen (zeigt den Menüpunkt im Portal an)
* Bearbeiten (öffnet die Bearbeitungsmaske, um einen Menüpunkt editieren zu können)
* Hinzufügen (fügt eine Unterseite am aktuell gewählten Menüpunkt ein)
* Umbenennen (ändert den Menütitel jedoch nicht den Alias)
* Rechte setzen (die Sichtbarkeit und Bearbeitungsmöglichkeiten können über die Rechte gesteuert werden)
* Seitencache löschen (entfernt alle bisher aufgerufenen Versionen der entsprechenden Webseite)
* Ausschneiden (der Menüpunkt wird vom aktuellen Knoten ausgeschnitten und kann an einem anderen Knotenpunkt eingefügt werden)
* Kopieren (der Menüpunkt wird dupliziert und kann an einem anderen Knotenpunkt eingefügt werden)
* Einfügen (zuvor ausgeschnittene oder kopierte Menüpunkte können an beliebigen anderen Knotenpunkten eingefügt werden)
* Entfernen (löscht den ausgewählten Menüpunkt)

Folgende Einstellungen müssen beim Anlegen eines neuen Menüpunktes beachtet werden:

*Reiter Menüdaten:
** Titel (Pflichtfeld)
** Alias (Pflichtfeld)

[[Image:05_V2-3Verstecker menuepunkt.png|miniatur|Anlegen eines versteckten Menüpunktes]]
[[Image:06_V2-3Verstecker menuepunkt sichtbarkeit.png|miniatur|Anlegen eines versteckten Menüpunktes beim Reiter Sichtbarkeit]]

Soll ein versteckter Menüpunkt erstellt werden, sind zusätzlich folgende Einstellungen zu übernehmen:

*Reiter Menüdaten
**Anzeigeverhalten
*** Seite bei Login anzeigen

*Reiter Sichtbarkeit
**Benutzer: RIS - alle importiert
**Rechteprüfung aktivieren

'''Wichtiger Hinweis:''' Bitte sehen Sie davon ab weitere Änderungen in den Masken vorzunehmen. Diese können weitreichende Auswirkungen auf die Außenansicht und Funktionsfähigkeit des Ratsinformationssystems haben. Wenden Sie sich bitte an das Support-Team.

'''Häufiger Fehler:''' Menüpunkte können so konfiguriert werden, dass Sie ausschließlich für Nutzer mit einem Login sichtbar sind. In der öffentlichen Ansicht stehen sie scheinbar nicht mehr zur Verfügung. Jedem Nutzer, der die URL kennt, ist es jedoch möglich die Seite auch ohne Login aufzurufen. Um dies zu verhindern genügt es nicht, das Anzeigeverhalten des Menüpunktes auf "Seite nach Login anzeigen" zu setzen. Zusätzlich muss im Reiter "Sichtbarkeit" der Besitzer auf "RIS - alle importiert" geändert und der Haken bei "Rechteprüfung aktivieren" gesetzt sein.

= Ratsinformationssystem =

Das Fachmodul "Ratsinformationssystem" ermöglicht Einsicht in die Bereiche:

* [[#Import|Import]]
* [[#Administration|Administration]]
* [[#Modulvorlagen|Modulvorlagen]]
* [[#Teilnahme|Teilnahme]]
* [[#Statistik|Statistik]]
* [[#Hilfe|Hilfe]]

== Import ==

=== letzter Import ===

[[Image:01_V2-3GeoCMS-Modul Ratsinformation.png|miniatur|Import Status]]

Unter dem Punkt "aktueller Import" wird nur der aktuellste Import angezeigt. Sonstige Importe befinden sich im Archiv.
Der Import kann automatisch starten oder durch "Importjob starten" manuell ausgelöst werden. Es besteht die Möglichkeit, Importjobs zurückzusetzen. Durch Anzeige der Logs kann das gesamte Importverfahren nachvollzogen werden. Die Anzeige der importierten Daten im XML-Format ist ebenfalls möglich.

* erweitertes Logging beim XML-Parsen
* Warnungen bei fehlendem/ungültigem RISBEREICH für Personen in Basisgremien-/Sitzungsverteiler
* Weitergabe der Warnings an den Log des Importjobs

Die verschiedenen Status eines Imports werden auch farblich gekennzeichnet:

* Grün: der Import war erfolgreich, an der Importdatei gab es Änderungen
* Orange: der Import war erfolgreich, an der Importdatei gab es keine Änderungen
* Rot: beim Import sind Fehler aufgetreten

=== Importarchiv ===

[[Image:08_V2-3Ratsinformation-Archivierte Importe.png|miniatur|Import-Archiv]]

Alle bereits vergangenen Importe befinden sich im Archiv. Sobald ein neuer aktueller Import durchgeführt wird, wird ein älterer ins Archiv verschoben. Archivierte Importe können nicht mehr zurückgesetzt werden. Die Import-Logs und die importierten Daten in einer XML-Struktur können dennoch angezeigt werden. Die Sortierung kann selbstständig vorgenommen werden, durch Klick auf den Tabellenkopf für die entsprechende Spalte, nach der geordnet werden soll. Zur vereinfachten Recherche im System steht die Suchfunktion zur Verfügung.

== Administration ==

[[Image:09_V2-3Ratsinformation-Administration.png|miniatur|Administration]]

Ermöglich Zugriff auf:

* [[#Systemkonfiguration|Systemkonfiguration]]
* [[#Verändern der Sichtbarkeit|Verändern der Sichtbarkeit]]
* [[#Notizen bearbeiten|Notizen bearbeiten]]
* [[#Nutzerkonten zurücksetzen|Nutzerkonten zurücksetzen]]
* [[#Nutzerkonten bearbeiten|Nutzerkonten bearbeiten]]
* [[#Systemlogs|Systemlogs]]

=== Systemkonfiguration ===

[[Image:10_V2-3Ratsinformation-Systemkonfiguration.png|miniatur|Administration - Systemkonfiguration]]

Die Systemkonfiguration ist Nutzern mit administrativen Berechtigungen vorbehalten (Superuser, Administrator, Web-Admin). In diesem Bereich werden systemweite Einstellungen vorgenommen.

'''Reiter der Systemkonfiguration:'''

* [[#Reiter Konfiguration|Reiter Konfiguration]]
* [[#Reiter Benachrichtigungen|Reiter Benachrichtigungen]]
* [[#Reiter_Schriftstücke|Reiter Schriftstücke]]
* [[#Reiter_PDF Sicherheit|Reiter PDF Sicherheit]]
* [[#Reiter Adressen|Reiter Adressen]]
* [[#Reiter Datenschutz|Reiter Datenschutz]]
* [[#Reiter Import|Reiter Import]]

Die Reiter sind erreichbar über den Button "ändern" (Ratsinformation > Administration > Systemkonfiguration > ändern).

==== Reiter Konfiguration ====

[[Image:11_V2-3Ratsinformation-Reiter Konfiguration.png|miniatur|Reiter Konfiguration]]

Iconset

Bei der Verwendung von Iconsets kann zwischen REGISAFE-Standard-Icons und hinterlegten Open-Source-Icons gewählt werden.

Authentifizierung

Die Login-Kennung für die Anmeldung am System kann eingestellt werden:

* Adresskennung (REGISAFE Standard): Nachname Vorname Kommune
* E-Mail
* Titel, Vorname, Nachname

"Überschreiben der Login-Kennung darf aktualisiert werden" ermöglicht die automatische Änderung bestehender Nutzerkonten (Info an Nutzer per E-Mail).

CMS-Nutzerkonten basieren auf Adressfeldern mit dem Kennzeichen "öffentlich" oder "nicht öffentlich". Import der Basisgremienverteiler und Sitzungsverteiler erzeugt nun Nutzergruppen in der Benutzerverwaltung.

Bei der Einstellung der Zielseite für den E-Mail-Link zum initialen Setzen des Nutzer-Passworts handelt es sich um ein Pflichtfeld. Die Standard-Einstellung für die Zielseite des E-Mail-Links zum initialen Setzen des Nutzer-Passworts ist die Seite "Login authentifizieren".

Mandantensystem

Es kann optional ausgewählt werden, ob Verwaltungskennungen für Mandantensysteme verwendet werden sollen.

Erweitert

Konfigurieren der URL zum Support-Web.

Einblenden von Entwicklermeldungen steuert den Umfang der Debug-Ausgaben des Ratsinformationssystems. Debug-Ausgaben sind nur für Entwicklungszwecke oder im Fehlerfall notwendig.

==== Reiter Benachrichtigungen ====

[[Image:12_V2-3Ratsinformation2b-E-Mail Versand.png|miniatur|E-Mail-Versand]]

Konfigurieren des E-Mail-Versandes und der Administrator-Benachrichtigungen.

'''E-Mail-Versand'''

Der E-Mail-Versand und das Zurücksetzen von Nutzerdaten an Gremienmitglieder werden nur aktiviert, wenn eine Admin-E-Mail des Kunden hinterlegt ist.

* ''Nutzer-Benachrichtigungs E-Mail Versand'' aktiviert -> E-Mail geht an Mandatsträger
* Ist kein Versand an Mandatsträger aktiv, werden alle E-Mails an einen Mandatsträger nun an den Admin weitergeleitet.
* Ist auch der Versand an den Admin bzw. systemweit deaktiviert, oder gab es einen Fehler beim Versenden, wird nun ein Fehler im Systemlog geschrieben.

Für den Versand im HTML-Format wurde auf Multipart-E-Mails umgestellt (ist auch für Clients lesbar, die keine HTML-E-Mail darstellen können).

'''Postfach für E-Mailversand'''

Konfiguration eines eigenen Absender-Postfachs ist möglich. E-Mail-Versand kann wahlweise im HTML-Format (Einbettung von Bilddateien) erfolgen. Dies wird statt der E-Mail-Adresse noreply@geocms.net für alle Meldungen (z.B. Importjobs) oder Passwortlinks verwendet.

Nach der Konfiguration der Einstellungen kann eine Test-E-Mail versandt werden.

Es wird empfohlen ein separates Postfach einzurichten, z.B. ris@kundendomain.de

'''Administrator-Benachrichtigungen'''

Hier kann die Betreffzeile der E-Mail-Benachrichtigungen geändert werden (nicht empfehlenswert) und mehrere E-Mail-Adressen für die Administrator-Benachrichtigungen hinterlegt werden.

'''Informationsdienst'''

Konfiguration oder Deaktivierung des Informationsdienstes:

* Festlegen des Betreffs der E-Mails des Informationsdienstes. Bei leerem Feld wird der Standard verwendet.
* Informationsdienst für festgelegte Status erzwingen (jeder Nutzer erhält Benachrichtigung über die hier selektierten Status)
* Informationsdienst für festgelegte Status verbergen (kein Nutzer erhält Benachrichtigung über die hier selektierten Status)
Wird kein Status selektiert, kann jeder Nutzer frei wählen, ob er die Benachrichtigung für den entsprechenden Status erhalten möchte.

Standard des Betreffs:

Informationsdienst BürgerPLUS Ratsinformation "##WEB_NAME##" vom ##DATUM##"

Mögliche Platzhalter:

* ##DATUM## - Datum im Format DD.MM.JJJJ HH:MM
* ##WEB_NAME## - Name der BürgerPLUS Ratsinformation Instanz
* ##MANDANT## - Name der Verwaltungskennung" name="flexml::infodienst_subject"

==== Reiter Schriftstücke ====

[[Image:13_V2-3Ratsinformation-Reiter Schriftstuecke.png|miniatur|Reiter Schriftstücke]]

Dateinamen werden nicht mehr Case-Sensitive ausgewertet (Groß-/Kleinschreibung). Dateinamen, die fälschlicherweise URL-kodiert übergeben werden, können nun ausgewertet werden. Unterstützt werden die neuen Schriftstück ArtIDs "Sitzungsunterlage" und "RISZusatzDokument".

Dateibehandlung

Die Dateibehandlung gibt an wie Dokumente, wenn sie im Web geöffnet werden, behandelt werden.

Mögliche Einstellungen:

* immer downloaden
* wenn möglich im Browser darstellen

Bezeichnung der Schriftstück ArtIDs

Den bekannten Bezeichnungen von Schriftstücken können andere Bezeichnungen zugewiesen werden. Die im Feld angegebene Bezeichnung überschreibt die Standardangabe.
Bsp.: Der „Sitzungsniederschriftsauszug“ wird „Protokollauszug“ im RIS-Web genannt.

Anzeige der Schriftstücke

Den Dokumenttypen kann zugewiesen werden, ob es sich um ein Sitzungsschriftstück (bei Reiter "Sitzungsdokumente" angezeigt) oder um ein Tagesordnungsschriftstück (be Reiter "Tagesordnung" angezeigt) handelt.

Anlagen

* Vom Hauptdokument (Anlagen werden neben dem Hauptschriftstück angezeigt; empfohlene Einstellung)

* Nur im Login-Bereich (Anlagen können nur gesehen werden, wenn man angemeldet ist, betrifft auch öffentliche TOP, d.h. Bürger können zwar das Hauptschriftstück, aber nicht die Anlage sehen)

Zusätzliche Dokumente

Die Zielseite für Zusätzliche Dokumente und die Mandantenzuordnung kann festgelegt werden.

==== Reiter PDF Sicherheit ====

[[Image:14_V2-3PDF-Sicherheit.png|miniatur|PDF-Sicherheit]]

'''Wasserzeichen'''

Systemweit kann vom Administrator ein Wasserzeichen für alle PDF-Dateien aktiviert werden. Das Wasserzeichen kann individuell
gestaltet und als PDF hinterlegt werden.

Folgende Arten von Wasserzeichen stehen zur Verfügung:
* Stempel (Standard): Das Wasserzeichen wird über den Text gelegt. Insbesondere bei Bildern ist dies zu empfehlen. Die Lesbarkeit kann je nach Wasserzeichen ggf. eingeschränkt sein.
* Hintergrund: Das Wasserzeichen wird unter dem Text eingefügt. In PDF-Dokumenten mit Bildinhalten ist das Wasserzeichen ggf. verdeckt.

[[Image:14_V2-3PDF-Sicherheit-Wasserzeichen.png|miniatur|PDF mit Wasserzeichen und benutzer- und zeitabhängiger Fußleiste]]

Wird ein Wasserzeichen für die Dateien verwendet, so erscheinen der Nutzername sowie ein Zeitstempel in der Fußzeile des Dokumentes.
Möchten Sie diesen Hinweis anzeigen, jedoch kein Wasserzeichen hinterlegen, laden Sie ein leeres PDF-Dokument im System hoch und stellen Sie es als Wasserzeichen für den Hintergrund ein.

'''Verschlüsselung'''

Systemweit kann vom Administrator ein Passwort für alle Schriftstückdownloads/Sitzungsmappen aktiviert werden. Wichtig: Der Passwortschutz gilt nur für nicht öffentlich sichtbare Schriftstücke! Öffentliche Schriftstücke sind weiterhin ohne einen Passwortschutz aufrufbar. Das Passwort ist nicht nutzerspezifisch und muss allen Nutzern bekannt gegeben werden.

Mit dem Passwortschutz können folgende Berechtigungen in PDF-Dateien gesetzt werden:
* keine (nur ansehen): Nutzer können das PDF herunterladen und öffnen. Andere Aktionen, wie Drucken, Hinzufügen von Anmerkungen in einem PDF-Programm oder Zusammenfügen mit anderen Dokumenten, sind nicht möglich.
* alle Berechtigungen: Nutzer können das PDF herunterladen und öffnen. Alle anderen Aktionen, wie Drucken, Hinzufügen von Anmerkungen in einem PDF-Programm oder Zusammenfügen mit anderen Dokumenten, sind möglich.
* eigene Vorgabe: Nutzer können das PDF herunterladen und öffnen. Hier kann der Admin selber bestimmen, welche Aktionen erlaubt sind: Drucken, Hinzufügen von Anmerkungen in einem PDF-Programm oder Zusammenfügen mit anderen Dokumenten. Bitte beachten Sie: in PDF-Betrachtern (z. B. Acrobat Reader) können die Berechtigungen andere Bezeichnungen tragen.

[[Image:14_V2-3PDF-Sicherheit-Frontend.png|miniatur|PDF-Verschlüsselung im Frontend]]

Erfolgte die Aktivierung der PDF-Verschlüsselung sowie die Vergabe eines systemweiten PW durch den Admin, so kann jeder Nutzer anschließend im persönlichen Bereich der Ratsinformations-Webseite (Frontend) unterhalb des Punktes "PDF Verschlüsselung" im Reiter „Profildaten“ das Admin-PW überschreiben. Trägt der Nutzer nichts ein, gilt das Admin-PW.

==== Reiter Adressen ====

[[Image:15_V2-3Ratsinformation-Reiter Adressen.png|miniatur|Reiter Adressen]]

Konfiguration der Darstellung der Adresse:

* Adressen sind in bestimmte Blöcke unterteilt, für die jeweils eine Überschrift und eine CSS-Klasse festgelegt werden kann
* Einteilung in Adressblöcke
* Festlegung der zu verwendenden Felder je Block
* Konfiguration der Formatierung (Name in der Ausgabe, Zeilenumbruch, relevant für Listenansicht)
* Adressrendering über herkömmlichen Weg, wenn keine Adressfelddefinition hinterlegt ist
* wenn nur ein Feld definiert ist: Verwendung dieser Konfiguration

==== Reiter Datenschutz ====

[[Image:16_V2-3Ratsinformation-Reiter Datenschutz.png|miniatur|Reiter Datenschutz]]

Logging von Nutzerinteraktionen

* Logging von Schriftstückdownloads als Nachweis der „Zustellung“ von z.B. Einladungen
** optional de-/aktivierbar
** bei Download von Zip Archiven wird es als ein Log zusammengefasst

Tagesordnungspunkte

Es kann konfiguriert werden, ob der öffentlich hinterlegte Text für Tagesordnungspunkte angezeigt werden soll, z.B. wenn der Nutzer als "befangen" eingestuft wird, oder ein eigener Text. Bei Letzterem erscheint ein Freitextfeld.

==== Reiter Import ====

[[Image:Ratsinformation-Reiter_Import.PNG|miniatur|Reiter Import]]

Schnittstelle

Das Dateiformat für die Schnittstelle kann konfiguriert werden (Standard: KommunalPLUS Ratsinformation).

Quelle

Das Quell-Verzeichnis gibt den Pfad der zu importierenden Daten an.

Autoimport

* Service URL der Server Warteschlange

* Systemerkennung in der Server Warteschlange

=== Veränderung der Sichtbarkeit ===

Übersicht aller Sitzungen und Schriftstücke im System mit Veröffentlichungsbereich. Ermöglicht das Offline-Setzen eines einzelnen Datensatzes.

[[Image:18_V2-3Notizen bearbeiten.png|miniatur|Notizen bearbeiten]]

=== Notizen bearbeiten ===

Scheidet ein Nutzer unerwartet aus, verbleiben oft noch in Sitzungen erstellte Notizen im System. Für Administratoren wurde daher eine Möglichkeit geschaffen, diese Notizen unter datenschutzrechtlichen Aspekten vollständig aus dem System zu entfernen. Der Administrator erhält dabei keinen Zugriff auf die Inhalte, sondern kann lediglich an Hand des Notiz-Titels entscheiden, welche Notizen eines Nutzers gelöscht werden sollen.
* Möglichkeit der Suche nach einem Nutzer in der Auswahl
* Anzeige folgender Informationen:
:* ID
:* Nutzer mit Login-Kennung und E-Mail-Adresse
:* Datum der letzten Änderung
:* Sitzungstitel

=== Nutzerkonten zurücksetzen===

[[Image:19_V2-3Ratsinformation Zuruecksetzen der Zugangsdaten.png|miniatur|Zurücksetzen der Nutzerkonten]]

Hier erscheint eine Übersicht aller importierten Nutzer. Ermöglicht das Neu-Versenden eines Initial-Passworts an Nutzer, abhängig von der Aktivierung des [[#Reiter Benachrichtigungen|E-Mail-Versand]].

Icons kennzeichnen Nutzer mit nicht vorhandenen bzw. mehrmals vergebenen E-Mail-Adressen.

Der Link hat eine Gültigkeit von 24 Stunden.

[[Image:20_V2-3Nutzerkonten bearbeiten.png|miniatur|Bearbeiten von Nutzerkonten]]

=== Nutzerkonten bearbeiten ===

Nutzer, die in der XML als "gelöscht" markiert sind, werden nicht vollständig aus der Datenbank entfernt, um eine Wiederherstellung bei unbeabsichtigtem Löschen zu ermöglichen.

Unter diesem Punkt kann der web-admin ein oder mehrere Nutzer temporär löschen (soft-delete) oder wiederherstellen. Das unwiederbringliche Löschen aus der Datenbank (hart-delete) ist weiterhin nur durch den RIS-Support möglich, da bei einem versehentlichen Löschen ein Komplett-Export notwendig wird. Melden Sie sich gern kurzfristig bei uns, sollten Sie einen Nutzer vollständig aus der Datenbank löschen wollen.

'''Hinweis:''' Das Löschen im Ratsinformationssystem ist eine temporäre, kurzfristige Lösung. Der Nutzer muss in jedem Fall auch im DMS für den Export deaktiviert werden und darf nicht mehr in der XML erscheinen. Andernfalls wird der Nutzer wiederholt importiert und im Ratsinformationssystem angelegt.

=== Systemlogs ===

[[Image:21_V2-3Ratsinformation Sytemereignisse.png|miniatur|Systemereignisse]]

Hier kann die Einsicht in Systemmeldungen erfolgen.

Systemereignisse sind

* suchbar nach:
:* Text und
:* Datum oder
:* Zeitspanne

* filterbar nach:
:* alle,
:* Hinweise,
:* Warnungen,
:* Fehler und
:* Erfolg

* sowie sortierbar nach:
:* ID,
:* Art,
:* Nutzer,
:* Datum/Uhrzeit,
:* Modulkontext,
:* erweiterter Kontext,
:* Ereignis und
:* Beschreibung.

== Modulvorlagen ==

[[Image:22_V2-3Ratsinformation2 Konfiguration Modulvorlagen.png|miniatur|Konfiguration Modulvorlagen]]

Eine Modulvorlage dient der einfachen und systemweiten Konfiguration der Ausgabe. Es können mehrere Modulvorlagen angelegt werden. Modulvorlagen werden an den Modulen der Menüpunkte im [[#Seitenbaum|Seitenbaum]] ausgewählt, wobei pro Menüpunkt nur eine Modulvorlage ausgewählt werden kann. Die Konfiguration für die Ausgabe erfolgt ausschließlich über die Modulvorlagen.

'''Reiter der Modulvorlage'''

* [[#Reiter Allgemein|Allgemein]]
* [[#Reiter Darstellung|Darstellung]]
* [[#Reiter Sitzungen|Sitzungen]]
* [[#Reiter Kalender|Kalender]]
* [[#Reiter Personen|Personen]]
* [[#Reiter Gremien|Gremien]]
* [[#Reiter Suche|Suche]]
* [[#Reiter Dokumenten Liste|Dokumenten Liste]]
* [[#Reiter Notizen|Notizen]]
* [[#Reiter Newsmodul|Newsmodul]]
* [[#Reiter App|App]]

'''Vorteile gegenüber der direkten Konfiguration am Menüpunkt'''

* Konfiguration der Modulvorlage an einem zentralen Punkt
* einfache Nachkonfiguration neuer oder zuvor nicht genutzter Funktionen
* keine Anpassung aller Menüpunkte notwendig
* Verringerung fehlerhafter oder fehlender Konfigurationen an einzelnen Menüpunkten (führte in der Vergangenheit zu Missverständnissen in der Ausgabe)

Die Einstellungen in der Modulvorlage können beliebig vorgenommen werden. Für alle Reiter gilt, dass der Systemstandard mit einem Klick wiederhergestellt werden kann.

Weiterhin können, wenn notwendig, am einzelnen Menüpunkt abweichende Einstellungen vorgenommen werden.

==== Reiter Allgemein ====

[[Image:23_V2-3Ratsinformation Konfiguration-Allgemein.png|miniatur|Konfigurationsmöglichkeiten Allgemein]]

Im Reiter Allgemein kann die Grundeinstellung der Modulvorlage vorgenommen werden. Dazu zählen die Vergabe einer eindeutigen Bezeichnung sowie die Auswahl des Mandantensystems.

==== Reiter Darstellung ====

[[Image:24_V2-3Ratsinformation Konfiguration-Darstellung.png|miniatur|Konfigurationsmöglichkeiten für Darstellung]]

Listen

Daten, die in einer Liste ausgegeben werden, können in ihrer Anzahl variiert werden. Es können bis zu 50 Einträge pro Seite angezeigt werden.

Datumsformat

Das Datumsformat (inklusive Uhrzeit) kann konfiguriert werden, z.B. für die Ausgabe der Sitzungen in der Listenansicht.

Zusätzliche Ausgabe

Ausgewählt werden können:

* Ausgabe von Vertretern in Sitzungsteilnehmer Listen
* Ausgabe von Vertretern in Basisgremien Listen
* Ausgabe von Parteien
* Ausgabe von Fraktionsvorsitzenden
* Ausgabe von zusätzlichen Funktionen
* Ausgabe von Drucksachennummern
* Ausgabe des Öffentlichkeitsstatus bei Schriftstücken mit Bezug zu einem TOP
* Filtermöglichkeit für Personenliste
* Filtermöglichkeit für Fraktionenliste
* Filtermöglichkeit für Parteienliste

Features deaktivieren

Folgende Features können ausgeschalten werden:

* Notizfunktion an Sitzung deaktivieren
* Downloadmöglichkeit für Sitzungsmappe deaktivieren
* Downloadmöglichkeit für Gesamtdokument deaktivieren
* Downloadmöglichkeit für elektronische Visitenkarte deaktivieren
* Link "auf Karte anzeigen" deaktivieren
* Ausgabe von Jahres Auswahl in Sitzungs-Archiv deaktivieren
* Ausgabe von "Vertreter für Gremiumsmitglieder" deaktivieren
* Einbindung der Javascript Bibliothek jQuery deaktivieren
* Einbindung der Javascript Bibliothek jQuery-UI deaktivieren
* Zusammenfügen von AssetsCompiler deaktivieren

==== Reiter Sitzungen ====

[[Image:25_V2-3Ratsinformation Konfiguration-Sitzungen.png|miniatur|Konfigurationsmöglichkeiten für Sitzungen]]

Sitzungsdetails

Bei der Darstellung der Sitzungsdetails kann zwischen einer Listenansicht (einfache Anordnung untereinander), Akkordeonansicht (untereinander angeordnete Klappboxen) oder der Darstellung mit Reitern (Anordnung nebeneinander) gewählt werden.

Weiterhin ausgewählt werden kann:

* Titel des Sitzungs-Schriftguts anzeigen
* Titel von Anlagen des Sitzungs-Schriftguts anzeigen
* Titel des Schriftguts der Tagesordnungspunkte anzeigen (über Tooltip)
* Titel von Anlagen des Tagesordnungspunkt-Schriftguts anzeigen (über Tooltip)

Sitzungstitel

Die Darstellung des Wochentags kann beeinflusst werden. Zunächst kann eingestellt werden, ob die Wochentage überhaupt ausgegeben werden sollen. Bei der Art kann zwischen der Kurz- und der Langform unterschieden werden. Es kann ein beliebiger Trenner zwischen Wochentag und Datum angegeben werden. Optional können zwischen Datum und Uhrzeit oder vor dem Sitzungsnamen, ebenfalls Trenner eingefügt werden.

==== Reiter Kalender ====

[[Image:26_V2-3Ratsinformation Wochenansicht Sitzungskalender.png|miniatur|Darstellungsmöglichkeiten im Kalender am Beispiel der Wochenansicht]]

[[Image:26_V2-3Ratsinformation Konfiguration-Kalender.png|miniatur|Konfigurationsmöglichkeiten für Kalender]]

Neben der Kalenderdarstellung kann an dieser Stelle auch die Ausgabe der Kalendereinträge konfiguriert werden.

Kalenderdarstellung

Die Startansicht unterscheidet zwischen Monat (Standard), Woche und Tag. Dabei kann für Woche und Tag die einfache oder detaillierte (mit Stundenraster) Ansicht gewählt werden.

Kalendereinträge

Standardmäßig wird die Gremiumsbezeichnung im Kalender ausgeschrieben. Um unschöne Umbrüche zu vermeiden, kann an dieser Stelle die Abkürzung der Gremiumsbezeichnung aktiviert werden. Mit der Aktivierung stehen Tooltips und eine Legende optional zur Verfügung.

Farbwerte

Termine und Tooltips können jeweils mit einer auf das Kundenweb angepassten oder vom Kunden gewünschten Farbe versehen werden.
Werden die Feldwerte leer gelassen, erfolgt die Darstellung in Standardfarben (hellblau). Evtl. wird die Hintergrundfarbe von der im Template festgelegten Farbe überschrieben.

'''Empfohlene Einstellung'''

* Gremiumsbezeichnung = Abkürzung
* Tooltip anzeigen = aktiviert
* Legende anzeigen = aktiviert

Internetkalender

Hierüber kann der Download des Kalenders (*.ics-Format) aktiviert werden.

==== Reiter Personen ====

[[Image:27_V2-3Ratsinformation2 Konfiguration Personen.png|miniatur|Konfigurationsmöglichkeiten für Personen]]

Bilddarstellung

An dieser Stelle kann die Anzeige hinterlegter Bilder der Personen (Benutzerverwaltung) nach Bereichen konfiguriert werden:

* keine Anzeige
* im Bürger-Bereich (ohne Anmeldung am RIS sichtbar)
* im Login-Bereich (nur nach Anmeldung am RIS sichtbar)
* keine Einschränkung

Detail Bild - Listen Bild - Vollbild

Hier können jeweils die Abmessungen der Bilddarstellungen konfiguriert werden.

==== Reiter Gremien ====

[[Image:28_V2-3Ratsinformation2 Konfiguration Gremien.png|miniatur|Konfigurationsmöglichkeiten für Gremien]]

Ausgabe

Die Anzeige leerer Gremien kann optional aktiviert werden (Standard: aus). Bei Deaktivierung werden nur Gremien angezeigt, bei denen auch Mitglieder vorhanden sind.

Sitzungskalender

Optional kann die Einstellung erfolgen, dass für jedes Gremium ein anderer Farbwert verwendet wird (Standard: aus). Bei Aktivierung dieser Option öffnet sich die Konfiguration "Farbwerte".

Farbwerte

Hier kann für jedes ausgewählte Gremium eine Farbe für den Hintergrund, den Rahmen und die Schrift selektiert werden. Evtl. wird die Hintergrundfarbe von der im Template festgelegten Farbe überschrieben.

==== Reiter Suche ====

[[Image:29_V2-3Ratsinformation2 Konfiguration Suche.png|miniatur|Konfigurationsmöglichkeiten für die Suche]]

Allgemeine Suchoptionen

Um das Suchformular nutzen zu können, muss der Haken bei "Suchformular anbieten" gesetzt sein. Bei der Art der Suche kann zwischen der einfachen und der erweiterten Suche unterschieden werden. Es kann eingeschränkt werden, auf welche Inhalte die Suche zugreifen darf ("Suche in folgenden Inhalten gestatten").
Bei der erweiterten Suche kann zusätzlich ausgewählt werden, ob die erweiterten Suchmöglichkeiten im Frontend beim ersten Aufruf bereits aufgeklappt erscheinen sollen.

Formularelemente der Erweiterten Suche

Optionen, die in der erweiterten Suche eingeblendet werden können:
* "Suche nach Gremium" anzeigen (bei Auswahl von "Gremien" als Suchbereich)
* "Suche nach Schriftstückart" anzeigen (bei Auswahl von "Schriftstücke" als Suchbereich)
* "Suche nach Zeitraum" anzeigen (bei Auswahl von "Schriftstücke", "Sitzungen" oder "Tagesordnungspunkte" als Suchbereich)

Die Darstellung der Suchtreffer für Schriftstücke entspricht der Darstellung der Dokumentenliste inklusive der dortigen Konfiguration.

==== Reiter Dokumenten Liste ====

[[Image:30_V2-3Ratsinformation2 Konfiguration DokumentenListe.png|miniatur|Konfigurationsmöglichkeiten für Dokumenten Liste]]

Ausgabe

Es kann ausgewählt werden, ob nur die Schriftstück-Arten angezeigt werden sollen, die in der untenstehenden Sortierung enthalten sind.
Die Anzeige leere Einträge in der Schriftstück ArtID Liste kann optional aktiviert werden (Standard: aus). Bei Deaktivierung werden nur Schriftstück-Arten angezeigt, zu denen auch Dokumente vorhanden sind.

Dokumentenliste

Der Titel des Schriftstückes ist standardmäßig aktiviert. Optional kann diese Einstellung geändert werden. Anlagen und Anlage-Titel können angezeigt oder ausgeblendet werden.

Sortierung

In der Sortierung können die Schriftstückarten, die verwendet werden sollen, und deren Reihenfolge festgelegt werden. Jeder Dokumententyp kann innerhalb der Reihenfolge nur einmal vorkommen.

Innerhalb einer Schriftstückart erfolgt die Sortierung anhand des Zeitbezugs des Dokuments. Hierbei wird von allen Sitzungen, in der das Schriftstück verwendet wird, die aktuellste Sitzung ermittelt.

==== Reiter Notizen ====

[[Image:31_V2-3Ratsinformation2 Konfiguration Notizen.png|miniatur|Konfigurationsmöglichkeiten für Notizen]]

Konfigurieren der Nutzerauswahl und möglicher Einschränkungen für das Teilen von Notizen.

Nutzerauswahl

* nur Teilnehmer der Sitzung und Nutzer mit zusätzlichem Zugriff auf die Sitzung (Standard)
* nur Teilnehmer der Sitzung
* alle Nutzer, unabhängig von Zugriffsberechtigungen

Mögliche Einschränkungen

* Gremien
* Fraktionen
* Parteien
* Funktion im Gremium
* Zusätzliche Funktion

==== Reiter Newsmodul ====

[[Image:32_V2-3Ratsinformation2 Konfiguration Newsmodul.png|miniatur|Konfigurationsmöglichkeiten für das Newsmodul]]

[[Image:32_V2-3Ratsinformation2 Konfiguration Newsmodul Seite.png|miniatur|Auswahl der Detailseite]]

Hierüber kann die Anzeige des Newsmoduls im Sitzungskalender aktiv geschalten werden. Bei Aktivierung wird die Möglichkeit geboten, für jede Kategorie zu bestimmen, auf welcher Webseite (Detailseite) die Artikel erscheinen sollen, sowie eine Farbe für den Hintergrund, den Rahmen und die Schrift festzulegen.

==== Reiter App ====

[[Image:33_V2-3Ratsinformation2 Konfiguration App.png|miniatur|Konfigurationsmöglichkeiten für die App]]

Integration

* Überschrift
* Festlegung der Spaltenanzahl im Startbildschirm (Homescreen)
* Login über Webcontainer ermöglichen: Login Schaltfläche im Startbildschirm erscheint (Ersatz für Login über nativen App-Rahmen)

Eigene Styles

* eigene Styles (brain-SCC) oder kundenspezifische Stylesheets per CSS einfügen (kunde.css)

== Teilnahme ==

[[Image:34_V2-3Teilnahme.png|miniatur|Teilnahme]]

Der Punkt "Sitzungsteilnahme" ermöglicht die Sortierung nach ID, Externer ID, Kennung, Sitzungsbeginn und Status. Eine Suche anhand eines Textes und des Zeitraums der Sitzung kann ebenfalls erfolgen.

Am Ende jeder Zeile wird der Button "Teilnehmer anzeigen" zur Verfügung gestellt. Hierüber werden alle Sitzungsteilnehmer mit deren Zu- oder Absagen einer Teilnahme tabellarisch ausgegeben.
Es wird eine Exportfunktion im CSV-Format (z.B. für Excel) angeboten.

'''Hinweis:''' Um die Sitzungsteilnehmer zu sehen, wird die Nutzung des Mandatsträgermodus vorausgesetzt. Ist der Mandatsträgermodus deaktiviert, erscheinen unter dem Punkt "Teilnahme" alle Sitzungen. Die Zu- und Absagen von jedem Teilnehmer können nicht eingesehen werden.

== Statistik ==

[[Image:35_V2-3Statistik.png|miniatur|Statistik]]

Die Statistik gibt einen kurzen Überblick über die im System importierten Inhalte, Nutzerkonten und Nutzerinhalte. Zudem kann die Menge des bisher verbrauchten Speichers angezeigt werden, unterteilt in Datenbank, Importverzeichnis und Projektverzeichnis.

== Hilfe ==

Über den Punkt "Hilfe" wird das Wiki des Ratsinformationssystems aufgerufen. Darin sind Konfigurationsmöglichkeiten des Backends näher beschrieben.

= Hilfe-Funktion =

[[Image:36_V2-3Hilfe.png|miniatur|''Hilfe'' Schaltfläche]]

Über die ''Hilfe''-Schaltfläche in den einzelnen Menüs der Administration kann auf die Hilfe-Funktion zugegriffen werden. Dabei ist jede ''Hilfe''-Schaltfläche mit dem inhaltlich passenden Abschnitt eines Wiki-Artikels verknüpft.

Ratsinformationssystem - Administration Version 2.3

2016-05-27T12:54:38Z

Tbalcke: /* Reiter Gremien */

Dieser Artikel behandelt die Administration des Ratsinformationssystem 2.3 ('''REGISAFE-Version 4.3''').

Der Administrationsbereich ist durch das Anfügen des Wortes "admin" an der URL erreichbar.

Beispiel: https://ris.geocms.com/demo/admin/

= Einführung =

[[Image:Ratsinformation-Zusammenspiel.PNG|miniatur|Wie kommen die Daten vom REGISAFE ins Web?]]

[[Image:01_V2-3GeoCMS-Modul Ratsinformation.png|miniatur|GeoCMS - Modul Ratsinformation]]

Zusammenspiel von REGISAFE und BürgerPLUS Ratsinformationen

= Ausgabe =

-> Informationen zur [[BürgerPLUS Ratsinformation - Ausgabe Version 2.3|Web-Ausgabe des Moduls BürgerPLUS Ratsinformation Version 2.3]]

=Zugriffsrechte=
Je nach Rolle, kann ein Nutzer im Administrationsbereich unterschiedliche Zugriffsrechte besitzen.

'''Rollen mit absteigenden Zugriffsrechten:'''

* Superuser
** Rechte: alle
* Administrator
**Rechte: Benutzerinformationen, Installation, Benutzerverwaltung, Seitenbaum, Ratsinformationen, Syslogs
* Web-Admin des Kunden
** Rechte: Benutzerinformationen, Benutzerverwaltung, Seitenbaum, Ratsinformationen
* Gremiumsmitglieder und sonstige Sitzungsteilnehmer
** Rechte: Benutzerinformationen

= Benutzerverwaltung =

[[Image:02_V2-3Ratsinformation-Benutzerverwaltung-Details.png|miniatur|Detailansicht Benutzer]]

Die Nutzerkonten und Berechtigungen werden aus REGISAFE importiert. Rechte importierter Nutzer dürfen nicht angepasst werden, da diese bei jedem Import überschrieben werden. Lediglich den Benutzernamen, das Passwort und das Bild des Benutzers können Administratoren bei Bedarf ändern.

Die Nutzerkonten sind entsprechend ihrer Rollen und Zugriffsrechte in Gruppen zugeordnet. Die Zuordnung darf nicht geändert werden, da die Verteilung an Hand der Daten im REGISAFE erfolgt. Die Gruppen werden als Baumstruktur angezeigt.

[[Image:03_V2-3Benutzergruppen.png|miniatur|neue Benutzergruppen]]

Zur Erleichterung der Rechteverwaltung der Benutzer und zur gezielteren Rechtevergabe, stehen in der Benutzerverwaltung zusätzlich zwei Gruppen zur Verfügung:
* RIS - alle importiert (enthält alle über die RIS-Schnittstelle importierten Nutzer)
* RIS - ohne Verteiler (RIS-Nutzer, die keinem Gremium angehören, also Nutzer, die importiert wurden, aber keine Rechte besitzen sollen)
'''Hinweis:''' Vergeben Sie keine Rechte im CMS-Backend ohne Abstimmung mit dem RIS-Support. Die Rechteverwaltung erfolgt bis auf wenige Ausnahmen (Newsmodul und ggf. Hilfeseiten) ausschließlich im DMS, um eventuelle Zugriffe nicht autorisierter Personen auf bestimmte Bereiche und Funktionen steuern zu können.

Der Status des Nutzerkontos wird farblich gekennzeichnet. Aktive Nutzer sind mit einem grünen Symbol gekennzeichnet. Nutzer, die beispielsweise ein neues Passwort angefordert oder sich noch nicht im System angemeldet haben, werden mit einem orangen Symbol markiert.

Die E-Mail-Adresse wird aus der Benutzerverwaltung entfernt, wenn keine gültige E-Mail-Adresse exportiert wurde. Als Beispiele für ungültige Adressen sind zu nennen:
* Intern: Vorname Nachname
* vorname.nachname[at]kommune.de
* vorname.nachname@kommune

Wichtige Inhalte des Benutzerkontos (Benutzer bearbeiten):

* Benutzer
:* Benutzername (Login-Kennung des Nutzers; Generiert aus der REGISAFE-XML)
:* Passwort (verschlüsselt)
:* Redaktionsbereich-Anmeldung erlauben (Backend-Zugriff für den Nutzer aktivieren/deaktivieren)
* Persönliche Angaben (werden aus der REGISAFE-XML übermittelt, außer das Profilbild)
:* Profilbild (eine lokale Datei auswählbar)

Wenn (neue) Nutzer ein Passwort vergeben, muss dieses folgende Mindestanforderungen erfüllen:
* mind. 8 Zeichen,
* mind. 1 Sonderzeichen,
* mind. 1 Großbuchstabe und
* 1 Kleinbuchstabe

[[Image:RIS_Switch-to-User.JPG|miniatur|Switch-To-User]]
Pro Nutzer kann ein Profilbild hinzugefügt werden. Diese Funktion ist unabhängig von REGISAFE, so dass das Hochladen direkt im Administrationsbereich von BürgerPLUS Ratsinformation erfolgen muss. Die Ausgabe erfolgt in der Personenliste und in der Detailansicht der Person.

Um bei einem Nutzer auftretende Fehler besser und schneller überprüfen zu können, wurde die Funktion "Switch-to-User" für den web-Admin aktiviert. Ohne das Passwort des jeweiligen Nutzers kennen zu müssen, können Administratoren damit die Rolle und Rechte des Nutzers übernehmen und den gemeldeten Fehler sichten. Wechselt ein Administator in die Rolle eines Nutzers wird dies in der Syslog vermerkt.

= Seitenbaum =

Im Seitenbaum wird die Navigation definiert. Bei der Installation wird eine Standard-Navigation vorgegeben, die gemeinsam mit dem Kunden angepasst werden kann.

== Standardelemente der Navigation des Seitenbaums ==
* Persönlicher Bereich
** Mandatsträgermodus
** Kontaktformular
* Sitzungskalender
* Sitzungstermine
**Sitzungstermine (Archiv)
* Gremien
* Personen
* Fraktionen
* Dokumente
* Suche
* Passwort zurücksetzen
* Hilfe
* Datenschutzerklärung
* Impressum
* Abmelden

== Anlegen und Bearbeiten von Menüpunkten ==

[[Image:04_V2-3Ratsinformation Administration Anlegen von Menüpunkten.png|miniatur|Anlegen und Bearbeiten von Menüpunkten]]

Administratoren stehen folgende Funktionen zur Bearbeitung des Seitenbaums zur Verfügung:

* Anzeigen (zeigt den Menüpunkt im Portal an)
* Bearbeiten (öffnet die Bearbeitungsmaske, um einen Menüpunkt editieren zu können)
* Hinzufügen (fügt eine Unterseite am aktuell gewählten Menüpunkt ein)
* Umbenennen (ändert den Menütitel jedoch nicht den Alias)
* Rechte setzen (die Sichtbarkeit und Bearbeitungsmöglichkeiten können über die Rechte gesteuert werden)
* Seitencache löschen (entfernt alle bisher aufgerufenen Versionen der entsprechenden Webseite)
* Ausschneiden (der Menüpunkt wird vom aktuellen Knoten ausgeschnitten und kann an einem anderen Knotenpunkt eingefügt werden)
* Kopieren (der Menüpunkt wird dupliziert und kann an einem anderen Knotenpunkt eingefügt werden)
* Einfügen (zuvor ausgeschnittene oder kopierte Menüpunkte können an beliebigen anderen Knotenpunkten eingefügt werden)
* Entfernen (löscht den ausgewählten Menüpunkt)

Folgende Einstellungen müssen beim Anlegen eines neuen Menüpunktes beachtet werden:

*Reiter Menüdaten:
** Titel (Pflichtfeld)
** Alias (Pflichtfeld)

[[Image:05_V2-3Verstecker menuepunkt.png|miniatur|Anlegen eines versteckten Menüpunktes]]
[[Image:06_V2-3Verstecker menuepunkt sichtbarkeit.png|miniatur|Anlegen eines versteckten Menüpunktes beim Reiter Sichtbarkeit]]

Soll ein versteckter Menüpunkt erstellt werden, sind zusätzlich folgende Einstellungen zu übernehmen:

*Reiter Menüdaten
**Anzeigeverhalten
*** Seite bei Login anzeigen

*Reiter Sichtbarkeit
**Benutzer: RIS - alle importiert
**Rechteprüfung aktivieren

'''Wichtiger Hinweis:''' Bitte sehen Sie davon ab weitere Änderungen in den Masken vorzunehmen. Diese können weitreichende Auswirkungen auf die Außenansicht und Funktionsfähigkeit des Ratsinformationssystems haben. Wenden Sie sich bitte an das Support-Team.

'''Häufiger Fehler:''' Menüpunkte können so konfiguriert werden, dass Sie ausschließlich für Nutzer mit einem Login sichtbar sind. In der öffentlichen Ansicht stehen sie scheinbar nicht mehr zur Verfügung. Jedem Nutzer, der die URL kennt, ist es jedoch möglich die Seite auch ohne Login aufzurufen. Um dies zu verhindern genügt es nicht, das Anzeigeverhalten des Menüpunktes auf "Seite nach Login anzeigen" zu setzen. Zusätzlich muss im Reiter "Sichtbarkeit" der Besitzer auf "RIS - alle importiert" geändert und der Haken bei "Rechteprüfung aktivieren" gesetzt sein.

= Ratsinformationssystem =

Das Fachmodul "Ratsinformationssystem" ermöglicht Einsicht in die Bereiche:

* [[#Import|Import]]
* [[#Administration|Administration]]
* [[#Modulvorlagen|Modulvorlagen]]
* [[#Teilnahme|Teilnahme]]
* [[#Statistik|Statistik]]
* [[#Hilfe|Hilfe]]

== Import ==

=== letzter Import ===

[[Image:01_V2-3GeoCMS-Modul Ratsinformation.png|miniatur|Import Status]]

Unter dem Punkt "aktueller Import" wird nur der aktuellste Import angezeigt. Sonstige Importe befinden sich im Archiv.
Der Import kann automatisch starten oder durch "Importjob starten" manuell ausgelöst werden. Es besteht die Möglichkeit, Importjobs zurückzusetzen. Durch Anzeige der Logs kann das gesamte Importverfahren nachvollzogen werden. Die Anzeige der importierten Daten im XML-Format ist ebenfalls möglich.

* erweitertes Logging beim XML-Parsen
* Warnungen bei fehlendem/ungültigem RISBEREICH für Personen in Basisgremien-/Sitzungsverteiler
* Weitergabe der Warnings an den Log des Importjobs

Die verschiedenen Status eines Imports werden auch farblich gekennzeichnet:

* Grün: der Import war erfolgreich, an der Importdatei gab es Änderungen
* Orange: der Import war erfolgreich, an der Importdatei gab es keine Änderungen
* Rot: beim Import sind Fehler aufgetreten

=== Importarchiv ===

[[Image:08_V2-3Ratsinformation-Archivierte Importe.png|miniatur|Import-Archiv]]

Alle bereits vergangenen Importe befinden sich im Archiv. Sobald ein neuer aktueller Import durchgeführt wird, wird ein älterer ins Archiv verschoben. Archivierte Importe können nicht mehr zurückgesetzt werden. Die Import-Logs und die importierten Daten in einer XML-Struktur können dennoch angezeigt werden. Die Sortierung kann selbstständig vorgenommen werden, durch Klick auf den Tabellenkopf für die entsprechende Spalte, nach der geordnet werden soll. Zur vereinfachten Recherche im System steht die Suchfunktion zur Verfügung.

== Administration ==

[[Image:09_V2-3Ratsinformation-Administration.png|miniatur|Administration]]

Ermöglich Zugriff auf:

* [[#Systemkonfiguration|Systemkonfiguration]]
* [[#Verändern der Sichtbarkeit|Verändern der Sichtbarkeit]]
* [[#Notizen bearbeiten|Notizen bearbeiten]]
* [[#Nutzerkonten zurücksetzen|Nutzerkonten zurücksetzen]]
* [[#Nutzerkonten bearbeiten|Nutzerkonten bearbeiten]]
* [[#Systemlogs|Systemlogs]]

=== Systemkonfiguration ===

[[Image:10_V2-3Ratsinformation-Systemkonfiguration.png|miniatur|Administration - Systemkonfiguration]]

Die Systemkonfiguration ist Nutzern mit administrativen Berechtigungen vorbehalten (Superuser, Administrator, Web-Admin). In diesem Bereich werden systemweite Einstellungen vorgenommen.

'''Reiter der Systemkonfiguration:'''

* [[#Reiter Konfiguration|Reiter Konfiguration]]
* [[#Reiter Benachrichtigungen|Reiter Benachrichtigungen]]
* [[#Reiter_Schriftstücke|Reiter Schriftstücke]]
* [[#Reiter_PDF Sicherheit|Reiter PDF Sicherheit]]
* [[#Reiter Adressen|Reiter Adressen]]
* [[#Reiter Datenschutz|Reiter Datenschutz]]
* [[#Reiter Import|Reiter Import]]

Die Reiter sind erreichbar über den Button "ändern" (Ratsinformation > Administration > Systemkonfiguration > ändern).

==== Reiter Konfiguration ====

[[Image:11_V2-3Ratsinformation-Reiter Konfiguration.png|miniatur|Reiter Konfiguration]]

Iconset

Bei der Verwendung von Iconsets kann zwischen REGISAFE-Standard-Icons und hinterlegten Open-Source-Icons gewählt werden.

Authentifizierung

Die Login-Kennung für die Anmeldung am System kann eingestellt werden:

* Adresskennung (REGISAFE Standard): Nachname Vorname Kommune
* E-Mail
* Titel, Vorname, Nachname

"Überschreiben der Login-Kennung darf aktualisiert werden" ermöglicht die automatische Änderung bestehender Nutzerkonten (Info an Nutzer per E-Mail).

CMS-Nutzerkonten basieren auf Adressfeldern mit dem Kennzeichen "öffentlich" oder "nicht öffentlich". Import der Basisgremienverteiler und Sitzungsverteiler erzeugt nun Nutzergruppen in der Benutzerverwaltung.

Bei der Einstellung der Zielseite für den E-Mail-Link zum initialen Setzen des Nutzer-Passworts handelt es sich um ein Pflichtfeld. Die Standard-Einstellung für die Zielseite des E-Mail-Links zum initialen Setzen des Nutzer-Passworts ist die Seite "Login authentifizieren".

Mandantensystem

Es kann optional ausgewählt werden, ob Verwaltungskennungen für Mandantensysteme verwendet werden sollen.

Erweitert

Konfigurieren der URL zum Support-Web.

Einblenden von Entwicklermeldungen steuert den Umfang der Debug-Ausgaben des Ratsinformationssystems. Debug-Ausgaben sind nur für Entwicklungszwecke oder im Fehlerfall notwendig.

==== Reiter Benachrichtigungen ====

[[Image:12_V2-3Ratsinformation2b-E-Mail Versand.png|miniatur|E-Mail-Versand]]

Konfigurieren des E-Mail-Versandes und der Administrator-Benachrichtigungen.

'''E-Mail-Versand'''

Der E-Mail-Versand und das Zurücksetzen von Nutzerdaten an Gremienmitglieder werden nur aktiviert, wenn eine Admin-E-Mail des Kunden hinterlegt ist.

* ''Nutzer-Benachrichtigungs E-Mail Versand'' aktiviert -> E-Mail geht an Mandatsträger
* Ist kein Versand an Mandatsträger aktiv, werden alle E-Mails an einen Mandatsträger nun an den Admin weitergeleitet.
* Ist auch der Versand an den Admin bzw. systemweit deaktiviert, oder gab es einen Fehler beim Versenden, wird nun ein Fehler im Systemlog geschrieben.

Für den Versand im HTML-Format wurde auf Multipart-E-Mails umgestellt (ist auch für Clients lesbar, die keine HTML-E-Mail darstellen können).

'''Postfach für E-Mailversand'''

Konfiguration eines eigenen Absender-Postfachs ist möglich. E-Mail-Versand kann wahlweise im HTML-Format (Einbettung von Bilddateien) erfolgen. Dies wird statt der E-Mail-Adresse noreply@geocms.net für alle Meldungen (z.B. Importjobs) oder Passwortlinks verwendet.

Nach der Konfiguration der Einstellungen kann eine Test-E-Mail versandt werden.

Es wird empfohlen ein separates Postfach einzurichten, z.B. ris@kundendomain.de

'''Administrator-Benachrichtigungen'''

Hier kann die Betreffzeile der E-Mail-Benachrichtigungen geändert werden (nicht empfehlenswert) und mehrere E-Mail-Adressen für die Administrator-Benachrichtigungen hinterlegt werden.

'''Informationsdienst'''

Konfiguration oder Deaktivierung des Informationsdienstes:

* Festlegen des Betreffs der E-Mails des Informationsdienstes. Bei leerem Feld wird der Standard verwendet.
* Informationsdienst für festgelegte Status erzwingen (jeder Nutzer erhält Benachrichtigung über die hier selektierten Status)
* Informationsdienst für festgelegte Status verbergen (kein Nutzer erhält Benachrichtigung über die hier selektierten Status)
Wird kein Status selektiert, kann jeder Nutzer frei wählen, ob er die Benachrichtigung für den entsprechenden Status erhalten möchte.

Standard des Betreffs:

Informationsdienst BürgerPLUS Ratsinformation "##WEB_NAME##" vom ##DATUM##"

Mögliche Platzhalter:

* ##DATUM## - Datum im Format DD.MM.JJJJ HH:MM
* ##WEB_NAME## - Name der BürgerPLUS Ratsinformation Instanz
* ##MANDANT## - Name der Verwaltungskennung" name="flexml::infodienst_subject"

==== Reiter Schriftstücke ====

[[Image:13_V2-3Ratsinformation-Reiter Schriftstuecke.png|miniatur|Reiter Schriftstücke]]

Dateinamen werden nicht mehr Case-Sensitive ausgewertet (Groß-/Kleinschreibung). Dateinamen, die fälschlicherweise URL-kodiert übergeben werden, können nun ausgewertet werden. Unterstützt werden die neuen Schriftstück ArtIDs "Sitzungsunterlage" und "RISZusatzDokument".

Dateibehandlung

Die Dateibehandlung gibt an wie Dokumente, wenn sie im Web geöffnet werden, behandelt werden.

Mögliche Einstellungen:

* immer downloaden
* wenn möglich im Browser darstellen

Bezeichnung der Schriftstück ArtIDs

Den bekannten Bezeichnungen von Schriftstücken können andere Bezeichnungen zugewiesen werden. Die im Feld angegebene Bezeichnung überschreibt die Standardangabe.
Bsp.: Der „Sitzungsniederschriftsauszug“ wird „Protokollauszug“ im RIS-Web genannt.

Anzeige der Schriftstücke

Den Dokumenttypen kann zugewiesen werden, ob es sich um ein Sitzungsschriftstück (bei Reiter "Sitzungsdokumente" angezeigt) oder um ein Tagesordnungsschriftstück (be Reiter "Tagesordnung" angezeigt) handelt.

Anlagen

* Vom Hauptdokument (Anlagen werden neben dem Hauptschriftstück angezeigt; empfohlene Einstellung)

* Nur im Login-Bereich (Anlagen können nur gesehen werden, wenn man angemeldet ist, betrifft auch öffentliche TOP, d.h. Bürger können zwar das Hauptschriftstück, aber nicht die Anlage sehen)

Zusätzliche Dokumente

Die Zielseite für Zusätzliche Dokumente und die Mandantenzuordnung kann festgelegt werden.

==== Reiter PDF Sicherheit ====

[[Image:14_V2-3PDF-Sicherheit.png|miniatur|PDF-Sicherheit]]

'''Wasserzeichen'''

Systemweit kann vom Administrator ein Wasserzeichen für alle PDF-Dateien aktiviert werden. Das Wasserzeichen kann individuell
gestaltet und als PDF hinterlegt werden.

Folgende Arten von Wasserzeichen stehen zur Verfügung:
* Stempel (Standard): Das Wasserzeichen wird über den Text gelegt. Insbesondere bei Bildern ist dies zu empfehlen. Die Lesbarkeit kann je nach Wasserzeichen ggf. eingeschränkt sein.
* Hintergrund: Das Wasserzeichen wird unter dem Text eingefügt. In PDF-Dokumenten mit Bildinhalten ist das Wasserzeichen ggf. verdeckt.

[[Image:14_V2-3PDF-Sicherheit-Wasserzeichen.png|miniatur|PDF mit Wasserzeichen und benutzer- und zeitabhängiger Fußleiste]]

Wird ein Wasserzeichen für die Dateien verwendet, so erscheinen der Nutzername sowie ein Zeitstempel in der Fußzeile des Dokumentes.
Möchten Sie diesen Hinweis anzeigen, jedoch kein Wasserzeichen hinterlegen, laden Sie ein leeres PDF-Dokument im System hoch und stellen Sie es als Wasserzeichen für den Hintergrund ein.

'''Verschlüsselung'''

Systemweit kann vom Administrator ein Passwort für alle Schriftstückdownloads/Sitzungsmappen aktiviert werden. Wichtig: Der Passwortschutz gilt nur für nicht öffentlich sichtbare Schriftstücke! Öffentliche Schriftstücke sind weiterhin ohne einen Passwortschutz aufrufbar. Das Passwort ist nicht nutzerspezifisch und muss allen Nutzern bekannt gegeben werden.

Mit dem Passwortschutz können folgende Berechtigungen in PDF-Dateien gesetzt werden:
* keine (nur ansehen): Nutzer können das PDF herunterladen und öffnen. Andere Aktionen, wie Drucken, Hinzufügen von Anmerkungen in einem PDF-Programm oder Zusammenfügen mit anderen Dokumenten, sind nicht möglich.
* alle Berechtigungen: Nutzer können das PDF herunterladen und öffnen. Alle anderen Aktionen, wie Drucken, Hinzufügen von Anmerkungen in einem PDF-Programm oder Zusammenfügen mit anderen Dokumenten, sind möglich.
* eigene Vorgabe: Nutzer können das PDF herunterladen und öffnen. Hier kann der Admin selber bestimmen, welche Aktionen erlaubt sind: Drucken, Hinzufügen von Anmerkungen in einem PDF-Programm oder Zusammenfügen mit anderen Dokumenten. Bitte beachten Sie: in PDF-Betrachtern (z. B. Acrobat Reader) können die Berechtigungen andere Bezeichnungen tragen.

[[Image:14_V2-3PDF-Sicherheit-Frontend.png|miniatur|PDF-Verschlüsselung im Frontend]]

Erfolgte die Aktivierung der PDF-Verschlüsselung sowie die Vergabe eines systemweiten PW durch den Admin, so kann jeder Nutzer anschließend im persönlichen Bereich der Ratsinformations-Webseite (Frontend) unterhalb des Punktes "PDF Verschlüsselung" im Reiter „Profildaten“ das Admin-PW überschreiben. Trägt der Nutzer nichts ein, gilt das Admin-PW.

==== Reiter Adressen ====

[[Image:15_V2-3Ratsinformation-Reiter Adressen.png|miniatur|Reiter Adressen]]

Konfiguration der Darstellung der Adresse:

* Adressen sind in bestimmte Blöcke unterteilt, für die jeweils eine Überschrift und eine CSS-Klasse festgelegt werden kann
* Einteilung in Adressblöcke
* Festlegung der zu verwendenden Felder je Block
* Konfiguration der Formatierung (Name in der Ausgabe, Zeilenumbruch, relevant für Listenansicht)
* Adressrendering über herkömmlichen Weg, wenn keine Adressfelddefinition hinterlegt ist
* wenn nur ein Feld definiert ist: Verwendung dieser Konfiguration

==== Reiter Datenschutz ====

[[Image:16_V2-3Ratsinformation-Reiter Datenschutz.png|miniatur|Reiter Datenschutz]]

Logging von Nutzerinteraktionen

* Logging von Schriftstückdownloads als Nachweis der „Zustellung“ von z.B. Einladungen
** optional de-/aktivierbar
** bei Download von Zip Archiven wird es als ein Log zusammengefasst

Tagesordnungspunkte

Es kann konfiguriert werden, ob der öffentlich hinterlegte Text für Tagesordnungspunkte angezeigt werden soll, z.B. wenn der Nutzer als "befangen" eingestuft wird, oder ein eigener Text. Bei Letzterem erscheint ein Freitextfeld.

==== Reiter Import ====

[[Image:Ratsinformation-Reiter_Import.PNG|miniatur|Reiter Import]]

Schnittstelle

Das Dateiformat für die Schnittstelle kann konfiguriert werden (Standard: KommunalPLUS Ratsinformation).

Quelle

Das Quell-Verzeichnis gibt den Pfad der zu importierenden Daten an.

Autoimport

* Service URL der Server Warteschlange

* Systemerkennung in der Server Warteschlange

=== Veränderung der Sichtbarkeit ===

Übersicht aller Sitzungen und Schriftstücke im System mit Veröffentlichungsbereich. Ermöglicht das Offline-Setzen eines einzelnen Datensatzes.

[[Image:18_V2-3Notizen bearbeiten.png|miniatur|Notizen bearbeiten]]

=== Notizen bearbeiten ===

Scheidet ein Nutzer unerwartet aus, verbleiben oft noch in Sitzungen erstellte Notizen im System. Für Administratoren wurde daher eine Möglichkeit geschaffen, diese Notizen unter datenschutzrechtlichen Aspekten vollständig aus dem System zu entfernen. Der Administrator erhält dabei keinen Zugriff auf die Inhalte, sondern kann lediglich an Hand des Notiz-Titels entscheiden, welche Notizen eines Nutzers gelöscht werden sollen.
* Möglichkeit der Suche nach einem Nutzer in der Auswahl
* Anzeige folgender Informationen:
:* ID
:* Nutzer mit Login-Kennung und E-Mail-Adresse
:* Datum der letzten Änderung
:* Sitzungstitel

=== Nutzerkonten zurücksetzen===

[[Image:19_V2-3Ratsinformation Zuruecksetzen der Zugangsdaten.png|miniatur|Zurücksetzen der Nutzerkonten]]

Hier erscheint eine Übersicht aller importierten Nutzer. Ermöglicht das Neu-Versenden eines Initial-Passworts an Nutzer, abhängig von der Aktivierung des [[#Reiter Benachrichtigungen|E-Mail-Versand]].

Icons kennzeichnen Nutzer mit nicht vorhandenen bzw. mehrmals vergebenen E-Mail-Adressen.

Der Link hat eine Gültigkeit von 24 Stunden.

[[Image:20_V2-3Nutzerkonten bearbeiten.png|miniatur|Bearbeiten von Nutzerkonten]]

=== Nutzerkonten bearbeiten ===

Nutzer, die in der XML als "gelöscht" markiert sind, werden nicht vollständig aus der Datenbank entfernt, um eine Wiederherstellung bei unbeabsichtigtem Löschen zu ermöglichen.

Unter diesem Punkt kann der web-admin ein oder mehrere Nutzer temporär löschen (soft-delete) oder wiederherstellen. Das unwiederbringliche Löschen aus der Datenbank (hart-delete) ist weiterhin nur durch den RIS-Support möglich, da bei einem versehentlichen Löschen ein Komplett-Export notwendig wird. Melden Sie sich gern kurzfristig bei uns, sollten Sie einen Nutzer vollständig aus der Datenbank löschen wollen.

'''Hinweis:''' Das Löschen im Ratsinformationssystem ist eine temporäre, kurzfristige Lösung. Der Nutzer muss in jedem Fall auch im DMS für den Export deaktiviert werden und darf nicht mehr in der XML erscheinen. Andernfalls wird der Nutzer wiederholt importiert und im Ratsinformationssystem angelegt.

=== Systemlogs ===

[[Image:21_V2-3Ratsinformation Sytemereignisse.png|miniatur|Systemereignisse]]

Hier kann die Einsicht in Systemmeldungen erfolgen.

Systemereignisse sind

* suchbar nach:
:* Text und
:* Datum oder
:* Zeitspanne

* filterbar nach:
:* alle,
:* Hinweise,
:* Warnungen,
:* Fehler und
:* Erfolg

* sowie sortierbar nach:
:* ID,
:* Art,
:* Nutzer,
:* Datum/Uhrzeit,
:* Modulkontext,
:* erweiterter Kontext,
:* Ereignis und
:* Beschreibung.

== Modulvorlagen ==

[[Image:22_V2-3Ratsinformation2 Konfiguration Modulvorlagen.png|miniatur|Konfiguration Modulvorlagen]]

Eine Modulvorlage dient der einfachen und systemweiten Konfiguration der Ausgabe. Es können mehrere Modulvorlagen angelegt werden. Modulvorlagen werden an den Modulen der Menüpunkte im [[#Seitenbaum|Seitenbaum]] ausgewählt, wobei pro Menüpunkt nur eine Modulvorlage ausgewählt werden kann. Die Konfiguration für die Ausgabe erfolgt ausschließlich über die Modulvorlagen.

'''Reiter der Modulvorlage'''

* [[#Reiter Allgemein|Allgemein]]
* [[#Reiter Darstellung|Darstellung]]
* [[#Reiter Sitzungen|Sitzungen]]
* [[#Reiter Kalender|Kalender]]
* [[#Reiter Personen|Personen]]
* [[#Reiter Gremien|Gremien]]
* [[#Reiter Suche|Suche]]
* [[#Reiter Dokumenten Liste|Dokumenten Liste]]
* [[#Reiter Notizen|Notizen]]
* [[#Reiter Newsmodul|Newsmodul]]
* [[#Reiter App|App]]

'''Vorteile gegenüber der direkten Konfiguration am Menüpunkt'''

* Konfiguration der Modulvorlage an einem zentralen Punkt
* einfache Nachkonfiguration neuer oder zuvor nicht genutzter Funktionen
* keine Anpassung aller Menüpunkte notwendig
* Verringerung fehlerhafter oder fehlender Konfigurationen an einzelnen Menüpunkten (führte in der Vergangenheit zu Missverständnissen in der Ausgabe)

Die Einstellungen in der Modulvorlage können beliebig vorgenommen werden. Für alle Reiter gilt, dass der Systemstandard mit einem Klick wiederhergestellt werden kann.

Weiterhin können, wenn notwendig, am einzelnen Menüpunkt abweichende Einstellungen vorgenommen werden.

==== Reiter Allgemein ====

[[Image:23_V2-3Ratsinformation Konfiguration-Allgemein.png|miniatur|Konfigurationsmöglichkeiten Allgemein]]

Im Reiter Allgemein kann die Grundeinstellung der Modulvorlage vorgenommen werden. Dazu zählen die Vergabe einer eindeutigen Bezeichnung sowie die Auswahl des Mandantensystems.

==== Reiter Darstellung ====

[[Image:24_V2-3Ratsinformation Konfiguration-Darstellung.png|miniatur|Konfigurationsmöglichkeiten für Darstellung]]

Listen

Daten, die in einer Liste ausgegeben werden, können in ihrer Anzahl variiert werden. Es können bis zu 50 Einträge pro Seite angezeigt werden.

Datumsformat

Das Datumsformat (inklusive Uhrzeit) kann konfiguriert werden, z.B. für die Ausgabe der Sitzungen in der Listenansicht.

Zusätzliche Ausgabe

Ausgewählt werden können:

* Ausgabe von Vertretern in Sitzungsteilnehmer Listen
* Ausgabe von Vertretern in Basisgremien Listen
* Ausgabe von Parteien
* Ausgabe von Fraktionsvorsitzenden
* Ausgabe von zusätzlichen Funktionen
* Ausgabe von Drucksachennummern
* Ausgabe des Öffentlichkeitsstatus bei Schriftstücken mit Bezug zu einem TOP
* Filtermöglichkeit für Personenliste
* Filtermöglichkeit für Fraktionenliste
* Filtermöglichkeit für Parteienliste

Features deaktivieren

Folgende Features können ausgeschalten werden:

* Notizfunktion an Sitzung deaktivieren
* Downloadmöglichkeit für Sitzungsmappe deaktivieren
* Downloadmöglichkeit für Gesamtdokument deaktivieren
* Downloadmöglichkeit für elektronische Visitenkarte deaktivieren
* Link "auf Karte anzeigen" deaktivieren
* Ausgabe von Jahres Auswahl in Sitzungs-Archiv deaktivieren
* Ausgabe von "Vertreter für Gremiumsmitglieder" deaktivieren
* Einbindung der Javascript Bibliothek jQuery deaktivieren
* Einbindung der Javascript Bibliothek jQuery-UI deaktivieren
* Zusammenfügen von AssetsCompiler deaktivieren

==== Reiter Sitzungen ====

[[Image:25_V2-3Ratsinformation Konfiguration-Sitzungen.png|miniatur|Konfigurationsmöglichkeiten für Sitzungen]]

Sitzungsdetails

Bei der Darstellung der Sitzungsdetails kann zwischen einer Listenansicht (einfache Anordnung untereinander), Akkordeonansicht (untereinander angeordnete Klappboxen) oder der Darstellung mit Reitern (Anordnung nebeneinander) gewählt werden.

Weiterhin ausgewählt werden kann:

* Titel des Sitzungs-Schriftguts anzeigen
* Titel von Anlagen des Sitzungs-Schriftguts anzeigen
* Titel des Schriftguts der Tagesordnungspunkte anzeigen (über Tooltip)
* Titel von Anlagen des Tagesordnungspunkt-Schriftguts anzeigen (über Tooltip)

Sitzungstitel

Die Darstellung des Wochentags kann beeinflusst werden. Zunächst kann eingestellt werden, ob die Wochentage überhaupt ausgegeben werden sollen. Bei der Art kann zwischen der Kurz- und der Langform unterschieden werden. Es kann ein beliebiger Trenner zwischen Wochentag und Datum angegeben werden. Optional können zwischen Datum und Uhrzeit oder vor dem Sitzungsnamen, ebenfalls Trenner eingefügt werden.

==== Reiter Kalender ====

[[Image:26_V2-3Ratsinformation Wochenansicht Sitzungskalender.png|miniatur|Darstellungsmöglichkeiten im Kalender am Beispiel der Wochenansicht]]

[[Image:26_V2-3Ratsinformation Konfiguration-Kalender.png|miniatur|Konfigurationsmöglichkeiten für Kalender]]

Neben der Kalenderdarstellung kann an dieser Stelle auch die Ausgabe der Kalendereinträge konfiguriert werden.

Kalenderdarstellung

Die Startansicht unterscheidet zwischen Monat (Standard), Woche und Tag. Dabei kann für Woche und Tag die einfache oder detaillierte (mit Stundenraster) Ansicht gewählt werden.

Kalendereinträge

Standardmäßig wird die Gremiumsbezeichnung im Kalender ausgeschrieben. Um unschöne Umbrüche zu vermeiden, kann an dieser Stelle die Abkürzung der Gremiumsbezeichnung aktiviert werden. Mit der Aktivierung stehen Tooltips und eine Legende optional zur Verfügung.

Farbwerte

Termine und Tooltips können jeweils mit einer auf das Kundenweb angepassten oder vom Kunden gewünschten Farbe versehen werden.
Werden die Feldwerte leer gelassen, erfolgt die Darstellung in Standardfarben (hellblau). Evtl. wird die Hintergrundfarbe von der im Template festgelegten Farbe überschrieben.

'''Empfohlene Einstellung'''

* Gremiumsbezeichnung = Abkürzung
* Tooltip anzeigen = aktiviert
* Legende anzeigen = aktiviert

Internetkalender

Hierüber kann der Download des Kalenders (*.ics-Format) aktiviert werden.

==== Reiter Personen ====

[[Image:27_V2-3Ratsinformation2 Konfiguration Personen.png|miniatur|Konfigurationsmöglichkeiten für Personen]]

Bilddarstellung

An dieser Stelle kann die Anzeige hinterlegter Bilder der Personen (Benutzerverwaltung) nach Bereichen konfiguriert werden:

* keine Anzeige
* im Bürger-Bereich (ohne Anmeldung am RIS sichtbar)
* im Login-Bereich (nur nach Anmeldung am RIS sichtbar)
* keine Einschränkung

Detail Bild - Listen Bild - Vollbild

Hier können jeweils die Abmessungen der Bilddarstellungen konfiguriert werden.

==== Reiter Gremien ====

[[Image:28_V2-3Ratsinformation2 Konfiguration Gremien.png|miniatur|Konfigurationsmöglichkeiten für Gremien]]

Ausgabe

Die Anzeige leerer Gremien kann optional aktiviert werden (Standard: aus). Bei Deaktivierung werden nur Gremien angezeigt, bei denen auch Mitglieder vorhanden sind.

Sitzungskalender

Optional kann die Einstellung erfolgen, dass für jedes Gremium ein anderer Farbwert verwendet wird (Standard: aus). Bei Aktivierung dieser Option öffnet sich die Konfiguration "Farbwerte".

Farbwerte

Hier kann für jedes ausgewählte Gremium eine Farbe für den Hintergrund, den Rahmen und die Schrift selektiert werden. Evtl. wird die Hintergrundfarbe von der im Template festgelegten Farbe überschrieben.

==== Reiter Suche ====

[[Image:29_V2-3Ratsinformation2 Konfiguration Suche.png|miniatur|Konfigurationsmöglichkeiten für die Suche]]

Allgemeine Suchoptionen

Um das Suchformular nutzen zu können, muss der Haken bei "Suchformular anbieten" gesetzt sein. Bei der Art der Suche kann zwischen der einfachen und der erweiterten Suche unterschieden werden. Es kann eingeschränkt werden, auf welche Inhalte die Suche zugreifen darf ("Suche in folgenden Inhalten gestatten").
Bei der erweiterten Suche kann zusätzlich ausgewählt werden, ob die erweiterten Suchmöglichkeiten im Frontend beim ersten Aufruf bereits aufgeklappt erscheinen sollen.

Formularelemente der Erweiterten Suche

Optionen, die in der erweiterten Suche eingeblendet werden können:
* "Suche nach Gremium" anzeigen (bei Auswahl von "Gremien" als Suchbereich)
* "Suche nach Schriftstückart" anzeigen (bei Auswahl von "Schriftstücke" als Suchbereich)
* "Suche nach Zeitraum" anzeigen (bei Auswahl von "Schriftstücke", "Sitzungen" oder "Tagesordnungspunkte" als Suchbereich)

Die Darstellung der Suchtreffer für Schriftstücke entspricht der Darstellung der Dokumentenliste inklusive der dortigen Konfiguration.

==== Reiter Dokumenten Liste ====

[[Image:30_V2-3Ratsinformation2 Konfiguration DokumentenListe.png|miniatur|Konfigurationsmöglichkeiten für Dokumenten Liste]]

Ausgabe

Es kann ausgewählt werden, ob nur die Schriftstück-Arten angezeigt werden sollen, die in der untenstehenden Sortierung enthalten sind.
Die Anzeige leere Einträge in der Schriftstück ArtID Liste kann optional aktiviert werden (Standard: aus). Bei Deaktivierung ist die Sichtbarkeit der Schriftstücke nun direkt von der Sichtbarkeit der Sitzungen abhängig. Dabei gilt die Sichtbarkeitsregelung, die im Export übergeben ist.

Dokumentenliste

Der Titel des Schriftstückes ist standardmäßig aktiviert. Optional kann diese Einstellung geändert werden. Anlagen und Anlage-Titel können angezeigt oder ausgeblendet werden.

Sortierung

In der Sortierung können die Schriftstückarten, die verwendet werden sollen, und deren Reihenfolge festgelegt werden. Jeder Dokumententyp kann innerhalb der Reihenfolge nur einmal vorkommen.

Innerhalb einer Schriftstückart erfolgt die Sortierung anhand des Zeitbezugs des Dokuments. Hierbei wird von allen Sitzungen, in der das Schriftstück verwendet wird, die aktuellste Sitzung ermittelt.

==== Reiter Notizen ====

[[Image:31_V2-3Ratsinformation2 Konfiguration Notizen.png|miniatur|Konfigurationsmöglichkeiten für Notizen]]

Konfigurieren der Nutzerauswahl und möglicher Einschränkungen für das Teilen von Notizen.

Nutzerauswahl

* nur Teilnehmer der Sitzung und Nutzer mit zusätzlichem Zugriff auf die Sitzung (Standard)
* nur Teilnehmer der Sitzung
* alle Nutzer, unabhängig von Zugriffsberechtigungen

Mögliche Einschränkungen

* Gremien
* Fraktionen
* Parteien
* Funktion im Gremium
* Zusätzliche Funktion

==== Reiter Newsmodul ====

[[Image:32_V2-3Ratsinformation2 Konfiguration Newsmodul.png|miniatur|Konfigurationsmöglichkeiten für das Newsmodul]]

[[Image:32_V2-3Ratsinformation2 Konfiguration Newsmodul Seite.png|miniatur|Auswahl der Detailseite]]

Hierüber kann die Anzeige des Newsmoduls im Sitzungskalender aktiv geschalten werden. Bei Aktivierung wird die Möglichkeit geboten, für jede Kategorie zu bestimmen, auf welcher Webseite (Detailseite) die Artikel erscheinen sollen, sowie eine Farbe für den Hintergrund, den Rahmen und die Schrift festzulegen.

==== Reiter App ====

[[Image:33_V2-3Ratsinformation2 Konfiguration App.png|miniatur|Konfigurationsmöglichkeiten für die App]]

Integration

* Überschrift
* Festlegung der Spaltenanzahl im Startbildschirm (Homescreen)
* Login über Webcontainer ermöglichen: Login Schaltfläche im Startbildschirm erscheint (Ersatz für Login über nativen App-Rahmen)

Eigene Styles

* eigene Styles (brain-SCC) oder kundenspezifische Stylesheets per CSS einfügen (kunde.css)

== Teilnahme ==

[[Image:34_V2-3Teilnahme.png|miniatur|Teilnahme]]

Der Punkt "Sitzungsteilnahme" ermöglicht die Sortierung nach ID, Externer ID, Kennung, Sitzungsbeginn und Status. Eine Suche anhand eines Textes und des Zeitraums der Sitzung kann ebenfalls erfolgen.

Am Ende jeder Zeile wird der Button "Teilnehmer anzeigen" zur Verfügung gestellt. Hierüber werden alle Sitzungsteilnehmer mit deren Zu- oder Absagen einer Teilnahme tabellarisch ausgegeben.
Es wird eine Exportfunktion im CSV-Format (z.B. für Excel) angeboten.

'''Hinweis:''' Um die Sitzungsteilnehmer zu sehen, wird die Nutzung des Mandatsträgermodus vorausgesetzt. Ist der Mandatsträgermodus deaktiviert, erscheinen unter dem Punkt "Teilnahme" alle Sitzungen. Die Zu- und Absagen von jedem Teilnehmer können nicht eingesehen werden.

== Statistik ==

[[Image:35_V2-3Statistik.png|miniatur|Statistik]]

Die Statistik gibt einen kurzen Überblick über die im System importierten Inhalte, Nutzerkonten und Nutzerinhalte. Zudem kann die Menge des bisher verbrauchten Speichers angezeigt werden, unterteilt in Datenbank, Importverzeichnis und Projektverzeichnis.

== Hilfe ==

Über den Punkt "Hilfe" wird das Wiki des Ratsinformationssystems aufgerufen. Darin sind Konfigurationsmöglichkeiten des Backends näher beschrieben.

= Hilfe-Funktion =

[[Image:36_V2-3Hilfe.png|miniatur|''Hilfe'' Schaltfläche]]

Über die ''Hilfe''-Schaltfläche in den einzelnen Menüs der Administration kann auf die Hilfe-Funktion zugegriffen werden. Dabei ist jede ''Hilfe''-Schaltfläche mit dem inhaltlich passenden Abschnitt eines Wiki-Artikels verknüpft.

Ratsinformationssystem - Oberflächendokumentation Version 2.3

2016-05-27T12:44:04Z

Tbalcke: /* Sitzungskalender */

= URL und Systemanforderungen=

Die Standard-URL setzt sich aus der Domain '''<nowiki>"https://ris.geocms.com"</nowiki>''' und der individuellen Systemkennung '''"kunde"''' zusammen.

Beispiel: https://ris.geocms.com/demo

In Abstimmung mit dem [http://dms-support.brain-scc.de/de/ansprechpartner.html/ Supportteam] ist eine Abweichung von der Standard-URL möglich.

Das Web ist optimiert für:

Internet Explorer ab Version 10.x
Mozilla Firefox ab Version 30.x
Google Chrome ab Version 40.x
Opera ab Version 27.x

Ein Browser der neuesten Generation wird empfohlen.

= Gliederung der Webseite=

[[Datei:Gliederung.jpg||400px|Seitenaufbau der Website]]

Abbildung 1: Seitenaufbau der Website

==Kopfzeile==

Die Kopfzeile enthält

*das Logo/Wappen des Kunden
*ein frei wählbares Kopfbild

Zudem kann der Name des Kunden mit einem selbst gewählten Zusatz, beispielsweise ''Ratsinformationssystem'' oder ''Ratsinformationsdienst'' eingefügt werden. Die Kopfzeile wird mit der Startseite des Kundenwebs verlinkt.

<gallery>
Datei:Kopfzeile_bsp1.jpg|Abbildung 2: Kopfzeile mit Grafik
Datei:Kopfzeile_bsp2.jpg|Abbildung 3: Kopfzeile mit Logo und Zusatz
Datei:Kopfzeile_bsp3.jpg|Abbildung 4: Kopfzeile mit Anschrift und Wappen
Datei:Kopfzeile_bsp4.jpg|Abbildung 5: Kopfzeile mit Foto und Wappen
</gallery>

==Navigation==

Die bei der Installation mitgelieferte Standard-Navigation enthält folgende Menüpunkte:

* [[#Persönlicher Bereich|Persönlicher Bereich]] ''- erst nach Login-In sichtbar''
** [[#Kontaktformular|Kontaktformular]]
* [[#Sitzungskalender|Sitzungskalender]]
* [[#Sitzungstermine|Sitzungstermine]]
** [[#Sitzungstermine (Archiv)|Sitzungstermine (Archiv)]]
* [[#Gremien|Gremien]]
* [[#Personen|Personen]]
* [[#Fraktionen|Fraktionen]]
* [[#Dokumente|Dokumente]]
* [[#Zusätzliche Dokumente|Zusätzliche Dokumente]]
* [[#Suche|Suche]]
* [[#Passwort zurücksetzen|Passwort zurücksetzen]]
* [[#Hilfe|Hilfe]]

==Login-Maske==

[[Datei:Ratsinformation Loginmaske.jpeg|Login-Maske|400px]]

Abbildung 6: Login-Maske

Der geschützte Bereich ist Mandatsträgern und sonstigen Sitzungsteilnehmern vorbehalten. Die Login-Daten werden durch den Import der Sitzungsdaten aus dem REGISAFE in BürgerPLUS Ratsinformation oder den Administrator bereitgestellt und bestehen aus einem Benutzernamen und einem Kennwort.

'''Hinweis:''' Das Kennwort muss nach dem Login geändert werden.

Mit dem Menüpunkt "[[#Passwort zurücksetzen|Passwort zurücksetzen]]" kann z.B. bei Verlust des Kennworts ein neues angefordert werden.

[[Datei:Loginmaske_falsche_eingabe.jpg|Login-Maske – vorübergehende Sperrung des Accounts|400px]]

Abbildung 7: Login-Maske – vorübergehende Sperrung des Accounts

Wurde ein Benutzername oder Kennwort mehrfach falsch eingegeben, wird der Nutzer für einen bestimmten Zeitraum gesperrt. Die Anzahl der möglichen falschen Eingaben und der Zeitraum können durch den Administrator festgelegt werden.

'''Hinweis:''' Bei Inaktivität wird der Nutzer automatisch nach 20 Minuten vom System abgemeldet.

==Inhaltsbereich==

Der Inhaltsbereich ändert sich je nach gewähltem Menüpunkt. Mit dem Aufrufen der Seite wird standardmäßig der Sitzungskalender angezeigt. Wird beispielsweise der Menüpunkt „Gremien“ ausgewählt, erscheinen im Inhaltsbereich die Ausschüsse/Räte.

==Fußzeile==

Die Herstellerhinweise in der Fußzeile sind standardisiert und verlinken auf die jeweiligen Internetseiten der Kooperationspartner. Sie können grafisch und textlich ergänzt werden.

==Hintergrundgrafik==

Die Hintergrundgrafik besteht aus einer vom Kunden gelieferten Grafik oder einem zur Gesamtgestaltung passenden Bild.

=Öffentlicher Bereich/Nicht öffentlicher Bereich=

==Definition==

Wird ein Tagesordnungspunkt (TOP) mit dem RIS-Bereich "öffentlich" und "nicht öffentlich" exportiert, unterscheidet das Ratsinformationssystem zwischen einem öffentlichen und einem nicht öffentlichen Bereich.

[[Datei:Bereiche.jpg|600px|Zielgruppe und Bereiche]]

Abbildung 8: Zielgruppe und Bereiche

Für den öffentlichen Bereich sind keine Benutzerdaten notwendig, da hier eine Beauskunftung der Bürger erzielt werden soll.

[[Datei:Oeffentlicher_bereich.jpg|400px|Öffentlicher Bereich]]

Abbildung 9: Öffentlicher Bereich

Der nicht öffentliche Bereich ist durch Eingabe der Benutzerdaten erreichbar und bietet z.B. Zugriff auf geschützte Dokumente und Termine. Der nicht-öffentliche Text eines TOP ist ausschließlich sichtbar für:
* Teilnehmer der Sitzung,
* Nutzer mit zusätzlichem Zugriff auf die Sitzung und
* Administratoren.

[[Datei:Ratsinformation Sitzungskalender.jpeg|400px|Nicht öffentlicher Bereich]]

Abbildung 10: Nicht öffentlicher Bereich

Wichtigster Grund für die Trennung der Sichtbarkeitsbereiche ist die Unterscheidung zwischen öffentlichen und nicht öffentlichen Daten, wie Informationen zu Gremien, Sitzungen, Tagesordnungspunkten und Dokumenten.

'''Hinweis:''' Zusätzliche Informationen zu nicht öffentlichen Sitzungen, Sitzungsbezeichnungen, Tagesordnungspunkten und Funktionen, wie z.B. das Erstellen von Notizen, sind nur für angemeldete Nutzer sichtbar und nutzbar.

'''Die Ansicht und Verfügbarkeit der im weiteren Verlauf der Dokumentation beschriebenen Funktionen und Ansichten unterscheiden ebenfalls zwischen den o.g. Sichtbarkeitsbereichen.'''

==Beispiel: Sitzung==

[[Datei:RIS-Web_Sitzung_Detail_öff.png|400px|Anzeige von Sitzungsterminen im öffentlichen Bereich]]

Abbildung 11: Öffentlicher Bereich - Anzeige von Sitzungsterminen

[[Datei:RIS-Web_Sitzung_Detail_nichtöff.png|400px|Anzeige von Sitzungsterminen bei einem angemeldeten Nutzer (Login-Bereich)]]

Abbildung 12: Login-Bereich - Anzeige von Sitzungsterminen

=Persönlicher Bereich=

Nach erfolgreicher Anmeldung über die Login-Maske kann der persönliche Bereich mit seinen vielfältigen Funktionen genutzt werden. Im Einzelnen gehören hierzu die Anzeige persönlicher Sitzungen, Einstellungen den Informationsdienst und den PDF-Dokumentenschutz betreffend, eigene Notizen sowie die Möglichkeit, das persönliche Kennwort zu ändern.

==Meine Sitzungen==

Unter dem Punkt „Meine Sitzungen“ werden alle zukünftigen Sitzungen des Gremiums/der Gremien eines Nutzers angezeigt. Nach Auswahl einer Sitzung gelangt der Nutzer in die Detailansicht.

[[Datei:RIS-Web_MeineSitzungen2.png|400px|Persönlicher Bereich - Meine Sitzungen]]

Abbildung 13: Persönlicher Bereich - Meine Sitzungen

==Profildaten==

===Informationsdienst===

Der Informationsdienst innerhalb des Reiters "Profildaten" ermöglicht das Versenden einer Benachrichtigung, sobald eine Sitzung einen bestimmten Status erreicht hat. Der Nutzer kann festlegen, für welchen Status er eine E-Mail erhalten möchte. Es sind nur die Sitzungsstatus sichtbar, die mindestens an eine Sitzung aus dem REGISAFE (Modul: KommunalPLUS Sitzungsdienst) übergeben wurden.

[[Datei:14 V2-3PDF-Sicherheit-Frontend.png|400px|Persönlicher Bereich – Profildaten]]

Abbildung 14: Persönlicher Bereich – Profildaten

===PDF Verschlüsselung===

Hier kann das durch den Admin systemweit vergebene Passwort zur Entschlüsselung von PDF-Dokumenten geändert werden. Trägt der Nutzer nichts ein, gilt das Admin-PW.

==Meine Notizen==

Zu bestehenden Sitzungen und Tagesordnungspunkten können Notizen angelegt werden. Alle von einem Nutzer erstellten Notizen werden im persönlichen Bereich unter „Meine Notizen“ gesammelt dargestellt. Diese werden von der aktuellsten bis zur ältesten Notiz geordnet angezeigt. Bereits erstellte Notizen können jederzeit geändert werden.

[[Datei:RIS-Web_MeineNotizen2.png|400px|Persönlicher Bereich – Meine Notizen]]

Abbildung 15: Persönlicher Bereich – Meine Notizen

==Mein Passwort==

Das persönliche Kennwort kann zu jeder Zeit geändert werden. Es sind die unter „Hinweise“ vorgegebenen Konventionen einzuhalten.

Standardwerte bei der Erstinstallation:

Das Kennwort muss:

*mindestens 8 Zeichen lang sein,
*einen Großbuchstaben enthalten,
*einen Kleinbuchstaben enthalten,
*eine Ziffer enthalten und
*ein Sonderzeichen enthalten.

[[Datei:RIS-Web_MeinPasswort2.png|400px|Persönlicher Bereich - Mein Passwort]]

Abbildung 16: Persönlicher Bereich - Mein Passwort

'''Hinweis:''' Das Kennwort muss nach dem ersten Login geändert werden. Zudem empfiehlt sich aus Sicherheitsgründen eine regelmäßige Anpassung des Kennworts.

==Kontaktformular==

Das Kontaktformular bietet die Möglichkeit, mit dem Administrator in Verbindung zu treten und Anfragen an eine zentral hinterlegte E-Mail-Adresse zu versenden. Die Anmeldedaten werden dem Nutzerkonto entnommen. Es wird empfohlen, eine Kopie der Anfrage an die eigene E-Mail-Adresse zu senden. Der Betreff der Anfrage kann durch eine Auswahl festgelegt werden.

[[Datei:RIS-Web_Kontaktformular2.png|400px|Persönlicher Bereich - Kontaktformular]]

Abbildung 17: Persönlicher Bereich - Kontaktformular

=Sitzungskalender=

Der Sitzungskalender enthält alle aktuellen und im Verlauf des angezeigten Monats stattfindenden Sitzungstermine. Die Sitzungen im Kalender werden bei der Layoutumsetzung mit einer passenden Farbe hinterlegt. Bei Auswahl eines Sitzungstermins erfolgt der Wechsel zur Detailansicht, mit allen wichtigen Informationen, Tagesordnungspunkten und der Möglichkeit Notizen anzufügen (nur für angemeldete Nutzer).

Im Kalender kann zwischen verschiedenen Ansichten gewechselt werden:

*'''Monat:''' Anzeige des aktuellen (Standard) oder eines frei wählbaren Monats
*'''Woche:''' Anzeige der aktuellen (Standard) oder einer frei wählbaren Woche
*'''Tag:''' Anzeige des aktuellen (Standard) oder eines frei wählbaren Tages

An einzelnen Tagen können mehrere Sitzungen stattfinden. Diese werden untereinander angezeigt.

Die Sitzungstermine können für die weitere Nutzung über die Schaltfläche ''Kalender Download'' als Datei im ics-Format exportiert werden. Eine automatische Aktualisierung des Sitzungskalenders ist nur gegeben, wenn der Kalender über die URL z.B. in einem E-Mail-Client eingebunden wird.

[[Datei:RIS-Web_Sitzungskalender2.png|400px|Sitzungskalender]]

Abbildung 18: Sitzungskalender

==Kalendernavigation==

Durch die Pfeiltasten kann vor und zurück navigiert werden. Je nach gewählter Ansicht, kann in Monats-, Wochen- oder Tagesschritten navigiert werden.
Mit den doppelten Pfeiltasten können Sitzungen in darauffolgenden oder vergangenen Jahren angewählt werden.

[[Datei:RIS-Web_Sitzungskalender_Navi.png|400px|Navigationselemente im Sitzungskalender]]

Abbildung 19: Navigationselemente im Sitzungskalender

Mit der Auswahlliste ist eine schnelle Anzeige und Auswahl von Sitzungen nach selbst gewählten Jahren und/oder Monaten möglich. Angezeigt werden ausschließlich die Jahreszahlen, in denen Sitzungen hinterlegt sind. So kann es eventuell zu Lücken zwischen den Jahren kommen.

Über den „Heute-Button“ gelangt der Nutzer zum aktuellen Tag in einer vorher gewählten Kalenderansicht.

==Monatsansicht==

In der Monatsansicht werden die Sitzungen des aktuell gewählten Monats angezeigt.

[[Datei:RIS-Web_Sitzungskalender2.png|400px|Sitzungskalender - Monatsansicht]]

Abbildung 20: Sitzungskalender - Monatsansicht

==Wochenansicht==

In der Wochenansicht werden die Sitzungen der aktuell gewählten Woche angezeigt.

[[Datei:RIS-Web_Sitzungskalender_Woche.png|400px|Sitzungskalender – Wochenansicht]]

Abbildung 21: Sitzungskalender – Wochenansicht

==Tagesansicht==

In der Tagesansicht werden die Sitzungen des aktuell gewählten Tages angezeigt.

[[Datei:RIS-Web_Sitzungskalender_Tag.png|400px|Sitzungskalender - Tagesansicht]]

Abbildung 22: Sitzungskalender - Tagesansicht

=Sitzungstermine=

Alle Sitzungstermine eines Jahres werden geordnet vom aktuellstem Datum zu zukünftigen Daten in einer Liste ausgegeben. Hierbei besteht die Möglichkeit, sich die Sitzung und die zugehörigen Gremien anzeigen zu lassen oder einen Blick auf die Teilnehmerlisten zu werfen.

Weiterhin kann der Sitzungsort auf einer Karte angezeigt und eine virtuelle Visitenkarte exportiert werden.

[[Datei:RIS-Web Sitzungstermine.png|400px|Sitzungstermine]]

Abbildung 23: Sitzungstermine

Nach Auswahl einer Sitzung, eines Gremiums oder einer Teilnehmerliste gelangt der Nutzer zur Detailansicht der jeweiligen Seite. Ist der Nutzer angemeldet, hat er die Möglichkeit, Notizen an die Sitzungen anzuhängen und Dokumente aufzurufen. Dies gilt auch für Sitzungen, die bereits in das Archiv verschoben wurden.

Angemeldete Nutzer sehen ausschließlich Sitzungen und Sitzungsdetails ihres Gremiums/ihrer Gremien.

==Sitzungstermine (Archiv)==

Sitzungstermine werden einen Tag nach Ablauf der Sitzung archiviert. Das Archiv beinhaltet alle in der Vergangenheit liegenden Termine. Die Ausgabe erfolgt in einer Listenansicht von neu zu alt geordnet.

Angemeldete Nutzer sehen ausschließlich Sitzungen ihres Gremiums/ihrer Gremien.

[[Datei:RIS-Web Sitzungsarchiv.png|400px|Sitzungstermine – Archiv]]

Abbildung 24: Sitzungstermine – Archiv

=Sitzung im Detail=

[[Datei:RIS-Web_Beispiel_Sitzung.png|400px|Sitzung - Elemente einer Sitzung]]

Abbildung 25: Sitzung - Elemente einer Sitzung

==Sitzungsinformationen==

Die Sitzungsinformationen beinhalten neben der geplanten Zeit auch den Sitzungsort/-raum, sowie die Telefonnummer, die Faxnummer und die E-Mail-Adresse des Gremiums. Zudem stehen auch eine virtuelle Visitenkarte und eine Karte zur Standortbestimmung zur Verfügung.

Zudem können alle für einen Nutzer sichtbaren Dokumente als Sitzungsmappe oder als ein zusammhängendes PDF-Dokument heruntergeladen werden. Die Größe der einzelnen Dokumente werden bei einem Mouse-Over als Tooltip angezeigt. Bei der Sitzungsmappe und dem Gesamtdokument erfolgt lediglich die Angabe einer Mindestgröße, da ein genauer Wert im Vorfeld nicht ermittelt werden kann.

[[Datei:RIS-Web_Sitzungsinformation.png|400px|Sitzung – Sitzungsinformationen]]

Abbildung 26: Sitzung – Sitzungsinformationen

[[Datei:RIS-Web_Dokumentendownload.png|400px|Sitzung - Download von Dokumenten]]

Abbildung 27: Sitzung - Download von Dokumenten

==Sitzungsdokumente==

Sitzungsdokumente beinhalten u.a. Einladung, Tagesordnung und Bekanntmachung. Die angezeigten Dokumente ändern sich je nach Status der Sitzung und können einzeln, als Sitzungsmappe oder als Gesamtdokument heruntergeladen werden.

[[Datei:RIS-Web_Sitzungsdokumente.png|400px|Sitzung - Sitzungsdokumente]]

Abbildung 28: Sitzung - Sitzungsdokumente

==Tagesordnung==

In der Tagesordnung wird zwischen öffentlichen und nicht öffentlichen Tagesordnungspunkten unterschieden.
Öffentliche Tagesordnungspunkte sind für jeden Nutzer sichtbar. Details nicht öffentlicher Tagesordnungspunkte stehen ausschließlich angemeldeten Nutzern, die Mitglied des Gremiums oder Teilnehmer der Sitzung sind, zur Verfügung.

[[Datei:Tagesordnung.jpg|400px|Sitzung – Tagesordnung]]

Abbildung 29: Sitzung – Tagesordnung

Zu einem Tagesordnungspunkt gehörende Dokumente werden standardmäßig mit fest definierten Icons dargestellt. Die Anzeige kann vom Administrator konfiguriert werden.

[[Datei:Default.png|20px|Sitzungsvorlage, Sitzungstagesordnung, Bekanntmachung, Einladung, Beschlussprotokoll, Niederschrift, Sitzungsunterlage, Sonstige|left]] Sitzungsvorlage, Sitzungstagesordnung, Bekanntmachung, Einladung, Beschlussprotokoll, Niederschrift, Sitzungsunterlage, Sonstige

[[Datei:Anlage.png|20px|Anlage|left]] Anlage

[[Datei:Sitzungsbeschluss.png|20px|Beschluss|left]] Beschluss

[[Datei:Sitzungsniederschriftsauszug.png|20px|Niederschriftsauszug|left]] Niederschriftsauszug

Abbildung 30: Sitzung – Icons der Dokumente

Die genaue Bezeichnung und die Größe des Dokuments wird im sogenannten ''Tooltip'' angezeigt.

[[Datei:RIS-Web_Tooltip.png|400px|Sitzung - Tooltip]]

Abbildung 31: Sitzung - Tooltip

==Teilnehmer==

Die Teilnehmerliste wird unter der Tagesordnung angezeigt und listet alle Personen entsprechend ihrer Funktion auf. Es werden nur Personen angezeigt, die tatsächlich an dieser Sitzung teilgenommen haben.

[[Datei:RIS-Web_Teilnehmer.png|400px|Sitzung - Teilnehmer]]

Abbildung 32: Sitzung – Teilnehmer

==Notizen==

Notizen zu einer Sitzung können unterhalb der Teilnehmerliste angelegt und bearbeitet werden. Sie werden anschließend im Persönlichen Bereich unter „Meine Notizen“ zur Verfügung gestellt und können ausschließlich vom Verfasser geändert werden.

[[Datei:RIS-Web_Notizen.png|400px|Sitzung – Notizen]]

Abbildung 33: Sitzung – Notizen

Die Angabe eines Titels und ein entsprechender Inhalt sind als Pflichtfelder definiert.
Der Verfasser einer Notiz kann zusätzliche Leserechte vergeben und seine Anmerkungen so anderen Nutzern an der jeweiligen Sitzung zur Verfügung stellen. Dazu wählt er die entsprechende/n Person/en aus und speichert anschließend die Notiz. Die Vergabe von Leserechten ist auch nachträglich möglich. Eine Bearbeitung der Notiz durch Nutzer mit einer Lesefreigabe ist nicht möglich.

Über den Zurück-Button gelangt der Nutzer wieder zur vorherigen Seite.

[[Datei:RIS-Web_neueNotiz.png|400px|Sitzung – Anlegen einer neuen Notiz und Setzen der Lesefreigabe]]

Abbildung 34: Sitzung – Anlegen einer neuen Notiz und Setzen der Lesefreigabe

=Gremien=

Personen werden alphabetisch nach Nachnamen sortiert aufgelistet. Mit Klick auf eine Person gelangt der Nutzer zur Detailansicht. Die Angaben zu Personen werden aus REGISAFE importiert und können dort entsprechend angelegt, bearbeitet oder gelöscht werden.

[[Datei:RIS-Web_Gremien2.png|400px|Gremien]]

Abbildung 35: Gremien

In der Ausgabe können zusätzliche Funktionen (Ratsherr/Ratsfrau) ein- und ausgeblendet werden. Zukünftige Sitzungen können abgerufen und auf vergangene Sitzungen zurückgeblickt werden.

Angemeldete Nutzer sehen ausschließlich Sitzungen ihres Gremiums/ihrer Gremien.

[[Datei:RIS-Web_Gremium_Detail2.png|400px|Details zum Gremium]]

Abbildung 36: Details zum Gremium

=Personen=

Personen werden alphabetisch nach Nachnamen sortiert aufgelistet. Mit Klick auf eine Person gelangt der Nutzer zur Detailansicht. Die Angaben zu Personen werden aus REGISAFE importiert und können dort entsprechend angelegt, bearbeitet oder gelöscht werden.

[[Datei:RIS-Web_Personen.png|400px|Personen – Listenansicht]]

Abbildung 37: Personen – Listenansicht

Hierzu zählen Angaben wie Name, Adresse, Gremien, Fraktionen, Parteien und Vertreter für Gremiumsmitglieder. Die auszugebenden Felder werden im REGISAFE festgelegt und ggf. mit Sichtbarkeitsbereichen hinterlegt. Zu jeder Person werden weiterhin eine Karte zur Standortbestimmung sowie eine virtuelle Visitenkarte ausgegeben.

[[Datei:RIS-Web_Person_Detail.png|400px|Personen – Detailansicht]]

Abbildung 38: Personen – Detailansicht

Diese Ansicht kann vom Administrator deaktiviert werden.

=Fraktionen=

[[Datei:RIS-Web_Fraktionen2.png|400px|Fraktionen – Listenansicht]]

Abbildung 39: Fraktionen – Listenansicht

Bei Auswahl einer Fraktion öffnet sich die Detailansicht mit Informationen zu Adresse und Mitgliedern der jeweiligen Fraktion. Zu jeder Fraktion werden eine Karte zur Standortbestimmung sowie eine virtuelle Visitenkarte ausgegeben. Dies kann vom Administrator deaktiviert werden.

[[Datei:RIS-Web_Fraktion_Detail.png|400px|Fraktionen – Detailansicht]]

Abbildung 40: Fraktionen – Detailansicht

=Parteien=

[[Datei:Ratsinformation-Parteien.jpg|400px|Parteien – Listenansicht]]

Abbildung 41: Parteien – Listenansicht

Bei Auswahl einer Partei öffnet sich die Detailansicht mit Informationen zu Adresse und Mit-gliedern der jeweiligen Partei. Zu jeder Partei werden eine Karte zur Standortbestimmung sowie eine virtuelle Visitenkarte ausgegeben. Dies kann vom Administrator deaktiviert werden.

[[Datei:Parteien_detail.jpg|400px|Parteien – Detailansicht]]

Abbildung 42: Parteien – Detailansicht

=Dokumente=

Schriftstücke werden geordnet nach Dokumenttypen ausgegeben. Die Sortierung der Dokumente erfolgt nach dem letzten Änderungsdatum.

[[Datei:RIS-Web_Dokumente_geordnet.png|400px|Dokumente - Übersicht]]

Abbildung 43: Dokumente - Übersicht der Dokumenttypen

Nach Auswahl eines Dokumenttyps werden alle Schriftstücke dieses Typs aufgelistet. Hier kann der Nutzer auch die Informationen der zugehörigen Sitzung aufrufen.

[[Datei:RIS-Web_Dokumente_Liste.png|400px|Dokumente - Dokumenttyp: Sitzungsniederschrift]]

Abbildung 44: Dokumente - Beispiel für Dokumenttyp "Sitzungsniederschrift"

[[Datei:RIS-Web_Dokumente_Detail.png|400px|Dokumente - Dokumenttyp: Sitzungsvorlage]]

Abbildung 45: Dokumente - Beispiel für Dokumenttyp "Sitzungsvorlage"

==Zusätzliche Dokumente==

Festgelegte Dokumente können hier zusätzlich angezeigt werden.

=Suche=

Die Suchfunktion kann sowohl im öffentlichen als auch im Login-Bereich genutzt werden. Nicht angemeldete Nutzer erhalten ausschließlich für den öffentlichen Bereich freigegebene Suchergebnisse angezeigt. Angemeldete Nutzer sehen alle Inhalte, für die sie Rechte besitzen.
Optional können zur herkömmlichen Suche die erweiterten Suchoptionen durch einen Klick eingeblendet werden. Diese ermöglichen ein effizienteres Suchverfahren in zuvor ausgewählten Suchbereichen.

[[Datei:RIS-Web_Suche.png|400px|Suche – erweiterte Suche am Beispiel der Schriftstücke]]

Abbildung 46: Suche – erweiterte Suche am Beispiel der Schriftstücke

Suchergebnisse werden unterhalb der Zusammenfassung der Suchparameter angezeigt.

[[Datei:RIS-Web_Suche_Ergebnis.png|400px|Suche - Ausgabe des Suchergebnisses]]

Abbildung 47: Suche - Ausgabe des Suchergebnisses

=Passwort zurücksetzen=

Das Zurücksetzen eines Passwortes erfolgt automatisiert über ein Formular. Dazu gibt der Nutzer seine E-Mail-Adresse in das betreffende Feld ein und gibt die in der Sicherheitsabfrage angezeigte Zeichenfolge unter Beachtung der Groß- und Kleinschreibung ein. Die Zeichenfolge ändert sich bei einer Aktualisierung bzw. dem Neuladen der Seite.

[[Datei:RIS-Web_Passwort_zuruecks.png|400px|Passwort zurücksetzen]]

Abbildung 48: Passwort zurücksetzen

Nach Absenden der Daten sind folgende Schritte durchzuführen:

*Der Nutzer erhält eine E-Mail mit einem Bestätigungslink, welcher anzuklicken oder in einen Browser zu kopieren ist.
*Im Browser öffnet sich eine Eingabemaske, in der ein neues Passwort eingetragen werden muss.
*Dieses neue Passwort ist im Anschluss noch einmal zu bestätigen.

'''Hinweis:''' Das Zurücksetzen des Passworts ist nur bei eineindeutig im System hinterlegten E-Mail-Adressen möglich. Ist bei mehrere Nutzern eine identische E-Mail-Adresse (z.B. als Funktionspostfach wie info@...) hinterlegt, ist das Zurücksetzen nur durch den Administrator möglich. Die Anforderungen für Passwörter befinden sich unter [[#Mein Passwort|Mein Passwort]].

Ratsinformationssystem - Ausgabe Version 2.3

2016-05-27T12:43:13Z

Tbalcke: /* Sitzungskalender */

Das REGISAFE-Modul '''BürgerPlus Ratsinformation''' (auch: Ratsinformationssystem, RIS) gliedert sich in eine Ausgabe und in einen Administrationsbereich. Dieser Artikel behandelt die Ausgabe der '''REGISAFE-Version 4.3''' und der Webseite.

= Administration =

-> Informationen zur [[BürgerPLUS Ratsinformation - Administration Version 2.3|Administration des Moduls BürgerPLUS Ratsinformation Version 2.3]]

= URL und Systemanforderungen=

Die Standard-URL setzt sich aus der Domain '''<nowiki>"https://ris.geocms.com"</nowiki>''' und der individuellen Systemkennung '''"kunde"''' zusammen.

Beispiel: https://ris.geocms.com/demo

In Abstimmung mit dem [http://dms-support.brain-scc.de/de/ansprechpartner.html/ Supportteam] ist eine Abweichung von der Standard-URL möglich.

Das Web ist optimiert für:

* Internet Explorer ab Version 10.x
* Mozilla Firefox ab Version 30.x
* Google Chrome ab Version 40.x
* Opera ab Version 27.x

Ein Browser der neuesten Generation wird empfohlen.

= Layout =

[[Datei:RIS-Web_Beispiellayout.png|miniatur|Layout am Beispiel vom RIS Südlohn]]

Standardmäßig erfolgt eine Anpassung an das Layout des Kundenwebs bei der Installation. Der Kunde liefert dabei die notwendige Kopfgrafik sowie alle relevanten Style-Informationen oder einen Link auf die zu übernehmende Internetseite.
Folgende Elemente können angepasst werden:

* Kopfzeile
* Schriftform und Schriftgröße
* Hyperlinks
* Hintergrundgrafik

Die Kopfzeile enthält ein Logo und/oder Kopfbild des Kunden. Sie wird mit der Startseite des Kundenwebs verlinkt.

Die Hintergrundgrafik besteht aus einer vom Kunden gelieferten Grafik oder einem zur Gesamtgestaltung passenden Bild.

Darüber hinaus sind weitere individuelle Anpassungen möglich. Diese sind mit dem [http://dms-support.brain-scc.de/de/ansprechpartner.html/ Supportteam] abzustimmen. Anschließend wird ein Angebot erstellt, welches vom Kunden zu bestätigen ist.

= Gliederung der Webseite =

[[Datei:Gliederung_eines_Ratsinformationssystems.JPG|miniatur|Gliederung eines Standard-Webs]]

== Navigation ==

Die Navigation wird im [[BürgerPLUS Ratsinformation - Administration Version 2.3#Seitenbaum|Seitenbaum]] des Administrationsbereichs definiert. Bei der Installation wird eine Standard-Navigation vorgegeben, die gemeinsam mit dem Kunden angepasst werden kann. Standard-Navigation:

* [[#Persönlicher Bereich|Persönlicher Bereich]] ''- erst nach Login-In sichtbar''
** [[#Kontaktformular|Kontaktformular]]
* [[#Sitzungskalender|Sitzungskalender]]
* [[#Sitzungstermine|Sitzungstermine]]
** [[#Sitzungstermine (Archiv)|Sitzungstermine (Archiv)]]
* [[#Gremien|Gremien]]
* [[#Personen|Personen]]
* [[#Fraktionen|Fraktionen]]
* [[#Dokumente|Dokumente]]
* [[#Zusätzliche Dokumente|Zusätzliche Dokumente]]
* [[#Suche|Suche]]
* [[#Passwort zurücksetzen|Passwort zurücksetzen]]
* [[#Hilfe|Hilfe]]

Es können weitere Menüpunkte angelegt oder Bestehende bearbeitet werden. Auch ein Umbenennen oder Verschieben ist möglich.

'''Empfehlung:''' Die Nutzung der [[BürgerPLUS Ratsinformation - Administration Version 2.3#Modulvorlagen|Modulvorlage]] vereinfacht die Konfiguration der einzelnen Menüpunkte und stellt sicher, dass die Darstellung der gesuchten Daten in jedem Menüpunkt identisch ist.

=== Persönlicher Bereich ===

Der persönliche Bereich ist autorisierten Nutzern vorbehalten und enthält:

* [[#Meine Sitzungen|Meine Sitzungen]]
* [[#Profildaten|Profildaten]]
* [[#Meine Notizen|Meine Notizen]]
* [[#Mein Passwort|Mein Passwort]]
* [[#Mandatsträgermodus|Mandatsträgermodus]]
* [[#Kontaktformular|Kontaktformular]]

Die Anmeldung erfolgt über die [[#Loginmaske|Loginmaske]].

Für den öffentlichen Bereich sind keine Benutzerdaten notwendig.

Ist der Informationsdienst, die PDF-Verschlüsselung oder die Notizfunktion systemweit deaktiviert, werden die Reiter "Profildaten" bzw. "Meine Notizen" im Persönlichen Bereich ausgeblendet.

==== Meine Sitzungen ====

[[Image:RIS-Web_MeineSitzungen.png|miniatur|Persönlicher Bereich - Meine Sitzungen]]

Unter "Meine Sitzungen" werden alle zukünftigen Sitzungen des Gremiums / der Gremien der Nutzer angezeigt. Die Sitzungen werden geordnet von der tagesaktuellen Sitzung zu zukünftigen Sitzungen ausgegeben. Finden mehrere Sitzungen an einem Tag statt, werden diese nach der beginnenden Uhrzeit geordnet.

==== Profildaten ====

===== Informationsdienst =====

[[Image:14_V2-3PDF-Sicherheit-Frontend.png|miniatur|Persönlicher Bereich - Profildaten]]

Der Informationsdienst innerhalb des Reiters "Profildaten" ermöglicht das Versenden einer Benachrichtigung, sobald eine Sitzung einen bestimmten Status erreicht hat. Der Nutzer kann festlegen, für welchen Status er eine E-Mail erhalten möchte. Es sind nur die Sitzungsstatus sichtbar, die mindestens an eine Sitzung aus dem REGISAFE (Modul: KommunalPLUS Sitzungsdienst) übergeben wurden.

Der Versand erfolgt auch bei Komplett-Export und Zeitintervall-Exporten. Der Informationsdienst ermittelt dabei die Änderungen der in der XML gelieferten Daten im Vergleich zu den in der Datenbank vorhanden Daten.

Reihenfolge der Ermittlung:

* Änderung des Sitzung (Datum, Uhrzeit, Raum, Status)
* Änderung an TOPs (verglichen werden TOPs der gleichen Nummerierung)
* Änderungen an Sitzungsschriftstücken oder TOP Schriftstücken (Änderungsdatum der Schriftstücke)

Eine zentrale Festlegung von Sitzungsstatus-Vorgaben ist in der Administration möglich. (Versand erfolgt dann automatisch für alle von der Änderung betroffenen Nutzer)

===== PDF Verschlüsselung =====

Hier kann das durch den Admin systemweit vergebene Passwort zur Entschlüsselung von PDF-Dokumenten geändert werden. Trägt der Nutzer nichts ein, gilt das Admin-PW. Die Einstellung kann im [[BürgerPLUS_Ratsinformation_-_Administration_Version_2.3#Reiter PDF Sicherheit|Administrationsbereich]] geändert werden.

==== Meine Notizen ====

[[Image:RIS-Web_MeineNotizen.png|miniatur|Persönlicher Bereich - Meine Notizen]]

Zu bestehenden Sitzungen und Tagesordnungspunkten können Notizen angelegt werden. Alle von einem Nutzer erstellten Notizen werden im persönlichen Bereich unter „Meine Notizen“ gesammelt dargestellt. Diese werden nach Erstelldatum absteigend sortiert angezeigt. Bereits erstellte Notizen können jederzeit geändert werden. Notizen nicht mehr vorhandener Nutzer (mit Löschkennzeichen oder vollständig entfernt) werden ausgeblendet.

* Notizdialog in eigenem Dialogfenster
* Titel kein Pflichtfeld, bei leerem Titel wird Autotext "Ihre Notiz vom <aktuelles Datum>" erzeugt
* alphabetisch sortierte zweispaltige Anzeige der leseberechtigten Nutzer

Notizen können gelöscht werden.

==== Mein Passwort ====

[[Image:RIS-Web_MeinPasswort.png|miniatur|Persönlicher Bereich - Mein Passwort]]

Die Standardanforderungen für Passwörter werden im Backend in der Systemadministration unter Datenschutz konfiguriert. Das persönliche Kennwort kann zu jeder Zeit geändert werden. Es sind die unter „Hinweise“ vorgegebenen Konventionen einzuhalten.

Standardwerte bei der Erstinstallation:

Das Kennwort muss:
* mindestens 8 Zeichen lang sein,
* einen Großbuchstaben enthalten,
* einen Kleinbuchstaben enthalten,
* eine Ziffer enthalten und
* ein Sonderzeichen enthalten.

Das Kennwort muss nach dem ersten Login geändert werden. Aus Sicherheitsgründen wird eine regelmäßige Anpassung des Kennworts empfohlen.

==== Kontaktformular ====

[[Image:RIS-Web_Kontaktformular.png|miniatur|Persönlicher Bereich - Kontaktformular]]

Das Kontaktformular bietet die Möglichkeit, mit dem Administrator in Verbindung zu treten und Anfragen an eine zentral hinterlegte E-Mail-Adresse zu versenden. Die Anmeldedaten werden dem Nutzerkonto entnommen. Es wird empfohlen, eine Kopie der Anfrage an die eigene E-Mail-Adresse zu versenden.

Der Betreff der Anfrage kann durch eine Auswahl festgelegt werden.

Die Konfiguration des Kontaktformulars ist in der Administration im Seitenbaum am entsprechenden Modul des Menüpunktes möglich.

=== Sitzungskalender ===

[[Image:RIS-Web_Sitzungskalender.png|miniatur|Sitzungskalender]]

Im Sitzungskalender werden abhängig vom Öffentlichkeitsbereich und der jeweiligen Rechte des Nutzers aktuelle, zukünftige und vergangene Sitzungstermine angezeigt.
Dabei kann zwischen einer Monats-, Wochen- und Tagesansicht gewählt werden. Zudem können die Sitzungen eines bestimmten (vergangenen oder zukünftigen) Jahres und Monats dargestellt werden.

Kalendereinträge werden farblich hervorgehoben. Die Farbe und Darstellung kann im [[BürgerPLUS Ratsinformation - Administration Version 2.3#Reiter_Kalender|Administrationsbereich]] geändert werden.

Die Sitzungstermine können für die weitere Nutzung über die Schaltfläche ''Kalender Download'' als Datei im ics-Format exportiert werden. Eine automatische Aktualisierung des Sitzungskalenders ist nur gegeben, wenn der Kalender über die URL z.B. in einem E-Mail-Client eingebunden wird.

Durch die Pfeiltasten kann vor und zurück navigiert werden. Je nach gewählter Ansicht, kann in Monats-, Wochen- oder Tagesschritten navigiert werden. Mit den doppelten Pfeiltasten können Sitzungen in darauffolgenden oder vergangenen Jahren angewählt werden.

=== Sitzungstermine ===

[[Image:RIS-Web_Sitzungstermine.png|miniatur|Sitzungstermine]]

[[Image:RIS-Web_Sitzung_Detail.png|miniatur|Details zur Sitzung]]

Die Darstellung für aktuelle Sitzungstermine und archivierte Sitzungstermine wird im Backend in der Modulvorlage oder im Seitenbaum am entsprechenden Modul des Menüpunktes konfiguriert. Der Datenimport erfolgt über das REGISAFE. So wie die Daten eingegeben wurden, werden sie auch ausgegeben.

Alle Sitzungstermine eines Jahres werden geordnet vom aktuellstem Datum zu zukünftigen Daten in einer Liste ausgegeben.

==== Sitzung im Detail ====

Die Detailansicht der Sitzungstermine enthält entsprechende Informationen zu der Sitzung selbst (Bsp.: Zeit, Sitzungsort/-raum, Telefonnumer und/oder E-Mail-Adresse des Gremiums) sowie Sitzungsdokumente, Tagesordnung, Teilnehmer und Notizen.

Wird ein Tagesordnungspunkt (TOP) mit dem RIS-Bereich "öffentlich" und "nicht öffentlich" exportiert, ist der nicht-öffentliche Text des TOP ausschließlich sichtbar für
* Teilnehmer der Sitzung,
* Nutzer mit zusätzlichem Zugriff auf die Sitzung und
* Administratoren.
Voraussetzung für die Sichtbarkeit ist die Anmeldung im RIS-Web.

Alle anderen angemeldeten Nutzer sehen den öffentlichen Text des TOP.

Diese Änderung hat keine Auswirkung auf die Sichtbarkeit im öffentlichen Bereich.

Ist der Nutzer angemeldet, hat er die Möglichkeit, Notizen an die Sitzungen anzuhängen.

Zudem können alle für einen Nutzer sichtbaren Dokumente als Sitzungsmappe oder als ein zusammhängendes PDF-Dokument heruntergeladen werden. Die Größe der einzelnen Dokumente werden bei einem Mouse-Over als Tooltip angezeigt. Bei der Sitzungsmappe und dem Gesamtdokument erfolgt lediglich die Angabe einer Mindestgröße, da ein genauer Wert im Vorfeld nicht ermittelt werden kann.

'''Hinweis:''' Damit keine Dokumente, die in Regisafe denselben Dateinamen tragen, nach dem Import "Verschwinden", finden vom System folgende Anpassungen statt:

* Der Dateiname enthält die ArtID als Präfix, z. B. Vorlage oder Beschluss, um das Wiederauffinden zu erleichtern.
* Anlagen erhalten eine interne, eindeutige ID sowie die ArtID des Hauptdokuments, um die Zuordnung zum Hauptdokument zu erleichtern
* Der Dateiname wird anhand des "Titel-Texts" des Schriftstücks gebildet und mit der Dateiendung ".pdf" versehen. Handelt es sich nicht um eine PDF-Datei, wird versucht, diese in eine PDF-Datei zu konvertieren (derzeit nur Bilddateien). Schlägt dies fehl, wird der entsprechende Dateityp (z. B. .doc, .ppt, .xls) angefügt.

==== Sitzungstermine (Archiv) ====

[[Image:RIS-Web_Sitzungsarchiv.png|miniatur|Sitzungstermine (Archiv)]]

Sitzungstermine werden einen Tag nach der Sitzung archiviert. Das Archiv beinhaltet alle in der Vergangenheit liegenden Termine. Die Ausgabe erfolgt in einer Listenansicht von neu zu alt geordnet.

=== Gremien ===

[[Image:RIS-Web_Gremien.png|miniatur|Gremien]]

[[Image:RIS-Web_Gremium_Detail.png|miniatur|Details zum Gremium]]

Personen die in Ausschüssen/Räten tätig sind, werden unter dem Punkt „Gremien“ angezeigt. Ausgegeben werden ein(e) Vorsitzende(r) und die zum Gremium gehörenden Gemeinderätinnen und Gemeinderäte.

Optional kann die Funktion der Gremienmitglieder eingeblendet werden. Angemeldete Nutzer sehen ausschließlich Sitzungen ihres Gremiums/ihrer Gremien.

Zukünftige Sitzungen können abgerufen und auf vergangene Sitzungen zurückgeblickt werden.

Aufgrund des Verzichts auf die Rechteprüfung kann ein Nutzer eine Sitzung sehen, so darf er auch wissen, welches Gremium diese Sitzung abhält. Bisher konnte es passieren, dass ein Nutzer unter Umständen bestimmte Sitzungen eines Gremiums zwar sehen konnte, aber nicht welches Gremium diese Sitzung abhält.

=== Personen ===

[[Image:Ratsinformation-Personen_neu.jpg|miniatur|Personen]]

Die Sortierung der Ausgabe von Personen kann geändert werden. Standardmäßig werden sie alphabetisch nach den Nachnamen geordnet. Die Angaben zu den Personen werden aus REGISAFE importiert und können entsprechend angelegt oder importiert werden.

Jeder Person kann ein Foto zugeordnet werden. Es werden die Bilddaten aus der Benutzerverwaltung verwendet.

Mit Klick auf eine Person gelangt der Nutzer zur Detailansicht mit weiteren Informationen. Hierzu zählen Angaben wie Name, Adresse, Gremien, Fraktionen, Parteien und Vertreter für Gremiumsmitglieder. Zu jeder Person werden weiterhin eine Karte zur Standortbestimmung sowie eine virtuelle Visitenkarte ausgegeben.

Es ist möglich die Ausgabe des Vertreters zu unterbinden. Sollen zusätzliche Funktionen ausgegeben werden, erscheinen diese ab sofort auch in der Personenliste unter dem jeweiligen Namen.

=== Fraktionen ===

[[Image:RIS-Web_Fraktionen.png|miniatur|Fraktionen]]

Alle im REGISAFE hinterlegten Fraktionen werden aufgelistet.

Bei Auswahl einer Fraktion öffnet sich die Detailansicht mit Informationen zu Adresse und Mitgliedern der jeweiligen Fraktion. Zu jeder Fraktion werden eine Karte zur Standortbestimmung sowie eine virtuelle Visitenkarte ausgegeben. Dies kann vom Administrator deaktiviert werden.

=== Parteien ===

[[Image:Ratsinformation-Parteien.jpg|miniatur|Parteien]]

Alle im REGISAFE hinterlegten Parteien werden aufgelistet.

Bei Auswahl einer Partei öffnet sich die Detailansicht mit Informationen zu Adresse und Mitgliedern der jeweiligen Partei. Zu jeder Partei werden eine Karte zur Standortbestimmung sowie eine virtuelle Visitenkarte ausgegeben. Dies kann vom Administrator deaktiviert werden.

=== Dokumente ===

[[Image:RIS-Web_Dokumente.png|miniatur|Dokumente]]

Schriftstücke werden geordnet nach Dokumenttypen ausgegeben. Die Sortierung der Dokumente erfolgt nach dem letzten Änderungsdatum.
Die Möglichkeiten zur Darstellung können im Einzelnen in der
[[BürgerPLUS_Ratsinformation_-_Administration_Version_2.3#Reiter_Schriftstücke|Administration]] festgelegt werden.

Die verschiedenen Dokumenttypen bekommen verschiedene Icons zugewiesen. Deren Bezeichnung wird im Tooltip angezeigt. Die Anzeige der Icons kann durch den Administrator konfiguriert werden.

'''Beispiele für Dokumenttypen'''

<table border="0" cellpadding="2">
<tr><td>[[Datei:Default.png]]</td><td>Vorlage, Sitzungstagesordnung, Einladungen, Niederschrift</td></tr>
<tr><td>[[Datei:Anlage.png]]</td><td>Anlage</td></tr>
<tr><td>[[Datei:Sitzungsbeschluss.png]]</td><td>Beschluss</td></tr>
<tr><td>[[Datei:Sitzungsniederschriftsauszug.png]]</td><td>Niederschriftsauszug</td></tr>
</table>

=== Zusätzliche Dokumente ===

Festgelegte Dokumente können hier zusätzlich angezeigt werden. Die Konfiguration ist im [[BürgerPLUS_Ratsinformation_-_Administration_Version_2.3#Reiter_Schriftst.C3.BCcke|Administrationsbereich]] möglich.

=== Suche ===

[[Image:RIS-Web_erweiterte_Suche.png|miniatur|Suche mit erweiterten Suchoptionen]]

Die Suche wird im Backend in der [[BürgerPLUS_Ratsinformation_-_Administration_Version_2.3#Reiter_Suche|Modulvorlage]] oder im Seitenbaum am entsprechenden Modul des Menüpunktes konfiguriert. Das Suchformular wird durch Aktivieren der Funktion "Suchformular anbieten" angeboten. Es kann gewählt werden zwischen der einfachen Suche und der erweiterten Suche. Zudem kann eingestellt werden ob bei Auswahl der erweiterten Suche, die erweiterten Suchoptionen aufgeklappt sein sollen.

Einzelne Suchbereiche können festgelegt werden. Die Auswahl erfolgt zwischen:

* Adressen
* Fraktionen
* Parteien
* Gremien
* Personen
* Schriftstücke
* Sitzung
* Tagesordnungspunkte

==== Formularelemente der Erweiterten Suche ====

Die Suche nach Gremien und Schriftstückarten bietet erweiterte Auswahlmöglichkeiten. Im Administrationsbereich kann eingestellt werden, ob die Suche zugelassen wird und für welche Bereiche sie gilt. Unter Gremien werden die Ausschüsse angezeigt, welche importiert wurden. Die Auswahlmöglichkeiten unter Schriftstücke geben an, nach welchen Arten von Schriftstücken gesucht werden kann.

Suchergebnisse werden unterhalb der Zusammenfassung der Suchparameter angezeigt.

=== Passwort zurücksetzen ===

[[Image:Ratsinformation_Passwort_zuruecksetzen.jpeg|miniatur|Passwort zurücksetzen]]

Die Login-Daten jedes Nutzers bestehen aus einem Passwort und einer eindeutigen E-Mail-Adresse. Die Identifikation zum Zurücksetzen des Passwortes erfolgt über die Eintragung der E-Mail-Adresse und die Eingabe eines automatisch, bei jedem Aufruf neu generierten Captcha-Code. Es ist möglich, einzelne Nutzergruppen von der Änderung des Passworts auszuschließen.

Um das Passwort zurückzusetzen, sind folgende Schritte durchzuführen:

* Eingabe der Daten in die vorgegebenen Formularfelder.
* Nach Absenden der Daten erhält der Nutzer eine E-Mail mit einem Bestätigungslink, welcher anzuklicken oder in einen Browser zu kopieren ist.
* Im Browser öffnet sich eine Eingabemaske, in der ein neues Passwort eingetragen werden muss.
* Dieses neue Passwort ist im Anschluss noch einmal zu bestätigen.

Das Zurücksetzen des Passworts ist nur bei eineindeutig im System hinterlegten E-Mail-Adressen möglich. Ist bei mehreren
Nutzern eine identische E-Mail-Adresse (z.B. als Funktionspostfach wie info@...) hinterlegt, ist das Zurücksetzen nur durch den
Administrator möglich.

Die Anforderungen für Passwörter befinden sich im Persönlichen Bereich unter [[#Mein Passwort|Mein Passwort]].

=== Hilfe ===

zur Dokumentation des REGISAFE-Modul BürgerPlus Ratsinformation finden Sie Hilfe in der Wiki des GeoCMS in den Artikeln:

* [[BürgerPLUS Ratsinformation - Administration Version 2.3|BürgerPLUS Ratsinformation Administration]]

* [[#BürgerPLUS_Ratsinformation_-_Ausgabe_Version_2.3|BürgerPLUS Ratsinformation Ausgabe]]

* [[BürgerPLUS_Ratsinformation_-_Oberflächendokumentation_Version_2.3|BürgerPLUS Ratsinformation Oberflächendokumentation]]

== Loginmaske ==

[[Image:RIS-Web_Loginmaske.png|miniatur|Loginmaske - Anmeldung Persönlicher Bereich]]

Die durch den Administrator bereit gestellten Login-Daten autorisieren einen Nutzer zum Betreten des geschützten Bereichs. Dieser ist Gremiumsmitgliedern und sonstigen Sitzungsteilnehmern vorbehalten. Die Login-Daten bestehen aus einem Nutzernamen und einem Passwort. Das Passwort kann nach dem Login [[#Mein Passwort|geändert]] oder [[#Passwort zurücksetzen|zurückgesetzt]] werden. Voraussetzung hierfür ist das Vorhandensein einer gültigen und im System hinterlegten E-Mail-Adresse. Die E-Mail-Adresse darf nur an einem Nutzer hinterlegt sein. Teilen sich mehrere Nutzer eine E-Mail-Adresse, z.B. als Funktionspostfach ähnlich <nowiki>"info@mustergemeinde.de"</nowiki>, wird im Sinne des Datenschutzes kein Passwort versandt.

Wurde ein Benutzername oder Kennwort mehrfach falsch eingegeben, wird der Nutzer für einen bestimmten Zeitraum gesperrt.

Bei Inaktivität wird der Nutzer automatisch nach 20 Minuten vom System abgemeldet.

== Inhaltsbereich ==

Der Inhaltsbereich ändert sich je nach gewähltem Menüpunkt. Wird dann beispielsweise der Punkt „Gremien“ ausgewählt, erscheinen im Inhaltsbereich die Ausschüsse/Räte. Mit dem Aufrufen der Seite wird standardmäßig der Sitzungskalender angezeigt.

== Fußzeile ==

[[Image:Ratsinformation_Fusszeile.jpeg|miniatur|Ratsinformation Fußzeile]]

Die Herstellerhinweise in der Fußzeile sind standardisiert und verlinken auf die jeweiligen Internetseiten der Kooperationspartner. Sie können grafisch und textlich ergänzt werden. Die Einbindung erfolgt über das Template.

= Mandatsträgermodus/MandatsträgerApp =

Zusätzlich zum REGISAFE-Modul '''BürgerPLUS Ratsinformation''' kann der Mandatsträgermodus inklusive der MandatsträgerApp für die Ausgabe genutzt werden.

Die wesentlichen Elemente der Navigation stehen in der Menüleiste im rechten Seitenbereich der App zur Verfügung.

* [[#Start|Start]]
* [[#Sitzungen vorbereiten|Sitzungen vorbereiten]]
* [[#Während der Sitzungen|Während der Sitzungen]]
* [[#Sitzungen nachbereiten|Sitzungen nachbereiten]]
* [[#Meine Dokumente|Meine Dokumente]]
* [[#Alle Sitzungen|Alle Sitzungen]]
* [[#Einstellungen|Einstellungen]]
* [[#Hilfe|Hilfe]]

'''Hinweis'''

Die Inhalte des Ratsinformationssystems werden über einen Webcontainer innerhalb eines nativen Rahmens angezeigt.

== Login ==

[[Image:MandatstraegerApp_Anmeldung.png|miniatur|hochkant|Android - Loginbereich]]

Um sich am System anzumelden, müssen die Systemkennung (''kunde'') sowie der Benutzername und Passwort (dieselben Anmeldedaten wie auch im RIS-Web) eingegeben werden. Die Systemkennung ist stets notwendig, um eine Verbindung zu einem konkreten Ratsinformationssystem aufzunehmen. Mit den Login-Daten kann der Nutzer auf den Persönlichen Bereich zugreifen.
Ohne hinterlegte Login-Daten ist nur ein Zugriff als Gast auf den öffentlichen Bereich möglich.

Die MandatsträgerApp steht zur Verfügung für die Betriebssysteme:

* Android ([https://play.google.com/store/apps/details?id=de.brainSCC.app.mandatstraeger&hl=de|App herunterladen])
* iOS ([https://itunes.apple.com/de/app/mandatstragerapp/id1015321652?mt=8|App herunterladen)]

== Start ==

[[Image:MandatstraegerApp_Startansicht.png|miniatur|hochkant|Android - Startbildschirm (Homescreen)]]

In der Startansicht werden die als Favorit markierten Sitzungen und Schriftstücke sowie die jeweils letzten fünf betrachteten Sitzungen und Schriftstücke aufgelistet.

== Sitzungen vorbereiten ==

[[Image:MandatstraegerApp_Sitzung_vorb.png|miniatur|hochkant|Android - Menüpunkt Sitzung vorbereiten mit aufgeklapptem Menü]]

Hier erfolgt die Anzeige der Sitzungen, an denen der gerade angemeldete Nutzer Teilnehmer ist und deren Startzeitpunkt direkt bevorsteht (15 Minuten vor Beginn).
Mandatsträger können hier die vorbehaltliche Zusage oder Absage Ihrer Teilnahme mitteilen. Eine Änderung ist bis 15 Minuten vor Sitzungsbeginn möglich.

Folgende Filtermöglichkeiten stehen für die Auflistung der Sitzungen zur Verfügung:

* Aktuell: alle Sitzungen in dieser Woche, die noch nicht begonnen haben
* Demnächst: alle noch nicht begonnenen Sitzungen von jetzt bis n-Wochen in die Zukunft (kann in den persönlichen [[#Einstellungen|Einstellungen]] festgelegt werden, Standardwert: 4 Wochen)
* Alle: alle zukünftig stattfindenden Sitzungen

== Sitzungsteilnahme ==

Der Punkt "Sitzungsteilnahme" listet alle gerade stattfindenden Sitzungen auf und ermöglicht die Einsichtnahme der Tagesordnungspunkte, Schriftstücke, Kommentare und Notizen der selektierten Sitzung.

15 Minuten vor Beginn einer Sitzung wird diese im Punkt "Sitzungsteilnahme" angezeigt.

Die verbindliche Zusage erfolgt in der Sitzungsteilnahme mit Klick auf den Button "Sitzung jetzt beginnen". Die Liste aller Teilnehmer kann im Vorfeld und Nachgang der Sitzung im [[BürgerPLUS_Ratsinformation_-_Administration_Version_2.3#Teilnahme|Administrationsbereich]] generiert werden.

Nach der Bestätigung der Sitzungsteilnahme können die Sitzungsvorbereitung, die Tagesordnung inklusive aller Dokumente sowie eventuelle Notizen der Sitzung eingesehen werden (siehe Abb. Ansicht der Sitzung nach Bestätigung der Teilnahme).

[[Datei:MandatstraegerApp_Sitzungsteilnahme.png|miniatur|Ansicht der Sitzung nach Bestätigung der Teilnahme]]

Unterhalb des Punktes "Tagesordnung" kann nach Aufruf eines Tagesordnungspunktes die mit diesem TOP verknüpften Schriftstücke angezeigt werden. Abhängig von der Größe des Schriftstückes kommt es beim erstmaligen Aufruf zu einer geringen Verzögerung. In der schmalen Spalte rechts neben dem Dokument kann zwischen den Miniaturansichten der einzelnen Schriftstücke hin und her gesprungen werden (siehe Abb. Dokumentenviewer während der Sitzungsteilnahme). Innerhalb des gewählten Schriftstückes können in der linken Spalte des Dokumentenviewers eventuell hinterlegte Kommentare eingesehen werden. Mit Klick auf einen Kommentar springt das Dokument auf die entsprechende Seite und hebt die Anmerkung hervor. Es können auch weitere Anmerkungen im geöffneten Dokument hinzugefügt werden (s. [[#Sitzungsdokument|Kommentare im Sitzungsdokument]]).

[[Datei:MandatstraegerApp_Sitzungsteilnahme_TOP.png|miniatur|Dokumentenviewer während der Sitzungsteilnahme]]

Unterhalb des Punktes "Meine Dokumente" werden die mit der Sitzung verknüpften, eigenen Dokumente angezeigt.

Unterhalb des Punktes "Notizen" werden bereits in der Vorbereitung erstellte Notizen angezeigt. Zusätzlich können neue Notizen erstellt und mit anderen Sitzungsteilnehmern geteilt werden (siehe Abb. Erstellen einer neuer Notiz während einer Sitzungsteilnahme).

[[Datei:MandatstraegerApp_Sitzungsteilnahme_Notiz.png|miniatur|Erstellen einer neuer Notiz während einer Sitzungsteilnahme]]

== Sitzungen nachbereiten ==

[[Image:MandatstraegerApp_Sitzung_nachb.png|miniatur|hochkant|Android - Menüpunkt Sitzung nachbereiten mit aufgeklapptem Menü]]

Folgende Filtermöglichkeiten stehen für die Auflistung der Sitzungen zur Verfügung:

* Aktuell: alle Sitzungen in dieser Woche, die bereits beendet sind
* Kürzlich: alle beendeten Sitzungen ab jetzt bis n-Wochen in die Vergangenheit (kann in den persönlichen [[#Einstellungen|Einstellungen]] festgelegt werden, Standardwert: 4 Wochen)
* Alle: alle vergangenen Sitzungen

== Meine Dokumente ==

[[Image:MandatstraegerApp_Dokumente.png|miniatur|hochkant|Android - Menüpunkt Meine Dokumente]]

Unterhalb diesen Menüpunkts können Dateien im Format jpg, png, gif, txt oder pdf hochgeladen und mit einer Sitzung (Auswahl anhand einer Liste) verknüpft werden. Die Datei darf höchstens eine Größe von 2 MB besitzen. Einzelne Dateien und Verknüpfungen können auch wieder entfernt werden.

== Alle Sitzungen ==

[[Image:MandatstraegerApp_alleSitzungen.png|miniatur|hochkant|Android - Menüpunkt Alle Sitzungen mit aufgeklapptem Menü]]

Folgende Filtermöglichkeiten stehen für die Auflistung der Sitzungen zur Verfügung:

* Aktuell: Alle in dieser Woche stattfindenden oder stattgefundenen Sitzungen
* Vergangene: Alle vergangene Sitzungen bis diese Woche
* Zukünftige: Alle zukünftigen Sitzungen ab nächster Woche
* Alle: alle vergangenen und zukünftigen Sitzungen

Eine Sitzung wird mit ihrem Datum, Uhrzeit und Titel angezeigt. Hier erscheinen zudem die entsprechenden Icons für Favorit, Anlagen und Sitzungsteilnehmer - falls für diese Sitzung zutreffend.

[[Image:MandatstraegerApp_Sitzung_Detail.png|miniatur|hochkant|Android - Beispiel für eine Sitzung im Detail mit aufgeklapptem Menü]]

=== Sitzung im Detail ===

Alle Dokumente, die zu einer Sitzung gehören, können, als eine PDF-Datei zusammengefasst, heruntergeladen werden.

Zur Sitzung können die jeweiligen Tagesordnungspunkte (mit den entsprechenden Dokumenten und Anlagen), die Schriftstücke bzw. Sitzungsdokumente, die Notizen sowie die Teilnehmer aufgelistet werden.

Die Sitzung kann über den Stern-Icon im linken Menü der App als Favorit markiert werden. Daraufhin wird diese in der Startansicht angezeigt werden. Mit dem Pfeil nach links gelangt der Nutzer wieder zurück zur Auflistung der Sitzungen.

Im Sitzungsdetail kann eine vorbehaltliche Zusage oder Absage getätigt werden, sofern die Sitzung noch nicht begonnen hat (bis 15 Minuten vor Beginn).

=== Sitzungsdokument ===

[[Image:MandatstraegerApp_Kommentarfunktion.png|miniatur|hochkant|Android - Beispiel für das Setzen eines Kommentars]]

[[Image:MandatstraegerApp_Kommentaranzeige.png|miniatur|hochkant|Android - Beispiel für die Anzeige aller Kommentare]]

Um ein Text(abschnitt) innerhalb eines Dokumentes zu kommentieren, kann die Kommentarfunktion verwendet werden. Dazu im unteren Bereich des PDF-Viewers erst auf "Start" gehen und anschließend den zu kommentierenden Text mit den blauen Markern auswählen. Danach kann über den blauen Button "Kommentieren" eine Bemerkung, also das eigentliche Kommentar, im oberen Bereich eingegeben werden. Mit "Stop" wird die Kommentarfunktion beendet. In der Sidebar des Viewers sind über das Icon "Lesezeichen" alle zu dem Dokument vorliegenden Kommentare sichtbar, inklusive des Erstellers und des Datums. Hier kann auch ein Kommentar wieder gelöscht werden.

Beim Lesen jeder PDF-Datei wird automatisch der Lesefortschritt des Nutzers aufgezeichnet. Um ein Dokument manuell als "gelesen" zu markieren, kann es über den Icon mit der Brille im linken Menü als 100 % gelesen markiert werden. Anschließend wird der gesamte Lesefortschritt aller Sitzungsdokumente aktualisiert.

== Einstellungen ==

=== Profildaten ===

[[Image:MandatstraegerApp_Profildaten.png|miniatur|hochkant|Android - Menüpunkt Einstellungen - Profildaten]]

Die Aufzeichnung von Nutzeraktionen wird aktiviert, wenn in der Startansicht der MandatsträgerApp die zuletzt betrachteten Sitzungen und Schriftstücke aufgelistet werden sollen.

Als nächste Konfigurationsmöglichkeit kann die Hintergrundfarbe bestimmt werden, die für die Kommentare innerhalb des PDF-Viewers genutzt wird.

Ebenfalls kann der Zeitrahmen angegeben werden, der für den Sitzungsfilter "Demnächst" unterhalb des Menüpunktes "[[#Sitzungen vorbereiten|Vorbereitung]]" verwendet werden soll. Die Auswahl erfolgt anhand einer Drop-Down-Liste. Die Spanne beträgt eine bis zwölf Wochen.

Es kann der Zeitrahmen angegeben werden, der für den Sitzungsfilter "Kürzlich" unterhalb des Menüpunktes "[[#Sitzungen nachbereiten|Nachbereitung]]" verwendet werden soll. Die Auswahl erfolgt anhand einer Drop-Down-Liste. Die Spanne beträgt eine bis zwölf Wochen.

Aus einer Liste von Motiven kann ein Hintergrundbild für den Mandatsträgermodus bzw. die -App festgelegt werden.

Der Informationsdienst wird aktiviert, wenn der angemeldete Nutzer mit einer E-Mail informiert werden soll, sobald eine Änderung an einer bestimmten Sitzung erfolgt. Nachfolgend kann die Auswahl erfolgen, zu welcher Sitzung E-Mails versandt werden sollen. Sollen dies Sitzungen mit dem Status "In Planung", "Planung abgeschlossen" und/oder "Sitzung abgeschlossen" sein?

=== Passwort ===

Sofern die PDF-Verschlüsselung vom Admin aktiviert wurde, kann jeder Nutzer unter diesem Punkt ein eigenes, persönliches Passwort festlegen, welches für die Verschlüsselung von PDF-Dokumenten genutzt wird.

[[Image:MandatstraegerApp_Passwort.png|miniatur|hochkant|Android - Menüpunkt Einstellungen - Passwort]]

== Hilfe ==

=== Hilfethemen ===

[[Image:MandatstraegerApp_Hilfe.png|miniatur|hochkant|Android - Menüpunkt Hilfe]]

Hier können Hilfevideos eingesehen werden, die die Bedienung des Mandatsträgermodus vorführen. Sie haben jeweils eine Dauer von ein bis zwei Minuten.

Zudem erfolgt die Erklärung der verwendeten Symbole bzw. Icons.

=== Datenschutzhinweise ===

Hier werden alle datenschutzrechtlichen Hinweise aufgeführt.

=== Über ===

Unter diesem Punkt erfolgt die Angabe der Versionsinformationen, der verwendeten Bibliotheken und Lizenzen.

= Siehe auch =

* [[BürgerPLUS Ratsinformation - Oberflächendokumentation Version 2.3| Oberflächendokumentation 2.3]]
* Hilfevideos in der Mandatsträgeransicht/-app

Ratsinformationssystem - Administration Version 2.3

2016-05-23T09:27:28Z

Tbalcke: /* Reiter Suche */

Dieser Artikel behandelt die Administration des Ratsinformationssystem 2.3 ('''REGISAFE-Version 4.3''').

Der Administrationsbereich ist durch das Anfügen des Wortes "admin" an der URL erreichbar.

Beispiel: https://ris.geocms.com/demo/admin/

= Einführung =

[[Image:Ratsinformation-Zusammenspiel.PNG|miniatur|Wie kommen die Daten vom REGISAFE ins Web?]]

[[Image:01_V2-3GeoCMS-Modul Ratsinformation.png|miniatur|GeoCMS - Modul Ratsinformation]]

Zusammenspiel von REGISAFE und BürgerPLUS Ratsinformationen

= Ausgabe =

-> Informationen zur [[BürgerPLUS Ratsinformation - Ausgabe Version 2.3|Web-Ausgabe des Moduls BürgerPLUS Ratsinformation Version 2.3]]

=Zugriffsrechte=
Je nach Rolle, kann ein Nutzer im Administrationsbereich unterschiedliche Zugriffsrechte besitzen.

'''Rollen mit absteigenden Zugriffsrechten:'''

* Superuser
** Rechte: alle
* Administrator
**Rechte: Benutzerinformationen, Installation, Benutzerverwaltung, Seitenbaum, Ratsinformationen, Syslogs
* Web-Admin des Kunden
** Rechte: Benutzerinformationen, Benutzerverwaltung, Seitenbaum, Ratsinformationen
* Gremiumsmitglieder und sonstige Sitzungsteilnehmer
** Rechte: Benutzerinformationen

= Benutzerverwaltung =

[[Image:02_V2-3Ratsinformation-Benutzerverwaltung-Details.png|miniatur|Detailansicht Benutzer]]

Die Nutzerkonten und Berechtigungen werden aus REGISAFE importiert. Rechte importierter Nutzer dürfen nicht angepasst werden, da diese bei jedem Import überschrieben werden. Lediglich den Benutzernamen, das Passwort und das Bild des Benutzers können Administratoren bei Bedarf ändern.

Die Nutzerkonten sind entsprechend ihrer Rollen und Zugriffsrechte in Gruppen zugeordnet. Die Zuordnung darf nicht geändert werden, da die Verteilung an Hand der Daten im REGISAFE erfolgt. Die Gruppen werden als Baumstruktur angezeigt.

[[Image:03_V2-3Benutzergruppen.png|miniatur|neue Benutzergruppen]]

Zur Erleichterung der Rechteverwaltung der Benutzer und zur gezielteren Rechtevergabe, stehen in der Benutzerverwaltung zusätzlich zwei Gruppen zur Verfügung:
* RIS - alle importiert (enthält alle über die RIS-Schnittstelle importierten Nutzer)
* RIS - ohne Verteiler (RIS-Nutzer, die keinem Gremium angehören, also Nutzer, die importiert wurden, aber keine Rechte besitzen sollen)
'''Hinweis:''' Vergeben Sie keine Rechte im CMS-Backend ohne Abstimmung mit dem RIS-Support. Die Rechteverwaltung erfolgt bis auf wenige Ausnahmen (Newsmodul und ggf. Hilfeseiten) ausschließlich im DMS, um eventuelle Zugriffe nicht autorisierter Personen auf bestimmte Bereiche und Funktionen steuern zu können.

Der Status des Nutzerkontos wird farblich gekennzeichnet. Aktive Nutzer sind mit einem grünen Symbol gekennzeichnet. Nutzer, die beispielsweise ein neues Passwort angefordert oder sich noch nicht im System angemeldet haben, werden mit einem orangen Symbol markiert.

Die E-Mail-Adresse wird aus der Benutzerverwaltung entfernt, wenn keine gültige E-Mail-Adresse exportiert wurde. Als Beispiele für ungültige Adressen sind zu nennen:
* Intern: Vorname Nachname
* vorname.nachname[at]kommune.de
* vorname.nachname@kommune

Wichtige Inhalte des Benutzerkontos (Benutzer bearbeiten):

* Benutzer
:* Benutzername (Login-Kennung des Nutzers; Generiert aus der REGISAFE-XML)
:* Passwort (verschlüsselt)
:* Redaktionsbereich-Anmeldung erlauben (Backend-Zugriff für den Nutzer aktivieren/deaktivieren)
* Persönliche Angaben (werden aus der REGISAFE-XML übermittelt, außer das Profilbild)
:* Profilbild (eine lokale Datei auswählbar)

Wenn (neue) Nutzer ein Passwort vergeben, muss dieses folgende Mindestanforderungen erfüllen:
* mind. 8 Zeichen,
* mind. 1 Sonderzeichen,
* mind. 1 Großbuchstabe und
* 1 Kleinbuchstabe

[[Image:RIS_Switch-to-User.JPG|miniatur|Switch-To-User]]
Pro Nutzer kann ein Profilbild hinzugefügt werden. Diese Funktion ist unabhängig von REGISAFE, so dass das Hochladen direkt im Administrationsbereich von BürgerPLUS Ratsinformation erfolgen muss. Die Ausgabe erfolgt in der Personenliste und in der Detailansicht der Person.

Um bei einem Nutzer auftretende Fehler besser und schneller überprüfen zu können, wurde die Funktion "Switch-to-User" für den web-Admin aktiviert. Ohne das Passwort des jeweiligen Nutzers kennen zu müssen, können Administratoren damit die Rolle und Rechte des Nutzers übernehmen und den gemeldeten Fehler sichten. Wechselt ein Administator in die Rolle eines Nutzers wird dies in der Syslog vermerkt.

= Seitenbaum =

Im Seitenbaum wird die Navigation definiert. Bei der Installation wird eine Standard-Navigation vorgegeben, die gemeinsam mit dem Kunden angepasst werden kann.

== Standardelemente der Navigation des Seitenbaums ==
* Persönlicher Bereich
** Mandatsträgermodus
** Kontaktformular
* Sitzungskalender
* Sitzungstermine
**Sitzungstermine (Archiv)
* Gremien
* Personen
* Fraktionen
* Dokumente
* Suche
* Passwort zurücksetzen
* Hilfe
* Datenschutzerklärung
* Impressum
* Abmelden

== Anlegen und Bearbeiten von Menüpunkten ==

[[Image:04_V2-3Ratsinformation Administration Anlegen von Menüpunkten.png|miniatur|Anlegen und Bearbeiten von Menüpunkten]]

Administratoren stehen folgende Funktionen zur Bearbeitung des Seitenbaums zur Verfügung:

* Anzeigen (zeigt den Menüpunkt im Portal an)
* Bearbeiten (öffnet die Bearbeitungsmaske, um einen Menüpunkt editieren zu können)
* Hinzufügen (fügt eine Unterseite am aktuell gewählten Menüpunkt ein)
* Umbenennen (ändert den Menütitel jedoch nicht den Alias)
* Rechte setzen (die Sichtbarkeit und Bearbeitungsmöglichkeiten können über die Rechte gesteuert werden)
* Seitencache löschen (entfernt alle bisher aufgerufenen Versionen der entsprechenden Webseite)
* Ausschneiden (der Menüpunkt wird vom aktuellen Knoten ausgeschnitten und kann an einem anderen Knotenpunkt eingefügt werden)
* Kopieren (der Menüpunkt wird dupliziert und kann an einem anderen Knotenpunkt eingefügt werden)
* Einfügen (zuvor ausgeschnittene oder kopierte Menüpunkte können an beliebigen anderen Knotenpunkten eingefügt werden)
* Entfernen (löscht den ausgewählten Menüpunkt)

Folgende Einstellungen müssen beim Anlegen eines neuen Menüpunktes beachtet werden:

*Reiter Menüdaten:
** Titel (Pflichtfeld)
** Alias (Pflichtfeld)

[[Image:05_V2-3Verstecker menuepunkt.png|miniatur|Anlegen eines versteckten Menüpunktes]]
[[Image:06_V2-3Verstecker menuepunkt sichtbarkeit.png|miniatur|Anlegen eines versteckten Menüpunktes beim Reiter Sichtbarkeit]]

Soll ein versteckter Menüpunkt erstellt werden, sind zusätzlich folgende Einstellungen zu übernehmen:

*Reiter Menüdaten
**Anzeigeverhalten
*** Seite bei Login anzeigen

*Reiter Sichtbarkeit
**Benutzer: RIS - alle importiert
**Rechteprüfung aktivieren

'''Wichtiger Hinweis:''' Bitte sehen Sie davon ab weitere Änderungen in den Masken vorzunehmen. Diese können weitreichende Auswirkungen auf die Außenansicht und Funktionsfähigkeit des Ratsinformationssystems haben. Wenden Sie sich bitte an das Support-Team.

'''Häufiger Fehler:''' Menüpunkte können so konfiguriert werden, dass Sie ausschließlich für Nutzer mit einem Login sichtbar sind. In der öffentlichen Ansicht stehen sie scheinbar nicht mehr zur Verfügung. Jedem Nutzer, der die URL kennt, ist es jedoch möglich die Seite auch ohne Login aufzurufen. Um dies zu verhindern genügt es nicht, das Anzeigeverhalten des Menüpunktes auf "Seite nach Login anzeigen" zu setzen. Zusätzlich muss im Reiter "Sichtbarkeit" der Besitzer auf "RIS - alle importiert" geändert und der Haken bei "Rechteprüfung aktivieren" gesetzt sein.

= Ratsinformationssystem =

Das Fachmodul "Ratsinformationssystem" ermöglicht Einsicht in die Bereiche:

* [[#Import|Import]]
* [[#Administration|Administration]]
* [[#Modulvorlagen|Modulvorlagen]]
* [[#Teilnahme|Teilnahme]]
* [[#Statistik|Statistik]]
* [[#Hilfe|Hilfe]]

== Import ==

=== letzter Import ===

[[Image:01_V2-3GeoCMS-Modul Ratsinformation.png|miniatur|Import Status]]

Unter dem Punkt "aktueller Import" wird nur der aktuellste Import angezeigt. Sonstige Importe befinden sich im Archiv.
Der Import kann automatisch starten oder durch "Importjob starten" manuell ausgelöst werden. Es besteht die Möglichkeit, Importjobs zurückzusetzen. Durch Anzeige der Logs kann das gesamte Importverfahren nachvollzogen werden. Die Anzeige der importierten Daten im XML-Format ist ebenfalls möglich.

* erweitertes Logging beim XML-Parsen
* Warnungen bei fehlendem/ungültigem RISBEREICH für Personen in Basisgremien-/Sitzungsverteiler
* Weitergabe der Warnings an den Log des Importjobs

Die verschiedenen Status eines Imports werden auch farblich gekennzeichnet:

* Grün: der Import war erfolgreich, an der Importdatei gab es Änderungen
* Orange: der Import war erfolgreich, an der Importdatei gab es keine Änderungen
* Rot: beim Import sind Fehler aufgetreten

=== Importarchiv ===

[[Image:08_V2-3Ratsinformation-Archivierte Importe.png|miniatur|Import-Archiv]]

Alle bereits vergangenen Importe befinden sich im Archiv. Sobald ein neuer aktueller Import durchgeführt wird, wird ein älterer ins Archiv verschoben. Archivierte Importe können nicht mehr zurückgesetzt werden. Die Import-Logs und die importierten Daten in einer XML-Struktur können dennoch angezeigt werden. Die Sortierung kann selbstständig vorgenommen werden, durch Klick auf den Tabellenkopf für die entsprechende Spalte, nach der geordnet werden soll. Zur vereinfachten Recherche im System steht die Suchfunktion zur Verfügung.

== Administration ==

[[Image:09_V2-3Ratsinformation-Administration.png|miniatur|Administration]]

Ermöglich Zugriff auf:

* [[#Systemkonfiguration|Systemkonfiguration]]
* [[#Verändern der Sichtbarkeit|Verändern der Sichtbarkeit]]
* [[#Notizen bearbeiten|Notizen bearbeiten]]
* [[#Nutzerkonten zurücksetzen|Nutzerkonten zurücksetzen]]
* [[#Nutzerkonten bearbeiten|Nutzerkonten bearbeiten]]
* [[#Systemlogs|Systemlogs]]

=== Systemkonfiguration ===

[[Image:10_V2-3Ratsinformation-Systemkonfiguration.png|miniatur|Administration - Systemkonfiguration]]

Die Systemkonfiguration ist Nutzern mit administrativen Berechtigungen vorbehalten (Superuser, Administrator, Web-Admin). In diesem Bereich werden systemweite Einstellungen vorgenommen.

'''Reiter der Systemkonfiguration:'''

* [[#Reiter Konfiguration|Reiter Konfiguration]]
* [[#Reiter Benachrichtigungen|Reiter Benachrichtigungen]]
* [[#Reiter_Schriftstücke|Reiter Schriftstücke]]
* [[#Reiter_PDF Sicherheit|Reiter PDF Sicherheit]]
* [[#Reiter Adressen|Reiter Adressen]]
* [[#Reiter Datenschutz|Reiter Datenschutz]]
* [[#Reiter Import|Reiter Import]]

Die Reiter sind erreichbar über den Button "ändern" (Ratsinformation > Administration > Systemkonfiguration > ändern).

==== Reiter Konfiguration ====

[[Image:11_V2-3Ratsinformation-Reiter Konfiguration.png|miniatur|Reiter Konfiguration]]

Iconset

Bei der Verwendung von Iconsets kann zwischen REGISAFE-Standard-Icons und hinterlegten Open-Source-Icons gewählt werden.

Authentifizierung

Die Login-Kennung für die Anmeldung am System kann eingestellt werden:

* Adresskennung (REGISAFE Standard): Nachname Vorname Kommune
* E-Mail
* Titel, Vorname, Nachname

"Überschreiben der Login-Kennung darf aktualisiert werden" ermöglicht die automatische Änderung bestehender Nutzerkonten (Info an Nutzer per E-Mail).

CMS-Nutzerkonten basieren auf Adressfeldern mit dem Kennzeichen "öffentlich" oder "nicht öffentlich". Import der Basisgremienverteiler und Sitzungsverteiler erzeugt nun Nutzergruppen in der Benutzerverwaltung.

Bei der Einstellung der Zielseite für den E-Mail-Link zum initialen Setzen des Nutzer-Passworts handelt es sich um ein Pflichtfeld. Die Standard-Einstellung für die Zielseite des E-Mail-Links zum initialen Setzen des Nutzer-Passworts ist die Seite "Login authentifizieren".

Mandantensystem

Es kann optional ausgewählt werden, ob Verwaltungskennungen für Mandantensysteme verwendet werden sollen.

Erweitert

Konfigurieren der URL zum Support-Web.

Einblenden von Entwicklermeldungen steuert den Umfang der Debug-Ausgaben des Ratsinformationssystems. Debug-Ausgaben sind nur für Entwicklungszwecke oder im Fehlerfall notwendig.

==== Reiter Benachrichtigungen ====

[[Image:12_V2-3Ratsinformation2b-E-Mail Versand.png|miniatur|E-Mail-Versand]]

Konfigurieren des E-Mail-Versandes und der Administrator-Benachrichtigungen.

'''E-Mail-Versand'''

Der E-Mail-Versand und das Zurücksetzen von Nutzerdaten an Gremienmitglieder werden nur aktiviert, wenn eine Admin-E-Mail des Kunden hinterlegt ist.

* ''Nutzer-Benachrichtigungs E-Mail Versand'' aktiviert -> E-Mail geht an Mandatsträger
* Ist kein Versand an Mandatsträger aktiv, werden alle E-Mails an einen Mandatsträger nun an den Admin weitergeleitet.
* Ist auch der Versand an den Admin bzw. systemweit deaktiviert, oder gab es einen Fehler beim Versenden, wird nun ein Fehler im Systemlog geschrieben.

Für den Versand im HTML-Format wurde auf Multipart-E-Mails umgestellt (ist auch für Clients lesbar, die keine HTML-E-Mail darstellen können).

'''Postfach für E-Mailversand'''

Konfiguration eines eigenen Absender-Postfachs ist möglich. E-Mail-Versand kann wahlweise im HTML-Format (Einbettung von Bilddateien) erfolgen. Dies wird statt der E-Mail-Adresse noreply@geocms.net für alle Meldungen (z.B. Importjobs) oder Passwortlinks verwendet.

Nach der Konfiguration der Einstellungen kann eine Test-E-Mail versandt werden.

Es wird empfohlen ein separates Postfach einzurichten, z.B. ris@kundendomain.de

'''Administrator-Benachrichtigungen'''

Hier kann die Betreffzeile der E-Mail-Benachrichtigungen geändert werden (nicht empfehlenswert) und mehrere E-Mail-Adressen für die Administrator-Benachrichtigungen hinterlegt werden.

'''Informationsdienst'''

Konfiguration oder Deaktivierung des Informationsdienstes:

* Festlegen des Betreffs der E-Mails des Informationsdienstes. Bei leerem Feld wird der Standard verwendet.
* Informationsdienst für festgelegte Status erzwingen (jeder Nutzer erhält Benachrichtigung über die hier selektierten Status)
* Informationsdienst für festgelegte Status verbergen (kein Nutzer erhält Benachrichtigung über die hier selektierten Status)
Wird kein Status selektiert, kann jeder Nutzer frei wählen, ob er die Benachrichtigung für den entsprechenden Status erhalten möchte.

Standard des Betreffs:

Informationsdienst BürgerPLUS Ratsinformation "##WEB_NAME##" vom ##DATUM##"

Mögliche Platzhalter:

* ##DATUM## - Datum im Format DD.MM.JJJJ HH:MM
* ##WEB_NAME## - Name der BürgerPLUS Ratsinformation Instanz
* ##MANDANT## - Name der Verwaltungskennung" name="flexml::infodienst_subject"

==== Reiter Schriftstücke ====

[[Image:13_V2-3Ratsinformation-Reiter Schriftstuecke.png|miniatur|Reiter Schriftstücke]]

Dateinamen werden nicht mehr Case-Sensitive ausgewertet (Groß-/Kleinschreibung). Dateinamen, die fälschlicherweise URL-kodiert übergeben werden, können nun ausgewertet werden. Unterstützt werden die neuen Schriftstück ArtIDs "Sitzungsunterlage" und "RISZusatzDokument".

Dateibehandlung

Die Dateibehandlung gibt an wie Dokumente, wenn sie im Web geöffnet werden, behandelt werden.

Mögliche Einstellungen:

* immer downloaden
* wenn möglich im Browser darstellen

Bezeichnung der Schriftstück ArtIDs

Den bekannten Bezeichnungen von Schriftstücken können andere Bezeichnungen zugewiesen werden. Die im Feld angegebene Bezeichnung überschreibt die Standardangabe.
Bsp.: Der „Sitzungsniederschriftsauszug“ wird „Protokollauszug“ im RIS-Web genannt.

Anzeige der Schriftstücke

Den Dokumenttypen kann zugewiesen werden, ob es sich um ein Sitzungsschriftstück (bei Reiter "Sitzungsdokumente" angezeigt) oder um ein Tagesordnungsschriftstück (be Reiter "Tagesordnung" angezeigt) handelt.

Anlagen

* Vom Hauptdokument (Anlagen werden neben dem Hauptschriftstück angezeigt; empfohlene Einstellung)

* Nur im Login-Bereich (Anlagen können nur gesehen werden, wenn man angemeldet ist, betrifft auch öffentliche TOP, d.h. Bürger können zwar das Hauptschriftstück, aber nicht die Anlage sehen)

Zusätzliche Dokumente

Die Zielseite für Zusätzliche Dokumente und die Mandantenzuordnung kann festgelegt werden.

==== Reiter PDF Sicherheit ====

[[Image:14_V2-3PDF-Sicherheit.png|miniatur|PDF-Sicherheit]]

'''Wasserzeichen'''

Systemweit kann vom Administrator ein Wasserzeichen für alle PDF-Dateien aktiviert werden. Das Wasserzeichen kann individuell
gestaltet und als PDF hinterlegt werden.

Folgende Arten von Wasserzeichen stehen zur Verfügung:
* Stempel (Standard): Das Wasserzeichen wird über den Text gelegt. Insbesondere bei Bildern ist dies zu empfehlen. Die Lesbarkeit kann je nach Wasserzeichen ggf. eingeschränkt sein.
* Hintergrund: Das Wasserzeichen wird unter dem Text eingefügt. In PDF-Dokumenten mit Bildinhalten ist das Wasserzeichen ggf. verdeckt.

[[Image:14_V2-3PDF-Sicherheit-Wasserzeichen.png|miniatur|PDF mit Wasserzeichen und benutzer- und zeitabhängiger Fußleiste]]

Wird ein Wasserzeichen für die Dateien verwendet, so erscheinen der Nutzername sowie ein Zeitstempel in der Fußzeile des Dokumentes.
Möchten Sie diesen Hinweis anzeigen, jedoch kein Wasserzeichen hinterlegen, laden Sie ein leeres PDF-Dokument im System hoch und stellen Sie es als Wasserzeichen für den Hintergrund ein.

'''Verschlüsselung'''

Systemweit kann vom Administrator ein Passwort für alle Schriftstückdownloads/Sitzungsmappen aktiviert werden. Wichtig: Der Passwortschutz gilt nur für nicht öffentlich sichtbare Schriftstücke! Öffentliche Schriftstücke sind weiterhin ohne einen Passwortschutz aufrufbar. Das Passwort ist nicht nutzerspezifisch und muss allen Nutzern bekannt gegeben werden.

Mit dem Passwortschutz können folgende Berechtigungen in PDF-Dateien gesetzt werden:
* keine (nur ansehen): Nutzer können das PDF herunterladen und öffnen. Andere Aktionen, wie Drucken, Hinzufügen von Anmerkungen in einem PDF-Programm oder Zusammenfügen mit anderen Dokumenten, sind nicht möglich.
* alle Berechtigungen: Nutzer können das PDF herunterladen und öffnen. Alle anderen Aktionen, wie Drucken, Hinzufügen von Anmerkungen in einem PDF-Programm oder Zusammenfügen mit anderen Dokumenten, sind möglich.
* eigene Vorgabe: Nutzer können das PDF herunterladen und öffnen. Hier kann der Admin selber bestimmen, welche Aktionen erlaubt sind: Drucken, Hinzufügen von Anmerkungen in einem PDF-Programm oder Zusammenfügen mit anderen Dokumenten. Bitte beachten Sie: in PDF-Betrachtern (z. B. Acrobat Reader) können die Berechtigungen andere Bezeichnungen tragen.

[[Image:14_V2-3PDF-Sicherheit-Frontend.png|miniatur|PDF-Verschlüsselung im Frontend]]

Erfolgte die Aktivierung der PDF-Verschlüsselung sowie die Vergabe eines systemweiten PW durch den Admin, so kann jeder Nutzer anschließend im persönlichen Bereich der Ratsinformations-Webseite (Frontend) unterhalb des Punktes "PDF Verschlüsselung" im Reiter „Profildaten“ das Admin-PW überschreiben. Trägt der Nutzer nichts ein, gilt das Admin-PW.

==== Reiter Adressen ====

[[Image:15_V2-3Ratsinformation-Reiter Adressen.png|miniatur|Reiter Adressen]]

Konfiguration der Darstellung der Adresse:

* Adressen sind in bestimmte Blöcke unterteilt, für die jeweils eine Überschrift und eine CSS-Klasse festgelegt werden kann
* Einteilung in Adressblöcke
* Festlegung der zu verwendenden Felder je Block
* Konfiguration der Formatierung (Name in der Ausgabe, Zeilenumbruch, relevant für Listenansicht)
* Adressrendering über herkömmlichen Weg, wenn keine Adressfelddefinition hinterlegt ist
* wenn nur ein Feld definiert ist: Verwendung dieser Konfiguration

==== Reiter Datenschutz ====

[[Image:16_V2-3Ratsinformation-Reiter Datenschutz.png|miniatur|Reiter Datenschutz]]

Logging von Nutzerinteraktionen

* Logging von Schriftstückdownloads als Nachweis der „Zustellung“ von z.B. Einladungen
** optional de-/aktivierbar
** bei Download von Zip Archiven wird es als ein Log zusammengefasst

Tagesordnungspunkte

Es kann konfiguriert werden, ob der öffentlich hinterlegte Text für Tagesordnungspunkte angezeigt werden soll, z.B. wenn der Nutzer als "befangen" eingestuft wird, oder ein eigener Text. Bei Letzterem erscheint ein Freitextfeld.

==== Reiter Import ====

[[Image:Ratsinformation-Reiter_Import.PNG|miniatur|Reiter Import]]

Schnittstelle

Das Dateiformat für die Schnittstelle kann konfiguriert werden (Standard: KommunalPLUS Ratsinformation).

Quelle

Das Quell-Verzeichnis gibt den Pfad der zu importierenden Daten an.

Autoimport

* Service URL der Server Warteschlange

* Systemerkennung in der Server Warteschlange

=== Veränderung der Sichtbarkeit ===

Übersicht aller Sitzungen und Schriftstücke im System mit Veröffentlichungsbereich. Ermöglicht das Offline-Setzen eines einzelnen Datensatzes.

[[Image:18_V2-3Notizen bearbeiten.png|miniatur|Notizen bearbeiten]]

=== Notizen bearbeiten ===

Scheidet ein Nutzer unerwartet aus, verbleiben oft noch in Sitzungen erstellte Notizen im System. Für Administratoren wurde daher eine Möglichkeit geschaffen, diese Notizen unter datenschutzrechtlichen Aspekten vollständig aus dem System zu entfernen. Der Administrator erhält dabei keinen Zugriff auf die Inhalte, sondern kann lediglich an Hand des Notiz-Titels entscheiden, welche Notizen eines Nutzers gelöscht werden sollen.
* Möglichkeit der Suche nach einem Nutzer in der Auswahl
* Anzeige folgender Informationen:
:* ID
:* Nutzer mit Login-Kennung und E-Mail-Adresse
:* Datum der letzten Änderung
:* Sitzungstitel

=== Nutzerkonten zurücksetzen===

[[Image:19_V2-3Ratsinformation Zuruecksetzen der Zugangsdaten.png|miniatur|Zurücksetzen der Nutzerkonten]]

Hier erscheint eine Übersicht aller importierten Nutzer. Ermöglicht das Neu-Versenden eines Initial-Passworts an Nutzer, abhängig von der Aktivierung des [[#Reiter Benachrichtigungen|E-Mail-Versand]].

Icons kennzeichnen Nutzer mit nicht vorhandenen bzw. mehrmals vergebenen E-Mail-Adressen.

Der Link hat eine Gültigkeit von 24 Stunden.

[[Image:20_V2-3Nutzerkonten bearbeiten.png|miniatur|Bearbeiten von Nutzerkonten]]

=== Nutzerkonten bearbeiten ===

Nutzer, die in der XML als "gelöscht" markiert sind, werden nicht vollständig aus der Datenbank entfernt, um eine Wiederherstellung bei unbeabsichtigtem Löschen zu ermöglichen.

Unter diesem Punkt kann der web-admin ein oder mehrere Nutzer temporär löschen (soft-delete) oder wiederherstellen. Das unwiederbringliche Löschen aus der Datenbank (hart-delete) ist weiterhin nur durch den RIS-Support möglich, da bei einem versehentlichen Löschen ein Komplett-Export notwendig wird. Melden Sie sich gern kurzfristig bei uns, sollten Sie einen Nutzer vollständig aus der Datenbank löschen wollen.

'''Hinweis:''' Das Löschen im Ratsinformationssystem ist eine temporäre, kurzfristige Lösung. Der Nutzer muss in jedem Fall auch im DMS für den Export deaktiviert werden und darf nicht mehr in der XML erscheinen. Andernfalls wird der Nutzer wiederholt importiert und im Ratsinformationssystem angelegt.

=== Systemlogs ===

[[Image:21_V2-3Ratsinformation Sytemereignisse.png|miniatur|Systemereignisse]]

Hier kann die Einsicht in Systemmeldungen erfolgen.

Systemereignisse sind

* suchbar nach:
:* Text und
:* Datum oder
:* Zeitspanne

* filterbar nach:
:* alle,
:* Hinweise,
:* Warnungen,
:* Fehler und
:* Erfolg

* sowie sortierbar nach:
:* ID,
:* Art,
:* Nutzer,
:* Datum/Uhrzeit,
:* Modulkontext,
:* erweiterter Kontext,
:* Ereignis und
:* Beschreibung.

== Modulvorlagen ==

[[Image:22_V2-3Ratsinformation2 Konfiguration Modulvorlagen.png|miniatur|Konfiguration Modulvorlagen]]

Eine Modulvorlage dient der einfachen und systemweiten Konfiguration der Ausgabe. Es können mehrere Modulvorlagen angelegt werden. Modulvorlagen werden an den Modulen der Menüpunkte im [[#Seitenbaum|Seitenbaum]] ausgewählt, wobei pro Menüpunkt nur eine Modulvorlage ausgewählt werden kann. Die Konfiguration für die Ausgabe erfolgt ausschließlich über die Modulvorlagen.

'''Reiter der Modulvorlage'''

* [[#Reiter Allgemein|Allgemein]]
* [[#Reiter Darstellung|Darstellung]]
* [[#Reiter Sitzungen|Sitzungen]]
* [[#Reiter Kalender|Kalender]]
* [[#Reiter Personen|Personen]]
* [[#Reiter Gremien|Gremien]]
* [[#Reiter Suche|Suche]]
* [[#Reiter Dokumenten Liste|Dokumenten Liste]]
* [[#Reiter Notizen|Notizen]]
* [[#Reiter Newsmodul|Newsmodul]]
* [[#Reiter App|App]]

'''Vorteile gegenüber der direkten Konfiguration am Menüpunkt'''

* Konfiguration der Modulvorlage an einem zentralen Punkt
* einfache Nachkonfiguration neuer oder zuvor nicht genutzter Funktionen
* keine Anpassung aller Menüpunkte notwendig
* Verringerung fehlerhafter oder fehlender Konfigurationen an einzelnen Menüpunkten (führte in der Vergangenheit zu Missverständnissen in der Ausgabe)

Die Einstellungen in der Modulvorlage können beliebig vorgenommen werden. Für alle Reiter gilt, dass der Systemstandard mit einem Klick wiederhergestellt werden kann.

Weiterhin können, wenn notwendig, am einzelnen Menüpunkt abweichende Einstellungen vorgenommen werden.

==== Reiter Allgemein ====

[[Image:23_V2-3Ratsinformation Konfiguration-Allgemein.png|miniatur|Konfigurationsmöglichkeiten Allgemein]]

Im Reiter Allgemein kann die Grundeinstellung der Modulvorlage vorgenommen werden. Dazu zählen die Vergabe einer eindeutigen Bezeichnung sowie die Auswahl des Mandantensystems.

==== Reiter Darstellung ====

[[Image:24_V2-3Ratsinformation Konfiguration-Darstellung.png|miniatur|Konfigurationsmöglichkeiten für Darstellung]]

Listen

Daten, die in einer Liste ausgegeben werden, können in ihrer Anzahl variiert werden. Es können bis zu 50 Einträge pro Seite angezeigt werden.

Datumsformat

Das Datumsformat (inklusive Uhrzeit) kann konfiguriert werden, z.B. für die Ausgabe der Sitzungen in der Listenansicht.

Zusätzliche Ausgabe

Ausgewählt werden können:

* Ausgabe von Vertretern in Sitzungsteilnehmer Listen
* Ausgabe von Vertretern in Basisgremien Listen
* Ausgabe von Parteien
* Ausgabe von Fraktionsvorsitzenden
* Ausgabe von zusätzlichen Funktionen
* Ausgabe von Drucksachennummern
* Ausgabe des Öffentlichkeitsstatus bei Schriftstücken mit Bezug zu einem TOP
* Filtermöglichkeit für Personenliste
* Filtermöglichkeit für Fraktionenliste
* Filtermöglichkeit für Parteienliste

Features deaktivieren

Folgende Features können ausgeschalten werden:

* Notizfunktion an Sitzung deaktivieren
* Downloadmöglichkeit für Sitzungsmappe deaktivieren
* Downloadmöglichkeit für Gesamtdokument deaktivieren
* Downloadmöglichkeit für elektronische Visitenkarte deaktivieren
* Link "auf Karte anzeigen" deaktivieren
* Ausgabe von Jahres Auswahl in Sitzungs-Archiv deaktivieren
* Ausgabe von "Vertreter für Gremiumsmitglieder" deaktivieren
* Einbindung der Javascript Bibliothek jQuery deaktivieren
* Einbindung der Javascript Bibliothek jQuery-UI deaktivieren
* Zusammenfügen von AssetsCompiler deaktivieren

==== Reiter Sitzungen ====

[[Image:25_V2-3Ratsinformation Konfiguration-Sitzungen.png|miniatur|Konfigurationsmöglichkeiten für Sitzungen]]

Sitzungsdetails

Bei der Darstellung der Sitzungsdetails kann zwischen einer Listenansicht (einfache Anordnung untereinander), Akkordeonansicht (untereinander angeordnete Klappboxen) oder der Darstellung mit Reitern (Anordnung nebeneinander) gewählt werden.

Weiterhin ausgewählt werden kann:

* Titel des Sitzungs-Schriftguts anzeigen
* Titel von Anlagen des Sitzungs-Schriftguts anzeigen
* Titel des Schriftguts der Tagesordnungspunkte anzeigen (über Tooltip)
* Titel von Anlagen des Tagesordnungspunkt-Schriftguts anzeigen (über Tooltip)

Sitzungstitel

Die Darstellung des Wochentags kann beeinflusst werden. Zunächst kann eingestellt werden, ob die Wochentage überhaupt ausgegeben werden sollen. Bei der Art kann zwischen der Kurz- und der Langform unterschieden werden. Es kann ein beliebiger Trenner zwischen Wochentag und Datum angegeben werden. Optional können zwischen Datum und Uhrzeit oder vor dem Sitzungsnamen, ebenfalls Trenner eingefügt werden.

==== Reiter Kalender ====

[[Image:26_V2-3Ratsinformation Wochenansicht Sitzungskalender.png|miniatur|Darstellungsmöglichkeiten im Kalender am Beispiel der Wochenansicht]]

[[Image:26_V2-3Ratsinformation Konfiguration-Kalender.png|miniatur|Konfigurationsmöglichkeiten für Kalender]]

Neben der Kalenderdarstellung kann an dieser Stelle auch die Ausgabe der Kalendereinträge konfiguriert werden.

Kalenderdarstellung

Die Startansicht unterscheidet zwischen Monat (Standard), Woche und Tag. Dabei kann für Woche und Tag die einfache oder detaillierte (mit Stundenraster) Ansicht gewählt werden.

Kalendereinträge

Standardmäßig wird die Gremiumsbezeichnung im Kalender ausgeschrieben. Um unschöne Umbrüche zu vermeiden, kann an dieser Stelle die Abkürzung der Gremiumsbezeichnung aktiviert werden. Mit der Aktivierung stehen Tooltips und eine Legende optional zur Verfügung.

Farbwerte

Termine und Tooltips können jeweils mit einer auf das Kundenweb angepassten oder vom Kunden gewünschten Farbe versehen werden.
Werden die Feldwerte leer gelassen, erfolgt die Darstellung in Standardfarben (hellblau). Evtl. wird die Hintergrundfarbe von der im Template festgelegten Farbe überschrieben.

'''Empfohlene Einstellung'''

* Gremiumsbezeichnung = Abkürzung
* Tooltip anzeigen = aktiviert
* Legende anzeigen = aktiviert

Internetkalender

Hierüber kann der Download des Kalenders (*.ics-Format) aktiviert werden.

==== Reiter Personen ====

[[Image:27_V2-3Ratsinformation2 Konfiguration Personen.png|miniatur|Konfigurationsmöglichkeiten für Personen]]

Bilddarstellung

An dieser Stelle kann die Anzeige hinterlegter Bilder der Personen (Benutzerverwaltung) nach Bereichen konfiguriert werden:

* keine Anzeige
* im Bürger-Bereich (ohne Anmeldung am RIS sichtbar)
* im Login-Bereich (nur nach Anmeldung am RIS sichtbar)
* keine Einschränkung

Detail Bild - Listen Bild - Vollbild

Hier können jeweils die Abmessungen der Bilddarstellungen konfiguriert werden.

==== Reiter Gremien ====

[[Image:28_V2-3Ratsinformation2 Konfiguration Gremien.png|miniatur|Konfigurationsmöglichkeiten für Gremien]]

Ausgabe

Die Anzeige leerer Gremien kann optional aktiviert werden (Standard: aus). Bei Deaktivierung ist die Sichtbarkeit der Gremien nun direkt von der Sichtbarkeit der Sitzungen abhängig. In Basis-Gremienauflistungen gilt die Sichtbarkeitsregelung, die im Export übergeben ist.

Sitzungskalender

Optional kann die Einstellung erfolgen, dass für jedes Gremium ein anderer Farbwert verwendet wird (Standard: aus). Bei Aktivierung dieser Option öffnet sich die Konfiguration "Farbwerte".

Farbwerte

Hier kann für jedes ausgewählte Gremium eine Farbe für den Hintergrund, den Rahmen und die Schrift selektiert werden. Evtl. wird die Hintergrundfarbe von der im Template festgelegten Farbe überschrieben.

==== Reiter Suche ====

[[Image:29_V2-3Ratsinformation2 Konfiguration Suche.png|miniatur|Konfigurationsmöglichkeiten für die Suche]]

Allgemeine Suchoptionen

Um das Suchformular nutzen zu können, muss der Haken bei "Suchformular anbieten" gesetzt sein. Bei der Art der Suche kann zwischen der einfachen und der erweiterten Suche unterschieden werden. Es kann eingeschränkt werden, auf welche Inhalte die Suche zugreifen darf ("Suche in folgenden Inhalten gestatten").
Bei der erweiterten Suche kann zusätzlich ausgewählt werden, ob die erweiterten Suchmöglichkeiten im Frontend beim ersten Aufruf bereits aufgeklappt erscheinen sollen.

Formularelemente der Erweiterten Suche

Optionen, die in der erweiterten Suche eingeblendet werden können:
* "Suche nach Gremium" anzeigen (bei Auswahl von "Gremien" als Suchbereich)
* "Suche nach Schriftstückart" anzeigen (bei Auswahl von "Schriftstücke" als Suchbereich)
* "Suche nach Zeitraum" anzeigen (bei Auswahl von "Schriftstücke", "Sitzungen" oder "Tagesordnungspunkte" als Suchbereich)

Die Darstellung der Suchtreffer für Schriftstücke entspricht der Darstellung der Dokumentenliste inklusive der dortigen Konfiguration.

==== Reiter Dokumenten Liste ====

[[Image:30_V2-3Ratsinformation2 Konfiguration DokumentenListe.png|miniatur|Konfigurationsmöglichkeiten für Dokumenten Liste]]

Ausgabe

Es kann ausgewählt werden, ob nur die Schriftstück-Arten angezeigt werden sollen, die in der untenstehenden Sortierung enthalten sind.
Die Anzeige leere Einträge in der Schriftstück ArtID Liste kann optional aktiviert werden (Standard: aus). Bei Deaktivierung ist die Sichtbarkeit der Schriftstücke nun direkt von der Sichtbarkeit der Sitzungen abhängig. Dabei gilt die Sichtbarkeitsregelung, die im Export übergeben ist.

Dokumentenliste

Der Titel des Schriftstückes ist standardmäßig aktiviert. Optional kann diese Einstellung geändert werden. Anlagen und Anlage-Titel können angezeigt oder ausgeblendet werden.

Sortierung

In der Sortierung können die Schriftstückarten, die verwendet werden sollen, und deren Reihenfolge festgelegt werden. Jeder Dokumententyp kann innerhalb der Reihenfolge nur einmal vorkommen.

Innerhalb einer Schriftstückart erfolgt die Sortierung anhand des Zeitbezugs des Dokuments. Hierbei wird von allen Sitzungen, in der das Schriftstück verwendet wird, die aktuellste Sitzung ermittelt.

==== Reiter Notizen ====

[[Image:31_V2-3Ratsinformation2 Konfiguration Notizen.png|miniatur|Konfigurationsmöglichkeiten für Notizen]]

Konfigurieren der Nutzerauswahl und möglicher Einschränkungen für das Teilen von Notizen.

Nutzerauswahl

* nur Teilnehmer der Sitzung und Nutzer mit zusätzlichem Zugriff auf die Sitzung (Standard)
* nur Teilnehmer der Sitzung
* alle Nutzer, unabhängig von Zugriffsberechtigungen

Mögliche Einschränkungen

* Gremien
* Fraktionen
* Parteien
* Funktion im Gremium
* Zusätzliche Funktion

==== Reiter Newsmodul ====

[[Image:32_V2-3Ratsinformation2 Konfiguration Newsmodul.png|miniatur|Konfigurationsmöglichkeiten für das Newsmodul]]

[[Image:32_V2-3Ratsinformation2 Konfiguration Newsmodul Seite.png|miniatur|Auswahl der Detailseite]]

Hierüber kann die Anzeige des Newsmoduls im Sitzungskalender aktiv geschalten werden. Bei Aktivierung wird die Möglichkeit geboten, für jede Kategorie zu bestimmen, auf welcher Webseite (Detailseite) die Artikel erscheinen sollen, sowie eine Farbe für den Hintergrund, den Rahmen und die Schrift festzulegen.

==== Reiter App ====

[[Image:33_V2-3Ratsinformation2 Konfiguration App.png|miniatur|Konfigurationsmöglichkeiten für die App]]

Integration

* Überschrift
* Festlegung der Spaltenanzahl im Startbildschirm (Homescreen)
* Login über Webcontainer ermöglichen: Login Schaltfläche im Startbildschirm erscheint (Ersatz für Login über nativen App-Rahmen)

Eigene Styles

* eigene Styles (brain-SCC) oder kundenspezifische Stylesheets per CSS einfügen (kunde.css)

== Teilnahme ==

[[Image:34_V2-3Teilnahme.png|miniatur|Teilnahme]]

Der Punkt "Sitzungsteilnahme" ermöglicht die Sortierung nach ID, Externer ID, Kennung, Sitzungsbeginn und Status. Eine Suche anhand eines Textes und des Zeitraums der Sitzung kann ebenfalls erfolgen.

Am Ende jeder Zeile wird der Button "Teilnehmer anzeigen" zur Verfügung gestellt. Hierüber werden alle Sitzungsteilnehmer mit deren Zu- oder Absagen einer Teilnahme tabellarisch ausgegeben.
Es wird eine Exportfunktion im CSV-Format (z.B. für Excel) angeboten.

'''Hinweis:''' Um die Sitzungsteilnehmer zu sehen, wird die Nutzung des Mandatsträgermodus vorausgesetzt. Ist der Mandatsträgermodus deaktiviert, erscheinen unter dem Punkt "Teilnahme" alle Sitzungen. Die Zu- und Absagen von jedem Teilnehmer können nicht eingesehen werden.

== Statistik ==

[[Image:35_V2-3Statistik.png|miniatur|Statistik]]

Die Statistik gibt einen kurzen Überblick über die im System importierten Inhalte, Nutzerkonten und Nutzerinhalte. Zudem kann die Menge des bisher verbrauchten Speichers angezeigt werden, unterteilt in Datenbank, Importverzeichnis und Projektverzeichnis.

== Hilfe ==

Über den Punkt "Hilfe" wird das Wiki des Ratsinformationssystems aufgerufen. Darin sind Konfigurationsmöglichkeiten des Backends näher beschrieben.

= Hilfe-Funktion =

[[Image:36_V2-3Hilfe.png|miniatur|''Hilfe'' Schaltfläche]]

Über die ''Hilfe''-Schaltfläche in den einzelnen Menüs der Administration kann auf die Hilfe-Funktion zugegriffen werden. Dabei ist jede ''Hilfe''-Schaltfläche mit dem inhaltlich passenden Abschnitt eines Wiki-Artikels verknüpft.

Ratsinformationssystem - Administration Version 2.3

2016-05-23T08:38:57Z

Tbalcke: /* Hilfe Funktion */

Dieser Artikel behandelt die Administration des Ratsinformationssystem 2.3 ('''REGISAFE-Version 4.3''').

Der Administrationsbereich ist durch das Anfügen des Wortes "admin" an der URL erreichbar.

Beispiel: https://ris.geocms.com/demo/admin/

= Einführung =

[[Image:Ratsinformation-Zusammenspiel.PNG|miniatur|Wie kommen die Daten vom REGISAFE ins Web?]]

[[Image:01_V2-3GeoCMS-Modul Ratsinformation.png|miniatur|GeoCMS - Modul Ratsinformation]]

Zusammenspiel von REGISAFE und BürgerPLUS Ratsinformationen

= Ausgabe =

-> Informationen zur [[BürgerPLUS Ratsinformation - Ausgabe Version 2.3|Web-Ausgabe des Moduls BürgerPLUS Ratsinformation Version 2.3]]

=Zugriffsrechte=
Je nach Rolle, kann ein Nutzer im Administrationsbereich unterschiedliche Zugriffsrechte besitzen.

'''Rollen mit absteigenden Zugriffsrechten:'''

* Superuser
** Rechte: alle
* Administrator
**Rechte: Benutzerinformationen, Installation, Benutzerverwaltung, Seitenbaum, Ratsinformationen, Syslogs
* Web-Admin des Kunden
** Rechte: Benutzerinformationen, Benutzerverwaltung, Seitenbaum, Ratsinformationen
* Gremiumsmitglieder und sonstige Sitzungsteilnehmer
** Rechte: Benutzerinformationen

= Benutzerverwaltung =

[[Image:02_V2-3Ratsinformation-Benutzerverwaltung-Details.png|miniatur|Detailansicht Benutzer]]

Die Nutzerkonten und Berechtigungen werden aus REGISAFE importiert. Rechte importierter Nutzer dürfen nicht angepasst werden, da diese bei jedem Import überschrieben werden. Lediglich den Benutzernamen, das Passwort und das Bild des Benutzers können Administratoren bei Bedarf ändern.

Die Nutzerkonten sind entsprechend ihrer Rollen und Zugriffsrechte in Gruppen zugeordnet. Die Zuordnung darf nicht geändert werden, da die Verteilung an Hand der Daten im REGISAFE erfolgt. Die Gruppen werden als Baumstruktur angezeigt.

[[Image:03_V2-3Benutzergruppen.png|miniatur|neue Benutzergruppen]]

Zur Erleichterung der Rechteverwaltung der Benutzer und zur gezielteren Rechtevergabe, stehen in der Benutzerverwaltung zusätzlich zwei Gruppen zur Verfügung:
* RIS - alle importiert (enthält alle über die RIS-Schnittstelle importierten Nutzer)
* RIS - ohne Verteiler (RIS-Nutzer, die keinem Gremium angehören, also Nutzer, die importiert wurden, aber keine Rechte besitzen sollen)
'''Hinweis:''' Vergeben Sie keine Rechte im CMS-Backend ohne Abstimmung mit dem RIS-Support. Die Rechteverwaltung erfolgt bis auf wenige Ausnahmen (Newsmodul und ggf. Hilfeseiten) ausschließlich im DMS, um eventuelle Zugriffe nicht autorisierter Personen auf bestimmte Bereiche und Funktionen steuern zu können.

Der Status des Nutzerkontos wird farblich gekennzeichnet. Aktive Nutzer sind mit einem grünen Symbol gekennzeichnet. Nutzer, die beispielsweise ein neues Passwort angefordert oder sich noch nicht im System angemeldet haben, werden mit einem orangen Symbol markiert.

Die E-Mail-Adresse wird aus der Benutzerverwaltung entfernt, wenn keine gültige E-Mail-Adresse exportiert wurde. Als Beispiele für ungültige Adressen sind zu nennen:
* Intern: Vorname Nachname
* vorname.nachname[at]kommune.de
* vorname.nachname@kommune

Wichtige Inhalte des Benutzerkontos (Benutzer bearbeiten):

* Benutzer
:* Benutzername (Login-Kennung des Nutzers; Generiert aus der REGISAFE-XML)
:* Passwort (verschlüsselt)
:* Redaktionsbereich-Anmeldung erlauben (Backend-Zugriff für den Nutzer aktivieren/deaktivieren)
* Persönliche Angaben (werden aus der REGISAFE-XML übermittelt, außer das Profilbild)
:* Profilbild (eine lokale Datei auswählbar)

Wenn (neue) Nutzer ein Passwort vergeben, muss dieses folgende Mindestanforderungen erfüllen:
* mind. 8 Zeichen,
* mind. 1 Sonderzeichen,
* mind. 1 Großbuchstabe und
* 1 Kleinbuchstabe

[[Image:RIS_Switch-to-User.JPG|miniatur|Switch-To-User]]
Pro Nutzer kann ein Profilbild hinzugefügt werden. Diese Funktion ist unabhängig von REGISAFE, so dass das Hochladen direkt im Administrationsbereich von BürgerPLUS Ratsinformation erfolgen muss. Die Ausgabe erfolgt in der Personenliste und in der Detailansicht der Person.

Um bei einem Nutzer auftretende Fehler besser und schneller überprüfen zu können, wurde die Funktion "Switch-to-User" für den web-Admin aktiviert. Ohne das Passwort des jeweiligen Nutzers kennen zu müssen, können Administratoren damit die Rolle und Rechte des Nutzers übernehmen und den gemeldeten Fehler sichten. Wechselt ein Administator in die Rolle eines Nutzers wird dies in der Syslog vermerkt.

= Seitenbaum =

Im Seitenbaum wird die Navigation definiert. Bei der Installation wird eine Standard-Navigation vorgegeben, die gemeinsam mit dem Kunden angepasst werden kann.

== Standardelemente der Navigation des Seitenbaums ==
* Persönlicher Bereich
** Mandatsträgermodus
** Kontaktformular
* Sitzungskalender
* Sitzungstermine
**Sitzungstermine (Archiv)
* Gremien
* Personen
* Fraktionen
* Dokumente
* Suche
* Passwort zurücksetzen
* Hilfe
* Datenschutzerklärung
* Impressum
* Abmelden

== Anlegen und Bearbeiten von Menüpunkten ==

[[Image:04_V2-3Ratsinformation Administration Anlegen von Menüpunkten.png|miniatur|Anlegen und Bearbeiten von Menüpunkten]]

Administratoren stehen folgende Funktionen zur Bearbeitung des Seitenbaums zur Verfügung:

* Anzeigen (zeigt den Menüpunkt im Portal an)
* Bearbeiten (öffnet die Bearbeitungsmaske, um einen Menüpunkt editieren zu können)
* Hinzufügen (fügt eine Unterseite am aktuell gewählten Menüpunkt ein)
* Umbenennen (ändert den Menütitel jedoch nicht den Alias)
* Rechte setzen (die Sichtbarkeit und Bearbeitungsmöglichkeiten können über die Rechte gesteuert werden)
* Seitencache löschen (entfernt alle bisher aufgerufenen Versionen der entsprechenden Webseite)
* Ausschneiden (der Menüpunkt wird vom aktuellen Knoten ausgeschnitten und kann an einem anderen Knotenpunkt eingefügt werden)
* Kopieren (der Menüpunkt wird dupliziert und kann an einem anderen Knotenpunkt eingefügt werden)
* Einfügen (zuvor ausgeschnittene oder kopierte Menüpunkte können an beliebigen anderen Knotenpunkten eingefügt werden)
* Entfernen (löscht den ausgewählten Menüpunkt)

Folgende Einstellungen müssen beim Anlegen eines neuen Menüpunktes beachtet werden:

*Reiter Menüdaten:
** Titel (Pflichtfeld)
** Alias (Pflichtfeld)

[[Image:05_V2-3Verstecker menuepunkt.png|miniatur|Anlegen eines versteckten Menüpunktes]]
[[Image:06_V2-3Verstecker menuepunkt sichtbarkeit.png|miniatur|Anlegen eines versteckten Menüpunktes beim Reiter Sichtbarkeit]]

Soll ein versteckter Menüpunkt erstellt werden, sind zusätzlich folgende Einstellungen zu übernehmen:

*Reiter Menüdaten
**Anzeigeverhalten
*** Seite bei Login anzeigen

*Reiter Sichtbarkeit
**Benutzer: RIS - alle importiert
**Rechteprüfung aktivieren

'''Wichtiger Hinweis:''' Bitte sehen Sie davon ab weitere Änderungen in den Masken vorzunehmen. Diese können weitreichende Auswirkungen auf die Außenansicht und Funktionsfähigkeit des Ratsinformationssystems haben. Wenden Sie sich bitte an das Support-Team.

'''Häufiger Fehler:''' Menüpunkte können so konfiguriert werden, dass Sie ausschließlich für Nutzer mit einem Login sichtbar sind. In der öffentlichen Ansicht stehen sie scheinbar nicht mehr zur Verfügung. Jedem Nutzer, der die URL kennt, ist es jedoch möglich die Seite auch ohne Login aufzurufen. Um dies zu verhindern genügt es nicht, das Anzeigeverhalten des Menüpunktes auf "Seite nach Login anzeigen" zu setzen. Zusätzlich muss im Reiter "Sichtbarkeit" der Besitzer auf "RIS - alle importiert" geändert und der Haken bei "Rechteprüfung aktivieren" gesetzt sein.

= Ratsinformationssystem =

Das Fachmodul "Ratsinformationssystem" ermöglicht Einsicht in die Bereiche:

* [[#Import|Import]]
* [[#Administration|Administration]]
* [[#Modulvorlagen|Modulvorlagen]]
* [[#Teilnahme|Teilnahme]]
* [[#Statistik|Statistik]]
* [[#Hilfe|Hilfe]]

== Import ==

=== letzter Import ===

[[Image:01_V2-3GeoCMS-Modul Ratsinformation.png|miniatur|Import Status]]

Unter dem Punkt "aktueller Import" wird nur der aktuellste Import angezeigt. Sonstige Importe befinden sich im Archiv.
Der Import kann automatisch starten oder durch "Importjob starten" manuell ausgelöst werden. Es besteht die Möglichkeit, Importjobs zurückzusetzen. Durch Anzeige der Logs kann das gesamte Importverfahren nachvollzogen werden. Die Anzeige der importierten Daten im XML-Format ist ebenfalls möglich.

* erweitertes Logging beim XML-Parsen
* Warnungen bei fehlendem/ungültigem RISBEREICH für Personen in Basisgremien-/Sitzungsverteiler
* Weitergabe der Warnings an den Log des Importjobs

Die verschiedenen Status eines Imports werden auch farblich gekennzeichnet:

* Grün: der Import war erfolgreich, an der Importdatei gab es Änderungen
* Orange: der Import war erfolgreich, an der Importdatei gab es keine Änderungen
* Rot: beim Import sind Fehler aufgetreten

=== Importarchiv ===

[[Image:08_V2-3Ratsinformation-Archivierte Importe.png|miniatur|Import-Archiv]]

Alle bereits vergangenen Importe befinden sich im Archiv. Sobald ein neuer aktueller Import durchgeführt wird, wird ein älterer ins Archiv verschoben. Archivierte Importe können nicht mehr zurückgesetzt werden. Die Import-Logs und die importierten Daten in einer XML-Struktur können dennoch angezeigt werden. Die Sortierung kann selbstständig vorgenommen werden, durch Klick auf den Tabellenkopf für die entsprechende Spalte, nach der geordnet werden soll. Zur vereinfachten Recherche im System steht die Suchfunktion zur Verfügung.

== Administration ==

[[Image:09_V2-3Ratsinformation-Administration.png|miniatur|Administration]]

Ermöglich Zugriff auf:

* [[#Systemkonfiguration|Systemkonfiguration]]
* [[#Verändern der Sichtbarkeit|Verändern der Sichtbarkeit]]
* [[#Notizen bearbeiten|Notizen bearbeiten]]
* [[#Nutzerkonten zurücksetzen|Nutzerkonten zurücksetzen]]
* [[#Nutzerkonten bearbeiten|Nutzerkonten bearbeiten]]
* [[#Systemlogs|Systemlogs]]

=== Systemkonfiguration ===

[[Image:10_V2-3Ratsinformation-Systemkonfiguration.png|miniatur|Administration - Systemkonfiguration]]

Die Systemkonfiguration ist Nutzern mit administrativen Berechtigungen vorbehalten (Superuser, Administrator, Web-Admin). In diesem Bereich werden systemweite Einstellungen vorgenommen.

'''Reiter der Systemkonfiguration:'''

* [[#Reiter Konfiguration|Reiter Konfiguration]]
* [[#Reiter Benachrichtigungen|Reiter Benachrichtigungen]]
* [[#Reiter_Schriftstücke|Reiter Schriftstücke]]
* [[#Reiter_PDF Sicherheit|Reiter PDF Sicherheit]]
* [[#Reiter Adressen|Reiter Adressen]]
* [[#Reiter Datenschutz|Reiter Datenschutz]]
* [[#Reiter Import|Reiter Import]]

Die Reiter sind erreichbar über den Button "ändern" (Ratsinformation > Administration > Systemkonfiguration > ändern).

==== Reiter Konfiguration ====

[[Image:11_V2-3Ratsinformation-Reiter Konfiguration.png|miniatur|Reiter Konfiguration]]

Iconset

Bei der Verwendung von Iconsets kann zwischen REGISAFE-Standard-Icons und hinterlegten Open-Source-Icons gewählt werden.

Authentifizierung

Die Login-Kennung für die Anmeldung am System kann eingestellt werden:

* Adresskennung (REGISAFE Standard): Nachname Vorname Kommune
* E-Mail
* Titel, Vorname, Nachname

"Überschreiben der Login-Kennung darf aktualisiert werden" ermöglicht die automatische Änderung bestehender Nutzerkonten (Info an Nutzer per E-Mail).

CMS-Nutzerkonten basieren auf Adressfeldern mit dem Kennzeichen "öffentlich" oder "nicht öffentlich". Import der Basisgremienverteiler und Sitzungsverteiler erzeugt nun Nutzergruppen in der Benutzerverwaltung.

Bei der Einstellung der Zielseite für den E-Mail-Link zum initialen Setzen des Nutzer-Passworts handelt es sich um ein Pflichtfeld. Die Standard-Einstellung für die Zielseite des E-Mail-Links zum initialen Setzen des Nutzer-Passworts ist die Seite "Login authentifizieren".

Mandantensystem

Es kann optional ausgewählt werden, ob Verwaltungskennungen für Mandantensysteme verwendet werden sollen.

Erweitert

Konfigurieren der URL zum Support-Web.

Einblenden von Entwicklermeldungen steuert den Umfang der Debug-Ausgaben des Ratsinformationssystems. Debug-Ausgaben sind nur für Entwicklungszwecke oder im Fehlerfall notwendig.

==== Reiter Benachrichtigungen ====

[[Image:12_V2-3Ratsinformation2b-E-Mail Versand.png|miniatur|E-Mail-Versand]]

Konfigurieren des E-Mail-Versandes und der Administrator-Benachrichtigungen.

'''E-Mail-Versand'''

Der E-Mail-Versand und das Zurücksetzen von Nutzerdaten an Gremienmitglieder werden nur aktiviert, wenn eine Admin-E-Mail des Kunden hinterlegt ist.

* ''Nutzer-Benachrichtigungs E-Mail Versand'' aktiviert -> E-Mail geht an Mandatsträger
* Ist kein Versand an Mandatsträger aktiv, werden alle E-Mails an einen Mandatsträger nun an den Admin weitergeleitet.
* Ist auch der Versand an den Admin bzw. systemweit deaktiviert, oder gab es einen Fehler beim Versenden, wird nun ein Fehler im Systemlog geschrieben.

Für den Versand im HTML-Format wurde auf Multipart-E-Mails umgestellt (ist auch für Clients lesbar, die keine HTML-E-Mail darstellen können).

'''Postfach für E-Mailversand'''

Konfiguration eines eigenen Absender-Postfachs ist möglich. E-Mail-Versand kann wahlweise im HTML-Format (Einbettung von Bilddateien) erfolgen. Dies wird statt der E-Mail-Adresse noreply@geocms.net für alle Meldungen (z.B. Importjobs) oder Passwortlinks verwendet.

Nach der Konfiguration der Einstellungen kann eine Test-E-Mail versandt werden.

Es wird empfohlen ein separates Postfach einzurichten, z.B. ris@kundendomain.de

'''Administrator-Benachrichtigungen'''

Hier kann die Betreffzeile der E-Mail-Benachrichtigungen geändert werden (nicht empfehlenswert) und mehrere E-Mail-Adressen für die Administrator-Benachrichtigungen hinterlegt werden.

'''Informationsdienst'''

Konfiguration oder Deaktivierung des Informationsdienstes:

* Festlegen des Betreffs der E-Mails des Informationsdienstes. Bei leerem Feld wird der Standard verwendet.
* Informationsdienst für festgelegte Status erzwingen (jeder Nutzer erhält Benachrichtigung über die hier selektierten Status)
* Informationsdienst für festgelegte Status verbergen (kein Nutzer erhält Benachrichtigung über die hier selektierten Status)
Wird kein Status selektiert, kann jeder Nutzer frei wählen, ob er die Benachrichtigung für den entsprechenden Status erhalten möchte.

Standard des Betreffs:

Informationsdienst BürgerPLUS Ratsinformation "##WEB_NAME##" vom ##DATUM##"

Mögliche Platzhalter:

* ##DATUM## - Datum im Format DD.MM.JJJJ HH:MM
* ##WEB_NAME## - Name der BürgerPLUS Ratsinformation Instanz
* ##MANDANT## - Name der Verwaltungskennung" name="flexml::infodienst_subject"

==== Reiter Schriftstücke ====

[[Image:13_V2-3Ratsinformation-Reiter Schriftstuecke.png|miniatur|Reiter Schriftstücke]]

Dateinamen werden nicht mehr Case-Sensitive ausgewertet (Groß-/Kleinschreibung). Dateinamen, die fälschlicherweise URL-kodiert übergeben werden, können nun ausgewertet werden. Unterstützt werden die neuen Schriftstück ArtIDs "Sitzungsunterlage" und "RISZusatzDokument".

Dateibehandlung

Die Dateibehandlung gibt an wie Dokumente, wenn sie im Web geöffnet werden, behandelt werden.

Mögliche Einstellungen:

* immer downloaden
* wenn möglich im Browser darstellen

Bezeichnung der Schriftstück ArtIDs

Den bekannten Bezeichnungen von Schriftstücken können andere Bezeichnungen zugewiesen werden. Die im Feld angegebene Bezeichnung überschreibt die Standardangabe.
Bsp.: Der „Sitzungsniederschriftsauszug“ wird „Protokollauszug“ im RIS-Web genannt.

Anzeige der Schriftstücke

Den Dokumenttypen kann zugewiesen werden, ob es sich um ein Sitzungsschriftstück (bei Reiter "Sitzungsdokumente" angezeigt) oder um ein Tagesordnungsschriftstück (be Reiter "Tagesordnung" angezeigt) handelt.

Anlagen

* Vom Hauptdokument (Anlagen werden neben dem Hauptschriftstück angezeigt; empfohlene Einstellung)

* Nur im Login-Bereich (Anlagen können nur gesehen werden, wenn man angemeldet ist, betrifft auch öffentliche TOP, d.h. Bürger können zwar das Hauptschriftstück, aber nicht die Anlage sehen)

Zusätzliche Dokumente

Die Zielseite für Zusätzliche Dokumente und die Mandantenzuordnung kann festgelegt werden.

==== Reiter PDF Sicherheit ====

[[Image:14_V2-3PDF-Sicherheit.png|miniatur|PDF-Sicherheit]]

'''Wasserzeichen'''

Systemweit kann vom Administrator ein Wasserzeichen für alle PDF-Dateien aktiviert werden. Das Wasserzeichen kann individuell
gestaltet und als PDF hinterlegt werden.

Folgende Arten von Wasserzeichen stehen zur Verfügung:
* Stempel (Standard): Das Wasserzeichen wird über den Text gelegt. Insbesondere bei Bildern ist dies zu empfehlen. Die Lesbarkeit kann je nach Wasserzeichen ggf. eingeschränkt sein.
* Hintergrund: Das Wasserzeichen wird unter dem Text eingefügt. In PDF-Dokumenten mit Bildinhalten ist das Wasserzeichen ggf. verdeckt.

[[Image:14_V2-3PDF-Sicherheit-Wasserzeichen.png|miniatur|PDF mit Wasserzeichen und benutzer- und zeitabhängiger Fußleiste]]

Wird ein Wasserzeichen für die Dateien verwendet, so erscheinen der Nutzername sowie ein Zeitstempel in der Fußzeile des Dokumentes.
Möchten Sie diesen Hinweis anzeigen, jedoch kein Wasserzeichen hinterlegen, laden Sie ein leeres PDF-Dokument im System hoch und stellen Sie es als Wasserzeichen für den Hintergrund ein.

'''Verschlüsselung'''

Systemweit kann vom Administrator ein Passwort für alle Schriftstückdownloads/Sitzungsmappen aktiviert werden. Wichtig: Der Passwortschutz gilt nur für nicht öffentlich sichtbare Schriftstücke! Öffentliche Schriftstücke sind weiterhin ohne einen Passwortschutz aufrufbar. Das Passwort ist nicht nutzerspezifisch und muss allen Nutzern bekannt gegeben werden.

Mit dem Passwortschutz können folgende Berechtigungen in PDF-Dateien gesetzt werden:
* keine (nur ansehen): Nutzer können das PDF herunterladen und öffnen. Andere Aktionen, wie Drucken, Hinzufügen von Anmerkungen in einem PDF-Programm oder Zusammenfügen mit anderen Dokumenten, sind nicht möglich.
* alle Berechtigungen: Nutzer können das PDF herunterladen und öffnen. Alle anderen Aktionen, wie Drucken, Hinzufügen von Anmerkungen in einem PDF-Programm oder Zusammenfügen mit anderen Dokumenten, sind möglich.
* eigene Vorgabe: Nutzer können das PDF herunterladen und öffnen. Hier kann der Admin selber bestimmen, welche Aktionen erlaubt sind: Drucken, Hinzufügen von Anmerkungen in einem PDF-Programm oder Zusammenfügen mit anderen Dokumenten. Bitte beachten Sie: in PDF-Betrachtern (z. B. Acrobat Reader) können die Berechtigungen andere Bezeichnungen tragen.

[[Image:14_V2-3PDF-Sicherheit-Frontend.png|miniatur|PDF-Verschlüsselung im Frontend]]

Erfolgte die Aktivierung der PDF-Verschlüsselung sowie die Vergabe eines systemweiten PW durch den Admin, so kann jeder Nutzer anschließend im persönlichen Bereich der Ratsinformations-Webseite (Frontend) unterhalb des Punktes "PDF Verschlüsselung" im Reiter „Profildaten“ das Admin-PW überschreiben. Trägt der Nutzer nichts ein, gilt das Admin-PW.

==== Reiter Adressen ====

[[Image:15_V2-3Ratsinformation-Reiter Adressen.png|miniatur|Reiter Adressen]]

Konfiguration der Darstellung der Adresse:

* Adressen sind in bestimmte Blöcke unterteilt, für die jeweils eine Überschrift und eine CSS-Klasse festgelegt werden kann
* Einteilung in Adressblöcke
* Festlegung der zu verwendenden Felder je Block
* Konfiguration der Formatierung (Name in der Ausgabe, Zeilenumbruch, relevant für Listenansicht)
* Adressrendering über herkömmlichen Weg, wenn keine Adressfelddefinition hinterlegt ist
* wenn nur ein Feld definiert ist: Verwendung dieser Konfiguration

==== Reiter Datenschutz ====

[[Image:16_V2-3Ratsinformation-Reiter Datenschutz.png|miniatur|Reiter Datenschutz]]

Logging von Nutzerinteraktionen

* Logging von Schriftstückdownloads als Nachweis der „Zustellung“ von z.B. Einladungen
** optional de-/aktivierbar
** bei Download von Zip Archiven wird es als ein Log zusammengefasst

Tagesordnungspunkte

Es kann konfiguriert werden, ob der öffentlich hinterlegte Text für Tagesordnungspunkte angezeigt werden soll, z.B. wenn der Nutzer als "befangen" eingestuft wird, oder ein eigener Text. Bei Letzterem erscheint ein Freitextfeld.

==== Reiter Import ====

[[Image:Ratsinformation-Reiter_Import.PNG|miniatur|Reiter Import]]

Schnittstelle

Das Dateiformat für die Schnittstelle kann konfiguriert werden (Standard: KommunalPLUS Ratsinformation).

Quelle

Das Quell-Verzeichnis gibt den Pfad der zu importierenden Daten an.

Autoimport

* Service URL der Server Warteschlange

* Systemerkennung in der Server Warteschlange

=== Veränderung der Sichtbarkeit ===

Übersicht aller Sitzungen und Schriftstücke im System mit Veröffentlichungsbereich. Ermöglicht das Offline-Setzen eines einzelnen Datensatzes.

[[Image:18_V2-3Notizen bearbeiten.png|miniatur|Notizen bearbeiten]]

=== Notizen bearbeiten ===

Scheidet ein Nutzer unerwartet aus, verbleiben oft noch in Sitzungen erstellte Notizen im System. Für Administratoren wurde daher eine Möglichkeit geschaffen, diese Notizen unter datenschutzrechtlichen Aspekten vollständig aus dem System zu entfernen. Der Administrator erhält dabei keinen Zugriff auf die Inhalte, sondern kann lediglich an Hand des Notiz-Titels entscheiden, welche Notizen eines Nutzers gelöscht werden sollen.
* Möglichkeit der Suche nach einem Nutzer in der Auswahl
* Anzeige folgender Informationen:
:* ID
:* Nutzer mit Login-Kennung und E-Mail-Adresse
:* Datum der letzten Änderung
:* Sitzungstitel

=== Nutzerkonten zurücksetzen===

[[Image:19_V2-3Ratsinformation Zuruecksetzen der Zugangsdaten.png|miniatur|Zurücksetzen der Nutzerkonten]]

Hier erscheint eine Übersicht aller importierten Nutzer. Ermöglicht das Neu-Versenden eines Initial-Passworts an Nutzer, abhängig von der Aktivierung des [[#Reiter Benachrichtigungen|E-Mail-Versand]].

Icons kennzeichnen Nutzer mit nicht vorhandenen bzw. mehrmals vergebenen E-Mail-Adressen.

Der Link hat eine Gültigkeit von 24 Stunden.

[[Image:20_V2-3Nutzerkonten bearbeiten.png|miniatur|Bearbeiten von Nutzerkonten]]

=== Nutzerkonten bearbeiten ===

Nutzer, die in der XML als "gelöscht" markiert sind, werden nicht vollständig aus der Datenbank entfernt, um eine Wiederherstellung bei unbeabsichtigtem Löschen zu ermöglichen.

Unter diesem Punkt kann der web-admin ein oder mehrere Nutzer temporär löschen (soft-delete) oder wiederherstellen. Das unwiederbringliche Löschen aus der Datenbank (hart-delete) ist weiterhin nur durch den RIS-Support möglich, da bei einem versehentlichen Löschen ein Komplett-Export notwendig wird. Melden Sie sich gern kurzfristig bei uns, sollten Sie einen Nutzer vollständig aus der Datenbank löschen wollen.

'''Hinweis:''' Das Löschen im Ratsinformationssystem ist eine temporäre, kurzfristige Lösung. Der Nutzer muss in jedem Fall auch im DMS für den Export deaktiviert werden und darf nicht mehr in der XML erscheinen. Andernfalls wird der Nutzer wiederholt importiert und im Ratsinformationssystem angelegt.

=== Systemlogs ===

[[Image:21_V2-3Ratsinformation Sytemereignisse.png|miniatur|Systemereignisse]]

Hier kann die Einsicht in Systemmeldungen erfolgen.

Systemereignisse sind

* suchbar nach:
:* Text und
:* Datum oder
:* Zeitspanne

* filterbar nach:
:* alle,
:* Hinweise,
:* Warnungen,
:* Fehler und
:* Erfolg

* sowie sortierbar nach:
:* ID,
:* Art,
:* Nutzer,
:* Datum/Uhrzeit,
:* Modulkontext,
:* erweiterter Kontext,
:* Ereignis und
:* Beschreibung.

== Modulvorlagen ==

[[Image:22_V2-3Ratsinformation2 Konfiguration Modulvorlagen.png|miniatur|Konfiguration Modulvorlagen]]

Eine Modulvorlage dient der einfachen und systemweiten Konfiguration der Ausgabe. Es können mehrere Modulvorlagen angelegt werden. Modulvorlagen werden an den Modulen der Menüpunkte im [[#Seitenbaum|Seitenbaum]] ausgewählt, wobei pro Menüpunkt nur eine Modulvorlage ausgewählt werden kann. Die Konfiguration für die Ausgabe erfolgt ausschließlich über die Modulvorlagen.

'''Reiter der Modulvorlage'''

* [[#Reiter Allgemein|Allgemein]]
* [[#Reiter Darstellung|Darstellung]]
* [[#Reiter Sitzungen|Sitzungen]]
* [[#Reiter Kalender|Kalender]]
* [[#Reiter Personen|Personen]]
* [[#Reiter Gremien|Gremien]]
* [[#Reiter Suche|Suche]]
* [[#Reiter Dokumenten Liste|Dokumenten Liste]]
* [[#Reiter Notizen|Notizen]]
* [[#Reiter Newsmodul|Newsmodul]]
* [[#Reiter App|App]]

'''Vorteile gegenüber der direkten Konfiguration am Menüpunkt'''

* Konfiguration der Modulvorlage an einem zentralen Punkt
* einfache Nachkonfiguration neuer oder zuvor nicht genutzter Funktionen
* keine Anpassung aller Menüpunkte notwendig
* Verringerung fehlerhafter oder fehlender Konfigurationen an einzelnen Menüpunkten (führte in der Vergangenheit zu Missverständnissen in der Ausgabe)

Die Einstellungen in der Modulvorlage können beliebig vorgenommen werden. Für alle Reiter gilt, dass der Systemstandard mit einem Klick wiederhergestellt werden kann.

Weiterhin können, wenn notwendig, am einzelnen Menüpunkt abweichende Einstellungen vorgenommen werden.

==== Reiter Allgemein ====

[[Image:23_V2-3Ratsinformation Konfiguration-Allgemein.png|miniatur|Konfigurationsmöglichkeiten Allgemein]]

Im Reiter Allgemein kann die Grundeinstellung der Modulvorlage vorgenommen werden. Dazu zählen die Vergabe einer eindeutigen Bezeichnung sowie die Auswahl des Mandantensystems.

==== Reiter Darstellung ====

[[Image:24_V2-3Ratsinformation Konfiguration-Darstellung.png|miniatur|Konfigurationsmöglichkeiten für Darstellung]]

Listen

Daten, die in einer Liste ausgegeben werden, können in ihrer Anzahl variiert werden. Es können bis zu 50 Einträge pro Seite angezeigt werden.

Datumsformat

Das Datumsformat (inklusive Uhrzeit) kann konfiguriert werden, z.B. für die Ausgabe der Sitzungen in der Listenansicht.

Zusätzliche Ausgabe

Ausgewählt werden können:

* Ausgabe von Vertretern in Sitzungsteilnehmer Listen
* Ausgabe von Vertretern in Basisgremien Listen
* Ausgabe von Parteien
* Ausgabe von Fraktionsvorsitzenden
* Ausgabe von zusätzlichen Funktionen
* Ausgabe von Drucksachennummern
* Ausgabe des Öffentlichkeitsstatus bei Schriftstücken mit Bezug zu einem TOP
* Filtermöglichkeit für Personenliste
* Filtermöglichkeit für Fraktionenliste
* Filtermöglichkeit für Parteienliste

Features deaktivieren

Folgende Features können ausgeschalten werden:

* Notizfunktion an Sitzung deaktivieren
* Downloadmöglichkeit für Sitzungsmappe deaktivieren
* Downloadmöglichkeit für Gesamtdokument deaktivieren
* Downloadmöglichkeit für elektronische Visitenkarte deaktivieren
* Link "auf Karte anzeigen" deaktivieren
* Ausgabe von Jahres Auswahl in Sitzungs-Archiv deaktivieren
* Ausgabe von "Vertreter für Gremiumsmitglieder" deaktivieren
* Einbindung der Javascript Bibliothek jQuery deaktivieren
* Einbindung der Javascript Bibliothek jQuery-UI deaktivieren
* Zusammenfügen von AssetsCompiler deaktivieren

==== Reiter Sitzungen ====

[[Image:25_V2-3Ratsinformation Konfiguration-Sitzungen.png|miniatur|Konfigurationsmöglichkeiten für Sitzungen]]

Sitzungsdetails

Bei der Darstellung der Sitzungsdetails kann zwischen einer Listenansicht (einfache Anordnung untereinander), Akkordeonansicht (untereinander angeordnete Klappboxen) oder der Darstellung mit Reitern (Anordnung nebeneinander) gewählt werden.

Weiterhin ausgewählt werden kann:

* Titel des Sitzungs-Schriftguts anzeigen
* Titel von Anlagen des Sitzungs-Schriftguts anzeigen
* Titel des Schriftguts der Tagesordnungspunkte anzeigen (über Tooltip)
* Titel von Anlagen des Tagesordnungspunkt-Schriftguts anzeigen (über Tooltip)

Sitzungstitel

Die Darstellung des Wochentags kann beeinflusst werden. Zunächst kann eingestellt werden, ob die Wochentage überhaupt ausgegeben werden sollen. Bei der Art kann zwischen der Kurz- und der Langform unterschieden werden. Es kann ein beliebiger Trenner zwischen Wochentag und Datum angegeben werden. Optional können zwischen Datum und Uhrzeit oder vor dem Sitzungsnamen, ebenfalls Trenner eingefügt werden.

==== Reiter Kalender ====

[[Image:26_V2-3Ratsinformation Wochenansicht Sitzungskalender.png|miniatur|Darstellungsmöglichkeiten im Kalender am Beispiel der Wochenansicht]]

[[Image:26_V2-3Ratsinformation Konfiguration-Kalender.png|miniatur|Konfigurationsmöglichkeiten für Kalender]]

Neben der Kalenderdarstellung kann an dieser Stelle auch die Ausgabe der Kalendereinträge konfiguriert werden.

Kalenderdarstellung

Die Startansicht unterscheidet zwischen Monat (Standard), Woche und Tag. Dabei kann für Woche und Tag die einfache oder detaillierte (mit Stundenraster) Ansicht gewählt werden.

Kalendereinträge

Standardmäßig wird die Gremiumsbezeichnung im Kalender ausgeschrieben. Um unschöne Umbrüche zu vermeiden, kann an dieser Stelle die Abkürzung der Gremiumsbezeichnung aktiviert werden. Mit der Aktivierung stehen Tooltips und eine Legende optional zur Verfügung.

Farbwerte

Termine und Tooltips können jeweils mit einer auf das Kundenweb angepassten oder vom Kunden gewünschten Farbe versehen werden.
Werden die Feldwerte leer gelassen, erfolgt die Darstellung in Standardfarben (hellblau). Evtl. wird die Hintergrundfarbe von der im Template festgelegten Farbe überschrieben.

'''Empfohlene Einstellung'''

* Gremiumsbezeichnung = Abkürzung
* Tooltip anzeigen = aktiviert
* Legende anzeigen = aktiviert

Internetkalender

Hierüber kann der Download des Kalenders (*.ics-Format) aktiviert werden.

==== Reiter Personen ====

[[Image:27_V2-3Ratsinformation2 Konfiguration Personen.png|miniatur|Konfigurationsmöglichkeiten für Personen]]

Bilddarstellung

An dieser Stelle kann die Anzeige hinterlegter Bilder der Personen (Benutzerverwaltung) nach Bereichen konfiguriert werden:

* keine Anzeige
* im Bürger-Bereich (ohne Anmeldung am RIS sichtbar)
* im Login-Bereich (nur nach Anmeldung am RIS sichtbar)
* keine Einschränkung

Detail Bild - Listen Bild - Vollbild

Hier können jeweils die Abmessungen der Bilddarstellungen konfiguriert werden.

==== Reiter Gremien ====

[[Image:28_V2-3Ratsinformation2 Konfiguration Gremien.png|miniatur|Konfigurationsmöglichkeiten für Gremien]]

Ausgabe

Die Anzeige leerer Gremien kann optional aktiviert werden (Standard: aus). Bei Deaktivierung ist die Sichtbarkeit der Gremien nun direkt von der Sichtbarkeit der Sitzungen abhängig. In Basis-Gremienauflistungen gilt die Sichtbarkeitsregelung, die im Export übergeben ist.

Sitzungskalender

Optional kann die Einstellung erfolgen, dass für jedes Gremium ein anderer Farbwert verwendet wird (Standard: aus). Bei Aktivierung dieser Option öffnet sich die Konfiguration "Farbwerte".

Farbwerte

Hier kann für jedes ausgewählte Gremium eine Farbe für den Hintergrund, den Rahmen und die Schrift selektiert werden. Evtl. wird die Hintergrundfarbe von der im Template festgelegten Farbe überschrieben.

==== Reiter Suche ====

[[Image:29_V2-3Ratsinformation2 Konfiguration Suche.png|miniatur|Konfigurationsmöglichkeiten für die Suche]]

Allgemeine Suchoptionen

Um das Suchformular nutzen zu können, muss der Haken bei "Suchformular anbieten" gesetzt sein. Bei der Art der Suche kann zwischen der einfachen und der erweiterten Suche unterschieden werden. Es kann eingeschränkt werden, auf welche Inhalte die Suche zugreifen darf ("Suche in folgenden Inhalten gestatten").
Bei der erweiterten Suche kann zusätzlich ausgewählt werden, ob die erweiterten Suchmöglichkeiten im Frontend beim ersten Aufruf bereits aufgeklappt erscheinen sollen.

Formularelemente der Erweiterten Suche

Optionen, die in der erweiterten Suche eingeblendet werden können:
* "Suche nach Gremium" anzeigen
* "Suche nach Schriftstückart" anzeigen
* "Suche nach Zeitraum" anzeigen

Die Darstellung der Suchtreffer für Schriftstücke entspricht der Darstellung der Dokumentenliste inklusive der dortigen Konfiguration.

==== Reiter Dokumenten Liste ====

[[Image:30_V2-3Ratsinformation2 Konfiguration DokumentenListe.png|miniatur|Konfigurationsmöglichkeiten für Dokumenten Liste]]

Ausgabe

Es kann ausgewählt werden, ob nur die Schriftstück-Arten angezeigt werden sollen, die in der untenstehenden Sortierung enthalten sind.
Die Anzeige leere Einträge in der Schriftstück ArtID Liste kann optional aktiviert werden (Standard: aus). Bei Deaktivierung ist die Sichtbarkeit der Schriftstücke nun direkt von der Sichtbarkeit der Sitzungen abhängig. Dabei gilt die Sichtbarkeitsregelung, die im Export übergeben ist.

Dokumentenliste

Der Titel des Schriftstückes ist standardmäßig aktiviert. Optional kann diese Einstellung geändert werden. Anlagen und Anlage-Titel können angezeigt oder ausgeblendet werden.

Sortierung

In der Sortierung können die Schriftstückarten, die verwendet werden sollen, und deren Reihenfolge festgelegt werden. Jeder Dokumententyp kann innerhalb der Reihenfolge nur einmal vorkommen.

Innerhalb einer Schriftstückart erfolgt die Sortierung anhand des Zeitbezugs des Dokuments. Hierbei wird von allen Sitzungen, in der das Schriftstück verwendet wird, die aktuellste Sitzung ermittelt.

==== Reiter Notizen ====

[[Image:31_V2-3Ratsinformation2 Konfiguration Notizen.png|miniatur|Konfigurationsmöglichkeiten für Notizen]]

Konfigurieren der Nutzerauswahl und möglicher Einschränkungen für das Teilen von Notizen.

Nutzerauswahl

* nur Teilnehmer der Sitzung und Nutzer mit zusätzlichem Zugriff auf die Sitzung (Standard)
* nur Teilnehmer der Sitzung
* alle Nutzer, unabhängig von Zugriffsberechtigungen

Mögliche Einschränkungen

* Gremien
* Fraktionen
* Parteien
* Funktion im Gremium
* Zusätzliche Funktion

==== Reiter Newsmodul ====

[[Image:32_V2-3Ratsinformation2 Konfiguration Newsmodul.png|miniatur|Konfigurationsmöglichkeiten für das Newsmodul]]

[[Image:32_V2-3Ratsinformation2 Konfiguration Newsmodul Seite.png|miniatur|Auswahl der Detailseite]]

Hierüber kann die Anzeige des Newsmoduls im Sitzungskalender aktiv geschalten werden. Bei Aktivierung wird die Möglichkeit geboten, für jede Kategorie zu bestimmen, auf welcher Webseite (Detailseite) die Artikel erscheinen sollen, sowie eine Farbe für den Hintergrund, den Rahmen und die Schrift festzulegen.

==== Reiter App ====

[[Image:33_V2-3Ratsinformation2 Konfiguration App.png|miniatur|Konfigurationsmöglichkeiten für die App]]

Integration

* Überschrift
* Festlegung der Spaltenanzahl im Startbildschirm (Homescreen)
* Login über Webcontainer ermöglichen: Login Schaltfläche im Startbildschirm erscheint (Ersatz für Login über nativen App-Rahmen)

Eigene Styles

* eigene Styles (brain-SCC) oder kundenspezifische Stylesheets per CSS einfügen (kunde.css)

== Teilnahme ==

[[Image:34_V2-3Teilnahme.png|miniatur|Teilnahme]]

Der Punkt "Sitzungsteilnahme" ermöglicht die Sortierung nach ID, Externer ID, Kennung, Sitzungsbeginn und Status. Eine Suche anhand eines Textes und des Zeitraums der Sitzung kann ebenfalls erfolgen.

Am Ende jeder Zeile wird der Button "Teilnehmer anzeigen" zur Verfügung gestellt. Hierüber werden alle Sitzungsteilnehmer mit deren Zu- oder Absagen einer Teilnahme tabellarisch ausgegeben.
Es wird eine Exportfunktion im CSV-Format (z.B. für Excel) angeboten.

'''Hinweis:''' Um die Sitzungsteilnehmer zu sehen, wird die Nutzung des Mandatsträgermodus vorausgesetzt. Ist der Mandatsträgermodus deaktiviert, erscheinen unter dem Punkt "Teilnahme" alle Sitzungen. Die Zu- und Absagen von jedem Teilnehmer können nicht eingesehen werden.

== Statistik ==

[[Image:35_V2-3Statistik.png|miniatur|Statistik]]

Die Statistik gibt einen kurzen Überblick über die im System importierten Inhalte, Nutzerkonten und Nutzerinhalte. Zudem kann die Menge des bisher verbrauchten Speichers angezeigt werden, unterteilt in Datenbank, Importverzeichnis und Projektverzeichnis.

== Hilfe ==

Über den Punkt "Hilfe" wird das Wiki des Ratsinformationssystems aufgerufen. Darin sind Konfigurationsmöglichkeiten des Backends näher beschrieben.

= Hilfe-Funktion =

[[Image:36_V2-3Hilfe.png|miniatur|''Hilfe'' Schaltfläche]]

Über die ''Hilfe''-Schaltfläche in den einzelnen Menüs der Administration kann auf die Hilfe-Funktion zugegriffen werden. Dabei ist jede ''Hilfe''-Schaltfläche mit dem inhaltlich passenden Abschnitt eines Wiki-Artikels verknüpft.

Ratsinformationssystem - Administration Version 2.3

2016-05-23T08:38:40Z

Tbalcke: /* Hilfe Funktion */

Dieser Artikel behandelt die Administration des Ratsinformationssystem 2.3 ('''REGISAFE-Version 4.3''').

Der Administrationsbereich ist durch das Anfügen des Wortes "admin" an der URL erreichbar.

Beispiel: https://ris.geocms.com/demo/admin/

= Einführung =

[[Image:Ratsinformation-Zusammenspiel.PNG|miniatur|Wie kommen die Daten vom REGISAFE ins Web?]]

[[Image:01_V2-3GeoCMS-Modul Ratsinformation.png|miniatur|GeoCMS - Modul Ratsinformation]]

Zusammenspiel von REGISAFE und BürgerPLUS Ratsinformationen

= Ausgabe =

-> Informationen zur [[BürgerPLUS Ratsinformation - Ausgabe Version 2.3|Web-Ausgabe des Moduls BürgerPLUS Ratsinformation Version 2.3]]

=Zugriffsrechte=
Je nach Rolle, kann ein Nutzer im Administrationsbereich unterschiedliche Zugriffsrechte besitzen.

'''Rollen mit absteigenden Zugriffsrechten:'''

* Superuser
** Rechte: alle
* Administrator
**Rechte: Benutzerinformationen, Installation, Benutzerverwaltung, Seitenbaum, Ratsinformationen, Syslogs
* Web-Admin des Kunden
** Rechte: Benutzerinformationen, Benutzerverwaltung, Seitenbaum, Ratsinformationen
* Gremiumsmitglieder und sonstige Sitzungsteilnehmer
** Rechte: Benutzerinformationen

= Benutzerverwaltung =

[[Image:02_V2-3Ratsinformation-Benutzerverwaltung-Details.png|miniatur|Detailansicht Benutzer]]

Die Nutzerkonten und Berechtigungen werden aus REGISAFE importiert. Rechte importierter Nutzer dürfen nicht angepasst werden, da diese bei jedem Import überschrieben werden. Lediglich den Benutzernamen, das Passwort und das Bild des Benutzers können Administratoren bei Bedarf ändern.

Die Nutzerkonten sind entsprechend ihrer Rollen und Zugriffsrechte in Gruppen zugeordnet. Die Zuordnung darf nicht geändert werden, da die Verteilung an Hand der Daten im REGISAFE erfolgt. Die Gruppen werden als Baumstruktur angezeigt.

[[Image:03_V2-3Benutzergruppen.png|miniatur|neue Benutzergruppen]]

Zur Erleichterung der Rechteverwaltung der Benutzer und zur gezielteren Rechtevergabe, stehen in der Benutzerverwaltung zusätzlich zwei Gruppen zur Verfügung:
* RIS - alle importiert (enthält alle über die RIS-Schnittstelle importierten Nutzer)
* RIS - ohne Verteiler (RIS-Nutzer, die keinem Gremium angehören, also Nutzer, die importiert wurden, aber keine Rechte besitzen sollen)
'''Hinweis:''' Vergeben Sie keine Rechte im CMS-Backend ohne Abstimmung mit dem RIS-Support. Die Rechteverwaltung erfolgt bis auf wenige Ausnahmen (Newsmodul und ggf. Hilfeseiten) ausschließlich im DMS, um eventuelle Zugriffe nicht autorisierter Personen auf bestimmte Bereiche und Funktionen steuern zu können.

Der Status des Nutzerkontos wird farblich gekennzeichnet. Aktive Nutzer sind mit einem grünen Symbol gekennzeichnet. Nutzer, die beispielsweise ein neues Passwort angefordert oder sich noch nicht im System angemeldet haben, werden mit einem orangen Symbol markiert.

Die E-Mail-Adresse wird aus der Benutzerverwaltung entfernt, wenn keine gültige E-Mail-Adresse exportiert wurde. Als Beispiele für ungültige Adressen sind zu nennen:
* Intern: Vorname Nachname
* vorname.nachname[at]kommune.de
* vorname.nachname@kommune

Wichtige Inhalte des Benutzerkontos (Benutzer bearbeiten):

* Benutzer
:* Benutzername (Login-Kennung des Nutzers; Generiert aus der REGISAFE-XML)
:* Passwort (verschlüsselt)
:* Redaktionsbereich-Anmeldung erlauben (Backend-Zugriff für den Nutzer aktivieren/deaktivieren)
* Persönliche Angaben (werden aus der REGISAFE-XML übermittelt, außer das Profilbild)
:* Profilbild (eine lokale Datei auswählbar)

Wenn (neue) Nutzer ein Passwort vergeben, muss dieses folgende Mindestanforderungen erfüllen:
* mind. 8 Zeichen,
* mind. 1 Sonderzeichen,
* mind. 1 Großbuchstabe und
* 1 Kleinbuchstabe

[[Image:RIS_Switch-to-User.JPG|miniatur|Switch-To-User]]
Pro Nutzer kann ein Profilbild hinzugefügt werden. Diese Funktion ist unabhängig von REGISAFE, so dass das Hochladen direkt im Administrationsbereich von BürgerPLUS Ratsinformation erfolgen muss. Die Ausgabe erfolgt in der Personenliste und in der Detailansicht der Person.

Um bei einem Nutzer auftretende Fehler besser und schneller überprüfen zu können, wurde die Funktion "Switch-to-User" für den web-Admin aktiviert. Ohne das Passwort des jeweiligen Nutzers kennen zu müssen, können Administratoren damit die Rolle und Rechte des Nutzers übernehmen und den gemeldeten Fehler sichten. Wechselt ein Administator in die Rolle eines Nutzers wird dies in der Syslog vermerkt.

= Seitenbaum =

Im Seitenbaum wird die Navigation definiert. Bei der Installation wird eine Standard-Navigation vorgegeben, die gemeinsam mit dem Kunden angepasst werden kann.

== Standardelemente der Navigation des Seitenbaums ==
* Persönlicher Bereich
** Mandatsträgermodus
** Kontaktformular
* Sitzungskalender
* Sitzungstermine
**Sitzungstermine (Archiv)
* Gremien
* Personen
* Fraktionen
* Dokumente
* Suche
* Passwort zurücksetzen
* Hilfe
* Datenschutzerklärung
* Impressum
* Abmelden

== Anlegen und Bearbeiten von Menüpunkten ==

[[Image:04_V2-3Ratsinformation Administration Anlegen von Menüpunkten.png|miniatur|Anlegen und Bearbeiten von Menüpunkten]]

Administratoren stehen folgende Funktionen zur Bearbeitung des Seitenbaums zur Verfügung:

* Anzeigen (zeigt den Menüpunkt im Portal an)
* Bearbeiten (öffnet die Bearbeitungsmaske, um einen Menüpunkt editieren zu können)
* Hinzufügen (fügt eine Unterseite am aktuell gewählten Menüpunkt ein)
* Umbenennen (ändert den Menütitel jedoch nicht den Alias)
* Rechte setzen (die Sichtbarkeit und Bearbeitungsmöglichkeiten können über die Rechte gesteuert werden)
* Seitencache löschen (entfernt alle bisher aufgerufenen Versionen der entsprechenden Webseite)
* Ausschneiden (der Menüpunkt wird vom aktuellen Knoten ausgeschnitten und kann an einem anderen Knotenpunkt eingefügt werden)
* Kopieren (der Menüpunkt wird dupliziert und kann an einem anderen Knotenpunkt eingefügt werden)
* Einfügen (zuvor ausgeschnittene oder kopierte Menüpunkte können an beliebigen anderen Knotenpunkten eingefügt werden)
* Entfernen (löscht den ausgewählten Menüpunkt)

Folgende Einstellungen müssen beim Anlegen eines neuen Menüpunktes beachtet werden:

*Reiter Menüdaten:
** Titel (Pflichtfeld)
** Alias (Pflichtfeld)

[[Image:05_V2-3Verstecker menuepunkt.png|miniatur|Anlegen eines versteckten Menüpunktes]]
[[Image:06_V2-3Verstecker menuepunkt sichtbarkeit.png|miniatur|Anlegen eines versteckten Menüpunktes beim Reiter Sichtbarkeit]]

Soll ein versteckter Menüpunkt erstellt werden, sind zusätzlich folgende Einstellungen zu übernehmen:

*Reiter Menüdaten
**Anzeigeverhalten
*** Seite bei Login anzeigen

*Reiter Sichtbarkeit
**Benutzer: RIS - alle importiert
**Rechteprüfung aktivieren

'''Wichtiger Hinweis:''' Bitte sehen Sie davon ab weitere Änderungen in den Masken vorzunehmen. Diese können weitreichende Auswirkungen auf die Außenansicht und Funktionsfähigkeit des Ratsinformationssystems haben. Wenden Sie sich bitte an das Support-Team.

'''Häufiger Fehler:''' Menüpunkte können so konfiguriert werden, dass Sie ausschließlich für Nutzer mit einem Login sichtbar sind. In der öffentlichen Ansicht stehen sie scheinbar nicht mehr zur Verfügung. Jedem Nutzer, der die URL kennt, ist es jedoch möglich die Seite auch ohne Login aufzurufen. Um dies zu verhindern genügt es nicht, das Anzeigeverhalten des Menüpunktes auf "Seite nach Login anzeigen" zu setzen. Zusätzlich muss im Reiter "Sichtbarkeit" der Besitzer auf "RIS - alle importiert" geändert und der Haken bei "Rechteprüfung aktivieren" gesetzt sein.

= Ratsinformationssystem =

Das Fachmodul "Ratsinformationssystem" ermöglicht Einsicht in die Bereiche:

* [[#Import|Import]]
* [[#Administration|Administration]]
* [[#Modulvorlagen|Modulvorlagen]]
* [[#Teilnahme|Teilnahme]]
* [[#Statistik|Statistik]]
* [[#Hilfe|Hilfe]]

== Import ==

=== letzter Import ===

[[Image:01_V2-3GeoCMS-Modul Ratsinformation.png|miniatur|Import Status]]

Unter dem Punkt "aktueller Import" wird nur der aktuellste Import angezeigt. Sonstige Importe befinden sich im Archiv.
Der Import kann automatisch starten oder durch "Importjob starten" manuell ausgelöst werden. Es besteht die Möglichkeit, Importjobs zurückzusetzen. Durch Anzeige der Logs kann das gesamte Importverfahren nachvollzogen werden. Die Anzeige der importierten Daten im XML-Format ist ebenfalls möglich.

* erweitertes Logging beim XML-Parsen
* Warnungen bei fehlendem/ungültigem RISBEREICH für Personen in Basisgremien-/Sitzungsverteiler
* Weitergabe der Warnings an den Log des Importjobs

Die verschiedenen Status eines Imports werden auch farblich gekennzeichnet:

* Grün: der Import war erfolgreich, an der Importdatei gab es Änderungen
* Orange: der Import war erfolgreich, an der Importdatei gab es keine Änderungen
* Rot: beim Import sind Fehler aufgetreten

=== Importarchiv ===

[[Image:08_V2-3Ratsinformation-Archivierte Importe.png|miniatur|Import-Archiv]]

Alle bereits vergangenen Importe befinden sich im Archiv. Sobald ein neuer aktueller Import durchgeführt wird, wird ein älterer ins Archiv verschoben. Archivierte Importe können nicht mehr zurückgesetzt werden. Die Import-Logs und die importierten Daten in einer XML-Struktur können dennoch angezeigt werden. Die Sortierung kann selbstständig vorgenommen werden, durch Klick auf den Tabellenkopf für die entsprechende Spalte, nach der geordnet werden soll. Zur vereinfachten Recherche im System steht die Suchfunktion zur Verfügung.

== Administration ==

[[Image:09_V2-3Ratsinformation-Administration.png|miniatur|Administration]]

Ermöglich Zugriff auf:

* [[#Systemkonfiguration|Systemkonfiguration]]
* [[#Verändern der Sichtbarkeit|Verändern der Sichtbarkeit]]
* [[#Notizen bearbeiten|Notizen bearbeiten]]
* [[#Nutzerkonten zurücksetzen|Nutzerkonten zurücksetzen]]
* [[#Nutzerkonten bearbeiten|Nutzerkonten bearbeiten]]
* [[#Systemlogs|Systemlogs]]

=== Systemkonfiguration ===

[[Image:10_V2-3Ratsinformation-Systemkonfiguration.png|miniatur|Administration - Systemkonfiguration]]

Die Systemkonfiguration ist Nutzern mit administrativen Berechtigungen vorbehalten (Superuser, Administrator, Web-Admin). In diesem Bereich werden systemweite Einstellungen vorgenommen.

'''Reiter der Systemkonfiguration:'''

* [[#Reiter Konfiguration|Reiter Konfiguration]]
* [[#Reiter Benachrichtigungen|Reiter Benachrichtigungen]]
* [[#Reiter_Schriftstücke|Reiter Schriftstücke]]
* [[#Reiter_PDF Sicherheit|Reiter PDF Sicherheit]]
* [[#Reiter Adressen|Reiter Adressen]]
* [[#Reiter Datenschutz|Reiter Datenschutz]]
* [[#Reiter Import|Reiter Import]]

Die Reiter sind erreichbar über den Button "ändern" (Ratsinformation > Administration > Systemkonfiguration > ändern).

==== Reiter Konfiguration ====

[[Image:11_V2-3Ratsinformation-Reiter Konfiguration.png|miniatur|Reiter Konfiguration]]

Iconset

Bei der Verwendung von Iconsets kann zwischen REGISAFE-Standard-Icons und hinterlegten Open-Source-Icons gewählt werden.

Authentifizierung

Die Login-Kennung für die Anmeldung am System kann eingestellt werden:

* Adresskennung (REGISAFE Standard): Nachname Vorname Kommune
* E-Mail
* Titel, Vorname, Nachname

"Überschreiben der Login-Kennung darf aktualisiert werden" ermöglicht die automatische Änderung bestehender Nutzerkonten (Info an Nutzer per E-Mail).

CMS-Nutzerkonten basieren auf Adressfeldern mit dem Kennzeichen "öffentlich" oder "nicht öffentlich". Import der Basisgremienverteiler und Sitzungsverteiler erzeugt nun Nutzergruppen in der Benutzerverwaltung.

Bei der Einstellung der Zielseite für den E-Mail-Link zum initialen Setzen des Nutzer-Passworts handelt es sich um ein Pflichtfeld. Die Standard-Einstellung für die Zielseite des E-Mail-Links zum initialen Setzen des Nutzer-Passworts ist die Seite "Login authentifizieren".

Mandantensystem

Es kann optional ausgewählt werden, ob Verwaltungskennungen für Mandantensysteme verwendet werden sollen.

Erweitert

Konfigurieren der URL zum Support-Web.

Einblenden von Entwicklermeldungen steuert den Umfang der Debug-Ausgaben des Ratsinformationssystems. Debug-Ausgaben sind nur für Entwicklungszwecke oder im Fehlerfall notwendig.

==== Reiter Benachrichtigungen ====

[[Image:12_V2-3Ratsinformation2b-E-Mail Versand.png|miniatur|E-Mail-Versand]]

Konfigurieren des E-Mail-Versandes und der Administrator-Benachrichtigungen.

'''E-Mail-Versand'''

Der E-Mail-Versand und das Zurücksetzen von Nutzerdaten an Gremienmitglieder werden nur aktiviert, wenn eine Admin-E-Mail des Kunden hinterlegt ist.

* ''Nutzer-Benachrichtigungs E-Mail Versand'' aktiviert -> E-Mail geht an Mandatsträger
* Ist kein Versand an Mandatsträger aktiv, werden alle E-Mails an einen Mandatsträger nun an den Admin weitergeleitet.
* Ist auch der Versand an den Admin bzw. systemweit deaktiviert, oder gab es einen Fehler beim Versenden, wird nun ein Fehler im Systemlog geschrieben.

Für den Versand im HTML-Format wurde auf Multipart-E-Mails umgestellt (ist auch für Clients lesbar, die keine HTML-E-Mail darstellen können).

'''Postfach für E-Mailversand'''

Konfiguration eines eigenen Absender-Postfachs ist möglich. E-Mail-Versand kann wahlweise im HTML-Format (Einbettung von Bilddateien) erfolgen. Dies wird statt der E-Mail-Adresse noreply@geocms.net für alle Meldungen (z.B. Importjobs) oder Passwortlinks verwendet.

Nach der Konfiguration der Einstellungen kann eine Test-E-Mail versandt werden.

Es wird empfohlen ein separates Postfach einzurichten, z.B. ris@kundendomain.de

'''Administrator-Benachrichtigungen'''

Hier kann die Betreffzeile der E-Mail-Benachrichtigungen geändert werden (nicht empfehlenswert) und mehrere E-Mail-Adressen für die Administrator-Benachrichtigungen hinterlegt werden.

'''Informationsdienst'''

Konfiguration oder Deaktivierung des Informationsdienstes:

* Festlegen des Betreffs der E-Mails des Informationsdienstes. Bei leerem Feld wird der Standard verwendet.
* Informationsdienst für festgelegte Status erzwingen (jeder Nutzer erhält Benachrichtigung über die hier selektierten Status)
* Informationsdienst für festgelegte Status verbergen (kein Nutzer erhält Benachrichtigung über die hier selektierten Status)
Wird kein Status selektiert, kann jeder Nutzer frei wählen, ob er die Benachrichtigung für den entsprechenden Status erhalten möchte.

Standard des Betreffs:

Informationsdienst BürgerPLUS Ratsinformation "##WEB_NAME##" vom ##DATUM##"

Mögliche Platzhalter:

* ##DATUM## - Datum im Format DD.MM.JJJJ HH:MM
* ##WEB_NAME## - Name der BürgerPLUS Ratsinformation Instanz
* ##MANDANT## - Name der Verwaltungskennung" name="flexml::infodienst_subject"

==== Reiter Schriftstücke ====

[[Image:13_V2-3Ratsinformation-Reiter Schriftstuecke.png|miniatur|Reiter Schriftstücke]]

Dateinamen werden nicht mehr Case-Sensitive ausgewertet (Groß-/Kleinschreibung). Dateinamen, die fälschlicherweise URL-kodiert übergeben werden, können nun ausgewertet werden. Unterstützt werden die neuen Schriftstück ArtIDs "Sitzungsunterlage" und "RISZusatzDokument".

Dateibehandlung

Die Dateibehandlung gibt an wie Dokumente, wenn sie im Web geöffnet werden, behandelt werden.

Mögliche Einstellungen:

* immer downloaden
* wenn möglich im Browser darstellen

Bezeichnung der Schriftstück ArtIDs

Den bekannten Bezeichnungen von Schriftstücken können andere Bezeichnungen zugewiesen werden. Die im Feld angegebene Bezeichnung überschreibt die Standardangabe.
Bsp.: Der „Sitzungsniederschriftsauszug“ wird „Protokollauszug“ im RIS-Web genannt.

Anzeige der Schriftstücke

Den Dokumenttypen kann zugewiesen werden, ob es sich um ein Sitzungsschriftstück (bei Reiter "Sitzungsdokumente" angezeigt) oder um ein Tagesordnungsschriftstück (be Reiter "Tagesordnung" angezeigt) handelt.

Anlagen

* Vom Hauptdokument (Anlagen werden neben dem Hauptschriftstück angezeigt; empfohlene Einstellung)

* Nur im Login-Bereich (Anlagen können nur gesehen werden, wenn man angemeldet ist, betrifft auch öffentliche TOP, d.h. Bürger können zwar das Hauptschriftstück, aber nicht die Anlage sehen)

Zusätzliche Dokumente

Die Zielseite für Zusätzliche Dokumente und die Mandantenzuordnung kann festgelegt werden.

==== Reiter PDF Sicherheit ====

[[Image:14_V2-3PDF-Sicherheit.png|miniatur|PDF-Sicherheit]]

'''Wasserzeichen'''

Systemweit kann vom Administrator ein Wasserzeichen für alle PDF-Dateien aktiviert werden. Das Wasserzeichen kann individuell
gestaltet und als PDF hinterlegt werden.

Folgende Arten von Wasserzeichen stehen zur Verfügung:
* Stempel (Standard): Das Wasserzeichen wird über den Text gelegt. Insbesondere bei Bildern ist dies zu empfehlen. Die Lesbarkeit kann je nach Wasserzeichen ggf. eingeschränkt sein.
* Hintergrund: Das Wasserzeichen wird unter dem Text eingefügt. In PDF-Dokumenten mit Bildinhalten ist das Wasserzeichen ggf. verdeckt.

[[Image:14_V2-3PDF-Sicherheit-Wasserzeichen.png|miniatur|PDF mit Wasserzeichen und benutzer- und zeitabhängiger Fußleiste]]

Wird ein Wasserzeichen für die Dateien verwendet, so erscheinen der Nutzername sowie ein Zeitstempel in der Fußzeile des Dokumentes.
Möchten Sie diesen Hinweis anzeigen, jedoch kein Wasserzeichen hinterlegen, laden Sie ein leeres PDF-Dokument im System hoch und stellen Sie es als Wasserzeichen für den Hintergrund ein.

'''Verschlüsselung'''

Systemweit kann vom Administrator ein Passwort für alle Schriftstückdownloads/Sitzungsmappen aktiviert werden. Wichtig: Der Passwortschutz gilt nur für nicht öffentlich sichtbare Schriftstücke! Öffentliche Schriftstücke sind weiterhin ohne einen Passwortschutz aufrufbar. Das Passwort ist nicht nutzerspezifisch und muss allen Nutzern bekannt gegeben werden.

Mit dem Passwortschutz können folgende Berechtigungen in PDF-Dateien gesetzt werden:
* keine (nur ansehen): Nutzer können das PDF herunterladen und öffnen. Andere Aktionen, wie Drucken, Hinzufügen von Anmerkungen in einem PDF-Programm oder Zusammenfügen mit anderen Dokumenten, sind nicht möglich.
* alle Berechtigungen: Nutzer können das PDF herunterladen und öffnen. Alle anderen Aktionen, wie Drucken, Hinzufügen von Anmerkungen in einem PDF-Programm oder Zusammenfügen mit anderen Dokumenten, sind möglich.
* eigene Vorgabe: Nutzer können das PDF herunterladen und öffnen. Hier kann der Admin selber bestimmen, welche Aktionen erlaubt sind: Drucken, Hinzufügen von Anmerkungen in einem PDF-Programm oder Zusammenfügen mit anderen Dokumenten. Bitte beachten Sie: in PDF-Betrachtern (z. B. Acrobat Reader) können die Berechtigungen andere Bezeichnungen tragen.

[[Image:14_V2-3PDF-Sicherheit-Frontend.png|miniatur|PDF-Verschlüsselung im Frontend]]

Erfolgte die Aktivierung der PDF-Verschlüsselung sowie die Vergabe eines systemweiten PW durch den Admin, so kann jeder Nutzer anschließend im persönlichen Bereich der Ratsinformations-Webseite (Frontend) unterhalb des Punktes "PDF Verschlüsselung" im Reiter „Profildaten“ das Admin-PW überschreiben. Trägt der Nutzer nichts ein, gilt das Admin-PW.

==== Reiter Adressen ====

[[Image:15_V2-3Ratsinformation-Reiter Adressen.png|miniatur|Reiter Adressen]]

Konfiguration der Darstellung der Adresse:

* Adressen sind in bestimmte Blöcke unterteilt, für die jeweils eine Überschrift und eine CSS-Klasse festgelegt werden kann
* Einteilung in Adressblöcke
* Festlegung der zu verwendenden Felder je Block
* Konfiguration der Formatierung (Name in der Ausgabe, Zeilenumbruch, relevant für Listenansicht)
* Adressrendering über herkömmlichen Weg, wenn keine Adressfelddefinition hinterlegt ist
* wenn nur ein Feld definiert ist: Verwendung dieser Konfiguration

==== Reiter Datenschutz ====

[[Image:16_V2-3Ratsinformation-Reiter Datenschutz.png|miniatur|Reiter Datenschutz]]

Logging von Nutzerinteraktionen

* Logging von Schriftstückdownloads als Nachweis der „Zustellung“ von z.B. Einladungen
** optional de-/aktivierbar
** bei Download von Zip Archiven wird es als ein Log zusammengefasst

Tagesordnungspunkte

Es kann konfiguriert werden, ob der öffentlich hinterlegte Text für Tagesordnungspunkte angezeigt werden soll, z.B. wenn der Nutzer als "befangen" eingestuft wird, oder ein eigener Text. Bei Letzterem erscheint ein Freitextfeld.

==== Reiter Import ====

[[Image:Ratsinformation-Reiter_Import.PNG|miniatur|Reiter Import]]

Schnittstelle

Das Dateiformat für die Schnittstelle kann konfiguriert werden (Standard: KommunalPLUS Ratsinformation).

Quelle

Das Quell-Verzeichnis gibt den Pfad der zu importierenden Daten an.

Autoimport

* Service URL der Server Warteschlange

* Systemerkennung in der Server Warteschlange

=== Veränderung der Sichtbarkeit ===

Übersicht aller Sitzungen und Schriftstücke im System mit Veröffentlichungsbereich. Ermöglicht das Offline-Setzen eines einzelnen Datensatzes.

[[Image:18_V2-3Notizen bearbeiten.png|miniatur|Notizen bearbeiten]]

=== Notizen bearbeiten ===

Scheidet ein Nutzer unerwartet aus, verbleiben oft noch in Sitzungen erstellte Notizen im System. Für Administratoren wurde daher eine Möglichkeit geschaffen, diese Notizen unter datenschutzrechtlichen Aspekten vollständig aus dem System zu entfernen. Der Administrator erhält dabei keinen Zugriff auf die Inhalte, sondern kann lediglich an Hand des Notiz-Titels entscheiden, welche Notizen eines Nutzers gelöscht werden sollen.
* Möglichkeit der Suche nach einem Nutzer in der Auswahl
* Anzeige folgender Informationen:
:* ID
:* Nutzer mit Login-Kennung und E-Mail-Adresse
:* Datum der letzten Änderung
:* Sitzungstitel

=== Nutzerkonten zurücksetzen===

[[Image:19_V2-3Ratsinformation Zuruecksetzen der Zugangsdaten.png|miniatur|Zurücksetzen der Nutzerkonten]]

Hier erscheint eine Übersicht aller importierten Nutzer. Ermöglicht das Neu-Versenden eines Initial-Passworts an Nutzer, abhängig von der Aktivierung des [[#Reiter Benachrichtigungen|E-Mail-Versand]].

Icons kennzeichnen Nutzer mit nicht vorhandenen bzw. mehrmals vergebenen E-Mail-Adressen.

Der Link hat eine Gültigkeit von 24 Stunden.

[[Image:20_V2-3Nutzerkonten bearbeiten.png|miniatur|Bearbeiten von Nutzerkonten]]

=== Nutzerkonten bearbeiten ===

Nutzer, die in der XML als "gelöscht" markiert sind, werden nicht vollständig aus der Datenbank entfernt, um eine Wiederherstellung bei unbeabsichtigtem Löschen zu ermöglichen.

Unter diesem Punkt kann der web-admin ein oder mehrere Nutzer temporär löschen (soft-delete) oder wiederherstellen. Das unwiederbringliche Löschen aus der Datenbank (hart-delete) ist weiterhin nur durch den RIS-Support möglich, da bei einem versehentlichen Löschen ein Komplett-Export notwendig wird. Melden Sie sich gern kurzfristig bei uns, sollten Sie einen Nutzer vollständig aus der Datenbank löschen wollen.

'''Hinweis:''' Das Löschen im Ratsinformationssystem ist eine temporäre, kurzfristige Lösung. Der Nutzer muss in jedem Fall auch im DMS für den Export deaktiviert werden und darf nicht mehr in der XML erscheinen. Andernfalls wird der Nutzer wiederholt importiert und im Ratsinformationssystem angelegt.

=== Systemlogs ===

[[Image:21_V2-3Ratsinformation Sytemereignisse.png|miniatur|Systemereignisse]]

Hier kann die Einsicht in Systemmeldungen erfolgen.

Systemereignisse sind

* suchbar nach:
:* Text und
:* Datum oder
:* Zeitspanne

* filterbar nach:
:* alle,
:* Hinweise,
:* Warnungen,
:* Fehler und
:* Erfolg

* sowie sortierbar nach:
:* ID,
:* Art,
:* Nutzer,
:* Datum/Uhrzeit,
:* Modulkontext,
:* erweiterter Kontext,
:* Ereignis und
:* Beschreibung.

== Modulvorlagen ==

[[Image:22_V2-3Ratsinformation2 Konfiguration Modulvorlagen.png|miniatur|Konfiguration Modulvorlagen]]

Eine Modulvorlage dient der einfachen und systemweiten Konfiguration der Ausgabe. Es können mehrere Modulvorlagen angelegt werden. Modulvorlagen werden an den Modulen der Menüpunkte im [[#Seitenbaum|Seitenbaum]] ausgewählt, wobei pro Menüpunkt nur eine Modulvorlage ausgewählt werden kann. Die Konfiguration für die Ausgabe erfolgt ausschließlich über die Modulvorlagen.

'''Reiter der Modulvorlage'''

* [[#Reiter Allgemein|Allgemein]]
* [[#Reiter Darstellung|Darstellung]]
* [[#Reiter Sitzungen|Sitzungen]]
* [[#Reiter Kalender|Kalender]]
* [[#Reiter Personen|Personen]]
* [[#Reiter Gremien|Gremien]]
* [[#Reiter Suche|Suche]]
* [[#Reiter Dokumenten Liste|Dokumenten Liste]]
* [[#Reiter Notizen|Notizen]]
* [[#Reiter Newsmodul|Newsmodul]]
* [[#Reiter App|App]]

'''Vorteile gegenüber der direkten Konfiguration am Menüpunkt'''

* Konfiguration der Modulvorlage an einem zentralen Punkt
* einfache Nachkonfiguration neuer oder zuvor nicht genutzter Funktionen
* keine Anpassung aller Menüpunkte notwendig
* Verringerung fehlerhafter oder fehlender Konfigurationen an einzelnen Menüpunkten (führte in der Vergangenheit zu Missverständnissen in der Ausgabe)

Die Einstellungen in der Modulvorlage können beliebig vorgenommen werden. Für alle Reiter gilt, dass der Systemstandard mit einem Klick wiederhergestellt werden kann.

Weiterhin können, wenn notwendig, am einzelnen Menüpunkt abweichende Einstellungen vorgenommen werden.

==== Reiter Allgemein ====

[[Image:23_V2-3Ratsinformation Konfiguration-Allgemein.png|miniatur|Konfigurationsmöglichkeiten Allgemein]]

Im Reiter Allgemein kann die Grundeinstellung der Modulvorlage vorgenommen werden. Dazu zählen die Vergabe einer eindeutigen Bezeichnung sowie die Auswahl des Mandantensystems.

==== Reiter Darstellung ====

[[Image:24_V2-3Ratsinformation Konfiguration-Darstellung.png|miniatur|Konfigurationsmöglichkeiten für Darstellung]]

Listen

Daten, die in einer Liste ausgegeben werden, können in ihrer Anzahl variiert werden. Es können bis zu 50 Einträge pro Seite angezeigt werden.

Datumsformat

Das Datumsformat (inklusive Uhrzeit) kann konfiguriert werden, z.B. für die Ausgabe der Sitzungen in der Listenansicht.

Zusätzliche Ausgabe

Ausgewählt werden können:

* Ausgabe von Vertretern in Sitzungsteilnehmer Listen
* Ausgabe von Vertretern in Basisgremien Listen
* Ausgabe von Parteien
* Ausgabe von Fraktionsvorsitzenden
* Ausgabe von zusätzlichen Funktionen
* Ausgabe von Drucksachennummern
* Ausgabe des Öffentlichkeitsstatus bei Schriftstücken mit Bezug zu einem TOP
* Filtermöglichkeit für Personenliste
* Filtermöglichkeit für Fraktionenliste
* Filtermöglichkeit für Parteienliste

Features deaktivieren

Folgende Features können ausgeschalten werden:

* Notizfunktion an Sitzung deaktivieren
* Downloadmöglichkeit für Sitzungsmappe deaktivieren
* Downloadmöglichkeit für Gesamtdokument deaktivieren
* Downloadmöglichkeit für elektronische Visitenkarte deaktivieren
* Link "auf Karte anzeigen" deaktivieren
* Ausgabe von Jahres Auswahl in Sitzungs-Archiv deaktivieren
* Ausgabe von "Vertreter für Gremiumsmitglieder" deaktivieren
* Einbindung der Javascript Bibliothek jQuery deaktivieren
* Einbindung der Javascript Bibliothek jQuery-UI deaktivieren
* Zusammenfügen von AssetsCompiler deaktivieren

==== Reiter Sitzungen ====

[[Image:25_V2-3Ratsinformation Konfiguration-Sitzungen.png|miniatur|Konfigurationsmöglichkeiten für Sitzungen]]

Sitzungsdetails

Bei der Darstellung der Sitzungsdetails kann zwischen einer Listenansicht (einfache Anordnung untereinander), Akkordeonansicht (untereinander angeordnete Klappboxen) oder der Darstellung mit Reitern (Anordnung nebeneinander) gewählt werden.

Weiterhin ausgewählt werden kann:

* Titel des Sitzungs-Schriftguts anzeigen
* Titel von Anlagen des Sitzungs-Schriftguts anzeigen
* Titel des Schriftguts der Tagesordnungspunkte anzeigen (über Tooltip)
* Titel von Anlagen des Tagesordnungspunkt-Schriftguts anzeigen (über Tooltip)

Sitzungstitel

Die Darstellung des Wochentags kann beeinflusst werden. Zunächst kann eingestellt werden, ob die Wochentage überhaupt ausgegeben werden sollen. Bei der Art kann zwischen der Kurz- und der Langform unterschieden werden. Es kann ein beliebiger Trenner zwischen Wochentag und Datum angegeben werden. Optional können zwischen Datum und Uhrzeit oder vor dem Sitzungsnamen, ebenfalls Trenner eingefügt werden.

==== Reiter Kalender ====

[[Image:26_V2-3Ratsinformation Wochenansicht Sitzungskalender.png|miniatur|Darstellungsmöglichkeiten im Kalender am Beispiel der Wochenansicht]]

[[Image:26_V2-3Ratsinformation Konfiguration-Kalender.png|miniatur|Konfigurationsmöglichkeiten für Kalender]]

Neben der Kalenderdarstellung kann an dieser Stelle auch die Ausgabe der Kalendereinträge konfiguriert werden.

Kalenderdarstellung

Die Startansicht unterscheidet zwischen Monat (Standard), Woche und Tag. Dabei kann für Woche und Tag die einfache oder detaillierte (mit Stundenraster) Ansicht gewählt werden.

Kalendereinträge

Standardmäßig wird die Gremiumsbezeichnung im Kalender ausgeschrieben. Um unschöne Umbrüche zu vermeiden, kann an dieser Stelle die Abkürzung der Gremiumsbezeichnung aktiviert werden. Mit der Aktivierung stehen Tooltips und eine Legende optional zur Verfügung.

Farbwerte

Termine und Tooltips können jeweils mit einer auf das Kundenweb angepassten oder vom Kunden gewünschten Farbe versehen werden.
Werden die Feldwerte leer gelassen, erfolgt die Darstellung in Standardfarben (hellblau). Evtl. wird die Hintergrundfarbe von der im Template festgelegten Farbe überschrieben.

'''Empfohlene Einstellung'''

* Gremiumsbezeichnung = Abkürzung
* Tooltip anzeigen = aktiviert
* Legende anzeigen = aktiviert

Internetkalender

Hierüber kann der Download des Kalenders (*.ics-Format) aktiviert werden.

==== Reiter Personen ====

[[Image:27_V2-3Ratsinformation2 Konfiguration Personen.png|miniatur|Konfigurationsmöglichkeiten für Personen]]

Bilddarstellung

An dieser Stelle kann die Anzeige hinterlegter Bilder der Personen (Benutzerverwaltung) nach Bereichen konfiguriert werden:

* keine Anzeige
* im Bürger-Bereich (ohne Anmeldung am RIS sichtbar)
* im Login-Bereich (nur nach Anmeldung am RIS sichtbar)
* keine Einschränkung

Detail Bild - Listen Bild - Vollbild

Hier können jeweils die Abmessungen der Bilddarstellungen konfiguriert werden.

==== Reiter Gremien ====

[[Image:28_V2-3Ratsinformation2 Konfiguration Gremien.png|miniatur|Konfigurationsmöglichkeiten für Gremien]]

Ausgabe

Die Anzeige leerer Gremien kann optional aktiviert werden (Standard: aus). Bei Deaktivierung ist die Sichtbarkeit der Gremien nun direkt von der Sichtbarkeit der Sitzungen abhängig. In Basis-Gremienauflistungen gilt die Sichtbarkeitsregelung, die im Export übergeben ist.

Sitzungskalender

Optional kann die Einstellung erfolgen, dass für jedes Gremium ein anderer Farbwert verwendet wird (Standard: aus). Bei Aktivierung dieser Option öffnet sich die Konfiguration "Farbwerte".

Farbwerte

Hier kann für jedes ausgewählte Gremium eine Farbe für den Hintergrund, den Rahmen und die Schrift selektiert werden. Evtl. wird die Hintergrundfarbe von der im Template festgelegten Farbe überschrieben.

==== Reiter Suche ====

[[Image:29_V2-3Ratsinformation2 Konfiguration Suche.png|miniatur|Konfigurationsmöglichkeiten für die Suche]]

Allgemeine Suchoptionen

Um das Suchformular nutzen zu können, muss der Haken bei "Suchformular anbieten" gesetzt sein. Bei der Art der Suche kann zwischen der einfachen und der erweiterten Suche unterschieden werden. Es kann eingeschränkt werden, auf welche Inhalte die Suche zugreifen darf ("Suche in folgenden Inhalten gestatten").
Bei der erweiterten Suche kann zusätzlich ausgewählt werden, ob die erweiterten Suchmöglichkeiten im Frontend beim ersten Aufruf bereits aufgeklappt erscheinen sollen.

Formularelemente der Erweiterten Suche

Optionen, die in der erweiterten Suche eingeblendet werden können:
* "Suche nach Gremium" anzeigen
* "Suche nach Schriftstückart" anzeigen
* "Suche nach Zeitraum" anzeigen

Die Darstellung der Suchtreffer für Schriftstücke entspricht der Darstellung der Dokumentenliste inklusive der dortigen Konfiguration.

==== Reiter Dokumenten Liste ====

[[Image:30_V2-3Ratsinformation2 Konfiguration DokumentenListe.png|miniatur|Konfigurationsmöglichkeiten für Dokumenten Liste]]

Ausgabe

Es kann ausgewählt werden, ob nur die Schriftstück-Arten angezeigt werden sollen, die in der untenstehenden Sortierung enthalten sind.
Die Anzeige leere Einträge in der Schriftstück ArtID Liste kann optional aktiviert werden (Standard: aus). Bei Deaktivierung ist die Sichtbarkeit der Schriftstücke nun direkt von der Sichtbarkeit der Sitzungen abhängig. Dabei gilt die Sichtbarkeitsregelung, die im Export übergeben ist.

Dokumentenliste

Der Titel des Schriftstückes ist standardmäßig aktiviert. Optional kann diese Einstellung geändert werden. Anlagen und Anlage-Titel können angezeigt oder ausgeblendet werden.

Sortierung

In der Sortierung können die Schriftstückarten, die verwendet werden sollen, und deren Reihenfolge festgelegt werden. Jeder Dokumententyp kann innerhalb der Reihenfolge nur einmal vorkommen.

Innerhalb einer Schriftstückart erfolgt die Sortierung anhand des Zeitbezugs des Dokuments. Hierbei wird von allen Sitzungen, in der das Schriftstück verwendet wird, die aktuellste Sitzung ermittelt.

==== Reiter Notizen ====

[[Image:31_V2-3Ratsinformation2 Konfiguration Notizen.png|miniatur|Konfigurationsmöglichkeiten für Notizen]]

Konfigurieren der Nutzerauswahl und möglicher Einschränkungen für das Teilen von Notizen.

Nutzerauswahl

* nur Teilnehmer der Sitzung und Nutzer mit zusätzlichem Zugriff auf die Sitzung (Standard)
* nur Teilnehmer der Sitzung
* alle Nutzer, unabhängig von Zugriffsberechtigungen

Mögliche Einschränkungen

* Gremien
* Fraktionen
* Parteien
* Funktion im Gremium
* Zusätzliche Funktion

==== Reiter Newsmodul ====

[[Image:32_V2-3Ratsinformation2 Konfiguration Newsmodul.png|miniatur|Konfigurationsmöglichkeiten für das Newsmodul]]

[[Image:32_V2-3Ratsinformation2 Konfiguration Newsmodul Seite.png|miniatur|Auswahl der Detailseite]]

Hierüber kann die Anzeige des Newsmoduls im Sitzungskalender aktiv geschalten werden. Bei Aktivierung wird die Möglichkeit geboten, für jede Kategorie zu bestimmen, auf welcher Webseite (Detailseite) die Artikel erscheinen sollen, sowie eine Farbe für den Hintergrund, den Rahmen und die Schrift festzulegen.

==== Reiter App ====

[[Image:33_V2-3Ratsinformation2 Konfiguration App.png|miniatur|Konfigurationsmöglichkeiten für die App]]

Integration

* Überschrift
* Festlegung der Spaltenanzahl im Startbildschirm (Homescreen)
* Login über Webcontainer ermöglichen: Login Schaltfläche im Startbildschirm erscheint (Ersatz für Login über nativen App-Rahmen)

Eigene Styles

* eigene Styles (brain-SCC) oder kundenspezifische Stylesheets per CSS einfügen (kunde.css)

== Teilnahme ==

[[Image:34_V2-3Teilnahme.png|miniatur|Teilnahme]]

Der Punkt "Sitzungsteilnahme" ermöglicht die Sortierung nach ID, Externer ID, Kennung, Sitzungsbeginn und Status. Eine Suche anhand eines Textes und des Zeitraums der Sitzung kann ebenfalls erfolgen.

Am Ende jeder Zeile wird der Button "Teilnehmer anzeigen" zur Verfügung gestellt. Hierüber werden alle Sitzungsteilnehmer mit deren Zu- oder Absagen einer Teilnahme tabellarisch ausgegeben.
Es wird eine Exportfunktion im CSV-Format (z.B. für Excel) angeboten.

'''Hinweis:''' Um die Sitzungsteilnehmer zu sehen, wird die Nutzung des Mandatsträgermodus vorausgesetzt. Ist der Mandatsträgermodus deaktiviert, erscheinen unter dem Punkt "Teilnahme" alle Sitzungen. Die Zu- und Absagen von jedem Teilnehmer können nicht eingesehen werden.

== Statistik ==

[[Image:35_V2-3Statistik.png|miniatur|Statistik]]

Die Statistik gibt einen kurzen Überblick über die im System importierten Inhalte, Nutzerkonten und Nutzerinhalte. Zudem kann die Menge des bisher verbrauchten Speichers angezeigt werden, unterteilt in Datenbank, Importverzeichnis und Projektverzeichnis.

== Hilfe ==

Über den Punkt "Hilfe" wird das Wiki des Ratsinformationssystems aufgerufen. Darin sind Konfigurationsmöglichkeiten des Backends näher beschrieben.

= Hilfe Funktion =

[[Image:36_V2-3Hilfe.png|miniatur|''Hilfe'' Schaltfläche]]

Über die ''Hilfe''-Schaltfläche in den einzelnen Menüs der Administration kann auf die Hilfe-Funktion zugegriffen werden. Dabei ist jede ''Hilfe''-Schaltfläche mit dem inhaltlich passenden Abschnitt eines Wiki-Artikels verknüpft.

Ratsinformationssystem - Administration Version 2.3

2016-05-23T08:37:30Z

Tbalcke: /* Einspielen von Patches */

Dieser Artikel behandelt die Administration des Ratsinformationssystem 2.3 ('''REGISAFE-Version 4.3''').

Der Administrationsbereich ist durch das Anfügen des Wortes "admin" an der URL erreichbar.

Beispiel: https://ris.geocms.com/demo/admin/

= Einführung =

[[Image:Ratsinformation-Zusammenspiel.PNG|miniatur|Wie kommen die Daten vom REGISAFE ins Web?]]

[[Image:01_V2-3GeoCMS-Modul Ratsinformation.png|miniatur|GeoCMS - Modul Ratsinformation]]

Zusammenspiel von REGISAFE und BürgerPLUS Ratsinformationen

= Ausgabe =

-> Informationen zur [[BürgerPLUS Ratsinformation - Ausgabe Version 2.3|Web-Ausgabe des Moduls BürgerPLUS Ratsinformation Version 2.3]]

=Zugriffsrechte=
Je nach Rolle, kann ein Nutzer im Administrationsbereich unterschiedliche Zugriffsrechte besitzen.

'''Rollen mit absteigenden Zugriffsrechten:'''

* Superuser
** Rechte: alle
* Administrator
**Rechte: Benutzerinformationen, Installation, Benutzerverwaltung, Seitenbaum, Ratsinformationen, Syslogs
* Web-Admin des Kunden
** Rechte: Benutzerinformationen, Benutzerverwaltung, Seitenbaum, Ratsinformationen
* Gremiumsmitglieder und sonstige Sitzungsteilnehmer
** Rechte: Benutzerinformationen

= Benutzerverwaltung =

[[Image:02_V2-3Ratsinformation-Benutzerverwaltung-Details.png|miniatur|Detailansicht Benutzer]]

Die Nutzerkonten und Berechtigungen werden aus REGISAFE importiert. Rechte importierter Nutzer dürfen nicht angepasst werden, da diese bei jedem Import überschrieben werden. Lediglich den Benutzernamen, das Passwort und das Bild des Benutzers können Administratoren bei Bedarf ändern.

Die Nutzerkonten sind entsprechend ihrer Rollen und Zugriffsrechte in Gruppen zugeordnet. Die Zuordnung darf nicht geändert werden, da die Verteilung an Hand der Daten im REGISAFE erfolgt. Die Gruppen werden als Baumstruktur angezeigt.

[[Image:03_V2-3Benutzergruppen.png|miniatur|neue Benutzergruppen]]

Zur Erleichterung der Rechteverwaltung der Benutzer und zur gezielteren Rechtevergabe, stehen in der Benutzerverwaltung zusätzlich zwei Gruppen zur Verfügung:
* RIS - alle importiert (enthält alle über die RIS-Schnittstelle importierten Nutzer)
* RIS - ohne Verteiler (RIS-Nutzer, die keinem Gremium angehören, also Nutzer, die importiert wurden, aber keine Rechte besitzen sollen)
'''Hinweis:''' Vergeben Sie keine Rechte im CMS-Backend ohne Abstimmung mit dem RIS-Support. Die Rechteverwaltung erfolgt bis auf wenige Ausnahmen (Newsmodul und ggf. Hilfeseiten) ausschließlich im DMS, um eventuelle Zugriffe nicht autorisierter Personen auf bestimmte Bereiche und Funktionen steuern zu können.

Der Status des Nutzerkontos wird farblich gekennzeichnet. Aktive Nutzer sind mit einem grünen Symbol gekennzeichnet. Nutzer, die beispielsweise ein neues Passwort angefordert oder sich noch nicht im System angemeldet haben, werden mit einem orangen Symbol markiert.

Die E-Mail-Adresse wird aus der Benutzerverwaltung entfernt, wenn keine gültige E-Mail-Adresse exportiert wurde. Als Beispiele für ungültige Adressen sind zu nennen:
* Intern: Vorname Nachname
* vorname.nachname[at]kommune.de
* vorname.nachname@kommune

Wichtige Inhalte des Benutzerkontos (Benutzer bearbeiten):

* Benutzer
:* Benutzername (Login-Kennung des Nutzers; Generiert aus der REGISAFE-XML)
:* Passwort (verschlüsselt)
:* Redaktionsbereich-Anmeldung erlauben (Backend-Zugriff für den Nutzer aktivieren/deaktivieren)
* Persönliche Angaben (werden aus der REGISAFE-XML übermittelt, außer das Profilbild)
:* Profilbild (eine lokale Datei auswählbar)

Wenn (neue) Nutzer ein Passwort vergeben, muss dieses folgende Mindestanforderungen erfüllen:
* mind. 8 Zeichen,
* mind. 1 Sonderzeichen,
* mind. 1 Großbuchstabe und
* 1 Kleinbuchstabe

[[Image:RIS_Switch-to-User.JPG|miniatur|Switch-To-User]]
Pro Nutzer kann ein Profilbild hinzugefügt werden. Diese Funktion ist unabhängig von REGISAFE, so dass das Hochladen direkt im Administrationsbereich von BürgerPLUS Ratsinformation erfolgen muss. Die Ausgabe erfolgt in der Personenliste und in der Detailansicht der Person.

Um bei einem Nutzer auftretende Fehler besser und schneller überprüfen zu können, wurde die Funktion "Switch-to-User" für den web-Admin aktiviert. Ohne das Passwort des jeweiligen Nutzers kennen zu müssen, können Administratoren damit die Rolle und Rechte des Nutzers übernehmen und den gemeldeten Fehler sichten. Wechselt ein Administator in die Rolle eines Nutzers wird dies in der Syslog vermerkt.

= Seitenbaum =

Im Seitenbaum wird die Navigation definiert. Bei der Installation wird eine Standard-Navigation vorgegeben, die gemeinsam mit dem Kunden angepasst werden kann.

== Standardelemente der Navigation des Seitenbaums ==
* Persönlicher Bereich
** Mandatsträgermodus
** Kontaktformular
* Sitzungskalender
* Sitzungstermine
**Sitzungstermine (Archiv)
* Gremien
* Personen
* Fraktionen
* Dokumente
* Suche
* Passwort zurücksetzen
* Hilfe
* Datenschutzerklärung
* Impressum
* Abmelden

== Anlegen und Bearbeiten von Menüpunkten ==

[[Image:04_V2-3Ratsinformation Administration Anlegen von Menüpunkten.png|miniatur|Anlegen und Bearbeiten von Menüpunkten]]

Administratoren stehen folgende Funktionen zur Bearbeitung des Seitenbaums zur Verfügung:

* Anzeigen (zeigt den Menüpunkt im Portal an)
* Bearbeiten (öffnet die Bearbeitungsmaske, um einen Menüpunkt editieren zu können)
* Hinzufügen (fügt eine Unterseite am aktuell gewählten Menüpunkt ein)
* Umbenennen (ändert den Menütitel jedoch nicht den Alias)
* Rechte setzen (die Sichtbarkeit und Bearbeitungsmöglichkeiten können über die Rechte gesteuert werden)
* Seitencache löschen (entfernt alle bisher aufgerufenen Versionen der entsprechenden Webseite)
* Ausschneiden (der Menüpunkt wird vom aktuellen Knoten ausgeschnitten und kann an einem anderen Knotenpunkt eingefügt werden)
* Kopieren (der Menüpunkt wird dupliziert und kann an einem anderen Knotenpunkt eingefügt werden)
* Einfügen (zuvor ausgeschnittene oder kopierte Menüpunkte können an beliebigen anderen Knotenpunkten eingefügt werden)
* Entfernen (löscht den ausgewählten Menüpunkt)

Folgende Einstellungen müssen beim Anlegen eines neuen Menüpunktes beachtet werden:

*Reiter Menüdaten:
** Titel (Pflichtfeld)
** Alias (Pflichtfeld)

[[Image:05_V2-3Verstecker menuepunkt.png|miniatur|Anlegen eines versteckten Menüpunktes]]
[[Image:06_V2-3Verstecker menuepunkt sichtbarkeit.png|miniatur|Anlegen eines versteckten Menüpunktes beim Reiter Sichtbarkeit]]

Soll ein versteckter Menüpunkt erstellt werden, sind zusätzlich folgende Einstellungen zu übernehmen:

*Reiter Menüdaten
**Anzeigeverhalten
*** Seite bei Login anzeigen

*Reiter Sichtbarkeit
**Benutzer: RIS - alle importiert
**Rechteprüfung aktivieren

'''Wichtiger Hinweis:''' Bitte sehen Sie davon ab weitere Änderungen in den Masken vorzunehmen. Diese können weitreichende Auswirkungen auf die Außenansicht und Funktionsfähigkeit des Ratsinformationssystems haben. Wenden Sie sich bitte an das Support-Team.

'''Häufiger Fehler:''' Menüpunkte können so konfiguriert werden, dass Sie ausschließlich für Nutzer mit einem Login sichtbar sind. In der öffentlichen Ansicht stehen sie scheinbar nicht mehr zur Verfügung. Jedem Nutzer, der die URL kennt, ist es jedoch möglich die Seite auch ohne Login aufzurufen. Um dies zu verhindern genügt es nicht, das Anzeigeverhalten des Menüpunktes auf "Seite nach Login anzeigen" zu setzen. Zusätzlich muss im Reiter "Sichtbarkeit" der Besitzer auf "RIS - alle importiert" geändert und der Haken bei "Rechteprüfung aktivieren" gesetzt sein.

= Ratsinformationssystem =

Das Fachmodul "Ratsinformationssystem" ermöglicht Einsicht in die Bereiche:

* [[#Import|Import]]
* [[#Administration|Administration]]
* [[#Modulvorlagen|Modulvorlagen]]
* [[#Teilnahme|Teilnahme]]
* [[#Statistik|Statistik]]
* [[#Hilfe|Hilfe]]

== Import ==

=== letzter Import ===

[[Image:01_V2-3GeoCMS-Modul Ratsinformation.png|miniatur|Import Status]]

Unter dem Punkt "aktueller Import" wird nur der aktuellste Import angezeigt. Sonstige Importe befinden sich im Archiv.
Der Import kann automatisch starten oder durch "Importjob starten" manuell ausgelöst werden. Es besteht die Möglichkeit, Importjobs zurückzusetzen. Durch Anzeige der Logs kann das gesamte Importverfahren nachvollzogen werden. Die Anzeige der importierten Daten im XML-Format ist ebenfalls möglich.

* erweitertes Logging beim XML-Parsen
* Warnungen bei fehlendem/ungültigem RISBEREICH für Personen in Basisgremien-/Sitzungsverteiler
* Weitergabe der Warnings an den Log des Importjobs

Die verschiedenen Status eines Imports werden auch farblich gekennzeichnet:

* Grün: der Import war erfolgreich, an der Importdatei gab es Änderungen
* Orange: der Import war erfolgreich, an der Importdatei gab es keine Änderungen
* Rot: beim Import sind Fehler aufgetreten

=== Importarchiv ===

[[Image:08_V2-3Ratsinformation-Archivierte Importe.png|miniatur|Import-Archiv]]

Alle bereits vergangenen Importe befinden sich im Archiv. Sobald ein neuer aktueller Import durchgeführt wird, wird ein älterer ins Archiv verschoben. Archivierte Importe können nicht mehr zurückgesetzt werden. Die Import-Logs und die importierten Daten in einer XML-Struktur können dennoch angezeigt werden. Die Sortierung kann selbstständig vorgenommen werden, durch Klick auf den Tabellenkopf für die entsprechende Spalte, nach der geordnet werden soll. Zur vereinfachten Recherche im System steht die Suchfunktion zur Verfügung.

== Administration ==

[[Image:09_V2-3Ratsinformation-Administration.png|miniatur|Administration]]

Ermöglich Zugriff auf:

* [[#Systemkonfiguration|Systemkonfiguration]]
* [[#Verändern der Sichtbarkeit|Verändern der Sichtbarkeit]]
* [[#Notizen bearbeiten|Notizen bearbeiten]]
* [[#Nutzerkonten zurücksetzen|Nutzerkonten zurücksetzen]]
* [[#Nutzerkonten bearbeiten|Nutzerkonten bearbeiten]]
* [[#Systemlogs|Systemlogs]]

=== Systemkonfiguration ===

[[Image:10_V2-3Ratsinformation-Systemkonfiguration.png|miniatur|Administration - Systemkonfiguration]]

Die Systemkonfiguration ist Nutzern mit administrativen Berechtigungen vorbehalten (Superuser, Administrator, Web-Admin). In diesem Bereich werden systemweite Einstellungen vorgenommen.

'''Reiter der Systemkonfiguration:'''

* [[#Reiter Konfiguration|Reiter Konfiguration]]
* [[#Reiter Benachrichtigungen|Reiter Benachrichtigungen]]
* [[#Reiter_Schriftstücke|Reiter Schriftstücke]]
* [[#Reiter_PDF Sicherheit|Reiter PDF Sicherheit]]
* [[#Reiter Adressen|Reiter Adressen]]
* [[#Reiter Datenschutz|Reiter Datenschutz]]
* [[#Reiter Import|Reiter Import]]

Die Reiter sind erreichbar über den Button "ändern" (Ratsinformation > Administration > Systemkonfiguration > ändern).

==== Reiter Konfiguration ====

[[Image:11_V2-3Ratsinformation-Reiter Konfiguration.png|miniatur|Reiter Konfiguration]]

Iconset

Bei der Verwendung von Iconsets kann zwischen REGISAFE-Standard-Icons und hinterlegten Open-Source-Icons gewählt werden.

Authentifizierung

Die Login-Kennung für die Anmeldung am System kann eingestellt werden:

* Adresskennung (REGISAFE Standard): Nachname Vorname Kommune
* E-Mail
* Titel, Vorname, Nachname

"Überschreiben der Login-Kennung darf aktualisiert werden" ermöglicht die automatische Änderung bestehender Nutzerkonten (Info an Nutzer per E-Mail).

CMS-Nutzerkonten basieren auf Adressfeldern mit dem Kennzeichen "öffentlich" oder "nicht öffentlich". Import der Basisgremienverteiler und Sitzungsverteiler erzeugt nun Nutzergruppen in der Benutzerverwaltung.

Bei der Einstellung der Zielseite für den E-Mail-Link zum initialen Setzen des Nutzer-Passworts handelt es sich um ein Pflichtfeld. Die Standard-Einstellung für die Zielseite des E-Mail-Links zum initialen Setzen des Nutzer-Passworts ist die Seite "Login authentifizieren".

Mandantensystem

Es kann optional ausgewählt werden, ob Verwaltungskennungen für Mandantensysteme verwendet werden sollen.

Erweitert

Konfigurieren der URL zum Support-Web.

Einblenden von Entwicklermeldungen steuert den Umfang der Debug-Ausgaben des Ratsinformationssystems. Debug-Ausgaben sind nur für Entwicklungszwecke oder im Fehlerfall notwendig.

==== Reiter Benachrichtigungen ====

[[Image:12_V2-3Ratsinformation2b-E-Mail Versand.png|miniatur|E-Mail-Versand]]

Konfigurieren des E-Mail-Versandes und der Administrator-Benachrichtigungen.

'''E-Mail-Versand'''

Der E-Mail-Versand und das Zurücksetzen von Nutzerdaten an Gremienmitglieder werden nur aktiviert, wenn eine Admin-E-Mail des Kunden hinterlegt ist.

* ''Nutzer-Benachrichtigungs E-Mail Versand'' aktiviert -> E-Mail geht an Mandatsträger
* Ist kein Versand an Mandatsträger aktiv, werden alle E-Mails an einen Mandatsträger nun an den Admin weitergeleitet.
* Ist auch der Versand an den Admin bzw. systemweit deaktiviert, oder gab es einen Fehler beim Versenden, wird nun ein Fehler im Systemlog geschrieben.

Für den Versand im HTML-Format wurde auf Multipart-E-Mails umgestellt (ist auch für Clients lesbar, die keine HTML-E-Mail darstellen können).

'''Postfach für E-Mailversand'''

Konfiguration eines eigenen Absender-Postfachs ist möglich. E-Mail-Versand kann wahlweise im HTML-Format (Einbettung von Bilddateien) erfolgen. Dies wird statt der E-Mail-Adresse noreply@geocms.net für alle Meldungen (z.B. Importjobs) oder Passwortlinks verwendet.

Nach der Konfiguration der Einstellungen kann eine Test-E-Mail versandt werden.

Es wird empfohlen ein separates Postfach einzurichten, z.B. ris@kundendomain.de

'''Administrator-Benachrichtigungen'''

Hier kann die Betreffzeile der E-Mail-Benachrichtigungen geändert werden (nicht empfehlenswert) und mehrere E-Mail-Adressen für die Administrator-Benachrichtigungen hinterlegt werden.

'''Informationsdienst'''

Konfiguration oder Deaktivierung des Informationsdienstes:

* Festlegen des Betreffs der E-Mails des Informationsdienstes. Bei leerem Feld wird der Standard verwendet.
* Informationsdienst für festgelegte Status erzwingen (jeder Nutzer erhält Benachrichtigung über die hier selektierten Status)
* Informationsdienst für festgelegte Status verbergen (kein Nutzer erhält Benachrichtigung über die hier selektierten Status)
Wird kein Status selektiert, kann jeder Nutzer frei wählen, ob er die Benachrichtigung für den entsprechenden Status erhalten möchte.

Standard des Betreffs:

Informationsdienst BürgerPLUS Ratsinformation "##WEB_NAME##" vom ##DATUM##"

Mögliche Platzhalter:

* ##DATUM## - Datum im Format DD.MM.JJJJ HH:MM
* ##WEB_NAME## - Name der BürgerPLUS Ratsinformation Instanz
* ##MANDANT## - Name der Verwaltungskennung" name="flexml::infodienst_subject"

==== Reiter Schriftstücke ====

[[Image:13_V2-3Ratsinformation-Reiter Schriftstuecke.png|miniatur|Reiter Schriftstücke]]

Dateinamen werden nicht mehr Case-Sensitive ausgewertet (Groß-/Kleinschreibung). Dateinamen, die fälschlicherweise URL-kodiert übergeben werden, können nun ausgewertet werden. Unterstützt werden die neuen Schriftstück ArtIDs "Sitzungsunterlage" und "RISZusatzDokument".

Dateibehandlung

Die Dateibehandlung gibt an wie Dokumente, wenn sie im Web geöffnet werden, behandelt werden.

Mögliche Einstellungen:

* immer downloaden
* wenn möglich im Browser darstellen

Bezeichnung der Schriftstück ArtIDs

Den bekannten Bezeichnungen von Schriftstücken können andere Bezeichnungen zugewiesen werden. Die im Feld angegebene Bezeichnung überschreibt die Standardangabe.
Bsp.: Der „Sitzungsniederschriftsauszug“ wird „Protokollauszug“ im RIS-Web genannt.

Anzeige der Schriftstücke

Den Dokumenttypen kann zugewiesen werden, ob es sich um ein Sitzungsschriftstück (bei Reiter "Sitzungsdokumente" angezeigt) oder um ein Tagesordnungsschriftstück (be Reiter "Tagesordnung" angezeigt) handelt.

Anlagen

* Vom Hauptdokument (Anlagen werden neben dem Hauptschriftstück angezeigt; empfohlene Einstellung)

* Nur im Login-Bereich (Anlagen können nur gesehen werden, wenn man angemeldet ist, betrifft auch öffentliche TOP, d.h. Bürger können zwar das Hauptschriftstück, aber nicht die Anlage sehen)

Zusätzliche Dokumente

Die Zielseite für Zusätzliche Dokumente und die Mandantenzuordnung kann festgelegt werden.

==== Reiter PDF Sicherheit ====

[[Image:14_V2-3PDF-Sicherheit.png|miniatur|PDF-Sicherheit]]

'''Wasserzeichen'''

Systemweit kann vom Administrator ein Wasserzeichen für alle PDF-Dateien aktiviert werden. Das Wasserzeichen kann individuell
gestaltet und als PDF hinterlegt werden.

Folgende Arten von Wasserzeichen stehen zur Verfügung:
* Stempel (Standard): Das Wasserzeichen wird über den Text gelegt. Insbesondere bei Bildern ist dies zu empfehlen. Die Lesbarkeit kann je nach Wasserzeichen ggf. eingeschränkt sein.
* Hintergrund: Das Wasserzeichen wird unter dem Text eingefügt. In PDF-Dokumenten mit Bildinhalten ist das Wasserzeichen ggf. verdeckt.

[[Image:14_V2-3PDF-Sicherheit-Wasserzeichen.png|miniatur|PDF mit Wasserzeichen und benutzer- und zeitabhängiger Fußleiste]]

Wird ein Wasserzeichen für die Dateien verwendet, so erscheinen der Nutzername sowie ein Zeitstempel in der Fußzeile des Dokumentes.
Möchten Sie diesen Hinweis anzeigen, jedoch kein Wasserzeichen hinterlegen, laden Sie ein leeres PDF-Dokument im System hoch und stellen Sie es als Wasserzeichen für den Hintergrund ein.

'''Verschlüsselung'''

Systemweit kann vom Administrator ein Passwort für alle Schriftstückdownloads/Sitzungsmappen aktiviert werden. Wichtig: Der Passwortschutz gilt nur für nicht öffentlich sichtbare Schriftstücke! Öffentliche Schriftstücke sind weiterhin ohne einen Passwortschutz aufrufbar. Das Passwort ist nicht nutzerspezifisch und muss allen Nutzern bekannt gegeben werden.

Mit dem Passwortschutz können folgende Berechtigungen in PDF-Dateien gesetzt werden:
* keine (nur ansehen): Nutzer können das PDF herunterladen und öffnen. Andere Aktionen, wie Drucken, Hinzufügen von Anmerkungen in einem PDF-Programm oder Zusammenfügen mit anderen Dokumenten, sind nicht möglich.
* alle Berechtigungen: Nutzer können das PDF herunterladen und öffnen. Alle anderen Aktionen, wie Drucken, Hinzufügen von Anmerkungen in einem PDF-Programm oder Zusammenfügen mit anderen Dokumenten, sind möglich.
* eigene Vorgabe: Nutzer können das PDF herunterladen und öffnen. Hier kann der Admin selber bestimmen, welche Aktionen erlaubt sind: Drucken, Hinzufügen von Anmerkungen in einem PDF-Programm oder Zusammenfügen mit anderen Dokumenten. Bitte beachten Sie: in PDF-Betrachtern (z. B. Acrobat Reader) können die Berechtigungen andere Bezeichnungen tragen.

[[Image:14_V2-3PDF-Sicherheit-Frontend.png|miniatur|PDF-Verschlüsselung im Frontend]]

Erfolgte die Aktivierung der PDF-Verschlüsselung sowie die Vergabe eines systemweiten PW durch den Admin, so kann jeder Nutzer anschließend im persönlichen Bereich der Ratsinformations-Webseite (Frontend) unterhalb des Punktes "PDF Verschlüsselung" im Reiter „Profildaten“ das Admin-PW überschreiben. Trägt der Nutzer nichts ein, gilt das Admin-PW.

==== Reiter Adressen ====

[[Image:15_V2-3Ratsinformation-Reiter Adressen.png|miniatur|Reiter Adressen]]

Konfiguration der Darstellung der Adresse:

* Adressen sind in bestimmte Blöcke unterteilt, für die jeweils eine Überschrift und eine CSS-Klasse festgelegt werden kann
* Einteilung in Adressblöcke
* Festlegung der zu verwendenden Felder je Block
* Konfiguration der Formatierung (Name in der Ausgabe, Zeilenumbruch, relevant für Listenansicht)
* Adressrendering über herkömmlichen Weg, wenn keine Adressfelddefinition hinterlegt ist
* wenn nur ein Feld definiert ist: Verwendung dieser Konfiguration

==== Reiter Datenschutz ====

[[Image:16_V2-3Ratsinformation-Reiter Datenschutz.png|miniatur|Reiter Datenschutz]]

Logging von Nutzerinteraktionen

* Logging von Schriftstückdownloads als Nachweis der „Zustellung“ von z.B. Einladungen
** optional de-/aktivierbar
** bei Download von Zip Archiven wird es als ein Log zusammengefasst

Tagesordnungspunkte

Es kann konfiguriert werden, ob der öffentlich hinterlegte Text für Tagesordnungspunkte angezeigt werden soll, z.B. wenn der Nutzer als "befangen" eingestuft wird, oder ein eigener Text. Bei Letzterem erscheint ein Freitextfeld.

==== Reiter Import ====

[[Image:Ratsinformation-Reiter_Import.PNG|miniatur|Reiter Import]]

Schnittstelle

Das Dateiformat für die Schnittstelle kann konfiguriert werden (Standard: KommunalPLUS Ratsinformation).

Quelle

Das Quell-Verzeichnis gibt den Pfad der zu importierenden Daten an.

Autoimport

* Service URL der Server Warteschlange

* Systemerkennung in der Server Warteschlange

=== Veränderung der Sichtbarkeit ===

Übersicht aller Sitzungen und Schriftstücke im System mit Veröffentlichungsbereich. Ermöglicht das Offline-Setzen eines einzelnen Datensatzes.

[[Image:18_V2-3Notizen bearbeiten.png|miniatur|Notizen bearbeiten]]

=== Notizen bearbeiten ===

Scheidet ein Nutzer unerwartet aus, verbleiben oft noch in Sitzungen erstellte Notizen im System. Für Administratoren wurde daher eine Möglichkeit geschaffen, diese Notizen unter datenschutzrechtlichen Aspekten vollständig aus dem System zu entfernen. Der Administrator erhält dabei keinen Zugriff auf die Inhalte, sondern kann lediglich an Hand des Notiz-Titels entscheiden, welche Notizen eines Nutzers gelöscht werden sollen.
* Möglichkeit der Suche nach einem Nutzer in der Auswahl
* Anzeige folgender Informationen:
:* ID
:* Nutzer mit Login-Kennung und E-Mail-Adresse
:* Datum der letzten Änderung
:* Sitzungstitel

=== Nutzerkonten zurücksetzen===

[[Image:19_V2-3Ratsinformation Zuruecksetzen der Zugangsdaten.png|miniatur|Zurücksetzen der Nutzerkonten]]

Hier erscheint eine Übersicht aller importierten Nutzer. Ermöglicht das Neu-Versenden eines Initial-Passworts an Nutzer, abhängig von der Aktivierung des [[#Reiter Benachrichtigungen|E-Mail-Versand]].

Icons kennzeichnen Nutzer mit nicht vorhandenen bzw. mehrmals vergebenen E-Mail-Adressen.

Der Link hat eine Gültigkeit von 24 Stunden.

[[Image:20_V2-3Nutzerkonten bearbeiten.png|miniatur|Bearbeiten von Nutzerkonten]]

=== Nutzerkonten bearbeiten ===

Nutzer, die in der XML als "gelöscht" markiert sind, werden nicht vollständig aus der Datenbank entfernt, um eine Wiederherstellung bei unbeabsichtigtem Löschen zu ermöglichen.

Unter diesem Punkt kann der web-admin ein oder mehrere Nutzer temporär löschen (soft-delete) oder wiederherstellen. Das unwiederbringliche Löschen aus der Datenbank (hart-delete) ist weiterhin nur durch den RIS-Support möglich, da bei einem versehentlichen Löschen ein Komplett-Export notwendig wird. Melden Sie sich gern kurzfristig bei uns, sollten Sie einen Nutzer vollständig aus der Datenbank löschen wollen.

'''Hinweis:''' Das Löschen im Ratsinformationssystem ist eine temporäre, kurzfristige Lösung. Der Nutzer muss in jedem Fall auch im DMS für den Export deaktiviert werden und darf nicht mehr in der XML erscheinen. Andernfalls wird der Nutzer wiederholt importiert und im Ratsinformationssystem angelegt.

=== Systemlogs ===

[[Image:21_V2-3Ratsinformation Sytemereignisse.png|miniatur|Systemereignisse]]

Hier kann die Einsicht in Systemmeldungen erfolgen.

Systemereignisse sind

* suchbar nach:
:* Text und
:* Datum oder
:* Zeitspanne

* filterbar nach:
:* alle,
:* Hinweise,
:* Warnungen,
:* Fehler und
:* Erfolg

* sowie sortierbar nach:
:* ID,
:* Art,
:* Nutzer,
:* Datum/Uhrzeit,
:* Modulkontext,
:* erweiterter Kontext,
:* Ereignis und
:* Beschreibung.

== Modulvorlagen ==

[[Image:22_V2-3Ratsinformation2 Konfiguration Modulvorlagen.png|miniatur|Konfiguration Modulvorlagen]]

Eine Modulvorlage dient der einfachen und systemweiten Konfiguration der Ausgabe. Es können mehrere Modulvorlagen angelegt werden. Modulvorlagen werden an den Modulen der Menüpunkte im [[#Seitenbaum|Seitenbaum]] ausgewählt, wobei pro Menüpunkt nur eine Modulvorlage ausgewählt werden kann. Die Konfiguration für die Ausgabe erfolgt ausschließlich über die Modulvorlagen.

'''Reiter der Modulvorlage'''

* [[#Reiter Allgemein|Allgemein]]
* [[#Reiter Darstellung|Darstellung]]
* [[#Reiter Sitzungen|Sitzungen]]
* [[#Reiter Kalender|Kalender]]
* [[#Reiter Personen|Personen]]
* [[#Reiter Gremien|Gremien]]
* [[#Reiter Suche|Suche]]
* [[#Reiter Dokumenten Liste|Dokumenten Liste]]
* [[#Reiter Notizen|Notizen]]
* [[#Reiter Newsmodul|Newsmodul]]
* [[#Reiter App|App]]

'''Vorteile gegenüber der direkten Konfiguration am Menüpunkt'''

* Konfiguration der Modulvorlage an einem zentralen Punkt
* einfache Nachkonfiguration neuer oder zuvor nicht genutzter Funktionen
* keine Anpassung aller Menüpunkte notwendig
* Verringerung fehlerhafter oder fehlender Konfigurationen an einzelnen Menüpunkten (führte in der Vergangenheit zu Missverständnissen in der Ausgabe)

Die Einstellungen in der Modulvorlage können beliebig vorgenommen werden. Für alle Reiter gilt, dass der Systemstandard mit einem Klick wiederhergestellt werden kann.

Weiterhin können, wenn notwendig, am einzelnen Menüpunkt abweichende Einstellungen vorgenommen werden.

==== Reiter Allgemein ====

[[Image:23_V2-3Ratsinformation Konfiguration-Allgemein.png|miniatur|Konfigurationsmöglichkeiten Allgemein]]

Im Reiter Allgemein kann die Grundeinstellung der Modulvorlage vorgenommen werden. Dazu zählen die Vergabe einer eindeutigen Bezeichnung sowie die Auswahl des Mandantensystems.

==== Reiter Darstellung ====

[[Image:24_V2-3Ratsinformation Konfiguration-Darstellung.png|miniatur|Konfigurationsmöglichkeiten für Darstellung]]

Listen

Daten, die in einer Liste ausgegeben werden, können in ihrer Anzahl variiert werden. Es können bis zu 50 Einträge pro Seite angezeigt werden.

Datumsformat

Das Datumsformat (inklusive Uhrzeit) kann konfiguriert werden, z.B. für die Ausgabe der Sitzungen in der Listenansicht.

Zusätzliche Ausgabe

Ausgewählt werden können:

* Ausgabe von Vertretern in Sitzungsteilnehmer Listen
* Ausgabe von Vertretern in Basisgremien Listen
* Ausgabe von Parteien
* Ausgabe von Fraktionsvorsitzenden
* Ausgabe von zusätzlichen Funktionen
* Ausgabe von Drucksachennummern
* Ausgabe des Öffentlichkeitsstatus bei Schriftstücken mit Bezug zu einem TOP
* Filtermöglichkeit für Personenliste
* Filtermöglichkeit für Fraktionenliste
* Filtermöglichkeit für Parteienliste

Features deaktivieren

Folgende Features können ausgeschalten werden:

* Notizfunktion an Sitzung deaktivieren
* Downloadmöglichkeit für Sitzungsmappe deaktivieren
* Downloadmöglichkeit für Gesamtdokument deaktivieren
* Downloadmöglichkeit für elektronische Visitenkarte deaktivieren
* Link "auf Karte anzeigen" deaktivieren
* Ausgabe von Jahres Auswahl in Sitzungs-Archiv deaktivieren
* Ausgabe von "Vertreter für Gremiumsmitglieder" deaktivieren
* Einbindung der Javascript Bibliothek jQuery deaktivieren
* Einbindung der Javascript Bibliothek jQuery-UI deaktivieren
* Zusammenfügen von AssetsCompiler deaktivieren

==== Reiter Sitzungen ====

[[Image:25_V2-3Ratsinformation Konfiguration-Sitzungen.png|miniatur|Konfigurationsmöglichkeiten für Sitzungen]]

Sitzungsdetails

Bei der Darstellung der Sitzungsdetails kann zwischen einer Listenansicht (einfache Anordnung untereinander), Akkordeonansicht (untereinander angeordnete Klappboxen) oder der Darstellung mit Reitern (Anordnung nebeneinander) gewählt werden.

Weiterhin ausgewählt werden kann:

* Titel des Sitzungs-Schriftguts anzeigen
* Titel von Anlagen des Sitzungs-Schriftguts anzeigen
* Titel des Schriftguts der Tagesordnungspunkte anzeigen (über Tooltip)
* Titel von Anlagen des Tagesordnungspunkt-Schriftguts anzeigen (über Tooltip)

Sitzungstitel

Die Darstellung des Wochentags kann beeinflusst werden. Zunächst kann eingestellt werden, ob die Wochentage überhaupt ausgegeben werden sollen. Bei der Art kann zwischen der Kurz- und der Langform unterschieden werden. Es kann ein beliebiger Trenner zwischen Wochentag und Datum angegeben werden. Optional können zwischen Datum und Uhrzeit oder vor dem Sitzungsnamen, ebenfalls Trenner eingefügt werden.

==== Reiter Kalender ====

[[Image:26_V2-3Ratsinformation Wochenansicht Sitzungskalender.png|miniatur|Darstellungsmöglichkeiten im Kalender am Beispiel der Wochenansicht]]

[[Image:26_V2-3Ratsinformation Konfiguration-Kalender.png|miniatur|Konfigurationsmöglichkeiten für Kalender]]

Neben der Kalenderdarstellung kann an dieser Stelle auch die Ausgabe der Kalendereinträge konfiguriert werden.

Kalenderdarstellung

Die Startansicht unterscheidet zwischen Monat (Standard), Woche und Tag. Dabei kann für Woche und Tag die einfache oder detaillierte (mit Stundenraster) Ansicht gewählt werden.

Kalendereinträge

Standardmäßig wird die Gremiumsbezeichnung im Kalender ausgeschrieben. Um unschöne Umbrüche zu vermeiden, kann an dieser Stelle die Abkürzung der Gremiumsbezeichnung aktiviert werden. Mit der Aktivierung stehen Tooltips und eine Legende optional zur Verfügung.

Farbwerte

Termine und Tooltips können jeweils mit einer auf das Kundenweb angepassten oder vom Kunden gewünschten Farbe versehen werden.
Werden die Feldwerte leer gelassen, erfolgt die Darstellung in Standardfarben (hellblau). Evtl. wird die Hintergrundfarbe von der im Template festgelegten Farbe überschrieben.

'''Empfohlene Einstellung'''

* Gremiumsbezeichnung = Abkürzung
* Tooltip anzeigen = aktiviert
* Legende anzeigen = aktiviert

Internetkalender

Hierüber kann der Download des Kalenders (*.ics-Format) aktiviert werden.

==== Reiter Personen ====

[[Image:27_V2-3Ratsinformation2 Konfiguration Personen.png|miniatur|Konfigurationsmöglichkeiten für Personen]]

Bilddarstellung

An dieser Stelle kann die Anzeige hinterlegter Bilder der Personen (Benutzerverwaltung) nach Bereichen konfiguriert werden:

* keine Anzeige
* im Bürger-Bereich (ohne Anmeldung am RIS sichtbar)
* im Login-Bereich (nur nach Anmeldung am RIS sichtbar)
* keine Einschränkung

Detail Bild - Listen Bild - Vollbild

Hier können jeweils die Abmessungen der Bilddarstellungen konfiguriert werden.

==== Reiter Gremien ====

[[Image:28_V2-3Ratsinformation2 Konfiguration Gremien.png|miniatur|Konfigurationsmöglichkeiten für Gremien]]

Ausgabe

Die Anzeige leerer Gremien kann optional aktiviert werden (Standard: aus). Bei Deaktivierung ist die Sichtbarkeit der Gremien nun direkt von der Sichtbarkeit der Sitzungen abhängig. In Basis-Gremienauflistungen gilt die Sichtbarkeitsregelung, die im Export übergeben ist.

Sitzungskalender

Optional kann die Einstellung erfolgen, dass für jedes Gremium ein anderer Farbwert verwendet wird (Standard: aus). Bei Aktivierung dieser Option öffnet sich die Konfiguration "Farbwerte".

Farbwerte

Hier kann für jedes ausgewählte Gremium eine Farbe für den Hintergrund, den Rahmen und die Schrift selektiert werden. Evtl. wird die Hintergrundfarbe von der im Template festgelegten Farbe überschrieben.

==== Reiter Suche ====

[[Image:29_V2-3Ratsinformation2 Konfiguration Suche.png|miniatur|Konfigurationsmöglichkeiten für die Suche]]

Allgemeine Suchoptionen

Um das Suchformular nutzen zu können, muss der Haken bei "Suchformular anbieten" gesetzt sein. Bei der Art der Suche kann zwischen der einfachen und der erweiterten Suche unterschieden werden. Es kann eingeschränkt werden, auf welche Inhalte die Suche zugreifen darf ("Suche in folgenden Inhalten gestatten").
Bei der erweiterten Suche kann zusätzlich ausgewählt werden, ob die erweiterten Suchmöglichkeiten im Frontend beim ersten Aufruf bereits aufgeklappt erscheinen sollen.

Formularelemente der Erweiterten Suche

Optionen, die in der erweiterten Suche eingeblendet werden können:
* "Suche nach Gremium" anzeigen
* "Suche nach Schriftstückart" anzeigen
* "Suche nach Zeitraum" anzeigen

Die Darstellung der Suchtreffer für Schriftstücke entspricht der Darstellung der Dokumentenliste inklusive der dortigen Konfiguration.

==== Reiter Dokumenten Liste ====

[[Image:30_V2-3Ratsinformation2 Konfiguration DokumentenListe.png|miniatur|Konfigurationsmöglichkeiten für Dokumenten Liste]]

Ausgabe

Es kann ausgewählt werden, ob nur die Schriftstück-Arten angezeigt werden sollen, die in der untenstehenden Sortierung enthalten sind.
Die Anzeige leere Einträge in der Schriftstück ArtID Liste kann optional aktiviert werden (Standard: aus). Bei Deaktivierung ist die Sichtbarkeit der Schriftstücke nun direkt von der Sichtbarkeit der Sitzungen abhängig. Dabei gilt die Sichtbarkeitsregelung, die im Export übergeben ist.

Dokumentenliste

Der Titel des Schriftstückes ist standardmäßig aktiviert. Optional kann diese Einstellung geändert werden. Anlagen und Anlage-Titel können angezeigt oder ausgeblendet werden.

Sortierung

In der Sortierung können die Schriftstückarten, die verwendet werden sollen, und deren Reihenfolge festgelegt werden. Jeder Dokumententyp kann innerhalb der Reihenfolge nur einmal vorkommen.

Innerhalb einer Schriftstückart erfolgt die Sortierung anhand des Zeitbezugs des Dokuments. Hierbei wird von allen Sitzungen, in der das Schriftstück verwendet wird, die aktuellste Sitzung ermittelt.

==== Reiter Notizen ====

[[Image:31_V2-3Ratsinformation2 Konfiguration Notizen.png|miniatur|Konfigurationsmöglichkeiten für Notizen]]

Konfigurieren der Nutzerauswahl und möglicher Einschränkungen für das Teilen von Notizen.

Nutzerauswahl

* nur Teilnehmer der Sitzung und Nutzer mit zusätzlichem Zugriff auf die Sitzung (Standard)
* nur Teilnehmer der Sitzung
* alle Nutzer, unabhängig von Zugriffsberechtigungen

Mögliche Einschränkungen

* Gremien
* Fraktionen
* Parteien
* Funktion im Gremium
* Zusätzliche Funktion

==== Reiter Newsmodul ====

[[Image:32_V2-3Ratsinformation2 Konfiguration Newsmodul.png|miniatur|Konfigurationsmöglichkeiten für das Newsmodul]]

[[Image:32_V2-3Ratsinformation2 Konfiguration Newsmodul Seite.png|miniatur|Auswahl der Detailseite]]

Hierüber kann die Anzeige des Newsmoduls im Sitzungskalender aktiv geschalten werden. Bei Aktivierung wird die Möglichkeit geboten, für jede Kategorie zu bestimmen, auf welcher Webseite (Detailseite) die Artikel erscheinen sollen, sowie eine Farbe für den Hintergrund, den Rahmen und die Schrift festzulegen.

==== Reiter App ====

[[Image:33_V2-3Ratsinformation2 Konfiguration App.png|miniatur|Konfigurationsmöglichkeiten für die App]]

Integration

* Überschrift
* Festlegung der Spaltenanzahl im Startbildschirm (Homescreen)
* Login über Webcontainer ermöglichen: Login Schaltfläche im Startbildschirm erscheint (Ersatz für Login über nativen App-Rahmen)

Eigene Styles

* eigene Styles (brain-SCC) oder kundenspezifische Stylesheets per CSS einfügen (kunde.css)

== Teilnahme ==

[[Image:34_V2-3Teilnahme.png|miniatur|Teilnahme]]

Der Punkt "Sitzungsteilnahme" ermöglicht die Sortierung nach ID, Externer ID, Kennung, Sitzungsbeginn und Status. Eine Suche anhand eines Textes und des Zeitraums der Sitzung kann ebenfalls erfolgen.

Am Ende jeder Zeile wird der Button "Teilnehmer anzeigen" zur Verfügung gestellt. Hierüber werden alle Sitzungsteilnehmer mit deren Zu- oder Absagen einer Teilnahme tabellarisch ausgegeben.
Es wird eine Exportfunktion im CSV-Format (z.B. für Excel) angeboten.

'''Hinweis:''' Um die Sitzungsteilnehmer zu sehen, wird die Nutzung des Mandatsträgermodus vorausgesetzt. Ist der Mandatsträgermodus deaktiviert, erscheinen unter dem Punkt "Teilnahme" alle Sitzungen. Die Zu- und Absagen von jedem Teilnehmer können nicht eingesehen werden.

== Statistik ==

[[Image:35_V2-3Statistik.png|miniatur|Statistik]]

Die Statistik gibt einen kurzen Überblick über die im System importierten Inhalte, Nutzerkonten und Nutzerinhalte. Zudem kann die Menge des bisher verbrauchten Speichers angezeigt werden, unterteilt in Datenbank, Importverzeichnis und Projektverzeichnis.

== Hilfe ==

Über den Punkt "Hilfe" wird das Wiki des Ratsinformationssystems aufgerufen. Darin sind Konfigurationsmöglichkeiten des Backends näher beschrieben.

= Hilfe Funktion =

[[Image:36_V2-3Hilfe.png|miniatur|''Hilfe'' Schaltfläche]]

Über die ''Hilfe'' Schaltfläche in den einzelnen Menüs der Administration kann auf die Hilfe Funktion zugegriffen werden. Dabei ist jede ''Hilfe'' Schaltfläche mit den inhaltlich passenden Abschnitt eines Wiki Artikels verknüpft.

Ratsinformationssystem - Administration Version 2.3

2016-05-23T08:36:25Z

Tbalcke: /* Statistik */

Dieser Artikel behandelt die Administration des Ratsinformationssystem 2.3 ('''REGISAFE-Version 4.3''').

Der Administrationsbereich ist durch das Anfügen des Wortes "admin" an der URL erreichbar.

Beispiel: https://ris.geocms.com/demo/admin/

= Einführung =

[[Image:Ratsinformation-Zusammenspiel.PNG|miniatur|Wie kommen die Daten vom REGISAFE ins Web?]]

[[Image:01_V2-3GeoCMS-Modul Ratsinformation.png|miniatur|GeoCMS - Modul Ratsinformation]]

Zusammenspiel von REGISAFE und BürgerPLUS Ratsinformationen

= Ausgabe =

-> Informationen zur [[BürgerPLUS Ratsinformation - Ausgabe Version 2.3|Web-Ausgabe des Moduls BürgerPLUS Ratsinformation Version 2.3]]

=Zugriffsrechte=
Je nach Rolle, kann ein Nutzer im Administrationsbereich unterschiedliche Zugriffsrechte besitzen.

'''Rollen mit absteigenden Zugriffsrechten:'''

* Superuser
** Rechte: alle
* Administrator
**Rechte: Benutzerinformationen, Installation, Benutzerverwaltung, Seitenbaum, Ratsinformationen, Syslogs
* Web-Admin des Kunden
** Rechte: Benutzerinformationen, Benutzerverwaltung, Seitenbaum, Ratsinformationen
* Gremiumsmitglieder und sonstige Sitzungsteilnehmer
** Rechte: Benutzerinformationen

= Benutzerverwaltung =

[[Image:02_V2-3Ratsinformation-Benutzerverwaltung-Details.png|miniatur|Detailansicht Benutzer]]

Die Nutzerkonten und Berechtigungen werden aus REGISAFE importiert. Rechte importierter Nutzer dürfen nicht angepasst werden, da diese bei jedem Import überschrieben werden. Lediglich den Benutzernamen, das Passwort und das Bild des Benutzers können Administratoren bei Bedarf ändern.

Die Nutzerkonten sind entsprechend ihrer Rollen und Zugriffsrechte in Gruppen zugeordnet. Die Zuordnung darf nicht geändert werden, da die Verteilung an Hand der Daten im REGISAFE erfolgt. Die Gruppen werden als Baumstruktur angezeigt.

[[Image:03_V2-3Benutzergruppen.png|miniatur|neue Benutzergruppen]]

Zur Erleichterung der Rechteverwaltung der Benutzer und zur gezielteren Rechtevergabe, stehen in der Benutzerverwaltung zusätzlich zwei Gruppen zur Verfügung:
* RIS - alle importiert (enthält alle über die RIS-Schnittstelle importierten Nutzer)
* RIS - ohne Verteiler (RIS-Nutzer, die keinem Gremium angehören, also Nutzer, die importiert wurden, aber keine Rechte besitzen sollen)
'''Hinweis:''' Vergeben Sie keine Rechte im CMS-Backend ohne Abstimmung mit dem RIS-Support. Die Rechteverwaltung erfolgt bis auf wenige Ausnahmen (Newsmodul und ggf. Hilfeseiten) ausschließlich im DMS, um eventuelle Zugriffe nicht autorisierter Personen auf bestimmte Bereiche und Funktionen steuern zu können.

Der Status des Nutzerkontos wird farblich gekennzeichnet. Aktive Nutzer sind mit einem grünen Symbol gekennzeichnet. Nutzer, die beispielsweise ein neues Passwort angefordert oder sich noch nicht im System angemeldet haben, werden mit einem orangen Symbol markiert.

Die E-Mail-Adresse wird aus der Benutzerverwaltung entfernt, wenn keine gültige E-Mail-Adresse exportiert wurde. Als Beispiele für ungültige Adressen sind zu nennen:
* Intern: Vorname Nachname
* vorname.nachname[at]kommune.de
* vorname.nachname@kommune

Wichtige Inhalte des Benutzerkontos (Benutzer bearbeiten):

* Benutzer
:* Benutzername (Login-Kennung des Nutzers; Generiert aus der REGISAFE-XML)
:* Passwort (verschlüsselt)
:* Redaktionsbereich-Anmeldung erlauben (Backend-Zugriff für den Nutzer aktivieren/deaktivieren)
* Persönliche Angaben (werden aus der REGISAFE-XML übermittelt, außer das Profilbild)
:* Profilbild (eine lokale Datei auswählbar)

Wenn (neue) Nutzer ein Passwort vergeben, muss dieses folgende Mindestanforderungen erfüllen:
* mind. 8 Zeichen,
* mind. 1 Sonderzeichen,
* mind. 1 Großbuchstabe und
* 1 Kleinbuchstabe

[[Image:RIS_Switch-to-User.JPG|miniatur|Switch-To-User]]
Pro Nutzer kann ein Profilbild hinzugefügt werden. Diese Funktion ist unabhängig von REGISAFE, so dass das Hochladen direkt im Administrationsbereich von BürgerPLUS Ratsinformation erfolgen muss. Die Ausgabe erfolgt in der Personenliste und in der Detailansicht der Person.

Um bei einem Nutzer auftretende Fehler besser und schneller überprüfen zu können, wurde die Funktion "Switch-to-User" für den web-Admin aktiviert. Ohne das Passwort des jeweiligen Nutzers kennen zu müssen, können Administratoren damit die Rolle und Rechte des Nutzers übernehmen und den gemeldeten Fehler sichten. Wechselt ein Administator in die Rolle eines Nutzers wird dies in der Syslog vermerkt.

= Seitenbaum =

Im Seitenbaum wird die Navigation definiert. Bei der Installation wird eine Standard-Navigation vorgegeben, die gemeinsam mit dem Kunden angepasst werden kann.

== Standardelemente der Navigation des Seitenbaums ==
* Persönlicher Bereich
** Mandatsträgermodus
** Kontaktformular
* Sitzungskalender
* Sitzungstermine
**Sitzungstermine (Archiv)
* Gremien
* Personen
* Fraktionen
* Dokumente
* Suche
* Passwort zurücksetzen
* Hilfe
* Datenschutzerklärung
* Impressum
* Abmelden

== Anlegen und Bearbeiten von Menüpunkten ==

[[Image:04_V2-3Ratsinformation Administration Anlegen von Menüpunkten.png|miniatur|Anlegen und Bearbeiten von Menüpunkten]]

Administratoren stehen folgende Funktionen zur Bearbeitung des Seitenbaums zur Verfügung:

* Anzeigen (zeigt den Menüpunkt im Portal an)
* Bearbeiten (öffnet die Bearbeitungsmaske, um einen Menüpunkt editieren zu können)
* Hinzufügen (fügt eine Unterseite am aktuell gewählten Menüpunkt ein)
* Umbenennen (ändert den Menütitel jedoch nicht den Alias)
* Rechte setzen (die Sichtbarkeit und Bearbeitungsmöglichkeiten können über die Rechte gesteuert werden)
* Seitencache löschen (entfernt alle bisher aufgerufenen Versionen der entsprechenden Webseite)
* Ausschneiden (der Menüpunkt wird vom aktuellen Knoten ausgeschnitten und kann an einem anderen Knotenpunkt eingefügt werden)
* Kopieren (der Menüpunkt wird dupliziert und kann an einem anderen Knotenpunkt eingefügt werden)
* Einfügen (zuvor ausgeschnittene oder kopierte Menüpunkte können an beliebigen anderen Knotenpunkten eingefügt werden)
* Entfernen (löscht den ausgewählten Menüpunkt)

Folgende Einstellungen müssen beim Anlegen eines neuen Menüpunktes beachtet werden:

*Reiter Menüdaten:
** Titel (Pflichtfeld)
** Alias (Pflichtfeld)

[[Image:05_V2-3Verstecker menuepunkt.png|miniatur|Anlegen eines versteckten Menüpunktes]]
[[Image:06_V2-3Verstecker menuepunkt sichtbarkeit.png|miniatur|Anlegen eines versteckten Menüpunktes beim Reiter Sichtbarkeit]]

Soll ein versteckter Menüpunkt erstellt werden, sind zusätzlich folgende Einstellungen zu übernehmen:

*Reiter Menüdaten
**Anzeigeverhalten
*** Seite bei Login anzeigen

*Reiter Sichtbarkeit
**Benutzer: RIS - alle importiert
**Rechteprüfung aktivieren

'''Wichtiger Hinweis:''' Bitte sehen Sie davon ab weitere Änderungen in den Masken vorzunehmen. Diese können weitreichende Auswirkungen auf die Außenansicht und Funktionsfähigkeit des Ratsinformationssystems haben. Wenden Sie sich bitte an das Support-Team.

'''Häufiger Fehler:''' Menüpunkte können so konfiguriert werden, dass Sie ausschließlich für Nutzer mit einem Login sichtbar sind. In der öffentlichen Ansicht stehen sie scheinbar nicht mehr zur Verfügung. Jedem Nutzer, der die URL kennt, ist es jedoch möglich die Seite auch ohne Login aufzurufen. Um dies zu verhindern genügt es nicht, das Anzeigeverhalten des Menüpunktes auf "Seite nach Login anzeigen" zu setzen. Zusätzlich muss im Reiter "Sichtbarkeit" der Besitzer auf "RIS - alle importiert" geändert und der Haken bei "Rechteprüfung aktivieren" gesetzt sein.

= Ratsinformationssystem =

Das Fachmodul "Ratsinformationssystem" ermöglicht Einsicht in die Bereiche:

* [[#Import|Import]]
* [[#Administration|Administration]]
* [[#Modulvorlagen|Modulvorlagen]]
* [[#Teilnahme|Teilnahme]]
* [[#Statistik|Statistik]]
* [[#Hilfe|Hilfe]]

== Import ==

=== letzter Import ===

[[Image:01_V2-3GeoCMS-Modul Ratsinformation.png|miniatur|Import Status]]

Unter dem Punkt "aktueller Import" wird nur der aktuellste Import angezeigt. Sonstige Importe befinden sich im Archiv.
Der Import kann automatisch starten oder durch "Importjob starten" manuell ausgelöst werden. Es besteht die Möglichkeit, Importjobs zurückzusetzen. Durch Anzeige der Logs kann das gesamte Importverfahren nachvollzogen werden. Die Anzeige der importierten Daten im XML-Format ist ebenfalls möglich.

* erweitertes Logging beim XML-Parsen
* Warnungen bei fehlendem/ungültigem RISBEREICH für Personen in Basisgremien-/Sitzungsverteiler
* Weitergabe der Warnings an den Log des Importjobs

Die verschiedenen Status eines Imports werden auch farblich gekennzeichnet:

* Grün: der Import war erfolgreich, an der Importdatei gab es Änderungen
* Orange: der Import war erfolgreich, an der Importdatei gab es keine Änderungen
* Rot: beim Import sind Fehler aufgetreten

=== Importarchiv ===

[[Image:08_V2-3Ratsinformation-Archivierte Importe.png|miniatur|Import-Archiv]]

Alle bereits vergangenen Importe befinden sich im Archiv. Sobald ein neuer aktueller Import durchgeführt wird, wird ein älterer ins Archiv verschoben. Archivierte Importe können nicht mehr zurückgesetzt werden. Die Import-Logs und die importierten Daten in einer XML-Struktur können dennoch angezeigt werden. Die Sortierung kann selbstständig vorgenommen werden, durch Klick auf den Tabellenkopf für die entsprechende Spalte, nach der geordnet werden soll. Zur vereinfachten Recherche im System steht die Suchfunktion zur Verfügung.

== Administration ==

[[Image:09_V2-3Ratsinformation-Administration.png|miniatur|Administration]]

Ermöglich Zugriff auf:

* [[#Systemkonfiguration|Systemkonfiguration]]
* [[#Verändern der Sichtbarkeit|Verändern der Sichtbarkeit]]
* [[#Notizen bearbeiten|Notizen bearbeiten]]
* [[#Nutzerkonten zurücksetzen|Nutzerkonten zurücksetzen]]
* [[#Nutzerkonten bearbeiten|Nutzerkonten bearbeiten]]
* [[#Systemlogs|Systemlogs]]

=== Systemkonfiguration ===

[[Image:10_V2-3Ratsinformation-Systemkonfiguration.png|miniatur|Administration - Systemkonfiguration]]

Die Systemkonfiguration ist Nutzern mit administrativen Berechtigungen vorbehalten (Superuser, Administrator, Web-Admin). In diesem Bereich werden systemweite Einstellungen vorgenommen.

'''Reiter der Systemkonfiguration:'''

* [[#Reiter Konfiguration|Reiter Konfiguration]]
* [[#Reiter Benachrichtigungen|Reiter Benachrichtigungen]]
* [[#Reiter_Schriftstücke|Reiter Schriftstücke]]
* [[#Reiter_PDF Sicherheit|Reiter PDF Sicherheit]]
* [[#Reiter Adressen|Reiter Adressen]]
* [[#Reiter Datenschutz|Reiter Datenschutz]]
* [[#Reiter Import|Reiter Import]]

Die Reiter sind erreichbar über den Button "ändern" (Ratsinformation > Administration > Systemkonfiguration > ändern).

==== Reiter Konfiguration ====

[[Image:11_V2-3Ratsinformation-Reiter Konfiguration.png|miniatur|Reiter Konfiguration]]

Iconset

Bei der Verwendung von Iconsets kann zwischen REGISAFE-Standard-Icons und hinterlegten Open-Source-Icons gewählt werden.

Authentifizierung

Die Login-Kennung für die Anmeldung am System kann eingestellt werden:

* Adresskennung (REGISAFE Standard): Nachname Vorname Kommune
* E-Mail
* Titel, Vorname, Nachname

"Überschreiben der Login-Kennung darf aktualisiert werden" ermöglicht die automatische Änderung bestehender Nutzerkonten (Info an Nutzer per E-Mail).

CMS-Nutzerkonten basieren auf Adressfeldern mit dem Kennzeichen "öffentlich" oder "nicht öffentlich". Import der Basisgremienverteiler und Sitzungsverteiler erzeugt nun Nutzergruppen in der Benutzerverwaltung.

Bei der Einstellung der Zielseite für den E-Mail-Link zum initialen Setzen des Nutzer-Passworts handelt es sich um ein Pflichtfeld. Die Standard-Einstellung für die Zielseite des E-Mail-Links zum initialen Setzen des Nutzer-Passworts ist die Seite "Login authentifizieren".

Mandantensystem

Es kann optional ausgewählt werden, ob Verwaltungskennungen für Mandantensysteme verwendet werden sollen.

Erweitert

Konfigurieren der URL zum Support-Web.

Einblenden von Entwicklermeldungen steuert den Umfang der Debug-Ausgaben des Ratsinformationssystems. Debug-Ausgaben sind nur für Entwicklungszwecke oder im Fehlerfall notwendig.

==== Reiter Benachrichtigungen ====

[[Image:12_V2-3Ratsinformation2b-E-Mail Versand.png|miniatur|E-Mail-Versand]]

Konfigurieren des E-Mail-Versandes und der Administrator-Benachrichtigungen.

'''E-Mail-Versand'''

Der E-Mail-Versand und das Zurücksetzen von Nutzerdaten an Gremienmitglieder werden nur aktiviert, wenn eine Admin-E-Mail des Kunden hinterlegt ist.

* ''Nutzer-Benachrichtigungs E-Mail Versand'' aktiviert -> E-Mail geht an Mandatsträger
* Ist kein Versand an Mandatsträger aktiv, werden alle E-Mails an einen Mandatsträger nun an den Admin weitergeleitet.
* Ist auch der Versand an den Admin bzw. systemweit deaktiviert, oder gab es einen Fehler beim Versenden, wird nun ein Fehler im Systemlog geschrieben.

Für den Versand im HTML-Format wurde auf Multipart-E-Mails umgestellt (ist auch für Clients lesbar, die keine HTML-E-Mail darstellen können).

'''Postfach für E-Mailversand'''

Konfiguration eines eigenen Absender-Postfachs ist möglich. E-Mail-Versand kann wahlweise im HTML-Format (Einbettung von Bilddateien) erfolgen. Dies wird statt der E-Mail-Adresse noreply@geocms.net für alle Meldungen (z.B. Importjobs) oder Passwortlinks verwendet.

Nach der Konfiguration der Einstellungen kann eine Test-E-Mail versandt werden.

Es wird empfohlen ein separates Postfach einzurichten, z.B. ris@kundendomain.de

'''Administrator-Benachrichtigungen'''

Hier kann die Betreffzeile der E-Mail-Benachrichtigungen geändert werden (nicht empfehlenswert) und mehrere E-Mail-Adressen für die Administrator-Benachrichtigungen hinterlegt werden.

'''Informationsdienst'''

Konfiguration oder Deaktivierung des Informationsdienstes:

* Festlegen des Betreffs der E-Mails des Informationsdienstes. Bei leerem Feld wird der Standard verwendet.
* Informationsdienst für festgelegte Status erzwingen (jeder Nutzer erhält Benachrichtigung über die hier selektierten Status)
* Informationsdienst für festgelegte Status verbergen (kein Nutzer erhält Benachrichtigung über die hier selektierten Status)
Wird kein Status selektiert, kann jeder Nutzer frei wählen, ob er die Benachrichtigung für den entsprechenden Status erhalten möchte.

Standard des Betreffs:

Informationsdienst BürgerPLUS Ratsinformation "##WEB_NAME##" vom ##DATUM##"

Mögliche Platzhalter:

* ##DATUM## - Datum im Format DD.MM.JJJJ HH:MM
* ##WEB_NAME## - Name der BürgerPLUS Ratsinformation Instanz
* ##MANDANT## - Name der Verwaltungskennung" name="flexml::infodienst_subject"

==== Reiter Schriftstücke ====

[[Image:13_V2-3Ratsinformation-Reiter Schriftstuecke.png|miniatur|Reiter Schriftstücke]]

Dateinamen werden nicht mehr Case-Sensitive ausgewertet (Groß-/Kleinschreibung). Dateinamen, die fälschlicherweise URL-kodiert übergeben werden, können nun ausgewertet werden. Unterstützt werden die neuen Schriftstück ArtIDs "Sitzungsunterlage" und "RISZusatzDokument".

Dateibehandlung

Die Dateibehandlung gibt an wie Dokumente, wenn sie im Web geöffnet werden, behandelt werden.

Mögliche Einstellungen:

* immer downloaden
* wenn möglich im Browser darstellen

Bezeichnung der Schriftstück ArtIDs

Den bekannten Bezeichnungen von Schriftstücken können andere Bezeichnungen zugewiesen werden. Die im Feld angegebene Bezeichnung überschreibt die Standardangabe.
Bsp.: Der „Sitzungsniederschriftsauszug“ wird „Protokollauszug“ im RIS-Web genannt.

Anzeige der Schriftstücke

Den Dokumenttypen kann zugewiesen werden, ob es sich um ein Sitzungsschriftstück (bei Reiter "Sitzungsdokumente" angezeigt) oder um ein Tagesordnungsschriftstück (be Reiter "Tagesordnung" angezeigt) handelt.

Anlagen

* Vom Hauptdokument (Anlagen werden neben dem Hauptschriftstück angezeigt; empfohlene Einstellung)

* Nur im Login-Bereich (Anlagen können nur gesehen werden, wenn man angemeldet ist, betrifft auch öffentliche TOP, d.h. Bürger können zwar das Hauptschriftstück, aber nicht die Anlage sehen)

Zusätzliche Dokumente

Die Zielseite für Zusätzliche Dokumente und die Mandantenzuordnung kann festgelegt werden.

==== Reiter PDF Sicherheit ====

[[Image:14_V2-3PDF-Sicherheit.png|miniatur|PDF-Sicherheit]]

'''Wasserzeichen'''

Systemweit kann vom Administrator ein Wasserzeichen für alle PDF-Dateien aktiviert werden. Das Wasserzeichen kann individuell
gestaltet und als PDF hinterlegt werden.

Folgende Arten von Wasserzeichen stehen zur Verfügung:
* Stempel (Standard): Das Wasserzeichen wird über den Text gelegt. Insbesondere bei Bildern ist dies zu empfehlen. Die Lesbarkeit kann je nach Wasserzeichen ggf. eingeschränkt sein.
* Hintergrund: Das Wasserzeichen wird unter dem Text eingefügt. In PDF-Dokumenten mit Bildinhalten ist das Wasserzeichen ggf. verdeckt.

[[Image:14_V2-3PDF-Sicherheit-Wasserzeichen.png|miniatur|PDF mit Wasserzeichen und benutzer- und zeitabhängiger Fußleiste]]

Wird ein Wasserzeichen für die Dateien verwendet, so erscheinen der Nutzername sowie ein Zeitstempel in der Fußzeile des Dokumentes.
Möchten Sie diesen Hinweis anzeigen, jedoch kein Wasserzeichen hinterlegen, laden Sie ein leeres PDF-Dokument im System hoch und stellen Sie es als Wasserzeichen für den Hintergrund ein.

'''Verschlüsselung'''

Systemweit kann vom Administrator ein Passwort für alle Schriftstückdownloads/Sitzungsmappen aktiviert werden. Wichtig: Der Passwortschutz gilt nur für nicht öffentlich sichtbare Schriftstücke! Öffentliche Schriftstücke sind weiterhin ohne einen Passwortschutz aufrufbar. Das Passwort ist nicht nutzerspezifisch und muss allen Nutzern bekannt gegeben werden.

Mit dem Passwortschutz können folgende Berechtigungen in PDF-Dateien gesetzt werden:
* keine (nur ansehen): Nutzer können das PDF herunterladen und öffnen. Andere Aktionen, wie Drucken, Hinzufügen von Anmerkungen in einem PDF-Programm oder Zusammenfügen mit anderen Dokumenten, sind nicht möglich.
* alle Berechtigungen: Nutzer können das PDF herunterladen und öffnen. Alle anderen Aktionen, wie Drucken, Hinzufügen von Anmerkungen in einem PDF-Programm oder Zusammenfügen mit anderen Dokumenten, sind möglich.
* eigene Vorgabe: Nutzer können das PDF herunterladen und öffnen. Hier kann der Admin selber bestimmen, welche Aktionen erlaubt sind: Drucken, Hinzufügen von Anmerkungen in einem PDF-Programm oder Zusammenfügen mit anderen Dokumenten. Bitte beachten Sie: in PDF-Betrachtern (z. B. Acrobat Reader) können die Berechtigungen andere Bezeichnungen tragen.

[[Image:14_V2-3PDF-Sicherheit-Frontend.png|miniatur|PDF-Verschlüsselung im Frontend]]

Erfolgte die Aktivierung der PDF-Verschlüsselung sowie die Vergabe eines systemweiten PW durch den Admin, so kann jeder Nutzer anschließend im persönlichen Bereich der Ratsinformations-Webseite (Frontend) unterhalb des Punktes "PDF Verschlüsselung" im Reiter „Profildaten“ das Admin-PW überschreiben. Trägt der Nutzer nichts ein, gilt das Admin-PW.

==== Reiter Adressen ====

[[Image:15_V2-3Ratsinformation-Reiter Adressen.png|miniatur|Reiter Adressen]]

Konfiguration der Darstellung der Adresse:

* Adressen sind in bestimmte Blöcke unterteilt, für die jeweils eine Überschrift und eine CSS-Klasse festgelegt werden kann
* Einteilung in Adressblöcke
* Festlegung der zu verwendenden Felder je Block
* Konfiguration der Formatierung (Name in der Ausgabe, Zeilenumbruch, relevant für Listenansicht)
* Adressrendering über herkömmlichen Weg, wenn keine Adressfelddefinition hinterlegt ist
* wenn nur ein Feld definiert ist: Verwendung dieser Konfiguration

==== Reiter Datenschutz ====

[[Image:16_V2-3Ratsinformation-Reiter Datenschutz.png|miniatur|Reiter Datenschutz]]

Logging von Nutzerinteraktionen

* Logging von Schriftstückdownloads als Nachweis der „Zustellung“ von z.B. Einladungen
** optional de-/aktivierbar
** bei Download von Zip Archiven wird es als ein Log zusammengefasst

Tagesordnungspunkte

Es kann konfiguriert werden, ob der öffentlich hinterlegte Text für Tagesordnungspunkte angezeigt werden soll, z.B. wenn der Nutzer als "befangen" eingestuft wird, oder ein eigener Text. Bei Letzterem erscheint ein Freitextfeld.

==== Reiter Import ====

[[Image:Ratsinformation-Reiter_Import.PNG|miniatur|Reiter Import]]

Schnittstelle

Das Dateiformat für die Schnittstelle kann konfiguriert werden (Standard: KommunalPLUS Ratsinformation).

Quelle

Das Quell-Verzeichnis gibt den Pfad der zu importierenden Daten an.

Autoimport

* Service URL der Server Warteschlange

* Systemerkennung in der Server Warteschlange

=== Veränderung der Sichtbarkeit ===

Übersicht aller Sitzungen und Schriftstücke im System mit Veröffentlichungsbereich. Ermöglicht das Offline-Setzen eines einzelnen Datensatzes.

[[Image:18_V2-3Notizen bearbeiten.png|miniatur|Notizen bearbeiten]]

=== Notizen bearbeiten ===

Scheidet ein Nutzer unerwartet aus, verbleiben oft noch in Sitzungen erstellte Notizen im System. Für Administratoren wurde daher eine Möglichkeit geschaffen, diese Notizen unter datenschutzrechtlichen Aspekten vollständig aus dem System zu entfernen. Der Administrator erhält dabei keinen Zugriff auf die Inhalte, sondern kann lediglich an Hand des Notiz-Titels entscheiden, welche Notizen eines Nutzers gelöscht werden sollen.
* Möglichkeit der Suche nach einem Nutzer in der Auswahl
* Anzeige folgender Informationen:
:* ID
:* Nutzer mit Login-Kennung und E-Mail-Adresse
:* Datum der letzten Änderung
:* Sitzungstitel

=== Nutzerkonten zurücksetzen===

[[Image:19_V2-3Ratsinformation Zuruecksetzen der Zugangsdaten.png|miniatur|Zurücksetzen der Nutzerkonten]]

Hier erscheint eine Übersicht aller importierten Nutzer. Ermöglicht das Neu-Versenden eines Initial-Passworts an Nutzer, abhängig von der Aktivierung des [[#Reiter Benachrichtigungen|E-Mail-Versand]].

Icons kennzeichnen Nutzer mit nicht vorhandenen bzw. mehrmals vergebenen E-Mail-Adressen.

Der Link hat eine Gültigkeit von 24 Stunden.

[[Image:20_V2-3Nutzerkonten bearbeiten.png|miniatur|Bearbeiten von Nutzerkonten]]

=== Nutzerkonten bearbeiten ===

Nutzer, die in der XML als "gelöscht" markiert sind, werden nicht vollständig aus der Datenbank entfernt, um eine Wiederherstellung bei unbeabsichtigtem Löschen zu ermöglichen.

Unter diesem Punkt kann der web-admin ein oder mehrere Nutzer temporär löschen (soft-delete) oder wiederherstellen. Das unwiederbringliche Löschen aus der Datenbank (hart-delete) ist weiterhin nur durch den RIS-Support möglich, da bei einem versehentlichen Löschen ein Komplett-Export notwendig wird. Melden Sie sich gern kurzfristig bei uns, sollten Sie einen Nutzer vollständig aus der Datenbank löschen wollen.

'''Hinweis:''' Das Löschen im Ratsinformationssystem ist eine temporäre, kurzfristige Lösung. Der Nutzer muss in jedem Fall auch im DMS für den Export deaktiviert werden und darf nicht mehr in der XML erscheinen. Andernfalls wird der Nutzer wiederholt importiert und im Ratsinformationssystem angelegt.

=== Systemlogs ===

[[Image:21_V2-3Ratsinformation Sytemereignisse.png|miniatur|Systemereignisse]]

Hier kann die Einsicht in Systemmeldungen erfolgen.

Systemereignisse sind

* suchbar nach:
:* Text und
:* Datum oder
:* Zeitspanne

* filterbar nach:
:* alle,
:* Hinweise,
:* Warnungen,
:* Fehler und
:* Erfolg

* sowie sortierbar nach:
:* ID,
:* Art,
:* Nutzer,
:* Datum/Uhrzeit,
:* Modulkontext,
:* erweiterter Kontext,
:* Ereignis und
:* Beschreibung.

== Modulvorlagen ==

[[Image:22_V2-3Ratsinformation2 Konfiguration Modulvorlagen.png|miniatur|Konfiguration Modulvorlagen]]

Eine Modulvorlage dient der einfachen und systemweiten Konfiguration der Ausgabe. Es können mehrere Modulvorlagen angelegt werden. Modulvorlagen werden an den Modulen der Menüpunkte im [[#Seitenbaum|Seitenbaum]] ausgewählt, wobei pro Menüpunkt nur eine Modulvorlage ausgewählt werden kann. Die Konfiguration für die Ausgabe erfolgt ausschließlich über die Modulvorlagen.

'''Reiter der Modulvorlage'''

* [[#Reiter Allgemein|Allgemein]]
* [[#Reiter Darstellung|Darstellung]]
* [[#Reiter Sitzungen|Sitzungen]]
* [[#Reiter Kalender|Kalender]]
* [[#Reiter Personen|Personen]]
* [[#Reiter Gremien|Gremien]]
* [[#Reiter Suche|Suche]]
* [[#Reiter Dokumenten Liste|Dokumenten Liste]]
* [[#Reiter Notizen|Notizen]]
* [[#Reiter Newsmodul|Newsmodul]]
* [[#Reiter App|App]]

'''Vorteile gegenüber der direkten Konfiguration am Menüpunkt'''

* Konfiguration der Modulvorlage an einem zentralen Punkt
* einfache Nachkonfiguration neuer oder zuvor nicht genutzter Funktionen
* keine Anpassung aller Menüpunkte notwendig
* Verringerung fehlerhafter oder fehlender Konfigurationen an einzelnen Menüpunkten (führte in der Vergangenheit zu Missverständnissen in der Ausgabe)

Die Einstellungen in der Modulvorlage können beliebig vorgenommen werden. Für alle Reiter gilt, dass der Systemstandard mit einem Klick wiederhergestellt werden kann.

Weiterhin können, wenn notwendig, am einzelnen Menüpunkt abweichende Einstellungen vorgenommen werden.

==== Reiter Allgemein ====

[[Image:23_V2-3Ratsinformation Konfiguration-Allgemein.png|miniatur|Konfigurationsmöglichkeiten Allgemein]]

Im Reiter Allgemein kann die Grundeinstellung der Modulvorlage vorgenommen werden. Dazu zählen die Vergabe einer eindeutigen Bezeichnung sowie die Auswahl des Mandantensystems.

==== Reiter Darstellung ====

[[Image:24_V2-3Ratsinformation Konfiguration-Darstellung.png|miniatur|Konfigurationsmöglichkeiten für Darstellung]]

Listen

Daten, die in einer Liste ausgegeben werden, können in ihrer Anzahl variiert werden. Es können bis zu 50 Einträge pro Seite angezeigt werden.

Datumsformat

Das Datumsformat (inklusive Uhrzeit) kann konfiguriert werden, z.B. für die Ausgabe der Sitzungen in der Listenansicht.

Zusätzliche Ausgabe

Ausgewählt werden können:

* Ausgabe von Vertretern in Sitzungsteilnehmer Listen
* Ausgabe von Vertretern in Basisgremien Listen
* Ausgabe von Parteien
* Ausgabe von Fraktionsvorsitzenden
* Ausgabe von zusätzlichen Funktionen
* Ausgabe von Drucksachennummern
* Ausgabe des Öffentlichkeitsstatus bei Schriftstücken mit Bezug zu einem TOP
* Filtermöglichkeit für Personenliste
* Filtermöglichkeit für Fraktionenliste
* Filtermöglichkeit für Parteienliste

Features deaktivieren

Folgende Features können ausgeschalten werden:

* Notizfunktion an Sitzung deaktivieren
* Downloadmöglichkeit für Sitzungsmappe deaktivieren
* Downloadmöglichkeit für Gesamtdokument deaktivieren
* Downloadmöglichkeit für elektronische Visitenkarte deaktivieren
* Link "auf Karte anzeigen" deaktivieren
* Ausgabe von Jahres Auswahl in Sitzungs-Archiv deaktivieren
* Ausgabe von "Vertreter für Gremiumsmitglieder" deaktivieren
* Einbindung der Javascript Bibliothek jQuery deaktivieren
* Einbindung der Javascript Bibliothek jQuery-UI deaktivieren
* Zusammenfügen von AssetsCompiler deaktivieren

==== Reiter Sitzungen ====

[[Image:25_V2-3Ratsinformation Konfiguration-Sitzungen.png|miniatur|Konfigurationsmöglichkeiten für Sitzungen]]

Sitzungsdetails

Bei der Darstellung der Sitzungsdetails kann zwischen einer Listenansicht (einfache Anordnung untereinander), Akkordeonansicht (untereinander angeordnete Klappboxen) oder der Darstellung mit Reitern (Anordnung nebeneinander) gewählt werden.

Weiterhin ausgewählt werden kann:

* Titel des Sitzungs-Schriftguts anzeigen
* Titel von Anlagen des Sitzungs-Schriftguts anzeigen
* Titel des Schriftguts der Tagesordnungspunkte anzeigen (über Tooltip)
* Titel von Anlagen des Tagesordnungspunkt-Schriftguts anzeigen (über Tooltip)

Sitzungstitel

Die Darstellung des Wochentags kann beeinflusst werden. Zunächst kann eingestellt werden, ob die Wochentage überhaupt ausgegeben werden sollen. Bei der Art kann zwischen der Kurz- und der Langform unterschieden werden. Es kann ein beliebiger Trenner zwischen Wochentag und Datum angegeben werden. Optional können zwischen Datum und Uhrzeit oder vor dem Sitzungsnamen, ebenfalls Trenner eingefügt werden.

==== Reiter Kalender ====

[[Image:26_V2-3Ratsinformation Wochenansicht Sitzungskalender.png|miniatur|Darstellungsmöglichkeiten im Kalender am Beispiel der Wochenansicht]]

[[Image:26_V2-3Ratsinformation Konfiguration-Kalender.png|miniatur|Konfigurationsmöglichkeiten für Kalender]]

Neben der Kalenderdarstellung kann an dieser Stelle auch die Ausgabe der Kalendereinträge konfiguriert werden.

Kalenderdarstellung

Die Startansicht unterscheidet zwischen Monat (Standard), Woche und Tag. Dabei kann für Woche und Tag die einfache oder detaillierte (mit Stundenraster) Ansicht gewählt werden.

Kalendereinträge

Standardmäßig wird die Gremiumsbezeichnung im Kalender ausgeschrieben. Um unschöne Umbrüche zu vermeiden, kann an dieser Stelle die Abkürzung der Gremiumsbezeichnung aktiviert werden. Mit der Aktivierung stehen Tooltips und eine Legende optional zur Verfügung.

Farbwerte

Termine und Tooltips können jeweils mit einer auf das Kundenweb angepassten oder vom Kunden gewünschten Farbe versehen werden.
Werden die Feldwerte leer gelassen, erfolgt die Darstellung in Standardfarben (hellblau). Evtl. wird die Hintergrundfarbe von der im Template festgelegten Farbe überschrieben.

'''Empfohlene Einstellung'''

* Gremiumsbezeichnung = Abkürzung
* Tooltip anzeigen = aktiviert
* Legende anzeigen = aktiviert

Internetkalender

Hierüber kann der Download des Kalenders (*.ics-Format) aktiviert werden.

==== Reiter Personen ====

[[Image:27_V2-3Ratsinformation2 Konfiguration Personen.png|miniatur|Konfigurationsmöglichkeiten für Personen]]

Bilddarstellung

An dieser Stelle kann die Anzeige hinterlegter Bilder der Personen (Benutzerverwaltung) nach Bereichen konfiguriert werden:

* keine Anzeige
* im Bürger-Bereich (ohne Anmeldung am RIS sichtbar)
* im Login-Bereich (nur nach Anmeldung am RIS sichtbar)
* keine Einschränkung

Detail Bild - Listen Bild - Vollbild

Hier können jeweils die Abmessungen der Bilddarstellungen konfiguriert werden.

==== Reiter Gremien ====

[[Image:28_V2-3Ratsinformation2 Konfiguration Gremien.png|miniatur|Konfigurationsmöglichkeiten für Gremien]]

Ausgabe

Die Anzeige leerer Gremien kann optional aktiviert werden (Standard: aus). Bei Deaktivierung ist die Sichtbarkeit der Gremien nun direkt von der Sichtbarkeit der Sitzungen abhängig. In Basis-Gremienauflistungen gilt die Sichtbarkeitsregelung, die im Export übergeben ist.

Sitzungskalender

Optional kann die Einstellung erfolgen, dass für jedes Gremium ein anderer Farbwert verwendet wird (Standard: aus). Bei Aktivierung dieser Option öffnet sich die Konfiguration "Farbwerte".

Farbwerte

Hier kann für jedes ausgewählte Gremium eine Farbe für den Hintergrund, den Rahmen und die Schrift selektiert werden. Evtl. wird die Hintergrundfarbe von der im Template festgelegten Farbe überschrieben.

==== Reiter Suche ====

[[Image:29_V2-3Ratsinformation2 Konfiguration Suche.png|miniatur|Konfigurationsmöglichkeiten für die Suche]]

Allgemeine Suchoptionen

Um das Suchformular nutzen zu können, muss der Haken bei "Suchformular anbieten" gesetzt sein. Bei der Art der Suche kann zwischen der einfachen und der erweiterten Suche unterschieden werden. Es kann eingeschränkt werden, auf welche Inhalte die Suche zugreifen darf ("Suche in folgenden Inhalten gestatten").
Bei der erweiterten Suche kann zusätzlich ausgewählt werden, ob die erweiterten Suchmöglichkeiten im Frontend beim ersten Aufruf bereits aufgeklappt erscheinen sollen.

Formularelemente der Erweiterten Suche

Optionen, die in der erweiterten Suche eingeblendet werden können:
* "Suche nach Gremium" anzeigen
* "Suche nach Schriftstückart" anzeigen
* "Suche nach Zeitraum" anzeigen

Die Darstellung der Suchtreffer für Schriftstücke entspricht der Darstellung der Dokumentenliste inklusive der dortigen Konfiguration.

==== Reiter Dokumenten Liste ====

[[Image:30_V2-3Ratsinformation2 Konfiguration DokumentenListe.png|miniatur|Konfigurationsmöglichkeiten für Dokumenten Liste]]

Ausgabe

Es kann ausgewählt werden, ob nur die Schriftstück-Arten angezeigt werden sollen, die in der untenstehenden Sortierung enthalten sind.
Die Anzeige leere Einträge in der Schriftstück ArtID Liste kann optional aktiviert werden (Standard: aus). Bei Deaktivierung ist die Sichtbarkeit der Schriftstücke nun direkt von der Sichtbarkeit der Sitzungen abhängig. Dabei gilt die Sichtbarkeitsregelung, die im Export übergeben ist.

Dokumentenliste

Der Titel des Schriftstückes ist standardmäßig aktiviert. Optional kann diese Einstellung geändert werden. Anlagen und Anlage-Titel können angezeigt oder ausgeblendet werden.

Sortierung

In der Sortierung können die Schriftstückarten, die verwendet werden sollen, und deren Reihenfolge festgelegt werden. Jeder Dokumententyp kann innerhalb der Reihenfolge nur einmal vorkommen.

Innerhalb einer Schriftstückart erfolgt die Sortierung anhand des Zeitbezugs des Dokuments. Hierbei wird von allen Sitzungen, in der das Schriftstück verwendet wird, die aktuellste Sitzung ermittelt.

==== Reiter Notizen ====

[[Image:31_V2-3Ratsinformation2 Konfiguration Notizen.png|miniatur|Konfigurationsmöglichkeiten für Notizen]]

Konfigurieren der Nutzerauswahl und möglicher Einschränkungen für das Teilen von Notizen.

Nutzerauswahl

* nur Teilnehmer der Sitzung und Nutzer mit zusätzlichem Zugriff auf die Sitzung (Standard)
* nur Teilnehmer der Sitzung
* alle Nutzer, unabhängig von Zugriffsberechtigungen

Mögliche Einschränkungen

* Gremien
* Fraktionen
* Parteien
* Funktion im Gremium
* Zusätzliche Funktion

==== Reiter Newsmodul ====

[[Image:32_V2-3Ratsinformation2 Konfiguration Newsmodul.png|miniatur|Konfigurationsmöglichkeiten für das Newsmodul]]

[[Image:32_V2-3Ratsinformation2 Konfiguration Newsmodul Seite.png|miniatur|Auswahl der Detailseite]]

Hierüber kann die Anzeige des Newsmoduls im Sitzungskalender aktiv geschalten werden. Bei Aktivierung wird die Möglichkeit geboten, für jede Kategorie zu bestimmen, auf welcher Webseite (Detailseite) die Artikel erscheinen sollen, sowie eine Farbe für den Hintergrund, den Rahmen und die Schrift festzulegen.

==== Reiter App ====

[[Image:33_V2-3Ratsinformation2 Konfiguration App.png|miniatur|Konfigurationsmöglichkeiten für die App]]

Integration

* Überschrift
* Festlegung der Spaltenanzahl im Startbildschirm (Homescreen)
* Login über Webcontainer ermöglichen: Login Schaltfläche im Startbildschirm erscheint (Ersatz für Login über nativen App-Rahmen)

Eigene Styles

* eigene Styles (brain-SCC) oder kundenspezifische Stylesheets per CSS einfügen (kunde.css)

== Teilnahme ==

[[Image:34_V2-3Teilnahme.png|miniatur|Teilnahme]]

Der Punkt "Sitzungsteilnahme" ermöglicht die Sortierung nach ID, Externer ID, Kennung, Sitzungsbeginn und Status. Eine Suche anhand eines Textes und des Zeitraums der Sitzung kann ebenfalls erfolgen.

Am Ende jeder Zeile wird der Button "Teilnehmer anzeigen" zur Verfügung gestellt. Hierüber werden alle Sitzungsteilnehmer mit deren Zu- oder Absagen einer Teilnahme tabellarisch ausgegeben.
Es wird eine Exportfunktion im CSV-Format (z.B. für Excel) angeboten.

'''Hinweis:''' Um die Sitzungsteilnehmer zu sehen, wird die Nutzung des Mandatsträgermodus vorausgesetzt. Ist der Mandatsträgermodus deaktiviert, erscheinen unter dem Punkt "Teilnahme" alle Sitzungen. Die Zu- und Absagen von jedem Teilnehmer können nicht eingesehen werden.

== Statistik ==

[[Image:35_V2-3Statistik.png|miniatur|Statistik]]

Die Statistik gibt einen kurzen Überblick über die im System importierten Inhalte, Nutzerkonten und Nutzerinhalte. Zudem kann die Menge des bisher verbrauchten Speichers angezeigt werden, unterteilt in Datenbank, Importverzeichnis und Projektverzeichnis.

== Hilfe ==

Über den Punkt "Hilfe" wird das Wiki des Ratsinformationssystems aufgerufen. Darin sind Konfigurationsmöglichkeiten des Backends näher beschrieben.

= Einspielen von Patches =

Das Einspielen von Patches ist Systemadministratoren mit Superuser-Rechten vorbehalten.

== Siehe auch ==
* [http://dms-support.brain-scc.de/de/ansprechpartner.html Support-Web] mit Informationen zu Ansprechpartnern und Updates
* [[BürgerPLUS Ratsinformation - Administration Version 2.2|Administration Version 2.2]]

= Hilfe Funktion =

[[Image:36_V2-3Hilfe.png|miniatur|''Hilfe'' Schaltfläche]]

Über die ''Hilfe'' Schaltfläche in den einzelnen Menüs der Administration kann auf die Hilfe Funktion zugegriffen werden. Dabei ist jede ''Hilfe'' Schaltfläche mit den inhaltlich passenden Abschnitt eines Wiki Artikels verknüpft.

Ratsinformationssystem - Administration Version 2.3

2016-05-23T08:35:42Z

Tbalcke: /* Teilnahme */

Dieser Artikel behandelt die Administration des Ratsinformationssystem 2.3 ('''REGISAFE-Version 4.3''').

Der Administrationsbereich ist durch das Anfügen des Wortes "admin" an der URL erreichbar.

Beispiel: https://ris.geocms.com/demo/admin/

= Einführung =

[[Image:Ratsinformation-Zusammenspiel.PNG|miniatur|Wie kommen die Daten vom REGISAFE ins Web?]]

[[Image:01_V2-3GeoCMS-Modul Ratsinformation.png|miniatur|GeoCMS - Modul Ratsinformation]]

Zusammenspiel von REGISAFE und BürgerPLUS Ratsinformationen

= Ausgabe =

-> Informationen zur [[BürgerPLUS Ratsinformation - Ausgabe Version 2.3|Web-Ausgabe des Moduls BürgerPLUS Ratsinformation Version 2.3]]

=Zugriffsrechte=
Je nach Rolle, kann ein Nutzer im Administrationsbereich unterschiedliche Zugriffsrechte besitzen.

'''Rollen mit absteigenden Zugriffsrechten:'''

* Superuser
** Rechte: alle
* Administrator
**Rechte: Benutzerinformationen, Installation, Benutzerverwaltung, Seitenbaum, Ratsinformationen, Syslogs
* Web-Admin des Kunden
** Rechte: Benutzerinformationen, Benutzerverwaltung, Seitenbaum, Ratsinformationen
* Gremiumsmitglieder und sonstige Sitzungsteilnehmer
** Rechte: Benutzerinformationen

= Benutzerverwaltung =

[[Image:02_V2-3Ratsinformation-Benutzerverwaltung-Details.png|miniatur|Detailansicht Benutzer]]

Die Nutzerkonten und Berechtigungen werden aus REGISAFE importiert. Rechte importierter Nutzer dürfen nicht angepasst werden, da diese bei jedem Import überschrieben werden. Lediglich den Benutzernamen, das Passwort und das Bild des Benutzers können Administratoren bei Bedarf ändern.

Die Nutzerkonten sind entsprechend ihrer Rollen und Zugriffsrechte in Gruppen zugeordnet. Die Zuordnung darf nicht geändert werden, da die Verteilung an Hand der Daten im REGISAFE erfolgt. Die Gruppen werden als Baumstruktur angezeigt.

[[Image:03_V2-3Benutzergruppen.png|miniatur|neue Benutzergruppen]]

Zur Erleichterung der Rechteverwaltung der Benutzer und zur gezielteren Rechtevergabe, stehen in der Benutzerverwaltung zusätzlich zwei Gruppen zur Verfügung:
* RIS - alle importiert (enthält alle über die RIS-Schnittstelle importierten Nutzer)
* RIS - ohne Verteiler (RIS-Nutzer, die keinem Gremium angehören, also Nutzer, die importiert wurden, aber keine Rechte besitzen sollen)
'''Hinweis:''' Vergeben Sie keine Rechte im CMS-Backend ohne Abstimmung mit dem RIS-Support. Die Rechteverwaltung erfolgt bis auf wenige Ausnahmen (Newsmodul und ggf. Hilfeseiten) ausschließlich im DMS, um eventuelle Zugriffe nicht autorisierter Personen auf bestimmte Bereiche und Funktionen steuern zu können.

Der Status des Nutzerkontos wird farblich gekennzeichnet. Aktive Nutzer sind mit einem grünen Symbol gekennzeichnet. Nutzer, die beispielsweise ein neues Passwort angefordert oder sich noch nicht im System angemeldet haben, werden mit einem orangen Symbol markiert.

Die E-Mail-Adresse wird aus der Benutzerverwaltung entfernt, wenn keine gültige E-Mail-Adresse exportiert wurde. Als Beispiele für ungültige Adressen sind zu nennen:
* Intern: Vorname Nachname
* vorname.nachname[at]kommune.de
* vorname.nachname@kommune

Wichtige Inhalte des Benutzerkontos (Benutzer bearbeiten):

* Benutzer
:* Benutzername (Login-Kennung des Nutzers; Generiert aus der REGISAFE-XML)
:* Passwort (verschlüsselt)
:* Redaktionsbereich-Anmeldung erlauben (Backend-Zugriff für den Nutzer aktivieren/deaktivieren)
* Persönliche Angaben (werden aus der REGISAFE-XML übermittelt, außer das Profilbild)
:* Profilbild (eine lokale Datei auswählbar)

Wenn (neue) Nutzer ein Passwort vergeben, muss dieses folgende Mindestanforderungen erfüllen:
* mind. 8 Zeichen,
* mind. 1 Sonderzeichen,
* mind. 1 Großbuchstabe und
* 1 Kleinbuchstabe

[[Image:RIS_Switch-to-User.JPG|miniatur|Switch-To-User]]
Pro Nutzer kann ein Profilbild hinzugefügt werden. Diese Funktion ist unabhängig von REGISAFE, so dass das Hochladen direkt im Administrationsbereich von BürgerPLUS Ratsinformation erfolgen muss. Die Ausgabe erfolgt in der Personenliste und in der Detailansicht der Person.

Um bei einem Nutzer auftretende Fehler besser und schneller überprüfen zu können, wurde die Funktion "Switch-to-User" für den web-Admin aktiviert. Ohne das Passwort des jeweiligen Nutzers kennen zu müssen, können Administratoren damit die Rolle und Rechte des Nutzers übernehmen und den gemeldeten Fehler sichten. Wechselt ein Administator in die Rolle eines Nutzers wird dies in der Syslog vermerkt.

= Seitenbaum =

Im Seitenbaum wird die Navigation definiert. Bei der Installation wird eine Standard-Navigation vorgegeben, die gemeinsam mit dem Kunden angepasst werden kann.

== Standardelemente der Navigation des Seitenbaums ==
* Persönlicher Bereich
** Mandatsträgermodus
** Kontaktformular
* Sitzungskalender
* Sitzungstermine
**Sitzungstermine (Archiv)
* Gremien
* Personen
* Fraktionen
* Dokumente
* Suche
* Passwort zurücksetzen
* Hilfe
* Datenschutzerklärung
* Impressum
* Abmelden

== Anlegen und Bearbeiten von Menüpunkten ==

[[Image:04_V2-3Ratsinformation Administration Anlegen von Menüpunkten.png|miniatur|Anlegen und Bearbeiten von Menüpunkten]]

Administratoren stehen folgende Funktionen zur Bearbeitung des Seitenbaums zur Verfügung:

* Anzeigen (zeigt den Menüpunkt im Portal an)
* Bearbeiten (öffnet die Bearbeitungsmaske, um einen Menüpunkt editieren zu können)
* Hinzufügen (fügt eine Unterseite am aktuell gewählten Menüpunkt ein)
* Umbenennen (ändert den Menütitel jedoch nicht den Alias)
* Rechte setzen (die Sichtbarkeit und Bearbeitungsmöglichkeiten können über die Rechte gesteuert werden)
* Seitencache löschen (entfernt alle bisher aufgerufenen Versionen der entsprechenden Webseite)
* Ausschneiden (der Menüpunkt wird vom aktuellen Knoten ausgeschnitten und kann an einem anderen Knotenpunkt eingefügt werden)
* Kopieren (der Menüpunkt wird dupliziert und kann an einem anderen Knotenpunkt eingefügt werden)
* Einfügen (zuvor ausgeschnittene oder kopierte Menüpunkte können an beliebigen anderen Knotenpunkten eingefügt werden)
* Entfernen (löscht den ausgewählten Menüpunkt)

Folgende Einstellungen müssen beim Anlegen eines neuen Menüpunktes beachtet werden:

*Reiter Menüdaten:
** Titel (Pflichtfeld)
** Alias (Pflichtfeld)

[[Image:05_V2-3Verstecker menuepunkt.png|miniatur|Anlegen eines versteckten Menüpunktes]]
[[Image:06_V2-3Verstecker menuepunkt sichtbarkeit.png|miniatur|Anlegen eines versteckten Menüpunktes beim Reiter Sichtbarkeit]]

Soll ein versteckter Menüpunkt erstellt werden, sind zusätzlich folgende Einstellungen zu übernehmen:

*Reiter Menüdaten
**Anzeigeverhalten
*** Seite bei Login anzeigen

*Reiter Sichtbarkeit
**Benutzer: RIS - alle importiert
**Rechteprüfung aktivieren

'''Wichtiger Hinweis:''' Bitte sehen Sie davon ab weitere Änderungen in den Masken vorzunehmen. Diese können weitreichende Auswirkungen auf die Außenansicht und Funktionsfähigkeit des Ratsinformationssystems haben. Wenden Sie sich bitte an das Support-Team.

'''Häufiger Fehler:''' Menüpunkte können so konfiguriert werden, dass Sie ausschließlich für Nutzer mit einem Login sichtbar sind. In der öffentlichen Ansicht stehen sie scheinbar nicht mehr zur Verfügung. Jedem Nutzer, der die URL kennt, ist es jedoch möglich die Seite auch ohne Login aufzurufen. Um dies zu verhindern genügt es nicht, das Anzeigeverhalten des Menüpunktes auf "Seite nach Login anzeigen" zu setzen. Zusätzlich muss im Reiter "Sichtbarkeit" der Besitzer auf "RIS - alle importiert" geändert und der Haken bei "Rechteprüfung aktivieren" gesetzt sein.

= Ratsinformationssystem =

Das Fachmodul "Ratsinformationssystem" ermöglicht Einsicht in die Bereiche:

* [[#Import|Import]]
* [[#Administration|Administration]]
* [[#Modulvorlagen|Modulvorlagen]]
* [[#Teilnahme|Teilnahme]]
* [[#Statistik|Statistik]]
* [[#Hilfe|Hilfe]]

== Import ==

=== letzter Import ===

[[Image:01_V2-3GeoCMS-Modul Ratsinformation.png|miniatur|Import Status]]

Unter dem Punkt "aktueller Import" wird nur der aktuellste Import angezeigt. Sonstige Importe befinden sich im Archiv.
Der Import kann automatisch starten oder durch "Importjob starten" manuell ausgelöst werden. Es besteht die Möglichkeit, Importjobs zurückzusetzen. Durch Anzeige der Logs kann das gesamte Importverfahren nachvollzogen werden. Die Anzeige der importierten Daten im XML-Format ist ebenfalls möglich.

* erweitertes Logging beim XML-Parsen
* Warnungen bei fehlendem/ungültigem RISBEREICH für Personen in Basisgremien-/Sitzungsverteiler
* Weitergabe der Warnings an den Log des Importjobs

Die verschiedenen Status eines Imports werden auch farblich gekennzeichnet:

* Grün: der Import war erfolgreich, an der Importdatei gab es Änderungen
* Orange: der Import war erfolgreich, an der Importdatei gab es keine Änderungen
* Rot: beim Import sind Fehler aufgetreten

=== Importarchiv ===

[[Image:08_V2-3Ratsinformation-Archivierte Importe.png|miniatur|Import-Archiv]]

Alle bereits vergangenen Importe befinden sich im Archiv. Sobald ein neuer aktueller Import durchgeführt wird, wird ein älterer ins Archiv verschoben. Archivierte Importe können nicht mehr zurückgesetzt werden. Die Import-Logs und die importierten Daten in einer XML-Struktur können dennoch angezeigt werden. Die Sortierung kann selbstständig vorgenommen werden, durch Klick auf den Tabellenkopf für die entsprechende Spalte, nach der geordnet werden soll. Zur vereinfachten Recherche im System steht die Suchfunktion zur Verfügung.

== Administration ==

[[Image:09_V2-3Ratsinformation-Administration.png|miniatur|Administration]]

Ermöglich Zugriff auf:

* [[#Systemkonfiguration|Systemkonfiguration]]
* [[#Verändern der Sichtbarkeit|Verändern der Sichtbarkeit]]
* [[#Notizen bearbeiten|Notizen bearbeiten]]
* [[#Nutzerkonten zurücksetzen|Nutzerkonten zurücksetzen]]
* [[#Nutzerkonten bearbeiten|Nutzerkonten bearbeiten]]
* [[#Systemlogs|Systemlogs]]

=== Systemkonfiguration ===

[[Image:10_V2-3Ratsinformation-Systemkonfiguration.png|miniatur|Administration - Systemkonfiguration]]

Die Systemkonfiguration ist Nutzern mit administrativen Berechtigungen vorbehalten (Superuser, Administrator, Web-Admin). In diesem Bereich werden systemweite Einstellungen vorgenommen.

'''Reiter der Systemkonfiguration:'''

* [[#Reiter Konfiguration|Reiter Konfiguration]]
* [[#Reiter Benachrichtigungen|Reiter Benachrichtigungen]]
* [[#Reiter_Schriftstücke|Reiter Schriftstücke]]
* [[#Reiter_PDF Sicherheit|Reiter PDF Sicherheit]]
* [[#Reiter Adressen|Reiter Adressen]]
* [[#Reiter Datenschutz|Reiter Datenschutz]]
* [[#Reiter Import|Reiter Import]]

Die Reiter sind erreichbar über den Button "ändern" (Ratsinformation > Administration > Systemkonfiguration > ändern).

==== Reiter Konfiguration ====

[[Image:11_V2-3Ratsinformation-Reiter Konfiguration.png|miniatur|Reiter Konfiguration]]

Iconset

Bei der Verwendung von Iconsets kann zwischen REGISAFE-Standard-Icons und hinterlegten Open-Source-Icons gewählt werden.

Authentifizierung

Die Login-Kennung für die Anmeldung am System kann eingestellt werden:

* Adresskennung (REGISAFE Standard): Nachname Vorname Kommune
* E-Mail
* Titel, Vorname, Nachname

"Überschreiben der Login-Kennung darf aktualisiert werden" ermöglicht die automatische Änderung bestehender Nutzerkonten (Info an Nutzer per E-Mail).

CMS-Nutzerkonten basieren auf Adressfeldern mit dem Kennzeichen "öffentlich" oder "nicht öffentlich". Import der Basisgremienverteiler und Sitzungsverteiler erzeugt nun Nutzergruppen in der Benutzerverwaltung.

Bei der Einstellung der Zielseite für den E-Mail-Link zum initialen Setzen des Nutzer-Passworts handelt es sich um ein Pflichtfeld. Die Standard-Einstellung für die Zielseite des E-Mail-Links zum initialen Setzen des Nutzer-Passworts ist die Seite "Login authentifizieren".

Mandantensystem

Es kann optional ausgewählt werden, ob Verwaltungskennungen für Mandantensysteme verwendet werden sollen.

Erweitert

Konfigurieren der URL zum Support-Web.

Einblenden von Entwicklermeldungen steuert den Umfang der Debug-Ausgaben des Ratsinformationssystems. Debug-Ausgaben sind nur für Entwicklungszwecke oder im Fehlerfall notwendig.

==== Reiter Benachrichtigungen ====

[[Image:12_V2-3Ratsinformation2b-E-Mail Versand.png|miniatur|E-Mail-Versand]]

Konfigurieren des E-Mail-Versandes und der Administrator-Benachrichtigungen.

'''E-Mail-Versand'''

Der E-Mail-Versand und das Zurücksetzen von Nutzerdaten an Gremienmitglieder werden nur aktiviert, wenn eine Admin-E-Mail des Kunden hinterlegt ist.

* ''Nutzer-Benachrichtigungs E-Mail Versand'' aktiviert -> E-Mail geht an Mandatsträger
* Ist kein Versand an Mandatsträger aktiv, werden alle E-Mails an einen Mandatsträger nun an den Admin weitergeleitet.
* Ist auch der Versand an den Admin bzw. systemweit deaktiviert, oder gab es einen Fehler beim Versenden, wird nun ein Fehler im Systemlog geschrieben.

Für den Versand im HTML-Format wurde auf Multipart-E-Mails umgestellt (ist auch für Clients lesbar, die keine HTML-E-Mail darstellen können).

'''Postfach für E-Mailversand'''

Konfiguration eines eigenen Absender-Postfachs ist möglich. E-Mail-Versand kann wahlweise im HTML-Format (Einbettung von Bilddateien) erfolgen. Dies wird statt der E-Mail-Adresse noreply@geocms.net für alle Meldungen (z.B. Importjobs) oder Passwortlinks verwendet.

Nach der Konfiguration der Einstellungen kann eine Test-E-Mail versandt werden.

Es wird empfohlen ein separates Postfach einzurichten, z.B. ris@kundendomain.de

'''Administrator-Benachrichtigungen'''

Hier kann die Betreffzeile der E-Mail-Benachrichtigungen geändert werden (nicht empfehlenswert) und mehrere E-Mail-Adressen für die Administrator-Benachrichtigungen hinterlegt werden.

'''Informationsdienst'''

Konfiguration oder Deaktivierung des Informationsdienstes:

* Festlegen des Betreffs der E-Mails des Informationsdienstes. Bei leerem Feld wird der Standard verwendet.
* Informationsdienst für festgelegte Status erzwingen (jeder Nutzer erhält Benachrichtigung über die hier selektierten Status)
* Informationsdienst für festgelegte Status verbergen (kein Nutzer erhält Benachrichtigung über die hier selektierten Status)
Wird kein Status selektiert, kann jeder Nutzer frei wählen, ob er die Benachrichtigung für den entsprechenden Status erhalten möchte.

Standard des Betreffs:

Informationsdienst BürgerPLUS Ratsinformation "##WEB_NAME##" vom ##DATUM##"

Mögliche Platzhalter:

* ##DATUM## - Datum im Format DD.MM.JJJJ HH:MM
* ##WEB_NAME## - Name der BürgerPLUS Ratsinformation Instanz
* ##MANDANT## - Name der Verwaltungskennung" name="flexml::infodienst_subject"

==== Reiter Schriftstücke ====

[[Image:13_V2-3Ratsinformation-Reiter Schriftstuecke.png|miniatur|Reiter Schriftstücke]]

Dateinamen werden nicht mehr Case-Sensitive ausgewertet (Groß-/Kleinschreibung). Dateinamen, die fälschlicherweise URL-kodiert übergeben werden, können nun ausgewertet werden. Unterstützt werden die neuen Schriftstück ArtIDs "Sitzungsunterlage" und "RISZusatzDokument".

Dateibehandlung

Die Dateibehandlung gibt an wie Dokumente, wenn sie im Web geöffnet werden, behandelt werden.

Mögliche Einstellungen:

* immer downloaden
* wenn möglich im Browser darstellen

Bezeichnung der Schriftstück ArtIDs

Den bekannten Bezeichnungen von Schriftstücken können andere Bezeichnungen zugewiesen werden. Die im Feld angegebene Bezeichnung überschreibt die Standardangabe.
Bsp.: Der „Sitzungsniederschriftsauszug“ wird „Protokollauszug“ im RIS-Web genannt.

Anzeige der Schriftstücke

Den Dokumenttypen kann zugewiesen werden, ob es sich um ein Sitzungsschriftstück (bei Reiter "Sitzungsdokumente" angezeigt) oder um ein Tagesordnungsschriftstück (be Reiter "Tagesordnung" angezeigt) handelt.

Anlagen

* Vom Hauptdokument (Anlagen werden neben dem Hauptschriftstück angezeigt; empfohlene Einstellung)

* Nur im Login-Bereich (Anlagen können nur gesehen werden, wenn man angemeldet ist, betrifft auch öffentliche TOP, d.h. Bürger können zwar das Hauptschriftstück, aber nicht die Anlage sehen)

Zusätzliche Dokumente

Die Zielseite für Zusätzliche Dokumente und die Mandantenzuordnung kann festgelegt werden.

==== Reiter PDF Sicherheit ====

[[Image:14_V2-3PDF-Sicherheit.png|miniatur|PDF-Sicherheit]]

'''Wasserzeichen'''

Systemweit kann vom Administrator ein Wasserzeichen für alle PDF-Dateien aktiviert werden. Das Wasserzeichen kann individuell
gestaltet und als PDF hinterlegt werden.

Folgende Arten von Wasserzeichen stehen zur Verfügung:
* Stempel (Standard): Das Wasserzeichen wird über den Text gelegt. Insbesondere bei Bildern ist dies zu empfehlen. Die Lesbarkeit kann je nach Wasserzeichen ggf. eingeschränkt sein.
* Hintergrund: Das Wasserzeichen wird unter dem Text eingefügt. In PDF-Dokumenten mit Bildinhalten ist das Wasserzeichen ggf. verdeckt.

[[Image:14_V2-3PDF-Sicherheit-Wasserzeichen.png|miniatur|PDF mit Wasserzeichen und benutzer- und zeitabhängiger Fußleiste]]

Wird ein Wasserzeichen für die Dateien verwendet, so erscheinen der Nutzername sowie ein Zeitstempel in der Fußzeile des Dokumentes.
Möchten Sie diesen Hinweis anzeigen, jedoch kein Wasserzeichen hinterlegen, laden Sie ein leeres PDF-Dokument im System hoch und stellen Sie es als Wasserzeichen für den Hintergrund ein.

'''Verschlüsselung'''

Systemweit kann vom Administrator ein Passwort für alle Schriftstückdownloads/Sitzungsmappen aktiviert werden. Wichtig: Der Passwortschutz gilt nur für nicht öffentlich sichtbare Schriftstücke! Öffentliche Schriftstücke sind weiterhin ohne einen Passwortschutz aufrufbar. Das Passwort ist nicht nutzerspezifisch und muss allen Nutzern bekannt gegeben werden.

Mit dem Passwortschutz können folgende Berechtigungen in PDF-Dateien gesetzt werden:
* keine (nur ansehen): Nutzer können das PDF herunterladen und öffnen. Andere Aktionen, wie Drucken, Hinzufügen von Anmerkungen in einem PDF-Programm oder Zusammenfügen mit anderen Dokumenten, sind nicht möglich.
* alle Berechtigungen: Nutzer können das PDF herunterladen und öffnen. Alle anderen Aktionen, wie Drucken, Hinzufügen von Anmerkungen in einem PDF-Programm oder Zusammenfügen mit anderen Dokumenten, sind möglich.
* eigene Vorgabe: Nutzer können das PDF herunterladen und öffnen. Hier kann der Admin selber bestimmen, welche Aktionen erlaubt sind: Drucken, Hinzufügen von Anmerkungen in einem PDF-Programm oder Zusammenfügen mit anderen Dokumenten. Bitte beachten Sie: in PDF-Betrachtern (z. B. Acrobat Reader) können die Berechtigungen andere Bezeichnungen tragen.

[[Image:14_V2-3PDF-Sicherheit-Frontend.png|miniatur|PDF-Verschlüsselung im Frontend]]

Erfolgte die Aktivierung der PDF-Verschlüsselung sowie die Vergabe eines systemweiten PW durch den Admin, so kann jeder Nutzer anschließend im persönlichen Bereich der Ratsinformations-Webseite (Frontend) unterhalb des Punktes "PDF Verschlüsselung" im Reiter „Profildaten“ das Admin-PW überschreiben. Trägt der Nutzer nichts ein, gilt das Admin-PW.

==== Reiter Adressen ====

[[Image:15_V2-3Ratsinformation-Reiter Adressen.png|miniatur|Reiter Adressen]]

Konfiguration der Darstellung der Adresse:

* Adressen sind in bestimmte Blöcke unterteilt, für die jeweils eine Überschrift und eine CSS-Klasse festgelegt werden kann
* Einteilung in Adressblöcke
* Festlegung der zu verwendenden Felder je Block
* Konfiguration der Formatierung (Name in der Ausgabe, Zeilenumbruch, relevant für Listenansicht)
* Adressrendering über herkömmlichen Weg, wenn keine Adressfelddefinition hinterlegt ist
* wenn nur ein Feld definiert ist: Verwendung dieser Konfiguration

==== Reiter Datenschutz ====

[[Image:16_V2-3Ratsinformation-Reiter Datenschutz.png|miniatur|Reiter Datenschutz]]

Logging von Nutzerinteraktionen

* Logging von Schriftstückdownloads als Nachweis der „Zustellung“ von z.B. Einladungen
** optional de-/aktivierbar
** bei Download von Zip Archiven wird es als ein Log zusammengefasst

Tagesordnungspunkte

Es kann konfiguriert werden, ob der öffentlich hinterlegte Text für Tagesordnungspunkte angezeigt werden soll, z.B. wenn der Nutzer als "befangen" eingestuft wird, oder ein eigener Text. Bei Letzterem erscheint ein Freitextfeld.

==== Reiter Import ====

[[Image:Ratsinformation-Reiter_Import.PNG|miniatur|Reiter Import]]

Schnittstelle

Das Dateiformat für die Schnittstelle kann konfiguriert werden (Standard: KommunalPLUS Ratsinformation).

Quelle

Das Quell-Verzeichnis gibt den Pfad der zu importierenden Daten an.

Autoimport

* Service URL der Server Warteschlange

* Systemerkennung in der Server Warteschlange

=== Veränderung der Sichtbarkeit ===

Übersicht aller Sitzungen und Schriftstücke im System mit Veröffentlichungsbereich. Ermöglicht das Offline-Setzen eines einzelnen Datensatzes.

[[Image:18_V2-3Notizen bearbeiten.png|miniatur|Notizen bearbeiten]]

=== Notizen bearbeiten ===

Scheidet ein Nutzer unerwartet aus, verbleiben oft noch in Sitzungen erstellte Notizen im System. Für Administratoren wurde daher eine Möglichkeit geschaffen, diese Notizen unter datenschutzrechtlichen Aspekten vollständig aus dem System zu entfernen. Der Administrator erhält dabei keinen Zugriff auf die Inhalte, sondern kann lediglich an Hand des Notiz-Titels entscheiden, welche Notizen eines Nutzers gelöscht werden sollen.
* Möglichkeit der Suche nach einem Nutzer in der Auswahl
* Anzeige folgender Informationen:
:* ID
:* Nutzer mit Login-Kennung und E-Mail-Adresse
:* Datum der letzten Änderung
:* Sitzungstitel

=== Nutzerkonten zurücksetzen===

[[Image:19_V2-3Ratsinformation Zuruecksetzen der Zugangsdaten.png|miniatur|Zurücksetzen der Nutzerkonten]]

Hier erscheint eine Übersicht aller importierten Nutzer. Ermöglicht das Neu-Versenden eines Initial-Passworts an Nutzer, abhängig von der Aktivierung des [[#Reiter Benachrichtigungen|E-Mail-Versand]].

Icons kennzeichnen Nutzer mit nicht vorhandenen bzw. mehrmals vergebenen E-Mail-Adressen.

Der Link hat eine Gültigkeit von 24 Stunden.

[[Image:20_V2-3Nutzerkonten bearbeiten.png|miniatur|Bearbeiten von Nutzerkonten]]

=== Nutzerkonten bearbeiten ===

Nutzer, die in der XML als "gelöscht" markiert sind, werden nicht vollständig aus der Datenbank entfernt, um eine Wiederherstellung bei unbeabsichtigtem Löschen zu ermöglichen.

Unter diesem Punkt kann der web-admin ein oder mehrere Nutzer temporär löschen (soft-delete) oder wiederherstellen. Das unwiederbringliche Löschen aus der Datenbank (hart-delete) ist weiterhin nur durch den RIS-Support möglich, da bei einem versehentlichen Löschen ein Komplett-Export notwendig wird. Melden Sie sich gern kurzfristig bei uns, sollten Sie einen Nutzer vollständig aus der Datenbank löschen wollen.

'''Hinweis:''' Das Löschen im Ratsinformationssystem ist eine temporäre, kurzfristige Lösung. Der Nutzer muss in jedem Fall auch im DMS für den Export deaktiviert werden und darf nicht mehr in der XML erscheinen. Andernfalls wird der Nutzer wiederholt importiert und im Ratsinformationssystem angelegt.

=== Systemlogs ===

[[Image:21_V2-3Ratsinformation Sytemereignisse.png|miniatur|Systemereignisse]]

Hier kann die Einsicht in Systemmeldungen erfolgen.

Systemereignisse sind

* suchbar nach:
:* Text und
:* Datum oder
:* Zeitspanne

* filterbar nach:
:* alle,
:* Hinweise,
:* Warnungen,
:* Fehler und
:* Erfolg

* sowie sortierbar nach:
:* ID,
:* Art,
:* Nutzer,
:* Datum/Uhrzeit,
:* Modulkontext,
:* erweiterter Kontext,
:* Ereignis und
:* Beschreibung.

== Modulvorlagen ==

[[Image:22_V2-3Ratsinformation2 Konfiguration Modulvorlagen.png|miniatur|Konfiguration Modulvorlagen]]

Eine Modulvorlage dient der einfachen und systemweiten Konfiguration der Ausgabe. Es können mehrere Modulvorlagen angelegt werden. Modulvorlagen werden an den Modulen der Menüpunkte im [[#Seitenbaum|Seitenbaum]] ausgewählt, wobei pro Menüpunkt nur eine Modulvorlage ausgewählt werden kann. Die Konfiguration für die Ausgabe erfolgt ausschließlich über die Modulvorlagen.

'''Reiter der Modulvorlage'''

* [[#Reiter Allgemein|Allgemein]]
* [[#Reiter Darstellung|Darstellung]]
* [[#Reiter Sitzungen|Sitzungen]]
* [[#Reiter Kalender|Kalender]]
* [[#Reiter Personen|Personen]]
* [[#Reiter Gremien|Gremien]]
* [[#Reiter Suche|Suche]]
* [[#Reiter Dokumenten Liste|Dokumenten Liste]]
* [[#Reiter Notizen|Notizen]]
* [[#Reiter Newsmodul|Newsmodul]]
* [[#Reiter App|App]]

'''Vorteile gegenüber der direkten Konfiguration am Menüpunkt'''

* Konfiguration der Modulvorlage an einem zentralen Punkt
* einfache Nachkonfiguration neuer oder zuvor nicht genutzter Funktionen
* keine Anpassung aller Menüpunkte notwendig
* Verringerung fehlerhafter oder fehlender Konfigurationen an einzelnen Menüpunkten (führte in der Vergangenheit zu Missverständnissen in der Ausgabe)

Die Einstellungen in der Modulvorlage können beliebig vorgenommen werden. Für alle Reiter gilt, dass der Systemstandard mit einem Klick wiederhergestellt werden kann.

Weiterhin können, wenn notwendig, am einzelnen Menüpunkt abweichende Einstellungen vorgenommen werden.

==== Reiter Allgemein ====

[[Image:23_V2-3Ratsinformation Konfiguration-Allgemein.png|miniatur|Konfigurationsmöglichkeiten Allgemein]]

Im Reiter Allgemein kann die Grundeinstellung der Modulvorlage vorgenommen werden. Dazu zählen die Vergabe einer eindeutigen Bezeichnung sowie die Auswahl des Mandantensystems.

==== Reiter Darstellung ====

[[Image:24_V2-3Ratsinformation Konfiguration-Darstellung.png|miniatur|Konfigurationsmöglichkeiten für Darstellung]]

Listen

Daten, die in einer Liste ausgegeben werden, können in ihrer Anzahl variiert werden. Es können bis zu 50 Einträge pro Seite angezeigt werden.

Datumsformat

Das Datumsformat (inklusive Uhrzeit) kann konfiguriert werden, z.B. für die Ausgabe der Sitzungen in der Listenansicht.

Zusätzliche Ausgabe

Ausgewählt werden können:

* Ausgabe von Vertretern in Sitzungsteilnehmer Listen
* Ausgabe von Vertretern in Basisgremien Listen
* Ausgabe von Parteien
* Ausgabe von Fraktionsvorsitzenden
* Ausgabe von zusätzlichen Funktionen
* Ausgabe von Drucksachennummern
* Ausgabe des Öffentlichkeitsstatus bei Schriftstücken mit Bezug zu einem TOP
* Filtermöglichkeit für Personenliste
* Filtermöglichkeit für Fraktionenliste
* Filtermöglichkeit für Parteienliste

Features deaktivieren

Folgende Features können ausgeschalten werden:

* Notizfunktion an Sitzung deaktivieren
* Downloadmöglichkeit für Sitzungsmappe deaktivieren
* Downloadmöglichkeit für Gesamtdokument deaktivieren
* Downloadmöglichkeit für elektronische Visitenkarte deaktivieren
* Link "auf Karte anzeigen" deaktivieren
* Ausgabe von Jahres Auswahl in Sitzungs-Archiv deaktivieren
* Ausgabe von "Vertreter für Gremiumsmitglieder" deaktivieren
* Einbindung der Javascript Bibliothek jQuery deaktivieren
* Einbindung der Javascript Bibliothek jQuery-UI deaktivieren
* Zusammenfügen von AssetsCompiler deaktivieren

==== Reiter Sitzungen ====

[[Image:25_V2-3Ratsinformation Konfiguration-Sitzungen.png|miniatur|Konfigurationsmöglichkeiten für Sitzungen]]

Sitzungsdetails

Bei der Darstellung der Sitzungsdetails kann zwischen einer Listenansicht (einfache Anordnung untereinander), Akkordeonansicht (untereinander angeordnete Klappboxen) oder der Darstellung mit Reitern (Anordnung nebeneinander) gewählt werden.

Weiterhin ausgewählt werden kann:

* Titel des Sitzungs-Schriftguts anzeigen
* Titel von Anlagen des Sitzungs-Schriftguts anzeigen
* Titel des Schriftguts der Tagesordnungspunkte anzeigen (über Tooltip)
* Titel von Anlagen des Tagesordnungspunkt-Schriftguts anzeigen (über Tooltip)

Sitzungstitel

Die Darstellung des Wochentags kann beeinflusst werden. Zunächst kann eingestellt werden, ob die Wochentage überhaupt ausgegeben werden sollen. Bei der Art kann zwischen der Kurz- und der Langform unterschieden werden. Es kann ein beliebiger Trenner zwischen Wochentag und Datum angegeben werden. Optional können zwischen Datum und Uhrzeit oder vor dem Sitzungsnamen, ebenfalls Trenner eingefügt werden.

==== Reiter Kalender ====

[[Image:26_V2-3Ratsinformation Wochenansicht Sitzungskalender.png|miniatur|Darstellungsmöglichkeiten im Kalender am Beispiel der Wochenansicht]]

[[Image:26_V2-3Ratsinformation Konfiguration-Kalender.png|miniatur|Konfigurationsmöglichkeiten für Kalender]]

Neben der Kalenderdarstellung kann an dieser Stelle auch die Ausgabe der Kalendereinträge konfiguriert werden.

Kalenderdarstellung

Die Startansicht unterscheidet zwischen Monat (Standard), Woche und Tag. Dabei kann für Woche und Tag die einfache oder detaillierte (mit Stundenraster) Ansicht gewählt werden.

Kalendereinträge

Standardmäßig wird die Gremiumsbezeichnung im Kalender ausgeschrieben. Um unschöne Umbrüche zu vermeiden, kann an dieser Stelle die Abkürzung der Gremiumsbezeichnung aktiviert werden. Mit der Aktivierung stehen Tooltips und eine Legende optional zur Verfügung.

Farbwerte

Termine und Tooltips können jeweils mit einer auf das Kundenweb angepassten oder vom Kunden gewünschten Farbe versehen werden.
Werden die Feldwerte leer gelassen, erfolgt die Darstellung in Standardfarben (hellblau). Evtl. wird die Hintergrundfarbe von der im Template festgelegten Farbe überschrieben.

'''Empfohlene Einstellung'''

* Gremiumsbezeichnung = Abkürzung
* Tooltip anzeigen = aktiviert
* Legende anzeigen = aktiviert

Internetkalender

Hierüber kann der Download des Kalenders (*.ics-Format) aktiviert werden.

==== Reiter Personen ====

[[Image:27_V2-3Ratsinformation2 Konfiguration Personen.png|miniatur|Konfigurationsmöglichkeiten für Personen]]

Bilddarstellung

An dieser Stelle kann die Anzeige hinterlegter Bilder der Personen (Benutzerverwaltung) nach Bereichen konfiguriert werden:

* keine Anzeige
* im Bürger-Bereich (ohne Anmeldung am RIS sichtbar)
* im Login-Bereich (nur nach Anmeldung am RIS sichtbar)
* keine Einschränkung

Detail Bild - Listen Bild - Vollbild

Hier können jeweils die Abmessungen der Bilddarstellungen konfiguriert werden.

==== Reiter Gremien ====

[[Image:28_V2-3Ratsinformation2 Konfiguration Gremien.png|miniatur|Konfigurationsmöglichkeiten für Gremien]]

Ausgabe

Die Anzeige leerer Gremien kann optional aktiviert werden (Standard: aus). Bei Deaktivierung ist die Sichtbarkeit der Gremien nun direkt von der Sichtbarkeit der Sitzungen abhängig. In Basis-Gremienauflistungen gilt die Sichtbarkeitsregelung, die im Export übergeben ist.

Sitzungskalender

Optional kann die Einstellung erfolgen, dass für jedes Gremium ein anderer Farbwert verwendet wird (Standard: aus). Bei Aktivierung dieser Option öffnet sich die Konfiguration "Farbwerte".

Farbwerte

Hier kann für jedes ausgewählte Gremium eine Farbe für den Hintergrund, den Rahmen und die Schrift selektiert werden. Evtl. wird die Hintergrundfarbe von der im Template festgelegten Farbe überschrieben.

==== Reiter Suche ====

[[Image:29_V2-3Ratsinformation2 Konfiguration Suche.png|miniatur|Konfigurationsmöglichkeiten für die Suche]]

Allgemeine Suchoptionen

Um das Suchformular nutzen zu können, muss der Haken bei "Suchformular anbieten" gesetzt sein. Bei der Art der Suche kann zwischen der einfachen und der erweiterten Suche unterschieden werden. Es kann eingeschränkt werden, auf welche Inhalte die Suche zugreifen darf ("Suche in folgenden Inhalten gestatten").
Bei der erweiterten Suche kann zusätzlich ausgewählt werden, ob die erweiterten Suchmöglichkeiten im Frontend beim ersten Aufruf bereits aufgeklappt erscheinen sollen.

Formularelemente der Erweiterten Suche

Optionen, die in der erweiterten Suche eingeblendet werden können:
* "Suche nach Gremium" anzeigen
* "Suche nach Schriftstückart" anzeigen
* "Suche nach Zeitraum" anzeigen

Die Darstellung der Suchtreffer für Schriftstücke entspricht der Darstellung der Dokumentenliste inklusive der dortigen Konfiguration.

==== Reiter Dokumenten Liste ====

[[Image:30_V2-3Ratsinformation2 Konfiguration DokumentenListe.png|miniatur|Konfigurationsmöglichkeiten für Dokumenten Liste]]

Ausgabe

Es kann ausgewählt werden, ob nur die Schriftstück-Arten angezeigt werden sollen, die in der untenstehenden Sortierung enthalten sind.
Die Anzeige leere Einträge in der Schriftstück ArtID Liste kann optional aktiviert werden (Standard: aus). Bei Deaktivierung ist die Sichtbarkeit der Schriftstücke nun direkt von der Sichtbarkeit der Sitzungen abhängig. Dabei gilt die Sichtbarkeitsregelung, die im Export übergeben ist.

Dokumentenliste

Der Titel des Schriftstückes ist standardmäßig aktiviert. Optional kann diese Einstellung geändert werden. Anlagen und Anlage-Titel können angezeigt oder ausgeblendet werden.

Sortierung

In der Sortierung können die Schriftstückarten, die verwendet werden sollen, und deren Reihenfolge festgelegt werden. Jeder Dokumententyp kann innerhalb der Reihenfolge nur einmal vorkommen.

Innerhalb einer Schriftstückart erfolgt die Sortierung anhand des Zeitbezugs des Dokuments. Hierbei wird von allen Sitzungen, in der das Schriftstück verwendet wird, die aktuellste Sitzung ermittelt.

==== Reiter Notizen ====

[[Image:31_V2-3Ratsinformation2 Konfiguration Notizen.png|miniatur|Konfigurationsmöglichkeiten für Notizen]]

Konfigurieren der Nutzerauswahl und möglicher Einschränkungen für das Teilen von Notizen.

Nutzerauswahl

* nur Teilnehmer der Sitzung und Nutzer mit zusätzlichem Zugriff auf die Sitzung (Standard)
* nur Teilnehmer der Sitzung
* alle Nutzer, unabhängig von Zugriffsberechtigungen

Mögliche Einschränkungen

* Gremien
* Fraktionen
* Parteien
* Funktion im Gremium
* Zusätzliche Funktion

==== Reiter Newsmodul ====

[[Image:32_V2-3Ratsinformation2 Konfiguration Newsmodul.png|miniatur|Konfigurationsmöglichkeiten für das Newsmodul]]

[[Image:32_V2-3Ratsinformation2 Konfiguration Newsmodul Seite.png|miniatur|Auswahl der Detailseite]]

Hierüber kann die Anzeige des Newsmoduls im Sitzungskalender aktiv geschalten werden. Bei Aktivierung wird die Möglichkeit geboten, für jede Kategorie zu bestimmen, auf welcher Webseite (Detailseite) die Artikel erscheinen sollen, sowie eine Farbe für den Hintergrund, den Rahmen und die Schrift festzulegen.

==== Reiter App ====

[[Image:33_V2-3Ratsinformation2 Konfiguration App.png|miniatur|Konfigurationsmöglichkeiten für die App]]

Integration

* Überschrift
* Festlegung der Spaltenanzahl im Startbildschirm (Homescreen)
* Login über Webcontainer ermöglichen: Login Schaltfläche im Startbildschirm erscheint (Ersatz für Login über nativen App-Rahmen)

Eigene Styles

* eigene Styles (brain-SCC) oder kundenspezifische Stylesheets per CSS einfügen (kunde.css)

== Teilnahme ==

[[Image:34_V2-3Teilnahme.png|miniatur|Teilnahme]]

Der Punkt "Sitzungsteilnahme" ermöglicht die Sortierung nach ID, Externer ID, Kennung, Sitzungsbeginn und Status. Eine Suche anhand eines Textes und des Zeitraums der Sitzung kann ebenfalls erfolgen.

Am Ende jeder Zeile wird der Button "Teilnehmer anzeigen" zur Verfügung gestellt. Hierüber werden alle Sitzungsteilnehmer mit deren Zu- oder Absagen einer Teilnahme tabellarisch ausgegeben.
Es wird eine Exportfunktion im CSV-Format (z.B. für Excel) angeboten.

'''Hinweis:''' Um die Sitzungsteilnehmer zu sehen, wird die Nutzung des Mandatsträgermodus vorausgesetzt. Ist der Mandatsträgermodus deaktiviert, erscheinen unter dem Punkt "Teilnahme" alle Sitzungen. Die Zu- und Absagen von jedem Teilnehmer können nicht eingesehen werden.

== Statistik ==

[[Image:35_V2-3Statistik.png|miniatur|Statistik]]

Die Statistik gibt einen kurzen Überblick über die im System importierten Inhalte, Nutzerkonten und Nutzerinhalte.

== Hilfe ==

Über den Punkt "Hilfe" wird das Wiki des Ratsinformationssystems aufgerufen. Darin sind Konfigurationsmöglichkeiten des Backends näher beschrieben.

= Einspielen von Patches =

Das Einspielen von Patches ist Systemadministratoren mit Superuser-Rechten vorbehalten.

== Siehe auch ==
* [http://dms-support.brain-scc.de/de/ansprechpartner.html Support-Web] mit Informationen zu Ansprechpartnern und Updates
* [[BürgerPLUS Ratsinformation - Administration Version 2.2|Administration Version 2.2]]

= Hilfe Funktion =

[[Image:36_V2-3Hilfe.png|miniatur|''Hilfe'' Schaltfläche]]

Über die ''Hilfe'' Schaltfläche in den einzelnen Menüs der Administration kann auf die Hilfe Funktion zugegriffen werden. Dabei ist jede ''Hilfe'' Schaltfläche mit den inhaltlich passenden Abschnitt eines Wiki Artikels verknüpft.

Ratsinformationssystem - Administration Version 2.3

2016-05-23T08:32:13Z

Tbalcke: /* Reiter Kalender */

Dieser Artikel behandelt die Administration des Ratsinformationssystem 2.3 ('''REGISAFE-Version 4.3''').

Der Administrationsbereich ist durch das Anfügen des Wortes "admin" an der URL erreichbar.

Beispiel: https://ris.geocms.com/demo/admin/

= Einführung =

[[Image:Ratsinformation-Zusammenspiel.PNG|miniatur|Wie kommen die Daten vom REGISAFE ins Web?]]

[[Image:01_V2-3GeoCMS-Modul Ratsinformation.png|miniatur|GeoCMS - Modul Ratsinformation]]

Zusammenspiel von REGISAFE und BürgerPLUS Ratsinformationen

= Ausgabe =

-> Informationen zur [[BürgerPLUS Ratsinformation - Ausgabe Version 2.3|Web-Ausgabe des Moduls BürgerPLUS Ratsinformation Version 2.3]]

=Zugriffsrechte=
Je nach Rolle, kann ein Nutzer im Administrationsbereich unterschiedliche Zugriffsrechte besitzen.

'''Rollen mit absteigenden Zugriffsrechten:'''

* Superuser
** Rechte: alle
* Administrator
**Rechte: Benutzerinformationen, Installation, Benutzerverwaltung, Seitenbaum, Ratsinformationen, Syslogs
* Web-Admin des Kunden
** Rechte: Benutzerinformationen, Benutzerverwaltung, Seitenbaum, Ratsinformationen
* Gremiumsmitglieder und sonstige Sitzungsteilnehmer
** Rechte: Benutzerinformationen

= Benutzerverwaltung =

[[Image:02_V2-3Ratsinformation-Benutzerverwaltung-Details.png|miniatur|Detailansicht Benutzer]]

Die Nutzerkonten und Berechtigungen werden aus REGISAFE importiert. Rechte importierter Nutzer dürfen nicht angepasst werden, da diese bei jedem Import überschrieben werden. Lediglich den Benutzernamen, das Passwort und das Bild des Benutzers können Administratoren bei Bedarf ändern.

Die Nutzerkonten sind entsprechend ihrer Rollen und Zugriffsrechte in Gruppen zugeordnet. Die Zuordnung darf nicht geändert werden, da die Verteilung an Hand der Daten im REGISAFE erfolgt. Die Gruppen werden als Baumstruktur angezeigt.

[[Image:03_V2-3Benutzergruppen.png|miniatur|neue Benutzergruppen]]

Zur Erleichterung der Rechteverwaltung der Benutzer und zur gezielteren Rechtevergabe, stehen in der Benutzerverwaltung zusätzlich zwei Gruppen zur Verfügung:
* RIS - alle importiert (enthält alle über die RIS-Schnittstelle importierten Nutzer)
* RIS - ohne Verteiler (RIS-Nutzer, die keinem Gremium angehören, also Nutzer, die importiert wurden, aber keine Rechte besitzen sollen)
'''Hinweis:''' Vergeben Sie keine Rechte im CMS-Backend ohne Abstimmung mit dem RIS-Support. Die Rechteverwaltung erfolgt bis auf wenige Ausnahmen (Newsmodul und ggf. Hilfeseiten) ausschließlich im DMS, um eventuelle Zugriffe nicht autorisierter Personen auf bestimmte Bereiche und Funktionen steuern zu können.

Der Status des Nutzerkontos wird farblich gekennzeichnet. Aktive Nutzer sind mit einem grünen Symbol gekennzeichnet. Nutzer, die beispielsweise ein neues Passwort angefordert oder sich noch nicht im System angemeldet haben, werden mit einem orangen Symbol markiert.

Die E-Mail-Adresse wird aus der Benutzerverwaltung entfernt, wenn keine gültige E-Mail-Adresse exportiert wurde. Als Beispiele für ungültige Adressen sind zu nennen:
* Intern: Vorname Nachname
* vorname.nachname[at]kommune.de
* vorname.nachname@kommune

Wichtige Inhalte des Benutzerkontos (Benutzer bearbeiten):

* Benutzer
:* Benutzername (Login-Kennung des Nutzers; Generiert aus der REGISAFE-XML)
:* Passwort (verschlüsselt)
:* Redaktionsbereich-Anmeldung erlauben (Backend-Zugriff für den Nutzer aktivieren/deaktivieren)
* Persönliche Angaben (werden aus der REGISAFE-XML übermittelt, außer das Profilbild)
:* Profilbild (eine lokale Datei auswählbar)

Wenn (neue) Nutzer ein Passwort vergeben, muss dieses folgende Mindestanforderungen erfüllen:
* mind. 8 Zeichen,
* mind. 1 Sonderzeichen,
* mind. 1 Großbuchstabe und
* 1 Kleinbuchstabe

[[Image:RIS_Switch-to-User.JPG|miniatur|Switch-To-User]]
Pro Nutzer kann ein Profilbild hinzugefügt werden. Diese Funktion ist unabhängig von REGISAFE, so dass das Hochladen direkt im Administrationsbereich von BürgerPLUS Ratsinformation erfolgen muss. Die Ausgabe erfolgt in der Personenliste und in der Detailansicht der Person.

Um bei einem Nutzer auftretende Fehler besser und schneller überprüfen zu können, wurde die Funktion "Switch-to-User" für den web-Admin aktiviert. Ohne das Passwort des jeweiligen Nutzers kennen zu müssen, können Administratoren damit die Rolle und Rechte des Nutzers übernehmen und den gemeldeten Fehler sichten. Wechselt ein Administator in die Rolle eines Nutzers wird dies in der Syslog vermerkt.

= Seitenbaum =

Im Seitenbaum wird die Navigation definiert. Bei der Installation wird eine Standard-Navigation vorgegeben, die gemeinsam mit dem Kunden angepasst werden kann.

== Standardelemente der Navigation des Seitenbaums ==
* Persönlicher Bereich
** Mandatsträgermodus
** Kontaktformular
* Sitzungskalender
* Sitzungstermine
**Sitzungstermine (Archiv)
* Gremien
* Personen
* Fraktionen
* Dokumente
* Suche
* Passwort zurücksetzen
* Hilfe
* Datenschutzerklärung
* Impressum
* Abmelden

== Anlegen und Bearbeiten von Menüpunkten ==

[[Image:04_V2-3Ratsinformation Administration Anlegen von Menüpunkten.png|miniatur|Anlegen und Bearbeiten von Menüpunkten]]

Administratoren stehen folgende Funktionen zur Bearbeitung des Seitenbaums zur Verfügung:

* Anzeigen (zeigt den Menüpunkt im Portal an)
* Bearbeiten (öffnet die Bearbeitungsmaske, um einen Menüpunkt editieren zu können)
* Hinzufügen (fügt eine Unterseite am aktuell gewählten Menüpunkt ein)
* Umbenennen (ändert den Menütitel jedoch nicht den Alias)
* Rechte setzen (die Sichtbarkeit und Bearbeitungsmöglichkeiten können über die Rechte gesteuert werden)
* Seitencache löschen (entfernt alle bisher aufgerufenen Versionen der entsprechenden Webseite)
* Ausschneiden (der Menüpunkt wird vom aktuellen Knoten ausgeschnitten und kann an einem anderen Knotenpunkt eingefügt werden)
* Kopieren (der Menüpunkt wird dupliziert und kann an einem anderen Knotenpunkt eingefügt werden)
* Einfügen (zuvor ausgeschnittene oder kopierte Menüpunkte können an beliebigen anderen Knotenpunkten eingefügt werden)
* Entfernen (löscht den ausgewählten Menüpunkt)

Folgende Einstellungen müssen beim Anlegen eines neuen Menüpunktes beachtet werden:

*Reiter Menüdaten:
** Titel (Pflichtfeld)
** Alias (Pflichtfeld)

[[Image:05_V2-3Verstecker menuepunkt.png|miniatur|Anlegen eines versteckten Menüpunktes]]
[[Image:06_V2-3Verstecker menuepunkt sichtbarkeit.png|miniatur|Anlegen eines versteckten Menüpunktes beim Reiter Sichtbarkeit]]

Soll ein versteckter Menüpunkt erstellt werden, sind zusätzlich folgende Einstellungen zu übernehmen:

*Reiter Menüdaten
**Anzeigeverhalten
*** Seite bei Login anzeigen

*Reiter Sichtbarkeit
**Benutzer: RIS - alle importiert
**Rechteprüfung aktivieren

'''Wichtiger Hinweis:''' Bitte sehen Sie davon ab weitere Änderungen in den Masken vorzunehmen. Diese können weitreichende Auswirkungen auf die Außenansicht und Funktionsfähigkeit des Ratsinformationssystems haben. Wenden Sie sich bitte an das Support-Team.

'''Häufiger Fehler:''' Menüpunkte können so konfiguriert werden, dass Sie ausschließlich für Nutzer mit einem Login sichtbar sind. In der öffentlichen Ansicht stehen sie scheinbar nicht mehr zur Verfügung. Jedem Nutzer, der die URL kennt, ist es jedoch möglich die Seite auch ohne Login aufzurufen. Um dies zu verhindern genügt es nicht, das Anzeigeverhalten des Menüpunktes auf "Seite nach Login anzeigen" zu setzen. Zusätzlich muss im Reiter "Sichtbarkeit" der Besitzer auf "RIS - alle importiert" geändert und der Haken bei "Rechteprüfung aktivieren" gesetzt sein.

= Ratsinformationssystem =

Das Fachmodul "Ratsinformationssystem" ermöglicht Einsicht in die Bereiche:

* [[#Import|Import]]
* [[#Administration|Administration]]
* [[#Modulvorlagen|Modulvorlagen]]
* [[#Teilnahme|Teilnahme]]
* [[#Statistik|Statistik]]
* [[#Hilfe|Hilfe]]

== Import ==

=== letzter Import ===

[[Image:01_V2-3GeoCMS-Modul Ratsinformation.png|miniatur|Import Status]]

Unter dem Punkt "aktueller Import" wird nur der aktuellste Import angezeigt. Sonstige Importe befinden sich im Archiv.
Der Import kann automatisch starten oder durch "Importjob starten" manuell ausgelöst werden. Es besteht die Möglichkeit, Importjobs zurückzusetzen. Durch Anzeige der Logs kann das gesamte Importverfahren nachvollzogen werden. Die Anzeige der importierten Daten im XML-Format ist ebenfalls möglich.

* erweitertes Logging beim XML-Parsen
* Warnungen bei fehlendem/ungültigem RISBEREICH für Personen in Basisgremien-/Sitzungsverteiler
* Weitergabe der Warnings an den Log des Importjobs

Die verschiedenen Status eines Imports werden auch farblich gekennzeichnet:

* Grün: der Import war erfolgreich, an der Importdatei gab es Änderungen
* Orange: der Import war erfolgreich, an der Importdatei gab es keine Änderungen
* Rot: beim Import sind Fehler aufgetreten

=== Importarchiv ===

[[Image:08_V2-3Ratsinformation-Archivierte Importe.png|miniatur|Import-Archiv]]

Alle bereits vergangenen Importe befinden sich im Archiv. Sobald ein neuer aktueller Import durchgeführt wird, wird ein älterer ins Archiv verschoben. Archivierte Importe können nicht mehr zurückgesetzt werden. Die Import-Logs und die importierten Daten in einer XML-Struktur können dennoch angezeigt werden. Die Sortierung kann selbstständig vorgenommen werden, durch Klick auf den Tabellenkopf für die entsprechende Spalte, nach der geordnet werden soll. Zur vereinfachten Recherche im System steht die Suchfunktion zur Verfügung.

== Administration ==

[[Image:09_V2-3Ratsinformation-Administration.png|miniatur|Administration]]

Ermöglich Zugriff auf:

* [[#Systemkonfiguration|Systemkonfiguration]]
* [[#Verändern der Sichtbarkeit|Verändern der Sichtbarkeit]]
* [[#Notizen bearbeiten|Notizen bearbeiten]]
* [[#Nutzerkonten zurücksetzen|Nutzerkonten zurücksetzen]]
* [[#Nutzerkonten bearbeiten|Nutzerkonten bearbeiten]]
* [[#Systemlogs|Systemlogs]]

=== Systemkonfiguration ===

[[Image:10_V2-3Ratsinformation-Systemkonfiguration.png|miniatur|Administration - Systemkonfiguration]]

Die Systemkonfiguration ist Nutzern mit administrativen Berechtigungen vorbehalten (Superuser, Administrator, Web-Admin). In diesem Bereich werden systemweite Einstellungen vorgenommen.

'''Reiter der Systemkonfiguration:'''

* [[#Reiter Konfiguration|Reiter Konfiguration]]
* [[#Reiter Benachrichtigungen|Reiter Benachrichtigungen]]
* [[#Reiter_Schriftstücke|Reiter Schriftstücke]]
* [[#Reiter_PDF Sicherheit|Reiter PDF Sicherheit]]
* [[#Reiter Adressen|Reiter Adressen]]
* [[#Reiter Datenschutz|Reiter Datenschutz]]
* [[#Reiter Import|Reiter Import]]

Die Reiter sind erreichbar über den Button "ändern" (Ratsinformation > Administration > Systemkonfiguration > ändern).

==== Reiter Konfiguration ====

[[Image:11_V2-3Ratsinformation-Reiter Konfiguration.png|miniatur|Reiter Konfiguration]]

Iconset

Bei der Verwendung von Iconsets kann zwischen REGISAFE-Standard-Icons und hinterlegten Open-Source-Icons gewählt werden.

Authentifizierung

Die Login-Kennung für die Anmeldung am System kann eingestellt werden:

* Adresskennung (REGISAFE Standard): Nachname Vorname Kommune
* E-Mail
* Titel, Vorname, Nachname

"Überschreiben der Login-Kennung darf aktualisiert werden" ermöglicht die automatische Änderung bestehender Nutzerkonten (Info an Nutzer per E-Mail).

CMS-Nutzerkonten basieren auf Adressfeldern mit dem Kennzeichen "öffentlich" oder "nicht öffentlich". Import der Basisgremienverteiler und Sitzungsverteiler erzeugt nun Nutzergruppen in der Benutzerverwaltung.

Bei der Einstellung der Zielseite für den E-Mail-Link zum initialen Setzen des Nutzer-Passworts handelt es sich um ein Pflichtfeld. Die Standard-Einstellung für die Zielseite des E-Mail-Links zum initialen Setzen des Nutzer-Passworts ist die Seite "Login authentifizieren".

Mandantensystem

Es kann optional ausgewählt werden, ob Verwaltungskennungen für Mandantensysteme verwendet werden sollen.

Erweitert

Konfigurieren der URL zum Support-Web.

Einblenden von Entwicklermeldungen steuert den Umfang der Debug-Ausgaben des Ratsinformationssystems. Debug-Ausgaben sind nur für Entwicklungszwecke oder im Fehlerfall notwendig.

==== Reiter Benachrichtigungen ====

[[Image:12_V2-3Ratsinformation2b-E-Mail Versand.png|miniatur|E-Mail-Versand]]

Konfigurieren des E-Mail-Versandes und der Administrator-Benachrichtigungen.

'''E-Mail-Versand'''

Der E-Mail-Versand und das Zurücksetzen von Nutzerdaten an Gremienmitglieder werden nur aktiviert, wenn eine Admin-E-Mail des Kunden hinterlegt ist.

* ''Nutzer-Benachrichtigungs E-Mail Versand'' aktiviert -> E-Mail geht an Mandatsträger
* Ist kein Versand an Mandatsträger aktiv, werden alle E-Mails an einen Mandatsträger nun an den Admin weitergeleitet.
* Ist auch der Versand an den Admin bzw. systemweit deaktiviert, oder gab es einen Fehler beim Versenden, wird nun ein Fehler im Systemlog geschrieben.

Für den Versand im HTML-Format wurde auf Multipart-E-Mails umgestellt (ist auch für Clients lesbar, die keine HTML-E-Mail darstellen können).

'''Postfach für E-Mailversand'''

Konfiguration eines eigenen Absender-Postfachs ist möglich. E-Mail-Versand kann wahlweise im HTML-Format (Einbettung von Bilddateien) erfolgen. Dies wird statt der E-Mail-Adresse noreply@geocms.net für alle Meldungen (z.B. Importjobs) oder Passwortlinks verwendet.

Nach der Konfiguration der Einstellungen kann eine Test-E-Mail versandt werden.

Es wird empfohlen ein separates Postfach einzurichten, z.B. ris@kundendomain.de

'''Administrator-Benachrichtigungen'''

Hier kann die Betreffzeile der E-Mail-Benachrichtigungen geändert werden (nicht empfehlenswert) und mehrere E-Mail-Adressen für die Administrator-Benachrichtigungen hinterlegt werden.

'''Informationsdienst'''

Konfiguration oder Deaktivierung des Informationsdienstes:

* Festlegen des Betreffs der E-Mails des Informationsdienstes. Bei leerem Feld wird der Standard verwendet.
* Informationsdienst für festgelegte Status erzwingen (jeder Nutzer erhält Benachrichtigung über die hier selektierten Status)
* Informationsdienst für festgelegte Status verbergen (kein Nutzer erhält Benachrichtigung über die hier selektierten Status)
Wird kein Status selektiert, kann jeder Nutzer frei wählen, ob er die Benachrichtigung für den entsprechenden Status erhalten möchte.

Standard des Betreffs:

Informationsdienst BürgerPLUS Ratsinformation "##WEB_NAME##" vom ##DATUM##"

Mögliche Platzhalter:

* ##DATUM## - Datum im Format DD.MM.JJJJ HH:MM
* ##WEB_NAME## - Name der BürgerPLUS Ratsinformation Instanz
* ##MANDANT## - Name der Verwaltungskennung" name="flexml::infodienst_subject"

==== Reiter Schriftstücke ====

[[Image:13_V2-3Ratsinformation-Reiter Schriftstuecke.png|miniatur|Reiter Schriftstücke]]

Dateinamen werden nicht mehr Case-Sensitive ausgewertet (Groß-/Kleinschreibung). Dateinamen, die fälschlicherweise URL-kodiert übergeben werden, können nun ausgewertet werden. Unterstützt werden die neuen Schriftstück ArtIDs "Sitzungsunterlage" und "RISZusatzDokument".

Dateibehandlung

Die Dateibehandlung gibt an wie Dokumente, wenn sie im Web geöffnet werden, behandelt werden.

Mögliche Einstellungen:

* immer downloaden
* wenn möglich im Browser darstellen

Bezeichnung der Schriftstück ArtIDs

Den bekannten Bezeichnungen von Schriftstücken können andere Bezeichnungen zugewiesen werden. Die im Feld angegebene Bezeichnung überschreibt die Standardangabe.
Bsp.: Der „Sitzungsniederschriftsauszug“ wird „Protokollauszug“ im RIS-Web genannt.

Anzeige der Schriftstücke

Den Dokumenttypen kann zugewiesen werden, ob es sich um ein Sitzungsschriftstück (bei Reiter "Sitzungsdokumente" angezeigt) oder um ein Tagesordnungsschriftstück (be Reiter "Tagesordnung" angezeigt) handelt.

Anlagen

* Vom Hauptdokument (Anlagen werden neben dem Hauptschriftstück angezeigt; empfohlene Einstellung)

* Nur im Login-Bereich (Anlagen können nur gesehen werden, wenn man angemeldet ist, betrifft auch öffentliche TOP, d.h. Bürger können zwar das Hauptschriftstück, aber nicht die Anlage sehen)

Zusätzliche Dokumente

Die Zielseite für Zusätzliche Dokumente und die Mandantenzuordnung kann festgelegt werden.

==== Reiter PDF Sicherheit ====

[[Image:14_V2-3PDF-Sicherheit.png|miniatur|PDF-Sicherheit]]

'''Wasserzeichen'''

Systemweit kann vom Administrator ein Wasserzeichen für alle PDF-Dateien aktiviert werden. Das Wasserzeichen kann individuell
gestaltet und als PDF hinterlegt werden.

Folgende Arten von Wasserzeichen stehen zur Verfügung:
* Stempel (Standard): Das Wasserzeichen wird über den Text gelegt. Insbesondere bei Bildern ist dies zu empfehlen. Die Lesbarkeit kann je nach Wasserzeichen ggf. eingeschränkt sein.
* Hintergrund: Das Wasserzeichen wird unter dem Text eingefügt. In PDF-Dokumenten mit Bildinhalten ist das Wasserzeichen ggf. verdeckt.

[[Image:14_V2-3PDF-Sicherheit-Wasserzeichen.png|miniatur|PDF mit Wasserzeichen und benutzer- und zeitabhängiger Fußleiste]]

Wird ein Wasserzeichen für die Dateien verwendet, so erscheinen der Nutzername sowie ein Zeitstempel in der Fußzeile des Dokumentes.
Möchten Sie diesen Hinweis anzeigen, jedoch kein Wasserzeichen hinterlegen, laden Sie ein leeres PDF-Dokument im System hoch und stellen Sie es als Wasserzeichen für den Hintergrund ein.

'''Verschlüsselung'''

Systemweit kann vom Administrator ein Passwort für alle Schriftstückdownloads/Sitzungsmappen aktiviert werden. Wichtig: Der Passwortschutz gilt nur für nicht öffentlich sichtbare Schriftstücke! Öffentliche Schriftstücke sind weiterhin ohne einen Passwortschutz aufrufbar. Das Passwort ist nicht nutzerspezifisch und muss allen Nutzern bekannt gegeben werden.

Mit dem Passwortschutz können folgende Berechtigungen in PDF-Dateien gesetzt werden:
* keine (nur ansehen): Nutzer können das PDF herunterladen und öffnen. Andere Aktionen, wie Drucken, Hinzufügen von Anmerkungen in einem PDF-Programm oder Zusammenfügen mit anderen Dokumenten, sind nicht möglich.
* alle Berechtigungen: Nutzer können das PDF herunterladen und öffnen. Alle anderen Aktionen, wie Drucken, Hinzufügen von Anmerkungen in einem PDF-Programm oder Zusammenfügen mit anderen Dokumenten, sind möglich.
* eigene Vorgabe: Nutzer können das PDF herunterladen und öffnen. Hier kann der Admin selber bestimmen, welche Aktionen erlaubt sind: Drucken, Hinzufügen von Anmerkungen in einem PDF-Programm oder Zusammenfügen mit anderen Dokumenten. Bitte beachten Sie: in PDF-Betrachtern (z. B. Acrobat Reader) können die Berechtigungen andere Bezeichnungen tragen.

[[Image:14_V2-3PDF-Sicherheit-Frontend.png|miniatur|PDF-Verschlüsselung im Frontend]]

Erfolgte die Aktivierung der PDF-Verschlüsselung sowie die Vergabe eines systemweiten PW durch den Admin, so kann jeder Nutzer anschließend im persönlichen Bereich der Ratsinformations-Webseite (Frontend) unterhalb des Punktes "PDF Verschlüsselung" im Reiter „Profildaten“ das Admin-PW überschreiben. Trägt der Nutzer nichts ein, gilt das Admin-PW.

==== Reiter Adressen ====

[[Image:15_V2-3Ratsinformation-Reiter Adressen.png|miniatur|Reiter Adressen]]

Konfiguration der Darstellung der Adresse:

* Adressen sind in bestimmte Blöcke unterteilt, für die jeweils eine Überschrift und eine CSS-Klasse festgelegt werden kann
* Einteilung in Adressblöcke
* Festlegung der zu verwendenden Felder je Block
* Konfiguration der Formatierung (Name in der Ausgabe, Zeilenumbruch, relevant für Listenansicht)
* Adressrendering über herkömmlichen Weg, wenn keine Adressfelddefinition hinterlegt ist
* wenn nur ein Feld definiert ist: Verwendung dieser Konfiguration

==== Reiter Datenschutz ====

[[Image:16_V2-3Ratsinformation-Reiter Datenschutz.png|miniatur|Reiter Datenschutz]]

Logging von Nutzerinteraktionen

* Logging von Schriftstückdownloads als Nachweis der „Zustellung“ von z.B. Einladungen
** optional de-/aktivierbar
** bei Download von Zip Archiven wird es als ein Log zusammengefasst

Tagesordnungspunkte

Es kann konfiguriert werden, ob der öffentlich hinterlegte Text für Tagesordnungspunkte angezeigt werden soll, z.B. wenn der Nutzer als "befangen" eingestuft wird, oder ein eigener Text. Bei Letzterem erscheint ein Freitextfeld.

==== Reiter Import ====

[[Image:Ratsinformation-Reiter_Import.PNG|miniatur|Reiter Import]]

Schnittstelle

Das Dateiformat für die Schnittstelle kann konfiguriert werden (Standard: KommunalPLUS Ratsinformation).

Quelle

Das Quell-Verzeichnis gibt den Pfad der zu importierenden Daten an.

Autoimport

* Service URL der Server Warteschlange

* Systemerkennung in der Server Warteschlange

=== Veränderung der Sichtbarkeit ===

Übersicht aller Sitzungen und Schriftstücke im System mit Veröffentlichungsbereich. Ermöglicht das Offline-Setzen eines einzelnen Datensatzes.

[[Image:18_V2-3Notizen bearbeiten.png|miniatur|Notizen bearbeiten]]

=== Notizen bearbeiten ===

Scheidet ein Nutzer unerwartet aus, verbleiben oft noch in Sitzungen erstellte Notizen im System. Für Administratoren wurde daher eine Möglichkeit geschaffen, diese Notizen unter datenschutzrechtlichen Aspekten vollständig aus dem System zu entfernen. Der Administrator erhält dabei keinen Zugriff auf die Inhalte, sondern kann lediglich an Hand des Notiz-Titels entscheiden, welche Notizen eines Nutzers gelöscht werden sollen.
* Möglichkeit der Suche nach einem Nutzer in der Auswahl
* Anzeige folgender Informationen:
:* ID
:* Nutzer mit Login-Kennung und E-Mail-Adresse
:* Datum der letzten Änderung
:* Sitzungstitel

=== Nutzerkonten zurücksetzen===

[[Image:19_V2-3Ratsinformation Zuruecksetzen der Zugangsdaten.png|miniatur|Zurücksetzen der Nutzerkonten]]

Hier erscheint eine Übersicht aller importierten Nutzer. Ermöglicht das Neu-Versenden eines Initial-Passworts an Nutzer, abhängig von der Aktivierung des [[#Reiter Benachrichtigungen|E-Mail-Versand]].

Icons kennzeichnen Nutzer mit nicht vorhandenen bzw. mehrmals vergebenen E-Mail-Adressen.

Der Link hat eine Gültigkeit von 24 Stunden.

[[Image:20_V2-3Nutzerkonten bearbeiten.png|miniatur|Bearbeiten von Nutzerkonten]]

=== Nutzerkonten bearbeiten ===

Nutzer, die in der XML als "gelöscht" markiert sind, werden nicht vollständig aus der Datenbank entfernt, um eine Wiederherstellung bei unbeabsichtigtem Löschen zu ermöglichen.

Unter diesem Punkt kann der web-admin ein oder mehrere Nutzer temporär löschen (soft-delete) oder wiederherstellen. Das unwiederbringliche Löschen aus der Datenbank (hart-delete) ist weiterhin nur durch den RIS-Support möglich, da bei einem versehentlichen Löschen ein Komplett-Export notwendig wird. Melden Sie sich gern kurzfristig bei uns, sollten Sie einen Nutzer vollständig aus der Datenbank löschen wollen.

'''Hinweis:''' Das Löschen im Ratsinformationssystem ist eine temporäre, kurzfristige Lösung. Der Nutzer muss in jedem Fall auch im DMS für den Export deaktiviert werden und darf nicht mehr in der XML erscheinen. Andernfalls wird der Nutzer wiederholt importiert und im Ratsinformationssystem angelegt.

=== Systemlogs ===

[[Image:21_V2-3Ratsinformation Sytemereignisse.png|miniatur|Systemereignisse]]

Hier kann die Einsicht in Systemmeldungen erfolgen.

Systemereignisse sind

* suchbar nach:
:* Text und
:* Datum oder
:* Zeitspanne

* filterbar nach:
:* alle,
:* Hinweise,
:* Warnungen,
:* Fehler und
:* Erfolg

* sowie sortierbar nach:
:* ID,
:* Art,
:* Nutzer,
:* Datum/Uhrzeit,
:* Modulkontext,
:* erweiterter Kontext,
:* Ereignis und
:* Beschreibung.

== Modulvorlagen ==

[[Image:22_V2-3Ratsinformation2 Konfiguration Modulvorlagen.png|miniatur|Konfiguration Modulvorlagen]]

Eine Modulvorlage dient der einfachen und systemweiten Konfiguration der Ausgabe. Es können mehrere Modulvorlagen angelegt werden. Modulvorlagen werden an den Modulen der Menüpunkte im [[#Seitenbaum|Seitenbaum]] ausgewählt, wobei pro Menüpunkt nur eine Modulvorlage ausgewählt werden kann. Die Konfiguration für die Ausgabe erfolgt ausschließlich über die Modulvorlagen.

'''Reiter der Modulvorlage'''

* [[#Reiter Allgemein|Allgemein]]
* [[#Reiter Darstellung|Darstellung]]
* [[#Reiter Sitzungen|Sitzungen]]
* [[#Reiter Kalender|Kalender]]
* [[#Reiter Personen|Personen]]
* [[#Reiter Gremien|Gremien]]
* [[#Reiter Suche|Suche]]
* [[#Reiter Dokumenten Liste|Dokumenten Liste]]
* [[#Reiter Notizen|Notizen]]
* [[#Reiter Newsmodul|Newsmodul]]
* [[#Reiter App|App]]

'''Vorteile gegenüber der direkten Konfiguration am Menüpunkt'''

* Konfiguration der Modulvorlage an einem zentralen Punkt
* einfache Nachkonfiguration neuer oder zuvor nicht genutzter Funktionen
* keine Anpassung aller Menüpunkte notwendig
* Verringerung fehlerhafter oder fehlender Konfigurationen an einzelnen Menüpunkten (führte in der Vergangenheit zu Missverständnissen in der Ausgabe)

Die Einstellungen in der Modulvorlage können beliebig vorgenommen werden. Für alle Reiter gilt, dass der Systemstandard mit einem Klick wiederhergestellt werden kann.

Weiterhin können, wenn notwendig, am einzelnen Menüpunkt abweichende Einstellungen vorgenommen werden.

==== Reiter Allgemein ====

[[Image:23_V2-3Ratsinformation Konfiguration-Allgemein.png|miniatur|Konfigurationsmöglichkeiten Allgemein]]

Im Reiter Allgemein kann die Grundeinstellung der Modulvorlage vorgenommen werden. Dazu zählen die Vergabe einer eindeutigen Bezeichnung sowie die Auswahl des Mandantensystems.

==== Reiter Darstellung ====

[[Image:24_V2-3Ratsinformation Konfiguration-Darstellung.png|miniatur|Konfigurationsmöglichkeiten für Darstellung]]

Listen

Daten, die in einer Liste ausgegeben werden, können in ihrer Anzahl variiert werden. Es können bis zu 50 Einträge pro Seite angezeigt werden.

Datumsformat

Das Datumsformat (inklusive Uhrzeit) kann konfiguriert werden, z.B. für die Ausgabe der Sitzungen in der Listenansicht.

Zusätzliche Ausgabe

Ausgewählt werden können:

* Ausgabe von Vertretern in Sitzungsteilnehmer Listen
* Ausgabe von Vertretern in Basisgremien Listen
* Ausgabe von Parteien
* Ausgabe von Fraktionsvorsitzenden
* Ausgabe von zusätzlichen Funktionen
* Ausgabe von Drucksachennummern
* Ausgabe des Öffentlichkeitsstatus bei Schriftstücken mit Bezug zu einem TOP
* Filtermöglichkeit für Personenliste
* Filtermöglichkeit für Fraktionenliste
* Filtermöglichkeit für Parteienliste

Features deaktivieren

Folgende Features können ausgeschalten werden:

* Notizfunktion an Sitzung deaktivieren
* Downloadmöglichkeit für Sitzungsmappe deaktivieren
* Downloadmöglichkeit für Gesamtdokument deaktivieren
* Downloadmöglichkeit für elektronische Visitenkarte deaktivieren
* Link "auf Karte anzeigen" deaktivieren
* Ausgabe von Jahres Auswahl in Sitzungs-Archiv deaktivieren
* Ausgabe von "Vertreter für Gremiumsmitglieder" deaktivieren
* Einbindung der Javascript Bibliothek jQuery deaktivieren
* Einbindung der Javascript Bibliothek jQuery-UI deaktivieren
* Zusammenfügen von AssetsCompiler deaktivieren

==== Reiter Sitzungen ====

[[Image:25_V2-3Ratsinformation Konfiguration-Sitzungen.png|miniatur|Konfigurationsmöglichkeiten für Sitzungen]]

Sitzungsdetails

Bei der Darstellung der Sitzungsdetails kann zwischen einer Listenansicht (einfache Anordnung untereinander), Akkordeonansicht (untereinander angeordnete Klappboxen) oder der Darstellung mit Reitern (Anordnung nebeneinander) gewählt werden.

Weiterhin ausgewählt werden kann:

* Titel des Sitzungs-Schriftguts anzeigen
* Titel von Anlagen des Sitzungs-Schriftguts anzeigen
* Titel des Schriftguts der Tagesordnungspunkte anzeigen (über Tooltip)
* Titel von Anlagen des Tagesordnungspunkt-Schriftguts anzeigen (über Tooltip)

Sitzungstitel

Die Darstellung des Wochentags kann beeinflusst werden. Zunächst kann eingestellt werden, ob die Wochentage überhaupt ausgegeben werden sollen. Bei der Art kann zwischen der Kurz- und der Langform unterschieden werden. Es kann ein beliebiger Trenner zwischen Wochentag und Datum angegeben werden. Optional können zwischen Datum und Uhrzeit oder vor dem Sitzungsnamen, ebenfalls Trenner eingefügt werden.

==== Reiter Kalender ====

[[Image:26_V2-3Ratsinformation Wochenansicht Sitzungskalender.png|miniatur|Darstellungsmöglichkeiten im Kalender am Beispiel der Wochenansicht]]

[[Image:26_V2-3Ratsinformation Konfiguration-Kalender.png|miniatur|Konfigurationsmöglichkeiten für Kalender]]

Neben der Kalenderdarstellung kann an dieser Stelle auch die Ausgabe der Kalendereinträge konfiguriert werden.

Kalenderdarstellung

Die Startansicht unterscheidet zwischen Monat (Standard), Woche und Tag. Dabei kann für Woche und Tag die einfache oder detaillierte (mit Stundenraster) Ansicht gewählt werden.

Kalendereinträge

Standardmäßig wird die Gremiumsbezeichnung im Kalender ausgeschrieben. Um unschöne Umbrüche zu vermeiden, kann an dieser Stelle die Abkürzung der Gremiumsbezeichnung aktiviert werden. Mit der Aktivierung stehen Tooltips und eine Legende optional zur Verfügung.

Farbwerte

Termine und Tooltips können jeweils mit einer auf das Kundenweb angepassten oder vom Kunden gewünschten Farbe versehen werden.
Werden die Feldwerte leer gelassen, erfolgt die Darstellung in Standardfarben (hellblau). Evtl. wird die Hintergrundfarbe von der im Template festgelegten Farbe überschrieben.

'''Empfohlene Einstellung'''

* Gremiumsbezeichnung = Abkürzung
* Tooltip anzeigen = aktiviert
* Legende anzeigen = aktiviert

Internetkalender

Hierüber kann der Download des Kalenders (*.ics-Format) aktiviert werden.

==== Reiter Personen ====

[[Image:27_V2-3Ratsinformation2 Konfiguration Personen.png|miniatur|Konfigurationsmöglichkeiten für Personen]]

Bilddarstellung

An dieser Stelle kann die Anzeige hinterlegter Bilder der Personen (Benutzerverwaltung) nach Bereichen konfiguriert werden:

* keine Anzeige
* im Bürger-Bereich (ohne Anmeldung am RIS sichtbar)
* im Login-Bereich (nur nach Anmeldung am RIS sichtbar)
* keine Einschränkung

Detail Bild - Listen Bild - Vollbild

Hier können jeweils die Abmessungen der Bilddarstellungen konfiguriert werden.

==== Reiter Gremien ====

[[Image:28_V2-3Ratsinformation2 Konfiguration Gremien.png|miniatur|Konfigurationsmöglichkeiten für Gremien]]

Ausgabe

Die Anzeige leerer Gremien kann optional aktiviert werden (Standard: aus). Bei Deaktivierung ist die Sichtbarkeit der Gremien nun direkt von der Sichtbarkeit der Sitzungen abhängig. In Basis-Gremienauflistungen gilt die Sichtbarkeitsregelung, die im Export übergeben ist.

Sitzungskalender

Optional kann die Einstellung erfolgen, dass für jedes Gremium ein anderer Farbwert verwendet wird (Standard: aus). Bei Aktivierung dieser Option öffnet sich die Konfiguration "Farbwerte".

Farbwerte

Hier kann für jedes ausgewählte Gremium eine Farbe für den Hintergrund, den Rahmen und die Schrift selektiert werden. Evtl. wird die Hintergrundfarbe von der im Template festgelegten Farbe überschrieben.

==== Reiter Suche ====

[[Image:29_V2-3Ratsinformation2 Konfiguration Suche.png|miniatur|Konfigurationsmöglichkeiten für die Suche]]

Allgemeine Suchoptionen

Um das Suchformular nutzen zu können, muss der Haken bei "Suchformular anbieten" gesetzt sein. Bei der Art der Suche kann zwischen der einfachen und der erweiterten Suche unterschieden werden. Es kann eingeschränkt werden, auf welche Inhalte die Suche zugreifen darf ("Suche in folgenden Inhalten gestatten").
Bei der erweiterten Suche kann zusätzlich ausgewählt werden, ob die erweiterten Suchmöglichkeiten im Frontend beim ersten Aufruf bereits aufgeklappt erscheinen sollen.

Formularelemente der Erweiterten Suche

Optionen, die in der erweiterten Suche eingeblendet werden können:
* "Suche nach Gremium" anzeigen
* "Suche nach Schriftstückart" anzeigen
* "Suche nach Zeitraum" anzeigen

Die Darstellung der Suchtreffer für Schriftstücke entspricht der Darstellung der Dokumentenliste inklusive der dortigen Konfiguration.

==== Reiter Dokumenten Liste ====

[[Image:30_V2-3Ratsinformation2 Konfiguration DokumentenListe.png|miniatur|Konfigurationsmöglichkeiten für Dokumenten Liste]]

Ausgabe

Es kann ausgewählt werden, ob nur die Schriftstück-Arten angezeigt werden sollen, die in der untenstehenden Sortierung enthalten sind.
Die Anzeige leere Einträge in der Schriftstück ArtID Liste kann optional aktiviert werden (Standard: aus). Bei Deaktivierung ist die Sichtbarkeit der Schriftstücke nun direkt von der Sichtbarkeit der Sitzungen abhängig. Dabei gilt die Sichtbarkeitsregelung, die im Export übergeben ist.

Dokumentenliste

Der Titel des Schriftstückes ist standardmäßig aktiviert. Optional kann diese Einstellung geändert werden. Anlagen und Anlage-Titel können angezeigt oder ausgeblendet werden.

Sortierung

In der Sortierung können die Schriftstückarten, die verwendet werden sollen, und deren Reihenfolge festgelegt werden. Jeder Dokumententyp kann innerhalb der Reihenfolge nur einmal vorkommen.

Innerhalb einer Schriftstückart erfolgt die Sortierung anhand des Zeitbezugs des Dokuments. Hierbei wird von allen Sitzungen, in der das Schriftstück verwendet wird, die aktuellste Sitzung ermittelt.

==== Reiter Notizen ====

[[Image:31_V2-3Ratsinformation2 Konfiguration Notizen.png|miniatur|Konfigurationsmöglichkeiten für Notizen]]

Konfigurieren der Nutzerauswahl und möglicher Einschränkungen für das Teilen von Notizen.

Nutzerauswahl

* nur Teilnehmer der Sitzung und Nutzer mit zusätzlichem Zugriff auf die Sitzung (Standard)
* nur Teilnehmer der Sitzung
* alle Nutzer, unabhängig von Zugriffsberechtigungen

Mögliche Einschränkungen

* Gremien
* Fraktionen
* Parteien
* Funktion im Gremium
* Zusätzliche Funktion

==== Reiter Newsmodul ====

[[Image:32_V2-3Ratsinformation2 Konfiguration Newsmodul.png|miniatur|Konfigurationsmöglichkeiten für das Newsmodul]]

[[Image:32_V2-3Ratsinformation2 Konfiguration Newsmodul Seite.png|miniatur|Auswahl der Detailseite]]

Hierüber kann die Anzeige des Newsmoduls im Sitzungskalender aktiv geschalten werden. Bei Aktivierung wird die Möglichkeit geboten, für jede Kategorie zu bestimmen, auf welcher Webseite (Detailseite) die Artikel erscheinen sollen, sowie eine Farbe für den Hintergrund, den Rahmen und die Schrift festzulegen.

==== Reiter App ====

[[Image:33_V2-3Ratsinformation2 Konfiguration App.png|miniatur|Konfigurationsmöglichkeiten für die App]]

Integration

* Überschrift
* Festlegung der Spaltenanzahl im Startbildschirm (Homescreen)
* Login über Webcontainer ermöglichen: Login Schaltfläche im Startbildschirm erscheint (Ersatz für Login über nativen App-Rahmen)

Eigene Styles

* eigene Styles (brain-SCC) oder kundenspezifische Stylesheets per CSS einfügen (kunde.css)

== Teilnahme ==

[[Image:34_V2-3Teilnahme.png|miniatur|Teilnahme]]

Der Punkt "Sitzungsteilnahme" ermöglicht die Sortierung nach ID, Externer ID, Kennung, Sitzungsbeginn und Status. Eine Suche anhand eines Textes und des Zeitraums der Sitzung kann ebenfalls erfolgen.

Am Ende jeder Zeile wird der Button "Teilnehmer anzeigen" zur Verfügung gestellt. Hierüber werden alle Sitzungsteilnehmer mit deren Zu- oder Absagen einer Teilnahme tabellarisch ausgegeben.
Es wird eine Exportfunktion im CSV-Format (z.B. für Excel) angeboten.

'''Hinweis:''' Um die Sitzungsteilnehmer zu sehen, wird die Nutzung des Mandatsträgermodus vorausgesetzt. Ist der Mandatsträgermodus deaktiviert, erscheinen unter dem Punkt "Teilnahme" alle Sitzungen. Eine Teilnehmerliste kann nicht generiert werden.

== Statistik ==

[[Image:35_V2-3Statistik.png|miniatur|Statistik]]

Die Statistik gibt einen kurzen Überblick über die im System importierten Inhalte, Nutzerkonten und Nutzerinhalte.

== Hilfe ==

Über den Punkt "Hilfe" wird das Wiki des Ratsinformationssystems aufgerufen. Darin sind Konfigurationsmöglichkeiten des Backends näher beschrieben.

= Einspielen von Patches =

Das Einspielen von Patches ist Systemadministratoren mit Superuser-Rechten vorbehalten.

== Siehe auch ==
* [http://dms-support.brain-scc.de/de/ansprechpartner.html Support-Web] mit Informationen zu Ansprechpartnern und Updates
* [[BürgerPLUS Ratsinformation - Administration Version 2.2|Administration Version 2.2]]

= Hilfe Funktion =

[[Image:36_V2-3Hilfe.png|miniatur|''Hilfe'' Schaltfläche]]

Über die ''Hilfe'' Schaltfläche in den einzelnen Menüs der Administration kann auf die Hilfe Funktion zugegriffen werden. Dabei ist jede ''Hilfe'' Schaltfläche mit den inhaltlich passenden Abschnitt eines Wiki Artikels verknüpft.

Ratsinformationssystem - Administration Version 2.3

2016-05-23T08:31:35Z

Tbalcke: /* Modulvorlagen */

Dieser Artikel behandelt die Administration des Ratsinformationssystem 2.3 ('''REGISAFE-Version 4.3''').

Der Administrationsbereich ist durch das Anfügen des Wortes "admin" an der URL erreichbar.

Beispiel: https://ris.geocms.com/demo/admin/

= Einführung =

[[Image:Ratsinformation-Zusammenspiel.PNG|miniatur|Wie kommen die Daten vom REGISAFE ins Web?]]

[[Image:01_V2-3GeoCMS-Modul Ratsinformation.png|miniatur|GeoCMS - Modul Ratsinformation]]

Zusammenspiel von REGISAFE und BürgerPLUS Ratsinformationen

= Ausgabe =

-> Informationen zur [[BürgerPLUS Ratsinformation - Ausgabe Version 2.3|Web-Ausgabe des Moduls BürgerPLUS Ratsinformation Version 2.3]]

=Zugriffsrechte=
Je nach Rolle, kann ein Nutzer im Administrationsbereich unterschiedliche Zugriffsrechte besitzen.

'''Rollen mit absteigenden Zugriffsrechten:'''

* Superuser
** Rechte: alle
* Administrator
**Rechte: Benutzerinformationen, Installation, Benutzerverwaltung, Seitenbaum, Ratsinformationen, Syslogs
* Web-Admin des Kunden
** Rechte: Benutzerinformationen, Benutzerverwaltung, Seitenbaum, Ratsinformationen
* Gremiumsmitglieder und sonstige Sitzungsteilnehmer
** Rechte: Benutzerinformationen

= Benutzerverwaltung =

[[Image:02_V2-3Ratsinformation-Benutzerverwaltung-Details.png|miniatur|Detailansicht Benutzer]]

Die Nutzerkonten und Berechtigungen werden aus REGISAFE importiert. Rechte importierter Nutzer dürfen nicht angepasst werden, da diese bei jedem Import überschrieben werden. Lediglich den Benutzernamen, das Passwort und das Bild des Benutzers können Administratoren bei Bedarf ändern.

Die Nutzerkonten sind entsprechend ihrer Rollen und Zugriffsrechte in Gruppen zugeordnet. Die Zuordnung darf nicht geändert werden, da die Verteilung an Hand der Daten im REGISAFE erfolgt. Die Gruppen werden als Baumstruktur angezeigt.

[[Image:03_V2-3Benutzergruppen.png|miniatur|neue Benutzergruppen]]

Zur Erleichterung der Rechteverwaltung der Benutzer und zur gezielteren Rechtevergabe, stehen in der Benutzerverwaltung zusätzlich zwei Gruppen zur Verfügung:
* RIS - alle importiert (enthält alle über die RIS-Schnittstelle importierten Nutzer)
* RIS - ohne Verteiler (RIS-Nutzer, die keinem Gremium angehören, also Nutzer, die importiert wurden, aber keine Rechte besitzen sollen)
'''Hinweis:''' Vergeben Sie keine Rechte im CMS-Backend ohne Abstimmung mit dem RIS-Support. Die Rechteverwaltung erfolgt bis auf wenige Ausnahmen (Newsmodul und ggf. Hilfeseiten) ausschließlich im DMS, um eventuelle Zugriffe nicht autorisierter Personen auf bestimmte Bereiche und Funktionen steuern zu können.

Der Status des Nutzerkontos wird farblich gekennzeichnet. Aktive Nutzer sind mit einem grünen Symbol gekennzeichnet. Nutzer, die beispielsweise ein neues Passwort angefordert oder sich noch nicht im System angemeldet haben, werden mit einem orangen Symbol markiert.

Die E-Mail-Adresse wird aus der Benutzerverwaltung entfernt, wenn keine gültige E-Mail-Adresse exportiert wurde. Als Beispiele für ungültige Adressen sind zu nennen:
* Intern: Vorname Nachname
* vorname.nachname[at]kommune.de
* vorname.nachname@kommune

Wichtige Inhalte des Benutzerkontos (Benutzer bearbeiten):

* Benutzer
:* Benutzername (Login-Kennung des Nutzers; Generiert aus der REGISAFE-XML)
:* Passwort (verschlüsselt)
:* Redaktionsbereich-Anmeldung erlauben (Backend-Zugriff für den Nutzer aktivieren/deaktivieren)
* Persönliche Angaben (werden aus der REGISAFE-XML übermittelt, außer das Profilbild)
:* Profilbild (eine lokale Datei auswählbar)

Wenn (neue) Nutzer ein Passwort vergeben, muss dieses folgende Mindestanforderungen erfüllen:
* mind. 8 Zeichen,
* mind. 1 Sonderzeichen,
* mind. 1 Großbuchstabe und
* 1 Kleinbuchstabe

[[Image:RIS_Switch-to-User.JPG|miniatur|Switch-To-User]]
Pro Nutzer kann ein Profilbild hinzugefügt werden. Diese Funktion ist unabhängig von REGISAFE, so dass das Hochladen direkt im Administrationsbereich von BürgerPLUS Ratsinformation erfolgen muss. Die Ausgabe erfolgt in der Personenliste und in der Detailansicht der Person.

Um bei einem Nutzer auftretende Fehler besser und schneller überprüfen zu können, wurde die Funktion "Switch-to-User" für den web-Admin aktiviert. Ohne das Passwort des jeweiligen Nutzers kennen zu müssen, können Administratoren damit die Rolle und Rechte des Nutzers übernehmen und den gemeldeten Fehler sichten. Wechselt ein Administator in die Rolle eines Nutzers wird dies in der Syslog vermerkt.

= Seitenbaum =

Im Seitenbaum wird die Navigation definiert. Bei der Installation wird eine Standard-Navigation vorgegeben, die gemeinsam mit dem Kunden angepasst werden kann.

== Standardelemente der Navigation des Seitenbaums ==
* Persönlicher Bereich
** Mandatsträgermodus
** Kontaktformular
* Sitzungskalender
* Sitzungstermine
**Sitzungstermine (Archiv)
* Gremien
* Personen
* Fraktionen
* Dokumente
* Suche
* Passwort zurücksetzen
* Hilfe
* Datenschutzerklärung
* Impressum
* Abmelden

== Anlegen und Bearbeiten von Menüpunkten ==

[[Image:04_V2-3Ratsinformation Administration Anlegen von Menüpunkten.png|miniatur|Anlegen und Bearbeiten von Menüpunkten]]

Administratoren stehen folgende Funktionen zur Bearbeitung des Seitenbaums zur Verfügung:

* Anzeigen (zeigt den Menüpunkt im Portal an)
* Bearbeiten (öffnet die Bearbeitungsmaske, um einen Menüpunkt editieren zu können)
* Hinzufügen (fügt eine Unterseite am aktuell gewählten Menüpunkt ein)
* Umbenennen (ändert den Menütitel jedoch nicht den Alias)
* Rechte setzen (die Sichtbarkeit und Bearbeitungsmöglichkeiten können über die Rechte gesteuert werden)
* Seitencache löschen (entfernt alle bisher aufgerufenen Versionen der entsprechenden Webseite)
* Ausschneiden (der Menüpunkt wird vom aktuellen Knoten ausgeschnitten und kann an einem anderen Knotenpunkt eingefügt werden)
* Kopieren (der Menüpunkt wird dupliziert und kann an einem anderen Knotenpunkt eingefügt werden)
* Einfügen (zuvor ausgeschnittene oder kopierte Menüpunkte können an beliebigen anderen Knotenpunkten eingefügt werden)
* Entfernen (löscht den ausgewählten Menüpunkt)

Folgende Einstellungen müssen beim Anlegen eines neuen Menüpunktes beachtet werden:

*Reiter Menüdaten:
** Titel (Pflichtfeld)
** Alias (Pflichtfeld)

[[Image:05_V2-3Verstecker menuepunkt.png|miniatur|Anlegen eines versteckten Menüpunktes]]
[[Image:06_V2-3Verstecker menuepunkt sichtbarkeit.png|miniatur|Anlegen eines versteckten Menüpunktes beim Reiter Sichtbarkeit]]

Soll ein versteckter Menüpunkt erstellt werden, sind zusätzlich folgende Einstellungen zu übernehmen:

*Reiter Menüdaten
**Anzeigeverhalten
*** Seite bei Login anzeigen

*Reiter Sichtbarkeit
**Benutzer: RIS - alle importiert
**Rechteprüfung aktivieren

'''Wichtiger Hinweis:''' Bitte sehen Sie davon ab weitere Änderungen in den Masken vorzunehmen. Diese können weitreichende Auswirkungen auf die Außenansicht und Funktionsfähigkeit des Ratsinformationssystems haben. Wenden Sie sich bitte an das Support-Team.

'''Häufiger Fehler:''' Menüpunkte können so konfiguriert werden, dass Sie ausschließlich für Nutzer mit einem Login sichtbar sind. In der öffentlichen Ansicht stehen sie scheinbar nicht mehr zur Verfügung. Jedem Nutzer, der die URL kennt, ist es jedoch möglich die Seite auch ohne Login aufzurufen. Um dies zu verhindern genügt es nicht, das Anzeigeverhalten des Menüpunktes auf "Seite nach Login anzeigen" zu setzen. Zusätzlich muss im Reiter "Sichtbarkeit" der Besitzer auf "RIS - alle importiert" geändert und der Haken bei "Rechteprüfung aktivieren" gesetzt sein.

= Ratsinformationssystem =

Das Fachmodul "Ratsinformationssystem" ermöglicht Einsicht in die Bereiche:

* [[#Import|Import]]
* [[#Administration|Administration]]
* [[#Modulvorlagen|Modulvorlagen]]
* [[#Teilnahme|Teilnahme]]
* [[#Statistik|Statistik]]
* [[#Hilfe|Hilfe]]

== Import ==

=== letzter Import ===

[[Image:01_V2-3GeoCMS-Modul Ratsinformation.png|miniatur|Import Status]]

Unter dem Punkt "aktueller Import" wird nur der aktuellste Import angezeigt. Sonstige Importe befinden sich im Archiv.
Der Import kann automatisch starten oder durch "Importjob starten" manuell ausgelöst werden. Es besteht die Möglichkeit, Importjobs zurückzusetzen. Durch Anzeige der Logs kann das gesamte Importverfahren nachvollzogen werden. Die Anzeige der importierten Daten im XML-Format ist ebenfalls möglich.

* erweitertes Logging beim XML-Parsen
* Warnungen bei fehlendem/ungültigem RISBEREICH für Personen in Basisgremien-/Sitzungsverteiler
* Weitergabe der Warnings an den Log des Importjobs

Die verschiedenen Status eines Imports werden auch farblich gekennzeichnet:

* Grün: der Import war erfolgreich, an der Importdatei gab es Änderungen
* Orange: der Import war erfolgreich, an der Importdatei gab es keine Änderungen
* Rot: beim Import sind Fehler aufgetreten

=== Importarchiv ===

[[Image:08_V2-3Ratsinformation-Archivierte Importe.png|miniatur|Import-Archiv]]

Alle bereits vergangenen Importe befinden sich im Archiv. Sobald ein neuer aktueller Import durchgeführt wird, wird ein älterer ins Archiv verschoben. Archivierte Importe können nicht mehr zurückgesetzt werden. Die Import-Logs und die importierten Daten in einer XML-Struktur können dennoch angezeigt werden. Die Sortierung kann selbstständig vorgenommen werden, durch Klick auf den Tabellenkopf für die entsprechende Spalte, nach der geordnet werden soll. Zur vereinfachten Recherche im System steht die Suchfunktion zur Verfügung.

== Administration ==

[[Image:09_V2-3Ratsinformation-Administration.png|miniatur|Administration]]

Ermöglich Zugriff auf:

* [[#Systemkonfiguration|Systemkonfiguration]]
* [[#Verändern der Sichtbarkeit|Verändern der Sichtbarkeit]]
* [[#Notizen bearbeiten|Notizen bearbeiten]]
* [[#Nutzerkonten zurücksetzen|Nutzerkonten zurücksetzen]]
* [[#Nutzerkonten bearbeiten|Nutzerkonten bearbeiten]]
* [[#Systemlogs|Systemlogs]]

=== Systemkonfiguration ===

[[Image:10_V2-3Ratsinformation-Systemkonfiguration.png|miniatur|Administration - Systemkonfiguration]]

Die Systemkonfiguration ist Nutzern mit administrativen Berechtigungen vorbehalten (Superuser, Administrator, Web-Admin). In diesem Bereich werden systemweite Einstellungen vorgenommen.

'''Reiter der Systemkonfiguration:'''

* [[#Reiter Konfiguration|Reiter Konfiguration]]
* [[#Reiter Benachrichtigungen|Reiter Benachrichtigungen]]
* [[#Reiter_Schriftstücke|Reiter Schriftstücke]]
* [[#Reiter_PDF Sicherheit|Reiter PDF Sicherheit]]
* [[#Reiter Adressen|Reiter Adressen]]
* [[#Reiter Datenschutz|Reiter Datenschutz]]
* [[#Reiter Import|Reiter Import]]

Die Reiter sind erreichbar über den Button "ändern" (Ratsinformation > Administration > Systemkonfiguration > ändern).

==== Reiter Konfiguration ====

[[Image:11_V2-3Ratsinformation-Reiter Konfiguration.png|miniatur|Reiter Konfiguration]]

Iconset

Bei der Verwendung von Iconsets kann zwischen REGISAFE-Standard-Icons und hinterlegten Open-Source-Icons gewählt werden.

Authentifizierung

Die Login-Kennung für die Anmeldung am System kann eingestellt werden:

* Adresskennung (REGISAFE Standard): Nachname Vorname Kommune
* E-Mail
* Titel, Vorname, Nachname

"Überschreiben der Login-Kennung darf aktualisiert werden" ermöglicht die automatische Änderung bestehender Nutzerkonten (Info an Nutzer per E-Mail).

CMS-Nutzerkonten basieren auf Adressfeldern mit dem Kennzeichen "öffentlich" oder "nicht öffentlich". Import der Basisgremienverteiler und Sitzungsverteiler erzeugt nun Nutzergruppen in der Benutzerverwaltung.

Bei der Einstellung der Zielseite für den E-Mail-Link zum initialen Setzen des Nutzer-Passworts handelt es sich um ein Pflichtfeld. Die Standard-Einstellung für die Zielseite des E-Mail-Links zum initialen Setzen des Nutzer-Passworts ist die Seite "Login authentifizieren".

Mandantensystem

Es kann optional ausgewählt werden, ob Verwaltungskennungen für Mandantensysteme verwendet werden sollen.

Erweitert

Konfigurieren der URL zum Support-Web.

Einblenden von Entwicklermeldungen steuert den Umfang der Debug-Ausgaben des Ratsinformationssystems. Debug-Ausgaben sind nur für Entwicklungszwecke oder im Fehlerfall notwendig.

==== Reiter Benachrichtigungen ====

[[Image:12_V2-3Ratsinformation2b-E-Mail Versand.png|miniatur|E-Mail-Versand]]

Konfigurieren des E-Mail-Versandes und der Administrator-Benachrichtigungen.

'''E-Mail-Versand'''

Der E-Mail-Versand und das Zurücksetzen von Nutzerdaten an Gremienmitglieder werden nur aktiviert, wenn eine Admin-E-Mail des Kunden hinterlegt ist.

* ''Nutzer-Benachrichtigungs E-Mail Versand'' aktiviert -> E-Mail geht an Mandatsträger
* Ist kein Versand an Mandatsträger aktiv, werden alle E-Mails an einen Mandatsträger nun an den Admin weitergeleitet.
* Ist auch der Versand an den Admin bzw. systemweit deaktiviert, oder gab es einen Fehler beim Versenden, wird nun ein Fehler im Systemlog geschrieben.

Für den Versand im HTML-Format wurde auf Multipart-E-Mails umgestellt (ist auch für Clients lesbar, die keine HTML-E-Mail darstellen können).

'''Postfach für E-Mailversand'''

Konfiguration eines eigenen Absender-Postfachs ist möglich. E-Mail-Versand kann wahlweise im HTML-Format (Einbettung von Bilddateien) erfolgen. Dies wird statt der E-Mail-Adresse noreply@geocms.net für alle Meldungen (z.B. Importjobs) oder Passwortlinks verwendet.

Nach der Konfiguration der Einstellungen kann eine Test-E-Mail versandt werden.

Es wird empfohlen ein separates Postfach einzurichten, z.B. ris@kundendomain.de

'''Administrator-Benachrichtigungen'''

Hier kann die Betreffzeile der E-Mail-Benachrichtigungen geändert werden (nicht empfehlenswert) und mehrere E-Mail-Adressen für die Administrator-Benachrichtigungen hinterlegt werden.

'''Informationsdienst'''

Konfiguration oder Deaktivierung des Informationsdienstes:

* Festlegen des Betreffs der E-Mails des Informationsdienstes. Bei leerem Feld wird der Standard verwendet.
* Informationsdienst für festgelegte Status erzwingen (jeder Nutzer erhält Benachrichtigung über die hier selektierten Status)
* Informationsdienst für festgelegte Status verbergen (kein Nutzer erhält Benachrichtigung über die hier selektierten Status)
Wird kein Status selektiert, kann jeder Nutzer frei wählen, ob er die Benachrichtigung für den entsprechenden Status erhalten möchte.

Standard des Betreffs:

Informationsdienst BürgerPLUS Ratsinformation "##WEB_NAME##" vom ##DATUM##"

Mögliche Platzhalter:

* ##DATUM## - Datum im Format DD.MM.JJJJ HH:MM
* ##WEB_NAME## - Name der BürgerPLUS Ratsinformation Instanz
* ##MANDANT## - Name der Verwaltungskennung" name="flexml::infodienst_subject"

==== Reiter Schriftstücke ====

[[Image:13_V2-3Ratsinformation-Reiter Schriftstuecke.png|miniatur|Reiter Schriftstücke]]

Dateinamen werden nicht mehr Case-Sensitive ausgewertet (Groß-/Kleinschreibung). Dateinamen, die fälschlicherweise URL-kodiert übergeben werden, können nun ausgewertet werden. Unterstützt werden die neuen Schriftstück ArtIDs "Sitzungsunterlage" und "RISZusatzDokument".

Dateibehandlung

Die Dateibehandlung gibt an wie Dokumente, wenn sie im Web geöffnet werden, behandelt werden.

Mögliche Einstellungen:

* immer downloaden
* wenn möglich im Browser darstellen

Bezeichnung der Schriftstück ArtIDs

Den bekannten Bezeichnungen von Schriftstücken können andere Bezeichnungen zugewiesen werden. Die im Feld angegebene Bezeichnung überschreibt die Standardangabe.
Bsp.: Der „Sitzungsniederschriftsauszug“ wird „Protokollauszug“ im RIS-Web genannt.

Anzeige der Schriftstücke

Den Dokumenttypen kann zugewiesen werden, ob es sich um ein Sitzungsschriftstück (bei Reiter "Sitzungsdokumente" angezeigt) oder um ein Tagesordnungsschriftstück (be Reiter "Tagesordnung" angezeigt) handelt.

Anlagen

* Vom Hauptdokument (Anlagen werden neben dem Hauptschriftstück angezeigt; empfohlene Einstellung)

* Nur im Login-Bereich (Anlagen können nur gesehen werden, wenn man angemeldet ist, betrifft auch öffentliche TOP, d.h. Bürger können zwar das Hauptschriftstück, aber nicht die Anlage sehen)

Zusätzliche Dokumente

Die Zielseite für Zusätzliche Dokumente und die Mandantenzuordnung kann festgelegt werden.

==== Reiter PDF Sicherheit ====

[[Image:14_V2-3PDF-Sicherheit.png|miniatur|PDF-Sicherheit]]

'''Wasserzeichen'''

Systemweit kann vom Administrator ein Wasserzeichen für alle PDF-Dateien aktiviert werden. Das Wasserzeichen kann individuell
gestaltet und als PDF hinterlegt werden.

Folgende Arten von Wasserzeichen stehen zur Verfügung:
* Stempel (Standard): Das Wasserzeichen wird über den Text gelegt. Insbesondere bei Bildern ist dies zu empfehlen. Die Lesbarkeit kann je nach Wasserzeichen ggf. eingeschränkt sein.
* Hintergrund: Das Wasserzeichen wird unter dem Text eingefügt. In PDF-Dokumenten mit Bildinhalten ist das Wasserzeichen ggf. verdeckt.

[[Image:14_V2-3PDF-Sicherheit-Wasserzeichen.png|miniatur|PDF mit Wasserzeichen und benutzer- und zeitabhängiger Fußleiste]]

Wird ein Wasserzeichen für die Dateien verwendet, so erscheinen der Nutzername sowie ein Zeitstempel in der Fußzeile des Dokumentes.
Möchten Sie diesen Hinweis anzeigen, jedoch kein Wasserzeichen hinterlegen, laden Sie ein leeres PDF-Dokument im System hoch und stellen Sie es als Wasserzeichen für den Hintergrund ein.

'''Verschlüsselung'''

Systemweit kann vom Administrator ein Passwort für alle Schriftstückdownloads/Sitzungsmappen aktiviert werden. Wichtig: Der Passwortschutz gilt nur für nicht öffentlich sichtbare Schriftstücke! Öffentliche Schriftstücke sind weiterhin ohne einen Passwortschutz aufrufbar. Das Passwort ist nicht nutzerspezifisch und muss allen Nutzern bekannt gegeben werden.

Mit dem Passwortschutz können folgende Berechtigungen in PDF-Dateien gesetzt werden:
* keine (nur ansehen): Nutzer können das PDF herunterladen und öffnen. Andere Aktionen, wie Drucken, Hinzufügen von Anmerkungen in einem PDF-Programm oder Zusammenfügen mit anderen Dokumenten, sind nicht möglich.
* alle Berechtigungen: Nutzer können das PDF herunterladen und öffnen. Alle anderen Aktionen, wie Drucken, Hinzufügen von Anmerkungen in einem PDF-Programm oder Zusammenfügen mit anderen Dokumenten, sind möglich.
* eigene Vorgabe: Nutzer können das PDF herunterladen und öffnen. Hier kann der Admin selber bestimmen, welche Aktionen erlaubt sind: Drucken, Hinzufügen von Anmerkungen in einem PDF-Programm oder Zusammenfügen mit anderen Dokumenten. Bitte beachten Sie: in PDF-Betrachtern (z. B. Acrobat Reader) können die Berechtigungen andere Bezeichnungen tragen.

[[Image:14_V2-3PDF-Sicherheit-Frontend.png|miniatur|PDF-Verschlüsselung im Frontend]]

Erfolgte die Aktivierung der PDF-Verschlüsselung sowie die Vergabe eines systemweiten PW durch den Admin, so kann jeder Nutzer anschließend im persönlichen Bereich der Ratsinformations-Webseite (Frontend) unterhalb des Punktes "PDF Verschlüsselung" im Reiter „Profildaten“ das Admin-PW überschreiben. Trägt der Nutzer nichts ein, gilt das Admin-PW.

==== Reiter Adressen ====

[[Image:15_V2-3Ratsinformation-Reiter Adressen.png|miniatur|Reiter Adressen]]

Konfiguration der Darstellung der Adresse:

* Adressen sind in bestimmte Blöcke unterteilt, für die jeweils eine Überschrift und eine CSS-Klasse festgelegt werden kann
* Einteilung in Adressblöcke
* Festlegung der zu verwendenden Felder je Block
* Konfiguration der Formatierung (Name in der Ausgabe, Zeilenumbruch, relevant für Listenansicht)
* Adressrendering über herkömmlichen Weg, wenn keine Adressfelddefinition hinterlegt ist
* wenn nur ein Feld definiert ist: Verwendung dieser Konfiguration

==== Reiter Datenschutz ====

[[Image:16_V2-3Ratsinformation-Reiter Datenschutz.png|miniatur|Reiter Datenschutz]]

Logging von Nutzerinteraktionen

* Logging von Schriftstückdownloads als Nachweis der „Zustellung“ von z.B. Einladungen
** optional de-/aktivierbar
** bei Download von Zip Archiven wird es als ein Log zusammengefasst

Tagesordnungspunkte

Es kann konfiguriert werden, ob der öffentlich hinterlegte Text für Tagesordnungspunkte angezeigt werden soll, z.B. wenn der Nutzer als "befangen" eingestuft wird, oder ein eigener Text. Bei Letzterem erscheint ein Freitextfeld.

==== Reiter Import ====

[[Image:Ratsinformation-Reiter_Import.PNG|miniatur|Reiter Import]]

Schnittstelle

Das Dateiformat für die Schnittstelle kann konfiguriert werden (Standard: KommunalPLUS Ratsinformation).

Quelle

Das Quell-Verzeichnis gibt den Pfad der zu importierenden Daten an.

Autoimport

* Service URL der Server Warteschlange

* Systemerkennung in der Server Warteschlange

=== Veränderung der Sichtbarkeit ===

Übersicht aller Sitzungen und Schriftstücke im System mit Veröffentlichungsbereich. Ermöglicht das Offline-Setzen eines einzelnen Datensatzes.

[[Image:18_V2-3Notizen bearbeiten.png|miniatur|Notizen bearbeiten]]

=== Notizen bearbeiten ===

Scheidet ein Nutzer unerwartet aus, verbleiben oft noch in Sitzungen erstellte Notizen im System. Für Administratoren wurde daher eine Möglichkeit geschaffen, diese Notizen unter datenschutzrechtlichen Aspekten vollständig aus dem System zu entfernen. Der Administrator erhält dabei keinen Zugriff auf die Inhalte, sondern kann lediglich an Hand des Notiz-Titels entscheiden, welche Notizen eines Nutzers gelöscht werden sollen.
* Möglichkeit der Suche nach einem Nutzer in der Auswahl
* Anzeige folgender Informationen:
:* ID
:* Nutzer mit Login-Kennung und E-Mail-Adresse
:* Datum der letzten Änderung
:* Sitzungstitel

=== Nutzerkonten zurücksetzen===

[[Image:19_V2-3Ratsinformation Zuruecksetzen der Zugangsdaten.png|miniatur|Zurücksetzen der Nutzerkonten]]

Hier erscheint eine Übersicht aller importierten Nutzer. Ermöglicht das Neu-Versenden eines Initial-Passworts an Nutzer, abhängig von der Aktivierung des [[#Reiter Benachrichtigungen|E-Mail-Versand]].

Icons kennzeichnen Nutzer mit nicht vorhandenen bzw. mehrmals vergebenen E-Mail-Adressen.

Der Link hat eine Gültigkeit von 24 Stunden.

[[Image:20_V2-3Nutzerkonten bearbeiten.png|miniatur|Bearbeiten von Nutzerkonten]]

=== Nutzerkonten bearbeiten ===

Nutzer, die in der XML als "gelöscht" markiert sind, werden nicht vollständig aus der Datenbank entfernt, um eine Wiederherstellung bei unbeabsichtigtem Löschen zu ermöglichen.

Unter diesem Punkt kann der web-admin ein oder mehrere Nutzer temporär löschen (soft-delete) oder wiederherstellen. Das unwiederbringliche Löschen aus der Datenbank (hart-delete) ist weiterhin nur durch den RIS-Support möglich, da bei einem versehentlichen Löschen ein Komplett-Export notwendig wird. Melden Sie sich gern kurzfristig bei uns, sollten Sie einen Nutzer vollständig aus der Datenbank löschen wollen.

'''Hinweis:''' Das Löschen im Ratsinformationssystem ist eine temporäre, kurzfristige Lösung. Der Nutzer muss in jedem Fall auch im DMS für den Export deaktiviert werden und darf nicht mehr in der XML erscheinen. Andernfalls wird der Nutzer wiederholt importiert und im Ratsinformationssystem angelegt.

=== Systemlogs ===

[[Image:21_V2-3Ratsinformation Sytemereignisse.png|miniatur|Systemereignisse]]

Hier kann die Einsicht in Systemmeldungen erfolgen.

Systemereignisse sind

* suchbar nach:
:* Text und
:* Datum oder
:* Zeitspanne

* filterbar nach:
:* alle,
:* Hinweise,
:* Warnungen,
:* Fehler und
:* Erfolg

* sowie sortierbar nach:
:* ID,
:* Art,
:* Nutzer,
:* Datum/Uhrzeit,
:* Modulkontext,
:* erweiterter Kontext,
:* Ereignis und
:* Beschreibung.

== Modulvorlagen ==

[[Image:22_V2-3Ratsinformation2 Konfiguration Modulvorlagen.png|miniatur|Konfiguration Modulvorlagen]]

Eine Modulvorlage dient der einfachen und systemweiten Konfiguration der Ausgabe. Es können mehrere Modulvorlagen angelegt werden. Modulvorlagen werden an den Modulen der Menüpunkte im [[#Seitenbaum|Seitenbaum]] ausgewählt, wobei pro Menüpunkt nur eine Modulvorlage ausgewählt werden kann. Die Konfiguration für die Ausgabe erfolgt ausschließlich über die Modulvorlagen.

'''Reiter der Modulvorlage'''

* [[#Reiter Allgemein|Allgemein]]
* [[#Reiter Darstellung|Darstellung]]
* [[#Reiter Sitzungen|Sitzungen]]
* [[#Reiter Kalender|Kalender]]
* [[#Reiter Personen|Personen]]
* [[#Reiter Gremien|Gremien]]
* [[#Reiter Suche|Suche]]
* [[#Reiter Dokumenten Liste|Dokumenten Liste]]
* [[#Reiter Notizen|Notizen]]
* [[#Reiter Newsmodul|Newsmodul]]
* [[#Reiter App|App]]

'''Vorteile gegenüber der direkten Konfiguration am Menüpunkt'''

* Konfiguration der Modulvorlage an einem zentralen Punkt
* einfache Nachkonfiguration neuer oder zuvor nicht genutzter Funktionen
* keine Anpassung aller Menüpunkte notwendig
* Verringerung fehlerhafter oder fehlender Konfigurationen an einzelnen Menüpunkten (führte in der Vergangenheit zu Missverständnissen in der Ausgabe)

Die Einstellungen in der Modulvorlage können beliebig vorgenommen werden. Für alle Reiter gilt, dass der Systemstandard mit einem Klick wiederhergestellt werden kann.

Weiterhin können, wenn notwendig, am einzelnen Menüpunkt abweichende Einstellungen vorgenommen werden.

==== Reiter Allgemein ====

[[Image:23_V2-3Ratsinformation Konfiguration-Allgemein.png|miniatur|Konfigurationsmöglichkeiten Allgemein]]

Im Reiter Allgemein kann die Grundeinstellung der Modulvorlage vorgenommen werden. Dazu zählen die Vergabe einer eindeutigen Bezeichnung sowie die Auswahl des Mandantensystems.

==== Reiter Darstellung ====

[[Image:24_V2-3Ratsinformation Konfiguration-Darstellung.png|miniatur|Konfigurationsmöglichkeiten für Darstellung]]

Listen

Daten, die in einer Liste ausgegeben werden, können in ihrer Anzahl variiert werden. Es können bis zu 50 Einträge pro Seite angezeigt werden.

Datumsformat

Das Datumsformat (inklusive Uhrzeit) kann konfiguriert werden, z.B. für die Ausgabe der Sitzungen in der Listenansicht.

Zusätzliche Ausgabe

Ausgewählt werden können:

* Ausgabe von Vertretern in Sitzungsteilnehmer Listen
* Ausgabe von Vertretern in Basisgremien Listen
* Ausgabe von Parteien
* Ausgabe von Fraktionsvorsitzenden
* Ausgabe von zusätzlichen Funktionen
* Ausgabe von Drucksachennummern
* Ausgabe des Öffentlichkeitsstatus bei Schriftstücken mit Bezug zu einem TOP
* Filtermöglichkeit für Personenliste
* Filtermöglichkeit für Fraktionenliste
* Filtermöglichkeit für Parteienliste

Features deaktivieren

Folgende Features können ausgeschalten werden:

* Notizfunktion an Sitzung deaktivieren
* Downloadmöglichkeit für Sitzungsmappe deaktivieren
* Downloadmöglichkeit für Gesamtdokument deaktivieren
* Downloadmöglichkeit für elektronische Visitenkarte deaktivieren
* Link "auf Karte anzeigen" deaktivieren
* Ausgabe von Jahres Auswahl in Sitzungs-Archiv deaktivieren
* Ausgabe von "Vertreter für Gremiumsmitglieder" deaktivieren
* Einbindung der Javascript Bibliothek jQuery deaktivieren
* Einbindung der Javascript Bibliothek jQuery-UI deaktivieren
* Zusammenfügen von AssetsCompiler deaktivieren

==== Reiter Sitzungen ====

[[Image:25_V2-3Ratsinformation Konfiguration-Sitzungen.png|miniatur|Konfigurationsmöglichkeiten für Sitzungen]]

Sitzungsdetails

Bei der Darstellung der Sitzungsdetails kann zwischen einer Listenansicht (einfache Anordnung untereinander), Akkordeonansicht (untereinander angeordnete Klappboxen) oder der Darstellung mit Reitern (Anordnung nebeneinander) gewählt werden.

Weiterhin ausgewählt werden kann:

* Titel des Sitzungs-Schriftguts anzeigen
* Titel von Anlagen des Sitzungs-Schriftguts anzeigen
* Titel des Schriftguts der Tagesordnungspunkte anzeigen (über Tooltip)
* Titel von Anlagen des Tagesordnungspunkt-Schriftguts anzeigen (über Tooltip)

Sitzungstitel

Die Darstellung des Wochentags kann beeinflusst werden. Zunächst kann eingestellt werden, ob die Wochentage überhaupt ausgegeben werden sollen. Bei der Art kann zwischen der Kurz- und der Langform unterschieden werden. Es kann ein beliebiger Trenner zwischen Wochentag und Datum angegeben werden. Optional können zwischen Datum und Uhrzeit oder vor dem Sitzungsnamen, ebenfalls Trenner eingefügt werden.

==== Reiter Kalender ====

[[Image:26_V2-3Ratsinformation Wochenansicht Sitzungskalender.png|miniatur|Darstellungsmöglichkeiten im Kalender am Beispiel der Wochenansicht]]

[[Image:26_V2-3Ratsinformation Konfiguration-Kalender.png|miniatur|Konfigurationsmöglichkeiten für Kalender]]

Neben der Kalenderdarstellung kann an dieser Stelle auch die Ausgabe der Kalendereinträge konfiguriert werden.

Kalenderdarstellung

Die Startansicht unterscheidet zwischen Monat (Standard), Woche und Tag. Dabei kann für Woche und Tag die einfache oder detaillierte (mit Stundenraster) Ansicht gewählt werden.

Kalendereinträge

Standardmäßig wird die Gremiumsbezeichnung im Kalender ausgeschrieben. Um unschöne Umbrüche zu vermeiden, kann an dieser Stelle die Abkürzung der Gremiumsbezeichnung aktiviert werden. Mit der Aktivierung stehen Tooltips und eine Legende optional zur Verfügung.

Farbwerte

Termine und Tooltips können jeweils mit einer auf das Kundenweb angepassten oder vom Kunden gewünschten Farbe versehen werden.
Werden die Feldwerte leer gelassen, erfolgt die Darstellung in Standardfarben (hellblau). Evtl. wird die Hintergrundfarbe von der im Template festgelegten Farbe überschrieben.

'''Empfohlene Einstellung'''

* Gremiumsbezeichnung = Abkürzung
* Tooltip anzeigen = aktiviert
* Legende anzeigen = aktiviert

Internetkalender

Hierüber kann der Download des Kalenders (*.ics-Format) aktiviert werden.

==== Reiter Personen ====

[[Image:27_V2-3Ratsinformation2 Konfiguration Personen.png|miniatur|Konfigurationsmöglichkeiten für Personen]]

Bilddarstellung

An dieser Stelle kann die Anzeige hinterlegter Bilder der Personen (Benutzerverwaltung) nach Bereichen konfiguriert werden:

* keine Anzeige
* im Bürger-Bereich (ohne Anmeldung am RIS sichtbar)
* im Login-Bereich (nur nach Anmeldung am RIS sichtbar)
* keine Einschränkung

Detail Bild - Listen Bild - Vollbild

Hier können jeweils die Abmessungen der Bilddarstellungen konfiguriert werden.

==== Reiter Gremien ====

[[Image:28_V2-3Ratsinformation2 Konfiguration Gremien.png|miniatur|Konfigurationsmöglichkeiten für Gremien]]

Ausgabe

Die Anzeige leerer Gremien kann optional aktiviert werden (Standard: aus). Bei Deaktivierung ist die Sichtbarkeit der Gremien nun direkt von der Sichtbarkeit der Sitzungen abhängig. In Basis-Gremienauflistungen gilt die Sichtbarkeitsregelung, die im Export übergeben ist.

Sitzungskalender

Optional kann die Einstellung erfolgen, dass für jedes Gremium ein anderer Farbwert verwendet wird (Standard: aus). Bei Aktivierung dieser Option öffnet sich die Konfiguration "Farbwerte".

Farbwerte

Hier kann für jedes ausgewählte Gremium eine Farbe für den Hintergrund, den Rahmen und die Schrift selektiert werden. Evtl. wird die Hintergrundfarbe von der im Template festgelegten Farbe überschrieben.

==== Reiter Suche ====

[[Image:29_V2-3Ratsinformation2 Konfiguration Suche.png|miniatur|Konfigurationsmöglichkeiten für die Suche]]

Allgemeine Suchoptionen

Um das Suchformular nutzen zu können, muss der Haken bei "Suchformular anbieten" gesetzt sein. Bei der Art der Suche kann zwischen der einfachen und der erweiterten Suche unterschieden werden. Es kann eingeschränkt werden, auf welche Inhalte die Suche zugreifen darf ("Suche in folgenden Inhalten gestatten").
Bei der erweiterten Suche kann zusätzlich ausgewählt werden, ob die erweiterten Suchmöglichkeiten im Frontend beim ersten Aufruf bereits aufgeklappt erscheinen sollen.

Formularelemente der Erweiterten Suche

Optionen, die in der erweiterten Suche eingeblendet werden können:
* "Suche nach Gremium" anzeigen
* "Suche nach Schriftstückart" anzeigen
* "Suche nach Zeitraum" anzeigen

Die Darstellung der Suchtreffer für Schriftstücke entspricht der Darstellung der Dokumentenliste inklusive der dortigen Konfiguration.

==== Reiter Dokumenten Liste ====

[[Image:30_V2-3Ratsinformation2 Konfiguration DokumentenListe.png|miniatur|Konfigurationsmöglichkeiten für Dokumenten Liste]]

Ausgabe

Es kann ausgewählt werden, ob nur die Schriftstück-Arten angezeigt werden sollen, die in der untenstehenden Sortierung enthalten sind.
Die Anzeige leere Einträge in der Schriftstück ArtID Liste kann optional aktiviert werden (Standard: aus). Bei Deaktivierung ist die Sichtbarkeit der Schriftstücke nun direkt von der Sichtbarkeit der Sitzungen abhängig. Dabei gilt die Sichtbarkeitsregelung, die im Export übergeben ist.

Dokumentenliste

Der Titel des Schriftstückes ist standardmäßig aktiviert. Optional kann diese Einstellung geändert werden. Anlagen und Anlage-Titel können angezeigt oder ausgeblendet werden.

Sortierung

In der Sortierung können die Schriftstückarten, die verwendet werden sollen, und deren Reihenfolge festgelegt werden. Jeder Dokumententyp kann innerhalb der Reihenfolge nur einmal vorkommen.

Innerhalb einer Schriftstückart erfolgt die Sortierung anhand des Zeitbezugs des Dokuments. Hierbei wird von allen Sitzungen, in der das Schriftstück verwendet wird, die aktuellste Sitzung ermittelt.

==== Reiter Notizen ====

[[Image:31_V2-3Ratsinformation2 Konfiguration Notizen.png|miniatur|Konfigurationsmöglichkeiten für Notizen]]

Konfigurieren der Nutzerauswahl und möglicher Einschränkungen für das Teilen von Notizen.

Nutzerauswahl

* nur Teilnehmer der Sitzung und Nutzer mit zusätzlichem Zugriff auf die Sitzung (Standard)
* nur Teilnehmer der Sitzung
* alle Nutzer, unabhängig von Zugriffsberechtigungen

Mögliche Einschränkungen

* Gremien
* Fraktionen
* Parteien
* Funktion im Gremium
* Zusätzliche Funktion

==== Reiter Newsmodul ====

[[Image:32_V2-3Ratsinformation2 Konfiguration Newsmodul.png|miniatur|Konfigurationsmöglichkeiten für das Newsmodul]]

[[Image:32_V2-3Ratsinformation2 Konfiguration Newsmodul Seite.png|miniatur|Auswahl der Detailseite]]

Hierüber kann die Anzeige des Newsmoduls im Sitzungskalender aktiv geschalten werden. Bei Aktivierung wird die Möglichkeit geboten, für jede Kategorie zu bestimmen, auf welcher Webseite (Detailseite) die Artikel erscheinen sollen, sowie eine Farbe für den Hintergrund, den Rahmen und die Schrift festzulegen.

==== Reiter App ====

[[Image:33_V2-3Ratsinformation2 Konfiguration App.png|miniatur|Konfigurationsmöglichkeiten für die App]]

Integration

* Überschrift
* Festlegung der Spaltenanzahl im Startbildschirm (Homescreen)
* Login über Webcontainer ermöglichen: Login Schaltfläche im Startbildschirm erscheint (Ersatz für Login über nativen App-Rahmen)

Eigene Styles

* eigene Styles (brain-SCC) oder kundenspezifische Stylesheets per CSS einfügen (kunde.css)

== Teilnahme ==

[[Image:34_V2-3Teilnahme.png|miniatur|Teilnahme]]

Der Punkt "Sitzungsteilnahme" ermöglicht die Sortierung nach ID, Externer ID, Kennung, Sitzungsbeginn und Status. Eine Suche anhand eines Textes und des Zeitraums der Sitzung kann ebenfalls erfolgen.

Am Ende jeder Zeile wird der Button "Teilnehmer anzeigen" zur Verfügung gestellt. Hierüber werden alle Sitzungsteilnehmer mit deren Zu- oder Absagen einer Teilnahme tabellarisch ausgegeben.
Es wird eine Exportfunktion im CSV-Format (z.B. für Excel) angeboten.

'''Hinweis:''' Um die Sitzungsteilnehmer zu sehen, wird die Nutzung des Mandatsträgermodus vorausgesetzt. Ist der Mandatsträgermodus deaktiviert, erscheinen unter dem Punkt "Teilnahme" alle Sitzungen. Eine Teilnehmerliste kann nicht generiert werden.

== Statistik ==

[[Image:35_V2-3Statistik.png|miniatur|Statistik]]

Die Statistik gibt einen kurzen Überblick über die im System importierten Inhalte, Nutzerkonten und Nutzerinhalte.

== Hilfe ==

Über den Punkt "Hilfe" wird das Wiki des Ratsinformationssystems aufgerufen. Darin sind Konfigurationsmöglichkeiten des Backends näher beschrieben.

= Einspielen von Patches =

Das Einspielen von Patches ist Systemadministratoren mit Superuser-Rechten vorbehalten.

== Siehe auch ==
* [http://dms-support.brain-scc.de/de/ansprechpartner.html Support-Web] mit Informationen zu Ansprechpartnern und Updates
* [[BürgerPLUS Ratsinformation - Administration Version 2.2|Administration Version 2.2]]

= Hilfe Funktion =

[[Image:36_V2-3Hilfe.png|miniatur|''Hilfe'' Schaltfläche]]

Über die ''Hilfe'' Schaltfläche in den einzelnen Menüs der Administration kann auf die Hilfe Funktion zugegriffen werden. Dabei ist jede ''Hilfe'' Schaltfläche mit den inhaltlich passenden Abschnitt eines Wiki Artikels verknüpft.

Ratsinformationssystem - Administration Version 2.3

2016-05-23T08:06:28Z

Tbalcke: /* Nutzerkonten bearbeiten */

Dieser Artikel behandelt die Administration des Ratsinformationssystem 2.3 ('''REGISAFE-Version 4.3''').

Der Administrationsbereich ist durch das Anfügen des Wortes "admin" an der URL erreichbar.

Beispiel: https://ris.geocms.com/demo/admin/

= Einführung =

[[Image:Ratsinformation-Zusammenspiel.PNG|miniatur|Wie kommen die Daten vom REGISAFE ins Web?]]

[[Image:01_V2-3GeoCMS-Modul Ratsinformation.png|miniatur|GeoCMS - Modul Ratsinformation]]

Zusammenspiel von REGISAFE und BürgerPLUS Ratsinformationen

= Ausgabe =

-> Informationen zur [[BürgerPLUS Ratsinformation - Ausgabe Version 2.3|Web-Ausgabe des Moduls BürgerPLUS Ratsinformation Version 2.3]]

=Zugriffsrechte=
Je nach Rolle, kann ein Nutzer im Administrationsbereich unterschiedliche Zugriffsrechte besitzen.

'''Rollen mit absteigenden Zugriffsrechten:'''

* Superuser
** Rechte: alle
* Administrator
**Rechte: Benutzerinformationen, Installation, Benutzerverwaltung, Seitenbaum, Ratsinformationen, Syslogs
* Web-Admin des Kunden
** Rechte: Benutzerinformationen, Benutzerverwaltung, Seitenbaum, Ratsinformationen
* Gremiumsmitglieder und sonstige Sitzungsteilnehmer
** Rechte: Benutzerinformationen

= Benutzerverwaltung =

[[Image:02_V2-3Ratsinformation-Benutzerverwaltung-Details.png|miniatur|Detailansicht Benutzer]]

Die Nutzerkonten und Berechtigungen werden aus REGISAFE importiert. Rechte importierter Nutzer dürfen nicht angepasst werden, da diese bei jedem Import überschrieben werden. Lediglich den Benutzernamen, das Passwort und das Bild des Benutzers können Administratoren bei Bedarf ändern.

Die Nutzerkonten sind entsprechend ihrer Rollen und Zugriffsrechte in Gruppen zugeordnet. Die Zuordnung darf nicht geändert werden, da die Verteilung an Hand der Daten im REGISAFE erfolgt. Die Gruppen werden als Baumstruktur angezeigt.

[[Image:03_V2-3Benutzergruppen.png|miniatur|neue Benutzergruppen]]

Zur Erleichterung der Rechteverwaltung der Benutzer und zur gezielteren Rechtevergabe, stehen in der Benutzerverwaltung zusätzlich zwei Gruppen zur Verfügung:
* RIS - alle importiert (enthält alle über die RIS-Schnittstelle importierten Nutzer)
* RIS - ohne Verteiler (RIS-Nutzer, die keinem Gremium angehören, also Nutzer, die importiert wurden, aber keine Rechte besitzen sollen)
'''Hinweis:''' Vergeben Sie keine Rechte im CMS-Backend ohne Abstimmung mit dem RIS-Support. Die Rechteverwaltung erfolgt bis auf wenige Ausnahmen (Newsmodul und ggf. Hilfeseiten) ausschließlich im DMS, um eventuelle Zugriffe nicht autorisierter Personen auf bestimmte Bereiche und Funktionen steuern zu können.

Der Status des Nutzerkontos wird farblich gekennzeichnet. Aktive Nutzer sind mit einem grünen Symbol gekennzeichnet. Nutzer, die beispielsweise ein neues Passwort angefordert oder sich noch nicht im System angemeldet haben, werden mit einem orangen Symbol markiert.

Die E-Mail-Adresse wird aus der Benutzerverwaltung entfernt, wenn keine gültige E-Mail-Adresse exportiert wurde. Als Beispiele für ungültige Adressen sind zu nennen:
* Intern: Vorname Nachname
* vorname.nachname[at]kommune.de
* vorname.nachname@kommune

Wichtige Inhalte des Benutzerkontos (Benutzer bearbeiten):

* Benutzer
:* Benutzername (Login-Kennung des Nutzers; Generiert aus der REGISAFE-XML)
:* Passwort (verschlüsselt)
:* Redaktionsbereich-Anmeldung erlauben (Backend-Zugriff für den Nutzer aktivieren/deaktivieren)
* Persönliche Angaben (werden aus der REGISAFE-XML übermittelt, außer das Profilbild)
:* Profilbild (eine lokale Datei auswählbar)

Wenn (neue) Nutzer ein Passwort vergeben, muss dieses folgende Mindestanforderungen erfüllen:
* mind. 8 Zeichen,
* mind. 1 Sonderzeichen,
* mind. 1 Großbuchstabe und
* 1 Kleinbuchstabe

[[Image:RIS_Switch-to-User.JPG|miniatur|Switch-To-User]]
Pro Nutzer kann ein Profilbild hinzugefügt werden. Diese Funktion ist unabhängig von REGISAFE, so dass das Hochladen direkt im Administrationsbereich von BürgerPLUS Ratsinformation erfolgen muss. Die Ausgabe erfolgt in der Personenliste und in der Detailansicht der Person.

Um bei einem Nutzer auftretende Fehler besser und schneller überprüfen zu können, wurde die Funktion "Switch-to-User" für den web-Admin aktiviert. Ohne das Passwort des jeweiligen Nutzers kennen zu müssen, können Administratoren damit die Rolle und Rechte des Nutzers übernehmen und den gemeldeten Fehler sichten. Wechselt ein Administator in die Rolle eines Nutzers wird dies in der Syslog vermerkt.

= Seitenbaum =

Im Seitenbaum wird die Navigation definiert. Bei der Installation wird eine Standard-Navigation vorgegeben, die gemeinsam mit dem Kunden angepasst werden kann.

== Standardelemente der Navigation des Seitenbaums ==
* Persönlicher Bereich
** Mandatsträgermodus
** Kontaktformular
* Sitzungskalender
* Sitzungstermine
**Sitzungstermine (Archiv)
* Gremien
* Personen
* Fraktionen
* Dokumente
* Suche
* Passwort zurücksetzen
* Hilfe
* Datenschutzerklärung
* Impressum
* Abmelden

== Anlegen und Bearbeiten von Menüpunkten ==

[[Image:04_V2-3Ratsinformation Administration Anlegen von Menüpunkten.png|miniatur|Anlegen und Bearbeiten von Menüpunkten]]

Administratoren stehen folgende Funktionen zur Bearbeitung des Seitenbaums zur Verfügung:

* Anzeigen (zeigt den Menüpunkt im Portal an)
* Bearbeiten (öffnet die Bearbeitungsmaske, um einen Menüpunkt editieren zu können)
* Hinzufügen (fügt eine Unterseite am aktuell gewählten Menüpunkt ein)
* Umbenennen (ändert den Menütitel jedoch nicht den Alias)
* Rechte setzen (die Sichtbarkeit und Bearbeitungsmöglichkeiten können über die Rechte gesteuert werden)
* Seitencache löschen (entfernt alle bisher aufgerufenen Versionen der entsprechenden Webseite)
* Ausschneiden (der Menüpunkt wird vom aktuellen Knoten ausgeschnitten und kann an einem anderen Knotenpunkt eingefügt werden)
* Kopieren (der Menüpunkt wird dupliziert und kann an einem anderen Knotenpunkt eingefügt werden)
* Einfügen (zuvor ausgeschnittene oder kopierte Menüpunkte können an beliebigen anderen Knotenpunkten eingefügt werden)
* Entfernen (löscht den ausgewählten Menüpunkt)

Folgende Einstellungen müssen beim Anlegen eines neuen Menüpunktes beachtet werden:

*Reiter Menüdaten:
** Titel (Pflichtfeld)
** Alias (Pflichtfeld)

[[Image:05_V2-3Verstecker menuepunkt.png|miniatur|Anlegen eines versteckten Menüpunktes]]
[[Image:06_V2-3Verstecker menuepunkt sichtbarkeit.png|miniatur|Anlegen eines versteckten Menüpunktes beim Reiter Sichtbarkeit]]

Soll ein versteckter Menüpunkt erstellt werden, sind zusätzlich folgende Einstellungen zu übernehmen:

*Reiter Menüdaten
**Anzeigeverhalten
*** Seite bei Login anzeigen

*Reiter Sichtbarkeit
**Benutzer: RIS - alle importiert
**Rechteprüfung aktivieren

'''Wichtiger Hinweis:''' Bitte sehen Sie davon ab weitere Änderungen in den Masken vorzunehmen. Diese können weitreichende Auswirkungen auf die Außenansicht und Funktionsfähigkeit des Ratsinformationssystems haben. Wenden Sie sich bitte an das Support-Team.

'''Häufiger Fehler:''' Menüpunkte können so konfiguriert werden, dass Sie ausschließlich für Nutzer mit einem Login sichtbar sind. In der öffentlichen Ansicht stehen sie scheinbar nicht mehr zur Verfügung. Jedem Nutzer, der die URL kennt, ist es jedoch möglich die Seite auch ohne Login aufzurufen. Um dies zu verhindern genügt es nicht, das Anzeigeverhalten des Menüpunktes auf "Seite nach Login anzeigen" zu setzen. Zusätzlich muss im Reiter "Sichtbarkeit" der Besitzer auf "RIS - alle importiert" geändert und der Haken bei "Rechteprüfung aktivieren" gesetzt sein.

= Ratsinformationssystem =

Das Fachmodul "Ratsinformationssystem" ermöglicht Einsicht in die Bereiche:

* [[#Import|Import]]
* [[#Administration|Administration]]
* [[#Modulvorlagen|Modulvorlagen]]
* [[#Teilnahme|Teilnahme]]
* [[#Statistik|Statistik]]
* [[#Hilfe|Hilfe]]

== Import ==

=== letzter Import ===

[[Image:01_V2-3GeoCMS-Modul Ratsinformation.png|miniatur|Import Status]]

Unter dem Punkt "aktueller Import" wird nur der aktuellste Import angezeigt. Sonstige Importe befinden sich im Archiv.
Der Import kann automatisch starten oder durch "Importjob starten" manuell ausgelöst werden. Es besteht die Möglichkeit, Importjobs zurückzusetzen. Durch Anzeige der Logs kann das gesamte Importverfahren nachvollzogen werden. Die Anzeige der importierten Daten im XML-Format ist ebenfalls möglich.

* erweitertes Logging beim XML-Parsen
* Warnungen bei fehlendem/ungültigem RISBEREICH für Personen in Basisgremien-/Sitzungsverteiler
* Weitergabe der Warnings an den Log des Importjobs

Die verschiedenen Status eines Imports werden auch farblich gekennzeichnet:

* Grün: der Import war erfolgreich, an der Importdatei gab es Änderungen
* Orange: der Import war erfolgreich, an der Importdatei gab es keine Änderungen
* Rot: beim Import sind Fehler aufgetreten

=== Importarchiv ===

[[Image:08_V2-3Ratsinformation-Archivierte Importe.png|miniatur|Import-Archiv]]

Alle bereits vergangenen Importe befinden sich im Archiv. Sobald ein neuer aktueller Import durchgeführt wird, wird ein älterer ins Archiv verschoben. Archivierte Importe können nicht mehr zurückgesetzt werden. Die Import-Logs und die importierten Daten in einer XML-Struktur können dennoch angezeigt werden. Die Sortierung kann selbstständig vorgenommen werden, durch Klick auf den Tabellenkopf für die entsprechende Spalte, nach der geordnet werden soll. Zur vereinfachten Recherche im System steht die Suchfunktion zur Verfügung.

== Administration ==

[[Image:09_V2-3Ratsinformation-Administration.png|miniatur|Administration]]

Ermöglich Zugriff auf:

* [[#Systemkonfiguration|Systemkonfiguration]]
* [[#Verändern der Sichtbarkeit|Verändern der Sichtbarkeit]]
* [[#Notizen bearbeiten|Notizen bearbeiten]]
* [[#Nutzerkonten zurücksetzen|Nutzerkonten zurücksetzen]]
* [[#Nutzerkonten bearbeiten|Nutzerkonten bearbeiten]]
* [[#Systemlogs|Systemlogs]]

=== Systemkonfiguration ===

[[Image:10_V2-3Ratsinformation-Systemkonfiguration.png|miniatur|Administration - Systemkonfiguration]]

Die Systemkonfiguration ist Nutzern mit administrativen Berechtigungen vorbehalten (Superuser, Administrator, Web-Admin). In diesem Bereich werden systemweite Einstellungen vorgenommen.

'''Reiter der Systemkonfiguration:'''

* [[#Reiter Konfiguration|Reiter Konfiguration]]
* [[#Reiter Benachrichtigungen|Reiter Benachrichtigungen]]
* [[#Reiter_Schriftstücke|Reiter Schriftstücke]]
* [[#Reiter_PDF Sicherheit|Reiter PDF Sicherheit]]
* [[#Reiter Adressen|Reiter Adressen]]
* [[#Reiter Datenschutz|Reiter Datenschutz]]
* [[#Reiter Import|Reiter Import]]

Die Reiter sind erreichbar über den Button "ändern" (Ratsinformation > Administration > Systemkonfiguration > ändern).

==== Reiter Konfiguration ====

[[Image:11_V2-3Ratsinformation-Reiter Konfiguration.png|miniatur|Reiter Konfiguration]]

Iconset

Bei der Verwendung von Iconsets kann zwischen REGISAFE-Standard-Icons und hinterlegten Open-Source-Icons gewählt werden.

Authentifizierung

Die Login-Kennung für die Anmeldung am System kann eingestellt werden:

* Adresskennung (REGISAFE Standard): Nachname Vorname Kommune
* E-Mail
* Titel, Vorname, Nachname

"Überschreiben der Login-Kennung darf aktualisiert werden" ermöglicht die automatische Änderung bestehender Nutzerkonten (Info an Nutzer per E-Mail).

CMS-Nutzerkonten basieren auf Adressfeldern mit dem Kennzeichen "öffentlich" oder "nicht öffentlich". Import der Basisgremienverteiler und Sitzungsverteiler erzeugt nun Nutzergruppen in der Benutzerverwaltung.

Bei der Einstellung der Zielseite für den E-Mail-Link zum initialen Setzen des Nutzer-Passworts handelt es sich um ein Pflichtfeld. Die Standard-Einstellung für die Zielseite des E-Mail-Links zum initialen Setzen des Nutzer-Passworts ist die Seite "Login authentifizieren".

Mandantensystem

Es kann optional ausgewählt werden, ob Verwaltungskennungen für Mandantensysteme verwendet werden sollen.

Erweitert

Konfigurieren der URL zum Support-Web.

Einblenden von Entwicklermeldungen steuert den Umfang der Debug-Ausgaben des Ratsinformationssystems. Debug-Ausgaben sind nur für Entwicklungszwecke oder im Fehlerfall notwendig.

==== Reiter Benachrichtigungen ====

[[Image:12_V2-3Ratsinformation2b-E-Mail Versand.png|miniatur|E-Mail-Versand]]

Konfigurieren des E-Mail-Versandes und der Administrator-Benachrichtigungen.

'''E-Mail-Versand'''

Der E-Mail-Versand und das Zurücksetzen von Nutzerdaten an Gremienmitglieder werden nur aktiviert, wenn eine Admin-E-Mail des Kunden hinterlegt ist.

* ''Nutzer-Benachrichtigungs E-Mail Versand'' aktiviert -> E-Mail geht an Mandatsträger
* Ist kein Versand an Mandatsträger aktiv, werden alle E-Mails an einen Mandatsträger nun an den Admin weitergeleitet.
* Ist auch der Versand an den Admin bzw. systemweit deaktiviert, oder gab es einen Fehler beim Versenden, wird nun ein Fehler im Systemlog geschrieben.

Für den Versand im HTML-Format wurde auf Multipart-E-Mails umgestellt (ist auch für Clients lesbar, die keine HTML-E-Mail darstellen können).

'''Postfach für E-Mailversand'''

Konfiguration eines eigenen Absender-Postfachs ist möglich. E-Mail-Versand kann wahlweise im HTML-Format (Einbettung von Bilddateien) erfolgen. Dies wird statt der E-Mail-Adresse noreply@geocms.net für alle Meldungen (z.B. Importjobs) oder Passwortlinks verwendet.

Nach der Konfiguration der Einstellungen kann eine Test-E-Mail versandt werden.

Es wird empfohlen ein separates Postfach einzurichten, z.B. ris@kundendomain.de

'''Administrator-Benachrichtigungen'''

Hier kann die Betreffzeile der E-Mail-Benachrichtigungen geändert werden (nicht empfehlenswert) und mehrere E-Mail-Adressen für die Administrator-Benachrichtigungen hinterlegt werden.

'''Informationsdienst'''

Konfiguration oder Deaktivierung des Informationsdienstes:

* Festlegen des Betreffs der E-Mails des Informationsdienstes. Bei leerem Feld wird der Standard verwendet.
* Informationsdienst für festgelegte Status erzwingen (jeder Nutzer erhält Benachrichtigung über die hier selektierten Status)
* Informationsdienst für festgelegte Status verbergen (kein Nutzer erhält Benachrichtigung über die hier selektierten Status)
Wird kein Status selektiert, kann jeder Nutzer frei wählen, ob er die Benachrichtigung für den entsprechenden Status erhalten möchte.

Standard des Betreffs:

Informationsdienst BürgerPLUS Ratsinformation "##WEB_NAME##" vom ##DATUM##"

Mögliche Platzhalter:

* ##DATUM## - Datum im Format DD.MM.JJJJ HH:MM
* ##WEB_NAME## - Name der BürgerPLUS Ratsinformation Instanz
* ##MANDANT## - Name der Verwaltungskennung" name="flexml::infodienst_subject"

==== Reiter Schriftstücke ====

[[Image:13_V2-3Ratsinformation-Reiter Schriftstuecke.png|miniatur|Reiter Schriftstücke]]

Dateinamen werden nicht mehr Case-Sensitive ausgewertet (Groß-/Kleinschreibung). Dateinamen, die fälschlicherweise URL-kodiert übergeben werden, können nun ausgewertet werden. Unterstützt werden die neuen Schriftstück ArtIDs "Sitzungsunterlage" und "RISZusatzDokument".

Dateibehandlung

Die Dateibehandlung gibt an wie Dokumente, wenn sie im Web geöffnet werden, behandelt werden.

Mögliche Einstellungen:

* immer downloaden
* wenn möglich im Browser darstellen

Bezeichnung der Schriftstück ArtIDs

Den bekannten Bezeichnungen von Schriftstücken können andere Bezeichnungen zugewiesen werden. Die im Feld angegebene Bezeichnung überschreibt die Standardangabe.
Bsp.: Der „Sitzungsniederschriftsauszug“ wird „Protokollauszug“ im RIS-Web genannt.

Anzeige der Schriftstücke

Den Dokumenttypen kann zugewiesen werden, ob es sich um ein Sitzungsschriftstück (bei Reiter "Sitzungsdokumente" angezeigt) oder um ein Tagesordnungsschriftstück (be Reiter "Tagesordnung" angezeigt) handelt.

Anlagen

* Vom Hauptdokument (Anlagen werden neben dem Hauptschriftstück angezeigt; empfohlene Einstellung)

* Nur im Login-Bereich (Anlagen können nur gesehen werden, wenn man angemeldet ist, betrifft auch öffentliche TOP, d.h. Bürger können zwar das Hauptschriftstück, aber nicht die Anlage sehen)

Zusätzliche Dokumente

Die Zielseite für Zusätzliche Dokumente und die Mandantenzuordnung kann festgelegt werden.

==== Reiter PDF Sicherheit ====

[[Image:14_V2-3PDF-Sicherheit.png|miniatur|PDF-Sicherheit]]

'''Wasserzeichen'''

Systemweit kann vom Administrator ein Wasserzeichen für alle PDF-Dateien aktiviert werden. Das Wasserzeichen kann individuell
gestaltet und als PDF hinterlegt werden.

Folgende Arten von Wasserzeichen stehen zur Verfügung:
* Stempel (Standard): Das Wasserzeichen wird über den Text gelegt. Insbesondere bei Bildern ist dies zu empfehlen. Die Lesbarkeit kann je nach Wasserzeichen ggf. eingeschränkt sein.
* Hintergrund: Das Wasserzeichen wird unter dem Text eingefügt. In PDF-Dokumenten mit Bildinhalten ist das Wasserzeichen ggf. verdeckt.

[[Image:14_V2-3PDF-Sicherheit-Wasserzeichen.png|miniatur|PDF mit Wasserzeichen und benutzer- und zeitabhängiger Fußleiste]]

Wird ein Wasserzeichen für die Dateien verwendet, so erscheinen der Nutzername sowie ein Zeitstempel in der Fußzeile des Dokumentes.
Möchten Sie diesen Hinweis anzeigen, jedoch kein Wasserzeichen hinterlegen, laden Sie ein leeres PDF-Dokument im System hoch und stellen Sie es als Wasserzeichen für den Hintergrund ein.

'''Verschlüsselung'''

Systemweit kann vom Administrator ein Passwort für alle Schriftstückdownloads/Sitzungsmappen aktiviert werden. Wichtig: Der Passwortschutz gilt nur für nicht öffentlich sichtbare Schriftstücke! Öffentliche Schriftstücke sind weiterhin ohne einen Passwortschutz aufrufbar. Das Passwort ist nicht nutzerspezifisch und muss allen Nutzern bekannt gegeben werden.

Mit dem Passwortschutz können folgende Berechtigungen in PDF-Dateien gesetzt werden:
* keine (nur ansehen): Nutzer können das PDF herunterladen und öffnen. Andere Aktionen, wie Drucken, Hinzufügen von Anmerkungen in einem PDF-Programm oder Zusammenfügen mit anderen Dokumenten, sind nicht möglich.
* alle Berechtigungen: Nutzer können das PDF herunterladen und öffnen. Alle anderen Aktionen, wie Drucken, Hinzufügen von Anmerkungen in einem PDF-Programm oder Zusammenfügen mit anderen Dokumenten, sind möglich.
* eigene Vorgabe: Nutzer können das PDF herunterladen und öffnen. Hier kann der Admin selber bestimmen, welche Aktionen erlaubt sind: Drucken, Hinzufügen von Anmerkungen in einem PDF-Programm oder Zusammenfügen mit anderen Dokumenten. Bitte beachten Sie: in PDF-Betrachtern (z. B. Acrobat Reader) können die Berechtigungen andere Bezeichnungen tragen.

[[Image:14_V2-3PDF-Sicherheit-Frontend.png|miniatur|PDF-Verschlüsselung im Frontend]]

Erfolgte die Aktivierung der PDF-Verschlüsselung sowie die Vergabe eines systemweiten PW durch den Admin, so kann jeder Nutzer anschließend im persönlichen Bereich der Ratsinformations-Webseite (Frontend) unterhalb des Punktes "PDF Verschlüsselung" im Reiter „Profildaten“ das Admin-PW überschreiben. Trägt der Nutzer nichts ein, gilt das Admin-PW.

==== Reiter Adressen ====

[[Image:15_V2-3Ratsinformation-Reiter Adressen.png|miniatur|Reiter Adressen]]

Konfiguration der Darstellung der Adresse:

* Adressen sind in bestimmte Blöcke unterteilt, für die jeweils eine Überschrift und eine CSS-Klasse festgelegt werden kann
* Einteilung in Adressblöcke
* Festlegung der zu verwendenden Felder je Block
* Konfiguration der Formatierung (Name in der Ausgabe, Zeilenumbruch, relevant für Listenansicht)
* Adressrendering über herkömmlichen Weg, wenn keine Adressfelddefinition hinterlegt ist
* wenn nur ein Feld definiert ist: Verwendung dieser Konfiguration

==== Reiter Datenschutz ====

[[Image:16_V2-3Ratsinformation-Reiter Datenschutz.png|miniatur|Reiter Datenschutz]]

Logging von Nutzerinteraktionen

* Logging von Schriftstückdownloads als Nachweis der „Zustellung“ von z.B. Einladungen
** optional de-/aktivierbar
** bei Download von Zip Archiven wird es als ein Log zusammengefasst

Tagesordnungspunkte

Es kann konfiguriert werden, ob der öffentlich hinterlegte Text für Tagesordnungspunkte angezeigt werden soll, z.B. wenn der Nutzer als "befangen" eingestuft wird, oder ein eigener Text. Bei Letzterem erscheint ein Freitextfeld.

==== Reiter Import ====

[[Image:Ratsinformation-Reiter_Import.PNG|miniatur|Reiter Import]]

Schnittstelle

Das Dateiformat für die Schnittstelle kann konfiguriert werden (Standard: KommunalPLUS Ratsinformation).

Quelle

Das Quell-Verzeichnis gibt den Pfad der zu importierenden Daten an.

Autoimport

* Service URL der Server Warteschlange

* Systemerkennung in der Server Warteschlange

=== Veränderung der Sichtbarkeit ===

Übersicht aller Sitzungen und Schriftstücke im System mit Veröffentlichungsbereich. Ermöglicht das Offline-Setzen eines einzelnen Datensatzes.

[[Image:18_V2-3Notizen bearbeiten.png|miniatur|Notizen bearbeiten]]

=== Notizen bearbeiten ===

Scheidet ein Nutzer unerwartet aus, verbleiben oft noch in Sitzungen erstellte Notizen im System. Für Administratoren wurde daher eine Möglichkeit geschaffen, diese Notizen unter datenschutzrechtlichen Aspekten vollständig aus dem System zu entfernen. Der Administrator erhält dabei keinen Zugriff auf die Inhalte, sondern kann lediglich an Hand des Notiz-Titels entscheiden, welche Notizen eines Nutzers gelöscht werden sollen.
* Möglichkeit der Suche nach einem Nutzer in der Auswahl
* Anzeige folgender Informationen:
:* ID
:* Nutzer mit Login-Kennung und E-Mail-Adresse
:* Datum der letzten Änderung
:* Sitzungstitel

=== Nutzerkonten zurücksetzen===

[[Image:19_V2-3Ratsinformation Zuruecksetzen der Zugangsdaten.png|miniatur|Zurücksetzen der Nutzerkonten]]

Hier erscheint eine Übersicht aller importierten Nutzer. Ermöglicht das Neu-Versenden eines Initial-Passworts an Nutzer, abhängig von der Aktivierung des [[#Reiter Benachrichtigungen|E-Mail-Versand]].

Icons kennzeichnen Nutzer mit nicht vorhandenen bzw. mehrmals vergebenen E-Mail-Adressen.

Der Link hat eine Gültigkeit von 24 Stunden.

[[Image:20_V2-3Nutzerkonten bearbeiten.png|miniatur|Bearbeiten von Nutzerkonten]]

=== Nutzerkonten bearbeiten ===

Nutzer, die in der XML als "gelöscht" markiert sind, werden nicht vollständig aus der Datenbank entfernt, um eine Wiederherstellung bei unbeabsichtigtem Löschen zu ermöglichen.

Unter diesem Punkt kann der web-admin ein oder mehrere Nutzer temporär löschen (soft-delete) oder wiederherstellen. Das unwiederbringliche Löschen aus der Datenbank (hart-delete) ist weiterhin nur durch den RIS-Support möglich, da bei einem versehentlichen Löschen ein Komplett-Export notwendig wird. Melden Sie sich gern kurzfristig bei uns, sollten Sie einen Nutzer vollständig aus der Datenbank löschen wollen.

'''Hinweis:''' Das Löschen im Ratsinformationssystem ist eine temporäre, kurzfristige Lösung. Der Nutzer muss in jedem Fall auch im DMS für den Export deaktiviert werden und darf nicht mehr in der XML erscheinen. Andernfalls wird der Nutzer wiederholt importiert und im Ratsinformationssystem angelegt.

=== Systemlogs ===

[[Image:21_V2-3Ratsinformation Sytemereignisse.png|miniatur|Systemereignisse]]

Hier kann die Einsicht in Systemmeldungen erfolgen.

Systemereignisse sind

* suchbar nach:
:* Text und
:* Datum oder
:* Zeitspanne

* filterbar nach:
:* alle,
:* Hinweise,
:* Warnungen,
:* Fehler und
:* Erfolg

* sowie sortierbar nach:
:* ID,
:* Art,
:* Nutzer,
:* Datum/Uhrzeit,
:* Modulkontext,
:* erweiterter Kontext,
:* Ereignis und
:* Beschreibung.

== Modulvorlagen ==

[[Image:22_V2-3Ratsinformation2 Konfiguration Modulvorlagen.png|miniatur|Konfiguration Modulvorlagen]]

Eine Modulvorlage dient der einfachen und systemweiten Konfiguration der Ausgabe. Es können mehrere Modulvorlagen angelegt werden. Modulvorlagen werden an den Menüpunkten im [[#Seitenbaum|Seitenbaum]] ausgewählt und zentral konfiguriert, wobei pro Menüpunkt nur eine Modulvorlage ausgewählt werden kann. Ist die Modulvorlage aktiviert, werden bis auf den Reiter "Allgemein" alle weiteren ausgeblendet.
Die Ausgabe-Konfiguration im Seitenbaum erfolgt ausschließlich über die Modulvorlagen, seitenspezifische Konfigurationen wurden entfernt.

'''Reiter der Modulvorlage'''

* [[#Reiter Allgemein|Allgemein]]
* [[#Reiter Darstellung|Darstellung]]
* [[#Reiter Sitzungen|Sitzungen]]
* [[#Reiter Kalender|Kalender]]
* [[#Reiter Personen|Personen]]
* [[#Reiter Gremien|Gremien]]
* [[#Reiter Suche|Suche]]
* [[#Reiter Dokumenten Liste|Dokumenten Liste]]
* [[#Reiter Notizen|Notizen]]
* [[#Reiter Newsmodul|Newsmodul]]
* [[#Reiter App|App]]

'''Vorteile gegenüber der direkten Konfiguration am Menüpunkt'''

* Konfiguration der Modulvorlage an einem zentralen Punkt
* einfache Nachkonfiguration neuer oder zuvor nicht genutzter Funktionen
* keine Anpassung aller Menüpunkte notwendig
* Verringerung fehlerhafter oder fehlender Konfigurationen an einzelnen Menüpunkten (führte in der Vergangenheit zu Missverständnissen in der Ausgabe)

Die Einstellungen in der Modulvorlage können beliebig vorgenommen werden. Für alle Reiter gilt, dass der Systemstandard mit einem Klick wiederhergestellt werden kann.

Weiterhin können, wenn notwendig, am einzelnen Menüpunkt abweichende Einstellungen vorgenommen werden.

==== Reiter Allgemein ====

[[Image:23_V2-3Ratsinformation Konfiguration-Allgemein.png|miniatur|Konfigurationsmöglichkeiten Allgemein]]

Im Reiter Allgemein kann die Grundeinstellung der Modulvorlage vorgenommen werden. Dazu zählt die Vergabe einer eindeutigen Bezeichnung.

==== Reiter Darstellung ====

[[Image:24_V2-3Ratsinformation Konfiguration-Darstellung.png|miniatur|Konfigurationsmöglichkeiten für Darstellung]]

Listen

Daten, die in einer Liste ausgegeben werden, können in ihrer Anzahl variiert werden. Die Auswahl geht von einer Anzeige ohne Einschränkung bis zu 50 Einträgen pro Seite.

Datumsformat

Das Datumsformat (inklusive Uhrzeit) kann konfiguriert werden.

Zusätzliche Ausgabe

Ausgewählt werden können:

* Ausgabe von Vertretern in Sitzungsteilnehmer Listen
* Ausgabe von Vertretern in Basisgremien Listen
* Ausgabe von Parteien
* Ausgabe von Fraktionsvorsitzenden
* Ausgabe von zusätzlichen Funktionen
* Ausgabe von Drucksachennummern
* Ausgabe des Öffentlichkeitsstatus bei Schriftstücken mit Bezug zu einem TOP
* Filtermöglichkeit für Personenliste
* Filtermöglichkeit für Fraktionenliste
* Filtermöglichkeit für Parteienliste

Features deaktivieren

Folgende Features können ausgeschalten werden:

* Notizfunktion an Sitzung deaktivieren
* Downloadmöglichkeit für Sitzungsmappe deaktivieren
* Downloadmöglichkeit für Gesamtdokument deaktivieren
* Downloadmöglichkeit für elektronische Visitenkarte deaktivieren
* Link "auf Karte anzeigen" deaktivieren
* Ausgabe von Jahres Auswahl in Sitzungs-Archiv deaktivieren
* Ausgabe von "Vertreter für Gremiumsmitglieder" deaktivieren
* Einbindung der Javascript Bibliothek jQuery deaktivieren
* Einbindung der Javascript Bibliothek jQuery-UI deaktivieren
* Zusammenfügen von AssetsCompiler deaktivieren

==== Reiter Sitzungen ====

[[Image:25_V2-3Ratsinformation Konfiguration-Sitzungen.png|miniatur|Konfigurationsmöglichkeiten für Sitzungen]]

Sitzungsdetails

Bei der Darstellung der Sitzungsdetails kann zwischen einer einfach Listenansicht, Akkordeonansicht oder der Darstellung mit Reitern gewählt werden.

Weiterhin ausgewählt werden kann:

* Titel des Sitzungs-Schriftguts anzeigen
* Titel von Anlagen des Sitzungs-Schriftguts anzeigen
* Titel des Schriftguts der Tagesordnungspunkte anzeigen
* Titel von Anlagen des Tagesordnungspunkt-Schriftguts anzeigen

Sitzungstitel

Die Darstellung des Wochentags kann beeinflusst werden. Zunächst kann eingestellt werden, ob die Wochentage überhaupt ausgegeben werden sollen. Bei der Art kann zwischen der Kurz- und der Langform unterschieden werden. Es kann ein beliebiger Trenner zwischen Wochentag und Datum angegeben werden. Optional können zwischen Datum und Uhrzeit oder zum Sitzungsnamen, ebenfalls Trenner eingefügt werden.

==== Reiter Kalender ====

[[Image:26_V2-3Ratsinformation Wochenansicht Sitzungskalender.png|miniatur|Darstellungsmöglichkeiten im Kalender am Beispiel der Wochenansicht]]

[[Image:26_V2-3Ratsinformation Konfiguration-Kalender.png|miniatur|Konfigurationsmöglichkeiten für Kalender]]

Neben der Kalenderdarstellung kann an dieser Stelle auch die Ausgabe der Kalendereinträge konfiguriert werden.

Kalenderdarstellung

Die Startansicht unterscheidet zwischen Monat (Standard), Woche und Tag. Dabei kann für Woche und Tag die einfache oder detaillierte Ansicht gewählt werden.

Kalendereinträge

Standardmäßig wird die Gremiumsbezeichnung im Kalender ausgeschrieben. Um unschöne Umbrüche zu vermeiden, kann an dieser Stelle die Abkürzung der Gremiumsbezeichnung aktiviert werden. Mit der Aktivierung stehen Tooltips und eine Legende optional zur Verfügung.

Kalendereinträge

Termine und Tooltips können jeweils mit einer auf das Kundenweb angepassten oder vom Kunden gewünschten Farbe versehen werden.
Werden die Feldwerte leer gelassen, erfolgt die Darstellung in Standardfarben (hellblau).

'''Empfohlene Einstellung'''

* Gremiumsbezeichnung = Abkürzung
* Tooltip anzeigen = aktiviert
* Legende anzeigen = aktiviert

Internetkalender

Hier kann die Bereitstellung des Dienstes aktiviert werden.

==== Reiter Personen ====

[[Image:27_V2-3Ratsinformation2 Konfiguration Personen.png|miniatur|Konfigurationsmöglichkeiten für Personen]]

Bilddarstellung

An dieser Stelle kann die Anzeige hinterlegter Bilder der Personen (Benutzerverwaltung) nach Bereichen konfiguriert werden:

* keine Anzeige
* im Bürger-Bereich
* im Login-Bereich
* keine Einschränkung

Detail Bild - Listen Bild - Vollbild

Hier können jeweils die Abmessungen der Bilddarstellungen konfiguriert werden.

==== Reiter Gremien ====

[[Image:28_V2-3Ratsinformation2 Konfiguration Gremien.png|miniatur|Konfigurationsmöglichkeiten für Gremien]]

Ausgabe

Die Anzeige leerer Gremien kann optional aktiviert werden (Standard: aus).

Sichtbarkeit der Gremien entfällt. Die Sichtbarkeit der Gremien ist nun direkt von der Sichtbarkeit der Sitzungen abhängig. In Basis-Gremienauflistungen gilt die Sichtbarkeitsregelung, die im Export übergeben ist.

Sitzungskalender

Optional kann die Einstellung erfolgen, dass für jedes Gremium ein anderer Farbwert verwendet wird (Standard: aus). Bei Aktivierung dieser Option öffnet sich die Konfiguration "Farbwerte".

Sitzungskalender

Hier kann für jedes ausgewählte Gremium eine Farbe für den Hintergrund, den Rahmen und die Schrift selekiert werden.

==== Reiter Suche ====

[[Image:29_V2-3Ratsinformation2 Konfiguration Suche.png|miniatur|Konfigurationsmöglichkeiten für die Suche]]

Allgemeine Suchoptionen

Um das Suchformular nutzen zu können, muss der Haken bei "Suchformular anbieten" gesetzt sein. Bei der Art der Suche kann zwischen der einfachen und der erweiterten Suche unterschieden werden. Es kann eingeschränkt werden, auf welche Inhalte die Suche zugreifen darf ("Suche in folgenden Inhalten gestatten").
Bei der erweiterten Suche kann zusätzlich ausgewählt werden, ob die erweiterten Suchmöglichkeiten im Frontend beim ersten Aufruf bereits aufgeklappt erscheinen sollen.

Formularelemente der Erweiterten Suche

Optionen, die in der erweiterten Suche eingeblendet werden können:
* "Suche nach Gremium" anzeigen
* "Suche nach Schriftstückart" anzeigen
* "Suche nach Zeitraum" anzeigen

Die Darstellung der Suchtreffer für Schriftstücke entspricht der Darstellung der Dokumentenliste inklusive der dortigen Konfiguration.

==== Reiter Dokumenten Liste ====

[[Image:30_V2-3Ratsinformation2 Konfiguration DokumentenListe.png|miniatur|Konfigurationsmöglichkeiten für Dokumenten Liste]]

Ausgabe

Es kann ausgewählt werden, ob ausschließlich die in der Sortierung enthaltenen Schriftstück Arten angezeigt werden sollen. Leere Einträge in der Schriftstück ArtID Liste können ebenfalls angezeigt werden.

Dokumentenliste

Der Titel des Schriftstückes ist standardmäßig aktiviert. Optional kann diese Einstellung geändert werden. Anlagen und Anlage-Titel können angezeigt oder ausgeblendet werden.

Sortierung

In der Sortierung kann die Reihenfolge und die Schriftstückarten an sich, die verwendet werden sollen, festgelegt werden. Jeder Dokumententyp kann innerhalb der Reihenfolge nur einmal vorkommen.

Innerhalb einer Schriftstückart erfolgt die Sortierung anhand des Zeitbezugs des Dokuments. Hierzu wird die aktuellste Sitzung, in der das Schriftstück verwendet wird, ermittelt.

==== Reiter Notizen ====

[[Image:31_V2-3Ratsinformation2 Konfiguration Notizen.png|miniatur|Konfigurationsmöglichkeiten für Notizen]]

Konfigurieren der Nutzerauswahl und Möglicher Einschränkungen für das Teilen von Notizen.

Nutzerauswahl

* nur Teilnehmer der Sitzung und Nutzer mit zusätzlichem Zugriff auf die Sitzung (Standard)
* nur Teilnehmer der Sitzung
* alle Nutzer, unabhängig von Zugriffsberechtigungen

Mögliche Einschränkungen

* Gremien
* Fraktionen
* Parteien
* Funktion im Gremium
* Zusätzliche Funktion

==== Reiter Newsmodul ====

[[Image:32_V2-3Ratsinformation2 Konfiguration Newsmodul.png|miniatur|Konfigurationsmöglichkeiten für das Newsmodul]]

[[Image:32_V2-3Ratsinformation2 Konfiguration Newsmodul Seite.png|miniatur|Auswahl der Detailseite]]

Hierüber kann die Anzeige des Newsmoduls im Sitzungskalender aktiv geschalten werden. Bei Aktivierung wird die Möglichkeit geboten, für jede Kategorie zu bestimmen, auf welcher Webseite (Detailseite) die Artikel erscheinen sollen, sowie eine Farbe für den Hintergrund, den Rahmen und die Schrift festzulegen.

==== Reiter App ====

[[Image:33_V2-3Ratsinformation2 Konfiguration App.png|miniatur|Konfigurationsmöglichkeiten für die App]]

Integration

* Überschrift
* Festlegung der Spaltenanzahl im Startbildschirm (Homescreen)
* Login über Webcontainer ermöglichen: Login Schaltfläche im Startbildschirm erscheint (Ersatz für Login über nativen App-Rahmen)

Eigene Styles

* eigene Styles (brain-SCC) oder kundenspezifische Stylesheets per CSS einfügen (kunde.css)

== Teilnahme ==

[[Image:34_V2-3Teilnahme.png|miniatur|Teilnahme]]

Der Punkt "Sitzungsteilnahme" ermöglicht die Sortierung nach ID, Externer ID, Kennung, Sitzungsbeginn und Status. Eine Suche anhand eines Textes und des Zeitraums der Sitzung kann ebenfalls erfolgen.

Am Ende jeder Zeile wird der Button "Teilnehmer anzeigen" zur Verfügung gestellt. Hierüber werden alle Sitzungsteilnehmer mit deren Zu- oder Absagen einer Teilnahme tabellarisch ausgegeben.
Es wird eine Exportfunktion im CSV-Format (z.B. für Excel) angeboten.

'''Hinweis:''' Um die Sitzungsteilnehmer zu sehen, wird die Nutzung des Mandatsträgermodus vorausgesetzt. Ist der Mandatsträgermodus deaktiviert, erscheinen unter dem Punkt "Teilnahme" alle Sitzungen. Eine Teilnehmerliste kann nicht generiert werden.

== Statistik ==

[[Image:35_V2-3Statistik.png|miniatur|Statistik]]

Die Statistik gibt einen kurzen Überblick über die im System importierten Inhalte, Nutzerkonten und Nutzerinhalte.

== Hilfe ==

Über den Punkt "Hilfe" wird das Wiki des Ratsinformationssystems aufgerufen. Darin sind Konfigurationsmöglichkeiten des Backends näher beschrieben.

= Einspielen von Patches =

Das Einspielen von Patches ist Systemadministratoren mit Superuser-Rechten vorbehalten.

== Siehe auch ==
* [http://dms-support.brain-scc.de/de/ansprechpartner.html Support-Web] mit Informationen zu Ansprechpartnern und Updates
* [[BürgerPLUS Ratsinformation - Administration Version 2.2|Administration Version 2.2]]

= Hilfe Funktion =

[[Image:36_V2-3Hilfe.png|miniatur|''Hilfe'' Schaltfläche]]

Über die ''Hilfe'' Schaltfläche in den einzelnen Menüs der Administration kann auf die Hilfe Funktion zugegriffen werden. Dabei ist jede ''Hilfe'' Schaltfläche mit den inhaltlich passenden Abschnitt eines Wiki Artikels verknüpft.

Ratsinformationssystem - Administration Version 2.3

2016-05-23T08:03:40Z

Tbalcke: /* Notizen bearbeiten */

Dieser Artikel behandelt die Administration des Ratsinformationssystem 2.3 ('''REGISAFE-Version 4.3''').

Der Administrationsbereich ist durch das Anfügen des Wortes "admin" an der URL erreichbar.

Beispiel: https://ris.geocms.com/demo/admin/

= Einführung =

[[Image:Ratsinformation-Zusammenspiel.PNG|miniatur|Wie kommen die Daten vom REGISAFE ins Web?]]

[[Image:01_V2-3GeoCMS-Modul Ratsinformation.png|miniatur|GeoCMS - Modul Ratsinformation]]

Zusammenspiel von REGISAFE und BürgerPLUS Ratsinformationen

= Ausgabe =

-> Informationen zur [[BürgerPLUS Ratsinformation - Ausgabe Version 2.3|Web-Ausgabe des Moduls BürgerPLUS Ratsinformation Version 2.3]]

=Zugriffsrechte=
Je nach Rolle, kann ein Nutzer im Administrationsbereich unterschiedliche Zugriffsrechte besitzen.

'''Rollen mit absteigenden Zugriffsrechten:'''

* Superuser
** Rechte: alle
* Administrator
**Rechte: Benutzerinformationen, Installation, Benutzerverwaltung, Seitenbaum, Ratsinformationen, Syslogs
* Web-Admin des Kunden
** Rechte: Benutzerinformationen, Benutzerverwaltung, Seitenbaum, Ratsinformationen
* Gremiumsmitglieder und sonstige Sitzungsteilnehmer
** Rechte: Benutzerinformationen

= Benutzerverwaltung =

[[Image:02_V2-3Ratsinformation-Benutzerverwaltung-Details.png|miniatur|Detailansicht Benutzer]]

Die Nutzerkonten und Berechtigungen werden aus REGISAFE importiert. Rechte importierter Nutzer dürfen nicht angepasst werden, da diese bei jedem Import überschrieben werden. Lediglich den Benutzernamen, das Passwort und das Bild des Benutzers können Administratoren bei Bedarf ändern.

Die Nutzerkonten sind entsprechend ihrer Rollen und Zugriffsrechte in Gruppen zugeordnet. Die Zuordnung darf nicht geändert werden, da die Verteilung an Hand der Daten im REGISAFE erfolgt. Die Gruppen werden als Baumstruktur angezeigt.

[[Image:03_V2-3Benutzergruppen.png|miniatur|neue Benutzergruppen]]

Zur Erleichterung der Rechteverwaltung der Benutzer und zur gezielteren Rechtevergabe, stehen in der Benutzerverwaltung zusätzlich zwei Gruppen zur Verfügung:
* RIS - alle importiert (enthält alle über die RIS-Schnittstelle importierten Nutzer)
* RIS - ohne Verteiler (RIS-Nutzer, die keinem Gremium angehören, also Nutzer, die importiert wurden, aber keine Rechte besitzen sollen)
'''Hinweis:''' Vergeben Sie keine Rechte im CMS-Backend ohne Abstimmung mit dem RIS-Support. Die Rechteverwaltung erfolgt bis auf wenige Ausnahmen (Newsmodul und ggf. Hilfeseiten) ausschließlich im DMS, um eventuelle Zugriffe nicht autorisierter Personen auf bestimmte Bereiche und Funktionen steuern zu können.

Der Status des Nutzerkontos wird farblich gekennzeichnet. Aktive Nutzer sind mit einem grünen Symbol gekennzeichnet. Nutzer, die beispielsweise ein neues Passwort angefordert oder sich noch nicht im System angemeldet haben, werden mit einem orangen Symbol markiert.

Die E-Mail-Adresse wird aus der Benutzerverwaltung entfernt, wenn keine gültige E-Mail-Adresse exportiert wurde. Als Beispiele für ungültige Adressen sind zu nennen:
* Intern: Vorname Nachname
* vorname.nachname[at]kommune.de
* vorname.nachname@kommune

Wichtige Inhalte des Benutzerkontos (Benutzer bearbeiten):

* Benutzer
:* Benutzername (Login-Kennung des Nutzers; Generiert aus der REGISAFE-XML)
:* Passwort (verschlüsselt)
:* Redaktionsbereich-Anmeldung erlauben (Backend-Zugriff für den Nutzer aktivieren/deaktivieren)
* Persönliche Angaben (werden aus der REGISAFE-XML übermittelt, außer das Profilbild)
:* Profilbild (eine lokale Datei auswählbar)

Wenn (neue) Nutzer ein Passwort vergeben, muss dieses folgende Mindestanforderungen erfüllen:
* mind. 8 Zeichen,
* mind. 1 Sonderzeichen,
* mind. 1 Großbuchstabe und
* 1 Kleinbuchstabe

[[Image:RIS_Switch-to-User.JPG|miniatur|Switch-To-User]]
Pro Nutzer kann ein Profilbild hinzugefügt werden. Diese Funktion ist unabhängig von REGISAFE, so dass das Hochladen direkt im Administrationsbereich von BürgerPLUS Ratsinformation erfolgen muss. Die Ausgabe erfolgt in der Personenliste und in der Detailansicht der Person.

Um bei einem Nutzer auftretende Fehler besser und schneller überprüfen zu können, wurde die Funktion "Switch-to-User" für den web-Admin aktiviert. Ohne das Passwort des jeweiligen Nutzers kennen zu müssen, können Administratoren damit die Rolle und Rechte des Nutzers übernehmen und den gemeldeten Fehler sichten. Wechselt ein Administator in die Rolle eines Nutzers wird dies in der Syslog vermerkt.

= Seitenbaum =

Im Seitenbaum wird die Navigation definiert. Bei der Installation wird eine Standard-Navigation vorgegeben, die gemeinsam mit dem Kunden angepasst werden kann.

== Standardelemente der Navigation des Seitenbaums ==
* Persönlicher Bereich
** Mandatsträgermodus
** Kontaktformular
* Sitzungskalender
* Sitzungstermine
**Sitzungstermine (Archiv)
* Gremien
* Personen
* Fraktionen
* Dokumente
* Suche
* Passwort zurücksetzen
* Hilfe
* Datenschutzerklärung
* Impressum
* Abmelden

== Anlegen und Bearbeiten von Menüpunkten ==

[[Image:04_V2-3Ratsinformation Administration Anlegen von Menüpunkten.png|miniatur|Anlegen und Bearbeiten von Menüpunkten]]

Administratoren stehen folgende Funktionen zur Bearbeitung des Seitenbaums zur Verfügung:

* Anzeigen (zeigt den Menüpunkt im Portal an)
* Bearbeiten (öffnet die Bearbeitungsmaske, um einen Menüpunkt editieren zu können)
* Hinzufügen (fügt eine Unterseite am aktuell gewählten Menüpunkt ein)
* Umbenennen (ändert den Menütitel jedoch nicht den Alias)
* Rechte setzen (die Sichtbarkeit und Bearbeitungsmöglichkeiten können über die Rechte gesteuert werden)
* Seitencache löschen (entfernt alle bisher aufgerufenen Versionen der entsprechenden Webseite)
* Ausschneiden (der Menüpunkt wird vom aktuellen Knoten ausgeschnitten und kann an einem anderen Knotenpunkt eingefügt werden)
* Kopieren (der Menüpunkt wird dupliziert und kann an einem anderen Knotenpunkt eingefügt werden)
* Einfügen (zuvor ausgeschnittene oder kopierte Menüpunkte können an beliebigen anderen Knotenpunkten eingefügt werden)
* Entfernen (löscht den ausgewählten Menüpunkt)

Folgende Einstellungen müssen beim Anlegen eines neuen Menüpunktes beachtet werden:

*Reiter Menüdaten:
** Titel (Pflichtfeld)
** Alias (Pflichtfeld)

[[Image:05_V2-3Verstecker menuepunkt.png|miniatur|Anlegen eines versteckten Menüpunktes]]
[[Image:06_V2-3Verstecker menuepunkt sichtbarkeit.png|miniatur|Anlegen eines versteckten Menüpunktes beim Reiter Sichtbarkeit]]

Soll ein versteckter Menüpunkt erstellt werden, sind zusätzlich folgende Einstellungen zu übernehmen:

*Reiter Menüdaten
**Anzeigeverhalten
*** Seite bei Login anzeigen

*Reiter Sichtbarkeit
**Benutzer: RIS - alle importiert
**Rechteprüfung aktivieren

'''Wichtiger Hinweis:''' Bitte sehen Sie davon ab weitere Änderungen in den Masken vorzunehmen. Diese können weitreichende Auswirkungen auf die Außenansicht und Funktionsfähigkeit des Ratsinformationssystems haben. Wenden Sie sich bitte an das Support-Team.

'''Häufiger Fehler:''' Menüpunkte können so konfiguriert werden, dass Sie ausschließlich für Nutzer mit einem Login sichtbar sind. In der öffentlichen Ansicht stehen sie scheinbar nicht mehr zur Verfügung. Jedem Nutzer, der die URL kennt, ist es jedoch möglich die Seite auch ohne Login aufzurufen. Um dies zu verhindern genügt es nicht, das Anzeigeverhalten des Menüpunktes auf "Seite nach Login anzeigen" zu setzen. Zusätzlich muss im Reiter "Sichtbarkeit" der Besitzer auf "RIS - alle importiert" geändert und der Haken bei "Rechteprüfung aktivieren" gesetzt sein.

= Ratsinformationssystem =

Das Fachmodul "Ratsinformationssystem" ermöglicht Einsicht in die Bereiche:

* [[#Import|Import]]
* [[#Administration|Administration]]
* [[#Modulvorlagen|Modulvorlagen]]
* [[#Teilnahme|Teilnahme]]
* [[#Statistik|Statistik]]
* [[#Hilfe|Hilfe]]

== Import ==

=== letzter Import ===

[[Image:01_V2-3GeoCMS-Modul Ratsinformation.png|miniatur|Import Status]]

Unter dem Punkt "aktueller Import" wird nur der aktuellste Import angezeigt. Sonstige Importe befinden sich im Archiv.
Der Import kann automatisch starten oder durch "Importjob starten" manuell ausgelöst werden. Es besteht die Möglichkeit, Importjobs zurückzusetzen. Durch Anzeige der Logs kann das gesamte Importverfahren nachvollzogen werden. Die Anzeige der importierten Daten im XML-Format ist ebenfalls möglich.

* erweitertes Logging beim XML-Parsen
* Warnungen bei fehlendem/ungültigem RISBEREICH für Personen in Basisgremien-/Sitzungsverteiler
* Weitergabe der Warnings an den Log des Importjobs

Die verschiedenen Status eines Imports werden auch farblich gekennzeichnet:

* Grün: der Import war erfolgreich, an der Importdatei gab es Änderungen
* Orange: der Import war erfolgreich, an der Importdatei gab es keine Änderungen
* Rot: beim Import sind Fehler aufgetreten

=== Importarchiv ===

[[Image:08_V2-3Ratsinformation-Archivierte Importe.png|miniatur|Import-Archiv]]

Alle bereits vergangenen Importe befinden sich im Archiv. Sobald ein neuer aktueller Import durchgeführt wird, wird ein älterer ins Archiv verschoben. Archivierte Importe können nicht mehr zurückgesetzt werden. Die Import-Logs und die importierten Daten in einer XML-Struktur können dennoch angezeigt werden. Die Sortierung kann selbstständig vorgenommen werden, durch Klick auf den Tabellenkopf für die entsprechende Spalte, nach der geordnet werden soll. Zur vereinfachten Recherche im System steht die Suchfunktion zur Verfügung.

== Administration ==

[[Image:09_V2-3Ratsinformation-Administration.png|miniatur|Administration]]

Ermöglich Zugriff auf:

* [[#Systemkonfiguration|Systemkonfiguration]]
* [[#Verändern der Sichtbarkeit|Verändern der Sichtbarkeit]]
* [[#Notizen bearbeiten|Notizen bearbeiten]]
* [[#Nutzerkonten zurücksetzen|Nutzerkonten zurücksetzen]]
* [[#Nutzerkonten bearbeiten|Nutzerkonten bearbeiten]]
* [[#Systemlogs|Systemlogs]]

=== Systemkonfiguration ===

[[Image:10_V2-3Ratsinformation-Systemkonfiguration.png|miniatur|Administration - Systemkonfiguration]]

Die Systemkonfiguration ist Nutzern mit administrativen Berechtigungen vorbehalten (Superuser, Administrator, Web-Admin). In diesem Bereich werden systemweite Einstellungen vorgenommen.

'''Reiter der Systemkonfiguration:'''

* [[#Reiter Konfiguration|Reiter Konfiguration]]
* [[#Reiter Benachrichtigungen|Reiter Benachrichtigungen]]
* [[#Reiter_Schriftstücke|Reiter Schriftstücke]]
* [[#Reiter_PDF Sicherheit|Reiter PDF Sicherheit]]
* [[#Reiter Adressen|Reiter Adressen]]
* [[#Reiter Datenschutz|Reiter Datenschutz]]
* [[#Reiter Import|Reiter Import]]

Die Reiter sind erreichbar über den Button "ändern" (Ratsinformation > Administration > Systemkonfiguration > ändern).

==== Reiter Konfiguration ====

[[Image:11_V2-3Ratsinformation-Reiter Konfiguration.png|miniatur|Reiter Konfiguration]]

Iconset

Bei der Verwendung von Iconsets kann zwischen REGISAFE-Standard-Icons und hinterlegten Open-Source-Icons gewählt werden.

Authentifizierung

Die Login-Kennung für die Anmeldung am System kann eingestellt werden:

* Adresskennung (REGISAFE Standard): Nachname Vorname Kommune
* E-Mail
* Titel, Vorname, Nachname

"Überschreiben der Login-Kennung darf aktualisiert werden" ermöglicht die automatische Änderung bestehender Nutzerkonten (Info an Nutzer per E-Mail).

CMS-Nutzerkonten basieren auf Adressfeldern mit dem Kennzeichen "öffentlich" oder "nicht öffentlich". Import der Basisgremienverteiler und Sitzungsverteiler erzeugt nun Nutzergruppen in der Benutzerverwaltung.

Bei der Einstellung der Zielseite für den E-Mail-Link zum initialen Setzen des Nutzer-Passworts handelt es sich um ein Pflichtfeld. Die Standard-Einstellung für die Zielseite des E-Mail-Links zum initialen Setzen des Nutzer-Passworts ist die Seite "Login authentifizieren".

Mandantensystem

Es kann optional ausgewählt werden, ob Verwaltungskennungen für Mandantensysteme verwendet werden sollen.

Erweitert

Konfigurieren der URL zum Support-Web.

Einblenden von Entwicklermeldungen steuert den Umfang der Debug-Ausgaben des Ratsinformationssystems. Debug-Ausgaben sind nur für Entwicklungszwecke oder im Fehlerfall notwendig.

==== Reiter Benachrichtigungen ====

[[Image:12_V2-3Ratsinformation2b-E-Mail Versand.png|miniatur|E-Mail-Versand]]

Konfigurieren des E-Mail-Versandes und der Administrator-Benachrichtigungen.

'''E-Mail-Versand'''

Der E-Mail-Versand und das Zurücksetzen von Nutzerdaten an Gremienmitglieder werden nur aktiviert, wenn eine Admin-E-Mail des Kunden hinterlegt ist.

* ''Nutzer-Benachrichtigungs E-Mail Versand'' aktiviert -> E-Mail geht an Mandatsträger
* Ist kein Versand an Mandatsträger aktiv, werden alle E-Mails an einen Mandatsträger nun an den Admin weitergeleitet.
* Ist auch der Versand an den Admin bzw. systemweit deaktiviert, oder gab es einen Fehler beim Versenden, wird nun ein Fehler im Systemlog geschrieben.

Für den Versand im HTML-Format wurde auf Multipart-E-Mails umgestellt (ist auch für Clients lesbar, die keine HTML-E-Mail darstellen können).

'''Postfach für E-Mailversand'''

Konfiguration eines eigenen Absender-Postfachs ist möglich. E-Mail-Versand kann wahlweise im HTML-Format (Einbettung von Bilddateien) erfolgen. Dies wird statt der E-Mail-Adresse noreply@geocms.net für alle Meldungen (z.B. Importjobs) oder Passwortlinks verwendet.

Nach der Konfiguration der Einstellungen kann eine Test-E-Mail versandt werden.

Es wird empfohlen ein separates Postfach einzurichten, z.B. ris@kundendomain.de

'''Administrator-Benachrichtigungen'''

Hier kann die Betreffzeile der E-Mail-Benachrichtigungen geändert werden (nicht empfehlenswert) und mehrere E-Mail-Adressen für die Administrator-Benachrichtigungen hinterlegt werden.

'''Informationsdienst'''

Konfiguration oder Deaktivierung des Informationsdienstes:

* Festlegen des Betreffs der E-Mails des Informationsdienstes. Bei leerem Feld wird der Standard verwendet.
* Informationsdienst für festgelegte Status erzwingen (jeder Nutzer erhält Benachrichtigung über die hier selektierten Status)
* Informationsdienst für festgelegte Status verbergen (kein Nutzer erhält Benachrichtigung über die hier selektierten Status)
Wird kein Status selektiert, kann jeder Nutzer frei wählen, ob er die Benachrichtigung für den entsprechenden Status erhalten möchte.

Standard des Betreffs:

Informationsdienst BürgerPLUS Ratsinformation "##WEB_NAME##" vom ##DATUM##"

Mögliche Platzhalter:

* ##DATUM## - Datum im Format DD.MM.JJJJ HH:MM
* ##WEB_NAME## - Name der BürgerPLUS Ratsinformation Instanz
* ##MANDANT## - Name der Verwaltungskennung" name="flexml::infodienst_subject"

==== Reiter Schriftstücke ====

[[Image:13_V2-3Ratsinformation-Reiter Schriftstuecke.png|miniatur|Reiter Schriftstücke]]

Dateinamen werden nicht mehr Case-Sensitive ausgewertet (Groß-/Kleinschreibung). Dateinamen, die fälschlicherweise URL-kodiert übergeben werden, können nun ausgewertet werden. Unterstützt werden die neuen Schriftstück ArtIDs "Sitzungsunterlage" und "RISZusatzDokument".

Dateibehandlung

Die Dateibehandlung gibt an wie Dokumente, wenn sie im Web geöffnet werden, behandelt werden.

Mögliche Einstellungen:

* immer downloaden
* wenn möglich im Browser darstellen

Bezeichnung der Schriftstück ArtIDs

Den bekannten Bezeichnungen von Schriftstücken können andere Bezeichnungen zugewiesen werden. Die im Feld angegebene Bezeichnung überschreibt die Standardangabe.
Bsp.: Der „Sitzungsniederschriftsauszug“ wird „Protokollauszug“ im RIS-Web genannt.

Anzeige der Schriftstücke

Den Dokumenttypen kann zugewiesen werden, ob es sich um ein Sitzungsschriftstück (bei Reiter "Sitzungsdokumente" angezeigt) oder um ein Tagesordnungsschriftstück (be Reiter "Tagesordnung" angezeigt) handelt.

Anlagen

* Vom Hauptdokument (Anlagen werden neben dem Hauptschriftstück angezeigt; empfohlene Einstellung)

* Nur im Login-Bereich (Anlagen können nur gesehen werden, wenn man angemeldet ist, betrifft auch öffentliche TOP, d.h. Bürger können zwar das Hauptschriftstück, aber nicht die Anlage sehen)

Zusätzliche Dokumente

Die Zielseite für Zusätzliche Dokumente und die Mandantenzuordnung kann festgelegt werden.

==== Reiter PDF Sicherheit ====

[[Image:14_V2-3PDF-Sicherheit.png|miniatur|PDF-Sicherheit]]

'''Wasserzeichen'''

Systemweit kann vom Administrator ein Wasserzeichen für alle PDF-Dateien aktiviert werden. Das Wasserzeichen kann individuell
gestaltet und als PDF hinterlegt werden.

Folgende Arten von Wasserzeichen stehen zur Verfügung:
* Stempel (Standard): Das Wasserzeichen wird über den Text gelegt. Insbesondere bei Bildern ist dies zu empfehlen. Die Lesbarkeit kann je nach Wasserzeichen ggf. eingeschränkt sein.
* Hintergrund: Das Wasserzeichen wird unter dem Text eingefügt. In PDF-Dokumenten mit Bildinhalten ist das Wasserzeichen ggf. verdeckt.

[[Image:14_V2-3PDF-Sicherheit-Wasserzeichen.png|miniatur|PDF mit Wasserzeichen und benutzer- und zeitabhängiger Fußleiste]]

Wird ein Wasserzeichen für die Dateien verwendet, so erscheinen der Nutzername sowie ein Zeitstempel in der Fußzeile des Dokumentes.
Möchten Sie diesen Hinweis anzeigen, jedoch kein Wasserzeichen hinterlegen, laden Sie ein leeres PDF-Dokument im System hoch und stellen Sie es als Wasserzeichen für den Hintergrund ein.

'''Verschlüsselung'''

Systemweit kann vom Administrator ein Passwort für alle Schriftstückdownloads/Sitzungsmappen aktiviert werden. Wichtig: Der Passwortschutz gilt nur für nicht öffentlich sichtbare Schriftstücke! Öffentliche Schriftstücke sind weiterhin ohne einen Passwortschutz aufrufbar. Das Passwort ist nicht nutzerspezifisch und muss allen Nutzern bekannt gegeben werden.

Mit dem Passwortschutz können folgende Berechtigungen in PDF-Dateien gesetzt werden:
* keine (nur ansehen): Nutzer können das PDF herunterladen und öffnen. Andere Aktionen, wie Drucken, Hinzufügen von Anmerkungen in einem PDF-Programm oder Zusammenfügen mit anderen Dokumenten, sind nicht möglich.
* alle Berechtigungen: Nutzer können das PDF herunterladen und öffnen. Alle anderen Aktionen, wie Drucken, Hinzufügen von Anmerkungen in einem PDF-Programm oder Zusammenfügen mit anderen Dokumenten, sind möglich.
* eigene Vorgabe: Nutzer können das PDF herunterladen und öffnen. Hier kann der Admin selber bestimmen, welche Aktionen erlaubt sind: Drucken, Hinzufügen von Anmerkungen in einem PDF-Programm oder Zusammenfügen mit anderen Dokumenten. Bitte beachten Sie: in PDF-Betrachtern (z. B. Acrobat Reader) können die Berechtigungen andere Bezeichnungen tragen.

[[Image:14_V2-3PDF-Sicherheit-Frontend.png|miniatur|PDF-Verschlüsselung im Frontend]]

Erfolgte die Aktivierung der PDF-Verschlüsselung sowie die Vergabe eines systemweiten PW durch den Admin, so kann jeder Nutzer anschließend im persönlichen Bereich der Ratsinformations-Webseite (Frontend) unterhalb des Punktes "PDF Verschlüsselung" im Reiter „Profildaten“ das Admin-PW überschreiben. Trägt der Nutzer nichts ein, gilt das Admin-PW.

==== Reiter Adressen ====

[[Image:15_V2-3Ratsinformation-Reiter Adressen.png|miniatur|Reiter Adressen]]

Konfiguration der Darstellung der Adresse:

* Adressen sind in bestimmte Blöcke unterteilt, für die jeweils eine Überschrift und eine CSS-Klasse festgelegt werden kann
* Einteilung in Adressblöcke
* Festlegung der zu verwendenden Felder je Block
* Konfiguration der Formatierung (Name in der Ausgabe, Zeilenumbruch, relevant für Listenansicht)
* Adressrendering über herkömmlichen Weg, wenn keine Adressfelddefinition hinterlegt ist
* wenn nur ein Feld definiert ist: Verwendung dieser Konfiguration

==== Reiter Datenschutz ====

[[Image:16_V2-3Ratsinformation-Reiter Datenschutz.png|miniatur|Reiter Datenschutz]]

Logging von Nutzerinteraktionen

* Logging von Schriftstückdownloads als Nachweis der „Zustellung“ von z.B. Einladungen
** optional de-/aktivierbar
** bei Download von Zip Archiven wird es als ein Log zusammengefasst

Tagesordnungspunkte

Es kann konfiguriert werden, ob der öffentlich hinterlegte Text für Tagesordnungspunkte angezeigt werden soll, z.B. wenn der Nutzer als "befangen" eingestuft wird, oder ein eigener Text. Bei Letzterem erscheint ein Freitextfeld.

==== Reiter Import ====

[[Image:Ratsinformation-Reiter_Import.PNG|miniatur|Reiter Import]]

Schnittstelle

Das Dateiformat für die Schnittstelle kann konfiguriert werden (Standard: KommunalPLUS Ratsinformation).

Quelle

Das Quell-Verzeichnis gibt den Pfad der zu importierenden Daten an.

Autoimport

* Service URL der Server Warteschlange

* Systemerkennung in der Server Warteschlange

=== Veränderung der Sichtbarkeit ===

Übersicht aller Sitzungen und Schriftstücke im System mit Veröffentlichungsbereich. Ermöglicht das Offline-Setzen eines einzelnen Datensatzes.

[[Image:18_V2-3Notizen bearbeiten.png|miniatur|Notizen bearbeiten]]

=== Notizen bearbeiten ===

Scheidet ein Nutzer unerwartet aus, verbleiben oft noch in Sitzungen erstellte Notizen im System. Für Administratoren wurde daher eine Möglichkeit geschaffen, diese Notizen unter datenschutzrechtlichen Aspekten vollständig aus dem System zu entfernen. Der Administrator erhält dabei keinen Zugriff auf die Inhalte, sondern kann lediglich an Hand des Notiz-Titels entscheiden, welche Notizen eines Nutzers gelöscht werden sollen.
* Möglichkeit der Suche nach einem Nutzer in der Auswahl
* Anzeige folgender Informationen:
:* ID
:* Nutzer mit Login-Kennung und E-Mail-Adresse
:* Datum der letzten Änderung
:* Sitzungstitel

=== Nutzerkonten zurücksetzen===

[[Image:19_V2-3Ratsinformation Zuruecksetzen der Zugangsdaten.png|miniatur|Zurücksetzen der Nutzerkonten]]

Hier erscheint eine Übersicht aller importierten Nutzer. Ermöglicht das Neu-Versenden eines Initial-Passworts an Nutzer, abhängig von der Aktivierung des [[#Reiter Benachrichtigungen|E-Mail-Versand]].

Icons kennzeichnen Nutzer mit nicht vorhandenen bzw. mehrmals vergebenen E-Mail-Adressen.

Der Link hat eine Gültigkeit von 24 Stunden.

[[Image:20_V2-3Nutzerkonten bearbeiten.png|miniatur|Bearbeiten von Nutzerkonten]]

=== Nutzerkonten bearbeiten ===

Nutzer, die in der XML als "gelöscht" markiert sind, werden nicht vollständig aus der Datenbank entfernt, um eine Wiederherstellung bei unbeabsichtigtem Löschen zu ermöglichen.

Unter diesem Punkt kann der web-admin ein oder mehrere Nutzer löschen (soft-delete) oder wiederherstellen. Das unwiederbringliche Löschen aus der Datenbank (hart-delete) ist weiterhin nur durch den RIS-Support möglich, da bei einem versehentlichen Löschen ein Komplett-Export notwendig wird. Melden Sie sich gern kurzfristig bei uns, sollten Sie einen Nutzer vollständig aus der Datenbank löschen wollen.

'''Hinweis:''' Das Löschen im Ratsinformationssystem ist eine temporäre, kurzfristige Lösung. Der Nutzer muss in jedem Fall auch im DMS für den Export deaktiviert werden und darf nicht mehr in der XML erscheinen. Andernfalls wird der Nutzer wiederholt importiert und im Ratsinformationssystem angelegt.

=== Systemlogs ===

[[Image:21_V2-3Ratsinformation Sytemereignisse.png|miniatur|Systemereignisse]]

Hier kann die Einsicht in Systemmeldungen erfolgen.

Systemereignisse sind

* suchbar nach:
:* Text und
:* Datum oder
:* Zeitspanne

* filterbar nach:
:* alle,
:* Hinweise,
:* Warnungen,
:* Fehler und
:* Erfolg

* sowie sortierbar nach:
:* ID,
:* Art,
:* Nutzer,
:* Datum/Uhrzeit,
:* Modulkontext,
:* erweiterter Kontext,
:* Ereignis und
:* Beschreibung.

== Modulvorlagen ==

[[Image:22_V2-3Ratsinformation2 Konfiguration Modulvorlagen.png|miniatur|Konfiguration Modulvorlagen]]

Eine Modulvorlage dient der einfachen und systemweiten Konfiguration der Ausgabe. Es können mehrere Modulvorlagen angelegt werden. Modulvorlagen werden an den Menüpunkten im [[#Seitenbaum|Seitenbaum]] ausgewählt und zentral konfiguriert, wobei pro Menüpunkt nur eine Modulvorlage ausgewählt werden kann. Ist die Modulvorlage aktiviert, werden bis auf den Reiter "Allgemein" alle weiteren ausgeblendet.
Die Ausgabe-Konfiguration im Seitenbaum erfolgt ausschließlich über die Modulvorlagen, seitenspezifische Konfigurationen wurden entfernt.

'''Reiter der Modulvorlage'''

* [[#Reiter Allgemein|Allgemein]]
* [[#Reiter Darstellung|Darstellung]]
* [[#Reiter Sitzungen|Sitzungen]]
* [[#Reiter Kalender|Kalender]]
* [[#Reiter Personen|Personen]]
* [[#Reiter Gremien|Gremien]]
* [[#Reiter Suche|Suche]]
* [[#Reiter Dokumenten Liste|Dokumenten Liste]]
* [[#Reiter Notizen|Notizen]]
* [[#Reiter Newsmodul|Newsmodul]]
* [[#Reiter App|App]]

'''Vorteile gegenüber der direkten Konfiguration am Menüpunkt'''

* Konfiguration der Modulvorlage an einem zentralen Punkt
* einfache Nachkonfiguration neuer oder zuvor nicht genutzter Funktionen
* keine Anpassung aller Menüpunkte notwendig
* Verringerung fehlerhafter oder fehlender Konfigurationen an einzelnen Menüpunkten (führte in der Vergangenheit zu Missverständnissen in der Ausgabe)

Die Einstellungen in der Modulvorlage können beliebig vorgenommen werden. Für alle Reiter gilt, dass der Systemstandard mit einem Klick wiederhergestellt werden kann.

Weiterhin können, wenn notwendig, am einzelnen Menüpunkt abweichende Einstellungen vorgenommen werden.

==== Reiter Allgemein ====

[[Image:23_V2-3Ratsinformation Konfiguration-Allgemein.png|miniatur|Konfigurationsmöglichkeiten Allgemein]]

Im Reiter Allgemein kann die Grundeinstellung der Modulvorlage vorgenommen werden. Dazu zählt die Vergabe einer eindeutigen Bezeichnung.

==== Reiter Darstellung ====

[[Image:24_V2-3Ratsinformation Konfiguration-Darstellung.png|miniatur|Konfigurationsmöglichkeiten für Darstellung]]

Listen

Daten, die in einer Liste ausgegeben werden, können in ihrer Anzahl variiert werden. Die Auswahl geht von einer Anzeige ohne Einschränkung bis zu 50 Einträgen pro Seite.

Datumsformat

Das Datumsformat (inklusive Uhrzeit) kann konfiguriert werden.

Zusätzliche Ausgabe

Ausgewählt werden können:

* Ausgabe von Vertretern in Sitzungsteilnehmer Listen
* Ausgabe von Vertretern in Basisgremien Listen
* Ausgabe von Parteien
* Ausgabe von Fraktionsvorsitzenden
* Ausgabe von zusätzlichen Funktionen
* Ausgabe von Drucksachennummern
* Ausgabe des Öffentlichkeitsstatus bei Schriftstücken mit Bezug zu einem TOP
* Filtermöglichkeit für Personenliste
* Filtermöglichkeit für Fraktionenliste
* Filtermöglichkeit für Parteienliste

Features deaktivieren

Folgende Features können ausgeschalten werden:

* Notizfunktion an Sitzung deaktivieren
* Downloadmöglichkeit für Sitzungsmappe deaktivieren
* Downloadmöglichkeit für Gesamtdokument deaktivieren
* Downloadmöglichkeit für elektronische Visitenkarte deaktivieren
* Link "auf Karte anzeigen" deaktivieren
* Ausgabe von Jahres Auswahl in Sitzungs-Archiv deaktivieren
* Ausgabe von "Vertreter für Gremiumsmitglieder" deaktivieren
* Einbindung der Javascript Bibliothek jQuery deaktivieren
* Einbindung der Javascript Bibliothek jQuery-UI deaktivieren
* Zusammenfügen von AssetsCompiler deaktivieren

==== Reiter Sitzungen ====

[[Image:25_V2-3Ratsinformation Konfiguration-Sitzungen.png|miniatur|Konfigurationsmöglichkeiten für Sitzungen]]

Sitzungsdetails

Bei der Darstellung der Sitzungsdetails kann zwischen einer einfach Listenansicht, Akkordeonansicht oder der Darstellung mit Reitern gewählt werden.

Weiterhin ausgewählt werden kann:

* Titel des Sitzungs-Schriftguts anzeigen
* Titel von Anlagen des Sitzungs-Schriftguts anzeigen
* Titel des Schriftguts der Tagesordnungspunkte anzeigen
* Titel von Anlagen des Tagesordnungspunkt-Schriftguts anzeigen

Sitzungstitel

Die Darstellung des Wochentags kann beeinflusst werden. Zunächst kann eingestellt werden, ob die Wochentage überhaupt ausgegeben werden sollen. Bei der Art kann zwischen der Kurz- und der Langform unterschieden werden. Es kann ein beliebiger Trenner zwischen Wochentag und Datum angegeben werden. Optional können zwischen Datum und Uhrzeit oder zum Sitzungsnamen, ebenfalls Trenner eingefügt werden.

==== Reiter Kalender ====

[[Image:26_V2-3Ratsinformation Wochenansicht Sitzungskalender.png|miniatur|Darstellungsmöglichkeiten im Kalender am Beispiel der Wochenansicht]]

[[Image:26_V2-3Ratsinformation Konfiguration-Kalender.png|miniatur|Konfigurationsmöglichkeiten für Kalender]]

Neben der Kalenderdarstellung kann an dieser Stelle auch die Ausgabe der Kalendereinträge konfiguriert werden.

Kalenderdarstellung

Die Startansicht unterscheidet zwischen Monat (Standard), Woche und Tag. Dabei kann für Woche und Tag die einfache oder detaillierte Ansicht gewählt werden.

Kalendereinträge

Standardmäßig wird die Gremiumsbezeichnung im Kalender ausgeschrieben. Um unschöne Umbrüche zu vermeiden, kann an dieser Stelle die Abkürzung der Gremiumsbezeichnung aktiviert werden. Mit der Aktivierung stehen Tooltips und eine Legende optional zur Verfügung.

Kalendereinträge

Termine und Tooltips können jeweils mit einer auf das Kundenweb angepassten oder vom Kunden gewünschten Farbe versehen werden.
Werden die Feldwerte leer gelassen, erfolgt die Darstellung in Standardfarben (hellblau).

'''Empfohlene Einstellung'''

* Gremiumsbezeichnung = Abkürzung
* Tooltip anzeigen = aktiviert
* Legende anzeigen = aktiviert

Internetkalender

Hier kann die Bereitstellung des Dienstes aktiviert werden.

==== Reiter Personen ====

[[Image:27_V2-3Ratsinformation2 Konfiguration Personen.png|miniatur|Konfigurationsmöglichkeiten für Personen]]

Bilddarstellung

An dieser Stelle kann die Anzeige hinterlegter Bilder der Personen (Benutzerverwaltung) nach Bereichen konfiguriert werden:

* keine Anzeige
* im Bürger-Bereich
* im Login-Bereich
* keine Einschränkung

Detail Bild - Listen Bild - Vollbild

Hier können jeweils die Abmessungen der Bilddarstellungen konfiguriert werden.

==== Reiter Gremien ====

[[Image:28_V2-3Ratsinformation2 Konfiguration Gremien.png|miniatur|Konfigurationsmöglichkeiten für Gremien]]

Ausgabe

Die Anzeige leerer Gremien kann optional aktiviert werden (Standard: aus).

Sichtbarkeit der Gremien entfällt. Die Sichtbarkeit der Gremien ist nun direkt von der Sichtbarkeit der Sitzungen abhängig. In Basis-Gremienauflistungen gilt die Sichtbarkeitsregelung, die im Export übergeben ist.

Sitzungskalender

Optional kann die Einstellung erfolgen, dass für jedes Gremium ein anderer Farbwert verwendet wird (Standard: aus). Bei Aktivierung dieser Option öffnet sich die Konfiguration "Farbwerte".

Sitzungskalender

Hier kann für jedes ausgewählte Gremium eine Farbe für den Hintergrund, den Rahmen und die Schrift selekiert werden.

==== Reiter Suche ====

[[Image:29_V2-3Ratsinformation2 Konfiguration Suche.png|miniatur|Konfigurationsmöglichkeiten für die Suche]]

Allgemeine Suchoptionen

Um das Suchformular nutzen zu können, muss der Haken bei "Suchformular anbieten" gesetzt sein. Bei der Art der Suche kann zwischen der einfachen und der erweiterten Suche unterschieden werden. Es kann eingeschränkt werden, auf welche Inhalte die Suche zugreifen darf ("Suche in folgenden Inhalten gestatten").
Bei der erweiterten Suche kann zusätzlich ausgewählt werden, ob die erweiterten Suchmöglichkeiten im Frontend beim ersten Aufruf bereits aufgeklappt erscheinen sollen.

Formularelemente der Erweiterten Suche

Optionen, die in der erweiterten Suche eingeblendet werden können:
* "Suche nach Gremium" anzeigen
* "Suche nach Schriftstückart" anzeigen
* "Suche nach Zeitraum" anzeigen

Die Darstellung der Suchtreffer für Schriftstücke entspricht der Darstellung der Dokumentenliste inklusive der dortigen Konfiguration.

==== Reiter Dokumenten Liste ====

[[Image:30_V2-3Ratsinformation2 Konfiguration DokumentenListe.png|miniatur|Konfigurationsmöglichkeiten für Dokumenten Liste]]

Ausgabe

Es kann ausgewählt werden, ob ausschließlich die in der Sortierung enthaltenen Schriftstück Arten angezeigt werden sollen. Leere Einträge in der Schriftstück ArtID Liste können ebenfalls angezeigt werden.

Dokumentenliste

Der Titel des Schriftstückes ist standardmäßig aktiviert. Optional kann diese Einstellung geändert werden. Anlagen und Anlage-Titel können angezeigt oder ausgeblendet werden.

Sortierung

In der Sortierung kann die Reihenfolge und die Schriftstückarten an sich, die verwendet werden sollen, festgelegt werden. Jeder Dokumententyp kann innerhalb der Reihenfolge nur einmal vorkommen.

Innerhalb einer Schriftstückart erfolgt die Sortierung anhand des Zeitbezugs des Dokuments. Hierzu wird die aktuellste Sitzung, in der das Schriftstück verwendet wird, ermittelt.

==== Reiter Notizen ====

[[Image:31_V2-3Ratsinformation2 Konfiguration Notizen.png|miniatur|Konfigurationsmöglichkeiten für Notizen]]

Konfigurieren der Nutzerauswahl und Möglicher Einschränkungen für das Teilen von Notizen.

Nutzerauswahl

* nur Teilnehmer der Sitzung und Nutzer mit zusätzlichem Zugriff auf die Sitzung (Standard)
* nur Teilnehmer der Sitzung
* alle Nutzer, unabhängig von Zugriffsberechtigungen

Mögliche Einschränkungen

* Gremien
* Fraktionen
* Parteien
* Funktion im Gremium
* Zusätzliche Funktion

==== Reiter Newsmodul ====

[[Image:32_V2-3Ratsinformation2 Konfiguration Newsmodul.png|miniatur|Konfigurationsmöglichkeiten für das Newsmodul]]

[[Image:32_V2-3Ratsinformation2 Konfiguration Newsmodul Seite.png|miniatur|Auswahl der Detailseite]]

Hierüber kann die Anzeige des Newsmoduls im Sitzungskalender aktiv geschalten werden. Bei Aktivierung wird die Möglichkeit geboten, für jede Kategorie zu bestimmen, auf welcher Webseite (Detailseite) die Artikel erscheinen sollen, sowie eine Farbe für den Hintergrund, den Rahmen und die Schrift festzulegen.

==== Reiter App ====

[[Image:33_V2-3Ratsinformation2 Konfiguration App.png|miniatur|Konfigurationsmöglichkeiten für die App]]

Integration

* Überschrift
* Festlegung der Spaltenanzahl im Startbildschirm (Homescreen)
* Login über Webcontainer ermöglichen: Login Schaltfläche im Startbildschirm erscheint (Ersatz für Login über nativen App-Rahmen)

Eigene Styles

* eigene Styles (brain-SCC) oder kundenspezifische Stylesheets per CSS einfügen (kunde.css)

== Teilnahme ==

[[Image:34_V2-3Teilnahme.png|miniatur|Teilnahme]]

Der Punkt "Sitzungsteilnahme" ermöglicht die Sortierung nach ID, Externer ID, Kennung, Sitzungsbeginn und Status. Eine Suche anhand eines Textes und des Zeitraums der Sitzung kann ebenfalls erfolgen.

Am Ende jeder Zeile wird der Button "Teilnehmer anzeigen" zur Verfügung gestellt. Hierüber werden alle Sitzungsteilnehmer mit deren Zu- oder Absagen einer Teilnahme tabellarisch ausgegeben.
Es wird eine Exportfunktion im CSV-Format (z.B. für Excel) angeboten.

'''Hinweis:''' Um die Sitzungsteilnehmer zu sehen, wird die Nutzung des Mandatsträgermodus vorausgesetzt. Ist der Mandatsträgermodus deaktiviert, erscheinen unter dem Punkt "Teilnahme" alle Sitzungen. Eine Teilnehmerliste kann nicht generiert werden.

== Statistik ==

[[Image:35_V2-3Statistik.png|miniatur|Statistik]]

Die Statistik gibt einen kurzen Überblick über die im System importierten Inhalte, Nutzerkonten und Nutzerinhalte.

== Hilfe ==

Über den Punkt "Hilfe" wird das Wiki des Ratsinformationssystems aufgerufen. Darin sind Konfigurationsmöglichkeiten des Backends näher beschrieben.

= Einspielen von Patches =

Das Einspielen von Patches ist Systemadministratoren mit Superuser-Rechten vorbehalten.

== Siehe auch ==
* [http://dms-support.brain-scc.de/de/ansprechpartner.html Support-Web] mit Informationen zu Ansprechpartnern und Updates
* [[BürgerPLUS Ratsinformation - Administration Version 2.2|Administration Version 2.2]]

= Hilfe Funktion =

[[Image:36_V2-3Hilfe.png|miniatur|''Hilfe'' Schaltfläche]]

Über die ''Hilfe'' Schaltfläche in den einzelnen Menüs der Administration kann auf die Hilfe Funktion zugegriffen werden. Dabei ist jede ''Hilfe'' Schaltfläche mit den inhaltlich passenden Abschnitt eines Wiki Artikels verknüpft.

Ratsinformationssystem - Administration Version 2.3

2016-05-23T08:01:14Z

Tbalcke: /* Reiter Import */

Dieser Artikel behandelt die Administration des Ratsinformationssystem 2.3 ('''REGISAFE-Version 4.3''').

Der Administrationsbereich ist durch das Anfügen des Wortes "admin" an der URL erreichbar.

Beispiel: https://ris.geocms.com/demo/admin/

= Einführung =

[[Image:Ratsinformation-Zusammenspiel.PNG|miniatur|Wie kommen die Daten vom REGISAFE ins Web?]]

[[Image:01_V2-3GeoCMS-Modul Ratsinformation.png|miniatur|GeoCMS - Modul Ratsinformation]]

Zusammenspiel von REGISAFE und BürgerPLUS Ratsinformationen

= Ausgabe =

-> Informationen zur [[BürgerPLUS Ratsinformation - Ausgabe Version 2.3|Web-Ausgabe des Moduls BürgerPLUS Ratsinformation Version 2.3]]

=Zugriffsrechte=
Je nach Rolle, kann ein Nutzer im Administrationsbereich unterschiedliche Zugriffsrechte besitzen.

'''Rollen mit absteigenden Zugriffsrechten:'''

* Superuser
** Rechte: alle
* Administrator
**Rechte: Benutzerinformationen, Installation, Benutzerverwaltung, Seitenbaum, Ratsinformationen, Syslogs
* Web-Admin des Kunden
** Rechte: Benutzerinformationen, Benutzerverwaltung, Seitenbaum, Ratsinformationen
* Gremiumsmitglieder und sonstige Sitzungsteilnehmer
** Rechte: Benutzerinformationen

= Benutzerverwaltung =

[[Image:02_V2-3Ratsinformation-Benutzerverwaltung-Details.png|miniatur|Detailansicht Benutzer]]

Die Nutzerkonten und Berechtigungen werden aus REGISAFE importiert. Rechte importierter Nutzer dürfen nicht angepasst werden, da diese bei jedem Import überschrieben werden. Lediglich den Benutzernamen, das Passwort und das Bild des Benutzers können Administratoren bei Bedarf ändern.

Die Nutzerkonten sind entsprechend ihrer Rollen und Zugriffsrechte in Gruppen zugeordnet. Die Zuordnung darf nicht geändert werden, da die Verteilung an Hand der Daten im REGISAFE erfolgt. Die Gruppen werden als Baumstruktur angezeigt.

[[Image:03_V2-3Benutzergruppen.png|miniatur|neue Benutzergruppen]]

Zur Erleichterung der Rechteverwaltung der Benutzer und zur gezielteren Rechtevergabe, stehen in der Benutzerverwaltung zusätzlich zwei Gruppen zur Verfügung:
* RIS - alle importiert (enthält alle über die RIS-Schnittstelle importierten Nutzer)
* RIS - ohne Verteiler (RIS-Nutzer, die keinem Gremium angehören, also Nutzer, die importiert wurden, aber keine Rechte besitzen sollen)
'''Hinweis:''' Vergeben Sie keine Rechte im CMS-Backend ohne Abstimmung mit dem RIS-Support. Die Rechteverwaltung erfolgt bis auf wenige Ausnahmen (Newsmodul und ggf. Hilfeseiten) ausschließlich im DMS, um eventuelle Zugriffe nicht autorisierter Personen auf bestimmte Bereiche und Funktionen steuern zu können.

Der Status des Nutzerkontos wird farblich gekennzeichnet. Aktive Nutzer sind mit einem grünen Symbol gekennzeichnet. Nutzer, die beispielsweise ein neues Passwort angefordert oder sich noch nicht im System angemeldet haben, werden mit einem orangen Symbol markiert.

Die E-Mail-Adresse wird aus der Benutzerverwaltung entfernt, wenn keine gültige E-Mail-Adresse exportiert wurde. Als Beispiele für ungültige Adressen sind zu nennen:
* Intern: Vorname Nachname
* vorname.nachname[at]kommune.de
* vorname.nachname@kommune

Wichtige Inhalte des Benutzerkontos (Benutzer bearbeiten):

* Benutzer
:* Benutzername (Login-Kennung des Nutzers; Generiert aus der REGISAFE-XML)
:* Passwort (verschlüsselt)
:* Redaktionsbereich-Anmeldung erlauben (Backend-Zugriff für den Nutzer aktivieren/deaktivieren)
* Persönliche Angaben (werden aus der REGISAFE-XML übermittelt, außer das Profilbild)
:* Profilbild (eine lokale Datei auswählbar)

Wenn (neue) Nutzer ein Passwort vergeben, muss dieses folgende Mindestanforderungen erfüllen:
* mind. 8 Zeichen,
* mind. 1 Sonderzeichen,
* mind. 1 Großbuchstabe und
* 1 Kleinbuchstabe

[[Image:RIS_Switch-to-User.JPG|miniatur|Switch-To-User]]
Pro Nutzer kann ein Profilbild hinzugefügt werden. Diese Funktion ist unabhängig von REGISAFE, so dass das Hochladen direkt im Administrationsbereich von BürgerPLUS Ratsinformation erfolgen muss. Die Ausgabe erfolgt in der Personenliste und in der Detailansicht der Person.

Um bei einem Nutzer auftretende Fehler besser und schneller überprüfen zu können, wurde die Funktion "Switch-to-User" für den web-Admin aktiviert. Ohne das Passwort des jeweiligen Nutzers kennen zu müssen, können Administratoren damit die Rolle und Rechte des Nutzers übernehmen und den gemeldeten Fehler sichten. Wechselt ein Administator in die Rolle eines Nutzers wird dies in der Syslog vermerkt.

= Seitenbaum =

Im Seitenbaum wird die Navigation definiert. Bei der Installation wird eine Standard-Navigation vorgegeben, die gemeinsam mit dem Kunden angepasst werden kann.

== Standardelemente der Navigation des Seitenbaums ==
* Persönlicher Bereich
** Mandatsträgermodus
** Kontaktformular
* Sitzungskalender
* Sitzungstermine
**Sitzungstermine (Archiv)
* Gremien
* Personen
* Fraktionen
* Dokumente
* Suche
* Passwort zurücksetzen
* Hilfe
* Datenschutzerklärung
* Impressum
* Abmelden

== Anlegen und Bearbeiten von Menüpunkten ==

[[Image:04_V2-3Ratsinformation Administration Anlegen von Menüpunkten.png|miniatur|Anlegen und Bearbeiten von Menüpunkten]]

Administratoren stehen folgende Funktionen zur Bearbeitung des Seitenbaums zur Verfügung:

* Anzeigen (zeigt den Menüpunkt im Portal an)
* Bearbeiten (öffnet die Bearbeitungsmaske, um einen Menüpunkt editieren zu können)
* Hinzufügen (fügt eine Unterseite am aktuell gewählten Menüpunkt ein)
* Umbenennen (ändert den Menütitel jedoch nicht den Alias)
* Rechte setzen (die Sichtbarkeit und Bearbeitungsmöglichkeiten können über die Rechte gesteuert werden)
* Seitencache löschen (entfernt alle bisher aufgerufenen Versionen der entsprechenden Webseite)
* Ausschneiden (der Menüpunkt wird vom aktuellen Knoten ausgeschnitten und kann an einem anderen Knotenpunkt eingefügt werden)
* Kopieren (der Menüpunkt wird dupliziert und kann an einem anderen Knotenpunkt eingefügt werden)
* Einfügen (zuvor ausgeschnittene oder kopierte Menüpunkte können an beliebigen anderen Knotenpunkten eingefügt werden)
* Entfernen (löscht den ausgewählten Menüpunkt)

Folgende Einstellungen müssen beim Anlegen eines neuen Menüpunktes beachtet werden:

*Reiter Menüdaten:
** Titel (Pflichtfeld)
** Alias (Pflichtfeld)

[[Image:05_V2-3Verstecker menuepunkt.png|miniatur|Anlegen eines versteckten Menüpunktes]]
[[Image:06_V2-3Verstecker menuepunkt sichtbarkeit.png|miniatur|Anlegen eines versteckten Menüpunktes beim Reiter Sichtbarkeit]]

Soll ein versteckter Menüpunkt erstellt werden, sind zusätzlich folgende Einstellungen zu übernehmen:

*Reiter Menüdaten
**Anzeigeverhalten
*** Seite bei Login anzeigen

*Reiter Sichtbarkeit
**Benutzer: RIS - alle importiert
**Rechteprüfung aktivieren

'''Wichtiger Hinweis:''' Bitte sehen Sie davon ab weitere Änderungen in den Masken vorzunehmen. Diese können weitreichende Auswirkungen auf die Außenansicht und Funktionsfähigkeit des Ratsinformationssystems haben. Wenden Sie sich bitte an das Support-Team.

'''Häufiger Fehler:''' Menüpunkte können so konfiguriert werden, dass Sie ausschließlich für Nutzer mit einem Login sichtbar sind. In der öffentlichen Ansicht stehen sie scheinbar nicht mehr zur Verfügung. Jedem Nutzer, der die URL kennt, ist es jedoch möglich die Seite auch ohne Login aufzurufen. Um dies zu verhindern genügt es nicht, das Anzeigeverhalten des Menüpunktes auf "Seite nach Login anzeigen" zu setzen. Zusätzlich muss im Reiter "Sichtbarkeit" der Besitzer auf "RIS - alle importiert" geändert und der Haken bei "Rechteprüfung aktivieren" gesetzt sein.

= Ratsinformationssystem =

Das Fachmodul "Ratsinformationssystem" ermöglicht Einsicht in die Bereiche:

* [[#Import|Import]]
* [[#Administration|Administration]]
* [[#Modulvorlagen|Modulvorlagen]]
* [[#Teilnahme|Teilnahme]]
* [[#Statistik|Statistik]]
* [[#Hilfe|Hilfe]]

== Import ==

=== letzter Import ===

[[Image:01_V2-3GeoCMS-Modul Ratsinformation.png|miniatur|Import Status]]

Unter dem Punkt "aktueller Import" wird nur der aktuellste Import angezeigt. Sonstige Importe befinden sich im Archiv.
Der Import kann automatisch starten oder durch "Importjob starten" manuell ausgelöst werden. Es besteht die Möglichkeit, Importjobs zurückzusetzen. Durch Anzeige der Logs kann das gesamte Importverfahren nachvollzogen werden. Die Anzeige der importierten Daten im XML-Format ist ebenfalls möglich.

* erweitertes Logging beim XML-Parsen
* Warnungen bei fehlendem/ungültigem RISBEREICH für Personen in Basisgremien-/Sitzungsverteiler
* Weitergabe der Warnings an den Log des Importjobs

Die verschiedenen Status eines Imports werden auch farblich gekennzeichnet:

* Grün: der Import war erfolgreich, an der Importdatei gab es Änderungen
* Orange: der Import war erfolgreich, an der Importdatei gab es keine Änderungen
* Rot: beim Import sind Fehler aufgetreten

=== Importarchiv ===

[[Image:08_V2-3Ratsinformation-Archivierte Importe.png|miniatur|Import-Archiv]]

Alle bereits vergangenen Importe befinden sich im Archiv. Sobald ein neuer aktueller Import durchgeführt wird, wird ein älterer ins Archiv verschoben. Archivierte Importe können nicht mehr zurückgesetzt werden. Die Import-Logs und die importierten Daten in einer XML-Struktur können dennoch angezeigt werden. Die Sortierung kann selbstständig vorgenommen werden, durch Klick auf den Tabellenkopf für die entsprechende Spalte, nach der geordnet werden soll. Zur vereinfachten Recherche im System steht die Suchfunktion zur Verfügung.

== Administration ==

[[Image:09_V2-3Ratsinformation-Administration.png|miniatur|Administration]]

Ermöglich Zugriff auf:

* [[#Systemkonfiguration|Systemkonfiguration]]
* [[#Verändern der Sichtbarkeit|Verändern der Sichtbarkeit]]
* [[#Notizen bearbeiten|Notizen bearbeiten]]
* [[#Nutzerkonten zurücksetzen|Nutzerkonten zurücksetzen]]
* [[#Nutzerkonten bearbeiten|Nutzerkonten bearbeiten]]
* [[#Systemlogs|Systemlogs]]

=== Systemkonfiguration ===

[[Image:10_V2-3Ratsinformation-Systemkonfiguration.png|miniatur|Administration - Systemkonfiguration]]

Die Systemkonfiguration ist Nutzern mit administrativen Berechtigungen vorbehalten (Superuser, Administrator, Web-Admin). In diesem Bereich werden systemweite Einstellungen vorgenommen.

'''Reiter der Systemkonfiguration:'''

* [[#Reiter Konfiguration|Reiter Konfiguration]]
* [[#Reiter Benachrichtigungen|Reiter Benachrichtigungen]]
* [[#Reiter_Schriftstücke|Reiter Schriftstücke]]
* [[#Reiter_PDF Sicherheit|Reiter PDF Sicherheit]]
* [[#Reiter Adressen|Reiter Adressen]]
* [[#Reiter Datenschutz|Reiter Datenschutz]]
* [[#Reiter Import|Reiter Import]]

Die Reiter sind erreichbar über den Button "ändern" (Ratsinformation > Administration > Systemkonfiguration > ändern).

==== Reiter Konfiguration ====

[[Image:11_V2-3Ratsinformation-Reiter Konfiguration.png|miniatur|Reiter Konfiguration]]

Iconset

Bei der Verwendung von Iconsets kann zwischen REGISAFE-Standard-Icons und hinterlegten Open-Source-Icons gewählt werden.

Authentifizierung

Die Login-Kennung für die Anmeldung am System kann eingestellt werden:

* Adresskennung (REGISAFE Standard): Nachname Vorname Kommune
* E-Mail
* Titel, Vorname, Nachname

"Überschreiben der Login-Kennung darf aktualisiert werden" ermöglicht die automatische Änderung bestehender Nutzerkonten (Info an Nutzer per E-Mail).

CMS-Nutzerkonten basieren auf Adressfeldern mit dem Kennzeichen "öffentlich" oder "nicht öffentlich". Import der Basisgremienverteiler und Sitzungsverteiler erzeugt nun Nutzergruppen in der Benutzerverwaltung.

Bei der Einstellung der Zielseite für den E-Mail-Link zum initialen Setzen des Nutzer-Passworts handelt es sich um ein Pflichtfeld. Die Standard-Einstellung für die Zielseite des E-Mail-Links zum initialen Setzen des Nutzer-Passworts ist die Seite "Login authentifizieren".

Mandantensystem

Es kann optional ausgewählt werden, ob Verwaltungskennungen für Mandantensysteme verwendet werden sollen.

Erweitert

Konfigurieren der URL zum Support-Web.

Einblenden von Entwicklermeldungen steuert den Umfang der Debug-Ausgaben des Ratsinformationssystems. Debug-Ausgaben sind nur für Entwicklungszwecke oder im Fehlerfall notwendig.

==== Reiter Benachrichtigungen ====

[[Image:12_V2-3Ratsinformation2b-E-Mail Versand.png|miniatur|E-Mail-Versand]]

Konfigurieren des E-Mail-Versandes und der Administrator-Benachrichtigungen.

'''E-Mail-Versand'''

Der E-Mail-Versand und das Zurücksetzen von Nutzerdaten an Gremienmitglieder werden nur aktiviert, wenn eine Admin-E-Mail des Kunden hinterlegt ist.

* ''Nutzer-Benachrichtigungs E-Mail Versand'' aktiviert -> E-Mail geht an Mandatsträger
* Ist kein Versand an Mandatsträger aktiv, werden alle E-Mails an einen Mandatsträger nun an den Admin weitergeleitet.
* Ist auch der Versand an den Admin bzw. systemweit deaktiviert, oder gab es einen Fehler beim Versenden, wird nun ein Fehler im Systemlog geschrieben.

Für den Versand im HTML-Format wurde auf Multipart-E-Mails umgestellt (ist auch für Clients lesbar, die keine HTML-E-Mail darstellen können).

'''Postfach für E-Mailversand'''

Konfiguration eines eigenen Absender-Postfachs ist möglich. E-Mail-Versand kann wahlweise im HTML-Format (Einbettung von Bilddateien) erfolgen. Dies wird statt der E-Mail-Adresse noreply@geocms.net für alle Meldungen (z.B. Importjobs) oder Passwortlinks verwendet.

Nach der Konfiguration der Einstellungen kann eine Test-E-Mail versandt werden.

Es wird empfohlen ein separates Postfach einzurichten, z.B. ris@kundendomain.de

'''Administrator-Benachrichtigungen'''

Hier kann die Betreffzeile der E-Mail-Benachrichtigungen geändert werden (nicht empfehlenswert) und mehrere E-Mail-Adressen für die Administrator-Benachrichtigungen hinterlegt werden.

'''Informationsdienst'''

Konfiguration oder Deaktivierung des Informationsdienstes:

* Festlegen des Betreffs der E-Mails des Informationsdienstes. Bei leerem Feld wird der Standard verwendet.
* Informationsdienst für festgelegte Status erzwingen (jeder Nutzer erhält Benachrichtigung über die hier selektierten Status)
* Informationsdienst für festgelegte Status verbergen (kein Nutzer erhält Benachrichtigung über die hier selektierten Status)
Wird kein Status selektiert, kann jeder Nutzer frei wählen, ob er die Benachrichtigung für den entsprechenden Status erhalten möchte.

Standard des Betreffs:

Informationsdienst BürgerPLUS Ratsinformation "##WEB_NAME##" vom ##DATUM##"

Mögliche Platzhalter:

* ##DATUM## - Datum im Format DD.MM.JJJJ HH:MM
* ##WEB_NAME## - Name der BürgerPLUS Ratsinformation Instanz
* ##MANDANT## - Name der Verwaltungskennung" name="flexml::infodienst_subject"

==== Reiter Schriftstücke ====

[[Image:13_V2-3Ratsinformation-Reiter Schriftstuecke.png|miniatur|Reiter Schriftstücke]]

Dateinamen werden nicht mehr Case-Sensitive ausgewertet (Groß-/Kleinschreibung). Dateinamen, die fälschlicherweise URL-kodiert übergeben werden, können nun ausgewertet werden. Unterstützt werden die neuen Schriftstück ArtIDs "Sitzungsunterlage" und "RISZusatzDokument".

Dateibehandlung

Die Dateibehandlung gibt an wie Dokumente, wenn sie im Web geöffnet werden, behandelt werden.

Mögliche Einstellungen:

* immer downloaden
* wenn möglich im Browser darstellen

Bezeichnung der Schriftstück ArtIDs

Den bekannten Bezeichnungen von Schriftstücken können andere Bezeichnungen zugewiesen werden. Die im Feld angegebene Bezeichnung überschreibt die Standardangabe.
Bsp.: Der „Sitzungsniederschriftsauszug“ wird „Protokollauszug“ im RIS-Web genannt.

Anzeige der Schriftstücke

Den Dokumenttypen kann zugewiesen werden, ob es sich um ein Sitzungsschriftstück (bei Reiter "Sitzungsdokumente" angezeigt) oder um ein Tagesordnungsschriftstück (be Reiter "Tagesordnung" angezeigt) handelt.

Anlagen

* Vom Hauptdokument (Anlagen werden neben dem Hauptschriftstück angezeigt; empfohlene Einstellung)

* Nur im Login-Bereich (Anlagen können nur gesehen werden, wenn man angemeldet ist, betrifft auch öffentliche TOP, d.h. Bürger können zwar das Hauptschriftstück, aber nicht die Anlage sehen)

Zusätzliche Dokumente

Die Zielseite für Zusätzliche Dokumente und die Mandantenzuordnung kann festgelegt werden.

==== Reiter PDF Sicherheit ====

[[Image:14_V2-3PDF-Sicherheit.png|miniatur|PDF-Sicherheit]]

'''Wasserzeichen'''

Systemweit kann vom Administrator ein Wasserzeichen für alle PDF-Dateien aktiviert werden. Das Wasserzeichen kann individuell
gestaltet und als PDF hinterlegt werden.

Folgende Arten von Wasserzeichen stehen zur Verfügung:
* Stempel (Standard): Das Wasserzeichen wird über den Text gelegt. Insbesondere bei Bildern ist dies zu empfehlen. Die Lesbarkeit kann je nach Wasserzeichen ggf. eingeschränkt sein.
* Hintergrund: Das Wasserzeichen wird unter dem Text eingefügt. In PDF-Dokumenten mit Bildinhalten ist das Wasserzeichen ggf. verdeckt.

[[Image:14_V2-3PDF-Sicherheit-Wasserzeichen.png|miniatur|PDF mit Wasserzeichen und benutzer- und zeitabhängiger Fußleiste]]

Wird ein Wasserzeichen für die Dateien verwendet, so erscheinen der Nutzername sowie ein Zeitstempel in der Fußzeile des Dokumentes.
Möchten Sie diesen Hinweis anzeigen, jedoch kein Wasserzeichen hinterlegen, laden Sie ein leeres PDF-Dokument im System hoch und stellen Sie es als Wasserzeichen für den Hintergrund ein.

'''Verschlüsselung'''

Systemweit kann vom Administrator ein Passwort für alle Schriftstückdownloads/Sitzungsmappen aktiviert werden. Wichtig: Der Passwortschutz gilt nur für nicht öffentlich sichtbare Schriftstücke! Öffentliche Schriftstücke sind weiterhin ohne einen Passwortschutz aufrufbar. Das Passwort ist nicht nutzerspezifisch und muss allen Nutzern bekannt gegeben werden.

Mit dem Passwortschutz können folgende Berechtigungen in PDF-Dateien gesetzt werden:
* keine (nur ansehen): Nutzer können das PDF herunterladen und öffnen. Andere Aktionen, wie Drucken, Hinzufügen von Anmerkungen in einem PDF-Programm oder Zusammenfügen mit anderen Dokumenten, sind nicht möglich.
* alle Berechtigungen: Nutzer können das PDF herunterladen und öffnen. Alle anderen Aktionen, wie Drucken, Hinzufügen von Anmerkungen in einem PDF-Programm oder Zusammenfügen mit anderen Dokumenten, sind möglich.
* eigene Vorgabe: Nutzer können das PDF herunterladen und öffnen. Hier kann der Admin selber bestimmen, welche Aktionen erlaubt sind: Drucken, Hinzufügen von Anmerkungen in einem PDF-Programm oder Zusammenfügen mit anderen Dokumenten. Bitte beachten Sie: in PDF-Betrachtern (z. B. Acrobat Reader) können die Berechtigungen andere Bezeichnungen tragen.

[[Image:14_V2-3PDF-Sicherheit-Frontend.png|miniatur|PDF-Verschlüsselung im Frontend]]

Erfolgte die Aktivierung der PDF-Verschlüsselung sowie die Vergabe eines systemweiten PW durch den Admin, so kann jeder Nutzer anschließend im persönlichen Bereich der Ratsinformations-Webseite (Frontend) unterhalb des Punktes "PDF Verschlüsselung" im Reiter „Profildaten“ das Admin-PW überschreiben. Trägt der Nutzer nichts ein, gilt das Admin-PW.

==== Reiter Adressen ====

[[Image:15_V2-3Ratsinformation-Reiter Adressen.png|miniatur|Reiter Adressen]]

Konfiguration der Darstellung der Adresse:

* Adressen sind in bestimmte Blöcke unterteilt, für die jeweils eine Überschrift und eine CSS-Klasse festgelegt werden kann
* Einteilung in Adressblöcke
* Festlegung der zu verwendenden Felder je Block
* Konfiguration der Formatierung (Name in der Ausgabe, Zeilenumbruch, relevant für Listenansicht)
* Adressrendering über herkömmlichen Weg, wenn keine Adressfelddefinition hinterlegt ist
* wenn nur ein Feld definiert ist: Verwendung dieser Konfiguration

==== Reiter Datenschutz ====

[[Image:16_V2-3Ratsinformation-Reiter Datenschutz.png|miniatur|Reiter Datenschutz]]

Logging von Nutzerinteraktionen

* Logging von Schriftstückdownloads als Nachweis der „Zustellung“ von z.B. Einladungen
** optional de-/aktivierbar
** bei Download von Zip Archiven wird es als ein Log zusammengefasst

Tagesordnungspunkte

Es kann konfiguriert werden, ob der öffentlich hinterlegte Text für Tagesordnungspunkte angezeigt werden soll, z.B. wenn der Nutzer als "befangen" eingestuft wird, oder ein eigener Text. Bei Letzterem erscheint ein Freitextfeld.

==== Reiter Import ====

[[Image:Ratsinformation-Reiter_Import.PNG|miniatur|Reiter Import]]

Schnittstelle

Das Dateiformat für die Schnittstelle kann konfiguriert werden (Standard: KommunalPLUS Ratsinformation).

Quelle

Das Quell-Verzeichnis gibt den Pfad der zu importierenden Daten an.

Autoimport

* Service URL der Server Warteschlange

* Systemerkennung in der Server Warteschlange

=== Veränderung der Sichtbarkeit ===

Übersicht aller Sitzungen und Schriftstücke im System mit Veröffentlichungsbereich. Ermöglicht das Offline-Setzen eines einzelnen Datensatzes.

[[Image:18_V2-3Notizen bearbeiten.png|miniatur|Notizen bearbeiten]]

=== Notizen bearbeiten ===

Scheidet ein Nutzer unerwartet aus, verbleiben oft noch in Sitzungen erstellte Notizen im System. Für Administratoren wurde daher eine Möglichkeit geschaffen, diese Notizen unter datenschutzrechtlichen Aspekten vollständig aus dem System zu entfernen. Der Administrator erhält dabei keinen Zugriff auf die Inhalte, sondern kann lediglich an Hand des Notiz-Titels entscheiden, welche Notizen eines Nutzers gelöscht werden sollen.

=== Nutzerkonten zurücksetzen===

[[Image:19_V2-3Ratsinformation Zuruecksetzen der Zugangsdaten.png|miniatur|Zurücksetzen der Nutzerkonten]]

Hier erscheint eine Übersicht aller importierten Nutzer. Ermöglicht das Neu-Versenden eines Initial-Passworts an Nutzer, abhängig von der Aktivierung des [[#Reiter Benachrichtigungen|E-Mail-Versand]].

Icons kennzeichnen Nutzer mit nicht vorhandenen bzw. mehrmals vergebenen E-Mail-Adressen.

Der Link hat eine Gültigkeit von 24 Stunden.

[[Image:20_V2-3Nutzerkonten bearbeiten.png|miniatur|Bearbeiten von Nutzerkonten]]

=== Nutzerkonten bearbeiten ===

Nutzer, die in der XML als "gelöscht" markiert sind, werden nicht vollständig aus der Datenbank entfernt, um eine Wiederherstellung bei unbeabsichtigtem Löschen zu ermöglichen.

Unter diesem Punkt kann der web-admin ein oder mehrere Nutzer löschen (soft-delete) oder wiederherstellen. Das unwiederbringliche Löschen aus der Datenbank (hart-delete) ist weiterhin nur durch den RIS-Support möglich, da bei einem versehentlichen Löschen ein Komplett-Export notwendig wird. Melden Sie sich gern kurzfristig bei uns, sollten Sie einen Nutzer vollständig aus der Datenbank löschen wollen.

'''Hinweis:''' Das Löschen im Ratsinformationssystem ist eine temporäre, kurzfristige Lösung. Der Nutzer muss in jedem Fall auch im DMS für den Export deaktiviert werden und darf nicht mehr in der XML erscheinen. Andernfalls wird der Nutzer wiederholt importiert und im Ratsinformationssystem angelegt.

=== Systemlogs ===

[[Image:21_V2-3Ratsinformation Sytemereignisse.png|miniatur|Systemereignisse]]

Hier kann die Einsicht in Systemmeldungen erfolgen.

Systemereignisse sind

* suchbar nach:
:* Text und
:* Datum oder
:* Zeitspanne

* filterbar nach:
:* alle,
:* Hinweise,
:* Warnungen,
:* Fehler und
:* Erfolg

* sowie sortierbar nach:
:* ID,
:* Art,
:* Nutzer,
:* Datum/Uhrzeit,
:* Modulkontext,
:* erweiterter Kontext,
:* Ereignis und
:* Beschreibung.

== Modulvorlagen ==

[[Image:22_V2-3Ratsinformation2 Konfiguration Modulvorlagen.png|miniatur|Konfiguration Modulvorlagen]]

Eine Modulvorlage dient der einfachen und systemweiten Konfiguration der Ausgabe. Es können mehrere Modulvorlagen angelegt werden. Modulvorlagen werden an den Menüpunkten im [[#Seitenbaum|Seitenbaum]] ausgewählt und zentral konfiguriert, wobei pro Menüpunkt nur eine Modulvorlage ausgewählt werden kann. Ist die Modulvorlage aktiviert, werden bis auf den Reiter "Allgemein" alle weiteren ausgeblendet.
Die Ausgabe-Konfiguration im Seitenbaum erfolgt ausschließlich über die Modulvorlagen, seitenspezifische Konfigurationen wurden entfernt.

'''Reiter der Modulvorlage'''

* [[#Reiter Allgemein|Allgemein]]
* [[#Reiter Darstellung|Darstellung]]
* [[#Reiter Sitzungen|Sitzungen]]
* [[#Reiter Kalender|Kalender]]
* [[#Reiter Personen|Personen]]
* [[#Reiter Gremien|Gremien]]
* [[#Reiter Suche|Suche]]
* [[#Reiter Dokumenten Liste|Dokumenten Liste]]
* [[#Reiter Notizen|Notizen]]
* [[#Reiter Newsmodul|Newsmodul]]
* [[#Reiter App|App]]

'''Vorteile gegenüber der direkten Konfiguration am Menüpunkt'''

* Konfiguration der Modulvorlage an einem zentralen Punkt
* einfache Nachkonfiguration neuer oder zuvor nicht genutzter Funktionen
* keine Anpassung aller Menüpunkte notwendig
* Verringerung fehlerhafter oder fehlender Konfigurationen an einzelnen Menüpunkten (führte in der Vergangenheit zu Missverständnissen in der Ausgabe)

Die Einstellungen in der Modulvorlage können beliebig vorgenommen werden. Für alle Reiter gilt, dass der Systemstandard mit einem Klick wiederhergestellt werden kann.

Weiterhin können, wenn notwendig, am einzelnen Menüpunkt abweichende Einstellungen vorgenommen werden.

==== Reiter Allgemein ====

[[Image:23_V2-3Ratsinformation Konfiguration-Allgemein.png|miniatur|Konfigurationsmöglichkeiten Allgemein]]

Im Reiter Allgemein kann die Grundeinstellung der Modulvorlage vorgenommen werden. Dazu zählt die Vergabe einer eindeutigen Bezeichnung.

==== Reiter Darstellung ====

[[Image:24_V2-3Ratsinformation Konfiguration-Darstellung.png|miniatur|Konfigurationsmöglichkeiten für Darstellung]]

Listen

Daten, die in einer Liste ausgegeben werden, können in ihrer Anzahl variiert werden. Die Auswahl geht von einer Anzeige ohne Einschränkung bis zu 50 Einträgen pro Seite.

Datumsformat

Das Datumsformat (inklusive Uhrzeit) kann konfiguriert werden.

Zusätzliche Ausgabe

Ausgewählt werden können:

* Ausgabe von Vertretern in Sitzungsteilnehmer Listen
* Ausgabe von Vertretern in Basisgremien Listen
* Ausgabe von Parteien
* Ausgabe von Fraktionsvorsitzenden
* Ausgabe von zusätzlichen Funktionen
* Ausgabe von Drucksachennummern
* Ausgabe des Öffentlichkeitsstatus bei Schriftstücken mit Bezug zu einem TOP
* Filtermöglichkeit für Personenliste
* Filtermöglichkeit für Fraktionenliste
* Filtermöglichkeit für Parteienliste

Features deaktivieren

Folgende Features können ausgeschalten werden:

* Notizfunktion an Sitzung deaktivieren
* Downloadmöglichkeit für Sitzungsmappe deaktivieren
* Downloadmöglichkeit für Gesamtdokument deaktivieren
* Downloadmöglichkeit für elektronische Visitenkarte deaktivieren
* Link "auf Karte anzeigen" deaktivieren
* Ausgabe von Jahres Auswahl in Sitzungs-Archiv deaktivieren
* Ausgabe von "Vertreter für Gremiumsmitglieder" deaktivieren
* Einbindung der Javascript Bibliothek jQuery deaktivieren
* Einbindung der Javascript Bibliothek jQuery-UI deaktivieren
* Zusammenfügen von AssetsCompiler deaktivieren

==== Reiter Sitzungen ====

[[Image:25_V2-3Ratsinformation Konfiguration-Sitzungen.png|miniatur|Konfigurationsmöglichkeiten für Sitzungen]]

Sitzungsdetails

Bei der Darstellung der Sitzungsdetails kann zwischen einer einfach Listenansicht, Akkordeonansicht oder der Darstellung mit Reitern gewählt werden.

Weiterhin ausgewählt werden kann:

* Titel des Sitzungs-Schriftguts anzeigen
* Titel von Anlagen des Sitzungs-Schriftguts anzeigen
* Titel des Schriftguts der Tagesordnungspunkte anzeigen
* Titel von Anlagen des Tagesordnungspunkt-Schriftguts anzeigen

Sitzungstitel

Die Darstellung des Wochentags kann beeinflusst werden. Zunächst kann eingestellt werden, ob die Wochentage überhaupt ausgegeben werden sollen. Bei der Art kann zwischen der Kurz- und der Langform unterschieden werden. Es kann ein beliebiger Trenner zwischen Wochentag und Datum angegeben werden. Optional können zwischen Datum und Uhrzeit oder zum Sitzungsnamen, ebenfalls Trenner eingefügt werden.

==== Reiter Kalender ====

[[Image:26_V2-3Ratsinformation Wochenansicht Sitzungskalender.png|miniatur|Darstellungsmöglichkeiten im Kalender am Beispiel der Wochenansicht]]

[[Image:26_V2-3Ratsinformation Konfiguration-Kalender.png|miniatur|Konfigurationsmöglichkeiten für Kalender]]

Neben der Kalenderdarstellung kann an dieser Stelle auch die Ausgabe der Kalendereinträge konfiguriert werden.

Kalenderdarstellung

Die Startansicht unterscheidet zwischen Monat (Standard), Woche und Tag. Dabei kann für Woche und Tag die einfache oder detaillierte Ansicht gewählt werden.

Kalendereinträge

Standardmäßig wird die Gremiumsbezeichnung im Kalender ausgeschrieben. Um unschöne Umbrüche zu vermeiden, kann an dieser Stelle die Abkürzung der Gremiumsbezeichnung aktiviert werden. Mit der Aktivierung stehen Tooltips und eine Legende optional zur Verfügung.

Kalendereinträge

Termine und Tooltips können jeweils mit einer auf das Kundenweb angepassten oder vom Kunden gewünschten Farbe versehen werden.
Werden die Feldwerte leer gelassen, erfolgt die Darstellung in Standardfarben (hellblau).

'''Empfohlene Einstellung'''

* Gremiumsbezeichnung = Abkürzung
* Tooltip anzeigen = aktiviert
* Legende anzeigen = aktiviert

Internetkalender

Hier kann die Bereitstellung des Dienstes aktiviert werden.

==== Reiter Personen ====

[[Image:27_V2-3Ratsinformation2 Konfiguration Personen.png|miniatur|Konfigurationsmöglichkeiten für Personen]]

Bilddarstellung

An dieser Stelle kann die Anzeige hinterlegter Bilder der Personen (Benutzerverwaltung) nach Bereichen konfiguriert werden:

* keine Anzeige
* im Bürger-Bereich
* im Login-Bereich
* keine Einschränkung

Detail Bild - Listen Bild - Vollbild

Hier können jeweils die Abmessungen der Bilddarstellungen konfiguriert werden.

==== Reiter Gremien ====

[[Image:28_V2-3Ratsinformation2 Konfiguration Gremien.png|miniatur|Konfigurationsmöglichkeiten für Gremien]]

Ausgabe

Die Anzeige leerer Gremien kann optional aktiviert werden (Standard: aus).

Sichtbarkeit der Gremien entfällt. Die Sichtbarkeit der Gremien ist nun direkt von der Sichtbarkeit der Sitzungen abhängig. In Basis-Gremienauflistungen gilt die Sichtbarkeitsregelung, die im Export übergeben ist.

Sitzungskalender

Optional kann die Einstellung erfolgen, dass für jedes Gremium ein anderer Farbwert verwendet wird (Standard: aus). Bei Aktivierung dieser Option öffnet sich die Konfiguration "Farbwerte".

Sitzungskalender

Hier kann für jedes ausgewählte Gremium eine Farbe für den Hintergrund, den Rahmen und die Schrift selekiert werden.

==== Reiter Suche ====

[[Image:29_V2-3Ratsinformation2 Konfiguration Suche.png|miniatur|Konfigurationsmöglichkeiten für die Suche]]

Allgemeine Suchoptionen

Um das Suchformular nutzen zu können, muss der Haken bei "Suchformular anbieten" gesetzt sein. Bei der Art der Suche kann zwischen der einfachen und der erweiterten Suche unterschieden werden. Es kann eingeschränkt werden, auf welche Inhalte die Suche zugreifen darf ("Suche in folgenden Inhalten gestatten").
Bei der erweiterten Suche kann zusätzlich ausgewählt werden, ob die erweiterten Suchmöglichkeiten im Frontend beim ersten Aufruf bereits aufgeklappt erscheinen sollen.

Formularelemente der Erweiterten Suche

Optionen, die in der erweiterten Suche eingeblendet werden können:
* "Suche nach Gremium" anzeigen
* "Suche nach Schriftstückart" anzeigen
* "Suche nach Zeitraum" anzeigen

Die Darstellung der Suchtreffer für Schriftstücke entspricht der Darstellung der Dokumentenliste inklusive der dortigen Konfiguration.

==== Reiter Dokumenten Liste ====

[[Image:30_V2-3Ratsinformation2 Konfiguration DokumentenListe.png|miniatur|Konfigurationsmöglichkeiten für Dokumenten Liste]]

Ausgabe

Es kann ausgewählt werden, ob ausschließlich die in der Sortierung enthaltenen Schriftstück Arten angezeigt werden sollen. Leere Einträge in der Schriftstück ArtID Liste können ebenfalls angezeigt werden.

Dokumentenliste

Der Titel des Schriftstückes ist standardmäßig aktiviert. Optional kann diese Einstellung geändert werden. Anlagen und Anlage-Titel können angezeigt oder ausgeblendet werden.

Sortierung

In der Sortierung kann die Reihenfolge und die Schriftstückarten an sich, die verwendet werden sollen, festgelegt werden. Jeder Dokumententyp kann innerhalb der Reihenfolge nur einmal vorkommen.

Innerhalb einer Schriftstückart erfolgt die Sortierung anhand des Zeitbezugs des Dokuments. Hierzu wird die aktuellste Sitzung, in der das Schriftstück verwendet wird, ermittelt.

==== Reiter Notizen ====

[[Image:31_V2-3Ratsinformation2 Konfiguration Notizen.png|miniatur|Konfigurationsmöglichkeiten für Notizen]]

Konfigurieren der Nutzerauswahl und Möglicher Einschränkungen für das Teilen von Notizen.

Nutzerauswahl

* nur Teilnehmer der Sitzung und Nutzer mit zusätzlichem Zugriff auf die Sitzung (Standard)
* nur Teilnehmer der Sitzung
* alle Nutzer, unabhängig von Zugriffsberechtigungen

Mögliche Einschränkungen

* Gremien
* Fraktionen
* Parteien
* Funktion im Gremium
* Zusätzliche Funktion

==== Reiter Newsmodul ====

[[Image:32_V2-3Ratsinformation2 Konfiguration Newsmodul.png|miniatur|Konfigurationsmöglichkeiten für das Newsmodul]]

[[Image:32_V2-3Ratsinformation2 Konfiguration Newsmodul Seite.png|miniatur|Auswahl der Detailseite]]

Hierüber kann die Anzeige des Newsmoduls im Sitzungskalender aktiv geschalten werden. Bei Aktivierung wird die Möglichkeit geboten, für jede Kategorie zu bestimmen, auf welcher Webseite (Detailseite) die Artikel erscheinen sollen, sowie eine Farbe für den Hintergrund, den Rahmen und die Schrift festzulegen.

==== Reiter App ====

[[Image:33_V2-3Ratsinformation2 Konfiguration App.png|miniatur|Konfigurationsmöglichkeiten für die App]]

Integration

* Überschrift
* Festlegung der Spaltenanzahl im Startbildschirm (Homescreen)
* Login über Webcontainer ermöglichen: Login Schaltfläche im Startbildschirm erscheint (Ersatz für Login über nativen App-Rahmen)

Eigene Styles

* eigene Styles (brain-SCC) oder kundenspezifische Stylesheets per CSS einfügen (kunde.css)

== Teilnahme ==

[[Image:34_V2-3Teilnahme.png|miniatur|Teilnahme]]

Der Punkt "Sitzungsteilnahme" ermöglicht die Sortierung nach ID, Externer ID, Kennung, Sitzungsbeginn und Status. Eine Suche anhand eines Textes und des Zeitraums der Sitzung kann ebenfalls erfolgen.

Am Ende jeder Zeile wird der Button "Teilnehmer anzeigen" zur Verfügung gestellt. Hierüber werden alle Sitzungsteilnehmer mit deren Zu- oder Absagen einer Teilnahme tabellarisch ausgegeben.
Es wird eine Exportfunktion im CSV-Format (z.B. für Excel) angeboten.

'''Hinweis:''' Um die Sitzungsteilnehmer zu sehen, wird die Nutzung des Mandatsträgermodus vorausgesetzt. Ist der Mandatsträgermodus deaktiviert, erscheinen unter dem Punkt "Teilnahme" alle Sitzungen. Eine Teilnehmerliste kann nicht generiert werden.

== Statistik ==

[[Image:35_V2-3Statistik.png|miniatur|Statistik]]

Die Statistik gibt einen kurzen Überblick über die im System importierten Inhalte, Nutzerkonten und Nutzerinhalte.

== Hilfe ==

Über den Punkt "Hilfe" wird das Wiki des Ratsinformationssystems aufgerufen. Darin sind Konfigurationsmöglichkeiten des Backends näher beschrieben.

= Einspielen von Patches =

Das Einspielen von Patches ist Systemadministratoren mit Superuser-Rechten vorbehalten.

== Siehe auch ==
* [http://dms-support.brain-scc.de/de/ansprechpartner.html Support-Web] mit Informationen zu Ansprechpartnern und Updates
* [[BürgerPLUS Ratsinformation - Administration Version 2.2|Administration Version 2.2]]

= Hilfe Funktion =

[[Image:36_V2-3Hilfe.png|miniatur|''Hilfe'' Schaltfläche]]

Über die ''Hilfe'' Schaltfläche in den einzelnen Menüs der Administration kann auf die Hilfe Funktion zugegriffen werden. Dabei ist jede ''Hilfe'' Schaltfläche mit den inhaltlich passenden Abschnitt eines Wiki Artikels verknüpft.

Ratsinformationssystem - Administration Version 2.3

2016-05-23T08:00:13Z

Tbalcke: /* Reiter Datenschutz */

Dieser Artikel behandelt die Administration des Ratsinformationssystem 2.3 ('''REGISAFE-Version 4.3''').

Der Administrationsbereich ist durch das Anfügen des Wortes "admin" an der URL erreichbar.

Beispiel: https://ris.geocms.com/demo/admin/

= Einführung =

[[Image:Ratsinformation-Zusammenspiel.PNG|miniatur|Wie kommen die Daten vom REGISAFE ins Web?]]

[[Image:01_V2-3GeoCMS-Modul Ratsinformation.png|miniatur|GeoCMS - Modul Ratsinformation]]

Zusammenspiel von REGISAFE und BürgerPLUS Ratsinformationen

= Ausgabe =

-> Informationen zur [[BürgerPLUS Ratsinformation - Ausgabe Version 2.3|Web-Ausgabe des Moduls BürgerPLUS Ratsinformation Version 2.3]]

=Zugriffsrechte=
Je nach Rolle, kann ein Nutzer im Administrationsbereich unterschiedliche Zugriffsrechte besitzen.

'''Rollen mit absteigenden Zugriffsrechten:'''

* Superuser
** Rechte: alle
* Administrator
**Rechte: Benutzerinformationen, Installation, Benutzerverwaltung, Seitenbaum, Ratsinformationen, Syslogs
* Web-Admin des Kunden
** Rechte: Benutzerinformationen, Benutzerverwaltung, Seitenbaum, Ratsinformationen
* Gremiumsmitglieder und sonstige Sitzungsteilnehmer
** Rechte: Benutzerinformationen

= Benutzerverwaltung =

[[Image:02_V2-3Ratsinformation-Benutzerverwaltung-Details.png|miniatur|Detailansicht Benutzer]]

Die Nutzerkonten und Berechtigungen werden aus REGISAFE importiert. Rechte importierter Nutzer dürfen nicht angepasst werden, da diese bei jedem Import überschrieben werden. Lediglich den Benutzernamen, das Passwort und das Bild des Benutzers können Administratoren bei Bedarf ändern.

Die Nutzerkonten sind entsprechend ihrer Rollen und Zugriffsrechte in Gruppen zugeordnet. Die Zuordnung darf nicht geändert werden, da die Verteilung an Hand der Daten im REGISAFE erfolgt. Die Gruppen werden als Baumstruktur angezeigt.

[[Image:03_V2-3Benutzergruppen.png|miniatur|neue Benutzergruppen]]

Zur Erleichterung der Rechteverwaltung der Benutzer und zur gezielteren Rechtevergabe, stehen in der Benutzerverwaltung zusätzlich zwei Gruppen zur Verfügung:
* RIS - alle importiert (enthält alle über die RIS-Schnittstelle importierten Nutzer)
* RIS - ohne Verteiler (RIS-Nutzer, die keinem Gremium angehören, also Nutzer, die importiert wurden, aber keine Rechte besitzen sollen)
'''Hinweis:''' Vergeben Sie keine Rechte im CMS-Backend ohne Abstimmung mit dem RIS-Support. Die Rechteverwaltung erfolgt bis auf wenige Ausnahmen (Newsmodul und ggf. Hilfeseiten) ausschließlich im DMS, um eventuelle Zugriffe nicht autorisierter Personen auf bestimmte Bereiche und Funktionen steuern zu können.

Der Status des Nutzerkontos wird farblich gekennzeichnet. Aktive Nutzer sind mit einem grünen Symbol gekennzeichnet. Nutzer, die beispielsweise ein neues Passwort angefordert oder sich noch nicht im System angemeldet haben, werden mit einem orangen Symbol markiert.

Die E-Mail-Adresse wird aus der Benutzerverwaltung entfernt, wenn keine gültige E-Mail-Adresse exportiert wurde. Als Beispiele für ungültige Adressen sind zu nennen:
* Intern: Vorname Nachname
* vorname.nachname[at]kommune.de
* vorname.nachname@kommune

Wichtige Inhalte des Benutzerkontos (Benutzer bearbeiten):

* Benutzer
:* Benutzername (Login-Kennung des Nutzers; Generiert aus der REGISAFE-XML)
:* Passwort (verschlüsselt)
:* Redaktionsbereich-Anmeldung erlauben (Backend-Zugriff für den Nutzer aktivieren/deaktivieren)
* Persönliche Angaben (werden aus der REGISAFE-XML übermittelt, außer das Profilbild)
:* Profilbild (eine lokale Datei auswählbar)

Wenn (neue) Nutzer ein Passwort vergeben, muss dieses folgende Mindestanforderungen erfüllen:
* mind. 8 Zeichen,
* mind. 1 Sonderzeichen,
* mind. 1 Großbuchstabe und
* 1 Kleinbuchstabe

[[Image:RIS_Switch-to-User.JPG|miniatur|Switch-To-User]]
Pro Nutzer kann ein Profilbild hinzugefügt werden. Diese Funktion ist unabhängig von REGISAFE, so dass das Hochladen direkt im Administrationsbereich von BürgerPLUS Ratsinformation erfolgen muss. Die Ausgabe erfolgt in der Personenliste und in der Detailansicht der Person.

Um bei einem Nutzer auftretende Fehler besser und schneller überprüfen zu können, wurde die Funktion "Switch-to-User" für den web-Admin aktiviert. Ohne das Passwort des jeweiligen Nutzers kennen zu müssen, können Administratoren damit die Rolle und Rechte des Nutzers übernehmen und den gemeldeten Fehler sichten. Wechselt ein Administator in die Rolle eines Nutzers wird dies in der Syslog vermerkt.

= Seitenbaum =

Im Seitenbaum wird die Navigation definiert. Bei der Installation wird eine Standard-Navigation vorgegeben, die gemeinsam mit dem Kunden angepasst werden kann.

== Standardelemente der Navigation des Seitenbaums ==
* Persönlicher Bereich
** Mandatsträgermodus
** Kontaktformular
* Sitzungskalender
* Sitzungstermine
**Sitzungstermine (Archiv)
* Gremien
* Personen
* Fraktionen
* Dokumente
* Suche
* Passwort zurücksetzen
* Hilfe
* Datenschutzerklärung
* Impressum
* Abmelden

== Anlegen und Bearbeiten von Menüpunkten ==

[[Image:04_V2-3Ratsinformation Administration Anlegen von Menüpunkten.png|miniatur|Anlegen und Bearbeiten von Menüpunkten]]

Administratoren stehen folgende Funktionen zur Bearbeitung des Seitenbaums zur Verfügung:

* Anzeigen (zeigt den Menüpunkt im Portal an)
* Bearbeiten (öffnet die Bearbeitungsmaske, um einen Menüpunkt editieren zu können)
* Hinzufügen (fügt eine Unterseite am aktuell gewählten Menüpunkt ein)
* Umbenennen (ändert den Menütitel jedoch nicht den Alias)
* Rechte setzen (die Sichtbarkeit und Bearbeitungsmöglichkeiten können über die Rechte gesteuert werden)
* Seitencache löschen (entfernt alle bisher aufgerufenen Versionen der entsprechenden Webseite)
* Ausschneiden (der Menüpunkt wird vom aktuellen Knoten ausgeschnitten und kann an einem anderen Knotenpunkt eingefügt werden)
* Kopieren (der Menüpunkt wird dupliziert und kann an einem anderen Knotenpunkt eingefügt werden)
* Einfügen (zuvor ausgeschnittene oder kopierte Menüpunkte können an beliebigen anderen Knotenpunkten eingefügt werden)
* Entfernen (löscht den ausgewählten Menüpunkt)

Folgende Einstellungen müssen beim Anlegen eines neuen Menüpunktes beachtet werden:

*Reiter Menüdaten:
** Titel (Pflichtfeld)
** Alias (Pflichtfeld)

[[Image:05_V2-3Verstecker menuepunkt.png|miniatur|Anlegen eines versteckten Menüpunktes]]
[[Image:06_V2-3Verstecker menuepunkt sichtbarkeit.png|miniatur|Anlegen eines versteckten Menüpunktes beim Reiter Sichtbarkeit]]

Soll ein versteckter Menüpunkt erstellt werden, sind zusätzlich folgende Einstellungen zu übernehmen:

*Reiter Menüdaten
**Anzeigeverhalten
*** Seite bei Login anzeigen

*Reiter Sichtbarkeit
**Benutzer: RIS - alle importiert
**Rechteprüfung aktivieren

'''Wichtiger Hinweis:''' Bitte sehen Sie davon ab weitere Änderungen in den Masken vorzunehmen. Diese können weitreichende Auswirkungen auf die Außenansicht und Funktionsfähigkeit des Ratsinformationssystems haben. Wenden Sie sich bitte an das Support-Team.

'''Häufiger Fehler:''' Menüpunkte können so konfiguriert werden, dass Sie ausschließlich für Nutzer mit einem Login sichtbar sind. In der öffentlichen Ansicht stehen sie scheinbar nicht mehr zur Verfügung. Jedem Nutzer, der die URL kennt, ist es jedoch möglich die Seite auch ohne Login aufzurufen. Um dies zu verhindern genügt es nicht, das Anzeigeverhalten des Menüpunktes auf "Seite nach Login anzeigen" zu setzen. Zusätzlich muss im Reiter "Sichtbarkeit" der Besitzer auf "RIS - alle importiert" geändert und der Haken bei "Rechteprüfung aktivieren" gesetzt sein.

= Ratsinformationssystem =

Das Fachmodul "Ratsinformationssystem" ermöglicht Einsicht in die Bereiche:

* [[#Import|Import]]
* [[#Administration|Administration]]
* [[#Modulvorlagen|Modulvorlagen]]
* [[#Teilnahme|Teilnahme]]
* [[#Statistik|Statistik]]
* [[#Hilfe|Hilfe]]

== Import ==

=== letzter Import ===

[[Image:01_V2-3GeoCMS-Modul Ratsinformation.png|miniatur|Import Status]]

Unter dem Punkt "aktueller Import" wird nur der aktuellste Import angezeigt. Sonstige Importe befinden sich im Archiv.
Der Import kann automatisch starten oder durch "Importjob starten" manuell ausgelöst werden. Es besteht die Möglichkeit, Importjobs zurückzusetzen. Durch Anzeige der Logs kann das gesamte Importverfahren nachvollzogen werden. Die Anzeige der importierten Daten im XML-Format ist ebenfalls möglich.

* erweitertes Logging beim XML-Parsen
* Warnungen bei fehlendem/ungültigem RISBEREICH für Personen in Basisgremien-/Sitzungsverteiler
* Weitergabe der Warnings an den Log des Importjobs

Die verschiedenen Status eines Imports werden auch farblich gekennzeichnet:

* Grün: der Import war erfolgreich, an der Importdatei gab es Änderungen
* Orange: der Import war erfolgreich, an der Importdatei gab es keine Änderungen
* Rot: beim Import sind Fehler aufgetreten

=== Importarchiv ===

[[Image:08_V2-3Ratsinformation-Archivierte Importe.png|miniatur|Import-Archiv]]

Alle bereits vergangenen Importe befinden sich im Archiv. Sobald ein neuer aktueller Import durchgeführt wird, wird ein älterer ins Archiv verschoben. Archivierte Importe können nicht mehr zurückgesetzt werden. Die Import-Logs und die importierten Daten in einer XML-Struktur können dennoch angezeigt werden. Die Sortierung kann selbstständig vorgenommen werden, durch Klick auf den Tabellenkopf für die entsprechende Spalte, nach der geordnet werden soll. Zur vereinfachten Recherche im System steht die Suchfunktion zur Verfügung.

== Administration ==

[[Image:09_V2-3Ratsinformation-Administration.png|miniatur|Administration]]

Ermöglich Zugriff auf:

* [[#Systemkonfiguration|Systemkonfiguration]]
* [[#Verändern der Sichtbarkeit|Verändern der Sichtbarkeit]]
* [[#Notizen bearbeiten|Notizen bearbeiten]]
* [[#Nutzerkonten zurücksetzen|Nutzerkonten zurücksetzen]]
* [[#Nutzerkonten bearbeiten|Nutzerkonten bearbeiten]]
* [[#Systemlogs|Systemlogs]]

=== Systemkonfiguration ===

[[Image:10_V2-3Ratsinformation-Systemkonfiguration.png|miniatur|Administration - Systemkonfiguration]]

Die Systemkonfiguration ist Nutzern mit administrativen Berechtigungen vorbehalten (Superuser, Administrator, Web-Admin). In diesem Bereich werden systemweite Einstellungen vorgenommen.

'''Reiter der Systemkonfiguration:'''

* [[#Reiter Konfiguration|Reiter Konfiguration]]
* [[#Reiter Benachrichtigungen|Reiter Benachrichtigungen]]
* [[#Reiter_Schriftstücke|Reiter Schriftstücke]]
* [[#Reiter_PDF Sicherheit|Reiter PDF Sicherheit]]
* [[#Reiter Adressen|Reiter Adressen]]
* [[#Reiter Datenschutz|Reiter Datenschutz]]
* [[#Reiter Import|Reiter Import]]

Die Reiter sind erreichbar über den Button "ändern" (Ratsinformation > Administration > Systemkonfiguration > ändern).

==== Reiter Konfiguration ====

[[Image:11_V2-3Ratsinformation-Reiter Konfiguration.png|miniatur|Reiter Konfiguration]]

Iconset

Bei der Verwendung von Iconsets kann zwischen REGISAFE-Standard-Icons und hinterlegten Open-Source-Icons gewählt werden.

Authentifizierung

Die Login-Kennung für die Anmeldung am System kann eingestellt werden:

* Adresskennung (REGISAFE Standard): Nachname Vorname Kommune
* E-Mail
* Titel, Vorname, Nachname

"Überschreiben der Login-Kennung darf aktualisiert werden" ermöglicht die automatische Änderung bestehender Nutzerkonten (Info an Nutzer per E-Mail).

CMS-Nutzerkonten basieren auf Adressfeldern mit dem Kennzeichen "öffentlich" oder "nicht öffentlich". Import der Basisgremienverteiler und Sitzungsverteiler erzeugt nun Nutzergruppen in der Benutzerverwaltung.

Bei der Einstellung der Zielseite für den E-Mail-Link zum initialen Setzen des Nutzer-Passworts handelt es sich um ein Pflichtfeld. Die Standard-Einstellung für die Zielseite des E-Mail-Links zum initialen Setzen des Nutzer-Passworts ist die Seite "Login authentifizieren".

Mandantensystem

Es kann optional ausgewählt werden, ob Verwaltungskennungen für Mandantensysteme verwendet werden sollen.

Erweitert

Konfigurieren der URL zum Support-Web.

Einblenden von Entwicklermeldungen steuert den Umfang der Debug-Ausgaben des Ratsinformationssystems. Debug-Ausgaben sind nur für Entwicklungszwecke oder im Fehlerfall notwendig.

==== Reiter Benachrichtigungen ====

[[Image:12_V2-3Ratsinformation2b-E-Mail Versand.png|miniatur|E-Mail-Versand]]

Konfigurieren des E-Mail-Versandes und der Administrator-Benachrichtigungen.

'''E-Mail-Versand'''

Der E-Mail-Versand und das Zurücksetzen von Nutzerdaten an Gremienmitglieder werden nur aktiviert, wenn eine Admin-E-Mail des Kunden hinterlegt ist.

* ''Nutzer-Benachrichtigungs E-Mail Versand'' aktiviert -> E-Mail geht an Mandatsträger
* Ist kein Versand an Mandatsträger aktiv, werden alle E-Mails an einen Mandatsträger nun an den Admin weitergeleitet.
* Ist auch der Versand an den Admin bzw. systemweit deaktiviert, oder gab es einen Fehler beim Versenden, wird nun ein Fehler im Systemlog geschrieben.

Für den Versand im HTML-Format wurde auf Multipart-E-Mails umgestellt (ist auch für Clients lesbar, die keine HTML-E-Mail darstellen können).

'''Postfach für E-Mailversand'''

Konfiguration eines eigenen Absender-Postfachs ist möglich. E-Mail-Versand kann wahlweise im HTML-Format (Einbettung von Bilddateien) erfolgen. Dies wird statt der E-Mail-Adresse noreply@geocms.net für alle Meldungen (z.B. Importjobs) oder Passwortlinks verwendet.

Nach der Konfiguration der Einstellungen kann eine Test-E-Mail versandt werden.

Es wird empfohlen ein separates Postfach einzurichten, z.B. ris@kundendomain.de

'''Administrator-Benachrichtigungen'''

Hier kann die Betreffzeile der E-Mail-Benachrichtigungen geändert werden (nicht empfehlenswert) und mehrere E-Mail-Adressen für die Administrator-Benachrichtigungen hinterlegt werden.

'''Informationsdienst'''

Konfiguration oder Deaktivierung des Informationsdienstes:

* Festlegen des Betreffs der E-Mails des Informationsdienstes. Bei leerem Feld wird der Standard verwendet.
* Informationsdienst für festgelegte Status erzwingen (jeder Nutzer erhält Benachrichtigung über die hier selektierten Status)
* Informationsdienst für festgelegte Status verbergen (kein Nutzer erhält Benachrichtigung über die hier selektierten Status)
Wird kein Status selektiert, kann jeder Nutzer frei wählen, ob er die Benachrichtigung für den entsprechenden Status erhalten möchte.

Standard des Betreffs:

Informationsdienst BürgerPLUS Ratsinformation "##WEB_NAME##" vom ##DATUM##"

Mögliche Platzhalter:

* ##DATUM## - Datum im Format DD.MM.JJJJ HH:MM
* ##WEB_NAME## - Name der BürgerPLUS Ratsinformation Instanz
* ##MANDANT## - Name der Verwaltungskennung" name="flexml::infodienst_subject"

==== Reiter Schriftstücke ====

[[Image:13_V2-3Ratsinformation-Reiter Schriftstuecke.png|miniatur|Reiter Schriftstücke]]

Dateinamen werden nicht mehr Case-Sensitive ausgewertet (Groß-/Kleinschreibung). Dateinamen, die fälschlicherweise URL-kodiert übergeben werden, können nun ausgewertet werden. Unterstützt werden die neuen Schriftstück ArtIDs "Sitzungsunterlage" und "RISZusatzDokument".

Dateibehandlung

Die Dateibehandlung gibt an wie Dokumente, wenn sie im Web geöffnet werden, behandelt werden.

Mögliche Einstellungen:

* immer downloaden
* wenn möglich im Browser darstellen

Bezeichnung der Schriftstück ArtIDs

Den bekannten Bezeichnungen von Schriftstücken können andere Bezeichnungen zugewiesen werden. Die im Feld angegebene Bezeichnung überschreibt die Standardangabe.
Bsp.: Der „Sitzungsniederschriftsauszug“ wird „Protokollauszug“ im RIS-Web genannt.

Anzeige der Schriftstücke

Den Dokumenttypen kann zugewiesen werden, ob es sich um ein Sitzungsschriftstück (bei Reiter "Sitzungsdokumente" angezeigt) oder um ein Tagesordnungsschriftstück (be Reiter "Tagesordnung" angezeigt) handelt.

Anlagen

* Vom Hauptdokument (Anlagen werden neben dem Hauptschriftstück angezeigt; empfohlene Einstellung)

* Nur im Login-Bereich (Anlagen können nur gesehen werden, wenn man angemeldet ist, betrifft auch öffentliche TOP, d.h. Bürger können zwar das Hauptschriftstück, aber nicht die Anlage sehen)

Zusätzliche Dokumente

Die Zielseite für Zusätzliche Dokumente und die Mandantenzuordnung kann festgelegt werden.

==== Reiter PDF Sicherheit ====

[[Image:14_V2-3PDF-Sicherheit.png|miniatur|PDF-Sicherheit]]

'''Wasserzeichen'''

Systemweit kann vom Administrator ein Wasserzeichen für alle PDF-Dateien aktiviert werden. Das Wasserzeichen kann individuell
gestaltet und als PDF hinterlegt werden.

Folgende Arten von Wasserzeichen stehen zur Verfügung:
* Stempel (Standard): Das Wasserzeichen wird über den Text gelegt. Insbesondere bei Bildern ist dies zu empfehlen. Die Lesbarkeit kann je nach Wasserzeichen ggf. eingeschränkt sein.
* Hintergrund: Das Wasserzeichen wird unter dem Text eingefügt. In PDF-Dokumenten mit Bildinhalten ist das Wasserzeichen ggf. verdeckt.

[[Image:14_V2-3PDF-Sicherheit-Wasserzeichen.png|miniatur|PDF mit Wasserzeichen und benutzer- und zeitabhängiger Fußleiste]]

Wird ein Wasserzeichen für die Dateien verwendet, so erscheinen der Nutzername sowie ein Zeitstempel in der Fußzeile des Dokumentes.
Möchten Sie diesen Hinweis anzeigen, jedoch kein Wasserzeichen hinterlegen, laden Sie ein leeres PDF-Dokument im System hoch und stellen Sie es als Wasserzeichen für den Hintergrund ein.

'''Verschlüsselung'''

Systemweit kann vom Administrator ein Passwort für alle Schriftstückdownloads/Sitzungsmappen aktiviert werden. Wichtig: Der Passwortschutz gilt nur für nicht öffentlich sichtbare Schriftstücke! Öffentliche Schriftstücke sind weiterhin ohne einen Passwortschutz aufrufbar. Das Passwort ist nicht nutzerspezifisch und muss allen Nutzern bekannt gegeben werden.

Mit dem Passwortschutz können folgende Berechtigungen in PDF-Dateien gesetzt werden:
* keine (nur ansehen): Nutzer können das PDF herunterladen und öffnen. Andere Aktionen, wie Drucken, Hinzufügen von Anmerkungen in einem PDF-Programm oder Zusammenfügen mit anderen Dokumenten, sind nicht möglich.
* alle Berechtigungen: Nutzer können das PDF herunterladen und öffnen. Alle anderen Aktionen, wie Drucken, Hinzufügen von Anmerkungen in einem PDF-Programm oder Zusammenfügen mit anderen Dokumenten, sind möglich.
* eigene Vorgabe: Nutzer können das PDF herunterladen und öffnen. Hier kann der Admin selber bestimmen, welche Aktionen erlaubt sind: Drucken, Hinzufügen von Anmerkungen in einem PDF-Programm oder Zusammenfügen mit anderen Dokumenten. Bitte beachten Sie: in PDF-Betrachtern (z. B. Acrobat Reader) können die Berechtigungen andere Bezeichnungen tragen.

[[Image:14_V2-3PDF-Sicherheit-Frontend.png|miniatur|PDF-Verschlüsselung im Frontend]]

Erfolgte die Aktivierung der PDF-Verschlüsselung sowie die Vergabe eines systemweiten PW durch den Admin, so kann jeder Nutzer anschließend im persönlichen Bereich der Ratsinformations-Webseite (Frontend) unterhalb des Punktes "PDF Verschlüsselung" im Reiter „Profildaten“ das Admin-PW überschreiben. Trägt der Nutzer nichts ein, gilt das Admin-PW.

==== Reiter Adressen ====

[[Image:15_V2-3Ratsinformation-Reiter Adressen.png|miniatur|Reiter Adressen]]

Konfiguration der Darstellung der Adresse:

* Adressen sind in bestimmte Blöcke unterteilt, für die jeweils eine Überschrift und eine CSS-Klasse festgelegt werden kann
* Einteilung in Adressblöcke
* Festlegung der zu verwendenden Felder je Block
* Konfiguration der Formatierung (Name in der Ausgabe, Zeilenumbruch, relevant für Listenansicht)
* Adressrendering über herkömmlichen Weg, wenn keine Adressfelddefinition hinterlegt ist
* wenn nur ein Feld definiert ist: Verwendung dieser Konfiguration

==== Reiter Datenschutz ====

[[Image:16_V2-3Ratsinformation-Reiter Datenschutz.png|miniatur|Reiter Datenschutz]]

Logging von Nutzerinteraktionen

* Logging von Schriftstückdownloads als Nachweis der „Zustellung“ von z.B. Einladungen
** optional de-/aktivierbar
** bei Download von Zip Archiven wird es als ein Log zusammengefasst

Tagesordnungspunkte

Es kann konfiguriert werden, ob der öffentlich hinterlegte Text für Tagesordnungspunkte angezeigt werden soll, z.B. wenn der Nutzer als "befangen" eingestuft wird, oder ein eigener Text. Bei Letzterem erscheint ein Freitextfeld.

==== Reiter Import ====

[[Image:Ratsinformation-Reiter_Import.PNG|miniatur|Reiter Import]]

Schnittstelle

Das Dateiformat für die Schnittstelle kann konfiguriert werden.

Quelle

Das Quell-Verzeichnis gibt den Pfad der zu importierenden Daten an.

Autoimport

* Service URL der Server Warteschlange

* Systemerkennung in der Server Warteschlange

=== Veränderung der Sichtbarkeit ===

Übersicht aller Sitzungen und Schriftstücke im System mit Veröffentlichungsbereich. Ermöglicht das Offline-Setzen eines einzelnen Datensatzes.

[[Image:18_V2-3Notizen bearbeiten.png|miniatur|Notizen bearbeiten]]

=== Notizen bearbeiten ===

Scheidet ein Nutzer unerwartet aus, verbleiben oft noch in Sitzungen erstellte Notizen im System. Für Administratoren wurde daher eine Möglichkeit geschaffen, diese Notizen unter datenschutzrechtlichen Aspekten vollständig aus dem System zu entfernen. Der Administrator erhält dabei keinen Zugriff auf die Inhalte, sondern kann lediglich an Hand des Notiz-Titels entscheiden, welche Notizen eines Nutzers gelöscht werden sollen.

=== Nutzerkonten zurücksetzen===

[[Image:19_V2-3Ratsinformation Zuruecksetzen der Zugangsdaten.png|miniatur|Zurücksetzen der Nutzerkonten]]

Hier erscheint eine Übersicht aller importierten Nutzer. Ermöglicht das Neu-Versenden eines Initial-Passworts an Nutzer, abhängig von der Aktivierung des [[#Reiter Benachrichtigungen|E-Mail-Versand]].

Icons kennzeichnen Nutzer mit nicht vorhandenen bzw. mehrmals vergebenen E-Mail-Adressen.

Der Link hat eine Gültigkeit von 24 Stunden.

[[Image:20_V2-3Nutzerkonten bearbeiten.png|miniatur|Bearbeiten von Nutzerkonten]]

=== Nutzerkonten bearbeiten ===

Nutzer, die in der XML als "gelöscht" markiert sind, werden nicht vollständig aus der Datenbank entfernt, um eine Wiederherstellung bei unbeabsichtigtem Löschen zu ermöglichen.

Unter diesem Punkt kann der web-admin ein oder mehrere Nutzer löschen (soft-delete) oder wiederherstellen. Das unwiederbringliche Löschen aus der Datenbank (hart-delete) ist weiterhin nur durch den RIS-Support möglich, da bei einem versehentlichen Löschen ein Komplett-Export notwendig wird. Melden Sie sich gern kurzfristig bei uns, sollten Sie einen Nutzer vollständig aus der Datenbank löschen wollen.

'''Hinweis:''' Das Löschen im Ratsinformationssystem ist eine temporäre, kurzfristige Lösung. Der Nutzer muss in jedem Fall auch im DMS für den Export deaktiviert werden und darf nicht mehr in der XML erscheinen. Andernfalls wird der Nutzer wiederholt importiert und im Ratsinformationssystem angelegt.

=== Systemlogs ===

[[Image:21_V2-3Ratsinformation Sytemereignisse.png|miniatur|Systemereignisse]]

Hier kann die Einsicht in Systemmeldungen erfolgen.

Systemereignisse sind

* suchbar nach:
:* Text und
:* Datum oder
:* Zeitspanne

* filterbar nach:
:* alle,
:* Hinweise,
:* Warnungen,
:* Fehler und
:* Erfolg

* sowie sortierbar nach:
:* ID,
:* Art,
:* Nutzer,
:* Datum/Uhrzeit,
:* Modulkontext,
:* erweiterter Kontext,
:* Ereignis und
:* Beschreibung.

== Modulvorlagen ==

[[Image:22_V2-3Ratsinformation2 Konfiguration Modulvorlagen.png|miniatur|Konfiguration Modulvorlagen]]

Eine Modulvorlage dient der einfachen und systemweiten Konfiguration der Ausgabe. Es können mehrere Modulvorlagen angelegt werden. Modulvorlagen werden an den Menüpunkten im [[#Seitenbaum|Seitenbaum]] ausgewählt und zentral konfiguriert, wobei pro Menüpunkt nur eine Modulvorlage ausgewählt werden kann. Ist die Modulvorlage aktiviert, werden bis auf den Reiter "Allgemein" alle weiteren ausgeblendet.
Die Ausgabe-Konfiguration im Seitenbaum erfolgt ausschließlich über die Modulvorlagen, seitenspezifische Konfigurationen wurden entfernt.

'''Reiter der Modulvorlage'''

* [[#Reiter Allgemein|Allgemein]]
* [[#Reiter Darstellung|Darstellung]]
* [[#Reiter Sitzungen|Sitzungen]]
* [[#Reiter Kalender|Kalender]]
* [[#Reiter Personen|Personen]]
* [[#Reiter Gremien|Gremien]]
* [[#Reiter Suche|Suche]]
* [[#Reiter Dokumenten Liste|Dokumenten Liste]]
* [[#Reiter Notizen|Notizen]]
* [[#Reiter Newsmodul|Newsmodul]]
* [[#Reiter App|App]]

'''Vorteile gegenüber der direkten Konfiguration am Menüpunkt'''

* Konfiguration der Modulvorlage an einem zentralen Punkt
* einfache Nachkonfiguration neuer oder zuvor nicht genutzter Funktionen
* keine Anpassung aller Menüpunkte notwendig
* Verringerung fehlerhafter oder fehlender Konfigurationen an einzelnen Menüpunkten (führte in der Vergangenheit zu Missverständnissen in der Ausgabe)

Die Einstellungen in der Modulvorlage können beliebig vorgenommen werden. Für alle Reiter gilt, dass der Systemstandard mit einem Klick wiederhergestellt werden kann.

Weiterhin können, wenn notwendig, am einzelnen Menüpunkt abweichende Einstellungen vorgenommen werden.

==== Reiter Allgemein ====

[[Image:23_V2-3Ratsinformation Konfiguration-Allgemein.png|miniatur|Konfigurationsmöglichkeiten Allgemein]]

Im Reiter Allgemein kann die Grundeinstellung der Modulvorlage vorgenommen werden. Dazu zählt die Vergabe einer eindeutigen Bezeichnung.

==== Reiter Darstellung ====

[[Image:24_V2-3Ratsinformation Konfiguration-Darstellung.png|miniatur|Konfigurationsmöglichkeiten für Darstellung]]

Listen

Daten, die in einer Liste ausgegeben werden, können in ihrer Anzahl variiert werden. Die Auswahl geht von einer Anzeige ohne Einschränkung bis zu 50 Einträgen pro Seite.

Datumsformat

Das Datumsformat (inklusive Uhrzeit) kann konfiguriert werden.

Zusätzliche Ausgabe

Ausgewählt werden können:

* Ausgabe von Vertretern in Sitzungsteilnehmer Listen
* Ausgabe von Vertretern in Basisgremien Listen
* Ausgabe von Parteien
* Ausgabe von Fraktionsvorsitzenden
* Ausgabe von zusätzlichen Funktionen
* Ausgabe von Drucksachennummern
* Ausgabe des Öffentlichkeitsstatus bei Schriftstücken mit Bezug zu einem TOP
* Filtermöglichkeit für Personenliste
* Filtermöglichkeit für Fraktionenliste
* Filtermöglichkeit für Parteienliste

Features deaktivieren

Folgende Features können ausgeschalten werden:

* Notizfunktion an Sitzung deaktivieren
* Downloadmöglichkeit für Sitzungsmappe deaktivieren
* Downloadmöglichkeit für Gesamtdokument deaktivieren
* Downloadmöglichkeit für elektronische Visitenkarte deaktivieren
* Link "auf Karte anzeigen" deaktivieren
* Ausgabe von Jahres Auswahl in Sitzungs-Archiv deaktivieren
* Ausgabe von "Vertreter für Gremiumsmitglieder" deaktivieren
* Einbindung der Javascript Bibliothek jQuery deaktivieren
* Einbindung der Javascript Bibliothek jQuery-UI deaktivieren
* Zusammenfügen von AssetsCompiler deaktivieren

==== Reiter Sitzungen ====

[[Image:25_V2-3Ratsinformation Konfiguration-Sitzungen.png|miniatur|Konfigurationsmöglichkeiten für Sitzungen]]

Sitzungsdetails

Bei der Darstellung der Sitzungsdetails kann zwischen einer einfach Listenansicht, Akkordeonansicht oder der Darstellung mit Reitern gewählt werden.

Weiterhin ausgewählt werden kann:

* Titel des Sitzungs-Schriftguts anzeigen
* Titel von Anlagen des Sitzungs-Schriftguts anzeigen
* Titel des Schriftguts der Tagesordnungspunkte anzeigen
* Titel von Anlagen des Tagesordnungspunkt-Schriftguts anzeigen

Sitzungstitel

Die Darstellung des Wochentags kann beeinflusst werden. Zunächst kann eingestellt werden, ob die Wochentage überhaupt ausgegeben werden sollen. Bei der Art kann zwischen der Kurz- und der Langform unterschieden werden. Es kann ein beliebiger Trenner zwischen Wochentag und Datum angegeben werden. Optional können zwischen Datum und Uhrzeit oder zum Sitzungsnamen, ebenfalls Trenner eingefügt werden.

==== Reiter Kalender ====

[[Image:26_V2-3Ratsinformation Wochenansicht Sitzungskalender.png|miniatur|Darstellungsmöglichkeiten im Kalender am Beispiel der Wochenansicht]]

[[Image:26_V2-3Ratsinformation Konfiguration-Kalender.png|miniatur|Konfigurationsmöglichkeiten für Kalender]]

Neben der Kalenderdarstellung kann an dieser Stelle auch die Ausgabe der Kalendereinträge konfiguriert werden.

Kalenderdarstellung

Die Startansicht unterscheidet zwischen Monat (Standard), Woche und Tag. Dabei kann für Woche und Tag die einfache oder detaillierte Ansicht gewählt werden.

Kalendereinträge

Standardmäßig wird die Gremiumsbezeichnung im Kalender ausgeschrieben. Um unschöne Umbrüche zu vermeiden, kann an dieser Stelle die Abkürzung der Gremiumsbezeichnung aktiviert werden. Mit der Aktivierung stehen Tooltips und eine Legende optional zur Verfügung.

Kalendereinträge

Termine und Tooltips können jeweils mit einer auf das Kundenweb angepassten oder vom Kunden gewünschten Farbe versehen werden.
Werden die Feldwerte leer gelassen, erfolgt die Darstellung in Standardfarben (hellblau).

'''Empfohlene Einstellung'''

* Gremiumsbezeichnung = Abkürzung
* Tooltip anzeigen = aktiviert
* Legende anzeigen = aktiviert

Internetkalender

Hier kann die Bereitstellung des Dienstes aktiviert werden.

==== Reiter Personen ====

[[Image:27_V2-3Ratsinformation2 Konfiguration Personen.png|miniatur|Konfigurationsmöglichkeiten für Personen]]

Bilddarstellung

An dieser Stelle kann die Anzeige hinterlegter Bilder der Personen (Benutzerverwaltung) nach Bereichen konfiguriert werden:

* keine Anzeige
* im Bürger-Bereich
* im Login-Bereich
* keine Einschränkung

Detail Bild - Listen Bild - Vollbild

Hier können jeweils die Abmessungen der Bilddarstellungen konfiguriert werden.

==== Reiter Gremien ====

[[Image:28_V2-3Ratsinformation2 Konfiguration Gremien.png|miniatur|Konfigurationsmöglichkeiten für Gremien]]

Ausgabe

Die Anzeige leerer Gremien kann optional aktiviert werden (Standard: aus).

Sichtbarkeit der Gremien entfällt. Die Sichtbarkeit der Gremien ist nun direkt von der Sichtbarkeit der Sitzungen abhängig. In Basis-Gremienauflistungen gilt die Sichtbarkeitsregelung, die im Export übergeben ist.

Sitzungskalender

Optional kann die Einstellung erfolgen, dass für jedes Gremium ein anderer Farbwert verwendet wird (Standard: aus). Bei Aktivierung dieser Option öffnet sich die Konfiguration "Farbwerte".

Sitzungskalender

Hier kann für jedes ausgewählte Gremium eine Farbe für den Hintergrund, den Rahmen und die Schrift selekiert werden.

==== Reiter Suche ====

[[Image:29_V2-3Ratsinformation2 Konfiguration Suche.png|miniatur|Konfigurationsmöglichkeiten für die Suche]]

Allgemeine Suchoptionen

Um das Suchformular nutzen zu können, muss der Haken bei "Suchformular anbieten" gesetzt sein. Bei der Art der Suche kann zwischen der einfachen und der erweiterten Suche unterschieden werden. Es kann eingeschränkt werden, auf welche Inhalte die Suche zugreifen darf ("Suche in folgenden Inhalten gestatten").
Bei der erweiterten Suche kann zusätzlich ausgewählt werden, ob die erweiterten Suchmöglichkeiten im Frontend beim ersten Aufruf bereits aufgeklappt erscheinen sollen.

Formularelemente der Erweiterten Suche

Optionen, die in der erweiterten Suche eingeblendet werden können:
* "Suche nach Gremium" anzeigen
* "Suche nach Schriftstückart" anzeigen
* "Suche nach Zeitraum" anzeigen

Die Darstellung der Suchtreffer für Schriftstücke entspricht der Darstellung der Dokumentenliste inklusive der dortigen Konfiguration.

==== Reiter Dokumenten Liste ====

[[Image:30_V2-3Ratsinformation2 Konfiguration DokumentenListe.png|miniatur|Konfigurationsmöglichkeiten für Dokumenten Liste]]

Ausgabe

Es kann ausgewählt werden, ob ausschließlich die in der Sortierung enthaltenen Schriftstück Arten angezeigt werden sollen. Leere Einträge in der Schriftstück ArtID Liste können ebenfalls angezeigt werden.

Dokumentenliste

Der Titel des Schriftstückes ist standardmäßig aktiviert. Optional kann diese Einstellung geändert werden. Anlagen und Anlage-Titel können angezeigt oder ausgeblendet werden.

Sortierung

In der Sortierung kann die Reihenfolge und die Schriftstückarten an sich, die verwendet werden sollen, festgelegt werden. Jeder Dokumententyp kann innerhalb der Reihenfolge nur einmal vorkommen.

Innerhalb einer Schriftstückart erfolgt die Sortierung anhand des Zeitbezugs des Dokuments. Hierzu wird die aktuellste Sitzung, in der das Schriftstück verwendet wird, ermittelt.

==== Reiter Notizen ====

[[Image:31_V2-3Ratsinformation2 Konfiguration Notizen.png|miniatur|Konfigurationsmöglichkeiten für Notizen]]

Konfigurieren der Nutzerauswahl und Möglicher Einschränkungen für das Teilen von Notizen.

Nutzerauswahl

* nur Teilnehmer der Sitzung und Nutzer mit zusätzlichem Zugriff auf die Sitzung (Standard)
* nur Teilnehmer der Sitzung
* alle Nutzer, unabhängig von Zugriffsberechtigungen

Mögliche Einschränkungen

* Gremien
* Fraktionen
* Parteien
* Funktion im Gremium
* Zusätzliche Funktion

==== Reiter Newsmodul ====

[[Image:32_V2-3Ratsinformation2 Konfiguration Newsmodul.png|miniatur|Konfigurationsmöglichkeiten für das Newsmodul]]

[[Image:32_V2-3Ratsinformation2 Konfiguration Newsmodul Seite.png|miniatur|Auswahl der Detailseite]]

Hierüber kann die Anzeige des Newsmoduls im Sitzungskalender aktiv geschalten werden. Bei Aktivierung wird die Möglichkeit geboten, für jede Kategorie zu bestimmen, auf welcher Webseite (Detailseite) die Artikel erscheinen sollen, sowie eine Farbe für den Hintergrund, den Rahmen und die Schrift festzulegen.

==== Reiter App ====

[[Image:33_V2-3Ratsinformation2 Konfiguration App.png|miniatur|Konfigurationsmöglichkeiten für die App]]

Integration

* Überschrift
* Festlegung der Spaltenanzahl im Startbildschirm (Homescreen)
* Login über Webcontainer ermöglichen: Login Schaltfläche im Startbildschirm erscheint (Ersatz für Login über nativen App-Rahmen)

Eigene Styles

* eigene Styles (brain-SCC) oder kundenspezifische Stylesheets per CSS einfügen (kunde.css)

== Teilnahme ==

[[Image:34_V2-3Teilnahme.png|miniatur|Teilnahme]]

Der Punkt "Sitzungsteilnahme" ermöglicht die Sortierung nach ID, Externer ID, Kennung, Sitzungsbeginn und Status. Eine Suche anhand eines Textes und des Zeitraums der Sitzung kann ebenfalls erfolgen.

Am Ende jeder Zeile wird der Button "Teilnehmer anzeigen" zur Verfügung gestellt. Hierüber werden alle Sitzungsteilnehmer mit deren Zu- oder Absagen einer Teilnahme tabellarisch ausgegeben.
Es wird eine Exportfunktion im CSV-Format (z.B. für Excel) angeboten.

'''Hinweis:''' Um die Sitzungsteilnehmer zu sehen, wird die Nutzung des Mandatsträgermodus vorausgesetzt. Ist der Mandatsträgermodus deaktiviert, erscheinen unter dem Punkt "Teilnahme" alle Sitzungen. Eine Teilnehmerliste kann nicht generiert werden.

== Statistik ==

[[Image:35_V2-3Statistik.png|miniatur|Statistik]]

Die Statistik gibt einen kurzen Überblick über die im System importierten Inhalte, Nutzerkonten und Nutzerinhalte.

== Hilfe ==

Über den Punkt "Hilfe" wird das Wiki des Ratsinformationssystems aufgerufen. Darin sind Konfigurationsmöglichkeiten des Backends näher beschrieben.

= Einspielen von Patches =

Das Einspielen von Patches ist Systemadministratoren mit Superuser-Rechten vorbehalten.

== Siehe auch ==
* [http://dms-support.brain-scc.de/de/ansprechpartner.html Support-Web] mit Informationen zu Ansprechpartnern und Updates
* [[BürgerPLUS Ratsinformation - Administration Version 2.2|Administration Version 2.2]]

= Hilfe Funktion =

[[Image:36_V2-3Hilfe.png|miniatur|''Hilfe'' Schaltfläche]]

Über die ''Hilfe'' Schaltfläche in den einzelnen Menüs der Administration kann auf die Hilfe Funktion zugegriffen werden. Dabei ist jede ''Hilfe'' Schaltfläche mit den inhaltlich passenden Abschnitt eines Wiki Artikels verknüpft.

Ratsinformationssystem - Administration Version 2.3

2016-05-23T07:57:50Z

Tbalcke: /* Reiter Adressen */

Dieser Artikel behandelt die Administration des Ratsinformationssystem 2.3 ('''REGISAFE-Version 4.3''').

Der Administrationsbereich ist durch das Anfügen des Wortes "admin" an der URL erreichbar.

Beispiel: https://ris.geocms.com/demo/admin/

= Einführung =

[[Image:Ratsinformation-Zusammenspiel.PNG|miniatur|Wie kommen die Daten vom REGISAFE ins Web?]]

[[Image:01_V2-3GeoCMS-Modul Ratsinformation.png|miniatur|GeoCMS - Modul Ratsinformation]]

Zusammenspiel von REGISAFE und BürgerPLUS Ratsinformationen

= Ausgabe =

-> Informationen zur [[BürgerPLUS Ratsinformation - Ausgabe Version 2.3|Web-Ausgabe des Moduls BürgerPLUS Ratsinformation Version 2.3]]

=Zugriffsrechte=
Je nach Rolle, kann ein Nutzer im Administrationsbereich unterschiedliche Zugriffsrechte besitzen.

'''Rollen mit absteigenden Zugriffsrechten:'''

* Superuser
** Rechte: alle
* Administrator
**Rechte: Benutzerinformationen, Installation, Benutzerverwaltung, Seitenbaum, Ratsinformationen, Syslogs
* Web-Admin des Kunden
** Rechte: Benutzerinformationen, Benutzerverwaltung, Seitenbaum, Ratsinformationen
* Gremiumsmitglieder und sonstige Sitzungsteilnehmer
** Rechte: Benutzerinformationen

= Benutzerverwaltung =

[[Image:02_V2-3Ratsinformation-Benutzerverwaltung-Details.png|miniatur|Detailansicht Benutzer]]

Die Nutzerkonten und Berechtigungen werden aus REGISAFE importiert. Rechte importierter Nutzer dürfen nicht angepasst werden, da diese bei jedem Import überschrieben werden. Lediglich den Benutzernamen, das Passwort und das Bild des Benutzers können Administratoren bei Bedarf ändern.

Die Nutzerkonten sind entsprechend ihrer Rollen und Zugriffsrechte in Gruppen zugeordnet. Die Zuordnung darf nicht geändert werden, da die Verteilung an Hand der Daten im REGISAFE erfolgt. Die Gruppen werden als Baumstruktur angezeigt.

[[Image:03_V2-3Benutzergruppen.png|miniatur|neue Benutzergruppen]]

Zur Erleichterung der Rechteverwaltung der Benutzer und zur gezielteren Rechtevergabe, stehen in der Benutzerverwaltung zusätzlich zwei Gruppen zur Verfügung:
* RIS - alle importiert (enthält alle über die RIS-Schnittstelle importierten Nutzer)
* RIS - ohne Verteiler (RIS-Nutzer, die keinem Gremium angehören, also Nutzer, die importiert wurden, aber keine Rechte besitzen sollen)
'''Hinweis:''' Vergeben Sie keine Rechte im CMS-Backend ohne Abstimmung mit dem RIS-Support. Die Rechteverwaltung erfolgt bis auf wenige Ausnahmen (Newsmodul und ggf. Hilfeseiten) ausschließlich im DMS, um eventuelle Zugriffe nicht autorisierter Personen auf bestimmte Bereiche und Funktionen steuern zu können.

Der Status des Nutzerkontos wird farblich gekennzeichnet. Aktive Nutzer sind mit einem grünen Symbol gekennzeichnet. Nutzer, die beispielsweise ein neues Passwort angefordert oder sich noch nicht im System angemeldet haben, werden mit einem orangen Symbol markiert.

Die E-Mail-Adresse wird aus der Benutzerverwaltung entfernt, wenn keine gültige E-Mail-Adresse exportiert wurde. Als Beispiele für ungültige Adressen sind zu nennen:
* Intern: Vorname Nachname
* vorname.nachname[at]kommune.de
* vorname.nachname@kommune

Wichtige Inhalte des Benutzerkontos (Benutzer bearbeiten):

* Benutzer
:* Benutzername (Login-Kennung des Nutzers; Generiert aus der REGISAFE-XML)
:* Passwort (verschlüsselt)
:* Redaktionsbereich-Anmeldung erlauben (Backend-Zugriff für den Nutzer aktivieren/deaktivieren)
* Persönliche Angaben (werden aus der REGISAFE-XML übermittelt, außer das Profilbild)
:* Profilbild (eine lokale Datei auswählbar)

Wenn (neue) Nutzer ein Passwort vergeben, muss dieses folgende Mindestanforderungen erfüllen:
* mind. 8 Zeichen,
* mind. 1 Sonderzeichen,
* mind. 1 Großbuchstabe und
* 1 Kleinbuchstabe

[[Image:RIS_Switch-to-User.JPG|miniatur|Switch-To-User]]
Pro Nutzer kann ein Profilbild hinzugefügt werden. Diese Funktion ist unabhängig von REGISAFE, so dass das Hochladen direkt im Administrationsbereich von BürgerPLUS Ratsinformation erfolgen muss. Die Ausgabe erfolgt in der Personenliste und in der Detailansicht der Person.

Um bei einem Nutzer auftretende Fehler besser und schneller überprüfen zu können, wurde die Funktion "Switch-to-User" für den web-Admin aktiviert. Ohne das Passwort des jeweiligen Nutzers kennen zu müssen, können Administratoren damit die Rolle und Rechte des Nutzers übernehmen und den gemeldeten Fehler sichten. Wechselt ein Administator in die Rolle eines Nutzers wird dies in der Syslog vermerkt.

= Seitenbaum =

Im Seitenbaum wird die Navigation definiert. Bei der Installation wird eine Standard-Navigation vorgegeben, die gemeinsam mit dem Kunden angepasst werden kann.

== Standardelemente der Navigation des Seitenbaums ==
* Persönlicher Bereich
** Mandatsträgermodus
** Kontaktformular
* Sitzungskalender
* Sitzungstermine
**Sitzungstermine (Archiv)
* Gremien
* Personen
* Fraktionen
* Dokumente
* Suche
* Passwort zurücksetzen
* Hilfe
* Datenschutzerklärung
* Impressum
* Abmelden

== Anlegen und Bearbeiten von Menüpunkten ==

[[Image:04_V2-3Ratsinformation Administration Anlegen von Menüpunkten.png|miniatur|Anlegen und Bearbeiten von Menüpunkten]]

Administratoren stehen folgende Funktionen zur Bearbeitung des Seitenbaums zur Verfügung:

* Anzeigen (zeigt den Menüpunkt im Portal an)
* Bearbeiten (öffnet die Bearbeitungsmaske, um einen Menüpunkt editieren zu können)
* Hinzufügen (fügt eine Unterseite am aktuell gewählten Menüpunkt ein)
* Umbenennen (ändert den Menütitel jedoch nicht den Alias)
* Rechte setzen (die Sichtbarkeit und Bearbeitungsmöglichkeiten können über die Rechte gesteuert werden)
* Seitencache löschen (entfernt alle bisher aufgerufenen Versionen der entsprechenden Webseite)
* Ausschneiden (der Menüpunkt wird vom aktuellen Knoten ausgeschnitten und kann an einem anderen Knotenpunkt eingefügt werden)
* Kopieren (der Menüpunkt wird dupliziert und kann an einem anderen Knotenpunkt eingefügt werden)
* Einfügen (zuvor ausgeschnittene oder kopierte Menüpunkte können an beliebigen anderen Knotenpunkten eingefügt werden)
* Entfernen (löscht den ausgewählten Menüpunkt)

Folgende Einstellungen müssen beim Anlegen eines neuen Menüpunktes beachtet werden:

*Reiter Menüdaten:
** Titel (Pflichtfeld)
** Alias (Pflichtfeld)

[[Image:05_V2-3Verstecker menuepunkt.png|miniatur|Anlegen eines versteckten Menüpunktes]]
[[Image:06_V2-3Verstecker menuepunkt sichtbarkeit.png|miniatur|Anlegen eines versteckten Menüpunktes beim Reiter Sichtbarkeit]]

Soll ein versteckter Menüpunkt erstellt werden, sind zusätzlich folgende Einstellungen zu übernehmen:

*Reiter Menüdaten
**Anzeigeverhalten
*** Seite bei Login anzeigen

*Reiter Sichtbarkeit
**Benutzer: RIS - alle importiert
**Rechteprüfung aktivieren

'''Wichtiger Hinweis:''' Bitte sehen Sie davon ab weitere Änderungen in den Masken vorzunehmen. Diese können weitreichende Auswirkungen auf die Außenansicht und Funktionsfähigkeit des Ratsinformationssystems haben. Wenden Sie sich bitte an das Support-Team.

'''Häufiger Fehler:''' Menüpunkte können so konfiguriert werden, dass Sie ausschließlich für Nutzer mit einem Login sichtbar sind. In der öffentlichen Ansicht stehen sie scheinbar nicht mehr zur Verfügung. Jedem Nutzer, der die URL kennt, ist es jedoch möglich die Seite auch ohne Login aufzurufen. Um dies zu verhindern genügt es nicht, das Anzeigeverhalten des Menüpunktes auf "Seite nach Login anzeigen" zu setzen. Zusätzlich muss im Reiter "Sichtbarkeit" der Besitzer auf "RIS - alle importiert" geändert und der Haken bei "Rechteprüfung aktivieren" gesetzt sein.

= Ratsinformationssystem =

Das Fachmodul "Ratsinformationssystem" ermöglicht Einsicht in die Bereiche:

* [[#Import|Import]]
* [[#Administration|Administration]]
* [[#Modulvorlagen|Modulvorlagen]]
* [[#Teilnahme|Teilnahme]]
* [[#Statistik|Statistik]]
* [[#Hilfe|Hilfe]]

== Import ==

=== letzter Import ===

[[Image:01_V2-3GeoCMS-Modul Ratsinformation.png|miniatur|Import Status]]

Unter dem Punkt "aktueller Import" wird nur der aktuellste Import angezeigt. Sonstige Importe befinden sich im Archiv.
Der Import kann automatisch starten oder durch "Importjob starten" manuell ausgelöst werden. Es besteht die Möglichkeit, Importjobs zurückzusetzen. Durch Anzeige der Logs kann das gesamte Importverfahren nachvollzogen werden. Die Anzeige der importierten Daten im XML-Format ist ebenfalls möglich.

* erweitertes Logging beim XML-Parsen
* Warnungen bei fehlendem/ungültigem RISBEREICH für Personen in Basisgremien-/Sitzungsverteiler
* Weitergabe der Warnings an den Log des Importjobs

Die verschiedenen Status eines Imports werden auch farblich gekennzeichnet:

* Grün: der Import war erfolgreich, an der Importdatei gab es Änderungen
* Orange: der Import war erfolgreich, an der Importdatei gab es keine Änderungen
* Rot: beim Import sind Fehler aufgetreten

=== Importarchiv ===

[[Image:08_V2-3Ratsinformation-Archivierte Importe.png|miniatur|Import-Archiv]]

Alle bereits vergangenen Importe befinden sich im Archiv. Sobald ein neuer aktueller Import durchgeführt wird, wird ein älterer ins Archiv verschoben. Archivierte Importe können nicht mehr zurückgesetzt werden. Die Import-Logs und die importierten Daten in einer XML-Struktur können dennoch angezeigt werden. Die Sortierung kann selbstständig vorgenommen werden, durch Klick auf den Tabellenkopf für die entsprechende Spalte, nach der geordnet werden soll. Zur vereinfachten Recherche im System steht die Suchfunktion zur Verfügung.

== Administration ==

[[Image:09_V2-3Ratsinformation-Administration.png|miniatur|Administration]]

Ermöglich Zugriff auf:

* [[#Systemkonfiguration|Systemkonfiguration]]
* [[#Verändern der Sichtbarkeit|Verändern der Sichtbarkeit]]
* [[#Notizen bearbeiten|Notizen bearbeiten]]
* [[#Nutzerkonten zurücksetzen|Nutzerkonten zurücksetzen]]
* [[#Nutzerkonten bearbeiten|Nutzerkonten bearbeiten]]
* [[#Systemlogs|Systemlogs]]

=== Systemkonfiguration ===

[[Image:10_V2-3Ratsinformation-Systemkonfiguration.png|miniatur|Administration - Systemkonfiguration]]

Die Systemkonfiguration ist Nutzern mit administrativen Berechtigungen vorbehalten (Superuser, Administrator, Web-Admin). In diesem Bereich werden systemweite Einstellungen vorgenommen.

'''Reiter der Systemkonfiguration:'''

* [[#Reiter Konfiguration|Reiter Konfiguration]]
* [[#Reiter Benachrichtigungen|Reiter Benachrichtigungen]]
* [[#Reiter_Schriftstücke|Reiter Schriftstücke]]
* [[#Reiter_PDF Sicherheit|Reiter PDF Sicherheit]]
* [[#Reiter Adressen|Reiter Adressen]]
* [[#Reiter Datenschutz|Reiter Datenschutz]]
* [[#Reiter Import|Reiter Import]]

Die Reiter sind erreichbar über den Button "ändern" (Ratsinformation > Administration > Systemkonfiguration > ändern).

==== Reiter Konfiguration ====

[[Image:11_V2-3Ratsinformation-Reiter Konfiguration.png|miniatur|Reiter Konfiguration]]

Iconset

Bei der Verwendung von Iconsets kann zwischen REGISAFE-Standard-Icons und hinterlegten Open-Source-Icons gewählt werden.

Authentifizierung

Die Login-Kennung für die Anmeldung am System kann eingestellt werden:

* Adresskennung (REGISAFE Standard): Nachname Vorname Kommune
* E-Mail
* Titel, Vorname, Nachname

"Überschreiben der Login-Kennung darf aktualisiert werden" ermöglicht die automatische Änderung bestehender Nutzerkonten (Info an Nutzer per E-Mail).

CMS-Nutzerkonten basieren auf Adressfeldern mit dem Kennzeichen "öffentlich" oder "nicht öffentlich". Import der Basisgremienverteiler und Sitzungsverteiler erzeugt nun Nutzergruppen in der Benutzerverwaltung.

Bei der Einstellung der Zielseite für den E-Mail-Link zum initialen Setzen des Nutzer-Passworts handelt es sich um ein Pflichtfeld. Die Standard-Einstellung für die Zielseite des E-Mail-Links zum initialen Setzen des Nutzer-Passworts ist die Seite "Login authentifizieren".

Mandantensystem

Es kann optional ausgewählt werden, ob Verwaltungskennungen für Mandantensysteme verwendet werden sollen.

Erweitert

Konfigurieren der URL zum Support-Web.

Einblenden von Entwicklermeldungen steuert den Umfang der Debug-Ausgaben des Ratsinformationssystems. Debug-Ausgaben sind nur für Entwicklungszwecke oder im Fehlerfall notwendig.

==== Reiter Benachrichtigungen ====

[[Image:12_V2-3Ratsinformation2b-E-Mail Versand.png|miniatur|E-Mail-Versand]]

Konfigurieren des E-Mail-Versandes und der Administrator-Benachrichtigungen.

'''E-Mail-Versand'''

Der E-Mail-Versand und das Zurücksetzen von Nutzerdaten an Gremienmitglieder werden nur aktiviert, wenn eine Admin-E-Mail des Kunden hinterlegt ist.

* ''Nutzer-Benachrichtigungs E-Mail Versand'' aktiviert -> E-Mail geht an Mandatsträger
* Ist kein Versand an Mandatsträger aktiv, werden alle E-Mails an einen Mandatsträger nun an den Admin weitergeleitet.
* Ist auch der Versand an den Admin bzw. systemweit deaktiviert, oder gab es einen Fehler beim Versenden, wird nun ein Fehler im Systemlog geschrieben.

Für den Versand im HTML-Format wurde auf Multipart-E-Mails umgestellt (ist auch für Clients lesbar, die keine HTML-E-Mail darstellen können).

'''Postfach für E-Mailversand'''

Konfiguration eines eigenen Absender-Postfachs ist möglich. E-Mail-Versand kann wahlweise im HTML-Format (Einbettung von Bilddateien) erfolgen. Dies wird statt der E-Mail-Adresse noreply@geocms.net für alle Meldungen (z.B. Importjobs) oder Passwortlinks verwendet.

Nach der Konfiguration der Einstellungen kann eine Test-E-Mail versandt werden.

Es wird empfohlen ein separates Postfach einzurichten, z.B. ris@kundendomain.de

'''Administrator-Benachrichtigungen'''

Hier kann die Betreffzeile der E-Mail-Benachrichtigungen geändert werden (nicht empfehlenswert) und mehrere E-Mail-Adressen für die Administrator-Benachrichtigungen hinterlegt werden.

'''Informationsdienst'''

Konfiguration oder Deaktivierung des Informationsdienstes:

* Festlegen des Betreffs der E-Mails des Informationsdienstes. Bei leerem Feld wird der Standard verwendet.
* Informationsdienst für festgelegte Status erzwingen (jeder Nutzer erhält Benachrichtigung über die hier selektierten Status)
* Informationsdienst für festgelegte Status verbergen (kein Nutzer erhält Benachrichtigung über die hier selektierten Status)
Wird kein Status selektiert, kann jeder Nutzer frei wählen, ob er die Benachrichtigung für den entsprechenden Status erhalten möchte.

Standard des Betreffs:

Informationsdienst BürgerPLUS Ratsinformation "##WEB_NAME##" vom ##DATUM##"

Mögliche Platzhalter:

* ##DATUM## - Datum im Format DD.MM.JJJJ HH:MM
* ##WEB_NAME## - Name der BürgerPLUS Ratsinformation Instanz
* ##MANDANT## - Name der Verwaltungskennung" name="flexml::infodienst_subject"

==== Reiter Schriftstücke ====

[[Image:13_V2-3Ratsinformation-Reiter Schriftstuecke.png|miniatur|Reiter Schriftstücke]]

Dateinamen werden nicht mehr Case-Sensitive ausgewertet (Groß-/Kleinschreibung). Dateinamen, die fälschlicherweise URL-kodiert übergeben werden, können nun ausgewertet werden. Unterstützt werden die neuen Schriftstück ArtIDs "Sitzungsunterlage" und "RISZusatzDokument".

Dateibehandlung

Die Dateibehandlung gibt an wie Dokumente, wenn sie im Web geöffnet werden, behandelt werden.

Mögliche Einstellungen:

* immer downloaden
* wenn möglich im Browser darstellen

Bezeichnung der Schriftstück ArtIDs

Den bekannten Bezeichnungen von Schriftstücken können andere Bezeichnungen zugewiesen werden. Die im Feld angegebene Bezeichnung überschreibt die Standardangabe.
Bsp.: Der „Sitzungsniederschriftsauszug“ wird „Protokollauszug“ im RIS-Web genannt.

Anzeige der Schriftstücke

Den Dokumenttypen kann zugewiesen werden, ob es sich um ein Sitzungsschriftstück (bei Reiter "Sitzungsdokumente" angezeigt) oder um ein Tagesordnungsschriftstück (be Reiter "Tagesordnung" angezeigt) handelt.

Anlagen

* Vom Hauptdokument (Anlagen werden neben dem Hauptschriftstück angezeigt; empfohlene Einstellung)

* Nur im Login-Bereich (Anlagen können nur gesehen werden, wenn man angemeldet ist, betrifft auch öffentliche TOP, d.h. Bürger können zwar das Hauptschriftstück, aber nicht die Anlage sehen)

Zusätzliche Dokumente

Die Zielseite für Zusätzliche Dokumente und die Mandantenzuordnung kann festgelegt werden.

==== Reiter PDF Sicherheit ====

[[Image:14_V2-3PDF-Sicherheit.png|miniatur|PDF-Sicherheit]]

'''Wasserzeichen'''

Systemweit kann vom Administrator ein Wasserzeichen für alle PDF-Dateien aktiviert werden. Das Wasserzeichen kann individuell
gestaltet und als PDF hinterlegt werden.

Folgende Arten von Wasserzeichen stehen zur Verfügung:
* Stempel (Standard): Das Wasserzeichen wird über den Text gelegt. Insbesondere bei Bildern ist dies zu empfehlen. Die Lesbarkeit kann je nach Wasserzeichen ggf. eingeschränkt sein.
* Hintergrund: Das Wasserzeichen wird unter dem Text eingefügt. In PDF-Dokumenten mit Bildinhalten ist das Wasserzeichen ggf. verdeckt.

[[Image:14_V2-3PDF-Sicherheit-Wasserzeichen.png|miniatur|PDF mit Wasserzeichen und benutzer- und zeitabhängiger Fußleiste]]

Wird ein Wasserzeichen für die Dateien verwendet, so erscheinen der Nutzername sowie ein Zeitstempel in der Fußzeile des Dokumentes.
Möchten Sie diesen Hinweis anzeigen, jedoch kein Wasserzeichen hinterlegen, laden Sie ein leeres PDF-Dokument im System hoch und stellen Sie es als Wasserzeichen für den Hintergrund ein.

'''Verschlüsselung'''

Systemweit kann vom Administrator ein Passwort für alle Schriftstückdownloads/Sitzungsmappen aktiviert werden. Wichtig: Der Passwortschutz gilt nur für nicht öffentlich sichtbare Schriftstücke! Öffentliche Schriftstücke sind weiterhin ohne einen Passwortschutz aufrufbar. Das Passwort ist nicht nutzerspezifisch und muss allen Nutzern bekannt gegeben werden.

Mit dem Passwortschutz können folgende Berechtigungen in PDF-Dateien gesetzt werden:
* keine (nur ansehen): Nutzer können das PDF herunterladen und öffnen. Andere Aktionen, wie Drucken, Hinzufügen von Anmerkungen in einem PDF-Programm oder Zusammenfügen mit anderen Dokumenten, sind nicht möglich.
* alle Berechtigungen: Nutzer können das PDF herunterladen und öffnen. Alle anderen Aktionen, wie Drucken, Hinzufügen von Anmerkungen in einem PDF-Programm oder Zusammenfügen mit anderen Dokumenten, sind möglich.
* eigene Vorgabe: Nutzer können das PDF herunterladen und öffnen. Hier kann der Admin selber bestimmen, welche Aktionen erlaubt sind: Drucken, Hinzufügen von Anmerkungen in einem PDF-Programm oder Zusammenfügen mit anderen Dokumenten. Bitte beachten Sie: in PDF-Betrachtern (z. B. Acrobat Reader) können die Berechtigungen andere Bezeichnungen tragen.

[[Image:14_V2-3PDF-Sicherheit-Frontend.png|miniatur|PDF-Verschlüsselung im Frontend]]

Erfolgte die Aktivierung der PDF-Verschlüsselung sowie die Vergabe eines systemweiten PW durch den Admin, so kann jeder Nutzer anschließend im persönlichen Bereich der Ratsinformations-Webseite (Frontend) unterhalb des Punktes "PDF Verschlüsselung" im Reiter „Profildaten“ das Admin-PW überschreiben. Trägt der Nutzer nichts ein, gilt das Admin-PW.

==== Reiter Adressen ====

[[Image:15_V2-3Ratsinformation-Reiter Adressen.png|miniatur|Reiter Adressen]]

Konfiguration der Darstellung der Adresse:

* Adressen sind in bestimmte Blöcke unterteilt, für die jeweils eine Überschrift und eine CSS-Klasse festgelegt werden kann
* Einteilung in Adressblöcke
* Festlegung der zu verwendenden Felder je Block
* Konfiguration der Formatierung (Name in der Ausgabe, Zeilenumbruch, relevant für Listenansicht)
* Adressrendering über herkömmlichen Weg, wenn keine Adressfelddefinition hinterlegt ist
* wenn nur ein Feld definiert ist: Verwendung dieser Konfiguration

==== Reiter Datenschutz ====

[[Image:16_V2-3Ratsinformation-Reiter Datenschutz.png|miniatur|Reiter Datenschutz]]

Logging von Nutzerinteraktionen

* Logging von Schriftstückdownloads als Nachweis der „Zustellung“ von z.B. Einladungen
** optional de-/aktivierbar
** Zusammenfassung bei Zip Archiven

Tagesordnungspunkte

Es kann konfiguriert werden, ob der öffentlich hinterlegte Text für Tagesordnungspunkte angezeigt werden soll, z.B. wenn der Nutzer als "befangen" eingestuft wird, oder ein eigener Text. Bei Letzterem erscheint ein Freitextfeld.

==== Reiter Import ====

[[Image:Ratsinformation-Reiter_Import.PNG|miniatur|Reiter Import]]

Schnittstelle

Das Dateiformat für die Schnittstelle kann konfiguriert werden.

Quelle

Das Quell-Verzeichnis gibt den Pfad der zu importierenden Daten an.

Autoimport

* Service URL der Server Warteschlange

* Systemerkennung in der Server Warteschlange

=== Veränderung der Sichtbarkeit ===

Übersicht aller Sitzungen und Schriftstücke im System mit Veröffentlichungsbereich. Ermöglicht das Offline-Setzen eines einzelnen Datensatzes.

[[Image:18_V2-3Notizen bearbeiten.png|miniatur|Notizen bearbeiten]]

=== Notizen bearbeiten ===

Scheidet ein Nutzer unerwartet aus, verbleiben oft noch in Sitzungen erstellte Notizen im System. Für Administratoren wurde daher eine Möglichkeit geschaffen, diese Notizen unter datenschutzrechtlichen Aspekten vollständig aus dem System zu entfernen. Der Administrator erhält dabei keinen Zugriff auf die Inhalte, sondern kann lediglich an Hand des Notiz-Titels entscheiden, welche Notizen eines Nutzers gelöscht werden sollen.

=== Nutzerkonten zurücksetzen===

[[Image:19_V2-3Ratsinformation Zuruecksetzen der Zugangsdaten.png|miniatur|Zurücksetzen der Nutzerkonten]]

Hier erscheint eine Übersicht aller importierten Nutzer. Ermöglicht das Neu-Versenden eines Initial-Passworts an Nutzer, abhängig von der Aktivierung des [[#Reiter Benachrichtigungen|E-Mail-Versand]].

Icons kennzeichnen Nutzer mit nicht vorhandenen bzw. mehrmals vergebenen E-Mail-Adressen.

Der Link hat eine Gültigkeit von 24 Stunden.

[[Image:20_V2-3Nutzerkonten bearbeiten.png|miniatur|Bearbeiten von Nutzerkonten]]

=== Nutzerkonten bearbeiten ===

Nutzer, die in der XML als "gelöscht" markiert sind, werden nicht vollständig aus der Datenbank entfernt, um eine Wiederherstellung bei unbeabsichtigtem Löschen zu ermöglichen.

Unter diesem Punkt kann der web-admin ein oder mehrere Nutzer löschen (soft-delete) oder wiederherstellen. Das unwiederbringliche Löschen aus der Datenbank (hart-delete) ist weiterhin nur durch den RIS-Support möglich, da bei einem versehentlichen Löschen ein Komplett-Export notwendig wird. Melden Sie sich gern kurzfristig bei uns, sollten Sie einen Nutzer vollständig aus der Datenbank löschen wollen.

'''Hinweis:''' Das Löschen im Ratsinformationssystem ist eine temporäre, kurzfristige Lösung. Der Nutzer muss in jedem Fall auch im DMS für den Export deaktiviert werden und darf nicht mehr in der XML erscheinen. Andernfalls wird der Nutzer wiederholt importiert und im Ratsinformationssystem angelegt.

=== Systemlogs ===

[[Image:21_V2-3Ratsinformation Sytemereignisse.png|miniatur|Systemereignisse]]

Hier kann die Einsicht in Systemmeldungen erfolgen.

Systemereignisse sind

* suchbar nach:
:* Text und
:* Datum oder
:* Zeitspanne

* filterbar nach:
:* alle,
:* Hinweise,
:* Warnungen,
:* Fehler und
:* Erfolg

* sowie sortierbar nach:
:* ID,
:* Art,
:* Nutzer,
:* Datum/Uhrzeit,
:* Modulkontext,
:* erweiterter Kontext,
:* Ereignis und
:* Beschreibung.

== Modulvorlagen ==

[[Image:22_V2-3Ratsinformation2 Konfiguration Modulvorlagen.png|miniatur|Konfiguration Modulvorlagen]]

Eine Modulvorlage dient der einfachen und systemweiten Konfiguration der Ausgabe. Es können mehrere Modulvorlagen angelegt werden. Modulvorlagen werden an den Menüpunkten im [[#Seitenbaum|Seitenbaum]] ausgewählt und zentral konfiguriert, wobei pro Menüpunkt nur eine Modulvorlage ausgewählt werden kann. Ist die Modulvorlage aktiviert, werden bis auf den Reiter "Allgemein" alle weiteren ausgeblendet.
Die Ausgabe-Konfiguration im Seitenbaum erfolgt ausschließlich über die Modulvorlagen, seitenspezifische Konfigurationen wurden entfernt.

'''Reiter der Modulvorlage'''

* [[#Reiter Allgemein|Allgemein]]
* [[#Reiter Darstellung|Darstellung]]
* [[#Reiter Sitzungen|Sitzungen]]
* [[#Reiter Kalender|Kalender]]
* [[#Reiter Personen|Personen]]
* [[#Reiter Gremien|Gremien]]
* [[#Reiter Suche|Suche]]
* [[#Reiter Dokumenten Liste|Dokumenten Liste]]
* [[#Reiter Notizen|Notizen]]
* [[#Reiter Newsmodul|Newsmodul]]
* [[#Reiter App|App]]

'''Vorteile gegenüber der direkten Konfiguration am Menüpunkt'''

* Konfiguration der Modulvorlage an einem zentralen Punkt
* einfache Nachkonfiguration neuer oder zuvor nicht genutzter Funktionen
* keine Anpassung aller Menüpunkte notwendig
* Verringerung fehlerhafter oder fehlender Konfigurationen an einzelnen Menüpunkten (führte in der Vergangenheit zu Missverständnissen in der Ausgabe)

Die Einstellungen in der Modulvorlage können beliebig vorgenommen werden. Für alle Reiter gilt, dass der Systemstandard mit einem Klick wiederhergestellt werden kann.

Weiterhin können, wenn notwendig, am einzelnen Menüpunkt abweichende Einstellungen vorgenommen werden.

==== Reiter Allgemein ====

[[Image:23_V2-3Ratsinformation Konfiguration-Allgemein.png|miniatur|Konfigurationsmöglichkeiten Allgemein]]

Im Reiter Allgemein kann die Grundeinstellung der Modulvorlage vorgenommen werden. Dazu zählt die Vergabe einer eindeutigen Bezeichnung.

==== Reiter Darstellung ====

[[Image:24_V2-3Ratsinformation Konfiguration-Darstellung.png|miniatur|Konfigurationsmöglichkeiten für Darstellung]]

Listen

Daten, die in einer Liste ausgegeben werden, können in ihrer Anzahl variiert werden. Die Auswahl geht von einer Anzeige ohne Einschränkung bis zu 50 Einträgen pro Seite.

Datumsformat

Das Datumsformat (inklusive Uhrzeit) kann konfiguriert werden.

Zusätzliche Ausgabe

Ausgewählt werden können:

* Ausgabe von Vertretern in Sitzungsteilnehmer Listen
* Ausgabe von Vertretern in Basisgremien Listen
* Ausgabe von Parteien
* Ausgabe von Fraktionsvorsitzenden
* Ausgabe von zusätzlichen Funktionen
* Ausgabe von Drucksachennummern
* Ausgabe des Öffentlichkeitsstatus bei Schriftstücken mit Bezug zu einem TOP
* Filtermöglichkeit für Personenliste
* Filtermöglichkeit für Fraktionenliste
* Filtermöglichkeit für Parteienliste

Features deaktivieren

Folgende Features können ausgeschalten werden:

* Notizfunktion an Sitzung deaktivieren
* Downloadmöglichkeit für Sitzungsmappe deaktivieren
* Downloadmöglichkeit für Gesamtdokument deaktivieren
* Downloadmöglichkeit für elektronische Visitenkarte deaktivieren
* Link "auf Karte anzeigen" deaktivieren
* Ausgabe von Jahres Auswahl in Sitzungs-Archiv deaktivieren
* Ausgabe von "Vertreter für Gremiumsmitglieder" deaktivieren
* Einbindung der Javascript Bibliothek jQuery deaktivieren
* Einbindung der Javascript Bibliothek jQuery-UI deaktivieren
* Zusammenfügen von AssetsCompiler deaktivieren

==== Reiter Sitzungen ====

[[Image:25_V2-3Ratsinformation Konfiguration-Sitzungen.png|miniatur|Konfigurationsmöglichkeiten für Sitzungen]]

Sitzungsdetails

Bei der Darstellung der Sitzungsdetails kann zwischen einer einfach Listenansicht, Akkordeonansicht oder der Darstellung mit Reitern gewählt werden.

Weiterhin ausgewählt werden kann:

* Titel des Sitzungs-Schriftguts anzeigen
* Titel von Anlagen des Sitzungs-Schriftguts anzeigen
* Titel des Schriftguts der Tagesordnungspunkte anzeigen
* Titel von Anlagen des Tagesordnungspunkt-Schriftguts anzeigen

Sitzungstitel

Die Darstellung des Wochentags kann beeinflusst werden. Zunächst kann eingestellt werden, ob die Wochentage überhaupt ausgegeben werden sollen. Bei der Art kann zwischen der Kurz- und der Langform unterschieden werden. Es kann ein beliebiger Trenner zwischen Wochentag und Datum angegeben werden. Optional können zwischen Datum und Uhrzeit oder zum Sitzungsnamen, ebenfalls Trenner eingefügt werden.

==== Reiter Kalender ====

[[Image:26_V2-3Ratsinformation Wochenansicht Sitzungskalender.png|miniatur|Darstellungsmöglichkeiten im Kalender am Beispiel der Wochenansicht]]

[[Image:26_V2-3Ratsinformation Konfiguration-Kalender.png|miniatur|Konfigurationsmöglichkeiten für Kalender]]

Neben der Kalenderdarstellung kann an dieser Stelle auch die Ausgabe der Kalendereinträge konfiguriert werden.

Kalenderdarstellung

Die Startansicht unterscheidet zwischen Monat (Standard), Woche und Tag. Dabei kann für Woche und Tag die einfache oder detaillierte Ansicht gewählt werden.

Kalendereinträge

Standardmäßig wird die Gremiumsbezeichnung im Kalender ausgeschrieben. Um unschöne Umbrüche zu vermeiden, kann an dieser Stelle die Abkürzung der Gremiumsbezeichnung aktiviert werden. Mit der Aktivierung stehen Tooltips und eine Legende optional zur Verfügung.

Kalendereinträge

Termine und Tooltips können jeweils mit einer auf das Kundenweb angepassten oder vom Kunden gewünschten Farbe versehen werden.
Werden die Feldwerte leer gelassen, erfolgt die Darstellung in Standardfarben (hellblau).

'''Empfohlene Einstellung'''

* Gremiumsbezeichnung = Abkürzung
* Tooltip anzeigen = aktiviert
* Legende anzeigen = aktiviert

Internetkalender

Hier kann die Bereitstellung des Dienstes aktiviert werden.

==== Reiter Personen ====

[[Image:27_V2-3Ratsinformation2 Konfiguration Personen.png|miniatur|Konfigurationsmöglichkeiten für Personen]]

Bilddarstellung

An dieser Stelle kann die Anzeige hinterlegter Bilder der Personen (Benutzerverwaltung) nach Bereichen konfiguriert werden:

* keine Anzeige
* im Bürger-Bereich
* im Login-Bereich
* keine Einschränkung

Detail Bild - Listen Bild - Vollbild

Hier können jeweils die Abmessungen der Bilddarstellungen konfiguriert werden.

==== Reiter Gremien ====

[[Image:28_V2-3Ratsinformation2 Konfiguration Gremien.png|miniatur|Konfigurationsmöglichkeiten für Gremien]]

Ausgabe

Die Anzeige leerer Gremien kann optional aktiviert werden (Standard: aus).

Sichtbarkeit der Gremien entfällt. Die Sichtbarkeit der Gremien ist nun direkt von der Sichtbarkeit der Sitzungen abhängig. In Basis-Gremienauflistungen gilt die Sichtbarkeitsregelung, die im Export übergeben ist.

Sitzungskalender

Optional kann die Einstellung erfolgen, dass für jedes Gremium ein anderer Farbwert verwendet wird (Standard: aus). Bei Aktivierung dieser Option öffnet sich die Konfiguration "Farbwerte".

Sitzungskalender

Hier kann für jedes ausgewählte Gremium eine Farbe für den Hintergrund, den Rahmen und die Schrift selekiert werden.

==== Reiter Suche ====

[[Image:29_V2-3Ratsinformation2 Konfiguration Suche.png|miniatur|Konfigurationsmöglichkeiten für die Suche]]

Allgemeine Suchoptionen

Um das Suchformular nutzen zu können, muss der Haken bei "Suchformular anbieten" gesetzt sein. Bei der Art der Suche kann zwischen der einfachen und der erweiterten Suche unterschieden werden. Es kann eingeschränkt werden, auf welche Inhalte die Suche zugreifen darf ("Suche in folgenden Inhalten gestatten").
Bei der erweiterten Suche kann zusätzlich ausgewählt werden, ob die erweiterten Suchmöglichkeiten im Frontend beim ersten Aufruf bereits aufgeklappt erscheinen sollen.

Formularelemente der Erweiterten Suche

Optionen, die in der erweiterten Suche eingeblendet werden können:
* "Suche nach Gremium" anzeigen
* "Suche nach Schriftstückart" anzeigen
* "Suche nach Zeitraum" anzeigen

Die Darstellung der Suchtreffer für Schriftstücke entspricht der Darstellung der Dokumentenliste inklusive der dortigen Konfiguration.

==== Reiter Dokumenten Liste ====

[[Image:30_V2-3Ratsinformation2 Konfiguration DokumentenListe.png|miniatur|Konfigurationsmöglichkeiten für Dokumenten Liste]]

Ausgabe

Es kann ausgewählt werden, ob ausschließlich die in der Sortierung enthaltenen Schriftstück Arten angezeigt werden sollen. Leere Einträge in der Schriftstück ArtID Liste können ebenfalls angezeigt werden.

Dokumentenliste

Der Titel des Schriftstückes ist standardmäßig aktiviert. Optional kann diese Einstellung geändert werden. Anlagen und Anlage-Titel können angezeigt oder ausgeblendet werden.

Sortierung

In der Sortierung kann die Reihenfolge und die Schriftstückarten an sich, die verwendet werden sollen, festgelegt werden. Jeder Dokumententyp kann innerhalb der Reihenfolge nur einmal vorkommen.

Innerhalb einer Schriftstückart erfolgt die Sortierung anhand des Zeitbezugs des Dokuments. Hierzu wird die aktuellste Sitzung, in der das Schriftstück verwendet wird, ermittelt.

==== Reiter Notizen ====

[[Image:31_V2-3Ratsinformation2 Konfiguration Notizen.png|miniatur|Konfigurationsmöglichkeiten für Notizen]]

Konfigurieren der Nutzerauswahl und Möglicher Einschränkungen für das Teilen von Notizen.

Nutzerauswahl

* nur Teilnehmer der Sitzung und Nutzer mit zusätzlichem Zugriff auf die Sitzung (Standard)
* nur Teilnehmer der Sitzung
* alle Nutzer, unabhängig von Zugriffsberechtigungen

Mögliche Einschränkungen

* Gremien
* Fraktionen
* Parteien
* Funktion im Gremium
* Zusätzliche Funktion

==== Reiter Newsmodul ====

[[Image:32_V2-3Ratsinformation2 Konfiguration Newsmodul.png|miniatur|Konfigurationsmöglichkeiten für das Newsmodul]]

[[Image:32_V2-3Ratsinformation2 Konfiguration Newsmodul Seite.png|miniatur|Auswahl der Detailseite]]

Hierüber kann die Anzeige des Newsmoduls im Sitzungskalender aktiv geschalten werden. Bei Aktivierung wird die Möglichkeit geboten, für jede Kategorie zu bestimmen, auf welcher Webseite (Detailseite) die Artikel erscheinen sollen, sowie eine Farbe für den Hintergrund, den Rahmen und die Schrift festzulegen.

==== Reiter App ====

[[Image:33_V2-3Ratsinformation2 Konfiguration App.png|miniatur|Konfigurationsmöglichkeiten für die App]]

Integration

* Überschrift
* Festlegung der Spaltenanzahl im Startbildschirm (Homescreen)
* Login über Webcontainer ermöglichen: Login Schaltfläche im Startbildschirm erscheint (Ersatz für Login über nativen App-Rahmen)

Eigene Styles

* eigene Styles (brain-SCC) oder kundenspezifische Stylesheets per CSS einfügen (kunde.css)

== Teilnahme ==

[[Image:34_V2-3Teilnahme.png|miniatur|Teilnahme]]

Der Punkt "Sitzungsteilnahme" ermöglicht die Sortierung nach ID, Externer ID, Kennung, Sitzungsbeginn und Status. Eine Suche anhand eines Textes und des Zeitraums der Sitzung kann ebenfalls erfolgen.

Am Ende jeder Zeile wird der Button "Teilnehmer anzeigen" zur Verfügung gestellt. Hierüber werden alle Sitzungsteilnehmer mit deren Zu- oder Absagen einer Teilnahme tabellarisch ausgegeben.
Es wird eine Exportfunktion im CSV-Format (z.B. für Excel) angeboten.

'''Hinweis:''' Um die Sitzungsteilnehmer zu sehen, wird die Nutzung des Mandatsträgermodus vorausgesetzt. Ist der Mandatsträgermodus deaktiviert, erscheinen unter dem Punkt "Teilnahme" alle Sitzungen. Eine Teilnehmerliste kann nicht generiert werden.

== Statistik ==

[[Image:35_V2-3Statistik.png|miniatur|Statistik]]

Die Statistik gibt einen kurzen Überblick über die im System importierten Inhalte, Nutzerkonten und Nutzerinhalte.

== Hilfe ==

Über den Punkt "Hilfe" wird das Wiki des Ratsinformationssystems aufgerufen. Darin sind Konfigurationsmöglichkeiten des Backends näher beschrieben.

= Einspielen von Patches =

Das Einspielen von Patches ist Systemadministratoren mit Superuser-Rechten vorbehalten.

== Siehe auch ==
* [http://dms-support.brain-scc.de/de/ansprechpartner.html Support-Web] mit Informationen zu Ansprechpartnern und Updates
* [[BürgerPLUS Ratsinformation - Administration Version 2.2|Administration Version 2.2]]

= Hilfe Funktion =

[[Image:36_V2-3Hilfe.png|miniatur|''Hilfe'' Schaltfläche]]

Über die ''Hilfe'' Schaltfläche in den einzelnen Menüs der Administration kann auf die Hilfe Funktion zugegriffen werden. Dabei ist jede ''Hilfe'' Schaltfläche mit den inhaltlich passenden Abschnitt eines Wiki Artikels verknüpft.

Ratsinformationssystem - Administration Version 2.3

2016-05-23T07:55:43Z

Tbalcke: /* Reiter PDF Sicherheit */

Dieser Artikel behandelt die Administration des Ratsinformationssystem 2.3 ('''REGISAFE-Version 4.3''').

Der Administrationsbereich ist durch das Anfügen des Wortes "admin" an der URL erreichbar.

Beispiel: https://ris.geocms.com/demo/admin/

= Einführung =

[[Image:Ratsinformation-Zusammenspiel.PNG|miniatur|Wie kommen die Daten vom REGISAFE ins Web?]]

[[Image:01_V2-3GeoCMS-Modul Ratsinformation.png|miniatur|GeoCMS - Modul Ratsinformation]]

Zusammenspiel von REGISAFE und BürgerPLUS Ratsinformationen

= Ausgabe =

-> Informationen zur [[BürgerPLUS Ratsinformation - Ausgabe Version 2.3|Web-Ausgabe des Moduls BürgerPLUS Ratsinformation Version 2.3]]

=Zugriffsrechte=
Je nach Rolle, kann ein Nutzer im Administrationsbereich unterschiedliche Zugriffsrechte besitzen.

'''Rollen mit absteigenden Zugriffsrechten:'''

* Superuser
** Rechte: alle
* Administrator
**Rechte: Benutzerinformationen, Installation, Benutzerverwaltung, Seitenbaum, Ratsinformationen, Syslogs
* Web-Admin des Kunden
** Rechte: Benutzerinformationen, Benutzerverwaltung, Seitenbaum, Ratsinformationen
* Gremiumsmitglieder und sonstige Sitzungsteilnehmer
** Rechte: Benutzerinformationen

= Benutzerverwaltung =

[[Image:02_V2-3Ratsinformation-Benutzerverwaltung-Details.png|miniatur|Detailansicht Benutzer]]

Die Nutzerkonten und Berechtigungen werden aus REGISAFE importiert. Rechte importierter Nutzer dürfen nicht angepasst werden, da diese bei jedem Import überschrieben werden. Lediglich den Benutzernamen, das Passwort und das Bild des Benutzers können Administratoren bei Bedarf ändern.

Die Nutzerkonten sind entsprechend ihrer Rollen und Zugriffsrechte in Gruppen zugeordnet. Die Zuordnung darf nicht geändert werden, da die Verteilung an Hand der Daten im REGISAFE erfolgt. Die Gruppen werden als Baumstruktur angezeigt.

[[Image:03_V2-3Benutzergruppen.png|miniatur|neue Benutzergruppen]]

Zur Erleichterung der Rechteverwaltung der Benutzer und zur gezielteren Rechtevergabe, stehen in der Benutzerverwaltung zusätzlich zwei Gruppen zur Verfügung:
* RIS - alle importiert (enthält alle über die RIS-Schnittstelle importierten Nutzer)
* RIS - ohne Verteiler (RIS-Nutzer, die keinem Gremium angehören, also Nutzer, die importiert wurden, aber keine Rechte besitzen sollen)
'''Hinweis:''' Vergeben Sie keine Rechte im CMS-Backend ohne Abstimmung mit dem RIS-Support. Die Rechteverwaltung erfolgt bis auf wenige Ausnahmen (Newsmodul und ggf. Hilfeseiten) ausschließlich im DMS, um eventuelle Zugriffe nicht autorisierter Personen auf bestimmte Bereiche und Funktionen steuern zu können.

Der Status des Nutzerkontos wird farblich gekennzeichnet. Aktive Nutzer sind mit einem grünen Symbol gekennzeichnet. Nutzer, die beispielsweise ein neues Passwort angefordert oder sich noch nicht im System angemeldet haben, werden mit einem orangen Symbol markiert.

Die E-Mail-Adresse wird aus der Benutzerverwaltung entfernt, wenn keine gültige E-Mail-Adresse exportiert wurde. Als Beispiele für ungültige Adressen sind zu nennen:
* Intern: Vorname Nachname
* vorname.nachname[at]kommune.de
* vorname.nachname@kommune

Wichtige Inhalte des Benutzerkontos (Benutzer bearbeiten):

* Benutzer
:* Benutzername (Login-Kennung des Nutzers; Generiert aus der REGISAFE-XML)
:* Passwort (verschlüsselt)
:* Redaktionsbereich-Anmeldung erlauben (Backend-Zugriff für den Nutzer aktivieren/deaktivieren)
* Persönliche Angaben (werden aus der REGISAFE-XML übermittelt, außer das Profilbild)
:* Profilbild (eine lokale Datei auswählbar)

Wenn (neue) Nutzer ein Passwort vergeben, muss dieses folgende Mindestanforderungen erfüllen:
* mind. 8 Zeichen,
* mind. 1 Sonderzeichen,
* mind. 1 Großbuchstabe und
* 1 Kleinbuchstabe

[[Image:RIS_Switch-to-User.JPG|miniatur|Switch-To-User]]
Pro Nutzer kann ein Profilbild hinzugefügt werden. Diese Funktion ist unabhängig von REGISAFE, so dass das Hochladen direkt im Administrationsbereich von BürgerPLUS Ratsinformation erfolgen muss. Die Ausgabe erfolgt in der Personenliste und in der Detailansicht der Person.

Um bei einem Nutzer auftretende Fehler besser und schneller überprüfen zu können, wurde die Funktion "Switch-to-User" für den web-Admin aktiviert. Ohne das Passwort des jeweiligen Nutzers kennen zu müssen, können Administratoren damit die Rolle und Rechte des Nutzers übernehmen und den gemeldeten Fehler sichten. Wechselt ein Administator in die Rolle eines Nutzers wird dies in der Syslog vermerkt.

= Seitenbaum =

Im Seitenbaum wird die Navigation definiert. Bei der Installation wird eine Standard-Navigation vorgegeben, die gemeinsam mit dem Kunden angepasst werden kann.

== Standardelemente der Navigation des Seitenbaums ==
* Persönlicher Bereich
** Mandatsträgermodus
** Kontaktformular
* Sitzungskalender
* Sitzungstermine
**Sitzungstermine (Archiv)
* Gremien
* Personen
* Fraktionen
* Dokumente
* Suche
* Passwort zurücksetzen
* Hilfe
* Datenschutzerklärung
* Impressum
* Abmelden

== Anlegen und Bearbeiten von Menüpunkten ==

[[Image:04_V2-3Ratsinformation Administration Anlegen von Menüpunkten.png|miniatur|Anlegen und Bearbeiten von Menüpunkten]]

Administratoren stehen folgende Funktionen zur Bearbeitung des Seitenbaums zur Verfügung:

* Anzeigen (zeigt den Menüpunkt im Portal an)
* Bearbeiten (öffnet die Bearbeitungsmaske, um einen Menüpunkt editieren zu können)
* Hinzufügen (fügt eine Unterseite am aktuell gewählten Menüpunkt ein)
* Umbenennen (ändert den Menütitel jedoch nicht den Alias)
* Rechte setzen (die Sichtbarkeit und Bearbeitungsmöglichkeiten können über die Rechte gesteuert werden)
* Seitencache löschen (entfernt alle bisher aufgerufenen Versionen der entsprechenden Webseite)
* Ausschneiden (der Menüpunkt wird vom aktuellen Knoten ausgeschnitten und kann an einem anderen Knotenpunkt eingefügt werden)
* Kopieren (der Menüpunkt wird dupliziert und kann an einem anderen Knotenpunkt eingefügt werden)
* Einfügen (zuvor ausgeschnittene oder kopierte Menüpunkte können an beliebigen anderen Knotenpunkten eingefügt werden)
* Entfernen (löscht den ausgewählten Menüpunkt)

Folgende Einstellungen müssen beim Anlegen eines neuen Menüpunktes beachtet werden:

*Reiter Menüdaten:
** Titel (Pflichtfeld)
** Alias (Pflichtfeld)

[[Image:05_V2-3Verstecker menuepunkt.png|miniatur|Anlegen eines versteckten Menüpunktes]]
[[Image:06_V2-3Verstecker menuepunkt sichtbarkeit.png|miniatur|Anlegen eines versteckten Menüpunktes beim Reiter Sichtbarkeit]]

Soll ein versteckter Menüpunkt erstellt werden, sind zusätzlich folgende Einstellungen zu übernehmen:

*Reiter Menüdaten
**Anzeigeverhalten
*** Seite bei Login anzeigen

*Reiter Sichtbarkeit
**Benutzer: RIS - alle importiert
**Rechteprüfung aktivieren

'''Wichtiger Hinweis:''' Bitte sehen Sie davon ab weitere Änderungen in den Masken vorzunehmen. Diese können weitreichende Auswirkungen auf die Außenansicht und Funktionsfähigkeit des Ratsinformationssystems haben. Wenden Sie sich bitte an das Support-Team.

'''Häufiger Fehler:''' Menüpunkte können so konfiguriert werden, dass Sie ausschließlich für Nutzer mit einem Login sichtbar sind. In der öffentlichen Ansicht stehen sie scheinbar nicht mehr zur Verfügung. Jedem Nutzer, der die URL kennt, ist es jedoch möglich die Seite auch ohne Login aufzurufen. Um dies zu verhindern genügt es nicht, das Anzeigeverhalten des Menüpunktes auf "Seite nach Login anzeigen" zu setzen. Zusätzlich muss im Reiter "Sichtbarkeit" der Besitzer auf "RIS - alle importiert" geändert und der Haken bei "Rechteprüfung aktivieren" gesetzt sein.

= Ratsinformationssystem =

Das Fachmodul "Ratsinformationssystem" ermöglicht Einsicht in die Bereiche:

* [[#Import|Import]]
* [[#Administration|Administration]]
* [[#Modulvorlagen|Modulvorlagen]]
* [[#Teilnahme|Teilnahme]]
* [[#Statistik|Statistik]]
* [[#Hilfe|Hilfe]]

== Import ==

=== letzter Import ===

[[Image:01_V2-3GeoCMS-Modul Ratsinformation.png|miniatur|Import Status]]

Unter dem Punkt "aktueller Import" wird nur der aktuellste Import angezeigt. Sonstige Importe befinden sich im Archiv.
Der Import kann automatisch starten oder durch "Importjob starten" manuell ausgelöst werden. Es besteht die Möglichkeit, Importjobs zurückzusetzen. Durch Anzeige der Logs kann das gesamte Importverfahren nachvollzogen werden. Die Anzeige der importierten Daten im XML-Format ist ebenfalls möglich.

* erweitertes Logging beim XML-Parsen
* Warnungen bei fehlendem/ungültigem RISBEREICH für Personen in Basisgremien-/Sitzungsverteiler
* Weitergabe der Warnings an den Log des Importjobs

Die verschiedenen Status eines Imports werden auch farblich gekennzeichnet:

* Grün: der Import war erfolgreich, an der Importdatei gab es Änderungen
* Orange: der Import war erfolgreich, an der Importdatei gab es keine Änderungen
* Rot: beim Import sind Fehler aufgetreten

=== Importarchiv ===

[[Image:08_V2-3Ratsinformation-Archivierte Importe.png|miniatur|Import-Archiv]]

Alle bereits vergangenen Importe befinden sich im Archiv. Sobald ein neuer aktueller Import durchgeführt wird, wird ein älterer ins Archiv verschoben. Archivierte Importe können nicht mehr zurückgesetzt werden. Die Import-Logs und die importierten Daten in einer XML-Struktur können dennoch angezeigt werden. Die Sortierung kann selbstständig vorgenommen werden, durch Klick auf den Tabellenkopf für die entsprechende Spalte, nach der geordnet werden soll. Zur vereinfachten Recherche im System steht die Suchfunktion zur Verfügung.

== Administration ==

[[Image:09_V2-3Ratsinformation-Administration.png|miniatur|Administration]]

Ermöglich Zugriff auf:

* [[#Systemkonfiguration|Systemkonfiguration]]
* [[#Verändern der Sichtbarkeit|Verändern der Sichtbarkeit]]
* [[#Notizen bearbeiten|Notizen bearbeiten]]
* [[#Nutzerkonten zurücksetzen|Nutzerkonten zurücksetzen]]
* [[#Nutzerkonten bearbeiten|Nutzerkonten bearbeiten]]
* [[#Systemlogs|Systemlogs]]

=== Systemkonfiguration ===

[[Image:10_V2-3Ratsinformation-Systemkonfiguration.png|miniatur|Administration - Systemkonfiguration]]

Die Systemkonfiguration ist Nutzern mit administrativen Berechtigungen vorbehalten (Superuser, Administrator, Web-Admin). In diesem Bereich werden systemweite Einstellungen vorgenommen.

'''Reiter der Systemkonfiguration:'''

* [[#Reiter Konfiguration|Reiter Konfiguration]]
* [[#Reiter Benachrichtigungen|Reiter Benachrichtigungen]]
* [[#Reiter_Schriftstücke|Reiter Schriftstücke]]
* [[#Reiter_PDF Sicherheit|Reiter PDF Sicherheit]]
* [[#Reiter Adressen|Reiter Adressen]]
* [[#Reiter Datenschutz|Reiter Datenschutz]]
* [[#Reiter Import|Reiter Import]]

Die Reiter sind erreichbar über den Button "ändern" (Ratsinformation > Administration > Systemkonfiguration > ändern).

==== Reiter Konfiguration ====

[[Image:11_V2-3Ratsinformation-Reiter Konfiguration.png|miniatur|Reiter Konfiguration]]

Iconset

Bei der Verwendung von Iconsets kann zwischen REGISAFE-Standard-Icons und hinterlegten Open-Source-Icons gewählt werden.

Authentifizierung

Die Login-Kennung für die Anmeldung am System kann eingestellt werden:

* Adresskennung (REGISAFE Standard): Nachname Vorname Kommune
* E-Mail
* Titel, Vorname, Nachname

"Überschreiben der Login-Kennung darf aktualisiert werden" ermöglicht die automatische Änderung bestehender Nutzerkonten (Info an Nutzer per E-Mail).

CMS-Nutzerkonten basieren auf Adressfeldern mit dem Kennzeichen "öffentlich" oder "nicht öffentlich". Import der Basisgremienverteiler und Sitzungsverteiler erzeugt nun Nutzergruppen in der Benutzerverwaltung.

Bei der Einstellung der Zielseite für den E-Mail-Link zum initialen Setzen des Nutzer-Passworts handelt es sich um ein Pflichtfeld. Die Standard-Einstellung für die Zielseite des E-Mail-Links zum initialen Setzen des Nutzer-Passworts ist die Seite "Login authentifizieren".

Mandantensystem

Es kann optional ausgewählt werden, ob Verwaltungskennungen für Mandantensysteme verwendet werden sollen.

Erweitert

Konfigurieren der URL zum Support-Web.

Einblenden von Entwicklermeldungen steuert den Umfang der Debug-Ausgaben des Ratsinformationssystems. Debug-Ausgaben sind nur für Entwicklungszwecke oder im Fehlerfall notwendig.

==== Reiter Benachrichtigungen ====

[[Image:12_V2-3Ratsinformation2b-E-Mail Versand.png|miniatur|E-Mail-Versand]]

Konfigurieren des E-Mail-Versandes und der Administrator-Benachrichtigungen.

'''E-Mail-Versand'''

Der E-Mail-Versand und das Zurücksetzen von Nutzerdaten an Gremienmitglieder werden nur aktiviert, wenn eine Admin-E-Mail des Kunden hinterlegt ist.

* ''Nutzer-Benachrichtigungs E-Mail Versand'' aktiviert -> E-Mail geht an Mandatsträger
* Ist kein Versand an Mandatsträger aktiv, werden alle E-Mails an einen Mandatsträger nun an den Admin weitergeleitet.
* Ist auch der Versand an den Admin bzw. systemweit deaktiviert, oder gab es einen Fehler beim Versenden, wird nun ein Fehler im Systemlog geschrieben.

Für den Versand im HTML-Format wurde auf Multipart-E-Mails umgestellt (ist auch für Clients lesbar, die keine HTML-E-Mail darstellen können).

'''Postfach für E-Mailversand'''

Konfiguration eines eigenen Absender-Postfachs ist möglich. E-Mail-Versand kann wahlweise im HTML-Format (Einbettung von Bilddateien) erfolgen. Dies wird statt der E-Mail-Adresse noreply@geocms.net für alle Meldungen (z.B. Importjobs) oder Passwortlinks verwendet.

Nach der Konfiguration der Einstellungen kann eine Test-E-Mail versandt werden.

Es wird empfohlen ein separates Postfach einzurichten, z.B. ris@kundendomain.de

'''Administrator-Benachrichtigungen'''

Hier kann die Betreffzeile der E-Mail-Benachrichtigungen geändert werden (nicht empfehlenswert) und mehrere E-Mail-Adressen für die Administrator-Benachrichtigungen hinterlegt werden.

'''Informationsdienst'''

Konfiguration oder Deaktivierung des Informationsdienstes:

* Festlegen des Betreffs der E-Mails des Informationsdienstes. Bei leerem Feld wird der Standard verwendet.
* Informationsdienst für festgelegte Status erzwingen (jeder Nutzer erhält Benachrichtigung über die hier selektierten Status)
* Informationsdienst für festgelegte Status verbergen (kein Nutzer erhält Benachrichtigung über die hier selektierten Status)
Wird kein Status selektiert, kann jeder Nutzer frei wählen, ob er die Benachrichtigung für den entsprechenden Status erhalten möchte.

Standard des Betreffs:

Informationsdienst BürgerPLUS Ratsinformation "##WEB_NAME##" vom ##DATUM##"

Mögliche Platzhalter:

* ##DATUM## - Datum im Format DD.MM.JJJJ HH:MM
* ##WEB_NAME## - Name der BürgerPLUS Ratsinformation Instanz
* ##MANDANT## - Name der Verwaltungskennung" name="flexml::infodienst_subject"

==== Reiter Schriftstücke ====

[[Image:13_V2-3Ratsinformation-Reiter Schriftstuecke.png|miniatur|Reiter Schriftstücke]]

Dateinamen werden nicht mehr Case-Sensitive ausgewertet (Groß-/Kleinschreibung). Dateinamen, die fälschlicherweise URL-kodiert übergeben werden, können nun ausgewertet werden. Unterstützt werden die neuen Schriftstück ArtIDs "Sitzungsunterlage" und "RISZusatzDokument".

Dateibehandlung

Die Dateibehandlung gibt an wie Dokumente, wenn sie im Web geöffnet werden, behandelt werden.

Mögliche Einstellungen:

* immer downloaden
* wenn möglich im Browser darstellen

Bezeichnung der Schriftstück ArtIDs

Den bekannten Bezeichnungen von Schriftstücken können andere Bezeichnungen zugewiesen werden. Die im Feld angegebene Bezeichnung überschreibt die Standardangabe.
Bsp.: Der „Sitzungsniederschriftsauszug“ wird „Protokollauszug“ im RIS-Web genannt.

Anzeige der Schriftstücke

Den Dokumenttypen kann zugewiesen werden, ob es sich um ein Sitzungsschriftstück (bei Reiter "Sitzungsdokumente" angezeigt) oder um ein Tagesordnungsschriftstück (be Reiter "Tagesordnung" angezeigt) handelt.

Anlagen

* Vom Hauptdokument (Anlagen werden neben dem Hauptschriftstück angezeigt; empfohlene Einstellung)

* Nur im Login-Bereich (Anlagen können nur gesehen werden, wenn man angemeldet ist, betrifft auch öffentliche TOP, d.h. Bürger können zwar das Hauptschriftstück, aber nicht die Anlage sehen)

Zusätzliche Dokumente

Die Zielseite für Zusätzliche Dokumente und die Mandantenzuordnung kann festgelegt werden.

==== Reiter PDF Sicherheit ====

[[Image:14_V2-3PDF-Sicherheit.png|miniatur|PDF-Sicherheit]]

'''Wasserzeichen'''

Systemweit kann vom Administrator ein Wasserzeichen für alle PDF-Dateien aktiviert werden. Das Wasserzeichen kann individuell
gestaltet und als PDF hinterlegt werden.

Folgende Arten von Wasserzeichen stehen zur Verfügung:
* Stempel (Standard): Das Wasserzeichen wird über den Text gelegt. Insbesondere bei Bildern ist dies zu empfehlen. Die Lesbarkeit kann je nach Wasserzeichen ggf. eingeschränkt sein.
* Hintergrund: Das Wasserzeichen wird unter dem Text eingefügt. In PDF-Dokumenten mit Bildinhalten ist das Wasserzeichen ggf. verdeckt.

[[Image:14_V2-3PDF-Sicherheit-Wasserzeichen.png|miniatur|PDF mit Wasserzeichen und benutzer- und zeitabhängiger Fußleiste]]

Wird ein Wasserzeichen für die Dateien verwendet, so erscheinen der Nutzername sowie ein Zeitstempel in der Fußzeile des Dokumentes.
Möchten Sie diesen Hinweis anzeigen, jedoch kein Wasserzeichen hinterlegen, laden Sie ein leeres PDF-Dokument im System hoch und stellen Sie es als Wasserzeichen für den Hintergrund ein.

'''Verschlüsselung'''

Systemweit kann vom Administrator ein Passwort für alle Schriftstückdownloads/Sitzungsmappen aktiviert werden. Wichtig: Der Passwortschutz gilt nur für nicht öffentlich sichtbare Schriftstücke! Öffentliche Schriftstücke sind weiterhin ohne einen Passwortschutz aufrufbar. Das Passwort ist nicht nutzerspezifisch und muss allen Nutzern bekannt gegeben werden.

Mit dem Passwortschutz können folgende Berechtigungen in PDF-Dateien gesetzt werden:
* keine (nur ansehen): Nutzer können das PDF herunterladen und öffnen. Andere Aktionen, wie Drucken, Hinzufügen von Anmerkungen in einem PDF-Programm oder Zusammenfügen mit anderen Dokumenten, sind nicht möglich.
* alle Berechtigungen: Nutzer können das PDF herunterladen und öffnen. Alle anderen Aktionen, wie Drucken, Hinzufügen von Anmerkungen in einem PDF-Programm oder Zusammenfügen mit anderen Dokumenten, sind möglich.
* eigene Vorgabe: Nutzer können das PDF herunterladen und öffnen. Hier kann der Admin selber bestimmen, welche Aktionen erlaubt sind: Drucken, Hinzufügen von Anmerkungen in einem PDF-Programm oder Zusammenfügen mit anderen Dokumenten. Bitte beachten Sie: in PDF-Betrachtern (z. B. Acrobat Reader) können die Berechtigungen andere Bezeichnungen tragen.

[[Image:14_V2-3PDF-Sicherheit-Frontend.png|miniatur|PDF-Verschlüsselung im Frontend]]

Erfolgte die Aktivierung der PDF-Verschlüsselung sowie die Vergabe eines systemweiten PW durch den Admin, so kann jeder Nutzer anschließend im persönlichen Bereich der Ratsinformations-Webseite (Frontend) unterhalb des Punktes "PDF Verschlüsselung" im Reiter „Profildaten“ das Admin-PW überschreiben. Trägt der Nutzer nichts ein, gilt das Admin-PW.

==== Reiter Adressen ====

[[Image:15_V2-3Ratsinformation-Reiter Adressen.png|miniatur|Reiter Adressen]]

Konfiguration der Darstellung der Adresse:

* CSS-Klasse für das Layout und eine Überschrift für jeden Adresse-Block
* Einteilung in Adresse-Blöcke
* Festlegung der zu verwendenden Felder je Block
* Konfiguration der Formatierung (Name in der Ausgabe, Zeilenumbruch, Listenrelevanz)
* Adressrendering über herkömmlichen Weg, wenn keine Adressfelddefinition hinterlegt ist
* wenn nur ein Feld definiert ist: Verwendung dieser Konfiguration

==== Reiter Datenschutz ====

[[Image:16_V2-3Ratsinformation-Reiter Datenschutz.png|miniatur|Reiter Datenschutz]]

Logging von Nutzerinteraktionen

* Logging von Schriftstückdownloads als Nachweis der „Zustellung“ von z.B. Einladungen
** optional de-/aktivierbar
** Zusammenfassung bei Zip Archiven

Tagesordnungspunkte

Es kann konfiguriert werden, ob der öffentlich hinterlegte Text für Tagesordnungspunkte angezeigt werden soll, z.B. wenn der Nutzer als "befangen" eingestuft wird, oder ein eigener Text. Bei Letzterem erscheint ein Freitextfeld.

==== Reiter Import ====

[[Image:Ratsinformation-Reiter_Import.PNG|miniatur|Reiter Import]]

Schnittstelle

Das Dateiformat für die Schnittstelle kann konfiguriert werden.

Quelle

Das Quell-Verzeichnis gibt den Pfad der zu importierenden Daten an.

Autoimport

* Service URL der Server Warteschlange

* Systemerkennung in der Server Warteschlange

=== Veränderung der Sichtbarkeit ===

Übersicht aller Sitzungen und Schriftstücke im System mit Veröffentlichungsbereich. Ermöglicht das Offline-Setzen eines einzelnen Datensatzes.

[[Image:18_V2-3Notizen bearbeiten.png|miniatur|Notizen bearbeiten]]

=== Notizen bearbeiten ===

Scheidet ein Nutzer unerwartet aus, verbleiben oft noch in Sitzungen erstellte Notizen im System. Für Administratoren wurde daher eine Möglichkeit geschaffen, diese Notizen unter datenschutzrechtlichen Aspekten vollständig aus dem System zu entfernen. Der Administrator erhält dabei keinen Zugriff auf die Inhalte, sondern kann lediglich an Hand des Notiz-Titels entscheiden, welche Notizen eines Nutzers gelöscht werden sollen.

=== Nutzerkonten zurücksetzen===

[[Image:19_V2-3Ratsinformation Zuruecksetzen der Zugangsdaten.png|miniatur|Zurücksetzen der Nutzerkonten]]

Hier erscheint eine Übersicht aller importierten Nutzer. Ermöglicht das Neu-Versenden eines Initial-Passworts an Nutzer, abhängig von der Aktivierung des [[#Reiter Benachrichtigungen|E-Mail-Versand]].

Icons kennzeichnen Nutzer mit nicht vorhandenen bzw. mehrmals vergebenen E-Mail-Adressen.

Der Link hat eine Gültigkeit von 24 Stunden.

[[Image:20_V2-3Nutzerkonten bearbeiten.png|miniatur|Bearbeiten von Nutzerkonten]]

=== Nutzerkonten bearbeiten ===

Nutzer, die in der XML als "gelöscht" markiert sind, werden nicht vollständig aus der Datenbank entfernt, um eine Wiederherstellung bei unbeabsichtigtem Löschen zu ermöglichen.

Unter diesem Punkt kann der web-admin ein oder mehrere Nutzer löschen (soft-delete) oder wiederherstellen. Das unwiederbringliche Löschen aus der Datenbank (hart-delete) ist weiterhin nur durch den RIS-Support möglich, da bei einem versehentlichen Löschen ein Komplett-Export notwendig wird. Melden Sie sich gern kurzfristig bei uns, sollten Sie einen Nutzer vollständig aus der Datenbank löschen wollen.

'''Hinweis:''' Das Löschen im Ratsinformationssystem ist eine temporäre, kurzfristige Lösung. Der Nutzer muss in jedem Fall auch im DMS für den Export deaktiviert werden und darf nicht mehr in der XML erscheinen. Andernfalls wird der Nutzer wiederholt importiert und im Ratsinformationssystem angelegt.

=== Systemlogs ===

[[Image:21_V2-3Ratsinformation Sytemereignisse.png|miniatur|Systemereignisse]]

Hier kann die Einsicht in Systemmeldungen erfolgen.

Systemereignisse sind

* suchbar nach:
:* Text und
:* Datum oder
:* Zeitspanne

* filterbar nach:
:* alle,
:* Hinweise,
:* Warnungen,
:* Fehler und
:* Erfolg

* sowie sortierbar nach:
:* ID,
:* Art,
:* Nutzer,
:* Datum/Uhrzeit,
:* Modulkontext,
:* erweiterter Kontext,
:* Ereignis und
:* Beschreibung.

== Modulvorlagen ==

[[Image:22_V2-3Ratsinformation2 Konfiguration Modulvorlagen.png|miniatur|Konfiguration Modulvorlagen]]

Eine Modulvorlage dient der einfachen und systemweiten Konfiguration der Ausgabe. Es können mehrere Modulvorlagen angelegt werden. Modulvorlagen werden an den Menüpunkten im [[#Seitenbaum|Seitenbaum]] ausgewählt und zentral konfiguriert, wobei pro Menüpunkt nur eine Modulvorlage ausgewählt werden kann. Ist die Modulvorlage aktiviert, werden bis auf den Reiter "Allgemein" alle weiteren ausgeblendet.
Die Ausgabe-Konfiguration im Seitenbaum erfolgt ausschließlich über die Modulvorlagen, seitenspezifische Konfigurationen wurden entfernt.

'''Reiter der Modulvorlage'''

* [[#Reiter Allgemein|Allgemein]]
* [[#Reiter Darstellung|Darstellung]]
* [[#Reiter Sitzungen|Sitzungen]]
* [[#Reiter Kalender|Kalender]]
* [[#Reiter Personen|Personen]]
* [[#Reiter Gremien|Gremien]]
* [[#Reiter Suche|Suche]]
* [[#Reiter Dokumenten Liste|Dokumenten Liste]]
* [[#Reiter Notizen|Notizen]]
* [[#Reiter Newsmodul|Newsmodul]]
* [[#Reiter App|App]]

'''Vorteile gegenüber der direkten Konfiguration am Menüpunkt'''

* Konfiguration der Modulvorlage an einem zentralen Punkt
* einfache Nachkonfiguration neuer oder zuvor nicht genutzter Funktionen
* keine Anpassung aller Menüpunkte notwendig
* Verringerung fehlerhafter oder fehlender Konfigurationen an einzelnen Menüpunkten (führte in der Vergangenheit zu Missverständnissen in der Ausgabe)

Die Einstellungen in der Modulvorlage können beliebig vorgenommen werden. Für alle Reiter gilt, dass der Systemstandard mit einem Klick wiederhergestellt werden kann.

Weiterhin können, wenn notwendig, am einzelnen Menüpunkt abweichende Einstellungen vorgenommen werden.

==== Reiter Allgemein ====

[[Image:23_V2-3Ratsinformation Konfiguration-Allgemein.png|miniatur|Konfigurationsmöglichkeiten Allgemein]]

Im Reiter Allgemein kann die Grundeinstellung der Modulvorlage vorgenommen werden. Dazu zählt die Vergabe einer eindeutigen Bezeichnung.

==== Reiter Darstellung ====

[[Image:24_V2-3Ratsinformation Konfiguration-Darstellung.png|miniatur|Konfigurationsmöglichkeiten für Darstellung]]

Listen

Daten, die in einer Liste ausgegeben werden, können in ihrer Anzahl variiert werden. Die Auswahl geht von einer Anzeige ohne Einschränkung bis zu 50 Einträgen pro Seite.

Datumsformat

Das Datumsformat (inklusive Uhrzeit) kann konfiguriert werden.

Zusätzliche Ausgabe

Ausgewählt werden können:

* Ausgabe von Vertretern in Sitzungsteilnehmer Listen
* Ausgabe von Vertretern in Basisgremien Listen
* Ausgabe von Parteien
* Ausgabe von Fraktionsvorsitzenden
* Ausgabe von zusätzlichen Funktionen
* Ausgabe von Drucksachennummern
* Ausgabe des Öffentlichkeitsstatus bei Schriftstücken mit Bezug zu einem TOP
* Filtermöglichkeit für Personenliste
* Filtermöglichkeit für Fraktionenliste
* Filtermöglichkeit für Parteienliste

Features deaktivieren

Folgende Features können ausgeschalten werden:

* Notizfunktion an Sitzung deaktivieren
* Downloadmöglichkeit für Sitzungsmappe deaktivieren
* Downloadmöglichkeit für Gesamtdokument deaktivieren
* Downloadmöglichkeit für elektronische Visitenkarte deaktivieren
* Link "auf Karte anzeigen" deaktivieren
* Ausgabe von Jahres Auswahl in Sitzungs-Archiv deaktivieren
* Ausgabe von "Vertreter für Gremiumsmitglieder" deaktivieren
* Einbindung der Javascript Bibliothek jQuery deaktivieren
* Einbindung der Javascript Bibliothek jQuery-UI deaktivieren
* Zusammenfügen von AssetsCompiler deaktivieren

==== Reiter Sitzungen ====

[[Image:25_V2-3Ratsinformation Konfiguration-Sitzungen.png|miniatur|Konfigurationsmöglichkeiten für Sitzungen]]

Sitzungsdetails

Bei der Darstellung der Sitzungsdetails kann zwischen einer einfach Listenansicht, Akkordeonansicht oder der Darstellung mit Reitern gewählt werden.

Weiterhin ausgewählt werden kann:

* Titel des Sitzungs-Schriftguts anzeigen
* Titel von Anlagen des Sitzungs-Schriftguts anzeigen
* Titel des Schriftguts der Tagesordnungspunkte anzeigen
* Titel von Anlagen des Tagesordnungspunkt-Schriftguts anzeigen

Sitzungstitel

Die Darstellung des Wochentags kann beeinflusst werden. Zunächst kann eingestellt werden, ob die Wochentage überhaupt ausgegeben werden sollen. Bei der Art kann zwischen der Kurz- und der Langform unterschieden werden. Es kann ein beliebiger Trenner zwischen Wochentag und Datum angegeben werden. Optional können zwischen Datum und Uhrzeit oder zum Sitzungsnamen, ebenfalls Trenner eingefügt werden.

==== Reiter Kalender ====

[[Image:26_V2-3Ratsinformation Wochenansicht Sitzungskalender.png|miniatur|Darstellungsmöglichkeiten im Kalender am Beispiel der Wochenansicht]]

[[Image:26_V2-3Ratsinformation Konfiguration-Kalender.png|miniatur|Konfigurationsmöglichkeiten für Kalender]]

Neben der Kalenderdarstellung kann an dieser Stelle auch die Ausgabe der Kalendereinträge konfiguriert werden.

Kalenderdarstellung

Die Startansicht unterscheidet zwischen Monat (Standard), Woche und Tag. Dabei kann für Woche und Tag die einfache oder detaillierte Ansicht gewählt werden.

Kalendereinträge

Standardmäßig wird die Gremiumsbezeichnung im Kalender ausgeschrieben. Um unschöne Umbrüche zu vermeiden, kann an dieser Stelle die Abkürzung der Gremiumsbezeichnung aktiviert werden. Mit der Aktivierung stehen Tooltips und eine Legende optional zur Verfügung.

Kalendereinträge

Termine und Tooltips können jeweils mit einer auf das Kundenweb angepassten oder vom Kunden gewünschten Farbe versehen werden.
Werden die Feldwerte leer gelassen, erfolgt die Darstellung in Standardfarben (hellblau).

'''Empfohlene Einstellung'''

* Gremiumsbezeichnung = Abkürzung
* Tooltip anzeigen = aktiviert
* Legende anzeigen = aktiviert

Internetkalender

Hier kann die Bereitstellung des Dienstes aktiviert werden.

==== Reiter Personen ====

[[Image:27_V2-3Ratsinformation2 Konfiguration Personen.png|miniatur|Konfigurationsmöglichkeiten für Personen]]

Bilddarstellung

An dieser Stelle kann die Anzeige hinterlegter Bilder der Personen (Benutzerverwaltung) nach Bereichen konfiguriert werden:

* keine Anzeige
* im Bürger-Bereich
* im Login-Bereich
* keine Einschränkung

Detail Bild - Listen Bild - Vollbild

Hier können jeweils die Abmessungen der Bilddarstellungen konfiguriert werden.

==== Reiter Gremien ====

[[Image:28_V2-3Ratsinformation2 Konfiguration Gremien.png|miniatur|Konfigurationsmöglichkeiten für Gremien]]

Ausgabe

Die Anzeige leerer Gremien kann optional aktiviert werden (Standard: aus).

Sichtbarkeit der Gremien entfällt. Die Sichtbarkeit der Gremien ist nun direkt von der Sichtbarkeit der Sitzungen abhängig. In Basis-Gremienauflistungen gilt die Sichtbarkeitsregelung, die im Export übergeben ist.

Sitzungskalender

Optional kann die Einstellung erfolgen, dass für jedes Gremium ein anderer Farbwert verwendet wird (Standard: aus). Bei Aktivierung dieser Option öffnet sich die Konfiguration "Farbwerte".

Sitzungskalender

Hier kann für jedes ausgewählte Gremium eine Farbe für den Hintergrund, den Rahmen und die Schrift selekiert werden.

==== Reiter Suche ====

[[Image:29_V2-3Ratsinformation2 Konfiguration Suche.png|miniatur|Konfigurationsmöglichkeiten für die Suche]]

Allgemeine Suchoptionen

Um das Suchformular nutzen zu können, muss der Haken bei "Suchformular anbieten" gesetzt sein. Bei der Art der Suche kann zwischen der einfachen und der erweiterten Suche unterschieden werden. Es kann eingeschränkt werden, auf welche Inhalte die Suche zugreifen darf ("Suche in folgenden Inhalten gestatten").
Bei der erweiterten Suche kann zusätzlich ausgewählt werden, ob die erweiterten Suchmöglichkeiten im Frontend beim ersten Aufruf bereits aufgeklappt erscheinen sollen.

Formularelemente der Erweiterten Suche

Optionen, die in der erweiterten Suche eingeblendet werden können:
* "Suche nach Gremium" anzeigen
* "Suche nach Schriftstückart" anzeigen
* "Suche nach Zeitraum" anzeigen

Die Darstellung der Suchtreffer für Schriftstücke entspricht der Darstellung der Dokumentenliste inklusive der dortigen Konfiguration.

==== Reiter Dokumenten Liste ====

[[Image:30_V2-3Ratsinformation2 Konfiguration DokumentenListe.png|miniatur|Konfigurationsmöglichkeiten für Dokumenten Liste]]

Ausgabe

Es kann ausgewählt werden, ob ausschließlich die in der Sortierung enthaltenen Schriftstück Arten angezeigt werden sollen. Leere Einträge in der Schriftstück ArtID Liste können ebenfalls angezeigt werden.

Dokumentenliste

Der Titel des Schriftstückes ist standardmäßig aktiviert. Optional kann diese Einstellung geändert werden. Anlagen und Anlage-Titel können angezeigt oder ausgeblendet werden.

Sortierung

In der Sortierung kann die Reihenfolge und die Schriftstückarten an sich, die verwendet werden sollen, festgelegt werden. Jeder Dokumententyp kann innerhalb der Reihenfolge nur einmal vorkommen.

Innerhalb einer Schriftstückart erfolgt die Sortierung anhand des Zeitbezugs des Dokuments. Hierzu wird die aktuellste Sitzung, in der das Schriftstück verwendet wird, ermittelt.

==== Reiter Notizen ====

[[Image:31_V2-3Ratsinformation2 Konfiguration Notizen.png|miniatur|Konfigurationsmöglichkeiten für Notizen]]

Konfigurieren der Nutzerauswahl und Möglicher Einschränkungen für das Teilen von Notizen.

Nutzerauswahl

* nur Teilnehmer der Sitzung und Nutzer mit zusätzlichem Zugriff auf die Sitzung (Standard)
* nur Teilnehmer der Sitzung
* alle Nutzer, unabhängig von Zugriffsberechtigungen

Mögliche Einschränkungen

* Gremien
* Fraktionen
* Parteien
* Funktion im Gremium
* Zusätzliche Funktion

==== Reiter Newsmodul ====

[[Image:32_V2-3Ratsinformation2 Konfiguration Newsmodul.png|miniatur|Konfigurationsmöglichkeiten für das Newsmodul]]

[[Image:32_V2-3Ratsinformation2 Konfiguration Newsmodul Seite.png|miniatur|Auswahl der Detailseite]]

Hierüber kann die Anzeige des Newsmoduls im Sitzungskalender aktiv geschalten werden. Bei Aktivierung wird die Möglichkeit geboten, für jede Kategorie zu bestimmen, auf welcher Webseite (Detailseite) die Artikel erscheinen sollen, sowie eine Farbe für den Hintergrund, den Rahmen und die Schrift festzulegen.

==== Reiter App ====

[[Image:33_V2-3Ratsinformation2 Konfiguration App.png|miniatur|Konfigurationsmöglichkeiten für die App]]

Integration

* Überschrift
* Festlegung der Spaltenanzahl im Startbildschirm (Homescreen)
* Login über Webcontainer ermöglichen: Login Schaltfläche im Startbildschirm erscheint (Ersatz für Login über nativen App-Rahmen)

Eigene Styles

* eigene Styles (brain-SCC) oder kundenspezifische Stylesheets per CSS einfügen (kunde.css)

== Teilnahme ==

[[Image:34_V2-3Teilnahme.png|miniatur|Teilnahme]]

Der Punkt "Sitzungsteilnahme" ermöglicht die Sortierung nach ID, Externer ID, Kennung, Sitzungsbeginn und Status. Eine Suche anhand eines Textes und des Zeitraums der Sitzung kann ebenfalls erfolgen.

Am Ende jeder Zeile wird der Button "Teilnehmer anzeigen" zur Verfügung gestellt. Hierüber werden alle Sitzungsteilnehmer mit deren Zu- oder Absagen einer Teilnahme tabellarisch ausgegeben.
Es wird eine Exportfunktion im CSV-Format (z.B. für Excel) angeboten.

'''Hinweis:''' Um die Sitzungsteilnehmer zu sehen, wird die Nutzung des Mandatsträgermodus vorausgesetzt. Ist der Mandatsträgermodus deaktiviert, erscheinen unter dem Punkt "Teilnahme" alle Sitzungen. Eine Teilnehmerliste kann nicht generiert werden.

== Statistik ==

[[Image:35_V2-3Statistik.png|miniatur|Statistik]]

Die Statistik gibt einen kurzen Überblick über die im System importierten Inhalte, Nutzerkonten und Nutzerinhalte.

== Hilfe ==

Über den Punkt "Hilfe" wird das Wiki des Ratsinformationssystems aufgerufen. Darin sind Konfigurationsmöglichkeiten des Backends näher beschrieben.

= Einspielen von Patches =

Das Einspielen von Patches ist Systemadministratoren mit Superuser-Rechten vorbehalten.

== Siehe auch ==
* [http://dms-support.brain-scc.de/de/ansprechpartner.html Support-Web] mit Informationen zu Ansprechpartnern und Updates
* [[BürgerPLUS Ratsinformation - Administration Version 2.2|Administration Version 2.2]]

= Hilfe Funktion =

[[Image:36_V2-3Hilfe.png|miniatur|''Hilfe'' Schaltfläche]]

Über die ''Hilfe'' Schaltfläche in den einzelnen Menüs der Administration kann auf die Hilfe Funktion zugegriffen werden. Dabei ist jede ''Hilfe'' Schaltfläche mit den inhaltlich passenden Abschnitt eines Wiki Artikels verknüpft.

Ratsinformationssystem - Administration Version 2.3

2016-05-23T07:49:32Z

Tbalcke: /* Reiter Schriftstücke */

Dieser Artikel behandelt die Administration des Ratsinformationssystem 2.3 ('''REGISAFE-Version 4.3''').

Der Administrationsbereich ist durch das Anfügen des Wortes "admin" an der URL erreichbar.

Beispiel: https://ris.geocms.com/demo/admin/

= Einführung =

[[Image:Ratsinformation-Zusammenspiel.PNG|miniatur|Wie kommen die Daten vom REGISAFE ins Web?]]

[[Image:01_V2-3GeoCMS-Modul Ratsinformation.png|miniatur|GeoCMS - Modul Ratsinformation]]

Zusammenspiel von REGISAFE und BürgerPLUS Ratsinformationen

= Ausgabe =

-> Informationen zur [[BürgerPLUS Ratsinformation - Ausgabe Version 2.3|Web-Ausgabe des Moduls BürgerPLUS Ratsinformation Version 2.3]]

=Zugriffsrechte=
Je nach Rolle, kann ein Nutzer im Administrationsbereich unterschiedliche Zugriffsrechte besitzen.

'''Rollen mit absteigenden Zugriffsrechten:'''

* Superuser
** Rechte: alle
* Administrator
**Rechte: Benutzerinformationen, Installation, Benutzerverwaltung, Seitenbaum, Ratsinformationen, Syslogs
* Web-Admin des Kunden
** Rechte: Benutzerinformationen, Benutzerverwaltung, Seitenbaum, Ratsinformationen
* Gremiumsmitglieder und sonstige Sitzungsteilnehmer
** Rechte: Benutzerinformationen

= Benutzerverwaltung =

[[Image:02_V2-3Ratsinformation-Benutzerverwaltung-Details.png|miniatur|Detailansicht Benutzer]]

Die Nutzerkonten und Berechtigungen werden aus REGISAFE importiert. Rechte importierter Nutzer dürfen nicht angepasst werden, da diese bei jedem Import überschrieben werden. Lediglich den Benutzernamen, das Passwort und das Bild des Benutzers können Administratoren bei Bedarf ändern.

Die Nutzerkonten sind entsprechend ihrer Rollen und Zugriffsrechte in Gruppen zugeordnet. Die Zuordnung darf nicht geändert werden, da die Verteilung an Hand der Daten im REGISAFE erfolgt. Die Gruppen werden als Baumstruktur angezeigt.

[[Image:03_V2-3Benutzergruppen.png|miniatur|neue Benutzergruppen]]

Zur Erleichterung der Rechteverwaltung der Benutzer und zur gezielteren Rechtevergabe, stehen in der Benutzerverwaltung zusätzlich zwei Gruppen zur Verfügung:
* RIS - alle importiert (enthält alle über die RIS-Schnittstelle importierten Nutzer)
* RIS - ohne Verteiler (RIS-Nutzer, die keinem Gremium angehören, also Nutzer, die importiert wurden, aber keine Rechte besitzen sollen)
'''Hinweis:''' Vergeben Sie keine Rechte im CMS-Backend ohne Abstimmung mit dem RIS-Support. Die Rechteverwaltung erfolgt bis auf wenige Ausnahmen (Newsmodul und ggf. Hilfeseiten) ausschließlich im DMS, um eventuelle Zugriffe nicht autorisierter Personen auf bestimmte Bereiche und Funktionen steuern zu können.

Der Status des Nutzerkontos wird farblich gekennzeichnet. Aktive Nutzer sind mit einem grünen Symbol gekennzeichnet. Nutzer, die beispielsweise ein neues Passwort angefordert oder sich noch nicht im System angemeldet haben, werden mit einem orangen Symbol markiert.

Die E-Mail-Adresse wird aus der Benutzerverwaltung entfernt, wenn keine gültige E-Mail-Adresse exportiert wurde. Als Beispiele für ungültige Adressen sind zu nennen:
* Intern: Vorname Nachname
* vorname.nachname[at]kommune.de
* vorname.nachname@kommune

Wichtige Inhalte des Benutzerkontos (Benutzer bearbeiten):

* Benutzer
:* Benutzername (Login-Kennung des Nutzers; Generiert aus der REGISAFE-XML)
:* Passwort (verschlüsselt)
:* Redaktionsbereich-Anmeldung erlauben (Backend-Zugriff für den Nutzer aktivieren/deaktivieren)
* Persönliche Angaben (werden aus der REGISAFE-XML übermittelt, außer das Profilbild)
:* Profilbild (eine lokale Datei auswählbar)

Wenn (neue) Nutzer ein Passwort vergeben, muss dieses folgende Mindestanforderungen erfüllen:
* mind. 8 Zeichen,
* mind. 1 Sonderzeichen,
* mind. 1 Großbuchstabe und
* 1 Kleinbuchstabe

[[Image:RIS_Switch-to-User.JPG|miniatur|Switch-To-User]]
Pro Nutzer kann ein Profilbild hinzugefügt werden. Diese Funktion ist unabhängig von REGISAFE, so dass das Hochladen direkt im Administrationsbereich von BürgerPLUS Ratsinformation erfolgen muss. Die Ausgabe erfolgt in der Personenliste und in der Detailansicht der Person.

Um bei einem Nutzer auftretende Fehler besser und schneller überprüfen zu können, wurde die Funktion "Switch-to-User" für den web-Admin aktiviert. Ohne das Passwort des jeweiligen Nutzers kennen zu müssen, können Administratoren damit die Rolle und Rechte des Nutzers übernehmen und den gemeldeten Fehler sichten. Wechselt ein Administator in die Rolle eines Nutzers wird dies in der Syslog vermerkt.

= Seitenbaum =

Im Seitenbaum wird die Navigation definiert. Bei der Installation wird eine Standard-Navigation vorgegeben, die gemeinsam mit dem Kunden angepasst werden kann.

== Standardelemente der Navigation des Seitenbaums ==
* Persönlicher Bereich
** Mandatsträgermodus
** Kontaktformular
* Sitzungskalender
* Sitzungstermine
**Sitzungstermine (Archiv)
* Gremien
* Personen
* Fraktionen
* Dokumente
* Suche
* Passwort zurücksetzen
* Hilfe
* Datenschutzerklärung
* Impressum
* Abmelden

== Anlegen und Bearbeiten von Menüpunkten ==

[[Image:04_V2-3Ratsinformation Administration Anlegen von Menüpunkten.png|miniatur|Anlegen und Bearbeiten von Menüpunkten]]

Administratoren stehen folgende Funktionen zur Bearbeitung des Seitenbaums zur Verfügung:

* Anzeigen (zeigt den Menüpunkt im Portal an)
* Bearbeiten (öffnet die Bearbeitungsmaske, um einen Menüpunkt editieren zu können)
* Hinzufügen (fügt eine Unterseite am aktuell gewählten Menüpunkt ein)
* Umbenennen (ändert den Menütitel jedoch nicht den Alias)
* Rechte setzen (die Sichtbarkeit und Bearbeitungsmöglichkeiten können über die Rechte gesteuert werden)
* Seitencache löschen (entfernt alle bisher aufgerufenen Versionen der entsprechenden Webseite)
* Ausschneiden (der Menüpunkt wird vom aktuellen Knoten ausgeschnitten und kann an einem anderen Knotenpunkt eingefügt werden)
* Kopieren (der Menüpunkt wird dupliziert und kann an einem anderen Knotenpunkt eingefügt werden)
* Einfügen (zuvor ausgeschnittene oder kopierte Menüpunkte können an beliebigen anderen Knotenpunkten eingefügt werden)
* Entfernen (löscht den ausgewählten Menüpunkt)

Folgende Einstellungen müssen beim Anlegen eines neuen Menüpunktes beachtet werden:

*Reiter Menüdaten:
** Titel (Pflichtfeld)
** Alias (Pflichtfeld)

[[Image:05_V2-3Verstecker menuepunkt.png|miniatur|Anlegen eines versteckten Menüpunktes]]
[[Image:06_V2-3Verstecker menuepunkt sichtbarkeit.png|miniatur|Anlegen eines versteckten Menüpunktes beim Reiter Sichtbarkeit]]

Soll ein versteckter Menüpunkt erstellt werden, sind zusätzlich folgende Einstellungen zu übernehmen:

*Reiter Menüdaten
**Anzeigeverhalten
*** Seite bei Login anzeigen

*Reiter Sichtbarkeit
**Benutzer: RIS - alle importiert
**Rechteprüfung aktivieren

'''Wichtiger Hinweis:''' Bitte sehen Sie davon ab weitere Änderungen in den Masken vorzunehmen. Diese können weitreichende Auswirkungen auf die Außenansicht und Funktionsfähigkeit des Ratsinformationssystems haben. Wenden Sie sich bitte an das Support-Team.

'''Häufiger Fehler:''' Menüpunkte können so konfiguriert werden, dass Sie ausschließlich für Nutzer mit einem Login sichtbar sind. In der öffentlichen Ansicht stehen sie scheinbar nicht mehr zur Verfügung. Jedem Nutzer, der die URL kennt, ist es jedoch möglich die Seite auch ohne Login aufzurufen. Um dies zu verhindern genügt es nicht, das Anzeigeverhalten des Menüpunktes auf "Seite nach Login anzeigen" zu setzen. Zusätzlich muss im Reiter "Sichtbarkeit" der Besitzer auf "RIS - alle importiert" geändert und der Haken bei "Rechteprüfung aktivieren" gesetzt sein.

= Ratsinformationssystem =

Das Fachmodul "Ratsinformationssystem" ermöglicht Einsicht in die Bereiche:

* [[#Import|Import]]
* [[#Administration|Administration]]
* [[#Modulvorlagen|Modulvorlagen]]
* [[#Teilnahme|Teilnahme]]
* [[#Statistik|Statistik]]
* [[#Hilfe|Hilfe]]

== Import ==

=== letzter Import ===

[[Image:01_V2-3GeoCMS-Modul Ratsinformation.png|miniatur|Import Status]]

Unter dem Punkt "aktueller Import" wird nur der aktuellste Import angezeigt. Sonstige Importe befinden sich im Archiv.
Der Import kann automatisch starten oder durch "Importjob starten" manuell ausgelöst werden. Es besteht die Möglichkeit, Importjobs zurückzusetzen. Durch Anzeige der Logs kann das gesamte Importverfahren nachvollzogen werden. Die Anzeige der importierten Daten im XML-Format ist ebenfalls möglich.

* erweitertes Logging beim XML-Parsen
* Warnungen bei fehlendem/ungültigem RISBEREICH für Personen in Basisgremien-/Sitzungsverteiler
* Weitergabe der Warnings an den Log des Importjobs

Die verschiedenen Status eines Imports werden auch farblich gekennzeichnet:

* Grün: der Import war erfolgreich, an der Importdatei gab es Änderungen
* Orange: der Import war erfolgreich, an der Importdatei gab es keine Änderungen
* Rot: beim Import sind Fehler aufgetreten

=== Importarchiv ===

[[Image:08_V2-3Ratsinformation-Archivierte Importe.png|miniatur|Import-Archiv]]

Alle bereits vergangenen Importe befinden sich im Archiv. Sobald ein neuer aktueller Import durchgeführt wird, wird ein älterer ins Archiv verschoben. Archivierte Importe können nicht mehr zurückgesetzt werden. Die Import-Logs und die importierten Daten in einer XML-Struktur können dennoch angezeigt werden. Die Sortierung kann selbstständig vorgenommen werden, durch Klick auf den Tabellenkopf für die entsprechende Spalte, nach der geordnet werden soll. Zur vereinfachten Recherche im System steht die Suchfunktion zur Verfügung.

== Administration ==

[[Image:09_V2-3Ratsinformation-Administration.png|miniatur|Administration]]

Ermöglich Zugriff auf:

* [[#Systemkonfiguration|Systemkonfiguration]]
* [[#Verändern der Sichtbarkeit|Verändern der Sichtbarkeit]]
* [[#Notizen bearbeiten|Notizen bearbeiten]]
* [[#Nutzerkonten zurücksetzen|Nutzerkonten zurücksetzen]]
* [[#Nutzerkonten bearbeiten|Nutzerkonten bearbeiten]]
* [[#Systemlogs|Systemlogs]]

=== Systemkonfiguration ===

[[Image:10_V2-3Ratsinformation-Systemkonfiguration.png|miniatur|Administration - Systemkonfiguration]]

Die Systemkonfiguration ist Nutzern mit administrativen Berechtigungen vorbehalten (Superuser, Administrator, Web-Admin). In diesem Bereich werden systemweite Einstellungen vorgenommen.

'''Reiter der Systemkonfiguration:'''

* [[#Reiter Konfiguration|Reiter Konfiguration]]
* [[#Reiter Benachrichtigungen|Reiter Benachrichtigungen]]
* [[#Reiter_Schriftstücke|Reiter Schriftstücke]]
* [[#Reiter_PDF Sicherheit|Reiter PDF Sicherheit]]
* [[#Reiter Adressen|Reiter Adressen]]
* [[#Reiter Datenschutz|Reiter Datenschutz]]
* [[#Reiter Import|Reiter Import]]

Die Reiter sind erreichbar über den Button "ändern" (Ratsinformation > Administration > Systemkonfiguration > ändern).

==== Reiter Konfiguration ====

[[Image:11_V2-3Ratsinformation-Reiter Konfiguration.png|miniatur|Reiter Konfiguration]]

Iconset

Bei der Verwendung von Iconsets kann zwischen REGISAFE-Standard-Icons und hinterlegten Open-Source-Icons gewählt werden.

Authentifizierung

Die Login-Kennung für die Anmeldung am System kann eingestellt werden:

* Adresskennung (REGISAFE Standard): Nachname Vorname Kommune
* E-Mail
* Titel, Vorname, Nachname

"Überschreiben der Login-Kennung darf aktualisiert werden" ermöglicht die automatische Änderung bestehender Nutzerkonten (Info an Nutzer per E-Mail).

CMS-Nutzerkonten basieren auf Adressfeldern mit dem Kennzeichen "öffentlich" oder "nicht öffentlich". Import der Basisgremienverteiler und Sitzungsverteiler erzeugt nun Nutzergruppen in der Benutzerverwaltung.

Bei der Einstellung der Zielseite für den E-Mail-Link zum initialen Setzen des Nutzer-Passworts handelt es sich um ein Pflichtfeld. Die Standard-Einstellung für die Zielseite des E-Mail-Links zum initialen Setzen des Nutzer-Passworts ist die Seite "Login authentifizieren".

Mandantensystem

Es kann optional ausgewählt werden, ob Verwaltungskennungen für Mandantensysteme verwendet werden sollen.

Erweitert

Konfigurieren der URL zum Support-Web.

Einblenden von Entwicklermeldungen steuert den Umfang der Debug-Ausgaben des Ratsinformationssystems. Debug-Ausgaben sind nur für Entwicklungszwecke oder im Fehlerfall notwendig.

==== Reiter Benachrichtigungen ====

[[Image:12_V2-3Ratsinformation2b-E-Mail Versand.png|miniatur|E-Mail-Versand]]

Konfigurieren des E-Mail-Versandes und der Administrator-Benachrichtigungen.

'''E-Mail-Versand'''

Der E-Mail-Versand und das Zurücksetzen von Nutzerdaten an Gremienmitglieder werden nur aktiviert, wenn eine Admin-E-Mail des Kunden hinterlegt ist.

* ''Nutzer-Benachrichtigungs E-Mail Versand'' aktiviert -> E-Mail geht an Mandatsträger
* Ist kein Versand an Mandatsträger aktiv, werden alle E-Mails an einen Mandatsträger nun an den Admin weitergeleitet.
* Ist auch der Versand an den Admin bzw. systemweit deaktiviert, oder gab es einen Fehler beim Versenden, wird nun ein Fehler im Systemlog geschrieben.

Für den Versand im HTML-Format wurde auf Multipart-E-Mails umgestellt (ist auch für Clients lesbar, die keine HTML-E-Mail darstellen können).

'''Postfach für E-Mailversand'''

Konfiguration eines eigenen Absender-Postfachs ist möglich. E-Mail-Versand kann wahlweise im HTML-Format (Einbettung von Bilddateien) erfolgen. Dies wird statt der E-Mail-Adresse noreply@geocms.net für alle Meldungen (z.B. Importjobs) oder Passwortlinks verwendet.

Nach der Konfiguration der Einstellungen kann eine Test-E-Mail versandt werden.

Es wird empfohlen ein separates Postfach einzurichten, z.B. ris@kundendomain.de

'''Administrator-Benachrichtigungen'''

Hier kann die Betreffzeile der E-Mail-Benachrichtigungen geändert werden (nicht empfehlenswert) und mehrere E-Mail-Adressen für die Administrator-Benachrichtigungen hinterlegt werden.

'''Informationsdienst'''

Konfiguration oder Deaktivierung des Informationsdienstes:

* Festlegen des Betreffs der E-Mails des Informationsdienstes. Bei leerem Feld wird der Standard verwendet.
* Informationsdienst für festgelegte Status erzwingen (jeder Nutzer erhält Benachrichtigung über die hier selektierten Status)
* Informationsdienst für festgelegte Status verbergen (kein Nutzer erhält Benachrichtigung über die hier selektierten Status)
Wird kein Status selektiert, kann jeder Nutzer frei wählen, ob er die Benachrichtigung für den entsprechenden Status erhalten möchte.

Standard des Betreffs:

Informationsdienst BürgerPLUS Ratsinformation "##WEB_NAME##" vom ##DATUM##"

Mögliche Platzhalter:

* ##DATUM## - Datum im Format DD.MM.JJJJ HH:MM
* ##WEB_NAME## - Name der BürgerPLUS Ratsinformation Instanz
* ##MANDANT## - Name der Verwaltungskennung" name="flexml::infodienst_subject"

==== Reiter Schriftstücke ====

[[Image:13_V2-3Ratsinformation-Reiter Schriftstuecke.png|miniatur|Reiter Schriftstücke]]

Dateinamen werden nicht mehr Case-Sensitive ausgewertet (Groß-/Kleinschreibung). Dateinamen, die fälschlicherweise URL-kodiert übergeben werden, können nun ausgewertet werden. Unterstützt werden die neuen Schriftstück ArtIDs "Sitzungsunterlage" und "RISZusatzDokument".

Dateibehandlung

Die Dateibehandlung gibt an wie Dokumente, wenn sie im Web geöffnet werden, behandelt werden.

Mögliche Einstellungen:

* immer downloaden
* wenn möglich im Browser darstellen

Bezeichnung der Schriftstück ArtIDs

Den bekannten Bezeichnungen von Schriftstücken können andere Bezeichnungen zugewiesen werden. Die im Feld angegebene Bezeichnung überschreibt die Standardangabe.
Bsp.: Der „Sitzungsniederschriftsauszug“ wird „Protokollauszug“ im RIS-Web genannt.

Anzeige der Schriftstücke

Den Dokumenttypen kann zugewiesen werden, ob es sich um ein Sitzungsschriftstück (bei Reiter "Sitzungsdokumente" angezeigt) oder um ein Tagesordnungsschriftstück (be Reiter "Tagesordnung" angezeigt) handelt.

Anlagen

* Vom Hauptdokument (Anlagen werden neben dem Hauptschriftstück angezeigt; empfohlene Einstellung)

* Nur im Login-Bereich (Anlagen können nur gesehen werden, wenn man angemeldet ist, betrifft auch öffentliche TOP, d.h. Bürger können zwar das Hauptschriftstück, aber nicht die Anlage sehen)

Zusätzliche Dokumente

Die Zielseite für Zusätzliche Dokumente und die Mandantenzuordnung kann festgelegt werden.

==== Reiter PDF Sicherheit ====

[[Image:14_V2-3PDF-Sicherheit.png|miniatur|PDF-Sicherheit]]

'''Wasserzeichen'''

Systemweit kann vom Administrator ein Wasserzeichen für alle PDF-Dateien aktiviert werden. Das Wasserzeichen kann individuell
gestaltet und als PDF hinterlegt werden.

Folgende Arten von Wasserzeichen stehen zur Verfügung:
* Stempel (Standard): Das Wasserzeichen wird über dem Text gelegt. Insbesondere bei Bildern ist dies zu empfehlen. Die Lesbarkeit kann je nach Wasserzeichen ggf. eingeschränkt sein.
* Hintergrund: Das Wasserzeichen wird unter dem Text eingefügt. In PDF-Dokumenten mit Bildinhalten ist das Wasserzeichen ggf. verdeckt.

[[Image:14_V2-3PDF-Sicherheit-Wasserzeichen.png|miniatur|PDF mit Wasserzeichen und benutzer- und zeitabhängiger Fußleiste]]

Wird ein Wasserzeichen für die Dateien verwendet, so erscheint der Nutzername sowie ein Zeitstempel in der Fußzeile des Dokumentes.
Möchten Sie diesen Hinweis anzeigen, jedoch kein Wasserzeichen hinterlegen, laden Sie ein leeres PDF-Dokument im System hoch und stellen Sie es als Wasserzeichen für den Hintergrund ein.

'''Verschlüsselung'''

Systemweit kann vom Administrator ein Passwort für alle Schriftstückdownloads/Sitzungsmappen aktiviert werden. Wichtig: Der Passwortschutz gilt nur für nicht öffentlich sichtbare Schriftstücke! Öffentliche Schriftstücke sind weiterhin ohne einen Passwortschutz aufrufbar. Das Passwort ist nicht nutzerspezifisch und muss allen Nutzern bekannt gegeben werden.

Mit dem Passwortschutz können folgende Berechtigungen in PDF-Dateien gesetzt werden:
* keine (nur ansehen): Nutzer können das PDF herunterladen und öffnen. Andere Aktionen, wie Drucken, Hinzufügen von Anmerkungen in einem PDF-Programm oder Zusammenfügen mit anderen Dokumenten, sind nicht möglich.
* alle Berechtigungen: Nutzer können das PDF herunterladen und öffnen. Alle anderen Aktionen, wie Drucken, Hinzufügen von Anmerkungen in einem PDF-Programm oder Zusammenfügen mit anderen Dokumenten, sind möglich.
* eigene Vorgabe: Nutzer können das PDF herunterladen und öffnen. Andere Aktionen, wie Drucken, Hinzufügen von Anmerkungen in einem PDF-Programm oder Zusammenfügen mit anderen Dokumenten, müssen explizit durch den Administrator festgelegt werden. Bitte beachten Sie: in PDF-Betrachtern (z. B. Acrobat Reader) können die Berechtigungen andere Bezeichnungen tragen

[[Image:14_V2-3PDF-Sicherheit-Frontend.png|miniatur|PDF-Verschlüsselung im Frontend]]

Erfolgte die Aktivierung der PDF-Verschlüsselung sowie die Vergabe eines systemweiten PW durch den Admin, so kann jeder Nutzer anschließend im persönlichen Bereich der Ratsinformations-Webseite (Frontend) unterhalb des Punktes "PDF Verschlüsselung" im Reiter „Profildaten“ das Admin-PW überschreiben. Trägt der Nutzer nichts ein, gilt das Admin-PW.

==== Reiter Adressen ====

[[Image:15_V2-3Ratsinformation-Reiter Adressen.png|miniatur|Reiter Adressen]]

Konfiguration der Darstellung der Adresse:

* CSS-Klasse für das Layout und eine Überschrift für jeden Adresse-Block
* Einteilung in Adresse-Blöcke
* Festlegung der zu verwendenden Felder je Block
* Konfiguration der Formatierung (Name in der Ausgabe, Zeilenumbruch, Listenrelevanz)
* Adressrendering über herkömmlichen Weg, wenn keine Adressfelddefinition hinterlegt ist
* wenn nur ein Feld definiert ist: Verwendung dieser Konfiguration

==== Reiter Datenschutz ====

[[Image:16_V2-3Ratsinformation-Reiter Datenschutz.png|miniatur|Reiter Datenschutz]]

Logging von Nutzerinteraktionen

* Logging von Schriftstückdownloads als Nachweis der „Zustellung“ von z.B. Einladungen
** optional de-/aktivierbar
** Zusammenfassung bei Zip Archiven

Tagesordnungspunkte

Es kann konfiguriert werden, ob der öffentlich hinterlegte Text für Tagesordnungspunkte angezeigt werden soll, z.B. wenn der Nutzer als "befangen" eingestuft wird, oder ein eigener Text. Bei Letzterem erscheint ein Freitextfeld.

==== Reiter Import ====

[[Image:Ratsinformation-Reiter_Import.PNG|miniatur|Reiter Import]]

Schnittstelle

Das Dateiformat für die Schnittstelle kann konfiguriert werden.

Quelle

Das Quell-Verzeichnis gibt den Pfad der zu importierenden Daten an.

Autoimport

* Service URL der Server Warteschlange

* Systemerkennung in der Server Warteschlange

=== Veränderung der Sichtbarkeit ===

Übersicht aller Sitzungen und Schriftstücke im System mit Veröffentlichungsbereich. Ermöglicht das Offline-Setzen eines einzelnen Datensatzes.

[[Image:18_V2-3Notizen bearbeiten.png|miniatur|Notizen bearbeiten]]

=== Notizen bearbeiten ===

Scheidet ein Nutzer unerwartet aus, verbleiben oft noch in Sitzungen erstellte Notizen im System. Für Administratoren wurde daher eine Möglichkeit geschaffen, diese Notizen unter datenschutzrechtlichen Aspekten vollständig aus dem System zu entfernen. Der Administrator erhält dabei keinen Zugriff auf die Inhalte, sondern kann lediglich an Hand des Notiz-Titels entscheiden, welche Notizen eines Nutzers gelöscht werden sollen.

=== Nutzerkonten zurücksetzen===

[[Image:19_V2-3Ratsinformation Zuruecksetzen der Zugangsdaten.png|miniatur|Zurücksetzen der Nutzerkonten]]

Hier erscheint eine Übersicht aller importierten Nutzer. Ermöglicht das Neu-Versenden eines Initial-Passworts an Nutzer, abhängig von der Aktivierung des [[#Reiter Benachrichtigungen|E-Mail-Versand]].

Icons kennzeichnen Nutzer mit nicht vorhandenen bzw. mehrmals vergebenen E-Mail-Adressen.

Der Link hat eine Gültigkeit von 24 Stunden.

[[Image:20_V2-3Nutzerkonten bearbeiten.png|miniatur|Bearbeiten von Nutzerkonten]]

=== Nutzerkonten bearbeiten ===

Nutzer, die in der XML als "gelöscht" markiert sind, werden nicht vollständig aus der Datenbank entfernt, um eine Wiederherstellung bei unbeabsichtigtem Löschen zu ermöglichen.

Unter diesem Punkt kann der web-admin ein oder mehrere Nutzer löschen (soft-delete) oder wiederherstellen. Das unwiederbringliche Löschen aus der Datenbank (hart-delete) ist weiterhin nur durch den RIS-Support möglich, da bei einem versehentlichen Löschen ein Komplett-Export notwendig wird. Melden Sie sich gern kurzfristig bei uns, sollten Sie einen Nutzer vollständig aus der Datenbank löschen wollen.

'''Hinweis:''' Das Löschen im Ratsinformationssystem ist eine temporäre, kurzfristige Lösung. Der Nutzer muss in jedem Fall auch im DMS für den Export deaktiviert werden und darf nicht mehr in der XML erscheinen. Andernfalls wird der Nutzer wiederholt importiert und im Ratsinformationssystem angelegt.

=== Systemlogs ===

[[Image:21_V2-3Ratsinformation Sytemereignisse.png|miniatur|Systemereignisse]]

Hier kann die Einsicht in Systemmeldungen erfolgen.

Systemereignisse sind

* suchbar nach:
:* Text und
:* Datum oder
:* Zeitspanne

* filterbar nach:
:* alle,
:* Hinweise,
:* Warnungen,
:* Fehler und
:* Erfolg

* sowie sortierbar nach:
:* ID,
:* Art,
:* Nutzer,
:* Datum/Uhrzeit,
:* Modulkontext,
:* erweiterter Kontext,
:* Ereignis und
:* Beschreibung.

== Modulvorlagen ==

[[Image:22_V2-3Ratsinformation2 Konfiguration Modulvorlagen.png|miniatur|Konfiguration Modulvorlagen]]

Eine Modulvorlage dient der einfachen und systemweiten Konfiguration der Ausgabe. Es können mehrere Modulvorlagen angelegt werden. Modulvorlagen werden an den Menüpunkten im [[#Seitenbaum|Seitenbaum]] ausgewählt und zentral konfiguriert, wobei pro Menüpunkt nur eine Modulvorlage ausgewählt werden kann. Ist die Modulvorlage aktiviert, werden bis auf den Reiter "Allgemein" alle weiteren ausgeblendet.
Die Ausgabe-Konfiguration im Seitenbaum erfolgt ausschließlich über die Modulvorlagen, seitenspezifische Konfigurationen wurden entfernt.

'''Reiter der Modulvorlage'''

* [[#Reiter Allgemein|Allgemein]]
* [[#Reiter Darstellung|Darstellung]]
* [[#Reiter Sitzungen|Sitzungen]]
* [[#Reiter Kalender|Kalender]]
* [[#Reiter Personen|Personen]]
* [[#Reiter Gremien|Gremien]]
* [[#Reiter Suche|Suche]]
* [[#Reiter Dokumenten Liste|Dokumenten Liste]]
* [[#Reiter Notizen|Notizen]]
* [[#Reiter Newsmodul|Newsmodul]]
* [[#Reiter App|App]]

'''Vorteile gegenüber der direkten Konfiguration am Menüpunkt'''

* Konfiguration der Modulvorlage an einem zentralen Punkt
* einfache Nachkonfiguration neuer oder zuvor nicht genutzter Funktionen
* keine Anpassung aller Menüpunkte notwendig
* Verringerung fehlerhafter oder fehlender Konfigurationen an einzelnen Menüpunkten (führte in der Vergangenheit zu Missverständnissen in der Ausgabe)

Die Einstellungen in der Modulvorlage können beliebig vorgenommen werden. Für alle Reiter gilt, dass der Systemstandard mit einem Klick wiederhergestellt werden kann.

Weiterhin können, wenn notwendig, am einzelnen Menüpunkt abweichende Einstellungen vorgenommen werden.

==== Reiter Allgemein ====

[[Image:23_V2-3Ratsinformation Konfiguration-Allgemein.png|miniatur|Konfigurationsmöglichkeiten Allgemein]]

Im Reiter Allgemein kann die Grundeinstellung der Modulvorlage vorgenommen werden. Dazu zählt die Vergabe einer eindeutigen Bezeichnung.

==== Reiter Darstellung ====

[[Image:24_V2-3Ratsinformation Konfiguration-Darstellung.png|miniatur|Konfigurationsmöglichkeiten für Darstellung]]

Listen

Daten, die in einer Liste ausgegeben werden, können in ihrer Anzahl variiert werden. Die Auswahl geht von einer Anzeige ohne Einschränkung bis zu 50 Einträgen pro Seite.

Datumsformat

Das Datumsformat (inklusive Uhrzeit) kann konfiguriert werden.

Zusätzliche Ausgabe

Ausgewählt werden können:

* Ausgabe von Vertretern in Sitzungsteilnehmer Listen
* Ausgabe von Vertretern in Basisgremien Listen
* Ausgabe von Parteien
* Ausgabe von Fraktionsvorsitzenden
* Ausgabe von zusätzlichen Funktionen
* Ausgabe von Drucksachennummern
* Ausgabe des Öffentlichkeitsstatus bei Schriftstücken mit Bezug zu einem TOP
* Filtermöglichkeit für Personenliste
* Filtermöglichkeit für Fraktionenliste
* Filtermöglichkeit für Parteienliste

Features deaktivieren

Folgende Features können ausgeschalten werden:

* Notizfunktion an Sitzung deaktivieren
* Downloadmöglichkeit für Sitzungsmappe deaktivieren
* Downloadmöglichkeit für Gesamtdokument deaktivieren
* Downloadmöglichkeit für elektronische Visitenkarte deaktivieren
* Link "auf Karte anzeigen" deaktivieren
* Ausgabe von Jahres Auswahl in Sitzungs-Archiv deaktivieren
* Ausgabe von "Vertreter für Gremiumsmitglieder" deaktivieren
* Einbindung der Javascript Bibliothek jQuery deaktivieren
* Einbindung der Javascript Bibliothek jQuery-UI deaktivieren
* Zusammenfügen von AssetsCompiler deaktivieren

==== Reiter Sitzungen ====

[[Image:25_V2-3Ratsinformation Konfiguration-Sitzungen.png|miniatur|Konfigurationsmöglichkeiten für Sitzungen]]

Sitzungsdetails

Bei der Darstellung der Sitzungsdetails kann zwischen einer einfach Listenansicht, Akkordeonansicht oder der Darstellung mit Reitern gewählt werden.

Weiterhin ausgewählt werden kann:

* Titel des Sitzungs-Schriftguts anzeigen
* Titel von Anlagen des Sitzungs-Schriftguts anzeigen
* Titel des Schriftguts der Tagesordnungspunkte anzeigen
* Titel von Anlagen des Tagesordnungspunkt-Schriftguts anzeigen

Sitzungstitel

Die Darstellung des Wochentags kann beeinflusst werden. Zunächst kann eingestellt werden, ob die Wochentage überhaupt ausgegeben werden sollen. Bei der Art kann zwischen der Kurz- und der Langform unterschieden werden. Es kann ein beliebiger Trenner zwischen Wochentag und Datum angegeben werden. Optional können zwischen Datum und Uhrzeit oder zum Sitzungsnamen, ebenfalls Trenner eingefügt werden.

==== Reiter Kalender ====

[[Image:26_V2-3Ratsinformation Wochenansicht Sitzungskalender.png|miniatur|Darstellungsmöglichkeiten im Kalender am Beispiel der Wochenansicht]]

[[Image:26_V2-3Ratsinformation Konfiguration-Kalender.png|miniatur|Konfigurationsmöglichkeiten für Kalender]]

Neben der Kalenderdarstellung kann an dieser Stelle auch die Ausgabe der Kalendereinträge konfiguriert werden.

Kalenderdarstellung

Die Startansicht unterscheidet zwischen Monat (Standard), Woche und Tag. Dabei kann für Woche und Tag die einfache oder detaillierte Ansicht gewählt werden.

Kalendereinträge

Standardmäßig wird die Gremiumsbezeichnung im Kalender ausgeschrieben. Um unschöne Umbrüche zu vermeiden, kann an dieser Stelle die Abkürzung der Gremiumsbezeichnung aktiviert werden. Mit der Aktivierung stehen Tooltips und eine Legende optional zur Verfügung.

Kalendereinträge

Termine und Tooltips können jeweils mit einer auf das Kundenweb angepassten oder vom Kunden gewünschten Farbe versehen werden.
Werden die Feldwerte leer gelassen, erfolgt die Darstellung in Standardfarben (hellblau).

'''Empfohlene Einstellung'''

* Gremiumsbezeichnung = Abkürzung
* Tooltip anzeigen = aktiviert
* Legende anzeigen = aktiviert

Internetkalender

Hier kann die Bereitstellung des Dienstes aktiviert werden.

==== Reiter Personen ====

[[Image:27_V2-3Ratsinformation2 Konfiguration Personen.png|miniatur|Konfigurationsmöglichkeiten für Personen]]

Bilddarstellung

An dieser Stelle kann die Anzeige hinterlegter Bilder der Personen (Benutzerverwaltung) nach Bereichen konfiguriert werden:

* keine Anzeige
* im Bürger-Bereich
* im Login-Bereich
* keine Einschränkung

Detail Bild - Listen Bild - Vollbild

Hier können jeweils die Abmessungen der Bilddarstellungen konfiguriert werden.

==== Reiter Gremien ====

[[Image:28_V2-3Ratsinformation2 Konfiguration Gremien.png|miniatur|Konfigurationsmöglichkeiten für Gremien]]

Ausgabe

Die Anzeige leerer Gremien kann optional aktiviert werden (Standard: aus).

Sichtbarkeit der Gremien entfällt. Die Sichtbarkeit der Gremien ist nun direkt von der Sichtbarkeit der Sitzungen abhängig. In Basis-Gremienauflistungen gilt die Sichtbarkeitsregelung, die im Export übergeben ist.

Sitzungskalender

Optional kann die Einstellung erfolgen, dass für jedes Gremium ein anderer Farbwert verwendet wird (Standard: aus). Bei Aktivierung dieser Option öffnet sich die Konfiguration "Farbwerte".

Sitzungskalender

Hier kann für jedes ausgewählte Gremium eine Farbe für den Hintergrund, den Rahmen und die Schrift selekiert werden.

==== Reiter Suche ====

[[Image:29_V2-3Ratsinformation2 Konfiguration Suche.png|miniatur|Konfigurationsmöglichkeiten für die Suche]]

Allgemeine Suchoptionen

Um das Suchformular nutzen zu können, muss der Haken bei "Suchformular anbieten" gesetzt sein. Bei der Art der Suche kann zwischen der einfachen und der erweiterten Suche unterschieden werden. Es kann eingeschränkt werden, auf welche Inhalte die Suche zugreifen darf ("Suche in folgenden Inhalten gestatten").
Bei der erweiterten Suche kann zusätzlich ausgewählt werden, ob die erweiterten Suchmöglichkeiten im Frontend beim ersten Aufruf bereits aufgeklappt erscheinen sollen.

Formularelemente der Erweiterten Suche

Optionen, die in der erweiterten Suche eingeblendet werden können:
* "Suche nach Gremium" anzeigen
* "Suche nach Schriftstückart" anzeigen
* "Suche nach Zeitraum" anzeigen

Die Darstellung der Suchtreffer für Schriftstücke entspricht der Darstellung der Dokumentenliste inklusive der dortigen Konfiguration.

==== Reiter Dokumenten Liste ====

[[Image:30_V2-3Ratsinformation2 Konfiguration DokumentenListe.png|miniatur|Konfigurationsmöglichkeiten für Dokumenten Liste]]

Ausgabe

Es kann ausgewählt werden, ob ausschließlich die in der Sortierung enthaltenen Schriftstück Arten angezeigt werden sollen. Leere Einträge in der Schriftstück ArtID Liste können ebenfalls angezeigt werden.

Dokumentenliste

Der Titel des Schriftstückes ist standardmäßig aktiviert. Optional kann diese Einstellung geändert werden. Anlagen und Anlage-Titel können angezeigt oder ausgeblendet werden.

Sortierung

In der Sortierung kann die Reihenfolge und die Schriftstückarten an sich, die verwendet werden sollen, festgelegt werden. Jeder Dokumententyp kann innerhalb der Reihenfolge nur einmal vorkommen.

Innerhalb einer Schriftstückart erfolgt die Sortierung anhand des Zeitbezugs des Dokuments. Hierzu wird die aktuellste Sitzung, in der das Schriftstück verwendet wird, ermittelt.

==== Reiter Notizen ====

[[Image:31_V2-3Ratsinformation2 Konfiguration Notizen.png|miniatur|Konfigurationsmöglichkeiten für Notizen]]

Konfigurieren der Nutzerauswahl und Möglicher Einschränkungen für das Teilen von Notizen.

Nutzerauswahl

* nur Teilnehmer der Sitzung und Nutzer mit zusätzlichem Zugriff auf die Sitzung (Standard)
* nur Teilnehmer der Sitzung
* alle Nutzer, unabhängig von Zugriffsberechtigungen

Mögliche Einschränkungen

* Gremien
* Fraktionen
* Parteien
* Funktion im Gremium
* Zusätzliche Funktion

==== Reiter Newsmodul ====

[[Image:32_V2-3Ratsinformation2 Konfiguration Newsmodul.png|miniatur|Konfigurationsmöglichkeiten für das Newsmodul]]

[[Image:32_V2-3Ratsinformation2 Konfiguration Newsmodul Seite.png|miniatur|Auswahl der Detailseite]]

Hierüber kann die Anzeige des Newsmoduls im Sitzungskalender aktiv geschalten werden. Bei Aktivierung wird die Möglichkeit geboten, für jede Kategorie zu bestimmen, auf welcher Webseite (Detailseite) die Artikel erscheinen sollen, sowie eine Farbe für den Hintergrund, den Rahmen und die Schrift festzulegen.

==== Reiter App ====

[[Image:33_V2-3Ratsinformation2 Konfiguration App.png|miniatur|Konfigurationsmöglichkeiten für die App]]

Integration

* Überschrift
* Festlegung der Spaltenanzahl im Startbildschirm (Homescreen)
* Login über Webcontainer ermöglichen: Login Schaltfläche im Startbildschirm erscheint (Ersatz für Login über nativen App-Rahmen)

Eigene Styles

* eigene Styles (brain-SCC) oder kundenspezifische Stylesheets per CSS einfügen (kunde.css)

== Teilnahme ==

[[Image:34_V2-3Teilnahme.png|miniatur|Teilnahme]]

Der Punkt "Sitzungsteilnahme" ermöglicht die Sortierung nach ID, Externer ID, Kennung, Sitzungsbeginn und Status. Eine Suche anhand eines Textes und des Zeitraums der Sitzung kann ebenfalls erfolgen.

Am Ende jeder Zeile wird der Button "Teilnehmer anzeigen" zur Verfügung gestellt. Hierüber werden alle Sitzungsteilnehmer mit deren Zu- oder Absagen einer Teilnahme tabellarisch ausgegeben.
Es wird eine Exportfunktion im CSV-Format (z.B. für Excel) angeboten.

'''Hinweis:''' Um die Sitzungsteilnehmer zu sehen, wird die Nutzung des Mandatsträgermodus vorausgesetzt. Ist der Mandatsträgermodus deaktiviert, erscheinen unter dem Punkt "Teilnahme" alle Sitzungen. Eine Teilnehmerliste kann nicht generiert werden.

== Statistik ==

[[Image:35_V2-3Statistik.png|miniatur|Statistik]]

Die Statistik gibt einen kurzen Überblick über die im System importierten Inhalte, Nutzerkonten und Nutzerinhalte.

== Hilfe ==

Über den Punkt "Hilfe" wird das Wiki des Ratsinformationssystems aufgerufen. Darin sind Konfigurationsmöglichkeiten des Backends näher beschrieben.

= Einspielen von Patches =

Das Einspielen von Patches ist Systemadministratoren mit Superuser-Rechten vorbehalten.

== Siehe auch ==
* [http://dms-support.brain-scc.de/de/ansprechpartner.html Support-Web] mit Informationen zu Ansprechpartnern und Updates
* [[BürgerPLUS Ratsinformation - Administration Version 2.2|Administration Version 2.2]]

= Hilfe Funktion =

[[Image:36_V2-3Hilfe.png|miniatur|''Hilfe'' Schaltfläche]]

Über die ''Hilfe'' Schaltfläche in den einzelnen Menüs der Administration kann auf die Hilfe Funktion zugegriffen werden. Dabei ist jede ''Hilfe'' Schaltfläche mit den inhaltlich passenden Abschnitt eines Wiki Artikels verknüpft.

Ratsinformationssystem - Administration Version 2.3

2016-05-17T13:14:51Z

Tbalcke: /* Reiter Benachrichtigungen */

Dieser Artikel behandelt die Administration des Ratsinformationssystem 2.3 ('''REGISAFE-Version 4.3''').

Der Administrationsbereich ist durch das Anfügen des Wortes "admin" an der URL erreichbar.

Beispiel: https://ris.geocms.com/demo/admin/

= Einführung =

[[Image:Ratsinformation-Zusammenspiel.PNG|miniatur|Wie kommen die Daten vom REGISAFE ins Web?]]

[[Image:01_V2-3GeoCMS-Modul Ratsinformation.png|miniatur|GeoCMS - Modul Ratsinformation]]

Zusammenspiel von REGISAFE und BürgerPLUS Ratsinformationen

= Ausgabe =

-> Informationen zur [[BürgerPLUS Ratsinformation - Ausgabe Version 2.3|Web-Ausgabe des Moduls BürgerPLUS Ratsinformation Version 2.3]]

=Zugriffsrechte=
Je nach Rolle, kann ein Nutzer im Administrationsbereich unterschiedliche Zugriffsrechte besitzen.

'''Rollen mit absteigenden Zugriffsrechten:'''

* Superuser
** Rechte: alle
* Administrator
**Rechte: Benutzerinformationen, Installation, Benutzerverwaltung, Seitenbaum, Ratsinformationen, Syslogs
* Web-Admin des Kunden
** Rechte: Benutzerinformationen, Benutzerverwaltung, Seitenbaum, Ratsinformationen
* Gremiumsmitglieder und sonstige Sitzungsteilnehmer
** Rechte: Benutzerinformationen

= Benutzerverwaltung =

[[Image:02_V2-3Ratsinformation-Benutzerverwaltung-Details.png|miniatur|Detailansicht Benutzer]]

Die Nutzerkonten und Berechtigungen werden aus REGISAFE importiert. Rechte importierter Nutzer dürfen nicht angepasst werden, da diese bei jedem Import überschrieben werden. Lediglich den Benutzernamen, das Passwort und das Bild des Benutzers können Administratoren bei Bedarf ändern.

Die Nutzerkonten sind entsprechend ihrer Rollen und Zugriffsrechte in Gruppen zugeordnet. Die Zuordnung darf nicht geändert werden, da die Verteilung an Hand der Daten im REGISAFE erfolgt. Die Gruppen werden als Baumstruktur angezeigt.

[[Image:03_V2-3Benutzergruppen.png|miniatur|neue Benutzergruppen]]

Zur Erleichterung der Rechteverwaltung der Benutzer und zur gezielteren Rechtevergabe, stehen in der Benutzerverwaltung zusätzlich zwei Gruppen zur Verfügung:
* RIS - alle importiert (enthält alle über die RIS-Schnittstelle importierten Nutzer)
* RIS - ohne Verteiler (RIS-Nutzer, die keinem Gremium angehören, also Nutzer, die importiert wurden, aber keine Rechte besitzen sollen)
'''Hinweis:''' Vergeben Sie keine Rechte im CMS-Backend ohne Abstimmung mit dem RIS-Support. Die Rechteverwaltung erfolgt bis auf wenige Ausnahmen (Newsmodul und ggf. Hilfeseiten) ausschließlich im DMS, um eventuelle Zugriffe nicht autorisierter Personen auf bestimmte Bereiche und Funktionen steuern zu können.

Der Status des Nutzerkontos wird farblich gekennzeichnet. Aktive Nutzer sind mit einem grünen Symbol gekennzeichnet. Nutzer, die beispielsweise ein neues Passwort angefordert oder sich noch nicht im System angemeldet haben, werden mit einem orangen Symbol markiert.

Die E-Mail-Adresse wird aus der Benutzerverwaltung entfernt, wenn keine gültige E-Mail-Adresse exportiert wurde. Als Beispiele für ungültige Adressen sind zu nennen:
* Intern: Vorname Nachname
* vorname.nachname[at]kommune.de
* vorname.nachname@kommune

Wichtige Inhalte des Benutzerkontos (Benutzer bearbeiten):

* Benutzer
:* Benutzername (Login-Kennung des Nutzers; Generiert aus der REGISAFE-XML)
:* Passwort (verschlüsselt)
:* Redaktionsbereich-Anmeldung erlauben (Backend-Zugriff für den Nutzer aktivieren/deaktivieren)
* Persönliche Angaben (werden aus der REGISAFE-XML übermittelt, außer das Profilbild)
:* Profilbild (eine lokale Datei auswählbar)

Wenn (neue) Nutzer ein Passwort vergeben, muss dieses folgende Mindestanforderungen erfüllen:
* mind. 8 Zeichen,
* mind. 1 Sonderzeichen,
* mind. 1 Großbuchstabe und
* 1 Kleinbuchstabe

[[Image:RIS_Switch-to-User.JPG|miniatur|Switch-To-User]]
Pro Nutzer kann ein Profilbild hinzugefügt werden. Diese Funktion ist unabhängig von REGISAFE, so dass das Hochladen direkt im Administrationsbereich von BürgerPLUS Ratsinformation erfolgen muss. Die Ausgabe erfolgt in der Personenliste und in der Detailansicht der Person.

Um bei einem Nutzer auftretende Fehler besser und schneller überprüfen zu können, wurde die Funktion "Switch-to-User" für den web-Admin aktiviert. Ohne das Passwort des jeweiligen Nutzers kennen zu müssen, können Administratoren damit die Rolle und Rechte des Nutzers übernehmen und den gemeldeten Fehler sichten. Wechselt ein Administator in die Rolle eines Nutzers wird dies in der Syslog vermerkt.

= Seitenbaum =

Im Seitenbaum wird die Navigation definiert. Bei der Installation wird eine Standard-Navigation vorgegeben, die gemeinsam mit dem Kunden angepasst werden kann.

== Standardelemente der Navigation des Seitenbaums ==
* Persönlicher Bereich
** Mandatsträgermodus
** Kontaktformular
* Sitzungskalender
* Sitzungstermine
**Sitzungstermine (Archiv)
* Gremien
* Personen
* Fraktionen
* Dokumente
* Suche
* Passwort zurücksetzen
* Hilfe
* Datenschutzerklärung
* Impressum
* Abmelden

== Anlegen und Bearbeiten von Menüpunkten ==

[[Image:04_V2-3Ratsinformation Administration Anlegen von Menüpunkten.png|miniatur|Anlegen und Bearbeiten von Menüpunkten]]

Administratoren stehen folgende Funktionen zur Bearbeitung des Seitenbaums zur Verfügung:

* Anzeigen (zeigt den Menüpunkt im Portal an)
* Bearbeiten (öffnet die Bearbeitungsmaske, um einen Menüpunkt editieren zu können)
* Hinzufügen (fügt eine Unterseite am aktuell gewählten Menüpunkt ein)
* Umbenennen (ändert den Menütitel jedoch nicht den Alias)
* Rechte setzen (die Sichtbarkeit und Bearbeitungsmöglichkeiten können über die Rechte gesteuert werden)
* Seitencache löschen (entfernt alle bisher aufgerufenen Versionen der entsprechenden Webseite)
* Ausschneiden (der Menüpunkt wird vom aktuellen Knoten ausgeschnitten und kann an einem anderen Knotenpunkt eingefügt werden)
* Kopieren (der Menüpunkt wird dupliziert und kann an einem anderen Knotenpunkt eingefügt werden)
* Einfügen (zuvor ausgeschnittene oder kopierte Menüpunkte können an beliebigen anderen Knotenpunkten eingefügt werden)
* Entfernen (löscht den ausgewählten Menüpunkt)

Folgende Einstellungen müssen beim Anlegen eines neuen Menüpunktes beachtet werden:

*Reiter Menüdaten:
** Titel (Pflichtfeld)
** Alias (Pflichtfeld)

[[Image:05_V2-3Verstecker menuepunkt.png|miniatur|Anlegen eines versteckten Menüpunktes]]
[[Image:06_V2-3Verstecker menuepunkt sichtbarkeit.png|miniatur|Anlegen eines versteckten Menüpunktes beim Reiter Sichtbarkeit]]

Soll ein versteckter Menüpunkt erstellt werden, sind zusätzlich folgende Einstellungen zu übernehmen:

*Reiter Menüdaten
**Anzeigeverhalten
*** Seite bei Login anzeigen

*Reiter Sichtbarkeit
**Benutzer: RIS - alle importiert
**Rechteprüfung aktivieren

'''Wichtiger Hinweis:''' Bitte sehen Sie davon ab weitere Änderungen in den Masken vorzunehmen. Diese können weitreichende Auswirkungen auf die Außenansicht und Funktionsfähigkeit des Ratsinformationssystems haben. Wenden Sie sich bitte an das Support-Team.

'''Häufiger Fehler:''' Menüpunkte können so konfiguriert werden, dass Sie ausschließlich für Nutzer mit einem Login sichtbar sind. In der öffentlichen Ansicht stehen sie scheinbar nicht mehr zur Verfügung. Jedem Nutzer, der die URL kennt, ist es jedoch möglich die Seite auch ohne Login aufzurufen. Um dies zu verhindern genügt es nicht, das Anzeigeverhalten des Menüpunktes auf "Seite nach Login anzeigen" zu setzen. Zusätzlich muss im Reiter "Sichtbarkeit" der Besitzer auf "RIS - alle importiert" geändert und der Haken bei "Rechteprüfung aktivieren" gesetzt sein.

= Ratsinformationssystem =

Das Fachmodul "Ratsinformationssystem" ermöglicht Einsicht in die Bereiche:

* [[#Import|Import]]
* [[#Administration|Administration]]
* [[#Modulvorlagen|Modulvorlagen]]
* [[#Teilnahme|Teilnahme]]
* [[#Statistik|Statistik]]
* [[#Hilfe|Hilfe]]

== Import ==

=== letzter Import ===

[[Image:01_V2-3GeoCMS-Modul Ratsinformation.png|miniatur|Import Status]]

Unter dem Punkt "aktueller Import" wird nur der aktuellste Import angezeigt. Sonstige Importe befinden sich im Archiv.
Der Import kann automatisch starten oder durch "Importjob starten" manuell ausgelöst werden. Es besteht die Möglichkeit, Importjobs zurückzusetzen. Durch Anzeige der Logs kann das gesamte Importverfahren nachvollzogen werden. Die Anzeige der importierten Daten im XML-Format ist ebenfalls möglich.

* erweitertes Logging beim XML-Parsen
* Warnungen bei fehlendem/ungültigem RISBEREICH für Personen in Basisgremien-/Sitzungsverteiler
* Weitergabe der Warnings an den Log des Importjobs

Die verschiedenen Status eines Imports werden auch farblich gekennzeichnet:

* Grün: der Import war erfolgreich, an der Importdatei gab es Änderungen
* Orange: der Import war erfolgreich, an der Importdatei gab es keine Änderungen
* Rot: beim Import sind Fehler aufgetreten

=== Importarchiv ===

[[Image:08_V2-3Ratsinformation-Archivierte Importe.png|miniatur|Import-Archiv]]

Alle bereits vergangenen Importe befinden sich im Archiv. Sobald ein neuer aktueller Import durchgeführt wird, wird ein älterer ins Archiv verschoben. Archivierte Importe können nicht mehr zurückgesetzt werden. Die Import-Logs und die importierten Daten in einer XML-Struktur können dennoch angezeigt werden. Die Sortierung kann selbstständig vorgenommen werden, durch Klick auf den Tabellenkopf für die entsprechende Spalte, nach der geordnet werden soll. Zur vereinfachten Recherche im System steht die Suchfunktion zur Verfügung.

== Administration ==

[[Image:09_V2-3Ratsinformation-Administration.png|miniatur|Administration]]

Ermöglich Zugriff auf:

* [[#Systemkonfiguration|Systemkonfiguration]]
* [[#Verändern der Sichtbarkeit|Verändern der Sichtbarkeit]]
* [[#Notizen bearbeiten|Notizen bearbeiten]]
* [[#Nutzerkonten zurücksetzen|Nutzerkonten zurücksetzen]]
* [[#Nutzerkonten bearbeiten|Nutzerkonten bearbeiten]]
* [[#Systemlogs|Systemlogs]]

=== Systemkonfiguration ===

[[Image:10_V2-3Ratsinformation-Systemkonfiguration.png|miniatur|Administration - Systemkonfiguration]]

Die Systemkonfiguration ist Nutzern mit administrativen Berechtigungen vorbehalten (Superuser, Administrator, Web-Admin). In diesem Bereich werden systemweite Einstellungen vorgenommen.

'''Reiter der Systemkonfiguration:'''

* [[#Reiter Konfiguration|Reiter Konfiguration]]
* [[#Reiter Benachrichtigungen|Reiter Benachrichtigungen]]
* [[#Reiter_Schriftstücke|Reiter Schriftstücke]]
* [[#Reiter_PDF Sicherheit|Reiter PDF Sicherheit]]
* [[#Reiter Adressen|Reiter Adressen]]
* [[#Reiter Datenschutz|Reiter Datenschutz]]
* [[#Reiter Import|Reiter Import]]

Die Reiter sind erreichbar über den Button "ändern" (Ratsinformation > Administration > Systemkonfiguration > ändern).

==== Reiter Konfiguration ====

[[Image:11_V2-3Ratsinformation-Reiter Konfiguration.png|miniatur|Reiter Konfiguration]]

Iconset

Bei der Verwendung von Iconsets kann zwischen REGISAFE-Standard-Icons und hinterlegten Open-Source-Icons gewählt werden.

Authentifizierung

Die Login-Kennung für die Anmeldung am System kann eingestellt werden:

* Adresskennung (REGISAFE Standard): Nachname Vorname Kommune
* E-Mail
* Titel, Vorname, Nachname

"Überschreiben der Login-Kennung darf aktualisiert werden" ermöglicht die automatische Änderung bestehender Nutzerkonten (Info an Nutzer per E-Mail).

CMS-Nutzerkonten basieren auf Adressfeldern mit dem Kennzeichen "öffentlich" oder "nicht öffentlich". Import der Basisgremienverteiler und Sitzungsverteiler erzeugt nun Nutzergruppen in der Benutzerverwaltung.

Bei der Einstellung der Zielseite für den E-Mail-Link zum initialen Setzen des Nutzer-Passworts handelt es sich um ein Pflichtfeld. Die Standard-Einstellung für die Zielseite des E-Mail-Links zum initialen Setzen des Nutzer-Passworts ist die Seite "Login authentifizieren".

Mandantensystem

Es kann optional ausgewählt werden, ob Verwaltungskennungen für Mandantensysteme verwendet werden sollen.

Erweitert

Konfigurieren der URL zum Support-Web.

Einblenden von Entwicklermeldungen steuert den Umfang der Debug-Ausgaben des Ratsinformationssystems. Debug-Ausgaben sind nur für Entwicklungszwecke oder im Fehlerfall notwendig.

==== Reiter Benachrichtigungen ====

[[Image:12_V2-3Ratsinformation2b-E-Mail Versand.png|miniatur|E-Mail-Versand]]

Konfigurieren des E-Mail-Versandes und der Administrator-Benachrichtigungen.

'''E-Mail-Versand'''

Der E-Mail-Versand und das Zurücksetzen von Nutzerdaten an Gremienmitglieder werden nur aktiviert, wenn eine Admin-E-Mail des Kunden hinterlegt ist.

* ''Nutzer-Benachrichtigungs E-Mail Versand'' aktiviert -> E-Mail geht an Mandatsträger
* Ist kein Versand an Mandatsträger aktiv, werden alle E-Mails an einen Mandatsträger nun an den Admin weitergeleitet.
* Ist auch der Versand an den Admin bzw. systemweit deaktiviert, oder gab es einen Fehler beim Versenden, wird nun ein Fehler im Systemlog geschrieben.

Für den Versand im HTML-Format wurde auf Multipart-E-Mails umgestellt (ist auch für Clients lesbar, die keine HTML-E-Mail darstellen können).

'''Postfach für E-Mailversand'''

Konfiguration eines eigenen Absender-Postfachs ist möglich. E-Mail-Versand kann wahlweise im HTML-Format (Einbettung von Bilddateien) erfolgen. Dies wird statt der E-Mail-Adresse noreply@geocms.net für alle Meldungen (z.B. Importjobs) oder Passwortlinks verwendet.

Nach der Konfiguration der Einstellungen kann eine Test-E-Mail versandt werden.

Es wird empfohlen ein separates Postfach einzurichten, z.B. ris@kundendomain.de

'''Administrator-Benachrichtigungen'''

Hier kann die Betreffzeile der E-Mail-Benachrichtigungen geändert werden (nicht empfehlenswert) und mehrere E-Mail-Adressen für die Administrator-Benachrichtigungen hinterlegt werden.

'''Informationsdienst'''

Konfiguration oder Deaktivierung des Informationsdienstes:

* Festlegen des Betreffs der E-Mails des Informationsdienstes. Bei leerem Feld wird der Standard verwendet.
* Informationsdienst für festgelegte Status erzwingen (jeder Nutzer erhält Benachrichtigung über die hier selektierten Status)
* Informationsdienst für festgelegte Status verbergen (kein Nutzer erhält Benachrichtigung über die hier selektierten Status)
Wird kein Status selektiert, kann jeder Nutzer frei wählen, ob er die Benachrichtigung für den entsprechenden Status erhalten möchte.

Standard des Betreffs:

Informationsdienst BürgerPLUS Ratsinformation "##WEB_NAME##" vom ##DATUM##"

Mögliche Platzhalter:

* ##DATUM## - Datum im Format DD.MM.JJJJ HH:MM
* ##WEB_NAME## - Name der BürgerPLUS Ratsinformation Instanz
* ##MANDANT## - Name der Verwaltungskennung" name="flexml::infodienst_subject"

==== Reiter Schriftstücke ====

[[Image:13_V2-3Ratsinformation-Reiter Schriftstuecke.png|miniatur|Reiter Schriftstücke]]

Dateinamen werden nicht mehr Case-Sensitive ausgewertet (Groß-/Kleinschreibung). Dateinamen, die fälschlicherweise URL-kodiert übergeben werden, können nun ausgewertet werden. Unterstützt werden die neuen Schriftstück ArtIDs "Sitzungsunterlage" und "RISZusatzDokument".

Dateibehandlung

Die Dateibehandlung gibt an wie Dokumente, wenn sie im Web geöffnet werden, behandelt werden.

Mögliche Einstellungen:

* immer Downloaden
* wenn möglich im Browser darstellen

Bezeichnung der Schriftstück ArtIDs

Den bekannten Bezeichnungen von Schriftstücken können andere Bezeichnungen zugewiesen werden. Die im Feld angegebene Bezeichnung überschreibt die Standardangabe.

Anzeige der Schriftstücke

Den Dokumenttypen kann zugewiesen werden, ob es sich um ein Sitzungsschriftstück oder um ein Tagesordnungsschriftstück handelt.

Zusätzliche Dokumente

Die Zielseite für Zusätzliche Dokumente und die Mandantenzuordnung kann festgelegt werden.

==== Reiter PDF Sicherheit ====

[[Image:14_V2-3PDF-Sicherheit.png|miniatur|PDF-Sicherheit]]

'''Wasserzeichen'''

Systemweit kann vom Administrator ein Wasserzeichen für alle PDF-Dateien aktiviert werden. Das Wasserzeichen kann individuell
gestaltet und als PDF hinterlegt werden.

Folgende Arten von Wasserzeichen stehen zur Verfügung:
* Stempel (Standard): Das Wasserzeichen wird über dem Text gelegt. Insbesondere bei Bildern ist dies zu empfehlen. Die Lesbarkeit kann je nach Wasserzeichen ggf. eingeschränkt sein.
* Hintergrund: Das Wasserzeichen wird unter dem Text eingefügt. In PDF-Dokumenten mit Bildinhalten ist das Wasserzeichen ggf. verdeckt.

[[Image:14_V2-3PDF-Sicherheit-Wasserzeichen.png|miniatur|PDF mit Wasserzeichen und benutzer- und zeitabhängiger Fußleiste]]

Wird ein Wasserzeichen für die Dateien verwendet, so erscheint der Nutzername sowie ein Zeitstempel in der Fußzeile des Dokumentes.
Möchten Sie diesen Hinweis anzeigen, jedoch kein Wasserzeichen hinterlegen, laden Sie ein leeres PDF-Dokument im System hoch und stellen Sie es als Wasserzeichen für den Hintergrund ein.

'''Verschlüsselung'''

Systemweit kann vom Administrator ein Passwort für alle Schriftstückdownloads/Sitzungsmappen aktiviert werden. Wichtig: Der Passwortschutz gilt nur für nicht öffentlich sichtbare Schriftstücke! Öffentliche Schriftstücke sind weiterhin ohne einen Passwortschutz aufrufbar. Das Passwort ist nicht nutzerspezifisch und muss allen Nutzern bekannt gegeben werden.

Mit dem Passwortschutz können folgende Berechtigungen in PDF-Dateien gesetzt werden:
* keine (nur ansehen): Nutzer können das PDF herunterladen und öffnen. Andere Aktionen, wie Drucken, Hinzufügen von Anmerkungen in einem PDF-Programm oder Zusammenfügen mit anderen Dokumenten, sind nicht möglich.
* alle Berechtigungen: Nutzer können das PDF herunterladen und öffnen. Alle anderen Aktionen, wie Drucken, Hinzufügen von Anmerkungen in einem PDF-Programm oder Zusammenfügen mit anderen Dokumenten, sind möglich.
* eigene Vorgabe: Nutzer können das PDF herunterladen und öffnen. Andere Aktionen, wie Drucken, Hinzufügen von Anmerkungen in einem PDF-Programm oder Zusammenfügen mit anderen Dokumenten, müssen explizit durch den Administrator festgelegt werden. Bitte beachten Sie: in PDF-Betrachtern (z. B. Acrobat Reader) können die Berechtigungen andere Bezeichnungen tragen

[[Image:14_V2-3PDF-Sicherheit-Frontend.png|miniatur|PDF-Verschlüsselung im Frontend]]

Erfolgte die Aktivierung der PDF-Verschlüsselung sowie die Vergabe eines systemweiten PW durch den Admin, so kann jeder Nutzer anschließend im persönlichen Bereich der Ratsinformations-Webseite (Frontend) unterhalb des Punktes "PDF Verschlüsselung" im Reiter „Profildaten“ das Admin-PW überschreiben. Trägt der Nutzer nichts ein, gilt das Admin-PW.

==== Reiter Adressen ====

[[Image:15_V2-3Ratsinformation-Reiter Adressen.png|miniatur|Reiter Adressen]]

Konfiguration der Darstellung der Adresse:

* CSS-Klasse für das Layout und eine Überschrift für jeden Adresse-Block
* Einteilung in Adresse-Blöcke
* Festlegung der zu verwendenden Felder je Block
* Konfiguration der Formatierung (Name in der Ausgabe, Zeilenumbruch, Listenrelevanz)
* Adressrendering über herkömmlichen Weg, wenn keine Adressfelddefinition hinterlegt ist
* wenn nur ein Feld definiert ist: Verwendung dieser Konfiguration

==== Reiter Datenschutz ====

[[Image:16_V2-3Ratsinformation-Reiter Datenschutz.png|miniatur|Reiter Datenschutz]]

Logging von Nutzerinteraktionen

* Logging von Schriftstückdownloads als Nachweis der „Zustellung“ von z.B. Einladungen
** optional de-/aktivierbar
** Zusammenfassung bei Zip Archiven

Tagesordnungspunkte

Es kann konfiguriert werden, ob der öffentlich hinterlegte Text für Tagesordnungspunkte angezeigt werden soll, z.B. wenn der Nutzer als "befangen" eingestuft wird, oder ein eigener Text. Bei Letzterem erscheint ein Freitextfeld.

==== Reiter Import ====

[[Image:Ratsinformation-Reiter_Import.PNG|miniatur|Reiter Import]]

Schnittstelle

Das Dateiformat für die Schnittstelle kann konfiguriert werden.

Quelle

Das Quell-Verzeichnis gibt den Pfad der zu importierenden Daten an.

Autoimport

* Service URL der Server Warteschlange

* Systemerkennung in der Server Warteschlange

=== Veränderung der Sichtbarkeit ===

Übersicht aller Sitzungen und Schriftstücke im System mit Veröffentlichungsbereich. Ermöglicht das Offline-Setzen eines einzelnen Datensatzes.

[[Image:18_V2-3Notizen bearbeiten.png|miniatur|Notizen bearbeiten]]

=== Notizen bearbeiten ===

Scheidet ein Nutzer unerwartet aus, verbleiben oft noch in Sitzungen erstellte Notizen im System. Für Administratoren wurde daher eine Möglichkeit geschaffen, diese Notizen unter datenschutzrechtlichen Aspekten vollständig aus dem System zu entfernen. Der Administrator erhält dabei keinen Zugriff auf die Inhalte, sondern kann lediglich an Hand des Notiz-Titels entscheiden, welche Notizen eines Nutzers gelöscht werden sollen.

=== Nutzerkonten zurücksetzen===

[[Image:19_V2-3Ratsinformation Zuruecksetzen der Zugangsdaten.png|miniatur|Zurücksetzen der Nutzerkonten]]

Hier erscheint eine Übersicht aller importierten Nutzer. Ermöglicht das Neu-Versenden eines Initial-Passworts an Nutzer, abhängig von der Aktivierung des [[#Reiter Benachrichtigungen|E-Mail-Versand]].

Icons kennzeichnen Nutzer mit nicht vorhandenen bzw. mehrmals vergebenen E-Mail-Adressen.

Der Link hat eine Gültigkeit von 24 Stunden.

[[Image:20_V2-3Nutzerkonten bearbeiten.png|miniatur|Bearbeiten von Nutzerkonten]]

=== Nutzerkonten bearbeiten ===

Nutzer, die in der XML als "gelöscht" markiert sind, werden nicht vollständig aus der Datenbank entfernt, um eine Wiederherstellung bei unbeabsichtigtem Löschen zu ermöglichen.

Unter diesem Punkt kann der web-admin ein oder mehrere Nutzer löschen (soft-delete) oder wiederherstellen. Das unwiederbringliche Löschen aus der Datenbank (hart-delete) ist weiterhin nur durch den RIS-Support möglich, da bei einem versehentlichen Löschen ein Komplett-Export notwendig wird. Melden Sie sich gern kurzfristig bei uns, sollten Sie einen Nutzer vollständig aus der Datenbank löschen wollen.

'''Hinweis:''' Das Löschen im Ratsinformationssystem ist eine temporäre, kurzfristige Lösung. Der Nutzer muss in jedem Fall auch im DMS für den Export deaktiviert werden und darf nicht mehr in der XML erscheinen. Andernfalls wird der Nutzer wiederholt importiert und im Ratsinformationssystem angelegt.

=== Systemlogs ===

[[Image:21_V2-3Ratsinformation Sytemereignisse.png|miniatur|Systemereignisse]]

Hier kann die Einsicht in Systemmeldungen erfolgen.

Systemereignisse sind

* suchbar nach:
:* Text und
:* Datum oder
:* Zeitspanne

* filterbar nach:
:* alle,
:* Hinweise,
:* Warnungen,
:* Fehler und
:* Erfolg

* sowie sortierbar nach:
:* ID,
:* Art,
:* Nutzer,
:* Datum/Uhrzeit,
:* Modulkontext,
:* erweiterter Kontext,
:* Ereignis und
:* Beschreibung.

== Modulvorlagen ==

[[Image:22_V2-3Ratsinformation2 Konfiguration Modulvorlagen.png|miniatur|Konfiguration Modulvorlagen]]

Eine Modulvorlage dient der einfachen und systemweiten Konfiguration der Ausgabe. Es können mehrere Modulvorlagen angelegt werden. Modulvorlagen werden an den Menüpunkten im [[#Seitenbaum|Seitenbaum]] ausgewählt und zentral konfiguriert, wobei pro Menüpunkt nur eine Modulvorlage ausgewählt werden kann. Ist die Modulvorlage aktiviert, werden bis auf den Reiter "Allgemein" alle weiteren ausgeblendet.
Die Ausgabe-Konfiguration im Seitenbaum erfolgt ausschließlich über die Modulvorlagen, seitenspezifische Konfigurationen wurden entfernt.

'''Reiter der Modulvorlage'''

* [[#Reiter Allgemein|Allgemein]]
* [[#Reiter Darstellung|Darstellung]]
* [[#Reiter Sitzungen|Sitzungen]]
* [[#Reiter Kalender|Kalender]]
* [[#Reiter Personen|Personen]]
* [[#Reiter Gremien|Gremien]]
* [[#Reiter Suche|Suche]]
* [[#Reiter Dokumenten Liste|Dokumenten Liste]]
* [[#Reiter Notizen|Notizen]]
* [[#Reiter Newsmodul|Newsmodul]]
* [[#Reiter App|App]]

'''Vorteile gegenüber der direkten Konfiguration am Menüpunkt'''

* Konfiguration der Modulvorlage an einem zentralen Punkt
* einfache Nachkonfiguration neuer oder zuvor nicht genutzter Funktionen
* keine Anpassung aller Menüpunkte notwendig
* Verringerung fehlerhafter oder fehlender Konfigurationen an einzelnen Menüpunkten (führte in der Vergangenheit zu Missverständnissen in der Ausgabe)

Die Einstellungen in der Modulvorlage können beliebig vorgenommen werden. Für alle Reiter gilt, dass der Systemstandard mit einem Klick wiederhergestellt werden kann.

Weiterhin können, wenn notwendig, am einzelnen Menüpunkt abweichende Einstellungen vorgenommen werden.

==== Reiter Allgemein ====

[[Image:23_V2-3Ratsinformation Konfiguration-Allgemein.png|miniatur|Konfigurationsmöglichkeiten Allgemein]]

Im Reiter Allgemein kann die Grundeinstellung der Modulvorlage vorgenommen werden. Dazu zählt die Vergabe einer eindeutigen Bezeichnung.

==== Reiter Darstellung ====

[[Image:24_V2-3Ratsinformation Konfiguration-Darstellung.png|miniatur|Konfigurationsmöglichkeiten für Darstellung]]

Listen

Daten, die in einer Liste ausgegeben werden, können in ihrer Anzahl variiert werden. Die Auswahl geht von einer Anzeige ohne Einschränkung bis zu 50 Einträgen pro Seite.

Datumsformat

Das Datumsformat (inklusive Uhrzeit) kann konfiguriert werden.

Zusätzliche Ausgabe

Ausgewählt werden können:

* Ausgabe von Vertretern in Sitzungsteilnehmer Listen
* Ausgabe von Vertretern in Basisgremien Listen
* Ausgabe von Parteien
* Ausgabe von Fraktionsvorsitzenden
* Ausgabe von zusätzlichen Funktionen
* Ausgabe von Drucksachennummern
* Ausgabe des Öffentlichkeitsstatus bei Schriftstücken mit Bezug zu einem TOP
* Filtermöglichkeit für Personenliste
* Filtermöglichkeit für Fraktionenliste
* Filtermöglichkeit für Parteienliste

Features deaktivieren

Folgende Features können ausgeschalten werden:

* Notizfunktion an Sitzung deaktivieren
* Downloadmöglichkeit für Sitzungsmappe deaktivieren
* Downloadmöglichkeit für Gesamtdokument deaktivieren
* Downloadmöglichkeit für elektronische Visitenkarte deaktivieren
* Link "auf Karte anzeigen" deaktivieren
* Ausgabe von Jahres Auswahl in Sitzungs-Archiv deaktivieren
* Ausgabe von "Vertreter für Gremiumsmitglieder" deaktivieren
* Einbindung der Javascript Bibliothek jQuery deaktivieren
* Einbindung der Javascript Bibliothek jQuery-UI deaktivieren
* Zusammenfügen von AssetsCompiler deaktivieren

==== Reiter Sitzungen ====

[[Image:25_V2-3Ratsinformation Konfiguration-Sitzungen.png|miniatur|Konfigurationsmöglichkeiten für Sitzungen]]

Sitzungsdetails

Bei der Darstellung der Sitzungsdetails kann zwischen einer einfach Listenansicht, Akkordeonansicht oder der Darstellung mit Reitern gewählt werden.

Weiterhin ausgewählt werden kann:

* Titel des Sitzungs-Schriftguts anzeigen
* Titel von Anlagen des Sitzungs-Schriftguts anzeigen
* Titel des Schriftguts der Tagesordnungspunkte anzeigen
* Titel von Anlagen des Tagesordnungspunkt-Schriftguts anzeigen

Sitzungstitel

Die Darstellung des Wochentags kann beeinflusst werden. Zunächst kann eingestellt werden, ob die Wochentage überhaupt ausgegeben werden sollen. Bei der Art kann zwischen der Kurz- und der Langform unterschieden werden. Es kann ein beliebiger Trenner zwischen Wochentag und Datum angegeben werden. Optional können zwischen Datum und Uhrzeit oder zum Sitzungsnamen, ebenfalls Trenner eingefügt werden.

==== Reiter Kalender ====

[[Image:26_V2-3Ratsinformation Wochenansicht Sitzungskalender.png|miniatur|Darstellungsmöglichkeiten im Kalender am Beispiel der Wochenansicht]]

[[Image:26_V2-3Ratsinformation Konfiguration-Kalender.png|miniatur|Konfigurationsmöglichkeiten für Kalender]]

Neben der Kalenderdarstellung kann an dieser Stelle auch die Ausgabe der Kalendereinträge konfiguriert werden.

Kalenderdarstellung

Die Startansicht unterscheidet zwischen Monat (Standard), Woche und Tag. Dabei kann für Woche und Tag die einfache oder detaillierte Ansicht gewählt werden.

Kalendereinträge

Standardmäßig wird die Gremiumsbezeichnung im Kalender ausgeschrieben. Um unschöne Umbrüche zu vermeiden, kann an dieser Stelle die Abkürzung der Gremiumsbezeichnung aktiviert werden. Mit der Aktivierung stehen Tooltips und eine Legende optional zur Verfügung.

Kalendereinträge

Termine und Tooltips können jeweils mit einer auf das Kundenweb angepassten oder vom Kunden gewünschten Farbe versehen werden.
Werden die Feldwerte leer gelassen, erfolgt die Darstellung in Standardfarben (hellblau).

'''Empfohlene Einstellung'''

* Gremiumsbezeichnung = Abkürzung
* Tooltip anzeigen = aktiviert
* Legende anzeigen = aktiviert

Internetkalender

Hier kann die Bereitstellung des Dienstes aktiviert werden.

==== Reiter Personen ====

[[Image:27_V2-3Ratsinformation2 Konfiguration Personen.png|miniatur|Konfigurationsmöglichkeiten für Personen]]

Bilddarstellung

An dieser Stelle kann die Anzeige hinterlegter Bilder der Personen (Benutzerverwaltung) nach Bereichen konfiguriert werden:

* keine Anzeige
* im Bürger-Bereich
* im Login-Bereich
* keine Einschränkung

Detail Bild - Listen Bild - Vollbild

Hier können jeweils die Abmessungen der Bilddarstellungen konfiguriert werden.

==== Reiter Gremien ====

[[Image:28_V2-3Ratsinformation2 Konfiguration Gremien.png|miniatur|Konfigurationsmöglichkeiten für Gremien]]

Ausgabe

Die Anzeige leerer Gremien kann optional aktiviert werden (Standard: aus).

Sichtbarkeit der Gremien entfällt. Die Sichtbarkeit der Gremien ist nun direkt von der Sichtbarkeit der Sitzungen abhängig. In Basis-Gremienauflistungen gilt die Sichtbarkeitsregelung, die im Export übergeben ist.

Sitzungskalender

Optional kann die Einstellung erfolgen, dass für jedes Gremium ein anderer Farbwert verwendet wird (Standard: aus). Bei Aktivierung dieser Option öffnet sich die Konfiguration "Farbwerte".

Sitzungskalender

Hier kann für jedes ausgewählte Gremium eine Farbe für den Hintergrund, den Rahmen und die Schrift selekiert werden.

==== Reiter Suche ====

[[Image:29_V2-3Ratsinformation2 Konfiguration Suche.png|miniatur|Konfigurationsmöglichkeiten für die Suche]]

Allgemeine Suchoptionen

Um das Suchformular nutzen zu können, muss der Haken bei "Suchformular anbieten" gesetzt sein. Bei der Art der Suche kann zwischen der einfachen und der erweiterten Suche unterschieden werden. Es kann eingeschränkt werden, auf welche Inhalte die Suche zugreifen darf ("Suche in folgenden Inhalten gestatten").
Bei der erweiterten Suche kann zusätzlich ausgewählt werden, ob die erweiterten Suchmöglichkeiten im Frontend beim ersten Aufruf bereits aufgeklappt erscheinen sollen.

Formularelemente der Erweiterten Suche

Optionen, die in der erweiterten Suche eingeblendet werden können:
* "Suche nach Gremium" anzeigen
* "Suche nach Schriftstückart" anzeigen
* "Suche nach Zeitraum" anzeigen

Die Darstellung der Suchtreffer für Schriftstücke entspricht der Darstellung der Dokumentenliste inklusive der dortigen Konfiguration.

==== Reiter Dokumenten Liste ====

[[Image:30_V2-3Ratsinformation2 Konfiguration DokumentenListe.png|miniatur|Konfigurationsmöglichkeiten für Dokumenten Liste]]

Ausgabe

Es kann ausgewählt werden, ob ausschließlich die in der Sortierung enthaltenen Schriftstück Arten angezeigt werden sollen. Leere Einträge in der Schriftstück ArtID Liste können ebenfalls angezeigt werden.

Dokumentenliste

Der Titel des Schriftstückes ist standardmäßig aktiviert. Optional kann diese Einstellung geändert werden. Anlagen und Anlage-Titel können angezeigt oder ausgeblendet werden.

Sortierung

In der Sortierung kann die Reihenfolge und die Schriftstückarten an sich, die verwendet werden sollen, festgelegt werden. Jeder Dokumententyp kann innerhalb der Reihenfolge nur einmal vorkommen.

Innerhalb einer Schriftstückart erfolgt die Sortierung anhand des Zeitbezugs des Dokuments. Hierzu wird die aktuellste Sitzung, in der das Schriftstück verwendet wird, ermittelt.

==== Reiter Notizen ====

[[Image:31_V2-3Ratsinformation2 Konfiguration Notizen.png|miniatur|Konfigurationsmöglichkeiten für Notizen]]

Konfigurieren der Nutzerauswahl und Möglicher Einschränkungen für das Teilen von Notizen.

Nutzerauswahl

* nur Teilnehmer der Sitzung und Nutzer mit zusätzlichem Zugriff auf die Sitzung (Standard)
* nur Teilnehmer der Sitzung
* alle Nutzer, unabhängig von Zugriffsberechtigungen

Mögliche Einschränkungen

* Gremien
* Fraktionen
* Parteien
* Funktion im Gremium
* Zusätzliche Funktion

==== Reiter Newsmodul ====

[[Image:32_V2-3Ratsinformation2 Konfiguration Newsmodul.png|miniatur|Konfigurationsmöglichkeiten für das Newsmodul]]

[[Image:32_V2-3Ratsinformation2 Konfiguration Newsmodul Seite.png|miniatur|Auswahl der Detailseite]]

Hierüber kann die Anzeige des Newsmoduls im Sitzungskalender aktiv geschalten werden. Bei Aktivierung wird die Möglichkeit geboten, für jede Kategorie zu bestimmen, auf welcher Webseite (Detailseite) die Artikel erscheinen sollen, sowie eine Farbe für den Hintergrund, den Rahmen und die Schrift festzulegen.

==== Reiter App ====

[[Image:33_V2-3Ratsinformation2 Konfiguration App.png|miniatur|Konfigurationsmöglichkeiten für die App]]

Integration

* Überschrift
* Festlegung der Spaltenanzahl im Startbildschirm (Homescreen)
* Login über Webcontainer ermöglichen: Login Schaltfläche im Startbildschirm erscheint (Ersatz für Login über nativen App-Rahmen)

Eigene Styles

* eigene Styles (brain-SCC) oder kundenspezifische Stylesheets per CSS einfügen (kunde.css)

== Teilnahme ==

[[Image:34_V2-3Teilnahme.png|miniatur|Teilnahme]]

Der Punkt "Sitzungsteilnahme" ermöglicht die Sortierung nach ID, Externer ID, Kennung, Sitzungsbeginn und Status. Eine Suche anhand eines Textes und des Zeitraums der Sitzung kann ebenfalls erfolgen.

Am Ende jeder Zeile wird der Button "Teilnehmer anzeigen" zur Verfügung gestellt. Hierüber werden alle Sitzungsteilnehmer mit deren Zu- oder Absagen einer Teilnahme tabellarisch ausgegeben.
Es wird eine Exportfunktion im CSV-Format (z.B. für Excel) angeboten.

'''Hinweis:''' Um die Sitzungsteilnehmer zu sehen, wird die Nutzung des Mandatsträgermodus vorausgesetzt. Ist der Mandatsträgermodus deaktiviert, erscheinen unter dem Punkt "Teilnahme" alle Sitzungen. Eine Teilnehmerliste kann nicht generiert werden.

== Statistik ==

[[Image:35_V2-3Statistik.png|miniatur|Statistik]]

Die Statistik gibt einen kurzen Überblick über die im System importierten Inhalte, Nutzerkonten und Nutzerinhalte.

== Hilfe ==

Über den Punkt "Hilfe" wird das Wiki des Ratsinformationssystems aufgerufen. Darin sind Konfigurationsmöglichkeiten des Backends näher beschrieben.

= Einspielen von Patches =

Das Einspielen von Patches ist Systemadministratoren mit Superuser-Rechten vorbehalten.

== Siehe auch ==
* [http://dms-support.brain-scc.de/de/ansprechpartner.html Support-Web] mit Informationen zu Ansprechpartnern und Updates
* [[BürgerPLUS Ratsinformation - Administration Version 2.2|Administration Version 2.2]]

= Hilfe Funktion =

[[Image:36_V2-3Hilfe.png|miniatur|''Hilfe'' Schaltfläche]]

Über die ''Hilfe'' Schaltfläche in den einzelnen Menüs der Administration kann auf die Hilfe Funktion zugegriffen werden. Dabei ist jede ''Hilfe'' Schaltfläche mit den inhaltlich passenden Abschnitt eines Wiki Artikels verknüpft.

Ratsinformationssystem - Administration Version 2.3

2016-05-17T13:05:41Z

Tbalcke: /* Reiter Konfiguration */

Dieser Artikel behandelt die Administration des Ratsinformationssystem 2.3 ('''REGISAFE-Version 4.3''').

Der Administrationsbereich ist durch das Anfügen des Wortes "admin" an der URL erreichbar.

Beispiel: https://ris.geocms.com/demo/admin/

= Einführung =

[[Image:Ratsinformation-Zusammenspiel.PNG|miniatur|Wie kommen die Daten vom REGISAFE ins Web?]]

[[Image:01_V2-3GeoCMS-Modul Ratsinformation.png|miniatur|GeoCMS - Modul Ratsinformation]]

Zusammenspiel von REGISAFE und BürgerPLUS Ratsinformationen

= Ausgabe =

-> Informationen zur [[BürgerPLUS Ratsinformation - Ausgabe Version 2.3|Web-Ausgabe des Moduls BürgerPLUS Ratsinformation Version 2.3]]

=Zugriffsrechte=
Je nach Rolle, kann ein Nutzer im Administrationsbereich unterschiedliche Zugriffsrechte besitzen.

'''Rollen mit absteigenden Zugriffsrechten:'''

* Superuser
** Rechte: alle
* Administrator
**Rechte: Benutzerinformationen, Installation, Benutzerverwaltung, Seitenbaum, Ratsinformationen, Syslogs
* Web-Admin des Kunden
** Rechte: Benutzerinformationen, Benutzerverwaltung, Seitenbaum, Ratsinformationen
* Gremiumsmitglieder und sonstige Sitzungsteilnehmer
** Rechte: Benutzerinformationen

= Benutzerverwaltung =

[[Image:02_V2-3Ratsinformation-Benutzerverwaltung-Details.png|miniatur|Detailansicht Benutzer]]

Die Nutzerkonten und Berechtigungen werden aus REGISAFE importiert. Rechte importierter Nutzer dürfen nicht angepasst werden, da diese bei jedem Import überschrieben werden. Lediglich den Benutzernamen, das Passwort und das Bild des Benutzers können Administratoren bei Bedarf ändern.

Die Nutzerkonten sind entsprechend ihrer Rollen und Zugriffsrechte in Gruppen zugeordnet. Die Zuordnung darf nicht geändert werden, da die Verteilung an Hand der Daten im REGISAFE erfolgt. Die Gruppen werden als Baumstruktur angezeigt.

[[Image:03_V2-3Benutzergruppen.png|miniatur|neue Benutzergruppen]]

Zur Erleichterung der Rechteverwaltung der Benutzer und zur gezielteren Rechtevergabe, stehen in der Benutzerverwaltung zusätzlich zwei Gruppen zur Verfügung:
* RIS - alle importiert (enthält alle über die RIS-Schnittstelle importierten Nutzer)
* RIS - ohne Verteiler (RIS-Nutzer, die keinem Gremium angehören, also Nutzer, die importiert wurden, aber keine Rechte besitzen sollen)
'''Hinweis:''' Vergeben Sie keine Rechte im CMS-Backend ohne Abstimmung mit dem RIS-Support. Die Rechteverwaltung erfolgt bis auf wenige Ausnahmen (Newsmodul und ggf. Hilfeseiten) ausschließlich im DMS, um eventuelle Zugriffe nicht autorisierter Personen auf bestimmte Bereiche und Funktionen steuern zu können.

Der Status des Nutzerkontos wird farblich gekennzeichnet. Aktive Nutzer sind mit einem grünen Symbol gekennzeichnet. Nutzer, die beispielsweise ein neues Passwort angefordert oder sich noch nicht im System angemeldet haben, werden mit einem orangen Symbol markiert.

Die E-Mail-Adresse wird aus der Benutzerverwaltung entfernt, wenn keine gültige E-Mail-Adresse exportiert wurde. Als Beispiele für ungültige Adressen sind zu nennen:
* Intern: Vorname Nachname
* vorname.nachname[at]kommune.de
* vorname.nachname@kommune

Wichtige Inhalte des Benutzerkontos (Benutzer bearbeiten):

* Benutzer
:* Benutzername (Login-Kennung des Nutzers; Generiert aus der REGISAFE-XML)
:* Passwort (verschlüsselt)
:* Redaktionsbereich-Anmeldung erlauben (Backend-Zugriff für den Nutzer aktivieren/deaktivieren)
* Persönliche Angaben (werden aus der REGISAFE-XML übermittelt, außer das Profilbild)
:* Profilbild (eine lokale Datei auswählbar)

Wenn (neue) Nutzer ein Passwort vergeben, muss dieses folgende Mindestanforderungen erfüllen:
* mind. 8 Zeichen,
* mind. 1 Sonderzeichen,
* mind. 1 Großbuchstabe und
* 1 Kleinbuchstabe

[[Image:RIS_Switch-to-User.JPG|miniatur|Switch-To-User]]
Pro Nutzer kann ein Profilbild hinzugefügt werden. Diese Funktion ist unabhängig von REGISAFE, so dass das Hochladen direkt im Administrationsbereich von BürgerPLUS Ratsinformation erfolgen muss. Die Ausgabe erfolgt in der Personenliste und in der Detailansicht der Person.

Um bei einem Nutzer auftretende Fehler besser und schneller überprüfen zu können, wurde die Funktion "Switch-to-User" für den web-Admin aktiviert. Ohne das Passwort des jeweiligen Nutzers kennen zu müssen, können Administratoren damit die Rolle und Rechte des Nutzers übernehmen und den gemeldeten Fehler sichten. Wechselt ein Administator in die Rolle eines Nutzers wird dies in der Syslog vermerkt.

= Seitenbaum =

Im Seitenbaum wird die Navigation definiert. Bei der Installation wird eine Standard-Navigation vorgegeben, die gemeinsam mit dem Kunden angepasst werden kann.

== Standardelemente der Navigation des Seitenbaums ==
* Persönlicher Bereich
** Mandatsträgermodus
** Kontaktformular
* Sitzungskalender
* Sitzungstermine
**Sitzungstermine (Archiv)
* Gremien
* Personen
* Fraktionen
* Dokumente
* Suche
* Passwort zurücksetzen
* Hilfe
* Datenschutzerklärung
* Impressum
* Abmelden

== Anlegen und Bearbeiten von Menüpunkten ==

[[Image:04_V2-3Ratsinformation Administration Anlegen von Menüpunkten.png|miniatur|Anlegen und Bearbeiten von Menüpunkten]]

Administratoren stehen folgende Funktionen zur Bearbeitung des Seitenbaums zur Verfügung:

* Anzeigen (zeigt den Menüpunkt im Portal an)
* Bearbeiten (öffnet die Bearbeitungsmaske, um einen Menüpunkt editieren zu können)
* Hinzufügen (fügt eine Unterseite am aktuell gewählten Menüpunkt ein)
* Umbenennen (ändert den Menütitel jedoch nicht den Alias)
* Rechte setzen (die Sichtbarkeit und Bearbeitungsmöglichkeiten können über die Rechte gesteuert werden)
* Seitencache löschen (entfernt alle bisher aufgerufenen Versionen der entsprechenden Webseite)
* Ausschneiden (der Menüpunkt wird vom aktuellen Knoten ausgeschnitten und kann an einem anderen Knotenpunkt eingefügt werden)
* Kopieren (der Menüpunkt wird dupliziert und kann an einem anderen Knotenpunkt eingefügt werden)
* Einfügen (zuvor ausgeschnittene oder kopierte Menüpunkte können an beliebigen anderen Knotenpunkten eingefügt werden)
* Entfernen (löscht den ausgewählten Menüpunkt)

Folgende Einstellungen müssen beim Anlegen eines neuen Menüpunktes beachtet werden:

*Reiter Menüdaten:
** Titel (Pflichtfeld)
** Alias (Pflichtfeld)

[[Image:05_V2-3Verstecker menuepunkt.png|miniatur|Anlegen eines versteckten Menüpunktes]]
[[Image:06_V2-3Verstecker menuepunkt sichtbarkeit.png|miniatur|Anlegen eines versteckten Menüpunktes beim Reiter Sichtbarkeit]]

Soll ein versteckter Menüpunkt erstellt werden, sind zusätzlich folgende Einstellungen zu übernehmen:

*Reiter Menüdaten
**Anzeigeverhalten
*** Seite bei Login anzeigen

*Reiter Sichtbarkeit
**Benutzer: RIS - alle importiert
**Rechteprüfung aktivieren

'''Wichtiger Hinweis:''' Bitte sehen Sie davon ab weitere Änderungen in den Masken vorzunehmen. Diese können weitreichende Auswirkungen auf die Außenansicht und Funktionsfähigkeit des Ratsinformationssystems haben. Wenden Sie sich bitte an das Support-Team.

'''Häufiger Fehler:''' Menüpunkte können so konfiguriert werden, dass Sie ausschließlich für Nutzer mit einem Login sichtbar sind. In der öffentlichen Ansicht stehen sie scheinbar nicht mehr zur Verfügung. Jedem Nutzer, der die URL kennt, ist es jedoch möglich die Seite auch ohne Login aufzurufen. Um dies zu verhindern genügt es nicht, das Anzeigeverhalten des Menüpunktes auf "Seite nach Login anzeigen" zu setzen. Zusätzlich muss im Reiter "Sichtbarkeit" der Besitzer auf "RIS - alle importiert" geändert und der Haken bei "Rechteprüfung aktivieren" gesetzt sein.

= Ratsinformationssystem =

Das Fachmodul "Ratsinformationssystem" ermöglicht Einsicht in die Bereiche:

* [[#Import|Import]]
* [[#Administration|Administration]]
* [[#Modulvorlagen|Modulvorlagen]]
* [[#Teilnahme|Teilnahme]]
* [[#Statistik|Statistik]]
* [[#Hilfe|Hilfe]]

== Import ==

=== letzter Import ===

[[Image:01_V2-3GeoCMS-Modul Ratsinformation.png|miniatur|Import Status]]

Unter dem Punkt "aktueller Import" wird nur der aktuellste Import angezeigt. Sonstige Importe befinden sich im Archiv.
Der Import kann automatisch starten oder durch "Importjob starten" manuell ausgelöst werden. Es besteht die Möglichkeit, Importjobs zurückzusetzen. Durch Anzeige der Logs kann das gesamte Importverfahren nachvollzogen werden. Die Anzeige der importierten Daten im XML-Format ist ebenfalls möglich.

* erweitertes Logging beim XML-Parsen
* Warnungen bei fehlendem/ungültigem RISBEREICH für Personen in Basisgremien-/Sitzungsverteiler
* Weitergabe der Warnings an den Log des Importjobs

Die verschiedenen Status eines Imports werden auch farblich gekennzeichnet:

* Grün: der Import war erfolgreich, an der Importdatei gab es Änderungen
* Orange: der Import war erfolgreich, an der Importdatei gab es keine Änderungen
* Rot: beim Import sind Fehler aufgetreten

=== Importarchiv ===

[[Image:08_V2-3Ratsinformation-Archivierte Importe.png|miniatur|Import-Archiv]]

Alle bereits vergangenen Importe befinden sich im Archiv. Sobald ein neuer aktueller Import durchgeführt wird, wird ein älterer ins Archiv verschoben. Archivierte Importe können nicht mehr zurückgesetzt werden. Die Import-Logs und die importierten Daten in einer XML-Struktur können dennoch angezeigt werden. Die Sortierung kann selbstständig vorgenommen werden, durch Klick auf den Tabellenkopf für die entsprechende Spalte, nach der geordnet werden soll. Zur vereinfachten Recherche im System steht die Suchfunktion zur Verfügung.

== Administration ==

[[Image:09_V2-3Ratsinformation-Administration.png|miniatur|Administration]]

Ermöglich Zugriff auf:

* [[#Systemkonfiguration|Systemkonfiguration]]
* [[#Verändern der Sichtbarkeit|Verändern der Sichtbarkeit]]
* [[#Notizen bearbeiten|Notizen bearbeiten]]
* [[#Nutzerkonten zurücksetzen|Nutzerkonten zurücksetzen]]
* [[#Nutzerkonten bearbeiten|Nutzerkonten bearbeiten]]
* [[#Systemlogs|Systemlogs]]

=== Systemkonfiguration ===

[[Image:10_V2-3Ratsinformation-Systemkonfiguration.png|miniatur|Administration - Systemkonfiguration]]

Die Systemkonfiguration ist Nutzern mit administrativen Berechtigungen vorbehalten (Superuser, Administrator, Web-Admin). In diesem Bereich werden systemweite Einstellungen vorgenommen.

'''Reiter der Systemkonfiguration:'''

* [[#Reiter Konfiguration|Reiter Konfiguration]]
* [[#Reiter Benachrichtigungen|Reiter Benachrichtigungen]]
* [[#Reiter_Schriftstücke|Reiter Schriftstücke]]
* [[#Reiter_PDF Sicherheit|Reiter PDF Sicherheit]]
* [[#Reiter Adressen|Reiter Adressen]]
* [[#Reiter Datenschutz|Reiter Datenschutz]]
* [[#Reiter Import|Reiter Import]]

Die Reiter sind erreichbar über den Button "ändern" (Ratsinformation > Administration > Systemkonfiguration > ändern).

==== Reiter Konfiguration ====

[[Image:11_V2-3Ratsinformation-Reiter Konfiguration.png|miniatur|Reiter Konfiguration]]

Iconset

Bei der Verwendung von Iconsets kann zwischen REGISAFE-Standard-Icons und hinterlegten Open-Source-Icons gewählt werden.

Authentifizierung

Die Login-Kennung für die Anmeldung am System kann eingestellt werden:

* Adresskennung (REGISAFE Standard): Nachname Vorname Kommune
* E-Mail
* Titel, Vorname, Nachname

"Überschreiben der Login-Kennung darf aktualisiert werden" ermöglicht die automatische Änderung bestehender Nutzerkonten (Info an Nutzer per E-Mail).

CMS-Nutzerkonten basieren auf Adressfeldern mit dem Kennzeichen "öffentlich" oder "nicht öffentlich". Import der Basisgremienverteiler und Sitzungsverteiler erzeugt nun Nutzergruppen in der Benutzerverwaltung.

Bei der Einstellung der Zielseite für den E-Mail-Link zum initialen Setzen des Nutzer-Passworts handelt es sich um ein Pflichtfeld. Die Standard-Einstellung für die Zielseite des E-Mail-Links zum initialen Setzen des Nutzer-Passworts ist die Seite "Login authentifizieren".

Mandantensystem

Es kann optional ausgewählt werden, ob Verwaltungskennungen für Mandantensysteme verwendet werden sollen.

Erweitert

Konfigurieren der URL zum Support-Web.

Einblenden von Entwicklermeldungen steuert den Umfang der Debug-Ausgaben des Ratsinformationssystems. Debug-Ausgaben sind nur für Entwicklungszwecke oder im Fehlerfall notwendig.

==== Reiter Benachrichtigungen ====

[[Image:12_V2-3Ratsinformation2b-E-Mail Versand.png|miniatur|E-Mail-Versand]]

Konfigurieren des E-Mail-Versandes und der Administrator-Benachrichtigungen.

'''E-Mail-Versand'''

Der E-Mail-Versand und das Zurücksetzen von Nutzerdaten an Gremienmitglieder werden nur aktiviert, wenn eine Admin-E-Mail des Kunden hinterlegt ist.

* ''Nutzer-Benachrichtigungs E-Mail Versand'' aktiviert -> E-Mail geht an Mandatsträger
* Ist kein Versand an Mandatsträger aktiv, werden alle E-Mails an einen Mandatsträger nun an den Admin weitergeleitet.
* Ist auch der Versand an den Admin bzw. systemweit deaktiviert, oder gab es einen Fehler beim Versenden, wird nun ein Fehler im Systemlog geschrieben.

Für den Versand im HTML-Format wurde auf Multipart-E-Mails umgestellt (enthält jetzt einen alternativen Text als Plain Text).

'''Postfach für E-Mailversand'''

Konfiguration eines eigenen Absender-Postfachs ist möglich. E-Mail-Versand kann wahlweise im HTML-Format (Einbettung von Bilddateien) erfolgen.

Nach Konfiguration der Einstellungen kann eine Test-E-Mail versandt werden.

Es wird empfohlen ein separates Postfach einzurichten, z.B. ris@kundendomain.de

'''Informationsdienst'''

Konfiguration oder Deaktivierung des Informationsdienstes:

* Festlegen des Betreffs der E-Mails des Informationsdienstes. Bei leerem Feld wird der Standard verwendet.
* Informationsdienst für festgelegte Status erzwingen
* Informationsdienst für festgelegte Status verbergen

Standard des Betreffs:

Informationsdienst BürgerPLUS Ratsinformation "##WEB_NAME##" vom ##DATUM##"

Mögliche Platzhalter:

* ##DATUM## - Datum im Format DD.MM.JJJJ HH:MM
* ##WEB_NAME## - Name der BürgerPLUS Ratsinformation Instanz
* ##MANDANT## - Name der Verwaltungskennung" name="flexml::infodienst_subject"

==== Reiter Schriftstücke ====

[[Image:13_V2-3Ratsinformation-Reiter Schriftstuecke.png|miniatur|Reiter Schriftstücke]]

Dateinamen werden nicht mehr Case-Sensitive ausgewertet (Groß-/Kleinschreibung). Dateinamen, die fälschlicherweise URL-kodiert übergeben werden, können nun ausgewertet werden. Unterstützt werden die neuen Schriftstück ArtIDs "Sitzungsunterlage" und "RISZusatzDokument".

Dateibehandlung

Die Dateibehandlung gibt an wie Dokumente, wenn sie im Web geöffnet werden, behandelt werden.

Mögliche Einstellungen:

* immer Downloaden
* wenn möglich im Browser darstellen

Bezeichnung der Schriftstück ArtIDs

Den bekannten Bezeichnungen von Schriftstücken können andere Bezeichnungen zugewiesen werden. Die im Feld angegebene Bezeichnung überschreibt die Standardangabe.

Anzeige der Schriftstücke

Den Dokumenttypen kann zugewiesen werden, ob es sich um ein Sitzungsschriftstück oder um ein Tagesordnungsschriftstück handelt.

Zusätzliche Dokumente

Die Zielseite für Zusätzliche Dokumente und die Mandantenzuordnung kann festgelegt werden.

==== Reiter PDF Sicherheit ====

[[Image:14_V2-3PDF-Sicherheit.png|miniatur|PDF-Sicherheit]]

'''Wasserzeichen'''

Systemweit kann vom Administrator ein Wasserzeichen für alle PDF-Dateien aktiviert werden. Das Wasserzeichen kann individuell
gestaltet und als PDF hinterlegt werden.

Folgende Arten von Wasserzeichen stehen zur Verfügung:
* Stempel (Standard): Das Wasserzeichen wird über dem Text gelegt. Insbesondere bei Bildern ist dies zu empfehlen. Die Lesbarkeit kann je nach Wasserzeichen ggf. eingeschränkt sein.
* Hintergrund: Das Wasserzeichen wird unter dem Text eingefügt. In PDF-Dokumenten mit Bildinhalten ist das Wasserzeichen ggf. verdeckt.

[[Image:14_V2-3PDF-Sicherheit-Wasserzeichen.png|miniatur|PDF mit Wasserzeichen und benutzer- und zeitabhängiger Fußleiste]]

Wird ein Wasserzeichen für die Dateien verwendet, so erscheint der Nutzername sowie ein Zeitstempel in der Fußzeile des Dokumentes.
Möchten Sie diesen Hinweis anzeigen, jedoch kein Wasserzeichen hinterlegen, laden Sie ein leeres PDF-Dokument im System hoch und stellen Sie es als Wasserzeichen für den Hintergrund ein.

'''Verschlüsselung'''

Systemweit kann vom Administrator ein Passwort für alle Schriftstückdownloads/Sitzungsmappen aktiviert werden. Wichtig: Der Passwortschutz gilt nur für nicht öffentlich sichtbare Schriftstücke! Öffentliche Schriftstücke sind weiterhin ohne einen Passwortschutz aufrufbar. Das Passwort ist nicht nutzerspezifisch und muss allen Nutzern bekannt gegeben werden.

Mit dem Passwortschutz können folgende Berechtigungen in PDF-Dateien gesetzt werden:
* keine (nur ansehen): Nutzer können das PDF herunterladen und öffnen. Andere Aktionen, wie Drucken, Hinzufügen von Anmerkungen in einem PDF-Programm oder Zusammenfügen mit anderen Dokumenten, sind nicht möglich.
* alle Berechtigungen: Nutzer können das PDF herunterladen und öffnen. Alle anderen Aktionen, wie Drucken, Hinzufügen von Anmerkungen in einem PDF-Programm oder Zusammenfügen mit anderen Dokumenten, sind möglich.
* eigene Vorgabe: Nutzer können das PDF herunterladen und öffnen. Andere Aktionen, wie Drucken, Hinzufügen von Anmerkungen in einem PDF-Programm oder Zusammenfügen mit anderen Dokumenten, müssen explizit durch den Administrator festgelegt werden. Bitte beachten Sie: in PDF-Betrachtern (z. B. Acrobat Reader) können die Berechtigungen andere Bezeichnungen tragen

[[Image:14_V2-3PDF-Sicherheit-Frontend.png|miniatur|PDF-Verschlüsselung im Frontend]]

Erfolgte die Aktivierung der PDF-Verschlüsselung sowie die Vergabe eines systemweiten PW durch den Admin, so kann jeder Nutzer anschließend im persönlichen Bereich der Ratsinformations-Webseite (Frontend) unterhalb des Punktes "PDF Verschlüsselung" im Reiter „Profildaten“ das Admin-PW überschreiben. Trägt der Nutzer nichts ein, gilt das Admin-PW.

==== Reiter Adressen ====

[[Image:15_V2-3Ratsinformation-Reiter Adressen.png|miniatur|Reiter Adressen]]

Konfiguration der Darstellung der Adresse:

* CSS-Klasse für das Layout und eine Überschrift für jeden Adresse-Block
* Einteilung in Adresse-Blöcke
* Festlegung der zu verwendenden Felder je Block
* Konfiguration der Formatierung (Name in der Ausgabe, Zeilenumbruch, Listenrelevanz)
* Adressrendering über herkömmlichen Weg, wenn keine Adressfelddefinition hinterlegt ist
* wenn nur ein Feld definiert ist: Verwendung dieser Konfiguration

==== Reiter Datenschutz ====

[[Image:16_V2-3Ratsinformation-Reiter Datenschutz.png|miniatur|Reiter Datenschutz]]

Logging von Nutzerinteraktionen

* Logging von Schriftstückdownloads als Nachweis der „Zustellung“ von z.B. Einladungen
** optional de-/aktivierbar
** Zusammenfassung bei Zip Archiven

Tagesordnungspunkte

Es kann konfiguriert werden, ob der öffentlich hinterlegte Text für Tagesordnungspunkte angezeigt werden soll, z.B. wenn der Nutzer als "befangen" eingestuft wird, oder ein eigener Text. Bei Letzterem erscheint ein Freitextfeld.

==== Reiter Import ====

[[Image:Ratsinformation-Reiter_Import.PNG|miniatur|Reiter Import]]

Schnittstelle

Das Dateiformat für die Schnittstelle kann konfiguriert werden.

Quelle

Das Quell-Verzeichnis gibt den Pfad der zu importierenden Daten an.

Autoimport

* Service URL der Server Warteschlange

* Systemerkennung in der Server Warteschlange

=== Veränderung der Sichtbarkeit ===

Übersicht aller Sitzungen und Schriftstücke im System mit Veröffentlichungsbereich. Ermöglicht das Offline-Setzen eines einzelnen Datensatzes.

[[Image:18_V2-3Notizen bearbeiten.png|miniatur|Notizen bearbeiten]]

=== Notizen bearbeiten ===

Scheidet ein Nutzer unerwartet aus, verbleiben oft noch in Sitzungen erstellte Notizen im System. Für Administratoren wurde daher eine Möglichkeit geschaffen, diese Notizen unter datenschutzrechtlichen Aspekten vollständig aus dem System zu entfernen. Der Administrator erhält dabei keinen Zugriff auf die Inhalte, sondern kann lediglich an Hand des Notiz-Titels entscheiden, welche Notizen eines Nutzers gelöscht werden sollen.

=== Nutzerkonten zurücksetzen===

[[Image:19_V2-3Ratsinformation Zuruecksetzen der Zugangsdaten.png|miniatur|Zurücksetzen der Nutzerkonten]]

Hier erscheint eine Übersicht aller importierten Nutzer. Ermöglicht das Neu-Versenden eines Initial-Passworts an Nutzer, abhängig von der Aktivierung des [[#Reiter Benachrichtigungen|E-Mail-Versand]].

Icons kennzeichnen Nutzer mit nicht vorhandenen bzw. mehrmals vergebenen E-Mail-Adressen.

Der Link hat eine Gültigkeit von 24 Stunden.

[[Image:20_V2-3Nutzerkonten bearbeiten.png|miniatur|Bearbeiten von Nutzerkonten]]

=== Nutzerkonten bearbeiten ===

Nutzer, die in der XML als "gelöscht" markiert sind, werden nicht vollständig aus der Datenbank entfernt, um eine Wiederherstellung bei unbeabsichtigtem Löschen zu ermöglichen.

Unter diesem Punkt kann der web-admin ein oder mehrere Nutzer löschen (soft-delete) oder wiederherstellen. Das unwiederbringliche Löschen aus der Datenbank (hart-delete) ist weiterhin nur durch den RIS-Support möglich, da bei einem versehentlichen Löschen ein Komplett-Export notwendig wird. Melden Sie sich gern kurzfristig bei uns, sollten Sie einen Nutzer vollständig aus der Datenbank löschen wollen.

'''Hinweis:''' Das Löschen im Ratsinformationssystem ist eine temporäre, kurzfristige Lösung. Der Nutzer muss in jedem Fall auch im DMS für den Export deaktiviert werden und darf nicht mehr in der XML erscheinen. Andernfalls wird der Nutzer wiederholt importiert und im Ratsinformationssystem angelegt.

=== Systemlogs ===

[[Image:21_V2-3Ratsinformation Sytemereignisse.png|miniatur|Systemereignisse]]

Hier kann die Einsicht in Systemmeldungen erfolgen.

Systemereignisse sind

* suchbar nach:
:* Text und
:* Datum oder
:* Zeitspanne

* filterbar nach:
:* alle,
:* Hinweise,
:* Warnungen,
:* Fehler und
:* Erfolg

* sowie sortierbar nach:
:* ID,
:* Art,
:* Nutzer,
:* Datum/Uhrzeit,
:* Modulkontext,
:* erweiterter Kontext,
:* Ereignis und
:* Beschreibung.

== Modulvorlagen ==

[[Image:22_V2-3Ratsinformation2 Konfiguration Modulvorlagen.png|miniatur|Konfiguration Modulvorlagen]]

Eine Modulvorlage dient der einfachen und systemweiten Konfiguration der Ausgabe. Es können mehrere Modulvorlagen angelegt werden. Modulvorlagen werden an den Menüpunkten im [[#Seitenbaum|Seitenbaum]] ausgewählt und zentral konfiguriert, wobei pro Menüpunkt nur eine Modulvorlage ausgewählt werden kann. Ist die Modulvorlage aktiviert, werden bis auf den Reiter "Allgemein" alle weiteren ausgeblendet.
Die Ausgabe-Konfiguration im Seitenbaum erfolgt ausschließlich über die Modulvorlagen, seitenspezifische Konfigurationen wurden entfernt.

'''Reiter der Modulvorlage'''

* [[#Reiter Allgemein|Allgemein]]
* [[#Reiter Darstellung|Darstellung]]
* [[#Reiter Sitzungen|Sitzungen]]
* [[#Reiter Kalender|Kalender]]
* [[#Reiter Personen|Personen]]
* [[#Reiter Gremien|Gremien]]
* [[#Reiter Suche|Suche]]
* [[#Reiter Dokumenten Liste|Dokumenten Liste]]
* [[#Reiter Notizen|Notizen]]
* [[#Reiter Newsmodul|Newsmodul]]
* [[#Reiter App|App]]

'''Vorteile gegenüber der direkten Konfiguration am Menüpunkt'''

* Konfiguration der Modulvorlage an einem zentralen Punkt
* einfache Nachkonfiguration neuer oder zuvor nicht genutzter Funktionen
* keine Anpassung aller Menüpunkte notwendig
* Verringerung fehlerhafter oder fehlender Konfigurationen an einzelnen Menüpunkten (führte in der Vergangenheit zu Missverständnissen in der Ausgabe)

Die Einstellungen in der Modulvorlage können beliebig vorgenommen werden. Für alle Reiter gilt, dass der Systemstandard mit einem Klick wiederhergestellt werden kann.

Weiterhin können, wenn notwendig, am einzelnen Menüpunkt abweichende Einstellungen vorgenommen werden.

==== Reiter Allgemein ====

[[Image:23_V2-3Ratsinformation Konfiguration-Allgemein.png|miniatur|Konfigurationsmöglichkeiten Allgemein]]

Im Reiter Allgemein kann die Grundeinstellung der Modulvorlage vorgenommen werden. Dazu zählt die Vergabe einer eindeutigen Bezeichnung.

==== Reiter Darstellung ====

[[Image:24_V2-3Ratsinformation Konfiguration-Darstellung.png|miniatur|Konfigurationsmöglichkeiten für Darstellung]]

Listen

Daten, die in einer Liste ausgegeben werden, können in ihrer Anzahl variiert werden. Die Auswahl geht von einer Anzeige ohne Einschränkung bis zu 50 Einträgen pro Seite.

Datumsformat

Das Datumsformat (inklusive Uhrzeit) kann konfiguriert werden.

Zusätzliche Ausgabe

Ausgewählt werden können:

* Ausgabe von Vertretern in Sitzungsteilnehmer Listen
* Ausgabe von Vertretern in Basisgremien Listen
* Ausgabe von Parteien
* Ausgabe von Fraktionsvorsitzenden
* Ausgabe von zusätzlichen Funktionen
* Ausgabe von Drucksachennummern
* Ausgabe des Öffentlichkeitsstatus bei Schriftstücken mit Bezug zu einem TOP
* Filtermöglichkeit für Personenliste
* Filtermöglichkeit für Fraktionenliste
* Filtermöglichkeit für Parteienliste

Features deaktivieren

Folgende Features können ausgeschalten werden:

* Notizfunktion an Sitzung deaktivieren
* Downloadmöglichkeit für Sitzungsmappe deaktivieren
* Downloadmöglichkeit für Gesamtdokument deaktivieren
* Downloadmöglichkeit für elektronische Visitenkarte deaktivieren
* Link "auf Karte anzeigen" deaktivieren
* Ausgabe von Jahres Auswahl in Sitzungs-Archiv deaktivieren
* Ausgabe von "Vertreter für Gremiumsmitglieder" deaktivieren
* Einbindung der Javascript Bibliothek jQuery deaktivieren
* Einbindung der Javascript Bibliothek jQuery-UI deaktivieren
* Zusammenfügen von AssetsCompiler deaktivieren

==== Reiter Sitzungen ====

[[Image:25_V2-3Ratsinformation Konfiguration-Sitzungen.png|miniatur|Konfigurationsmöglichkeiten für Sitzungen]]

Sitzungsdetails

Bei der Darstellung der Sitzungsdetails kann zwischen einer einfach Listenansicht, Akkordeonansicht oder der Darstellung mit Reitern gewählt werden.

Weiterhin ausgewählt werden kann:

* Titel des Sitzungs-Schriftguts anzeigen
* Titel von Anlagen des Sitzungs-Schriftguts anzeigen
* Titel des Schriftguts der Tagesordnungspunkte anzeigen
* Titel von Anlagen des Tagesordnungspunkt-Schriftguts anzeigen

Sitzungstitel

Die Darstellung des Wochentags kann beeinflusst werden. Zunächst kann eingestellt werden, ob die Wochentage überhaupt ausgegeben werden sollen. Bei der Art kann zwischen der Kurz- und der Langform unterschieden werden. Es kann ein beliebiger Trenner zwischen Wochentag und Datum angegeben werden. Optional können zwischen Datum und Uhrzeit oder zum Sitzungsnamen, ebenfalls Trenner eingefügt werden.

==== Reiter Kalender ====

[[Image:26_V2-3Ratsinformation Wochenansicht Sitzungskalender.png|miniatur|Darstellungsmöglichkeiten im Kalender am Beispiel der Wochenansicht]]

[[Image:26_V2-3Ratsinformation Konfiguration-Kalender.png|miniatur|Konfigurationsmöglichkeiten für Kalender]]

Neben der Kalenderdarstellung kann an dieser Stelle auch die Ausgabe der Kalendereinträge konfiguriert werden.

Kalenderdarstellung

Die Startansicht unterscheidet zwischen Monat (Standard), Woche und Tag. Dabei kann für Woche und Tag die einfache oder detaillierte Ansicht gewählt werden.

Kalendereinträge

Standardmäßig wird die Gremiumsbezeichnung im Kalender ausgeschrieben. Um unschöne Umbrüche zu vermeiden, kann an dieser Stelle die Abkürzung der Gremiumsbezeichnung aktiviert werden. Mit der Aktivierung stehen Tooltips und eine Legende optional zur Verfügung.

Kalendereinträge

Termine und Tooltips können jeweils mit einer auf das Kundenweb angepassten oder vom Kunden gewünschten Farbe versehen werden.
Werden die Feldwerte leer gelassen, erfolgt die Darstellung in Standardfarben (hellblau).

'''Empfohlene Einstellung'''

* Gremiumsbezeichnung = Abkürzung
* Tooltip anzeigen = aktiviert
* Legende anzeigen = aktiviert

Internetkalender

Hier kann die Bereitstellung des Dienstes aktiviert werden.

==== Reiter Personen ====

[[Image:27_V2-3Ratsinformation2 Konfiguration Personen.png|miniatur|Konfigurationsmöglichkeiten für Personen]]

Bilddarstellung

An dieser Stelle kann die Anzeige hinterlegter Bilder der Personen (Benutzerverwaltung) nach Bereichen konfiguriert werden:

* keine Anzeige
* im Bürger-Bereich
* im Login-Bereich
* keine Einschränkung

Detail Bild - Listen Bild - Vollbild

Hier können jeweils die Abmessungen der Bilddarstellungen konfiguriert werden.

==== Reiter Gremien ====

[[Image:28_V2-3Ratsinformation2 Konfiguration Gremien.png|miniatur|Konfigurationsmöglichkeiten für Gremien]]

Ausgabe

Die Anzeige leerer Gremien kann optional aktiviert werden (Standard: aus).

Sichtbarkeit der Gremien entfällt. Die Sichtbarkeit der Gremien ist nun direkt von der Sichtbarkeit der Sitzungen abhängig. In Basis-Gremienauflistungen gilt die Sichtbarkeitsregelung, die im Export übergeben ist.

Sitzungskalender

Optional kann die Einstellung erfolgen, dass für jedes Gremium ein anderer Farbwert verwendet wird (Standard: aus). Bei Aktivierung dieser Option öffnet sich die Konfiguration "Farbwerte".

Sitzungskalender

Hier kann für jedes ausgewählte Gremium eine Farbe für den Hintergrund, den Rahmen und die Schrift selekiert werden.

==== Reiter Suche ====

[[Image:29_V2-3Ratsinformation2 Konfiguration Suche.png|miniatur|Konfigurationsmöglichkeiten für die Suche]]

Allgemeine Suchoptionen

Um das Suchformular nutzen zu können, muss der Haken bei "Suchformular anbieten" gesetzt sein. Bei der Art der Suche kann zwischen der einfachen und der erweiterten Suche unterschieden werden. Es kann eingeschränkt werden, auf welche Inhalte die Suche zugreifen darf ("Suche in folgenden Inhalten gestatten").
Bei der erweiterten Suche kann zusätzlich ausgewählt werden, ob die erweiterten Suchmöglichkeiten im Frontend beim ersten Aufruf bereits aufgeklappt erscheinen sollen.

Formularelemente der Erweiterten Suche

Optionen, die in der erweiterten Suche eingeblendet werden können:
* "Suche nach Gremium" anzeigen
* "Suche nach Schriftstückart" anzeigen
* "Suche nach Zeitraum" anzeigen

Die Darstellung der Suchtreffer für Schriftstücke entspricht der Darstellung der Dokumentenliste inklusive der dortigen Konfiguration.

==== Reiter Dokumenten Liste ====

[[Image:30_V2-3Ratsinformation2 Konfiguration DokumentenListe.png|miniatur|Konfigurationsmöglichkeiten für Dokumenten Liste]]

Ausgabe

Es kann ausgewählt werden, ob ausschließlich die in der Sortierung enthaltenen Schriftstück Arten angezeigt werden sollen. Leere Einträge in der Schriftstück ArtID Liste können ebenfalls angezeigt werden.

Dokumentenliste

Der Titel des Schriftstückes ist standardmäßig aktiviert. Optional kann diese Einstellung geändert werden. Anlagen und Anlage-Titel können angezeigt oder ausgeblendet werden.

Sortierung

In der Sortierung kann die Reihenfolge und die Schriftstückarten an sich, die verwendet werden sollen, festgelegt werden. Jeder Dokumententyp kann innerhalb der Reihenfolge nur einmal vorkommen.

Innerhalb einer Schriftstückart erfolgt die Sortierung anhand des Zeitbezugs des Dokuments. Hierzu wird die aktuellste Sitzung, in der das Schriftstück verwendet wird, ermittelt.

==== Reiter Notizen ====

[[Image:31_V2-3Ratsinformation2 Konfiguration Notizen.png|miniatur|Konfigurationsmöglichkeiten für Notizen]]

Konfigurieren der Nutzerauswahl und Möglicher Einschränkungen für das Teilen von Notizen.

Nutzerauswahl

* nur Teilnehmer der Sitzung und Nutzer mit zusätzlichem Zugriff auf die Sitzung (Standard)
* nur Teilnehmer der Sitzung
* alle Nutzer, unabhängig von Zugriffsberechtigungen

Mögliche Einschränkungen

* Gremien
* Fraktionen
* Parteien
* Funktion im Gremium
* Zusätzliche Funktion

==== Reiter Newsmodul ====

[[Image:32_V2-3Ratsinformation2 Konfiguration Newsmodul.png|miniatur|Konfigurationsmöglichkeiten für das Newsmodul]]

[[Image:32_V2-3Ratsinformation2 Konfiguration Newsmodul Seite.png|miniatur|Auswahl der Detailseite]]

Hierüber kann die Anzeige des Newsmoduls im Sitzungskalender aktiv geschalten werden. Bei Aktivierung wird die Möglichkeit geboten, für jede Kategorie zu bestimmen, auf welcher Webseite (Detailseite) die Artikel erscheinen sollen, sowie eine Farbe für den Hintergrund, den Rahmen und die Schrift festzulegen.

==== Reiter App ====

[[Image:33_V2-3Ratsinformation2 Konfiguration App.png|miniatur|Konfigurationsmöglichkeiten für die App]]

Integration

* Überschrift
* Festlegung der Spaltenanzahl im Startbildschirm (Homescreen)
* Login über Webcontainer ermöglichen: Login Schaltfläche im Startbildschirm erscheint (Ersatz für Login über nativen App-Rahmen)

Eigene Styles

* eigene Styles (brain-SCC) oder kundenspezifische Stylesheets per CSS einfügen (kunde.css)

== Teilnahme ==

[[Image:34_V2-3Teilnahme.png|miniatur|Teilnahme]]

Der Punkt "Sitzungsteilnahme" ermöglicht die Sortierung nach ID, Externer ID, Kennung, Sitzungsbeginn und Status. Eine Suche anhand eines Textes und des Zeitraums der Sitzung kann ebenfalls erfolgen.

Am Ende jeder Zeile wird der Button "Teilnehmer anzeigen" zur Verfügung gestellt. Hierüber werden alle Sitzungsteilnehmer mit deren Zu- oder Absagen einer Teilnahme tabellarisch ausgegeben.
Es wird eine Exportfunktion im CSV-Format (z.B. für Excel) angeboten.

'''Hinweis:''' Um die Sitzungsteilnehmer zu sehen, wird die Nutzung des Mandatsträgermodus vorausgesetzt. Ist der Mandatsträgermodus deaktiviert, erscheinen unter dem Punkt "Teilnahme" alle Sitzungen. Eine Teilnehmerliste kann nicht generiert werden.

== Statistik ==

[[Image:35_V2-3Statistik.png|miniatur|Statistik]]

Die Statistik gibt einen kurzen Überblick über die im System importierten Inhalte, Nutzerkonten und Nutzerinhalte.

== Hilfe ==

Über den Punkt "Hilfe" wird das Wiki des Ratsinformationssystems aufgerufen. Darin sind Konfigurationsmöglichkeiten des Backends näher beschrieben.

= Einspielen von Patches =

Das Einspielen von Patches ist Systemadministratoren mit Superuser-Rechten vorbehalten.

== Siehe auch ==
* [http://dms-support.brain-scc.de/de/ansprechpartner.html Support-Web] mit Informationen zu Ansprechpartnern und Updates
* [[BürgerPLUS Ratsinformation - Administration Version 2.2|Administration Version 2.2]]

= Hilfe Funktion =

[[Image:36_V2-3Hilfe.png|miniatur|''Hilfe'' Schaltfläche]]

Über die ''Hilfe'' Schaltfläche in den einzelnen Menüs der Administration kann auf die Hilfe Funktion zugegriffen werden. Dabei ist jede ''Hilfe'' Schaltfläche mit den inhaltlich passenden Abschnitt eines Wiki Artikels verknüpft.

Ratsinformationssystem - Administration Version 2.3

2016-05-17T13:04:12Z

Tbalcke: /* Reiter Konfiguration */

Dieser Artikel behandelt die Administration des Ratsinformationssystem 2.3 ('''REGISAFE-Version 4.3''').

Der Administrationsbereich ist durch das Anfügen des Wortes "admin" an der URL erreichbar.

Beispiel: https://ris.geocms.com/demo/admin/

= Einführung =

[[Image:Ratsinformation-Zusammenspiel.PNG|miniatur|Wie kommen die Daten vom REGISAFE ins Web?]]

[[Image:01_V2-3GeoCMS-Modul Ratsinformation.png|miniatur|GeoCMS - Modul Ratsinformation]]

Zusammenspiel von REGISAFE und BürgerPLUS Ratsinformationen

= Ausgabe =

-> Informationen zur [[BürgerPLUS Ratsinformation - Ausgabe Version 2.3|Web-Ausgabe des Moduls BürgerPLUS Ratsinformation Version 2.3]]

=Zugriffsrechte=
Je nach Rolle, kann ein Nutzer im Administrationsbereich unterschiedliche Zugriffsrechte besitzen.

'''Rollen mit absteigenden Zugriffsrechten:'''

* Superuser
** Rechte: alle
* Administrator
**Rechte: Benutzerinformationen, Installation, Benutzerverwaltung, Seitenbaum, Ratsinformationen, Syslogs
* Web-Admin des Kunden
** Rechte: Benutzerinformationen, Benutzerverwaltung, Seitenbaum, Ratsinformationen
* Gremiumsmitglieder und sonstige Sitzungsteilnehmer
** Rechte: Benutzerinformationen

= Benutzerverwaltung =

[[Image:02_V2-3Ratsinformation-Benutzerverwaltung-Details.png|miniatur|Detailansicht Benutzer]]

Die Nutzerkonten und Berechtigungen werden aus REGISAFE importiert. Rechte importierter Nutzer dürfen nicht angepasst werden, da diese bei jedem Import überschrieben werden. Lediglich den Benutzernamen, das Passwort und das Bild des Benutzers können Administratoren bei Bedarf ändern.

Die Nutzerkonten sind entsprechend ihrer Rollen und Zugriffsrechte in Gruppen zugeordnet. Die Zuordnung darf nicht geändert werden, da die Verteilung an Hand der Daten im REGISAFE erfolgt. Die Gruppen werden als Baumstruktur angezeigt.

[[Image:03_V2-3Benutzergruppen.png|miniatur|neue Benutzergruppen]]

Zur Erleichterung der Rechteverwaltung der Benutzer und zur gezielteren Rechtevergabe, stehen in der Benutzerverwaltung zusätzlich zwei Gruppen zur Verfügung:
* RIS - alle importiert (enthält alle über die RIS-Schnittstelle importierten Nutzer)
* RIS - ohne Verteiler (RIS-Nutzer, die keinem Gremium angehören, also Nutzer, die importiert wurden, aber keine Rechte besitzen sollen)
'''Hinweis:''' Vergeben Sie keine Rechte im CMS-Backend ohne Abstimmung mit dem RIS-Support. Die Rechteverwaltung erfolgt bis auf wenige Ausnahmen (Newsmodul und ggf. Hilfeseiten) ausschließlich im DMS, um eventuelle Zugriffe nicht autorisierter Personen auf bestimmte Bereiche und Funktionen steuern zu können.

Der Status des Nutzerkontos wird farblich gekennzeichnet. Aktive Nutzer sind mit einem grünen Symbol gekennzeichnet. Nutzer, die beispielsweise ein neues Passwort angefordert oder sich noch nicht im System angemeldet haben, werden mit einem orangen Symbol markiert.

Die E-Mail-Adresse wird aus der Benutzerverwaltung entfernt, wenn keine gültige E-Mail-Adresse exportiert wurde. Als Beispiele für ungültige Adressen sind zu nennen:
* Intern: Vorname Nachname
* vorname.nachname[at]kommune.de
* vorname.nachname@kommune

Wichtige Inhalte des Benutzerkontos (Benutzer bearbeiten):

* Benutzer
:* Benutzername (Login-Kennung des Nutzers; Generiert aus der REGISAFE-XML)
:* Passwort (verschlüsselt)
:* Redaktionsbereich-Anmeldung erlauben (Backend-Zugriff für den Nutzer aktivieren/deaktivieren)
* Persönliche Angaben (werden aus der REGISAFE-XML übermittelt, außer das Profilbild)
:* Profilbild (eine lokale Datei auswählbar)

Wenn (neue) Nutzer ein Passwort vergeben, muss dieses folgende Mindestanforderungen erfüllen:
* mind. 8 Zeichen,
* mind. 1 Sonderzeichen,
* mind. 1 Großbuchstabe und
* 1 Kleinbuchstabe

[[Image:RIS_Switch-to-User.JPG|miniatur|Switch-To-User]]
Pro Nutzer kann ein Profilbild hinzugefügt werden. Diese Funktion ist unabhängig von REGISAFE, so dass das Hochladen direkt im Administrationsbereich von BürgerPLUS Ratsinformation erfolgen muss. Die Ausgabe erfolgt in der Personenliste und in der Detailansicht der Person.

Um bei einem Nutzer auftretende Fehler besser und schneller überprüfen zu können, wurde die Funktion "Switch-to-User" für den web-Admin aktiviert. Ohne das Passwort des jeweiligen Nutzers kennen zu müssen, können Administratoren damit die Rolle und Rechte des Nutzers übernehmen und den gemeldeten Fehler sichten. Wechselt ein Administator in die Rolle eines Nutzers wird dies in der Syslog vermerkt.

= Seitenbaum =

Im Seitenbaum wird die Navigation definiert. Bei der Installation wird eine Standard-Navigation vorgegeben, die gemeinsam mit dem Kunden angepasst werden kann.

== Standardelemente der Navigation des Seitenbaums ==
* Persönlicher Bereich
** Mandatsträgermodus
** Kontaktformular
* Sitzungskalender
* Sitzungstermine
**Sitzungstermine (Archiv)
* Gremien
* Personen
* Fraktionen
* Dokumente
* Suche
* Passwort zurücksetzen
* Hilfe
* Datenschutzerklärung
* Impressum
* Abmelden

== Anlegen und Bearbeiten von Menüpunkten ==

[[Image:04_V2-3Ratsinformation Administration Anlegen von Menüpunkten.png|miniatur|Anlegen und Bearbeiten von Menüpunkten]]

Administratoren stehen folgende Funktionen zur Bearbeitung des Seitenbaums zur Verfügung:

* Anzeigen (zeigt den Menüpunkt im Portal an)
* Bearbeiten (öffnet die Bearbeitungsmaske, um einen Menüpunkt editieren zu können)
* Hinzufügen (fügt eine Unterseite am aktuell gewählten Menüpunkt ein)
* Umbenennen (ändert den Menütitel jedoch nicht den Alias)
* Rechte setzen (die Sichtbarkeit und Bearbeitungsmöglichkeiten können über die Rechte gesteuert werden)
* Seitencache löschen (entfernt alle bisher aufgerufenen Versionen der entsprechenden Webseite)
* Ausschneiden (der Menüpunkt wird vom aktuellen Knoten ausgeschnitten und kann an einem anderen Knotenpunkt eingefügt werden)
* Kopieren (der Menüpunkt wird dupliziert und kann an einem anderen Knotenpunkt eingefügt werden)
* Einfügen (zuvor ausgeschnittene oder kopierte Menüpunkte können an beliebigen anderen Knotenpunkten eingefügt werden)
* Entfernen (löscht den ausgewählten Menüpunkt)

Folgende Einstellungen müssen beim Anlegen eines neuen Menüpunktes beachtet werden:

*Reiter Menüdaten:
** Titel (Pflichtfeld)
** Alias (Pflichtfeld)

[[Image:05_V2-3Verstecker menuepunkt.png|miniatur|Anlegen eines versteckten Menüpunktes]]
[[Image:06_V2-3Verstecker menuepunkt sichtbarkeit.png|miniatur|Anlegen eines versteckten Menüpunktes beim Reiter Sichtbarkeit]]

Soll ein versteckter Menüpunkt erstellt werden, sind zusätzlich folgende Einstellungen zu übernehmen:

*Reiter Menüdaten
**Anzeigeverhalten
*** Seite bei Login anzeigen

*Reiter Sichtbarkeit
**Benutzer: RIS - alle importiert
**Rechteprüfung aktivieren

'''Wichtiger Hinweis:''' Bitte sehen Sie davon ab weitere Änderungen in den Masken vorzunehmen. Diese können weitreichende Auswirkungen auf die Außenansicht und Funktionsfähigkeit des Ratsinformationssystems haben. Wenden Sie sich bitte an das Support-Team.

'''Häufiger Fehler:''' Menüpunkte können so konfiguriert werden, dass Sie ausschließlich für Nutzer mit einem Login sichtbar sind. In der öffentlichen Ansicht stehen sie scheinbar nicht mehr zur Verfügung. Jedem Nutzer, der die URL kennt, ist es jedoch möglich die Seite auch ohne Login aufzurufen. Um dies zu verhindern genügt es nicht, das Anzeigeverhalten des Menüpunktes auf "Seite nach Login anzeigen" zu setzen. Zusätzlich muss im Reiter "Sichtbarkeit" der Besitzer auf "RIS - alle importiert" geändert und der Haken bei "Rechteprüfung aktivieren" gesetzt sein.

= Ratsinformationssystem =

Das Fachmodul "Ratsinformationssystem" ermöglicht Einsicht in die Bereiche:

* [[#Import|Import]]
* [[#Administration|Administration]]
* [[#Modulvorlagen|Modulvorlagen]]
* [[#Teilnahme|Teilnahme]]
* [[#Statistik|Statistik]]
* [[#Hilfe|Hilfe]]

== Import ==

=== letzter Import ===

[[Image:01_V2-3GeoCMS-Modul Ratsinformation.png|miniatur|Import Status]]

Unter dem Punkt "aktueller Import" wird nur der aktuellste Import angezeigt. Sonstige Importe befinden sich im Archiv.
Der Import kann automatisch starten oder durch "Importjob starten" manuell ausgelöst werden. Es besteht die Möglichkeit, Importjobs zurückzusetzen. Durch Anzeige der Logs kann das gesamte Importverfahren nachvollzogen werden. Die Anzeige der importierten Daten im XML-Format ist ebenfalls möglich.

* erweitertes Logging beim XML-Parsen
* Warnungen bei fehlendem/ungültigem RISBEREICH für Personen in Basisgremien-/Sitzungsverteiler
* Weitergabe der Warnings an den Log des Importjobs

Die verschiedenen Status eines Imports werden auch farblich gekennzeichnet:

* Grün: der Import war erfolgreich, an der Importdatei gab es Änderungen
* Orange: der Import war erfolgreich, an der Importdatei gab es keine Änderungen
* Rot: beim Import sind Fehler aufgetreten

=== Importarchiv ===

[[Image:08_V2-3Ratsinformation-Archivierte Importe.png|miniatur|Import-Archiv]]

Alle bereits vergangenen Importe befinden sich im Archiv. Sobald ein neuer aktueller Import durchgeführt wird, wird ein älterer ins Archiv verschoben. Archivierte Importe können nicht mehr zurückgesetzt werden. Die Import-Logs und die importierten Daten in einer XML-Struktur können dennoch angezeigt werden. Die Sortierung kann selbstständig vorgenommen werden, durch Klick auf den Tabellenkopf für die entsprechende Spalte, nach der geordnet werden soll. Zur vereinfachten Recherche im System steht die Suchfunktion zur Verfügung.

== Administration ==

[[Image:09_V2-3Ratsinformation-Administration.png|miniatur|Administration]]

Ermöglich Zugriff auf:

* [[#Systemkonfiguration|Systemkonfiguration]]
* [[#Verändern der Sichtbarkeit|Verändern der Sichtbarkeit]]
* [[#Notizen bearbeiten|Notizen bearbeiten]]
* [[#Nutzerkonten zurücksetzen|Nutzerkonten zurücksetzen]]
* [[#Nutzerkonten bearbeiten|Nutzerkonten bearbeiten]]
* [[#Systemlogs|Systemlogs]]

=== Systemkonfiguration ===

[[Image:10_V2-3Ratsinformation-Systemkonfiguration.png|miniatur|Administration - Systemkonfiguration]]

Die Systemkonfiguration ist Nutzern mit administrativen Berechtigungen vorbehalten (Superuser, Administrator, Web-Admin). In diesem Bereich werden systemweite Einstellungen vorgenommen.

'''Reiter der Systemkonfiguration:'''

* [[#Reiter Konfiguration|Reiter Konfiguration]]
* [[#Reiter Benachrichtigungen|Reiter Benachrichtigungen]]
* [[#Reiter_Schriftstücke|Reiter Schriftstücke]]
* [[#Reiter_PDF Sicherheit|Reiter PDF Sicherheit]]
* [[#Reiter Adressen|Reiter Adressen]]
* [[#Reiter Datenschutz|Reiter Datenschutz]]
* [[#Reiter Import|Reiter Import]]

Die Reiter sind erreichbar über den Button "ändern" (Ratsinformation > Administration > Systemkonfiguration > ändern).

==== Reiter Konfiguration ====

[[Image:11_V2-3Ratsinformation-Reiter Konfiguration.png|miniatur|Reiter Konfiguration]]

Iconset

Bei der Verwendung von Iconsets kann zwischen REGISAFE-Standard-Icons und hinterlegten Open-Source-Icons gewählt werden.

Authentifizierung

Die Login-Kennung für die Anmeldung am System kann eingestellt werden:

* Adresskennung (REGISAFE Standard): Nachname Vorname Kommune
* E-Mail
* Titel, Vorname, Nachname

"Überschreiben der Login-Kennung darf aktualisiert werden" ermöglicht die automatische Änderung bestehender Nutzerkonten (Info an Nutzerper E-Mail).

CMS-Nutzerkonten basieren auf Adressfeldern mit dem Kennzeichen "öffentlich" oder "nicht öffentlich". Import der Basisgremienverteiler und Sitzungsverteiler erzeugt nun Nutzergruppen in der Benutzerverwaltung.

Bei der Einstellung der Zielseite für den E-Mail-Link zum initialen Setzen des Nutzer-Passworts handelt es sich um ein Pflichtfeld. Die Standard-Einstellung für die Zielseite des E-Mail-Links zum initialen Setzen des Nutzer-Passworts ist die Seite "Login authentifizieren".

Mandantensystem

Es kann optional ausgewählt werden, ob Verwaltungskennungen für Mandantensysteme verwendet werden sollen.

Erweitert

Konfigurieren der URL zum Support-Web.

Einblenden von Entwicklermeldungen steuert den Umfang der Debug-Ausgaben des Ratsinformationssystems. Debug-Ausgaben sind nur für Entwicklungszwecke oder im Fehlerfall notwendig.

==== Reiter Benachrichtigungen ====

[[Image:12_V2-3Ratsinformation2b-E-Mail Versand.png|miniatur|E-Mail-Versand]]

Konfigurieren des E-Mail-Versandes und der Administrator-Benachrichtigungen.

'''E-Mail-Versand'''

Der E-Mail-Versand und das Zurücksetzen von Nutzerdaten an Gremienmitglieder werden nur aktiviert, wenn eine Admin-E-Mail des Kunden hinterlegt ist.

* ''Nutzer-Benachrichtigungs E-Mail Versand'' aktiviert -> E-Mail geht an Mandatsträger
* Ist kein Versand an Mandatsträger aktiv, werden alle E-Mails an einen Mandatsträger nun an den Admin weitergeleitet.
* Ist auch der Versand an den Admin bzw. systemweit deaktiviert, oder gab es einen Fehler beim Versenden, wird nun ein Fehler im Systemlog geschrieben.

Für den Versand im HTML-Format wurde auf Multipart-E-Mails umgestellt (enthält jetzt einen alternativen Text als Plain Text).

'''Postfach für E-Mailversand'''

Konfiguration eines eigenen Absender-Postfachs ist möglich. E-Mail-Versand kann wahlweise im HTML-Format (Einbettung von Bilddateien) erfolgen.

Nach Konfiguration der Einstellungen kann eine Test-E-Mail versandt werden.

Es wird empfohlen ein separates Postfach einzurichten, z.B. ris@kundendomain.de

'''Informationsdienst'''

Konfiguration oder Deaktivierung des Informationsdienstes:

* Festlegen des Betreffs der E-Mails des Informationsdienstes. Bei leerem Feld wird der Standard verwendet.
* Informationsdienst für festgelegte Status erzwingen
* Informationsdienst für festgelegte Status verbergen

Standard des Betreffs:

Informationsdienst BürgerPLUS Ratsinformation "##WEB_NAME##" vom ##DATUM##"

Mögliche Platzhalter:

* ##DATUM## - Datum im Format DD.MM.JJJJ HH:MM
* ##WEB_NAME## - Name der BürgerPLUS Ratsinformation Instanz
* ##MANDANT## - Name der Verwaltungskennung" name="flexml::infodienst_subject"

==== Reiter Schriftstücke ====

[[Image:13_V2-3Ratsinformation-Reiter Schriftstuecke.png|miniatur|Reiter Schriftstücke]]

Dateinamen werden nicht mehr Case-Sensitive ausgewertet (Groß-/Kleinschreibung). Dateinamen, die fälschlicherweise URL-kodiert übergeben werden, können nun ausgewertet werden. Unterstützt werden die neuen Schriftstück ArtIDs "Sitzungsunterlage" und "RISZusatzDokument".

Dateibehandlung

Die Dateibehandlung gibt an wie Dokumente, wenn sie im Web geöffnet werden, behandelt werden.

Mögliche Einstellungen:

* immer Downloaden
* wenn möglich im Browser darstellen

Bezeichnung der Schriftstück ArtIDs

Den bekannten Bezeichnungen von Schriftstücken können andere Bezeichnungen zugewiesen werden. Die im Feld angegebene Bezeichnung überschreibt die Standardangabe.

Anzeige der Schriftstücke

Den Dokumenttypen kann zugewiesen werden, ob es sich um ein Sitzungsschriftstück oder um ein Tagesordnungsschriftstück handelt.

Zusätzliche Dokumente

Die Zielseite für Zusätzliche Dokumente und die Mandantenzuordnung kann festgelegt werden.

==== Reiter PDF Sicherheit ====

[[Image:14_V2-3PDF-Sicherheit.png|miniatur|PDF-Sicherheit]]

'''Wasserzeichen'''

Systemweit kann vom Administrator ein Wasserzeichen für alle PDF-Dateien aktiviert werden. Das Wasserzeichen kann individuell
gestaltet und als PDF hinterlegt werden.

Folgende Arten von Wasserzeichen stehen zur Verfügung:
* Stempel (Standard): Das Wasserzeichen wird über dem Text gelegt. Insbesondere bei Bildern ist dies zu empfehlen. Die Lesbarkeit kann je nach Wasserzeichen ggf. eingeschränkt sein.
* Hintergrund: Das Wasserzeichen wird unter dem Text eingefügt. In PDF-Dokumenten mit Bildinhalten ist das Wasserzeichen ggf. verdeckt.

[[Image:14_V2-3PDF-Sicherheit-Wasserzeichen.png|miniatur|PDF mit Wasserzeichen und benutzer- und zeitabhängiger Fußleiste]]

Wird ein Wasserzeichen für die Dateien verwendet, so erscheint der Nutzername sowie ein Zeitstempel in der Fußzeile des Dokumentes.
Möchten Sie diesen Hinweis anzeigen, jedoch kein Wasserzeichen hinterlegen, laden Sie ein leeres PDF-Dokument im System hoch und stellen Sie es als Wasserzeichen für den Hintergrund ein.

'''Verschlüsselung'''

Systemweit kann vom Administrator ein Passwort für alle Schriftstückdownloads/Sitzungsmappen aktiviert werden. Wichtig: Der Passwortschutz gilt nur für nicht öffentlich sichtbare Schriftstücke! Öffentliche Schriftstücke sind weiterhin ohne einen Passwortschutz aufrufbar. Das Passwort ist nicht nutzerspezifisch und muss allen Nutzern bekannt gegeben werden.

Mit dem Passwortschutz können folgende Berechtigungen in PDF-Dateien gesetzt werden:
* keine (nur ansehen): Nutzer können das PDF herunterladen und öffnen. Andere Aktionen, wie Drucken, Hinzufügen von Anmerkungen in einem PDF-Programm oder Zusammenfügen mit anderen Dokumenten, sind nicht möglich.
* alle Berechtigungen: Nutzer können das PDF herunterladen und öffnen. Alle anderen Aktionen, wie Drucken, Hinzufügen von Anmerkungen in einem PDF-Programm oder Zusammenfügen mit anderen Dokumenten, sind möglich.
* eigene Vorgabe: Nutzer können das PDF herunterladen und öffnen. Andere Aktionen, wie Drucken, Hinzufügen von Anmerkungen in einem PDF-Programm oder Zusammenfügen mit anderen Dokumenten, müssen explizit durch den Administrator festgelegt werden. Bitte beachten Sie: in PDF-Betrachtern (z. B. Acrobat Reader) können die Berechtigungen andere Bezeichnungen tragen

[[Image:14_V2-3PDF-Sicherheit-Frontend.png|miniatur|PDF-Verschlüsselung im Frontend]]

Erfolgte die Aktivierung der PDF-Verschlüsselung sowie die Vergabe eines systemweiten PW durch den Admin, so kann jeder Nutzer anschließend im persönlichen Bereich der Ratsinformations-Webseite (Frontend) unterhalb des Punktes "PDF Verschlüsselung" im Reiter „Profildaten“ das Admin-PW überschreiben. Trägt der Nutzer nichts ein, gilt das Admin-PW.

==== Reiter Adressen ====

[[Image:15_V2-3Ratsinformation-Reiter Adressen.png|miniatur|Reiter Adressen]]

Konfiguration der Darstellung der Adresse:

* CSS-Klasse für das Layout und eine Überschrift für jeden Adresse-Block
* Einteilung in Adresse-Blöcke
* Festlegung der zu verwendenden Felder je Block
* Konfiguration der Formatierung (Name in der Ausgabe, Zeilenumbruch, Listenrelevanz)
* Adressrendering über herkömmlichen Weg, wenn keine Adressfelddefinition hinterlegt ist
* wenn nur ein Feld definiert ist: Verwendung dieser Konfiguration

==== Reiter Datenschutz ====

[[Image:16_V2-3Ratsinformation-Reiter Datenschutz.png|miniatur|Reiter Datenschutz]]

Logging von Nutzerinteraktionen

* Logging von Schriftstückdownloads als Nachweis der „Zustellung“ von z.B. Einladungen
** optional de-/aktivierbar
** Zusammenfassung bei Zip Archiven

Tagesordnungspunkte

Es kann konfiguriert werden, ob der öffentlich hinterlegte Text für Tagesordnungspunkte angezeigt werden soll, z.B. wenn der Nutzer als "befangen" eingestuft wird, oder ein eigener Text. Bei Letzterem erscheint ein Freitextfeld.

==== Reiter Import ====

[[Image:Ratsinformation-Reiter_Import.PNG|miniatur|Reiter Import]]

Schnittstelle

Das Dateiformat für die Schnittstelle kann konfiguriert werden.

Quelle

Das Quell-Verzeichnis gibt den Pfad der zu importierenden Daten an.

Autoimport

* Service URL der Server Warteschlange

* Systemerkennung in der Server Warteschlange

=== Veränderung der Sichtbarkeit ===

Übersicht aller Sitzungen und Schriftstücke im System mit Veröffentlichungsbereich. Ermöglicht das Offline-Setzen eines einzelnen Datensatzes.

[[Image:18_V2-3Notizen bearbeiten.png|miniatur|Notizen bearbeiten]]

=== Notizen bearbeiten ===

Scheidet ein Nutzer unerwartet aus, verbleiben oft noch in Sitzungen erstellte Notizen im System. Für Administratoren wurde daher eine Möglichkeit geschaffen, diese Notizen unter datenschutzrechtlichen Aspekten vollständig aus dem System zu entfernen. Der Administrator erhält dabei keinen Zugriff auf die Inhalte, sondern kann lediglich an Hand des Notiz-Titels entscheiden, welche Notizen eines Nutzers gelöscht werden sollen.

=== Nutzerkonten zurücksetzen===

[[Image:19_V2-3Ratsinformation Zuruecksetzen der Zugangsdaten.png|miniatur|Zurücksetzen der Nutzerkonten]]

Hier erscheint eine Übersicht aller importierten Nutzer. Ermöglicht das Neu-Versenden eines Initial-Passworts an Nutzer, abhängig von der Aktivierung des [[#Reiter Benachrichtigungen|E-Mail-Versand]].

Icons kennzeichnen Nutzer mit nicht vorhandenen bzw. mehrmals vergebenen E-Mail-Adressen.

Der Link hat eine Gültigkeit von 24 Stunden.

[[Image:20_V2-3Nutzerkonten bearbeiten.png|miniatur|Bearbeiten von Nutzerkonten]]

=== Nutzerkonten bearbeiten ===

Nutzer, die in der XML als "gelöscht" markiert sind, werden nicht vollständig aus der Datenbank entfernt, um eine Wiederherstellung bei unbeabsichtigtem Löschen zu ermöglichen.

Unter diesem Punkt kann der web-admin ein oder mehrere Nutzer löschen (soft-delete) oder wiederherstellen. Das unwiederbringliche Löschen aus der Datenbank (hart-delete) ist weiterhin nur durch den RIS-Support möglich, da bei einem versehentlichen Löschen ein Komplett-Export notwendig wird. Melden Sie sich gern kurzfristig bei uns, sollten Sie einen Nutzer vollständig aus der Datenbank löschen wollen.

'''Hinweis:''' Das Löschen im Ratsinformationssystem ist eine temporäre, kurzfristige Lösung. Der Nutzer muss in jedem Fall auch im DMS für den Export deaktiviert werden und darf nicht mehr in der XML erscheinen. Andernfalls wird der Nutzer wiederholt importiert und im Ratsinformationssystem angelegt.

=== Systemlogs ===

[[Image:21_V2-3Ratsinformation Sytemereignisse.png|miniatur|Systemereignisse]]

Hier kann die Einsicht in Systemmeldungen erfolgen.

Systemereignisse sind

* suchbar nach:
:* Text und
:* Datum oder
:* Zeitspanne

* filterbar nach:
:* alle,
:* Hinweise,
:* Warnungen,
:* Fehler und
:* Erfolg

* sowie sortierbar nach:
:* ID,
:* Art,
:* Nutzer,
:* Datum/Uhrzeit,
:* Modulkontext,
:* erweiterter Kontext,
:* Ereignis und
:* Beschreibung.

== Modulvorlagen ==

[[Image:22_V2-3Ratsinformation2 Konfiguration Modulvorlagen.png|miniatur|Konfiguration Modulvorlagen]]

Eine Modulvorlage dient der einfachen und systemweiten Konfiguration der Ausgabe. Es können mehrere Modulvorlagen angelegt werden. Modulvorlagen werden an den Menüpunkten im [[#Seitenbaum|Seitenbaum]] ausgewählt und zentral konfiguriert, wobei pro Menüpunkt nur eine Modulvorlage ausgewählt werden kann. Ist die Modulvorlage aktiviert, werden bis auf den Reiter "Allgemein" alle weiteren ausgeblendet.
Die Ausgabe-Konfiguration im Seitenbaum erfolgt ausschließlich über die Modulvorlagen, seitenspezifische Konfigurationen wurden entfernt.

'''Reiter der Modulvorlage'''

* [[#Reiter Allgemein|Allgemein]]
* [[#Reiter Darstellung|Darstellung]]
* [[#Reiter Sitzungen|Sitzungen]]
* [[#Reiter Kalender|Kalender]]
* [[#Reiter Personen|Personen]]
* [[#Reiter Gremien|Gremien]]
* [[#Reiter Suche|Suche]]
* [[#Reiter Dokumenten Liste|Dokumenten Liste]]
* [[#Reiter Notizen|Notizen]]
* [[#Reiter Newsmodul|Newsmodul]]
* [[#Reiter App|App]]

'''Vorteile gegenüber der direkten Konfiguration am Menüpunkt'''

* Konfiguration der Modulvorlage an einem zentralen Punkt
* einfache Nachkonfiguration neuer oder zuvor nicht genutzter Funktionen
* keine Anpassung aller Menüpunkte notwendig
* Verringerung fehlerhafter oder fehlender Konfigurationen an einzelnen Menüpunkten (führte in der Vergangenheit zu Missverständnissen in der Ausgabe)

Die Einstellungen in der Modulvorlage können beliebig vorgenommen werden. Für alle Reiter gilt, dass der Systemstandard mit einem Klick wiederhergestellt werden kann.

Weiterhin können, wenn notwendig, am einzelnen Menüpunkt abweichende Einstellungen vorgenommen werden.

==== Reiter Allgemein ====

[[Image:23_V2-3Ratsinformation Konfiguration-Allgemein.png|miniatur|Konfigurationsmöglichkeiten Allgemein]]

Im Reiter Allgemein kann die Grundeinstellung der Modulvorlage vorgenommen werden. Dazu zählt die Vergabe einer eindeutigen Bezeichnung.

==== Reiter Darstellung ====

[[Image:24_V2-3Ratsinformation Konfiguration-Darstellung.png|miniatur|Konfigurationsmöglichkeiten für Darstellung]]

Listen

Daten, die in einer Liste ausgegeben werden, können in ihrer Anzahl variiert werden. Die Auswahl geht von einer Anzeige ohne Einschränkung bis zu 50 Einträgen pro Seite.

Datumsformat

Das Datumsformat (inklusive Uhrzeit) kann konfiguriert werden.

Zusätzliche Ausgabe

Ausgewählt werden können:

* Ausgabe von Vertretern in Sitzungsteilnehmer Listen
* Ausgabe von Vertretern in Basisgremien Listen
* Ausgabe von Parteien
* Ausgabe von Fraktionsvorsitzenden
* Ausgabe von zusätzlichen Funktionen
* Ausgabe von Drucksachennummern
* Ausgabe des Öffentlichkeitsstatus bei Schriftstücken mit Bezug zu einem TOP
* Filtermöglichkeit für Personenliste
* Filtermöglichkeit für Fraktionenliste
* Filtermöglichkeit für Parteienliste

Features deaktivieren

Folgende Features können ausgeschalten werden:

* Notizfunktion an Sitzung deaktivieren
* Downloadmöglichkeit für Sitzungsmappe deaktivieren
* Downloadmöglichkeit für Gesamtdokument deaktivieren
* Downloadmöglichkeit für elektronische Visitenkarte deaktivieren
* Link "auf Karte anzeigen" deaktivieren
* Ausgabe von Jahres Auswahl in Sitzungs-Archiv deaktivieren
* Ausgabe von "Vertreter für Gremiumsmitglieder" deaktivieren
* Einbindung der Javascript Bibliothek jQuery deaktivieren
* Einbindung der Javascript Bibliothek jQuery-UI deaktivieren
* Zusammenfügen von AssetsCompiler deaktivieren

==== Reiter Sitzungen ====

[[Image:25_V2-3Ratsinformation Konfiguration-Sitzungen.png|miniatur|Konfigurationsmöglichkeiten für Sitzungen]]

Sitzungsdetails

Bei der Darstellung der Sitzungsdetails kann zwischen einer einfach Listenansicht, Akkordeonansicht oder der Darstellung mit Reitern gewählt werden.

Weiterhin ausgewählt werden kann:

* Titel des Sitzungs-Schriftguts anzeigen
* Titel von Anlagen des Sitzungs-Schriftguts anzeigen
* Titel des Schriftguts der Tagesordnungspunkte anzeigen
* Titel von Anlagen des Tagesordnungspunkt-Schriftguts anzeigen

Sitzungstitel

Die Darstellung des Wochentags kann beeinflusst werden. Zunächst kann eingestellt werden, ob die Wochentage überhaupt ausgegeben werden sollen. Bei der Art kann zwischen der Kurz- und der Langform unterschieden werden. Es kann ein beliebiger Trenner zwischen Wochentag und Datum angegeben werden. Optional können zwischen Datum und Uhrzeit oder zum Sitzungsnamen, ebenfalls Trenner eingefügt werden.

==== Reiter Kalender ====

[[Image:26_V2-3Ratsinformation Wochenansicht Sitzungskalender.png|miniatur|Darstellungsmöglichkeiten im Kalender am Beispiel der Wochenansicht]]

[[Image:26_V2-3Ratsinformation Konfiguration-Kalender.png|miniatur|Konfigurationsmöglichkeiten für Kalender]]

Neben der Kalenderdarstellung kann an dieser Stelle auch die Ausgabe der Kalendereinträge konfiguriert werden.

Kalenderdarstellung

Die Startansicht unterscheidet zwischen Monat (Standard), Woche und Tag. Dabei kann für Woche und Tag die einfache oder detaillierte Ansicht gewählt werden.

Kalendereinträge

Standardmäßig wird die Gremiumsbezeichnung im Kalender ausgeschrieben. Um unschöne Umbrüche zu vermeiden, kann an dieser Stelle die Abkürzung der Gremiumsbezeichnung aktiviert werden. Mit der Aktivierung stehen Tooltips und eine Legende optional zur Verfügung.

Kalendereinträge

Termine und Tooltips können jeweils mit einer auf das Kundenweb angepassten oder vom Kunden gewünschten Farbe versehen werden.
Werden die Feldwerte leer gelassen, erfolgt die Darstellung in Standardfarben (hellblau).

'''Empfohlene Einstellung'''

* Gremiumsbezeichnung = Abkürzung
* Tooltip anzeigen = aktiviert
* Legende anzeigen = aktiviert

Internetkalender

Hier kann die Bereitstellung des Dienstes aktiviert werden.

==== Reiter Personen ====

[[Image:27_V2-3Ratsinformation2 Konfiguration Personen.png|miniatur|Konfigurationsmöglichkeiten für Personen]]

Bilddarstellung

An dieser Stelle kann die Anzeige hinterlegter Bilder der Personen (Benutzerverwaltung) nach Bereichen konfiguriert werden:

* keine Anzeige
* im Bürger-Bereich
* im Login-Bereich
* keine Einschränkung

Detail Bild - Listen Bild - Vollbild

Hier können jeweils die Abmessungen der Bilddarstellungen konfiguriert werden.

==== Reiter Gremien ====

[[Image:28_V2-3Ratsinformation2 Konfiguration Gremien.png|miniatur|Konfigurationsmöglichkeiten für Gremien]]

Ausgabe

Die Anzeige leerer Gremien kann optional aktiviert werden (Standard: aus).

Sichtbarkeit der Gremien entfällt. Die Sichtbarkeit der Gremien ist nun direkt von der Sichtbarkeit der Sitzungen abhängig. In Basis-Gremienauflistungen gilt die Sichtbarkeitsregelung, die im Export übergeben ist.

Sitzungskalender

Optional kann die Einstellung erfolgen, dass für jedes Gremium ein anderer Farbwert verwendet wird (Standard: aus). Bei Aktivierung dieser Option öffnet sich die Konfiguration "Farbwerte".

Sitzungskalender

Hier kann für jedes ausgewählte Gremium eine Farbe für den Hintergrund, den Rahmen und die Schrift selekiert werden.

==== Reiter Suche ====

[[Image:29_V2-3Ratsinformation2 Konfiguration Suche.png|miniatur|Konfigurationsmöglichkeiten für die Suche]]

Allgemeine Suchoptionen

Um das Suchformular nutzen zu können, muss der Haken bei "Suchformular anbieten" gesetzt sein. Bei der Art der Suche kann zwischen der einfachen und der erweiterten Suche unterschieden werden. Es kann eingeschränkt werden, auf welche Inhalte die Suche zugreifen darf ("Suche in folgenden Inhalten gestatten").
Bei der erweiterten Suche kann zusätzlich ausgewählt werden, ob die erweiterten Suchmöglichkeiten im Frontend beim ersten Aufruf bereits aufgeklappt erscheinen sollen.

Formularelemente der Erweiterten Suche

Optionen, die in der erweiterten Suche eingeblendet werden können:
* "Suche nach Gremium" anzeigen
* "Suche nach Schriftstückart" anzeigen
* "Suche nach Zeitraum" anzeigen

Die Darstellung der Suchtreffer für Schriftstücke entspricht der Darstellung der Dokumentenliste inklusive der dortigen Konfiguration.

==== Reiter Dokumenten Liste ====

[[Image:30_V2-3Ratsinformation2 Konfiguration DokumentenListe.png|miniatur|Konfigurationsmöglichkeiten für Dokumenten Liste]]

Ausgabe

Es kann ausgewählt werden, ob ausschließlich die in der Sortierung enthaltenen Schriftstück Arten angezeigt werden sollen. Leere Einträge in der Schriftstück ArtID Liste können ebenfalls angezeigt werden.

Dokumentenliste

Der Titel des Schriftstückes ist standardmäßig aktiviert. Optional kann diese Einstellung geändert werden. Anlagen und Anlage-Titel können angezeigt oder ausgeblendet werden.

Sortierung

In der Sortierung kann die Reihenfolge und die Schriftstückarten an sich, die verwendet werden sollen, festgelegt werden. Jeder Dokumententyp kann innerhalb der Reihenfolge nur einmal vorkommen.

Innerhalb einer Schriftstückart erfolgt die Sortierung anhand des Zeitbezugs des Dokuments. Hierzu wird die aktuellste Sitzung, in der das Schriftstück verwendet wird, ermittelt.

==== Reiter Notizen ====

[[Image:31_V2-3Ratsinformation2 Konfiguration Notizen.png|miniatur|Konfigurationsmöglichkeiten für Notizen]]

Konfigurieren der Nutzerauswahl und Möglicher Einschränkungen für das Teilen von Notizen.

Nutzerauswahl

* nur Teilnehmer der Sitzung und Nutzer mit zusätzlichem Zugriff auf die Sitzung (Standard)
* nur Teilnehmer der Sitzung
* alle Nutzer, unabhängig von Zugriffsberechtigungen

Mögliche Einschränkungen

* Gremien
* Fraktionen
* Parteien
* Funktion im Gremium
* Zusätzliche Funktion

==== Reiter Newsmodul ====

[[Image:32_V2-3Ratsinformation2 Konfiguration Newsmodul.png|miniatur|Konfigurationsmöglichkeiten für das Newsmodul]]

[[Image:32_V2-3Ratsinformation2 Konfiguration Newsmodul Seite.png|miniatur|Auswahl der Detailseite]]

Hierüber kann die Anzeige des Newsmoduls im Sitzungskalender aktiv geschalten werden. Bei Aktivierung wird die Möglichkeit geboten, für jede Kategorie zu bestimmen, auf welcher Webseite (Detailseite) die Artikel erscheinen sollen, sowie eine Farbe für den Hintergrund, den Rahmen und die Schrift festzulegen.

==== Reiter App ====

[[Image:33_V2-3Ratsinformation2 Konfiguration App.png|miniatur|Konfigurationsmöglichkeiten für die App]]

Integration

* Überschrift
* Festlegung der Spaltenanzahl im Startbildschirm (Homescreen)
* Login über Webcontainer ermöglichen: Login Schaltfläche im Startbildschirm erscheint (Ersatz für Login über nativen App-Rahmen)

Eigene Styles

* eigene Styles (brain-SCC) oder kundenspezifische Stylesheets per CSS einfügen (kunde.css)

== Teilnahme ==

[[Image:34_V2-3Teilnahme.png|miniatur|Teilnahme]]

Der Punkt "Sitzungsteilnahme" ermöglicht die Sortierung nach ID, Externer ID, Kennung, Sitzungsbeginn und Status. Eine Suche anhand eines Textes und des Zeitraums der Sitzung kann ebenfalls erfolgen.

Am Ende jeder Zeile wird der Button "Teilnehmer anzeigen" zur Verfügung gestellt. Hierüber werden alle Sitzungsteilnehmer mit deren Zu- oder Absagen einer Teilnahme tabellarisch ausgegeben.
Es wird eine Exportfunktion im CSV-Format (z.B. für Excel) angeboten.

'''Hinweis:''' Um die Sitzungsteilnehmer zu sehen, wird die Nutzung des Mandatsträgermodus vorausgesetzt. Ist der Mandatsträgermodus deaktiviert, erscheinen unter dem Punkt "Teilnahme" alle Sitzungen. Eine Teilnehmerliste kann nicht generiert werden.

== Statistik ==

[[Image:35_V2-3Statistik.png|miniatur|Statistik]]

Die Statistik gibt einen kurzen Überblick über die im System importierten Inhalte, Nutzerkonten und Nutzerinhalte.

== Hilfe ==

Über den Punkt "Hilfe" wird das Wiki des Ratsinformationssystems aufgerufen. Darin sind Konfigurationsmöglichkeiten des Backends näher beschrieben.

= Einspielen von Patches =

Das Einspielen von Patches ist Systemadministratoren mit Superuser-Rechten vorbehalten.

== Siehe auch ==
* [http://dms-support.brain-scc.de/de/ansprechpartner.html Support-Web] mit Informationen zu Ansprechpartnern und Updates
* [[BürgerPLUS Ratsinformation - Administration Version 2.2|Administration Version 2.2]]

= Hilfe Funktion =

[[Image:36_V2-3Hilfe.png|miniatur|''Hilfe'' Schaltfläche]]

Über die ''Hilfe'' Schaltfläche in den einzelnen Menüs der Administration kann auf die Hilfe Funktion zugegriffen werden. Dabei ist jede ''Hilfe'' Schaltfläche mit den inhaltlich passenden Abschnitt eines Wiki Artikels verknüpft.

Ratsinformationssystem - Administration Version 2.3

2016-05-17T12:52:57Z

Tbalcke: /* Importarchiv */

Dieser Artikel behandelt die Administration des Ratsinformationssystem 2.3 ('''REGISAFE-Version 4.3''').

Der Administrationsbereich ist durch das Anfügen des Wortes "admin" an der URL erreichbar.

Beispiel: https://ris.geocms.com/demo/admin/

= Einführung =

[[Image:Ratsinformation-Zusammenspiel.PNG|miniatur|Wie kommen die Daten vom REGISAFE ins Web?]]

[[Image:01_V2-3GeoCMS-Modul Ratsinformation.png|miniatur|GeoCMS - Modul Ratsinformation]]

Zusammenspiel von REGISAFE und BürgerPLUS Ratsinformationen

= Ausgabe =

-> Informationen zur [[BürgerPLUS Ratsinformation - Ausgabe Version 2.3|Web-Ausgabe des Moduls BürgerPLUS Ratsinformation Version 2.3]]

=Zugriffsrechte=
Je nach Rolle, kann ein Nutzer im Administrationsbereich unterschiedliche Zugriffsrechte besitzen.

'''Rollen mit absteigenden Zugriffsrechten:'''

* Superuser
** Rechte: alle
* Administrator
**Rechte: Benutzerinformationen, Installation, Benutzerverwaltung, Seitenbaum, Ratsinformationen, Syslogs
* Web-Admin des Kunden
** Rechte: Benutzerinformationen, Benutzerverwaltung, Seitenbaum, Ratsinformationen
* Gremiumsmitglieder und sonstige Sitzungsteilnehmer
** Rechte: Benutzerinformationen

= Benutzerverwaltung =

[[Image:02_V2-3Ratsinformation-Benutzerverwaltung-Details.png|miniatur|Detailansicht Benutzer]]

Die Nutzerkonten und Berechtigungen werden aus REGISAFE importiert. Rechte importierter Nutzer dürfen nicht angepasst werden, da diese bei jedem Import überschrieben werden. Lediglich den Benutzernamen, das Passwort und das Bild des Benutzers können Administratoren bei Bedarf ändern.

Die Nutzerkonten sind entsprechend ihrer Rollen und Zugriffsrechte in Gruppen zugeordnet. Die Zuordnung darf nicht geändert werden, da die Verteilung an Hand der Daten im REGISAFE erfolgt. Die Gruppen werden als Baumstruktur angezeigt.

[[Image:03_V2-3Benutzergruppen.png|miniatur|neue Benutzergruppen]]

Zur Erleichterung der Rechteverwaltung der Benutzer und zur gezielteren Rechtevergabe, stehen in der Benutzerverwaltung zusätzlich zwei Gruppen zur Verfügung:
* RIS - alle importiert (enthält alle über die RIS-Schnittstelle importierten Nutzer)
* RIS - ohne Verteiler (RIS-Nutzer, die keinem Gremium angehören, also Nutzer, die importiert wurden, aber keine Rechte besitzen sollen)
'''Hinweis:''' Vergeben Sie keine Rechte im CMS-Backend ohne Abstimmung mit dem RIS-Support. Die Rechteverwaltung erfolgt bis auf wenige Ausnahmen (Newsmodul und ggf. Hilfeseiten) ausschließlich im DMS, um eventuelle Zugriffe nicht autorisierter Personen auf bestimmte Bereiche und Funktionen steuern zu können.

Der Status des Nutzerkontos wird farblich gekennzeichnet. Aktive Nutzer sind mit einem grünen Symbol gekennzeichnet. Nutzer, die beispielsweise ein neues Passwort angefordert oder sich noch nicht im System angemeldet haben, werden mit einem orangen Symbol markiert.

Die E-Mail-Adresse wird aus der Benutzerverwaltung entfernt, wenn keine gültige E-Mail-Adresse exportiert wurde. Als Beispiele für ungültige Adressen sind zu nennen:
* Intern: Vorname Nachname
* vorname.nachname[at]kommune.de
* vorname.nachname@kommune

Wichtige Inhalte des Benutzerkontos (Benutzer bearbeiten):

* Benutzer
:* Benutzername (Login-Kennung des Nutzers; Generiert aus der REGISAFE-XML)
:* Passwort (verschlüsselt)
:* Redaktionsbereich-Anmeldung erlauben (Backend-Zugriff für den Nutzer aktivieren/deaktivieren)
* Persönliche Angaben (werden aus der REGISAFE-XML übermittelt, außer das Profilbild)
:* Profilbild (eine lokale Datei auswählbar)

Wenn (neue) Nutzer ein Passwort vergeben, muss dieses folgende Mindestanforderungen erfüllen:
* mind. 8 Zeichen,
* mind. 1 Sonderzeichen,
* mind. 1 Großbuchstabe und
* 1 Kleinbuchstabe

[[Image:RIS_Switch-to-User.JPG|miniatur|Switch-To-User]]
Pro Nutzer kann ein Profilbild hinzugefügt werden. Diese Funktion ist unabhängig von REGISAFE, so dass das Hochladen direkt im Administrationsbereich von BürgerPLUS Ratsinformation erfolgen muss. Die Ausgabe erfolgt in der Personenliste und in der Detailansicht der Person.

Um bei einem Nutzer auftretende Fehler besser und schneller überprüfen zu können, wurde die Funktion "Switch-to-User" für den web-Admin aktiviert. Ohne das Passwort des jeweiligen Nutzers kennen zu müssen, können Administratoren damit die Rolle und Rechte des Nutzers übernehmen und den gemeldeten Fehler sichten. Wechselt ein Administator in die Rolle eines Nutzers wird dies in der Syslog vermerkt.

= Seitenbaum =

Im Seitenbaum wird die Navigation definiert. Bei der Installation wird eine Standard-Navigation vorgegeben, die gemeinsam mit dem Kunden angepasst werden kann.

== Standardelemente der Navigation des Seitenbaums ==
* Persönlicher Bereich
** Mandatsträgermodus
** Kontaktformular
* Sitzungskalender
* Sitzungstermine
**Sitzungstermine (Archiv)
* Gremien
* Personen
* Fraktionen
* Dokumente
* Suche
* Passwort zurücksetzen
* Hilfe
* Datenschutzerklärung
* Impressum
* Abmelden

== Anlegen und Bearbeiten von Menüpunkten ==

[[Image:04_V2-3Ratsinformation Administration Anlegen von Menüpunkten.png|miniatur|Anlegen und Bearbeiten von Menüpunkten]]

Administratoren stehen folgende Funktionen zur Bearbeitung des Seitenbaums zur Verfügung:

* Anzeigen (zeigt den Menüpunkt im Portal an)
* Bearbeiten (öffnet die Bearbeitungsmaske, um einen Menüpunkt editieren zu können)
* Hinzufügen (fügt eine Unterseite am aktuell gewählten Menüpunkt ein)
* Umbenennen (ändert den Menütitel jedoch nicht den Alias)
* Rechte setzen (die Sichtbarkeit und Bearbeitungsmöglichkeiten können über die Rechte gesteuert werden)
* Seitencache löschen (entfernt alle bisher aufgerufenen Versionen der entsprechenden Webseite)
* Ausschneiden (der Menüpunkt wird vom aktuellen Knoten ausgeschnitten und kann an einem anderen Knotenpunkt eingefügt werden)
* Kopieren (der Menüpunkt wird dupliziert und kann an einem anderen Knotenpunkt eingefügt werden)
* Einfügen (zuvor ausgeschnittene oder kopierte Menüpunkte können an beliebigen anderen Knotenpunkten eingefügt werden)
* Entfernen (löscht den ausgewählten Menüpunkt)

Folgende Einstellungen müssen beim Anlegen eines neuen Menüpunktes beachtet werden:

*Reiter Menüdaten:
** Titel (Pflichtfeld)
** Alias (Pflichtfeld)

[[Image:05_V2-3Verstecker menuepunkt.png|miniatur|Anlegen eines versteckten Menüpunktes]]
[[Image:06_V2-3Verstecker menuepunkt sichtbarkeit.png|miniatur|Anlegen eines versteckten Menüpunktes beim Reiter Sichtbarkeit]]

Soll ein versteckter Menüpunkt erstellt werden, sind zusätzlich folgende Einstellungen zu übernehmen:

*Reiter Menüdaten
**Anzeigeverhalten
*** Seite bei Login anzeigen

*Reiter Sichtbarkeit
**Benutzer: RIS - alle importiert
**Rechteprüfung aktivieren

'''Wichtiger Hinweis:''' Bitte sehen Sie davon ab weitere Änderungen in den Masken vorzunehmen. Diese können weitreichende Auswirkungen auf die Außenansicht und Funktionsfähigkeit des Ratsinformationssystems haben. Wenden Sie sich bitte an das Support-Team.

'''Häufiger Fehler:''' Menüpunkte können so konfiguriert werden, dass Sie ausschließlich für Nutzer mit einem Login sichtbar sind. In der öffentlichen Ansicht stehen sie scheinbar nicht mehr zur Verfügung. Jedem Nutzer, der die URL kennt, ist es jedoch möglich die Seite auch ohne Login aufzurufen. Um dies zu verhindern genügt es nicht, das Anzeigeverhalten des Menüpunktes auf "Seite nach Login anzeigen" zu setzen. Zusätzlich muss im Reiter "Sichtbarkeit" der Besitzer auf "RIS - alle importiert" geändert und der Haken bei "Rechteprüfung aktivieren" gesetzt sein.

= Ratsinformationssystem =

Das Fachmodul "Ratsinformationssystem" ermöglicht Einsicht in die Bereiche:

* [[#Import|Import]]
* [[#Administration|Administration]]
* [[#Modulvorlagen|Modulvorlagen]]
* [[#Teilnahme|Teilnahme]]
* [[#Statistik|Statistik]]
* [[#Hilfe|Hilfe]]

== Import ==

=== letzter Import ===

[[Image:01_V2-3GeoCMS-Modul Ratsinformation.png|miniatur|Import Status]]

Unter dem Punkt "aktueller Import" wird nur der aktuellste Import angezeigt. Sonstige Importe befinden sich im Archiv.
Der Import kann automatisch starten oder durch "Importjob starten" manuell ausgelöst werden. Es besteht die Möglichkeit, Importjobs zurückzusetzen. Durch Anzeige der Logs kann das gesamte Importverfahren nachvollzogen werden. Die Anzeige der importierten Daten im XML-Format ist ebenfalls möglich.

* erweitertes Logging beim XML-Parsen
* Warnungen bei fehlendem/ungültigem RISBEREICH für Personen in Basisgremien-/Sitzungsverteiler
* Weitergabe der Warnings an den Log des Importjobs

Die verschiedenen Status eines Imports werden auch farblich gekennzeichnet:

* Grün: der Import war erfolgreich, an der Importdatei gab es Änderungen
* Orange: der Import war erfolgreich, an der Importdatei gab es keine Änderungen
* Rot: beim Import sind Fehler aufgetreten

=== Importarchiv ===

[[Image:08_V2-3Ratsinformation-Archivierte Importe.png|miniatur|Import-Archiv]]

Alle bereits vergangenen Importe befinden sich im Archiv. Sobald ein neuer aktueller Import durchgeführt wird, wird ein älterer ins Archiv verschoben. Archivierte Importe können nicht mehr zurückgesetzt werden. Die Import-Logs und die importierten Daten in einer XML-Struktur können dennoch angezeigt werden. Die Sortierung kann selbstständig vorgenommen werden, durch Klick auf den Tabellenkopf für die entsprechende Spalte, nach der geordnet werden soll. Zur vereinfachten Recherche im System steht die Suchfunktion zur Verfügung.

== Administration ==

[[Image:09_V2-3Ratsinformation-Administration.png|miniatur|Administration]]

Ermöglich Zugriff auf:

* [[#Systemkonfiguration|Systemkonfiguration]]
* [[#Verändern der Sichtbarkeit|Verändern der Sichtbarkeit]]
* [[#Notizen bearbeiten|Notizen bearbeiten]]
* [[#Nutzerkonten zurücksetzen|Nutzerkonten zurücksetzen]]
* [[#Nutzerkonten bearbeiten|Nutzerkonten bearbeiten]]
* [[#Systemlogs|Systemlogs]]

=== Systemkonfiguration ===

[[Image:10_V2-3Ratsinformation-Systemkonfiguration.png|miniatur|Administration - Systemkonfiguration]]

Die Systemkonfiguration ist Nutzern mit administrativen Berechtigungen vorbehalten (Superuser, Administrator, Web-Admin). In diesem Bereich werden systemweite Einstellungen vorgenommen.

'''Reiter der Systemkonfiguration:'''

* [[#Reiter Konfiguration|Reiter Konfiguration]]
* [[#Reiter Benachrichtigungen|Reiter Benachrichtigungen]]
* [[#Reiter_Schriftstücke|Reiter Schriftstücke]]
* [[#Reiter_PDF Sicherheit|Reiter PDF Sicherheit]]
* [[#Reiter Adressen|Reiter Adressen]]
* [[#Reiter Datenschutz|Reiter Datenschutz]]
* [[#Reiter Import|Reiter Import]]

Die Reiter sind erreichbar über den Button "ändern" (Ratsinformation > Administration > Systemkonfiguration > ändern).

==== Reiter Konfiguration ====

[[Image:11_V2-3Ratsinformation-Reiter Konfiguration.png|miniatur|Reiter Konfiguration]]

Iconset

Bei der Verwendung von Iconsets kann zwischen REGISAFE-Standard-Icons und hinterlegten Open-Source-Icons gewählt werden.

Authentifizierung

Bei der Einstellung der Zielseite für den E-Mail-Link zum initialen Setzen des Nutzer-Passworts handelt es sich um ein Pflichtfeld.

Einstellungen für die Zielseite des E-Mail-Links zum initialen Setzen des Nutzer-Passworts:

* Login authentifizieren
* Infogruppen
* ris_app
* ris_fetch
* Ratsinformation

CMS-Nutzerkonten basieren auf Adressfeldern mit dem Kennzeichen "öffentlich" oder "nicht öffentlich".

Hinweis Nutzerimport:

* Festlegung der CMS Login-Kennung
* Systemkonfiguration für "Login Kennung basiert auf":
** Adresskennung (REGISAFE Standard)
** Titel, Vorname, Nachname
** E-Mail
* Systemkonfiguration für "Überschreiben der Login-Kennung". Ermöglicht die automatische Änderung bestehender Nutzerkonten (Info an Nutzer per E-Mail).

Import der Basisgremienverteiler und Sitzungsverteiler erzeugt nun Nutzergruppen in der Benutzerverwaltung.

Mandantensystem

Es kann optional ausgewählt werden, ob Verwaltungskennungen für Mandantensysteme verwendet werden sollen.

Erweitert

Konfigurieren der URL zum Support-Web.

Einblenden von Entwicklermeldungen steuert den Umfang der Debug-Ausgaben des Ratsinformationssystems. Debug-Ausgaben sind nur für Entwicklungszwecke oder im Fehlerfall notwendig.

==== Reiter Benachrichtigungen ====

[[Image:12_V2-3Ratsinformation2b-E-Mail Versand.png|miniatur|E-Mail-Versand]]

Konfigurieren des E-Mail-Versandes und der Administrator-Benachrichtigungen.

'''E-Mail-Versand'''

Der E-Mail-Versand und das Zurücksetzen von Nutzerdaten an Gremienmitglieder werden nur aktiviert, wenn eine Admin-E-Mail des Kunden hinterlegt ist.

* ''Nutzer-Benachrichtigungs E-Mail Versand'' aktiviert -> E-Mail geht an Mandatsträger
* Ist kein Versand an Mandatsträger aktiv, werden alle E-Mails an einen Mandatsträger nun an den Admin weitergeleitet.
* Ist auch der Versand an den Admin bzw. systemweit deaktiviert, oder gab es einen Fehler beim Versenden, wird nun ein Fehler im Systemlog geschrieben.

Für den Versand im HTML-Format wurde auf Multipart-E-Mails umgestellt (enthält jetzt einen alternativen Text als Plain Text).

'''Postfach für E-Mailversand'''

Konfiguration eines eigenen Absender-Postfachs ist möglich. E-Mail-Versand kann wahlweise im HTML-Format (Einbettung von Bilddateien) erfolgen.

Nach Konfiguration der Einstellungen kann eine Test-E-Mail versandt werden.

Es wird empfohlen ein separates Postfach einzurichten, z.B. ris@kundendomain.de

'''Informationsdienst'''

Konfiguration oder Deaktivierung des Informationsdienstes:

* Festlegen des Betreffs der E-Mails des Informationsdienstes. Bei leerem Feld wird der Standard verwendet.
* Informationsdienst für festgelegte Status erzwingen
* Informationsdienst für festgelegte Status verbergen

Standard des Betreffs:

Informationsdienst BürgerPLUS Ratsinformation "##WEB_NAME##" vom ##DATUM##"

Mögliche Platzhalter:

* ##DATUM## - Datum im Format DD.MM.JJJJ HH:MM
* ##WEB_NAME## - Name der BürgerPLUS Ratsinformation Instanz
* ##MANDANT## - Name der Verwaltungskennung" name="flexml::infodienst_subject"

==== Reiter Schriftstücke ====

[[Image:13_V2-3Ratsinformation-Reiter Schriftstuecke.png|miniatur|Reiter Schriftstücke]]

Dateinamen werden nicht mehr Case-Sensitive ausgewertet (Groß-/Kleinschreibung). Dateinamen, die fälschlicherweise URL-kodiert übergeben werden, können nun ausgewertet werden. Unterstützt werden die neuen Schriftstück ArtIDs "Sitzungsunterlage" und "RISZusatzDokument".

Dateibehandlung

Die Dateibehandlung gibt an wie Dokumente, wenn sie im Web geöffnet werden, behandelt werden.

Mögliche Einstellungen:

* immer Downloaden
* wenn möglich im Browser darstellen

Bezeichnung der Schriftstück ArtIDs

Den bekannten Bezeichnungen von Schriftstücken können andere Bezeichnungen zugewiesen werden. Die im Feld angegebene Bezeichnung überschreibt die Standardangabe.

Anzeige der Schriftstücke

Den Dokumenttypen kann zugewiesen werden, ob es sich um ein Sitzungsschriftstück oder um ein Tagesordnungsschriftstück handelt.

Zusätzliche Dokumente

Die Zielseite für Zusätzliche Dokumente und die Mandantenzuordnung kann festgelegt werden.

==== Reiter PDF Sicherheit ====

[[Image:14_V2-3PDF-Sicherheit.png|miniatur|PDF-Sicherheit]]

'''Wasserzeichen'''

Systemweit kann vom Administrator ein Wasserzeichen für alle PDF-Dateien aktiviert werden. Das Wasserzeichen kann individuell
gestaltet und als PDF hinterlegt werden.

Folgende Arten von Wasserzeichen stehen zur Verfügung:
* Stempel (Standard): Das Wasserzeichen wird über dem Text gelegt. Insbesondere bei Bildern ist dies zu empfehlen. Die Lesbarkeit kann je nach Wasserzeichen ggf. eingeschränkt sein.
* Hintergrund: Das Wasserzeichen wird unter dem Text eingefügt. In PDF-Dokumenten mit Bildinhalten ist das Wasserzeichen ggf. verdeckt.

[[Image:14_V2-3PDF-Sicherheit-Wasserzeichen.png|miniatur|PDF mit Wasserzeichen und benutzer- und zeitabhängiger Fußleiste]]

Wird ein Wasserzeichen für die Dateien verwendet, so erscheint der Nutzername sowie ein Zeitstempel in der Fußzeile des Dokumentes.
Möchten Sie diesen Hinweis anzeigen, jedoch kein Wasserzeichen hinterlegen, laden Sie ein leeres PDF-Dokument im System hoch und stellen Sie es als Wasserzeichen für den Hintergrund ein.

'''Verschlüsselung'''

Systemweit kann vom Administrator ein Passwort für alle Schriftstückdownloads/Sitzungsmappen aktiviert werden. Wichtig: Der Passwortschutz gilt nur für nicht öffentlich sichtbare Schriftstücke! Öffentliche Schriftstücke sind weiterhin ohne einen Passwortschutz aufrufbar. Das Passwort ist nicht nutzerspezifisch und muss allen Nutzern bekannt gegeben werden.

Mit dem Passwortschutz können folgende Berechtigungen in PDF-Dateien gesetzt werden:
* keine (nur ansehen): Nutzer können das PDF herunterladen und öffnen. Andere Aktionen, wie Drucken, Hinzufügen von Anmerkungen in einem PDF-Programm oder Zusammenfügen mit anderen Dokumenten, sind nicht möglich.
* alle Berechtigungen: Nutzer können das PDF herunterladen und öffnen. Alle anderen Aktionen, wie Drucken, Hinzufügen von Anmerkungen in einem PDF-Programm oder Zusammenfügen mit anderen Dokumenten, sind möglich.
* eigene Vorgabe: Nutzer können das PDF herunterladen und öffnen. Andere Aktionen, wie Drucken, Hinzufügen von Anmerkungen in einem PDF-Programm oder Zusammenfügen mit anderen Dokumenten, müssen explizit durch den Administrator festgelegt werden. Bitte beachten Sie: in PDF-Betrachtern (z. B. Acrobat Reader) können die Berechtigungen andere Bezeichnungen tragen

[[Image:14_V2-3PDF-Sicherheit-Frontend.png|miniatur|PDF-Verschlüsselung im Frontend]]

Erfolgte die Aktivierung der PDF-Verschlüsselung sowie die Vergabe eines systemweiten PW durch den Admin, so kann jeder Nutzer anschließend im persönlichen Bereich der Ratsinformations-Webseite (Frontend) unterhalb des Punktes "PDF Verschlüsselung" im Reiter „Profildaten“ das Admin-PW überschreiben. Trägt der Nutzer nichts ein, gilt das Admin-PW.

==== Reiter Adressen ====

[[Image:15_V2-3Ratsinformation-Reiter Adressen.png|miniatur|Reiter Adressen]]

Konfiguration der Darstellung der Adresse:

* CSS-Klasse für das Layout und eine Überschrift für jeden Adresse-Block
* Einteilung in Adresse-Blöcke
* Festlegung der zu verwendenden Felder je Block
* Konfiguration der Formatierung (Name in der Ausgabe, Zeilenumbruch, Listenrelevanz)
* Adressrendering über herkömmlichen Weg, wenn keine Adressfelddefinition hinterlegt ist
* wenn nur ein Feld definiert ist: Verwendung dieser Konfiguration

==== Reiter Datenschutz ====

[[Image:16_V2-3Ratsinformation-Reiter Datenschutz.png|miniatur|Reiter Datenschutz]]

Logging von Nutzerinteraktionen

* Logging von Schriftstückdownloads als Nachweis der „Zustellung“ von z.B. Einladungen
** optional de-/aktivierbar
** Zusammenfassung bei Zip Archiven

Tagesordnungspunkte

Es kann konfiguriert werden, ob der öffentlich hinterlegte Text für Tagesordnungspunkte angezeigt werden soll, z.B. wenn der Nutzer als "befangen" eingestuft wird, oder ein eigener Text. Bei Letzterem erscheint ein Freitextfeld.

==== Reiter Import ====

[[Image:Ratsinformation-Reiter_Import.PNG|miniatur|Reiter Import]]

Schnittstelle

Das Dateiformat für die Schnittstelle kann konfiguriert werden.

Quelle

Das Quell-Verzeichnis gibt den Pfad der zu importierenden Daten an.

Autoimport

* Service URL der Server Warteschlange

* Systemerkennung in der Server Warteschlange

=== Veränderung der Sichtbarkeit ===

Übersicht aller Sitzungen und Schriftstücke im System mit Veröffentlichungsbereich. Ermöglicht das Offline-Setzen eines einzelnen Datensatzes.

[[Image:18_V2-3Notizen bearbeiten.png|miniatur|Notizen bearbeiten]]

=== Notizen bearbeiten ===

Scheidet ein Nutzer unerwartet aus, verbleiben oft noch in Sitzungen erstellte Notizen im System. Für Administratoren wurde daher eine Möglichkeit geschaffen, diese Notizen unter datenschutzrechtlichen Aspekten vollständig aus dem System zu entfernen. Der Administrator erhält dabei keinen Zugriff auf die Inhalte, sondern kann lediglich an Hand des Notiz-Titels entscheiden, welche Notizen eines Nutzers gelöscht werden sollen.

=== Nutzerkonten zurücksetzen===

[[Image:19_V2-3Ratsinformation Zuruecksetzen der Zugangsdaten.png|miniatur|Zurücksetzen der Nutzerkonten]]

Hier erscheint eine Übersicht aller importierten Nutzer. Ermöglicht das Neu-Versenden eines Initial-Passworts an Nutzer, abhängig von der Aktivierung des [[#Reiter Benachrichtigungen|E-Mail-Versand]].

Icons kennzeichnen Nutzer mit nicht vorhandenen bzw. mehrmals vergebenen E-Mail-Adressen.

Der Link hat eine Gültigkeit von 24 Stunden.

[[Image:20_V2-3Nutzerkonten bearbeiten.png|miniatur|Bearbeiten von Nutzerkonten]]

=== Nutzerkonten bearbeiten ===

Nutzer, die in der XML als "gelöscht" markiert sind, werden nicht vollständig aus der Datenbank entfernt, um eine Wiederherstellung bei unbeabsichtigtem Löschen zu ermöglichen.

Unter diesem Punkt kann der web-admin ein oder mehrere Nutzer löschen (soft-delete) oder wiederherstellen. Das unwiederbringliche Löschen aus der Datenbank (hart-delete) ist weiterhin nur durch den RIS-Support möglich, da bei einem versehentlichen Löschen ein Komplett-Export notwendig wird. Melden Sie sich gern kurzfristig bei uns, sollten Sie einen Nutzer vollständig aus der Datenbank löschen wollen.

'''Hinweis:''' Das Löschen im Ratsinformationssystem ist eine temporäre, kurzfristige Lösung. Der Nutzer muss in jedem Fall auch im DMS für den Export deaktiviert werden und darf nicht mehr in der XML erscheinen. Andernfalls wird der Nutzer wiederholt importiert und im Ratsinformationssystem angelegt.

=== Systemlogs ===

[[Image:21_V2-3Ratsinformation Sytemereignisse.png|miniatur|Systemereignisse]]

Hier kann die Einsicht in Systemmeldungen erfolgen.

Systemereignisse sind

* suchbar nach:
:* Text und
:* Datum oder
:* Zeitspanne

* filterbar nach:
:* alle,
:* Hinweise,
:* Warnungen,
:* Fehler und
:* Erfolg

* sowie sortierbar nach:
:* ID,
:* Art,
:* Nutzer,
:* Datum/Uhrzeit,
:* Modulkontext,
:* erweiterter Kontext,
:* Ereignis und
:* Beschreibung.

== Modulvorlagen ==

[[Image:22_V2-3Ratsinformation2 Konfiguration Modulvorlagen.png|miniatur|Konfiguration Modulvorlagen]]

Eine Modulvorlage dient der einfachen und systemweiten Konfiguration der Ausgabe. Es können mehrere Modulvorlagen angelegt werden. Modulvorlagen werden an den Menüpunkten im [[#Seitenbaum|Seitenbaum]] ausgewählt und zentral konfiguriert, wobei pro Menüpunkt nur eine Modulvorlage ausgewählt werden kann. Ist die Modulvorlage aktiviert, werden bis auf den Reiter "Allgemein" alle weiteren ausgeblendet.
Die Ausgabe-Konfiguration im Seitenbaum erfolgt ausschließlich über die Modulvorlagen, seitenspezifische Konfigurationen wurden entfernt.

'''Reiter der Modulvorlage'''

* [[#Reiter Allgemein|Allgemein]]
* [[#Reiter Darstellung|Darstellung]]
* [[#Reiter Sitzungen|Sitzungen]]
* [[#Reiter Kalender|Kalender]]
* [[#Reiter Personen|Personen]]
* [[#Reiter Gremien|Gremien]]
* [[#Reiter Suche|Suche]]
* [[#Reiter Dokumenten Liste|Dokumenten Liste]]
* [[#Reiter Notizen|Notizen]]
* [[#Reiter Newsmodul|Newsmodul]]
* [[#Reiter App|App]]

'''Vorteile gegenüber der direkten Konfiguration am Menüpunkt'''

* Konfiguration der Modulvorlage an einem zentralen Punkt
* einfache Nachkonfiguration neuer oder zuvor nicht genutzter Funktionen
* keine Anpassung aller Menüpunkte notwendig
* Verringerung fehlerhafter oder fehlender Konfigurationen an einzelnen Menüpunkten (führte in der Vergangenheit zu Missverständnissen in der Ausgabe)

Die Einstellungen in der Modulvorlage können beliebig vorgenommen werden. Für alle Reiter gilt, dass der Systemstandard mit einem Klick wiederhergestellt werden kann.

Weiterhin können, wenn notwendig, am einzelnen Menüpunkt abweichende Einstellungen vorgenommen werden.

==== Reiter Allgemein ====

[[Image:23_V2-3Ratsinformation Konfiguration-Allgemein.png|miniatur|Konfigurationsmöglichkeiten Allgemein]]

Im Reiter Allgemein kann die Grundeinstellung der Modulvorlage vorgenommen werden. Dazu zählt die Vergabe einer eindeutigen Bezeichnung.

==== Reiter Darstellung ====

[[Image:24_V2-3Ratsinformation Konfiguration-Darstellung.png|miniatur|Konfigurationsmöglichkeiten für Darstellung]]

Listen

Daten, die in einer Liste ausgegeben werden, können in ihrer Anzahl variiert werden. Die Auswahl geht von einer Anzeige ohne Einschränkung bis zu 50 Einträgen pro Seite.

Datumsformat

Das Datumsformat (inklusive Uhrzeit) kann konfiguriert werden.

Zusätzliche Ausgabe

Ausgewählt werden können:

* Ausgabe von Vertretern in Sitzungsteilnehmer Listen
* Ausgabe von Vertretern in Basisgremien Listen
* Ausgabe von Parteien
* Ausgabe von Fraktionsvorsitzenden
* Ausgabe von zusätzlichen Funktionen
* Ausgabe von Drucksachennummern
* Ausgabe des Öffentlichkeitsstatus bei Schriftstücken mit Bezug zu einem TOP
* Filtermöglichkeit für Personenliste
* Filtermöglichkeit für Fraktionenliste
* Filtermöglichkeit für Parteienliste

Features deaktivieren

Folgende Features können ausgeschalten werden:

* Notizfunktion an Sitzung deaktivieren
* Downloadmöglichkeit für Sitzungsmappe deaktivieren
* Downloadmöglichkeit für Gesamtdokument deaktivieren
* Downloadmöglichkeit für elektronische Visitenkarte deaktivieren
* Link "auf Karte anzeigen" deaktivieren
* Ausgabe von Jahres Auswahl in Sitzungs-Archiv deaktivieren
* Ausgabe von "Vertreter für Gremiumsmitglieder" deaktivieren
* Einbindung der Javascript Bibliothek jQuery deaktivieren
* Einbindung der Javascript Bibliothek jQuery-UI deaktivieren
* Zusammenfügen von AssetsCompiler deaktivieren

==== Reiter Sitzungen ====

[[Image:25_V2-3Ratsinformation Konfiguration-Sitzungen.png|miniatur|Konfigurationsmöglichkeiten für Sitzungen]]

Sitzungsdetails

Bei der Darstellung der Sitzungsdetails kann zwischen einer einfach Listenansicht, Akkordeonansicht oder der Darstellung mit Reitern gewählt werden.

Weiterhin ausgewählt werden kann:

* Titel des Sitzungs-Schriftguts anzeigen
* Titel von Anlagen des Sitzungs-Schriftguts anzeigen
* Titel des Schriftguts der Tagesordnungspunkte anzeigen
* Titel von Anlagen des Tagesordnungspunkt-Schriftguts anzeigen

Sitzungstitel

Die Darstellung des Wochentags kann beeinflusst werden. Zunächst kann eingestellt werden, ob die Wochentage überhaupt ausgegeben werden sollen. Bei der Art kann zwischen der Kurz- und der Langform unterschieden werden. Es kann ein beliebiger Trenner zwischen Wochentag und Datum angegeben werden. Optional können zwischen Datum und Uhrzeit oder zum Sitzungsnamen, ebenfalls Trenner eingefügt werden.

==== Reiter Kalender ====

[[Image:26_V2-3Ratsinformation Wochenansicht Sitzungskalender.png|miniatur|Darstellungsmöglichkeiten im Kalender am Beispiel der Wochenansicht]]

[[Image:26_V2-3Ratsinformation Konfiguration-Kalender.png|miniatur|Konfigurationsmöglichkeiten für Kalender]]

Neben der Kalenderdarstellung kann an dieser Stelle auch die Ausgabe der Kalendereinträge konfiguriert werden.

Kalenderdarstellung

Die Startansicht unterscheidet zwischen Monat (Standard), Woche und Tag. Dabei kann für Woche und Tag die einfache oder detaillierte Ansicht gewählt werden.

Kalendereinträge

Standardmäßig wird die Gremiumsbezeichnung im Kalender ausgeschrieben. Um unschöne Umbrüche zu vermeiden, kann an dieser Stelle die Abkürzung der Gremiumsbezeichnung aktiviert werden. Mit der Aktivierung stehen Tooltips und eine Legende optional zur Verfügung.

Kalendereinträge

Termine und Tooltips können jeweils mit einer auf das Kundenweb angepassten oder vom Kunden gewünschten Farbe versehen werden.
Werden die Feldwerte leer gelassen, erfolgt die Darstellung in Standardfarben (hellblau).

'''Empfohlene Einstellung'''

* Gremiumsbezeichnung = Abkürzung
* Tooltip anzeigen = aktiviert
* Legende anzeigen = aktiviert

Internetkalender

Hier kann die Bereitstellung des Dienstes aktiviert werden.

==== Reiter Personen ====

[[Image:27_V2-3Ratsinformation2 Konfiguration Personen.png|miniatur|Konfigurationsmöglichkeiten für Personen]]

Bilddarstellung

An dieser Stelle kann die Anzeige hinterlegter Bilder der Personen (Benutzerverwaltung) nach Bereichen konfiguriert werden:

* keine Anzeige
* im Bürger-Bereich
* im Login-Bereich
* keine Einschränkung

Detail Bild - Listen Bild - Vollbild

Hier können jeweils die Abmessungen der Bilddarstellungen konfiguriert werden.

==== Reiter Gremien ====

[[Image:28_V2-3Ratsinformation2 Konfiguration Gremien.png|miniatur|Konfigurationsmöglichkeiten für Gremien]]

Ausgabe

Die Anzeige leerer Gremien kann optional aktiviert werden (Standard: aus).

Sichtbarkeit der Gremien entfällt. Die Sichtbarkeit der Gremien ist nun direkt von der Sichtbarkeit der Sitzungen abhängig. In Basis-Gremienauflistungen gilt die Sichtbarkeitsregelung, die im Export übergeben ist.

Sitzungskalender

Optional kann die Einstellung erfolgen, dass für jedes Gremium ein anderer Farbwert verwendet wird (Standard: aus). Bei Aktivierung dieser Option öffnet sich die Konfiguration "Farbwerte".

Sitzungskalender

Hier kann für jedes ausgewählte Gremium eine Farbe für den Hintergrund, den Rahmen und die Schrift selekiert werden.

==== Reiter Suche ====

[[Image:29_V2-3Ratsinformation2 Konfiguration Suche.png|miniatur|Konfigurationsmöglichkeiten für die Suche]]

Allgemeine Suchoptionen

Um das Suchformular nutzen zu können, muss der Haken bei "Suchformular anbieten" gesetzt sein. Bei der Art der Suche kann zwischen der einfachen und der erweiterten Suche unterschieden werden. Es kann eingeschränkt werden, auf welche Inhalte die Suche zugreifen darf ("Suche in folgenden Inhalten gestatten").
Bei der erweiterten Suche kann zusätzlich ausgewählt werden, ob die erweiterten Suchmöglichkeiten im Frontend beim ersten Aufruf bereits aufgeklappt erscheinen sollen.

Formularelemente der Erweiterten Suche

Optionen, die in der erweiterten Suche eingeblendet werden können:
* "Suche nach Gremium" anzeigen
* "Suche nach Schriftstückart" anzeigen
* "Suche nach Zeitraum" anzeigen

Die Darstellung der Suchtreffer für Schriftstücke entspricht der Darstellung der Dokumentenliste inklusive der dortigen Konfiguration.

==== Reiter Dokumenten Liste ====

[[Image:30_V2-3Ratsinformation2 Konfiguration DokumentenListe.png|miniatur|Konfigurationsmöglichkeiten für Dokumenten Liste]]

Ausgabe

Es kann ausgewählt werden, ob ausschließlich die in der Sortierung enthaltenen Schriftstück Arten angezeigt werden sollen. Leere Einträge in der Schriftstück ArtID Liste können ebenfalls angezeigt werden.

Dokumentenliste

Der Titel des Schriftstückes ist standardmäßig aktiviert. Optional kann diese Einstellung geändert werden. Anlagen und Anlage-Titel können angezeigt oder ausgeblendet werden.

Sortierung

In der Sortierung kann die Reihenfolge und die Schriftstückarten an sich, die verwendet werden sollen, festgelegt werden. Jeder Dokumententyp kann innerhalb der Reihenfolge nur einmal vorkommen.

Innerhalb einer Schriftstückart erfolgt die Sortierung anhand des Zeitbezugs des Dokuments. Hierzu wird die aktuellste Sitzung, in der das Schriftstück verwendet wird, ermittelt.

==== Reiter Notizen ====

[[Image:31_V2-3Ratsinformation2 Konfiguration Notizen.png|miniatur|Konfigurationsmöglichkeiten für Notizen]]

Konfigurieren der Nutzerauswahl und Möglicher Einschränkungen für das Teilen von Notizen.

Nutzerauswahl

* nur Teilnehmer der Sitzung und Nutzer mit zusätzlichem Zugriff auf die Sitzung (Standard)
* nur Teilnehmer der Sitzung
* alle Nutzer, unabhängig von Zugriffsberechtigungen

Mögliche Einschränkungen

* Gremien
* Fraktionen
* Parteien
* Funktion im Gremium
* Zusätzliche Funktion

==== Reiter Newsmodul ====

[[Image:32_V2-3Ratsinformation2 Konfiguration Newsmodul.png|miniatur|Konfigurationsmöglichkeiten für das Newsmodul]]

[[Image:32_V2-3Ratsinformation2 Konfiguration Newsmodul Seite.png|miniatur|Auswahl der Detailseite]]

Hierüber kann die Anzeige des Newsmoduls im Sitzungskalender aktiv geschalten werden. Bei Aktivierung wird die Möglichkeit geboten, für jede Kategorie zu bestimmen, auf welcher Webseite (Detailseite) die Artikel erscheinen sollen, sowie eine Farbe für den Hintergrund, den Rahmen und die Schrift festzulegen.

==== Reiter App ====

[[Image:33_V2-3Ratsinformation2 Konfiguration App.png|miniatur|Konfigurationsmöglichkeiten für die App]]

Integration

* Überschrift
* Festlegung der Spaltenanzahl im Startbildschirm (Homescreen)
* Login über Webcontainer ermöglichen: Login Schaltfläche im Startbildschirm erscheint (Ersatz für Login über nativen App-Rahmen)

Eigene Styles

* eigene Styles (brain-SCC) oder kundenspezifische Stylesheets per CSS einfügen (kunde.css)

== Teilnahme ==

[[Image:34_V2-3Teilnahme.png|miniatur|Teilnahme]]

Der Punkt "Sitzungsteilnahme" ermöglicht die Sortierung nach ID, Externer ID, Kennung, Sitzungsbeginn und Status. Eine Suche anhand eines Textes und des Zeitraums der Sitzung kann ebenfalls erfolgen.

Am Ende jeder Zeile wird der Button "Teilnehmer anzeigen" zur Verfügung gestellt. Hierüber werden alle Sitzungsteilnehmer mit deren Zu- oder Absagen einer Teilnahme tabellarisch ausgegeben.
Es wird eine Exportfunktion im CSV-Format (z.B. für Excel) angeboten.

'''Hinweis:''' Um die Sitzungsteilnehmer zu sehen, wird die Nutzung des Mandatsträgermodus vorausgesetzt. Ist der Mandatsträgermodus deaktiviert, erscheinen unter dem Punkt "Teilnahme" alle Sitzungen. Eine Teilnehmerliste kann nicht generiert werden.

== Statistik ==

[[Image:35_V2-3Statistik.png|miniatur|Statistik]]

Die Statistik gibt einen kurzen Überblick über die im System importierten Inhalte, Nutzerkonten und Nutzerinhalte.

== Hilfe ==

Über den Punkt "Hilfe" wird das Wiki des Ratsinformationssystems aufgerufen. Darin sind Konfigurationsmöglichkeiten des Backends näher beschrieben.

= Einspielen von Patches =

Das Einspielen von Patches ist Systemadministratoren mit Superuser-Rechten vorbehalten.

== Siehe auch ==
* [http://dms-support.brain-scc.de/de/ansprechpartner.html Support-Web] mit Informationen zu Ansprechpartnern und Updates
* [[BürgerPLUS Ratsinformation - Administration Version 2.2|Administration Version 2.2]]

= Hilfe Funktion =

[[Image:36_V2-3Hilfe.png|miniatur|''Hilfe'' Schaltfläche]]

Über die ''Hilfe'' Schaltfläche in den einzelnen Menüs der Administration kann auf die Hilfe Funktion zugegriffen werden. Dabei ist jede ''Hilfe'' Schaltfläche mit den inhaltlich passenden Abschnitt eines Wiki Artikels verknüpft.

Ratsinformationssystem - Administration Version 2.3

2016-05-17T12:49:36Z

Tbalcke: /* Anlegen und Bearbeiten von Menüpunkten */

Dieser Artikel behandelt die Administration des Ratsinformationssystem 2.3 ('''REGISAFE-Version 4.3''').

Der Administrationsbereich ist durch das Anfügen des Wortes "admin" an der URL erreichbar.

Beispiel: https://ris.geocms.com/demo/admin/

= Einführung =

[[Image:Ratsinformation-Zusammenspiel.PNG|miniatur|Wie kommen die Daten vom REGISAFE ins Web?]]

[[Image:01_V2-3GeoCMS-Modul Ratsinformation.png|miniatur|GeoCMS - Modul Ratsinformation]]

Zusammenspiel von REGISAFE und BürgerPLUS Ratsinformationen

= Ausgabe =

-> Informationen zur [[BürgerPLUS Ratsinformation - Ausgabe Version 2.3|Web-Ausgabe des Moduls BürgerPLUS Ratsinformation Version 2.3]]

=Zugriffsrechte=
Je nach Rolle, kann ein Nutzer im Administrationsbereich unterschiedliche Zugriffsrechte besitzen.

'''Rollen mit absteigenden Zugriffsrechten:'''

* Superuser
** Rechte: alle
* Administrator
**Rechte: Benutzerinformationen, Installation, Benutzerverwaltung, Seitenbaum, Ratsinformationen, Syslogs
* Web-Admin des Kunden
** Rechte: Benutzerinformationen, Benutzerverwaltung, Seitenbaum, Ratsinformationen
* Gremiumsmitglieder und sonstige Sitzungsteilnehmer
** Rechte: Benutzerinformationen

= Benutzerverwaltung =

[[Image:02_V2-3Ratsinformation-Benutzerverwaltung-Details.png|miniatur|Detailansicht Benutzer]]

Die Nutzerkonten und Berechtigungen werden aus REGISAFE importiert. Rechte importierter Nutzer dürfen nicht angepasst werden, da diese bei jedem Import überschrieben werden. Lediglich den Benutzernamen, das Passwort und das Bild des Benutzers können Administratoren bei Bedarf ändern.

Die Nutzerkonten sind entsprechend ihrer Rollen und Zugriffsrechte in Gruppen zugeordnet. Die Zuordnung darf nicht geändert werden, da die Verteilung an Hand der Daten im REGISAFE erfolgt. Die Gruppen werden als Baumstruktur angezeigt.

[[Image:03_V2-3Benutzergruppen.png|miniatur|neue Benutzergruppen]]

Zur Erleichterung der Rechteverwaltung der Benutzer und zur gezielteren Rechtevergabe, stehen in der Benutzerverwaltung zusätzlich zwei Gruppen zur Verfügung:
* RIS - alle importiert (enthält alle über die RIS-Schnittstelle importierten Nutzer)
* RIS - ohne Verteiler (RIS-Nutzer, die keinem Gremium angehören, also Nutzer, die importiert wurden, aber keine Rechte besitzen sollen)
'''Hinweis:''' Vergeben Sie keine Rechte im CMS-Backend ohne Abstimmung mit dem RIS-Support. Die Rechteverwaltung erfolgt bis auf wenige Ausnahmen (Newsmodul und ggf. Hilfeseiten) ausschließlich im DMS, um eventuelle Zugriffe nicht autorisierter Personen auf bestimmte Bereiche und Funktionen steuern zu können.

Der Status des Nutzerkontos wird farblich gekennzeichnet. Aktive Nutzer sind mit einem grünen Symbol gekennzeichnet. Nutzer, die beispielsweise ein neues Passwort angefordert oder sich noch nicht im System angemeldet haben, werden mit einem orangen Symbol markiert.

Die E-Mail-Adresse wird aus der Benutzerverwaltung entfernt, wenn keine gültige E-Mail-Adresse exportiert wurde. Als Beispiele für ungültige Adressen sind zu nennen:
* Intern: Vorname Nachname
* vorname.nachname[at]kommune.de
* vorname.nachname@kommune

Wichtige Inhalte des Benutzerkontos (Benutzer bearbeiten):

* Benutzer
:* Benutzername (Login-Kennung des Nutzers; Generiert aus der REGISAFE-XML)
:* Passwort (verschlüsselt)
:* Redaktionsbereich-Anmeldung erlauben (Backend-Zugriff für den Nutzer aktivieren/deaktivieren)
* Persönliche Angaben (werden aus der REGISAFE-XML übermittelt, außer das Profilbild)
:* Profilbild (eine lokale Datei auswählbar)

Wenn (neue) Nutzer ein Passwort vergeben, muss dieses folgende Mindestanforderungen erfüllen:
* mind. 8 Zeichen,
* mind. 1 Sonderzeichen,
* mind. 1 Großbuchstabe und
* 1 Kleinbuchstabe

[[Image:RIS_Switch-to-User.JPG|miniatur|Switch-To-User]]
Pro Nutzer kann ein Profilbild hinzugefügt werden. Diese Funktion ist unabhängig von REGISAFE, so dass das Hochladen direkt im Administrationsbereich von BürgerPLUS Ratsinformation erfolgen muss. Die Ausgabe erfolgt in der Personenliste und in der Detailansicht der Person.

Um bei einem Nutzer auftretende Fehler besser und schneller überprüfen zu können, wurde die Funktion "Switch-to-User" für den web-Admin aktiviert. Ohne das Passwort des jeweiligen Nutzers kennen zu müssen, können Administratoren damit die Rolle und Rechte des Nutzers übernehmen und den gemeldeten Fehler sichten. Wechselt ein Administator in die Rolle eines Nutzers wird dies in der Syslog vermerkt.

= Seitenbaum =

Im Seitenbaum wird die Navigation definiert. Bei der Installation wird eine Standard-Navigation vorgegeben, die gemeinsam mit dem Kunden angepasst werden kann.

== Standardelemente der Navigation des Seitenbaums ==
* Persönlicher Bereich
** Mandatsträgermodus
** Kontaktformular
* Sitzungskalender
* Sitzungstermine
**Sitzungstermine (Archiv)
* Gremien
* Personen
* Fraktionen
* Dokumente
* Suche
* Passwort zurücksetzen
* Hilfe
* Datenschutzerklärung
* Impressum
* Abmelden

== Anlegen und Bearbeiten von Menüpunkten ==

[[Image:04_V2-3Ratsinformation Administration Anlegen von Menüpunkten.png|miniatur|Anlegen und Bearbeiten von Menüpunkten]]

Administratoren stehen folgende Funktionen zur Bearbeitung des Seitenbaums zur Verfügung:

* Anzeigen (zeigt den Menüpunkt im Portal an)
* Bearbeiten (öffnet die Bearbeitungsmaske, um einen Menüpunkt editieren zu können)
* Hinzufügen (fügt eine Unterseite am aktuell gewählten Menüpunkt ein)
* Umbenennen (ändert den Menütitel jedoch nicht den Alias)
* Rechte setzen (die Sichtbarkeit und Bearbeitungsmöglichkeiten können über die Rechte gesteuert werden)
* Seitencache löschen (entfernt alle bisher aufgerufenen Versionen der entsprechenden Webseite)
* Ausschneiden (der Menüpunkt wird vom aktuellen Knoten ausgeschnitten und kann an einem anderen Knotenpunkt eingefügt werden)
* Kopieren (der Menüpunkt wird dupliziert und kann an einem anderen Knotenpunkt eingefügt werden)
* Einfügen (zuvor ausgeschnittene oder kopierte Menüpunkte können an beliebigen anderen Knotenpunkten eingefügt werden)
* Entfernen (löscht den ausgewählten Menüpunkt)

Folgende Einstellungen müssen beim Anlegen eines neuen Menüpunktes beachtet werden:

*Reiter Menüdaten:
** Titel (Pflichtfeld)
** Alias (Pflichtfeld)

[[Image:05_V2-3Verstecker menuepunkt.png|miniatur|Anlegen eines versteckten Menüpunktes]]
[[Image:06_V2-3Verstecker menuepunkt sichtbarkeit.png|miniatur|Anlegen eines versteckten Menüpunktes beim Reiter Sichtbarkeit]]

Soll ein versteckter Menüpunkt erstellt werden, sind zusätzlich folgende Einstellungen zu übernehmen:

*Reiter Menüdaten
**Anzeigeverhalten
*** Seite bei Login anzeigen

*Reiter Sichtbarkeit
**Benutzer: RIS - alle importiert
**Rechteprüfung aktivieren

'''Wichtiger Hinweis:''' Bitte sehen Sie davon ab weitere Änderungen in den Masken vorzunehmen. Diese können weitreichende Auswirkungen auf die Außenansicht und Funktionsfähigkeit des Ratsinformationssystems haben. Wenden Sie sich bitte an das Support-Team.

'''Häufiger Fehler:''' Menüpunkte können so konfiguriert werden, dass Sie ausschließlich für Nutzer mit einem Login sichtbar sind. In der öffentlichen Ansicht stehen sie scheinbar nicht mehr zur Verfügung. Jedem Nutzer, der die URL kennt, ist es jedoch möglich die Seite auch ohne Login aufzurufen. Um dies zu verhindern genügt es nicht, das Anzeigeverhalten des Menüpunktes auf "Seite nach Login anzeigen" zu setzen. Zusätzlich muss im Reiter "Sichtbarkeit" der Besitzer auf "RIS - alle importiert" geändert und der Haken bei "Rechteprüfung aktivieren" gesetzt sein.

= Ratsinformationssystem =

Das Fachmodul "Ratsinformationssystem" ermöglicht Einsicht in die Bereiche:

* [[#Import|Import]]
* [[#Administration|Administration]]
* [[#Modulvorlagen|Modulvorlagen]]
* [[#Teilnahme|Teilnahme]]
* [[#Statistik|Statistik]]
* [[#Hilfe|Hilfe]]

== Import ==

=== letzter Import ===

[[Image:01_V2-3GeoCMS-Modul Ratsinformation.png|miniatur|Import Status]]

Unter dem Punkt "aktueller Import" wird nur der aktuellste Import angezeigt. Sonstige Importe befinden sich im Archiv.
Der Import kann automatisch starten oder durch "Importjob starten" manuell ausgelöst werden. Es besteht die Möglichkeit, Importjobs zurückzusetzen. Durch Anzeige der Logs kann das gesamte Importverfahren nachvollzogen werden. Die Anzeige der importierten Daten im XML-Format ist ebenfalls möglich.

* erweitertes Logging beim XML-Parsen
* Warnungen bei fehlendem/ungültigem RISBEREICH für Personen in Basisgremien-/Sitzungsverteiler
* Weitergabe der Warnings an den Log des Importjobs

Die verschiedenen Status eines Imports werden auch farblich gekennzeichnet:

* Grün: der Import war erfolgreich, an der Importdatei gab es Änderungen
* Orange: der Import war erfolgreich, an der Importdatei gab es keine Änderungen
* Rot: beim Import sind Fehler aufgetreten

=== Importarchiv ===

[[Image:08_V2-3Ratsinformation-Archivierte Importe.png|miniatur|Import-Archiv]]

Alle bereits vergangenen Importe befinden sich im Archiv. Sobald ein neuer aktueller Import durchgeführt wird, wird ein älterer ins Archiv verschoben. Archivierte Importe können nicht mehr zurückgesetzt werden. Die Import-Logs und die Daten in einer medienneutralen XML-Struktur können dennoch angezeigt werden. Die Sortierung kann selbstständig vorgenommen werden, durch Klick auf den Tabellenkopf für die entsprechende Spalte, nach der geordnet werden soll. Zur vereinfachten Recherche im System steht die Suchfunktion zur Verfügung.

== Administration ==

[[Image:09_V2-3Ratsinformation-Administration.png|miniatur|Administration]]

Ermöglich Zugriff auf:

* [[#Systemkonfiguration|Systemkonfiguration]]
* [[#Verändern der Sichtbarkeit|Verändern der Sichtbarkeit]]
* [[#Notizen bearbeiten|Notizen bearbeiten]]
* [[#Nutzerkonten zurücksetzen|Nutzerkonten zurücksetzen]]
* [[#Nutzerkonten bearbeiten|Nutzerkonten bearbeiten]]
* [[#Systemlogs|Systemlogs]]

=== Systemkonfiguration ===

[[Image:10_V2-3Ratsinformation-Systemkonfiguration.png|miniatur|Administration - Systemkonfiguration]]

Die Systemkonfiguration ist Nutzern mit administrativen Berechtigungen vorbehalten (Superuser, Administrator, Web-Admin). In diesem Bereich werden systemweite Einstellungen vorgenommen.

'''Reiter der Systemkonfiguration:'''

* [[#Reiter Konfiguration|Reiter Konfiguration]]
* [[#Reiter Benachrichtigungen|Reiter Benachrichtigungen]]
* [[#Reiter_Schriftstücke|Reiter Schriftstücke]]
* [[#Reiter_PDF Sicherheit|Reiter PDF Sicherheit]]
* [[#Reiter Adressen|Reiter Adressen]]
* [[#Reiter Datenschutz|Reiter Datenschutz]]
* [[#Reiter Import|Reiter Import]]

Die Reiter sind erreichbar über den Button "ändern" (Ratsinformation > Administration > Systemkonfiguration > ändern).

==== Reiter Konfiguration ====

[[Image:11_V2-3Ratsinformation-Reiter Konfiguration.png|miniatur|Reiter Konfiguration]]

Iconset

Bei der Verwendung von Iconsets kann zwischen REGISAFE-Standard-Icons und hinterlegten Open-Source-Icons gewählt werden.

Authentifizierung

Bei der Einstellung der Zielseite für den E-Mail-Link zum initialen Setzen des Nutzer-Passworts handelt es sich um ein Pflichtfeld.

Einstellungen für die Zielseite des E-Mail-Links zum initialen Setzen des Nutzer-Passworts:

* Login authentifizieren
* Infogruppen
* ris_app
* ris_fetch
* Ratsinformation

CMS-Nutzerkonten basieren auf Adressfeldern mit dem Kennzeichen "öffentlich" oder "nicht öffentlich".

Hinweis Nutzerimport:

* Festlegung der CMS Login-Kennung
* Systemkonfiguration für "Login Kennung basiert auf":
** Adresskennung (REGISAFE Standard)
** Titel, Vorname, Nachname
** E-Mail
* Systemkonfiguration für "Überschreiben der Login-Kennung". Ermöglicht die automatische Änderung bestehender Nutzerkonten (Info an Nutzer per E-Mail).

Import der Basisgremienverteiler und Sitzungsverteiler erzeugt nun Nutzergruppen in der Benutzerverwaltung.

Mandantensystem

Es kann optional ausgewählt werden, ob Verwaltungskennungen für Mandantensysteme verwendet werden sollen.

Erweitert

Konfigurieren der URL zum Support-Web.

Einblenden von Entwicklermeldungen steuert den Umfang der Debug-Ausgaben des Ratsinformationssystems. Debug-Ausgaben sind nur für Entwicklungszwecke oder im Fehlerfall notwendig.

==== Reiter Benachrichtigungen ====

[[Image:12_V2-3Ratsinformation2b-E-Mail Versand.png|miniatur|E-Mail-Versand]]

Konfigurieren des E-Mail-Versandes und der Administrator-Benachrichtigungen.

'''E-Mail-Versand'''

Der E-Mail-Versand und das Zurücksetzen von Nutzerdaten an Gremienmitglieder werden nur aktiviert, wenn eine Admin-E-Mail des Kunden hinterlegt ist.

* ''Nutzer-Benachrichtigungs E-Mail Versand'' aktiviert -> E-Mail geht an Mandatsträger
* Ist kein Versand an Mandatsträger aktiv, werden alle E-Mails an einen Mandatsträger nun an den Admin weitergeleitet.
* Ist auch der Versand an den Admin bzw. systemweit deaktiviert, oder gab es einen Fehler beim Versenden, wird nun ein Fehler im Systemlog geschrieben.

Für den Versand im HTML-Format wurde auf Multipart-E-Mails umgestellt (enthält jetzt einen alternativen Text als Plain Text).

'''Postfach für E-Mailversand'''

Konfiguration eines eigenen Absender-Postfachs ist möglich. E-Mail-Versand kann wahlweise im HTML-Format (Einbettung von Bilddateien) erfolgen.

Nach Konfiguration der Einstellungen kann eine Test-E-Mail versandt werden.

Es wird empfohlen ein separates Postfach einzurichten, z.B. ris@kundendomain.de

'''Informationsdienst'''

Konfiguration oder Deaktivierung des Informationsdienstes:

* Festlegen des Betreffs der E-Mails des Informationsdienstes. Bei leerem Feld wird der Standard verwendet.
* Informationsdienst für festgelegte Status erzwingen
* Informationsdienst für festgelegte Status verbergen

Standard des Betreffs:

Informationsdienst BürgerPLUS Ratsinformation "##WEB_NAME##" vom ##DATUM##"

Mögliche Platzhalter:

* ##DATUM## - Datum im Format DD.MM.JJJJ HH:MM
* ##WEB_NAME## - Name der BürgerPLUS Ratsinformation Instanz
* ##MANDANT## - Name der Verwaltungskennung" name="flexml::infodienst_subject"

==== Reiter Schriftstücke ====

[[Image:13_V2-3Ratsinformation-Reiter Schriftstuecke.png|miniatur|Reiter Schriftstücke]]

Dateinamen werden nicht mehr Case-Sensitive ausgewertet (Groß-/Kleinschreibung). Dateinamen, die fälschlicherweise URL-kodiert übergeben werden, können nun ausgewertet werden. Unterstützt werden die neuen Schriftstück ArtIDs "Sitzungsunterlage" und "RISZusatzDokument".

Dateibehandlung

Die Dateibehandlung gibt an wie Dokumente, wenn sie im Web geöffnet werden, behandelt werden.

Mögliche Einstellungen:

* immer Downloaden
* wenn möglich im Browser darstellen

Bezeichnung der Schriftstück ArtIDs

Den bekannten Bezeichnungen von Schriftstücken können andere Bezeichnungen zugewiesen werden. Die im Feld angegebene Bezeichnung überschreibt die Standardangabe.

Anzeige der Schriftstücke

Den Dokumenttypen kann zugewiesen werden, ob es sich um ein Sitzungsschriftstück oder um ein Tagesordnungsschriftstück handelt.

Zusätzliche Dokumente

Die Zielseite für Zusätzliche Dokumente und die Mandantenzuordnung kann festgelegt werden.

==== Reiter PDF Sicherheit ====

[[Image:14_V2-3PDF-Sicherheit.png|miniatur|PDF-Sicherheit]]

'''Wasserzeichen'''

Systemweit kann vom Administrator ein Wasserzeichen für alle PDF-Dateien aktiviert werden. Das Wasserzeichen kann individuell
gestaltet und als PDF hinterlegt werden.

Folgende Arten von Wasserzeichen stehen zur Verfügung:
* Stempel (Standard): Das Wasserzeichen wird über dem Text gelegt. Insbesondere bei Bildern ist dies zu empfehlen. Die Lesbarkeit kann je nach Wasserzeichen ggf. eingeschränkt sein.
* Hintergrund: Das Wasserzeichen wird unter dem Text eingefügt. In PDF-Dokumenten mit Bildinhalten ist das Wasserzeichen ggf. verdeckt.

[[Image:14_V2-3PDF-Sicherheit-Wasserzeichen.png|miniatur|PDF mit Wasserzeichen und benutzer- und zeitabhängiger Fußleiste]]

Wird ein Wasserzeichen für die Dateien verwendet, so erscheint der Nutzername sowie ein Zeitstempel in der Fußzeile des Dokumentes.
Möchten Sie diesen Hinweis anzeigen, jedoch kein Wasserzeichen hinterlegen, laden Sie ein leeres PDF-Dokument im System hoch und stellen Sie es als Wasserzeichen für den Hintergrund ein.

'''Verschlüsselung'''

Systemweit kann vom Administrator ein Passwort für alle Schriftstückdownloads/Sitzungsmappen aktiviert werden. Wichtig: Der Passwortschutz gilt nur für nicht öffentlich sichtbare Schriftstücke! Öffentliche Schriftstücke sind weiterhin ohne einen Passwortschutz aufrufbar. Das Passwort ist nicht nutzerspezifisch und muss allen Nutzern bekannt gegeben werden.

Mit dem Passwortschutz können folgende Berechtigungen in PDF-Dateien gesetzt werden:
* keine (nur ansehen): Nutzer können das PDF herunterladen und öffnen. Andere Aktionen, wie Drucken, Hinzufügen von Anmerkungen in einem PDF-Programm oder Zusammenfügen mit anderen Dokumenten, sind nicht möglich.
* alle Berechtigungen: Nutzer können das PDF herunterladen und öffnen. Alle anderen Aktionen, wie Drucken, Hinzufügen von Anmerkungen in einem PDF-Programm oder Zusammenfügen mit anderen Dokumenten, sind möglich.
* eigene Vorgabe: Nutzer können das PDF herunterladen und öffnen. Andere Aktionen, wie Drucken, Hinzufügen von Anmerkungen in einem PDF-Programm oder Zusammenfügen mit anderen Dokumenten, müssen explizit durch den Administrator festgelegt werden. Bitte beachten Sie: in PDF-Betrachtern (z. B. Acrobat Reader) können die Berechtigungen andere Bezeichnungen tragen

[[Image:14_V2-3PDF-Sicherheit-Frontend.png|miniatur|PDF-Verschlüsselung im Frontend]]

Erfolgte die Aktivierung der PDF-Verschlüsselung sowie die Vergabe eines systemweiten PW durch den Admin, so kann jeder Nutzer anschließend im persönlichen Bereich der Ratsinformations-Webseite (Frontend) unterhalb des Punktes "PDF Verschlüsselung" im Reiter „Profildaten“ das Admin-PW überschreiben. Trägt der Nutzer nichts ein, gilt das Admin-PW.

==== Reiter Adressen ====

[[Image:15_V2-3Ratsinformation-Reiter Adressen.png|miniatur|Reiter Adressen]]

Konfiguration der Darstellung der Adresse:

* CSS-Klasse für das Layout und eine Überschrift für jeden Adresse-Block
* Einteilung in Adresse-Blöcke
* Festlegung der zu verwendenden Felder je Block
* Konfiguration der Formatierung (Name in der Ausgabe, Zeilenumbruch, Listenrelevanz)
* Adressrendering über herkömmlichen Weg, wenn keine Adressfelddefinition hinterlegt ist
* wenn nur ein Feld definiert ist: Verwendung dieser Konfiguration

==== Reiter Datenschutz ====

[[Image:16_V2-3Ratsinformation-Reiter Datenschutz.png|miniatur|Reiter Datenschutz]]

Logging von Nutzerinteraktionen

* Logging von Schriftstückdownloads als Nachweis der „Zustellung“ von z.B. Einladungen
** optional de-/aktivierbar
** Zusammenfassung bei Zip Archiven

Tagesordnungspunkte

Es kann konfiguriert werden, ob der öffentlich hinterlegte Text für Tagesordnungspunkte angezeigt werden soll, z.B. wenn der Nutzer als "befangen" eingestuft wird, oder ein eigener Text. Bei Letzterem erscheint ein Freitextfeld.

==== Reiter Import ====

[[Image:Ratsinformation-Reiter_Import.PNG|miniatur|Reiter Import]]

Schnittstelle

Das Dateiformat für die Schnittstelle kann konfiguriert werden.

Quelle

Das Quell-Verzeichnis gibt den Pfad der zu importierenden Daten an.

Autoimport

* Service URL der Server Warteschlange

* Systemerkennung in der Server Warteschlange

=== Veränderung der Sichtbarkeit ===

Übersicht aller Sitzungen und Schriftstücke im System mit Veröffentlichungsbereich. Ermöglicht das Offline-Setzen eines einzelnen Datensatzes.

[[Image:18_V2-3Notizen bearbeiten.png|miniatur|Notizen bearbeiten]]

=== Notizen bearbeiten ===

Scheidet ein Nutzer unerwartet aus, verbleiben oft noch in Sitzungen erstellte Notizen im System. Für Administratoren wurde daher eine Möglichkeit geschaffen, diese Notizen unter datenschutzrechtlichen Aspekten vollständig aus dem System zu entfernen. Der Administrator erhält dabei keinen Zugriff auf die Inhalte, sondern kann lediglich an Hand des Notiz-Titels entscheiden, welche Notizen eines Nutzers gelöscht werden sollen.

=== Nutzerkonten zurücksetzen===

[[Image:19_V2-3Ratsinformation Zuruecksetzen der Zugangsdaten.png|miniatur|Zurücksetzen der Nutzerkonten]]

Hier erscheint eine Übersicht aller importierten Nutzer. Ermöglicht das Neu-Versenden eines Initial-Passworts an Nutzer, abhängig von der Aktivierung des [[#Reiter Benachrichtigungen|E-Mail-Versand]].

Icons kennzeichnen Nutzer mit nicht vorhandenen bzw. mehrmals vergebenen E-Mail-Adressen.

Der Link hat eine Gültigkeit von 24 Stunden.

[[Image:20_V2-3Nutzerkonten bearbeiten.png|miniatur|Bearbeiten von Nutzerkonten]]

=== Nutzerkonten bearbeiten ===

Nutzer, die in der XML als "gelöscht" markiert sind, werden nicht vollständig aus der Datenbank entfernt, um eine Wiederherstellung bei unbeabsichtigtem Löschen zu ermöglichen.

Unter diesem Punkt kann der web-admin ein oder mehrere Nutzer löschen (soft-delete) oder wiederherstellen. Das unwiederbringliche Löschen aus der Datenbank (hart-delete) ist weiterhin nur durch den RIS-Support möglich, da bei einem versehentlichen Löschen ein Komplett-Export notwendig wird. Melden Sie sich gern kurzfristig bei uns, sollten Sie einen Nutzer vollständig aus der Datenbank löschen wollen.

'''Hinweis:''' Das Löschen im Ratsinformationssystem ist eine temporäre, kurzfristige Lösung. Der Nutzer muss in jedem Fall auch im DMS für den Export deaktiviert werden und darf nicht mehr in der XML erscheinen. Andernfalls wird der Nutzer wiederholt importiert und im Ratsinformationssystem angelegt.

=== Systemlogs ===

[[Image:21_V2-3Ratsinformation Sytemereignisse.png|miniatur|Systemereignisse]]

Hier kann die Einsicht in Systemmeldungen erfolgen.

Systemereignisse sind

* suchbar nach:
:* Text und
:* Datum oder
:* Zeitspanne

* filterbar nach:
:* alle,
:* Hinweise,
:* Warnungen,
:* Fehler und
:* Erfolg

* sowie sortierbar nach:
:* ID,
:* Art,
:* Nutzer,
:* Datum/Uhrzeit,
:* Modulkontext,
:* erweiterter Kontext,
:* Ereignis und
:* Beschreibung.

== Modulvorlagen ==

[[Image:22_V2-3Ratsinformation2 Konfiguration Modulvorlagen.png|miniatur|Konfiguration Modulvorlagen]]

Eine Modulvorlage dient der einfachen und systemweiten Konfiguration der Ausgabe. Es können mehrere Modulvorlagen angelegt werden. Modulvorlagen werden an den Menüpunkten im [[#Seitenbaum|Seitenbaum]] ausgewählt und zentral konfiguriert, wobei pro Menüpunkt nur eine Modulvorlage ausgewählt werden kann. Ist die Modulvorlage aktiviert, werden bis auf den Reiter "Allgemein" alle weiteren ausgeblendet.
Die Ausgabe-Konfiguration im Seitenbaum erfolgt ausschließlich über die Modulvorlagen, seitenspezifische Konfigurationen wurden entfernt.

'''Reiter der Modulvorlage'''

* [[#Reiter Allgemein|Allgemein]]
* [[#Reiter Darstellung|Darstellung]]
* [[#Reiter Sitzungen|Sitzungen]]
* [[#Reiter Kalender|Kalender]]
* [[#Reiter Personen|Personen]]
* [[#Reiter Gremien|Gremien]]
* [[#Reiter Suche|Suche]]
* [[#Reiter Dokumenten Liste|Dokumenten Liste]]
* [[#Reiter Notizen|Notizen]]
* [[#Reiter Newsmodul|Newsmodul]]
* [[#Reiter App|App]]

'''Vorteile gegenüber der direkten Konfiguration am Menüpunkt'''

* Konfiguration der Modulvorlage an einem zentralen Punkt
* einfache Nachkonfiguration neuer oder zuvor nicht genutzter Funktionen
* keine Anpassung aller Menüpunkte notwendig
* Verringerung fehlerhafter oder fehlender Konfigurationen an einzelnen Menüpunkten (führte in der Vergangenheit zu Missverständnissen in der Ausgabe)

Die Einstellungen in der Modulvorlage können beliebig vorgenommen werden. Für alle Reiter gilt, dass der Systemstandard mit einem Klick wiederhergestellt werden kann.

Weiterhin können, wenn notwendig, am einzelnen Menüpunkt abweichende Einstellungen vorgenommen werden.

==== Reiter Allgemein ====

[[Image:23_V2-3Ratsinformation Konfiguration-Allgemein.png|miniatur|Konfigurationsmöglichkeiten Allgemein]]

Im Reiter Allgemein kann die Grundeinstellung der Modulvorlage vorgenommen werden. Dazu zählt die Vergabe einer eindeutigen Bezeichnung.

==== Reiter Darstellung ====

[[Image:24_V2-3Ratsinformation Konfiguration-Darstellung.png|miniatur|Konfigurationsmöglichkeiten für Darstellung]]

Listen

Daten, die in einer Liste ausgegeben werden, können in ihrer Anzahl variiert werden. Die Auswahl geht von einer Anzeige ohne Einschränkung bis zu 50 Einträgen pro Seite.

Datumsformat

Das Datumsformat (inklusive Uhrzeit) kann konfiguriert werden.

Zusätzliche Ausgabe

Ausgewählt werden können:

* Ausgabe von Vertretern in Sitzungsteilnehmer Listen
* Ausgabe von Vertretern in Basisgremien Listen
* Ausgabe von Parteien
* Ausgabe von Fraktionsvorsitzenden
* Ausgabe von zusätzlichen Funktionen
* Ausgabe von Drucksachennummern
* Ausgabe des Öffentlichkeitsstatus bei Schriftstücken mit Bezug zu einem TOP
* Filtermöglichkeit für Personenliste
* Filtermöglichkeit für Fraktionenliste
* Filtermöglichkeit für Parteienliste

Features deaktivieren

Folgende Features können ausgeschalten werden:

* Notizfunktion an Sitzung deaktivieren
* Downloadmöglichkeit für Sitzungsmappe deaktivieren
* Downloadmöglichkeit für Gesamtdokument deaktivieren
* Downloadmöglichkeit für elektronische Visitenkarte deaktivieren
* Link "auf Karte anzeigen" deaktivieren
* Ausgabe von Jahres Auswahl in Sitzungs-Archiv deaktivieren
* Ausgabe von "Vertreter für Gremiumsmitglieder" deaktivieren
* Einbindung der Javascript Bibliothek jQuery deaktivieren
* Einbindung der Javascript Bibliothek jQuery-UI deaktivieren
* Zusammenfügen von AssetsCompiler deaktivieren

==== Reiter Sitzungen ====

[[Image:25_V2-3Ratsinformation Konfiguration-Sitzungen.png|miniatur|Konfigurationsmöglichkeiten für Sitzungen]]

Sitzungsdetails

Bei der Darstellung der Sitzungsdetails kann zwischen einer einfach Listenansicht, Akkordeonansicht oder der Darstellung mit Reitern gewählt werden.

Weiterhin ausgewählt werden kann:

* Titel des Sitzungs-Schriftguts anzeigen
* Titel von Anlagen des Sitzungs-Schriftguts anzeigen
* Titel des Schriftguts der Tagesordnungspunkte anzeigen
* Titel von Anlagen des Tagesordnungspunkt-Schriftguts anzeigen

Sitzungstitel

Die Darstellung des Wochentags kann beeinflusst werden. Zunächst kann eingestellt werden, ob die Wochentage überhaupt ausgegeben werden sollen. Bei der Art kann zwischen der Kurz- und der Langform unterschieden werden. Es kann ein beliebiger Trenner zwischen Wochentag und Datum angegeben werden. Optional können zwischen Datum und Uhrzeit oder zum Sitzungsnamen, ebenfalls Trenner eingefügt werden.

==== Reiter Kalender ====

[[Image:26_V2-3Ratsinformation Wochenansicht Sitzungskalender.png|miniatur|Darstellungsmöglichkeiten im Kalender am Beispiel der Wochenansicht]]

[[Image:26_V2-3Ratsinformation Konfiguration-Kalender.png|miniatur|Konfigurationsmöglichkeiten für Kalender]]

Neben der Kalenderdarstellung kann an dieser Stelle auch die Ausgabe der Kalendereinträge konfiguriert werden.

Kalenderdarstellung

Die Startansicht unterscheidet zwischen Monat (Standard), Woche und Tag. Dabei kann für Woche und Tag die einfache oder detaillierte Ansicht gewählt werden.

Kalendereinträge

Standardmäßig wird die Gremiumsbezeichnung im Kalender ausgeschrieben. Um unschöne Umbrüche zu vermeiden, kann an dieser Stelle die Abkürzung der Gremiumsbezeichnung aktiviert werden. Mit der Aktivierung stehen Tooltips und eine Legende optional zur Verfügung.

Kalendereinträge

Termine und Tooltips können jeweils mit einer auf das Kundenweb angepassten oder vom Kunden gewünschten Farbe versehen werden.
Werden die Feldwerte leer gelassen, erfolgt die Darstellung in Standardfarben (hellblau).

'''Empfohlene Einstellung'''

* Gremiumsbezeichnung = Abkürzung
* Tooltip anzeigen = aktiviert
* Legende anzeigen = aktiviert

Internetkalender

Hier kann die Bereitstellung des Dienstes aktiviert werden.

==== Reiter Personen ====

[[Image:27_V2-3Ratsinformation2 Konfiguration Personen.png|miniatur|Konfigurationsmöglichkeiten für Personen]]

Bilddarstellung

An dieser Stelle kann die Anzeige hinterlegter Bilder der Personen (Benutzerverwaltung) nach Bereichen konfiguriert werden:

* keine Anzeige
* im Bürger-Bereich
* im Login-Bereich
* keine Einschränkung

Detail Bild - Listen Bild - Vollbild

Hier können jeweils die Abmessungen der Bilddarstellungen konfiguriert werden.

==== Reiter Gremien ====

[[Image:28_V2-3Ratsinformation2 Konfiguration Gremien.png|miniatur|Konfigurationsmöglichkeiten für Gremien]]

Ausgabe

Die Anzeige leerer Gremien kann optional aktiviert werden (Standard: aus).

Sichtbarkeit der Gremien entfällt. Die Sichtbarkeit der Gremien ist nun direkt von der Sichtbarkeit der Sitzungen abhängig. In Basis-Gremienauflistungen gilt die Sichtbarkeitsregelung, die im Export übergeben ist.

Sitzungskalender

Optional kann die Einstellung erfolgen, dass für jedes Gremium ein anderer Farbwert verwendet wird (Standard: aus). Bei Aktivierung dieser Option öffnet sich die Konfiguration "Farbwerte".

Sitzungskalender

Hier kann für jedes ausgewählte Gremium eine Farbe für den Hintergrund, den Rahmen und die Schrift selekiert werden.

==== Reiter Suche ====

[[Image:29_V2-3Ratsinformation2 Konfiguration Suche.png|miniatur|Konfigurationsmöglichkeiten für die Suche]]

Allgemeine Suchoptionen

Um das Suchformular nutzen zu können, muss der Haken bei "Suchformular anbieten" gesetzt sein. Bei der Art der Suche kann zwischen der einfachen und der erweiterten Suche unterschieden werden. Es kann eingeschränkt werden, auf welche Inhalte die Suche zugreifen darf ("Suche in folgenden Inhalten gestatten").
Bei der erweiterten Suche kann zusätzlich ausgewählt werden, ob die erweiterten Suchmöglichkeiten im Frontend beim ersten Aufruf bereits aufgeklappt erscheinen sollen.

Formularelemente der Erweiterten Suche

Optionen, die in der erweiterten Suche eingeblendet werden können:
* "Suche nach Gremium" anzeigen
* "Suche nach Schriftstückart" anzeigen
* "Suche nach Zeitraum" anzeigen

Die Darstellung der Suchtreffer für Schriftstücke entspricht der Darstellung der Dokumentenliste inklusive der dortigen Konfiguration.

==== Reiter Dokumenten Liste ====

[[Image:30_V2-3Ratsinformation2 Konfiguration DokumentenListe.png|miniatur|Konfigurationsmöglichkeiten für Dokumenten Liste]]

Ausgabe

Es kann ausgewählt werden, ob ausschließlich die in der Sortierung enthaltenen Schriftstück Arten angezeigt werden sollen. Leere Einträge in der Schriftstück ArtID Liste können ebenfalls angezeigt werden.

Dokumentenliste

Der Titel des Schriftstückes ist standardmäßig aktiviert. Optional kann diese Einstellung geändert werden. Anlagen und Anlage-Titel können angezeigt oder ausgeblendet werden.

Sortierung

In der Sortierung kann die Reihenfolge und die Schriftstückarten an sich, die verwendet werden sollen, festgelegt werden. Jeder Dokumententyp kann innerhalb der Reihenfolge nur einmal vorkommen.

Innerhalb einer Schriftstückart erfolgt die Sortierung anhand des Zeitbezugs des Dokuments. Hierzu wird die aktuellste Sitzung, in der das Schriftstück verwendet wird, ermittelt.

==== Reiter Notizen ====

[[Image:31_V2-3Ratsinformation2 Konfiguration Notizen.png|miniatur|Konfigurationsmöglichkeiten für Notizen]]

Konfigurieren der Nutzerauswahl und Möglicher Einschränkungen für das Teilen von Notizen.

Nutzerauswahl

* nur Teilnehmer der Sitzung und Nutzer mit zusätzlichem Zugriff auf die Sitzung (Standard)
* nur Teilnehmer der Sitzung
* alle Nutzer, unabhängig von Zugriffsberechtigungen

Mögliche Einschränkungen

* Gremien
* Fraktionen
* Parteien
* Funktion im Gremium
* Zusätzliche Funktion

==== Reiter Newsmodul ====

[[Image:32_V2-3Ratsinformation2 Konfiguration Newsmodul.png|miniatur|Konfigurationsmöglichkeiten für das Newsmodul]]

[[Image:32_V2-3Ratsinformation2 Konfiguration Newsmodul Seite.png|miniatur|Auswahl der Detailseite]]

Hierüber kann die Anzeige des Newsmoduls im Sitzungskalender aktiv geschalten werden. Bei Aktivierung wird die Möglichkeit geboten, für jede Kategorie zu bestimmen, auf welcher Webseite (Detailseite) die Artikel erscheinen sollen, sowie eine Farbe für den Hintergrund, den Rahmen und die Schrift festzulegen.

==== Reiter App ====

[[Image:33_V2-3Ratsinformation2 Konfiguration App.png|miniatur|Konfigurationsmöglichkeiten für die App]]

Integration

* Überschrift
* Festlegung der Spaltenanzahl im Startbildschirm (Homescreen)
* Login über Webcontainer ermöglichen: Login Schaltfläche im Startbildschirm erscheint (Ersatz für Login über nativen App-Rahmen)

Eigene Styles

* eigene Styles (brain-SCC) oder kundenspezifische Stylesheets per CSS einfügen (kunde.css)

== Teilnahme ==

[[Image:34_V2-3Teilnahme.png|miniatur|Teilnahme]]

Der Punkt "Sitzungsteilnahme" ermöglicht die Sortierung nach ID, Externer ID, Kennung, Sitzungsbeginn und Status. Eine Suche anhand eines Textes und des Zeitraums der Sitzung kann ebenfalls erfolgen.

Am Ende jeder Zeile wird der Button "Teilnehmer anzeigen" zur Verfügung gestellt. Hierüber werden alle Sitzungsteilnehmer mit deren Zu- oder Absagen einer Teilnahme tabellarisch ausgegeben.
Es wird eine Exportfunktion im CSV-Format (z.B. für Excel) angeboten.

'''Hinweis:''' Um die Sitzungsteilnehmer zu sehen, wird die Nutzung des Mandatsträgermodus vorausgesetzt. Ist der Mandatsträgermodus deaktiviert, erscheinen unter dem Punkt "Teilnahme" alle Sitzungen. Eine Teilnehmerliste kann nicht generiert werden.

== Statistik ==

[[Image:35_V2-3Statistik.png|miniatur|Statistik]]

Die Statistik gibt einen kurzen Überblick über die im System importierten Inhalte, Nutzerkonten und Nutzerinhalte.

== Hilfe ==

Über den Punkt "Hilfe" wird das Wiki des Ratsinformationssystems aufgerufen. Darin sind Konfigurationsmöglichkeiten des Backends näher beschrieben.

= Einspielen von Patches =

Das Einspielen von Patches ist Systemadministratoren mit Superuser-Rechten vorbehalten.

== Siehe auch ==
* [http://dms-support.brain-scc.de/de/ansprechpartner.html Support-Web] mit Informationen zu Ansprechpartnern und Updates
* [[BürgerPLUS Ratsinformation - Administration Version 2.2|Administration Version 2.2]]

= Hilfe Funktion =

[[Image:36_V2-3Hilfe.png|miniatur|''Hilfe'' Schaltfläche]]

Über die ''Hilfe'' Schaltfläche in den einzelnen Menüs der Administration kann auf die Hilfe Funktion zugegriffen werden. Dabei ist jede ''Hilfe'' Schaltfläche mit den inhaltlich passenden Abschnitt eines Wiki Artikels verknüpft.

Ratsinformationssystem - Administration Version 2.3

2016-05-17T12:48:29Z

Tbalcke: /* Anlegen und Bearbeiten von Menüpunkten */

Dieser Artikel behandelt die Administration des Ratsinformationssystem 2.3 ('''REGISAFE-Version 4.3''').

Der Administrationsbereich ist durch das Anfügen des Wortes "admin" an der URL erreichbar.

Beispiel: https://ris.geocms.com/demo/admin/

= Einführung =

[[Image:Ratsinformation-Zusammenspiel.PNG|miniatur|Wie kommen die Daten vom REGISAFE ins Web?]]

[[Image:01_V2-3GeoCMS-Modul Ratsinformation.png|miniatur|GeoCMS - Modul Ratsinformation]]

Zusammenspiel von REGISAFE und BürgerPLUS Ratsinformationen

= Ausgabe =

-> Informationen zur [[BürgerPLUS Ratsinformation - Ausgabe Version 2.3|Web-Ausgabe des Moduls BürgerPLUS Ratsinformation Version 2.3]]

=Zugriffsrechte=
Je nach Rolle, kann ein Nutzer im Administrationsbereich unterschiedliche Zugriffsrechte besitzen.

'''Rollen mit absteigenden Zugriffsrechten:'''

* Superuser
** Rechte: alle
* Administrator
**Rechte: Benutzerinformationen, Installation, Benutzerverwaltung, Seitenbaum, Ratsinformationen, Syslogs
* Web-Admin des Kunden
** Rechte: Benutzerinformationen, Benutzerverwaltung, Seitenbaum, Ratsinformationen
* Gremiumsmitglieder und sonstige Sitzungsteilnehmer
** Rechte: Benutzerinformationen

= Benutzerverwaltung =

[[Image:02_V2-3Ratsinformation-Benutzerverwaltung-Details.png|miniatur|Detailansicht Benutzer]]

Die Nutzerkonten und Berechtigungen werden aus REGISAFE importiert. Rechte importierter Nutzer dürfen nicht angepasst werden, da diese bei jedem Import überschrieben werden. Lediglich den Benutzernamen, das Passwort und das Bild des Benutzers können Administratoren bei Bedarf ändern.

Die Nutzerkonten sind entsprechend ihrer Rollen und Zugriffsrechte in Gruppen zugeordnet. Die Zuordnung darf nicht geändert werden, da die Verteilung an Hand der Daten im REGISAFE erfolgt. Die Gruppen werden als Baumstruktur angezeigt.

[[Image:03_V2-3Benutzergruppen.png|miniatur|neue Benutzergruppen]]

Zur Erleichterung der Rechteverwaltung der Benutzer und zur gezielteren Rechtevergabe, stehen in der Benutzerverwaltung zusätzlich zwei Gruppen zur Verfügung:
* RIS - alle importiert (enthält alle über die RIS-Schnittstelle importierten Nutzer)
* RIS - ohne Verteiler (RIS-Nutzer, die keinem Gremium angehören, also Nutzer, die importiert wurden, aber keine Rechte besitzen sollen)
'''Hinweis:''' Vergeben Sie keine Rechte im CMS-Backend ohne Abstimmung mit dem RIS-Support. Die Rechteverwaltung erfolgt bis auf wenige Ausnahmen (Newsmodul und ggf. Hilfeseiten) ausschließlich im DMS, um eventuelle Zugriffe nicht autorisierter Personen auf bestimmte Bereiche und Funktionen steuern zu können.

Der Status des Nutzerkontos wird farblich gekennzeichnet. Aktive Nutzer sind mit einem grünen Symbol gekennzeichnet. Nutzer, die beispielsweise ein neues Passwort angefordert oder sich noch nicht im System angemeldet haben, werden mit einem orangen Symbol markiert.

Die E-Mail-Adresse wird aus der Benutzerverwaltung entfernt, wenn keine gültige E-Mail-Adresse exportiert wurde. Als Beispiele für ungültige Adressen sind zu nennen:
* Intern: Vorname Nachname
* vorname.nachname[at]kommune.de
* vorname.nachname@kommune

Wichtige Inhalte des Benutzerkontos (Benutzer bearbeiten):

* Benutzer
:* Benutzername (Login-Kennung des Nutzers; Generiert aus der REGISAFE-XML)
:* Passwort (verschlüsselt)
:* Redaktionsbereich-Anmeldung erlauben (Backend-Zugriff für den Nutzer aktivieren/deaktivieren)
* Persönliche Angaben (werden aus der REGISAFE-XML übermittelt, außer das Profilbild)
:* Profilbild (eine lokale Datei auswählbar)

Wenn (neue) Nutzer ein Passwort vergeben, muss dieses folgende Mindestanforderungen erfüllen:
* mind. 8 Zeichen,
* mind. 1 Sonderzeichen,
* mind. 1 Großbuchstabe und
* 1 Kleinbuchstabe

[[Image:RIS_Switch-to-User.JPG|miniatur|Switch-To-User]]
Pro Nutzer kann ein Profilbild hinzugefügt werden. Diese Funktion ist unabhängig von REGISAFE, so dass das Hochladen direkt im Administrationsbereich von BürgerPLUS Ratsinformation erfolgen muss. Die Ausgabe erfolgt in der Personenliste und in der Detailansicht der Person.

Um bei einem Nutzer auftretende Fehler besser und schneller überprüfen zu können, wurde die Funktion "Switch-to-User" für den web-Admin aktiviert. Ohne das Passwort des jeweiligen Nutzers kennen zu müssen, können Administratoren damit die Rolle und Rechte des Nutzers übernehmen und den gemeldeten Fehler sichten. Wechselt ein Administator in die Rolle eines Nutzers wird dies in der Syslog vermerkt.

= Seitenbaum =

Im Seitenbaum wird die Navigation definiert. Bei der Installation wird eine Standard-Navigation vorgegeben, die gemeinsam mit dem Kunden angepasst werden kann.

== Standardelemente der Navigation des Seitenbaums ==
* Persönlicher Bereich
** Mandatsträgermodus
** Kontaktformular
* Sitzungskalender
* Sitzungstermine
**Sitzungstermine (Archiv)
* Gremien
* Personen
* Fraktionen
* Dokumente
* Suche
* Passwort zurücksetzen
* Hilfe
* Datenschutzerklärung
* Impressum
* Abmelden

== Anlegen und Bearbeiten von Menüpunkten ==

[[Image:04_V2-3Ratsinformation Administration Anlegen von Menüpunkten.png|miniatur|Anlegen und Bearbeiten von Menüpunkten]]

Administratoren stehen folgende Funktionen zur Bearbeitung des Seitenbaums zur Verfügung:

* Anzeigen (zeigt den Menüpunkt im Portal an)
* Bearbeiten (öffnet die Bearbeitungsmaske, um einen Menüpunkt editieren zu können)
* Hinzufügen (fügt eine Unterseite am aktuell gewählten Menüpunkt ein)
* Umbenennen (ändert den Menütitel jedoch nicht den Alias)
* Rechte setzen (die Sichtbarkeit und Bearbeitungsmöglichkeiten können über die Rechte gesteuert werden)
* Seitencache löschen (entfernt alle bisher aufgerufenen Versionen der entsprechenden Webseite)
* Ausschneiden (der Menüpunkt wird vom aktuellen Knoten ausgeschnitten und kann an einem anderen Knotenpunkt eingefügt werden)
* Kopieren (der Menüpunkt wird dupliziert und kann an einem anderen Knotenpunkt eingefügt werden)
* Einfügen (zuvor ausgeschnittene oder kopierte Menüpunkte können an beliebigen anderen Knotenpunkten eingefügt werden)
* Entfernen (löscht den ausgewählten Menüpunkt)

Folgende Einstellungen müssen beim Anlegen eines neuen Menüpunktes beachtet werden:

*Reiter Menüdaten:
** Titel (Pflichtfeld)
** Alias (Pflichtfeld)

[[Image:05_V2-3Verstecker menuepunkt.png|miniatur|Anlegen eines versteckten Menüpunktes]]
[[Image:06_V2-3Verstecker menuepunkt sichtbarkeit.png|miniatur|Anlegen eines versteckten Menüpunktes beim Reiter Sichtbarkeit]]

Soll ein versteckter Menüpunkt erstellt werden, sind zusätzlich folgende Einstellungen zu übernehmen:

*Reiter Menüdaten
**Anzeigeverhalten
*** Seite bei Login anzeigen

*Reiter Sichtbarkeit
**Benutzer: RIS - alle importiert
**Rechteprüfung aktivieren

'''Wichtiger Hinweis:''' Bitte sehen Sie davon ab weitere Änderungen in den Masken vorzunehmen. Diese können weitreichende Auswirkungen auf die Außenansicht und Funktionsfähigkeit des Ratsinformationssystems haben. Wenden Sie sich bitte an das Support-Team.

'''Häufiger Fehler:''' Menüpunkte können so konfiguriert werden, dass Sie ausschließlich für Nutzer mit einem Login sichtbar sind. In der öffentlichen Ansicht stehen sie scheinbar nicht mehr zur Verfügung. Jedem Nutzer, der die URL kennt, ist es jedoch möglich die Seite auch ohne Login aufzurufen. Um dies zu verhindern genügt es nicht, das Anzeigeverhalten des Menüpunktes auf "Seite nach Login anzeigen" zu setzen. Zusätzlich muss im Reiter "Sichtbarkeit" der Besitzer auf "Ratsinformation" geändert und der Haken bei "Rechteprüfen aktivieren" gesetzt sein.

= Ratsinformationssystem =

Das Fachmodul "Ratsinformationssystem" ermöglicht Einsicht in die Bereiche:

* [[#Import|Import]]
* [[#Administration|Administration]]
* [[#Modulvorlagen|Modulvorlagen]]
* [[#Teilnahme|Teilnahme]]
* [[#Statistik|Statistik]]
* [[#Hilfe|Hilfe]]

== Import ==

=== letzter Import ===

[[Image:01_V2-3GeoCMS-Modul Ratsinformation.png|miniatur|Import Status]]

Unter dem Punkt "aktueller Import" wird nur der aktuellste Import angezeigt. Sonstige Importe befinden sich im Archiv.
Der Import kann automatisch starten oder durch "Importjob starten" manuell ausgelöst werden. Es besteht die Möglichkeit, Importjobs zurückzusetzen. Durch Anzeige der Logs kann das gesamte Importverfahren nachvollzogen werden. Die Anzeige der importierten Daten im XML-Format ist ebenfalls möglich.

* erweitertes Logging beim XML-Parsen
* Warnungen bei fehlendem/ungültigem RISBEREICH für Personen in Basisgremien-/Sitzungsverteiler
* Weitergabe der Warnings an den Log des Importjobs

Die verschiedenen Status eines Imports werden auch farblich gekennzeichnet:

* Grün: der Import war erfolgreich, an der Importdatei gab es Änderungen
* Orange: der Import war erfolgreich, an der Importdatei gab es keine Änderungen
* Rot: beim Import sind Fehler aufgetreten

=== Importarchiv ===

[[Image:08_V2-3Ratsinformation-Archivierte Importe.png|miniatur|Import-Archiv]]

Alle bereits vergangenen Importe befinden sich im Archiv. Sobald ein neuer aktueller Import durchgeführt wird, wird ein älterer ins Archiv verschoben. Archivierte Importe können nicht mehr zurückgesetzt werden. Die Import-Logs und die Daten in einer medienneutralen XML-Struktur können dennoch angezeigt werden. Die Sortierung kann selbstständig vorgenommen werden, durch Klick auf den Tabellenkopf für die entsprechende Spalte, nach der geordnet werden soll. Zur vereinfachten Recherche im System steht die Suchfunktion zur Verfügung.

== Administration ==

[[Image:09_V2-3Ratsinformation-Administration.png|miniatur|Administration]]

Ermöglich Zugriff auf:

* [[#Systemkonfiguration|Systemkonfiguration]]
* [[#Verändern der Sichtbarkeit|Verändern der Sichtbarkeit]]
* [[#Notizen bearbeiten|Notizen bearbeiten]]
* [[#Nutzerkonten zurücksetzen|Nutzerkonten zurücksetzen]]
* [[#Nutzerkonten bearbeiten|Nutzerkonten bearbeiten]]
* [[#Systemlogs|Systemlogs]]

=== Systemkonfiguration ===

[[Image:10_V2-3Ratsinformation-Systemkonfiguration.png|miniatur|Administration - Systemkonfiguration]]

Die Systemkonfiguration ist Nutzern mit administrativen Berechtigungen vorbehalten (Superuser, Administrator, Web-Admin). In diesem Bereich werden systemweite Einstellungen vorgenommen.

'''Reiter der Systemkonfiguration:'''

* [[#Reiter Konfiguration|Reiter Konfiguration]]
* [[#Reiter Benachrichtigungen|Reiter Benachrichtigungen]]
* [[#Reiter_Schriftstücke|Reiter Schriftstücke]]
* [[#Reiter_PDF Sicherheit|Reiter PDF Sicherheit]]
* [[#Reiter Adressen|Reiter Adressen]]
* [[#Reiter Datenschutz|Reiter Datenschutz]]
* [[#Reiter Import|Reiter Import]]

Die Reiter sind erreichbar über den Button "ändern" (Ratsinformation > Administration > Systemkonfiguration > ändern).

==== Reiter Konfiguration ====

[[Image:11_V2-3Ratsinformation-Reiter Konfiguration.png|miniatur|Reiter Konfiguration]]

Iconset

Bei der Verwendung von Iconsets kann zwischen REGISAFE-Standard-Icons und hinterlegten Open-Source-Icons gewählt werden.

Authentifizierung

Bei der Einstellung der Zielseite für den E-Mail-Link zum initialen Setzen des Nutzer-Passworts handelt es sich um ein Pflichtfeld.

Einstellungen für die Zielseite des E-Mail-Links zum initialen Setzen des Nutzer-Passworts:

* Login authentifizieren
* Infogruppen
* ris_app
* ris_fetch
* Ratsinformation

CMS-Nutzerkonten basieren auf Adressfeldern mit dem Kennzeichen "öffentlich" oder "nicht öffentlich".

Hinweis Nutzerimport:

* Festlegung der CMS Login-Kennung
* Systemkonfiguration für "Login Kennung basiert auf":
** Adresskennung (REGISAFE Standard)
** Titel, Vorname, Nachname
** E-Mail
* Systemkonfiguration für "Überschreiben der Login-Kennung". Ermöglicht die automatische Änderung bestehender Nutzerkonten (Info an Nutzer per E-Mail).

Import der Basisgremienverteiler und Sitzungsverteiler erzeugt nun Nutzergruppen in der Benutzerverwaltung.

Mandantensystem

Es kann optional ausgewählt werden, ob Verwaltungskennungen für Mandantensysteme verwendet werden sollen.

Erweitert

Konfigurieren der URL zum Support-Web.

Einblenden von Entwicklermeldungen steuert den Umfang der Debug-Ausgaben des Ratsinformationssystems. Debug-Ausgaben sind nur für Entwicklungszwecke oder im Fehlerfall notwendig.

==== Reiter Benachrichtigungen ====

[[Image:12_V2-3Ratsinformation2b-E-Mail Versand.png|miniatur|E-Mail-Versand]]

Konfigurieren des E-Mail-Versandes und der Administrator-Benachrichtigungen.

'''E-Mail-Versand'''

Der E-Mail-Versand und das Zurücksetzen von Nutzerdaten an Gremienmitglieder werden nur aktiviert, wenn eine Admin-E-Mail des Kunden hinterlegt ist.

* ''Nutzer-Benachrichtigungs E-Mail Versand'' aktiviert -> E-Mail geht an Mandatsträger
* Ist kein Versand an Mandatsträger aktiv, werden alle E-Mails an einen Mandatsträger nun an den Admin weitergeleitet.
* Ist auch der Versand an den Admin bzw. systemweit deaktiviert, oder gab es einen Fehler beim Versenden, wird nun ein Fehler im Systemlog geschrieben.

Für den Versand im HTML-Format wurde auf Multipart-E-Mails umgestellt (enthält jetzt einen alternativen Text als Plain Text).

'''Postfach für E-Mailversand'''

Konfiguration eines eigenen Absender-Postfachs ist möglich. E-Mail-Versand kann wahlweise im HTML-Format (Einbettung von Bilddateien) erfolgen.

Nach Konfiguration der Einstellungen kann eine Test-E-Mail versandt werden.

Es wird empfohlen ein separates Postfach einzurichten, z.B. ris@kundendomain.de

'''Informationsdienst'''

Konfiguration oder Deaktivierung des Informationsdienstes:

* Festlegen des Betreffs der E-Mails des Informationsdienstes. Bei leerem Feld wird der Standard verwendet.
* Informationsdienst für festgelegte Status erzwingen
* Informationsdienst für festgelegte Status verbergen

Standard des Betreffs:

Informationsdienst BürgerPLUS Ratsinformation "##WEB_NAME##" vom ##DATUM##"

Mögliche Platzhalter:

* ##DATUM## - Datum im Format DD.MM.JJJJ HH:MM
* ##WEB_NAME## - Name der BürgerPLUS Ratsinformation Instanz
* ##MANDANT## - Name der Verwaltungskennung" name="flexml::infodienst_subject"

==== Reiter Schriftstücke ====

[[Image:13_V2-3Ratsinformation-Reiter Schriftstuecke.png|miniatur|Reiter Schriftstücke]]

Dateinamen werden nicht mehr Case-Sensitive ausgewertet (Groß-/Kleinschreibung). Dateinamen, die fälschlicherweise URL-kodiert übergeben werden, können nun ausgewertet werden. Unterstützt werden die neuen Schriftstück ArtIDs "Sitzungsunterlage" und "RISZusatzDokument".

Dateibehandlung

Die Dateibehandlung gibt an wie Dokumente, wenn sie im Web geöffnet werden, behandelt werden.

Mögliche Einstellungen:

* immer Downloaden
* wenn möglich im Browser darstellen

Bezeichnung der Schriftstück ArtIDs

Den bekannten Bezeichnungen von Schriftstücken können andere Bezeichnungen zugewiesen werden. Die im Feld angegebene Bezeichnung überschreibt die Standardangabe.

Anzeige der Schriftstücke

Den Dokumenttypen kann zugewiesen werden, ob es sich um ein Sitzungsschriftstück oder um ein Tagesordnungsschriftstück handelt.

Zusätzliche Dokumente

Die Zielseite für Zusätzliche Dokumente und die Mandantenzuordnung kann festgelegt werden.

==== Reiter PDF Sicherheit ====

[[Image:14_V2-3PDF-Sicherheit.png|miniatur|PDF-Sicherheit]]

'''Wasserzeichen'''

Systemweit kann vom Administrator ein Wasserzeichen für alle PDF-Dateien aktiviert werden. Das Wasserzeichen kann individuell
gestaltet und als PDF hinterlegt werden.

Folgende Arten von Wasserzeichen stehen zur Verfügung:
* Stempel (Standard): Das Wasserzeichen wird über dem Text gelegt. Insbesondere bei Bildern ist dies zu empfehlen. Die Lesbarkeit kann je nach Wasserzeichen ggf. eingeschränkt sein.
* Hintergrund: Das Wasserzeichen wird unter dem Text eingefügt. In PDF-Dokumenten mit Bildinhalten ist das Wasserzeichen ggf. verdeckt.

[[Image:14_V2-3PDF-Sicherheit-Wasserzeichen.png|miniatur|PDF mit Wasserzeichen und benutzer- und zeitabhängiger Fußleiste]]

Wird ein Wasserzeichen für die Dateien verwendet, so erscheint der Nutzername sowie ein Zeitstempel in der Fußzeile des Dokumentes.
Möchten Sie diesen Hinweis anzeigen, jedoch kein Wasserzeichen hinterlegen, laden Sie ein leeres PDF-Dokument im System hoch und stellen Sie es als Wasserzeichen für den Hintergrund ein.

'''Verschlüsselung'''

Systemweit kann vom Administrator ein Passwort für alle Schriftstückdownloads/Sitzungsmappen aktiviert werden. Wichtig: Der Passwortschutz gilt nur für nicht öffentlich sichtbare Schriftstücke! Öffentliche Schriftstücke sind weiterhin ohne einen Passwortschutz aufrufbar. Das Passwort ist nicht nutzerspezifisch und muss allen Nutzern bekannt gegeben werden.

Mit dem Passwortschutz können folgende Berechtigungen in PDF-Dateien gesetzt werden:
* keine (nur ansehen): Nutzer können das PDF herunterladen und öffnen. Andere Aktionen, wie Drucken, Hinzufügen von Anmerkungen in einem PDF-Programm oder Zusammenfügen mit anderen Dokumenten, sind nicht möglich.
* alle Berechtigungen: Nutzer können das PDF herunterladen und öffnen. Alle anderen Aktionen, wie Drucken, Hinzufügen von Anmerkungen in einem PDF-Programm oder Zusammenfügen mit anderen Dokumenten, sind möglich.
* eigene Vorgabe: Nutzer können das PDF herunterladen und öffnen. Andere Aktionen, wie Drucken, Hinzufügen von Anmerkungen in einem PDF-Programm oder Zusammenfügen mit anderen Dokumenten, müssen explizit durch den Administrator festgelegt werden. Bitte beachten Sie: in PDF-Betrachtern (z. B. Acrobat Reader) können die Berechtigungen andere Bezeichnungen tragen

[[Image:14_V2-3PDF-Sicherheit-Frontend.png|miniatur|PDF-Verschlüsselung im Frontend]]

Erfolgte die Aktivierung der PDF-Verschlüsselung sowie die Vergabe eines systemweiten PW durch den Admin, so kann jeder Nutzer anschließend im persönlichen Bereich der Ratsinformations-Webseite (Frontend) unterhalb des Punktes "PDF Verschlüsselung" im Reiter „Profildaten“ das Admin-PW überschreiben. Trägt der Nutzer nichts ein, gilt das Admin-PW.

==== Reiter Adressen ====

[[Image:15_V2-3Ratsinformation-Reiter Adressen.png|miniatur|Reiter Adressen]]

Konfiguration der Darstellung der Adresse:

* CSS-Klasse für das Layout und eine Überschrift für jeden Adresse-Block
* Einteilung in Adresse-Blöcke
* Festlegung der zu verwendenden Felder je Block
* Konfiguration der Formatierung (Name in der Ausgabe, Zeilenumbruch, Listenrelevanz)
* Adressrendering über herkömmlichen Weg, wenn keine Adressfelddefinition hinterlegt ist
* wenn nur ein Feld definiert ist: Verwendung dieser Konfiguration

==== Reiter Datenschutz ====

[[Image:16_V2-3Ratsinformation-Reiter Datenschutz.png|miniatur|Reiter Datenschutz]]

Logging von Nutzerinteraktionen

* Logging von Schriftstückdownloads als Nachweis der „Zustellung“ von z.B. Einladungen
** optional de-/aktivierbar
** Zusammenfassung bei Zip Archiven

Tagesordnungspunkte

Es kann konfiguriert werden, ob der öffentlich hinterlegte Text für Tagesordnungspunkte angezeigt werden soll, z.B. wenn der Nutzer als "befangen" eingestuft wird, oder ein eigener Text. Bei Letzterem erscheint ein Freitextfeld.

==== Reiter Import ====

[[Image:Ratsinformation-Reiter_Import.PNG|miniatur|Reiter Import]]

Schnittstelle

Das Dateiformat für die Schnittstelle kann konfiguriert werden.

Quelle

Das Quell-Verzeichnis gibt den Pfad der zu importierenden Daten an.

Autoimport

* Service URL der Server Warteschlange

* Systemerkennung in der Server Warteschlange

=== Veränderung der Sichtbarkeit ===

Übersicht aller Sitzungen und Schriftstücke im System mit Veröffentlichungsbereich. Ermöglicht das Offline-Setzen eines einzelnen Datensatzes.

[[Image:18_V2-3Notizen bearbeiten.png|miniatur|Notizen bearbeiten]]

=== Notizen bearbeiten ===

Scheidet ein Nutzer unerwartet aus, verbleiben oft noch in Sitzungen erstellte Notizen im System. Für Administratoren wurde daher eine Möglichkeit geschaffen, diese Notizen unter datenschutzrechtlichen Aspekten vollständig aus dem System zu entfernen. Der Administrator erhält dabei keinen Zugriff auf die Inhalte, sondern kann lediglich an Hand des Notiz-Titels entscheiden, welche Notizen eines Nutzers gelöscht werden sollen.

=== Nutzerkonten zurücksetzen===

[[Image:19_V2-3Ratsinformation Zuruecksetzen der Zugangsdaten.png|miniatur|Zurücksetzen der Nutzerkonten]]

Hier erscheint eine Übersicht aller importierten Nutzer. Ermöglicht das Neu-Versenden eines Initial-Passworts an Nutzer, abhängig von der Aktivierung des [[#Reiter Benachrichtigungen|E-Mail-Versand]].

Icons kennzeichnen Nutzer mit nicht vorhandenen bzw. mehrmals vergebenen E-Mail-Adressen.

Der Link hat eine Gültigkeit von 24 Stunden.

[[Image:20_V2-3Nutzerkonten bearbeiten.png|miniatur|Bearbeiten von Nutzerkonten]]

=== Nutzerkonten bearbeiten ===

Nutzer, die in der XML als "gelöscht" markiert sind, werden nicht vollständig aus der Datenbank entfernt, um eine Wiederherstellung bei unbeabsichtigtem Löschen zu ermöglichen.

Unter diesem Punkt kann der web-admin ein oder mehrere Nutzer löschen (soft-delete) oder wiederherstellen. Das unwiederbringliche Löschen aus der Datenbank (hart-delete) ist weiterhin nur durch den RIS-Support möglich, da bei einem versehentlichen Löschen ein Komplett-Export notwendig wird. Melden Sie sich gern kurzfristig bei uns, sollten Sie einen Nutzer vollständig aus der Datenbank löschen wollen.

'''Hinweis:''' Das Löschen im Ratsinformationssystem ist eine temporäre, kurzfristige Lösung. Der Nutzer muss in jedem Fall auch im DMS für den Export deaktiviert werden und darf nicht mehr in der XML erscheinen. Andernfalls wird der Nutzer wiederholt importiert und im Ratsinformationssystem angelegt.

=== Systemlogs ===

[[Image:21_V2-3Ratsinformation Sytemereignisse.png|miniatur|Systemereignisse]]

Hier kann die Einsicht in Systemmeldungen erfolgen.

Systemereignisse sind

* suchbar nach:
:* Text und
:* Datum oder
:* Zeitspanne

* filterbar nach:
:* alle,
:* Hinweise,
:* Warnungen,
:* Fehler und
:* Erfolg

* sowie sortierbar nach:
:* ID,
:* Art,
:* Nutzer,
:* Datum/Uhrzeit,
:* Modulkontext,
:* erweiterter Kontext,
:* Ereignis und
:* Beschreibung.

== Modulvorlagen ==

[[Image:22_V2-3Ratsinformation2 Konfiguration Modulvorlagen.png|miniatur|Konfiguration Modulvorlagen]]

Eine Modulvorlage dient der einfachen und systemweiten Konfiguration der Ausgabe. Es können mehrere Modulvorlagen angelegt werden. Modulvorlagen werden an den Menüpunkten im [[#Seitenbaum|Seitenbaum]] ausgewählt und zentral konfiguriert, wobei pro Menüpunkt nur eine Modulvorlage ausgewählt werden kann. Ist die Modulvorlage aktiviert, werden bis auf den Reiter "Allgemein" alle weiteren ausgeblendet.
Die Ausgabe-Konfiguration im Seitenbaum erfolgt ausschließlich über die Modulvorlagen, seitenspezifische Konfigurationen wurden entfernt.

'''Reiter der Modulvorlage'''

* [[#Reiter Allgemein|Allgemein]]
* [[#Reiter Darstellung|Darstellung]]
* [[#Reiter Sitzungen|Sitzungen]]
* [[#Reiter Kalender|Kalender]]
* [[#Reiter Personen|Personen]]
* [[#Reiter Gremien|Gremien]]
* [[#Reiter Suche|Suche]]
* [[#Reiter Dokumenten Liste|Dokumenten Liste]]
* [[#Reiter Notizen|Notizen]]
* [[#Reiter Newsmodul|Newsmodul]]
* [[#Reiter App|App]]

'''Vorteile gegenüber der direkten Konfiguration am Menüpunkt'''

* Konfiguration der Modulvorlage an einem zentralen Punkt
* einfache Nachkonfiguration neuer oder zuvor nicht genutzter Funktionen
* keine Anpassung aller Menüpunkte notwendig
* Verringerung fehlerhafter oder fehlender Konfigurationen an einzelnen Menüpunkten (führte in der Vergangenheit zu Missverständnissen in der Ausgabe)

Die Einstellungen in der Modulvorlage können beliebig vorgenommen werden. Für alle Reiter gilt, dass der Systemstandard mit einem Klick wiederhergestellt werden kann.

Weiterhin können, wenn notwendig, am einzelnen Menüpunkt abweichende Einstellungen vorgenommen werden.

==== Reiter Allgemein ====

[[Image:23_V2-3Ratsinformation Konfiguration-Allgemein.png|miniatur|Konfigurationsmöglichkeiten Allgemein]]

Im Reiter Allgemein kann die Grundeinstellung der Modulvorlage vorgenommen werden. Dazu zählt die Vergabe einer eindeutigen Bezeichnung.

==== Reiter Darstellung ====

[[Image:24_V2-3Ratsinformation Konfiguration-Darstellung.png|miniatur|Konfigurationsmöglichkeiten für Darstellung]]

Listen

Daten, die in einer Liste ausgegeben werden, können in ihrer Anzahl variiert werden. Die Auswahl geht von einer Anzeige ohne Einschränkung bis zu 50 Einträgen pro Seite.

Datumsformat

Das Datumsformat (inklusive Uhrzeit) kann konfiguriert werden.

Zusätzliche Ausgabe

Ausgewählt werden können:

* Ausgabe von Vertretern in Sitzungsteilnehmer Listen
* Ausgabe von Vertretern in Basisgremien Listen
* Ausgabe von Parteien
* Ausgabe von Fraktionsvorsitzenden
* Ausgabe von zusätzlichen Funktionen
* Ausgabe von Drucksachennummern
* Ausgabe des Öffentlichkeitsstatus bei Schriftstücken mit Bezug zu einem TOP
* Filtermöglichkeit für Personenliste
* Filtermöglichkeit für Fraktionenliste
* Filtermöglichkeit für Parteienliste

Features deaktivieren

Folgende Features können ausgeschalten werden:

* Notizfunktion an Sitzung deaktivieren
* Downloadmöglichkeit für Sitzungsmappe deaktivieren
* Downloadmöglichkeit für Gesamtdokument deaktivieren
* Downloadmöglichkeit für elektronische Visitenkarte deaktivieren
* Link "auf Karte anzeigen" deaktivieren
* Ausgabe von Jahres Auswahl in Sitzungs-Archiv deaktivieren
* Ausgabe von "Vertreter für Gremiumsmitglieder" deaktivieren
* Einbindung der Javascript Bibliothek jQuery deaktivieren
* Einbindung der Javascript Bibliothek jQuery-UI deaktivieren
* Zusammenfügen von AssetsCompiler deaktivieren

==== Reiter Sitzungen ====

[[Image:25_V2-3Ratsinformation Konfiguration-Sitzungen.png|miniatur|Konfigurationsmöglichkeiten für Sitzungen]]

Sitzungsdetails

Bei der Darstellung der Sitzungsdetails kann zwischen einer einfach Listenansicht, Akkordeonansicht oder der Darstellung mit Reitern gewählt werden.

Weiterhin ausgewählt werden kann:

* Titel des Sitzungs-Schriftguts anzeigen
* Titel von Anlagen des Sitzungs-Schriftguts anzeigen
* Titel des Schriftguts der Tagesordnungspunkte anzeigen
* Titel von Anlagen des Tagesordnungspunkt-Schriftguts anzeigen

Sitzungstitel

Die Darstellung des Wochentags kann beeinflusst werden. Zunächst kann eingestellt werden, ob die Wochentage überhaupt ausgegeben werden sollen. Bei der Art kann zwischen der Kurz- und der Langform unterschieden werden. Es kann ein beliebiger Trenner zwischen Wochentag und Datum angegeben werden. Optional können zwischen Datum und Uhrzeit oder zum Sitzungsnamen, ebenfalls Trenner eingefügt werden.

==== Reiter Kalender ====

[[Image:26_V2-3Ratsinformation Wochenansicht Sitzungskalender.png|miniatur|Darstellungsmöglichkeiten im Kalender am Beispiel der Wochenansicht]]

[[Image:26_V2-3Ratsinformation Konfiguration-Kalender.png|miniatur|Konfigurationsmöglichkeiten für Kalender]]

Neben der Kalenderdarstellung kann an dieser Stelle auch die Ausgabe der Kalendereinträge konfiguriert werden.

Kalenderdarstellung

Die Startansicht unterscheidet zwischen Monat (Standard), Woche und Tag. Dabei kann für Woche und Tag die einfache oder detaillierte Ansicht gewählt werden.

Kalendereinträge

Standardmäßig wird die Gremiumsbezeichnung im Kalender ausgeschrieben. Um unschöne Umbrüche zu vermeiden, kann an dieser Stelle die Abkürzung der Gremiumsbezeichnung aktiviert werden. Mit der Aktivierung stehen Tooltips und eine Legende optional zur Verfügung.

Kalendereinträge

Termine und Tooltips können jeweils mit einer auf das Kundenweb angepassten oder vom Kunden gewünschten Farbe versehen werden.
Werden die Feldwerte leer gelassen, erfolgt die Darstellung in Standardfarben (hellblau).

'''Empfohlene Einstellung'''

* Gremiumsbezeichnung = Abkürzung
* Tooltip anzeigen = aktiviert
* Legende anzeigen = aktiviert

Internetkalender

Hier kann die Bereitstellung des Dienstes aktiviert werden.

==== Reiter Personen ====

[[Image:27_V2-3Ratsinformation2 Konfiguration Personen.png|miniatur|Konfigurationsmöglichkeiten für Personen]]

Bilddarstellung

An dieser Stelle kann die Anzeige hinterlegter Bilder der Personen (Benutzerverwaltung) nach Bereichen konfiguriert werden:

* keine Anzeige
* im Bürger-Bereich
* im Login-Bereich
* keine Einschränkung

Detail Bild - Listen Bild - Vollbild

Hier können jeweils die Abmessungen der Bilddarstellungen konfiguriert werden.

==== Reiter Gremien ====

[[Image:28_V2-3Ratsinformation2 Konfiguration Gremien.png|miniatur|Konfigurationsmöglichkeiten für Gremien]]

Ausgabe

Die Anzeige leerer Gremien kann optional aktiviert werden (Standard: aus).

Sichtbarkeit der Gremien entfällt. Die Sichtbarkeit der Gremien ist nun direkt von der Sichtbarkeit der Sitzungen abhängig. In Basis-Gremienauflistungen gilt die Sichtbarkeitsregelung, die im Export übergeben ist.

Sitzungskalender

Optional kann die Einstellung erfolgen, dass für jedes Gremium ein anderer Farbwert verwendet wird (Standard: aus). Bei Aktivierung dieser Option öffnet sich die Konfiguration "Farbwerte".

Sitzungskalender

Hier kann für jedes ausgewählte Gremium eine Farbe für den Hintergrund, den Rahmen und die Schrift selekiert werden.

==== Reiter Suche ====

[[Image:29_V2-3Ratsinformation2 Konfiguration Suche.png|miniatur|Konfigurationsmöglichkeiten für die Suche]]

Allgemeine Suchoptionen

Um das Suchformular nutzen zu können, muss der Haken bei "Suchformular anbieten" gesetzt sein. Bei der Art der Suche kann zwischen der einfachen und der erweiterten Suche unterschieden werden. Es kann eingeschränkt werden, auf welche Inhalte die Suche zugreifen darf ("Suche in folgenden Inhalten gestatten").
Bei der erweiterten Suche kann zusätzlich ausgewählt werden, ob die erweiterten Suchmöglichkeiten im Frontend beim ersten Aufruf bereits aufgeklappt erscheinen sollen.

Formularelemente der Erweiterten Suche

Optionen, die in der erweiterten Suche eingeblendet werden können:
* "Suche nach Gremium" anzeigen
* "Suche nach Schriftstückart" anzeigen
* "Suche nach Zeitraum" anzeigen

Die Darstellung der Suchtreffer für Schriftstücke entspricht der Darstellung der Dokumentenliste inklusive der dortigen Konfiguration.

==== Reiter Dokumenten Liste ====

[[Image:30_V2-3Ratsinformation2 Konfiguration DokumentenListe.png|miniatur|Konfigurationsmöglichkeiten für Dokumenten Liste]]

Ausgabe

Es kann ausgewählt werden, ob ausschließlich die in der Sortierung enthaltenen Schriftstück Arten angezeigt werden sollen. Leere Einträge in der Schriftstück ArtID Liste können ebenfalls angezeigt werden.

Dokumentenliste

Der Titel des Schriftstückes ist standardmäßig aktiviert. Optional kann diese Einstellung geändert werden. Anlagen und Anlage-Titel können angezeigt oder ausgeblendet werden.

Sortierung

In der Sortierung kann die Reihenfolge und die Schriftstückarten an sich, die verwendet werden sollen, festgelegt werden. Jeder Dokumententyp kann innerhalb der Reihenfolge nur einmal vorkommen.

Innerhalb einer Schriftstückart erfolgt die Sortierung anhand des Zeitbezugs des Dokuments. Hierzu wird die aktuellste Sitzung, in der das Schriftstück verwendet wird, ermittelt.

==== Reiter Notizen ====

[[Image:31_V2-3Ratsinformation2 Konfiguration Notizen.png|miniatur|Konfigurationsmöglichkeiten für Notizen]]

Konfigurieren der Nutzerauswahl und Möglicher Einschränkungen für das Teilen von Notizen.

Nutzerauswahl

* nur Teilnehmer der Sitzung und Nutzer mit zusätzlichem Zugriff auf die Sitzung (Standard)
* nur Teilnehmer der Sitzung
* alle Nutzer, unabhängig von Zugriffsberechtigungen

Mögliche Einschränkungen

* Gremien
* Fraktionen
* Parteien
* Funktion im Gremium
* Zusätzliche Funktion

==== Reiter Newsmodul ====

[[Image:32_V2-3Ratsinformation2 Konfiguration Newsmodul.png|miniatur|Konfigurationsmöglichkeiten für das Newsmodul]]

[[Image:32_V2-3Ratsinformation2 Konfiguration Newsmodul Seite.png|miniatur|Auswahl der Detailseite]]

Hierüber kann die Anzeige des Newsmoduls im Sitzungskalender aktiv geschalten werden. Bei Aktivierung wird die Möglichkeit geboten, für jede Kategorie zu bestimmen, auf welcher Webseite (Detailseite) die Artikel erscheinen sollen, sowie eine Farbe für den Hintergrund, den Rahmen und die Schrift festzulegen.

==== Reiter App ====

[[Image:33_V2-3Ratsinformation2 Konfiguration App.png|miniatur|Konfigurationsmöglichkeiten für die App]]

Integration

* Überschrift
* Festlegung der Spaltenanzahl im Startbildschirm (Homescreen)
* Login über Webcontainer ermöglichen: Login Schaltfläche im Startbildschirm erscheint (Ersatz für Login über nativen App-Rahmen)

Eigene Styles

* eigene Styles (brain-SCC) oder kundenspezifische Stylesheets per CSS einfügen (kunde.css)

== Teilnahme ==

[[Image:34_V2-3Teilnahme.png|miniatur|Teilnahme]]

Der Punkt "Sitzungsteilnahme" ermöglicht die Sortierung nach ID, Externer ID, Kennung, Sitzungsbeginn und Status. Eine Suche anhand eines Textes und des Zeitraums der Sitzung kann ebenfalls erfolgen.

Am Ende jeder Zeile wird der Button "Teilnehmer anzeigen" zur Verfügung gestellt. Hierüber werden alle Sitzungsteilnehmer mit deren Zu- oder Absagen einer Teilnahme tabellarisch ausgegeben.
Es wird eine Exportfunktion im CSV-Format (z.B. für Excel) angeboten.

'''Hinweis:''' Um die Sitzungsteilnehmer zu sehen, wird die Nutzung des Mandatsträgermodus vorausgesetzt. Ist der Mandatsträgermodus deaktiviert, erscheinen unter dem Punkt "Teilnahme" alle Sitzungen. Eine Teilnehmerliste kann nicht generiert werden.

== Statistik ==

[[Image:35_V2-3Statistik.png|miniatur|Statistik]]

Die Statistik gibt einen kurzen Überblick über die im System importierten Inhalte, Nutzerkonten und Nutzerinhalte.

== Hilfe ==

Über den Punkt "Hilfe" wird das Wiki des Ratsinformationssystems aufgerufen. Darin sind Konfigurationsmöglichkeiten des Backends näher beschrieben.

= Einspielen von Patches =

Das Einspielen von Patches ist Systemadministratoren mit Superuser-Rechten vorbehalten.

== Siehe auch ==
* [http://dms-support.brain-scc.de/de/ansprechpartner.html Support-Web] mit Informationen zu Ansprechpartnern und Updates
* [[BürgerPLUS Ratsinformation - Administration Version 2.2|Administration Version 2.2]]

= Hilfe Funktion =

[[Image:36_V2-3Hilfe.png|miniatur|''Hilfe'' Schaltfläche]]

Über die ''Hilfe'' Schaltfläche in den einzelnen Menüs der Administration kann auf die Hilfe Funktion zugegriffen werden. Dabei ist jede ''Hilfe'' Schaltfläche mit den inhaltlich passenden Abschnitt eines Wiki Artikels verknüpft.

Ratsinformationssystem - Administration Version 2.3

2016-05-17T12:41:44Z

Tbalcke: /* Standardelemente der Navigation des Seitenbaums */

Dieser Artikel behandelt die Administration des Ratsinformationssystem 2.3 ('''REGISAFE-Version 4.3''').

Der Administrationsbereich ist durch das Anfügen des Wortes "admin" an der URL erreichbar.

Beispiel: https://ris.geocms.com/demo/admin/

= Einführung =

[[Image:Ratsinformation-Zusammenspiel.PNG|miniatur|Wie kommen die Daten vom REGISAFE ins Web?]]

[[Image:01_V2-3GeoCMS-Modul Ratsinformation.png|miniatur|GeoCMS - Modul Ratsinformation]]

Zusammenspiel von REGISAFE und BürgerPLUS Ratsinformationen

= Ausgabe =

-> Informationen zur [[BürgerPLUS Ratsinformation - Ausgabe Version 2.3|Web-Ausgabe des Moduls BürgerPLUS Ratsinformation Version 2.3]]

=Zugriffsrechte=
Je nach Rolle, kann ein Nutzer im Administrationsbereich unterschiedliche Zugriffsrechte besitzen.

'''Rollen mit absteigenden Zugriffsrechten:'''

* Superuser
** Rechte: alle
* Administrator
**Rechte: Benutzerinformationen, Installation, Benutzerverwaltung, Seitenbaum, Ratsinformationen, Syslogs
* Web-Admin des Kunden
** Rechte: Benutzerinformationen, Benutzerverwaltung, Seitenbaum, Ratsinformationen
* Gremiumsmitglieder und sonstige Sitzungsteilnehmer
** Rechte: Benutzerinformationen

= Benutzerverwaltung =

[[Image:02_V2-3Ratsinformation-Benutzerverwaltung-Details.png|miniatur|Detailansicht Benutzer]]

Die Nutzerkonten und Berechtigungen werden aus REGISAFE importiert. Rechte importierter Nutzer dürfen nicht angepasst werden, da diese bei jedem Import überschrieben werden. Lediglich den Benutzernamen, das Passwort und das Bild des Benutzers können Administratoren bei Bedarf ändern.

Die Nutzerkonten sind entsprechend ihrer Rollen und Zugriffsrechte in Gruppen zugeordnet. Die Zuordnung darf nicht geändert werden, da die Verteilung an Hand der Daten im REGISAFE erfolgt. Die Gruppen werden als Baumstruktur angezeigt.

[[Image:03_V2-3Benutzergruppen.png|miniatur|neue Benutzergruppen]]

Zur Erleichterung der Rechteverwaltung der Benutzer und zur gezielteren Rechtevergabe, stehen in der Benutzerverwaltung zusätzlich zwei Gruppen zur Verfügung:
* RIS - alle importiert (enthält alle über die RIS-Schnittstelle importierten Nutzer)
* RIS - ohne Verteiler (RIS-Nutzer, die keinem Gremium angehören, also Nutzer, die importiert wurden, aber keine Rechte besitzen sollen)
'''Hinweis:''' Vergeben Sie keine Rechte im CMS-Backend ohne Abstimmung mit dem RIS-Support. Die Rechteverwaltung erfolgt bis auf wenige Ausnahmen (Newsmodul und ggf. Hilfeseiten) ausschließlich im DMS, um eventuelle Zugriffe nicht autorisierter Personen auf bestimmte Bereiche und Funktionen steuern zu können.

Der Status des Nutzerkontos wird farblich gekennzeichnet. Aktive Nutzer sind mit einem grünen Symbol gekennzeichnet. Nutzer, die beispielsweise ein neues Passwort angefordert oder sich noch nicht im System angemeldet haben, werden mit einem orangen Symbol markiert.

Die E-Mail-Adresse wird aus der Benutzerverwaltung entfernt, wenn keine gültige E-Mail-Adresse exportiert wurde. Als Beispiele für ungültige Adressen sind zu nennen:
* Intern: Vorname Nachname
* vorname.nachname[at]kommune.de
* vorname.nachname@kommune

Wichtige Inhalte des Benutzerkontos (Benutzer bearbeiten):

* Benutzer
:* Benutzername (Login-Kennung des Nutzers; Generiert aus der REGISAFE-XML)
:* Passwort (verschlüsselt)
:* Redaktionsbereich-Anmeldung erlauben (Backend-Zugriff für den Nutzer aktivieren/deaktivieren)
* Persönliche Angaben (werden aus der REGISAFE-XML übermittelt, außer das Profilbild)
:* Profilbild (eine lokale Datei auswählbar)

Wenn (neue) Nutzer ein Passwort vergeben, muss dieses folgende Mindestanforderungen erfüllen:
* mind. 8 Zeichen,
* mind. 1 Sonderzeichen,
* mind. 1 Großbuchstabe und
* 1 Kleinbuchstabe

[[Image:RIS_Switch-to-User.JPG|miniatur|Switch-To-User]]
Pro Nutzer kann ein Profilbild hinzugefügt werden. Diese Funktion ist unabhängig von REGISAFE, so dass das Hochladen direkt im Administrationsbereich von BürgerPLUS Ratsinformation erfolgen muss. Die Ausgabe erfolgt in der Personenliste und in der Detailansicht der Person.

Um bei einem Nutzer auftretende Fehler besser und schneller überprüfen zu können, wurde die Funktion "Switch-to-User" für den web-Admin aktiviert. Ohne das Passwort des jeweiligen Nutzers kennen zu müssen, können Administratoren damit die Rolle und Rechte des Nutzers übernehmen und den gemeldeten Fehler sichten. Wechselt ein Administator in die Rolle eines Nutzers wird dies in der Syslog vermerkt.

= Seitenbaum =

Im Seitenbaum wird die Navigation definiert. Bei der Installation wird eine Standard-Navigation vorgegeben, die gemeinsam mit dem Kunden angepasst werden kann.

== Standardelemente der Navigation des Seitenbaums ==
* Persönlicher Bereich
** Mandatsträgermodus
** Kontaktformular
* Sitzungskalender
* Sitzungstermine
**Sitzungstermine (Archiv)
* Gremien
* Personen
* Fraktionen
* Dokumente
* Suche
* Passwort zurücksetzen
* Hilfe
* Datenschutzerklärung
* Impressum
* Abmelden

== Anlegen und Bearbeiten von Menüpunkten ==

[[Image:04_V2-3Ratsinformation Administration Anlegen von Menüpunkten.png|miniatur|Anlegen und Bearbeiten von Menüpunkten]]

Administratoren stehen folgende Funktionen zur Bearbeitung des Seitenbaums zur Verfügung:

* Anzeigen (zeigt den Menüpunkt im Portal an)
* Bearbeiten (öffnet die Bearbeitungsmaske, um einen Menüpunkt editieren zu können)
* Hinzufügen (fügt eine Unterseite am aktuell gewählten Menüpunkt ein)
* Umbenennen (ändert den Menütitel jedoch nicht den Alias)
* Rechte setzen (die Sichtbarkeit und Bearbeitungsmöglichkeiten können über die Rechte gesteuert werden)
* Seitencache löschen (entfernt alle bisher aufgerufenen Versionen der entsprechenden Webseite)
* Ausschneiden (der Menüpunkt wird vom aktuellen Knoten ausgeschnitten und kann an einem anderen Knotenpunkt eingefügt werden)
* Kopieren (der Menüpunkt wird dupliziert und kann an einem anderen Knotenpunkt eingefügt werden)
* Einfügen (zuvor ausgeschnittene oder kopierte Menüpunkte können an beliebigen anderen Knotenpunkten eingefügt werden)
* Entfernen (löscht den ausgewählten Menüpunkt)

Folgende Einstellungen müssen beim Anlegen eines neuen Menüpunktes beachtet werden:

*Reiter Menüdaten:
** Titel (Pflichtfeld)
** Alias (Pflichtfeld)

[[Image:05_V2-3Verstecker menuepunkt.png|miniatur|Anlegen eines versteckten Menüpunktes]]
[[Image:06_V2-3Verstecker menuepunkt sichtbarkeit.png|miniatur|Anlegen eines versteckten Menüpunktes beim Reiter Sichtbarkeit]]

Soll ein versteckter Menüpunkt erstellt werden, sind zusätzlich folgende Einstellungen zu übernehmen:

*Reiter Menüdaten
**Anzeigeverhalten
*** Seite bei Login anzeigen

*Reiter Sichtbarkeit
**Benutzer= Ratsinformation
**Rechteprüfung aktivieren

'''Wichtiger Hinweis:''' Bitte sehen Sie davon ab weitere Änderungen in den Masken vorzunehmen. Diese können weitreichende Auswirkungen auf die Außenansicht und Funktionsfähigkeit des Ratsinformationssystems haben. Wenden Sie sich bitte an das Support-Team.

'''Häufiger Fehler:''' Menüpunkte können so konfiguriert werden, dass Sie ausschließlich für Nutzer mit einem Login sichtbar sind. In der öffentlichen Ansicht stehen sie scheinbar nicht mehr zur Verfügung. Jedem Nutzer, der die URL kennt, ist es jedoch möglich die Seite auch ohne Login aufzurufen. Um dies zu verhindern genügt es nicht, das Anzeigeverhalten des Menüpunktes auf "Seite nach Login anzeigen" zu setzen. Zusätzlich muss im Reiter "Sichtbarkeit" der Besitzer auf "Ratsinformation" geändert und der Haken bei "Rechteprüfen aktivieren" gesetzt sein.

= Ratsinformationssystem =

Das Fachmodul "Ratsinformationssystem" ermöglicht Einsicht in die Bereiche:

* [[#Import|Import]]
* [[#Administration|Administration]]
* [[#Modulvorlagen|Modulvorlagen]]
* [[#Teilnahme|Teilnahme]]
* [[#Statistik|Statistik]]
* [[#Hilfe|Hilfe]]

== Import ==

=== letzter Import ===

[[Image:01_V2-3GeoCMS-Modul Ratsinformation.png|miniatur|Import Status]]

Unter dem Punkt "aktueller Import" wird nur der aktuellste Import angezeigt. Sonstige Importe befinden sich im Archiv.
Der Import kann automatisch starten oder durch "Importjob starten" manuell ausgelöst werden. Es besteht die Möglichkeit, Importjobs zurückzusetzen. Durch Anzeige der Logs kann das gesamte Importverfahren nachvollzogen werden. Die Anzeige der importierten Daten im XML-Format ist ebenfalls möglich.

* erweitertes Logging beim XML-Parsen
* Warnungen bei fehlendem/ungültigem RISBEREICH für Personen in Basisgremien-/Sitzungsverteiler
* Weitergabe der Warnings an den Log des Importjobs

Die verschiedenen Status eines Imports werden auch farblich gekennzeichnet:

* Grün: der Import war erfolgreich, an der Importdatei gab es Änderungen
* Orange: der Import war erfolgreich, an der Importdatei gab es keine Änderungen
* Rot: beim Import sind Fehler aufgetreten

=== Importarchiv ===

[[Image:08_V2-3Ratsinformation-Archivierte Importe.png|miniatur|Import-Archiv]]

Alle bereits vergangenen Importe befinden sich im Archiv. Sobald ein neuer aktueller Import durchgeführt wird, wird ein älterer ins Archiv verschoben. Archivierte Importe können nicht mehr zurückgesetzt werden. Die Import-Logs und die Daten in einer medienneutralen XML-Struktur können dennoch angezeigt werden. Die Sortierung kann selbstständig vorgenommen werden, durch Klick auf den Tabellenkopf für die entsprechende Spalte, nach der geordnet werden soll. Zur vereinfachten Recherche im System steht die Suchfunktion zur Verfügung.

== Administration ==

[[Image:09_V2-3Ratsinformation-Administration.png|miniatur|Administration]]

Ermöglich Zugriff auf:

* [[#Systemkonfiguration|Systemkonfiguration]]
* [[#Verändern der Sichtbarkeit|Verändern der Sichtbarkeit]]
* [[#Notizen bearbeiten|Notizen bearbeiten]]
* [[#Nutzerkonten zurücksetzen|Nutzerkonten zurücksetzen]]
* [[#Nutzerkonten bearbeiten|Nutzerkonten bearbeiten]]
* [[#Systemlogs|Systemlogs]]

=== Systemkonfiguration ===

[[Image:10_V2-3Ratsinformation-Systemkonfiguration.png|miniatur|Administration - Systemkonfiguration]]

Die Systemkonfiguration ist Nutzern mit administrativen Berechtigungen vorbehalten (Superuser, Administrator, Web-Admin). In diesem Bereich werden systemweite Einstellungen vorgenommen.

'''Reiter der Systemkonfiguration:'''

* [[#Reiter Konfiguration|Reiter Konfiguration]]
* [[#Reiter Benachrichtigungen|Reiter Benachrichtigungen]]
* [[#Reiter_Schriftstücke|Reiter Schriftstücke]]
* [[#Reiter_PDF Sicherheit|Reiter PDF Sicherheit]]
* [[#Reiter Adressen|Reiter Adressen]]
* [[#Reiter Datenschutz|Reiter Datenschutz]]
* [[#Reiter Import|Reiter Import]]

Die Reiter sind erreichbar über den Button "ändern" (Ratsinformation > Administration > Systemkonfiguration > ändern).

==== Reiter Konfiguration ====

[[Image:11_V2-3Ratsinformation-Reiter Konfiguration.png|miniatur|Reiter Konfiguration]]

Iconset

Bei der Verwendung von Iconsets kann zwischen REGISAFE-Standard-Icons und hinterlegten Open-Source-Icons gewählt werden.

Authentifizierung

Bei der Einstellung der Zielseite für den E-Mail-Link zum initialen Setzen des Nutzer-Passworts handelt es sich um ein Pflichtfeld.

Einstellungen für die Zielseite des E-Mail-Links zum initialen Setzen des Nutzer-Passworts:

* Login authentifizieren
* Infogruppen
* ris_app
* ris_fetch
* Ratsinformation

CMS-Nutzerkonten basieren auf Adressfeldern mit dem Kennzeichen "öffentlich" oder "nicht öffentlich".

Hinweis Nutzerimport:

* Festlegung der CMS Login-Kennung
* Systemkonfiguration für "Login Kennung basiert auf":
** Adresskennung (REGISAFE Standard)
** Titel, Vorname, Nachname
** E-Mail
* Systemkonfiguration für "Überschreiben der Login-Kennung". Ermöglicht die automatische Änderung bestehender Nutzerkonten (Info an Nutzer per E-Mail).

Import der Basisgremienverteiler und Sitzungsverteiler erzeugt nun Nutzergruppen in der Benutzerverwaltung.

Mandantensystem

Es kann optional ausgewählt werden, ob Verwaltungskennungen für Mandantensysteme verwendet werden sollen.

Erweitert

Konfigurieren der URL zum Support-Web.

Einblenden von Entwicklermeldungen steuert den Umfang der Debug-Ausgaben des Ratsinformationssystems. Debug-Ausgaben sind nur für Entwicklungszwecke oder im Fehlerfall notwendig.

==== Reiter Benachrichtigungen ====

[[Image:12_V2-3Ratsinformation2b-E-Mail Versand.png|miniatur|E-Mail-Versand]]

Konfigurieren des E-Mail-Versandes und der Administrator-Benachrichtigungen.

'''E-Mail-Versand'''

Der E-Mail-Versand und das Zurücksetzen von Nutzerdaten an Gremienmitglieder werden nur aktiviert, wenn eine Admin-E-Mail des Kunden hinterlegt ist.

* ''Nutzer-Benachrichtigungs E-Mail Versand'' aktiviert -> E-Mail geht an Mandatsträger
* Ist kein Versand an Mandatsträger aktiv, werden alle E-Mails an einen Mandatsträger nun an den Admin weitergeleitet.
* Ist auch der Versand an den Admin bzw. systemweit deaktiviert, oder gab es einen Fehler beim Versenden, wird nun ein Fehler im Systemlog geschrieben.

Für den Versand im HTML-Format wurde auf Multipart-E-Mails umgestellt (enthält jetzt einen alternativen Text als Plain Text).

'''Postfach für E-Mailversand'''

Konfiguration eines eigenen Absender-Postfachs ist möglich. E-Mail-Versand kann wahlweise im HTML-Format (Einbettung von Bilddateien) erfolgen.

Nach Konfiguration der Einstellungen kann eine Test-E-Mail versandt werden.

Es wird empfohlen ein separates Postfach einzurichten, z.B. ris@kundendomain.de

'''Informationsdienst'''

Konfiguration oder Deaktivierung des Informationsdienstes:

* Festlegen des Betreffs der E-Mails des Informationsdienstes. Bei leerem Feld wird der Standard verwendet.
* Informationsdienst für festgelegte Status erzwingen
* Informationsdienst für festgelegte Status verbergen

Standard des Betreffs:

Informationsdienst BürgerPLUS Ratsinformation "##WEB_NAME##" vom ##DATUM##"

Mögliche Platzhalter:

* ##DATUM## - Datum im Format DD.MM.JJJJ HH:MM
* ##WEB_NAME## - Name der BürgerPLUS Ratsinformation Instanz
* ##MANDANT## - Name der Verwaltungskennung" name="flexml::infodienst_subject"

==== Reiter Schriftstücke ====

[[Image:13_V2-3Ratsinformation-Reiter Schriftstuecke.png|miniatur|Reiter Schriftstücke]]

Dateinamen werden nicht mehr Case-Sensitive ausgewertet (Groß-/Kleinschreibung). Dateinamen, die fälschlicherweise URL-kodiert übergeben werden, können nun ausgewertet werden. Unterstützt werden die neuen Schriftstück ArtIDs "Sitzungsunterlage" und "RISZusatzDokument".

Dateibehandlung

Die Dateibehandlung gibt an wie Dokumente, wenn sie im Web geöffnet werden, behandelt werden.

Mögliche Einstellungen:

* immer Downloaden
* wenn möglich im Browser darstellen

Bezeichnung der Schriftstück ArtIDs

Den bekannten Bezeichnungen von Schriftstücken können andere Bezeichnungen zugewiesen werden. Die im Feld angegebene Bezeichnung überschreibt die Standardangabe.

Anzeige der Schriftstücke

Den Dokumenttypen kann zugewiesen werden, ob es sich um ein Sitzungsschriftstück oder um ein Tagesordnungsschriftstück handelt.

Zusätzliche Dokumente

Die Zielseite für Zusätzliche Dokumente und die Mandantenzuordnung kann festgelegt werden.

==== Reiter PDF Sicherheit ====

[[Image:14_V2-3PDF-Sicherheit.png|miniatur|PDF-Sicherheit]]

'''Wasserzeichen'''

Systemweit kann vom Administrator ein Wasserzeichen für alle PDF-Dateien aktiviert werden. Das Wasserzeichen kann individuell
gestaltet und als PDF hinterlegt werden.

Folgende Arten von Wasserzeichen stehen zur Verfügung:
* Stempel (Standard): Das Wasserzeichen wird über dem Text gelegt. Insbesondere bei Bildern ist dies zu empfehlen. Die Lesbarkeit kann je nach Wasserzeichen ggf. eingeschränkt sein.
* Hintergrund: Das Wasserzeichen wird unter dem Text eingefügt. In PDF-Dokumenten mit Bildinhalten ist das Wasserzeichen ggf. verdeckt.

[[Image:14_V2-3PDF-Sicherheit-Wasserzeichen.png|miniatur|PDF mit Wasserzeichen und benutzer- und zeitabhängiger Fußleiste]]

Wird ein Wasserzeichen für die Dateien verwendet, so erscheint der Nutzername sowie ein Zeitstempel in der Fußzeile des Dokumentes.
Möchten Sie diesen Hinweis anzeigen, jedoch kein Wasserzeichen hinterlegen, laden Sie ein leeres PDF-Dokument im System hoch und stellen Sie es als Wasserzeichen für den Hintergrund ein.

'''Verschlüsselung'''

Systemweit kann vom Administrator ein Passwort für alle Schriftstückdownloads/Sitzungsmappen aktiviert werden. Wichtig: Der Passwortschutz gilt nur für nicht öffentlich sichtbare Schriftstücke! Öffentliche Schriftstücke sind weiterhin ohne einen Passwortschutz aufrufbar. Das Passwort ist nicht nutzerspezifisch und muss allen Nutzern bekannt gegeben werden.

Mit dem Passwortschutz können folgende Berechtigungen in PDF-Dateien gesetzt werden:
* keine (nur ansehen): Nutzer können das PDF herunterladen und öffnen. Andere Aktionen, wie Drucken, Hinzufügen von Anmerkungen in einem PDF-Programm oder Zusammenfügen mit anderen Dokumenten, sind nicht möglich.
* alle Berechtigungen: Nutzer können das PDF herunterladen und öffnen. Alle anderen Aktionen, wie Drucken, Hinzufügen von Anmerkungen in einem PDF-Programm oder Zusammenfügen mit anderen Dokumenten, sind möglich.
* eigene Vorgabe: Nutzer können das PDF herunterladen und öffnen. Andere Aktionen, wie Drucken, Hinzufügen von Anmerkungen in einem PDF-Programm oder Zusammenfügen mit anderen Dokumenten, müssen explizit durch den Administrator festgelegt werden. Bitte beachten Sie: in PDF-Betrachtern (z. B. Acrobat Reader) können die Berechtigungen andere Bezeichnungen tragen

[[Image:14_V2-3PDF-Sicherheit-Frontend.png|miniatur|PDF-Verschlüsselung im Frontend]]

Erfolgte die Aktivierung der PDF-Verschlüsselung sowie die Vergabe eines systemweiten PW durch den Admin, so kann jeder Nutzer anschließend im persönlichen Bereich der Ratsinformations-Webseite (Frontend) unterhalb des Punktes "PDF Verschlüsselung" im Reiter „Profildaten“ das Admin-PW überschreiben. Trägt der Nutzer nichts ein, gilt das Admin-PW.

==== Reiter Adressen ====

[[Image:15_V2-3Ratsinformation-Reiter Adressen.png|miniatur|Reiter Adressen]]

Konfiguration der Darstellung der Adresse:

* CSS-Klasse für das Layout und eine Überschrift für jeden Adresse-Block
* Einteilung in Adresse-Blöcke
* Festlegung der zu verwendenden Felder je Block
* Konfiguration der Formatierung (Name in der Ausgabe, Zeilenumbruch, Listenrelevanz)
* Adressrendering über herkömmlichen Weg, wenn keine Adressfelddefinition hinterlegt ist
* wenn nur ein Feld definiert ist: Verwendung dieser Konfiguration

==== Reiter Datenschutz ====

[[Image:16_V2-3Ratsinformation-Reiter Datenschutz.png|miniatur|Reiter Datenschutz]]

Logging von Nutzerinteraktionen

* Logging von Schriftstückdownloads als Nachweis der „Zustellung“ von z.B. Einladungen
** optional de-/aktivierbar
** Zusammenfassung bei Zip Archiven

Tagesordnungspunkte

Es kann konfiguriert werden, ob der öffentlich hinterlegte Text für Tagesordnungspunkte angezeigt werden soll, z.B. wenn der Nutzer als "befangen" eingestuft wird, oder ein eigener Text. Bei Letzterem erscheint ein Freitextfeld.

==== Reiter Import ====

[[Image:Ratsinformation-Reiter_Import.PNG|miniatur|Reiter Import]]

Schnittstelle

Das Dateiformat für die Schnittstelle kann konfiguriert werden.

Quelle

Das Quell-Verzeichnis gibt den Pfad der zu importierenden Daten an.

Autoimport

* Service URL der Server Warteschlange

* Systemerkennung in der Server Warteschlange

=== Veränderung der Sichtbarkeit ===

Übersicht aller Sitzungen und Schriftstücke im System mit Veröffentlichungsbereich. Ermöglicht das Offline-Setzen eines einzelnen Datensatzes.

[[Image:18_V2-3Notizen bearbeiten.png|miniatur|Notizen bearbeiten]]

=== Notizen bearbeiten ===

Scheidet ein Nutzer unerwartet aus, verbleiben oft noch in Sitzungen erstellte Notizen im System. Für Administratoren wurde daher eine Möglichkeit geschaffen, diese Notizen unter datenschutzrechtlichen Aspekten vollständig aus dem System zu entfernen. Der Administrator erhält dabei keinen Zugriff auf die Inhalte, sondern kann lediglich an Hand des Notiz-Titels entscheiden, welche Notizen eines Nutzers gelöscht werden sollen.

=== Nutzerkonten zurücksetzen===

[[Image:19_V2-3Ratsinformation Zuruecksetzen der Zugangsdaten.png|miniatur|Zurücksetzen der Nutzerkonten]]

Hier erscheint eine Übersicht aller importierten Nutzer. Ermöglicht das Neu-Versenden eines Initial-Passworts an Nutzer, abhängig von der Aktivierung des [[#Reiter Benachrichtigungen|E-Mail-Versand]].

Icons kennzeichnen Nutzer mit nicht vorhandenen bzw. mehrmals vergebenen E-Mail-Adressen.

Der Link hat eine Gültigkeit von 24 Stunden.

[[Image:20_V2-3Nutzerkonten bearbeiten.png|miniatur|Bearbeiten von Nutzerkonten]]

=== Nutzerkonten bearbeiten ===

Nutzer, die in der XML als "gelöscht" markiert sind, werden nicht vollständig aus der Datenbank entfernt, um eine Wiederherstellung bei unbeabsichtigtem Löschen zu ermöglichen.

Unter diesem Punkt kann der web-admin ein oder mehrere Nutzer löschen (soft-delete) oder wiederherstellen. Das unwiederbringliche Löschen aus der Datenbank (hart-delete) ist weiterhin nur durch den RIS-Support möglich, da bei einem versehentlichen Löschen ein Komplett-Export notwendig wird. Melden Sie sich gern kurzfristig bei uns, sollten Sie einen Nutzer vollständig aus der Datenbank löschen wollen.

'''Hinweis:''' Das Löschen im Ratsinformationssystem ist eine temporäre, kurzfristige Lösung. Der Nutzer muss in jedem Fall auch im DMS für den Export deaktiviert werden und darf nicht mehr in der XML erscheinen. Andernfalls wird der Nutzer wiederholt importiert und im Ratsinformationssystem angelegt.

=== Systemlogs ===

[[Image:21_V2-3Ratsinformation Sytemereignisse.png|miniatur|Systemereignisse]]

Hier kann die Einsicht in Systemmeldungen erfolgen.

Systemereignisse sind

* suchbar nach:
:* Text und
:* Datum oder
:* Zeitspanne

* filterbar nach:
:* alle,
:* Hinweise,
:* Warnungen,
:* Fehler und
:* Erfolg

* sowie sortierbar nach:
:* ID,
:* Art,
:* Nutzer,
:* Datum/Uhrzeit,
:* Modulkontext,
:* erweiterter Kontext,
:* Ereignis und
:* Beschreibung.

== Modulvorlagen ==

[[Image:22_V2-3Ratsinformation2 Konfiguration Modulvorlagen.png|miniatur|Konfiguration Modulvorlagen]]

Eine Modulvorlage dient der einfachen und systemweiten Konfiguration der Ausgabe. Es können mehrere Modulvorlagen angelegt werden. Modulvorlagen werden an den Menüpunkten im [[#Seitenbaum|Seitenbaum]] ausgewählt und zentral konfiguriert, wobei pro Menüpunkt nur eine Modulvorlage ausgewählt werden kann. Ist die Modulvorlage aktiviert, werden bis auf den Reiter "Allgemein" alle weiteren ausgeblendet.
Die Ausgabe-Konfiguration im Seitenbaum erfolgt ausschließlich über die Modulvorlagen, seitenspezifische Konfigurationen wurden entfernt.

'''Reiter der Modulvorlage'''

* [[#Reiter Allgemein|Allgemein]]
* [[#Reiter Darstellung|Darstellung]]
* [[#Reiter Sitzungen|Sitzungen]]
* [[#Reiter Kalender|Kalender]]
* [[#Reiter Personen|Personen]]
* [[#Reiter Gremien|Gremien]]
* [[#Reiter Suche|Suche]]
* [[#Reiter Dokumenten Liste|Dokumenten Liste]]
* [[#Reiter Notizen|Notizen]]
* [[#Reiter Newsmodul|Newsmodul]]
* [[#Reiter App|App]]

'''Vorteile gegenüber der direkten Konfiguration am Menüpunkt'''

* Konfiguration der Modulvorlage an einem zentralen Punkt
* einfache Nachkonfiguration neuer oder zuvor nicht genutzter Funktionen
* keine Anpassung aller Menüpunkte notwendig
* Verringerung fehlerhafter oder fehlender Konfigurationen an einzelnen Menüpunkten (führte in der Vergangenheit zu Missverständnissen in der Ausgabe)

Die Einstellungen in der Modulvorlage können beliebig vorgenommen werden. Für alle Reiter gilt, dass der Systemstandard mit einem Klick wiederhergestellt werden kann.

Weiterhin können, wenn notwendig, am einzelnen Menüpunkt abweichende Einstellungen vorgenommen werden.

==== Reiter Allgemein ====

[[Image:23_V2-3Ratsinformation Konfiguration-Allgemein.png|miniatur|Konfigurationsmöglichkeiten Allgemein]]

Im Reiter Allgemein kann die Grundeinstellung der Modulvorlage vorgenommen werden. Dazu zählt die Vergabe einer eindeutigen Bezeichnung.

==== Reiter Darstellung ====

[[Image:24_V2-3Ratsinformation Konfiguration-Darstellung.png|miniatur|Konfigurationsmöglichkeiten für Darstellung]]

Listen

Daten, die in einer Liste ausgegeben werden, können in ihrer Anzahl variiert werden. Die Auswahl geht von einer Anzeige ohne Einschränkung bis zu 50 Einträgen pro Seite.

Datumsformat

Das Datumsformat (inklusive Uhrzeit) kann konfiguriert werden.

Zusätzliche Ausgabe

Ausgewählt werden können:

* Ausgabe von Vertretern in Sitzungsteilnehmer Listen
* Ausgabe von Vertretern in Basisgremien Listen
* Ausgabe von Parteien
* Ausgabe von Fraktionsvorsitzenden
* Ausgabe von zusätzlichen Funktionen
* Ausgabe von Drucksachennummern
* Ausgabe des Öffentlichkeitsstatus bei Schriftstücken mit Bezug zu einem TOP
* Filtermöglichkeit für Personenliste
* Filtermöglichkeit für Fraktionenliste
* Filtermöglichkeit für Parteienliste

Features deaktivieren

Folgende Features können ausgeschalten werden:

* Notizfunktion an Sitzung deaktivieren
* Downloadmöglichkeit für Sitzungsmappe deaktivieren
* Downloadmöglichkeit für Gesamtdokument deaktivieren
* Downloadmöglichkeit für elektronische Visitenkarte deaktivieren
* Link "auf Karte anzeigen" deaktivieren
* Ausgabe von Jahres Auswahl in Sitzungs-Archiv deaktivieren
* Ausgabe von "Vertreter für Gremiumsmitglieder" deaktivieren
* Einbindung der Javascript Bibliothek jQuery deaktivieren
* Einbindung der Javascript Bibliothek jQuery-UI deaktivieren
* Zusammenfügen von AssetsCompiler deaktivieren

==== Reiter Sitzungen ====

[[Image:25_V2-3Ratsinformation Konfiguration-Sitzungen.png|miniatur|Konfigurationsmöglichkeiten für Sitzungen]]

Sitzungsdetails

Bei der Darstellung der Sitzungsdetails kann zwischen einer einfach Listenansicht, Akkordeonansicht oder der Darstellung mit Reitern gewählt werden.

Weiterhin ausgewählt werden kann:

* Titel des Sitzungs-Schriftguts anzeigen
* Titel von Anlagen des Sitzungs-Schriftguts anzeigen
* Titel des Schriftguts der Tagesordnungspunkte anzeigen
* Titel von Anlagen des Tagesordnungspunkt-Schriftguts anzeigen

Sitzungstitel

Die Darstellung des Wochentags kann beeinflusst werden. Zunächst kann eingestellt werden, ob die Wochentage überhaupt ausgegeben werden sollen. Bei der Art kann zwischen der Kurz- und der Langform unterschieden werden. Es kann ein beliebiger Trenner zwischen Wochentag und Datum angegeben werden. Optional können zwischen Datum und Uhrzeit oder zum Sitzungsnamen, ebenfalls Trenner eingefügt werden.

==== Reiter Kalender ====

[[Image:26_V2-3Ratsinformation Wochenansicht Sitzungskalender.png|miniatur|Darstellungsmöglichkeiten im Kalender am Beispiel der Wochenansicht]]

[[Image:26_V2-3Ratsinformation Konfiguration-Kalender.png|miniatur|Konfigurationsmöglichkeiten für Kalender]]

Neben der Kalenderdarstellung kann an dieser Stelle auch die Ausgabe der Kalendereinträge konfiguriert werden.

Kalenderdarstellung

Die Startansicht unterscheidet zwischen Monat (Standard), Woche und Tag. Dabei kann für Woche und Tag die einfache oder detaillierte Ansicht gewählt werden.

Kalendereinträge

Standardmäßig wird die Gremiumsbezeichnung im Kalender ausgeschrieben. Um unschöne Umbrüche zu vermeiden, kann an dieser Stelle die Abkürzung der Gremiumsbezeichnung aktiviert werden. Mit der Aktivierung stehen Tooltips und eine Legende optional zur Verfügung.

Kalendereinträge

Termine und Tooltips können jeweils mit einer auf das Kundenweb angepassten oder vom Kunden gewünschten Farbe versehen werden.
Werden die Feldwerte leer gelassen, erfolgt die Darstellung in Standardfarben (hellblau).

'''Empfohlene Einstellung'''

* Gremiumsbezeichnung = Abkürzung
* Tooltip anzeigen = aktiviert
* Legende anzeigen = aktiviert

Internetkalender

Hier kann die Bereitstellung des Dienstes aktiviert werden.

==== Reiter Personen ====

[[Image:27_V2-3Ratsinformation2 Konfiguration Personen.png|miniatur|Konfigurationsmöglichkeiten für Personen]]

Bilddarstellung

An dieser Stelle kann die Anzeige hinterlegter Bilder der Personen (Benutzerverwaltung) nach Bereichen konfiguriert werden:

* keine Anzeige
* im Bürger-Bereich
* im Login-Bereich
* keine Einschränkung

Detail Bild - Listen Bild - Vollbild

Hier können jeweils die Abmessungen der Bilddarstellungen konfiguriert werden.

==== Reiter Gremien ====

[[Image:28_V2-3Ratsinformation2 Konfiguration Gremien.png|miniatur|Konfigurationsmöglichkeiten für Gremien]]

Ausgabe

Die Anzeige leerer Gremien kann optional aktiviert werden (Standard: aus).

Sichtbarkeit der Gremien entfällt. Die Sichtbarkeit der Gremien ist nun direkt von der Sichtbarkeit der Sitzungen abhängig. In Basis-Gremienauflistungen gilt die Sichtbarkeitsregelung, die im Export übergeben ist.

Sitzungskalender

Optional kann die Einstellung erfolgen, dass für jedes Gremium ein anderer Farbwert verwendet wird (Standard: aus). Bei Aktivierung dieser Option öffnet sich die Konfiguration "Farbwerte".

Sitzungskalender

Hier kann für jedes ausgewählte Gremium eine Farbe für den Hintergrund, den Rahmen und die Schrift selekiert werden.

==== Reiter Suche ====

[[Image:29_V2-3Ratsinformation2 Konfiguration Suche.png|miniatur|Konfigurationsmöglichkeiten für die Suche]]

Allgemeine Suchoptionen

Um das Suchformular nutzen zu können, muss der Haken bei "Suchformular anbieten" gesetzt sein. Bei der Art der Suche kann zwischen der einfachen und der erweiterten Suche unterschieden werden. Es kann eingeschränkt werden, auf welche Inhalte die Suche zugreifen darf ("Suche in folgenden Inhalten gestatten").
Bei der erweiterten Suche kann zusätzlich ausgewählt werden, ob die erweiterten Suchmöglichkeiten im Frontend beim ersten Aufruf bereits aufgeklappt erscheinen sollen.

Formularelemente der Erweiterten Suche

Optionen, die in der erweiterten Suche eingeblendet werden können:
* "Suche nach Gremium" anzeigen
* "Suche nach Schriftstückart" anzeigen
* "Suche nach Zeitraum" anzeigen

Die Darstellung der Suchtreffer für Schriftstücke entspricht der Darstellung der Dokumentenliste inklusive der dortigen Konfiguration.

==== Reiter Dokumenten Liste ====

[[Image:30_V2-3Ratsinformation2 Konfiguration DokumentenListe.png|miniatur|Konfigurationsmöglichkeiten für Dokumenten Liste]]

Ausgabe

Es kann ausgewählt werden, ob ausschließlich die in der Sortierung enthaltenen Schriftstück Arten angezeigt werden sollen. Leere Einträge in der Schriftstück ArtID Liste können ebenfalls angezeigt werden.

Dokumentenliste

Der Titel des Schriftstückes ist standardmäßig aktiviert. Optional kann diese Einstellung geändert werden. Anlagen und Anlage-Titel können angezeigt oder ausgeblendet werden.

Sortierung

In der Sortierung kann die Reihenfolge und die Schriftstückarten an sich, die verwendet werden sollen, festgelegt werden. Jeder Dokumententyp kann innerhalb der Reihenfolge nur einmal vorkommen.

Innerhalb einer Schriftstückart erfolgt die Sortierung anhand des Zeitbezugs des Dokuments. Hierzu wird die aktuellste Sitzung, in der das Schriftstück verwendet wird, ermittelt.

==== Reiter Notizen ====

[[Image:31_V2-3Ratsinformation2 Konfiguration Notizen.png|miniatur|Konfigurationsmöglichkeiten für Notizen]]

Konfigurieren der Nutzerauswahl und Möglicher Einschränkungen für das Teilen von Notizen.

Nutzerauswahl

* nur Teilnehmer der Sitzung und Nutzer mit zusätzlichem Zugriff auf die Sitzung (Standard)
* nur Teilnehmer der Sitzung
* alle Nutzer, unabhängig von Zugriffsberechtigungen

Mögliche Einschränkungen

* Gremien
* Fraktionen
* Parteien
* Funktion im Gremium
* Zusätzliche Funktion

==== Reiter Newsmodul ====

[[Image:32_V2-3Ratsinformation2 Konfiguration Newsmodul.png|miniatur|Konfigurationsmöglichkeiten für das Newsmodul]]

[[Image:32_V2-3Ratsinformation2 Konfiguration Newsmodul Seite.png|miniatur|Auswahl der Detailseite]]

Hierüber kann die Anzeige des Newsmoduls im Sitzungskalender aktiv geschalten werden. Bei Aktivierung wird die Möglichkeit geboten, für jede Kategorie zu bestimmen, auf welcher Webseite (Detailseite) die Artikel erscheinen sollen, sowie eine Farbe für den Hintergrund, den Rahmen und die Schrift festzulegen.

==== Reiter App ====

[[Image:33_V2-3Ratsinformation2 Konfiguration App.png|miniatur|Konfigurationsmöglichkeiten für die App]]

Integration

* Überschrift
* Festlegung der Spaltenanzahl im Startbildschirm (Homescreen)
* Login über Webcontainer ermöglichen: Login Schaltfläche im Startbildschirm erscheint (Ersatz für Login über nativen App-Rahmen)

Eigene Styles

* eigene Styles (brain-SCC) oder kundenspezifische Stylesheets per CSS einfügen (kunde.css)

== Teilnahme ==

[[Image:34_V2-3Teilnahme.png|miniatur|Teilnahme]]

Der Punkt "Sitzungsteilnahme" ermöglicht die Sortierung nach ID, Externer ID, Kennung, Sitzungsbeginn und Status. Eine Suche anhand eines Textes und des Zeitraums der Sitzung kann ebenfalls erfolgen.

Am Ende jeder Zeile wird der Button "Teilnehmer anzeigen" zur Verfügung gestellt. Hierüber werden alle Sitzungsteilnehmer mit deren Zu- oder Absagen einer Teilnahme tabellarisch ausgegeben.
Es wird eine Exportfunktion im CSV-Format (z.B. für Excel) angeboten.

'''Hinweis:''' Um die Sitzungsteilnehmer zu sehen, wird die Nutzung des Mandatsträgermodus vorausgesetzt. Ist der Mandatsträgermodus deaktiviert, erscheinen unter dem Punkt "Teilnahme" alle Sitzungen. Eine Teilnehmerliste kann nicht generiert werden.

== Statistik ==

[[Image:35_V2-3Statistik.png|miniatur|Statistik]]

Die Statistik gibt einen kurzen Überblick über die im System importierten Inhalte, Nutzerkonten und Nutzerinhalte.

== Hilfe ==

Über den Punkt "Hilfe" wird das Wiki des Ratsinformationssystems aufgerufen. Darin sind Konfigurationsmöglichkeiten des Backends näher beschrieben.

= Einspielen von Patches =

Das Einspielen von Patches ist Systemadministratoren mit Superuser-Rechten vorbehalten.

== Siehe auch ==
* [http://dms-support.brain-scc.de/de/ansprechpartner.html Support-Web] mit Informationen zu Ansprechpartnern und Updates
* [[BürgerPLUS Ratsinformation - Administration Version 2.2|Administration Version 2.2]]

= Hilfe Funktion =

[[Image:36_V2-3Hilfe.png|miniatur|''Hilfe'' Schaltfläche]]

Über die ''Hilfe'' Schaltfläche in den einzelnen Menüs der Administration kann auf die Hilfe Funktion zugegriffen werden. Dabei ist jede ''Hilfe'' Schaltfläche mit den inhaltlich passenden Abschnitt eines Wiki Artikels verknüpft.

Ratsinformationssystem - Administration Version 2.3

2016-05-17T12:36:32Z

Tbalcke: /* Benutzerverwaltung */

Dieser Artikel behandelt die Administration des Ratsinformationssystem 2.3 ('''REGISAFE-Version 4.3''').

Der Administrationsbereich ist durch das Anfügen des Wortes "admin" an der URL erreichbar.

Beispiel: https://ris.geocms.com/demo/admin/

= Einführung =

[[Image:Ratsinformation-Zusammenspiel.PNG|miniatur|Wie kommen die Daten vom REGISAFE ins Web?]]

[[Image:01_V2-3GeoCMS-Modul Ratsinformation.png|miniatur|GeoCMS - Modul Ratsinformation]]

Zusammenspiel von REGISAFE und BürgerPLUS Ratsinformationen

= Ausgabe =

-> Informationen zur [[BürgerPLUS Ratsinformation - Ausgabe Version 2.3|Web-Ausgabe des Moduls BürgerPLUS Ratsinformation Version 2.3]]

=Zugriffsrechte=
Je nach Rolle, kann ein Nutzer im Administrationsbereich unterschiedliche Zugriffsrechte besitzen.

'''Rollen mit absteigenden Zugriffsrechten:'''

* Superuser
** Rechte: alle
* Administrator
**Rechte: Benutzerinformationen, Installation, Benutzerverwaltung, Seitenbaum, Ratsinformationen, Syslogs
* Web-Admin des Kunden
** Rechte: Benutzerinformationen, Benutzerverwaltung, Seitenbaum, Ratsinformationen
* Gremiumsmitglieder und sonstige Sitzungsteilnehmer
** Rechte: Benutzerinformationen

= Benutzerverwaltung =

[[Image:02_V2-3Ratsinformation-Benutzerverwaltung-Details.png|miniatur|Detailansicht Benutzer]]

Die Nutzerkonten und Berechtigungen werden aus REGISAFE importiert. Rechte importierter Nutzer dürfen nicht angepasst werden, da diese bei jedem Import überschrieben werden. Lediglich den Benutzernamen, das Passwort und das Bild des Benutzers können Administratoren bei Bedarf ändern.

Die Nutzerkonten sind entsprechend ihrer Rollen und Zugriffsrechte in Gruppen zugeordnet. Die Zuordnung darf nicht geändert werden, da die Verteilung an Hand der Daten im REGISAFE erfolgt. Die Gruppen werden als Baumstruktur angezeigt.

[[Image:03_V2-3Benutzergruppen.png|miniatur|neue Benutzergruppen]]

Zur Erleichterung der Rechteverwaltung der Benutzer und zur gezielteren Rechtevergabe, stehen in der Benutzerverwaltung zusätzlich zwei Gruppen zur Verfügung:
* RIS - alle importiert (enthält alle über die RIS-Schnittstelle importierten Nutzer)
* RIS - ohne Verteiler (RIS-Nutzer, die keinem Gremium angehören, also Nutzer, die importiert wurden, aber keine Rechte besitzen sollen)
'''Hinweis:''' Vergeben Sie keine Rechte im CMS-Backend ohne Abstimmung mit dem RIS-Support. Die Rechteverwaltung erfolgt bis auf wenige Ausnahmen (Newsmodul und ggf. Hilfeseiten) ausschließlich im DMS, um eventuelle Zugriffe nicht autorisierter Personen auf bestimmte Bereiche und Funktionen steuern zu können.

Der Status des Nutzerkontos wird farblich gekennzeichnet. Aktive Nutzer sind mit einem grünen Symbol gekennzeichnet. Nutzer, die beispielsweise ein neues Passwort angefordert oder sich noch nicht im System angemeldet haben, werden mit einem orangen Symbol markiert.

Die E-Mail-Adresse wird aus der Benutzerverwaltung entfernt, wenn keine gültige E-Mail-Adresse exportiert wurde. Als Beispiele für ungültige Adressen sind zu nennen:
* Intern: Vorname Nachname
* vorname.nachname[at]kommune.de
* vorname.nachname@kommune

Wichtige Inhalte des Benutzerkontos (Benutzer bearbeiten):

* Benutzer
:* Benutzername (Login-Kennung des Nutzers; Generiert aus der REGISAFE-XML)
:* Passwort (verschlüsselt)
:* Redaktionsbereich-Anmeldung erlauben (Backend-Zugriff für den Nutzer aktivieren/deaktivieren)
* Persönliche Angaben (werden aus der REGISAFE-XML übermittelt, außer das Profilbild)
:* Profilbild (eine lokale Datei auswählbar)

Wenn (neue) Nutzer ein Passwort vergeben, muss dieses folgende Mindestanforderungen erfüllen:
* mind. 8 Zeichen,
* mind. 1 Sonderzeichen,
* mind. 1 Großbuchstabe und
* 1 Kleinbuchstabe

[[Image:RIS_Switch-to-User.JPG|miniatur|Switch-To-User]]
Pro Nutzer kann ein Profilbild hinzugefügt werden. Diese Funktion ist unabhängig von REGISAFE, so dass das Hochladen direkt im Administrationsbereich von BürgerPLUS Ratsinformation erfolgen muss. Die Ausgabe erfolgt in der Personenliste und in der Detailansicht der Person.

Um bei einem Nutzer auftretende Fehler besser und schneller überprüfen zu können, wurde die Funktion "Switch-to-User" für den web-Admin aktiviert. Ohne das Passwort des jeweiligen Nutzers kennen zu müssen, können Administratoren damit die Rolle und Rechte des Nutzers übernehmen und den gemeldeten Fehler sichten. Wechselt ein Administator in die Rolle eines Nutzers wird dies in der Syslog vermerkt.

= Seitenbaum =

Im Seitenbaum wird die Navigation definiert. Bei der Installation wird eine Standard-Navigation vorgegeben, die gemeinsam mit dem Kunden angepasst werden kann.

== Standardelemente der Navigation des Seitenbaums ==
* Persönlicher Bereich
** Mandatsträgermodus
** Kontaktformular
** Passwort ändern
* Sitzungstermine
**Sitzungstermine (Archiv)
* Gremien
* Personen
* Fraktionen
* Dokumente
** Zusätzliche Dokumente
* Suche
* Passwort zurücksetzen
* Hilfe
* Datenschutzerklärung
* Impressum

== Anlegen und Bearbeiten von Menüpunkten ==

[[Image:04_V2-3Ratsinformation Administration Anlegen von Menüpunkten.png|miniatur|Anlegen und Bearbeiten von Menüpunkten]]

Administratoren stehen folgende Funktionen zur Bearbeitung des Seitenbaums zur Verfügung:

* Anzeigen (zeigt den Menüpunkt im Portal an)
* Bearbeiten (öffnet die Bearbeitungsmaske, um einen Menüpunkt editieren zu können)
* Hinzufügen (fügt eine Unterseite am aktuell gewählten Menüpunkt ein)
* Umbenennen (ändert den Menütitel jedoch nicht den Alias)
* Rechte setzen (die Sichtbarkeit und Bearbeitungsmöglichkeiten können über die Rechte gesteuert werden)
* Seitencache löschen (entfernt alle bisher aufgerufenen Versionen der entsprechenden Webseite)
* Ausschneiden (der Menüpunkt wird vom aktuellen Knoten ausgeschnitten und kann an einem anderen Knotenpunkt eingefügt werden)
* Kopieren (der Menüpunkt wird dupliziert und kann an einem anderen Knotenpunkt eingefügt werden)
* Einfügen (zuvor ausgeschnittene oder kopierte Menüpunkte können an beliebigen anderen Knotenpunkten eingefügt werden)
* Entfernen (löscht den ausgewählten Menüpunkt)

Folgende Einstellungen müssen beim Anlegen eines neuen Menüpunktes beachtet werden:

*Reiter Menüdaten:
** Titel (Pflichtfeld)
** Alias (Pflichtfeld)

[[Image:05_V2-3Verstecker menuepunkt.png|miniatur|Anlegen eines versteckten Menüpunktes]]
[[Image:06_V2-3Verstecker menuepunkt sichtbarkeit.png|miniatur|Anlegen eines versteckten Menüpunktes beim Reiter Sichtbarkeit]]

Soll ein versteckter Menüpunkt erstellt werden, sind zusätzlich folgende Einstellungen zu übernehmen:

*Reiter Menüdaten
**Anzeigeverhalten
*** Seite bei Login anzeigen

*Reiter Sichtbarkeit
**Benutzer= Ratsinformation
**Rechteprüfung aktivieren

'''Wichtiger Hinweis:''' Bitte sehen Sie davon ab weitere Änderungen in den Masken vorzunehmen. Diese können weitreichende Auswirkungen auf die Außenansicht und Funktionsfähigkeit des Ratsinformationssystems haben. Wenden Sie sich bitte an das Support-Team.

'''Häufiger Fehler:''' Menüpunkte können so konfiguriert werden, dass Sie ausschließlich für Nutzer mit einem Login sichtbar sind. In der öffentlichen Ansicht stehen sie scheinbar nicht mehr zur Verfügung. Jedem Nutzer, der die URL kennt, ist es jedoch möglich die Seite auch ohne Login aufzurufen. Um dies zu verhindern genügt es nicht, das Anzeigeverhalten des Menüpunktes auf "Seite nach Login anzeigen" zu setzen. Zusätzlich muss im Reiter "Sichtbarkeit" der Besitzer auf "Ratsinformation" geändert und der Haken bei "Rechteprüfen aktivieren" gesetzt sein.

= Ratsinformationssystem =

Das Fachmodul "Ratsinformationssystem" ermöglicht Einsicht in die Bereiche:

* [[#Import|Import]]
* [[#Administration|Administration]]
* [[#Modulvorlagen|Modulvorlagen]]
* [[#Teilnahme|Teilnahme]]
* [[#Statistik|Statistik]]
* [[#Hilfe|Hilfe]]

== Import ==

=== letzter Import ===

[[Image:01_V2-3GeoCMS-Modul Ratsinformation.png|miniatur|Import Status]]

Unter dem Punkt "aktueller Import" wird nur der aktuellste Import angezeigt. Sonstige Importe befinden sich im Archiv.
Der Import kann automatisch starten oder durch "Importjob starten" manuell ausgelöst werden. Es besteht die Möglichkeit, Importjobs zurückzusetzen. Durch Anzeige der Logs kann das gesamte Importverfahren nachvollzogen werden. Die Anzeige der importierten Daten im XML-Format ist ebenfalls möglich.

* erweitertes Logging beim XML-Parsen
* Warnungen bei fehlendem/ungültigem RISBEREICH für Personen in Basisgremien-/Sitzungsverteiler
* Weitergabe der Warnings an den Log des Importjobs

Die verschiedenen Status eines Imports werden auch farblich gekennzeichnet:

* Grün: der Import war erfolgreich, an der Importdatei gab es Änderungen
* Orange: der Import war erfolgreich, an der Importdatei gab es keine Änderungen
* Rot: beim Import sind Fehler aufgetreten

=== Importarchiv ===

[[Image:08_V2-3Ratsinformation-Archivierte Importe.png|miniatur|Import-Archiv]]

Alle bereits vergangenen Importe befinden sich im Archiv. Sobald ein neuer aktueller Import durchgeführt wird, wird ein älterer ins Archiv verschoben. Archivierte Importe können nicht mehr zurückgesetzt werden. Die Import-Logs und die Daten in einer medienneutralen XML-Struktur können dennoch angezeigt werden. Die Sortierung kann selbstständig vorgenommen werden, durch Klick auf den Tabellenkopf für die entsprechende Spalte, nach der geordnet werden soll. Zur vereinfachten Recherche im System steht die Suchfunktion zur Verfügung.

== Administration ==

[[Image:09_V2-3Ratsinformation-Administration.png|miniatur|Administration]]

Ermöglich Zugriff auf:

* [[#Systemkonfiguration|Systemkonfiguration]]
* [[#Verändern der Sichtbarkeit|Verändern der Sichtbarkeit]]
* [[#Notizen bearbeiten|Notizen bearbeiten]]
* [[#Nutzerkonten zurücksetzen|Nutzerkonten zurücksetzen]]
* [[#Nutzerkonten bearbeiten|Nutzerkonten bearbeiten]]
* [[#Systemlogs|Systemlogs]]

=== Systemkonfiguration ===

[[Image:10_V2-3Ratsinformation-Systemkonfiguration.png|miniatur|Administration - Systemkonfiguration]]

Die Systemkonfiguration ist Nutzern mit administrativen Berechtigungen vorbehalten (Superuser, Administrator, Web-Admin). In diesem Bereich werden systemweite Einstellungen vorgenommen.

'''Reiter der Systemkonfiguration:'''

* [[#Reiter Konfiguration|Reiter Konfiguration]]
* [[#Reiter Benachrichtigungen|Reiter Benachrichtigungen]]
* [[#Reiter_Schriftstücke|Reiter Schriftstücke]]
* [[#Reiter_PDF Sicherheit|Reiter PDF Sicherheit]]
* [[#Reiter Adressen|Reiter Adressen]]
* [[#Reiter Datenschutz|Reiter Datenschutz]]
* [[#Reiter Import|Reiter Import]]

Die Reiter sind erreichbar über den Button "ändern" (Ratsinformation > Administration > Systemkonfiguration > ändern).

==== Reiter Konfiguration ====

[[Image:11_V2-3Ratsinformation-Reiter Konfiguration.png|miniatur|Reiter Konfiguration]]

Iconset

Bei der Verwendung von Iconsets kann zwischen REGISAFE-Standard-Icons und hinterlegten Open-Source-Icons gewählt werden.

Authentifizierung

Bei der Einstellung der Zielseite für den E-Mail-Link zum initialen Setzen des Nutzer-Passworts handelt es sich um ein Pflichtfeld.

Einstellungen für die Zielseite des E-Mail-Links zum initialen Setzen des Nutzer-Passworts:

* Login authentifizieren
* Infogruppen
* ris_app
* ris_fetch
* Ratsinformation

CMS-Nutzerkonten basieren auf Adressfeldern mit dem Kennzeichen "öffentlich" oder "nicht öffentlich".

Hinweis Nutzerimport:

* Festlegung der CMS Login-Kennung
* Systemkonfiguration für "Login Kennung basiert auf":
** Adresskennung (REGISAFE Standard)
** Titel, Vorname, Nachname
** E-Mail
* Systemkonfiguration für "Überschreiben der Login-Kennung". Ermöglicht die automatische Änderung bestehender Nutzerkonten (Info an Nutzer per E-Mail).

Import der Basisgremienverteiler und Sitzungsverteiler erzeugt nun Nutzergruppen in der Benutzerverwaltung.

Mandantensystem

Es kann optional ausgewählt werden, ob Verwaltungskennungen für Mandantensysteme verwendet werden sollen.

Erweitert

Konfigurieren der URL zum Support-Web.

Einblenden von Entwicklermeldungen steuert den Umfang der Debug-Ausgaben des Ratsinformationssystems. Debug-Ausgaben sind nur für Entwicklungszwecke oder im Fehlerfall notwendig.

==== Reiter Benachrichtigungen ====

[[Image:12_V2-3Ratsinformation2b-E-Mail Versand.png|miniatur|E-Mail-Versand]]

Konfigurieren des E-Mail-Versandes und der Administrator-Benachrichtigungen.

'''E-Mail-Versand'''

Der E-Mail-Versand und das Zurücksetzen von Nutzerdaten an Gremienmitglieder werden nur aktiviert, wenn eine Admin-E-Mail des Kunden hinterlegt ist.

* ''Nutzer-Benachrichtigungs E-Mail Versand'' aktiviert -> E-Mail geht an Mandatsträger
* Ist kein Versand an Mandatsträger aktiv, werden alle E-Mails an einen Mandatsträger nun an den Admin weitergeleitet.
* Ist auch der Versand an den Admin bzw. systemweit deaktiviert, oder gab es einen Fehler beim Versenden, wird nun ein Fehler im Systemlog geschrieben.

Für den Versand im HTML-Format wurde auf Multipart-E-Mails umgestellt (enthält jetzt einen alternativen Text als Plain Text).

'''Postfach für E-Mailversand'''

Konfiguration eines eigenen Absender-Postfachs ist möglich. E-Mail-Versand kann wahlweise im HTML-Format (Einbettung von Bilddateien) erfolgen.

Nach Konfiguration der Einstellungen kann eine Test-E-Mail versandt werden.

Es wird empfohlen ein separates Postfach einzurichten, z.B. ris@kundendomain.de

'''Informationsdienst'''

Konfiguration oder Deaktivierung des Informationsdienstes:

* Festlegen des Betreffs der E-Mails des Informationsdienstes. Bei leerem Feld wird der Standard verwendet.
* Informationsdienst für festgelegte Status erzwingen
* Informationsdienst für festgelegte Status verbergen

Standard des Betreffs:

Informationsdienst BürgerPLUS Ratsinformation "##WEB_NAME##" vom ##DATUM##"

Mögliche Platzhalter:

* ##DATUM## - Datum im Format DD.MM.JJJJ HH:MM
* ##WEB_NAME## - Name der BürgerPLUS Ratsinformation Instanz
* ##MANDANT## - Name der Verwaltungskennung" name="flexml::infodienst_subject"

==== Reiter Schriftstücke ====

[[Image:13_V2-3Ratsinformation-Reiter Schriftstuecke.png|miniatur|Reiter Schriftstücke]]

Dateinamen werden nicht mehr Case-Sensitive ausgewertet (Groß-/Kleinschreibung). Dateinamen, die fälschlicherweise URL-kodiert übergeben werden, können nun ausgewertet werden. Unterstützt werden die neuen Schriftstück ArtIDs "Sitzungsunterlage" und "RISZusatzDokument".

Dateibehandlung

Die Dateibehandlung gibt an wie Dokumente, wenn sie im Web geöffnet werden, behandelt werden.

Mögliche Einstellungen:

* immer Downloaden
* wenn möglich im Browser darstellen

Bezeichnung der Schriftstück ArtIDs

Den bekannten Bezeichnungen von Schriftstücken können andere Bezeichnungen zugewiesen werden. Die im Feld angegebene Bezeichnung überschreibt die Standardangabe.

Anzeige der Schriftstücke

Den Dokumenttypen kann zugewiesen werden, ob es sich um ein Sitzungsschriftstück oder um ein Tagesordnungsschriftstück handelt.

Zusätzliche Dokumente

Die Zielseite für Zusätzliche Dokumente und die Mandantenzuordnung kann festgelegt werden.

==== Reiter PDF Sicherheit ====

[[Image:14_V2-3PDF-Sicherheit.png|miniatur|PDF-Sicherheit]]

'''Wasserzeichen'''

Systemweit kann vom Administrator ein Wasserzeichen für alle PDF-Dateien aktiviert werden. Das Wasserzeichen kann individuell
gestaltet und als PDF hinterlegt werden.

Folgende Arten von Wasserzeichen stehen zur Verfügung:
* Stempel (Standard): Das Wasserzeichen wird über dem Text gelegt. Insbesondere bei Bildern ist dies zu empfehlen. Die Lesbarkeit kann je nach Wasserzeichen ggf. eingeschränkt sein.
* Hintergrund: Das Wasserzeichen wird unter dem Text eingefügt. In PDF-Dokumenten mit Bildinhalten ist das Wasserzeichen ggf. verdeckt.

[[Image:14_V2-3PDF-Sicherheit-Wasserzeichen.png|miniatur|PDF mit Wasserzeichen und benutzer- und zeitabhängiger Fußleiste]]

Wird ein Wasserzeichen für die Dateien verwendet, so erscheint der Nutzername sowie ein Zeitstempel in der Fußzeile des Dokumentes.
Möchten Sie diesen Hinweis anzeigen, jedoch kein Wasserzeichen hinterlegen, laden Sie ein leeres PDF-Dokument im System hoch und stellen Sie es als Wasserzeichen für den Hintergrund ein.

'''Verschlüsselung'''

Systemweit kann vom Administrator ein Passwort für alle Schriftstückdownloads/Sitzungsmappen aktiviert werden. Wichtig: Der Passwortschutz gilt nur für nicht öffentlich sichtbare Schriftstücke! Öffentliche Schriftstücke sind weiterhin ohne einen Passwortschutz aufrufbar. Das Passwort ist nicht nutzerspezifisch und muss allen Nutzern bekannt gegeben werden.

Mit dem Passwortschutz können folgende Berechtigungen in PDF-Dateien gesetzt werden:
* keine (nur ansehen): Nutzer können das PDF herunterladen und öffnen. Andere Aktionen, wie Drucken, Hinzufügen von Anmerkungen in einem PDF-Programm oder Zusammenfügen mit anderen Dokumenten, sind nicht möglich.
* alle Berechtigungen: Nutzer können das PDF herunterladen und öffnen. Alle anderen Aktionen, wie Drucken, Hinzufügen von Anmerkungen in einem PDF-Programm oder Zusammenfügen mit anderen Dokumenten, sind möglich.
* eigene Vorgabe: Nutzer können das PDF herunterladen und öffnen. Andere Aktionen, wie Drucken, Hinzufügen von Anmerkungen in einem PDF-Programm oder Zusammenfügen mit anderen Dokumenten, müssen explizit durch den Administrator festgelegt werden. Bitte beachten Sie: in PDF-Betrachtern (z. B. Acrobat Reader) können die Berechtigungen andere Bezeichnungen tragen

[[Image:14_V2-3PDF-Sicherheit-Frontend.png|miniatur|PDF-Verschlüsselung im Frontend]]

Erfolgte die Aktivierung der PDF-Verschlüsselung sowie die Vergabe eines systemweiten PW durch den Admin, so kann jeder Nutzer anschließend im persönlichen Bereich der Ratsinformations-Webseite (Frontend) unterhalb des Punktes "PDF Verschlüsselung" im Reiter „Profildaten“ das Admin-PW überschreiben. Trägt der Nutzer nichts ein, gilt das Admin-PW.

==== Reiter Adressen ====

[[Image:15_V2-3Ratsinformation-Reiter Adressen.png|miniatur|Reiter Adressen]]

Konfiguration der Darstellung der Adresse:

* CSS-Klasse für das Layout und eine Überschrift für jeden Adresse-Block
* Einteilung in Adresse-Blöcke
* Festlegung der zu verwendenden Felder je Block
* Konfiguration der Formatierung (Name in der Ausgabe, Zeilenumbruch, Listenrelevanz)
* Adressrendering über herkömmlichen Weg, wenn keine Adressfelddefinition hinterlegt ist
* wenn nur ein Feld definiert ist: Verwendung dieser Konfiguration

==== Reiter Datenschutz ====

[[Image:16_V2-3Ratsinformation-Reiter Datenschutz.png|miniatur|Reiter Datenschutz]]

Logging von Nutzerinteraktionen

* Logging von Schriftstückdownloads als Nachweis der „Zustellung“ von z.B. Einladungen
** optional de-/aktivierbar
** Zusammenfassung bei Zip Archiven

Tagesordnungspunkte

Es kann konfiguriert werden, ob der öffentlich hinterlegte Text für Tagesordnungspunkte angezeigt werden soll, z.B. wenn der Nutzer als "befangen" eingestuft wird, oder ein eigener Text. Bei Letzterem erscheint ein Freitextfeld.

==== Reiter Import ====

[[Image:Ratsinformation-Reiter_Import.PNG|miniatur|Reiter Import]]

Schnittstelle

Das Dateiformat für die Schnittstelle kann konfiguriert werden.

Quelle

Das Quell-Verzeichnis gibt den Pfad der zu importierenden Daten an.

Autoimport

* Service URL der Server Warteschlange

* Systemerkennung in der Server Warteschlange

=== Veränderung der Sichtbarkeit ===

Übersicht aller Sitzungen und Schriftstücke im System mit Veröffentlichungsbereich. Ermöglicht das Offline-Setzen eines einzelnen Datensatzes.

[[Image:18_V2-3Notizen bearbeiten.png|miniatur|Notizen bearbeiten]]

=== Notizen bearbeiten ===

Scheidet ein Nutzer unerwartet aus, verbleiben oft noch in Sitzungen erstellte Notizen im System. Für Administratoren wurde daher eine Möglichkeit geschaffen, diese Notizen unter datenschutzrechtlichen Aspekten vollständig aus dem System zu entfernen. Der Administrator erhält dabei keinen Zugriff auf die Inhalte, sondern kann lediglich an Hand des Notiz-Titels entscheiden, welche Notizen eines Nutzers gelöscht werden sollen.

=== Nutzerkonten zurücksetzen===

[[Image:19_V2-3Ratsinformation Zuruecksetzen der Zugangsdaten.png|miniatur|Zurücksetzen der Nutzerkonten]]

Hier erscheint eine Übersicht aller importierten Nutzer. Ermöglicht das Neu-Versenden eines Initial-Passworts an Nutzer, abhängig von der Aktivierung des [[#Reiter Benachrichtigungen|E-Mail-Versand]].

Icons kennzeichnen Nutzer mit nicht vorhandenen bzw. mehrmals vergebenen E-Mail-Adressen.

Der Link hat eine Gültigkeit von 24 Stunden.

[[Image:20_V2-3Nutzerkonten bearbeiten.png|miniatur|Bearbeiten von Nutzerkonten]]

=== Nutzerkonten bearbeiten ===

Nutzer, die in der XML als "gelöscht" markiert sind, werden nicht vollständig aus der Datenbank entfernt, um eine Wiederherstellung bei unbeabsichtigtem Löschen zu ermöglichen.

Unter diesem Punkt kann der web-admin ein oder mehrere Nutzer löschen (soft-delete) oder wiederherstellen. Das unwiederbringliche Löschen aus der Datenbank (hart-delete) ist weiterhin nur durch den RIS-Support möglich, da bei einem versehentlichen Löschen ein Komplett-Export notwendig wird. Melden Sie sich gern kurzfristig bei uns, sollten Sie einen Nutzer vollständig aus der Datenbank löschen wollen.

'''Hinweis:''' Das Löschen im Ratsinformationssystem ist eine temporäre, kurzfristige Lösung. Der Nutzer muss in jedem Fall auch im DMS für den Export deaktiviert werden und darf nicht mehr in der XML erscheinen. Andernfalls wird der Nutzer wiederholt importiert und im Ratsinformationssystem angelegt.

=== Systemlogs ===

[[Image:21_V2-3Ratsinformation Sytemereignisse.png|miniatur|Systemereignisse]]

Hier kann die Einsicht in Systemmeldungen erfolgen.

Systemereignisse sind

* suchbar nach:
:* Text und
:* Datum oder
:* Zeitspanne

* filterbar nach:
:* alle,
:* Hinweise,
:* Warnungen,
:* Fehler und
:* Erfolg

* sowie sortierbar nach:
:* ID,
:* Art,
:* Nutzer,
:* Datum/Uhrzeit,
:* Modulkontext,
:* erweiterter Kontext,
:* Ereignis und
:* Beschreibung.

== Modulvorlagen ==

[[Image:22_V2-3Ratsinformation2 Konfiguration Modulvorlagen.png|miniatur|Konfiguration Modulvorlagen]]

Eine Modulvorlage dient der einfachen und systemweiten Konfiguration der Ausgabe. Es können mehrere Modulvorlagen angelegt werden. Modulvorlagen werden an den Menüpunkten im [[#Seitenbaum|Seitenbaum]] ausgewählt und zentral konfiguriert, wobei pro Menüpunkt nur eine Modulvorlage ausgewählt werden kann. Ist die Modulvorlage aktiviert, werden bis auf den Reiter "Allgemein" alle weiteren ausgeblendet.
Die Ausgabe-Konfiguration im Seitenbaum erfolgt ausschließlich über die Modulvorlagen, seitenspezifische Konfigurationen wurden entfernt.

'''Reiter der Modulvorlage'''

* [[#Reiter Allgemein|Allgemein]]
* [[#Reiter Darstellung|Darstellung]]
* [[#Reiter Sitzungen|Sitzungen]]
* [[#Reiter Kalender|Kalender]]
* [[#Reiter Personen|Personen]]
* [[#Reiter Gremien|Gremien]]
* [[#Reiter Suche|Suche]]
* [[#Reiter Dokumenten Liste|Dokumenten Liste]]
* [[#Reiter Notizen|Notizen]]
* [[#Reiter Newsmodul|Newsmodul]]
* [[#Reiter App|App]]

'''Vorteile gegenüber der direkten Konfiguration am Menüpunkt'''

* Konfiguration der Modulvorlage an einem zentralen Punkt
* einfache Nachkonfiguration neuer oder zuvor nicht genutzter Funktionen
* keine Anpassung aller Menüpunkte notwendig
* Verringerung fehlerhafter oder fehlender Konfigurationen an einzelnen Menüpunkten (führte in der Vergangenheit zu Missverständnissen in der Ausgabe)

Die Einstellungen in der Modulvorlage können beliebig vorgenommen werden. Für alle Reiter gilt, dass der Systemstandard mit einem Klick wiederhergestellt werden kann.

Weiterhin können, wenn notwendig, am einzelnen Menüpunkt abweichende Einstellungen vorgenommen werden.

==== Reiter Allgemein ====

[[Image:23_V2-3Ratsinformation Konfiguration-Allgemein.png|miniatur|Konfigurationsmöglichkeiten Allgemein]]

Im Reiter Allgemein kann die Grundeinstellung der Modulvorlage vorgenommen werden. Dazu zählt die Vergabe einer eindeutigen Bezeichnung.

==== Reiter Darstellung ====

[[Image:24_V2-3Ratsinformation Konfiguration-Darstellung.png|miniatur|Konfigurationsmöglichkeiten für Darstellung]]

Listen

Daten, die in einer Liste ausgegeben werden, können in ihrer Anzahl variiert werden. Die Auswahl geht von einer Anzeige ohne Einschränkung bis zu 50 Einträgen pro Seite.

Datumsformat

Das Datumsformat (inklusive Uhrzeit) kann konfiguriert werden.

Zusätzliche Ausgabe

Ausgewählt werden können:

* Ausgabe von Vertretern in Sitzungsteilnehmer Listen
* Ausgabe von Vertretern in Basisgremien Listen
* Ausgabe von Parteien
* Ausgabe von Fraktionsvorsitzenden
* Ausgabe von zusätzlichen Funktionen
* Ausgabe von Drucksachennummern
* Ausgabe des Öffentlichkeitsstatus bei Schriftstücken mit Bezug zu einem TOP
* Filtermöglichkeit für Personenliste
* Filtermöglichkeit für Fraktionenliste
* Filtermöglichkeit für Parteienliste

Features deaktivieren

Folgende Features können ausgeschalten werden:

* Notizfunktion an Sitzung deaktivieren
* Downloadmöglichkeit für Sitzungsmappe deaktivieren
* Downloadmöglichkeit für Gesamtdokument deaktivieren
* Downloadmöglichkeit für elektronische Visitenkarte deaktivieren
* Link "auf Karte anzeigen" deaktivieren
* Ausgabe von Jahres Auswahl in Sitzungs-Archiv deaktivieren
* Ausgabe von "Vertreter für Gremiumsmitglieder" deaktivieren
* Einbindung der Javascript Bibliothek jQuery deaktivieren
* Einbindung der Javascript Bibliothek jQuery-UI deaktivieren
* Zusammenfügen von AssetsCompiler deaktivieren

==== Reiter Sitzungen ====

[[Image:25_V2-3Ratsinformation Konfiguration-Sitzungen.png|miniatur|Konfigurationsmöglichkeiten für Sitzungen]]

Sitzungsdetails

Bei der Darstellung der Sitzungsdetails kann zwischen einer einfach Listenansicht, Akkordeonansicht oder der Darstellung mit Reitern gewählt werden.

Weiterhin ausgewählt werden kann:

* Titel des Sitzungs-Schriftguts anzeigen
* Titel von Anlagen des Sitzungs-Schriftguts anzeigen
* Titel des Schriftguts der Tagesordnungspunkte anzeigen
* Titel von Anlagen des Tagesordnungspunkt-Schriftguts anzeigen

Sitzungstitel

Die Darstellung des Wochentags kann beeinflusst werden. Zunächst kann eingestellt werden, ob die Wochentage überhaupt ausgegeben werden sollen. Bei der Art kann zwischen der Kurz- und der Langform unterschieden werden. Es kann ein beliebiger Trenner zwischen Wochentag und Datum angegeben werden. Optional können zwischen Datum und Uhrzeit oder zum Sitzungsnamen, ebenfalls Trenner eingefügt werden.

==== Reiter Kalender ====

[[Image:26_V2-3Ratsinformation Wochenansicht Sitzungskalender.png|miniatur|Darstellungsmöglichkeiten im Kalender am Beispiel der Wochenansicht]]

[[Image:26_V2-3Ratsinformation Konfiguration-Kalender.png|miniatur|Konfigurationsmöglichkeiten für Kalender]]

Neben der Kalenderdarstellung kann an dieser Stelle auch die Ausgabe der Kalendereinträge konfiguriert werden.

Kalenderdarstellung

Die Startansicht unterscheidet zwischen Monat (Standard), Woche und Tag. Dabei kann für Woche und Tag die einfache oder detaillierte Ansicht gewählt werden.

Kalendereinträge

Standardmäßig wird die Gremiumsbezeichnung im Kalender ausgeschrieben. Um unschöne Umbrüche zu vermeiden, kann an dieser Stelle die Abkürzung der Gremiumsbezeichnung aktiviert werden. Mit der Aktivierung stehen Tooltips und eine Legende optional zur Verfügung.

Kalendereinträge

Termine und Tooltips können jeweils mit einer auf das Kundenweb angepassten oder vom Kunden gewünschten Farbe versehen werden.
Werden die Feldwerte leer gelassen, erfolgt die Darstellung in Standardfarben (hellblau).

'''Empfohlene Einstellung'''

* Gremiumsbezeichnung = Abkürzung
* Tooltip anzeigen = aktiviert
* Legende anzeigen = aktiviert

Internetkalender

Hier kann die Bereitstellung des Dienstes aktiviert werden.

==== Reiter Personen ====

[[Image:27_V2-3Ratsinformation2 Konfiguration Personen.png|miniatur|Konfigurationsmöglichkeiten für Personen]]

Bilddarstellung

An dieser Stelle kann die Anzeige hinterlegter Bilder der Personen (Benutzerverwaltung) nach Bereichen konfiguriert werden:

* keine Anzeige
* im Bürger-Bereich
* im Login-Bereich
* keine Einschränkung

Detail Bild - Listen Bild - Vollbild

Hier können jeweils die Abmessungen der Bilddarstellungen konfiguriert werden.

==== Reiter Gremien ====

[[Image:28_V2-3Ratsinformation2 Konfiguration Gremien.png|miniatur|Konfigurationsmöglichkeiten für Gremien]]

Ausgabe

Die Anzeige leerer Gremien kann optional aktiviert werden (Standard: aus).

Sichtbarkeit der Gremien entfällt. Die Sichtbarkeit der Gremien ist nun direkt von der Sichtbarkeit der Sitzungen abhängig. In Basis-Gremienauflistungen gilt die Sichtbarkeitsregelung, die im Export übergeben ist.

Sitzungskalender

Optional kann die Einstellung erfolgen, dass für jedes Gremium ein anderer Farbwert verwendet wird (Standard: aus). Bei Aktivierung dieser Option öffnet sich die Konfiguration "Farbwerte".

Sitzungskalender

Hier kann für jedes ausgewählte Gremium eine Farbe für den Hintergrund, den Rahmen und die Schrift selekiert werden.

==== Reiter Suche ====

[[Image:29_V2-3Ratsinformation2 Konfiguration Suche.png|miniatur|Konfigurationsmöglichkeiten für die Suche]]

Allgemeine Suchoptionen

Um das Suchformular nutzen zu können, muss der Haken bei "Suchformular anbieten" gesetzt sein. Bei der Art der Suche kann zwischen der einfachen und der erweiterten Suche unterschieden werden. Es kann eingeschränkt werden, auf welche Inhalte die Suche zugreifen darf ("Suche in folgenden Inhalten gestatten").
Bei der erweiterten Suche kann zusätzlich ausgewählt werden, ob die erweiterten Suchmöglichkeiten im Frontend beim ersten Aufruf bereits aufgeklappt erscheinen sollen.

Formularelemente der Erweiterten Suche

Optionen, die in der erweiterten Suche eingeblendet werden können:
* "Suche nach Gremium" anzeigen
* "Suche nach Schriftstückart" anzeigen
* "Suche nach Zeitraum" anzeigen

Die Darstellung der Suchtreffer für Schriftstücke entspricht der Darstellung der Dokumentenliste inklusive der dortigen Konfiguration.

==== Reiter Dokumenten Liste ====

[[Image:30_V2-3Ratsinformation2 Konfiguration DokumentenListe.png|miniatur|Konfigurationsmöglichkeiten für Dokumenten Liste]]

Ausgabe

Es kann ausgewählt werden, ob ausschließlich die in der Sortierung enthaltenen Schriftstück Arten angezeigt werden sollen. Leere Einträge in der Schriftstück ArtID Liste können ebenfalls angezeigt werden.

Dokumentenliste

Der Titel des Schriftstückes ist standardmäßig aktiviert. Optional kann diese Einstellung geändert werden. Anlagen und Anlage-Titel können angezeigt oder ausgeblendet werden.

Sortierung

In der Sortierung kann die Reihenfolge und die Schriftstückarten an sich, die verwendet werden sollen, festgelegt werden. Jeder Dokumententyp kann innerhalb der Reihenfolge nur einmal vorkommen.

Innerhalb einer Schriftstückart erfolgt die Sortierung anhand des Zeitbezugs des Dokuments. Hierzu wird die aktuellste Sitzung, in der das Schriftstück verwendet wird, ermittelt.

==== Reiter Notizen ====

[[Image:31_V2-3Ratsinformation2 Konfiguration Notizen.png|miniatur|Konfigurationsmöglichkeiten für Notizen]]

Konfigurieren der Nutzerauswahl und Möglicher Einschränkungen für das Teilen von Notizen.

Nutzerauswahl

* nur Teilnehmer der Sitzung und Nutzer mit zusätzlichem Zugriff auf die Sitzung (Standard)
* nur Teilnehmer der Sitzung
* alle Nutzer, unabhängig von Zugriffsberechtigungen

Mögliche Einschränkungen

* Gremien
* Fraktionen
* Parteien
* Funktion im Gremium
* Zusätzliche Funktion

==== Reiter Newsmodul ====

[[Image:32_V2-3Ratsinformation2 Konfiguration Newsmodul.png|miniatur|Konfigurationsmöglichkeiten für das Newsmodul]]

[[Image:32_V2-3Ratsinformation2 Konfiguration Newsmodul Seite.png|miniatur|Auswahl der Detailseite]]

Hierüber kann die Anzeige des Newsmoduls im Sitzungskalender aktiv geschalten werden. Bei Aktivierung wird die Möglichkeit geboten, für jede Kategorie zu bestimmen, auf welcher Webseite (Detailseite) die Artikel erscheinen sollen, sowie eine Farbe für den Hintergrund, den Rahmen und die Schrift festzulegen.

==== Reiter App ====

[[Image:33_V2-3Ratsinformation2 Konfiguration App.png|miniatur|Konfigurationsmöglichkeiten für die App]]

Integration

* Überschrift
* Festlegung der Spaltenanzahl im Startbildschirm (Homescreen)
* Login über Webcontainer ermöglichen: Login Schaltfläche im Startbildschirm erscheint (Ersatz für Login über nativen App-Rahmen)

Eigene Styles

* eigene Styles (brain-SCC) oder kundenspezifische Stylesheets per CSS einfügen (kunde.css)

== Teilnahme ==

[[Image:34_V2-3Teilnahme.png|miniatur|Teilnahme]]

Der Punkt "Sitzungsteilnahme" ermöglicht die Sortierung nach ID, Externer ID, Kennung, Sitzungsbeginn und Status. Eine Suche anhand eines Textes und des Zeitraums der Sitzung kann ebenfalls erfolgen.

Am Ende jeder Zeile wird der Button "Teilnehmer anzeigen" zur Verfügung gestellt. Hierüber werden alle Sitzungsteilnehmer mit deren Zu- oder Absagen einer Teilnahme tabellarisch ausgegeben.
Es wird eine Exportfunktion im CSV-Format (z.B. für Excel) angeboten.

'''Hinweis:''' Um die Sitzungsteilnehmer zu sehen, wird die Nutzung des Mandatsträgermodus vorausgesetzt. Ist der Mandatsträgermodus deaktiviert, erscheinen unter dem Punkt "Teilnahme" alle Sitzungen. Eine Teilnehmerliste kann nicht generiert werden.

== Statistik ==

[[Image:35_V2-3Statistik.png|miniatur|Statistik]]

Die Statistik gibt einen kurzen Überblick über die im System importierten Inhalte, Nutzerkonten und Nutzerinhalte.

== Hilfe ==

Über den Punkt "Hilfe" wird das Wiki des Ratsinformationssystems aufgerufen. Darin sind Konfigurationsmöglichkeiten des Backends näher beschrieben.

= Einspielen von Patches =

Das Einspielen von Patches ist Systemadministratoren mit Superuser-Rechten vorbehalten.

== Siehe auch ==
* [http://dms-support.brain-scc.de/de/ansprechpartner.html Support-Web] mit Informationen zu Ansprechpartnern und Updates
* [[BürgerPLUS Ratsinformation - Administration Version 2.2|Administration Version 2.2]]

= Hilfe Funktion =

[[Image:36_V2-3Hilfe.png|miniatur|''Hilfe'' Schaltfläche]]

Über die ''Hilfe'' Schaltfläche in den einzelnen Menüs der Administration kann auf die Hilfe Funktion zugegriffen werden. Dabei ist jede ''Hilfe'' Schaltfläche mit den inhaltlich passenden Abschnitt eines Wiki Artikels verknüpft.

Ratsinformationssystem - Administration Version 2.3

2016-05-02T08:12:17Z

Tbalcke: /* Benutzerverwaltung */

Dieser Artikel behandelt die Administration des Ratsinformationssystem 2.3 ('''REGISAFE-Version 4.3''').

Der Administrationsbereich ist durch das Anfügen des Wortes "admin" an der URL erreichbar.

Beispiel: https://ris.geocms.com/demo/admin/

= Einführung =

[[Image:Ratsinformation-Zusammenspiel.PNG|miniatur|Wie kommen die Daten vom REGISAFE ins Web?]]

[[Image:01_V2-3GeoCMS-Modul Ratsinformation.png|miniatur|GeoCMS - Modul Ratsinformation]]

Zusammenspiel von REGISAFE und BürgerPLUS Ratsinformationen

= Ausgabe =

-> Informationen zur [[BürgerPLUS Ratsinformation - Ausgabe Version 2.3|Web-Ausgabe des Moduls BürgerPLUS Ratsinformation Version 2.3]]

=Zugriffsrechte=
Je nach Rolle, kann ein Nutzer im Administrationsbereich unterschiedliche Zugriffsrechte besitzen.

'''Rollen mit absteigenden Zugriffsrechten:'''

* Superuser
** Rechte: alle
* Administrator
**Rechte: Benutzerinformationen, Installation, Benutzerverwaltung, Seitenbaum, Ratsinformationen, Syslogs
* Web-Admin des Kunden
** Rechte: Benutzerinformationen, Benutzerverwaltung, Seitenbaum, Ratsinformationen
* Gremiumsmitglieder und sonstige Sitzungsteilnehmer
** Rechte: Benutzerinformationen

= Benutzerverwaltung =

[[Image:02_V2-3Ratsinformation-Benutzerverwaltung-Details.png|miniatur|Detailansicht Benutzer]]

Die Nutzerkonten und Berechtigungen werden aus REGISAFE importiert. Rechte importierter Nutzer dürfen nicht angepasst werden, da diese bei jedem Import überschrieben werden. Lediglich den Benutzernamen, das Passwort und das Bild des Benutzers können Administratoren bei Bedarf ändern.

Die Nutzerkonten sind entsprechend ihrer Rollen und Zugriffsrechte in Gruppen zugeordnet. Die Zuordnung darf nicht geändert werden, da die Verteilung an Hand der Daten im REGISAFE erfolgt. Die Gruppen werden als Baumstruktur angezeigt.

[[Image:03_V2-3Benutzergruppen.png|miniatur|neue Benutzergruppen]]

Zur Erleichterung der Rechteverwaltung der Benutzer und zur gezielteren Rechtevergabe, stehen in der Benutzerverwaltung zusätzlich zwei Gruppen zur Verfügung:
* RIS - alle importiert (enthält alle über die RIS-Schnittstelle importierten Nutzer)
* RIS - ohne Verteiler (RIS-Nutzer, die keinem Gremium angehören, also Nutzer, die importiert wurden, aber keine Rechte besitzen sollen)
'''Hinweis:''' Vergeben Sie keine Rechte im CMS-Backend ohne Abstimmung mit dem RIS-Support. Die Rechteverwaltung erfolgt bis auf wenige Ausnahmen (Newsmodul und ggf. Hilfeseiten) ausschließlich im DMS, um eventuelle Zugriffe nicht autorisierter Personen auf bestimmte Bereiche und Funktionen steuern zu können.

Der Status des Nutzerkontos wird farblich gekennzeichnet. Aktive Nutzer sind mit einem grünen Symbol gekennzeichnet. Nutzer, die beispielsweise ein neues Passwort angefordert oder sich noch nicht im System angemeldet haben, werden mit einem orangen Symbol markiert.

Die E-Mail Adresse wird aus der Benutzerverwaltung entfernt, wenn keine gültige E-Mail-Adresse exportiert wurde. Als Beispiele sind zu nennen:
* Intern: Vorname Nachname
* vorname.nachname[at]kommune.de
* vorname.nachname@kommune

Wichtige Inhalte des Benutzerkontos (Benutzer bearbeiten):

* Benutzer
:* Benutzername (Login-Kennung des Nutzers; Generiert aus der REGISAFE-XML)
:* Passwort (verschlüsselt)
:* Redaktionsbereich-Anmeldung erlauben (Backend-Zugriff für den Nutzer aktivieren/deaktivieren)
* Persönliche Angaben (werden aus der REGISAFE-XML übermittelt, außer das Profilbild)
:* Profilbild (eine lokale Datei auswählbar)

Wenn (neue) Nutzer ein Passwort vergeben, muss dieses folgende Mindestanforderungen erfüllen:
* mind. 8 Zeichen,
* mind. 1 Sonderzeichen,
* mind. 1 Großbuchstabe und
* 1 Kleinbuchstabe

[[Image:RIS_Switch-to-User.JPG|miniatur|Switch-To-User]]
Pro Nutzer kann ein Profilbild hinzugefügt werden. Diese Funktion ist unabhängig von REGISAFE, so dass das Hochladen direkt im Administrationsbereich von BürgerPLUS Ratsinformation erfolgen muss. Die Ausgabe erfolgt in der Personenliste und in der Detailansicht der Person.

Um bei einem Nutzer auftretende Fehler besser und schneller überprüfen zu können, wurde die Funktion "Switch-to-User" für den web-Admin aktiviert. Ohne das Passwort des jeweiligen Nutzers kennen zu müssen, können Administratoren damit die Rolle und Rechte des Nutzers übernehmen und den gemeldeten Fehler sichten. Wechselt ein Administator in die Rolle eines Nutzers wird dies in der Syslog vermerkt.

= Seitenbaum =

Im Seitenbaum wird die Navigation definiert. Bei der Installation wird eine Standard-Navigation vorgegeben, die gemeinsam mit dem Kunden angepasst werden kann.

== Standardelemente der Navigation des Seitenbaums ==
* Persönlicher Bereich
** Mandatsträgermodus
** Kontaktformular
** Passwort ändern
* Sitzungstermine
**Sitzungstermine (Archiv)
* Gremien
* Personen
* Fraktionen
* Dokumente
** Zusätzliche Dokumente
* Suche
* Passwort zurücksetzen
* Hilfe
* Datenschutzerklärung
* Impressum

== Anlegen und Bearbeiten von Menüpunkten ==

[[Image:04_V2-3Ratsinformation Administration Anlegen von Menüpunkten.png|miniatur|Anlegen und Bearbeiten von Menüpunkten]]

Administratoren stehen folgende Funktionen zur Bearbeitung des Seitenbaums zur Verfügung:

* Anzeigen (zeigt den Menüpunkt im Portal an)
* Bearbeiten (öffnet die Bearbeitungsmaske, um einen Menüpunkt editieren zu können)
* Hinzufügen (fügt eine Unterseite am aktuell gewählten Menüpunkt ein)
* Umbenennen (ändert den Menütitel jedoch nicht den Alias)
* Rechte setzen (die Sichtbarkeit und Bearbeitungsmöglichkeiten können über die Rechte gesteuert werden)
* Seitencache löschen (entfernt alle bisher aufgerufenen Versionen der entsprechenden Webseite)
* Ausschneiden (der Menüpunkt wird vom aktuellen Knoten ausgeschnitten und kann an einem anderen Knotenpunkt eingefügt werden)
* Kopieren (der Menüpunkt wird dupliziert und kann an einem anderen Knotenpunkt eingefügt werden)
* Einfügen (zuvor ausgeschnittene oder kopierte Menüpunkte können an beliebigen anderen Knotenpunkten eingefügt werden)
* Entfernen (löscht den ausgewählten Menüpunkt)

Folgende Einstellungen müssen beim Anlegen eines neuen Menüpunktes beachtet werden:

*Reiter Menüdaten:
** Titel (Pflichtfeld)
** Alias (Pflichtfeld)

[[Image:05_V2-3Verstecker menuepunkt.png|miniatur|Anlegen eines versteckten Menüpunktes]]
[[Image:06_V2-3Verstecker menuepunkt sichtbarkeit.png|miniatur|Anlegen eines versteckten Menüpunktes beim Reiter Sichtbarkeit]]

Soll ein versteckter Menüpunkt erstellt werden, sind zusätzlich folgende Einstellungen zu übernehmen:

*Reiter Menüdaten
**Anzeigeverhalten
*** Seite bei Login anzeigen

*Reiter Sichtbarkeit
**Benutzer= Ratsinformation
**Rechteprüfung aktivieren

'''Wichtiger Hinweis:''' Bitte sehen Sie davon ab weitere Änderungen in den Masken vorzunehmen. Diese können weitreichende Auswirkungen auf die Außenansicht und Funktionsfähigkeit des Ratsinformationssystems haben. Wenden Sie sich bitte an das Support-Team.

'''Häufiger Fehler:''' Menüpunkte können so konfiguriert werden, dass Sie ausschließlich für Nutzer mit einem Login sichtbar sind. In der öffentlichen Ansicht stehen sie scheinbar nicht mehr zur Verfügung. Jedem Nutzer, der die URL kennt, ist es jedoch möglich die Seite auch ohne Login aufzurufen. Um dies zu verhindern genügt es nicht, das Anzeigeverhalten des Menüpunktes auf "Seite nach Login anzeigen" zu setzen. Zusätzlich muss im Reiter "Sichtbarkeit" der Besitzer auf "Ratsinformation" geändert und der Haken bei "Rechteprüfen aktivieren" gesetzt sein.

= Ratsinformationssystem =

Das Fachmodul "Ratsinformationssystem" ermöglicht Einsicht in die Bereiche:

* [[#Import|Import]]
* [[#Administration|Administration]]
* [[#Modulvorlagen|Modulvorlagen]]
* [[#Teilnahme|Teilnahme]]
* [[#Statistik|Statistik]]
* [[#Hilfe|Hilfe]]

== Import ==

=== letzter Import ===

[[Image:01_V2-3GeoCMS-Modul Ratsinformation.png|miniatur|Import Status]]

Unter dem Punkt "aktueller Import" wird nur der aktuellste Import angezeigt. Sonstige Importe befinden sich im Archiv.
Der Import kann automatisch starten oder durch "Importjob starten" manuell ausgelöst werden. Es besteht die Möglichkeit, Importjobs zurückzusetzen. Durch Anzeige der Logs kann das gesamte Importverfahren nachvollzogen werden. Die Anzeige der importierten Daten im XML-Format ist ebenfalls möglich.

* erweitertes Logging beim XML-Parsen
* Warnungen bei fehlendem/ungültigem RISBEREICH für Personen in Basisgremien-/Sitzungsverteiler
* Weitergabe der Warnings an den Log des Importjobs

Die verschiedenen Status eines Imports werden auch farblich gekennzeichnet:

* Grün: der Import war erfolgreich, an der Importdatei gab es Änderungen
* Orange: der Import war erfolgreich, an der Importdatei gab es keine Änderungen
* Rot: beim Import sind Fehler aufgetreten

=== Importarchiv ===

[[Image:08_V2-3Ratsinformation-Archivierte Importe.png|miniatur|Import-Archiv]]

Alle bereits vergangenen Importe befinden sich im Archiv. Sobald ein neuer aktueller Import durchgeführt wird, wird ein älterer ins Archiv verschoben. Archivierte Importe können nicht mehr zurückgesetzt werden. Die Import-Logs und die Daten in einer medienneutralen XML-Struktur können dennoch angezeigt werden. Die Sortierung kann selbstständig vorgenommen werden, durch Klick auf den Tabellenkopf für die entsprechende Spalte, nach der geordnet werden soll. Zur vereinfachten Recherche im System steht die Suchfunktion zur Verfügung.

== Administration ==

[[Image:09_V2-3Ratsinformation-Administration.png|miniatur|Administration]]

Ermöglich Zugriff auf:

* [[#Systemkonfiguration|Systemkonfiguration]]
* [[#Verändern der Sichtbarkeit|Verändern der Sichtbarkeit]]
* [[#Notizen bearbeiten|Notizen bearbeiten]]
* [[#Nutzerkonten zurücksetzen|Nutzerkonten zurücksetzen]]
* [[#Nutzerkonten bearbeiten|Nutzerkonten bearbeiten]]
* [[#Systemlogs|Systemlogs]]

=== Systemkonfiguration ===

[[Image:10_V2-3Ratsinformation-Systemkonfiguration.png|miniatur|Administration - Systemkonfiguration]]

Die Systemkonfiguration ist Nutzern mit administrativen Berechtigungen vorbehalten (Superuser, Administrator, Web-Admin). In diesem Bereich werden systemweite Einstellungen vorgenommen.

'''Reiter der Systemkonfiguration:'''

* [[#Reiter Konfiguration|Reiter Konfiguration]]
* [[#Reiter Benachrichtigungen|Reiter Benachrichtigungen]]
* [[#Reiter_Schriftstücke|Reiter Schriftstücke]]
* [[#Reiter_PDF Sicherheit|Reiter PDF Sicherheit]]
* [[#Reiter Adressen|Reiter Adressen]]
* [[#Reiter Datenschutz|Reiter Datenschutz]]
* [[#Reiter Import|Reiter Import]]

Die Reiter sind erreichbar über den Button "ändern" (Ratsinformation > Administration > Systemkonfiguration > ändern).

==== Reiter Konfiguration ====

[[Image:11_V2-3Ratsinformation-Reiter Konfiguration.png|miniatur|Reiter Konfiguration]]

Iconset

Bei der Verwendung von Iconsets kann zwischen REGISAFE-Standard-Icons und hinterlegten Open-Source-Icons gewählt werden.

Authentifizierung

Bei der Einstellung der Zielseite für den E-Mail-Link zum initialen Setzen des Nutzer-Passworts handelt es sich um ein Pflichtfeld.

Einstellungen für die Zielseite des E-Mail-Links zum initialen Setzen des Nutzer-Passworts:

* Login authentifizieren
* Infogruppen
* ris_app
* ris_fetch
* Ratsinformation

CMS-Nutzerkonten basieren auf Adressfeldern mit dem Kennzeichen "öffentlich" oder "nicht öffentlich".

Hinweis Nutzerimport:

* Festlegung der CMS Login-Kennung
* Systemkonfiguration für "Login Kennung basiert auf":
** Adresskennung (REGISAFE Standard)
** Titel, Vorname, Nachname
** E-Mail
* Systemkonfiguration für "Überschreiben der Login-Kennung". Ermöglicht die automatische Änderung bestehender Nutzerkonten (Info an Nutzer per E-Mail).

Import der Basisgremienverteiler und Sitzungsverteiler erzeugt nun Nutzergruppen in der Benutzerverwaltung.

Mandantensystem

Es kann optional ausgewählt werden, ob Verwaltungskennungen für Mandantensysteme verwendet werden sollen.

Erweitert

Konfigurieren der URL zum Support-Web.

Einblenden von Entwicklermeldungen steuert den Umfang der Debug-Ausgaben des Ratsinformationssystems. Debug-Ausgaben sind nur für Entwicklungszwecke oder im Fehlerfall notwendig.

==== Reiter Benachrichtigungen ====

[[Image:12_V2-3Ratsinformation2b-E-Mail Versand.png|miniatur|E-Mail-Versand]]

Konfigurieren des E-Mail-Versandes und der Administrator-Benachrichtigungen.

'''E-Mail-Versand'''

Der E-Mail-Versand und das Zurücksetzen von Nutzerdaten an Gremienmitglieder werden nur aktiviert, wenn eine Admin-E-Mail des Kunden hinterlegt ist.

* ''Nutzer-Benachrichtigungs E-Mail Versand'' aktiviert -> E-Mail geht an Mandatsträger
* Ist kein Versand an Mandatsträger aktiv, werden alle E-Mails an einen Mandatsträger nun an den Admin weitergeleitet.
* Ist auch der Versand an den Admin bzw. systemweit deaktiviert, oder gab es einen Fehler beim Versenden, wird nun ein Fehler im Systemlog geschrieben.

Für den Versand im HTML-Format wurde auf Multipart-E-Mails umgestellt (enthält jetzt einen alternativen Text als Plain Text).

'''Postfach für E-Mailversand'''

Konfiguration eines eigenen Absender-Postfachs ist möglich. E-Mail-Versand kann wahlweise im HTML-Format (Einbettung von Bilddateien) erfolgen.

Nach Konfiguration der Einstellungen kann eine Test-E-Mail versandt werden.

Es wird empfohlen ein separates Postfach einzurichten, z.B. ris@kundendomain.de

'''Informationsdienst'''

Konfiguration oder Deaktivierung des Informationsdienstes:

* Festlegen des Betreffs der E-Mails des Informationsdienstes. Bei leerem Feld wird der Standard verwendet.
* Informationsdienst für festgelegte Status erzwingen
* Informationsdienst für festgelegte Status verbergen

Standard des Betreffs:

Informationsdienst BürgerPLUS Ratsinformation "##WEB_NAME##" vom ##DATUM##"

Mögliche Platzhalter:

* ##DATUM## - Datum im Format DD.MM.JJJJ HH:MM
* ##WEB_NAME## - Name der BürgerPLUS Ratsinformation Instanz
* ##MANDANT## - Name der Verwaltungskennung" name="flexml::infodienst_subject"

==== Reiter Schriftstücke ====

[[Image:13_V2-3Ratsinformation-Reiter Schriftstuecke.png|miniatur|Reiter Schriftstücke]]

Dateinamen werden nicht mehr Case-Sensitive ausgewertet (Groß-/Kleinschreibung). Dateinamen, die fälschlicherweise URL-kodiert übergeben werden, können nun ausgewertet werden. Unterstützt werden die neuen Schriftstück ArtIDs "Sitzungsunterlage" und "RISZusatzDokument".

Dateibehandlung

Die Dateibehandlung gibt an wie Dokumente, wenn sie im Web geöffnet werden, behandelt werden.

Mögliche Einstellungen:

* immer Downloaden
* wenn möglich im Browser darstellen

Bezeichnung der Schriftstück ArtIDs

Den bekannten Bezeichnungen von Schriftstücken können andere Bezeichnungen zugewiesen werden. Die im Feld angegebene Bezeichnung überschreibt die Standardangabe.

Anzeige der Schriftstücke

Den Dokumenttypen kann zugewiesen werden, ob es sich um ein Sitzungsschriftstück oder um ein Tagesordnungsschriftstück handelt.

Zusätzliche Dokumente

Die Zielseite für Zusätzliche Dokumente und die Mandantenzuordnung kann festgelegt werden.

==== Reiter PDF Sicherheit ====

[[Image:14_V2-3PDF-Sicherheit.png|miniatur|PDF-Sicherheit]]

'''Wasserzeichen'''

Systemweit kann vom Administrator ein Wasserzeichen für alle PDF-Dateien aktiviert werden. Das Wasserzeichen kann individuell
gestaltet und als PDF hinterlegt werden.

Folgende Arten von Wasserzeichen stehen zur Verfügung:
* Stempel (Standard): Das Wasserzeichen wird über dem Text gelegt. Insbesondere bei Bildern ist dies zu empfehlen. Die Lesbarkeit kann je nach Wasserzeichen ggf. eingeschränkt sein.
* Hintergrund: Das Wasserzeichen wird unter dem Text eingefügt. In PDF-Dokumenten mit Bildinhalten ist das Wasserzeichen ggf. verdeckt.

[[Image:14_V2-3PDF-Sicherheit-Wasserzeichen.png|miniatur|PDF mit Wasserzeichen und benutzer- und zeitabhängiger Fußleiste]]

Wird ein Wasserzeichen für die Dateien verwendet, so erscheint der Nutzername sowie ein Zeitstempel in der Fußzeile des Dokumentes.
Möchten Sie diesen Hinweis anzeigen, jedoch kein Wasserzeichen hinterlegen, laden Sie ein leeres PDF-Dokument im System hoch und stellen Sie es als Wasserzeichen für den Hintergrund ein.

'''Verschlüsselung'''

Systemweit kann vom Administrator ein Passwort für alle Schriftstückdownloads/Sitzungsmappen aktiviert werden. Wichtig: Der Passwortschutz gilt nur für nicht öffentlich sichtbare Schriftstücke! Öffentliche Schriftstücke sind weiterhin ohne einen Passwortschutz aufrufbar. Das Passwort ist nicht nutzerspezifisch und muss allen Nutzern bekannt gegeben werden.

Mit dem Passwortschutz können folgende Berechtigungen in PDF-Dateien gesetzt werden:
* keine (nur ansehen): Nutzer können das PDF herunterladen und öffnen. Andere Aktionen, wie Drucken, Hinzufügen von Anmerkungen in einem PDF-Programm oder Zusammenfügen mit anderen Dokumenten, sind nicht möglich.
* alle Berechtigungen: Nutzer können das PDF herunterladen und öffnen. Alle anderen Aktionen, wie Drucken, Hinzufügen von Anmerkungen in einem PDF-Programm oder Zusammenfügen mit anderen Dokumenten, sind möglich.
* eigene Vorgabe: Nutzer können das PDF herunterladen und öffnen. Andere Aktionen, wie Drucken, Hinzufügen von Anmerkungen in einem PDF-Programm oder Zusammenfügen mit anderen Dokumenten, müssen explizit durch den Administrator festgelegt werden. Bitte beachten Sie: in PDF-Betrachtern (z. B. Acrobat Reader) können die Berechtigungen andere Bezeichnungen tragen

[[Image:14_V2-3PDF-Sicherheit-Frontend.png|miniatur|PDF-Verschlüsselung im Frontend]]

Erfolgte die Aktivierung der PDF-Verschlüsselung sowie die Vergabe eines systemweiten PW durch den Admin, so kann jeder Nutzer anschließend im persönlichen Bereich der Ratsinformations-Webseite (Frontend) unterhalb des Punktes "PDF Verschlüsselung" im Reiter „Profildaten“ das Admin-PW überschreiben. Trägt der Nutzer nichts ein, gilt das Admin-PW.

==== Reiter Adressen ====

[[Image:15_V2-3Ratsinformation-Reiter Adressen.png|miniatur|Reiter Adressen]]

Konfiguration der Darstellung der Adresse:

* CSS-Klasse für das Layout und eine Überschrift für jeden Adresse-Block
* Einteilung in Adresse-Blöcke
* Festlegung der zu verwendenden Felder je Block
* Konfiguration der Formatierung (Name in der Ausgabe, Zeilenumbruch, Listenrelevanz)
* Adressrendering über herkömmlichen Weg, wenn keine Adressfelddefinition hinterlegt ist
* wenn nur ein Feld definiert ist: Verwendung dieser Konfiguration

==== Reiter Datenschutz ====

[[Image:16_V2-3Ratsinformation-Reiter Datenschutz.png|miniatur|Reiter Datenschutz]]

Logging von Nutzerinteraktionen

* Logging von Schriftstückdownloads als Nachweis der „Zustellung“ von z.B. Einladungen
** optional de-/aktivierbar
** Zusammenfassung bei Zip Archiven

Tagesordnungspunkte

Es kann konfiguriert werden, ob der öffentlich hinterlegte Text für Tagesordnungspunkte angezeigt werden soll, z.B. wenn der Nutzer als "befangen" eingestuft wird, oder ein eigener Text. Bei Letzterem erscheint ein Freitextfeld.

==== Reiter Import ====

[[Image:Ratsinformation-Reiter_Import.PNG|miniatur|Reiter Import]]

Schnittstelle

Das Dateiformat für die Schnittstelle kann konfiguriert werden.

Quelle

Das Quell-Verzeichnis gibt den Pfad der zu importierenden Daten an.

Autoimport

* Service URL der Server Warteschlange

* Systemerkennung in der Server Warteschlange

=== Veränderung der Sichtbarkeit ===

Übersicht aller Sitzungen und Schriftstücke im System mit Veröffentlichungsbereich. Ermöglicht das Offline-Setzen eines einzelnen Datensatzes.

[[Image:18_V2-3Notizen bearbeiten.png|miniatur|Notizen bearbeiten]]

=== Notizen bearbeiten ===

Scheidet ein Nutzer unerwartet aus, verbleiben oft noch in Sitzungen erstellte Notizen im System. Für Administratoren wurde daher eine Möglichkeit geschaffen, diese Notizen unter datenschutzrechtlichen Aspekten vollständig aus dem System zu entfernen. Der Administrator erhält dabei keinen Zugriff auf die Inhalte, sondern kann lediglich an Hand des Notiz-Titels entscheiden, welche Notizen eines Nutzers gelöscht werden sollen.

=== Nutzerkonten zurücksetzen===

[[Image:19_V2-3Ratsinformation Zuruecksetzen der Zugangsdaten.png|miniatur|Zurücksetzen der Nutzerkonten]]

Hier erscheint eine Übersicht aller importierten Nutzer. Ermöglicht das Neu-Versenden eines Initial-Passworts an Nutzer, abhängig von der Aktivierung des [[#Reiter Benachrichtigungen|E-Mail-Versand]].

Icons kennzeichnen Nutzer mit nicht vorhandenen bzw. mehrmals vergebenen E-Mail-Adressen.

Der Link hat eine Gültigkeit von 24 Stunden.

[[Image:20_V2-3Nutzerkonten bearbeiten.png|miniatur|Bearbeiten von Nutzerkonten]]

=== Nutzerkonten bearbeiten ===

Nutzer, die in der XML als "gelöscht" markiert sind, werden nicht vollständig aus der Datenbank entfernt, um eine Wiederherstellung bei unbeabsichtigtem Löschen zu ermöglichen.

Unter diesem Punkt kann der web-admin ein oder mehrere Nutzer löschen (soft-delete) oder wiederherstellen. Das unwiederbringliche Löschen aus der Datenbank (hart-delete) ist weiterhin nur durch den RIS-Support möglich, da bei einem versehentlichen Löschen ein Komplett-Export notwendig wird. Melden Sie sich gern kurzfristig bei uns, sollten Sie einen Nutzer vollständig aus der Datenbank löschen wollen.

'''Hinweis:''' Das Löschen im Ratsinformationssystem ist eine temporäre, kurzfristige Lösung. Der Nutzer muss in jedem Fall auch im DMS für den Export deaktiviert werden und darf nicht mehr in der XML erscheinen. Andernfalls wird der Nutzer wiederholt importiert und im Ratsinformationssystem angelegt.

=== Systemlogs ===

[[Image:21_V2-3Ratsinformation Sytemereignisse.png|miniatur|Systemereignisse]]

Hier kann die Einsicht in Systemmeldungen erfolgen.

Systemereignisse sind

* suchbar nach:
:* Text und
:* Datum oder
:* Zeitspanne

* filterbar nach:
:* alle,
:* Hinweise,
:* Warnungen,
:* Fehler und
:* Erfolg

* sowie sortierbar nach:
:* ID,
:* Art,
:* Nutzer,
:* Datum/Uhrzeit,
:* Modulkontext,
:* erweiterter Kontext,
:* Ereignis und
:* Beschreibung.

== Modulvorlagen ==

[[Image:22_V2-3Ratsinformation2 Konfiguration Modulvorlagen.png|miniatur|Konfiguration Modulvorlagen]]

Eine Modulvorlage dient der einfachen und systemweiten Konfiguration der Ausgabe. Es können mehrere Modulvorlagen angelegt werden. Modulvorlagen werden an den Menüpunkten im [[#Seitenbaum|Seitenbaum]] ausgewählt und zentral konfiguriert, wobei pro Menüpunkt nur eine Modulvorlage ausgewählt werden kann. Ist die Modulvorlage aktiviert, werden bis auf den Reiter "Allgemein" alle weiteren ausgeblendet.
Die Ausgabe-Konfiguration im Seitenbaum erfolgt ausschließlich über die Modulvorlagen, seitenspezifische Konfigurationen wurden entfernt.

'''Reiter der Modulvorlage'''

* [[#Reiter Allgemein|Allgemein]]
* [[#Reiter Darstellung|Darstellung]]
* [[#Reiter Sitzungen|Sitzungen]]
* [[#Reiter Kalender|Kalender]]
* [[#Reiter Personen|Personen]]
* [[#Reiter Gremien|Gremien]]
* [[#Reiter Suche|Suche]]
* [[#Reiter Dokumenten Liste|Dokumenten Liste]]
* [[#Reiter Notizen|Notizen]]
* [[#Reiter Newsmodul|Newsmodul]]
* [[#Reiter App|App]]

'''Vorteile gegenüber der direkten Konfiguration am Menüpunkt'''

* Konfiguration der Modulvorlage an einem zentralen Punkt
* einfache Nachkonfiguration neuer oder zuvor nicht genutzter Funktionen
* keine Anpassung aller Menüpunkte notwendig
* Verringerung fehlerhafter oder fehlender Konfigurationen an einzelnen Menüpunkten (führte in der Vergangenheit zu Missverständnissen in der Ausgabe)

Die Einstellungen in der Modulvorlage können beliebig vorgenommen werden. Für alle Reiter gilt, dass der Systemstandard mit einem Klick wiederhergestellt werden kann.

Weiterhin können, wenn notwendig, am einzelnen Menüpunkt abweichende Einstellungen vorgenommen werden.

==== Reiter Allgemein ====

[[Image:23_V2-3Ratsinformation Konfiguration-Allgemein.png|miniatur|Konfigurationsmöglichkeiten Allgemein]]

Im Reiter Allgemein kann die Grundeinstellung der Modulvorlage vorgenommen werden. Dazu zählt die Vergabe einer eindeutigen Bezeichnung.

==== Reiter Darstellung ====

[[Image:24_V2-3Ratsinformation Konfiguration-Darstellung.png|miniatur|Konfigurationsmöglichkeiten für Darstellung]]

Listen

Daten, die in einer Liste ausgegeben werden, können in ihrer Anzahl variiert werden. Die Auswahl geht von einer Anzeige ohne Einschränkung bis zu 50 Einträgen pro Seite.

Datumsformat

Das Datumsformat (inklusive Uhrzeit) kann konfiguriert werden.

Zusätzliche Ausgabe

Ausgewählt werden können:

* Ausgabe von Vertretern in Sitzungsteilnehmer Listen
* Ausgabe von Vertretern in Basisgremien Listen
* Ausgabe von Parteien
* Ausgabe von Fraktionsvorsitzenden
* Ausgabe von zusätzlichen Funktionen
* Ausgabe von Drucksachennummern
* Ausgabe des Öffentlichkeitsstatus bei Schriftstücken mit Bezug zu einem TOP
* Filtermöglichkeit für Personenliste
* Filtermöglichkeit für Fraktionenliste
* Filtermöglichkeit für Parteienliste

Features deaktivieren

Folgende Features können ausgeschalten werden:

* Notizfunktion an Sitzung deaktivieren
* Downloadmöglichkeit für Sitzungsmappe deaktivieren
* Downloadmöglichkeit für Gesamtdokument deaktivieren
* Downloadmöglichkeit für elektronische Visitenkarte deaktivieren
* Link "auf Karte anzeigen" deaktivieren
* Ausgabe von Jahres Auswahl in Sitzungs-Archiv deaktivieren
* Ausgabe von "Vertreter für Gremiumsmitglieder" deaktivieren
* Einbindung der Javascript Bibliothek jQuery deaktivieren
* Einbindung der Javascript Bibliothek jQuery-UI deaktivieren
* Zusammenfügen von AssetsCompiler deaktivieren

==== Reiter Sitzungen ====

[[Image:25_V2-3Ratsinformation Konfiguration-Sitzungen.png|miniatur|Konfigurationsmöglichkeiten für Sitzungen]]

Sitzungsdetails

Bei der Darstellung der Sitzungsdetails kann zwischen einer einfach Listenansicht, Akkordeonansicht oder der Darstellung mit Reitern gewählt werden.

Weiterhin ausgewählt werden kann:

* Titel des Sitzungs-Schriftguts anzeigen
* Titel von Anlagen des Sitzungs-Schriftguts anzeigen
* Titel des Schriftguts der Tagesordnungspunkte anzeigen
* Titel von Anlagen des Tagesordnungspunkt-Schriftguts anzeigen

Sitzungstitel

Die Darstellung des Wochentags kann beeinflusst werden. Zunächst kann eingestellt werden, ob die Wochentage überhaupt ausgegeben werden sollen. Bei der Art kann zwischen der Kurz- und der Langform unterschieden werden. Es kann ein beliebiger Trenner zwischen Wochentag und Datum angegeben werden. Optional können zwischen Datum und Uhrzeit oder zum Sitzungsnamen, ebenfalls Trenner eingefügt werden.

==== Reiter Kalender ====

[[Image:26_V2-3Ratsinformation Wochenansicht Sitzungskalender.png|miniatur|Darstellungsmöglichkeiten im Kalender am Beispiel der Wochenansicht]]

[[Image:26_V2-3Ratsinformation Konfiguration-Kalender.png|miniatur|Konfigurationsmöglichkeiten für Kalender]]

Neben der Kalenderdarstellung kann an dieser Stelle auch die Ausgabe der Kalendereinträge konfiguriert werden.

Kalenderdarstellung

Die Startansicht unterscheidet zwischen Monat (Standard), Woche und Tag. Dabei kann für Woche und Tag die einfache oder detaillierte Ansicht gewählt werden.

Kalendereinträge

Standardmäßig wird die Gremiumsbezeichnung im Kalender ausgeschrieben. Um unschöne Umbrüche zu vermeiden, kann an dieser Stelle die Abkürzung der Gremiumsbezeichnung aktiviert werden. Mit der Aktivierung stehen Tooltips und eine Legende optional zur Verfügung.

Kalendereinträge

Termine und Tooltips können jeweils mit einer auf das Kundenweb angepassten oder vom Kunden gewünschten Farbe versehen werden.
Werden die Feldwerte leer gelassen, erfolgt die Darstellung in Standardfarben (hellblau).

'''Empfohlene Einstellung'''

* Gremiumsbezeichnung = Abkürzung
* Tooltip anzeigen = aktiviert
* Legende anzeigen = aktiviert

Internetkalender

Hier kann die Bereitstellung des Dienstes aktiviert werden.

==== Reiter Personen ====

[[Image:27_V2-3Ratsinformation2 Konfiguration Personen.png|miniatur|Konfigurationsmöglichkeiten für Personen]]

Bilddarstellung

An dieser Stelle kann die Anzeige hinterlegter Bilder der Personen (Benutzerverwaltung) nach Bereichen konfiguriert werden:

* keine Anzeige
* im Bürger-Bereich
* im Login-Bereich
* keine Einschränkung

Detail Bild - Listen Bild - Vollbild

Hier können jeweils die Abmessungen der Bilddarstellungen konfiguriert werden.

==== Reiter Gremien ====

[[Image:28_V2-3Ratsinformation2 Konfiguration Gremien.png|miniatur|Konfigurationsmöglichkeiten für Gremien]]

Ausgabe

Die Anzeige leerer Gremien kann optional aktiviert werden (Standard: aus).

Sichtbarkeit der Gremien entfällt. Die Sichtbarkeit der Gremien ist nun direkt von der Sichtbarkeit der Sitzungen abhängig. In Basis-Gremienauflistungen gilt die Sichtbarkeitsregelung, die im Export übergeben ist.

Sitzungskalender

Optional kann die Einstellung erfolgen, dass für jedes Gremium ein anderer Farbwert verwendet wird (Standard: aus). Bei Aktivierung dieser Option öffnet sich die Konfiguration "Farbwerte".

Sitzungskalender

Hier kann für jedes ausgewählte Gremium eine Farbe für den Hintergrund, den Rahmen und die Schrift selekiert werden.

==== Reiter Suche ====

[[Image:29_V2-3Ratsinformation2 Konfiguration Suche.png|miniatur|Konfigurationsmöglichkeiten für die Suche]]

Allgemeine Suchoptionen

Um das Suchformular nutzen zu können, muss der Haken bei "Suchformular anbieten" gesetzt sein. Bei der Art der Suche kann zwischen der einfachen und der erweiterten Suche unterschieden werden. Es kann eingeschränkt werden, auf welche Inhalte die Suche zugreifen darf ("Suche in folgenden Inhalten gestatten").
Bei der erweiterten Suche kann zusätzlich ausgewählt werden, ob die erweiterten Suchmöglichkeiten im Frontend beim ersten Aufruf bereits aufgeklappt erscheinen sollen.

Formularelemente der Erweiterten Suche

Optionen, die in der erweiterten Suche eingeblendet werden können:
* "Suche nach Gremium" anzeigen
* "Suche nach Schriftstückart" anzeigen
* "Suche nach Zeitraum" anzeigen

Die Darstellung der Suchtreffer für Schriftstücke entspricht der Darstellung der Dokumentenliste inklusive der dortigen Konfiguration.

==== Reiter Dokumenten Liste ====

[[Image:30_V2-3Ratsinformation2 Konfiguration DokumentenListe.png|miniatur|Konfigurationsmöglichkeiten für Dokumenten Liste]]

Ausgabe

Es kann ausgewählt werden, ob ausschließlich die in der Sortierung enthaltenen Schriftstück Arten angezeigt werden sollen. Leere Einträge in der Schriftstück ArtID Liste können ebenfalls angezeigt werden.

Dokumentenliste

Der Titel des Schriftstückes ist standardmäßig aktiviert. Optional kann diese Einstellung geändert werden. Anlagen und Anlage-Titel können angezeigt oder ausgeblendet werden.

Sortierung

In der Sortierung kann die Reihenfolge und die Schriftstückarten an sich, die verwendet werden sollen, festgelegt werden. Jeder Dokumententyp kann innerhalb der Reihenfolge nur einmal vorkommen.

Innerhalb einer Schriftstückart erfolgt die Sortierung anhand des Zeitbezugs des Dokuments. Hierzu wird die aktuellste Sitzung, in der das Schriftstück verwendet wird, ermittelt.

==== Reiter Notizen ====

[[Image:31_V2-3Ratsinformation2 Konfiguration Notizen.png|miniatur|Konfigurationsmöglichkeiten für Notizen]]

Konfigurieren der Nutzerauswahl und Möglicher Einschränkungen für das Teilen von Notizen.

Nutzerauswahl

* nur Teilnehmer der Sitzung und Nutzer mit zusätzlichem Zugriff auf die Sitzung (Standard)
* nur Teilnehmer der Sitzung
* alle Nutzer, unabhängig von Zugriffsberechtigungen

Mögliche Einschränkungen

* Gremien
* Fraktionen
* Parteien
* Funktion im Gremium
* Zusätzliche Funktion

==== Reiter Newsmodul ====

[[Image:32_V2-3Ratsinformation2 Konfiguration Newsmodul.png|miniatur|Konfigurationsmöglichkeiten für das Newsmodul]]

[[Image:32_V2-3Ratsinformation2 Konfiguration Newsmodul Seite.png|miniatur|Auswahl der Detailseite]]

Hierüber kann die Anzeige des Newsmoduls im Sitzungskalender aktiv geschalten werden. Bei Aktivierung wird die Möglichkeit geboten, für jede Kategorie zu bestimmen, auf welcher Webseite (Detailseite) die Artikel erscheinen sollen, sowie eine Farbe für den Hintergrund, den Rahmen und die Schrift festzulegen.

==== Reiter App ====

[[Image:33_V2-3Ratsinformation2 Konfiguration App.png|miniatur|Konfigurationsmöglichkeiten für die App]]

Integration

* Überschrift
* Festlegung der Spaltenanzahl im Startbildschirm (Homescreen)
* Login über Webcontainer ermöglichen: Login Schaltfläche im Startbildschirm erscheint (Ersatz für Login über nativen App-Rahmen)

Eigene Styles

* eigene Styles (brain-SCC) oder kundenspezifische Stylesheets per CSS einfügen (kunde.css)

== Teilnahme ==

[[Image:34_V2-3Teilnahme.png|miniatur|Teilnahme]]

Der Punkt "Sitzungsteilnahme" ermöglicht die Sortierung nach ID, Externer ID, Kennung, Sitzungsbeginn und Status. Eine Suche anhand eines Textes und des Zeitraums der Sitzung kann ebenfalls erfolgen.

Am Ende jeder Zeile wird der Button "Teilnehmer anzeigen" zur Verfügung gestellt. Hierüber werden alle Sitzungsteilnehmer mit deren Zu- oder Absagen einer Teilnahme tabellarisch ausgegeben.
Es wird eine Exportfunktion im CSV-Format (z.B. für Excel) angeboten.

'''Hinweis:''' Um die Sitzungsteilnehmer zu sehen, wird die Nutzung des Mandatsträgermodus vorausgesetzt. Ist der Mandatsträgermodus deaktiviert, erscheinen unter dem Punkt "Teilnahme" alle Sitzungen. Eine Teilnehmerliste kann nicht generiert werden.

== Statistik ==

[[Image:35_V2-3Statistik.png|miniatur|Statistik]]

Die Statistik gibt einen kurzen Überblick über die im System importierten Inhalte, Nutzerkonten und Nutzerinhalte.

== Hilfe ==

Über den Punkt "Hilfe" wird das Wiki des Ratsinformationssystems aufgerufen. Darin sind Konfigurationsmöglichkeiten des Backends näher beschrieben.

= Einspielen von Patches =

Das Einspielen von Patches ist Systemadministratoren mit Superuser-Rechten vorbehalten.

== Siehe auch ==
* [http://dms-support.brain-scc.de/de/ansprechpartner.html Support-Web] mit Informationen zu Ansprechpartnern und Updates
* [[BürgerPLUS Ratsinformation - Administration Version 2.2|Administration Version 2.2]]

= Hilfe Funktion =

[[Image:36_V2-3Hilfe.png|miniatur|''Hilfe'' Schaltfläche]]

Über die ''Hilfe'' Schaltfläche in den einzelnen Menüs der Administration kann auf die Hilfe Funktion zugegriffen werden. Dabei ist jede ''Hilfe'' Schaltfläche mit den inhaltlich passenden Abschnitt eines Wiki Artikels verknüpft.

Ratsinformationssystem - Administration Version 2.3

2016-02-02T13:48:08Z

Tbalcke:

Dieser Artikel behandelt die Administration des Ratsinformationssystem 2.3 ('''REGISAFE-Version 4.3''').

Der Administrationsbereich ist durch das Anfügen des Wortes "admin" an der URL erreichbar.

Beispiel: https://ris.geocms.com/demo/admin/

= Einführung =

[[Image:Ratsinformation-Zusammenspiel.PNG|miniatur|Wie kommen die Daten vom REGISAFE ins Web?]]

[[Image:01_V2-3GeoCMS-Modul Ratsinformation.png|miniatur|GeoCMS - Modul Ratsinformation]]

Zusammenspiel von REGISAFE und BürgerPLUS Ratsinformationen

= Ausgabe =

-> Informationen zur [[BürgerPLUS Ratsinformation - Ausgabe Version 2.3|Web-Ausgabe des Moduls BürgerPLUS Ratsinformation Version 2.3]]

=Zugriffsrechte=
Je nach Rolle, kann ein Nutzer im Administrationsbereich unterschiedliche Zugriffsrechte besitzen.

'''Rollen mit absteigenden Zugriffsrechten:'''

* Superuser
** Rechte: alle
* Administrator
**Rechte: Benutzerinformationen, Installation, Benutzerverwaltung, Seitenbaum, Ratsinformationen, Syslogs
* Web-Admin des Kunden
** Rechte: Benutzerinformationen, Benutzerverwaltung, Seitenbaum, Ratsinformationen
* Gremiumsmitglieder und sonstige Sitzungsteilnehmer
** Rechte: Benutzerinformationen

= Benutzerverwaltung =

[[Image:02_V2-3Ratsinformation-Benutzerverwaltung-Details.png|miniatur|Detailansicht Benutzer]]

Die Nutzerkonten und Berechtigungen werden aus REGISAFE importiert. Rechte importierter Nutzer dürfen nicht angepasst werden, da diese bei jedem Import überschrieben werden. Lediglich den Benutzernamen und das Passwort können Administratoren bei Bedarf ändern.

Die Nutzerkonten sind entsprechend ihrer Rollen und Zugriffsrechte in Gruppen zugeordnet. Die Zuordnung darf nicht geändert werden, da die Verteilung an Hand der Daten im REGISAFE erfolgt. Die Gruppen werden als Baumstruktur angezeigt.

[[Image:03_V2-3Benutzergruppen.png|miniatur|neue Benutzergruppen]]

Zur Erleichterung der Rechteverwaltung der Benutzer und zur gezielteren Rechtevergabe, stehen in der Benutzerverwaltung zusätzlich zwei Gruppen zur Verfügung:
* RIS - alle importiert (enthält alle über die RIS-Schnittstelle importierten Nutzer)
* RIS - ohne Verteiler (RIS-Nutzer, die keinem Gremium angehören, also Nutzer, die importiert wurden, aber keine Rechte besitzen sollen)
'''Hinweis:''' Vergeben Sie keine Rechte im CMS-Backend ohne Abstimmung mit dem RIS-Support. Die Rechteverwaltung erfolgt bis auf wenige Ausnahmen (Newsmodul und ggf. Hilfeseiten) ausschließlich im DMS, um eventuelle Zugriffe nicht autorisierter Personen auf bestimmte Bereiche und Funktionen steuern zu können.

Der Status des Nutzerkontos wird farblich gekennzeichnet. Aktive Nutzer sind mit einem grünen Symbol gekennzeichnet. Nutzer, die beispielsweise ein neues Passwort angefordert oder sich noch nicht im System angemeldet haben, werden mit einem orangen Symbol markiert.

Die E-Mail Adresse wird aus der Benutzerverwaltung entfernt, wenn keine gültige E-Mail-Adresse exportiert wurde. Als Beispiele sind zu nennen:
* Intern: Vorname Nachname
* vorname.nachname[at]kommune.de
* vorname.nachname@kommune

Wichtige Inhalte des Benutzerkontos (Benutzer bearbeiten):

* Benutzer
:* Benutzername (Login-Kennung des Nutzers; Generiert aus der REGISAFE-XML)
:* Passwort (verschlüsselt)
:* Redaktionsbereich-Anmeldung erlauben (Backend-Zugriff für den Nutzer aktivieren/deaktivieren)
* Persönliche Angaben (werden aus der REGISAFE-XML übermittelt, außer das Profilbild)
:* Profilbild (eine lokale Datei auswählbar)

Wenn (neue) Nutzer ein Passwort vergeben, muss dieses folgende Mindestanforderungen erfüllen:
* mind. 8 Zeichen,
* mind. 1 Sonderzeichen,
* mind. 1 Großbuchstabe und
* 1 Kleinbuchstabe

[[Image:RIS_Switch-to-User.JPG|miniatur|Switch-To-User]]
Pro Nutzer kann ein Profilbild hinzugefügt werden. Diese Funktion ist unabhängig von REGISAFE, so dass das Hochladen direkt im Administrationsbereich von BürgerPLUS Ratsinformation erfolgen muss. Die Ausgabe erfolgt in der Personenliste und in der Detailansicht der Person.

Um bei einem Nutzer auftretende Fehler besser und schneller überprüfen zu können, wurde die Funktion "Switch-to-User" für den web-Admin aktiviert. Ohne das Passwort des jeweiligen Nutzers kennen zu müssen, können Administratoren damit die Rolle und Rechte des Nutzers übernehmen und den gemeldeten Fehler sichten. Wechselt ein Administator in die Rolle eines Nutzers wird dies in der Syslog vermerkt.

= Seitenbaum =

Im Seitenbaum wird die Navigation definiert. Bei der Installation wird eine Standard-Navigation vorgegeben, die gemeinsam mit dem Kunden angepasst werden kann.

== Standardelemente der Navigation des Seitenbaums ==
* Persönlicher Bereich
** Mandatsträgermodus
** Kontaktformular
** Passwort ändern
* Sitzungstermine
**Sitzungstermine (Archiv)
* Gremien
* Personen
* Fraktionen
* Dokumente
** Zusätzliche Dokumente
* Suche
* Passwort zurücksetzen
* Hilfe
* Datenschutzerklärung
* Impressum

== Anlegen und Bearbeiten von Menüpunkten ==

[[Image:04_V2-3Ratsinformation Administration Anlegen von Menüpunkten.png|miniatur|Anlegen und Bearbeiten von Menüpunkten]]

Administratoren stehen folgende Funktionen zur Bearbeitung des Seitenbaums zur Verfügung:

* Anzeigen (zeigt den Menüpunkt im Portal an)
* Bearbeiten (öffnet die Bearbeitungsmaske, um einen Menüpunkt editieren zu können)
* Hinzufügen (fügt eine Unterseite am aktuell gewählten Menüpunkt ein)
* Umbenennen (ändert den Menütitel jedoch nicht den Alias)
* Rechte setzen (die Sichtbarkeit und Bearbeitungsmöglichkeiten können über die Rechte gesteuert werden)
* Seitencache löschen (entfernt alle bisher aufgerufenen Versionen der entsprechenden Webseite)
* Ausschneiden (der Menüpunkt wird vom aktuellen Knoten ausgeschnitten und kann an einem anderen Knotenpunkt eingefügt werden)
* Kopieren (der Menüpunkt wird dupliziert und kann an einem anderen Knotenpunkt eingefügt werden)
* Einfügen (zuvor ausgeschnittene oder kopierte Menüpunkte können an beliebigen anderen Knotenpunkten eingefügt werden)
* Entfernen (löscht den ausgewählten Menüpunkt)

Folgende Einstellungen müssen beim Anlegen eines neuen Menüpunktes beachtet werden:

*Reiter Menüdaten:
** Titel (Pflichtfeld)
** Alias (Pflichtfeld)

[[Image:05_V2-3Verstecker menuepunkt.png|miniatur|Anlegen eines versteckten Menüpunktes]]
[[Image:06_V2-3Verstecker menuepunkt sichtbarkeit.png|miniatur|Anlegen eines versteckten Menüpunktes beim Reiter Sichtbarkeit]]

Soll ein versteckter Menüpunkt erstellt werden, sind zusätzlich folgende Einstellungen zu übernehmen:

*Reiter Menüdaten
**Anzeigeverhalten
*** Seite bei Login anzeigen

*Reiter Sichtbarkeit
**Benutzer= Ratsinformation
**Rechteprüfung aktivieren

'''Wichtiger Hinweis:''' Bitte sehen Sie davon ab weitere Änderungen in den Masken vorzunehmen. Diese können weitreichende Auswirkungen auf die Außenansicht und Funktionsfähigkeit des Ratsinformationssystems haben. Wenden Sie sich bitte an das Support-Team.

'''Häufiger Fehler:''' Menüpunkte können so konfiguriert werden, dass Sie ausschließlich für Nutzer mit einem Login sichtbar sind. In der öffentlichen Ansicht stehen sie scheinbar nicht mehr zur Verfügung. Jedem Nutzer, der die URL kennt, ist es jedoch möglich die Seite auch ohne Login aufzurufen. Um dies zu verhindern genügt es nicht, das Anzeigeverhalten des Menüpunktes auf "Seite nach Login anzeigen" zu setzen. Zusätzlich muss im Reiter "Sichtbarkeit" der Besitzer auf "Ratsinformation" geändert und der Haken bei "Rechteprüfen aktivieren" gesetzt sein.

= Ratsinformationssystem =

Das Fachmodul "Ratsinformationssystem" ermöglicht Einsicht in die Bereiche:

* [[#Import|Import]]
* [[#Administration|Administration]]
* [[#Modulvorlagen|Modulvorlagen]]
* [[#Teilnahme|Teilnahme]]
* [[#Statistik|Statistik]]
* [[#Hilfe|Hilfe]]

== Import ==

=== letzter Import ===

[[Image:01_V2-3GeoCMS-Modul Ratsinformation.png|miniatur|Import Status]]

Unter dem Punkt "aktueller Import" wird nur der aktuellste Import angezeigt. Sonstige Importe befinden sich im Archiv.
Der Import kann automatisch starten oder durch "Importjob starten" manuell ausgelöst werden. Es besteht die Möglichkeit, Importjobs zurückzusetzen. Durch Anzeige der Logs kann das gesamte Importverfahren nachvollzogen werden. Die Anzeige der importierten Daten im XML-Format ist ebenfalls möglich.

* erweitertes Logging beim XML-Parsen
* Warnungen bei fehlendem/ungültigem RISBEREICH für Personen in Basisgremien-/Sitzungsverteiler
* Weitergabe der Warnings an den Log des Importjobs

Die verschiedenen Status eines Imports werden auch farblich gekennzeichnet:

* Grün: der Import war erfolgreich, an der Importdatei gab es Änderungen
* Orange: der Import war erfolgreich, an der Importdatei gab es keine Änderungen
* Rot: beim Import sind Fehler aufgetreten

=== Importarchiv ===

[[Image:08_V2-3Ratsinformation-Archivierte Importe.png|miniatur|Import-Archiv]]

Alle bereits vergangenen Importe befinden sich im Archiv. Sobald ein neuer aktueller Import durchgeführt wird, wird ein älterer ins Archiv verschoben. Archivierte Importe können nicht mehr zurückgesetzt werden. Die Import-Logs und die Daten in einer medienneutralen XML-Struktur können dennoch angezeigt werden. Die Sortierung kann selbstständig vorgenommen werden, durch Klick auf den Tabellenkopf für die entsprechende Spalte, nach der geordnet werden soll. Zur vereinfachten Recherche im System steht die Suchfunktion zur Verfügung.

== Administration ==

[[Image:09_V2-3Ratsinformation-Administration.png|miniatur|Administration]]

Ermöglich Zugriff auf:

* [[#Systemkonfiguration|Systemkonfiguration]]
* [[#Verändern der Sichtbarkeit|Verändern der Sichtbarkeit]]
* [[#Notizen bearbeiten|Notizen bearbeiten]]
* [[#Nutzerkonten zurücksetzen|Nutzerkonten zurücksetzen]]
* [[#Nutzerkonten bearbeiten|Nutzerkonten bearbeiten]]
* [[#Systemlogs|Systemlogs]]

=== Systemkonfiguration ===

[[Image:10_V2-3Ratsinformation-Systemkonfiguration.png|miniatur|Administration - Systemkonfiguration]]

Die Systemkonfiguration ist Nutzern mit administrativen Berechtigungen vorbehalten (Superuser, Administrator, Web-Admin). In diesem Bereich werden systemweite Einstellungen vorgenommen.

'''Reiter der Systemkonfiguration:'''

* [[#Reiter Konfiguration|Reiter Konfiguration]]
* [[#Reiter Benachrichtigungen|Reiter Benachrichtigungen]]
* [[#Reiter_Schriftstücke|Reiter Schriftstücke]]
* [[#Reiter_PDF Sicherheit|Reiter PDF Sicherheit]]
* [[#Reiter Adressen|Reiter Adressen]]
* [[#Reiter Datenschutz|Reiter Datenschutz]]
* [[#Reiter Import|Reiter Import]]

Die Reiter sind erreichbar über den Button "ändern" (Ratsinformation > Administration > Systemkonfiguration > ändern).

==== Reiter Konfiguration ====

[[Image:11_V2-3Ratsinformation-Reiter Konfiguration.png|miniatur|Reiter Konfiguration]]

Iconset

Bei der Verwendung von Iconsets kann zwischen REGISAFE-Standard-Icons und hinterlegten Open-Source-Icons gewählt werden.

Authentifizierung

Bei der Einstellung der Zielseite für den E-Mail-Link zum initialen Setzen des Nutzer-Passworts handelt es sich um ein Pflichtfeld.

Einstellungen für die Zielseite des E-Mail-Links zum initialen Setzen des Nutzer-Passworts:

* Login authentifizieren
* Infogruppen
* ris_app
* ris_fetch
* Ratsinformation

CMS-Nutzerkonten basieren auf Adressfeldern mit dem Kennzeichen "öffentlich" oder "nicht öffentlich".

Hinweis Nutzerimport:

* Festlegung der CMS Login-Kennung
* Systemkonfiguration für "Login Kennung basiert auf":
** Adresskennung (REGISAFE Standard)
** Titel, Vorname, Nachname
** E-Mail
* Systemkonfiguration für "Überschreiben der Login-Kennung". Ermöglicht die automatische Änderung bestehender Nutzerkonten (Info an Nutzer per E-Mail).

Import der Basisgremienverteiler und Sitzungsverteiler erzeugt nun Nutzergruppen in der Benutzerverwaltung.

Mandantensystem

Es kann optional ausgewählt werden, ob Verwaltungskennungen für Mandantensysteme verwendet werden sollen.

Erweitert

Konfigurieren der URL zum Support-Web.

Einblenden von Entwicklermeldungen steuert den Umfang der Debug-Ausgaben des Ratsinformationssystems. Debug-Ausgaben sind nur für Entwicklungszwecke oder im Fehlerfall notwendig.

==== Reiter Benachrichtigungen ====

[[Image:12_V2-3Ratsinformation2b-E-Mail Versand.png|miniatur|E-Mail-Versand]]

Konfigurieren des E-Mail-Versandes und der Administrator-Benachrichtigungen.

'''E-Mail-Versand'''

Der E-Mail-Versand und das Zurücksetzen von Nutzerdaten an Gremienmitglieder werden nur aktiviert, wenn eine Admin-E-Mail des Kunden hinterlegt ist.

* ''Nutzer-Benachrichtigungs E-Mail Versand'' aktiviert -> E-Mail geht an Mandatsträger
* Ist kein Versand an Mandatsträger aktiv, werden alle E-Mails an einen Mandatsträger nun an den Admin weitergeleitet.
* Ist auch der Versand an den Admin bzw. systemweit deaktiviert, oder gab es einen Fehler beim Versenden, wird nun ein Fehler im Systemlog geschrieben.

Für den Versand im HTML-Format wurde auf Multipart-E-Mails umgestellt (enthält jetzt einen alternativen Text als Plain Text).

'''Postfach für E-Mailversand'''

Konfiguration eines eigenen Absender-Postfachs ist möglich. E-Mail-Versand kann wahlweise im HTML-Format (Einbettung von Bilddateien) erfolgen.

Nach Konfiguration der Einstellungen kann eine Test-E-Mail versandt werden.

Es wird empfohlen ein separates Postfach einzurichten, z.B. ris@kundendomain.de

'''Informationsdienst'''

Konfiguration oder Deaktivierung des Informationsdienstes:

* Festlegen des Betreffs der E-Mails des Informationsdienstes. Bei leerem Feld wird der Standard verwendet.
* Informationsdienst für festgelegte Status erzwingen
* Informationsdienst für festgelegte Status verbergen

Standard des Betreffs:

Informationsdienst BürgerPLUS Ratsinformation "##WEB_NAME##" vom ##DATUM##"

Mögliche Platzhalter:

* ##DATUM## - Datum im Format DD.MM.JJJJ HH:MM
* ##WEB_NAME## - Name der BürgerPLUS Ratsinformation Instanz
* ##MANDANT## - Name der Verwaltungskennung" name="flexml::infodienst_subject"

==== Reiter Schriftstücke ====

[[Image:13_V2-3Ratsinformation-Reiter Schriftstuecke.png|miniatur|Reiter Schriftstücke]]

Dateinamen werden nicht mehr Case-Sensitive ausgewertet (Groß-/Kleinschreibung). Dateinamen, die fälschlicherweise URL-kodiert übergeben werden, können nun ausgewertet werden. Unterstützt werden die neuen Schriftstück ArtIDs "Sitzungsunterlage" und "RISZusatzDokument".

Dateibehandlung

Die Dateibehandlung gibt an wie Dokumente, wenn sie im Web geöffnet werden, behandelt werden.

Mögliche Einstellungen:

* immer Downloaden
* wenn möglich im Browser darstellen

Bezeichnung der Schriftstück ArtIDs

Den bekannten Bezeichnungen von Schriftstücken können andere Bezeichnungen zugewiesen werden. Die im Feld angegebene Bezeichnung überschreibt die Standardangabe.

Anzeige der Schriftstücke

Den Dokumenttypen kann zugewiesen werden, ob es sich um ein Sitzungsschriftstück oder um ein Tagesordnungsschriftstück handelt.

Zusätzliche Dokumente

Die Zielseite für Zusätzliche Dokumente und die Mandantenzuordnung kann festgelegt werden.

==== Reiter PDF Sicherheit ====

[[Image:14_V2-3PDF-Sicherheit.png|miniatur|PDF-Sicherheit]]

'''Wasserzeichen'''

Systemweit kann vom Administrator ein Wasserzeichen für alle PDF-Dateien aktiviert werden. Das Wasserzeichen kann individuell
gestaltet und als PDF hinterlegt werden.

Folgende Arten von Wasserzeichen stehen zur Verfügung:
* Stempel (Standard): Das Wasserzeichen wird über dem Text gelegt. Insbesondere bei Bildern ist dies zu empfehlen. Die Lesbarkeit kann je nach Wasserzeichen ggf. eingeschränkt sein.
* Hintergrund: Das Wasserzeichen wird unter dem Text eingefügt. In PDF-Dokumenten mit Bildinhalten ist das Wasserzeichen ggf. verdeckt.

[[Image:14_V2-3PDF-Sicherheit-Wasserzeichen.png|miniatur|PDF mit Wasserzeichen und benutzer- und zeitabhängiger Fußleiste]]

Wird ein Wasserzeichen für die Dateien verwendet, so erscheint der Nutzername sowie ein Zeitstempel in der Fußzeile des Dokumentes.
Möchten Sie diesen Hinweis anzeigen, jedoch kein Wasserzeichen hinterlegen, laden Sie ein leeres PDF-Dokument im System hoch und stellen Sie es als Wasserzeichen für den Hintergrund ein.

'''Verschlüsselung'''

Systemweit kann vom Administrator ein Passwort für alle Schriftstückdownloads/Sitzungsmappen aktiviert werden. Wichtig: Der Passwortschutz gilt nur für nicht öffentlich sichtbare Schriftstücke! Öffentliche Schriftstücke sind weiterhin ohne einen Passwortschutz aufrufbar. Das Passwort ist nicht nutzerspezifisch und muss allen Nutzern bekannt gegeben werden.

Mit dem Passwortschutz können folgende Berechtigungen in PDF-Dateien gesetzt werden:
* keine (nur ansehen): Nutzer können das PDF herunterladen und öffnen. Andere Aktionen, wie Drucken, Hinzufügen von Anmerkungen in einem PDF-Programm oder Zusammenfügen mit anderen Dokumenten, sind nicht möglich.
* alle Berechtigungen: Nutzer können das PDF herunterladen und öffnen. Alle anderen Aktionen, wie Drucken, Hinzufügen von Anmerkungen in einem PDF-Programm oder Zusammenfügen mit anderen Dokumenten, sind möglich.
* eigene Vorgabe: Nutzer können das PDF herunterladen und öffnen. Andere Aktionen, wie Drucken, Hinzufügen von Anmerkungen in einem PDF-Programm oder Zusammenfügen mit anderen Dokumenten, müssen explizit durch den Administrator festgelegt werden. Bitte beachten Sie: in PDF-Betrachtern (z. B. Acrobat Reader) können die Berechtigungen andere Bezeichnungen tragen

[[Image:14_V2-3PDF-Sicherheit-Frontend.png|miniatur|PDF-Verschlüsselung im Frontend]]

Erfolgte die Aktivierung der PDF-Verschlüsselung sowie die Vergabe eines systemweiten PW durch den Admin, so kann jeder Nutzer anschließend im persönlichen Bereich der Ratsinformations-Webseite (Frontend) unterhalb des Punktes "PDF Verschlüsselung" im Reiter „Profildaten“ das Admin-PW überschreiben. Trägt der Nutzer nichts ein, gilt das Admin-PW.

==== Reiter Adressen ====

[[Image:15_V2-3Ratsinformation-Reiter Adressen.png|miniatur|Reiter Adressen]]

Konfiguration der Darstellung der Adresse:

* CSS-Klasse für das Layout und eine Überschrift für jeden Adresse-Block
* Einteilung in Adresse-Blöcke
* Festlegung der zu verwendenden Felder je Block
* Konfiguration der Formatierung (Name in der Ausgabe, Zeilenumbruch, Listenrelevanz)
* Adressrendering über herkömmlichen Weg, wenn keine Adressfelddefinition hinterlegt ist
* wenn nur ein Feld definiert ist: Verwendung dieser Konfiguration

==== Reiter Datenschutz ====

[[Image:16_V2-3Ratsinformation-Reiter Datenschutz.png|miniatur|Reiter Datenschutz]]

Logging von Nutzerinteraktionen

* Logging von Schriftstückdownloads als Nachweis der „Zustellung“ von z.B. Einladungen
** optional de-/aktivierbar
** Zusammenfassung bei Zip Archiven

Tagesordnungspunkte

Es kann konfiguriert werden, ob der öffentlich hinterlegte Text für Tagesordnungspunkte angezeigt werden soll, z.B. wenn der Nutzer als "befangen" eingestuft wird, oder ein eigener Text. Bei Letzterem erscheint ein Freitextfeld.

==== Reiter Import ====

[[Image:Ratsinformation-Reiter_Import.PNG|miniatur|Reiter Import]]

Schnittstelle

Das Dateiformat für die Schnittstelle kann konfiguriert werden.

Quelle

Das Quell-Verzeichnis gibt den Pfad der zu importierenden Daten an.

Autoimport

* Service URL der Server Warteschlange

* Systemerkennung in der Server Warteschlange

=== Veränderung der Sichtbarkeit ===

Übersicht aller Sitzungen und Schriftstücke im System mit Veröffentlichungsbereich. Ermöglicht das Offline-Setzen eines einzelnen Datensatzes.

[[Image:18_V2-3Notizen bearbeiten.png|miniatur|Notizen bearbeiten]]

=== Notizen bearbeiten ===

Scheidet ein Nutzer unerwartet aus, verbleiben oft noch in Sitzungen erstellte Notizen im System. Für Administratoren wurde daher eine Möglichkeit geschaffen, diese Notizen unter datenschutzrechtlichen Aspekten vollständig aus dem System zu entfernen. Der Administrator erhält dabei keinen Zugriff auf die Inhalte, sondern kann lediglich an Hand des Notiz-Titels entscheiden, welche Notizen eines Nutzers gelöscht werden sollen.

=== Nutzerkonten zurücksetzen===

[[Image:19_V2-3Ratsinformation Zuruecksetzen der Zugangsdaten.png|miniatur|Zurücksetzen der Nutzerkonten]]

Hier erscheint eine Übersicht aller importierten Nutzer. Ermöglicht das Neu-Versenden eines Initial-Passworts an Nutzer, abhängig von der Aktivierung des [[#Reiter Benachrichtigungen|E-Mail-Versand]].

Icons kennzeichnen Nutzer mit nicht vorhandenen bzw. mehrmals vergebenen E-Mail-Adressen.

Der Link hat eine Gültigkeit von 24 Stunden.

[[Image:20_V2-3Nutzerkonten bearbeiten.png|miniatur|Bearbeiten von Nutzerkonten]]

=== Nutzerkonten bearbeiten ===

Nutzer, die in der XML als "gelöscht" markiert sind, werden nicht vollständig aus der Datenbank entfernt, um eine Wiederherstellung bei unbeabsichtigtem Löschen zu ermöglichen.

Unter diesem Punkt kann der web-admin ein oder mehrere Nutzer löschen (soft-delete) oder wiederherstellen. Das unwiederbringliche Löschen aus der Datenbank (hart-delete) ist weiterhin nur durch den RIS-Support möglich, da bei einem versehentlichen Löschen ein Komplett-Export notwendig wird. Melden Sie sich gern kurzfristig bei uns, sollten Sie einen Nutzer vollständig aus der Datenbank löschen wollen.

'''Hinweis:''' Das Löschen im Ratsinformationssystem ist eine temporäre, kurzfristige Lösung. Der Nutzer muss in jedem Fall auch im DMS für den Export deaktiviert werden und darf nicht mehr in der XML erscheinen. Andernfalls wird der Nutzer wiederholt importiert und im Ratsinformationssystem angelegt.

=== Systemlogs ===

[[Image:21_V2-3Ratsinformation Sytemereignisse.png|miniatur|Systemereignisse]]

Hier kann die Einsicht in Systemmeldungen erfolgen.

Systemereignisse sind

* suchbar nach:
:* Text und
:* Datum oder
:* Zeitspanne

* filterbar nach:
:* alle,
:* Hinweise,
:* Warnungen,
:* Fehler und
:* Erfolg

* sowie sortierbar nach:
:* ID,
:* Art,
:* Nutzer,
:* Datum/Uhrzeit,
:* Modulkontext,
:* erweiterter Kontext,
:* Ereignis und
:* Beschreibung.

== Modulvorlagen ==

[[Image:22_V2-3Ratsinformation2 Konfiguration Modulvorlagen.png|miniatur|Konfiguration Modulvorlagen]]

Eine Modulvorlage dient der einfachen und systemweiten Konfiguration der Ausgabe. Es können mehrere Modulvorlagen angelegt werden. Modulvorlagen werden an den Menüpunkten im [[#Seitenbaum|Seitenbaum]] ausgewählt und zentral konfiguriert, wobei pro Menüpunkt nur eine Modulvorlage ausgewählt werden kann. Ist die Modulvorlage aktiviert, werden bis auf den Reiter "Allgemein" alle weiteren ausgeblendet.
Die Ausgabe-Konfiguration im Seitenbaum erfolgt ausschließlich über die Modulvorlagen, seitenspezifische Konfigurationen wurden entfernt.

'''Reiter der Modulvorlage'''

* [[#Reiter Allgemein|Allgemein]]
* [[#Reiter Darstellung|Darstellung]]
* [[#Reiter Sitzungen|Sitzungen]]
* [[#Reiter Kalender|Kalender]]
* [[#Reiter Personen|Personen]]
* [[#Reiter Gremien|Gremien]]
* [[#Reiter Suche|Suche]]
* [[#Reiter Dokumenten Liste|Dokumenten Liste]]
* [[#Reiter Notizen|Notizen]]
* [[#Reiter Newsmodul|Newsmodul]]
* [[#Reiter App|App]]

'''Vorteile gegenüber der direkten Konfiguration am Menüpunkt'''

* Konfiguration der Modulvorlage an einem zentralen Punkt
* einfache Nachkonfiguration neuer oder zuvor nicht genutzter Funktionen
* keine Anpassung aller Menüpunkte notwendig
* Verringerung fehlerhafter oder fehlender Konfigurationen an einzelnen Menüpunkten (führte in der Vergangenheit zu Missverständnissen in der Ausgabe)

Die Einstellungen in der Modulvorlage können beliebig vorgenommen werden. Für alle Reiter gilt, dass der Systemstandard mit einem Klick wiederhergestellt werden kann.

Weiterhin können, wenn notwendig, am einzelnen Menüpunkt abweichende Einstellungen vorgenommen werden.

==== Reiter Allgemein ====

[[Image:23_V2-3Ratsinformation Konfiguration-Allgemein.png|miniatur|Konfigurationsmöglichkeiten Allgemein]]

Im Reiter Allgemein kann die Grundeinstellung der Modulvorlage vorgenommen werden. Dazu zählt die Vergabe einer eindeutigen Bezeichnung.

==== Reiter Darstellung ====

[[Image:24_V2-3Ratsinformation Konfiguration-Darstellung.png|miniatur|Konfigurationsmöglichkeiten für Darstellung]]

Listen

Daten, die in einer Liste ausgegeben werden, können in ihrer Anzahl variiert werden. Die Auswahl geht von einer Anzeige ohne Einschränkung bis zu 50 Einträgen pro Seite.

Datumsformat

Das Datumsformat (inklusive Uhrzeit) kann konfiguriert werden.

Zusätzliche Ausgabe

Ausgewählt werden können:

* Ausgabe von Vertretern in Sitzungsteilnehmer Listen
* Ausgabe von Vertretern in Basisgremien Listen
* Ausgabe von Parteien
* Ausgabe von Fraktionsvorsitzenden
* Ausgabe von zusätzlichen Funktionen
* Ausgabe von Drucksachennummern
* Ausgabe des Öffentlichkeitsstatus bei Schriftstücken mit Bezug zu einem TOP
* Filtermöglichkeit für Personenliste
* Filtermöglichkeit für Fraktionenliste
* Filtermöglichkeit für Parteienliste

Features deaktivieren

Folgende Features können ausgeschalten werden:

* Notizfunktion an Sitzung deaktivieren
* Downloadmöglichkeit für Sitzungsmappe deaktivieren
* Downloadmöglichkeit für Gesamtdokument deaktivieren
* Downloadmöglichkeit für elektronische Visitenkarte deaktivieren
* Link "auf Karte anzeigen" deaktivieren
* Ausgabe von Jahres Auswahl in Sitzungs-Archiv deaktivieren
* Ausgabe von "Vertreter für Gremiumsmitglieder" deaktivieren
* Einbindung der Javascript Bibliothek jQuery deaktivieren
* Einbindung der Javascript Bibliothek jQuery-UI deaktivieren
* Zusammenfügen von AssetsCompiler deaktivieren

==== Reiter Sitzungen ====

[[Image:25_V2-3Ratsinformation Konfiguration-Sitzungen.png|miniatur|Konfigurationsmöglichkeiten für Sitzungen]]

Sitzungsdetails

Bei der Darstellung der Sitzungsdetails kann zwischen einer einfach Listenansicht, Akkordeonansicht oder der Darstellung mit Reitern gewählt werden.

Weiterhin ausgewählt werden kann:

* Titel des Sitzungs-Schriftguts anzeigen
* Titel von Anlagen des Sitzungs-Schriftguts anzeigen
* Titel des Schriftguts der Tagesordnungspunkte anzeigen
* Titel von Anlagen des Tagesordnungspunkt-Schriftguts anzeigen

Sitzungstitel

Die Darstellung des Wochentags kann beeinflusst werden. Zunächst kann eingestellt werden, ob die Wochentage überhaupt ausgegeben werden sollen. Bei der Art kann zwischen der Kurz- und der Langform unterschieden werden. Es kann ein beliebiger Trenner zwischen Wochentag und Datum angegeben werden. Optional können zwischen Datum und Uhrzeit oder zum Sitzungsnamen, ebenfalls Trenner eingefügt werden.

==== Reiter Kalender ====

[[Image:26_V2-3Ratsinformation Wochenansicht Sitzungskalender.png|miniatur|Darstellungsmöglichkeiten im Kalender am Beispiel der Wochenansicht]]

[[Image:26_V2-3Ratsinformation Konfiguration-Kalender.png|miniatur|Konfigurationsmöglichkeiten für Kalender]]

Neben der Kalenderdarstellung kann an dieser Stelle auch die Ausgabe der Kalendereinträge konfiguriert werden.

Kalenderdarstellung

Die Startansicht unterscheidet zwischen Monat (Standard), Woche und Tag. Dabei kann für Woche und Tag die einfache oder detaillierte Ansicht gewählt werden.

Kalendereinträge

Standardmäßig wird die Gremiumsbezeichnung im Kalender ausgeschrieben. Um unschöne Umbrüche zu vermeiden, kann an dieser Stelle die Abkürzung der Gremiumsbezeichnung aktiviert werden. Mit der Aktivierung stehen Tooltips und eine Legende optional zur Verfügung.

Kalendereinträge

Termine und Tooltips können jeweils mit einer auf das Kundenweb angepassten oder vom Kunden gewünschten Farbe versehen werden.
Werden die Feldwerte leer gelassen, erfolgt die Darstellung in Standardfarben (hellblau).

'''Empfohlene Einstellung'''

* Gremiumsbezeichnung = Abkürzung
* Tooltip anzeigen = aktiviert
* Legende anzeigen = aktiviert

Internetkalender

Hier kann die Bereitstellung des Dienstes aktiviert werden.

==== Reiter Personen ====

[[Image:27_V2-3Ratsinformation2 Konfiguration Personen.png|miniatur|Konfigurationsmöglichkeiten für Personen]]

Bilddarstellung

An dieser Stelle kann die Anzeige hinterlegter Bilder der Personen (Benutzerverwaltung) nach Bereichen konfiguriert werden:

* keine Anzeige
* im Bürger-Bereich
* im Login-Bereich
* keine Einschränkung

Detail Bild - Listen Bild - Vollbild

Hier können jeweils die Abmessungen der Bilddarstellungen konfiguriert werden.

==== Reiter Gremien ====

[[Image:28_V2-3Ratsinformation2 Konfiguration Gremien.png|miniatur|Konfigurationsmöglichkeiten für Gremien]]

Ausgabe

Die Anzeige leerer Gremien kann optional aktiviert werden (Standard: aus).

Sichtbarkeit der Gremien entfällt. Die Sichtbarkeit der Gremien ist nun direkt von der Sichtbarkeit der Sitzungen abhängig. In Basis-Gremienauflistungen gilt die Sichtbarkeitsregelung, die im Export übergeben ist.

Sitzungskalender

Optional kann die Einstellung erfolgen, dass für jedes Gremium ein anderer Farbwert verwendet wird (Standard: aus). Bei Aktivierung dieser Option öffnet sich die Konfiguration "Farbwerte".

Sitzungskalender

Hier kann für jedes ausgewählte Gremium eine Farbe für den Hintergrund, den Rahmen und die Schrift selekiert werden.

==== Reiter Suche ====

[[Image:29_V2-3Ratsinformation2 Konfiguration Suche.png|miniatur|Konfigurationsmöglichkeiten für die Suche]]

Allgemeine Suchoptionen

Um das Suchformular nutzen zu können, muss der Haken bei "Suchformular anbieten" gesetzt sein. Bei der Art der Suche kann zwischen der einfachen und der erweiterten Suche unterschieden werden. Es kann eingeschränkt werden, auf welche Inhalte die Suche zugreifen darf ("Suche in folgenden Inhalten gestatten").
Bei der erweiterten Suche kann zusätzlich ausgewählt werden, ob die erweiterten Suchmöglichkeiten im Frontend beim ersten Aufruf bereits aufgeklappt erscheinen sollen.

Formularelemente der Erweiterten Suche

Optionen, die in der erweiterten Suche eingeblendet werden können:
* "Suche nach Gremium" anzeigen
* "Suche nach Schriftstückart" anzeigen
* "Suche nach Zeitraum" anzeigen

Die Darstellung der Suchtreffer für Schriftstücke entspricht der Darstellung der Dokumentenliste inklusive der dortigen Konfiguration.

==== Reiter Dokumenten Liste ====

[[Image:30_V2-3Ratsinformation2 Konfiguration DokumentenListe.png|miniatur|Konfigurationsmöglichkeiten für Dokumenten Liste]]

Ausgabe

Es kann ausgewählt werden, ob ausschließlich die in der Sortierung enthaltenen Schriftstück Arten angezeigt werden sollen. Leere Einträge in der Schriftstück ArtID Liste können ebenfalls angezeigt werden.

Dokumentenliste

Der Titel des Schriftstückes ist standardmäßig aktiviert. Optional kann diese Einstellung geändert werden. Anlagen und Anlage-Titel können angezeigt oder ausgeblendet werden.

Sortierung

In der Sortierung kann die Reihenfolge und die Schriftstückarten an sich, die verwendet werden sollen, festgelegt werden. Jeder Dokumententyp kann innerhalb der Reihenfolge nur einmal vorkommen.

Innerhalb einer Schriftstückart erfolgt die Sortierung anhand des Zeitbezugs des Dokuments. Hierzu wird die aktuellste Sitzung, in der das Schriftstück verwendet wird, ermittelt.

==== Reiter Notizen ====

[[Image:31_V2-3Ratsinformation2 Konfiguration Notizen.png|miniatur|Konfigurationsmöglichkeiten für Notizen]]

Konfigurieren der Nutzerauswahl und Möglicher Einschränkungen für das Teilen von Notizen.

Nutzerauswahl

* nur Teilnehmer der Sitzung und Nutzer mit zusätzlichem Zugriff auf die Sitzung (Standard)
* nur Teilnehmer der Sitzung
* alle Nutzer, unabhängig von Zugriffsberechtigungen

Mögliche Einschränkungen

* Gremien
* Fraktionen
* Parteien
* Funktion im Gremium
* Zusätzliche Funktion

==== Reiter Newsmodul ====

[[Image:32_V2-3Ratsinformation2 Konfiguration Newsmodul.png|miniatur|Konfigurationsmöglichkeiten für das Newsmodul]]

[[Image:32_V2-3Ratsinformation2 Konfiguration Newsmodul Seite.png|miniatur|Auswahl der Detailseite]]

Hierüber kann die Anzeige des Newsmoduls im Sitzungskalender aktiv geschalten werden. Bei Aktivierung wird die Möglichkeit geboten, für jede Kategorie zu bestimmen, auf welcher Webseite (Detailseite) die Artikel erscheinen sollen, sowie eine Farbe für den Hintergrund, den Rahmen und die Schrift festzulegen.

==== Reiter App ====

[[Image:33_V2-3Ratsinformation2 Konfiguration App.png|miniatur|Konfigurationsmöglichkeiten für die App]]

Integration

* Überschrift
* Festlegung der Spaltenanzahl im Startbildschirm (Homescreen)
* Login über Webcontainer ermöglichen: Login Schaltfläche im Startbildschirm erscheint (Ersatz für Login über nativen App-Rahmen)

Eigene Styles

* eigene Styles (brain-SCC) oder kundenspezifische Stylesheets per CSS einfügen (kunde.css)

== Teilnahme ==

[[Image:34_V2-3Teilnahme.png|miniatur|Teilnahme]]

Der Punkt "Sitzungsteilnahme" ermöglicht die Sortierung nach ID, Externer ID, Kennung, Sitzungsbeginn und Status. Eine Suche anhand eines Textes und des Zeitraums der Sitzung kann ebenfalls erfolgen.

Am Ende jeder Zeile wird der Button "Teilnehmer anzeigen" zur Verfügung gestellt. Hierüber werden alle Sitzungsteilnehmer mit deren Zu- oder Absagen einer Teilnahme tabellarisch ausgegeben.
Es wird eine Exportfunktion im CSV-Format (z.B. für Excel) angeboten.

'''Hinweis:''' Um die Sitzungsteilnehmer zu sehen, wird die Nutzung des Mandatsträgermodus vorausgesetzt. Ist der Mandatsträgermodus deaktiviert, erscheinen unter dem Punkt "Teilnahme" alle Sitzungen. Eine Teilnehmerliste kann nicht generiert werden.

== Statistik ==

[[Image:35_V2-3Statistik.png|miniatur|Statistik]]

Die Statistik gibt einen kurzen Überblick über die im System importierten Inhalte, Nutzerkonten und Nutzerinhalte.

== Hilfe ==

Über den Punkt "Hilfe" wird das Wiki des Ratsinformationssystems aufgerufen. Darin sind Konfigurationsmöglichkeiten des Backends näher beschrieben.

= Einspielen von Patches =

Das Einspielen von Patches ist Systemadministratoren mit Superuser-Rechten vorbehalten.

== Siehe auch ==
* [http://dms-support.brain-scc.de/de/ansprechpartner.html Support-Web] mit Informationen zu Ansprechpartnern und Updates
* [[BürgerPLUS Ratsinformation - Administration Version 2.2|Administration Version 2.2]]

= Hilfe Funktion =

[[Image:36_V2-3Hilfe.png|miniatur|''Hilfe'' Schaltfläche]]

Über die ''Hilfe'' Schaltfläche in den einzelnen Menüs der Administration kann auf die Hilfe Funktion zugegriffen werden. Dabei ist jede ''Hilfe'' Schaltfläche mit den inhaltlich passenden Abschnitt eines Wiki Artikels verknüpft.

Ratsinformationssystem - Oberflächendokumentation Version 2.3

2016-02-02T12:56:53Z

Tbalcke:

= URL und Systemanforderungen=

Die Standard-URL setzt sich aus der Domain '''<nowiki>"https://ris.geocms.com"</nowiki>''' und der individuellen Systemkennung '''"kunde"''' zusammen.

Beispiel: https://ris.geocms.com/demo

In Abstimmung mit dem [http://dms-support.brain-scc.de/de/ansprechpartner.html/ Supportteam] ist eine Abweichung von der Standard-URL möglich.

Das Web ist optimiert für:

Internet Explorer ab Version 10.x
Mozilla Firefox ab Version 30.x
Google Chrome ab Version 40.x
Opera ab Version 27.x

Ein Browser der neuesten Generation wird empfohlen.

= Gliederung der Webseite=

[[Datei:Gliederung.jpg||400px|Seitenaufbau der Website]]

Abbildung 1: Seitenaufbau der Website

==Kopfzeile==

Die Kopfzeile enthält

*das Logo/Wappen des Kunden
*ein frei wählbares Kopfbild

Zudem kann der Name des Kunden mit einem selbst gewählten Zusatz, beispielsweise ''Ratsinformationssystem'' oder ''Ratsinformationsdienst'' eingefügt werden. Die Kopfzeile wird mit der Startseite des Kundenwebs verlinkt.

<gallery>
Datei:Kopfzeile_bsp1.jpg|Abbildung 2: Kopfzeile mit Grafik
Datei:Kopfzeile_bsp2.jpg|Abbildung 3: Kopfzeile mit Logo und Zusatz
Datei:Kopfzeile_bsp3.jpg|Abbildung 4: Kopfzeile mit Anschrift und Wappen
Datei:Kopfzeile_bsp4.jpg|Abbildung 5: Kopfzeile mit Foto und Wappen
</gallery>

==Navigation==

Die bei der Installation mitgelieferte Standard-Navigation enthält folgende Menüpunkte:

* [[#Persönlicher Bereich|Persönlicher Bereich]] ''- erst nach Login-In sichtbar''
** [[#Kontaktformular|Kontaktformular]]
* [[#Sitzungskalender|Sitzungskalender]]
* [[#Sitzungstermine|Sitzungstermine]]
** [[#Sitzungstermine (Archiv)|Sitzungstermine (Archiv)]]
* [[#Gremien|Gremien]]
* [[#Personen|Personen]]
* [[#Fraktionen|Fraktionen]]
* [[#Dokumente|Dokumente]]
* [[#Zusätzliche Dokumente|Zusätzliche Dokumente]]
* [[#Suche|Suche]]
* [[#Passwort zurücksetzen|Passwort zurücksetzen]]
* [[#Hilfe|Hilfe]]

==Login-Maske==

[[Datei:Ratsinformation Loginmaske.jpeg|Login-Maske|400px]]

Abbildung 6: Login-Maske

Der geschützte Bereich ist Mandatsträgern und sonstigen Sitzungsteilnehmern vorbehalten. Die Login-Daten werden durch den Import der Sitzungsdaten aus dem REGISAFE in BürgerPLUS Ratsinformation oder den Administrator bereitgestellt und bestehen aus einem Benutzernamen und einem Kennwort.

'''Hinweis:''' Das Kennwort muss nach dem Login geändert werden.

Mit dem Menüpunkt "[[#Passwort zurücksetzen|Passwort zurücksetzen]]" kann z.B. bei Verlust des Kennworts ein neues angefordert werden.

[[Datei:Loginmaske_falsche_eingabe.jpg|Login-Maske – vorübergehende Sperrung des Accounts|400px]]

Abbildung 7: Login-Maske – vorübergehende Sperrung des Accounts

Wurde ein Benutzername oder Kennwort mehrfach falsch eingegeben, wird der Nutzer für einen bestimmten Zeitraum gesperrt. Die Anzahl der möglichen falschen Eingaben und der Zeitraum können durch den Administrator festgelegt werden.

'''Hinweis:''' Bei Inaktivität wird der Nutzer automatisch nach 20 Minuten vom System abgemeldet.

==Inhaltsbereich==

Der Inhaltsbereich ändert sich je nach gewähltem Menüpunkt. Mit dem Aufrufen der Seite wird standardmäßig der Sitzungskalender angezeigt. Wird beispielsweise der Menüpunkt „Gremien“ ausgewählt, erscheinen im Inhaltsbereich die Ausschüsse/Räte.

==Fußzeile==

Die Herstellerhinweise in der Fußzeile sind standardisiert und verlinken auf die jeweiligen Internetseiten der Kooperationspartner. Sie können grafisch und textlich ergänzt werden.

==Hintergrundgrafik==

Die Hintergrundgrafik besteht aus einer vom Kunden gelieferten Grafik oder einem zur Gesamtgestaltung passenden Bild.

=Öffentlicher Bereich/Nicht öffentlicher Bereich=

==Definition==

Wird ein Tagesordnungspunkt (TOP) mit dem RIS-Bereich "öffentlich" und "nicht öffentlich" exportiert, unterscheidet das Ratsinformationssystem zwischen einem öffentlichen und einem nicht öffentlichen Bereich.

[[Datei:Bereiche.jpg|600px|Zielgruppe und Bereiche]]

Abbildung 8: Zielgruppe und Bereiche

Für den öffentlichen Bereich sind keine Benutzerdaten notwendig, da hier eine Beauskunftung der Bürger erzielt werden soll.

[[Datei:Oeffentlicher_bereich.jpg|400px|Öffentlicher Bereich]]

Abbildung 9: Öffentlicher Bereich

Der nicht öffentliche Bereich ist durch Eingabe der Benutzerdaten erreichbar und bietet z.B. Zugriff auf geschützte Dokumente und Termine. Der nicht-öffentliche Text eines TOP ist ausschließlich sichtbar für:
* Teilnehmer der Sitzung,
* Nutzer mit zusätzlichem Zugriff auf die Sitzung und
* Administratoren.

[[Datei:Ratsinformation Sitzungskalender.jpeg|400px|Nicht öffentlicher Bereich]]

Abbildung 10: Nicht öffentlicher Bereich

Wichtigster Grund für die Trennung der Sichtbarkeitsbereiche ist die Unterscheidung zwischen öffentlichen und nicht öffentlichen Daten, wie Informationen zu Gremien, Sitzungen, Tagesordnungspunkten und Dokumenten.

'''Hinweis:''' Zusätzliche Informationen zu nicht öffentlichen Sitzungen, Sitzungsbezeichnungen, Tagesordnungspunkten und Funktionen, wie z.B. das Erstellen von Notizen, sind nur für angemeldete Nutzer sichtbar und nutzbar.

'''Die Ansicht und Verfügbarkeit der im weiteren Verlauf der Dokumentation beschriebenen Funktionen und Ansichten unterscheiden ebenfalls zwischen den o.g. Sichtbarkeitsbereichen.'''

==Beispiel: Sitzung==

[[Datei:RIS-Web_Sitzung_Detail_öff.png|400px|Anzeige von Sitzungsterminen im öffentlichen Bereich]]

Abbildung 11: Öffentlicher Bereich - Anzeige von Sitzungsterminen

[[Datei:RIS-Web_Sitzung_Detail_nichtöff.png|400px|Anzeige von Sitzungsterminen bei einem angemeldeten Nutzer (Login-Bereich)]]

Abbildung 12: Login-Bereich - Anzeige von Sitzungsterminen

=Persönlicher Bereich=

Nach erfolgreicher Anmeldung über die Login-Maske kann der persönliche Bereich mit seinen vielfältigen Funktionen genutzt werden. Im Einzelnen gehören hierzu die Anzeige persönlicher Sitzungen, Einstellungen den Informationsdienst und den PDF-Dokumentenschutz betreffend, eigene Notizen sowie die Möglichkeit, das persönliche Kennwort zu ändern.

==Meine Sitzungen==

Unter dem Punkt „Meine Sitzungen“ werden alle zukünftigen Sitzungen des Gremiums/der Gremien eines Nutzers angezeigt. Nach Auswahl einer Sitzung gelangt der Nutzer in die Detailansicht.

[[Datei:RIS-Web_MeineSitzungen2.png|400px|Persönlicher Bereich - Meine Sitzungen]]

Abbildung 13: Persönlicher Bereich - Meine Sitzungen

==Profildaten==

===Informationsdienst===

Der Informationsdienst innerhalb des Reiters "Profildaten" ermöglicht das Versenden einer Benachrichtigung, sobald eine Sitzung einen bestimmten Status erreicht hat. Der Nutzer kann festlegen, für welchen Status er eine E-Mail erhalten möchte. Es sind nur die Sitzungsstatus sichtbar, die mindestens an eine Sitzung aus dem REGISAFE (Modul: KommunalPLUS Sitzungsdienst) übergeben wurden.

[[Datei:14 V2-3PDF-Sicherheit-Frontend.png|400px|Persönlicher Bereich – Profildaten]]

Abbildung 14: Persönlicher Bereich – Profildaten

===PDF Verschlüsselung===

Hier kann das durch den Admin systemweit vergebene Passwort zur Entschlüsselung von PDF-Dokumenten geändert werden. Trägt der Nutzer nichts ein, gilt das Admin-PW.

==Meine Notizen==

Zu bestehenden Sitzungen und Tagesordnungspunkten können Notizen angelegt werden. Alle von einem Nutzer erstellten Notizen werden im persönlichen Bereich unter „Meine Notizen“ gesammelt dargestellt. Diese werden von der aktuellsten bis zur ältesten Notiz geordnet angezeigt. Bereits erstellte Notizen können jederzeit geändert werden.

[[Datei:RIS-Web_MeineNotizen2.png|400px|Persönlicher Bereich – Meine Notizen]]

Abbildung 15: Persönlicher Bereich – Meine Notizen

==Mein Passwort==

Das persönliche Kennwort kann zu jeder Zeit geändert werden. Es sind die unter „Hinweise“ vorgegebenen Konventionen einzuhalten.

Standardwerte bei der Erstinstallation:

Das Kennwort muss:

*mindestens 8 Zeichen lang sein,
*einen Großbuchstaben enthalten,
*einen Kleinbuchstaben enthalten,
*eine Ziffer enthalten und
*ein Sonderzeichen enthalten.

[[Datei:RIS-Web_MeinPasswort2.png|400px|Persönlicher Bereich - Mein Passwort]]

Abbildung 16: Persönlicher Bereich - Mein Passwort

'''Hinweis:''' Das Kennwort muss nach dem ersten Login geändert werden. Zudem empfiehlt sich aus Sicherheitsgründen eine regelmäßige Anpassung des Kennworts.

==Kontaktformular==

Das Kontaktformular bietet die Möglichkeit, mit dem Administrator in Verbindung zu treten und Anfragen an eine zentral hinterlegte E-Mail-Adresse zu versenden. Die Anmeldedaten werden dem Nutzerkonto entnommen. Es wird empfohlen, eine Kopie der Anfrage an die eigene E-Mail-Adresse zu senden. Der Betreff der Anfrage kann durch eine Auswahl festgelegt werden.

[[Datei:RIS-Web_Kontaktformular2.png|400px|Persönlicher Bereich - Kontaktformular]]

Abbildung 17: Persönlicher Bereich - Kontaktformular

=Sitzungskalender=

Der Sitzungskalender enthält alle aktuellen und im Verlauf des angezeigten Monats stattfindenden Sitzungstermine. Die Sitzungen im Kalender werden bei der Layoutumsetzung mit einer passenden Farbe hinterlegt. Bei Auswahl eines Sitzungstermins erfolgt der Wechsel zur Detailansicht, mit allen wichtigen Informationen, Tagesordnungspunkten und der Möglichkeit Notizen anzufügen (nur für angemeldete Nutzer).

Im Kalender kann zwischen verschiedenen Ansichten gewechselt werden:

*'''Monat:''' Anzeige des aktuellen (Standard) oder eines frei wählbaren Monats
*'''Woche:''' Anzeige der aktuellen (Standard) oder einer frei wählbaren Woche
*'''Tag:''' Anzeige des aktuellen (Standard) oder eines frei wählbaren Tages

An einzelnen Tagen können mehrere Sitzungen stattfinden. Diese werden untereinander angezeigt.

Die Sitzungstermine können für die weitere Nutzung über die Schaltfläche ''Kalender Download'' als Datei im ics-Format exportiert werden.

[[Datei:RIS-Web_Sitzungskalender2.png|400px|Sitzungskalender]]

Abbildung 18: Sitzungskalender

==Kalendernavigation==

Durch die Pfeiltasten kann vor und zurück navigiert werden. Je nach gewählter Ansicht, kann in Monats-, Wochen- oder Tagesschritten navigiert werden.
Mit den doppelten Pfeiltasten können Sitzungen in darauffolgenden oder vergangenen Jahren angewählt werden.

[[Datei:RIS-Web_Sitzungskalender_Navi.png|400px|Navigationselemente im Sitzungskalender]]

Abbildung 19: Navigationselemente im Sitzungskalender

Mit der Auswahlliste ist eine schnelle Anzeige und Auswahl von Sitzungen nach selbst gewählten Jahren und/oder Monaten möglich. Angezeigt werden ausschließlich die Jahreszahlen, in denen Sitzungen hinterlegt sind. So kann es eventuell zu Lücken zwischen den Jahren kommen.

Über den „Heute-Button“ gelangt der Nutzer zum aktuellen Tag in einer vorher gewählten Kalenderansicht.

==Monatsansicht==

In der Monatsansicht werden die Sitzungen des aktuell gewählten Monats angezeigt.

[[Datei:RIS-Web_Sitzungskalender2.png|400px|Sitzungskalender - Monatsansicht]]

Abbildung 20: Sitzungskalender - Monatsansicht

==Wochenansicht==

In der Wochenansicht werden die Sitzungen der aktuell gewählten Woche angezeigt.

[[Datei:RIS-Web_Sitzungskalender_Woche.png|400px|Sitzungskalender – Wochenansicht]]

Abbildung 21: Sitzungskalender – Wochenansicht

==Tagesansicht==

In der Tagesansicht werden die Sitzungen des aktuell gewählten Tages angezeigt.

[[Datei:RIS-Web_Sitzungskalender_Tag.png|400px|Sitzungskalender - Tagesansicht]]

Abbildung 22: Sitzungskalender - Tagesansicht

=Sitzungstermine=

Alle Sitzungstermine eines Jahres werden geordnet vom aktuellstem Datum zu zukünftigen Daten in einer Liste ausgegeben. Hierbei besteht die Möglichkeit, sich die Sitzung und die zugehörigen Gremien anzeigen zu lassen oder einen Blick auf die Teilnehmerlisten zu werfen.

Weiterhin kann der Sitzungsort auf einer Karte angezeigt und eine virtuelle Visitenkarte exportiert werden.

[[Datei:RIS-Web Sitzungstermine.png|400px|Sitzungstermine]]

Abbildung 23: Sitzungstermine

Nach Auswahl einer Sitzung, eines Gremiums oder einer Teilnehmerliste gelangt der Nutzer zur Detailansicht der jeweiligen Seite. Ist der Nutzer angemeldet, hat er die Möglichkeit, Notizen an die Sitzungen anzuhängen und Dokumente aufzurufen. Dies gilt auch für Sitzungen, die bereits in das Archiv verschoben wurden.

Angemeldete Nutzer sehen ausschließlich Sitzungen und Sitzungsdetails ihres Gremiums/ihrer Gremien.

==Sitzungstermine (Archiv)==

Sitzungstermine werden einen Tag nach Ablauf der Sitzung archiviert. Das Archiv beinhaltet alle in der Vergangenheit liegenden Termine. Die Ausgabe erfolgt in einer Listenansicht von neu zu alt geordnet.

Angemeldete Nutzer sehen ausschließlich Sitzungen ihres Gremiums/ihrer Gremien.

[[Datei:RIS-Web Sitzungsarchiv.png|400px|Sitzungstermine – Archiv]]

Abbildung 24: Sitzungstermine – Archiv

=Sitzung im Detail=

[[Datei:RIS-Web_Beispiel_Sitzung.png|400px|Sitzung - Elemente einer Sitzung]]

Abbildung 25: Sitzung - Elemente einer Sitzung

==Sitzungsinformationen==

Die Sitzungsinformationen beinhalten neben der geplanten Zeit auch den Sitzungsort/-raum, sowie die Telefonnummer, die Faxnummer und die E-Mail-Adresse des Gremiums. Zudem stehen auch eine virtuelle Visitenkarte und eine Karte zur Standortbestimmung zur Verfügung.

Zudem können alle für einen Nutzer sichtbaren Dokumente als Sitzungsmappe oder als ein zusammhängendes PDF-Dokument heruntergeladen werden. Die Größe der einzelnen Dokumente werden bei einem Mouse-Over als Tooltip angezeigt. Bei der Sitzungsmappe und dem Gesamtdokument erfolgt lediglich die Angabe einer Mindestgröße, da ein genauer Wert im Vorfeld nicht ermittelt werden kann.

[[Datei:RIS-Web_Sitzungsinformation.png|400px|Sitzung – Sitzungsinformationen]]

Abbildung 26: Sitzung – Sitzungsinformationen

[[Datei:RIS-Web_Dokumentendownload.png|400px|Sitzung - Download von Dokumenten]]

Abbildung 27: Sitzung - Download von Dokumenten

==Sitzungsdokumente==

Sitzungsdokumente beinhalten u.a. Einladung, Tagesordnung und Bekanntmachung. Die angezeigten Dokumente ändern sich je nach Status der Sitzung und können einzeln, als Sitzungsmappe oder als Gesamtdokument heruntergeladen werden.

[[Datei:RIS-Web_Sitzungsdokumente.png|400px|Sitzung - Sitzungsdokumente]]

Abbildung 28: Sitzung - Sitzungsdokumente

==Tagesordnung==

In der Tagesordnung wird zwischen öffentlichen und nicht öffentlichen Tagesordnungspunkten unterschieden.
Öffentliche Tagesordnungspunkte sind für jeden Nutzer sichtbar. Details nicht öffentlicher Tagesordnungspunkte stehen ausschließlich angemeldeten Nutzern, die Mitglied des Gremiums oder Teilnehmer der Sitzung sind, zur Verfügung.

[[Datei:Tagesordnung.jpg|400px|Sitzung – Tagesordnung]]

Abbildung 29: Sitzung – Tagesordnung

Zu einem Tagesordnungspunkt gehörende Dokumente werden standardmäßig mit fest definierten Icons dargestellt. Die Anzeige kann vom Administrator konfiguriert werden.

[[Datei:Default.png|20px|Sitzungsvorlage, Sitzungstagesordnung, Bekanntmachung, Einladung, Beschlussprotokoll, Niederschrift, Sitzungsunterlage, Sonstige|left]] Sitzungsvorlage, Sitzungstagesordnung, Bekanntmachung, Einladung, Beschlussprotokoll, Niederschrift, Sitzungsunterlage, Sonstige

[[Datei:Anlage.png|20px|Anlage|left]] Anlage

[[Datei:Sitzungsbeschluss.png|20px|Beschluss|left]] Beschluss

[[Datei:Sitzungsniederschriftsauszug.png|20px|Niederschriftsauszug|left]] Niederschriftsauszug

Abbildung 30: Sitzung – Icons der Dokumente

Die genaue Bezeichnung und die Größe des Dokuments wird im sogenannten ''Tooltip'' angezeigt.

[[Datei:RIS-Web_Tooltip.png|400px|Sitzung - Tooltip]]

Abbildung 31: Sitzung - Tooltip

==Teilnehmer==

Die Teilnehmerliste wird unter der Tagesordnung angezeigt und listet alle Personen entsprechend ihrer Funktion auf. Es werden nur Personen angezeigt, die tatsächlich an dieser Sitzung teilgenommen haben.

[[Datei:RIS-Web_Teilnehmer.png|400px|Sitzung - Teilnehmer]]

Abbildung 32: Sitzung – Teilnehmer

==Notizen==

Notizen zu einer Sitzung können unterhalb der Teilnehmerliste angelegt und bearbeitet werden. Sie werden anschließend im Persönlichen Bereich unter „Meine Notizen“ zur Verfügung gestellt und können ausschließlich vom Verfasser geändert werden.

[[Datei:RIS-Web_Notizen.png|400px|Sitzung – Notizen]]

Abbildung 33: Sitzung – Notizen

Die Angabe eines Titels und ein entsprechender Inhalt sind als Pflichtfelder definiert.
Der Verfasser einer Notiz kann zusätzliche Leserechte vergeben und seine Anmerkungen so anderen Nutzern an der jeweiligen Sitzung zur Verfügung stellen. Dazu wählt er die entsprechende/n Person/en aus und speichert anschließend die Notiz. Die Vergabe von Leserechten ist auch nachträglich möglich. Eine Bearbeitung der Notiz durch Nutzer mit einer Lesefreigabe ist nicht möglich.

Über den Zurück-Button gelangt der Nutzer wieder zur vorherigen Seite.

[[Datei:RIS-Web_neueNotiz.png|400px|Sitzung – Anlegen einer neuen Notiz und Setzen der Lesefreigabe]]

Abbildung 34: Sitzung – Anlegen einer neuen Notiz und Setzen der Lesefreigabe

=Gremien=

Personen werden alphabetisch nach Nachnamen sortiert aufgelistet. Mit Klick auf eine Person gelangt der Nutzer zur Detailansicht. Die Angaben zu Personen werden aus REGISAFE importiert und können dort entsprechend angelegt, bearbeitet oder gelöscht werden.

[[Datei:RIS-Web_Gremien2.png|400px|Gremien]]

Abbildung 35: Gremien

In der Ausgabe können zusätzliche Funktionen (Ratsherr/Ratsfrau) ein- und ausgeblendet werden. Zukünftige Sitzungen können abgerufen und auf vergangene Sitzungen zurückgeblickt werden.

Angemeldete Nutzer sehen ausschließlich Sitzungen ihres Gremiums/ihrer Gremien.

[[Datei:RIS-Web_Gremium_Detail2.png|400px|Details zum Gremium]]

Abbildung 36: Details zum Gremium

=Personen=

Personen werden alphabetisch nach Nachnamen sortiert aufgelistet. Mit Klick auf eine Person gelangt der Nutzer zur Detailansicht. Die Angaben zu Personen werden aus REGISAFE importiert und können dort entsprechend angelegt, bearbeitet oder gelöscht werden.

[[Datei:RIS-Web_Personen.png|400px|Personen – Listenansicht]]

Abbildung 37: Personen – Listenansicht

Hierzu zählen Angaben wie Name, Adresse, Gremien, Fraktionen, Parteien und Vertreter für Gremiumsmitglieder. Die auszugebenden Felder werden im REGISAFE festgelegt und ggf. mit Sichtbarkeitsbereichen hinterlegt. Zu jeder Person werden weiterhin eine Karte zur Standortbestimmung sowie eine virtuelle Visitenkarte ausgegeben.

[[Datei:RIS-Web_Person_Detail.png|400px|Personen – Detailansicht]]

Abbildung 38: Personen – Detailansicht

Diese Ansicht kann vom Administrator deaktiviert werden.

=Fraktionen=

[[Datei:RIS-Web_Fraktionen2.png|400px|Fraktionen – Listenansicht]]

Abbildung 39: Fraktionen – Listenansicht

Bei Auswahl einer Fraktion öffnet sich die Detailansicht mit Informationen zu Adresse und Mitgliedern der jeweiligen Fraktion. Zu jeder Fraktion werden eine Karte zur Standortbestimmung sowie eine virtuelle Visitenkarte ausgegeben. Dies kann vom Administrator deaktiviert werden.

[[Datei:RIS-Web_Fraktion_Detail.png|400px|Fraktionen – Detailansicht]]

Abbildung 40: Fraktionen – Detailansicht

=Parteien=

[[Datei:Ratsinformation-Parteien.jpg|400px|Parteien – Listenansicht]]

Abbildung 41: Parteien – Listenansicht

Bei Auswahl einer Partei öffnet sich die Detailansicht mit Informationen zu Adresse und Mit-gliedern der jeweiligen Partei. Zu jeder Partei werden eine Karte zur Standortbestimmung sowie eine virtuelle Visitenkarte ausgegeben. Dies kann vom Administrator deaktiviert werden.

[[Datei:Parteien_detail.jpg|400px|Parteien – Detailansicht]]

Abbildung 42: Parteien – Detailansicht

=Dokumente=

Schriftstücke werden geordnet nach Dokumenttypen ausgegeben. Die Sortierung der Dokumente erfolgt nach dem letzten Änderungsdatum.

[[Datei:RIS-Web_Dokumente_geordnet.png|400px|Dokumente - Übersicht]]

Abbildung 43: Dokumente - Übersicht der Dokumenttypen

Nach Auswahl eines Dokumenttyps werden alle Schriftstücke dieses Typs aufgelistet. Hier kann der Nutzer auch die Informationen der zugehörigen Sitzung aufrufen.

[[Datei:RIS-Web_Dokumente_Liste.png|400px|Dokumente - Dokumenttyp: Sitzungsniederschrift]]

Abbildung 44: Dokumente - Beispiel für Dokumenttyp "Sitzungsniederschrift"

[[Datei:RIS-Web_Dokumente_Detail.png|400px|Dokumente - Dokumenttyp: Sitzungsvorlage]]

Abbildung 45: Dokumente - Beispiel für Dokumenttyp "Sitzungsvorlage"

==Zusätzliche Dokumente==

Festgelegte Dokumente können hier zusätzlich angezeigt werden.

=Suche=

Die Suchfunktion kann sowohl im öffentlichen als auch im Login-Bereich genutzt werden. Nicht angemeldete Nutzer erhalten ausschließlich für den öffentlichen Bereich freigegebene Suchergebnisse angezeigt. Angemeldete Nutzer sehen alle Inhalte, für die sie Rechte besitzen.
Optional können zur herkömmlichen Suche die erweiterten Suchoptionen durch einen Klick eingeblendet werden. Diese ermöglichen ein effizienteres Suchverfahren in zuvor ausgewählten Suchbereichen.

[[Datei:RIS-Web_Suche.png|400px|Suche – erweiterte Suche am Beispiel der Schriftstücke]]

Abbildung 46: Suche – erweiterte Suche am Beispiel der Schriftstücke

Suchergebnisse werden unterhalb der Zusammenfassung der Suchparameter angezeigt.

[[Datei:RIS-Web_Suche_Ergebnis.png|400px|Suche - Ausgabe des Suchergebnisses]]

Abbildung 47: Suche - Ausgabe des Suchergebnisses

=Passwort zurücksetzen=

Das Zurücksetzen eines Passwortes erfolgt automatisiert über ein Formular. Dazu gibt der Nutzer seine E-Mail-Adresse in das betreffende Feld ein und gibt die in der Sicherheitsabfrage angezeigte Zeichenfolge unter Beachtung der Groß- und Kleinschreibung ein. Die Zeichenfolge ändert sich bei einer Aktualisierung bzw. dem Neuladen der Seite.

[[Datei:RIS-Web_Passwort_zuruecks.png|400px|Passwort zurücksetzen]]

Abbildung 48: Passwort zurücksetzen

Nach Absenden der Daten sind folgende Schritte durchzuführen:

*Der Nutzer erhält eine E-Mail mit einem Bestätigungslink, welcher anzuklicken oder in einen Browser zu kopieren ist.
*Im Browser öffnet sich eine Eingabemaske, in der ein neues Passwort eingetragen werden muss.
*Dieses neue Passwort ist im Anschluss noch einmal zu bestätigen.

'''Hinweis:''' Das Zurücksetzen des Passworts ist nur bei eineindeutig im System hinterlegten E-Mail-Adressen möglich. Ist bei mehrere Nutzern eine identische E-Mail-Adresse (z.B. als Funktionspostfach wie info@...) hinterlegt, ist das Zurücksetzen nur durch den Administrator möglich. Die Anforderungen für Passwörter befinden sich unter [[#Mein Passwort|Mein Passwort]].

Ratsinformationssystem - Oberflächendokumentation

2016-02-02T12:54:07Z

Tbalcke:

[[BürgerPLUS Ratsinformation - Oberflächendokumentation Version 2.1|Zur Version 2.1]]

[[BürgerPLUS Ratsinformation - Oberflächendokumentation Version 2.2|Zur Version 2.2]]

[[BürgerPLUS Ratsinformation - Oberflächendokumentation Version 2.3|Zur Version 2.3]] (aktuelle Version)

Datei:RIS-Web Sitzungskalender2.png

2016-02-02T12:50:47Z

Tbalcke:

Datei:RIS-Web MeinPasswort2.png

2016-02-02T12:50:27Z

Tbalcke:

Datei:RIS-Web MeineSitzungen2.png

2016-02-02T12:50:10Z

Tbalcke:

Datei:RIS-Web MeineNotizen2.png

2016-02-02T12:49:49Z

Tbalcke:

Datei:RIS-Web Kontaktformular2.png

2016-02-02T12:49:24Z

Tbalcke:

Datei:RIS-Web Gremium Detail2.png

2016-02-02T12:49:03Z

Tbalcke:

Datei:RIS-Web Gremien2.png

2016-02-02T12:48:34Z

Tbalcke:

Datei:RIS-Web Fraktionen2.png

2016-02-02T12:48:05Z

Tbalcke:

Datei:RIS-Web MeineSitzungen.png

2016-02-02T12:19:26Z

Tbalcke: Tbalcke lud eine neue Version von Datei:RIS-Web MeineSitzungen.png hoch

Datei:RIS-Web MeineSitzungen.png

2016-02-02T12:17:51Z

Tbalcke: Tbalcke lud eine neue Version von Datei:RIS-Web MeineSitzungen.png hoch

Datei:RIS-Web MeineSitzungen.png

2016-02-02T12:17:29Z

Tbalcke: Tbalcke lud eine neue Version von Datei:RIS-Web MeineSitzungen.png hoch

Ratsinformationssystem - Oberflächendokumentation Version 2.3

2016-02-02T12:12:34Z

Tbalcke: /* Beispiel: Sitzung */

= URL und Systemanforderungen=

Die Standard-URL setzt sich aus der Domain '''<nowiki>"https://ris.geocms.com"</nowiki>''' und der individuellen Systemkennung '''"kunde"''' zusammen.

Beispiel: https://ris.geocms.com/demo

In Abstimmung mit dem [http://dms-support.brain-scc.de/de/ansprechpartner.html/ Supportteam] ist eine Abweichung von der Standard-URL möglich.

Das Web ist optimiert für:

Internet Explorer ab Version 10.x
Mozilla Firefox ab Version 30.x
Google Chrome ab Version 40.x
Opera ab Version 27.x

Ein Browser der neuesten Generation wird empfohlen.

= Gliederung der Webseite=

[[Datei:Gliederung.jpg||400px|Seitenaufbau der Website]]

Abbildung 1: Seitenaufbau der Website

==Kopfzeile==

Die Kopfzeile enthält

*das Logo/Wappen des Kunden
*ein frei wählbares Kopfbild

Zudem kann der Name des Kunden mit einem selbst gewählten Zusatz, beispielsweise ''Ratsinformationssystem'' oder ''Ratsinformationsdienst'' eingefügt werden. Die Kopfzeile wird mit der Startseite des Kundenwebs verlinkt.

<gallery>
Datei:Kopfzeile_bsp1.jpg|Abbildung 2: Kopfzeile mit Grafik
Datei:Kopfzeile_bsp2.jpg|Abbildung 3: Kopfzeile mit Logo und Zusatz
Datei:Kopfzeile_bsp3.jpg|Abbildung 4: Kopfzeile mit Anschrift und Wappen
Datei:Kopfzeile_bsp4.jpg|Abbildung 5: Kopfzeile mit Foto und Wappen
</gallery>

==Navigation==

Die bei der Installation mitgelieferte Standard-Navigation enthält folgende Menüpunkte:

* [[#Persönlicher Bereich|Persönlicher Bereich]] ''- erst nach Login-In sichtbar''
** [[#Kontaktformular|Kontaktformular]]
* [[#Sitzungskalender|Sitzungskalender]]
* [[#Sitzungstermine|Sitzungstermine]]
** [[#Sitzungstermine (Archiv)|Sitzungstermine (Archiv)]]
* [[#Gremien|Gremien]]
* [[#Personen|Personen]]
* [[#Fraktionen|Fraktionen]]
* [[#Dokumente|Dokumente]]
* [[#Zusätzliche Dokumente|Zusätzliche Dokumente]]
* [[#Suche|Suche]]
* [[#Passwort zurücksetzen|Passwort zurücksetzen]]
* [[#Hilfe|Hilfe]]

==Login-Maske==

[[Datei:Ratsinformation Loginmaske.jpeg|Login-Maske|400px]]

Abbildung 6: Login-Maske

Der geschützte Bereich ist Mandatsträgern und sonstigen Sitzungsteilnehmern vorbehalten. Die Login-Daten werden durch den Import der Sitzungsdaten aus dem REGISAFE in BürgerPLUS Ratsinformation oder den Administrator bereitgestellt und bestehen aus einem Benutzernamen und einem Kennwort.

'''Hinweis:''' Das Kennwort muss nach dem Login geändert werden.

Mit dem Menüpunkt "[[#Passwort zurücksetzen|Passwort zurücksetzen]]" kann z.B. bei Verlust des Kennworts ein neues angefordert werden.

[[Datei:Loginmaske_falsche_eingabe.jpg|Login-Maske – vorübergehende Sperrung des Accounts|400px]]

Abbildung 7: Login-Maske – vorübergehende Sperrung des Accounts

Wurde ein Benutzername oder Kennwort mehrfach falsch eingegeben, wird der Nutzer für einen bestimmten Zeitraum gesperrt. Die Anzahl der möglichen falschen Eingaben und der Zeitraum können durch den Administrator festgelegt werden.

'''Hinweis:''' Bei Inaktivität wird der Nutzer automatisch nach 20 Minuten vom System abgemeldet.

==Inhaltsbereich==

Der Inhaltsbereich ändert sich je nach gewähltem Menüpunkt. Mit dem Aufrufen der Seite wird standardmäßig der Sitzungskalender angezeigt. Wird beispielsweise der Menüpunkt „Gremien“ ausgewählt, erscheinen im Inhaltsbereich die Ausschüsse/Räte.

==Fußzeile==

Die Herstellerhinweise in der Fußzeile sind standardisiert und verlinken auf die jeweiligen Internetseiten der Kooperationspartner. Sie können grafisch und textlich ergänzt werden.

==Hintergrundgrafik==

Die Hintergrundgrafik besteht aus einer vom Kunden gelieferten Grafik oder einem zur Gesamtgestaltung passenden Bild.

=Öffentlicher Bereich/Nicht öffentlicher Bereich=

==Definition==

Wird ein Tagesordnungspunkt (TOP) mit dem RIS-Bereich "öffentlich" und "nicht öffentlich" exportiert, unterscheidet das Ratsinformationssystem zwischen einem öffentlichen und einem nicht öffentlichen Bereich.

[[Datei:Bereiche.jpg|600px|Zielgruppe und Bereiche]]

Abbildung 8: Zielgruppe und Bereiche

Für den öffentlichen Bereich sind keine Benutzerdaten notwendig, da hier eine Beauskunftung der Bürger erzielt werden soll.

[[Datei:Oeffentlicher_bereich.jpg|400px|Öffentlicher Bereich]]

Abbildung 9: Öffentlicher Bereich

Der nicht öffentliche Bereich ist durch Eingabe der Benutzerdaten erreichbar und bietet z.B. Zugriff auf geschützte Dokumente und Termine. Der nicht-öffentliche Text eines TOP ist ausschließlich sichtbar für:
* Teilnehmer der Sitzung,
* Nutzer mit zusätzlichem Zugriff auf die Sitzung und
* Administratoren.

[[Datei:Ratsinformation Sitzungskalender.jpeg|400px|Nicht öffentlicher Bereich]]

Abbildung 10: Nicht öffentlicher Bereich

Wichtigster Grund für die Trennung der Sichtbarkeitsbereiche ist die Unterscheidung zwischen öffentlichen und nicht öffentlichen Daten, wie Informationen zu Gremien, Sitzungen, Tagesordnungspunkten und Dokumenten.

'''Hinweis:''' Zusätzliche Informationen zu nicht öffentlichen Sitzungen, Sitzungsbezeichnungen, Tagesordnungspunkten und Funktionen, wie z.B. das Erstellen von Notizen, sind nur für angemeldete Nutzer sichtbar und nutzbar.

'''Die Ansicht und Verfügbarkeit der im weiteren Verlauf der Dokumentation beschriebenen Funktionen und Ansichten unterscheiden ebenfalls zwischen den o.g. Sichtbarkeitsbereichen.'''

==Beispiel: Sitzung==

[[Datei:RIS-Web_Sitzung_Detail_öff.png|400px|Anzeige von Sitzungsterminen im öffentlichen Bereich]]

Abbildung 11: Öffentlicher Bereich - Anzeige von Sitzungsterminen

[[Datei:RIS-Web_Sitzung_Detail_nichtöff.png|400px|Anzeige von Sitzungsterminen bei einem angemeldeten Nutzer (Login-Bereich)]]

Abbildung 12: Login-Bereich - Anzeige von Sitzungsterminen

=Persönlicher Bereich=

Nach erfolgreicher Anmeldung über die Login-Maske kann der persönliche Bereich mit seinen vielfältigen Funktionen genutzt werden. Im Einzelnen gehören hierzu die Anzeige persönlicher Sitzungen, Einstellungen den Informationsdienst und den PDF-Dokumentenschutz betreffend, eigene Notizen sowie die Möglichkeit, das persönliche Kennwort zu ändern.

==Meine Sitzungen==

Unter dem Punkt „Meine Sitzungen“ werden alle zukünftigen Sitzungen des Gremiums/der Gremien eines Nutzers angezeigt. Nach Auswahl einer Sitzung gelangt der Nutzer in die Detailansicht.

[[Datei:RIS-Web_MeineSitzungen.png|400px|Persönlicher Bereich - Meine Sitzungen]]

Abbildung 13: Persönlicher Bereich - Meine Sitzungen

==Profildaten==

===Informationsdienst===

Der Informationsdienst innerhalb des Reiters "Profildaten" ermöglicht das Versenden einer Benachrichtigung, sobald eine Sitzung einen bestimmten Status erreicht hat. Der Nutzer kann festlegen, für welchen Status er eine E-Mail erhalten möchte. Es sind nur die Sitzungsstatus sichtbar, die mindestens an eine Sitzung aus dem REGISAFE (Modul: KommunalPLUS Sitzungsdienst) übergeben wurden.

[[Datei:14 V2-3PDF-Sicherheit-Frontend.png|400px|Persönlicher Bereich – Profildaten]]

Abbildung 14: Persönlicher Bereich – Profildaten

===PDF Verschlüsselung===

Hier kann das durch den Admin systemweit vergebene Passwort zur Entschlüsselung von PDF-Dokumenten geändert werden. Trägt der Nutzer nichts ein, gilt das Admin-PW.

==Meine Notizen==

Zu bestehenden Sitzungen und Tagesordnungspunkten können Notizen angelegt werden. Alle von einem Nutzer erstellten Notizen werden im persönlichen Bereich unter „Meine Notizen“ gesammelt dargestellt. Diese werden von der aktuellsten bis zur ältesten Notiz geordnet angezeigt. Bereits erstellte Notizen können jederzeit geändert werden.

[[Datei:RIS-Web_MeineNotizen.png|400px|Persönlicher Bereich – Meine Notizen]]

Abbildung 15: Persönlicher Bereich – Meine Notizen

==Mein Passwort==

Das persönliche Kennwort kann zu jeder Zeit geändert werden. Es sind die unter „Hinweise“ vorgegebenen Konventionen einzuhalten.

Standardwerte bei der Erstinstallation:

Das Kennwort muss:

*mindestens 8 Zeichen lang sein,
*einen Großbuchstaben enthalten,
*einen Kleinbuchstaben enthalten,
*eine Ziffer enthalten und
*ein Sonderzeichen enthalten.

[[Datei:RIS-Web_MeinPasswort.png|400px|Persönlicher Bereich - Mein Passwort]]

Abbildung 16: Persönlicher Bereich - Mein Passwort

'''Hinweis:''' Das Kennwort muss nach dem ersten Login geändert werden. Zudem empfiehlt sich aus Sicherheitsgründen eine regelmäßige Anpassung des Kennworts.

==Kontaktformular==

Das Kontaktformular bietet die Möglichkeit, mit dem Administrator in Verbindung zu treten und Anfragen an eine zentral hinterlegte E-Mail-Adresse zu versenden. Die Anmeldedaten werden dem Nutzerkonto entnommen. Es wird empfohlen, eine Kopie der Anfrage an die eigene E-Mail-Adresse zu senden. Der Betreff der Anfrage kann durch eine Auswahl festgelegt werden.

[[Datei:RIS-Web_Kontaktformular.png|400px|Persönlicher Bereich - Kontaktformular]]

Abbildung 17: Persönlicher Bereich - Kontaktformular

=Sitzungskalender=

Der Sitzungskalender enthält alle aktuellen und im Verlauf des angezeigten Monats stattfindenden Sitzungstermine. Die Sitzungen im Kalender werden bei der Layoutumsetzung mit einer passenden Farbe hinterlegt. Bei Auswahl eines Sitzungstermins erfolgt der Wechsel zur Detailansicht, mit allen wichtigen Informationen, Tagesordnungspunkten und der Möglichkeit Notizen anzufügen (nur für angemeldete Nutzer).

Im Kalender kann zwischen verschiedenen Ansichten gewechselt werden:

*'''Monat:''' Anzeige des aktuellen (Standard) oder eines frei wählbaren Monats
*'''Woche:''' Anzeige der aktuellen (Standard) oder einer frei wählbaren Woche
*'''Tag:''' Anzeige des aktuellen (Standard) oder eines frei wählbaren Tages

An einzelnen Tagen können mehrere Sitzungen stattfinden. Diese werden untereinander angezeigt.

Die Sitzungstermine können für die weitere Nutzung über die Schaltfläche ''Kalender Download'' als Datei im ics-Format exportiert werden.

[[Datei:RIS-Web_Sitzungskalender.png|400px|Sitzungskalender]]

Abbildung 18: Sitzungskalender

==Kalendernavigation==

Durch die Pfeiltasten kann vor und zurück navigiert werden. Je nach gewählter Ansicht, kann in Monats-, Wochen- oder Tagesschritten navigiert werden.
Mit den doppelten Pfeiltasten können Sitzungen in darauffolgenden oder vergangenen Jahren angewählt werden.

[[Datei:RIS-Web_Sitzungskalender_Navi.png|400px|Navigationselemente im Sitzungskalender]]

Abbildung 19: Navigationselemente im Sitzungskalender

Mit der Auswahlliste ist eine schnelle Anzeige und Auswahl von Sitzungen nach selbst gewählten Jahren und/oder Monaten möglich. Angezeigt werden ausschließlich die Jahreszahlen, in denen Sitzungen hinterlegt sind. So kann es eventuell zu Lücken zwischen den Jahren kommen.

Über den „Heute-Button“ gelangt der Nutzer zum aktuellen Tag in einer vorher gewählten Kalenderansicht.

==Monatsansicht==

In der Monatsansicht werden die Sitzungen des aktuell gewählten Monats angezeigt.

[[Datei:RIS-Web_Sitzungskalender.png|400px|Sitzungskalender - Monatsansicht]]

Abbildung 20: Sitzungskalender - Monatsansicht

==Wochenansicht==

In der Wochenansicht werden die Sitzungen der aktuell gewählten Woche angezeigt.

[[Datei:RIS-Web_Sitzungskalender_Woche.png|400px|Sitzungskalender – Wochenansicht]]

Abbildung 21: Sitzungskalender – Wochenansicht

==Tagesansicht==

In der Tagesansicht werden die Sitzungen des aktuell gewählten Tages angezeigt.

[[Datei:RIS-Web_Sitzungskalender_Tag.png|400px|Sitzungskalender - Tagesansicht]]

Abbildung 22: Sitzungskalender - Tagesansicht

=Sitzungstermine=

Alle Sitzungstermine eines Jahres werden geordnet vom aktuellstem Datum zu zukünftigen Daten in einer Liste ausgegeben. Hierbei besteht die Möglichkeit, sich die Sitzung und die zugehörigen Gremien anzeigen zu lassen oder einen Blick auf die Teilnehmerlisten zu werfen.

Weiterhin kann der Sitzungsort auf einer Karte angezeigt und eine virtuelle Visitenkarte exportiert werden.

[[Datei:RIS-Web Sitzungstermine.png|400px|Sitzungstermine]]

Abbildung 23: Sitzungstermine

Nach Auswahl einer Sitzung, eines Gremiums oder einer Teilnehmerliste gelangt der Nutzer zur Detailansicht der jeweiligen Seite. Ist der Nutzer angemeldet, hat er die Möglichkeit, Notizen an die Sitzungen anzuhängen und Dokumente aufzurufen. Dies gilt auch für Sitzungen, die bereits in das Archiv verschoben wurden.

Angemeldete Nutzer sehen ausschließlich Sitzungen und Sitzungsdetails ihres Gremiums/ihrer Gremien.

==Sitzungstermine (Archiv)==

Sitzungstermine werden einen Tag nach Ablauf der Sitzung archiviert. Das Archiv beinhaltet alle in der Vergangenheit liegenden Termine. Die Ausgabe erfolgt in einer Listenansicht von neu zu alt geordnet.

Angemeldete Nutzer sehen ausschließlich Sitzungen ihres Gremiums/ihrer Gremien.

[[Datei:RIS-Web Sitzungsarchiv.png|400px|Sitzungstermine – Archiv]]

Abbildung 24: Sitzungstermine – Archiv

=Sitzung im Detail=

[[Datei:RIS-Web_Beispiel_Sitzung.png|400px|Sitzung - Elemente einer Sitzung]]

Abbildung 25: Sitzung - Elemente einer Sitzung

==Sitzungsinformationen==

Die Sitzungsinformationen beinhalten neben der geplanten Zeit auch den Sitzungsort/-raum, sowie die Telefonnummer, die Faxnummer und die E-Mail-Adresse des Gremiums. Zudem stehen auch eine virtuelle Visitenkarte und eine Karte zur Standortbestimmung zur Verfügung.

Zudem können alle für einen Nutzer sichtbaren Dokumente als Sitzungsmappe oder als ein zusammhängendes PDF-Dokument heruntergeladen werden. Die Größe der einzelnen Dokumente werden bei einem Mouse-Over als Tooltip angezeigt. Bei der Sitzungsmappe und dem Gesamtdokument erfolgt lediglich die Angabe einer Mindestgröße, da ein genauer Wert im Vorfeld nicht ermittelt werden kann.

[[Datei:RIS-Web_Sitzungsinformation.png|400px|Sitzung – Sitzungsinformationen]]

Abbildung 26: Sitzung – Sitzungsinformationen

[[Datei:RIS-Web_Dokumentendownload.png|400px|Sitzung - Download von Dokumenten]]

Abbildung 27: Sitzung - Download von Dokumenten

==Sitzungsdokumente==

Sitzungsdokumente beinhalten u.a. Einladung, Tagesordnung und Bekanntmachung. Die angezeigten Dokumente ändern sich je nach Status der Sitzung und können einzeln, als Sitzungsmappe oder als Gesamtdokument heruntergeladen werden.

[[Datei:RIS-Web_Sitzungsdokumente.png|400px|Sitzung - Sitzungsdokumente]]

Abbildung 28: Sitzung - Sitzungsdokumente

==Tagesordnung==

In der Tagesordnung wird zwischen öffentlichen und nicht öffentlichen Tagesordnungspunkten unterschieden.
Öffentliche Tagesordnungspunkte sind für jeden Nutzer sichtbar. Details nicht öffentlicher Tagesordnungspunkte stehen ausschließlich angemeldeten Nutzern, die Mitglied des Gremiums oder Teilnehmer der Sitzung sind, zur Verfügung.

[[Datei:Tagesordnung.jpg|400px|Sitzung – Tagesordnung]]

Abbildung 29: Sitzung – Tagesordnung

Zu einem Tagesordnungspunkt gehörende Dokumente werden standardmäßig mit fest definierten Icons dargestellt. Die Anzeige kann vom Administrator konfiguriert werden.

[[Datei:Default.png|20px|Sitzungsvorlage, Sitzungstagesordnung, Bekanntmachung, Einladung, Beschlussprotokoll, Niederschrift, Sitzungsunterlage, Sonstige|left]] Sitzungsvorlage, Sitzungstagesordnung, Bekanntmachung, Einladung, Beschlussprotokoll, Niederschrift, Sitzungsunterlage, Sonstige

[[Datei:Anlage.png|20px|Anlage|left]] Anlage

[[Datei:Sitzungsbeschluss.png|20px|Beschluss|left]] Beschluss

[[Datei:Sitzungsniederschriftsauszug.png|20px|Niederschriftsauszug|left]] Niederschriftsauszug

Abbildung 30: Sitzung – Icons der Dokumente

Die genaue Bezeichnung und die Größe des Dokuments wird im sogenannten ''Tooltip'' angezeigt.

[[Datei:RIS-Web_Tooltip.png|400px|Sitzung - Tooltip]]

Abbildung 31: Sitzung - Tooltip

==Teilnehmer==

Die Teilnehmerliste wird unter der Tagesordnung angezeigt und listet alle Personen entsprechend ihrer Funktion auf. Es werden nur Personen angezeigt, die tatsächlich an dieser Sitzung teilgenommen haben.

[[Datei:RIS-Web_Teilnehmer.png|400px|Sitzung - Teilnehmer]]

Abbildung 32: Sitzung – Teilnehmer

==Notizen==

Notizen zu einer Sitzung können unterhalb der Teilnehmerliste angelegt und bearbeitet werden. Sie werden anschließend im Persönlichen Bereich unter „Meine Notizen“ zur Verfügung gestellt und können ausschließlich vom Verfasser geändert werden.

[[Datei:RIS-Web_Notizen.png|400px|Sitzung – Notizen]]

Abbildung 33: Sitzung – Notizen

Die Angabe eines Titels und ein entsprechender Inhalt sind als Pflichtfelder definiert.
Der Verfasser einer Notiz kann zusätzliche Leserechte vergeben und seine Anmerkungen so anderen Nutzern an der jeweiligen Sitzung zur Verfügung stellen. Dazu wählt er die entsprechende/n Person/en aus und speichert anschließend die Notiz. Die Vergabe von Leserechten ist auch nachträglich möglich. Eine Bearbeitung der Notiz durch Nutzer mit einer Lesefreigabe ist nicht möglich.

Über den Zurück-Button gelangt der Nutzer wieder zur vorherigen Seite.

[[Datei:RIS-Web_neueNotiz.png|400px|Sitzung – Anlegen einer neuen Notiz und Setzen der Lesefreigabe]]

Abbildung 34: Sitzung – Anlegen einer neuen Notiz und Setzen der Lesefreigabe

=Gremien=

Personen werden alphabetisch nach Nachnamen sortiert aufgelistet. Mit Klick auf eine Person gelangt der Nutzer zur Detailansicht. Die Angaben zu Personen werden aus REGISAFE importiert und können dort entsprechend angelegt, bearbeitet oder gelöscht werden.

[[Datei:RIS-Web_Gremien.png|400px|Gremien]]

Abbildung 35: Gremien

In der Ausgabe können zusätzliche Funktionen (Ratsherr/Ratsfrau) ein- und ausgeblendet werden. Zukünftige Sitzungen können abgerufen und auf vergangene Sitzungen zurückgeblickt werden.

Angemeldete Nutzer sehen ausschließlich Sitzungen ihres Gremiums/ihrer Gremien.

[[Datei:RIS-Web_Gremium Detail.png|400px|Details zum Gremium]]

Abbildung 36: Details zum Gremium

=Personen=

Personen werden alphabetisch nach Nachnamen sortiert aufgelistet. Mit Klick auf eine Person gelangt der Nutzer zur Detailansicht. Die Angaben zu Personen werden aus REGISAFE importiert und können dort entsprechend angelegt, bearbeitet oder gelöscht werden.

[[Datei:RIS-Web_Personen.png|400px|Personen – Listenansicht]]

Abbildung 37: Personen – Listenansicht

Hierzu zählen Angaben wie Name, Adresse, Gremien, Fraktionen, Parteien und Vertreter für Gremiumsmitglieder. Die auszugebenden Felder werden im REGISAFE festgelegt und ggf. mit Sichtbarkeitsbereichen hinterlegt. Zu jeder Person werden weiterhin eine Karte zur Standortbestimmung sowie eine virtuelle Visitenkarte ausgegeben.

[[Datei:RIS-Web_Person_Detail.png|400px|Personen – Detailansicht]]

Abbildung 38: Personen – Detailansicht

Diese Ansicht kann vom Administrator deaktiviert werden.

=Fraktionen=

[[Datei:RIS-Web_Fraktionen.png|400px|Fraktionen – Listenansicht]]

Abbildung 39: Fraktionen – Listenansicht

Bei Auswahl einer Fraktion öffnet sich die Detailansicht mit Informationen zu Adresse und Mitgliedern der jeweiligen Fraktion. Zu jeder Fraktion werden eine Karte zur Standortbestimmung sowie eine virtuelle Visitenkarte ausgegeben. Dies kann vom Administrator deaktiviert werden.

[[Datei:RIS-Web_Fraktion_Detail.png|400px|Fraktionen – Detailansicht]]

Abbildung 40: Fraktionen – Detailansicht

=Parteien=

[[Datei:Ratsinformation-Parteien.jpg|400px|Parteien – Listenansicht]]

Abbildung 41: Parteien – Listenansicht

Bei Auswahl einer Partei öffnet sich die Detailansicht mit Informationen zu Adresse und Mit-gliedern der jeweiligen Partei. Zu jeder Partei werden eine Karte zur Standortbestimmung sowie eine virtuelle Visitenkarte ausgegeben. Dies kann vom Administrator deaktiviert werden.

[[Datei:Parteien_detail.jpg|400px|Parteien – Detailansicht]]

Abbildung 42: Parteien – Detailansicht

=Dokumente=

Schriftstücke werden geordnet nach Dokumenttypen ausgegeben. Die Sortierung der Dokumente erfolgt nach dem letzten Änderungsdatum.

[[Datei:RIS-Web_Dokumente_geordnet.png|400px|Dokumente - Übersicht]]

Abbildung 43: Dokumente - Übersicht der Dokumenttypen

Nach Auswahl eines Dokumenttyps werden alle Schriftstücke dieses Typs aufgelistet. Hier kann der Nutzer auch die Informationen der zugehörigen Sitzung aufrufen.

[[Datei:RIS-Web_Dokumente_Liste.png|400px|Dokumente - Dokumenttyp: Sitzungsniederschrift]]

Abbildung 44: Dokumente - Beispiel für Dokumenttyp "Sitzungsniederschrift"

[[Datei:RIS-Web_Dokumente_Detail.png|400px|Dokumente - Dokumenttyp: Sitzungsvorlage]]

Abbildung 45: Dokumente - Beispiel für Dokumenttyp "Sitzungsvorlage"

==Zusätzliche Dokumente==

Festgelegte Dokumente können hier zusätzlich angezeigt werden.

=Suche=

Die Suchfunktion kann sowohl im öffentlichen als auch im Login-Bereich genutzt werden. Nicht angemeldete Nutzer erhalten ausschließlich für den öffentlichen Bereich freigegebene Suchergebnisse angezeigt. Angemeldete Nutzer sehen alle Inhalte, für die sie Rechte besitzen.
Optional können zur herkömmlichen Suche die erweiterten Suchoptionen durch einen Klick eingeblendet werden. Diese ermöglichen ein effizienteres Suchverfahren in zuvor ausgewählten Suchbereichen.

[[Datei:RIS-Web_Suche.png|400px|Suche – erweiterte Suche am Beispiel der Schriftstücke]]

Abbildung 46: Suche – erweiterte Suche am Beispiel der Schriftstücke

Suchergebnisse werden unterhalb der Zusammenfassung der Suchparameter angezeigt.

[[Datei:RIS-Web_Suche_Ergebnis.png|400px|Suche - Ausgabe des Suchergebnisses]]

Abbildung 47: Suche - Ausgabe des Suchergebnisses

=Passwort zurücksetzen=

Das Zurücksetzen eines Passwortes erfolgt automatisiert über ein Formular. Dazu gibt der Nutzer seine E-Mail-Adresse in das betreffende Feld ein und gibt die in der Sicherheitsabfrage angezeigte Zeichenfolge unter Beachtung der Groß- und Kleinschreibung ein. Die Zeichenfolge ändert sich bei einer Aktualisierung bzw. dem Neuladen der Seite.

[[Datei:RIS-Web_Passwort_zuruecks.png|400px|Passwort zurücksetzen]]

Abbildung 48: Passwort zurücksetzen

Nach Absenden der Daten sind folgende Schritte durchzuführen:

*Der Nutzer erhält eine E-Mail mit einem Bestätigungslink, welcher anzuklicken oder in einen Browser zu kopieren ist.
*Im Browser öffnet sich eine Eingabemaske, in der ein neues Passwort eingetragen werden muss.
*Dieses neue Passwort ist im Anschluss noch einmal zu bestätigen.

'''Hinweis:''' Das Zurücksetzen des Passworts ist nur bei eineindeutig im System hinterlegten E-Mail-Adressen möglich. Ist bei mehrere Nutzern eine identische E-Mail-Adresse (z.B. als Funktionspostfach wie info@...) hinterlegt, ist das Zurücksetzen nur durch den Administrator möglich. Die Anforderungen für Passwörter befinden sich unter [[#Mein Passwort|Mein Passwort]].

Datei:RIS-Web Tooltip.png

2016-02-02T12:11:07Z

Tbalcke: