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Ratsinformationssystem - Ausgabe Version 2.5

2018-05-16T06:20:04Z

Sbartnitzek:

Dieser Artikel beschreibt den Ausgabebereich des Ratsinformationssystems in der Version 2.5 und der Webseite (REGISAFE ab Version 4.5).

= Administration =

-> Informationen zur [[Ratsinformationssystem - Administration Version 2.5|Administration des Moduls BürgerPLUS Ratsinformation Version 2.5]]

= URL und Systemanforderungen=

Die Standard-URL setzt sich aus der Domain '''<nowiki>"https://ris.geocms.com"</nowiki>''' und der individuellen Systemkennung '''"kunde"''' zusammen.

Beispiel: https://ris.geocms.com/demo

In Abstimmung mit dem [http://dms-support.brain-scc.de/de/ansprechpartner.html/ Supportteam] ist eine Abweichung von der Standard-URL möglich.

Das Web ist optimiert für:

* Internet Explorer ab Version 11.x
* Mozilla Firefox ab Version 55.x
* Google Chrome ab Version 60.x
* Opera ab Version 48.x

Ein Browser der neuesten Generation wird empfohlen.

= Layout =

[[Datei:RIS-Web_Beispiellayout.png|miniatur|Layout am Beispiel vom RIS Südlohn]]

Standardmäßig erfolgt eine Anpassung an das Layout des Kundenwebs bei der Installation. Der Kunde liefert dabei die notwendige Kopfgrafik sowie alle relevanten Style-Informationen oder einen Link auf die zu übernehmende Internetseite.
Folgende Elemente können angepasst werden:

* Kopfzeile
* Schriftform und Schriftgröße
* Hyperlinks
* Hintergrundgrafik

Die Kopfzeile enthält ein Logo und/oder Kopfbild des Kunden. Sie wird mit der Startseite des Kundenwebs verlinkt.

Die Hintergrundgrafik besteht aus einer vom Kunden gelieferten Grafik oder einem zur Gesamtgestaltung passenden Bild.

Darüber hinaus sind weitere individuelle Anpassungen möglich. Diese sind mit dem [http://dms-support.brain-scc.de/de/ansprechpartner.html/ Supportteam] abzustimmen. Anschließend wird ein Angebot erstellt, welches vom Kunden zu bestätigen ist.

= Gliederung der Webseite =

[[Datei:Gliederung_eines_Ratsinformationssystems.JPG|miniatur|Gliederung eines Standard-Webs]]

== Navigation ==

Die Navigation wird im [[BürgerPLUS Ratsinformation - Administration Version 2.3#Seitenbaum|Seitenbaum]] des Administrationsbereichs definiert. Bei der Installation wird eine Standard-Navigation vorgegeben, die gemeinsam mit dem Kunden angepasst werden kann. Standard-Navigation:

* [[#Persönlicher Bereich|Persönlicher Bereich]] ''- erst nach Login-In sichtbar''
** [[#Kontaktformular|Kontaktformular]]
* [[#Sitzungskalender|Sitzungskalender]]
* [[#Sitzungstermine|Sitzungstermine]]
** [[#Sitzungstermine (Archiv)|Sitzungstermine (Archiv)]]
* [[#Gremien|Gremien]]
* [[#Personen|Personen]]
* [[#Fraktionen|Fraktionen]]
* [[#Dokumente|Dokumente]]
* [[#Zusätzliche Dokumente|Zusätzliche Dokumente]]
* [[#Suche|Suche]]
* [[#Passwort zurücksetzen|Passwort zurücksetzen]]
* [[#Hilfe|Hilfe]]

Es können weitere Menüpunkte angelegt oder Bestehende bearbeitet werden. Auch ein Umbenennen oder Verschieben ist möglich.

'''Empfehlung:''' Die Nutzung der [[BürgerPLUS Ratsinformation - Administration Version 2.3#Modulvorlagen|Modulvorlage]] vereinfacht die Konfiguration der einzelnen Menüpunkte und stellt sicher, dass die Darstellung der gesuchten Daten in jedem Menüpunkt identisch ist.

=== Persönlicher Bereich ===

Der persönliche Bereich ist autorisierten Nutzern vorbehalten und enthält:

* [[#Meine Sitzungen|Meine Sitzungen]]
* [[#Profildaten|Profildaten]]
* [[#Meine Notizen|Meine Notizen]]
* [[#Mein Passwort|Mein Passwort]]
* [[#Mandatsträgermodus|Mandatsträgermodus]]
* [[#Kontaktformular|Kontaktformular]]

Die Anmeldung erfolgt über die [[#Loginmaske|Loginmaske]].

Für den öffentlichen Bereich sind keine Benutzerdaten notwendig.

Ist der Informationsdienst, die PDF-Verschlüsselung oder die Notizfunktion systemweit deaktiviert, werden die Reiter "Profildaten" bzw. "Meine Notizen" im Persönlichen Bereich ausgeblendet.

==== Meine Sitzungen ====

[[Image:RIS-Web_MeineSitzungen.png|miniatur|Persönlicher Bereich - Meine Sitzungen]]

Unter "Meine Sitzungen" werden alle zukünftigen Sitzungen des Gremiums / der Gremien der Nutzer angezeigt. Die Sitzungen werden geordnet von der tagesaktuellen Sitzung zu zukünftigen Sitzungen ausgegeben. Finden mehrere Sitzungen an einem Tag statt, werden diese nach der beginnenden Uhrzeit geordnet.

==== Profildaten ====

===== Informationsdienst =====

[[Image:14_V2-3PDF-Sicherheit-Frontend.png|miniatur|Persönlicher Bereich - Profildaten]]

Der Informationsdienst innerhalb des Reiters "Profildaten" ermöglicht das Versenden einer Benachrichtigung, sobald eine Sitzung einen bestimmten Status erreicht hat. Der Nutzer kann festlegen, für welchen Status er eine E-Mail erhalten möchte. Es sind nur die Sitzungsstatus sichtbar, die mindestens an eine Sitzung aus dem REGISAFE (Modul: KommunalPLUS Sitzungsdienst) übergeben wurden.

Der Versand erfolgt auch bei Komplett-Export und Zeitintervall-Exporten. Der Informationsdienst ermittelt dabei die Änderungen der in der XML gelieferten Daten im Vergleich zu den in der Datenbank vorhanden Daten.

Reihenfolge der Ermittlung:

* Änderung des Sitzung (Datum, Uhrzeit, Raum, Status)
* Änderung an TOPs (verglichen werden TOPs der gleichen Nummerierung)
* Änderungen an Sitzungsschriftstücken oder TOP Schriftstücken (Änderungsdatum der Schriftstücke)

Eine zentrale Festlegung von Sitzungsstatus-Vorgaben ist in der Administration möglich. (Versand erfolgt dann automatisch für alle von der Änderung betroffenen Nutzer)

===== PDF Verschlüsselung =====

Hier kann das durch den Admin systemweit vergebene Passwort zur Entschlüsselung von PDF-Dokumenten geändert werden. Trägt der Nutzer nichts ein, gilt das Admin-PW. Die Einstellung kann im [[BürgerPLUS_Ratsinformation_-_Administration_Version_2.3#Reiter PDF Sicherheit|Administrationsbereich]] geändert werden.

==== Meine Notizen ====

[[Image:RIS-Web_MeineNotizen.png|miniatur|Persönlicher Bereich - Meine Notizen]]

Zu bestehenden Sitzungen und Tagesordnungspunkten können Notizen angelegt werden. Alle von einem Nutzer erstellten Notizen werden im persönlichen Bereich unter „Meine Notizen“ gesammelt dargestellt. Diese werden nach Erstelldatum absteigend sortiert angezeigt. Bereits erstellte Notizen können jederzeit geändert werden. Notizen nicht mehr vorhandener Nutzer (mit Löschkennzeichen oder vollständig entfernt) werden ausgeblendet.

* Notizdialog in eigenem Dialogfenster
* Titel kein Pflichtfeld, bei leerem Titel wird Autotext "Ihre Notiz vom <aktuelles Datum>" erzeugt
* alphabetisch sortierte zweispaltige Anzeige der leseberechtigten Nutzer

Notizen können gelöscht werden.

==== Mein Passwort ====

[[Image:RIS-Web_MeinPasswort.png|miniatur|Persönlicher Bereich - Mein Passwort]]

Die Standardanforderungen für Passwörter werden im Backend in der Systemadministration unter Datenschutz konfiguriert. Das persönliche Kennwort kann zu jeder Zeit geändert werden. Es sind die unter „Hinweise“ vorgegebenen Konventionen einzuhalten.

Standardwerte bei der Erstinstallation:

Das Kennwort muss:
* mindestens 8 Zeichen lang sein,
* einen Großbuchstaben enthalten,
* einen Kleinbuchstaben enthalten,
* eine Ziffer enthalten und
* ein Sonderzeichen enthalten.

Das Kennwort muss nach dem ersten Login geändert werden. Aus Sicherheitsgründen wird eine regelmäßige Anpassung des Kennworts empfohlen.

==== Kontaktformular ====

[[Image:RIS-Web_Kontaktformular.png|miniatur|Persönlicher Bereich - Kontaktformular]]

Das Kontaktformular bietet die Möglichkeit, mit dem Administrator in Verbindung zu treten und Anfragen an eine zentral hinterlegte E-Mail-Adresse zu versenden. Die Anmeldedaten werden dem Nutzerkonto entnommen. Es wird empfohlen, eine Kopie der Anfrage an die eigene E-Mail-Adresse zu versenden.

Der Betreff der Anfrage kann durch eine Auswahl festgelegt werden.

Die Konfiguration des Kontaktformulars ist in der Administration im Seitenbaum am entsprechenden Modul des Menüpunktes möglich.

=== Sitzungskalender ===

[[Image:RIS-Web_Sitzungskalender.png|miniatur|Sitzungskalender]]

Im Sitzungskalender werden abhängig vom Öffentlichkeitsbereich und der jeweiligen Rechte des Nutzers aktuelle, zukünftige und vergangene Sitzungstermine angezeigt.
Dabei kann zwischen einer Monats-, Wochen- und Tagesansicht gewählt werden. Zudem können die Sitzungen eines bestimmten (vergangenen oder zukünftigen) Jahres und Monats dargestellt werden.

Kalendereinträge werden farblich hervorgehoben. Die Farbe und Darstellung kann im [[BürgerPLUS Ratsinformation - Administration Version 2.3#Reiter_Kalender|Administrationsbereich]] geändert werden.

Die Sitzungstermine können für die weitere Nutzung über die Schaltfläche ''Kalender Download'' als Datei im ics-Format exportiert werden. Eine automatische Aktualisierung des Sitzungskalenders ist nur gegeben, wenn der Kalender über die URL z.B. in einem E-Mail-Client eingebunden wird.

Durch die Pfeiltasten kann vor und zurück navigiert werden. Je nach gewählter Ansicht, kann in Monats-, Wochen- oder Tagesschritten navigiert werden. Mit den doppelten Pfeiltasten können Sitzungen in darauffolgenden oder vergangenen Jahren angewählt werden.

=== Sitzungstermine ===

[[Image:RIS-Web_Sitzungstermine.png|miniatur|Sitzungstermine]]

[[Image:RIS-Web_Sitzung_Detail.png|miniatur|Details zur Sitzung]]

Die Darstellung für aktuelle Sitzungstermine und archivierte Sitzungstermine wird im Backend in der Modulvorlage oder im Seitenbaum am entsprechenden Modul des Menüpunktes konfiguriert. Der Datenimport erfolgt über das REGISAFE. So wie die Daten eingegeben wurden, werden sie auch ausgegeben.

Alle Sitzungstermine eines Jahres werden geordnet vom aktuellstem Datum zu zukünftigen Daten in einer Liste ausgegeben.

==== Sitzung im Detail ====

Die Detailansicht der Sitzungstermine enthält entsprechende Informationen zu der Sitzung selbst (Bsp.: Zeit, Sitzungsort/-raum, Telefonnumer und/oder E-Mail-Adresse des Gremiums) sowie Sitzungsdokumente, Tagesordnung, Teilnehmer und Notizen.

Wird ein Tagesordnungspunkt (TOP) mit dem RIS-Bereich "öffentlich" und "nicht öffentlich" exportiert, ist der nicht-öffentliche Text des TOP ausschließlich sichtbar für
* Teilnehmer der Sitzung,
* Nutzer mit zusätzlichem Zugriff auf die Sitzung und
* Administratoren.
Voraussetzung für die Sichtbarkeit ist die Anmeldung im RIS-Web.

Alle anderen angemeldeten Nutzer sehen den öffentlichen Text des TOP.

Diese Änderung hat keine Auswirkung auf die Sichtbarkeit im öffentlichen Bereich.

Ist der Nutzer angemeldet, hat er die Möglichkeit, Notizen an die Sitzungen anzuhängen.

Alle sichtbaren Dokumente können Sie als Sitzungsmappe oder als zusammhängendes PDF-Dokument herunterladen. Bei einem zusammenhängenden PDF wird ein dynamisches Inhaltsverzeichnis für alle Einträge wie Tagesordnungspunkte, Drucksachen, Anlagen etc. erzeugt. Zusätzlich wird für jeden Tagesordnungspunkt, der eine Drucksache enthält, ein Deckblatt mit TOP-Nummerierung eingefügt. Die erste Seite des PDFs ist ein Deckblatt mit dem Sitzungstitel.

Die Größe der einzelnen Dokumente werden bei einem Mouse-Over als Tooltip angezeigt. Bei der Sitzungsmappe und dem Gesamtdokument erfolgt lediglich die Angabe einer Mindestgröße, da ein genauer Wert im Vorfeld nicht ermittelt werden kann.

'''Hinweis:''' Damit keine Dokumente, die in Regisafe denselben Dateinamen tragen, nach dem Import "Verschwinden", finden vom System folgende Anpassungen statt:

* Der Dateiname enthält die ArtID als Präfix, z. B. Vorlage oder Beschluss, um das Wiederauffinden zu erleichtern.
* Anlagen erhalten eine interne, eindeutige ID sowie die ArtID des Hauptdokuments, um die Zuordnung zum Hauptdokument zu erleichtern
* Der Dateiname wird anhand des "Titel-Texts" des Schriftstücks gebildet und mit der Dateiendung ".pdf" versehen. Handelt es sich nicht um eine PDF-Datei, wird versucht, diese in eine PDF-Datei zu konvertieren (derzeit nur Bilddateien). Schlägt dies fehl, wird der entsprechende Dateityp (z. B. .doc, .ppt, .xls) angefügt.

==== Sitzungstermine (Archiv) ====

[[Image:RIS-Web_Sitzungsarchiv.png|miniatur|Sitzungstermine (Archiv)]]

Sitzungstermine werden einen Tag nach der Sitzung archiviert. Das Archiv beinhaltet alle in der Vergangenheit liegenden Termine. Die Ausgabe erfolgt in einer Listenansicht von neu zu alt geordnet.

=== Gremien ===

[[Image:RIS-Web_Gremien.png|miniatur|Gremien]]

[[Image:RIS-Web_Gremium_Detail.png|miniatur|Details zum Gremium]]

Personen die in Ausschüssen/Räten tätig sind, werden unter dem Punkt „Gremien“ angezeigt. Ausgegeben werden ein(e) Vorsitzende(r), die zum Gremium gehörenden Gemeinderätinnen und Gemeinderäte, sowie deren jeweilige Vertreter.

Optional kann die Funktion der Gremienmitglieder eingeblendet werden. Angemeldete Nutzer sehen ausschließlich Sitzungen ihres Gremiums/ihrer Gremien.

Zukünftige Sitzungen können abgerufen und auf vergangene Sitzungen zurückgeblickt werden.

Aufgrund des Verzichts auf die Rechteprüfung kann ein Nutzer eine Sitzung sehen, so darf er auch wissen, welches Gremium diese Sitzung abhält. Bisher konnte es passieren, dass ein Nutzer unter Umständen bestimmte Sitzungen eines Gremiums zwar sehen konnte, aber nicht welches Gremium diese Sitzung abhält.

=== Personen ===

[[Image:Ratsinformation-Personen_neu.jpg|miniatur|Personen]]

Die Sortierung der Ausgabe von Personen kann geändert werden. Standardmäßig werden sie alphabetisch nach den Nachnamen geordnet. Die Angaben zu den Personen werden aus REGISAFE importiert und können entsprechend angelegt oder importiert werden.

Jeder Person kann ein Foto zugeordnet werden. Es werden die Bilddaten aus der Benutzerverwaltung verwendet.

Mit Klick auf eine Person gelangt der Nutzer zur Detailansicht mit weiteren Informationen. Hierzu zählen Angaben wie Name, Adresse, Gremien, Fraktionen, Parteien und Vertreter für Gremiumsmitglieder. Zu jeder Person werden weiterhin eine Karte zur Standortbestimmung sowie eine virtuelle Visitenkarte ausgegeben.

Es ist möglich die Ausgabe des Vertreters zu unterbinden. Sollen zusätzliche Funktionen ausgegeben werden, erscheinen diese ab sofort auch in der Personenliste unter dem jeweiligen Namen.

=== Fraktionen ===

[[Image:RIS-Web_Fraktionen.png|miniatur|Fraktionen]]

Alle im REGISAFE hinterlegten Fraktionen werden aufgelistet.

Bei Auswahl einer Fraktion öffnet sich die Detailansicht mit Informationen zu Adresse und Mitgliedern der jeweiligen Fraktion. Zu jeder Fraktion werden eine Karte zur Standortbestimmung sowie eine virtuelle Visitenkarte ausgegeben. Dies kann vom Administrator deaktiviert werden.

=== Parteien ===

[[Image:Ratsinformation-Parteien.jpg|miniatur|Parteien]]

Alle im REGISAFE hinterlegten Parteien werden aufgelistet.

Bei Auswahl einer Partei öffnet sich die Detailansicht mit Informationen zu Adresse und Mitgliedern der jeweiligen Partei. Zu jeder Partei werden eine Karte zur Standortbestimmung sowie eine virtuelle Visitenkarte ausgegeben. Dies kann vom Administrator deaktiviert werden.

=== Dokumente ===

[[Image:RIS-Web_Dokumente.png|miniatur|Dokumente]]

Schriftstücke werden geordnet nach Dokumenttypen ausgegeben. Die Sortierung der Dokumente erfolgt nach dem letzten Änderungsdatum.
Die Möglichkeiten zur Darstellung können im Einzelnen in der
[[BürgerPLUS_Ratsinformation_-_Administration_Version_2.3#Reiter_Schriftstücke|Administration]] festgelegt werden.

Die verschiedenen Dokumenttypen bekommen verschiedene Icons zugewiesen. Deren Bezeichnung wird im Tooltip angezeigt. Die Anzeige der Icons kann durch den Administrator konfiguriert werden.

'''Beispiele für Dokumenttypen'''

<table border="0" cellpadding="2">
<tr><td>[[Datei:Default.png]]</td><td>Vorlage, Sitzungstagesordnung, Einladungen, Niederschrift</td></tr>
<tr><td>[[Datei:Anlage.png]]</td><td>Anlage</td></tr>
<tr><td>[[Datei:Sitzungsbeschluss.png]]</td><td>Beschluss</td></tr>
<tr><td>[[Datei:Sitzungsniederschriftsauszug.png]]</td><td>Niederschriftsauszug</td></tr>
</table>

=== Zusätzliche Dokumente ===

Festgelegte Dokumente können hier zusätzlich angezeigt werden. Die Konfiguration ist im [[BürgerPLUS_Ratsinformation_-_Administration_Version_2.3#Reiter_Schriftst.C3.BCcke|Administrationsbereich]] möglich.

=== Suche ===

[[Image:RIS-Web_erweiterte_Suche.png|miniatur|Suche mit erweiterten Suchoptionen]]

Die Suche wird im Backend in der [[BürgerPLUS_Ratsinformation_-_Administration_Version_2.3#Reiter_Suche|Modulvorlage]] oder im Seitenbaum am entsprechenden Modul des Menüpunktes konfiguriert. Das Suchformular wird durch Aktivieren der Funktion "Suchformular anbieten" angeboten. Es kann gewählt werden zwischen der einfachen Suche und der erweiterten Suche. Zudem kann eingestellt werden ob bei Auswahl der erweiterten Suche, die erweiterten Suchoptionen aufgeklappt sein sollen.

Einzelne Suchbereiche können festgelegt werden. Die Auswahl erfolgt zwischen:

* Adressen
* Fraktionen
* Parteien
* Gremien
* Personen
* Schriftstücke
* Sitzung
* Tagesordnungspunkte

==== Formularelemente der Erweiterten Suche ====

Die Suche nach Gremien und Schriftstückarten bietet erweiterte Auswahlmöglichkeiten. Im Administrationsbereich kann eingestellt werden, ob die Suche zugelassen wird und für welche Bereiche sie gilt. Unter Gremien werden die Ausschüsse angezeigt, welche importiert wurden. Die Auswahlmöglichkeiten unter Schriftstücke geben an, nach welchen Arten von Schriftstücken gesucht werden kann.

Suchergebnisse werden unterhalb der Zusammenfassung der Suchparameter angezeigt.

=== Passwort zurücksetzen ===

[[Image:Ratsinformation_Passwort_zuruecksetzen.jpeg|miniatur|Passwort zurücksetzen]]

Die Login-Daten jedes Nutzers bestehen aus einem Passwort und einer eindeutigen E-Mail-Adresse. Die Identifikation zum Zurücksetzen des Passwortes erfolgt über die Eintragung der E-Mail-Adresse und die Eingabe eines automatisch, bei jedem Aufruf neu generierten Captcha-Code. Es ist möglich, einzelne Nutzergruppen von der Änderung des Passworts auszuschließen.

Um das Passwort zurückzusetzen, sind folgende Schritte durchzuführen:

* Eingabe der Daten in die vorgegebenen Formularfelder.
* Nach Absenden der Daten erhält der Nutzer eine E-Mail mit einem Bestätigungslink, welcher anzuklicken oder in einen Browser zu kopieren ist.
* Im Browser öffnet sich eine Eingabemaske, in der ein neues Passwort eingetragen werden muss.
* Dieses neue Passwort ist im Anschluss noch einmal zu bestätigen.

Das Zurücksetzen des Passworts ist nur bei eineindeutig im System hinterlegten E-Mail-Adressen möglich. Ist bei mehreren
Nutzern eine identische E-Mail-Adresse (z.B. als Funktionspostfach wie info@...) hinterlegt, ist das Zurücksetzen nur durch den
Administrator möglich.

Die Anforderungen für Passwörter befinden sich im Persönlichen Bereich unter [[#Mein Passwort|Mein Passwort]].

=== Hilfe ===

zur Dokumentation des REGISAFE-Modul BürgerPlus Ratsinformation finden Sie Hilfe in der Wiki des GeoCMS in den Artikeln:

* [[Ratsinformationssystem - Administration Version 2.5|BürgerPLUS Ratsinformation Administration]]

* [[Ratsinformationssystem - Oberflächendokumentation Version 2.5|BürgerPLUS Ratsinformation Oberflächendokumentation]]

== Loginmaske ==

[[Image:RIS-Web_Loginmaske.png|miniatur|Loginmaske - Anmeldung Persönlicher Bereich]]

Die durch den Administrator bereit gestellten Login-Daten autorisieren einen Nutzer zum Betreten des geschützten Bereichs. Dieser ist Gremiumsmitgliedern und sonstigen Sitzungsteilnehmern vorbehalten. Die Login-Daten bestehen aus einem Nutzernamen und einem Passwort. Das Passwort kann nach dem Login [[#Mein Passwort|geändert]] oder [[#Passwort zurücksetzen|zurückgesetzt]] werden. Voraussetzung hierfür ist das Vorhandensein einer gültigen und im System hinterlegten E-Mail-Adresse. Die E-Mail-Adresse darf nur an einem Nutzer hinterlegt sein. Teilen sich mehrere Nutzer eine E-Mail-Adresse, z.B. als Funktionspostfach ähnlich <nowiki>"info@mustergemeinde.de"</nowiki>, wird im Sinne des Datenschutzes kein Passwort versandt.

Wurde ein Benutzername oder Kennwort mehrfach falsch eingegeben, wird der Nutzer für einen bestimmten Zeitraum gesperrt.

Bei Inaktivität wird der Nutzer automatisch nach 20 Minuten vom System abgemeldet.

== Inhaltsbereich ==

Der Inhaltsbereich ändert sich je nach gewähltem Menüpunkt. Wird dann beispielsweise der Punkt „Gremien“ ausgewählt, erscheinen im Inhaltsbereich die Ausschüsse/Räte. Mit dem Aufrufen der Seite wird standardmäßig der Sitzungskalender angezeigt.

== Fußzeile ==

[[Image:Ratsinformation_Fusszeile.jpeg|miniatur|Ratsinformation Fußzeile]]

Die Herstellerhinweise in der Fußzeile sind standardisiert und verlinken auf die jeweiligen Internetseiten der Kooperationspartner. Sie können grafisch und textlich ergänzt werden. Die Einbindung erfolgt über das Template.

= Mandatsträgermodus/MandatsträgerApp =

Zusätzlich zum REGISAFE-Modul '''BürgerPLUS Ratsinformation''' kann der Mandatsträgermodus inklusive der MandatsträgerApp für die Ausgabe genutzt werden.

Die wesentlichen Elemente der Navigation stehen in der Menüleiste im linken Seitenbereich der App zur Verfügung.

* [[#Start|Start]]
* [[#Sitzungen vorbereiten|Sitzungen vorbereiten]]
* [[#Während der Sitzungen|Während der Sitzungen]]
* [[#Sitzungen nachbereiten|Sitzungen nachbereiten]]
* [[#Alle Sitzungen|Alle Sitzungen]]
* [[#Sonstige Dokumente|Sonstige Dokumente]]
* [[#Einstellungen|Einstellungen]]
* [[#Hilfe|Hilfe]]

'''Hinweis'''

Die Inhalte des Ratsinformationssystems werden über einen Webcontainer innerhalb eines nativen Rahmens angezeigt.

== Login ==

[[Image:MandatstraegerApp_Anmeldung.png|miniatur|hochkant|Android - Loginbereich]]

Um sich am System anzumelden, müssen die Systemkennung (''kunde'') sowie der Benutzername und Passwort (dieselben Anmeldedaten wie auch im RIS-Web) eingegeben werden. Die Systemkennung ist stets notwendig, um eine Verbindung zu einem konkreten Ratsinformationssystem aufzunehmen. Mit den Login-Daten kann der Nutzer auf den Persönlichen Bereich zugreifen.
Ohne hinterlegte Login-Daten ist nur ein Zugriff als Gast auf den öffentlichen Bereich möglich.

Die MandatsträgerApp steht zur Verfügung für die Betriebssysteme:

* Android ([https://play.google.com/store/apps/details?id=de.brainSCC.app.mandatstraeger&hl=de|App herunterladen])
* iOS ([https://itunes.apple.com/de/app/mandatstragerapp/id1015321652?mt=8|App herunterladen)]

== Start ==

[[Image:MandatstraegerApp_Startansicht.png|miniatur|hochkant|Android - Startbildschirm (Homescreen)]]

In der Startansicht werden die als Favorit markierten Sitzungen und Schriftstücke, sowie die jeweils letzten fünf betrachteten Sitzungen und Schriftstücke aufgelistet.

Wenn Sie die "Aufzeichnung von Nutzeraktionen" aktivieren, werden auf der Startseite ihre zuletzt betrachteten Sitzungen und Drucksachen angezeigt, sowie ihre Kommentare.

== Sitzungen vorbereiten ==

[[Image:MandatstraegerApp_Sitzung_vorb.png|miniatur|hochkant|Android - Menüpunkt Sitzung vorbereiten mit aufgeklapptem Menü]]

Hier erfolgt die Anzeige der Sitzungen, an denen der gerade angemeldete Nutzer Teilnehmer ist und deren Startzeitpunkt direkt bevorsteht (15 Minuten vor Beginn).
Mandatsträger können hier die vorbehaltliche Zusage oder Absage Ihrer Teilnahme mitteilen. Eine Änderung ist bis 15 Minuten vor Sitzungsbeginn möglich.

Folgende Filtermöglichkeiten stehen für die Auflistung der Sitzungen zur Verfügung:

* Aktuell: alle Sitzungen in dieser Woche, die noch nicht begonnen haben
* Demnächst: alle noch nicht begonnenen Sitzungen von jetzt bis n-Wochen in die Zukunft (kann in den persönlichen [[#Einstellungen|Einstellungen]] festgelegt werden, Standardwert: 4 Wochen)
* Alle: alle zukünftig stattfindenden Sitzungen

== Sitzungsteilnahme ==

Der Punkt "Sitzungsteilnahme" listet alle gerade stattfindenden Sitzungen auf und ermöglicht die Einsichtnahme der Tagesordnungspunkte, Schriftstücke, Kommentare und Notizen der selektierten Sitzung.

15 Minuten vor Beginn einer Sitzung wird diese im Punkt "Sitzungsteilnahme" angezeigt.

Die verbindliche Zusage erfolgt in der Sitzungsteilnahme mit Klick auf den Button "Sitzung jetzt beginnen". Die Liste aller Teilnehmer kann im Vorfeld und Nachgang der Sitzung im [[BürgerPLUS_Ratsinformation_-_Administration_Version_2.3#Teilnahme|Administrationsbereich]] generiert werden.

Nach der Bestätigung der Sitzungsteilnahme können die Sitzungsvorbereitung, die Tagesordnung inklusive aller Dokumente sowie eventuelle Notizen der Sitzung eingesehen werden (siehe Abb. Ansicht der Sitzung nach Bestätigung der Teilnahme).

[[Datei:MandatstraegerApp_Sitzungsteilnahme.png|miniatur|Ansicht der Sitzung nach Bestätigung der Teilnahme]]

Unterhalb des Punktes "Tagesordnung" kann nach Aufruf eines Tagesordnungspunktes die mit diesem TOP verknüpften Schriftstücke angezeigt werden. Abhängig von der Größe des Schriftstückes kommt es beim erstmaligen Aufruf zu einer geringen Verzögerung. Innerhalb des gewählten Schriftstückes können eventuell hinterlegte Kommentare eingesehen werden. Mit Klick auf einen Kommentar springt das Dokument auf die entsprechende Seite und hebt die Anmerkung hervor. Es können auch weitere Anmerkungen im geöffneten Dokument hinzugefügt werden (s. [[#Sitzungsdokument|Kommentare im Sitzungsdokument]]).

[[Datei:MandatstraegerApp_Sitzungsteilnahme_TOP.png|miniatur|Dokumentenviewer während der Sitzungsteilnahme]]

== Sitzungen nachbereiten ==

[[Image:MandatstraegerApp_Sitzung_nachb.png|miniatur|hochkant|Android - Menüpunkt Sitzung nachbereiten mit aufgeklapptem Menü]]

Folgende Filtermöglichkeiten stehen für die Auflistung der Sitzungen zur Verfügung:

* Aktuell: alle Sitzungen in dieser Woche, die bereits beendet sind
* Kürzlich: alle beendeten Sitzungen ab jetzt bis n-Wochen in die Vergangenheit (kann in den persönlichen [[#Einstellungen|Einstellungen]] festgelegt werden, Standardwert: 4 Wochen)
* Alle: alle vergangenen Sitzungen

== Alle Sitzungen ==

[[Image:MandatstraegerApp_alleSitzungen.png|miniatur|hochkant|Android - Menüpunkt Alle Sitzungen mit aufgeklapptem Menü]]

Folgende Filtermöglichkeiten stehen für die Auflistung der Sitzungen zur Verfügung:

* Aktuell: Alle in dieser Woche stattfindenden oder stattgefundenen Sitzungen
* Vergangene: Alle vergangene Sitzungen bis diese Woche
* Zukünftige: Alle zukünftigen Sitzungen ab nächster Woche
* Alle: alle vergangenen und zukünftigen Sitzungen

Eine Sitzung wird mit ihrem Datum, Uhrzeit und Titel angezeigt. Hier erscheinen zudem die entsprechenden Icons für Favorit, Anlagen und Sitzungsteilnehmer - falls für diese Sitzung zutreffend.

[[Image:MandatstraegerApp_Sitzung_Detail.png|miniatur|hochkant|Android - Beispiel für eine Sitzung im Detail mit aufgeklapptem Menü]]

=== Sitzung im Detail ===

Alle Dokumente, die zu einer Sitzung gehören, können, als eine PDF-Datei zusammengefasst, heruntergeladen werden.

Zur Sitzung können die jeweiligen Tagesordnungspunkte (mit den entsprechenden Dokumenten und Anlagen), die Schriftstücke bzw. Sitzungsdokumente, die Notizen sowie die Teilnehmer aufgelistet werden.

Die Sitzung kann über den Stern-Icon im linken Menü der App als Favorit markiert werden. Daraufhin wird diese in der Startansicht angezeigt werden. Mit dem Pfeil nach links gelangt der Nutzer wieder zurück zur Auflistung der Sitzungen.

Im Sitzungsdetail kann eine vorbehaltliche Zusage oder Absage getätigt werden, sofern die Sitzung noch nicht begonnen hat (bis 15 Minuten vor Beginn).

=== Sitzungsdokument ===

Um einen Text(abschnitt) innerhalb eines Dokumentes zu kommentieren oder Anmerkungen zu machen, können Sie verschiedene Funktionen nutzen. Über die Symbole in der oberen Leiste des PDF-Viewers können Sie Freihandnotizen machen, Textfelder erstellen und Zeichnungen im Dokument anfertigen. Anmerkungen können Sie über das "Papierkorb"-Symbol löschen. Über die Zoom-Symbole können Sie beliebig rein- und rauszoomen, stufenweise zoomen oder auf die volle Dokumenthöhe oder Dokumentbreite. Auf Geräten mit Touch-Eingabe werden zusätzlich "Pinch-to-Zoom"-Gesten unterstützt.
Alternativ können Sie die Kommentarfunktion in der rechten Seitenleiste nutzen. Wenn Kommentare gelöscht werden, werden auch alle Antworten zum Kommentar gelöscht.
Sobald es Antworten zu einem Kommentar gibt, kann die Leseberechtigung des antwortenden Nutzers nicht entfernt werden.

Über die Suche können Sie Dokumentinhalte durchsuchen.

Beim Lesen jeder PDF-Datei wird automatisch der Lesefortschritt des Nutzers aufgezeichnet. Um ein Dokument manuell als "gelesen" zu markieren, kann es über den Icon mit der Brille im linken Menü als 100 % gelesen markiert werden. Anschließend wird der gesamte Lesefortschritt aller Sitzungsdokumente aktualisiert.

== Sonstige Dokumente ==

[[Image:MandatstraegerApp_Dokumente.png|miniatur|hochkant|Android - Menüpunkt Meine Dokumente]]

Im Menü "Sonstige Dokumente" finden Sie Dateien, die nach verschiedenen Themen kategorisert sind.

== Einstellungen ==

=== Profildaten ===

[[Image:MandatstraegerApp_Profildaten.png|miniatur|hochkant|Android - Menüpunkt Einstellungen - Profildaten]]

Die Aufzeichnung von Nutzeraktionen wird aktiviert, wenn in der Startansicht der MandatsträgerApp die zuletzt betrachteten Sitzungen und Schriftstücke aufgelistet werden sollen.

Ebenfalls kann der Zeitrahmen angegeben werden, der für den Sitzungsfilter "Demnächst" unterhalb des Menüpunktes "[[#Sitzungen vorbereiten|Vorbereitung]]" verwendet werden soll. Die Auswahl erfolgt anhand einer Drop-Down-Liste. Die Spanne beträgt eine bis zwölf Wochen.

Es kann der Zeitrahmen angegeben werden, der für den Sitzungsfilter "Kürzlich" unterhalb des Menüpunktes "[[#Sitzungen nachbereiten|Nachbereitung]]" verwendet werden soll. Die Auswahl erfolgt anhand einer Drop-Down-Liste. Die Spanne beträgt eine bis zwölf Wochen.

Aus einer Liste von Motiven kann ein Hintergrundbild für den Mandatsträgermodus bzw. die -App festgelegt werden.

Der Informationsdienst wird aktiviert, wenn der angemeldete Nutzer mit einer E-Mail informiert werden soll, sobald eine Änderung an einer bestimmten Sitzung erfolgt. Nachfolgend kann die Auswahl erfolgen, zu welcher Sitzung E-Mails versandt werden sollen. Sollen dies Sitzungen mit dem Status "In Planung", "Planung abgeschlossen", "Vorbereitung abgeschlossen", "Protokoll abgeschlossen", "Niederschrift abgeschlossen" und/oder "Sitzung abgeschlossen" sein?

=== Passwort ===

Sofern die PDF-Verschlüsselung vom Admin aktiviert wurde, kann jeder Nutzer unter diesem Punkt ein eigenes, persönliches Passwort festlegen, welches für die Verschlüsselung von PDF-Dokumenten genutzt wird.

[[Image:MandatstraegerApp_Passwort.png|miniatur|hochkant|Android - Menüpunkt Einstellungen - Passwort]]

== Hilfe ==

=== Hilfethemen ===

[[Image:MandatstraegerApp_Hilfe.png|miniatur|hochkant|Android - Menüpunkt Hilfe]]

Hier können Hilfevideos eingesehen werden, die die Bedienung des Mandatsträgermodus vorführen. Sie haben jeweils eine Dauer von ein bis zwei Minuten.

Zudem erfolgt die Erklärung der verwendeten Symbole bzw. Icons.

=== Datenschutzhinweise ===

Hier werden alle datenschutzrechtlichen Hinweise aufgeführt.

=== Über ===

Unter diesem Punkt erfolgt die Angabe der Versionsinformationen, der verwendeten Bibliotheken und Lizenzen.

= Siehe auch =

* [[Ratsinformationssystem - Oberflächendokumentation Version 2.5| Oberflächendokumentation 2.5]]
* Hilfevideos in der Mandatsträgeransicht/-app

Ratsinformationssystem - Ausgabe Version 2.5

2018-05-16T05:57:27Z

Sbartnitzek:

Dieser Artikel beschreibt den Ausgabebereich des Ratsinformationssystems in der Version 2.5 und der Webseite (REGISAFE ab Version 4.5).

= Administration =

-> Informationen zur [[Ratsinformationssystem - Administration Version 2.5|Administration des Moduls BürgerPLUS Ratsinformation Version 2.5]]

= URL und Systemanforderungen=

Die Standard-URL setzt sich aus der Domain '''<nowiki>"https://ris.geocms.com"</nowiki>''' und der individuellen Systemkennung '''"kunde"''' zusammen.

Beispiel: https://ris.geocms.com/demo

In Abstimmung mit dem [http://dms-support.brain-scc.de/de/ansprechpartner.html/ Supportteam] ist eine Abweichung von der Standard-URL möglich.

Das Web ist optimiert für:

* Internet Explorer ab Version 11.x
* Mozilla Firefox ab Version 55.x
* Google Chrome ab Version 60.x
* Opera ab Version 48.x

Ein Browser der neuesten Generation wird empfohlen.

= Layout =

[[Datei:RIS-Web_Beispiellayout.png|miniatur|Layout am Beispiel vom RIS Südlohn]]

Standardmäßig erfolgt eine Anpassung an das Layout des Kundenwebs bei der Installation. Der Kunde liefert dabei die notwendige Kopfgrafik sowie alle relevanten Style-Informationen oder einen Link auf die zu übernehmende Internetseite.
Folgende Elemente können angepasst werden:

* Kopfzeile
* Schriftform und Schriftgröße
* Hyperlinks
* Hintergrundgrafik

Die Kopfzeile enthält ein Logo und/oder Kopfbild des Kunden. Sie wird mit der Startseite des Kundenwebs verlinkt.

Die Hintergrundgrafik besteht aus einer vom Kunden gelieferten Grafik oder einem zur Gesamtgestaltung passenden Bild.

Darüber hinaus sind weitere individuelle Anpassungen möglich. Diese sind mit dem [http://dms-support.brain-scc.de/de/ansprechpartner.html/ Supportteam] abzustimmen. Anschließend wird ein Angebot erstellt, welches vom Kunden zu bestätigen ist.

= Gliederung der Webseite =

[[Datei:Gliederung_eines_Ratsinformationssystems.JPG|miniatur|Gliederung eines Standard-Webs]]

== Navigation ==

Die Navigation wird im [[BürgerPLUS Ratsinformation - Administration Version 2.3#Seitenbaum|Seitenbaum]] des Administrationsbereichs definiert. Bei der Installation wird eine Standard-Navigation vorgegeben, die gemeinsam mit dem Kunden angepasst werden kann. Standard-Navigation:

* [[#Persönlicher Bereich|Persönlicher Bereich]] ''- erst nach Login-In sichtbar''
** [[#Kontaktformular|Kontaktformular]]
* [[#Sitzungskalender|Sitzungskalender]]
* [[#Sitzungstermine|Sitzungstermine]]
** [[#Sitzungstermine (Archiv)|Sitzungstermine (Archiv)]]
* [[#Gremien|Gremien]]
* [[#Personen|Personen]]
* [[#Fraktionen|Fraktionen]]
* [[#Dokumente|Dokumente]]
* [[#Zusätzliche Dokumente|Zusätzliche Dokumente]]
* [[#Suche|Suche]]
* [[#Passwort zurücksetzen|Passwort zurücksetzen]]
* [[#Hilfe|Hilfe]]

Es können weitere Menüpunkte angelegt oder Bestehende bearbeitet werden. Auch ein Umbenennen oder Verschieben ist möglich.

'''Empfehlung:''' Die Nutzung der [[BürgerPLUS Ratsinformation - Administration Version 2.3#Modulvorlagen|Modulvorlage]] vereinfacht die Konfiguration der einzelnen Menüpunkte und stellt sicher, dass die Darstellung der gesuchten Daten in jedem Menüpunkt identisch ist.

=== Persönlicher Bereich ===

Der persönliche Bereich ist autorisierten Nutzern vorbehalten und enthält:

* [[#Meine Sitzungen|Meine Sitzungen]]
* [[#Profildaten|Profildaten]]
* [[#Meine Notizen|Meine Notizen]]
* [[#Mein Passwort|Mein Passwort]]
* [[#Mandatsträgermodus|Mandatsträgermodus]]
* [[#Kontaktformular|Kontaktformular]]

Die Anmeldung erfolgt über die [[#Loginmaske|Loginmaske]].

Für den öffentlichen Bereich sind keine Benutzerdaten notwendig.

Ist der Informationsdienst, die PDF-Verschlüsselung oder die Notizfunktion systemweit deaktiviert, werden die Reiter "Profildaten" bzw. "Meine Notizen" im Persönlichen Bereich ausgeblendet.

==== Meine Sitzungen ====

[[Image:RIS-Web_MeineSitzungen.png|miniatur|Persönlicher Bereich - Meine Sitzungen]]

Unter "Meine Sitzungen" werden alle zukünftigen Sitzungen des Gremiums / der Gremien der Nutzer angezeigt. Die Sitzungen werden geordnet von der tagesaktuellen Sitzung zu zukünftigen Sitzungen ausgegeben. Finden mehrere Sitzungen an einem Tag statt, werden diese nach der beginnenden Uhrzeit geordnet.

==== Profildaten ====

===== Informationsdienst =====

[[Image:14_V2-3PDF-Sicherheit-Frontend.png|miniatur|Persönlicher Bereich - Profildaten]]

Der Informationsdienst innerhalb des Reiters "Profildaten" ermöglicht das Versenden einer Benachrichtigung, sobald eine Sitzung einen bestimmten Status erreicht hat. Der Nutzer kann festlegen, für welchen Status er eine E-Mail erhalten möchte. Es sind nur die Sitzungsstatus sichtbar, die mindestens an eine Sitzung aus dem REGISAFE (Modul: KommunalPLUS Sitzungsdienst) übergeben wurden.

Der Versand erfolgt auch bei Komplett-Export und Zeitintervall-Exporten. Der Informationsdienst ermittelt dabei die Änderungen der in der XML gelieferten Daten im Vergleich zu den in der Datenbank vorhanden Daten.

Reihenfolge der Ermittlung:

* Änderung des Sitzung (Datum, Uhrzeit, Raum, Status)
* Änderung an TOPs (verglichen werden TOPs der gleichen Nummerierung)
* Änderungen an Sitzungsschriftstücken oder TOP Schriftstücken (Änderungsdatum der Schriftstücke)

Eine zentrale Festlegung von Sitzungsstatus-Vorgaben ist in der Administration möglich. (Versand erfolgt dann automatisch für alle von der Änderung betroffenen Nutzer)

===== PDF Verschlüsselung =====

Hier kann das durch den Admin systemweit vergebene Passwort zur Entschlüsselung von PDF-Dokumenten geändert werden. Trägt der Nutzer nichts ein, gilt das Admin-PW. Die Einstellung kann im [[BürgerPLUS_Ratsinformation_-_Administration_Version_2.3#Reiter PDF Sicherheit|Administrationsbereich]] geändert werden.

==== Meine Notizen ====

[[Image:RIS-Web_MeineNotizen.png|miniatur|Persönlicher Bereich - Meine Notizen]]

Zu bestehenden Sitzungen und Tagesordnungspunkten können Notizen angelegt werden. Alle von einem Nutzer erstellten Notizen werden im persönlichen Bereich unter „Meine Notizen“ gesammelt dargestellt. Diese werden nach Erstelldatum absteigend sortiert angezeigt. Bereits erstellte Notizen können jederzeit geändert werden. Notizen nicht mehr vorhandener Nutzer (mit Löschkennzeichen oder vollständig entfernt) werden ausgeblendet.

* Notizdialog in eigenem Dialogfenster
* Titel kein Pflichtfeld, bei leerem Titel wird Autotext "Ihre Notiz vom <aktuelles Datum>" erzeugt
* alphabetisch sortierte zweispaltige Anzeige der leseberechtigten Nutzer

Notizen können gelöscht werden.

==== Mein Passwort ====

[[Image:RIS-Web_MeinPasswort.png|miniatur|Persönlicher Bereich - Mein Passwort]]

Die Standardanforderungen für Passwörter werden im Backend in der Systemadministration unter Datenschutz konfiguriert. Das persönliche Kennwort kann zu jeder Zeit geändert werden. Es sind die unter „Hinweise“ vorgegebenen Konventionen einzuhalten.

Standardwerte bei der Erstinstallation:

Das Kennwort muss:
* mindestens 8 Zeichen lang sein,
* einen Großbuchstaben enthalten,
* einen Kleinbuchstaben enthalten,
* eine Ziffer enthalten und
* ein Sonderzeichen enthalten.

Das Kennwort muss nach dem ersten Login geändert werden. Aus Sicherheitsgründen wird eine regelmäßige Anpassung des Kennworts empfohlen.

==== Kontaktformular ====

[[Image:RIS-Web_Kontaktformular.png|miniatur|Persönlicher Bereich - Kontaktformular]]

Das Kontaktformular bietet die Möglichkeit, mit dem Administrator in Verbindung zu treten und Anfragen an eine zentral hinterlegte E-Mail-Adresse zu versenden. Die Anmeldedaten werden dem Nutzerkonto entnommen. Es wird empfohlen, eine Kopie der Anfrage an die eigene E-Mail-Adresse zu versenden.

Der Betreff der Anfrage kann durch eine Auswahl festgelegt werden.

Die Konfiguration des Kontaktformulars ist in der Administration im Seitenbaum am entsprechenden Modul des Menüpunktes möglich.

=== Sitzungskalender ===

[[Image:RIS-Web_Sitzungskalender.png|miniatur|Sitzungskalender]]

Im Sitzungskalender werden abhängig vom Öffentlichkeitsbereich und der jeweiligen Rechte des Nutzers aktuelle, zukünftige und vergangene Sitzungstermine angezeigt.
Dabei kann zwischen einer Monats-, Wochen- und Tagesansicht gewählt werden. Zudem können die Sitzungen eines bestimmten (vergangenen oder zukünftigen) Jahres und Monats dargestellt werden.

Kalendereinträge werden farblich hervorgehoben. Die Farbe und Darstellung kann im [[BürgerPLUS Ratsinformation - Administration Version 2.3#Reiter_Kalender|Administrationsbereich]] geändert werden.

Die Sitzungstermine können für die weitere Nutzung über die Schaltfläche ''Kalender Download'' als Datei im ics-Format exportiert werden. Eine automatische Aktualisierung des Sitzungskalenders ist nur gegeben, wenn der Kalender über die URL z.B. in einem E-Mail-Client eingebunden wird.

Durch die Pfeiltasten kann vor und zurück navigiert werden. Je nach gewählter Ansicht, kann in Monats-, Wochen- oder Tagesschritten navigiert werden. Mit den doppelten Pfeiltasten können Sitzungen in darauffolgenden oder vergangenen Jahren angewählt werden.

=== Sitzungstermine ===

[[Image:RIS-Web_Sitzungstermine.png|miniatur|Sitzungstermine]]

[[Image:RIS-Web_Sitzung_Detail.png|miniatur|Details zur Sitzung]]

Die Darstellung für aktuelle Sitzungstermine und archivierte Sitzungstermine wird im Backend in der Modulvorlage oder im Seitenbaum am entsprechenden Modul des Menüpunktes konfiguriert. Der Datenimport erfolgt über das REGISAFE. So wie die Daten eingegeben wurden, werden sie auch ausgegeben.

Alle Sitzungstermine eines Jahres werden geordnet vom aktuellstem Datum zu zukünftigen Daten in einer Liste ausgegeben.

==== Sitzung im Detail ====

Die Detailansicht der Sitzungstermine enthält entsprechende Informationen zu der Sitzung selbst (Bsp.: Zeit, Sitzungsort/-raum, Telefonnumer und/oder E-Mail-Adresse des Gremiums) sowie Sitzungsdokumente, Tagesordnung, Teilnehmer und Notizen.

Wird ein Tagesordnungspunkt (TOP) mit dem RIS-Bereich "öffentlich" und "nicht öffentlich" exportiert, ist der nicht-öffentliche Text des TOP ausschließlich sichtbar für
* Teilnehmer der Sitzung,
* Nutzer mit zusätzlichem Zugriff auf die Sitzung und
* Administratoren.
Voraussetzung für die Sichtbarkeit ist die Anmeldung im RIS-Web.

Alle anderen angemeldeten Nutzer sehen den öffentlichen Text des TOP.

Diese Änderung hat keine Auswirkung auf die Sichtbarkeit im öffentlichen Bereich.

Ist der Nutzer angemeldet, hat er die Möglichkeit, Notizen an die Sitzungen anzuhängen.

Alle sichtbaren Dokumente können Sie als Sitzungsmappe oder als zusammhängendes PDF-Dokument herunterladen. Bei einem zusammenhängenden PDF wird ein dynamisches Inhaltsverzeichnis für alle Einträge wie Tagesordnungspunkte, Drucksachen, Anlagen etc. erzeugt. Zusätzlich wird für jeden Tagesordnungspunkt, der eine Drucksache enthält, ein Deckblatt mit TOP-Nummerierung eingefügt. Die erste Seite des PDFs ist ein Deckblatt mit dem Sitzungstitel.

Die Größe der einzelnen Dokumente werden bei einem Mouse-Over als Tooltip angezeigt. Bei der Sitzungsmappe und dem Gesamtdokument erfolgt lediglich die Angabe einer Mindestgröße, da ein genauer Wert im Vorfeld nicht ermittelt werden kann.

'''Hinweis:''' Damit keine Dokumente, die in Regisafe denselben Dateinamen tragen, nach dem Import "Verschwinden", finden vom System folgende Anpassungen statt:

* Der Dateiname enthält die ArtID als Präfix, z. B. Vorlage oder Beschluss, um das Wiederauffinden zu erleichtern.
* Anlagen erhalten eine interne, eindeutige ID sowie die ArtID des Hauptdokuments, um die Zuordnung zum Hauptdokument zu erleichtern
* Der Dateiname wird anhand des "Titel-Texts" des Schriftstücks gebildet und mit der Dateiendung ".pdf" versehen. Handelt es sich nicht um eine PDF-Datei, wird versucht, diese in eine PDF-Datei zu konvertieren (derzeit nur Bilddateien). Schlägt dies fehl, wird der entsprechende Dateityp (z. B. .doc, .ppt, .xls) angefügt.

==== Sitzungstermine (Archiv) ====

[[Image:RIS-Web_Sitzungsarchiv.png|miniatur|Sitzungstermine (Archiv)]]

Sitzungstermine werden einen Tag nach der Sitzung archiviert. Das Archiv beinhaltet alle in der Vergangenheit liegenden Termine. Die Ausgabe erfolgt in einer Listenansicht von neu zu alt geordnet.

=== Gremien ===

[[Image:RIS-Web_Gremien.png|miniatur|Gremien]]

[[Image:RIS-Web_Gremium_Detail.png|miniatur|Details zum Gremium]]

Personen die in Ausschüssen/Räten tätig sind, werden unter dem Punkt „Gremien“ angezeigt. Ausgegeben werden ein(e) Vorsitzende(r), die zum Gremium gehörenden Gemeinderätinnen und Gemeinderäte, sowie deren jeweilige Vertreter.

Optional kann die Funktion der Gremienmitglieder eingeblendet werden. Angemeldete Nutzer sehen ausschließlich Sitzungen ihres Gremiums/ihrer Gremien.

Zukünftige Sitzungen können abgerufen und auf vergangene Sitzungen zurückgeblickt werden.

Aufgrund des Verzichts auf die Rechteprüfung kann ein Nutzer eine Sitzung sehen, so darf er auch wissen, welches Gremium diese Sitzung abhält. Bisher konnte es passieren, dass ein Nutzer unter Umständen bestimmte Sitzungen eines Gremiums zwar sehen konnte, aber nicht welches Gremium diese Sitzung abhält.

=== Personen ===

[[Image:Ratsinformation-Personen_neu.jpg|miniatur|Personen]]

Die Sortierung der Ausgabe von Personen kann geändert werden. Standardmäßig werden sie alphabetisch nach den Nachnamen geordnet. Die Angaben zu den Personen werden aus REGISAFE importiert und können entsprechend angelegt oder importiert werden.

Jeder Person kann ein Foto zugeordnet werden. Es werden die Bilddaten aus der Benutzerverwaltung verwendet.

Mit Klick auf eine Person gelangt der Nutzer zur Detailansicht mit weiteren Informationen. Hierzu zählen Angaben wie Name, Adresse, Gremien, Fraktionen, Parteien und Vertreter für Gremiumsmitglieder. Zu jeder Person werden weiterhin eine Karte zur Standortbestimmung sowie eine virtuelle Visitenkarte ausgegeben.

Es ist möglich die Ausgabe des Vertreters zu unterbinden. Sollen zusätzliche Funktionen ausgegeben werden, erscheinen diese ab sofort auch in der Personenliste unter dem jeweiligen Namen.

=== Fraktionen ===

[[Image:RIS-Web_Fraktionen.png|miniatur|Fraktionen]]

Alle im REGISAFE hinterlegten Fraktionen werden aufgelistet.

Bei Auswahl einer Fraktion öffnet sich die Detailansicht mit Informationen zu Adresse und Mitgliedern der jeweiligen Fraktion. Zu jeder Fraktion werden eine Karte zur Standortbestimmung sowie eine virtuelle Visitenkarte ausgegeben. Dies kann vom Administrator deaktiviert werden.

=== Parteien ===

[[Image:Ratsinformation-Parteien.jpg|miniatur|Parteien]]

Alle im REGISAFE hinterlegten Parteien werden aufgelistet.

Bei Auswahl einer Partei öffnet sich die Detailansicht mit Informationen zu Adresse und Mitgliedern der jeweiligen Partei. Zu jeder Partei werden eine Karte zur Standortbestimmung sowie eine virtuelle Visitenkarte ausgegeben. Dies kann vom Administrator deaktiviert werden.

=== Dokumente ===

[[Image:RIS-Web_Dokumente.png|miniatur|Dokumente]]

Schriftstücke werden geordnet nach Dokumenttypen ausgegeben. Die Sortierung der Dokumente erfolgt nach dem letzten Änderungsdatum.
Die Möglichkeiten zur Darstellung können im Einzelnen in der
[[BürgerPLUS_Ratsinformation_-_Administration_Version_2.3#Reiter_Schriftstücke|Administration]] festgelegt werden.

Die verschiedenen Dokumenttypen bekommen verschiedene Icons zugewiesen. Deren Bezeichnung wird im Tooltip angezeigt. Die Anzeige der Icons kann durch den Administrator konfiguriert werden.

'''Beispiele für Dokumenttypen'''

<table border="0" cellpadding="2">
<tr><td>[[Datei:Default.png]]</td><td>Vorlage, Sitzungstagesordnung, Einladungen, Niederschrift</td></tr>
<tr><td>[[Datei:Anlage.png]]</td><td>Anlage</td></tr>
<tr><td>[[Datei:Sitzungsbeschluss.png]]</td><td>Beschluss</td></tr>
<tr><td>[[Datei:Sitzungsniederschriftsauszug.png]]</td><td>Niederschriftsauszug</td></tr>
</table>

=== Zusätzliche Dokumente ===

Festgelegte Dokumente können hier zusätzlich angezeigt werden. Die Konfiguration ist im [[BürgerPLUS_Ratsinformation_-_Administration_Version_2.3#Reiter_Schriftst.C3.BCcke|Administrationsbereich]] möglich.

=== Suche ===

[[Image:RIS-Web_erweiterte_Suche.png|miniatur|Suche mit erweiterten Suchoptionen]]

Die Suche wird im Backend in der [[BürgerPLUS_Ratsinformation_-_Administration_Version_2.3#Reiter_Suche|Modulvorlage]] oder im Seitenbaum am entsprechenden Modul des Menüpunktes konfiguriert. Das Suchformular wird durch Aktivieren der Funktion "Suchformular anbieten" angeboten. Es kann gewählt werden zwischen der einfachen Suche und der erweiterten Suche. Zudem kann eingestellt werden ob bei Auswahl der erweiterten Suche, die erweiterten Suchoptionen aufgeklappt sein sollen.

Einzelne Suchbereiche können festgelegt werden. Die Auswahl erfolgt zwischen:

* Adressen
* Fraktionen
* Parteien
* Gremien
* Personen
* Schriftstücke
* Sitzung
* Tagesordnungspunkte

==== Formularelemente der Erweiterten Suche ====

Die Suche nach Gremien und Schriftstückarten bietet erweiterte Auswahlmöglichkeiten. Im Administrationsbereich kann eingestellt werden, ob die Suche zugelassen wird und für welche Bereiche sie gilt. Unter Gremien werden die Ausschüsse angezeigt, welche importiert wurden. Die Auswahlmöglichkeiten unter Schriftstücke geben an, nach welchen Arten von Schriftstücken gesucht werden kann.

Suchergebnisse werden unterhalb der Zusammenfassung der Suchparameter angezeigt.

=== Passwort zurücksetzen ===

[[Image:Ratsinformation_Passwort_zuruecksetzen.jpeg|miniatur|Passwort zurücksetzen]]

Die Login-Daten jedes Nutzers bestehen aus einem Passwort und einer eindeutigen E-Mail-Adresse. Die Identifikation zum Zurücksetzen des Passwortes erfolgt über die Eintragung der E-Mail-Adresse und die Eingabe eines automatisch, bei jedem Aufruf neu generierten Captcha-Code. Es ist möglich, einzelne Nutzergruppen von der Änderung des Passworts auszuschließen.

Um das Passwort zurückzusetzen, sind folgende Schritte durchzuführen:

* Eingabe der Daten in die vorgegebenen Formularfelder.
* Nach Absenden der Daten erhält der Nutzer eine E-Mail mit einem Bestätigungslink, welcher anzuklicken oder in einen Browser zu kopieren ist.
* Im Browser öffnet sich eine Eingabemaske, in der ein neues Passwort eingetragen werden muss.
* Dieses neue Passwort ist im Anschluss noch einmal zu bestätigen.

Das Zurücksetzen des Passworts ist nur bei eineindeutig im System hinterlegten E-Mail-Adressen möglich. Ist bei mehreren
Nutzern eine identische E-Mail-Adresse (z.B. als Funktionspostfach wie info@...) hinterlegt, ist das Zurücksetzen nur durch den
Administrator möglich.

Die Anforderungen für Passwörter befinden sich im Persönlichen Bereich unter [[#Mein Passwort|Mein Passwort]].

=== Hilfe ===

zur Dokumentation des REGISAFE-Modul BürgerPlus Ratsinformation finden Sie Hilfe in der Wiki des GeoCMS in den Artikeln:

* [[Ratsinformationssystem - Administration Version 2.5|BürgerPLUS Ratsinformation Administration]]

* [[Ratsinformationssystem - Oberflächendokumentation Version 2.5|BürgerPLUS Ratsinformation Oberflächendokumentation]]

== Loginmaske ==

[[Image:RIS-Web_Loginmaske.png|miniatur|Loginmaske - Anmeldung Persönlicher Bereich]]

Die durch den Administrator bereit gestellten Login-Daten autorisieren einen Nutzer zum Betreten des geschützten Bereichs. Dieser ist Gremiumsmitgliedern und sonstigen Sitzungsteilnehmern vorbehalten. Die Login-Daten bestehen aus einem Nutzernamen und einem Passwort. Das Passwort kann nach dem Login [[#Mein Passwort|geändert]] oder [[#Passwort zurücksetzen|zurückgesetzt]] werden. Voraussetzung hierfür ist das Vorhandensein einer gültigen und im System hinterlegten E-Mail-Adresse. Die E-Mail-Adresse darf nur an einem Nutzer hinterlegt sein. Teilen sich mehrere Nutzer eine E-Mail-Adresse, z.B. als Funktionspostfach ähnlich <nowiki>"info@mustergemeinde.de"</nowiki>, wird im Sinne des Datenschutzes kein Passwort versandt.

Wurde ein Benutzername oder Kennwort mehrfach falsch eingegeben, wird der Nutzer für einen bestimmten Zeitraum gesperrt.

Bei Inaktivität wird der Nutzer automatisch nach 20 Minuten vom System abgemeldet.

== Inhaltsbereich ==

Der Inhaltsbereich ändert sich je nach gewähltem Menüpunkt. Wird dann beispielsweise der Punkt „Gremien“ ausgewählt, erscheinen im Inhaltsbereich die Ausschüsse/Räte. Mit dem Aufrufen der Seite wird standardmäßig der Sitzungskalender angezeigt.

== Fußzeile ==

[[Image:Ratsinformation_Fusszeile.jpeg|miniatur|Ratsinformation Fußzeile]]

Die Herstellerhinweise in der Fußzeile sind standardisiert und verlinken auf die jeweiligen Internetseiten der Kooperationspartner. Sie können grafisch und textlich ergänzt werden. Die Einbindung erfolgt über das Template.

= Mandatsträgermodus/MandatsträgerApp =

Zusätzlich zum REGISAFE-Modul '''BürgerPLUS Ratsinformation''' kann der Mandatsträgermodus inklusive der MandatsträgerApp für die Ausgabe genutzt werden.

Die wesentlichen Elemente der Navigation stehen in der Menüleiste im linken Seitenbereich der App zur Verfügung.

* [[#Start|Start]]
* [[#Sitzungen vorbereiten|Sitzungen vorbereiten]]
* [[#Während der Sitzungen|Während der Sitzungen]]
* [[#Sitzungen nachbereiten|Sitzungen nachbereiten]]
* [[#Alle Sitzungen|Alle Sitzungen]]
* [[#Sonstige Dokumente|Sonstige Dokumente]]
* [[#Einstellungen|Einstellungen]]
* [[#Hilfe|Hilfe]]

'''Hinweis'''

Die Inhalte des Ratsinformationssystems werden über einen Webcontainer innerhalb eines nativen Rahmens angezeigt.

== Login ==

[[Image:MandatstraegerApp_Anmeldung.png|miniatur|hochkant|Android - Loginbereich]]

Um sich am System anzumelden, müssen die Systemkennung (''kunde'') sowie der Benutzername und Passwort (dieselben Anmeldedaten wie auch im RIS-Web) eingegeben werden. Die Systemkennung ist stets notwendig, um eine Verbindung zu einem konkreten Ratsinformationssystem aufzunehmen. Mit den Login-Daten kann der Nutzer auf den Persönlichen Bereich zugreifen.
Ohne hinterlegte Login-Daten ist nur ein Zugriff als Gast auf den öffentlichen Bereich möglich.

Die MandatsträgerApp steht zur Verfügung für die Betriebssysteme:

* Android ([https://play.google.com/store/apps/details?id=de.brainSCC.app.mandatstraeger&hl=de|App herunterladen])
* iOS ([https://itunes.apple.com/de/app/mandatstragerapp/id1015321652?mt=8|App herunterladen)]

== Start ==

[[Image:MandatstraegerApp_Startansicht.png|miniatur|hochkant|Android - Startbildschirm (Homescreen)]]

In der Startansicht werden die als Favorit markierten Sitzungen und Schriftstücke, sowie die jeweils letzten fünf betrachteten Sitzungen und Schriftstücke aufgelistet.

Wenn Sie die "Aufzeichnung von Nutzeraktionen" aktivieren, werden auf der Startseite ihre zuletzt betrachteten Sitzungen und Drucksachen angezeigt, sowie ihre Kommentare.

== Sitzungen vorbereiten ==

[[Image:MandatstraegerApp_Sitzung_vorb.png|miniatur|hochkant|Android - Menüpunkt Sitzung vorbereiten mit aufgeklapptem Menü]]

Hier erfolgt die Anzeige der Sitzungen, an denen der gerade angemeldete Nutzer Teilnehmer ist und deren Startzeitpunkt direkt bevorsteht (15 Minuten vor Beginn).
Mandatsträger können hier die vorbehaltliche Zusage oder Absage Ihrer Teilnahme mitteilen. Eine Änderung ist bis 15 Minuten vor Sitzungsbeginn möglich.

Folgende Filtermöglichkeiten stehen für die Auflistung der Sitzungen zur Verfügung:

* Aktuell: alle Sitzungen in dieser Woche, die noch nicht begonnen haben
* Demnächst: alle noch nicht begonnenen Sitzungen von jetzt bis n-Wochen in die Zukunft (kann in den persönlichen [[#Einstellungen|Einstellungen]] festgelegt werden, Standardwert: 4 Wochen)
* Alle: alle zukünftig stattfindenden Sitzungen

== Sitzungsteilnahme ==

Der Punkt "Sitzungsteilnahme" listet alle gerade stattfindenden Sitzungen auf und ermöglicht die Einsichtnahme der Tagesordnungspunkte, Schriftstücke, Kommentare und Notizen der selektierten Sitzung.

15 Minuten vor Beginn einer Sitzung wird diese im Punkt "Sitzungsteilnahme" angezeigt.

Die verbindliche Zusage erfolgt in der Sitzungsteilnahme mit Klick auf den Button "Sitzung jetzt beginnen". Die Liste aller Teilnehmer kann im Vorfeld und Nachgang der Sitzung im [[BürgerPLUS_Ratsinformation_-_Administration_Version_2.3#Teilnahme|Administrationsbereich]] generiert werden.

Nach der Bestätigung der Sitzungsteilnahme können die Sitzungsvorbereitung, die Tagesordnung inklusive aller Dokumente sowie eventuelle Notizen der Sitzung eingesehen werden (siehe Abb. Ansicht der Sitzung nach Bestätigung der Teilnahme).

[[Datei:MandatstraegerApp_Sitzungsteilnahme.png|miniatur|Ansicht der Sitzung nach Bestätigung der Teilnahme]]

Unterhalb des Punktes "Tagesordnung" kann nach Aufruf eines Tagesordnungspunktes die mit diesem TOP verknüpften Schriftstücke angezeigt werden. Abhängig von der Größe des Schriftstückes kommt es beim erstmaligen Aufruf zu einer geringen Verzögerung. Innerhalb des gewählten Schriftstückes können eventuell hinterlegte Kommentare eingesehen werden. Mit Klick auf einen Kommentar springt das Dokument auf die entsprechende Seite und hebt die Anmerkung hervor. Es können auch weitere Anmerkungen im geöffneten Dokument hinzugefügt werden (s. [[#Sitzungsdokument|Kommentare im Sitzungsdokument]]).

[[Datei:MandatstraegerApp_Sitzungsteilnahme_TOP.png|miniatur|Dokumentenviewer während der Sitzungsteilnahme]]

== Sitzungen nachbereiten ==

[[Image:MandatstraegerApp_Sitzung_nachb.png|miniatur|hochkant|Android - Menüpunkt Sitzung nachbereiten mit aufgeklapptem Menü]]

Folgende Filtermöglichkeiten stehen für die Auflistung der Sitzungen zur Verfügung:

* Aktuell: alle Sitzungen in dieser Woche, die bereits beendet sind
* Kürzlich: alle beendeten Sitzungen ab jetzt bis n-Wochen in die Vergangenheit (kann in den persönlichen [[#Einstellungen|Einstellungen]] festgelegt werden, Standardwert: 4 Wochen)
* Alle: alle vergangenen Sitzungen

== Alle Sitzungen ==

[[Image:MandatstraegerApp_alleSitzungen.png|miniatur|hochkant|Android - Menüpunkt Alle Sitzungen mit aufgeklapptem Menü]]

Folgende Filtermöglichkeiten stehen für die Auflistung der Sitzungen zur Verfügung:

* Aktuell: Alle in dieser Woche stattfindenden oder stattgefundenen Sitzungen
* Vergangene: Alle vergangene Sitzungen bis diese Woche
* Zukünftige: Alle zukünftigen Sitzungen ab nächster Woche
* Alle: alle vergangenen und zukünftigen Sitzungen

Eine Sitzung wird mit ihrem Datum, Uhrzeit und Titel angezeigt. Hier erscheinen zudem die entsprechenden Icons für Favorit, Anlagen und Sitzungsteilnehmer - falls für diese Sitzung zutreffend.

[[Image:MandatstraegerApp_Sitzung_Detail.png|miniatur|hochkant|Android - Beispiel für eine Sitzung im Detail mit aufgeklapptem Menü]]

=== Sitzung im Detail ===

Alle Dokumente, die zu einer Sitzung gehören, können, als eine PDF-Datei zusammengefasst, heruntergeladen werden.

Zur Sitzung können die jeweiligen Tagesordnungspunkte (mit den entsprechenden Dokumenten und Anlagen), die Schriftstücke bzw. Sitzungsdokumente, die Notizen sowie die Teilnehmer aufgelistet werden.

Die Sitzung kann über den Stern-Icon im linken Menü der App als Favorit markiert werden. Daraufhin wird diese in der Startansicht angezeigt werden. Mit dem Pfeil nach links gelangt der Nutzer wieder zurück zur Auflistung der Sitzungen.

Im Sitzungsdetail kann eine vorbehaltliche Zusage oder Absage getätigt werden, sofern die Sitzung noch nicht begonnen hat (bis 15 Minuten vor Beginn).

=== Sitzungsdokument ===

Um einen Text(abschnitt) innerhalb eines Dokumentes zu kommentieren oder Anmerkungen zu machen, können Sie verschiedene Funktionen nutzen. Über die Symbole in der oberen Leiste des PDF-Viewers können Sie Freihandnotizen machen, Textfelder erstellen und Zeichnungen im Dokument anfertigen. Anmerkungen können Sie über das "Papierkorb"-Symbol löschen. Über die Zoom-Symbole können Sie beliebig rein- und rauszoomen, stufenweise zoomen oder auf die volle Dokumenthöhe oder Dokumentbreite. Auf Geräten mit Touch-Eingabe werden zusätzlich "Pinch-to-Zoom"-Gesten unterstützt.
Alternativ können Sie die Kommentarfunktion in der rechten Seitenleiste nutzen. Wenn Kommentare gelöscht werden, werden auch alle Antworten zum Kommentar gelöscht.

Über die Suche können Sie Dokumentinhalte durchsuchen.

Beim Lesen jeder PDF-Datei wird automatisch der Lesefortschritt des Nutzers aufgezeichnet. Um ein Dokument manuell als "gelesen" zu markieren, kann es über den Icon mit der Brille im linken Menü als 100 % gelesen markiert werden. Anschließend wird der gesamte Lesefortschritt aller Sitzungsdokumente aktualisiert.

== Sonstige Dokumente ==

[[Image:MandatstraegerApp_Dokumente.png|miniatur|hochkant|Android - Menüpunkt Meine Dokumente]]

Im Menü "Sonstige Dokumente" finden Sie Dateien, die nach verschiedenen Themen kategorisert sind.

== Einstellungen ==

=== Profildaten ===

[[Image:MandatstraegerApp_Profildaten.png|miniatur|hochkant|Android - Menüpunkt Einstellungen - Profildaten]]

Die Aufzeichnung von Nutzeraktionen wird aktiviert, wenn in der Startansicht der MandatsträgerApp die zuletzt betrachteten Sitzungen und Schriftstücke aufgelistet werden sollen.

Ebenfalls kann der Zeitrahmen angegeben werden, der für den Sitzungsfilter "Demnächst" unterhalb des Menüpunktes "[[#Sitzungen vorbereiten|Vorbereitung]]" verwendet werden soll. Die Auswahl erfolgt anhand einer Drop-Down-Liste. Die Spanne beträgt eine bis zwölf Wochen.

Es kann der Zeitrahmen angegeben werden, der für den Sitzungsfilter "Kürzlich" unterhalb des Menüpunktes "[[#Sitzungen nachbereiten|Nachbereitung]]" verwendet werden soll. Die Auswahl erfolgt anhand einer Drop-Down-Liste. Die Spanne beträgt eine bis zwölf Wochen.

Aus einer Liste von Motiven kann ein Hintergrundbild für den Mandatsträgermodus bzw. die -App festgelegt werden.

Der Informationsdienst wird aktiviert, wenn der angemeldete Nutzer mit einer E-Mail informiert werden soll, sobald eine Änderung an einer bestimmten Sitzung erfolgt. Nachfolgend kann die Auswahl erfolgen, zu welcher Sitzung E-Mails versandt werden sollen. Sollen dies Sitzungen mit dem Status "In Planung", "Planung abgeschlossen", "Vorbereitung abgeschlossen", "Protokoll abgeschlossen", "Niederschrift abgeschlossen" und/oder "Sitzung abgeschlossen" sein?

=== Passwort ===

Sofern die PDF-Verschlüsselung vom Admin aktiviert wurde, kann jeder Nutzer unter diesem Punkt ein eigenes, persönliches Passwort festlegen, welches für die Verschlüsselung von PDF-Dokumenten genutzt wird.

[[Image:MandatstraegerApp_Passwort.png|miniatur|hochkant|Android - Menüpunkt Einstellungen - Passwort]]

== Hilfe ==

=== Hilfethemen ===

[[Image:MandatstraegerApp_Hilfe.png|miniatur|hochkant|Android - Menüpunkt Hilfe]]

Hier können Hilfevideos eingesehen werden, die die Bedienung des Mandatsträgermodus vorführen. Sie haben jeweils eine Dauer von ein bis zwei Minuten.

Zudem erfolgt die Erklärung der verwendeten Symbole bzw. Icons.

=== Datenschutzhinweise ===

Hier werden alle datenschutzrechtlichen Hinweise aufgeführt.

=== Über ===

Unter diesem Punkt erfolgt die Angabe der Versionsinformationen, der verwendeten Bibliotheken und Lizenzen.

= Siehe auch =

* [[Ratsinformationssystem - Oberflächendokumentation Version 2.5| Oberflächendokumentation 2.5]]
* Hilfevideos in der Mandatsträgeransicht/-app

Ratsinformationssystem - Administration Version 2.5

2018-05-16T05:54:49Z

Sbartnitzek:

Dieser Artikel beschreibt den Administrationsbereich des Ratsinformationssystems in der Version 2.5 (REGISAFE ab Version 4.5).

Um in den Administrationsbereich zu wechseln, schreiben Sie an das Ende Ihrer URL den Zusatz "'''/admin'''". Beispiel: https://ris.geocms.com/brain2/admin/

= Einführung =

[[Image:Ratsinformation-Zusammenspiel.PNG|miniatur|Wie kommen die Daten vom REGISAFE ins Web?]]

[[Image:01_V2-3GeoCMS-Modul Ratsinformation.png|miniatur|GeoCMS - Modul Ratsinformation]]

Zusammenspiel von REGISAFE (Dokumenten Management System / DMS ) und Ratsinformationenssystem (Modul im Content Management System / CMS):

REGISAFE stellt die Daten zur Verfügung, welche über das Ratsinformationenssystem ausgegeben werden. Die Nutzerkonten, Berechtigungen und Inhalte werden aus REGISAFE importiert. Einstellungen, die direkt im Ratsinformationssystem vorgenommen werden, werden bei jedem Import überschrieben.

= Ausgabe =

-> Informationen zur [[Ratsinformationssystem - Ausgabe Version 2.5|Web-Ausgabe des Moduls Ratsinformationssystem Version 2.5]]

=Zugriffsrechte=
Je nach Rolle, kann ein Nutzer im Administrationsbereich unterschiedliche Zugriffsrechte besitzen.

'''Rollen mit absteigenden Zugriffsrechten:'''

* Superuser
** Rechte: alle
* Administrator
**Rechte: Benutzerinformationen, Installation, Benutzerverwaltung, Seitenbaum, Ratsinformationen, Syslogs
* Web-Admin des Kunden
** Rechte: Benutzerinformationen, Benutzerverwaltung, Seitenbaum, Ratsinformationen
* Gremiumsmitglieder und sonstige Sitzungsteilnehmer
** Rechte: Benutzerinformationen

= Benutzerverwaltung =

[[Image:02_V2-3Ratsinformation-Benutzerverwaltung-Details.png|miniatur|Detailansicht Benutzer]]

Die Nutzerkonten und Berechtigungen werden aus REGISAFE importiert. Rechte importierter Nutzer dürfen nicht angepasst werden, da diese bei jedem Import überschrieben werden. Lediglich den Benutzernamen, das Passwort und das Bild des Benutzers können Administratoren bei Bedarf ändern.

Die Nutzerkonten sind entsprechend ihrer Rollen und Zugriffsrechte in Gruppen zugeordnet. Die Zuordnung darf nicht geändert werden, da die Verteilung an Hand der Daten im REGISAFE erfolgt. Die Gruppen werden als Baumstruktur angezeigt.

[[Image:03_V2-3Benutzergruppen.png|miniatur|neue Benutzergruppen]]

Zur Erleichterung der Rechteverwaltung der Benutzer und zur gezielteren Rechtevergabe, stehen in der Benutzerverwaltung zusätzlich zwei Gruppen zur Verfügung:
* RIS - alle importiert (enthält alle über die RIS-Schnittstelle importierten Nutzer)
* RIS - ohne Verteiler (RIS-Nutzer, die keinem Gremium angehören, also Nutzer, die importiert wurden, aber keine Rechte besitzen sollen)
'''Hinweis:''' Vergeben Sie keine Rechte im CMS-Backend ohne Abstimmung mit dem RIS-Support. Die Rechteverwaltung erfolgt bis auf wenige Ausnahmen (Newsmodul und ggf. Hilfeseiten) ausschließlich im DMS, um eventuelle Zugriffe nicht autorisierter Personen auf bestimmte Bereiche und Funktionen steuern zu können.

Der '''Status des Nutzerkontos''' wird farblich gekennzeichnet. Aktive Nutzer sind mit einem '''grünen''' Symbol gekennzeichnet. Nutzer, die beispielsweise ein neues Passwort angefordert oder sich noch nicht im System angemeldet haben, werden mit einem '''orangen''' Symbol markiert.

Die E-Mail-Adresse wird aus der Benutzerverwaltung entfernt, wenn keine gültige E-Mail-Adresse exportiert wurde. Als Beispiele für ungültige Adressen sind zu nennen:
* Intern: Vorname Nachname
* vorname.nachname[at]kommune.de
* vorname.nachname@kommune

Wichtige Inhalte des Benutzerkontos (Benutzer bearbeiten):

* Benutzer
:* Benutzername (Login-Kennung des Nutzers; Generiert aus der REGISAFE-XML)
:* Passwort (verschlüsselt)
:* Redaktionsbereich-Anmeldung erlauben (Backend-Zugriff für den Nutzer aktivieren/deaktivieren)
* Persönliche Angaben (werden aus der REGISAFE-XML übermittelt, außer das Profilbild)
:* Profilbild (eine lokale Datei auswählbar)

Wenn (neue) Nutzer ein Passwort vergeben, muss dieses folgende Mindestanforderungen erfüllen:
* mind. 8 Zeichen,
* mind. 1 Sonderzeichen,
* mind. 1 Großbuchstabe und
* 1 Kleinbuchstabe

[[Image:RIS_Switch-to-User.JPG|miniatur|Switch-To-User]]
Pro Nutzer kann ein Profilbild hinzugefügt werden. Diese Funktion ist unabhängig von REGISAFE, so dass das Hochladen direkt im Administrationsbereich vom Ratsinformationssystem erfolgen muss. Die Ausgabe erfolgt in der Personenliste und in der Detailansicht der Person.

Um bei einem Nutzer auftretende Fehler besser und schneller überprüfen zu können, wurde die Funktion "'''Switch-to-User'''" für den web-Admin aktiviert. Ohne das Passwort des jeweiligen Nutzers kennen zu müssen, können Administratoren damit die Rolle und Rechte des Nutzers übernehmen und den gemeldeten Fehler sichten. Wechselt ein Administator in die Rolle eines Nutzers wird dies in der Syslog vermerkt.

= Seitenbaum =

Im Seitenbaum wird die Navigation definiert. Bei der Installation wird eine Standard-Navigation vorgegeben, die gemeinsam mit dem Kunden angepasst werden kann.

== Standardelemente der Navigation des Seitenbaums ==
* Persönlicher Bereich
** Mandatsträgermodus
** Kontaktformular
* Sitzungskalender
* Sitzungstermine
**Sitzungstermine (Archiv)
* Gremien
* Personen
* Fraktionen
* Dokumente
* Suche
* Passwort zurücksetzen
* Hilfe
* Datenschutzerklärung
* Impressum
* Abmelden

== Anlegen und Bearbeiten von Menüpunkten ==

[[Image:04_V2-3Ratsinformation Administration Anlegen von Menüpunkten.png|miniatur|Anlegen und Bearbeiten von Menüpunkten]]

Administratoren stehen folgende Funktionen zur Bearbeitung des Seitenbaums zur Verfügung:

* Anzeigen (zeigt den Menüpunkt im Portal an)
* Bearbeiten (öffnet die Bearbeitungsmaske, um einen Menüpunkt editieren zu können)
* Hinzufügen (fügt eine Unterseite am aktuell gewählten Menüpunkt ein)
* Umbenennen (ändert den Menütitel jedoch nicht den Alias)
* Rechte setzen (die Sichtbarkeit und Bearbeitungsmöglichkeiten können über die Rechte gesteuert werden)
* Seitencache löschen (entfernt alle bisher aufgerufenen Versionen der entsprechenden Webseite)
* Ausschneiden (der Menüpunkt wird vom aktuellen Knoten ausgeschnitten und kann an einem anderen Knotenpunkt eingefügt werden)
* Kopieren (der Menüpunkt wird dupliziert und kann an einem anderen Knotenpunkt eingefügt werden)
* Einfügen (zuvor ausgeschnittene oder kopierte Menüpunkte können an beliebigen anderen Knotenpunkten eingefügt werden)
* Entfernen (löscht den ausgewählten Menüpunkt)

Folgende Einstellungen müssen beim Anlegen eines neuen Menüpunktes beachtet werden:

*Reiter Menüdaten:
** Titel (Pflichtfeld)
** Alias (Pflichtfeld)

[[Image:05_V2-3Verstecker menuepunkt.png|miniatur|Anlegen eines versteckten Menüpunktes]]
[[Image:06_V2-3Verstecker menuepunkt sichtbarkeit.png|miniatur|Anlegen eines versteckten Menüpunktes beim Reiter Sichtbarkeit]]

Soll ein versteckter Menüpunkt erstellt werden, sind zusätzlich folgende Einstellungen zu übernehmen:

*Reiter Menüdaten
**Anzeigeverhalten
*** Seite bei Login anzeigen

*Reiter Sichtbarkeit
**Benutzer: RIS - alle importiert
**Rechteprüfung aktivieren

'''Wichtiger Hinweis:''' Bitte sehen Sie davon ab weitere Änderungen in den Masken vorzunehmen. Diese können weitreichende Auswirkungen auf die Außenansicht und Funktionsfähigkeit des Ratsinformationssystems haben. Wenden Sie sich bitte an das Support-Team.

'''Häufiger Fehler:''' Menüpunkte können so konfiguriert werden, dass Sie ausschließlich für Nutzer mit einem Login sichtbar sind. In der öffentlichen Ansicht stehen sie scheinbar nicht mehr zur Verfügung. Jedem Nutzer, der die URL kennt, ist es jedoch möglich die Seite auch ohne Login aufzurufen. Um dies zu verhindern genügt es nicht, das Anzeigeverhalten des Menüpunktes auf "Seite nach Login anzeigen" zu setzen. Zusätzlich muss im Reiter "Sichtbarkeit" der Besitzer auf "RIS - alle importiert" geändert und der Haken bei "Rechteprüfung aktivieren" gesetzt sein.

= Ratsinformationssystem =

Das Fachmodul "Ratsinformationssystem" ermöglicht Einsicht in die Bereiche:

* [[#Import|Import]]
* [[#Administration|Administration]]
* [[#Modulvorlagen|Modulvorlagen]]
* [[#Teilnahme|Teilnahme]]
* [[#Statistik|Statistik]]
* [[#Hilfe|Hilfe]]

== Import ==

=== letzter Import ===

[[Image:01_V2-3GeoCMS-Modul Ratsinformation.png|miniatur|Import Status]]

Unter dem Punkt "aktueller Import" wird nur der aktuellste Import angezeigt. Sonstige Importe befinden sich im Archiv.
Der Import kann automatisch starten oder durch "Importjob starten" manuell ausgelöst werden. Es besteht die Möglichkeit, Importjobs zurückzusetzen. Durch Anzeige der Logs kann das gesamte Importverfahren nachvollzogen werden. Die Anzeige der importierten Daten im XML-Format ist ebenfalls möglich.

* erweitertes Logging beim XML-Parsen
* Warnungen bei fehlendem/ungültigem RISBEREICH für Personen in Basisgremien-/Sitzungsverteiler
* Weitergabe der Warnings an den Log des Importjobs

Die verschiedenen Status eines Imports werden auch farblich gekennzeichnet:

* Grün: der Import war erfolgreich, an der Importdatei gab es Änderungen
* Orange: der Import war erfolgreich, an der Importdatei gab es keine Änderungen
* Rot: beim Import sind Fehler aufgetreten

[[Image:08_V2-3Ratsinformation-Archivierte Importe.png|miniatur|Import-Archiv]]
=== Importarchiv ===

Alle bereits vergangenen Importe befinden sich im Archiv. Sobald ein neuer aktueller Import durchgeführt wird, wird ein älterer ins Archiv verschoben. Archivierte Importe können nicht mehr zurückgesetzt werden. Die Import-Logs und die importierten Daten in einer XML-Struktur können dennoch angezeigt werden. Die Sortierung kann selbstständig vorgenommen werden, durch Klick auf den Tabellenkopf für die entsprechende Spalte, nach der geordnet werden soll. Zur vereinfachten Recherche im System steht die Suchfunktion zur Verfügung.

== Administration ==

[[Image:09_V2-3Ratsinformation-Administration.png|miniatur|Administration]]

Ermöglich Zugriff auf:

* [[#Systemkonfiguration|Systemkonfiguration]]
* [[#Verändern der Sichtbarkeit|Verändern der Sichtbarkeit]]
* [[#Rechte einsehen|Rechte einsehen]]
* [[#Notizen bearbeiten|Notizen bearbeiten]]
* [[#Nutzerkonten zurücksetzen|Nutzerkonten zurücksetzen]]
* [[#Nutzerkonten bearbeiten|Nutzerkonten bearbeiten]]
* [[#Geschützte Dokumente|Geschützte Dokumente]]
* [[#Systemlogs|Systemlogs]]

=== Systemkonfiguration ===
[[Image:10_V2-3Ratsinformation-Systemkonfiguration.png|miniatur|Administration - Systemkonfiguration]]

Die Systemkonfiguration ist Nutzern mit administrativen Berechtigungen vorbehalten (Superuser, Administrator, Web-Admin). In diesem Bereich werden systemweite Einstellungen vorgenommen.

'''Reiter der Systemkonfiguration:'''

Die Reiter sind erreichbar über den Link "ändern" (Ratsinformation > Administration > Systemkonfiguration > ändern)

* [[#Reiter Konfiguration|Reiter Konfiguration]]
* [[#Reiter Benachrichtigungen|Reiter Benachrichtigungen]]
* [[#Reiter_Schriftstücke|Reiter Schriftstücke]]
* [[#Reiter_PDF Sicherheit|Reiter PDF Sicherheit]]
* [[#Reiter Adressen|Reiter Adressen]]
* [[#Reiter Datenschutz|Reiter Datenschutz]]
* [[#Reiter Import|Reiter Import]]

==== Reiter Konfiguration ====

[[Image:11_V2-3Ratsinformation-Reiter Konfiguration.png|miniatur|Reiter Konfiguration]]

Iconset

Bei der Verwendung von Iconsets kann zwischen REGISAFE-Standard-Icons und hinterlegten Open-Source-Icons gewählt werden.
Hierdurch ändert sich zum Beispiel das Miniatur-Bild (Icon) vor den Dokumenten bzw. bei anderen Links und Funktionen.

Authentifizierung

Die Login-Kennung für die Anmeldung am System kann eingestellt werden:

* Adresskennung (REGISAFE Standard): Nachname Vorname Kommune
* E-Mail
* Titel, Vorname, Nachname

Mit dem Häckchen „''Login-Kennung darf aktualisiert werden''“ wird die automatische Änderung bestehender Nutzerkonten ermöglicht (Es muss eine Info an bestehende Nutzer per E-Mail versand werden).

CMS-Nutzerkonten basieren auf Adressfeldern mit dem Kennzeichen "öffentlich" oder "nicht öffentlich". Import der Basisgremienverteiler und Sitzungsverteiler erzeugt nun Nutzergruppen in der Benutzerverwaltung.

Bei der Einstellung: „''Zielseite für den E-Mail-Link zum initialen Setzen des Nutzer-Passworts''“ handelt es sich um ein Pflichtfeld. Die Standard-Einstellung für die Zielseite des E-Mail-Links zum initialen Setzen des Nutzer-Passworts ist die Seite "Login authentifizieren".

Mandantensystem

Es kann optional ausgewählt werden, ob Verwaltungskennungen für Mandantensysteme verwendet werden sollen.

Erweitert

Konfigurieren der URL zum Support-Web.

Einblenden von Entwicklermeldungen steuert den Umfang der Debug-Ausgaben des Ratsinformationssystems. Debug-Ausgaben sind nur für Entwicklungszwecke oder im Fehlerfall notwendig.

==== Reiter Benachrichtigungen ====

[[Image:12_V2-3Ratsinformation2b-E-Mail Versand.png|miniatur|E-Mail-Versand]]

Konfigurieren des E-Mail-Versandes und der Administrator-Benachrichtigungen.

'''E-Mail-Versand'''

Der E-Mail-Versand und das Zurücksetzen von Nutzerdaten an Gremienmitglieder werden nur aktiviert, wenn eine Admin-E-Mail des Kunden hinterlegt ist.

* ''Nutzer-Benachrichtigungs E-Mail Versand'' aktiviert -> E-Mail geht an Mandatsträger
* Ist kein Versand an Mandatsträger aktiv, werden alle E-Mails an einen Mandatsträger nun an den Admin weitergeleitet.
* Ist auch der Versand an den Admin bzw. systemweit deaktiviert, oder gab es einen Fehler beim Versenden, wird nun ein Fehler im Systemlog geschrieben.

Für den Versand im HTML-Format wurde auf Multipart-E-Mails umgestellt (ist auch für Clients lesbar, die keine HTML-E-Mail darstellen können).

'''Postfach für E-Mailversand'''

Konfiguration eines eigenen Absender-Postfachs ist möglich. E-Mail-Versand kann wahlweise im HTML-Format (Einbettung von Bilddateien) erfolgen. Dies wird statt der E-Mail-Adresse noreply@geocms.net für alle Meldungen (z.B. Importjobs) oder Passwortlinks verwendet.

Nach der Konfiguration der Einstellungen kann eine Test-E-Mail versandt werden.

Es wird empfohlen ein separates Postfach einzurichten, z.B. ris@kundendomain.de

'''Administrator-Benachrichtigungen'''

Hier kann die Betreffzeile der E-Mail-Benachrichtigungen geändert werden (nicht empfehlenswert) und mehrere E-Mail-Adressen für die Administrator-Benachrichtigungen hinterlegt werden.

'''Informationsdienst'''

Konfiguration oder Deaktivierung des Informationsdienstes:

* Festlegen des Betreffs der E-Mails des Informationsdienstes. Bei leerem Feld wird der Standard verwendet.
* Informationsdienst für festgelegte Status erzwingen (jeder Nutzer erhält Benachrichtigung über die hier selektierten Status)
* Informationsdienst für festgelegte Status verbergen (kein Nutzer erhält Benachrichtigung über die hier selektierten Status)
Wird kein Status selektiert, kann jeder Nutzer frei wählen, ob er die Benachrichtigung für den entsprechenden Status erhalten möchte.

Standard des Betreffs:

Informationsdienst BürgerPLUS Ratsinformation "##WEB_NAME##" vom ##DATUM##"

Mögliche Platzhalter:

* ##DATUM## - Datum im Format DD.MM.JJJJ HH:MM
* ##WEB_NAME## - Name der BürgerPLUS Ratsinformation Instanz
* ##MANDANT## - Name der Verwaltungskennung" name="flexml::infodienst_subject"

==== Reiter Schriftstücke ====

[[Image:13_V2-3Ratsinformation-Reiter Schriftstuecke.png|miniatur|Reiter Schriftstücke]]

Dateinamen werden nicht mehr Case-Sensitive ausgewertet (Groß-/Kleinschreibung). Dateinamen, die fälschlicherweise URL-kodiert übergeben werden, können nun ausgewertet werden. Unterstützt werden die neuen Schriftstück ArtIDs "Sitzungsunterlage" und "RISZusatzDokument".

Dateibehandlung

Die Dateibehandlung gibt an wie Dokumente, wenn sie im Web geöffnet werden, behandelt werden.

Mögliche Einstellungen:

* immer downloaden
* wenn möglich im Browser darstellen

Bezeichnung der Schriftstück ArtIDs

Den bekannten Bezeichnungen von Schriftstücken können andere Bezeichnungen zugewiesen werden. Die im Feld angegebene Bezeichnung überschreibt die Standardangabe.
Bsp.: Der „Sitzungsniederschriftsauszug“ wird „Protokollauszug“ im RIS-Web genannt.

Anzeige der Schriftstücke

Den Dokumenttypen kann zugewiesen werden, ob es sich um ein Sitzungsschriftstück (bei Reiter "Sitzungsdokumente" angezeigt) oder um ein Tagesordnungsschriftstück (be Reiter "Tagesordnung" angezeigt) handelt.

Anlagen

* Vom Hauptdokument (Anlagen werden neben dem Hauptschriftstück angezeigt; empfohlene Einstellung)

* Nur im Login-Bereich (Anlagen können nur gesehen werden, wenn man angemeldet ist, betrifft auch öffentliche TOP, d.h. Bürger können zwar das Hauptschriftstück, aber nicht die Anlage sehen)

Zusätzliche Dokumente

Die Zielseite für Zusätzliche Dokumente und die Mandantenzuordnung kann festgelegt werden.

==== Reiter PDF Sicherheit ====

[[Image:Ratsinformationssystem - PDF-Sicherheit.png|miniatur|Einstellungen zur PDF-Sicherheit]]

'''Wasserzeichen'''

Systemweit kann vom Administrator ein Wasserzeichen für alle PDF-Dateien aktiviert werden. Das Wasserzeichen kann individuell
gestaltet und hochgeladen oder aus dem RIS-Namen per Knopfdruck generiert werden.

Folgende Arten von Wasserzeichen stehen zur Verfügung:
* Stempel (Standard): Das Wasserzeichen wird über den Text gelegt. Insbesondere bei Bildern ist dies zu empfehlen. Die Lesbarkeit kann je nach Wasserzeichen ggf. eingeschränkt sein.
* Hintergrund: Das Wasserzeichen wird unter dem Text eingefügt. In PDF-Dokumenten mit Bildinhalten ist das Wasserzeichen ggf. verdeckt.

[[Image:14_V2-3PDF-Sicherheit-Wasserzeichen.png|miniatur|PDF mit Wasserzeichen und benutzer- und zeitabhängiger Fußleiste]]

Wird ein Wasserzeichen für die Dateien verwendet, erscheinen der Nutzername, ein Zeitstempel und "Erstellt am / für" mittig in der Fußzeile des Dokumentes.
Möchten Sie diesen Hinweis anzeigen, jedoch kein Wasserzeichen hinterlegen, laden Sie ein leeres PDF-Dokument im System hoch und stellen Sie es als Wasserzeichen für den Hintergrund ein.
Wasserzeichen und Fußleiste können auch im Webviewer eingefügt werden.

Zum weiteren Schutz für Dokumente, mit dem Sichtbarkeitsbereich "Login-Bereich" oder "Login-Bereich und Bürger-Bereich", können Sie einen farbigen Hintergrund einstellen.

[[Image:RIS_PDFSchutzFarbe.png|miniatur|Farbe zur PDF-Sicherheit]]

'''Verschlüsselung'''

Systemweit kann vom Administrator ein Passwort für alle Schriftstückdownloads/Sitzungsmappen aktiviert werden. Wichtig: Der Passwortschutz gilt nur für nicht öffentlich sichtbare Schriftstücke! Öffentliche Schriftstücke sind weiterhin ohne einen Passwortschutz aufrufbar. Das Passwort ist nicht nutzerspezifisch und muss allen Nutzern bekannt gegeben werden.

Mit dem Passwortschutz können folgende Berechtigungen in PDF-Dateien gesetzt werden:
* keine (nur ansehen): Nutzer können das PDF herunterladen und öffnen. Andere Aktionen, wie Drucken, Hinzufügen von Anmerkungen in einem PDF-Programm oder Zusammenfügen mit anderen Dokumenten, sind nicht möglich.
* alle Berechtigungen: Nutzer können das PDF herunterladen und öffnen. Alle anderen Aktionen, wie Drucken, Hinzufügen von Anmerkungen in einem PDF-Programm oder Zusammenfügen mit anderen Dokumenten, sind möglich.
* eigene Vorgabe: Nutzer können das PDF herunterladen und öffnen. Hier kann der Admin selber bestimmen, welche Aktionen erlaubt sind: Drucken, Hinzufügen von Anmerkungen in einem PDF-Programm oder Zusammenfügen mit anderen Dokumenten. Bitte beachten Sie: in PDF-Betrachtern (z. B. Acrobat Reader) können die Berechtigungen andere Bezeichnungen tragen.

[[Image:14_V2-3PDF-Sicherheit-Frontend.png|miniatur|PDF-Verschlüsselung im Frontend]]

Erfolgte die Aktivierung der PDF-Verschlüsselung sowie die Vergabe eines systemweiten PW durch den Admin, so kann jeder Nutzer anschließend im persönlichen Bereich der Ratsinformations-Webseite (Frontend) unterhalb des Punktes "PDF Verschlüsselung" im Reiter „Profildaten“ das Admin-PW überschreiben. Trägt der Nutzer nichts ein, gilt das Admin-PW.

==== Reiter Adressen ====

[[Image:15_V2-3Ratsinformation-Reiter Adressen.png|miniatur|Reiter Adressen]]

Konfiguration der Darstellung der Adresse:

* Adressen sind in bestimmte Blöcke unterteilt, für die jeweils eine Überschrift und eine CSS-Klasse festgelegt werden kann
* Einteilung in Adressblöcke
* Festlegung der zu verwendenden Felder je Block
* Konfiguration der Formatierung (Name in der Ausgabe, Zeilenumbruch, relevant für Listenansicht)
* Adressrendering über herkömmlichen Weg, wenn keine Adressfelddefinition hinterlegt ist
* wenn nur ein Feld definiert ist: Verwendung dieser Konfiguration

==== Reiter Datenschutz ====

[[Image:16_V2-3Ratsinformation-Reiter Datenschutz.png|miniatur|Reiter Datenschutz]]

Logging von Nutzerinteraktionen

* Logging von Schriftstückdownloads als Nachweis der „Zustellung“ von z.B. Einladungen
** optional de-/aktivierbar
** bei Download von Zip Archiven wird es als ein Log zusammengefasst

Tagesordnungspunkte

Nicht öffentliche Tagesordnungspunkte werden im Login-Bereich standardmäßig ausgeblendet, wenn der aktuell angemeldete Nutzer keine Berechtigung am Tagesordnungspunkt besitzt. Dies kann unter „Systemkonfiguration“ -> „Datenschutz“ -> „Tagesordnungspunkte“ -> „Ausgabe nicht öffentlicher TOPs im Login-Bereich ohne Berechtigung“ geändert werden.

Es kann konfiguriert werden, ob der öffentlich hinterlegte Text für Tagesordnungspunkte angezeigt werden soll, z.B. wenn der Nutzer als "befangen" eingestuft wird, oder ein eigener Text. Bei Letzterem erscheint ein Freitextfeld.

==== Reiter Import ====

[[Image:Ratsinformation-Reiter_Import.PNG|miniatur|Reiter Import]]

Schnittstelle

Das Dateiformat für die Schnittstelle kann konfiguriert werden (Standard: KommunalPLUS Ratsinformation).

Quelle

Das Quell-Verzeichnis gibt den Pfad der zu importierenden Daten an.

Autoimport

* Service URL der Server Warteschlange

* Systemerkennung in der Server Warteschlange

=== Veränderung der Sichtbarkeit ===

Übersicht aller Sitzungen und Schriftstücke im System mit Veröffentlichungsbereich. Ermöglicht das Offline-Setzen eines einzelnen Datensatzes.

[[Image:18_V2-3Notizen bearbeiten.png|miniatur|Notizen bearbeiten]]

=== Rechte einsehen ===

Über "Rechte einsehen" können Sie die Rechte an Sitzungen, Tagesordnungspunkten und Dokumenten einsehen.

=== Notizen bearbeiten ===

Scheidet ein Nutzer unerwartet aus, verbleiben oft noch in Sitzungen erstellte Notizen im System. Für Administratoren wurde daher eine Möglichkeit geschaffen, diese Notizen unter datenschutzrechtlichen Aspekten vollständig aus dem System zu entfernen. Der Administrator erhält dabei keinen Zugriff auf die Inhalte, sondern kann lediglich an Hand des Notiz-Titels entscheiden, welche Notizen eines Nutzers gelöscht werden sollen.
* Möglichkeit der Suche nach einem Nutzer in der Auswahl
* Anzeige folgender Informationen:
:* ID
:* Nutzer mit Login-Kennung und E-Mail-Adresse
:* Datum der letzten Änderung
:* Sitzungstitel

=== Nutzerkonten zurücksetzen===

[[Image:19_V2-3Ratsinformation Zuruecksetzen der Zugangsdaten.png|miniatur|Zurücksetzen der Nutzerkonten]]

Hier erscheint eine Übersicht aller importierten Nutzer. Ermöglicht das Neu-Versenden eines Initial-Passworts an Nutzer, abhängig von der Aktivierung des [[#Reiter Benachrichtigungen|E-Mail-Versand]].

Icons kennzeichnen Nutzer mit nicht vorhandenen bzw. mehrmals vergebenen E-Mail-Adressen.

Der Link hat eine Gültigkeit von 24 Stunden.

[[Image:20_V2-3Nutzerkonten bearbeiten.png|miniatur|Bearbeiten von Nutzerkonten]]

=== Nutzerkonten bearbeiten ===

Nutzer, die in der XML als "gelöscht" markiert sind, werden nicht vollständig aus der Datenbank entfernt, um eine Wiederherstellung bei unbeabsichtigtem Löschen zu ermöglichen.

Unter diesem Punkt kann der web-admin ein oder mehrere Nutzer temporär löschen (soft-delete) oder wiederherstellen. Das unwiederbringliche Löschen aus der Datenbank (hart-delete) ist weiterhin nur durch den RIS-Support möglich, da bei einem versehentlichen Löschen ein Komplett-Export notwendig wird. Melden Sie sich gern kurzfristig bei uns, sollten Sie einen Nutzer vollständig aus der Datenbank löschen wollen.

'''Hinweis:''' Das Löschen im Ratsinformationssystem ist eine temporäre, kurzfristige Lösung. Der Nutzer muss in jedem Fall auch im DMS für den Export deaktiviert werden und darf nicht mehr in der XML erscheinen. Andernfalls wird der Nutzer wiederholt importiert und im Ratsinformationssystem angelegt.

=== Geschützte Dokumente ===

In der Übersicht "Geschützte Dokumente" können Sie einsehen, welche Dokumente/Dateien einen Schutz haben, der die Verarbeitung für das Gesamtdokument oder für Drucksachen in der Mandatsansicht/App verhindern. Beim Import wird jede Datei automatisch geprüft. Alle bereits bestehenden Daten wurden nach dem letzten Update automatsich geprüft. Für die Erzeugung des Gesamtdokuments sowie der Drucksachen im Mandatsträgermodus wird ggf. eine Fehlerseite statt der fehlerhaften Datei eingefügt.

=== Systemlogs ===

[[Image:21_V2-3Ratsinformation Sytemereignisse.png|miniatur|Systemereignisse]]

Hier kann die Einsicht in Systemmeldungen erfolgen.

Systemereignisse sind

* suchbar nach:
:* Text und
:* Datum oder
:* Zeitspanne

* filterbar nach:
:* alle,
:* Hinweise,
:* Warnungen,
:* Fehler und
:* Erfolg

* sowie sortierbar nach:
:* ID,
:* Art,
:* Nutzer,
:* Datum/Uhrzeit,
:* Modulkontext,
:* erweiterter Kontext,
:* Ereignis und
:* Beschreibung.

== Modulvorlagen ==

[[Image:22_V2-3Ratsinformation2 Konfiguration Modulvorlagen.png|miniatur|Konfiguration Modulvorlagen]]

Eine Modulvorlage dient der einfachen und systemweiten Konfiguration der Ausgabe. Es können mehrere Modulvorlagen angelegt werden. Modulvorlagen werden an den Modulen der Menüpunkte im [[#Seitenbaum|Seitenbaum]] ausgewählt, wobei pro Menüpunkt nur eine Modulvorlage ausgewählt werden kann. Die Konfiguration für die Ausgabe erfolgt ausschließlich über die Modulvorlagen.

'''Reiter der Modulvorlage'''

* [[#Reiter Allgemein|Allgemein]]
* [[#Reiter Darstellung|Darstellung]]
* [[#Reiter Sitzungen|Sitzungen]]
* [[#Reiter Kalender|Kalender]]
* [[#Reiter Personen|Personen]]
* [[#Reiter Gremien|Gremien]]
* [[#Reiter Suche|Suche]]
* [[#Reiter Dokumenten Liste|Dokumenten Liste]]
* [[#Reiter Notizen|Notizen]]
* [[#Reiter Newsmodul|Newsmodul]]
* [[#Reiter App|App]]

'''Vorteile gegenüber der direkten Konfiguration am Menüpunkt'''

* Konfiguration der Modulvorlage an einem zentralen Punkt
* einfache Nachkonfiguration neuer oder zuvor nicht genutzter Funktionen
* keine Anpassung aller Menüpunkte notwendig
* Verringerung fehlerhafter oder fehlender Konfigurationen an einzelnen Menüpunkten (führte in der Vergangenheit zu Missverständnissen in der Ausgabe)

Die Einstellungen in der Modulvorlage können beliebig vorgenommen werden. Für alle Reiter gilt, dass der Systemstandard mit einem Klick wiederhergestellt werden kann.

Weiterhin können, wenn notwendig, am einzelnen Menüpunkt abweichende Einstellungen vorgenommen werden.

==== Reiter Allgemein ====

[[Image:23_V2-3Ratsinformation Konfiguration-Allgemein.png|miniatur|Konfigurationsmöglichkeiten Allgemein]]

Im Reiter Allgemein kann die Grundeinstellung der Modulvorlage vorgenommen werden. Dazu zählen die Vergabe einer eindeutigen Bezeichnung sowie die Auswahl des Mandantensystems.

==== Reiter Darstellung ====

[[Image:24_V2-3Ratsinformation Konfiguration-Darstellung.png|miniatur|Konfigurationsmöglichkeiten für Darstellung]]

Listen

Daten, die in einer Liste ausgegeben werden, können in ihrer Anzahl variiert werden. Es können bis zu 50 Einträge pro Seite angezeigt werden.

Datumsformat

Das Datumsformat (inklusive Uhrzeit) kann konfiguriert werden, z.B. für die Ausgabe der Sitzungen in der Listenansicht.

Zusätzliche Ausgabe

Ausgewählt werden können:

Vertreter für Sitzungen und Gremien
[[Image:Ratsinformationssystem-_Ausgabeort_Vertreter.png|miniatur|Ausgabe des Vertreters für das Gremiumsmitglied im Frontend]]
* Ausgabe von Vertretern in Sitzungsteilnehmer Listen
* Ausgabe von Vertretern in Basisgremien Listen
:→ erzeugt eine zusätzliche Liste mit den Vertretern für die jeweilige Sitzung oder Gremium

Zugehörigkeiten und Funktionen von Mandatsträgern
* Ausgabe von Parteien, welche der Mandatsträger angehört
* Ausgabe von Fraktionsvorsitzenden, zeigt dies bei dem betreffenden Mandatsträger an
* Ausgabe von zusätzlichen Funktionen, welche der Mandatsträger inne hat
:→ gibt bei den Mandatsträger die gewünschten Attribute aus

* Ausgabe von Drucksachennummern → in den Details der Dokumentenansicht bzw. bei der Suche nach Schriftstücken im Frontend
* Ausgabe des Öffentlichkeitsstatus bei Schriftstücken mit Bezug zu einem TOP → wird bei der Suche direkt an der Sitzung angezeigt

* Filtermöglichkeit für Personenliste
* Filtermöglichkeit für Fraktionenliste
* Filtermöglichkeit für Parteienliste
→ schränkt die Suche auf die ausgewählten Filter ein

Features deaktivieren

Folgende Features können ausgeschalten werden:

* Notizfunktion an Sitzung deaktivieren
* Downloadmöglichkeit für Sitzungsmappe deaktivieren
* Downloadmöglichkeit für Gesamtdokument deaktivieren
* Downloadmöglichkeit für elektronische Visitenkarte deaktivieren
* Link "auf Karte anzeigen" deaktivieren
* Ausgabe von Jahres Auswahl in Sitzungs-Archiv deaktivieren
* Ausgabe von "Vertreter für Gremiumsmitglieder" deaktivieren
* Einbindung der Javascript Bibliothek jQuery deaktivieren
* Einbindung der Javascript Bibliothek jQuery-UI deaktivieren
* Zusammenfügen von AssetsCompiler deaktivieren

==== Reiter Sitzungen ====

[[Image:25_V2-3Ratsinformation Konfiguration-Sitzungen.png|miniatur|Konfigurationsmöglichkeiten für Sitzungen]]

Sitzungsdetails

Bei der Darstellung der Sitzungsdetails kann zwischen einer Listenansicht (einfache Anordnung untereinander), Akkordeonansicht (untereinander angeordnete Klappboxen) oder der Darstellung mit Reitern (Anordnung nebeneinander) gewählt werden.

Weiterhin ausgewählt werden kann:

* Titel des Sitzungs-Schriftguts anzeigen
* Titel von Anlagen des Sitzungs-Schriftguts anzeigen
* Titel des Schriftguts der Tagesordnungspunkte anzeigen (über Tooltip)
* Titel von Anlagen des Tagesordnungspunkt-Schriftguts anzeigen (über Tooltip)

Sitzungstitel

Die Darstellung des Wochentags kann beeinflusst werden. Zunächst kann eingestellt werden, ob die Wochentage überhaupt ausgegeben werden sollen. Bei der Art kann zwischen der Kurz- und der Langform unterschieden werden. Es kann ein beliebiger Trenner zwischen Wochentag und Datum angegeben werden. Optional können zwischen Datum und Uhrzeit oder vor dem Sitzungsnamen, ebenfalls Trenner eingefügt werden.

==== Reiter Kalender ====

[[Image:26_V2-3Ratsinformation Wochenansicht Sitzungskalender.png|miniatur|Darstellungsmöglichkeiten im Kalender am Beispiel der Wochenansicht]]

[[Image:26_V2-3Ratsinformation Konfiguration-Kalender.png|miniatur|Konfigurationsmöglichkeiten für Kalender]]

Neben der Kalenderdarstellung kann an dieser Stelle auch die Ausgabe der Kalendereinträge konfiguriert werden.

Kalenderdarstellung

Die Startansicht unterscheidet zwischen Monat (Standard), Woche und Tag. Dabei kann für Woche und Tag die einfache oder detaillierte (mit Stundenraster) Ansicht gewählt werden.

Kalendereinträge

Standardmäßig wird die Gremiumsbezeichnung im Kalender ausgeschrieben. Um unschöne Umbrüche zu vermeiden, kann an dieser Stelle die Abkürzung der Gremiumsbezeichnung aktiviert werden. Mit der Aktivierung stehen Tooltips und eine Legende optional zur Verfügung.

Farbwerte

Termine und Tooltips können jeweils mit einer auf das Kundenweb angepassten oder vom Kunden gewünschten Farbe versehen werden.
Werden die Feldwerte leer gelassen, erfolgt die Darstellung in Standardfarben (hellblau). Evtl. wird die Hintergrundfarbe von der im Template festgelegten Farbe überschrieben.

'''Empfohlene Einstellung'''

* Gremiumsbezeichnung = Abkürzung
* Tooltip anzeigen = aktiviert
* Legende anzeigen = aktiviert

Internetkalender

Hierüber kann der Download des Kalenders (*.ics-Format) aktiviert werden.

==== Reiter Personen ====

[[Image:27_V2-3Ratsinformation2 Konfiguration Personen.png|miniatur|Konfigurationsmöglichkeiten für Personen]]

Bilddarstellung

An dieser Stelle kann die Anzeige hinterlegter Bilder der Personen (Benutzerverwaltung) nach Bereichen konfiguriert werden:

* keine Anzeige
* im Bürger-Bereich (ohne Anmeldung am RIS sichtbar)
* im Login-Bereich (nur nach Anmeldung am RIS sichtbar)
* keine Einschränkung

Detail Bild - Listen Bild - Vollbild

Hier können jeweils die Abmessungen der Bilddarstellungen konfiguriert werden.

==== Reiter Gremien ====

[[Image:28_V2-3Ratsinformation2 Konfiguration Gremien.png|miniatur|Konfigurationsmöglichkeiten für Gremien]]

Ausgabe

Die Anzeige leerer Gremien kann optional aktiviert werden (Standard: aus). Bei Deaktivierung werden nur Gremien angezeigt, bei denen auch Mitglieder vorhanden sind.

Sitzungskalender

Optional kann die Einstellung erfolgen, dass für jedes Gremium ein anderer Farbwert verwendet wird (Standard: aus). Bei Aktivierung dieser Option öffnet sich die Konfiguration "Farbwerte".

Farbwerte

Hier kann für jedes ausgewählte Gremium eine Farbe für den Hintergrund, den Rahmen und die Schrift selektiert werden. Evtl. wird die Hintergrundfarbe von der im Template festgelegten Farbe überschrieben.

==== Reiter Suche ====

[[Image:29_V2-3Ratsinformation2 Konfiguration Suche.png|miniatur|Konfigurationsmöglichkeiten für die Suche]]

Allgemeine Suchoptionen

Um das Suchformular nutzen zu können, muss der Haken bei "Suchformular anbieten" gesetzt sein. Bei der Art der Suche kann zwischen der einfachen und der erweiterten Suche unterschieden werden. Es kann eingeschränkt werden, auf welche Inhalte die Suche zugreifen darf ("Suche in folgenden Inhalten gestatten"). Damit kann die Suchausgabe eingeschränkt werden. Bei der erweiterten Suche kann zusätzlich ausgewählt werden, ob die erweiterten Suchmöglichkeiten im Frontend beim ersten Aufruf bereits aufgeklappt erscheinen sollen.

Formularelemente der Erweiterten Suche

Optionen, die in der erweiterten Suche eingeblendet werden können und mit denen die Sucheingabe beeinflusst werden kann:
* "Suche nach Gremium" anzeigen (bei Auswahl von "Personen", "Schriftstücke", "Sitzungen" oder "Tagesordnungspunkte" als Suchbereich)
* "Suche nach Schriftstückart" anzeigen (bei Auswahl von "Schriftstücke" als Suchbereich)
* "Suche nach Zeitraum" anzeigen (bei Auswahl von "Schriftstücke", "Sitzungen" oder "Tagesordnungspunkte" als Suchbereich)

Die Darstellung der Suchtreffer für Schriftstücke entspricht der Darstellung der Dokumentenliste inklusive der dortigen Konfiguration.

==== Reiter Dokumenten Liste ====

[[Image:30_V2-3Ratsinformation2 Konfiguration DokumentenListe.png|miniatur|Konfigurationsmöglichkeiten für Dokumenten Liste]]

Ausgabe

Es kann ausgewählt werden, ob nur die Schriftstück-Arten angezeigt werden sollen, die in der untenstehenden Sortierung enthalten sind.
Die Anzeige leere Einträge in der Schriftstück ArtID Liste kann optional aktiviert werden (Standard: aus). Bei Deaktivierung werden nur Schriftstück-Arten angezeigt, zu denen auch Dokumente vorhanden sind.

Dokumentenliste

Der Titel des Schriftstückes ist standardmäßig aktiviert. Optional kann diese Einstellung geändert werden. Anlagen und Anlage-Titel können angezeigt oder ausgeblendet werden.

Sortierung

In der Sortierung können die Schriftstückarten, die verwendet werden sollen, und deren Reihenfolge festgelegt werden. Jeder Dokumententyp kann innerhalb der Reihenfolge nur einmal vorkommen.

Innerhalb einer Schriftstückart erfolgt die Sortierung anhand des Zeitbezugs des Dokuments. Hierbei wird von allen Sitzungen, in der das Schriftstück verwendet wird, die aktuellste Sitzung ermittelt.

==== Reiter Notizen ====

[[Image:31_V2-3Ratsinformation2 Konfiguration Notizen.png|miniatur|Konfigurationsmöglichkeiten für Notizen]]

Konfigurieren der Nutzerauswahl und möglicher Einschränkungen für das Teilen von Notizen.

Nutzerauswahl

* nur Teilnehmer der Sitzung und Nutzer mit zusätzlichem Zugriff auf die Sitzung (Standard)
* nur Teilnehmer der Sitzung
* alle Nutzer, unabhängig von Zugriffsberechtigungen

Mögliche Einschränkungen

* Gremien
* Fraktionen
* Parteien
* Funktion im Gremium
* Zusätzliche Funktion

==== Reiter Newsmodul ====

[[Image:32_V2-3Ratsinformation2 Konfiguration Newsmodul.png|miniatur|Konfigurationsmöglichkeiten für das Newsmodul]]

[[Image:32_V2-3Ratsinformation2 Konfiguration Newsmodul Seite.png|miniatur|Auswahl der Detailseite]]

Hierüber kann die Anzeige des Newsmoduls im Sitzungskalender aktiv geschalten werden. Bei Aktivierung wird die Möglichkeit geboten, für jede Kategorie zu bestimmen, auf welcher Webseite (Detailseite) die Artikel erscheinen sollen, sowie eine Farbe für den Hintergrund, den Rahmen und die Schrift festzulegen.

==== Reiter App ====

Hier können Konfigurationen für die BürgerApp vorgenommen werden.

[[Image:33_V2-3Ratsinformation2 Konfiguration App.png|miniatur|Konfigurationsmöglichkeiten für die App]]

Integration

* Überschrift
* Festlegung der Spaltenanzahl im Startbildschirm (Homescreen)
* Login über Webcontainer ermöglichen: Login Schaltfläche im Startbildschirm erscheint (Ersatz für Login über nativen App-Rahmen)

Eigene Styles

* eigene Styles (brain-SCC) oder kundenspezifische Stylesheets per CSS einfügen (kunde.css)

== Teilnahme ==

[[Image:34_V2-3Teilnahme.png|miniatur|Teilnahme]]

Der Punkt "Sitzungsteilnahme" ermöglicht die Sortierung nach ID, Externer ID, Kennung, Sitzungsbeginn und Status. Eine Suche anhand eines Textes und des Zeitraums der Sitzung kann ebenfalls erfolgen.

Am Ende jeder Zeile wird der Button "Teilnehmer anzeigen" zur Verfügung gestellt. Hierüber werden alle Sitzungsteilnehmer mit deren Zu- oder Absagen einer Teilnahme tabellarisch ausgegeben. Es wird eine Exportfunktion im CSV-Format (z.B. für Excel) angeboten.

'''Hinweis:''' Um die Zu- und Absagen der Sitzungsteilnehmer zu sehen, wird die Nutzung des Mandatsträgermodus vorausgesetzt.

== Statistik ==

[[Image:35_V2-3Statistik.png|miniatur|Statistik]]

Die Statistik gibt einen kurzen Überblick über die im System importierten Inhalte, Nutzerkonten und Nutzerinhalte. Zudem kann die Menge des bisher verbrauchten Speichers angezeigt werden, unterteilt in Datenbank, Importverzeichnis und Projektverzeichnis.

== Hilfe ==

Über den Punkt "Hilfe" wird das Wiki des Ratsinformationssystems aufgerufen. Darin sind Konfigurationsmöglichkeiten des Backends näher beschrieben.

= Hilfe-Funktion =

[[Image:36_V2-3Hilfe.png|miniatur|''Hilfe'' Schaltfläche]]

Über die ''Hilfe''-Schaltfläche in den einzelnen Menüs der Administration kann auf die Hilfe-Funktion zugegriffen werden. Dabei ist jede ''Hilfe''-Schaltfläche mit dem inhaltlich passenden Abschnitt eines Wiki-Artikels verknüpft.

Ratsinformationssystem - Administration Version 2.5

2018-05-16T05:52:06Z

Sbartnitzek:

Dieser Artikel beschreibt den Administrationsbereich des Ratsinformationssystems in der Version 2.5 (REGISAFE ab Version 4.5).

Um in den Administrationsbereich zu wechseln, schreiben Sie an das Ende Ihrer URL den Zusatz "'''/admin'''". Beispiel: https://ris.geocms.com/brain2/admin/

= Einführung =

[[Image:Ratsinformation-Zusammenspiel.PNG|miniatur|Wie kommen die Daten vom REGISAFE ins Web?]]

[[Image:01_V2-3GeoCMS-Modul Ratsinformation.png|miniatur|GeoCMS - Modul Ratsinformation]]

Zusammenspiel von REGISAFE (Dokumenten Management System / DMS ) und Ratsinformationenssystem (Modul im Content Management System / CMS):

REGISAFE stellt die Daten zur Verfügung, welche über das Ratsinformationenssystem ausgegeben werden. Die Nutzerkonten, Berechtigungen und Inhalte werden aus REGISAFE importiert. Einstellungen, die direkt im Ratsinformationssystem vorgenommen werden, werden bei jedem Import überschrieben.

= Ausgabe =

-> Informationen zur [[Ratsinformationssystem - Ausgabe Version 2.5|Web-Ausgabe des Moduls Ratsinformationssystem Version 2.5]]

=Zugriffsrechte=
Je nach Rolle, kann ein Nutzer im Administrationsbereich unterschiedliche Zugriffsrechte besitzen.

'''Rollen mit absteigenden Zugriffsrechten:'''

* Superuser
** Rechte: alle
* Administrator
**Rechte: Benutzerinformationen, Installation, Benutzerverwaltung, Seitenbaum, Ratsinformationen, Syslogs
* Web-Admin des Kunden
** Rechte: Benutzerinformationen, Benutzerverwaltung, Seitenbaum, Ratsinformationen
* Gremiumsmitglieder und sonstige Sitzungsteilnehmer
** Rechte: Benutzerinformationen

= Benutzerverwaltung =

[[Image:02_V2-3Ratsinformation-Benutzerverwaltung-Details.png|miniatur|Detailansicht Benutzer]]

Die Nutzerkonten und Berechtigungen werden aus REGISAFE importiert. Rechte importierter Nutzer dürfen nicht angepasst werden, da diese bei jedem Import überschrieben werden. Lediglich den Benutzernamen, das Passwort und das Bild des Benutzers können Administratoren bei Bedarf ändern.

Die Nutzerkonten sind entsprechend ihrer Rollen und Zugriffsrechte in Gruppen zugeordnet. Die Zuordnung darf nicht geändert werden, da die Verteilung an Hand der Daten im REGISAFE erfolgt. Die Gruppen werden als Baumstruktur angezeigt.

[[Image:03_V2-3Benutzergruppen.png|miniatur|neue Benutzergruppen]]

Zur Erleichterung der Rechteverwaltung der Benutzer und zur gezielteren Rechtevergabe, stehen in der Benutzerverwaltung zusätzlich zwei Gruppen zur Verfügung:
* RIS - alle importiert (enthält alle über die RIS-Schnittstelle importierten Nutzer)
* RIS - ohne Verteiler (RIS-Nutzer, die keinem Gremium angehören, also Nutzer, die importiert wurden, aber keine Rechte besitzen sollen)
'''Hinweis:''' Vergeben Sie keine Rechte im CMS-Backend ohne Abstimmung mit dem RIS-Support. Die Rechteverwaltung erfolgt bis auf wenige Ausnahmen (Newsmodul und ggf. Hilfeseiten) ausschließlich im DMS, um eventuelle Zugriffe nicht autorisierter Personen auf bestimmte Bereiche und Funktionen steuern zu können.

Der '''Status des Nutzerkontos''' wird farblich gekennzeichnet. Aktive Nutzer sind mit einem '''grünen''' Symbol gekennzeichnet. Nutzer, die beispielsweise ein neues Passwort angefordert oder sich noch nicht im System angemeldet haben, werden mit einem '''orangen''' Symbol markiert.

Die E-Mail-Adresse wird aus der Benutzerverwaltung entfernt, wenn keine gültige E-Mail-Adresse exportiert wurde. Als Beispiele für ungültige Adressen sind zu nennen:
* Intern: Vorname Nachname
* vorname.nachname[at]kommune.de
* vorname.nachname@kommune

Wichtige Inhalte des Benutzerkontos (Benutzer bearbeiten):

* Benutzer
:* Benutzername (Login-Kennung des Nutzers; Generiert aus der REGISAFE-XML)
:* Passwort (verschlüsselt)
:* Redaktionsbereich-Anmeldung erlauben (Backend-Zugriff für den Nutzer aktivieren/deaktivieren)
* Persönliche Angaben (werden aus der REGISAFE-XML übermittelt, außer das Profilbild)
:* Profilbild (eine lokale Datei auswählbar)

Wenn (neue) Nutzer ein Passwort vergeben, muss dieses folgende Mindestanforderungen erfüllen:
* mind. 8 Zeichen,
* mind. 1 Sonderzeichen,
* mind. 1 Großbuchstabe und
* 1 Kleinbuchstabe

[[Image:RIS_Switch-to-User.JPG|miniatur|Switch-To-User]]
Pro Nutzer kann ein Profilbild hinzugefügt werden. Diese Funktion ist unabhängig von REGISAFE, so dass das Hochladen direkt im Administrationsbereich vom Ratsinformationssystem erfolgen muss. Die Ausgabe erfolgt in der Personenliste und in der Detailansicht der Person.

Um bei einem Nutzer auftretende Fehler besser und schneller überprüfen zu können, wurde die Funktion "'''Switch-to-User'''" für den web-Admin aktiviert. Ohne das Passwort des jeweiligen Nutzers kennen zu müssen, können Administratoren damit die Rolle und Rechte des Nutzers übernehmen und den gemeldeten Fehler sichten. Wechselt ein Administator in die Rolle eines Nutzers wird dies in der Syslog vermerkt.

= Seitenbaum =

Im Seitenbaum wird die Navigation definiert. Bei der Installation wird eine Standard-Navigation vorgegeben, die gemeinsam mit dem Kunden angepasst werden kann.

== Standardelemente der Navigation des Seitenbaums ==
* Persönlicher Bereich
** Mandatsträgermodus
** Kontaktformular
* Sitzungskalender
* Sitzungstermine
**Sitzungstermine (Archiv)
* Gremien
* Personen
* Fraktionen
* Dokumente
* Suche
* Passwort zurücksetzen
* Hilfe
* Datenschutzerklärung
* Impressum
* Abmelden

== Anlegen und Bearbeiten von Menüpunkten ==

[[Image:04_V2-3Ratsinformation Administration Anlegen von Menüpunkten.png|miniatur|Anlegen und Bearbeiten von Menüpunkten]]

Administratoren stehen folgende Funktionen zur Bearbeitung des Seitenbaums zur Verfügung:

* Anzeigen (zeigt den Menüpunkt im Portal an)
* Bearbeiten (öffnet die Bearbeitungsmaske, um einen Menüpunkt editieren zu können)
* Hinzufügen (fügt eine Unterseite am aktuell gewählten Menüpunkt ein)
* Umbenennen (ändert den Menütitel jedoch nicht den Alias)
* Rechte setzen (die Sichtbarkeit und Bearbeitungsmöglichkeiten können über die Rechte gesteuert werden)
* Seitencache löschen (entfernt alle bisher aufgerufenen Versionen der entsprechenden Webseite)
* Ausschneiden (der Menüpunkt wird vom aktuellen Knoten ausgeschnitten und kann an einem anderen Knotenpunkt eingefügt werden)
* Kopieren (der Menüpunkt wird dupliziert und kann an einem anderen Knotenpunkt eingefügt werden)
* Einfügen (zuvor ausgeschnittene oder kopierte Menüpunkte können an beliebigen anderen Knotenpunkten eingefügt werden)
* Entfernen (löscht den ausgewählten Menüpunkt)

Folgende Einstellungen müssen beim Anlegen eines neuen Menüpunktes beachtet werden:

*Reiter Menüdaten:
** Titel (Pflichtfeld)
** Alias (Pflichtfeld)

[[Image:05_V2-3Verstecker menuepunkt.png|miniatur|Anlegen eines versteckten Menüpunktes]]
[[Image:06_V2-3Verstecker menuepunkt sichtbarkeit.png|miniatur|Anlegen eines versteckten Menüpunktes beim Reiter Sichtbarkeit]]

Soll ein versteckter Menüpunkt erstellt werden, sind zusätzlich folgende Einstellungen zu übernehmen:

*Reiter Menüdaten
**Anzeigeverhalten
*** Seite bei Login anzeigen

*Reiter Sichtbarkeit
**Benutzer: RIS - alle importiert
**Rechteprüfung aktivieren

'''Wichtiger Hinweis:''' Bitte sehen Sie davon ab weitere Änderungen in den Masken vorzunehmen. Diese können weitreichende Auswirkungen auf die Außenansicht und Funktionsfähigkeit des Ratsinformationssystems haben. Wenden Sie sich bitte an das Support-Team.

'''Häufiger Fehler:''' Menüpunkte können so konfiguriert werden, dass Sie ausschließlich für Nutzer mit einem Login sichtbar sind. In der öffentlichen Ansicht stehen sie scheinbar nicht mehr zur Verfügung. Jedem Nutzer, der die URL kennt, ist es jedoch möglich die Seite auch ohne Login aufzurufen. Um dies zu verhindern genügt es nicht, das Anzeigeverhalten des Menüpunktes auf "Seite nach Login anzeigen" zu setzen. Zusätzlich muss im Reiter "Sichtbarkeit" der Besitzer auf "RIS - alle importiert" geändert und der Haken bei "Rechteprüfung aktivieren" gesetzt sein.

= Ratsinformationssystem =

Das Fachmodul "Ratsinformationssystem" ermöglicht Einsicht in die Bereiche:

* [[#Import|Import]]
* [[#Administration|Administration]]
* [[#Modulvorlagen|Modulvorlagen]]
* [[#Teilnahme|Teilnahme]]
* [[#Statistik|Statistik]]
* [[#Hilfe|Hilfe]]

== Import ==

=== letzter Import ===

[[Image:01_V2-3GeoCMS-Modul Ratsinformation.png|miniatur|Import Status]]

Unter dem Punkt "aktueller Import" wird nur der aktuellste Import angezeigt. Sonstige Importe befinden sich im Archiv.
Der Import kann automatisch starten oder durch "Importjob starten" manuell ausgelöst werden. Es besteht die Möglichkeit, Importjobs zurückzusetzen. Durch Anzeige der Logs kann das gesamte Importverfahren nachvollzogen werden. Die Anzeige der importierten Daten im XML-Format ist ebenfalls möglich.

* erweitertes Logging beim XML-Parsen
* Warnungen bei fehlendem/ungültigem RISBEREICH für Personen in Basisgremien-/Sitzungsverteiler
* Weitergabe der Warnings an den Log des Importjobs

Die verschiedenen Status eines Imports werden auch farblich gekennzeichnet:

* Grün: der Import war erfolgreich, an der Importdatei gab es Änderungen
* Orange: der Import war erfolgreich, an der Importdatei gab es keine Änderungen
* Rot: beim Import sind Fehler aufgetreten

[[Image:08_V2-3Ratsinformation-Archivierte Importe.png|miniatur|Import-Archiv]]
=== Importarchiv ===

Alle bereits vergangenen Importe befinden sich im Archiv. Sobald ein neuer aktueller Import durchgeführt wird, wird ein älterer ins Archiv verschoben. Archivierte Importe können nicht mehr zurückgesetzt werden. Die Import-Logs und die importierten Daten in einer XML-Struktur können dennoch angezeigt werden. Die Sortierung kann selbstständig vorgenommen werden, durch Klick auf den Tabellenkopf für die entsprechende Spalte, nach der geordnet werden soll. Zur vereinfachten Recherche im System steht die Suchfunktion zur Verfügung.

== Administration ==

[[Image:09_V2-3Ratsinformation-Administration.png|miniatur|Administration]]

Ermöglich Zugriff auf:

* [[#Systemkonfiguration|Systemkonfiguration]]
* [[#Verändern der Sichtbarkeit|Verändern der Sichtbarkeit]]
* [[#Rechte einsehen|Rechte einsehen]]
* [[#Notizen bearbeiten|Notizen bearbeiten]]
* [[#Nutzerkonten zurücksetzen|Nutzerkonten zurücksetzen]]
* [[#Nutzerkonten bearbeiten|Nutzerkonten bearbeiten]]
* [[#Geschützte Dokumente|Geschützte Dokumente]]
* [[#Systemlogs|Systemlogs]]

=== Systemkonfiguration ===
[[Image:10_V2-3Ratsinformation-Systemkonfiguration.png|miniatur|Administration - Systemkonfiguration]]

Die Systemkonfiguration ist Nutzern mit administrativen Berechtigungen vorbehalten (Superuser, Administrator, Web-Admin). In diesem Bereich werden systemweite Einstellungen vorgenommen.

'''Reiter der Systemkonfiguration:'''

Die Reiter sind erreichbar über den Link "ändern" (Ratsinformation > Administration > Systemkonfiguration > ändern)

* [[#Reiter Konfiguration|Reiter Konfiguration]]
* [[#Reiter Benachrichtigungen|Reiter Benachrichtigungen]]
* [[#Reiter_Schriftstücke|Reiter Schriftstücke]]
* [[#Reiter_PDF Sicherheit|Reiter PDF Sicherheit]]
* [[#Reiter Adressen|Reiter Adressen]]
* [[#Reiter Datenschutz|Reiter Datenschutz]]
* [[#Reiter Import|Reiter Import]]

==== Reiter Konfiguration ====

[[Image:11_V2-3Ratsinformation-Reiter Konfiguration.png|miniatur|Reiter Konfiguration]]

Iconset

Bei der Verwendung von Iconsets kann zwischen REGISAFE-Standard-Icons und hinterlegten Open-Source-Icons gewählt werden.
Hierdurch ändert sich zum Beispiel das Miniatur-Bild (Icon) vor den Dokumenten bzw. bei anderen Links und Funktionen.

Authentifizierung

Die Login-Kennung für die Anmeldung am System kann eingestellt werden:

* Adresskennung (REGISAFE Standard): Nachname Vorname Kommune
* E-Mail
* Titel, Vorname, Nachname

Mit dem Häckchen „''Login-Kennung darf aktualisiert werden''“ wird die automatische Änderung bestehender Nutzerkonten ermöglicht (Es muss eine Info an bestehende Nutzer per E-Mail versand werden).

CMS-Nutzerkonten basieren auf Adressfeldern mit dem Kennzeichen "öffentlich" oder "nicht öffentlich". Import der Basisgremienverteiler und Sitzungsverteiler erzeugt nun Nutzergruppen in der Benutzerverwaltung.

Bei der Einstellung: „''Zielseite für den E-Mail-Link zum initialen Setzen des Nutzer-Passworts''“ handelt es sich um ein Pflichtfeld. Die Standard-Einstellung für die Zielseite des E-Mail-Links zum initialen Setzen des Nutzer-Passworts ist die Seite "Login authentifizieren".

Mandantensystem

Es kann optional ausgewählt werden, ob Verwaltungskennungen für Mandantensysteme verwendet werden sollen.

Erweitert

Konfigurieren der URL zum Support-Web.

Einblenden von Entwicklermeldungen steuert den Umfang der Debug-Ausgaben des Ratsinformationssystems. Debug-Ausgaben sind nur für Entwicklungszwecke oder im Fehlerfall notwendig.

==== Reiter Benachrichtigungen ====

[[Image:12_V2-3Ratsinformation2b-E-Mail Versand.png|miniatur|E-Mail-Versand]]

Konfigurieren des E-Mail-Versandes und der Administrator-Benachrichtigungen.

'''E-Mail-Versand'''

Der E-Mail-Versand und das Zurücksetzen von Nutzerdaten an Gremienmitglieder werden nur aktiviert, wenn eine Admin-E-Mail des Kunden hinterlegt ist.

* ''Nutzer-Benachrichtigungs E-Mail Versand'' aktiviert -> E-Mail geht an Mandatsträger
* Ist kein Versand an Mandatsträger aktiv, werden alle E-Mails an einen Mandatsträger nun an den Admin weitergeleitet.
* Ist auch der Versand an den Admin bzw. systemweit deaktiviert, oder gab es einen Fehler beim Versenden, wird nun ein Fehler im Systemlog geschrieben.

Für den Versand im HTML-Format wurde auf Multipart-E-Mails umgestellt (ist auch für Clients lesbar, die keine HTML-E-Mail darstellen können).

'''Postfach für E-Mailversand'''

Konfiguration eines eigenen Absender-Postfachs ist möglich. E-Mail-Versand kann wahlweise im HTML-Format (Einbettung von Bilddateien) erfolgen. Dies wird statt der E-Mail-Adresse noreply@geocms.net für alle Meldungen (z.B. Importjobs) oder Passwortlinks verwendet.

Nach der Konfiguration der Einstellungen kann eine Test-E-Mail versandt werden.

Es wird empfohlen ein separates Postfach einzurichten, z.B. ris@kundendomain.de

'''Administrator-Benachrichtigungen'''

Hier kann die Betreffzeile der E-Mail-Benachrichtigungen geändert werden (nicht empfehlenswert) und mehrere E-Mail-Adressen für die Administrator-Benachrichtigungen hinterlegt werden.

'''Informationsdienst'''

Konfiguration oder Deaktivierung des Informationsdienstes:

* Festlegen des Betreffs der E-Mails des Informationsdienstes. Bei leerem Feld wird der Standard verwendet.
* Informationsdienst für festgelegte Status erzwingen (jeder Nutzer erhält Benachrichtigung über die hier selektierten Status)
* Informationsdienst für festgelegte Status verbergen (kein Nutzer erhält Benachrichtigung über die hier selektierten Status)
Wird kein Status selektiert, kann jeder Nutzer frei wählen, ob er die Benachrichtigung für den entsprechenden Status erhalten möchte.

Standard des Betreffs:

Informationsdienst BürgerPLUS Ratsinformation "##WEB_NAME##" vom ##DATUM##"

Mögliche Platzhalter:

* ##DATUM## - Datum im Format DD.MM.JJJJ HH:MM
* ##WEB_NAME## - Name der BürgerPLUS Ratsinformation Instanz
* ##MANDANT## - Name der Verwaltungskennung" name="flexml::infodienst_subject"

==== Reiter Schriftstücke ====

[[Image:13_V2-3Ratsinformation-Reiter Schriftstuecke.png|miniatur|Reiter Schriftstücke]]

Dateinamen werden nicht mehr Case-Sensitive ausgewertet (Groß-/Kleinschreibung). Dateinamen, die fälschlicherweise URL-kodiert übergeben werden, können nun ausgewertet werden. Unterstützt werden die neuen Schriftstück ArtIDs "Sitzungsunterlage" und "RISZusatzDokument".

Dateibehandlung

Die Dateibehandlung gibt an wie Dokumente, wenn sie im Web geöffnet werden, behandelt werden.

Mögliche Einstellungen:

* immer downloaden
* wenn möglich im Browser darstellen

Bezeichnung der Schriftstück ArtIDs

Den bekannten Bezeichnungen von Schriftstücken können andere Bezeichnungen zugewiesen werden. Die im Feld angegebene Bezeichnung überschreibt die Standardangabe.
Bsp.: Der „Sitzungsniederschriftsauszug“ wird „Protokollauszug“ im RIS-Web genannt.

Anzeige der Schriftstücke

Den Dokumenttypen kann zugewiesen werden, ob es sich um ein Sitzungsschriftstück (bei Reiter "Sitzungsdokumente" angezeigt) oder um ein Tagesordnungsschriftstück (be Reiter "Tagesordnung" angezeigt) handelt.

Anlagen

* Vom Hauptdokument (Anlagen werden neben dem Hauptschriftstück angezeigt; empfohlene Einstellung)

* Nur im Login-Bereich (Anlagen können nur gesehen werden, wenn man angemeldet ist, betrifft auch öffentliche TOP, d.h. Bürger können zwar das Hauptschriftstück, aber nicht die Anlage sehen)

Zusätzliche Dokumente

Die Zielseite für Zusätzliche Dokumente und die Mandantenzuordnung kann festgelegt werden.

==== Reiter PDF Sicherheit ====

[[Image:Ratsinformationssystem - PDF-Sicherheit.png|miniatur|Einstellungen zur PDF-Sicherheit]]

'''Wasserzeichen'''

Systemweit kann vom Administrator ein Wasserzeichen für alle PDF-Dateien aktiviert werden. Das Wasserzeichen kann individuell
gestaltet und hochgeladen oder aus dem RIS-Namen per Knopfdruck generiert werden.

Folgende Arten von Wasserzeichen stehen zur Verfügung:
* Stempel (Standard): Das Wasserzeichen wird über den Text gelegt. Insbesondere bei Bildern ist dies zu empfehlen. Die Lesbarkeit kann je nach Wasserzeichen ggf. eingeschränkt sein.
* Hintergrund: Das Wasserzeichen wird unter dem Text eingefügt. In PDF-Dokumenten mit Bildinhalten ist das Wasserzeichen ggf. verdeckt.

[[Image:14_V2-3PDF-Sicherheit-Wasserzeichen.png|miniatur|PDF mit Wasserzeichen und benutzer- und zeitabhängiger Fußleiste]]

Wird ein Wasserzeichen für die Dateien verwendet, erscheinen der Nutzername, ein Zeitstempel und "Erstellt am / für" mittig in der Fußzeile des Dokumentes.
Möchten Sie diesen Hinweis anzeigen, jedoch kein Wasserzeichen hinterlegen, laden Sie ein leeres PDF-Dokument im System hoch und stellen Sie es als Wasserzeichen für den Hintergrund ein.
Wasserzeichen und Fußleiste können auch im Webviewer eingefügt werden.

Zum weiteren Schutz für Dokumente, mit dem Sichtbarkeitsbereich "Login-Bereich" oder "Login-Bereich und Bürger-Bereich", können Sie einen farbigen Hintergrund einstellen.

[[Image:RIS_PDFSchutzFarbe.png|miniatur|Farbe zur PDF-Sicherheit]]

'''Verschlüsselung'''

Systemweit kann vom Administrator ein Passwort für alle Schriftstückdownloads/Sitzungsmappen aktiviert werden. Wichtig: Der Passwortschutz gilt nur für nicht öffentlich sichtbare Schriftstücke! Öffentliche Schriftstücke sind weiterhin ohne einen Passwortschutz aufrufbar. Das Passwort ist nicht nutzerspezifisch und muss allen Nutzern bekannt gegeben werden.

Mit dem Passwortschutz können folgende Berechtigungen in PDF-Dateien gesetzt werden:
* keine (nur ansehen): Nutzer können das PDF herunterladen und öffnen. Andere Aktionen, wie Drucken, Hinzufügen von Anmerkungen in einem PDF-Programm oder Zusammenfügen mit anderen Dokumenten, sind nicht möglich.
* alle Berechtigungen: Nutzer können das PDF herunterladen und öffnen. Alle anderen Aktionen, wie Drucken, Hinzufügen von Anmerkungen in einem PDF-Programm oder Zusammenfügen mit anderen Dokumenten, sind möglich.
* eigene Vorgabe: Nutzer können das PDF herunterladen und öffnen. Hier kann der Admin selber bestimmen, welche Aktionen erlaubt sind: Drucken, Hinzufügen von Anmerkungen in einem PDF-Programm oder Zusammenfügen mit anderen Dokumenten. Bitte beachten Sie: in PDF-Betrachtern (z. B. Acrobat Reader) können die Berechtigungen andere Bezeichnungen tragen.

[[Image:14_V2-3PDF-Sicherheit-Frontend.png|miniatur|PDF-Verschlüsselung im Frontend]]

Erfolgte die Aktivierung der PDF-Verschlüsselung sowie die Vergabe eines systemweiten PW durch den Admin, so kann jeder Nutzer anschließend im persönlichen Bereich der Ratsinformations-Webseite (Frontend) unterhalb des Punktes "PDF Verschlüsselung" im Reiter „Profildaten“ das Admin-PW überschreiben. Trägt der Nutzer nichts ein, gilt das Admin-PW.

==== Reiter Adressen ====

[[Image:15_V2-3Ratsinformation-Reiter Adressen.png|miniatur|Reiter Adressen]]

Konfiguration der Darstellung der Adresse:

* Adressen sind in bestimmte Blöcke unterteilt, für die jeweils eine Überschrift und eine CSS-Klasse festgelegt werden kann
* Einteilung in Adressblöcke
* Festlegung der zu verwendenden Felder je Block
* Konfiguration der Formatierung (Name in der Ausgabe, Zeilenumbruch, relevant für Listenansicht)
* Adressrendering über herkömmlichen Weg, wenn keine Adressfelddefinition hinterlegt ist
* wenn nur ein Feld definiert ist: Verwendung dieser Konfiguration

==== Reiter Datenschutz ====

[[Image:16_V2-3Ratsinformation-Reiter Datenschutz.png|miniatur|Reiter Datenschutz]]

Logging von Nutzerinteraktionen

* Logging von Schriftstückdownloads als Nachweis der „Zustellung“ von z.B. Einladungen
** optional de-/aktivierbar
** bei Download von Zip Archiven wird es als ein Log zusammengefasst

Tagesordnungspunkte

Es kann konfiguriert werden, ob der öffentlich hinterlegte Text für Tagesordnungspunkte angezeigt werden soll, z.B. wenn der Nutzer als "befangen" eingestuft wird, oder ein eigener Text. Bei Letzterem erscheint ein Freitextfeld.

==== Reiter Import ====

[[Image:Ratsinformation-Reiter_Import.PNG|miniatur|Reiter Import]]

Schnittstelle

Das Dateiformat für die Schnittstelle kann konfiguriert werden (Standard: KommunalPLUS Ratsinformation).

Quelle

Das Quell-Verzeichnis gibt den Pfad der zu importierenden Daten an.

Autoimport

* Service URL der Server Warteschlange

* Systemerkennung in der Server Warteschlange

=== Veränderung der Sichtbarkeit ===

Übersicht aller Sitzungen und Schriftstücke im System mit Veröffentlichungsbereich. Ermöglicht das Offline-Setzen eines einzelnen Datensatzes.

[[Image:18_V2-3Notizen bearbeiten.png|miniatur|Notizen bearbeiten]]

=== Rechte einsehen ===

Über "Rechte einsehen" können Sie die Rechte an Sitzungen, Tagesordnungspunkten und Dokumenten einsehen.

=== Notizen bearbeiten ===

Scheidet ein Nutzer unerwartet aus, verbleiben oft noch in Sitzungen erstellte Notizen im System. Für Administratoren wurde daher eine Möglichkeit geschaffen, diese Notizen unter datenschutzrechtlichen Aspekten vollständig aus dem System zu entfernen. Der Administrator erhält dabei keinen Zugriff auf die Inhalte, sondern kann lediglich an Hand des Notiz-Titels entscheiden, welche Notizen eines Nutzers gelöscht werden sollen.
* Möglichkeit der Suche nach einem Nutzer in der Auswahl
* Anzeige folgender Informationen:
:* ID
:* Nutzer mit Login-Kennung und E-Mail-Adresse
:* Datum der letzten Änderung
:* Sitzungstitel

=== Nutzerkonten zurücksetzen===

[[Image:19_V2-3Ratsinformation Zuruecksetzen der Zugangsdaten.png|miniatur|Zurücksetzen der Nutzerkonten]]

Hier erscheint eine Übersicht aller importierten Nutzer. Ermöglicht das Neu-Versenden eines Initial-Passworts an Nutzer, abhängig von der Aktivierung des [[#Reiter Benachrichtigungen|E-Mail-Versand]].

Icons kennzeichnen Nutzer mit nicht vorhandenen bzw. mehrmals vergebenen E-Mail-Adressen.

Der Link hat eine Gültigkeit von 24 Stunden.

[[Image:20_V2-3Nutzerkonten bearbeiten.png|miniatur|Bearbeiten von Nutzerkonten]]

=== Nutzerkonten bearbeiten ===

Nutzer, die in der XML als "gelöscht" markiert sind, werden nicht vollständig aus der Datenbank entfernt, um eine Wiederherstellung bei unbeabsichtigtem Löschen zu ermöglichen.

Unter diesem Punkt kann der web-admin ein oder mehrere Nutzer temporär löschen (soft-delete) oder wiederherstellen. Das unwiederbringliche Löschen aus der Datenbank (hart-delete) ist weiterhin nur durch den RIS-Support möglich, da bei einem versehentlichen Löschen ein Komplett-Export notwendig wird. Melden Sie sich gern kurzfristig bei uns, sollten Sie einen Nutzer vollständig aus der Datenbank löschen wollen.

'''Hinweis:''' Das Löschen im Ratsinformationssystem ist eine temporäre, kurzfristige Lösung. Der Nutzer muss in jedem Fall auch im DMS für den Export deaktiviert werden und darf nicht mehr in der XML erscheinen. Andernfalls wird der Nutzer wiederholt importiert und im Ratsinformationssystem angelegt.

=== Geschützte Dokumente ===

In der Übersicht "Geschützte Dokumente" können Sie einsehen, welche Dokumente/Dateien einen Schutz haben, der die Verarbeitung für das Gesamtdokument oder für Drucksachen in der Mandatsansicht/App verhindern. Beim Import wird jede Datei automatisch geprüft. Alle bereits bestehenden Daten wurden nach dem letzten Update automatsich geprüft. Für die Erzeugung des Gesamtdokuments sowie der Drucksachen im Mandatsträgermodus wird ggf. eine Fehlerseite statt der fehlerhaften Datei eingefügt.

=== Systemlogs ===

[[Image:21_V2-3Ratsinformation Sytemereignisse.png|miniatur|Systemereignisse]]

Hier kann die Einsicht in Systemmeldungen erfolgen.

Systemereignisse sind

* suchbar nach:
:* Text und
:* Datum oder
:* Zeitspanne

* filterbar nach:
:* alle,
:* Hinweise,
:* Warnungen,
:* Fehler und
:* Erfolg

* sowie sortierbar nach:
:* ID,
:* Art,
:* Nutzer,
:* Datum/Uhrzeit,
:* Modulkontext,
:* erweiterter Kontext,
:* Ereignis und
:* Beschreibung.

== Modulvorlagen ==

[[Image:22_V2-3Ratsinformation2 Konfiguration Modulvorlagen.png|miniatur|Konfiguration Modulvorlagen]]

Eine Modulvorlage dient der einfachen und systemweiten Konfiguration der Ausgabe. Es können mehrere Modulvorlagen angelegt werden. Modulvorlagen werden an den Modulen der Menüpunkte im [[#Seitenbaum|Seitenbaum]] ausgewählt, wobei pro Menüpunkt nur eine Modulvorlage ausgewählt werden kann. Die Konfiguration für die Ausgabe erfolgt ausschließlich über die Modulvorlagen.

'''Reiter der Modulvorlage'''

* [[#Reiter Allgemein|Allgemein]]
* [[#Reiter Darstellung|Darstellung]]
* [[#Reiter Sitzungen|Sitzungen]]
* [[#Reiter Kalender|Kalender]]
* [[#Reiter Personen|Personen]]
* [[#Reiter Gremien|Gremien]]
* [[#Reiter Suche|Suche]]
* [[#Reiter Dokumenten Liste|Dokumenten Liste]]
* [[#Reiter Notizen|Notizen]]
* [[#Reiter Newsmodul|Newsmodul]]
* [[#Reiter App|App]]

'''Vorteile gegenüber der direkten Konfiguration am Menüpunkt'''

* Konfiguration der Modulvorlage an einem zentralen Punkt
* einfache Nachkonfiguration neuer oder zuvor nicht genutzter Funktionen
* keine Anpassung aller Menüpunkte notwendig
* Verringerung fehlerhafter oder fehlender Konfigurationen an einzelnen Menüpunkten (führte in der Vergangenheit zu Missverständnissen in der Ausgabe)

Die Einstellungen in der Modulvorlage können beliebig vorgenommen werden. Für alle Reiter gilt, dass der Systemstandard mit einem Klick wiederhergestellt werden kann.

Weiterhin können, wenn notwendig, am einzelnen Menüpunkt abweichende Einstellungen vorgenommen werden.

==== Reiter Allgemein ====

[[Image:23_V2-3Ratsinformation Konfiguration-Allgemein.png|miniatur|Konfigurationsmöglichkeiten Allgemein]]

Im Reiter Allgemein kann die Grundeinstellung der Modulvorlage vorgenommen werden. Dazu zählen die Vergabe einer eindeutigen Bezeichnung sowie die Auswahl des Mandantensystems.

==== Reiter Darstellung ====

[[Image:24_V2-3Ratsinformation Konfiguration-Darstellung.png|miniatur|Konfigurationsmöglichkeiten für Darstellung]]

Listen

Daten, die in einer Liste ausgegeben werden, können in ihrer Anzahl variiert werden. Es können bis zu 50 Einträge pro Seite angezeigt werden.

Datumsformat

Das Datumsformat (inklusive Uhrzeit) kann konfiguriert werden, z.B. für die Ausgabe der Sitzungen in der Listenansicht.

Zusätzliche Ausgabe

Ausgewählt werden können:

Vertreter für Sitzungen und Gremien
[[Image:Ratsinformationssystem-_Ausgabeort_Vertreter.png|miniatur|Ausgabe des Vertreters für das Gremiumsmitglied im Frontend]]
* Ausgabe von Vertretern in Sitzungsteilnehmer Listen
* Ausgabe von Vertretern in Basisgremien Listen
:→ erzeugt eine zusätzliche Liste mit den Vertretern für die jeweilige Sitzung oder Gremium

Zugehörigkeiten und Funktionen von Mandatsträgern
* Ausgabe von Parteien, welche der Mandatsträger angehört
* Ausgabe von Fraktionsvorsitzenden, zeigt dies bei dem betreffenden Mandatsträger an
* Ausgabe von zusätzlichen Funktionen, welche der Mandatsträger inne hat
:→ gibt bei den Mandatsträger die gewünschten Attribute aus

* Ausgabe von Drucksachennummern → in den Details der Dokumentenansicht bzw. bei der Suche nach Schriftstücken im Frontend
* Ausgabe des Öffentlichkeitsstatus bei Schriftstücken mit Bezug zu einem TOP → wird bei der Suche direkt an der Sitzung angezeigt

* Filtermöglichkeit für Personenliste
* Filtermöglichkeit für Fraktionenliste
* Filtermöglichkeit für Parteienliste
→ schränkt die Suche auf die ausgewählten Filter ein

Features deaktivieren

Folgende Features können ausgeschalten werden:

* Notizfunktion an Sitzung deaktivieren
* Downloadmöglichkeit für Sitzungsmappe deaktivieren
* Downloadmöglichkeit für Gesamtdokument deaktivieren
* Downloadmöglichkeit für elektronische Visitenkarte deaktivieren
* Link "auf Karte anzeigen" deaktivieren
* Ausgabe von Jahres Auswahl in Sitzungs-Archiv deaktivieren
* Ausgabe von "Vertreter für Gremiumsmitglieder" deaktivieren
* Einbindung der Javascript Bibliothek jQuery deaktivieren
* Einbindung der Javascript Bibliothek jQuery-UI deaktivieren
* Zusammenfügen von AssetsCompiler deaktivieren

==== Reiter Sitzungen ====

[[Image:25_V2-3Ratsinformation Konfiguration-Sitzungen.png|miniatur|Konfigurationsmöglichkeiten für Sitzungen]]

Sitzungsdetails

Bei der Darstellung der Sitzungsdetails kann zwischen einer Listenansicht (einfache Anordnung untereinander), Akkordeonansicht (untereinander angeordnete Klappboxen) oder der Darstellung mit Reitern (Anordnung nebeneinander) gewählt werden.

Weiterhin ausgewählt werden kann:

* Titel des Sitzungs-Schriftguts anzeigen
* Titel von Anlagen des Sitzungs-Schriftguts anzeigen
* Titel des Schriftguts der Tagesordnungspunkte anzeigen (über Tooltip)
* Titel von Anlagen des Tagesordnungspunkt-Schriftguts anzeigen (über Tooltip)

Sitzungstitel

Die Darstellung des Wochentags kann beeinflusst werden. Zunächst kann eingestellt werden, ob die Wochentage überhaupt ausgegeben werden sollen. Bei der Art kann zwischen der Kurz- und der Langform unterschieden werden. Es kann ein beliebiger Trenner zwischen Wochentag und Datum angegeben werden. Optional können zwischen Datum und Uhrzeit oder vor dem Sitzungsnamen, ebenfalls Trenner eingefügt werden.

==== Reiter Kalender ====

[[Image:26_V2-3Ratsinformation Wochenansicht Sitzungskalender.png|miniatur|Darstellungsmöglichkeiten im Kalender am Beispiel der Wochenansicht]]

[[Image:26_V2-3Ratsinformation Konfiguration-Kalender.png|miniatur|Konfigurationsmöglichkeiten für Kalender]]

Neben der Kalenderdarstellung kann an dieser Stelle auch die Ausgabe der Kalendereinträge konfiguriert werden.

Kalenderdarstellung

Die Startansicht unterscheidet zwischen Monat (Standard), Woche und Tag. Dabei kann für Woche und Tag die einfache oder detaillierte (mit Stundenraster) Ansicht gewählt werden.

Kalendereinträge

Standardmäßig wird die Gremiumsbezeichnung im Kalender ausgeschrieben. Um unschöne Umbrüche zu vermeiden, kann an dieser Stelle die Abkürzung der Gremiumsbezeichnung aktiviert werden. Mit der Aktivierung stehen Tooltips und eine Legende optional zur Verfügung.

Farbwerte

Termine und Tooltips können jeweils mit einer auf das Kundenweb angepassten oder vom Kunden gewünschten Farbe versehen werden.
Werden die Feldwerte leer gelassen, erfolgt die Darstellung in Standardfarben (hellblau). Evtl. wird die Hintergrundfarbe von der im Template festgelegten Farbe überschrieben.

'''Empfohlene Einstellung'''

* Gremiumsbezeichnung = Abkürzung
* Tooltip anzeigen = aktiviert
* Legende anzeigen = aktiviert

Internetkalender

Hierüber kann der Download des Kalenders (*.ics-Format) aktiviert werden.

==== Reiter Personen ====

[[Image:27_V2-3Ratsinformation2 Konfiguration Personen.png|miniatur|Konfigurationsmöglichkeiten für Personen]]

Bilddarstellung

An dieser Stelle kann die Anzeige hinterlegter Bilder der Personen (Benutzerverwaltung) nach Bereichen konfiguriert werden:

* keine Anzeige
* im Bürger-Bereich (ohne Anmeldung am RIS sichtbar)
* im Login-Bereich (nur nach Anmeldung am RIS sichtbar)
* keine Einschränkung

Detail Bild - Listen Bild - Vollbild

Hier können jeweils die Abmessungen der Bilddarstellungen konfiguriert werden.

==== Reiter Gremien ====

[[Image:28_V2-3Ratsinformation2 Konfiguration Gremien.png|miniatur|Konfigurationsmöglichkeiten für Gremien]]

Ausgabe

Die Anzeige leerer Gremien kann optional aktiviert werden (Standard: aus). Bei Deaktivierung werden nur Gremien angezeigt, bei denen auch Mitglieder vorhanden sind.

Sitzungskalender

Optional kann die Einstellung erfolgen, dass für jedes Gremium ein anderer Farbwert verwendet wird (Standard: aus). Bei Aktivierung dieser Option öffnet sich die Konfiguration "Farbwerte".

Farbwerte

Hier kann für jedes ausgewählte Gremium eine Farbe für den Hintergrund, den Rahmen und die Schrift selektiert werden. Evtl. wird die Hintergrundfarbe von der im Template festgelegten Farbe überschrieben.

==== Reiter Suche ====

[[Image:29_V2-3Ratsinformation2 Konfiguration Suche.png|miniatur|Konfigurationsmöglichkeiten für die Suche]]

Allgemeine Suchoptionen

Um das Suchformular nutzen zu können, muss der Haken bei "Suchformular anbieten" gesetzt sein. Bei der Art der Suche kann zwischen der einfachen und der erweiterten Suche unterschieden werden. Es kann eingeschränkt werden, auf welche Inhalte die Suche zugreifen darf ("Suche in folgenden Inhalten gestatten"). Damit kann die Suchausgabe eingeschränkt werden. Bei der erweiterten Suche kann zusätzlich ausgewählt werden, ob die erweiterten Suchmöglichkeiten im Frontend beim ersten Aufruf bereits aufgeklappt erscheinen sollen.

Formularelemente der Erweiterten Suche

Optionen, die in der erweiterten Suche eingeblendet werden können und mit denen die Sucheingabe beeinflusst werden kann:
* "Suche nach Gremium" anzeigen (bei Auswahl von "Personen", "Schriftstücke", "Sitzungen" oder "Tagesordnungspunkte" als Suchbereich)
* "Suche nach Schriftstückart" anzeigen (bei Auswahl von "Schriftstücke" als Suchbereich)
* "Suche nach Zeitraum" anzeigen (bei Auswahl von "Schriftstücke", "Sitzungen" oder "Tagesordnungspunkte" als Suchbereich)

Die Darstellung der Suchtreffer für Schriftstücke entspricht der Darstellung der Dokumentenliste inklusive der dortigen Konfiguration.

==== Reiter Dokumenten Liste ====

[[Image:30_V2-3Ratsinformation2 Konfiguration DokumentenListe.png|miniatur|Konfigurationsmöglichkeiten für Dokumenten Liste]]

Ausgabe

Es kann ausgewählt werden, ob nur die Schriftstück-Arten angezeigt werden sollen, die in der untenstehenden Sortierung enthalten sind.
Die Anzeige leere Einträge in der Schriftstück ArtID Liste kann optional aktiviert werden (Standard: aus). Bei Deaktivierung werden nur Schriftstück-Arten angezeigt, zu denen auch Dokumente vorhanden sind.

Dokumentenliste

Der Titel des Schriftstückes ist standardmäßig aktiviert. Optional kann diese Einstellung geändert werden. Anlagen und Anlage-Titel können angezeigt oder ausgeblendet werden.

Sortierung

In der Sortierung können die Schriftstückarten, die verwendet werden sollen, und deren Reihenfolge festgelegt werden. Jeder Dokumententyp kann innerhalb der Reihenfolge nur einmal vorkommen.

Innerhalb einer Schriftstückart erfolgt die Sortierung anhand des Zeitbezugs des Dokuments. Hierbei wird von allen Sitzungen, in der das Schriftstück verwendet wird, die aktuellste Sitzung ermittelt.

==== Reiter Notizen ====

[[Image:31_V2-3Ratsinformation2 Konfiguration Notizen.png|miniatur|Konfigurationsmöglichkeiten für Notizen]]

Konfigurieren der Nutzerauswahl und möglicher Einschränkungen für das Teilen von Notizen.

Nutzerauswahl

* nur Teilnehmer der Sitzung und Nutzer mit zusätzlichem Zugriff auf die Sitzung (Standard)
* nur Teilnehmer der Sitzung
* alle Nutzer, unabhängig von Zugriffsberechtigungen

Mögliche Einschränkungen

* Gremien
* Fraktionen
* Parteien
* Funktion im Gremium
* Zusätzliche Funktion

==== Reiter Newsmodul ====

[[Image:32_V2-3Ratsinformation2 Konfiguration Newsmodul.png|miniatur|Konfigurationsmöglichkeiten für das Newsmodul]]

[[Image:32_V2-3Ratsinformation2 Konfiguration Newsmodul Seite.png|miniatur|Auswahl der Detailseite]]

Hierüber kann die Anzeige des Newsmoduls im Sitzungskalender aktiv geschalten werden. Bei Aktivierung wird die Möglichkeit geboten, für jede Kategorie zu bestimmen, auf welcher Webseite (Detailseite) die Artikel erscheinen sollen, sowie eine Farbe für den Hintergrund, den Rahmen und die Schrift festzulegen.

==== Reiter App ====

Hier können Konfigurationen für die BürgerApp vorgenommen werden.

[[Image:33_V2-3Ratsinformation2 Konfiguration App.png|miniatur|Konfigurationsmöglichkeiten für die App]]

Integration

* Überschrift
* Festlegung der Spaltenanzahl im Startbildschirm (Homescreen)
* Login über Webcontainer ermöglichen: Login Schaltfläche im Startbildschirm erscheint (Ersatz für Login über nativen App-Rahmen)

Eigene Styles

* eigene Styles (brain-SCC) oder kundenspezifische Stylesheets per CSS einfügen (kunde.css)

== Teilnahme ==

[[Image:34_V2-3Teilnahme.png|miniatur|Teilnahme]]

Der Punkt "Sitzungsteilnahme" ermöglicht die Sortierung nach ID, Externer ID, Kennung, Sitzungsbeginn und Status. Eine Suche anhand eines Textes und des Zeitraums der Sitzung kann ebenfalls erfolgen.

Am Ende jeder Zeile wird der Button "Teilnehmer anzeigen" zur Verfügung gestellt. Hierüber werden alle Sitzungsteilnehmer mit deren Zu- oder Absagen einer Teilnahme tabellarisch ausgegeben. Es wird eine Exportfunktion im CSV-Format (z.B. für Excel) angeboten.

'''Hinweis:''' Um die Zu- und Absagen der Sitzungsteilnehmer zu sehen, wird die Nutzung des Mandatsträgermodus vorausgesetzt.

== Statistik ==

[[Image:35_V2-3Statistik.png|miniatur|Statistik]]

Die Statistik gibt einen kurzen Überblick über die im System importierten Inhalte, Nutzerkonten und Nutzerinhalte. Zudem kann die Menge des bisher verbrauchten Speichers angezeigt werden, unterteilt in Datenbank, Importverzeichnis und Projektverzeichnis.

== Hilfe ==

Über den Punkt "Hilfe" wird das Wiki des Ratsinformationssystems aufgerufen. Darin sind Konfigurationsmöglichkeiten des Backends näher beschrieben.

= Hilfe-Funktion =

[[Image:36_V2-3Hilfe.png|miniatur|''Hilfe'' Schaltfläche]]

Über die ''Hilfe''-Schaltfläche in den einzelnen Menüs der Administration kann auf die Hilfe-Funktion zugegriffen werden. Dabei ist jede ''Hilfe''-Schaltfläche mit dem inhaltlich passenden Abschnitt eines Wiki-Artikels verknüpft.

Ratsinformationssystem - Ausgabe Version 2.5

2018-05-14T09:33:37Z

Sbartnitzek:

Dieser Artikel beschreibt den Ausgabebereich des Ratsinformationssystems in der Version 2.5 und der Webseite (REGISAFE ab Version 4.5).

= Administration =

-> Informationen zur [[Ratsinformationssystem - Administration Version 2.5|Administration des Moduls BürgerPLUS Ratsinformation Version 2.5]]

= URL und Systemanforderungen=

Die Standard-URL setzt sich aus der Domain '''<nowiki>"https://ris.geocms.com"</nowiki>''' und der individuellen Systemkennung '''"kunde"''' zusammen.

Beispiel: https://ris.geocms.com/demo

In Abstimmung mit dem [http://dms-support.brain-scc.de/de/ansprechpartner.html/ Supportteam] ist eine Abweichung von der Standard-URL möglich.

Das Web ist optimiert für:

* Internet Explorer ab Version 11.x
* Mozilla Firefox ab Version 55.x
* Google Chrome ab Version 60.x
* Opera ab Version 48.x

Ein Browser der neuesten Generation wird empfohlen.

= Layout =

[[Datei:RIS-Web_Beispiellayout.png|miniatur|Layout am Beispiel vom RIS Südlohn]]

Standardmäßig erfolgt eine Anpassung an das Layout des Kundenwebs bei der Installation. Der Kunde liefert dabei die notwendige Kopfgrafik sowie alle relevanten Style-Informationen oder einen Link auf die zu übernehmende Internetseite.
Folgende Elemente können angepasst werden:

* Kopfzeile
* Schriftform und Schriftgröße
* Hyperlinks
* Hintergrundgrafik

Die Kopfzeile enthält ein Logo und/oder Kopfbild des Kunden. Sie wird mit der Startseite des Kundenwebs verlinkt.

Die Hintergrundgrafik besteht aus einer vom Kunden gelieferten Grafik oder einem zur Gesamtgestaltung passenden Bild.

Darüber hinaus sind weitere individuelle Anpassungen möglich. Diese sind mit dem [http://dms-support.brain-scc.de/de/ansprechpartner.html/ Supportteam] abzustimmen. Anschließend wird ein Angebot erstellt, welches vom Kunden zu bestätigen ist.

= Gliederung der Webseite =

[[Datei:Gliederung_eines_Ratsinformationssystems.JPG|miniatur|Gliederung eines Standard-Webs]]

== Navigation ==

Die Navigation wird im [[BürgerPLUS Ratsinformation - Administration Version 2.3#Seitenbaum|Seitenbaum]] des Administrationsbereichs definiert. Bei der Installation wird eine Standard-Navigation vorgegeben, die gemeinsam mit dem Kunden angepasst werden kann. Standard-Navigation:

* [[#Persönlicher Bereich|Persönlicher Bereich]] ''- erst nach Login-In sichtbar''
** [[#Kontaktformular|Kontaktformular]]
* [[#Sitzungskalender|Sitzungskalender]]
* [[#Sitzungstermine|Sitzungstermine]]
** [[#Sitzungstermine (Archiv)|Sitzungstermine (Archiv)]]
* [[#Gremien|Gremien]]
* [[#Personen|Personen]]
* [[#Fraktionen|Fraktionen]]
* [[#Dokumente|Dokumente]]
* [[#Zusätzliche Dokumente|Zusätzliche Dokumente]]
* [[#Suche|Suche]]
* [[#Passwort zurücksetzen|Passwort zurücksetzen]]
* [[#Hilfe|Hilfe]]

Es können weitere Menüpunkte angelegt oder Bestehende bearbeitet werden. Auch ein Umbenennen oder Verschieben ist möglich.

'''Empfehlung:''' Die Nutzung der [[BürgerPLUS Ratsinformation - Administration Version 2.3#Modulvorlagen|Modulvorlage]] vereinfacht die Konfiguration der einzelnen Menüpunkte und stellt sicher, dass die Darstellung der gesuchten Daten in jedem Menüpunkt identisch ist.

=== Persönlicher Bereich ===

Der persönliche Bereich ist autorisierten Nutzern vorbehalten und enthält:

* [[#Meine Sitzungen|Meine Sitzungen]]
* [[#Profildaten|Profildaten]]
* [[#Meine Notizen|Meine Notizen]]
* [[#Mein Passwort|Mein Passwort]]
* [[#Mandatsträgermodus|Mandatsträgermodus]]
* [[#Kontaktformular|Kontaktformular]]

Die Anmeldung erfolgt über die [[#Loginmaske|Loginmaske]].

Für den öffentlichen Bereich sind keine Benutzerdaten notwendig.

Ist der Informationsdienst, die PDF-Verschlüsselung oder die Notizfunktion systemweit deaktiviert, werden die Reiter "Profildaten" bzw. "Meine Notizen" im Persönlichen Bereich ausgeblendet.

==== Meine Sitzungen ====

[[Image:RIS-Web_MeineSitzungen.png|miniatur|Persönlicher Bereich - Meine Sitzungen]]

Unter "Meine Sitzungen" werden alle zukünftigen Sitzungen des Gremiums / der Gremien der Nutzer angezeigt. Die Sitzungen werden geordnet von der tagesaktuellen Sitzung zu zukünftigen Sitzungen ausgegeben. Finden mehrere Sitzungen an einem Tag statt, werden diese nach der beginnenden Uhrzeit geordnet.

==== Profildaten ====

===== Informationsdienst =====

[[Image:14_V2-3PDF-Sicherheit-Frontend.png|miniatur|Persönlicher Bereich - Profildaten]]

Der Informationsdienst innerhalb des Reiters "Profildaten" ermöglicht das Versenden einer Benachrichtigung, sobald eine Sitzung einen bestimmten Status erreicht hat. Der Nutzer kann festlegen, für welchen Status er eine E-Mail erhalten möchte. Es sind nur die Sitzungsstatus sichtbar, die mindestens an eine Sitzung aus dem REGISAFE (Modul: KommunalPLUS Sitzungsdienst) übergeben wurden.

Der Versand erfolgt auch bei Komplett-Export und Zeitintervall-Exporten. Der Informationsdienst ermittelt dabei die Änderungen der in der XML gelieferten Daten im Vergleich zu den in der Datenbank vorhanden Daten.

Reihenfolge der Ermittlung:

* Änderung des Sitzung (Datum, Uhrzeit, Raum, Status)
* Änderung an TOPs (verglichen werden TOPs der gleichen Nummerierung)
* Änderungen an Sitzungsschriftstücken oder TOP Schriftstücken (Änderungsdatum der Schriftstücke)

Eine zentrale Festlegung von Sitzungsstatus-Vorgaben ist in der Administration möglich. (Versand erfolgt dann automatisch für alle von der Änderung betroffenen Nutzer)

===== PDF Verschlüsselung =====

Hier kann das durch den Admin systemweit vergebene Passwort zur Entschlüsselung von PDF-Dokumenten geändert werden. Trägt der Nutzer nichts ein, gilt das Admin-PW. Die Einstellung kann im [[BürgerPLUS_Ratsinformation_-_Administration_Version_2.3#Reiter PDF Sicherheit|Administrationsbereich]] geändert werden.

==== Meine Notizen ====

[[Image:RIS-Web_MeineNotizen.png|miniatur|Persönlicher Bereich - Meine Notizen]]

Zu bestehenden Sitzungen und Tagesordnungspunkten können Notizen angelegt werden. Alle von einem Nutzer erstellten Notizen werden im persönlichen Bereich unter „Meine Notizen“ gesammelt dargestellt. Diese werden nach Erstelldatum absteigend sortiert angezeigt. Bereits erstellte Notizen können jederzeit geändert werden. Notizen nicht mehr vorhandener Nutzer (mit Löschkennzeichen oder vollständig entfernt) werden ausgeblendet.

* Notizdialog in eigenem Dialogfenster
* Titel kein Pflichtfeld, bei leerem Titel wird Autotext "Ihre Notiz vom <aktuelles Datum>" erzeugt
* alphabetisch sortierte zweispaltige Anzeige der leseberechtigten Nutzer

Notizen können gelöscht werden.

==== Mein Passwort ====

[[Image:RIS-Web_MeinPasswort.png|miniatur|Persönlicher Bereich - Mein Passwort]]

Die Standardanforderungen für Passwörter werden im Backend in der Systemadministration unter Datenschutz konfiguriert. Das persönliche Kennwort kann zu jeder Zeit geändert werden. Es sind die unter „Hinweise“ vorgegebenen Konventionen einzuhalten.

Standardwerte bei der Erstinstallation:

Das Kennwort muss:
* mindestens 8 Zeichen lang sein,
* einen Großbuchstaben enthalten,
* einen Kleinbuchstaben enthalten,
* eine Ziffer enthalten und
* ein Sonderzeichen enthalten.

Das Kennwort muss nach dem ersten Login geändert werden. Aus Sicherheitsgründen wird eine regelmäßige Anpassung des Kennworts empfohlen.

==== Kontaktformular ====

[[Image:RIS-Web_Kontaktformular.png|miniatur|Persönlicher Bereich - Kontaktformular]]

Das Kontaktformular bietet die Möglichkeit, mit dem Administrator in Verbindung zu treten und Anfragen an eine zentral hinterlegte E-Mail-Adresse zu versenden. Die Anmeldedaten werden dem Nutzerkonto entnommen. Es wird empfohlen, eine Kopie der Anfrage an die eigene E-Mail-Adresse zu versenden.

Der Betreff der Anfrage kann durch eine Auswahl festgelegt werden.

Die Konfiguration des Kontaktformulars ist in der Administration im Seitenbaum am entsprechenden Modul des Menüpunktes möglich.

=== Sitzungskalender ===

[[Image:RIS-Web_Sitzungskalender.png|miniatur|Sitzungskalender]]

Im Sitzungskalender werden abhängig vom Öffentlichkeitsbereich und der jeweiligen Rechte des Nutzers aktuelle, zukünftige und vergangene Sitzungstermine angezeigt.
Dabei kann zwischen einer Monats-, Wochen- und Tagesansicht gewählt werden. Zudem können die Sitzungen eines bestimmten (vergangenen oder zukünftigen) Jahres und Monats dargestellt werden.

Kalendereinträge werden farblich hervorgehoben. Die Farbe und Darstellung kann im [[BürgerPLUS Ratsinformation - Administration Version 2.3#Reiter_Kalender|Administrationsbereich]] geändert werden.

Die Sitzungstermine können für die weitere Nutzung über die Schaltfläche ''Kalender Download'' als Datei im ics-Format exportiert werden. Eine automatische Aktualisierung des Sitzungskalenders ist nur gegeben, wenn der Kalender über die URL z.B. in einem E-Mail-Client eingebunden wird.

Durch die Pfeiltasten kann vor und zurück navigiert werden. Je nach gewählter Ansicht, kann in Monats-, Wochen- oder Tagesschritten navigiert werden. Mit den doppelten Pfeiltasten können Sitzungen in darauffolgenden oder vergangenen Jahren angewählt werden.

=== Sitzungstermine ===

[[Image:RIS-Web_Sitzungstermine.png|miniatur|Sitzungstermine]]

[[Image:RIS-Web_Sitzung_Detail.png|miniatur|Details zur Sitzung]]

Die Darstellung für aktuelle Sitzungstermine und archivierte Sitzungstermine wird im Backend in der Modulvorlage oder im Seitenbaum am entsprechenden Modul des Menüpunktes konfiguriert. Der Datenimport erfolgt über das REGISAFE. So wie die Daten eingegeben wurden, werden sie auch ausgegeben.

Alle Sitzungstermine eines Jahres werden geordnet vom aktuellstem Datum zu zukünftigen Daten in einer Liste ausgegeben.

==== Sitzung im Detail ====

Die Detailansicht der Sitzungstermine enthält entsprechende Informationen zu der Sitzung selbst (Bsp.: Zeit, Sitzungsort/-raum, Telefonnumer und/oder E-Mail-Adresse des Gremiums) sowie Sitzungsdokumente, Tagesordnung, Teilnehmer und Notizen.

Wird ein Tagesordnungspunkt (TOP) mit dem RIS-Bereich "öffentlich" und "nicht öffentlich" exportiert, ist der nicht-öffentliche Text des TOP ausschließlich sichtbar für
* Teilnehmer der Sitzung,
* Nutzer mit zusätzlichem Zugriff auf die Sitzung und
* Administratoren.
Voraussetzung für die Sichtbarkeit ist die Anmeldung im RIS-Web.

Alle anderen angemeldeten Nutzer sehen den öffentlichen Text des TOP.

Diese Änderung hat keine Auswirkung auf die Sichtbarkeit im öffentlichen Bereich.

Ist der Nutzer angemeldet, hat er die Möglichkeit, Notizen an die Sitzungen anzuhängen.

Alle sichtbaren Dokumente können Sie als Sitzungsmappe oder als zusammhängendes PDF-Dokument herunterladen. Bei einem zusammenhängenden PDF wird ein dynamisches Inhaltsverzeichnis für alle Einträge wie Tagesordnungspunkte, Drucksachen, Anlagen etc. erzeugt. Zusätzlich wird für jeden Tagesordnungspunkt, der eine Drucksache enthält, ein Deckblatt mit TOP-Nummerierung eingefügt. Die erste Seite des PDFs ist ein Deckblatt mit dem Sitzungstitel.

Die Größe der einzelnen Dokumente werden bei einem Mouse-Over als Tooltip angezeigt. Bei der Sitzungsmappe und dem Gesamtdokument erfolgt lediglich die Angabe einer Mindestgröße, da ein genauer Wert im Vorfeld nicht ermittelt werden kann.

'''Hinweis:''' Damit keine Dokumente, die in Regisafe denselben Dateinamen tragen, nach dem Import "Verschwinden", finden vom System folgende Anpassungen statt:

* Der Dateiname enthält die ArtID als Präfix, z. B. Vorlage oder Beschluss, um das Wiederauffinden zu erleichtern.
* Anlagen erhalten eine interne, eindeutige ID sowie die ArtID des Hauptdokuments, um die Zuordnung zum Hauptdokument zu erleichtern
* Der Dateiname wird anhand des "Titel-Texts" des Schriftstücks gebildet und mit der Dateiendung ".pdf" versehen. Handelt es sich nicht um eine PDF-Datei, wird versucht, diese in eine PDF-Datei zu konvertieren (derzeit nur Bilddateien). Schlägt dies fehl, wird der entsprechende Dateityp (z. B. .doc, .ppt, .xls) angefügt.

==== Sitzungstermine (Archiv) ====

[[Image:RIS-Web_Sitzungsarchiv.png|miniatur|Sitzungstermine (Archiv)]]

Sitzungstermine werden einen Tag nach der Sitzung archiviert. Das Archiv beinhaltet alle in der Vergangenheit liegenden Termine. Die Ausgabe erfolgt in einer Listenansicht von neu zu alt geordnet.

=== Gremien ===

[[Image:RIS-Web_Gremien.png|miniatur|Gremien]]

[[Image:RIS-Web_Gremium_Detail.png|miniatur|Details zum Gremium]]

Personen die in Ausschüssen/Räten tätig sind, werden unter dem Punkt „Gremien“ angezeigt. Ausgegeben werden ein(e) Vorsitzende(r), die zum Gremium gehörenden Gemeinderätinnen und Gemeinderäte, sowie deren jeweilige Vertreter.

Optional kann die Funktion der Gremienmitglieder eingeblendet werden. Angemeldete Nutzer sehen ausschließlich Sitzungen ihres Gremiums/ihrer Gremien.

Zukünftige Sitzungen können abgerufen und auf vergangene Sitzungen zurückgeblickt werden.

Aufgrund des Verzichts auf die Rechteprüfung kann ein Nutzer eine Sitzung sehen, so darf er auch wissen, welches Gremium diese Sitzung abhält. Bisher konnte es passieren, dass ein Nutzer unter Umständen bestimmte Sitzungen eines Gremiums zwar sehen konnte, aber nicht welches Gremium diese Sitzung abhält.

=== Personen ===

[[Image:Ratsinformation-Personen_neu.jpg|miniatur|Personen]]

Die Sortierung der Ausgabe von Personen kann geändert werden. Standardmäßig werden sie alphabetisch nach den Nachnamen geordnet. Die Angaben zu den Personen werden aus REGISAFE importiert und können entsprechend angelegt oder importiert werden.

Jeder Person kann ein Foto zugeordnet werden. Es werden die Bilddaten aus der Benutzerverwaltung verwendet.

Mit Klick auf eine Person gelangt der Nutzer zur Detailansicht mit weiteren Informationen. Hierzu zählen Angaben wie Name, Adresse, Gremien, Fraktionen, Parteien und Vertreter für Gremiumsmitglieder. Zu jeder Person werden weiterhin eine Karte zur Standortbestimmung sowie eine virtuelle Visitenkarte ausgegeben.

Es ist möglich die Ausgabe des Vertreters zu unterbinden. Sollen zusätzliche Funktionen ausgegeben werden, erscheinen diese ab sofort auch in der Personenliste unter dem jeweiligen Namen.

=== Fraktionen ===

[[Image:RIS-Web_Fraktionen.png|miniatur|Fraktionen]]

Alle im REGISAFE hinterlegten Fraktionen werden aufgelistet.

Bei Auswahl einer Fraktion öffnet sich die Detailansicht mit Informationen zu Adresse und Mitgliedern der jeweiligen Fraktion. Zu jeder Fraktion werden eine Karte zur Standortbestimmung sowie eine virtuelle Visitenkarte ausgegeben. Dies kann vom Administrator deaktiviert werden.

=== Parteien ===

[[Image:Ratsinformation-Parteien.jpg|miniatur|Parteien]]

Alle im REGISAFE hinterlegten Parteien werden aufgelistet.

Bei Auswahl einer Partei öffnet sich die Detailansicht mit Informationen zu Adresse und Mitgliedern der jeweiligen Partei. Zu jeder Partei werden eine Karte zur Standortbestimmung sowie eine virtuelle Visitenkarte ausgegeben. Dies kann vom Administrator deaktiviert werden.

=== Dokumente ===

[[Image:RIS-Web_Dokumente.png|miniatur|Dokumente]]

Schriftstücke werden geordnet nach Dokumenttypen ausgegeben. Die Sortierung der Dokumente erfolgt nach dem letzten Änderungsdatum.
Die Möglichkeiten zur Darstellung können im Einzelnen in der
[[BürgerPLUS_Ratsinformation_-_Administration_Version_2.3#Reiter_Schriftstücke|Administration]] festgelegt werden.

Die verschiedenen Dokumenttypen bekommen verschiedene Icons zugewiesen. Deren Bezeichnung wird im Tooltip angezeigt. Die Anzeige der Icons kann durch den Administrator konfiguriert werden.

'''Beispiele für Dokumenttypen'''

<table border="0" cellpadding="2">
<tr><td>[[Datei:Default.png]]</td><td>Vorlage, Sitzungstagesordnung, Einladungen, Niederschrift</td></tr>
<tr><td>[[Datei:Anlage.png]]</td><td>Anlage</td></tr>
<tr><td>[[Datei:Sitzungsbeschluss.png]]</td><td>Beschluss</td></tr>
<tr><td>[[Datei:Sitzungsniederschriftsauszug.png]]</td><td>Niederschriftsauszug</td></tr>
</table>

=== Zusätzliche Dokumente ===

Festgelegte Dokumente können hier zusätzlich angezeigt werden. Die Konfiguration ist im [[BürgerPLUS_Ratsinformation_-_Administration_Version_2.3#Reiter_Schriftst.C3.BCcke|Administrationsbereich]] möglich.

=== Suche ===

[[Image:RIS-Web_erweiterte_Suche.png|miniatur|Suche mit erweiterten Suchoptionen]]

Die Suche wird im Backend in der [[BürgerPLUS_Ratsinformation_-_Administration_Version_2.3#Reiter_Suche|Modulvorlage]] oder im Seitenbaum am entsprechenden Modul des Menüpunktes konfiguriert. Das Suchformular wird durch Aktivieren der Funktion "Suchformular anbieten" angeboten. Es kann gewählt werden zwischen der einfachen Suche und der erweiterten Suche. Zudem kann eingestellt werden ob bei Auswahl der erweiterten Suche, die erweiterten Suchoptionen aufgeklappt sein sollen.

Einzelne Suchbereiche können festgelegt werden. Die Auswahl erfolgt zwischen:

* Adressen
* Fraktionen
* Parteien
* Gremien
* Personen
* Schriftstücke
* Sitzung
* Tagesordnungspunkte

==== Formularelemente der Erweiterten Suche ====

Die Suche nach Gremien und Schriftstückarten bietet erweiterte Auswahlmöglichkeiten. Im Administrationsbereich kann eingestellt werden, ob die Suche zugelassen wird und für welche Bereiche sie gilt. Unter Gremien werden die Ausschüsse angezeigt, welche importiert wurden. Die Auswahlmöglichkeiten unter Schriftstücke geben an, nach welchen Arten von Schriftstücken gesucht werden kann.

Suchergebnisse werden unterhalb der Zusammenfassung der Suchparameter angezeigt.

=== Passwort zurücksetzen ===

[[Image:Ratsinformation_Passwort_zuruecksetzen.jpeg|miniatur|Passwort zurücksetzen]]

Die Login-Daten jedes Nutzers bestehen aus einem Passwort und einer eindeutigen E-Mail-Adresse. Die Identifikation zum Zurücksetzen des Passwortes erfolgt über die Eintragung der E-Mail-Adresse und die Eingabe eines automatisch, bei jedem Aufruf neu generierten Captcha-Code. Es ist möglich, einzelne Nutzergruppen von der Änderung des Passworts auszuschließen.

Um das Passwort zurückzusetzen, sind folgende Schritte durchzuführen:

* Eingabe der Daten in die vorgegebenen Formularfelder.
* Nach Absenden der Daten erhält der Nutzer eine E-Mail mit einem Bestätigungslink, welcher anzuklicken oder in einen Browser zu kopieren ist.
* Im Browser öffnet sich eine Eingabemaske, in der ein neues Passwort eingetragen werden muss.
* Dieses neue Passwort ist im Anschluss noch einmal zu bestätigen.

Das Zurücksetzen des Passworts ist nur bei eineindeutig im System hinterlegten E-Mail-Adressen möglich. Ist bei mehreren
Nutzern eine identische E-Mail-Adresse (z.B. als Funktionspostfach wie info@...) hinterlegt, ist das Zurücksetzen nur durch den
Administrator möglich.

Die Anforderungen für Passwörter befinden sich im Persönlichen Bereich unter [[#Mein Passwort|Mein Passwort]].

=== Hilfe ===

zur Dokumentation des REGISAFE-Modul BürgerPlus Ratsinformation finden Sie Hilfe in der Wiki des GeoCMS in den Artikeln:

* [[Ratsinformationssystem - Administration Version 2.5|BürgerPLUS Ratsinformation Administration]]

* [[Ratsinformationssystem - Oberflächendokumentation Version 2.5|BürgerPLUS Ratsinformation Oberflächendokumentation]]

== Loginmaske ==

[[Image:RIS-Web_Loginmaske.png|miniatur|Loginmaske - Anmeldung Persönlicher Bereich]]

Die durch den Administrator bereit gestellten Login-Daten autorisieren einen Nutzer zum Betreten des geschützten Bereichs. Dieser ist Gremiumsmitgliedern und sonstigen Sitzungsteilnehmern vorbehalten. Die Login-Daten bestehen aus einem Nutzernamen und einem Passwort. Das Passwort kann nach dem Login [[#Mein Passwort|geändert]] oder [[#Passwort zurücksetzen|zurückgesetzt]] werden. Voraussetzung hierfür ist das Vorhandensein einer gültigen und im System hinterlegten E-Mail-Adresse. Die E-Mail-Adresse darf nur an einem Nutzer hinterlegt sein. Teilen sich mehrere Nutzer eine E-Mail-Adresse, z.B. als Funktionspostfach ähnlich <nowiki>"info@mustergemeinde.de"</nowiki>, wird im Sinne des Datenschutzes kein Passwort versandt.

Wurde ein Benutzername oder Kennwort mehrfach falsch eingegeben, wird der Nutzer für einen bestimmten Zeitraum gesperrt.

Bei Inaktivität wird der Nutzer automatisch nach 20 Minuten vom System abgemeldet.

== Inhaltsbereich ==

Der Inhaltsbereich ändert sich je nach gewähltem Menüpunkt. Wird dann beispielsweise der Punkt „Gremien“ ausgewählt, erscheinen im Inhaltsbereich die Ausschüsse/Räte. Mit dem Aufrufen der Seite wird standardmäßig der Sitzungskalender angezeigt.

== Fußzeile ==

[[Image:Ratsinformation_Fusszeile.jpeg|miniatur|Ratsinformation Fußzeile]]

Die Herstellerhinweise in der Fußzeile sind standardisiert und verlinken auf die jeweiligen Internetseiten der Kooperationspartner. Sie können grafisch und textlich ergänzt werden. Die Einbindung erfolgt über das Template.

= Mandatsträgermodus/MandatsträgerApp =

Zusätzlich zum REGISAFE-Modul '''BürgerPLUS Ratsinformation''' kann der Mandatsträgermodus inklusive der MandatsträgerApp für die Ausgabe genutzt werden.

Die wesentlichen Elemente der Navigation stehen in der Menüleiste im linken Seitenbereich der App zur Verfügung.

* [[#Start|Start]]
* [[#Sitzungen vorbereiten|Sitzungen vorbereiten]]
* [[#Während der Sitzungen|Während der Sitzungen]]
* [[#Sitzungen nachbereiten|Sitzungen nachbereiten]]
* [[#Alle Sitzungen|Alle Sitzungen]]
* [[#Sonstige Dokumente|Sonstige Dokumente]]
* [[#Einstellungen|Einstellungen]]
* [[#Hilfe|Hilfe]]

'''Hinweis'''

Die Inhalte des Ratsinformationssystems werden über einen Webcontainer innerhalb eines nativen Rahmens angezeigt.

== Login ==

[[Image:MandatstraegerApp_Anmeldung.png|miniatur|hochkant|Android - Loginbereich]]

Um sich am System anzumelden, müssen die Systemkennung (''kunde'') sowie der Benutzername und Passwort (dieselben Anmeldedaten wie auch im RIS-Web) eingegeben werden. Die Systemkennung ist stets notwendig, um eine Verbindung zu einem konkreten Ratsinformationssystem aufzunehmen. Mit den Login-Daten kann der Nutzer auf den Persönlichen Bereich zugreifen.
Ohne hinterlegte Login-Daten ist nur ein Zugriff als Gast auf den öffentlichen Bereich möglich.

Die MandatsträgerApp steht zur Verfügung für die Betriebssysteme:

* Android ([https://play.google.com/store/apps/details?id=de.brainSCC.app.mandatstraeger&hl=de|App herunterladen])
* iOS ([https://itunes.apple.com/de/app/mandatstragerapp/id1015321652?mt=8|App herunterladen)]

== Start ==

[[Image:MandatstraegerApp_Startansicht.png|miniatur|hochkant|Android - Startbildschirm (Homescreen)]]

In der Startansicht werden die als Favorit markierten Sitzungen und Schriftstücke, sowie die jeweils letzten fünf betrachteten Sitzungen und Schriftstücke aufgelistet.

Wenn Sie die "Aufzeichnung von Nutzeraktionen" aktivieren, werden auf der Startseite ihre zuletzt betrachteten Sitzungen und Drucksachen angezeigt, sowie ihre Kommentare.

== Sitzungen vorbereiten ==

[[Image:MandatstraegerApp_Sitzung_vorb.png|miniatur|hochkant|Android - Menüpunkt Sitzung vorbereiten mit aufgeklapptem Menü]]

Hier erfolgt die Anzeige der Sitzungen, an denen der gerade angemeldete Nutzer Teilnehmer ist und deren Startzeitpunkt direkt bevorsteht (15 Minuten vor Beginn).
Mandatsträger können hier die vorbehaltliche Zusage oder Absage Ihrer Teilnahme mitteilen. Eine Änderung ist bis 15 Minuten vor Sitzungsbeginn möglich.

Folgende Filtermöglichkeiten stehen für die Auflistung der Sitzungen zur Verfügung:

* Aktuell: alle Sitzungen in dieser Woche, die noch nicht begonnen haben
* Demnächst: alle noch nicht begonnenen Sitzungen von jetzt bis n-Wochen in die Zukunft (kann in den persönlichen [[#Einstellungen|Einstellungen]] festgelegt werden, Standardwert: 4 Wochen)
* Alle: alle zukünftig stattfindenden Sitzungen

== Sitzungsteilnahme ==

Der Punkt "Sitzungsteilnahme" listet alle gerade stattfindenden Sitzungen auf und ermöglicht die Einsichtnahme der Tagesordnungspunkte, Schriftstücke, Kommentare und Notizen der selektierten Sitzung.

15 Minuten vor Beginn einer Sitzung wird diese im Punkt "Sitzungsteilnahme" angezeigt.

Die verbindliche Zusage erfolgt in der Sitzungsteilnahme mit Klick auf den Button "Sitzung jetzt beginnen". Die Liste aller Teilnehmer kann im Vorfeld und Nachgang der Sitzung im [[BürgerPLUS_Ratsinformation_-_Administration_Version_2.3#Teilnahme|Administrationsbereich]] generiert werden.

Nach der Bestätigung der Sitzungsteilnahme können die Sitzungsvorbereitung, die Tagesordnung inklusive aller Dokumente sowie eventuelle Notizen der Sitzung eingesehen werden (siehe Abb. Ansicht der Sitzung nach Bestätigung der Teilnahme).

[[Datei:MandatstraegerApp_Sitzungsteilnahme.png|miniatur|Ansicht der Sitzung nach Bestätigung der Teilnahme]]

Unterhalb des Punktes "Tagesordnung" kann nach Aufruf eines Tagesordnungspunktes die mit diesem TOP verknüpften Schriftstücke angezeigt werden. Abhängig von der Größe des Schriftstückes kommt es beim erstmaligen Aufruf zu einer geringen Verzögerung. Innerhalb des gewählten Schriftstückes können eventuell hinterlegte Kommentare eingesehen werden. Mit Klick auf einen Kommentar springt das Dokument auf die entsprechende Seite und hebt die Anmerkung hervor. Es können auch weitere Anmerkungen im geöffneten Dokument hinzugefügt werden (s. [[#Sitzungsdokument|Kommentare im Sitzungsdokument]]).

[[Datei:MandatstraegerApp_Sitzungsteilnahme_TOP.png|miniatur|Dokumentenviewer während der Sitzungsteilnahme]]

== Sitzungen nachbereiten ==

[[Image:MandatstraegerApp_Sitzung_nachb.png|miniatur|hochkant|Android - Menüpunkt Sitzung nachbereiten mit aufgeklapptem Menü]]

Folgende Filtermöglichkeiten stehen für die Auflistung der Sitzungen zur Verfügung:

* Aktuell: alle Sitzungen in dieser Woche, die bereits beendet sind
* Kürzlich: alle beendeten Sitzungen ab jetzt bis n-Wochen in die Vergangenheit (kann in den persönlichen [[#Einstellungen|Einstellungen]] festgelegt werden, Standardwert: 4 Wochen)
* Alle: alle vergangenen Sitzungen

== Alle Sitzungen ==

[[Image:MandatstraegerApp_alleSitzungen.png|miniatur|hochkant|Android - Menüpunkt Alle Sitzungen mit aufgeklapptem Menü]]

Folgende Filtermöglichkeiten stehen für die Auflistung der Sitzungen zur Verfügung:

* Aktuell: Alle in dieser Woche stattfindenden oder stattgefundenen Sitzungen
* Vergangene: Alle vergangene Sitzungen bis diese Woche
* Zukünftige: Alle zukünftigen Sitzungen ab nächster Woche
* Alle: alle vergangenen und zukünftigen Sitzungen

Eine Sitzung wird mit ihrem Datum, Uhrzeit und Titel angezeigt. Hier erscheinen zudem die entsprechenden Icons für Favorit, Anlagen und Sitzungsteilnehmer - falls für diese Sitzung zutreffend.

[[Image:MandatstraegerApp_Sitzung_Detail.png|miniatur|hochkant|Android - Beispiel für eine Sitzung im Detail mit aufgeklapptem Menü]]

=== Sitzung im Detail ===

Alle Dokumente, die zu einer Sitzung gehören, können, als eine PDF-Datei zusammengefasst, heruntergeladen werden.

Zur Sitzung können die jeweiligen Tagesordnungspunkte (mit den entsprechenden Dokumenten und Anlagen), die Schriftstücke bzw. Sitzungsdokumente, die Notizen sowie die Teilnehmer aufgelistet werden.

Die Sitzung kann über den Stern-Icon im linken Menü der App als Favorit markiert werden. Daraufhin wird diese in der Startansicht angezeigt werden. Mit dem Pfeil nach links gelangt der Nutzer wieder zurück zur Auflistung der Sitzungen.

Im Sitzungsdetail kann eine vorbehaltliche Zusage oder Absage getätigt werden, sofern die Sitzung noch nicht begonnen hat (bis 15 Minuten vor Beginn).

=== Sitzungsdokument ===

Um einen Text(abschnitt) innerhalb eines Dokumentes zu kommentieren oder Anmerkungen zu machen, können Sie verschiedene Funktionen nutzen. Über die Symbole in der oberen Leiste des PDF-Viewers können Sie Freihandnotizen machen, Textfelder erstellen und Zeichnungen im Dokument anfertigen. Anmerkungen können Sie über das "Papierkorb"-Symbol löschen. Über die Zoom-Symbole können Sie beliebig rein- und rauszoomen, stufenweise zoomen oder auf die volle Dokumenthöhe oder Dokumentbreite. Auf Geräten mit Touch-Eingabe werden zusätzlich "Pinch-to-Zoom"-Gesten unterstützt.
Alternativ können Sie die Kommentarfunktion in der rechten Seitenleiste nutzen.

Über die Suche können Sie Dokumentinhalte durchsuchen.

Beim Lesen jeder PDF-Datei wird automatisch der Lesefortschritt des Nutzers aufgezeichnet. Um ein Dokument manuell als "gelesen" zu markieren, kann es über den Icon mit der Brille im linken Menü als 100 % gelesen markiert werden. Anschließend wird der gesamte Lesefortschritt aller Sitzungsdokumente aktualisiert.

== Sonstige Dokumente ==

[[Image:MandatstraegerApp_Dokumente.png|miniatur|hochkant|Android - Menüpunkt Meine Dokumente]]

Im Menü "Sonstige Dokumente" finden Sie Dateien, die nach verschiedenen Themen kategorisert sind.

== Einstellungen ==

=== Profildaten ===

[[Image:MandatstraegerApp_Profildaten.png|miniatur|hochkant|Android - Menüpunkt Einstellungen - Profildaten]]

Die Aufzeichnung von Nutzeraktionen wird aktiviert, wenn in der Startansicht der MandatsträgerApp die zuletzt betrachteten Sitzungen und Schriftstücke aufgelistet werden sollen.

Ebenfalls kann der Zeitrahmen angegeben werden, der für den Sitzungsfilter "Demnächst" unterhalb des Menüpunktes "[[#Sitzungen vorbereiten|Vorbereitung]]" verwendet werden soll. Die Auswahl erfolgt anhand einer Drop-Down-Liste. Die Spanne beträgt eine bis zwölf Wochen.

Es kann der Zeitrahmen angegeben werden, der für den Sitzungsfilter "Kürzlich" unterhalb des Menüpunktes "[[#Sitzungen nachbereiten|Nachbereitung]]" verwendet werden soll. Die Auswahl erfolgt anhand einer Drop-Down-Liste. Die Spanne beträgt eine bis zwölf Wochen.

Aus einer Liste von Motiven kann ein Hintergrundbild für den Mandatsträgermodus bzw. die -App festgelegt werden.

Der Informationsdienst wird aktiviert, wenn der angemeldete Nutzer mit einer E-Mail informiert werden soll, sobald eine Änderung an einer bestimmten Sitzung erfolgt. Nachfolgend kann die Auswahl erfolgen, zu welcher Sitzung E-Mails versandt werden sollen. Sollen dies Sitzungen mit dem Status "In Planung", "Planung abgeschlossen", "Vorbereitung abgeschlossen", "Protokoll abgeschlossen", "Niederschrift abgeschlossen" und/oder "Sitzung abgeschlossen" sein?

=== Passwort ===

Sofern die PDF-Verschlüsselung vom Admin aktiviert wurde, kann jeder Nutzer unter diesem Punkt ein eigenes, persönliches Passwort festlegen, welches für die Verschlüsselung von PDF-Dokumenten genutzt wird.

[[Image:MandatstraegerApp_Passwort.png|miniatur|hochkant|Android - Menüpunkt Einstellungen - Passwort]]

== Hilfe ==

=== Hilfethemen ===

[[Image:MandatstraegerApp_Hilfe.png|miniatur|hochkant|Android - Menüpunkt Hilfe]]

Hier können Hilfevideos eingesehen werden, die die Bedienung des Mandatsträgermodus vorführen. Sie haben jeweils eine Dauer von ein bis zwei Minuten.

Zudem erfolgt die Erklärung der verwendeten Symbole bzw. Icons.

=== Datenschutzhinweise ===

Hier werden alle datenschutzrechtlichen Hinweise aufgeführt.

=== Über ===

Unter diesem Punkt erfolgt die Angabe der Versionsinformationen, der verwendeten Bibliotheken und Lizenzen.

= Siehe auch =

* [[Ratsinformationssystem - Oberflächendokumentation Version 2.5| Oberflächendokumentation 2.5]]
* Hilfevideos in der Mandatsträgeransicht/-app

Ratsinformationssystem - Ausgabe Version 2.5

2018-05-14T09:29:42Z

Sbartnitzek:

Dieser Artikel beschreibt den Ausgabebereich des Ratsinformationssystems in der Version 2.5 und der Webseite (REGISAFE ab Version 4.5).

= Administration =

-> Informationen zur [[Ratsinformationssystem - Administration Version 2.5|Administration des Moduls BürgerPLUS Ratsinformation Version 2.5]]

= URL und Systemanforderungen=

Die Standard-URL setzt sich aus der Domain '''<nowiki>"https://ris.geocms.com"</nowiki>''' und der individuellen Systemkennung '''"kunde"''' zusammen.

Beispiel: https://ris.geocms.com/demo

In Abstimmung mit dem [http://dms-support.brain-scc.de/de/ansprechpartner.html/ Supportteam] ist eine Abweichung von der Standard-URL möglich.

Das Web ist optimiert für:

* Internet Explorer ab Version 11.x
* Mozilla Firefox ab Version 55.x
* Google Chrome ab Version 60.x
* Opera ab Version 48.x

Ein Browser der neuesten Generation wird empfohlen.

= Layout =

[[Datei:RIS-Web_Beispiellayout.png|miniatur|Layout am Beispiel vom RIS Südlohn]]

Standardmäßig erfolgt eine Anpassung an das Layout des Kundenwebs bei der Installation. Der Kunde liefert dabei die notwendige Kopfgrafik sowie alle relevanten Style-Informationen oder einen Link auf die zu übernehmende Internetseite.
Folgende Elemente können angepasst werden:

* Kopfzeile
* Schriftform und Schriftgröße
* Hyperlinks
* Hintergrundgrafik

Die Kopfzeile enthält ein Logo und/oder Kopfbild des Kunden. Sie wird mit der Startseite des Kundenwebs verlinkt.

Die Hintergrundgrafik besteht aus einer vom Kunden gelieferten Grafik oder einem zur Gesamtgestaltung passenden Bild.

Darüber hinaus sind weitere individuelle Anpassungen möglich. Diese sind mit dem [http://dms-support.brain-scc.de/de/ansprechpartner.html/ Supportteam] abzustimmen. Anschließend wird ein Angebot erstellt, welches vom Kunden zu bestätigen ist.

= Gliederung der Webseite =

[[Datei:Gliederung_eines_Ratsinformationssystems.JPG|miniatur|Gliederung eines Standard-Webs]]

== Navigation ==

Die Navigation wird im [[BürgerPLUS Ratsinformation - Administration Version 2.3#Seitenbaum|Seitenbaum]] des Administrationsbereichs definiert. Bei der Installation wird eine Standard-Navigation vorgegeben, die gemeinsam mit dem Kunden angepasst werden kann. Standard-Navigation:

* [[#Persönlicher Bereich|Persönlicher Bereich]] ''- erst nach Login-In sichtbar''
** [[#Kontaktformular|Kontaktformular]]
* [[#Sitzungskalender|Sitzungskalender]]
* [[#Sitzungstermine|Sitzungstermine]]
** [[#Sitzungstermine (Archiv)|Sitzungstermine (Archiv)]]
* [[#Gremien|Gremien]]
* [[#Personen|Personen]]
* [[#Fraktionen|Fraktionen]]
* [[#Dokumente|Dokumente]]
* [[#Zusätzliche Dokumente|Zusätzliche Dokumente]]
* [[#Suche|Suche]]
* [[#Passwort zurücksetzen|Passwort zurücksetzen]]
* [[#Hilfe|Hilfe]]

Es können weitere Menüpunkte angelegt oder Bestehende bearbeitet werden. Auch ein Umbenennen oder Verschieben ist möglich.

'''Empfehlung:''' Die Nutzung der [[BürgerPLUS Ratsinformation - Administration Version 2.3#Modulvorlagen|Modulvorlage]] vereinfacht die Konfiguration der einzelnen Menüpunkte und stellt sicher, dass die Darstellung der gesuchten Daten in jedem Menüpunkt identisch ist.

=== Persönlicher Bereich ===

Der persönliche Bereich ist autorisierten Nutzern vorbehalten und enthält:

* [[#Meine Sitzungen|Meine Sitzungen]]
* [[#Profildaten|Profildaten]]
* [[#Meine Notizen|Meine Notizen]]
* [[#Mein Passwort|Mein Passwort]]
* [[#Mandatsträgermodus|Mandatsträgermodus]]
* [[#Kontaktformular|Kontaktformular]]

Die Anmeldung erfolgt über die [[#Loginmaske|Loginmaske]].

Für den öffentlichen Bereich sind keine Benutzerdaten notwendig.

Ist der Informationsdienst, die PDF-Verschlüsselung oder die Notizfunktion systemweit deaktiviert, werden die Reiter "Profildaten" bzw. "Meine Notizen" im Persönlichen Bereich ausgeblendet.

==== Meine Sitzungen ====

[[Image:RIS-Web_MeineSitzungen.png|miniatur|Persönlicher Bereich - Meine Sitzungen]]

Unter "Meine Sitzungen" werden alle zukünftigen Sitzungen des Gremiums / der Gremien der Nutzer angezeigt. Die Sitzungen werden geordnet von der tagesaktuellen Sitzung zu zukünftigen Sitzungen ausgegeben. Finden mehrere Sitzungen an einem Tag statt, werden diese nach der beginnenden Uhrzeit geordnet.

==== Profildaten ====

===== Informationsdienst =====

[[Image:14_V2-3PDF-Sicherheit-Frontend.png|miniatur|Persönlicher Bereich - Profildaten]]

Der Informationsdienst innerhalb des Reiters "Profildaten" ermöglicht das Versenden einer Benachrichtigung, sobald eine Sitzung einen bestimmten Status erreicht hat. Der Nutzer kann festlegen, für welchen Status er eine E-Mail erhalten möchte. Es sind nur die Sitzungsstatus sichtbar, die mindestens an eine Sitzung aus dem REGISAFE (Modul: KommunalPLUS Sitzungsdienst) übergeben wurden.

Der Versand erfolgt auch bei Komplett-Export und Zeitintervall-Exporten. Der Informationsdienst ermittelt dabei die Änderungen der in der XML gelieferten Daten im Vergleich zu den in der Datenbank vorhanden Daten.

Reihenfolge der Ermittlung:

* Änderung des Sitzung (Datum, Uhrzeit, Raum, Status)
* Änderung an TOPs (verglichen werden TOPs der gleichen Nummerierung)
* Änderungen an Sitzungsschriftstücken oder TOP Schriftstücken (Änderungsdatum der Schriftstücke)

Eine zentrale Festlegung von Sitzungsstatus-Vorgaben ist in der Administration möglich. (Versand erfolgt dann automatisch für alle von der Änderung betroffenen Nutzer)

===== PDF Verschlüsselung =====

Hier kann das durch den Admin systemweit vergebene Passwort zur Entschlüsselung von PDF-Dokumenten geändert werden. Trägt der Nutzer nichts ein, gilt das Admin-PW. Die Einstellung kann im [[BürgerPLUS_Ratsinformation_-_Administration_Version_2.3#Reiter PDF Sicherheit|Administrationsbereich]] geändert werden.

==== Meine Notizen ====

[[Image:RIS-Web_MeineNotizen.png|miniatur|Persönlicher Bereich - Meine Notizen]]

Zu bestehenden Sitzungen und Tagesordnungspunkten können Notizen angelegt werden. Alle von einem Nutzer erstellten Notizen werden im persönlichen Bereich unter „Meine Notizen“ gesammelt dargestellt. Diese werden nach Erstelldatum absteigend sortiert angezeigt. Bereits erstellte Notizen können jederzeit geändert werden. Notizen nicht mehr vorhandener Nutzer (mit Löschkennzeichen oder vollständig entfernt) werden ausgeblendet.

* Notizdialog in eigenem Dialogfenster
* Titel kein Pflichtfeld, bei leerem Titel wird Autotext "Ihre Notiz vom <aktuelles Datum>" erzeugt
* alphabetisch sortierte zweispaltige Anzeige der leseberechtigten Nutzer

Notizen können gelöscht werden.

==== Mein Passwort ====

[[Image:RIS-Web_MeinPasswort.png|miniatur|Persönlicher Bereich - Mein Passwort]]

Die Standardanforderungen für Passwörter werden im Backend in der Systemadministration unter Datenschutz konfiguriert. Das persönliche Kennwort kann zu jeder Zeit geändert werden. Es sind die unter „Hinweise“ vorgegebenen Konventionen einzuhalten.

Standardwerte bei der Erstinstallation:

Das Kennwort muss:
* mindestens 8 Zeichen lang sein,
* einen Großbuchstaben enthalten,
* einen Kleinbuchstaben enthalten,
* eine Ziffer enthalten und
* ein Sonderzeichen enthalten.

Das Kennwort muss nach dem ersten Login geändert werden. Aus Sicherheitsgründen wird eine regelmäßige Anpassung des Kennworts empfohlen.

==== Kontaktformular ====

[[Image:RIS-Web_Kontaktformular.png|miniatur|Persönlicher Bereich - Kontaktformular]]

Das Kontaktformular bietet die Möglichkeit, mit dem Administrator in Verbindung zu treten und Anfragen an eine zentral hinterlegte E-Mail-Adresse zu versenden. Die Anmeldedaten werden dem Nutzerkonto entnommen. Es wird empfohlen, eine Kopie der Anfrage an die eigene E-Mail-Adresse zu versenden.

Der Betreff der Anfrage kann durch eine Auswahl festgelegt werden.

Die Konfiguration des Kontaktformulars ist in der Administration im Seitenbaum am entsprechenden Modul des Menüpunktes möglich.

=== Sitzungskalender ===

[[Image:RIS-Web_Sitzungskalender.png|miniatur|Sitzungskalender]]

Im Sitzungskalender werden abhängig vom Öffentlichkeitsbereich und der jeweiligen Rechte des Nutzers aktuelle, zukünftige und vergangene Sitzungstermine angezeigt.
Dabei kann zwischen einer Monats-, Wochen- und Tagesansicht gewählt werden. Zudem können die Sitzungen eines bestimmten (vergangenen oder zukünftigen) Jahres und Monats dargestellt werden.

Kalendereinträge werden farblich hervorgehoben. Die Farbe und Darstellung kann im [[BürgerPLUS Ratsinformation - Administration Version 2.3#Reiter_Kalender|Administrationsbereich]] geändert werden.

Die Sitzungstermine können für die weitere Nutzung über die Schaltfläche ''Kalender Download'' als Datei im ics-Format exportiert werden. Eine automatische Aktualisierung des Sitzungskalenders ist nur gegeben, wenn der Kalender über die URL z.B. in einem E-Mail-Client eingebunden wird.

Durch die Pfeiltasten kann vor und zurück navigiert werden. Je nach gewählter Ansicht, kann in Monats-, Wochen- oder Tagesschritten navigiert werden. Mit den doppelten Pfeiltasten können Sitzungen in darauffolgenden oder vergangenen Jahren angewählt werden.

=== Sitzungstermine ===

[[Image:RIS-Web_Sitzungstermine.png|miniatur|Sitzungstermine]]

[[Image:RIS-Web_Sitzung_Detail.png|miniatur|Details zur Sitzung]]

Die Darstellung für aktuelle Sitzungstermine und archivierte Sitzungstermine wird im Backend in der Modulvorlage oder im Seitenbaum am entsprechenden Modul des Menüpunktes konfiguriert. Der Datenimport erfolgt über das REGISAFE. So wie die Daten eingegeben wurden, werden sie auch ausgegeben.

Alle Sitzungstermine eines Jahres werden geordnet vom aktuellstem Datum zu zukünftigen Daten in einer Liste ausgegeben.

==== Sitzung im Detail ====

Die Detailansicht der Sitzungstermine enthält entsprechende Informationen zu der Sitzung selbst (Bsp.: Zeit, Sitzungsort/-raum, Telefonnumer und/oder E-Mail-Adresse des Gremiums) sowie Sitzungsdokumente, Tagesordnung, Teilnehmer und Notizen.

Wird ein Tagesordnungspunkt (TOP) mit dem RIS-Bereich "öffentlich" und "nicht öffentlich" exportiert, ist der nicht-öffentliche Text des TOP ausschließlich sichtbar für
* Teilnehmer der Sitzung,
* Nutzer mit zusätzlichem Zugriff auf die Sitzung und
* Administratoren.
Voraussetzung für die Sichtbarkeit ist die Anmeldung im RIS-Web.

Alle anderen angemeldeten Nutzer sehen den öffentlichen Text des TOP.

Diese Änderung hat keine Auswirkung auf die Sichtbarkeit im öffentlichen Bereich.

Ist der Nutzer angemeldet, hat er die Möglichkeit, Notizen an die Sitzungen anzuhängen.

Alle sichtbaren Dokumente können Sie als Sitzungsmappe oder als zusammhängendes PDF-Dokument herunterladen. Bei einem zusammenhängenden PDF wird ein dynamisches Inhaltsverzeichnis für alle Einträge wie Tagesordnungspunkte, Drucksachen, Anlagen etc. erzeugt. Zusätzlich wird für jeden Tagesordnungspunkt, der eine Drucksache enthält, ein Deckblatt mit TOP-Nummerierung eingefügt. Die erste Seite des PDFs ist ein Deckblatt mit dem Sitzungstitel.

Die Größe der einzelnen Dokumente werden bei einem Mouse-Over als Tooltip angezeigt. Bei der Sitzungsmappe und dem Gesamtdokument erfolgt lediglich die Angabe einer Mindestgröße, da ein genauer Wert im Vorfeld nicht ermittelt werden kann.

'''Hinweis:''' Damit keine Dokumente, die in Regisafe denselben Dateinamen tragen, nach dem Import "Verschwinden", finden vom System folgende Anpassungen statt:

* Der Dateiname enthält die ArtID als Präfix, z. B. Vorlage oder Beschluss, um das Wiederauffinden zu erleichtern.
* Anlagen erhalten eine interne, eindeutige ID sowie die ArtID des Hauptdokuments, um die Zuordnung zum Hauptdokument zu erleichtern
* Der Dateiname wird anhand des "Titel-Texts" des Schriftstücks gebildet und mit der Dateiendung ".pdf" versehen. Handelt es sich nicht um eine PDF-Datei, wird versucht, diese in eine PDF-Datei zu konvertieren (derzeit nur Bilddateien). Schlägt dies fehl, wird der entsprechende Dateityp (z. B. .doc, .ppt, .xls) angefügt.

==== Sitzungstermine (Archiv) ====

[[Image:RIS-Web_Sitzungsarchiv.png|miniatur|Sitzungstermine (Archiv)]]

Sitzungstermine werden einen Tag nach der Sitzung archiviert. Das Archiv beinhaltet alle in der Vergangenheit liegenden Termine. Die Ausgabe erfolgt in einer Listenansicht von neu zu alt geordnet.

=== Gremien ===

[[Image:RIS-Web_Gremien.png|miniatur|Gremien]]

[[Image:RIS-Web_Gremium_Detail.png|miniatur|Details zum Gremium]]

Personen die in Ausschüssen/Räten tätig sind, werden unter dem Punkt „Gremien“ angezeigt. Ausgegeben werden ein(e) Vorsitzende(r), die zum Gremium gehörenden Gemeinderätinnen und Gemeinderäte, sowie deren jeweilige Vertreter.

Optional kann die Funktion der Gremienmitglieder eingeblendet werden. Angemeldete Nutzer sehen ausschließlich Sitzungen ihres Gremiums/ihrer Gremien.

Zukünftige Sitzungen können abgerufen und auf vergangene Sitzungen zurückgeblickt werden.

Aufgrund des Verzichts auf die Rechteprüfung kann ein Nutzer eine Sitzung sehen, so darf er auch wissen, welches Gremium diese Sitzung abhält. Bisher konnte es passieren, dass ein Nutzer unter Umständen bestimmte Sitzungen eines Gremiums zwar sehen konnte, aber nicht welches Gremium diese Sitzung abhält.

=== Personen ===

[[Image:Ratsinformation-Personen_neu.jpg|miniatur|Personen]]

Die Sortierung der Ausgabe von Personen kann geändert werden. Standardmäßig werden sie alphabetisch nach den Nachnamen geordnet. Die Angaben zu den Personen werden aus REGISAFE importiert und können entsprechend angelegt oder importiert werden.

Jeder Person kann ein Foto zugeordnet werden. Es werden die Bilddaten aus der Benutzerverwaltung verwendet.

Mit Klick auf eine Person gelangt der Nutzer zur Detailansicht mit weiteren Informationen. Hierzu zählen Angaben wie Name, Adresse, Gremien, Fraktionen, Parteien und Vertreter für Gremiumsmitglieder. Zu jeder Person werden weiterhin eine Karte zur Standortbestimmung sowie eine virtuelle Visitenkarte ausgegeben.

Es ist möglich die Ausgabe des Vertreters zu unterbinden. Sollen zusätzliche Funktionen ausgegeben werden, erscheinen diese ab sofort auch in der Personenliste unter dem jeweiligen Namen.

=== Fraktionen ===

[[Image:RIS-Web_Fraktionen.png|miniatur|Fraktionen]]

Alle im REGISAFE hinterlegten Fraktionen werden aufgelistet.

Bei Auswahl einer Fraktion öffnet sich die Detailansicht mit Informationen zu Adresse und Mitgliedern der jeweiligen Fraktion. Zu jeder Fraktion werden eine Karte zur Standortbestimmung sowie eine virtuelle Visitenkarte ausgegeben. Dies kann vom Administrator deaktiviert werden.

=== Parteien ===

[[Image:Ratsinformation-Parteien.jpg|miniatur|Parteien]]

Alle im REGISAFE hinterlegten Parteien werden aufgelistet.

Bei Auswahl einer Partei öffnet sich die Detailansicht mit Informationen zu Adresse und Mitgliedern der jeweiligen Partei. Zu jeder Partei werden eine Karte zur Standortbestimmung sowie eine virtuelle Visitenkarte ausgegeben. Dies kann vom Administrator deaktiviert werden.

=== Dokumente ===

[[Image:RIS-Web_Dokumente.png|miniatur|Dokumente]]

Schriftstücke werden geordnet nach Dokumenttypen ausgegeben. Die Sortierung der Dokumente erfolgt nach dem letzten Änderungsdatum.
Die Möglichkeiten zur Darstellung können im Einzelnen in der
[[BürgerPLUS_Ratsinformation_-_Administration_Version_2.3#Reiter_Schriftstücke|Administration]] festgelegt werden.

Die verschiedenen Dokumenttypen bekommen verschiedene Icons zugewiesen. Deren Bezeichnung wird im Tooltip angezeigt. Die Anzeige der Icons kann durch den Administrator konfiguriert werden.

'''Beispiele für Dokumenttypen'''

<table border="0" cellpadding="2">
<tr><td>[[Datei:Default.png]]</td><td>Vorlage, Sitzungstagesordnung, Einladungen, Niederschrift</td></tr>
<tr><td>[[Datei:Anlage.png]]</td><td>Anlage</td></tr>
<tr><td>[[Datei:Sitzungsbeschluss.png]]</td><td>Beschluss</td></tr>
<tr><td>[[Datei:Sitzungsniederschriftsauszug.png]]</td><td>Niederschriftsauszug</td></tr>
</table>

=== Zusätzliche Dokumente ===

Festgelegte Dokumente können hier zusätzlich angezeigt werden. Die Konfiguration ist im [[BürgerPLUS_Ratsinformation_-_Administration_Version_2.3#Reiter_Schriftst.C3.BCcke|Administrationsbereich]] möglich.

=== Suche ===

[[Image:RIS-Web_erweiterte_Suche.png|miniatur|Suche mit erweiterten Suchoptionen]]

Die Suche wird im Backend in der [[BürgerPLUS_Ratsinformation_-_Administration_Version_2.3#Reiter_Suche|Modulvorlage]] oder im Seitenbaum am entsprechenden Modul des Menüpunktes konfiguriert. Das Suchformular wird durch Aktivieren der Funktion "Suchformular anbieten" angeboten. Es kann gewählt werden zwischen der einfachen Suche und der erweiterten Suche. Zudem kann eingestellt werden ob bei Auswahl der erweiterten Suche, die erweiterten Suchoptionen aufgeklappt sein sollen.

Einzelne Suchbereiche können festgelegt werden. Die Auswahl erfolgt zwischen:

* Adressen
* Fraktionen
* Parteien
* Gremien
* Personen
* Schriftstücke
* Sitzung
* Tagesordnungspunkte

==== Formularelemente der Erweiterten Suche ====

Die Suche nach Gremien und Schriftstückarten bietet erweiterte Auswahlmöglichkeiten. Im Administrationsbereich kann eingestellt werden, ob die Suche zugelassen wird und für welche Bereiche sie gilt. Unter Gremien werden die Ausschüsse angezeigt, welche importiert wurden. Die Auswahlmöglichkeiten unter Schriftstücke geben an, nach welchen Arten von Schriftstücken gesucht werden kann.

Suchergebnisse werden unterhalb der Zusammenfassung der Suchparameter angezeigt.

=== Passwort zurücksetzen ===

[[Image:Ratsinformation_Passwort_zuruecksetzen.jpeg|miniatur|Passwort zurücksetzen]]

Die Login-Daten jedes Nutzers bestehen aus einem Passwort und einer eindeutigen E-Mail-Adresse. Die Identifikation zum Zurücksetzen des Passwortes erfolgt über die Eintragung der E-Mail-Adresse und die Eingabe eines automatisch, bei jedem Aufruf neu generierten Captcha-Code. Es ist möglich, einzelne Nutzergruppen von der Änderung des Passworts auszuschließen.

Um das Passwort zurückzusetzen, sind folgende Schritte durchzuführen:

* Eingabe der Daten in die vorgegebenen Formularfelder.
* Nach Absenden der Daten erhält der Nutzer eine E-Mail mit einem Bestätigungslink, welcher anzuklicken oder in einen Browser zu kopieren ist.
* Im Browser öffnet sich eine Eingabemaske, in der ein neues Passwort eingetragen werden muss.
* Dieses neue Passwort ist im Anschluss noch einmal zu bestätigen.

Das Zurücksetzen des Passworts ist nur bei eineindeutig im System hinterlegten E-Mail-Adressen möglich. Ist bei mehreren
Nutzern eine identische E-Mail-Adresse (z.B. als Funktionspostfach wie info@...) hinterlegt, ist das Zurücksetzen nur durch den
Administrator möglich.

Die Anforderungen für Passwörter befinden sich im Persönlichen Bereich unter [[#Mein Passwort|Mein Passwort]].

=== Hilfe ===

zur Dokumentation des REGISAFE-Modul BürgerPlus Ratsinformation finden Sie Hilfe in der Wiki des GeoCMS in den Artikeln:

* [[Ratsinformationssystem - Administration Version 2.5|BürgerPLUS Ratsinformation Administration]]

* [[Ratsinformationssystem - Oberflächendokumentation Version 2.5|BürgerPLUS Ratsinformation Oberflächendokumentation]]

== Loginmaske ==

[[Image:RIS-Web_Loginmaske.png|miniatur|Loginmaske - Anmeldung Persönlicher Bereich]]

Die durch den Administrator bereit gestellten Login-Daten autorisieren einen Nutzer zum Betreten des geschützten Bereichs. Dieser ist Gremiumsmitgliedern und sonstigen Sitzungsteilnehmern vorbehalten. Die Login-Daten bestehen aus einem Nutzernamen und einem Passwort. Das Passwort kann nach dem Login [[#Mein Passwort|geändert]] oder [[#Passwort zurücksetzen|zurückgesetzt]] werden. Voraussetzung hierfür ist das Vorhandensein einer gültigen und im System hinterlegten E-Mail-Adresse. Die E-Mail-Adresse darf nur an einem Nutzer hinterlegt sein. Teilen sich mehrere Nutzer eine E-Mail-Adresse, z.B. als Funktionspostfach ähnlich <nowiki>"info@mustergemeinde.de"</nowiki>, wird im Sinne des Datenschutzes kein Passwort versandt.

Wurde ein Benutzername oder Kennwort mehrfach falsch eingegeben, wird der Nutzer für einen bestimmten Zeitraum gesperrt.

Bei Inaktivität wird der Nutzer automatisch nach 20 Minuten vom System abgemeldet.

== Inhaltsbereich ==

Der Inhaltsbereich ändert sich je nach gewähltem Menüpunkt. Wird dann beispielsweise der Punkt „Gremien“ ausgewählt, erscheinen im Inhaltsbereich die Ausschüsse/Räte. Mit dem Aufrufen der Seite wird standardmäßig der Sitzungskalender angezeigt.

== Fußzeile ==

[[Image:Ratsinformation_Fusszeile.jpeg|miniatur|Ratsinformation Fußzeile]]

Die Herstellerhinweise in der Fußzeile sind standardisiert und verlinken auf die jeweiligen Internetseiten der Kooperationspartner. Sie können grafisch und textlich ergänzt werden. Die Einbindung erfolgt über das Template.

= Mandatsträgermodus/MandatsträgerApp =

Zusätzlich zum REGISAFE-Modul '''BürgerPLUS Ratsinformation''' kann der Mandatsträgermodus inklusive der MandatsträgerApp für die Ausgabe genutzt werden.

Die wesentlichen Elemente der Navigation stehen in der Menüleiste im linken Seitenbereich der App zur Verfügung.

* [[#Start|Start]]
* [[#Sitzungen vorbereiten|Sitzungen vorbereiten]]
* [[#Während der Sitzungen|Während der Sitzungen]]
* [[#Sitzungen nachbereiten|Sitzungen nachbereiten]]
* [[#Alle Sitzungen|Alle Sitzungen]]
* [[#Sonstige Dokumente|Sonstige Dokumente]]
* [[#Einstellungen|Einstellungen]]
* [[#Hilfe|Hilfe]]

'''Hinweis'''

Die Inhalte des Ratsinformationssystems werden über einen Webcontainer innerhalb eines nativen Rahmens angezeigt.

== Login ==

[[Image:MandatstraegerApp_Anmeldung.png|miniatur|hochkant|Android - Loginbereich]]

Um sich am System anzumelden, müssen die Systemkennung (''kunde'') sowie der Benutzername und Passwort (dieselben Anmeldedaten wie auch im RIS-Web) eingegeben werden. Die Systemkennung ist stets notwendig, um eine Verbindung zu einem konkreten Ratsinformationssystem aufzunehmen. Mit den Login-Daten kann der Nutzer auf den Persönlichen Bereich zugreifen.
Ohne hinterlegte Login-Daten ist nur ein Zugriff als Gast auf den öffentlichen Bereich möglich.

Die MandatsträgerApp steht zur Verfügung für die Betriebssysteme:

* Android ([https://play.google.com/store/apps/details?id=de.brainSCC.app.mandatstraeger&hl=de|App herunterladen])
* iOS ([https://itunes.apple.com/de/app/mandatstragerapp/id1015321652?mt=8|App herunterladen)]

== Start ==

[[Image:MandatstraegerApp_Startansicht.png|miniatur|hochkant|Android - Startbildschirm (Homescreen)]]

In der Startansicht werden die als Favorit markierten Sitzungen und Schriftstücke, sowie die jeweils letzten fünf betrachteten Sitzungen und Schriftstücke aufgelistet.

Wenn Sie die "Aufzeichnung von Nutzeraktionen" aktivieren, werden auf der Startseite ihre zuletzt betrachteten Sitzungen und Drucksachen angezeigt, sowie ihre Kommentare.

== Sitzungen vorbereiten ==

[[Image:MandatstraegerApp_Sitzung_vorb.png|miniatur|hochkant|Android - Menüpunkt Sitzung vorbereiten mit aufgeklapptem Menü]]

Hier erfolgt die Anzeige der Sitzungen, an denen der gerade angemeldete Nutzer Teilnehmer ist und deren Startzeitpunkt direkt bevorsteht (15 Minuten vor Beginn).
Mandatsträger können hier die vorbehaltliche Zusage oder Absage Ihrer Teilnahme mitteilen. Eine Änderung ist bis 15 Minuten vor Sitzungsbeginn möglich.

Folgende Filtermöglichkeiten stehen für die Auflistung der Sitzungen zur Verfügung:

* Aktuell: alle Sitzungen in dieser Woche, die noch nicht begonnen haben
* Demnächst: alle noch nicht begonnenen Sitzungen von jetzt bis n-Wochen in die Zukunft (kann in den persönlichen [[#Einstellungen|Einstellungen]] festgelegt werden, Standardwert: 4 Wochen)
* Alle: alle zukünftig stattfindenden Sitzungen

== Sitzungsteilnahme ==

Der Punkt "Sitzungsteilnahme" listet alle gerade stattfindenden Sitzungen auf und ermöglicht die Einsichtnahme der Tagesordnungspunkte, Schriftstücke, Kommentare und Notizen der selektierten Sitzung.

15 Minuten vor Beginn einer Sitzung wird diese im Punkt "Sitzungsteilnahme" angezeigt.

Die verbindliche Zusage erfolgt in der Sitzungsteilnahme mit Klick auf den Button "Sitzung jetzt beginnen". Die Liste aller Teilnehmer kann im Vorfeld und Nachgang der Sitzung im [[BürgerPLUS_Ratsinformation_-_Administration_Version_2.3#Teilnahme|Administrationsbereich]] generiert werden.

Nach der Bestätigung der Sitzungsteilnahme können die Sitzungsvorbereitung, die Tagesordnung inklusive aller Dokumente sowie eventuelle Notizen der Sitzung eingesehen werden (siehe Abb. Ansicht der Sitzung nach Bestätigung der Teilnahme).

[[Datei:MandatstraegerApp_Sitzungsteilnahme.png|miniatur|Ansicht der Sitzung nach Bestätigung der Teilnahme]]

Unterhalb des Punktes "Tagesordnung" kann nach Aufruf eines Tagesordnungspunktes die mit diesem TOP verknüpften Schriftstücke angezeigt werden. Abhängig von der Größe des Schriftstückes kommt es beim erstmaligen Aufruf zu einer geringen Verzögerung. Innerhalb des gewählten Schriftstückes können eventuell hinterlegte Kommentare eingesehen werden. Mit Klick auf einen Kommentar springt das Dokument auf die entsprechende Seite und hebt die Anmerkung hervor. Es können auch weitere Anmerkungen im geöffneten Dokument hinzugefügt werden (s. [[#Sitzungsdokument|Kommentare im Sitzungsdokument]]).

[[Datei:MandatstraegerApp_Sitzungsteilnahme_TOP.png|miniatur|Dokumentenviewer während der Sitzungsteilnahme]]

== Sitzungen nachbereiten ==

[[Image:MandatstraegerApp_Sitzung_nachb.png|miniatur|hochkant|Android - Menüpunkt Sitzung nachbereiten mit aufgeklapptem Menü]]

Folgende Filtermöglichkeiten stehen für die Auflistung der Sitzungen zur Verfügung:

* Aktuell: alle Sitzungen in dieser Woche, die bereits beendet sind
* Kürzlich: alle beendeten Sitzungen ab jetzt bis n-Wochen in die Vergangenheit (kann in den persönlichen [[#Einstellungen|Einstellungen]] festgelegt werden, Standardwert: 4 Wochen)
* Alle: alle vergangenen Sitzungen

== Alle Sitzungen ==

[[Image:MandatstraegerApp_alleSitzungen.png|miniatur|hochkant|Android - Menüpunkt Alle Sitzungen mit aufgeklapptem Menü]]

Folgende Filtermöglichkeiten stehen für die Auflistung der Sitzungen zur Verfügung:

* Aktuell: Alle in dieser Woche stattfindenden oder stattgefundenen Sitzungen
* Vergangene: Alle vergangene Sitzungen bis diese Woche
* Zukünftige: Alle zukünftigen Sitzungen ab nächster Woche
* Alle: alle vergangenen und zukünftigen Sitzungen

Eine Sitzung wird mit ihrem Datum, Uhrzeit und Titel angezeigt. Hier erscheinen zudem die entsprechenden Icons für Favorit, Anlagen und Sitzungsteilnehmer - falls für diese Sitzung zutreffend.

[[Image:MandatstraegerApp_Sitzung_Detail.png|miniatur|hochkant|Android - Beispiel für eine Sitzung im Detail mit aufgeklapptem Menü]]

=== Sitzung im Detail ===

Alle Dokumente, die zu einer Sitzung gehören, können, als eine PDF-Datei zusammengefasst, heruntergeladen werden.

Zur Sitzung können die jeweiligen Tagesordnungspunkte (mit den entsprechenden Dokumenten und Anlagen), die Schriftstücke bzw. Sitzungsdokumente, die Notizen sowie die Teilnehmer aufgelistet werden.

Die Sitzung kann über den Stern-Icon im linken Menü der App als Favorit markiert werden. Daraufhin wird diese in der Startansicht angezeigt werden. Mit dem Pfeil nach links gelangt der Nutzer wieder zurück zur Auflistung der Sitzungen.

Im Sitzungsdetail kann eine vorbehaltliche Zusage oder Absage getätigt werden, sofern die Sitzung noch nicht begonnen hat (bis 15 Minuten vor Beginn).

=== Sitzungsdokument ===

Um einen Text(abschnitt) innerhalb eines Dokumentes zu kommentieren oder Anmerkungen zu machen, können Sie verschiedene Funktionen nutzen. Über die Symbole in der oberen Leiste des PDF-Viewers können Sie Freihandnotizen machen, Textfelder erstellen und Zeichnungen im Dokument anfertigen. Anmerkungen können Sie über das "Papierkorb"-Symbol löschen. Über die Zoom-Symbole können Sie beliebig rein- und rauszoomen, stufenweise zoomen oder auf die volle Dokumenthöhe oder Dokumentbreite. Auf Geräten mit Touch-Eingabe werden zusätzlich "Pinch-to-Zoom"-Gesten unterstützt.

Über die Suche können Sie Dokumentinhalte durchsuchen.

Beim Lesen jeder PDF-Datei wird automatisch der Lesefortschritt des Nutzers aufgezeichnet. Um ein Dokument manuell als "gelesen" zu markieren, kann es über den Icon mit der Brille im linken Menü als 100 % gelesen markiert werden. Anschließend wird der gesamte Lesefortschritt aller Sitzungsdokumente aktualisiert.

== Sonstige Dokumente ==

[[Image:MandatstraegerApp_Dokumente.png|miniatur|hochkant|Android - Menüpunkt Meine Dokumente]]

Im Menü "Sonstige Dokumente" finden Sie Dateien, die nach verschiedenen Themen kategorisert sind.

== Einstellungen ==

=== Profildaten ===

[[Image:MandatstraegerApp_Profildaten.png|miniatur|hochkant|Android - Menüpunkt Einstellungen - Profildaten]]

Die Aufzeichnung von Nutzeraktionen wird aktiviert, wenn in der Startansicht der MandatsträgerApp die zuletzt betrachteten Sitzungen und Schriftstücke aufgelistet werden sollen.

Ebenfalls kann der Zeitrahmen angegeben werden, der für den Sitzungsfilter "Demnächst" unterhalb des Menüpunktes "[[#Sitzungen vorbereiten|Vorbereitung]]" verwendet werden soll. Die Auswahl erfolgt anhand einer Drop-Down-Liste. Die Spanne beträgt eine bis zwölf Wochen.

Es kann der Zeitrahmen angegeben werden, der für den Sitzungsfilter "Kürzlich" unterhalb des Menüpunktes "[[#Sitzungen nachbereiten|Nachbereitung]]" verwendet werden soll. Die Auswahl erfolgt anhand einer Drop-Down-Liste. Die Spanne beträgt eine bis zwölf Wochen.

Aus einer Liste von Motiven kann ein Hintergrundbild für den Mandatsträgermodus bzw. die -App festgelegt werden.

Der Informationsdienst wird aktiviert, wenn der angemeldete Nutzer mit einer E-Mail informiert werden soll, sobald eine Änderung an einer bestimmten Sitzung erfolgt. Nachfolgend kann die Auswahl erfolgen, zu welcher Sitzung E-Mails versandt werden sollen. Sollen dies Sitzungen mit dem Status "In Planung", "Planung abgeschlossen", "Vorbereitung abgeschlossen", "Protokoll abgeschlossen", "Niederschrift abgeschlossen" und/oder "Sitzung abgeschlossen" sein?

=== Passwort ===

Sofern die PDF-Verschlüsselung vom Admin aktiviert wurde, kann jeder Nutzer unter diesem Punkt ein eigenes, persönliches Passwort festlegen, welches für die Verschlüsselung von PDF-Dokumenten genutzt wird.

[[Image:MandatstraegerApp_Passwort.png|miniatur|hochkant|Android - Menüpunkt Einstellungen - Passwort]]

== Hilfe ==

=== Hilfethemen ===

[[Image:MandatstraegerApp_Hilfe.png|miniatur|hochkant|Android - Menüpunkt Hilfe]]

Hier können Hilfevideos eingesehen werden, die die Bedienung des Mandatsträgermodus vorführen. Sie haben jeweils eine Dauer von ein bis zwei Minuten.

Zudem erfolgt die Erklärung der verwendeten Symbole bzw. Icons.

=== Datenschutzhinweise ===

Hier werden alle datenschutzrechtlichen Hinweise aufgeführt.

=== Über ===

Unter diesem Punkt erfolgt die Angabe der Versionsinformationen, der verwendeten Bibliotheken und Lizenzen.

= Siehe auch =

* [[Ratsinformationssystem - Oberflächendokumentation Version 2.5| Oberflächendokumentation 2.5]]
* Hilfevideos in der Mandatsträgeransicht/-app

Ratsinformationssystem - Ausgabe Version 2.5

2018-05-14T09:27:39Z

Sbartnitzek: aktualisiert

Dieser Artikel beschreibt den Ausgabebereich des Ratsinformationssystems in der Version 2.5 und der Webseite (REGISAFE ab Version 4.5).

= Administration =

-> Informationen zur [[Ratsinformationssystem - Administration Version 2.5|Administration des Moduls BürgerPLUS Ratsinformation Version 2.5]]

= URL und Systemanforderungen=

Die Standard-URL setzt sich aus der Domain '''<nowiki>"https://ris.geocms.com"</nowiki>''' und der individuellen Systemkennung '''"kunde"''' zusammen.

Beispiel: https://ris.geocms.com/demo

In Abstimmung mit dem [http://dms-support.brain-scc.de/de/ansprechpartner.html/ Supportteam] ist eine Abweichung von der Standard-URL möglich.

Das Web ist optimiert für:

* Internet Explorer ab Version 11.x
* Mozilla Firefox ab Version 55.x
* Google Chrome ab Version 60.x
* Opera ab Version 48.x

Ein Browser der neuesten Generation wird empfohlen.

= Layout =

[[Datei:RIS-Web_Beispiellayout.png|miniatur|Layout am Beispiel vom RIS Südlohn]]

Standardmäßig erfolgt eine Anpassung an das Layout des Kundenwebs bei der Installation. Der Kunde liefert dabei die notwendige Kopfgrafik sowie alle relevanten Style-Informationen oder einen Link auf die zu übernehmende Internetseite.
Folgende Elemente können angepasst werden:

* Kopfzeile
* Schriftform und Schriftgröße
* Hyperlinks
* Hintergrundgrafik

Die Kopfzeile enthält ein Logo und/oder Kopfbild des Kunden. Sie wird mit der Startseite des Kundenwebs verlinkt.

Die Hintergrundgrafik besteht aus einer vom Kunden gelieferten Grafik oder einem zur Gesamtgestaltung passenden Bild.

Darüber hinaus sind weitere individuelle Anpassungen möglich. Diese sind mit dem [http://dms-support.brain-scc.de/de/ansprechpartner.html/ Supportteam] abzustimmen. Anschließend wird ein Angebot erstellt, welches vom Kunden zu bestätigen ist.

= Gliederung der Webseite =

[[Datei:Gliederung_eines_Ratsinformationssystems.JPG|miniatur|Gliederung eines Standard-Webs]]

== Navigation ==

Die Navigation wird im [[BürgerPLUS Ratsinformation - Administration Version 2.3#Seitenbaum|Seitenbaum]] des Administrationsbereichs definiert. Bei der Installation wird eine Standard-Navigation vorgegeben, die gemeinsam mit dem Kunden angepasst werden kann. Standard-Navigation:

* [[#Persönlicher Bereich|Persönlicher Bereich]] ''- erst nach Login-In sichtbar''
** [[#Kontaktformular|Kontaktformular]]
* [[#Sitzungskalender|Sitzungskalender]]
* [[#Sitzungstermine|Sitzungstermine]]
** [[#Sitzungstermine (Archiv)|Sitzungstermine (Archiv)]]
* [[#Gremien|Gremien]]
* [[#Personen|Personen]]
* [[#Fraktionen|Fraktionen]]
* [[#Dokumente|Dokumente]]
* [[#Zusätzliche Dokumente|Zusätzliche Dokumente]]
* [[#Suche|Suche]]
* [[#Passwort zurücksetzen|Passwort zurücksetzen]]
* [[#Hilfe|Hilfe]]

Es können weitere Menüpunkte angelegt oder Bestehende bearbeitet werden. Auch ein Umbenennen oder Verschieben ist möglich.

'''Empfehlung:''' Die Nutzung der [[BürgerPLUS Ratsinformation - Administration Version 2.3#Modulvorlagen|Modulvorlage]] vereinfacht die Konfiguration der einzelnen Menüpunkte und stellt sicher, dass die Darstellung der gesuchten Daten in jedem Menüpunkt identisch ist.

=== Persönlicher Bereich ===

Der persönliche Bereich ist autorisierten Nutzern vorbehalten und enthält:

* [[#Meine Sitzungen|Meine Sitzungen]]
* [[#Profildaten|Profildaten]]
* [[#Meine Notizen|Meine Notizen]]
* [[#Mein Passwort|Mein Passwort]]
* [[#Mandatsträgermodus|Mandatsträgermodus]]
* [[#Kontaktformular|Kontaktformular]]

Die Anmeldung erfolgt über die [[#Loginmaske|Loginmaske]].

Für den öffentlichen Bereich sind keine Benutzerdaten notwendig.

Ist der Informationsdienst, die PDF-Verschlüsselung oder die Notizfunktion systemweit deaktiviert, werden die Reiter "Profildaten" bzw. "Meine Notizen" im Persönlichen Bereich ausgeblendet.

==== Meine Sitzungen ====

[[Image:RIS-Web_MeineSitzungen.png|miniatur|Persönlicher Bereich - Meine Sitzungen]]

Unter "Meine Sitzungen" werden alle zukünftigen Sitzungen des Gremiums / der Gremien der Nutzer angezeigt. Die Sitzungen werden geordnet von der tagesaktuellen Sitzung zu zukünftigen Sitzungen ausgegeben. Finden mehrere Sitzungen an einem Tag statt, werden diese nach der beginnenden Uhrzeit geordnet.

==== Profildaten ====

===== Informationsdienst =====

[[Image:14_V2-3PDF-Sicherheit-Frontend.png|miniatur|Persönlicher Bereich - Profildaten]]

Der Informationsdienst innerhalb des Reiters "Profildaten" ermöglicht das Versenden einer Benachrichtigung, sobald eine Sitzung einen bestimmten Status erreicht hat. Der Nutzer kann festlegen, für welchen Status er eine E-Mail erhalten möchte. Es sind nur die Sitzungsstatus sichtbar, die mindestens an eine Sitzung aus dem REGISAFE (Modul: KommunalPLUS Sitzungsdienst) übergeben wurden.

Der Versand erfolgt auch bei Komplett-Export und Zeitintervall-Exporten. Der Informationsdienst ermittelt dabei die Änderungen der in der XML gelieferten Daten im Vergleich zu den in der Datenbank vorhanden Daten.

Reihenfolge der Ermittlung:

* Änderung des Sitzung (Datum, Uhrzeit, Raum, Status)
* Änderung an TOPs (verglichen werden TOPs der gleichen Nummerierung)
* Änderungen an Sitzungsschriftstücken oder TOP Schriftstücken (Änderungsdatum der Schriftstücke)

Eine zentrale Festlegung von Sitzungsstatus-Vorgaben ist in der Administration möglich. (Versand erfolgt dann automatisch für alle von der Änderung betroffenen Nutzer)

===== PDF Verschlüsselung =====

Hier kann das durch den Admin systemweit vergebene Passwort zur Entschlüsselung von PDF-Dokumenten geändert werden. Trägt der Nutzer nichts ein, gilt das Admin-PW. Die Einstellung kann im [[BürgerPLUS_Ratsinformation_-_Administration_Version_2.3#Reiter PDF Sicherheit|Administrationsbereich]] geändert werden.

==== Meine Notizen ====

[[Image:RIS-Web_MeineNotizen.png|miniatur|Persönlicher Bereich - Meine Notizen]]

Zu bestehenden Sitzungen und Tagesordnungspunkten können Notizen angelegt werden. Alle von einem Nutzer erstellten Notizen werden im persönlichen Bereich unter „Meine Notizen“ gesammelt dargestellt. Diese werden nach Erstelldatum absteigend sortiert angezeigt. Bereits erstellte Notizen können jederzeit geändert werden. Notizen nicht mehr vorhandener Nutzer (mit Löschkennzeichen oder vollständig entfernt) werden ausgeblendet.

* Notizdialog in eigenem Dialogfenster
* Titel kein Pflichtfeld, bei leerem Titel wird Autotext "Ihre Notiz vom <aktuelles Datum>" erzeugt
* alphabetisch sortierte zweispaltige Anzeige der leseberechtigten Nutzer

Notizen können gelöscht werden.

==== Mein Passwort ====

[[Image:RIS-Web_MeinPasswort.png|miniatur|Persönlicher Bereich - Mein Passwort]]

Die Standardanforderungen für Passwörter werden im Backend in der Systemadministration unter Datenschutz konfiguriert. Das persönliche Kennwort kann zu jeder Zeit geändert werden. Es sind die unter „Hinweise“ vorgegebenen Konventionen einzuhalten.

Standardwerte bei der Erstinstallation:

Das Kennwort muss:
* mindestens 8 Zeichen lang sein,
* einen Großbuchstaben enthalten,
* einen Kleinbuchstaben enthalten,
* eine Ziffer enthalten und
* ein Sonderzeichen enthalten.

Das Kennwort muss nach dem ersten Login geändert werden. Aus Sicherheitsgründen wird eine regelmäßige Anpassung des Kennworts empfohlen.

==== Kontaktformular ====

[[Image:RIS-Web_Kontaktformular.png|miniatur|Persönlicher Bereich - Kontaktformular]]

Das Kontaktformular bietet die Möglichkeit, mit dem Administrator in Verbindung zu treten und Anfragen an eine zentral hinterlegte E-Mail-Adresse zu versenden. Die Anmeldedaten werden dem Nutzerkonto entnommen. Es wird empfohlen, eine Kopie der Anfrage an die eigene E-Mail-Adresse zu versenden.

Der Betreff der Anfrage kann durch eine Auswahl festgelegt werden.

Die Konfiguration des Kontaktformulars ist in der Administration im Seitenbaum am entsprechenden Modul des Menüpunktes möglich.

=== Sitzungskalender ===

[[Image:RIS-Web_Sitzungskalender.png|miniatur|Sitzungskalender]]

Im Sitzungskalender werden abhängig vom Öffentlichkeitsbereich und der jeweiligen Rechte des Nutzers aktuelle, zukünftige und vergangene Sitzungstermine angezeigt.
Dabei kann zwischen einer Monats-, Wochen- und Tagesansicht gewählt werden. Zudem können die Sitzungen eines bestimmten (vergangenen oder zukünftigen) Jahres und Monats dargestellt werden.

Kalendereinträge werden farblich hervorgehoben. Die Farbe und Darstellung kann im [[BürgerPLUS Ratsinformation - Administration Version 2.3#Reiter_Kalender|Administrationsbereich]] geändert werden.

Die Sitzungstermine können für die weitere Nutzung über die Schaltfläche ''Kalender Download'' als Datei im ics-Format exportiert werden. Eine automatische Aktualisierung des Sitzungskalenders ist nur gegeben, wenn der Kalender über die URL z.B. in einem E-Mail-Client eingebunden wird.

Durch die Pfeiltasten kann vor und zurück navigiert werden. Je nach gewählter Ansicht, kann in Monats-, Wochen- oder Tagesschritten navigiert werden. Mit den doppelten Pfeiltasten können Sitzungen in darauffolgenden oder vergangenen Jahren angewählt werden.

=== Sitzungstermine ===

[[Image:RIS-Web_Sitzungstermine.png|miniatur|Sitzungstermine]]

[[Image:RIS-Web_Sitzung_Detail.png|miniatur|Details zur Sitzung]]

Die Darstellung für aktuelle Sitzungstermine und archivierte Sitzungstermine wird im Backend in der Modulvorlage oder im Seitenbaum am entsprechenden Modul des Menüpunktes konfiguriert. Der Datenimport erfolgt über das REGISAFE. So wie die Daten eingegeben wurden, werden sie auch ausgegeben.

Alle Sitzungstermine eines Jahres werden geordnet vom aktuellstem Datum zu zukünftigen Daten in einer Liste ausgegeben.

==== Sitzung im Detail ====

Die Detailansicht der Sitzungstermine enthält entsprechende Informationen zu der Sitzung selbst (Bsp.: Zeit, Sitzungsort/-raum, Telefonnumer und/oder E-Mail-Adresse des Gremiums) sowie Sitzungsdokumente, Tagesordnung, Teilnehmer und Notizen.

Wird ein Tagesordnungspunkt (TOP) mit dem RIS-Bereich "öffentlich" und "nicht öffentlich" exportiert, ist der nicht-öffentliche Text des TOP ausschließlich sichtbar für
* Teilnehmer der Sitzung,
* Nutzer mit zusätzlichem Zugriff auf die Sitzung und
* Administratoren.
Voraussetzung für die Sichtbarkeit ist die Anmeldung im RIS-Web.

Alle anderen angemeldeten Nutzer sehen den öffentlichen Text des TOP.

Diese Änderung hat keine Auswirkung auf die Sichtbarkeit im öffentlichen Bereich.

Ist der Nutzer angemeldet, hat er die Möglichkeit, Notizen an die Sitzungen anzuhängen.

Alle sichtbaren Dokumente können Sie als Sitzungsmappe oder als zusammhängendes PDF-Dokument herunterladen. Bei einem zusammenhängenden PDF wird ein dynamisches Inhaltsverzeichnis für alle Einträge wie Tagesordnungspunkte, Drucksachen, Anlagen etc. erzeugt. Zusätzlich wird für jeden Tagesordnungspunkt, der eine Drucksache enthält, ein Deckblatt mit TOP-Nummerierung eingefügt. Die erste Seite des PDFs ist ein Deckblatt mit dem Sitzungstitel.

Die Größe der einzelnen Dokumente werden bei einem Mouse-Over als Tooltip angezeigt. Bei der Sitzungsmappe und dem Gesamtdokument erfolgt lediglich die Angabe einer Mindestgröße, da ein genauer Wert im Vorfeld nicht ermittelt werden kann.

'''Hinweis:''' Damit keine Dokumente, die in Regisafe denselben Dateinamen tragen, nach dem Import "Verschwinden", finden vom System folgende Anpassungen statt:

* Der Dateiname enthält die ArtID als Präfix, z. B. Vorlage oder Beschluss, um das Wiederauffinden zu erleichtern.
* Anlagen erhalten eine interne, eindeutige ID sowie die ArtID des Hauptdokuments, um die Zuordnung zum Hauptdokument zu erleichtern
* Der Dateiname wird anhand des "Titel-Texts" des Schriftstücks gebildet und mit der Dateiendung ".pdf" versehen. Handelt es sich nicht um eine PDF-Datei, wird versucht, diese in eine PDF-Datei zu konvertieren (derzeit nur Bilddateien). Schlägt dies fehl, wird der entsprechende Dateityp (z. B. .doc, .ppt, .xls) angefügt.

==== Sitzungstermine (Archiv) ====

[[Image:RIS-Web_Sitzungsarchiv.png|miniatur|Sitzungstermine (Archiv)]]

Sitzungstermine werden einen Tag nach der Sitzung archiviert. Das Archiv beinhaltet alle in der Vergangenheit liegenden Termine. Die Ausgabe erfolgt in einer Listenansicht von neu zu alt geordnet.

=== Gremien ===

[[Image:RIS-Web_Gremien.png|miniatur|Gremien]]

[[Image:RIS-Web_Gremium_Detail.png|miniatur|Details zum Gremium]]

Personen die in Ausschüssen/Räten tätig sind, werden unter dem Punkt „Gremien“ angezeigt. Ausgegeben werden ein(e) Vorsitzende(r), die zum Gremium gehörenden Gemeinderätinnen und Gemeinderäte, sowie deren jeweilige Vertreter.

Optional kann die Funktion der Gremienmitglieder eingeblendet werden. Angemeldete Nutzer sehen ausschließlich Sitzungen ihres Gremiums/ihrer Gremien.

Zukünftige Sitzungen können abgerufen und auf vergangene Sitzungen zurückgeblickt werden.

Aufgrund des Verzichts auf die Rechteprüfung kann ein Nutzer eine Sitzung sehen, so darf er auch wissen, welches Gremium diese Sitzung abhält. Bisher konnte es passieren, dass ein Nutzer unter Umständen bestimmte Sitzungen eines Gremiums zwar sehen konnte, aber nicht welches Gremium diese Sitzung abhält.

=== Personen ===

[[Image:Ratsinformation-Personen_neu.jpg|miniatur|Personen]]

Die Sortierung der Ausgabe von Personen kann geändert werden. Standardmäßig werden sie alphabetisch nach den Nachnamen geordnet. Die Angaben zu den Personen werden aus REGISAFE importiert und können entsprechend angelegt oder importiert werden.

Jeder Person kann ein Foto zugeordnet werden. Es werden die Bilddaten aus der Benutzerverwaltung verwendet.

Mit Klick auf eine Person gelangt der Nutzer zur Detailansicht mit weiteren Informationen. Hierzu zählen Angaben wie Name, Adresse, Gremien, Fraktionen, Parteien und Vertreter für Gremiumsmitglieder. Zu jeder Person werden weiterhin eine Karte zur Standortbestimmung sowie eine virtuelle Visitenkarte ausgegeben.

Es ist möglich die Ausgabe des Vertreters zu unterbinden. Sollen zusätzliche Funktionen ausgegeben werden, erscheinen diese ab sofort auch in der Personenliste unter dem jeweiligen Namen.

=== Fraktionen ===

[[Image:RIS-Web_Fraktionen.png|miniatur|Fraktionen]]

Alle im REGISAFE hinterlegten Fraktionen werden aufgelistet.

Bei Auswahl einer Fraktion öffnet sich die Detailansicht mit Informationen zu Adresse und Mitgliedern der jeweiligen Fraktion. Zu jeder Fraktion werden eine Karte zur Standortbestimmung sowie eine virtuelle Visitenkarte ausgegeben. Dies kann vom Administrator deaktiviert werden.

=== Parteien ===

[[Image:Ratsinformation-Parteien.jpg|miniatur|Parteien]]

Alle im REGISAFE hinterlegten Parteien werden aufgelistet.

Bei Auswahl einer Partei öffnet sich die Detailansicht mit Informationen zu Adresse und Mitgliedern der jeweiligen Partei. Zu jeder Partei werden eine Karte zur Standortbestimmung sowie eine virtuelle Visitenkarte ausgegeben. Dies kann vom Administrator deaktiviert werden.

=== Dokumente ===

[[Image:RIS-Web_Dokumente.png|miniatur|Dokumente]]

Schriftstücke werden geordnet nach Dokumenttypen ausgegeben. Die Sortierung der Dokumente erfolgt nach dem letzten Änderungsdatum.
Die Möglichkeiten zur Darstellung können im Einzelnen in der
[[BürgerPLUS_Ratsinformation_-_Administration_Version_2.3#Reiter_Schriftstücke|Administration]] festgelegt werden.

Die verschiedenen Dokumenttypen bekommen verschiedene Icons zugewiesen. Deren Bezeichnung wird im Tooltip angezeigt. Die Anzeige der Icons kann durch den Administrator konfiguriert werden.

'''Beispiele für Dokumenttypen'''

<table border="0" cellpadding="2">
<tr><td>[[Datei:Default.png]]</td><td>Vorlage, Sitzungstagesordnung, Einladungen, Niederschrift</td></tr>
<tr><td>[[Datei:Anlage.png]]</td><td>Anlage</td></tr>
<tr><td>[[Datei:Sitzungsbeschluss.png]]</td><td>Beschluss</td></tr>
<tr><td>[[Datei:Sitzungsniederschriftsauszug.png]]</td><td>Niederschriftsauszug</td></tr>
</table>

=== Zusätzliche Dokumente ===

Festgelegte Dokumente können hier zusätzlich angezeigt werden. Die Konfiguration ist im [[BürgerPLUS_Ratsinformation_-_Administration_Version_2.3#Reiter_Schriftst.C3.BCcke|Administrationsbereich]] möglich.

=== Suche ===

[[Image:RIS-Web_erweiterte_Suche.png|miniatur|Suche mit erweiterten Suchoptionen]]

Die Suche wird im Backend in der [[BürgerPLUS_Ratsinformation_-_Administration_Version_2.3#Reiter_Suche|Modulvorlage]] oder im Seitenbaum am entsprechenden Modul des Menüpunktes konfiguriert. Das Suchformular wird durch Aktivieren der Funktion "Suchformular anbieten" angeboten. Es kann gewählt werden zwischen der einfachen Suche und der erweiterten Suche. Zudem kann eingestellt werden ob bei Auswahl der erweiterten Suche, die erweiterten Suchoptionen aufgeklappt sein sollen.

Einzelne Suchbereiche können festgelegt werden. Die Auswahl erfolgt zwischen:

* Adressen
* Fraktionen
* Parteien
* Gremien
* Personen
* Schriftstücke
* Sitzung
* Tagesordnungspunkte

==== Formularelemente der Erweiterten Suche ====

Die Suche nach Gremien und Schriftstückarten bietet erweiterte Auswahlmöglichkeiten. Im Administrationsbereich kann eingestellt werden, ob die Suche zugelassen wird und für welche Bereiche sie gilt. Unter Gremien werden die Ausschüsse angezeigt, welche importiert wurden. Die Auswahlmöglichkeiten unter Schriftstücke geben an, nach welchen Arten von Schriftstücken gesucht werden kann.

Suchergebnisse werden unterhalb der Zusammenfassung der Suchparameter angezeigt.

=== Passwort zurücksetzen ===

[[Image:Ratsinformation_Passwort_zuruecksetzen.jpeg|miniatur|Passwort zurücksetzen]]

Die Login-Daten jedes Nutzers bestehen aus einem Passwort und einer eindeutigen E-Mail-Adresse. Die Identifikation zum Zurücksetzen des Passwortes erfolgt über die Eintragung der E-Mail-Adresse und die Eingabe eines automatisch, bei jedem Aufruf neu generierten Captcha-Code. Es ist möglich, einzelne Nutzergruppen von der Änderung des Passworts auszuschließen.

Um das Passwort zurückzusetzen, sind folgende Schritte durchzuführen:

* Eingabe der Daten in die vorgegebenen Formularfelder.
* Nach Absenden der Daten erhält der Nutzer eine E-Mail mit einem Bestätigungslink, welcher anzuklicken oder in einen Browser zu kopieren ist.
* Im Browser öffnet sich eine Eingabemaske, in der ein neues Passwort eingetragen werden muss.
* Dieses neue Passwort ist im Anschluss noch einmal zu bestätigen.

Das Zurücksetzen des Passworts ist nur bei eineindeutig im System hinterlegten E-Mail-Adressen möglich. Ist bei mehreren
Nutzern eine identische E-Mail-Adresse (z.B. als Funktionspostfach wie info@...) hinterlegt, ist das Zurücksetzen nur durch den
Administrator möglich.

Die Anforderungen für Passwörter befinden sich im Persönlichen Bereich unter [[#Mein Passwort|Mein Passwort]].

=== Hilfe ===

zur Dokumentation des REGISAFE-Modul BürgerPlus Ratsinformation finden Sie Hilfe in der Wiki des GeoCMS in den Artikeln:

* [[Ratsinformationssystem - Administration Version 2.5|BürgerPLUS Ratsinformation Administration]]

* [[Ratsinformationssystem - Oberflächendokumentation Version 2.5|BürgerPLUS Ratsinformation Oberflächendokumentation]]

== Loginmaske ==

[[Image:RIS-Web_Loginmaske.png|miniatur|Loginmaske - Anmeldung Persönlicher Bereich]]

Die durch den Administrator bereit gestellten Login-Daten autorisieren einen Nutzer zum Betreten des geschützten Bereichs. Dieser ist Gremiumsmitgliedern und sonstigen Sitzungsteilnehmern vorbehalten. Die Login-Daten bestehen aus einem Nutzernamen und einem Passwort. Das Passwort kann nach dem Login [[#Mein Passwort|geändert]] oder [[#Passwort zurücksetzen|zurückgesetzt]] werden. Voraussetzung hierfür ist das Vorhandensein einer gültigen und im System hinterlegten E-Mail-Adresse. Die E-Mail-Adresse darf nur an einem Nutzer hinterlegt sein. Teilen sich mehrere Nutzer eine E-Mail-Adresse, z.B. als Funktionspostfach ähnlich <nowiki>"info@mustergemeinde.de"</nowiki>, wird im Sinne des Datenschutzes kein Passwort versandt.

Wurde ein Benutzername oder Kennwort mehrfach falsch eingegeben, wird der Nutzer für einen bestimmten Zeitraum gesperrt.

Bei Inaktivität wird der Nutzer automatisch nach 20 Minuten vom System abgemeldet.

== Inhaltsbereich ==

Der Inhaltsbereich ändert sich je nach gewähltem Menüpunkt. Wird dann beispielsweise der Punkt „Gremien“ ausgewählt, erscheinen im Inhaltsbereich die Ausschüsse/Räte. Mit dem Aufrufen der Seite wird standardmäßig der Sitzungskalender angezeigt.

== Fußzeile ==

[[Image:Ratsinformation_Fusszeile.jpeg|miniatur|Ratsinformation Fußzeile]]

Die Herstellerhinweise in der Fußzeile sind standardisiert und verlinken auf die jeweiligen Internetseiten der Kooperationspartner. Sie können grafisch und textlich ergänzt werden. Die Einbindung erfolgt über das Template.

= Mandatsträgermodus/MandatsträgerApp =

Zusätzlich zum REGISAFE-Modul '''BürgerPLUS Ratsinformation''' kann der Mandatsträgermodus inklusive der MandatsträgerApp für die Ausgabe genutzt werden.

Die wesentlichen Elemente der Navigation stehen in der Menüleiste im linken Seitenbereich der App zur Verfügung.

* [[#Start|Start]]
* [[#Sitzungen vorbereiten|Sitzungen vorbereiten]]
* [[#Während der Sitzungen|Während der Sitzungen]]
* [[#Sitzungen nachbereiten|Sitzungen nachbereiten]]
* [[#Alle Sitzungen|Alle Sitzungen]]
* [[#Sonstige Dokumente|Sonstige Dokumente]]
* [[#Einstellungen|Einstellungen]]
* [[#Hilfe|Hilfe]]

'''Hinweis'''

Die Inhalte des Ratsinformationssystems werden über einen Webcontainer innerhalb eines nativen Rahmens angezeigt.

== Login ==

[[Image:MandatstraegerApp_Anmeldung.png|miniatur|hochkant|Android - Loginbereich]]

Um sich am System anzumelden, müssen die Systemkennung (''kunde'') sowie der Benutzername und Passwort (dieselben Anmeldedaten wie auch im RIS-Web) eingegeben werden. Die Systemkennung ist stets notwendig, um eine Verbindung zu einem konkreten Ratsinformationssystem aufzunehmen. Mit den Login-Daten kann der Nutzer auf den Persönlichen Bereich zugreifen.
Ohne hinterlegte Login-Daten ist nur ein Zugriff als Gast auf den öffentlichen Bereich möglich.

Die MandatsträgerApp steht zur Verfügung für die Betriebssysteme:

* Android ([https://play.google.com/store/apps/details?id=de.brainSCC.app.mandatstraeger&hl=de|App herunterladen])
* iOS ([https://itunes.apple.com/de/app/mandatstragerapp/id1015321652?mt=8|App herunterladen)]

== Start ==

[[Image:MandatstraegerApp_Startansicht.png|miniatur|hochkant|Android - Startbildschirm (Homescreen)]]

In der Startansicht werden die als Favorit markierten Sitzungen und Schriftstücke, sowie die jeweils letzten fünf betrachteten Sitzungen und Schriftstücke aufgelistet.

Wenn Sie die "Aufzeichnung von Nutzeraktionen" aktivieren, werden auf der Startseite ihre zuletzt betrachteten Sitzungen und Drucksachen angezeigt, sowie ihre Kommentare.

== Sitzungen vorbereiten ==

[[Image:MandatstraegerApp_Sitzung_vorb.png|miniatur|hochkant|Android - Menüpunkt Sitzung vorbereiten mit aufgeklapptem Menü]]

Hier erfolgt die Anzeige der Sitzungen, an denen der gerade angemeldete Nutzer Teilnehmer ist und deren Startzeitpunkt direkt bevorsteht (15 Minuten vor Beginn).
Mandatsträger können hier die vorbehaltliche Zusage oder Absage Ihrer Teilnahme mitteilen. Eine Änderung ist bis 15 Minuten vor Sitzungsbeginn möglich.

Folgende Filtermöglichkeiten stehen für die Auflistung der Sitzungen zur Verfügung:

* Aktuell: alle Sitzungen in dieser Woche, die noch nicht begonnen haben
* Demnächst: alle noch nicht begonnenen Sitzungen von jetzt bis n-Wochen in die Zukunft (kann in den persönlichen [[#Einstellungen|Einstellungen]] festgelegt werden, Standardwert: 4 Wochen)
* Alle: alle zukünftig stattfindenden Sitzungen

== Sitzungsteilnahme ==

Der Punkt "Sitzungsteilnahme" listet alle gerade stattfindenden Sitzungen auf und ermöglicht die Einsichtnahme der Tagesordnungspunkte, Schriftstücke, Kommentare und Notizen der selektierten Sitzung.

15 Minuten vor Beginn einer Sitzung wird diese im Punkt "Sitzungsteilnahme" angezeigt.

Die verbindliche Zusage erfolgt in der Sitzungsteilnahme mit Klick auf den Button "Sitzung jetzt beginnen". Die Liste aller Teilnehmer kann im Vorfeld und Nachgang der Sitzung im [[BürgerPLUS_Ratsinformation_-_Administration_Version_2.3#Teilnahme|Administrationsbereich]] generiert werden.

Nach der Bestätigung der Sitzungsteilnahme können die Sitzungsvorbereitung, die Tagesordnung inklusive aller Dokumente sowie eventuelle Notizen der Sitzung eingesehen werden (siehe Abb. Ansicht der Sitzung nach Bestätigung der Teilnahme).

[[Datei:MandatstraegerApp_Sitzungsteilnahme.png|miniatur|Ansicht der Sitzung nach Bestätigung der Teilnahme]]

Unterhalb des Punktes "Tagesordnung" kann nach Aufruf eines Tagesordnungspunktes die mit diesem TOP verknüpften Schriftstücke angezeigt werden. Abhängig von der Größe des Schriftstückes kommt es beim erstmaligen Aufruf zu einer geringen Verzögerung. Innerhalb des gewählten Schriftstückes können eventuell hinterlegte Kommentare eingesehen werden. Mit Klick auf einen Kommentar springt das Dokument auf die entsprechende Seite und hebt die Anmerkung hervor. Es können auch weitere Anmerkungen im geöffneten Dokument hinzugefügt werden (s. [[#Sitzungsdokument|Kommentare im Sitzungsdokument]]).

[[Datei:MandatstraegerApp_Sitzungsteilnahme_TOP.png|miniatur|Dokumentenviewer während der Sitzungsteilnahme]]

== Sitzungen nachbereiten ==

[[Image:MandatstraegerApp_Sitzung_nachb.png|miniatur|hochkant|Android - Menüpunkt Sitzung nachbereiten mit aufgeklapptem Menü]]

Folgende Filtermöglichkeiten stehen für die Auflistung der Sitzungen zur Verfügung:

* Aktuell: alle Sitzungen in dieser Woche, die bereits beendet sind
* Kürzlich: alle beendeten Sitzungen ab jetzt bis n-Wochen in die Vergangenheit (kann in den persönlichen [[#Einstellungen|Einstellungen]] festgelegt werden, Standardwert: 4 Wochen)
* Alle: alle vergangenen Sitzungen

== Alle Sitzungen ==

[[Image:MandatstraegerApp_alleSitzungen.png|miniatur|hochkant|Android - Menüpunkt Alle Sitzungen mit aufgeklapptem Menü]]

Folgende Filtermöglichkeiten stehen für die Auflistung der Sitzungen zur Verfügung:

* Aktuell: Alle in dieser Woche stattfindenden oder stattgefundenen Sitzungen
* Vergangene: Alle vergangene Sitzungen bis diese Woche
* Zukünftige: Alle zukünftigen Sitzungen ab nächster Woche
* Alle: alle vergangenen und zukünftigen Sitzungen

Eine Sitzung wird mit ihrem Datum, Uhrzeit und Titel angezeigt. Hier erscheinen zudem die entsprechenden Icons für Favorit, Anlagen und Sitzungsteilnehmer - falls für diese Sitzung zutreffend.

[[Image:MandatstraegerApp_Sitzung_Detail.png|miniatur|hochkant|Android - Beispiel für eine Sitzung im Detail mit aufgeklapptem Menü]]

=== Sitzung im Detail ===

Alle Dokumente, die zu einer Sitzung gehören, können, als eine PDF-Datei zusammengefasst, heruntergeladen werden.

Zur Sitzung können die jeweiligen Tagesordnungspunkte (mit den entsprechenden Dokumenten und Anlagen), die Schriftstücke bzw. Sitzungsdokumente, die Notizen sowie die Teilnehmer aufgelistet werden.

Die Sitzung kann über den Stern-Icon im linken Menü der App als Favorit markiert werden. Daraufhin wird diese in der Startansicht angezeigt werden. Mit dem Pfeil nach links gelangt der Nutzer wieder zurück zur Auflistung der Sitzungen.

Im Sitzungsdetail kann eine vorbehaltliche Zusage oder Absage getätigt werden, sofern die Sitzung noch nicht begonnen hat (bis 15 Minuten vor Beginn).

=== Sitzungsdokument ===

[[Image:MandatstraegerApp_Kommentarfunktion.png|miniatur|hochkant|Android - Beispiel für das Setzen eines Kommentars]]

[[Image:MandatstraegerApp_Kommentaranzeige.png|miniatur|hochkant|Android - Beispiel für die Anzeige aller Kommentare]]

Um einen Text(abschnitt) innerhalb eines Dokumentes zu kommentieren oder Anmerkungen zu machen, können Sie verschiedene Funktionen nutzen. Über die Symbole in der oberen Leiste des PDF-Viewers können Sie Freihandnotizen machen, Textfelder erstellen und Zeichnungen im Dokument anfertigen. Anmerkungen können Sie über das "Papierkorb"-Symbol löschen. Über die Zoom-Symbole können Sie beliebig rein- und rauszoomen, stufenweise zoomen oder auf die volle Dokumenthöhe oder Dokumentbreite. Auf Geräten mit Touch-Eingabe werden zusätzlich "Pinch-to-Zoom"-Gesten unterstützt.

Über die Suche können Sie Dokumentinhalte durchsuchen.

Beim Lesen jeder PDF-Datei wird automatisch der Lesefortschritt des Nutzers aufgezeichnet. Um ein Dokument manuell als "gelesen" zu markieren, kann es über den Icon mit der Brille im linken Menü als 100 % gelesen markiert werden. Anschließend wird der gesamte Lesefortschritt aller Sitzungsdokumente aktualisiert.

== Sonstige Dokumente ==

[[Image:MandatstraegerApp_Dokumente.png|miniatur|hochkant|Android - Menüpunkt Meine Dokumente]]

Im Menü "Sonstige Dokumente" finden Sie Dateien, die nach verschiedenen Themen kategorisert sind.

== Einstellungen ==

=== Profildaten ===

[[Image:MandatstraegerApp_Profildaten.png|miniatur|hochkant|Android - Menüpunkt Einstellungen - Profildaten]]

Die Aufzeichnung von Nutzeraktionen wird aktiviert, wenn in der Startansicht der MandatsträgerApp die zuletzt betrachteten Sitzungen und Schriftstücke aufgelistet werden sollen.

Ebenfalls kann der Zeitrahmen angegeben werden, der für den Sitzungsfilter "Demnächst" unterhalb des Menüpunktes "[[#Sitzungen vorbereiten|Vorbereitung]]" verwendet werden soll. Die Auswahl erfolgt anhand einer Drop-Down-Liste. Die Spanne beträgt eine bis zwölf Wochen.

Es kann der Zeitrahmen angegeben werden, der für den Sitzungsfilter "Kürzlich" unterhalb des Menüpunktes "[[#Sitzungen nachbereiten|Nachbereitung]]" verwendet werden soll. Die Auswahl erfolgt anhand einer Drop-Down-Liste. Die Spanne beträgt eine bis zwölf Wochen.

Aus einer Liste von Motiven kann ein Hintergrundbild für den Mandatsträgermodus bzw. die -App festgelegt werden.

Der Informationsdienst wird aktiviert, wenn der angemeldete Nutzer mit einer E-Mail informiert werden soll, sobald eine Änderung an einer bestimmten Sitzung erfolgt. Nachfolgend kann die Auswahl erfolgen, zu welcher Sitzung E-Mails versandt werden sollen. Sollen dies Sitzungen mit dem Status "In Planung", "Planung abgeschlossen", "Vorbereitung abgeschlossen", "Protokoll abgeschlossen", "Niederschrift abgeschlossen" und/oder "Sitzung abgeschlossen" sein?

=== Passwort ===

Sofern die PDF-Verschlüsselung vom Admin aktiviert wurde, kann jeder Nutzer unter diesem Punkt ein eigenes, persönliches Passwort festlegen, welches für die Verschlüsselung von PDF-Dokumenten genutzt wird.

[[Image:MandatstraegerApp_Passwort.png|miniatur|hochkant|Android - Menüpunkt Einstellungen - Passwort]]

== Hilfe ==

=== Hilfethemen ===

[[Image:MandatstraegerApp_Hilfe.png|miniatur|hochkant|Android - Menüpunkt Hilfe]]

Hier können Hilfevideos eingesehen werden, die die Bedienung des Mandatsträgermodus vorführen. Sie haben jeweils eine Dauer von ein bis zwei Minuten.

Zudem erfolgt die Erklärung der verwendeten Symbole bzw. Icons.

=== Datenschutzhinweise ===

Hier werden alle datenschutzrechtlichen Hinweise aufgeführt.

=== Über ===

Unter diesem Punkt erfolgt die Angabe der Versionsinformationen, der verwendeten Bibliotheken und Lizenzen.

= Siehe auch =

* [[Ratsinformationssystem - Oberflächendokumentation Version 2.5| Oberflächendokumentation 2.5]]
* Hilfevideos in der Mandatsträgeransicht/-app

Ratsinformationssystem - Administration Version 2.5

2018-05-14T09:26:14Z

Sbartnitzek: aktualisiert

Dieser Artikel beschreibt den Administrationsbereich des Ratsinformationssystems in der Version 2.5 (REGISAFE ab Version 4.5).

Um in den Administrationsbereich zu wechseln, schreiben Sie an das Ende Ihrer URL den Zusatz "'''/admin'''". Beispiel: https://ris.geocms.com/brain2/admin/

= Einführung =

[[Image:Ratsinformation-Zusammenspiel.PNG|miniatur|Wie kommen die Daten vom REGISAFE ins Web?]]

[[Image:01_V2-3GeoCMS-Modul Ratsinformation.png|miniatur|GeoCMS - Modul Ratsinformation]]

Zusammenspiel von REGISAFE (Dokumenten Management System / DMS ) und Ratsinformationenssystem (Modul im Content Management System / CMS):

REGISAFE stellt die Daten zur Verfügung, welche über das Ratsinformationenssystem ausgegeben werden. Die Nutzerkonten, Berechtigungen und Inhalte werden aus REGISAFE importiert. Einstellungen, die direkt im Ratsinformationssystem vorgenommen werden, werden bei jedem Import überschrieben.

= Ausgabe =

-> Informationen zur [[Ratsinformationssystem - Ausgabe Version 2.5|Web-Ausgabe des Moduls Ratsinformationssystem Version 2.5]]

=Zugriffsrechte=
Je nach Rolle, kann ein Nutzer im Administrationsbereich unterschiedliche Zugriffsrechte besitzen.

'''Rollen mit absteigenden Zugriffsrechten:'''

* Superuser
** Rechte: alle
* Administrator
**Rechte: Benutzerinformationen, Installation, Benutzerverwaltung, Seitenbaum, Ratsinformationen, Syslogs
* Web-Admin des Kunden
** Rechte: Benutzerinformationen, Benutzerverwaltung, Seitenbaum, Ratsinformationen
* Gremiumsmitglieder und sonstige Sitzungsteilnehmer
** Rechte: Benutzerinformationen

= Benutzerverwaltung =

[[Image:02_V2-3Ratsinformation-Benutzerverwaltung-Details.png|miniatur|Detailansicht Benutzer]]

Die Nutzerkonten und Berechtigungen werden aus REGISAFE importiert. Rechte importierter Nutzer dürfen nicht angepasst werden, da diese bei jedem Import überschrieben werden. Lediglich den Benutzernamen, das Passwort und das Bild des Benutzers können Administratoren bei Bedarf ändern.

Die Nutzerkonten sind entsprechend ihrer Rollen und Zugriffsrechte in Gruppen zugeordnet. Die Zuordnung darf nicht geändert werden, da die Verteilung an Hand der Daten im REGISAFE erfolgt. Die Gruppen werden als Baumstruktur angezeigt.

[[Image:03_V2-3Benutzergruppen.png|miniatur|neue Benutzergruppen]]

Zur Erleichterung der Rechteverwaltung der Benutzer und zur gezielteren Rechtevergabe, stehen in der Benutzerverwaltung zusätzlich zwei Gruppen zur Verfügung:
* RIS - alle importiert (enthält alle über die RIS-Schnittstelle importierten Nutzer)
* RIS - ohne Verteiler (RIS-Nutzer, die keinem Gremium angehören, also Nutzer, die importiert wurden, aber keine Rechte besitzen sollen)
'''Hinweis:''' Vergeben Sie keine Rechte im CMS-Backend ohne Abstimmung mit dem RIS-Support. Die Rechteverwaltung erfolgt bis auf wenige Ausnahmen (Newsmodul und ggf. Hilfeseiten) ausschließlich im DMS, um eventuelle Zugriffe nicht autorisierter Personen auf bestimmte Bereiche und Funktionen steuern zu können.

Der '''Status des Nutzerkontos''' wird farblich gekennzeichnet. Aktive Nutzer sind mit einem '''grünen''' Symbol gekennzeichnet. Nutzer, die beispielsweise ein neues Passwort angefordert oder sich noch nicht im System angemeldet haben, werden mit einem '''orangen''' Symbol markiert.

Die E-Mail-Adresse wird aus der Benutzerverwaltung entfernt, wenn keine gültige E-Mail-Adresse exportiert wurde. Als Beispiele für ungültige Adressen sind zu nennen:
* Intern: Vorname Nachname
* vorname.nachname[at]kommune.de
* vorname.nachname@kommune

Wichtige Inhalte des Benutzerkontos (Benutzer bearbeiten):

* Benutzer
:* Benutzername (Login-Kennung des Nutzers; Generiert aus der REGISAFE-XML)
:* Passwort (verschlüsselt)
:* Redaktionsbereich-Anmeldung erlauben (Backend-Zugriff für den Nutzer aktivieren/deaktivieren)
* Persönliche Angaben (werden aus der REGISAFE-XML übermittelt, außer das Profilbild)
:* Profilbild (eine lokale Datei auswählbar)

Wenn (neue) Nutzer ein Passwort vergeben, muss dieses folgende Mindestanforderungen erfüllen:
* mind. 8 Zeichen,
* mind. 1 Sonderzeichen,
* mind. 1 Großbuchstabe und
* 1 Kleinbuchstabe

[[Image:RIS_Switch-to-User.JPG|miniatur|Switch-To-User]]
Pro Nutzer kann ein Profilbild hinzugefügt werden. Diese Funktion ist unabhängig von REGISAFE, so dass das Hochladen direkt im Administrationsbereich vom Ratsinformationssystem erfolgen muss. Die Ausgabe erfolgt in der Personenliste und in der Detailansicht der Person.

Um bei einem Nutzer auftretende Fehler besser und schneller überprüfen zu können, wurde die Funktion "'''Switch-to-User'''" für den web-Admin aktiviert. Ohne das Passwort des jeweiligen Nutzers kennen zu müssen, können Administratoren damit die Rolle und Rechte des Nutzers übernehmen und den gemeldeten Fehler sichten. Wechselt ein Administator in die Rolle eines Nutzers wird dies in der Syslog vermerkt.

= Seitenbaum =

Im Seitenbaum wird die Navigation definiert. Bei der Installation wird eine Standard-Navigation vorgegeben, die gemeinsam mit dem Kunden angepasst werden kann.

== Standardelemente der Navigation des Seitenbaums ==
* Persönlicher Bereich
** Mandatsträgermodus
** Kontaktformular
* Sitzungskalender
* Sitzungstermine
**Sitzungstermine (Archiv)
* Gremien
* Personen
* Fraktionen
* Dokumente
* Suche
* Passwort zurücksetzen
* Hilfe
* Datenschutzerklärung
* Impressum
* Abmelden

== Anlegen und Bearbeiten von Menüpunkten ==

[[Image:04_V2-3Ratsinformation Administration Anlegen von Menüpunkten.png|miniatur|Anlegen und Bearbeiten von Menüpunkten]]

Administratoren stehen folgende Funktionen zur Bearbeitung des Seitenbaums zur Verfügung:

* Anzeigen (zeigt den Menüpunkt im Portal an)
* Bearbeiten (öffnet die Bearbeitungsmaske, um einen Menüpunkt editieren zu können)
* Hinzufügen (fügt eine Unterseite am aktuell gewählten Menüpunkt ein)
* Umbenennen (ändert den Menütitel jedoch nicht den Alias)
* Rechte setzen (die Sichtbarkeit und Bearbeitungsmöglichkeiten können über die Rechte gesteuert werden)
* Seitencache löschen (entfernt alle bisher aufgerufenen Versionen der entsprechenden Webseite)
* Ausschneiden (der Menüpunkt wird vom aktuellen Knoten ausgeschnitten und kann an einem anderen Knotenpunkt eingefügt werden)
* Kopieren (der Menüpunkt wird dupliziert und kann an einem anderen Knotenpunkt eingefügt werden)
* Einfügen (zuvor ausgeschnittene oder kopierte Menüpunkte können an beliebigen anderen Knotenpunkten eingefügt werden)
* Entfernen (löscht den ausgewählten Menüpunkt)

Folgende Einstellungen müssen beim Anlegen eines neuen Menüpunktes beachtet werden:

*Reiter Menüdaten:
** Titel (Pflichtfeld)
** Alias (Pflichtfeld)

[[Image:05_V2-3Verstecker menuepunkt.png|miniatur|Anlegen eines versteckten Menüpunktes]]
[[Image:06_V2-3Verstecker menuepunkt sichtbarkeit.png|miniatur|Anlegen eines versteckten Menüpunktes beim Reiter Sichtbarkeit]]

Soll ein versteckter Menüpunkt erstellt werden, sind zusätzlich folgende Einstellungen zu übernehmen:

*Reiter Menüdaten
**Anzeigeverhalten
*** Seite bei Login anzeigen

*Reiter Sichtbarkeit
**Benutzer: RIS - alle importiert
**Rechteprüfung aktivieren

'''Wichtiger Hinweis:''' Bitte sehen Sie davon ab weitere Änderungen in den Masken vorzunehmen. Diese können weitreichende Auswirkungen auf die Außenansicht und Funktionsfähigkeit des Ratsinformationssystems haben. Wenden Sie sich bitte an das Support-Team.

'''Häufiger Fehler:''' Menüpunkte können so konfiguriert werden, dass Sie ausschließlich für Nutzer mit einem Login sichtbar sind. In der öffentlichen Ansicht stehen sie scheinbar nicht mehr zur Verfügung. Jedem Nutzer, der die URL kennt, ist es jedoch möglich die Seite auch ohne Login aufzurufen. Um dies zu verhindern genügt es nicht, das Anzeigeverhalten des Menüpunktes auf "Seite nach Login anzeigen" zu setzen. Zusätzlich muss im Reiter "Sichtbarkeit" der Besitzer auf "RIS - alle importiert" geändert und der Haken bei "Rechteprüfung aktivieren" gesetzt sein.

= Ratsinformationssystem =

Das Fachmodul "Ratsinformationssystem" ermöglicht Einsicht in die Bereiche:

* [[#Import|Import]]
* [[#Administration|Administration]]
* [[#Modulvorlagen|Modulvorlagen]]
* [[#Teilnahme|Teilnahme]]
* [[#Statistik|Statistik]]
* [[#Hilfe|Hilfe]]

== Import ==

=== letzter Import ===

[[Image:01_V2-3GeoCMS-Modul Ratsinformation.png|miniatur|Import Status]]

Unter dem Punkt "aktueller Import" wird nur der aktuellste Import angezeigt. Sonstige Importe befinden sich im Archiv.
Der Import kann automatisch starten oder durch "Importjob starten" manuell ausgelöst werden. Es besteht die Möglichkeit, Importjobs zurückzusetzen. Durch Anzeige der Logs kann das gesamte Importverfahren nachvollzogen werden. Die Anzeige der importierten Daten im XML-Format ist ebenfalls möglich.

* erweitertes Logging beim XML-Parsen
* Warnungen bei fehlendem/ungültigem RISBEREICH für Personen in Basisgremien-/Sitzungsverteiler
* Weitergabe der Warnings an den Log des Importjobs

Die verschiedenen Status eines Imports werden auch farblich gekennzeichnet:

* Grün: der Import war erfolgreich, an der Importdatei gab es Änderungen
* Orange: der Import war erfolgreich, an der Importdatei gab es keine Änderungen
* Rot: beim Import sind Fehler aufgetreten

[[Image:08_V2-3Ratsinformation-Archivierte Importe.png|miniatur|Import-Archiv]]
=== Importarchiv ===

Alle bereits vergangenen Importe befinden sich im Archiv. Sobald ein neuer aktueller Import durchgeführt wird, wird ein älterer ins Archiv verschoben. Archivierte Importe können nicht mehr zurückgesetzt werden. Die Import-Logs und die importierten Daten in einer XML-Struktur können dennoch angezeigt werden. Die Sortierung kann selbstständig vorgenommen werden, durch Klick auf den Tabellenkopf für die entsprechende Spalte, nach der geordnet werden soll. Zur vereinfachten Recherche im System steht die Suchfunktion zur Verfügung.

== Administration ==

[[Image:09_V2-3Ratsinformation-Administration.png|miniatur|Administration]]

Ermöglich Zugriff auf:

* [[#Systemkonfiguration|Systemkonfiguration]]
* [[#Verändern der Sichtbarkeit|Verändern der Sichtbarkeit]]
* [[#Rechte einsehen|Rechte einsehen]]
* [[#Notizen bearbeiten|Notizen bearbeiten]]
* [[#Nutzerkonten zurücksetzen|Nutzerkonten zurücksetzen]]
* [[#Nutzerkonten bearbeiten|Nutzerkonten bearbeiten]]
* [[#Geschützte Dokumente|Geschützte Dokumente]]
* [[#Systemlogs|Systemlogs]]

=== Systemkonfiguration ===
[[Image:10_V2-3Ratsinformation-Systemkonfiguration.png|miniatur|Administration - Systemkonfiguration]]

Die Systemkonfiguration ist Nutzern mit administrativen Berechtigungen vorbehalten (Superuser, Administrator, Web-Admin). In diesem Bereich werden systemweite Einstellungen vorgenommen.

'''Reiter der Systemkonfiguration:'''

Die Reiter sind erreichbar über den Link "ändern" (Ratsinformation > Administration > Systemkonfiguration > ändern)

* [[#Reiter Konfiguration|Reiter Konfiguration]]
* [[#Reiter Benachrichtigungen|Reiter Benachrichtigungen]]
* [[#Reiter_Schriftstücke|Reiter Schriftstücke]]
* [[#Reiter_PDF Sicherheit|Reiter PDF Sicherheit]]
* [[#Reiter Adressen|Reiter Adressen]]
* [[#Reiter Datenschutz|Reiter Datenschutz]]
* [[#Reiter Import|Reiter Import]]

==== Reiter Konfiguration ====

[[Image:11_V2-3Ratsinformation-Reiter Konfiguration.png|miniatur|Reiter Konfiguration]]

Iconset

Bei der Verwendung von Iconsets kann zwischen REGISAFE-Standard-Icons und hinterlegten Open-Source-Icons gewählt werden.
Hierdurch ändert sich zum Beispiel das Miniatur-Bild (Icon) vor den Dokumenten bzw. bei anderen Links und Funktionen.

Authentifizierung

Die Login-Kennung für die Anmeldung am System kann eingestellt werden:

* Adresskennung (REGISAFE Standard): Nachname Vorname Kommune
* E-Mail
* Titel, Vorname, Nachname

Mit dem Häckchen „''Login-Kennung darf aktualisiert werden''“ wird die automatische Änderung bestehender Nutzerkonten ermöglicht (Es muss eine Info an bestehende Nutzer per E-Mail versand werden).

CMS-Nutzerkonten basieren auf Adressfeldern mit dem Kennzeichen "öffentlich" oder "nicht öffentlich". Import der Basisgremienverteiler und Sitzungsverteiler erzeugt nun Nutzergruppen in der Benutzerverwaltung.

Bei der Einstellung: „''Zielseite für den E-Mail-Link zum initialen Setzen des Nutzer-Passworts''“ handelt es sich um ein Pflichtfeld. Die Standard-Einstellung für die Zielseite des E-Mail-Links zum initialen Setzen des Nutzer-Passworts ist die Seite "Login authentifizieren".

Mandantensystem

Es kann optional ausgewählt werden, ob Verwaltungskennungen für Mandantensysteme verwendet werden sollen.

Erweitert

Konfigurieren der URL zum Support-Web.

Einblenden von Entwicklermeldungen steuert den Umfang der Debug-Ausgaben des Ratsinformationssystems. Debug-Ausgaben sind nur für Entwicklungszwecke oder im Fehlerfall notwendig.

==== Reiter Benachrichtigungen ====

[[Image:12_V2-3Ratsinformation2b-E-Mail Versand.png|miniatur|E-Mail-Versand]]

Konfigurieren des E-Mail-Versandes und der Administrator-Benachrichtigungen.

'''E-Mail-Versand'''

Der E-Mail-Versand und das Zurücksetzen von Nutzerdaten an Gremienmitglieder werden nur aktiviert, wenn eine Admin-E-Mail des Kunden hinterlegt ist.

* ''Nutzer-Benachrichtigungs E-Mail Versand'' aktiviert -> E-Mail geht an Mandatsträger
* Ist kein Versand an Mandatsträger aktiv, werden alle E-Mails an einen Mandatsträger nun an den Admin weitergeleitet.
* Ist auch der Versand an den Admin bzw. systemweit deaktiviert, oder gab es einen Fehler beim Versenden, wird nun ein Fehler im Systemlog geschrieben.

Für den Versand im HTML-Format wurde auf Multipart-E-Mails umgestellt (ist auch für Clients lesbar, die keine HTML-E-Mail darstellen können).

'''Postfach für E-Mailversand'''

Konfiguration eines eigenen Absender-Postfachs ist möglich. E-Mail-Versand kann wahlweise im HTML-Format (Einbettung von Bilddateien) erfolgen. Dies wird statt der E-Mail-Adresse noreply@geocms.net für alle Meldungen (z.B. Importjobs) oder Passwortlinks verwendet.

Nach der Konfiguration der Einstellungen kann eine Test-E-Mail versandt werden.

Es wird empfohlen ein separates Postfach einzurichten, z.B. ris@kundendomain.de

'''Administrator-Benachrichtigungen'''

Hier kann die Betreffzeile der E-Mail-Benachrichtigungen geändert werden (nicht empfehlenswert) und mehrere E-Mail-Adressen für die Administrator-Benachrichtigungen hinterlegt werden.

'''Informationsdienst'''

Konfiguration oder Deaktivierung des Informationsdienstes:

* Festlegen des Betreffs der E-Mails des Informationsdienstes. Bei leerem Feld wird der Standard verwendet.
* Informationsdienst für festgelegte Status erzwingen (jeder Nutzer erhält Benachrichtigung über die hier selektierten Status)
* Informationsdienst für festgelegte Status verbergen (kein Nutzer erhält Benachrichtigung über die hier selektierten Status)
Wird kein Status selektiert, kann jeder Nutzer frei wählen, ob er die Benachrichtigung für den entsprechenden Status erhalten möchte.

Standard des Betreffs:

Informationsdienst BürgerPLUS Ratsinformation "##WEB_NAME##" vom ##DATUM##"

Mögliche Platzhalter:

* ##DATUM## - Datum im Format DD.MM.JJJJ HH:MM
* ##WEB_NAME## - Name der BürgerPLUS Ratsinformation Instanz
* ##MANDANT## - Name der Verwaltungskennung" name="flexml::infodienst_subject"

==== Reiter Schriftstücke ====

[[Image:13_V2-3Ratsinformation-Reiter Schriftstuecke.png|miniatur|Reiter Schriftstücke]]

Dateinamen werden nicht mehr Case-Sensitive ausgewertet (Groß-/Kleinschreibung). Dateinamen, die fälschlicherweise URL-kodiert übergeben werden, können nun ausgewertet werden. Unterstützt werden die neuen Schriftstück ArtIDs "Sitzungsunterlage" und "RISZusatzDokument".

Dateibehandlung

Die Dateibehandlung gibt an wie Dokumente, wenn sie im Web geöffnet werden, behandelt werden.

Mögliche Einstellungen:

* immer downloaden
* wenn möglich im Browser darstellen

Bezeichnung der Schriftstück ArtIDs

Den bekannten Bezeichnungen von Schriftstücken können andere Bezeichnungen zugewiesen werden. Die im Feld angegebene Bezeichnung überschreibt die Standardangabe.
Bsp.: Der „Sitzungsniederschriftsauszug“ wird „Protokollauszug“ im RIS-Web genannt.

Anzeige der Schriftstücke

Den Dokumenttypen kann zugewiesen werden, ob es sich um ein Sitzungsschriftstück (bei Reiter "Sitzungsdokumente" angezeigt) oder um ein Tagesordnungsschriftstück (be Reiter "Tagesordnung" angezeigt) handelt.

Anlagen

* Vom Hauptdokument (Anlagen werden neben dem Hauptschriftstück angezeigt; empfohlene Einstellung)

* Nur im Login-Bereich (Anlagen können nur gesehen werden, wenn man angemeldet ist, betrifft auch öffentliche TOP, d.h. Bürger können zwar das Hauptschriftstück, aber nicht die Anlage sehen)

Zusätzliche Dokumente

Die Zielseite für Zusätzliche Dokumente und die Mandantenzuordnung kann festgelegt werden.

==== Reiter PDF Sicherheit ====

[[Image:Ratsinformationssystem - PDF-Sicherheit.png|miniatur|Einstellungen zur PDF-Sicherheit]]

'''Wasserzeichen'''

Systemweit kann vom Administrator ein Wasserzeichen für alle PDF-Dateien aktiviert werden. Das Wasserzeichen kann individuell
gestaltet und hochgeladen oder aus dem RIS-Namen per Knopfdruck generiert werden.

Folgende Arten von Wasserzeichen stehen zur Verfügung:
* Stempel (Standard): Das Wasserzeichen wird über den Text gelegt. Insbesondere bei Bildern ist dies zu empfehlen. Die Lesbarkeit kann je nach Wasserzeichen ggf. eingeschränkt sein.
* Hintergrund: Das Wasserzeichen wird unter dem Text eingefügt. In PDF-Dokumenten mit Bildinhalten ist das Wasserzeichen ggf. verdeckt.

[[Image:14_V2-3PDF-Sicherheit-Wasserzeichen.png|miniatur|PDF mit Wasserzeichen und benutzer- und zeitabhängiger Fußleiste]]

Wird ein Wasserzeichen für die Dateien verwendet, erscheinen der Nutzername, ein Zeitstempel und "Erstellt am / für" mittig in der Fußzeile des Dokumentes.
Möchten Sie diesen Hinweis anzeigen, jedoch kein Wasserzeichen hinterlegen, laden Sie ein leeres PDF-Dokument im System hoch und stellen Sie es als Wasserzeichen für den Hintergrund ein.
Wasserzeichen und Fußleiste können auch im Webviewer eingefügt werden.

Zum weiteren Schutz für Dokumente, mit dem Sichtbarkeitsbereich "Login-Bereich" oder "Login-Bereich und Bürger-Bereich", können Sie einen farbigen Hintergrund einstellen.

[[Image:RIS_PDFSchutzFarbe.png|miniatur|Farbe zur PDF-Sicherheit]]

'''Verschlüsselung'''

Systemweit kann vom Administrator ein Passwort für alle Schriftstückdownloads/Sitzungsmappen aktiviert werden. Wichtig: Der Passwortschutz gilt nur für nicht öffentlich sichtbare Schriftstücke! Öffentliche Schriftstücke sind weiterhin ohne einen Passwortschutz aufrufbar. Das Passwort ist nicht nutzerspezifisch und muss allen Nutzern bekannt gegeben werden.

Mit dem Passwortschutz können folgende Berechtigungen in PDF-Dateien gesetzt werden:
* keine (nur ansehen): Nutzer können das PDF herunterladen und öffnen. Andere Aktionen, wie Drucken, Hinzufügen von Anmerkungen in einem PDF-Programm oder Zusammenfügen mit anderen Dokumenten, sind nicht möglich.
* alle Berechtigungen: Nutzer können das PDF herunterladen und öffnen. Alle anderen Aktionen, wie Drucken, Hinzufügen von Anmerkungen in einem PDF-Programm oder Zusammenfügen mit anderen Dokumenten, sind möglich.
* eigene Vorgabe: Nutzer können das PDF herunterladen und öffnen. Hier kann der Admin selber bestimmen, welche Aktionen erlaubt sind: Drucken, Hinzufügen von Anmerkungen in einem PDF-Programm oder Zusammenfügen mit anderen Dokumenten. Bitte beachten Sie: in PDF-Betrachtern (z. B. Acrobat Reader) können die Berechtigungen andere Bezeichnungen tragen.

[[Image:14_V2-3PDF-Sicherheit-Frontend.png|miniatur|PDF-Verschlüsselung im Frontend]]

Erfolgte die Aktivierung der PDF-Verschlüsselung sowie die Vergabe eines systemweiten PW durch den Admin, so kann jeder Nutzer anschließend im persönlichen Bereich der Ratsinformations-Webseite (Frontend) unterhalb des Punktes "PDF Verschlüsselung" im Reiter „Profildaten“ das Admin-PW überschreiben. Trägt der Nutzer nichts ein, gilt das Admin-PW.

==== Reiter Adressen ====

[[Image:15_V2-3Ratsinformation-Reiter Adressen.png|miniatur|Reiter Adressen]]

Konfiguration der Darstellung der Adresse:

* Adressen sind in bestimmte Blöcke unterteilt, für die jeweils eine Überschrift und eine CSS-Klasse festgelegt werden kann
* Einteilung in Adressblöcke
* Festlegung der zu verwendenden Felder je Block
* Konfiguration der Formatierung (Name in der Ausgabe, Zeilenumbruch, relevant für Listenansicht)
* Adressrendering über herkömmlichen Weg, wenn keine Adressfelddefinition hinterlegt ist
* wenn nur ein Feld definiert ist: Verwendung dieser Konfiguration

==== Reiter Datenschutz ====

[[Image:16_V2-3Ratsinformation-Reiter Datenschutz.png|miniatur|Reiter Datenschutz]]

Logging von Nutzerinteraktionen

* Logging von Schriftstückdownloads als Nachweis der „Zustellung“ von z.B. Einladungen
** optional de-/aktivierbar
** bei Download von Zip Archiven wird es als ein Log zusammengefasst

Tagesordnungspunkte

Es kann konfiguriert werden, ob der öffentlich hinterlegte Text für Tagesordnungspunkte angezeigt werden soll, z.B. wenn der Nutzer als "befangen" eingestuft wird, oder ein eigener Text. Bei Letzterem erscheint ein Freitextfeld.

==== Reiter Import ====

[[Image:Ratsinformation-Reiter_Import.PNG|miniatur|Reiter Import]]

Schnittstelle

Das Dateiformat für die Schnittstelle kann konfiguriert werden (Standard: KommunalPLUS Ratsinformation).

Quelle

Das Quell-Verzeichnis gibt den Pfad der zu importierenden Daten an.

Autoimport

* Service URL der Server Warteschlange

* Systemerkennung in der Server Warteschlange

=== Veränderung der Sichtbarkeit ===

Übersicht aller Sitzungen und Schriftstücke im System mit Veröffentlichungsbereich. Ermöglicht das Offline-Setzen eines einzelnen Datensatzes.

[[Image:18_V2-3Notizen bearbeiten.png|miniatur|Notizen bearbeiten]]

=== Rechte einsehen ===

Über "Rechte einsehen" können Sie die Rechte an Sitzungen, Tagesordnungspunkten und Dokumenten einsehen.

=== Notizen bearbeiten ===

Scheidet ein Nutzer unerwartet aus, verbleiben oft noch in Sitzungen erstellte Notizen im System. Für Administratoren wurde daher eine Möglichkeit geschaffen, diese Notizen unter datenschutzrechtlichen Aspekten vollständig aus dem System zu entfernen. Der Administrator erhält dabei keinen Zugriff auf die Inhalte, sondern kann lediglich an Hand des Notiz-Titels entscheiden, welche Notizen eines Nutzers gelöscht werden sollen.
* Möglichkeit der Suche nach einem Nutzer in der Auswahl
* Anzeige folgender Informationen:
:* ID
:* Nutzer mit Login-Kennung und E-Mail-Adresse
:* Datum der letzten Änderung
:* Sitzungstitel

=== Nutzerkonten zurücksetzen===

[[Image:19_V2-3Ratsinformation Zuruecksetzen der Zugangsdaten.png|miniatur|Zurücksetzen der Nutzerkonten]]

Hier erscheint eine Übersicht aller importierten Nutzer. Ermöglicht das Neu-Versenden eines Initial-Passworts an Nutzer, abhängig von der Aktivierung des [[#Reiter Benachrichtigungen|E-Mail-Versand]].

Icons kennzeichnen Nutzer mit nicht vorhandenen bzw. mehrmals vergebenen E-Mail-Adressen.

Der Link hat eine Gültigkeit von 24 Stunden.

[[Image:20_V2-3Nutzerkonten bearbeiten.png|miniatur|Bearbeiten von Nutzerkonten]]

=== Nutzerkonten bearbeiten ===

Nutzer, die in der XML als "gelöscht" markiert sind, werden nicht vollständig aus der Datenbank entfernt, um eine Wiederherstellung bei unbeabsichtigtem Löschen zu ermöglichen.

Unter diesem Punkt kann der web-admin ein oder mehrere Nutzer temporär löschen (soft-delete) oder wiederherstellen. Das unwiederbringliche Löschen aus der Datenbank (hart-delete) ist weiterhin nur durch den RIS-Support möglich, da bei einem versehentlichen Löschen ein Komplett-Export notwendig wird. Melden Sie sich gern kurzfristig bei uns, sollten Sie einen Nutzer vollständig aus der Datenbank löschen wollen.

'''Hinweis:''' Das Löschen im Ratsinformationssystem ist eine temporäre, kurzfristige Lösung. Der Nutzer muss in jedem Fall auch im DMS für den Export deaktiviert werden und darf nicht mehr in der XML erscheinen. Andernfalls wird der Nutzer wiederholt importiert und im Ratsinformationssystem angelegt.

=== Geschützte Dokumente ===

In der Übersicht "Geschützte Dokumente" können Sie einsehen, welche Dokumente/Dateien einen Schutz haben, der die Verarbeitung für das Gesamtdokument oder für Drucksachen in der Mandatsansicht/App verhindern. Beim Import wird jede Datei automatisch geprüft. Alle bereits bestehenden Daten wurden nach dem letzten Update automatsich geprüft.

=== Systemlogs ===

[[Image:21_V2-3Ratsinformation Sytemereignisse.png|miniatur|Systemereignisse]]

Hier kann die Einsicht in Systemmeldungen erfolgen.

Systemereignisse sind

* suchbar nach:
:* Text und
:* Datum oder
:* Zeitspanne

* filterbar nach:
:* alle,
:* Hinweise,
:* Warnungen,
:* Fehler und
:* Erfolg

* sowie sortierbar nach:
:* ID,
:* Art,
:* Nutzer,
:* Datum/Uhrzeit,
:* Modulkontext,
:* erweiterter Kontext,
:* Ereignis und
:* Beschreibung.

== Modulvorlagen ==

[[Image:22_V2-3Ratsinformation2 Konfiguration Modulvorlagen.png|miniatur|Konfiguration Modulvorlagen]]

Eine Modulvorlage dient der einfachen und systemweiten Konfiguration der Ausgabe. Es können mehrere Modulvorlagen angelegt werden. Modulvorlagen werden an den Modulen der Menüpunkte im [[#Seitenbaum|Seitenbaum]] ausgewählt, wobei pro Menüpunkt nur eine Modulvorlage ausgewählt werden kann. Die Konfiguration für die Ausgabe erfolgt ausschließlich über die Modulvorlagen.

'''Reiter der Modulvorlage'''

* [[#Reiter Allgemein|Allgemein]]
* [[#Reiter Darstellung|Darstellung]]
* [[#Reiter Sitzungen|Sitzungen]]
* [[#Reiter Kalender|Kalender]]
* [[#Reiter Personen|Personen]]
* [[#Reiter Gremien|Gremien]]
* [[#Reiter Suche|Suche]]
* [[#Reiter Dokumenten Liste|Dokumenten Liste]]
* [[#Reiter Notizen|Notizen]]
* [[#Reiter Newsmodul|Newsmodul]]
* [[#Reiter App|App]]

'''Vorteile gegenüber der direkten Konfiguration am Menüpunkt'''

* Konfiguration der Modulvorlage an einem zentralen Punkt
* einfache Nachkonfiguration neuer oder zuvor nicht genutzter Funktionen
* keine Anpassung aller Menüpunkte notwendig
* Verringerung fehlerhafter oder fehlender Konfigurationen an einzelnen Menüpunkten (führte in der Vergangenheit zu Missverständnissen in der Ausgabe)

Die Einstellungen in der Modulvorlage können beliebig vorgenommen werden. Für alle Reiter gilt, dass der Systemstandard mit einem Klick wiederhergestellt werden kann.

Weiterhin können, wenn notwendig, am einzelnen Menüpunkt abweichende Einstellungen vorgenommen werden.

==== Reiter Allgemein ====

[[Image:23_V2-3Ratsinformation Konfiguration-Allgemein.png|miniatur|Konfigurationsmöglichkeiten Allgemein]]

Im Reiter Allgemein kann die Grundeinstellung der Modulvorlage vorgenommen werden. Dazu zählen die Vergabe einer eindeutigen Bezeichnung sowie die Auswahl des Mandantensystems.

==== Reiter Darstellung ====

[[Image:24_V2-3Ratsinformation Konfiguration-Darstellung.png|miniatur|Konfigurationsmöglichkeiten für Darstellung]]

Listen

Daten, die in einer Liste ausgegeben werden, können in ihrer Anzahl variiert werden. Es können bis zu 50 Einträge pro Seite angezeigt werden.

Datumsformat

Das Datumsformat (inklusive Uhrzeit) kann konfiguriert werden, z.B. für die Ausgabe der Sitzungen in der Listenansicht.

Zusätzliche Ausgabe

Ausgewählt werden können:

Vertreter für Sitzungen und Gremien
[[Image:Ratsinformationssystem-_Ausgabeort_Vertreter.png|miniatur|Ausgabe des Vertreters für das Gremiumsmitglied im Frontend]]
* Ausgabe von Vertretern in Sitzungsteilnehmer Listen
* Ausgabe von Vertretern in Basisgremien Listen
:→ erzeugt eine zusätzliche Liste mit den Vertretern für die jeweilige Sitzung oder Gremium

Zugehörigkeiten und Funktionen von Mandatsträgern
* Ausgabe von Parteien, welche der Mandatsträger angehört
* Ausgabe von Fraktionsvorsitzenden, zeigt dies bei dem betreffenden Mandatsträger an
* Ausgabe von zusätzlichen Funktionen, welche der Mandatsträger inne hat
:→ gibt bei den Mandatsträger die gewünschten Attribute aus

* Ausgabe von Drucksachennummern → in den Details der Dokumentenansicht bzw. bei der Suche nach Schriftstücken im Frontend
* Ausgabe des Öffentlichkeitsstatus bei Schriftstücken mit Bezug zu einem TOP → wird bei der Suche direkt an der Sitzung angezeigt

* Filtermöglichkeit für Personenliste
* Filtermöglichkeit für Fraktionenliste
* Filtermöglichkeit für Parteienliste
→ schränkt die Suche auf die ausgewählten Filter ein

Features deaktivieren

Folgende Features können ausgeschalten werden:

* Notizfunktion an Sitzung deaktivieren
* Downloadmöglichkeit für Sitzungsmappe deaktivieren
* Downloadmöglichkeit für Gesamtdokument deaktivieren
* Downloadmöglichkeit für elektronische Visitenkarte deaktivieren
* Link "auf Karte anzeigen" deaktivieren
* Ausgabe von Jahres Auswahl in Sitzungs-Archiv deaktivieren
* Ausgabe von "Vertreter für Gremiumsmitglieder" deaktivieren
* Einbindung der Javascript Bibliothek jQuery deaktivieren
* Einbindung der Javascript Bibliothek jQuery-UI deaktivieren
* Zusammenfügen von AssetsCompiler deaktivieren

==== Reiter Sitzungen ====

[[Image:25_V2-3Ratsinformation Konfiguration-Sitzungen.png|miniatur|Konfigurationsmöglichkeiten für Sitzungen]]

Sitzungsdetails

Bei der Darstellung der Sitzungsdetails kann zwischen einer Listenansicht (einfache Anordnung untereinander), Akkordeonansicht (untereinander angeordnete Klappboxen) oder der Darstellung mit Reitern (Anordnung nebeneinander) gewählt werden.

Weiterhin ausgewählt werden kann:

* Titel des Sitzungs-Schriftguts anzeigen
* Titel von Anlagen des Sitzungs-Schriftguts anzeigen
* Titel des Schriftguts der Tagesordnungspunkte anzeigen (über Tooltip)
* Titel von Anlagen des Tagesordnungspunkt-Schriftguts anzeigen (über Tooltip)

Sitzungstitel

Die Darstellung des Wochentags kann beeinflusst werden. Zunächst kann eingestellt werden, ob die Wochentage überhaupt ausgegeben werden sollen. Bei der Art kann zwischen der Kurz- und der Langform unterschieden werden. Es kann ein beliebiger Trenner zwischen Wochentag und Datum angegeben werden. Optional können zwischen Datum und Uhrzeit oder vor dem Sitzungsnamen, ebenfalls Trenner eingefügt werden.

==== Reiter Kalender ====

[[Image:26_V2-3Ratsinformation Wochenansicht Sitzungskalender.png|miniatur|Darstellungsmöglichkeiten im Kalender am Beispiel der Wochenansicht]]

[[Image:26_V2-3Ratsinformation Konfiguration-Kalender.png|miniatur|Konfigurationsmöglichkeiten für Kalender]]

Neben der Kalenderdarstellung kann an dieser Stelle auch die Ausgabe der Kalendereinträge konfiguriert werden.

Kalenderdarstellung

Die Startansicht unterscheidet zwischen Monat (Standard), Woche und Tag. Dabei kann für Woche und Tag die einfache oder detaillierte (mit Stundenraster) Ansicht gewählt werden.

Kalendereinträge

Standardmäßig wird die Gremiumsbezeichnung im Kalender ausgeschrieben. Um unschöne Umbrüche zu vermeiden, kann an dieser Stelle die Abkürzung der Gremiumsbezeichnung aktiviert werden. Mit der Aktivierung stehen Tooltips und eine Legende optional zur Verfügung.

Farbwerte

Termine und Tooltips können jeweils mit einer auf das Kundenweb angepassten oder vom Kunden gewünschten Farbe versehen werden.
Werden die Feldwerte leer gelassen, erfolgt die Darstellung in Standardfarben (hellblau). Evtl. wird die Hintergrundfarbe von der im Template festgelegten Farbe überschrieben.

'''Empfohlene Einstellung'''

* Gremiumsbezeichnung = Abkürzung
* Tooltip anzeigen = aktiviert
* Legende anzeigen = aktiviert

Internetkalender

Hierüber kann der Download des Kalenders (*.ics-Format) aktiviert werden.

==== Reiter Personen ====

[[Image:27_V2-3Ratsinformation2 Konfiguration Personen.png|miniatur|Konfigurationsmöglichkeiten für Personen]]

Bilddarstellung

An dieser Stelle kann die Anzeige hinterlegter Bilder der Personen (Benutzerverwaltung) nach Bereichen konfiguriert werden:

* keine Anzeige
* im Bürger-Bereich (ohne Anmeldung am RIS sichtbar)
* im Login-Bereich (nur nach Anmeldung am RIS sichtbar)
* keine Einschränkung

Detail Bild - Listen Bild - Vollbild

Hier können jeweils die Abmessungen der Bilddarstellungen konfiguriert werden.

==== Reiter Gremien ====

[[Image:28_V2-3Ratsinformation2 Konfiguration Gremien.png|miniatur|Konfigurationsmöglichkeiten für Gremien]]

Ausgabe

Die Anzeige leerer Gremien kann optional aktiviert werden (Standard: aus). Bei Deaktivierung werden nur Gremien angezeigt, bei denen auch Mitglieder vorhanden sind.

Sitzungskalender

Optional kann die Einstellung erfolgen, dass für jedes Gremium ein anderer Farbwert verwendet wird (Standard: aus). Bei Aktivierung dieser Option öffnet sich die Konfiguration "Farbwerte".

Farbwerte

Hier kann für jedes ausgewählte Gremium eine Farbe für den Hintergrund, den Rahmen und die Schrift selektiert werden. Evtl. wird die Hintergrundfarbe von der im Template festgelegten Farbe überschrieben.

==== Reiter Suche ====

[[Image:29_V2-3Ratsinformation2 Konfiguration Suche.png|miniatur|Konfigurationsmöglichkeiten für die Suche]]

Allgemeine Suchoptionen

Um das Suchformular nutzen zu können, muss der Haken bei "Suchformular anbieten" gesetzt sein. Bei der Art der Suche kann zwischen der einfachen und der erweiterten Suche unterschieden werden. Es kann eingeschränkt werden, auf welche Inhalte die Suche zugreifen darf ("Suche in folgenden Inhalten gestatten"). Damit kann die Suchausgabe eingeschränkt werden. Bei der erweiterten Suche kann zusätzlich ausgewählt werden, ob die erweiterten Suchmöglichkeiten im Frontend beim ersten Aufruf bereits aufgeklappt erscheinen sollen.

Formularelemente der Erweiterten Suche

Optionen, die in der erweiterten Suche eingeblendet werden können und mit denen die Sucheingabe beeinflusst werden kann:
* "Suche nach Gremium" anzeigen (bei Auswahl von "Personen", "Schriftstücke", "Sitzungen" oder "Tagesordnungspunkte" als Suchbereich)
* "Suche nach Schriftstückart" anzeigen (bei Auswahl von "Schriftstücke" als Suchbereich)
* "Suche nach Zeitraum" anzeigen (bei Auswahl von "Schriftstücke", "Sitzungen" oder "Tagesordnungspunkte" als Suchbereich)

Die Darstellung der Suchtreffer für Schriftstücke entspricht der Darstellung der Dokumentenliste inklusive der dortigen Konfiguration.

==== Reiter Dokumenten Liste ====

[[Image:30_V2-3Ratsinformation2 Konfiguration DokumentenListe.png|miniatur|Konfigurationsmöglichkeiten für Dokumenten Liste]]

Ausgabe

Es kann ausgewählt werden, ob nur die Schriftstück-Arten angezeigt werden sollen, die in der untenstehenden Sortierung enthalten sind.
Die Anzeige leere Einträge in der Schriftstück ArtID Liste kann optional aktiviert werden (Standard: aus). Bei Deaktivierung werden nur Schriftstück-Arten angezeigt, zu denen auch Dokumente vorhanden sind.

Dokumentenliste

Der Titel des Schriftstückes ist standardmäßig aktiviert. Optional kann diese Einstellung geändert werden. Anlagen und Anlage-Titel können angezeigt oder ausgeblendet werden.

Sortierung

In der Sortierung können die Schriftstückarten, die verwendet werden sollen, und deren Reihenfolge festgelegt werden. Jeder Dokumententyp kann innerhalb der Reihenfolge nur einmal vorkommen.

Innerhalb einer Schriftstückart erfolgt die Sortierung anhand des Zeitbezugs des Dokuments. Hierbei wird von allen Sitzungen, in der das Schriftstück verwendet wird, die aktuellste Sitzung ermittelt.

==== Reiter Notizen ====

[[Image:31_V2-3Ratsinformation2 Konfiguration Notizen.png|miniatur|Konfigurationsmöglichkeiten für Notizen]]

Konfigurieren der Nutzerauswahl und möglicher Einschränkungen für das Teilen von Notizen.

Nutzerauswahl

* nur Teilnehmer der Sitzung und Nutzer mit zusätzlichem Zugriff auf die Sitzung (Standard)
* nur Teilnehmer der Sitzung
* alle Nutzer, unabhängig von Zugriffsberechtigungen

Mögliche Einschränkungen

* Gremien
* Fraktionen
* Parteien
* Funktion im Gremium
* Zusätzliche Funktion

==== Reiter Newsmodul ====

[[Image:32_V2-3Ratsinformation2 Konfiguration Newsmodul.png|miniatur|Konfigurationsmöglichkeiten für das Newsmodul]]

[[Image:32_V2-3Ratsinformation2 Konfiguration Newsmodul Seite.png|miniatur|Auswahl der Detailseite]]

Hierüber kann die Anzeige des Newsmoduls im Sitzungskalender aktiv geschalten werden. Bei Aktivierung wird die Möglichkeit geboten, für jede Kategorie zu bestimmen, auf welcher Webseite (Detailseite) die Artikel erscheinen sollen, sowie eine Farbe für den Hintergrund, den Rahmen und die Schrift festzulegen.

==== Reiter App ====

Hier können Konfigurationen für die BürgerApp vorgenommen werden.

[[Image:33_V2-3Ratsinformation2 Konfiguration App.png|miniatur|Konfigurationsmöglichkeiten für die App]]

Integration

* Überschrift
* Festlegung der Spaltenanzahl im Startbildschirm (Homescreen)
* Login über Webcontainer ermöglichen: Login Schaltfläche im Startbildschirm erscheint (Ersatz für Login über nativen App-Rahmen)

Eigene Styles

* eigene Styles (brain-SCC) oder kundenspezifische Stylesheets per CSS einfügen (kunde.css)

== Teilnahme ==

[[Image:34_V2-3Teilnahme.png|miniatur|Teilnahme]]

Der Punkt "Sitzungsteilnahme" ermöglicht die Sortierung nach ID, Externer ID, Kennung, Sitzungsbeginn und Status. Eine Suche anhand eines Textes und des Zeitraums der Sitzung kann ebenfalls erfolgen.

Am Ende jeder Zeile wird der Button "Teilnehmer anzeigen" zur Verfügung gestellt. Hierüber werden alle Sitzungsteilnehmer mit deren Zu- oder Absagen einer Teilnahme tabellarisch ausgegeben. Es wird eine Exportfunktion im CSV-Format (z.B. für Excel) angeboten.

'''Hinweis:''' Um die Zu- und Absagen der Sitzungsteilnehmer zu sehen, wird die Nutzung des Mandatsträgermodus vorausgesetzt.

== Statistik ==

[[Image:35_V2-3Statistik.png|miniatur|Statistik]]

Die Statistik gibt einen kurzen Überblick über die im System importierten Inhalte, Nutzerkonten und Nutzerinhalte. Zudem kann die Menge des bisher verbrauchten Speichers angezeigt werden, unterteilt in Datenbank, Importverzeichnis und Projektverzeichnis.

== Hilfe ==

Über den Punkt "Hilfe" wird das Wiki des Ratsinformationssystems aufgerufen. Darin sind Konfigurationsmöglichkeiten des Backends näher beschrieben.

= Hilfe-Funktion =

[[Image:36_V2-3Hilfe.png|miniatur|''Hilfe'' Schaltfläche]]

Über die ''Hilfe''-Schaltfläche in den einzelnen Menüs der Administration kann auf die Hilfe-Funktion zugegriffen werden. Dabei ist jede ''Hilfe''-Schaltfläche mit dem inhaltlich passenden Abschnitt eines Wiki-Artikels verknüpft.

Datei:09 V2-3Ratsinformation-Administration.png

2018-05-14T09:25:05Z

Sbartnitzek: Sbartnitzek lud eine neue Version von Datei:09 V2-3Ratsinformation-Administration.png hoch

Datei:Ratsinformationssystem - PDF-Sicherheit.png

2018-05-14T09:24:29Z

Sbartnitzek: Sbartnitzek lud eine neue Version von Datei:Ratsinformationssystem - PDF-Sicherheit.png hoch

Einstellungen zur PDF-Sicherheit

Datei:RIS PDFSchutzFarbe.png

2018-05-14T09:08:12Z

Sbartnitzek:

Hauptseite

2018-01-29T07:24:27Z

Sbartnitzek:

== Verfügbare Inhalte GeoCMS (Kernfunktionen) ==
* [[Seitenbaum]]
* [[Seiteneinstellung]]
* [[Artikelbearbeitung]]
* [[Medienverwaltung]]
* [[Frontend-Editing]]
* [[Medialist]]
* [[Dateiliste]]
* [[Bcaddress]]
* [[Kategorien]]
* [[Login]]
* [[Papierkorb]]
* [[Gallery]]

== Verfügbare Inhalte GeoCMS (GIS) ==
* [[Kartenfenster]]
* [[Editor|Geofachdaten Editor]]
* [[ALKIS-Auskunft]]
* [[Liegenschaften|ALB-Auskunft (altes Verfahren Ablösung durch ALKIS-Auskunft)]]
* [[Kartenkatalog]]
* [[Fachschalen]]
* [[Administration]]
* [[WMS-Diensteverwaltung]]
* [[WFS-Diensteverwaltung]]
* [[Walkthrough:_Vom_Datensatz_zum_Dienst|Vom Datensatz zum Dienst (Schritt für Schritt Anleitung)]]
* [[Konformitätstest Geodienste]]
* [[Kartenvorlage]]
* [[Fachauskunft]]
* [[Geoshop]]

== Verfügbare Inhalte GeoCMS (Module) ==
* [[Freier Inhalt]]
* [[Freies Menü]]
* [[Sprungmenü]]
* [[Bürgerauskunft]]
* [[Mediaplayer]]
* [[Webpubcms]]
* [[Abfallkalender]]
* [[Ratsinformationssystem]]
* [[Metadatensuchclient (CSW)]]
* [[Langen_zeitungsarchiv|Zeitungsarchiv]]
* [[ALKIS-Auskunft]]
* [[Beteiligungsverfahren]]
* [[Veranstaltungskalender|Veranstaltungskalender]]
* [[Schachtschein-Online]]

== Konfigurationen eines GeoCMS-Webs ==
* [[eingeschränkte Nutzer für Seite]]

Datei:Geosymbole Papierkorb.png

2018-01-29T07:23:40Z

Sbartnitzek:

Datei:Geosymbole Stift+.png

2018-01-29T07:22:48Z

Sbartnitzek:

Datei:Geosymbole Pfeilkreuz.png

2018-01-29T07:22:19Z

Sbartnitzek:

Datei:Geosymbole Stift.png

2018-01-29T07:21:53Z

Sbartnitzek:

Datei:Symbol Datensatz neu.png

2018-01-29T07:19:20Z

Sbartnitzek:

Datei:Symbol Datenbank.png

2018-01-29T07:18:39Z

Sbartnitzek: Sbartnitzek lud eine neue Version von Datei:Symbol Datenbank.png hoch

Datei:Symbol Datenbank.png

2018-01-29T07:16:10Z

Sbartnitzek:

Datei:Veranstaltungskalender Aufbau.png

2018-01-29T07:14:32Z

Sbartnitzek: Sbartnitzek lud eine neue Version von Datei:Veranstaltungskalender Aufbau.png hoch

Datei:Veranstaltungskalender Aufbau.png

2018-01-29T07:13:22Z

Sbartnitzek:

Veranstaltungskalender

2018-01-29T07:11:18Z

Sbartnitzek: Neu erstellt

Mit dem Modul "''Veranstaltungskalender''" können Sie Termine und Veranstaltungen veröffentlichen. Der Veranstaltungskalender ist inhaltlich und redaktionell im brain-GeoCMS® integriert. Die einzelnen Veranstaltungen werden über die allgemeine Suche direkt gefunden und angezeigt. Sie können Veranstaltungsorte erstellen und in einer Karte darstellen sowie kommunal eingestellte Veranstaltungen auch in anderen Portalen (z.B. Kreis- und Landkreisportale) anzeigen und von dort importieren.

==Aufbau des Veranstaltungskalenders im Back-End==
[[Image:Veranstaltungskalender_Aufbau.png|none|thumb|800px|Abbildung: Veranstaltungskalender im Back-End]]
;Erweiterte Suche
Über die "''Erweiterte Suche''" können Sie im Back-End mit verschiedenen Kriterien und Filtern nach Veranstaltungen suchen.

;Übersichtsliste der Veranstaltungen
In der Übersichtsliste werden alle Veranstaltungen angezeigt. Sie können die angezeigten Veranstaltungen über die Bearbeitungssymbole filtern, bearbeiten, neu anlegen und löschen. Die Anzahl der "''Tickets''" einer Veranstaltung gibt an, wie oft eine Veranstaltung wiederholt wird (Serie).

;Import
Über den "''Import''" können Sie Veranstaltungen als XML-Datei von Ihrem Computer laden.

==Dialog "Veranstaltung erstellen"==
===Grundangaben===
[[Image:VeranstaltungNeu_Grundangaben.png|none|thumb|1000px|Abbildung: Reiter "Grundangaben"]]

;Titel der Veranstaltung
Das Eingabefeld "''Titel der Veranstaltung''" ist ein Pflichtfeld und erfordert eine Eingabe. Jede angelegte Veranstaltung muss einen Titel haben. Dieser Titel gilt für die Listen- und die Detailansicht. Über die Suchfunktion kann eine Veranstaltung wegen des Titels auf einer Webseite gefunden werden.

;Untertitel und Exposé
Ein "''Untertitel''" ergänzt den Titel einer Veranstaltung. Im Eingabefeld "''Exposé''" können Sie ihre Veranstaltung kurz beschreiben. Diese Beschreibung wird in der Listenansicht angezeigt. Wenn Sie keine Beschreibung im Eingabefeld "''Exposé''" eingeben, wird automatisch eine Anzahl von Zeichen des Veranstaltungstextes ausgegeben.

;Texteditor
Im Texteditor können Sie den Text zu ihrer Veranstaltung eingeben. Wenn Sie Text in das Eingabefeld kopieren, beachten Sie, dass der Text zur korrekten Darstellung keine Formatierungen enthalten darf. Über die Werkzeugpalette können Sie ihren Veranstaltungstext anschließend formatieren.

===Datum===
[[Image:VeranstaltungNeu_Datum.png|none|thumb|1000px|Abbildung: Reiter "Datum"]]

;Veranstaltungsdatum/-zeit
In den Eingabefeldern "''Beginn/Ende am''" und "''Beginn/Ende um''" können Sie das Datum und die Uhrzeit Ihrer Veranstaltung festlegen. Das Eingabefeld "''Beginn am''" ist ein Pflichtfeld und erfordert eine Eingabe. Wenn Sie keine weiteren Angaben machen als den Beginn Ihrer Veranstaltung, wird Ihre Veranstaltung als eine einmalige, ganztägige Veranstaltung angelegt.
Über die Schaltfläche "''Serie verwenden?''" können Sie festlegen, ob es sich um eine sich wiederholende Veranstaltung handelt. Wenn Sie die Schaltfläche aktivieren, erscheinen weitere Eingabefelder zur Beschreibung des "''Serienmusters''". Sie können angeben, ob die Veranstaltung an bestimmten Tagen, täglich, wöchentlich, monatlich oder jährlich stattfindet und diese Angabe genau definieren.

;Termininformationen
Im Texteingabefeld "''Termininformationen''" können Sie die Angaben zum Veranstaltungsdatum und zur Veranstaltungszeit mit maximal 255 Zeichen beschreiben und weitere Informationen ergänzen.

===Adressen===
[[Image:VeranstaltungNeu_Adressen.png|none|thumb|1000px|Abbildung: Reiter "Adressen"]]

;Veranstaltungsorte
Die Angabe mindestens eines Veranstaltungsorts ist eine Pflichtangabe. Über die Symbole können Sie entweder einen Veranstaltungsort aus der Adressdatenbank wählen [[Datei:Symbol_Datenbank.png|middle|Symbol_Datenbank.png]] oder einen neuen Veranstaltungsort anlegen [[Datei:Symbol_Datensatz_neu.png|middle|Symbol_Datensatz_neu.png]]. Sie haben die Möglichkeit bis zu fünf Veranstaltungsorte anzugeben. Im Texteingabefeld "''Anfahrtsinformationen''" können Sie zusätzliche Informationen zur Anfahrt zum Veranstaltungsort eingeben.

;Veranstalter
Sie können über die Symbole einen Veranstalter aus der Adressdatenbank wählen [[Datei:Symbol_Datenbank.png|middle|Symbol_Datenbank.png]] oder einen neuen Veranstalter anlegen [[Datei:Symbol_Datensatz_neu.png|middle|Symbol_Datensatz_neu.png]]. Sie haben die Möglichkeit bis zu fünf Veranstalter anzugeben.

;Vorverkauf;
Sie können über die Symbole einen Vorverkaufsstandort aus der Adressdatenbank wählen [[Datei:Symbol_Datenbank.png|middle|Symbol_Datenbank.png]] oder einen neuen Vorverkaufsstandort anlegen [[Datei:Symbol_Datensatz_neu.png|middle|Symbol_Datensatz_neu.png]]. Sie haben die Möglichkeit bis zu fünf Vorverkaufsstandorte anzugeben.

;Akteure
Sie können über die Symbole einen Akteur aus der Akteur-Datenbank wählen [[Datei:Symbol_Datenbank.png|middle|Symbol_Datenbank.png]] oder einen neuen Akteur anlegen [[Datei:Symbol_Datensatz_neu.png|middle|Symbol_Datensatz_neu.png]]. Sie haben die Möglichkeit bis zu fünf Akteure anzugeben.

===Themen===
[[Image:VeranstaltungNeu_Themen.png|none|thumb|1000px|Abbildung: Reiter "Themen"]]

;Pflichtkategorien, Zielgruppen, Themen, Webspezifisch
Im Reiter "''Themen''" können Sie aus verschiedenen "''Pflichtkategorien''", "''Zielgruppen''", "''Themen''" und "''Webspezifischen Kategorien''" wählen, die Ihre Veranstaltung thematisch beschreiben. Die Auswahl mindestens einer "''Pflichtkategorie''" ist eine Pflichtangabe. Webspezifische Kategorien können Sie im Back-End festlegen.

===Info===
[[Image:VeranstaltungNeu_Info.png|none|thumb|1000px|Abbildung: Reiter "Info"]]

;Akteure
Im Texteingabefeld "''Akteure''" können Sie Informationen zu den Akteuren der Veranstaltung eingeben, bspw. zu Musikern oder Künstlern.

;Preisinformationen
Im Texteingabefeld "''Preisinformationen''" können Sie Informationen zum Preis der Veranstaltung eingeben, bspw. zum Preis der Eintrittskarten oder Ermäßigungen.

;Vorverkaufsinformationen
Im Texteingabefeld "''Vorverkaufsinformationen''" können Sie Informationen zum Vorverkauf der Veranstaltung eingeben, bspw. zu Vorverkaufsstandorten oder Ermäßigungen.

;Kontaktdaten
In den Eingabefeldern "''Kontaktdaten''" können Sie weitere Kontaktmöglichkeiten wie "''E-Mail''", "''Webadresse''", "''Telefon''", "''Mobiltelefon''", "''Fax''", "''Facebook''", "''Google+''" und "''Twitter''" angeben. Über das grüne Plus-Symbol können Sie Eingabefelder hinzufügen und über das rote Minus-Symbol löschen.

===Bilder===
[[Image:VeranstaltungNeu_Bilder.png|none|thumb|1000px|Abbildung: Reiter "Bilder"]]

'''Hinweis'''

Innerhalb des Veranstaltungskalenders werden Bilder aus der Medienverwaltung kopiert und bleiben mit der Veranstaltung verknüpft, auch wenn das Bild aus der Medienverwaltung gelöscht wird.

;Kopfbild/Listenbild
Sie können für die Veranstaltung ein "''Kopfbild/Listenbild''" wählen, das auf der Webseite in der Auflistung der Veranstaltungen angezeigt wird. Ein "''Kopfbild/Listenbild''" können Sie von Ihrem Rechner hochladen oder aus der Medienverwaltung kopieren.

;Bildergalerie
Über eine "''Bildergalerie''" können Sie mehrere Bilder für die Veranstaltungsausgabe wählen. Die Bilder können Sie von Ihrem Rechner hochladen oder aus der Medienverwaltung kopieren. Bei der Veranstaltungsausgabe werden alle Bilder in einer Bildermatrix mit Vorschaubildern angezeigt. Im Texteingabefeld "''Quellenangabe, bzw. nähere Beschreibung''" können sie die Bilder beschreiben, bspw. Angaben zum Copyright machen.

===Anhänge===
[[Image:VeranstaltungNeu_Anhaenge.png|none|thumb|1000px|Abbildung: Reiter "Anhänge"]]

Sie können Dokumente zu einer Veranstaltung von Ihrem Rechner hochladen. Folgende Formate sind zulässig:

* .pdf
* .txt
* .doc
* .zip
* .ppt
* .odt

Im Texteingabefeld „Quellenangabe, bzw. nähere Beschreibung“ können sie die Dokumente beschreiben, bspw. Angaben zum Copyright machen.

===Sichtbarkeit===
[[Image:VeranstaltungNeu_Sichtbarkeit.png|none|thumb|1000px|Abbildung: Reiter "Sichtbarkeit"]]

;Flags für Darstellung/Export;
Flags bieten eine zusätzliche Möglichkeit zur Kategorisierung der Veranstaltung. Durch die Auswahl "''Export ins Landesportal''" wird die Veranstaltung in den Veranstaltungskalender des Landes Sachsen-Anhalt exportiert. Durch "''Touristisch relevant''" wird die Veranstaltung in das Tourismusportal Sachsen-Anhalt exportiert. Mit dem Flag "''Hohe Priorität''" können Sie einen Veranstaltungshöhepunkt definieren.

;Veröffentlichung;
Über "''Veröffentlichen ab/bis''" können Sie definieren, ab wann und bis zu welchem Zeitpunkt eine Veranstaltung sichtbar ist. Im Texteingabefeld "''Interne Bemerkung''" können Sie Notizen zur Veranstaltung erstellen, die zu internen Zwecken dienen. Wenn bspw. mehrere Bearbeiter an einer Veranstaltung arbeiten, können interne Notizen hilfreich sein.

==Dialog "Veranstaltungsort erstellen"==
Über den Dialog "''Veranstaltungsort erstellen''" können Sie neue Veranstaltungsorte erstellen. Die erstellten Veranstaltungsorte können Sie Ihren Veranstaltungen zuordnen.

===Grundangaben===
[[Image:VerOrt_erstellen_Grundangaben.png|none|thumb|500px|Abbildung: Reiter "Grundangaben"]]

;Bezeichnung und Adress-Typ
Das Eingabefeld "''Bezeichnung''" ist ein Pflichtfeld und erfordert eine Eingabe. Jede Adresse muss eine Bezeichnung haben.
Über die Flags "''Veranstaltungsort''", "''Veranstalter''" und "''Vorverkauf''" können sie für die Adresse einen oder mehrere "''Adress-Typen''" definieren.

;Hauptkontakt der Adresse
Unter "''Hauptkontakt der Adresse''" können Sie die Kontaktinformationen der Adresse angeben, bspw. den Namen und die Anschrift. Das Eingabefeld "''PLZ Ort/Ortsteil''" ist ein Pflichtfeld und erfordert eine Eingabe.

;Ortskategorien wählen
Mit "''Ortskategorien''" können Sie die Adresse zusätzlich kategorisieren und beschreiben. Ortskategorien sind bspw. "''Öffentliche Einrichtung''" oder "''Sportstätte''".

;Beschreibung
Im Texteingabefeld "''Beschreibung''" können Sie die Adresse kurz beschreiben und bspw. Informationen zum Ort angeben.

;Externe ID
Die "''Externe ID''" wird automatisch eingetragen und kann von Ihnen nicht bearbeitet oder gelöscht werden. Eine "''Externe ID''" ist eine eindeutige Kennzeichnung für importierte Veranstaltungen aus Systemen außerhalb des brain-GeoCMS®.

===Kontakt===
[[Image:VerOrt_erstellen_Kontakt.png|none|thumb|500px|Abbildung: Reiter "Kontakt"]]

;Kontaktdaten
In den Eingabefeldern "''Kontaktdaten''" können Sie weitere Kontaktmöglichkeiten wie "''E-Mail''", "''Webadresse''", "''Telefon''", "''Mobiltelefon''", "''Fax''", "''Facebook''", "''Google+''" und "''Twitter''" angeben. Über das grüne Plus-Symbol können Sie Eingabefelder hinzufügen und über das rote Minus-Symbol löschen. Diese Angaben ergänzen die Informationen zum Hauptkontakt.

;Externe ID
Die "''Externe ID''" wird automatisch eingetragen und kann von Ihnen nicht bearbeitet oder gelöscht werden. Eine "''Externe ID''" ist eine eindeutige Kennzeichnung für importierte Veranstaltungen aus Systemen außerhalb des brain-GeoCMS®.

===Bilder===
[[Image:VerOrt_erstellen_Bilder.png|none|thumb|500px|Abbildung: Reiter "Bilder"]]

;Durchsuchen
Über die Schaltfläche "''Durchsuchen''" können Sie ein Bild von ihrem Computer zur Adresse hinzufügen.

;Media-Beschreibung
Im Eingabefeld "''Media-Beschreibung''" können Sie das hochgeladene Bild beschreiben, bspw. Angaben zum Copyright machen.

;Externe ID
Die "''Externe ID''" wird automatisch eingetragen und kann von Ihnen nicht bearbeitet oder gelöscht werden. Eine "''Externe ID''" ist eine eindeutige Kennzeichnung für importierte Veranstaltungen aus Systemen außerhalb des brain-GeoCMS®.

===Geo===
[[Image:VerOrt_erstellen_Geo.png|none|thumb|500px|Abbildung: Reiter "Geo"]]

;Adresse
Das Eingabefeld "''Adresse''" ist mit dem Google-Geocoder verbunden. Wenn Sie eine Adresse eingeben und ein Google-API-Key eingebunden ist, wird die Adresse von Google verortet. Konnte die Adresse ermittelt werden, zoomt die Karte automatisch auf den gesuchten Bereich. Konnte keine Adresse gefunden werden, erscheint eine Fehlermeldung. Über die Bearbeitungssymbole können Sie die Geo-Koordinate auch manuell setzen.

;Kartenfenster mit Bearbeitungssymbolen
Innerhalb des Kartenfensters können Sie Geo-Objekte erfassen und bearbeiten. In der Karte können Sie über die Zoomfunktion und die Pfeiltasten navigieren und über folgende Bearbeitungssymbole Geo-Objekte erfassen und bearbeiten:

[[Datei:Geosymbole_Stift.png|middle|left|Stiftsymbol.png|20px]]

'''Stift'''

Mit dem "''Stift''"-Symbol können Sie kreisförmige Geo-Objekte (Geo-Punkte), mit einer einheitlichen Größe, auf der Karte erzeugen.
----

[[Datei:Geosymbole_Pfeilkreuz.png|left|Pfeilkreuz.png|20px]]

'''Pfeilkreuz''' 

Mit dem "''Pfeilkreuz''"-Symbol können Sie bereits erzeugte Geo-Objekte auf der Karte verschieben.
----

[[Datei:Geosymbole_Stift+.png|left|Stift+ Symbol.png|20px]]

'''Stift+''' 

Mit dem "''Stift+''"-Symbol können Sie bei bereits erzeugten Geo-Objekten die Stützpunkte bearbeiten und somit die Form des Geo-Objekts verändern.
----

[[Datei:Geosymbole_Papierkorb.png|left|Papierkorb.png|20px]]

'''Papierkorb''' 

Mit dem "''Papierkorb''"-Symbol können Sie bereits erzeugte Geo-Objekte auf der Karte entfernen.
----

;Externe ID
Die "''Externe ID''" wird automatisch eingetragen und kann von Ihnen nicht bearbeitet oder gelöscht werden. Eine "''Externe ID''" ist eine eindeutige Kennzeichnung für importierte Veranstaltungen aus Systemen außerhalb des brain-GeoCMS®.

===Sichtbarkeit===
[[Image:VerOrt_erstellen_Sichtbarkeit.png|none|thumb|500px|Abbildung: Reiter "Sichtbarkeit"]]

;Veröffentlichung
In den Eingabefeldern können Sie einstellen, ab wann und bis wann ihre Adresse veröffentlicht sein soll. Im Auswahlfeld "''Bearbeitungsstatus''" können Sie folgende Status für ihre Adresse wählen:
* In Bearbeitung Die Adresse ist noch nicht veröffentlicht und nur für den Besitzer und den Nutzer mit Schreibrecht sichtbar.
* Freigabe zum Redigieren Die Adresse ist noch nicht veröffentlicht und zum Redigieren freigegeben.
* Veröffentlicht Die Adresse ist veröffentlicht und kann auf der Webseite ausgegeben werden.
* Archiviert Die Adresse ist veröffentlicht, wird aber nur bei bestimmter Konfiguration auf der Webseite ausgegeben.

;Rechteverwaltung aktivieren?
Wenn Sie das Häkchen bei "''Rechteverwaltung aktivieren?''" setzen, gelten für die angelegte Adresse die vergebenen Rechte. Ohne das Häkchen ist die Adresse allen Nutzern sichtbar.

;Externe ID
Die "''Externe ID''" wird automatisch eingetragen und kann von Ihnen nicht bearbeitet oder gelöscht werden. Eine "''Externe ID''" ist eine eindeutige Kennzeichnung für importierte Veranstaltungen aus Systemen außerhalb des brain-GeoCMS®.

==Dialog "Akteur erstellen"==
Über den Dialog "''Akteur erstellen''" können Sie neue Akteure erstellen. Die erstellten Akteure können Sie Ihren Veranstaltungen und Veranstaltungsorten zuordnen.

===Grundangaben===
[[Image:Akteur_erstellen_Grundangaben.png|none|thumb|500px|Abbildung: Reiter "Grundangaben"]]

;Bezeichnung/Name des Akteurs
Das Eingabefeld "''Bezeichnung/Name des Akteurs''" ist ein Pflichtfeld und erfordert eine Eingabe. Jeder Akteur muss eine Bezeichnung haben.

;Adresse
Unter "''Adresse''" können Sie die Kontaktinformationen des Akteurs angeben, bspw. den Namen und die Anschrift.

;Beschreibung
Im Texteingabefeld "''Beschreibung''" können Sie den Akteur kurz beschreiben und bspw. Informationen zur Person angeben.

===Kontakt===
[[Image:Akteur_erstellen_Kontakt.png|none|thumb|500px|Abbildung: Reiter "Kontakt"]]

;Kontaktdaten
In den Eingabefeldern "''Kontaktdaten''" können Sie weitere Kontaktmöglichkeiten wie "''E-Mail''", "''Webadresse''", "''Telefon''", "''Mobiltelefon''", "''Fax''", "''Facebook''", "''Google+''" und "''Twitter''" angeben. Über das grüne Plus-Symbol können Sie Eingabefelder hinzufügen und über das rote Minus-Symbol löschen. Diese Angaben ergänzen die Informationen zur Adresse im Reiter „Grundangaben“.

===Bilder===
[[Image:Akteur_erstellen_Bilder.png|none|thumb|500px|Abbildung: Reiter "Bilder"]]

;Durchsuchen
Über die Schaltfläche "''Durchsuchen''" können Sie ein Bild von ihrem Computer zum Akteur hinzufügen.

;Media-Beschreibung
Im Eingabefeld "''Media-Beschreibung''" können Sie das hochgeladene Bild beschreiben, bspw. Angaben zum Copyright machen.

;Externe ID
Die "''Externe ID''" wird automatisch eingetragen und kann von Ihnen nicht bearbeitet oder gelöscht werden. Eine "''Externe ID''" ist eine eindeutige Kennzeichnung für importierte Veranstaltungen aus Systemen außerhalb des brain-GeoCMS®.

===Sichtbarkeit===
[[Image:Akteur_erstellen_Sichtbarkeit.png|none|thumb|500px|Abbildung: Reiter "Sichtbarkeit"]]

;Veröffentlichung
In den Eingabefeldern können Sie einstellen, ab wann und bis wann ihr Akteur veröffentlicht sein soll. Im Auswahlfeld "''Bearbeitungsstatus''" können Sie folgende Status für ihren Akteur wählen:
* In Bearbeitung Der Akteur ist noch nicht veröffentlicht und nur für den Besitzer und den Nutzer mit Schreibrecht sichtbar.
* Freigabe zum Redigieren Der Akteur ist noch nicht veröffentlicht und zum Redigieren freigegeben.
* Veröffentlicht Der Akteur ist veröffentlicht und kann auf der Webseite ausgegeben werden.
* Archiviert Der Akteur ist veröffentlicht, wird aber nur bei bestimmter Konfiguration auf der Webseite ausgegeben.

;Rechteverwaltung aktivieren?
Wenn Sie das Häkchen bei "''Rechteverwaltung aktivieren?''" setzen, gelten für den angelegten Akteur die vergebenen Rechte. Ohne das Häkchen ist der Akteur allen Nutzern sichtbar.

;Externe ID
Die "''Externe ID''" wird automatisch eingetragen und kann von Ihnen nicht bearbeitet oder gelöscht werden. Eine "''Externe ID''" ist eine eindeutige Kennzeichnung für importierte Veranstaltungen aus Systemen außerhalb des brain-GeoCMS®.

Datei:VeranstaltungNeu Adressen.png

2017-12-08T11:53:42Z

Sbartnitzek:

Datei:VeranstaltungNeu Anhaenge.png

2017-12-08T11:53:27Z

Sbartnitzek:

Datei:VeranstaltungNeu Bilder.png

2017-12-08T11:53:09Z

Sbartnitzek:

Datei:VeranstaltungNeu Datum.png

2017-12-08T11:18:54Z

Sbartnitzek:

Datei:VeranstaltungNeu Grundangaben.png

2017-12-08T11:16:37Z

Sbartnitzek:

Datei:VeranstaltungNeu Info.png

2017-12-08T11:16:13Z

Sbartnitzek:

Datei:VeranstaltungNeu Sichtbarkeit.png

2017-12-08T11:15:46Z

Sbartnitzek:

Datei:VeranstaltungNeu Themen.png

2017-12-08T11:15:14Z

Sbartnitzek:

Datei:VerOrt erstellen Bilder.png

2017-12-08T11:13:44Z

Sbartnitzek:

Datei:VerOrt erstellen Geo.png

2017-12-08T11:13:28Z

Sbartnitzek:

Datei:VerOrt erstellen Grundangaben.png

2017-12-08T11:13:13Z

Sbartnitzek:

Datei:VerOrt erstellen Kontakt.png

2017-12-08T11:13:01Z

Sbartnitzek:

Datei:VerOrt erstellen Sichtbarkeit.png

2017-12-08T11:12:49Z

Sbartnitzek:

Datei:Akteur erstellen Sichtbarkeit.png

2017-12-08T11:12:33Z

Sbartnitzek:

Datei:Akteur erstellen Kontakt.png

2017-12-08T11:12:22Z

Sbartnitzek:

Datei:Akteur erstellen Grundangaben.png

2017-12-08T11:12:09Z

Sbartnitzek:

Datei:Akteur erstellen Bilder.png

2017-12-08T11:11:55Z

Sbartnitzek:

Ratsinformationssystem - Ausgabe Version 2.5

2017-11-17T08:52:34Z

Sbartnitzek: PDF-Viewer ergänzt

Dieser Artikel beschreibt den Ausgabebereich des Ratsinformationssystems in der Version 2.5 und der Webseite (REGISAFE ab Version 4.5).

= Administration =

-> Informationen zur [[Ratsinformationssystem - Administration Version 2.5|Administration des Moduls BürgerPLUS Ratsinformation Version 2.5]]

= URL und Systemanforderungen=

Die Standard-URL setzt sich aus der Domain '''<nowiki>"https://ris.geocms.com"</nowiki>''' und der individuellen Systemkennung '''"kunde"''' zusammen.

Beispiel: https://ris.geocms.com/demo

In Abstimmung mit dem [http://dms-support.brain-scc.de/de/ansprechpartner.html/ Supportteam] ist eine Abweichung von der Standard-URL möglich.

Das Web ist optimiert für:

* Internet Explorer ab Version 11.x
* Mozilla Firefox ab Version 55.x
* Google Chrome ab Version 60.x
* Opera ab Version 48.x

Ein Browser der neuesten Generation wird empfohlen.

= Layout =

[[Datei:RIS-Web_Beispiellayout.png|miniatur|Layout am Beispiel vom RIS Südlohn]]

Standardmäßig erfolgt eine Anpassung an das Layout des Kundenwebs bei der Installation. Der Kunde liefert dabei die notwendige Kopfgrafik sowie alle relevanten Style-Informationen oder einen Link auf die zu übernehmende Internetseite.
Folgende Elemente können angepasst werden:

* Kopfzeile
* Schriftform und Schriftgröße
* Hyperlinks
* Hintergrundgrafik

Die Kopfzeile enthält ein Logo und/oder Kopfbild des Kunden. Sie wird mit der Startseite des Kundenwebs verlinkt.

Die Hintergrundgrafik besteht aus einer vom Kunden gelieferten Grafik oder einem zur Gesamtgestaltung passenden Bild.

Darüber hinaus sind weitere individuelle Anpassungen möglich. Diese sind mit dem [http://dms-support.brain-scc.de/de/ansprechpartner.html/ Supportteam] abzustimmen. Anschließend wird ein Angebot erstellt, welches vom Kunden zu bestätigen ist.

= Gliederung der Webseite =

[[Datei:Gliederung_eines_Ratsinformationssystems.JPG|miniatur|Gliederung eines Standard-Webs]]

== Navigation ==

Die Navigation wird im [[BürgerPLUS Ratsinformation - Administration Version 2.3#Seitenbaum|Seitenbaum]] des Administrationsbereichs definiert. Bei der Installation wird eine Standard-Navigation vorgegeben, die gemeinsam mit dem Kunden angepasst werden kann. Standard-Navigation:

* [[#Persönlicher Bereich|Persönlicher Bereich]] ''- erst nach Login-In sichtbar''
** [[#Kontaktformular|Kontaktformular]]
* [[#Sitzungskalender|Sitzungskalender]]
* [[#Sitzungstermine|Sitzungstermine]]
** [[#Sitzungstermine (Archiv)|Sitzungstermine (Archiv)]]
* [[#Gremien|Gremien]]
* [[#Personen|Personen]]
* [[#Fraktionen|Fraktionen]]
* [[#Dokumente|Dokumente]]
* [[#Zusätzliche Dokumente|Zusätzliche Dokumente]]
* [[#Suche|Suche]]
* [[#Passwort zurücksetzen|Passwort zurücksetzen]]
* [[#Hilfe|Hilfe]]

Es können weitere Menüpunkte angelegt oder Bestehende bearbeitet werden. Auch ein Umbenennen oder Verschieben ist möglich.

'''Empfehlung:''' Die Nutzung der [[BürgerPLUS Ratsinformation - Administration Version 2.3#Modulvorlagen|Modulvorlage]] vereinfacht die Konfiguration der einzelnen Menüpunkte und stellt sicher, dass die Darstellung der gesuchten Daten in jedem Menüpunkt identisch ist.

=== Persönlicher Bereich ===

Der persönliche Bereich ist autorisierten Nutzern vorbehalten und enthält:

* [[#Meine Sitzungen|Meine Sitzungen]]
* [[#Profildaten|Profildaten]]
* [[#Meine Notizen|Meine Notizen]]
* [[#Mein Passwort|Mein Passwort]]
* [[#Mandatsträgermodus|Mandatsträgermodus]]
* [[#Kontaktformular|Kontaktformular]]

Die Anmeldung erfolgt über die [[#Loginmaske|Loginmaske]].

Für den öffentlichen Bereich sind keine Benutzerdaten notwendig.

Ist der Informationsdienst, die PDF-Verschlüsselung oder die Notizfunktion systemweit deaktiviert, werden die Reiter "Profildaten" und "Meine Notizen" im Persönlichen Bereich ausgeblendet.

==== Meine Sitzungen ====

[[Image:RIS-Web_MeineSitzungen.png|miniatur|Persönlicher Bereich - Meine Sitzungen]]

Unter "Meine Sitzungen" werden alle zukünftigen Sitzungen des Gremiums / der Gremien der Nutzer angezeigt. Die Sitzungen werden geordnet von der tagesaktuellen Sitzung zu zukünftigen Sitzungen ausgegeben. Finden mehrere Sitzungen an einem Tag statt, werden diese nach der beginnenden Uhrzeit geordnet.

==== Profildaten ====

===== Informationsdienst =====

[[Image:14_V2-3PDF-Sicherheit-Frontend.png|miniatur|Persönlicher Bereich - Profildaten]]

Der Informationsdienst innerhalb des Reiters "Profildaten" ermöglicht das Versenden einer Benachrichtigung, sobald eine Sitzung einen bestimmten Status erreicht hat. Der Nutzer kann festlegen, für welchen Status er eine E-Mail erhalten möchte. Es sind nur die Sitzungsstatus sichtbar, die mindestens an eine Sitzung aus dem REGISAFE (Modul: KommunalPLUS Sitzungsdienst) übergeben wurden.

Der Versand erfolgt auch bei Komplett-Export und Zeitintervall-Exporten. Der Informationsdienst ermittelt dabei die Änderungen der in der XML gelieferten Daten im Vergleich zu den in der Datenbank vorhanden Daten.

Reihenfolge der Ermittlung:

* Änderung des Sitzung (Datum, Uhrzeit, Raum, Status)
* Änderung an TOPs (verglichen werden TOPs der gleichen Nummerierung)
* Änderungen an Sitzungsschriftstücken oder TOP Schriftstücken (Änderungsdatum der Schriftstücke)

Eine zentrale Festlegung von Sitzungsstatus-Vorgaben ist in der Administration möglich. (Versand erfolgt dann automatisch für alle von der Änderung betroffenen Nutzer)

===== PDF Verschlüsselung =====

Hier kann das durch den Admin systemweit vergebene Passwort zur Entschlüsselung von PDF-Dokumenten geändert werden. Trägt der Nutzer nichts ein, gilt das Admin-PW. Die Einstellung kann im [[BürgerPLUS_Ratsinformation_-_Administration_Version_2.3#Reiter PDF Sicherheit|Administrationsbereich]] geändert werden.

==== Meine Notizen ====

[[Image:RIS-Web_MeineNotizen.png|miniatur|Persönlicher Bereich - Meine Notizen]]

Zu bestehenden Sitzungen und Tagesordnungspunkten können Notizen angelegt werden. Alle von einem Nutzer erstellten Notizen werden im persönlichen Bereich unter „Meine Notizen“ gesammelt dargestellt. Diese werden nach Erstelldatum absteigend sortiert angezeigt. Bereits erstellte Notizen können jederzeit geändert werden. Notizen nicht mehr vorhandener Nutzer (mit Löschkennzeichen oder vollständig entfernt) werden ausgeblendet.

* Notizdialog in eigenem Dialogfenster
* Titel kein Pflichtfeld, bei leerem Titel wird Autotext "Ihre Notiz vom <aktuelles Datum>" erzeugt
* alphabetisch sortierte zweispaltige Anzeige der leseberechtigten Nutzer

Notizen können gelöscht werden.

==== Mein Passwort ====

[[Image:RIS-Web_MeinPasswort.png|miniatur|Persönlicher Bereich - Mein Passwort]]

Die Standardanforderungen für Passwörter werden im Backend in der Systemadministration unter Datenschutz konfiguriert. Das persönliche Kennwort kann zu jeder Zeit geändert werden. Es sind die unter „Hinweise“ vorgegebenen Konventionen einzuhalten.

Standardwerte bei der Erstinstallation:

Das Kennwort muss:
* mindestens 8 Zeichen lang sein,
* einen Großbuchstaben enthalten,
* einen Kleinbuchstaben enthalten,
* eine Ziffer enthalten und
* ein Sonderzeichen enthalten.

Das Kennwort muss nach dem ersten Login geändert werden. Aus Sicherheitsgründen wird eine regelmäßige Anpassung des Kennworts empfohlen.

==== Kontaktformular ====

[[Image:RIS-Web_Kontaktformular.png|miniatur|Persönlicher Bereich - Kontaktformular]]

Das Kontaktformular bietet die Möglichkeit, mit dem Administrator in Verbindung zu treten und Anfragen an eine zentral hinterlegte E-Mail-Adresse zu versenden. Die Anmeldedaten werden dem Nutzerkonto entnommen. Es wird empfohlen, eine Kopie der Anfrage an die eigene E-Mail-Adresse zu versenden.

Der Betreff der Anfrage kann durch eine Auswahl festgelegt werden.

Die Konfiguration des Kontaktformulars ist in der Administration im Seitenbaum am entsprechenden Modul des Menüpunktes möglich.

=== Sitzungskalender ===

[[Image:RIS-Web_Sitzungskalender.png|miniatur|Sitzungskalender]]

Im Sitzungskalender werden abhängig vom Öffentlichkeitsbereich und der jeweiligen Rechte des Nutzers aktuelle, zukünftige und vergangene Sitzungstermine angezeigt.
Dabei kann zwischen einer Monats-, Wochen-, Tagesansicht und Terminübersicht gewählt werden. Zudem können die Sitzungen eines bestimmten (vergangenen oder zukünftigen) Jahres und Monats dargestellt werden.

Kalendereinträge werden farblich hervorgehoben. Die Farbe und Darstellung kann im [[BürgerPLUS Ratsinformation - Administration Version 2.3#Reiter_Kalender|Administrationsbereich]] geändert werden.

Die Sitzungstermine können Sie in einen E-Mail-Client, bspw. Outlook, einbinden. Über die Schaltfläche ''Kalender Download'' öffnet sich ein Fenster mit einem Link und Informationen zur Einbindung. Eine automatische Aktualisierung des Sitzungskalenders ist nur gegeben, wenn der Kalender über die URL eingebunden wird.

Durch die Pfeiltasten kann vor und zurück navigiert werden. Je nach gewählter Ansicht, kann in Monats-, Wochen-, Tages-, oder Terminschritten navigiert werden. Mit den doppelten Pfeiltasten können Sitzungen in darauffolgenden oder vergangenen Jahren angewählt werden.

=== Sitzungstermine ===

[[Image:RIS-Web_Sitzungstermine.png|miniatur|Sitzungstermine]]

[[Image:RIS-Web_Sitzung_Detail.png|miniatur|Details zur Sitzung]]

Die Darstellung für aktuelle Sitzungstermine und archivierte Sitzungstermine wird im Backend in der Modulvorlage oder im Seitenbaum am entsprechenden Modul des Menüpunktes konfiguriert. Der Datenimport erfolgt über das REGISAFE. So wie die Daten eingegeben wurden, werden sie auch ausgegeben.

Alle Sitzungstermine eines Jahres werden geordnet vom aktuellstem Datum zu zukünftigen Daten in einer Liste ausgegeben.

==== Sitzung im Detail ====

Die Detailansicht der Sitzungstermine enthält entsprechende Informationen zu der Sitzung selbst (Bsp.: Zeit, Sitzungsort/-raum, Telefonnumer und/oder E-Mail-Adresse des Gremiums) sowie Sitzungsdokumente, Tagesordnung, Teilnehmer und Notizen.

Wird ein Tagesordnungspunkt (TOP) mit dem RIS-Bereich "öffentlich" und "nicht öffentlich" exportiert, ist der nicht-öffentliche Text des TOP ausschließlich sichtbar für
* Teilnehmer der Sitzung,
* Nutzer mit zusätzlichem Zugriff auf die Sitzung und
* Administratoren.
Voraussetzung für die Sichtbarkeit ist die Anmeldung im RIS-Web.

Alle anderen angemeldeten Nutzer sehen den öffentlichen Text des TOP.

Diese Änderung hat keine Auswirkung auf die Sichtbarkeit im öffentlichen Bereich.

Ist der Nutzer angemeldet, hat er die Möglichkeit, Notizen an die Sitzungen anzuhängen.

Alle sichtbaren Dokumente können Sie als Sitzungsmappe oder als zusammhängendes PDF-Dokument herunterladen. Bei einem zusammenhängenden PDF wird ein dynamisches Inhaltsverzeichnis für alle Einträge wie Tagesordnungspunkte, Drucksachen, Anlagen etc. erzeugt. Zusätzlich wird für jeden Tagesordnungspunkt, der eine Drucksache enthält, ein Deckblatt mit TOP-Nummerierung eingefügt. Die erste Seite des PDFs ist ein Deckblatt mit dem Sitzungstitel.

Die Größe der einzelnen Dokumente werden bei einem Mouse-Over als Tooltip angezeigt. Bei der Sitzungsmappe und dem Gesamtdokument erfolgt lediglich die Angabe einer Mindestgröße, da ein genauer Wert im Vorfeld nicht ermittelt werden kann.

'''Hinweis:''' Damit keine Dokumente, die in Regisafe denselben Dateinamen tragen, nach dem Import "Verschwinden", finden vom System folgende Anpassungen statt:

* Der Dateiname enthält die ArtID als Präfix, z. B. Vorlage oder Beschluss, um das Wiederauffinden zu erleichtern.
* Anlagen erhalten eine interne, eindeutige ID sowie die ArtID des Hauptdokuments, um die Zuordnung zum Hauptdokument zu erleichtern
* Der Dateiname wird anhand des "Titel-Texts" des Schriftstücks gebildet und mit der Dateiendung ".pdf" versehen. Handelt es sich nicht um eine PDF-Datei, wird versucht, diese in eine PDF-Datei zu konvertieren (derzeit nur Bilddateien). Schlägt dies fehl, wird der entsprechende Dateityp (z. B. .doc, .ppt, .xls) angefügt.

==== Sitzungstermine (Archiv) ====

[[Image:RIS-Web_Sitzungsarchiv.png|miniatur|Sitzungstermine (Archiv)]]

Sitzungstermine werden einen Tag nach der Sitzung archiviert. Das Archiv beinhaltet alle in der Vergangenheit liegenden Termine. Die Ausgabe erfolgt in einer Listenansicht von neu zu alt geordnet.

=== Gremien ===

[[Image:RIS-Web_Gremien.png|miniatur|Gremien]]

[[Image:RIS-Web_Gremium_Detail.png|miniatur|Details zum Gremium]]

Personen die in Ausschüssen/Räten tätig sind, werden unter dem Punkt „Gremien“ angezeigt. Ausgegeben werden ein(e) Vorsitzende(r), die zum Gremium gehörenden Gemeinderätinnen und Gemeinderäte, sowie deren jeweilige Vertreter.

Optional kann die Funktion der Gremienmitglieder eingeblendet werden. Angemeldete Nutzer sehen ausschließlich Sitzungen ihres Gremiums/ihrer Gremien.

Zukünftige Sitzungen können abgerufen und auf vergangene Sitzungen zurückgeblickt werden.

Aufgrund des Verzichts auf die Rechteprüfung kann ein Nutzer eine Sitzung sehen, so darf er auch wissen, welches Gremium diese Sitzung abhält. Bisher konnte es passieren, dass ein Nutzer unter Umständen bestimmte Sitzungen eines Gremiums zwar sehen konnte, aber nicht welches Gremium diese Sitzung abhält.

=== Personen ===

[[Image:Ratsinformation-Personen_neu.jpg|miniatur|Personen]]

Die Sortierung der Ausgabe von Personen kann geändert werden. Standardmäßig werden sie alphabetisch nach den Nachnamen geordnet. Die Angaben zu den Personen werden aus REGISAFE importiert und können entsprechend angelegt oder importiert werden.

Jeder Person kann ein Foto zugeordnet werden. Es werden die Bilddaten aus der Benutzerverwaltung verwendet.

Mit Klick auf eine Person gelangt der Nutzer zur Detailansicht mit weiteren Informationen. Hierzu zählen Angaben wie Name, Adresse, Gremien, Fraktionen, Parteien und Vertreter für Gremiumsmitglieder. Zu jeder Person werden weiterhin eine Karte zur Standortbestimmung sowie eine virtuelle Visitenkarte ausgegeben.

Es ist möglich die Ausgabe des Vertreters zu unterbinden. Sollen zusätzliche Funktionen ausgegeben werden, erscheinen diese ab sofort auch in der Personenliste unter dem jeweiligen Namen.

=== Fraktionen ===

[[Image:RIS-Web_Fraktionen.png|miniatur|Fraktionen]]

Alle im REGISAFE hinterlegten Fraktionen werden aufgelistet.

Bei Auswahl einer Fraktion öffnet sich die Detailansicht mit Informationen zu Adresse und Mitgliedern der jeweiligen Fraktion. Zu jeder Fraktion werden eine Karte zur Standortbestimmung sowie eine virtuelle Visitenkarte ausgegeben. Dies kann vom Administrator deaktiviert werden.

=== Parteien ===

[[Image:Ratsinformation-Parteien.jpg|miniatur|Parteien]]

Alle im REGISAFE hinterlegten Parteien werden aufgelistet.

Bei Auswahl einer Partei öffnet sich die Detailansicht mit Informationen zu Adresse und Mitgliedern der jeweiligen Partei. Zu jeder Partei werden eine Karte zur Standortbestimmung sowie eine virtuelle Visitenkarte ausgegeben. Dies kann vom Administrator deaktiviert werden.

=== Dokumente ===

[[Image:RIS-Web_Dokumente.png|miniatur|Dokumente]]

Schriftstücke werden geordnet nach Dokumenttypen ausgegeben. Die Sortierung der Dokumente erfolgt nach dem letzten Änderungsdatum.
Die Möglichkeiten zur Darstellung können im Einzelnen in der
[[BürgerPLUS_Ratsinformation_-_Administration_Version_2.3#Reiter_Schriftstücke|Administration]] festgelegt werden.

Die verschiedenen Dokumenttypen bekommen verschiedene Icons zugewiesen. Deren Bezeichnung wird im Tooltip angezeigt. Die Anzeige der Icons kann durch den Administrator konfiguriert werden.

'''Beispiele für Dokumenttypen'''

<table border="0" cellpadding="2">
<tr><td>[[Datei:Default.png]]</td><td>Vorlage, Sitzungstagesordnung, Einladungen, Niederschrift</td></tr>
<tr><td>[[Datei:Anlage.png]]</td><td>Anlage</td></tr>
<tr><td>[[Datei:Sitzungsbeschluss.png]]</td><td>Beschluss</td></tr>
<tr><td>[[Datei:Sitzungsniederschriftsauszug.png]]</td><td>Niederschriftsauszug</td></tr>
</table>

=== Zusätzliche Dokumente ===

Festgelegte Dokumente können hier zusätzlich angezeigt werden. Die Konfiguration ist im [[BürgerPLUS_Ratsinformation_-_Administration_Version_2.3#Reiter_Schriftst.C3.BCcke|Administrationsbereich]] möglich.

=== Suche ===

[[Image:RIS-Web_erweiterte_Suche.png|miniatur|Suche mit erweiterten Suchoptionen]]

Die Suche wird im Backend in der [[BürgerPLUS_Ratsinformation_-_Administration_Version_2.3#Reiter_Suche|Modulvorlage]] oder im Seitenbaum am entsprechenden Modul des Menüpunktes konfiguriert. Das Suchformular wird durch Aktivieren der Funktion "Suchformular anbieten" angeboten. Es kann gewählt werden zwischen der einfachen Suche und der erweiterten Suche. Zudem kann eingestellt werden ob bei Auswahl der erweiterten Suche, die erweiterten Suchoptionen aufgeklappt sein sollen.

Einzelne Suchbereiche können festgelegt werden. Die Auswahl erfolgt zwischen:

* Adressen
* Fraktionen
* Parteien
* Gremien
* Personen
* Schriftstücke
* Sitzung
* Tagesordnungspunkte

==== Formularelemente der Erweiterten Suche ====

Die Suche nach Gremien und Schriftstückarten bietet erweiterte Auswahlmöglichkeiten. Im Administrationsbereich kann eingestellt werden, ob die Suche zugelassen wird und für welche Bereiche sie gilt. Unter Gremien werden die Ausschüsse angezeigt, welche importiert wurden. Die Auswahlmöglichkeiten unter Schriftstücke geben an, nach welchen Arten von Schriftstücken gesucht werden kann.

Suchergebnisse werden unterhalb der Zusammenfassung der Suchparameter angezeigt.

=== Passwort zurücksetzen ===

[[Image:Ratsinformation_Passwort_zuruecksetzen.jpeg|miniatur|Passwort zurücksetzen]]

Die Login-Daten jedes Nutzers bestehen aus einem Passwort und einer eindeutigen E-Mail-Adresse. Die Identifikation zum Zurücksetzen des Passwortes erfolgt über die Eintragung der E-Mail-Adresse und die Eingabe eines automatisch, bei jedem Aufruf neu generierten Captcha-Code. Es ist möglich, einzelne Nutzergruppen von der Änderung des Passworts auszuschließen.

Um das Passwort zurückzusetzen, sind folgende Schritte durchzuführen:

* Eingabe der Daten in die vorgegebenen Formularfelder.
* Nach Absenden der Daten erhält der Nutzer eine E-Mail mit einem Bestätigungslink, welcher anzuklicken oder in einen Browser zu kopieren ist.
* Im Browser öffnet sich eine Eingabemaske, in der ein neues Passwort eingetragen werden muss.
* Dieses neue Passwort ist im Anschluss noch einmal zu bestätigen.

Das Zurücksetzen des Passworts ist nur bei eineindeutig im System hinterlegten E-Mail-Adressen möglich. Ist bei mehreren
Nutzern eine identische E-Mail-Adresse (z.B. als Funktionspostfach wie info@...) hinterlegt, ist das Zurücksetzen nur durch den
Administrator möglich.

Die Anforderungen für Passwörter befinden sich im Persönlichen Bereich unter [[#Mein Passwort|Mein Passwort]].

=== Hilfe ===

zur Dokumentation des REGISAFE-Modul BürgerPlus Ratsinformation finden Sie Hilfe in der Wiki des GeoCMS in den Artikeln:

* [[Ratsinformationssystem - Administration Version 2.5|BürgerPLUS Ratsinformation Administration]]

* [[Ratsinformationssystem - Oberflächendokumentation Version 2.5|BürgerPLUS Ratsinformation Oberflächendokumentation]]

== Loginmaske ==

[[Image:RIS-Web_Loginmaske.png|miniatur|Loginmaske - Anmeldung Persönlicher Bereich]]

Die durch den Administrator bereit gestellten Login-Daten autorisieren einen Nutzer zum Betreten des geschützten Bereichs. Dieser ist Gremiumsmitgliedern und sonstigen Sitzungsteilnehmern vorbehalten. Die Login-Daten bestehen aus einem Nutzernamen und einem Passwort. Das Passwort kann nach dem Login [[#Mein Passwort|geändert]] oder [[#Passwort zurücksetzen|zurückgesetzt]] werden. Voraussetzung hierfür ist das Vorhandensein einer gültigen und im System hinterlegten E-Mail-Adresse. Die E-Mail-Adresse darf nur an einem Nutzer hinterlegt sein. Teilen sich mehrere Nutzer eine E-Mail-Adresse, z.B. als Funktionspostfach ähnlich <nowiki>"info@mustergemeinde.de"</nowiki>, wird im Sinne des Datenschutzes kein Passwort versandt.

Wurde ein Benutzername oder Kennwort mehrfach falsch eingegeben, wird der Nutzer für einen bestimmten Zeitraum gesperrt.

Bei Inaktivität wird der Nutzer automatisch nach 20 Minuten vom System abgemeldet.

== Inhaltsbereich ==

Der Inhaltsbereich ändert sich je nach gewähltem Menüpunkt. Wird dann beispielsweise der Punkt „Gremien“ ausgewählt, erscheinen im Inhaltsbereich die Ausschüsse/Räte. Mit dem Aufrufen der Seite wird standardmäßig der Sitzungskalender angezeigt.

== Fußzeile ==

[[Image:Ratsinformation_Fusszeile.jpeg|miniatur|Ratsinformation Fußzeile]]

Die Herstellerhinweise in der Fußzeile sind standardisiert und verlinken auf die jeweiligen Internetseiten der Kooperationspartner. Sie können grafisch und textlich ergänzt werden. Die Einbindung erfolgt über das Template.

= Mandatsträgermodus/MandatsträgerApp =

Zusätzlich zum REGISAFE-Modul '''BürgerPLUS Ratsinformation''' kann der Mandatsträgermodus inklusive der MandatsträgerApp für die Ausgabe genutzt werden.

Die wesentlichen Elemente der Navigation stehen in der Menüleiste im linken Seitenbereich der App zur Verfügung.

* [[#Start|Start]]
* [[#Sitzungen vorbereiten|Sitzungen vorbereiten]]
* [[#Während der Sitzungen|Während der Sitzungen]]
* [[#Sitzungen nachbereiten|Sitzungen nachbereiten]]
* [[#Alle Sitzungen|Alle Sitzungen]]
* [[#Sonstige Dokumente|Sonstige Dokumente]]
* [[#Einstellungen|Einstellungen]]
* [[#Hilfe|Hilfe]]

'''Hinweis'''

Die Inhalte des Ratsinformationssystems werden über einen Webcontainer innerhalb eines nativen Rahmens angezeigt.

== Login ==

[[Image:MandatstraegerApp_Anmeldung.png|miniatur|hochkant|Android - Loginbereich]]

Um sich am System anzumelden, müssen die Systemkennung (''kunde'') sowie der Benutzername und Passwort (dieselben Anmeldedaten wie auch im RIS-Web) eingegeben werden. Die Systemkennung ist stets notwendig, um eine Verbindung zu einem konkreten Ratsinformationssystem aufzunehmen. Mit den Login-Daten kann der Nutzer auf den Persönlichen Bereich zugreifen.
Ohne hinterlegte Login-Daten ist nur ein Zugriff als Gast auf den öffentlichen Bereich möglich.

Die MandatsträgerApp steht zur Verfügung für die Betriebssysteme:

* Android ([https://play.google.com/store/apps/details?id=de.brainSCC.app.mandatstraeger&hl=de|App herunterladen])
* iOS ([https://itunes.apple.com/de/app/mandatstragerapp/id1015321652?mt=8|App herunterladen)]

== Start ==

[[Image:MandatstraegerApp_Startansicht.png|miniatur|hochkant|Android - Startbildschirm (Homescreen)]]

In der Startansicht werden die als Favorit markierten Sitzungen und Schriftstücke angezeigt sowie die jeweils letzten fünf betrachteten Sitzungen und Schriftstücke.

Wenn Sie die "Aufzeichnung von Nutzeraktionen" aktivieren, werden auf der Startseite ihre zuletzt betrachteten Sitzungen und Drucksachen angezeigt sowie ihre Kommentare und aktuellen Diskussionen.

== Sitzungen vorbereiten ==

[[Image:MandatstraegerApp_Sitzung_vorb.png|miniatur|hochkant|Android - Menüpunkt Sitzung vorbereiten mit aufgeklapptem Menü]]

Hier erfolgt die Anzeige der Sitzungen, an denen der gerade angemeldete Nutzer Teilnehmer ist und deren Startzeitpunkt direkt bevorsteht (15 Minuten vor Beginn).
Mandatsträger können hier die vorbehaltliche Zusage oder Absage Ihrer Teilnahme mitteilen. Eine Änderung ist bis 15 Minuten vor Sitzungsbeginn möglich.

Folgende Filtermöglichkeiten stehen für die Auflistung der Sitzungen zur Verfügung:

* Aktuell: alle Sitzungen in dieser Woche, die noch nicht begonnen haben
* Demnächst: alle noch nicht begonnenen Sitzungen von jetzt bis n-Wochen in die Zukunft (kann in den persönlichen [[#Einstellungen|Einstellungen]] festgelegt werden, Standardwert: 4 Wochen)
* Alle: alle zukünftig stattfindenden Sitzungen

== Sitzungsteilnahme ==

Der Punkt "Sitzungsteilnahme" listet alle gerade stattfindenden Sitzungen auf und ermöglicht die Einsichtnahme der Tagesordnungspunkte, Schriftstücke, Kommentare und Notizen der selektierten Sitzung.

15 Minuten vor Beginn einer Sitzung wird diese im Punkt "Sitzungsteilnahme" angezeigt.

Die verbindliche Zusage erfolgt in der Sitzungsteilnahme mit Klick auf den Button "Sitzung jetzt beginnen". Die Liste aller Teilnehmer kann im Vorfeld und Nachgang der Sitzung im [[BürgerPLUS_Ratsinformation_-_Administration_Version_2.3#Teilnahme|Administrationsbereich]] generiert werden. Symbolgrafiken zeigen den Teilnahmestatus der Mitglieder an.

Nach der Bestätigung der Sitzungsteilnahme können die Sitzungsvorbereitung, die Tagesordnung inklusive aller Dokumente sowie eventuelle Notizen der Sitzung eingesehen werden (siehe Abb. Ansicht der Sitzung nach Bestätigung der Teilnahme).

[[Datei:MandatstraegerApp_Sitzungsteilnahme.png|miniatur|Ansicht der Sitzung nach Bestätigung der Teilnahme]]

Unterhalb des Punktes "Tagesordnung" kann nach Aufruf eines Tagesordnungspunktes die mit diesem TOP verknüpften Schriftstücke angezeigt werden. Abhängig von der Größe des Schriftstückes kommt es beim erstmaligen Aufruf zu einer geringen Verzögerung. Innerhalb des gewählten Schriftstückes können eventuell hinterlegte Kommentare eingesehen werden. Mit Klick auf einen Kommentar springt das Dokument auf die entsprechende Seite und hebt die Anmerkung hervor. Es können auch weitere Anmerkungen im geöffneten Dokument hinzugefügt werden (s. [[#Sitzungsdokument|Kommentare im Sitzungsdokument]]).

[[Datei:MandatstraegerApp_Sitzungsteilnahme_TOP.png|miniatur|Dokumentenviewer während der Sitzungsteilnahme]]

== Sitzungen nachbereiten ==

[[Image:MandatstraegerApp_Sitzung_nachb.png|miniatur|hochkant|Android - Menüpunkt Sitzung nachbereiten mit aufgeklapptem Menü]]

Folgende Filtermöglichkeiten stehen für die Auflistung der Sitzungen zur Verfügung:

* Aktuell: alle Sitzungen in dieser Woche, die bereits beendet sind
* Kürzlich: alle beendeten Sitzungen ab jetzt bis n-Wochen in die Vergangenheit (kann in den persönlichen [[#Einstellungen|Einstellungen]] festgelegt werden, Standardwert: 4 Wochen)
* Alle: alle vergangenen Sitzungen

== Alle Sitzungen ==

[[Image:MandatstraegerApp_alleSitzungen.png|miniatur|hochkant|Android - Menüpunkt Alle Sitzungen mit aufgeklapptem Menü]]

Folgende Filtermöglichkeiten stehen für die Auflistung der Sitzungen zur Verfügung:

* Aktuell: Alle in dieser Woche stattfindenden oder stattgefundenen Sitzungen
* Vergangene: Alle vergangene Sitzungen bis diese Woche
* Zukünftige: Alle zukünftigen Sitzungen ab nächster Woche
* Alle: alle vergangenen und zukünftigen Sitzungen

Eine Sitzung wird mit ihrem Datum, Uhrzeit und Titel angezeigt. Hier erscheinen zudem die entsprechenden Icons für Favorit, Anlagen und Sitzungsteilnehmer - falls für diese Sitzung zutreffend.

[[Image:MandatstraegerApp_Sitzung_Detail.png|miniatur|hochkant|Android - Beispiel für eine Sitzung im Detail mit aufgeklapptem Menü]]

=== Sitzung im Detail ===

Alle Dokumente, die zu einer Sitzung gehören, können, als eine PDF-Datei zusammengefasst, heruntergeladen werden.

Zur Sitzung können die jeweiligen Tagesordnungspunkte (mit den entsprechenden Dokumenten und Anlagen), die Schriftstücke bzw. Sitzungsdokumente, die Notizen sowie die Teilnehmer aufgelistet werden.

Die Sitzung kann über den Stern-Icon im linken Menü der App als Favorit markiert werden. Daraufhin wird diese in der Startansicht angezeigt werden. Mit dem Pfeil nach links gelangt der Nutzer wieder zurück zur Auflistung der Sitzungen.

Im Sitzungsdetail kann eine vorbehaltliche Zusage oder Absage getätigt werden, sofern die Sitzung noch nicht begonnen hat (bis 15 Minuten vor Beginn).

=== Sitzungsdokument ===

[[Image:MandatstraegerApp_Kommentarfunktion.png|miniatur|hochkant|Android - Beispiel für das Setzen eines Kommentars]]

[[Image:MandatstraegerApp_Kommentaranzeige.png|miniatur|hochkant|Android - Beispiel für die Anzeige aller Kommentare]]

Um einen Text(abschnitt) innerhalb eines Dokumentes zu kommentieren, können Sie die Kommentarfunktion verwenden. In der rechten Sidebar des PDF-Viewers sind über das Kommentar-Icon alle zu dem Dokument vorliegenden Kommentare sichtbar, inklusive des Erstellers und des Datums. Hier können Sie Kommentare bearbeiten, löschen und Dateien anhängen.
Mit der Zitat-Funktion können Sie Textbereiche im Dokument markieren und kommentieren. Der markierte Textbereich wird automatisch mit in den Kommentar übernommen.

Des Weiteren können Sie die eigenen Kommentare (inkl. Dateiupload) für andere Mandatsträger freigeben. Nach erfolgter Freigabe können andere Mandatsträger die Kommentare lesen und beantworten. Eine Leseberechtigung für die erstellten Kommentare können Sie über die Vorauswahl über Gremien, Fraktionen oder Parteien freigeben. Zusätzlich können Sie Kommentare sortieren und filtern.

Der PDF-Viewer bietet zudem die Möglichkeit in einem Dokument Lesezeichen zu setzen. Bei größeren Dokumenten können Sie zu einem späteren Zeitpunkt an die Stelle des Lesezeichens gelangen und das Dokument weiterlesen. Zusätzlich können Sie über das Inhaltsverzeichnis im PDF-Viewer zu den Schriftstücken oder Anlagen navigieren.

Beim Lesen jeder PDF-Datei wird automatisch der Lesefortschritt des Nutzers aufgezeichnet. Um ein Dokument manuell als "gelesen" zu markieren, kann es über den Icon mit der Brille im linken Menü als 100 % gelesen markiert werden. Anschließend wird der gesamte Lesefortschritt aller Sitzungsdokumente aktualisiert.

== Sonstige Dokumente ==

[[Image:MandatstraegerApp_Dokumente.png|miniatur|hochkant|Android - Menüpunkt Meine Dokumente]]

Im Menü "Sonstige Dokumente" finden Sie Dateien, die nach verschiedenen Themen kategorisiert sind.
Das Menü "Meine Dokumente" steht zukünftig nicht mehr zur Verfügung.

== Einstellungen ==

=== Profildaten ===

[[Image:MandatstraegerApp_Profildaten.png|miniatur|hochkant|Android - Menüpunkt Einstellungen - Profildaten]]

Die Aufzeichnung von Nutzeraktionen wird aktiviert, wenn in der Startansicht der MandatsträgerApp die zuletzt betrachteten Sitzungen und Schriftstücke aufgelistet werden sollen.

Ebenfalls kann der Zeitrahmen angegeben werden, der für den Sitzungsfilter "Demnächst" unterhalb des Menüpunktes "[[#Sitzungen vorbereiten|Vorbereitung]]" verwendet werden soll. Die Auswahl erfolgt anhand einer Drop-Down-Liste. Die Spanne beträgt eine bis zwölf Wochen.

Es kann der Zeitrahmen angegeben werden, der für den Sitzungsfilter "Kürzlich" unterhalb des Menüpunktes "[[#Sitzungen nachbereiten|Nachbereitung]]" verwendet werden soll. Die Auswahl erfolgt anhand einer Drop-Down-Liste. Die Spanne beträgt eine bis zwölf Wochen.

Aus einer Liste von Motiven kann ein Hintergrundbild für den Mandatsträgermodus bzw. die -App festgelegt werden.

Der Informationsdienst wird aktiviert, wenn der angemeldete Nutzer mit einer E-Mail informiert werden soll, sobald eine Änderung an einer bestimmten Sitzung erfolgt. Nachfolgend kann die Auswahl erfolgen, zu welcher Sitzung E-Mails versandt werden sollen. Sollen dies Sitzungen mit dem Status "In Planung", "Planung abgeschlossen", "Vorbereitung abgeschlossen", "Protokoll abgeschlossen", "Niederschrift abgeschlossen" und/oder "Sitzung abgeschlossen" sein?

=== Passwort ===

Sofern die PDF-Verschlüsselung vom Admin aktiviert wurde, kann jeder Nutzer unter diesem Punkt ein eigenes, persönliches Passwort festlegen, welches für die Verschlüsselung von PDF-Dokumenten genutzt wird.

[[Image:MandatstraegerApp_Passwort.png|miniatur|hochkant|Android - Menüpunkt Einstellungen - Passwort]]

== Hilfe ==

=== Hilfethemen ===

[[Image:MandatstraegerApp_Hilfe.png|miniatur|hochkant|Android - Menüpunkt Hilfe]]

Hier können Hilfevideos eingesehen werden, die die Bedienung des Mandatsträgermodus vorführen. Sie haben jeweils eine Dauer von ein bis zwei Minuten.

Zudem erfolgt die Erklärung der verwendeten Symbole bzw. Icons.

=== Datenschutzhinweise ===

Hier werden alle datenschutzrechtlichen Hinweise aufgeführt.

=== Über ===

Unter diesem Punkt erfolgt die Angabe der Versionsinformationen, der verwendeten Bibliotheken und Lizenzen.

= Siehe auch =

* [[Ratsinformationssystem - Oberflächendokumentation Version 2.5| Oberflächendokumentation 2.5]]
* Hilfevideos in der Mandatsträgeransicht/-app

Ratsinformationssystem - Ausgabe Version 2.5

2017-11-17T08:15:57Z

Sbartnitzek: Neuerungen zum PDF-Viewer ergänzt

Dieser Artikel beschreibt den Ausgabebereich des Ratsinformationssystems in der Version 2.5 und der Webseite (REGISAFE ab Version 4.5).

= Administration =

-> Informationen zur [[Ratsinformationssystem - Administration Version 2.5|Administration des Moduls BürgerPLUS Ratsinformation Version 2.5]]

= URL und Systemanforderungen=

Die Standard-URL setzt sich aus der Domain '''<nowiki>"https://ris.geocms.com"</nowiki>''' und der individuellen Systemkennung '''"kunde"''' zusammen.

Beispiel: https://ris.geocms.com/demo

In Abstimmung mit dem [http://dms-support.brain-scc.de/de/ansprechpartner.html/ Supportteam] ist eine Abweichung von der Standard-URL möglich.

Das Web ist optimiert für:

* Internet Explorer ab Version 11.x
* Mozilla Firefox ab Version 55.x
* Google Chrome ab Version 60.x
* Opera ab Version 48.x

Ein Browser der neuesten Generation wird empfohlen.

= Layout =

[[Datei:RIS-Web_Beispiellayout.png|miniatur|Layout am Beispiel vom RIS Südlohn]]

Standardmäßig erfolgt eine Anpassung an das Layout des Kundenwebs bei der Installation. Der Kunde liefert dabei die notwendige Kopfgrafik sowie alle relevanten Style-Informationen oder einen Link auf die zu übernehmende Internetseite.
Folgende Elemente können angepasst werden:

* Kopfzeile
* Schriftform und Schriftgröße
* Hyperlinks
* Hintergrundgrafik

Die Kopfzeile enthält ein Logo und/oder Kopfbild des Kunden. Sie wird mit der Startseite des Kundenwebs verlinkt.

Die Hintergrundgrafik besteht aus einer vom Kunden gelieferten Grafik oder einem zur Gesamtgestaltung passenden Bild.

Darüber hinaus sind weitere individuelle Anpassungen möglich. Diese sind mit dem [http://dms-support.brain-scc.de/de/ansprechpartner.html/ Supportteam] abzustimmen. Anschließend wird ein Angebot erstellt, welches vom Kunden zu bestätigen ist.

= Gliederung der Webseite =

[[Datei:Gliederung_eines_Ratsinformationssystems.JPG|miniatur|Gliederung eines Standard-Webs]]

== Navigation ==

Die Navigation wird im [[BürgerPLUS Ratsinformation - Administration Version 2.3#Seitenbaum|Seitenbaum]] des Administrationsbereichs definiert. Bei der Installation wird eine Standard-Navigation vorgegeben, die gemeinsam mit dem Kunden angepasst werden kann. Standard-Navigation:

* [[#Persönlicher Bereich|Persönlicher Bereich]] ''- erst nach Login-In sichtbar''
** [[#Kontaktformular|Kontaktformular]]
* [[#Sitzungskalender|Sitzungskalender]]
* [[#Sitzungstermine|Sitzungstermine]]
** [[#Sitzungstermine (Archiv)|Sitzungstermine (Archiv)]]
* [[#Gremien|Gremien]]
* [[#Personen|Personen]]
* [[#Fraktionen|Fraktionen]]
* [[#Dokumente|Dokumente]]
* [[#Zusätzliche Dokumente|Zusätzliche Dokumente]]
* [[#Suche|Suche]]
* [[#Passwort zurücksetzen|Passwort zurücksetzen]]
* [[#Hilfe|Hilfe]]

Es können weitere Menüpunkte angelegt oder Bestehende bearbeitet werden. Auch ein Umbenennen oder Verschieben ist möglich.

'''Empfehlung:''' Die Nutzung der [[BürgerPLUS Ratsinformation - Administration Version 2.3#Modulvorlagen|Modulvorlage]] vereinfacht die Konfiguration der einzelnen Menüpunkte und stellt sicher, dass die Darstellung der gesuchten Daten in jedem Menüpunkt identisch ist.

=== Persönlicher Bereich ===

Der persönliche Bereich ist autorisierten Nutzern vorbehalten und enthält:

* [[#Meine Sitzungen|Meine Sitzungen]]
* [[#Profildaten|Profildaten]]
* [[#Meine Notizen|Meine Notizen]]
* [[#Mein Passwort|Mein Passwort]]
* [[#Mandatsträgermodus|Mandatsträgermodus]]
* [[#Kontaktformular|Kontaktformular]]

Die Anmeldung erfolgt über die [[#Loginmaske|Loginmaske]].

Für den öffentlichen Bereich sind keine Benutzerdaten notwendig.

Ist der Informationsdienst, die PDF-Verschlüsselung oder die Notizfunktion systemweit deaktiviert, werden die Reiter "Profildaten" und "Meine Notizen" im Persönlichen Bereich ausgeblendet.

==== Meine Sitzungen ====

[[Image:RIS-Web_MeineSitzungen.png|miniatur|Persönlicher Bereich - Meine Sitzungen]]

Unter "Meine Sitzungen" werden alle zukünftigen Sitzungen des Gremiums / der Gremien der Nutzer angezeigt. Die Sitzungen werden geordnet von der tagesaktuellen Sitzung zu zukünftigen Sitzungen ausgegeben. Finden mehrere Sitzungen an einem Tag statt, werden diese nach der beginnenden Uhrzeit geordnet.

==== Profildaten ====

===== Informationsdienst =====

[[Image:14_V2-3PDF-Sicherheit-Frontend.png|miniatur|Persönlicher Bereich - Profildaten]]

Der Informationsdienst innerhalb des Reiters "Profildaten" ermöglicht das Versenden einer Benachrichtigung, sobald eine Sitzung einen bestimmten Status erreicht hat. Der Nutzer kann festlegen, für welchen Status er eine E-Mail erhalten möchte. Es sind nur die Sitzungsstatus sichtbar, die mindestens an eine Sitzung aus dem REGISAFE (Modul: KommunalPLUS Sitzungsdienst) übergeben wurden.

Der Versand erfolgt auch bei Komplett-Export und Zeitintervall-Exporten. Der Informationsdienst ermittelt dabei die Änderungen der in der XML gelieferten Daten im Vergleich zu den in der Datenbank vorhanden Daten.

Reihenfolge der Ermittlung:

* Änderung des Sitzung (Datum, Uhrzeit, Raum, Status)
* Änderung an TOPs (verglichen werden TOPs der gleichen Nummerierung)
* Änderungen an Sitzungsschriftstücken oder TOP Schriftstücken (Änderungsdatum der Schriftstücke)

Eine zentrale Festlegung von Sitzungsstatus-Vorgaben ist in der Administration möglich. (Versand erfolgt dann automatisch für alle von der Änderung betroffenen Nutzer)

===== PDF Verschlüsselung =====

Hier kann das durch den Admin systemweit vergebene Passwort zur Entschlüsselung von PDF-Dokumenten geändert werden. Trägt der Nutzer nichts ein, gilt das Admin-PW. Die Einstellung kann im [[BürgerPLUS_Ratsinformation_-_Administration_Version_2.3#Reiter PDF Sicherheit|Administrationsbereich]] geändert werden.

==== Meine Notizen ====

[[Image:RIS-Web_MeineNotizen.png|miniatur|Persönlicher Bereich - Meine Notizen]]

Zu bestehenden Sitzungen und Tagesordnungspunkten können Notizen angelegt werden. Alle von einem Nutzer erstellten Notizen werden im persönlichen Bereich unter „Meine Notizen“ gesammelt dargestellt. Diese werden nach Erstelldatum absteigend sortiert angezeigt. Bereits erstellte Notizen können jederzeit geändert werden. Notizen nicht mehr vorhandener Nutzer (mit Löschkennzeichen oder vollständig entfernt) werden ausgeblendet.

* Notizdialog in eigenem Dialogfenster
* Titel kein Pflichtfeld, bei leerem Titel wird Autotext "Ihre Notiz vom <aktuelles Datum>" erzeugt
* alphabetisch sortierte zweispaltige Anzeige der leseberechtigten Nutzer

Notizen können gelöscht werden.

==== Mein Passwort ====

[[Image:RIS-Web_MeinPasswort.png|miniatur|Persönlicher Bereich - Mein Passwort]]

Die Standardanforderungen für Passwörter werden im Backend in der Systemadministration unter Datenschutz konfiguriert. Das persönliche Kennwort kann zu jeder Zeit geändert werden. Es sind die unter „Hinweise“ vorgegebenen Konventionen einzuhalten.

Standardwerte bei der Erstinstallation:

Das Kennwort muss:
* mindestens 8 Zeichen lang sein,
* einen Großbuchstaben enthalten,
* einen Kleinbuchstaben enthalten,
* eine Ziffer enthalten und
* ein Sonderzeichen enthalten.

Das Kennwort muss nach dem ersten Login geändert werden. Aus Sicherheitsgründen wird eine regelmäßige Anpassung des Kennworts empfohlen.

==== Kontaktformular ====

[[Image:RIS-Web_Kontaktformular.png|miniatur|Persönlicher Bereich - Kontaktformular]]

Das Kontaktformular bietet die Möglichkeit, mit dem Administrator in Verbindung zu treten und Anfragen an eine zentral hinterlegte E-Mail-Adresse zu versenden. Die Anmeldedaten werden dem Nutzerkonto entnommen. Es wird empfohlen, eine Kopie der Anfrage an die eigene E-Mail-Adresse zu versenden.

Der Betreff der Anfrage kann durch eine Auswahl festgelegt werden.

Die Konfiguration des Kontaktformulars ist in der Administration im Seitenbaum am entsprechenden Modul des Menüpunktes möglich.

=== Sitzungskalender ===

[[Image:RIS-Web_Sitzungskalender.png|miniatur|Sitzungskalender]]

Im Sitzungskalender werden abhängig vom Öffentlichkeitsbereich und der jeweiligen Rechte des Nutzers aktuelle, zukünftige und vergangene Sitzungstermine angezeigt.
Dabei kann zwischen einer Monats-, Wochen-, Tagesansicht und Terminübersicht gewählt werden. Zudem können die Sitzungen eines bestimmten (vergangenen oder zukünftigen) Jahres und Monats dargestellt werden.

Kalendereinträge werden farblich hervorgehoben. Die Farbe und Darstellung kann im [[BürgerPLUS Ratsinformation - Administration Version 2.3#Reiter_Kalender|Administrationsbereich]] geändert werden.

Die Sitzungstermine können Sie in einen E-Mail-Client, bspw. Outlook, einbinden. Über die Schaltfläche ''Kalender Download'' öffnet sich ein Fenster mit einem Link und Informationen zur Einbindung. Eine automatische Aktualisierung des Sitzungskalenders ist nur gegeben, wenn der Kalender über die URL eingebunden wird.

Durch die Pfeiltasten kann vor und zurück navigiert werden. Je nach gewählter Ansicht, kann in Monats-, Wochen-, Tages-, oder Terminschritten navigiert werden. Mit den doppelten Pfeiltasten können Sitzungen in darauffolgenden oder vergangenen Jahren angewählt werden.

=== Sitzungstermine ===

[[Image:RIS-Web_Sitzungstermine.png|miniatur|Sitzungstermine]]

[[Image:RIS-Web_Sitzung_Detail.png|miniatur|Details zur Sitzung]]

Die Darstellung für aktuelle Sitzungstermine und archivierte Sitzungstermine wird im Backend in der Modulvorlage oder im Seitenbaum am entsprechenden Modul des Menüpunktes konfiguriert. Der Datenimport erfolgt über das REGISAFE. So wie die Daten eingegeben wurden, werden sie auch ausgegeben.

Alle Sitzungstermine eines Jahres werden geordnet vom aktuellstem Datum zu zukünftigen Daten in einer Liste ausgegeben.

==== Sitzung im Detail ====

Die Detailansicht der Sitzungstermine enthält entsprechende Informationen zu der Sitzung selbst (Bsp.: Zeit, Sitzungsort/-raum, Telefonnumer und/oder E-Mail-Adresse des Gremiums) sowie Sitzungsdokumente, Tagesordnung, Teilnehmer und Notizen.

Wird ein Tagesordnungspunkt (TOP) mit dem RIS-Bereich "öffentlich" und "nicht öffentlich" exportiert, ist der nicht-öffentliche Text des TOP ausschließlich sichtbar für
* Teilnehmer der Sitzung,
* Nutzer mit zusätzlichem Zugriff auf die Sitzung und
* Administratoren.
Voraussetzung für die Sichtbarkeit ist die Anmeldung im RIS-Web.

Alle anderen angemeldeten Nutzer sehen den öffentlichen Text des TOP.

Diese Änderung hat keine Auswirkung auf die Sichtbarkeit im öffentlichen Bereich.

Ist der Nutzer angemeldet, hat er die Möglichkeit, Notizen an die Sitzungen anzuhängen.

Alle sichtbaren Dokumente können Sie als Sitzungsmappe oder als zusammhängendes PDF-Dokument herunterladen. Bei einem zusammenhängenden PDF wird ein dynamisches Inhaltsverzeichnis für alle Einträge wie Tagesordnungspunkte, Drucksachen, Anlagen etc. erzeugt. Zusätzlich wird für jeden Tagesordnungspunkt, der eine Drucksache enthält, ein Deckblatt mit TOP-Nummerierung eingefügt. Die erste Seite des PDFs ist ein Deckblatt mit dem Sitzungstitel.

Die Größe der einzelnen Dokumente werden bei einem Mouse-Over als Tooltip angezeigt. Bei der Sitzungsmappe und dem Gesamtdokument erfolgt lediglich die Angabe einer Mindestgröße, da ein genauer Wert im Vorfeld nicht ermittelt werden kann.

'''Hinweis:''' Damit keine Dokumente, die in Regisafe denselben Dateinamen tragen, nach dem Import "Verschwinden", finden vom System folgende Anpassungen statt:

* Der Dateiname enthält die ArtID als Präfix, z. B. Vorlage oder Beschluss, um das Wiederauffinden zu erleichtern.
* Anlagen erhalten eine interne, eindeutige ID sowie die ArtID des Hauptdokuments, um die Zuordnung zum Hauptdokument zu erleichtern
* Der Dateiname wird anhand des "Titel-Texts" des Schriftstücks gebildet und mit der Dateiendung ".pdf" versehen. Handelt es sich nicht um eine PDF-Datei, wird versucht, diese in eine PDF-Datei zu konvertieren (derzeit nur Bilddateien). Schlägt dies fehl, wird der entsprechende Dateityp (z. B. .doc, .ppt, .xls) angefügt.

==== Sitzungstermine (Archiv) ====

[[Image:RIS-Web_Sitzungsarchiv.png|miniatur|Sitzungstermine (Archiv)]]

Sitzungstermine werden einen Tag nach der Sitzung archiviert. Das Archiv beinhaltet alle in der Vergangenheit liegenden Termine. Die Ausgabe erfolgt in einer Listenansicht von neu zu alt geordnet.

=== Gremien ===

[[Image:RIS-Web_Gremien.png|miniatur|Gremien]]

[[Image:RIS-Web_Gremium_Detail.png|miniatur|Details zum Gremium]]

Personen die in Ausschüssen/Räten tätig sind, werden unter dem Punkt „Gremien“ angezeigt. Ausgegeben werden ein(e) Vorsitzende(r), die zum Gremium gehörenden Gemeinderätinnen und Gemeinderäte, sowie deren jeweilige Vertreter.

Optional kann die Funktion der Gremienmitglieder eingeblendet werden. Angemeldete Nutzer sehen ausschließlich Sitzungen ihres Gremiums/ihrer Gremien.

Zukünftige Sitzungen können abgerufen und auf vergangene Sitzungen zurückgeblickt werden.

Aufgrund des Verzichts auf die Rechteprüfung kann ein Nutzer eine Sitzung sehen, so darf er auch wissen, welches Gremium diese Sitzung abhält. Bisher konnte es passieren, dass ein Nutzer unter Umständen bestimmte Sitzungen eines Gremiums zwar sehen konnte, aber nicht welches Gremium diese Sitzung abhält.

=== Personen ===

[[Image:Ratsinformation-Personen_neu.jpg|miniatur|Personen]]

Die Sortierung der Ausgabe von Personen kann geändert werden. Standardmäßig werden sie alphabetisch nach den Nachnamen geordnet. Die Angaben zu den Personen werden aus REGISAFE importiert und können entsprechend angelegt oder importiert werden.

Jeder Person kann ein Foto zugeordnet werden. Es werden die Bilddaten aus der Benutzerverwaltung verwendet.

Mit Klick auf eine Person gelangt der Nutzer zur Detailansicht mit weiteren Informationen. Hierzu zählen Angaben wie Name, Adresse, Gremien, Fraktionen, Parteien und Vertreter für Gremiumsmitglieder. Zu jeder Person werden weiterhin eine Karte zur Standortbestimmung sowie eine virtuelle Visitenkarte ausgegeben.

Es ist möglich die Ausgabe des Vertreters zu unterbinden. Sollen zusätzliche Funktionen ausgegeben werden, erscheinen diese ab sofort auch in der Personenliste unter dem jeweiligen Namen.

=== Fraktionen ===

[[Image:RIS-Web_Fraktionen.png|miniatur|Fraktionen]]

Alle im REGISAFE hinterlegten Fraktionen werden aufgelistet.

Bei Auswahl einer Fraktion öffnet sich die Detailansicht mit Informationen zu Adresse und Mitgliedern der jeweiligen Fraktion. Zu jeder Fraktion werden eine Karte zur Standortbestimmung sowie eine virtuelle Visitenkarte ausgegeben. Dies kann vom Administrator deaktiviert werden.

=== Parteien ===

[[Image:Ratsinformation-Parteien.jpg|miniatur|Parteien]]

Alle im REGISAFE hinterlegten Parteien werden aufgelistet.

Bei Auswahl einer Partei öffnet sich die Detailansicht mit Informationen zu Adresse und Mitgliedern der jeweiligen Partei. Zu jeder Partei werden eine Karte zur Standortbestimmung sowie eine virtuelle Visitenkarte ausgegeben. Dies kann vom Administrator deaktiviert werden.

=== Dokumente ===

[[Image:RIS-Web_Dokumente.png|miniatur|Dokumente]]

Schriftstücke werden geordnet nach Dokumenttypen ausgegeben. Die Sortierung der Dokumente erfolgt nach dem letzten Änderungsdatum.
Die Möglichkeiten zur Darstellung können im Einzelnen in der
[[BürgerPLUS_Ratsinformation_-_Administration_Version_2.3#Reiter_Schriftstücke|Administration]] festgelegt werden.

Die verschiedenen Dokumenttypen bekommen verschiedene Icons zugewiesen. Deren Bezeichnung wird im Tooltip angezeigt. Die Anzeige der Icons kann durch den Administrator konfiguriert werden.

'''Beispiele für Dokumenttypen'''

<table border="0" cellpadding="2">
<tr><td>[[Datei:Default.png]]</td><td>Vorlage, Sitzungstagesordnung, Einladungen, Niederschrift</td></tr>
<tr><td>[[Datei:Anlage.png]]</td><td>Anlage</td></tr>
<tr><td>[[Datei:Sitzungsbeschluss.png]]</td><td>Beschluss</td></tr>
<tr><td>[[Datei:Sitzungsniederschriftsauszug.png]]</td><td>Niederschriftsauszug</td></tr>
</table>

=== Zusätzliche Dokumente ===

Festgelegte Dokumente können hier zusätzlich angezeigt werden. Die Konfiguration ist im [[BürgerPLUS_Ratsinformation_-_Administration_Version_2.3#Reiter_Schriftst.C3.BCcke|Administrationsbereich]] möglich.

=== Suche ===

[[Image:RIS-Web_erweiterte_Suche.png|miniatur|Suche mit erweiterten Suchoptionen]]

Die Suche wird im Backend in der [[BürgerPLUS_Ratsinformation_-_Administration_Version_2.3#Reiter_Suche|Modulvorlage]] oder im Seitenbaum am entsprechenden Modul des Menüpunktes konfiguriert. Das Suchformular wird durch Aktivieren der Funktion "Suchformular anbieten" angeboten. Es kann gewählt werden zwischen der einfachen Suche und der erweiterten Suche. Zudem kann eingestellt werden ob bei Auswahl der erweiterten Suche, die erweiterten Suchoptionen aufgeklappt sein sollen.

Einzelne Suchbereiche können festgelegt werden. Die Auswahl erfolgt zwischen:

* Adressen
* Fraktionen
* Parteien
* Gremien
* Personen
* Schriftstücke
* Sitzung
* Tagesordnungspunkte

==== Formularelemente der Erweiterten Suche ====

Die Suche nach Gremien und Schriftstückarten bietet erweiterte Auswahlmöglichkeiten. Im Administrationsbereich kann eingestellt werden, ob die Suche zugelassen wird und für welche Bereiche sie gilt. Unter Gremien werden die Ausschüsse angezeigt, welche importiert wurden. Die Auswahlmöglichkeiten unter Schriftstücke geben an, nach welchen Arten von Schriftstücken gesucht werden kann.

Suchergebnisse werden unterhalb der Zusammenfassung der Suchparameter angezeigt.

=== Passwort zurücksetzen ===

[[Image:Ratsinformation_Passwort_zuruecksetzen.jpeg|miniatur|Passwort zurücksetzen]]

Die Login-Daten jedes Nutzers bestehen aus einem Passwort und einer eindeutigen E-Mail-Adresse. Die Identifikation zum Zurücksetzen des Passwortes erfolgt über die Eintragung der E-Mail-Adresse und die Eingabe eines automatisch, bei jedem Aufruf neu generierten Captcha-Code. Es ist möglich, einzelne Nutzergruppen von der Änderung des Passworts auszuschließen.

Um das Passwort zurückzusetzen, sind folgende Schritte durchzuführen:

* Eingabe der Daten in die vorgegebenen Formularfelder.
* Nach Absenden der Daten erhält der Nutzer eine E-Mail mit einem Bestätigungslink, welcher anzuklicken oder in einen Browser zu kopieren ist.
* Im Browser öffnet sich eine Eingabemaske, in der ein neues Passwort eingetragen werden muss.
* Dieses neue Passwort ist im Anschluss noch einmal zu bestätigen.

Das Zurücksetzen des Passworts ist nur bei eineindeutig im System hinterlegten E-Mail-Adressen möglich. Ist bei mehreren
Nutzern eine identische E-Mail-Adresse (z.B. als Funktionspostfach wie info@...) hinterlegt, ist das Zurücksetzen nur durch den
Administrator möglich.

Die Anforderungen für Passwörter befinden sich im Persönlichen Bereich unter [[#Mein Passwort|Mein Passwort]].

=== Hilfe ===

zur Dokumentation des REGISAFE-Modul BürgerPlus Ratsinformation finden Sie Hilfe in der Wiki des GeoCMS in den Artikeln:

* [[Ratsinformationssystem - Administration Version 2.5|BürgerPLUS Ratsinformation Administration]]

* [[Ratsinformationssystem - Oberflächendokumentation Version 2.5|BürgerPLUS Ratsinformation Oberflächendokumentation]]

== Loginmaske ==

[[Image:RIS-Web_Loginmaske.png|miniatur|Loginmaske - Anmeldung Persönlicher Bereich]]

Die durch den Administrator bereit gestellten Login-Daten autorisieren einen Nutzer zum Betreten des geschützten Bereichs. Dieser ist Gremiumsmitgliedern und sonstigen Sitzungsteilnehmern vorbehalten. Die Login-Daten bestehen aus einem Nutzernamen und einem Passwort. Das Passwort kann nach dem Login [[#Mein Passwort|geändert]] oder [[#Passwort zurücksetzen|zurückgesetzt]] werden. Voraussetzung hierfür ist das Vorhandensein einer gültigen und im System hinterlegten E-Mail-Adresse. Die E-Mail-Adresse darf nur an einem Nutzer hinterlegt sein. Teilen sich mehrere Nutzer eine E-Mail-Adresse, z.B. als Funktionspostfach ähnlich <nowiki>"info@mustergemeinde.de"</nowiki>, wird im Sinne des Datenschutzes kein Passwort versandt.

Wurde ein Benutzername oder Kennwort mehrfach falsch eingegeben, wird der Nutzer für einen bestimmten Zeitraum gesperrt.

Bei Inaktivität wird der Nutzer automatisch nach 20 Minuten vom System abgemeldet.

== Inhaltsbereich ==

Der Inhaltsbereich ändert sich je nach gewähltem Menüpunkt. Wird dann beispielsweise der Punkt „Gremien“ ausgewählt, erscheinen im Inhaltsbereich die Ausschüsse/Räte. Mit dem Aufrufen der Seite wird standardmäßig der Sitzungskalender angezeigt.

== Fußzeile ==

[[Image:Ratsinformation_Fusszeile.jpeg|miniatur|Ratsinformation Fußzeile]]

Die Herstellerhinweise in der Fußzeile sind standardisiert und verlinken auf die jeweiligen Internetseiten der Kooperationspartner. Sie können grafisch und textlich ergänzt werden. Die Einbindung erfolgt über das Template.

= Mandatsträgermodus/MandatsträgerApp =

Zusätzlich zum REGISAFE-Modul '''BürgerPLUS Ratsinformation''' kann der Mandatsträgermodus inklusive der MandatsträgerApp für die Ausgabe genutzt werden.

Die wesentlichen Elemente der Navigation stehen in der Menüleiste im linken Seitenbereich der App zur Verfügung.

* [[#Start|Start]]
* [[#Sitzungen vorbereiten|Sitzungen vorbereiten]]
* [[#Während der Sitzungen|Während der Sitzungen]]
* [[#Sitzungen nachbereiten|Sitzungen nachbereiten]]
* [[#Alle Sitzungen|Alle Sitzungen]]
* [[#Sonstige Dokumente|Sonstige Dokumente]]
* [[#Einstellungen|Einstellungen]]
* [[#Hilfe|Hilfe]]

'''Hinweis'''

Die Inhalte des Ratsinformationssystems werden über einen Webcontainer innerhalb eines nativen Rahmens angezeigt.

== Login ==

[[Image:MandatstraegerApp_Anmeldung.png|miniatur|hochkant|Android - Loginbereich]]

Um sich am System anzumelden, müssen die Systemkennung (''kunde'') sowie der Benutzername und Passwort (dieselben Anmeldedaten wie auch im RIS-Web) eingegeben werden. Die Systemkennung ist stets notwendig, um eine Verbindung zu einem konkreten Ratsinformationssystem aufzunehmen. Mit den Login-Daten kann der Nutzer auf den Persönlichen Bereich zugreifen.
Ohne hinterlegte Login-Daten ist nur ein Zugriff als Gast auf den öffentlichen Bereich möglich.

Die MandatsträgerApp steht zur Verfügung für die Betriebssysteme:

* Android ([https://play.google.com/store/apps/details?id=de.brainSCC.app.mandatstraeger&hl=de|App herunterladen])
* iOS ([https://itunes.apple.com/de/app/mandatstragerapp/id1015321652?mt=8|App herunterladen)]

== Start ==

[[Image:MandatstraegerApp_Startansicht.png|miniatur|hochkant|Android - Startbildschirm (Homescreen)]]

In der Startansicht werden die als Favorit markierten Sitzungen und Schriftstücke angezeigt sowie die jeweils letzten fünf betrachteten Sitzungen und Schriftstücke.

Wenn Sie die "Aufzeichnung von Nutzeraktionen" aktivieren, werden auf der Startseite ihre zuletzt betrachteten Sitzungen und Drucksachen angezeigt sowie ihre Kommentare und aktuellen Diskussionen.

== Sitzungen vorbereiten ==

[[Image:MandatstraegerApp_Sitzung_vorb.png|miniatur|hochkant|Android - Menüpunkt Sitzung vorbereiten mit aufgeklapptem Menü]]

Hier erfolgt die Anzeige der Sitzungen, an denen der gerade angemeldete Nutzer Teilnehmer ist und deren Startzeitpunkt direkt bevorsteht (15 Minuten vor Beginn).
Mandatsträger können hier die vorbehaltliche Zusage oder Absage Ihrer Teilnahme mitteilen. Eine Änderung ist bis 15 Minuten vor Sitzungsbeginn möglich.

Folgende Filtermöglichkeiten stehen für die Auflistung der Sitzungen zur Verfügung:

* Aktuell: alle Sitzungen in dieser Woche, die noch nicht begonnen haben
* Demnächst: alle noch nicht begonnenen Sitzungen von jetzt bis n-Wochen in die Zukunft (kann in den persönlichen [[#Einstellungen|Einstellungen]] festgelegt werden, Standardwert: 4 Wochen)
* Alle: alle zukünftig stattfindenden Sitzungen

== Sitzungsteilnahme ==

Der Punkt "Sitzungsteilnahme" listet alle gerade stattfindenden Sitzungen auf und ermöglicht die Einsichtnahme der Tagesordnungspunkte, Schriftstücke, Kommentare und Notizen der selektierten Sitzung.

15 Minuten vor Beginn einer Sitzung wird diese im Punkt "Sitzungsteilnahme" angezeigt.

Die verbindliche Zusage erfolgt in der Sitzungsteilnahme mit Klick auf den Button "Sitzung jetzt beginnen". Die Liste aller Teilnehmer kann im Vorfeld und Nachgang der Sitzung im [[BürgerPLUS_Ratsinformation_-_Administration_Version_2.3#Teilnahme|Administrationsbereich]] generiert werden. Symbolgrafiken zeigen den Teilnahmestatus der Mitglieder an.

Nach der Bestätigung der Sitzungsteilnahme können die Sitzungsvorbereitung, die Tagesordnung inklusive aller Dokumente sowie eventuelle Notizen der Sitzung eingesehen werden (siehe Abb. Ansicht der Sitzung nach Bestätigung der Teilnahme).

[[Datei:MandatstraegerApp_Sitzungsteilnahme.png|miniatur|Ansicht der Sitzung nach Bestätigung der Teilnahme]]

Unterhalb des Punktes "Tagesordnung" kann nach Aufruf eines Tagesordnungspunktes die mit diesem TOP verknüpften Schriftstücke angezeigt werden. Abhängig von der Größe des Schriftstückes kommt es beim erstmaligen Aufruf zu einer geringen Verzögerung. Innerhalb des gewählten Schriftstückes können eventuell hinterlegte Kommentare eingesehen werden. Mit Klick auf einen Kommentar springt das Dokument auf die entsprechende Seite und hebt die Anmerkung hervor. Es können auch weitere Anmerkungen im geöffneten Dokument hinzugefügt werden (s. [[#Sitzungsdokument|Kommentare im Sitzungsdokument]]).

[[Datei:MandatstraegerApp_Sitzungsteilnahme_TOP.png|miniatur|Dokumentenviewer während der Sitzungsteilnahme]]

== Sitzungen nachbereiten ==

[[Image:MandatstraegerApp_Sitzung_nachb.png|miniatur|hochkant|Android - Menüpunkt Sitzung nachbereiten mit aufgeklapptem Menü]]

Folgende Filtermöglichkeiten stehen für die Auflistung der Sitzungen zur Verfügung:

* Aktuell: alle Sitzungen in dieser Woche, die bereits beendet sind
* Kürzlich: alle beendeten Sitzungen ab jetzt bis n-Wochen in die Vergangenheit (kann in den persönlichen [[#Einstellungen|Einstellungen]] festgelegt werden, Standardwert: 4 Wochen)
* Alle: alle vergangenen Sitzungen

== Alle Sitzungen ==

[[Image:MandatstraegerApp_alleSitzungen.png|miniatur|hochkant|Android - Menüpunkt Alle Sitzungen mit aufgeklapptem Menü]]

Folgende Filtermöglichkeiten stehen für die Auflistung der Sitzungen zur Verfügung:

* Aktuell: Alle in dieser Woche stattfindenden oder stattgefundenen Sitzungen
* Vergangene: Alle vergangene Sitzungen bis diese Woche
* Zukünftige: Alle zukünftigen Sitzungen ab nächster Woche
* Alle: alle vergangenen und zukünftigen Sitzungen

Eine Sitzung wird mit ihrem Datum, Uhrzeit und Titel angezeigt. Hier erscheinen zudem die entsprechenden Icons für Favorit, Anlagen und Sitzungsteilnehmer - falls für diese Sitzung zutreffend.

[[Image:MandatstraegerApp_Sitzung_Detail.png|miniatur|hochkant|Android - Beispiel für eine Sitzung im Detail mit aufgeklapptem Menü]]

=== Sitzung im Detail ===

Alle Dokumente, die zu einer Sitzung gehören, können, als eine PDF-Datei zusammengefasst, heruntergeladen werden.

Zur Sitzung können die jeweiligen Tagesordnungspunkte (mit den entsprechenden Dokumenten und Anlagen), die Schriftstücke bzw. Sitzungsdokumente, die Notizen sowie die Teilnehmer aufgelistet werden.

Die Sitzung kann über den Stern-Icon im linken Menü der App als Favorit markiert werden. Daraufhin wird diese in der Startansicht angezeigt werden. Mit dem Pfeil nach links gelangt der Nutzer wieder zurück zur Auflistung der Sitzungen.

Im Sitzungsdetail kann eine vorbehaltliche Zusage oder Absage getätigt werden, sofern die Sitzung noch nicht begonnen hat (bis 15 Minuten vor Beginn).

=== Sitzungsdokument ===

[[Image:MandatstraegerApp_Kommentarfunktion.png|miniatur|hochkant|Android - Beispiel für das Setzen eines Kommentars]]

[[Image:MandatstraegerApp_Kommentaranzeige.png|miniatur|hochkant|Android - Beispiel für die Anzeige aller Kommentare]]

Um einen Text(abschnitt) innerhalb eines Dokumentes zu kommentieren, können Sie die Kommentarfunktion verwenden. In der rechten Sidebar des PDF-Viewers sind über das Kommentar-Icon alle zu dem Dokument vorliegenden Kommentare sichtbar, inklusive des Erstellers und des Datums. Hier können Sie Kommentare bearbeiten, löschen und Dateien anhängen.
Mit der Zitat-Funktion können Sie Textbereiche im Dokument markieren und kommentieren. Der markierte Textbereich wird automatisch mit in den Kommentar übernommen.

Des Weiteren können Sie die eigenen Kommentare (inkl. Dateiupload) für andere Mandatsträger freigeben. Nach erfolgter Freigabe können andere Mandatsträger die Kommentare lesen und beantworten. Eine Leseberechtigung für die erstellten Kommentare können Sie über die Vorauswahl über Gremien, Fraktionen oder Parteien freigeben. Zusätzlich können Sie Kommentare sortieren und filtern.

Beim Lesen jeder PDF-Datei wird automatisch der Lesefortschritt des Nutzers aufgezeichnet. Um ein Dokument manuell als "gelesen" zu markieren, kann es über den Icon mit der Brille im linken Menü als 100 % gelesen markiert werden. Anschließend wird der gesamte Lesefortschritt aller Sitzungsdokumente aktualisiert.

== Sonstige Dokumente ==

[[Image:MandatstraegerApp_Dokumente.png|miniatur|hochkant|Android - Menüpunkt Meine Dokumente]]

Im Menü "Sonstige Dokumente" finden Sie Dateien, die nach verschiedenen Themen kategorisiert sind.
Das Menü "Meine Dokumente" steht zukünftig nicht mehr zur Verfügung.

== Einstellungen ==

=== Profildaten ===

[[Image:MandatstraegerApp_Profildaten.png|miniatur|hochkant|Android - Menüpunkt Einstellungen - Profildaten]]

Die Aufzeichnung von Nutzeraktionen wird aktiviert, wenn in der Startansicht der MandatsträgerApp die zuletzt betrachteten Sitzungen und Schriftstücke aufgelistet werden sollen.

Ebenfalls kann der Zeitrahmen angegeben werden, der für den Sitzungsfilter "Demnächst" unterhalb des Menüpunktes "[[#Sitzungen vorbereiten|Vorbereitung]]" verwendet werden soll. Die Auswahl erfolgt anhand einer Drop-Down-Liste. Die Spanne beträgt eine bis zwölf Wochen.

Es kann der Zeitrahmen angegeben werden, der für den Sitzungsfilter "Kürzlich" unterhalb des Menüpunktes "[[#Sitzungen nachbereiten|Nachbereitung]]" verwendet werden soll. Die Auswahl erfolgt anhand einer Drop-Down-Liste. Die Spanne beträgt eine bis zwölf Wochen.

Aus einer Liste von Motiven kann ein Hintergrundbild für den Mandatsträgermodus bzw. die -App festgelegt werden.

Der Informationsdienst wird aktiviert, wenn der angemeldete Nutzer mit einer E-Mail informiert werden soll, sobald eine Änderung an einer bestimmten Sitzung erfolgt. Nachfolgend kann die Auswahl erfolgen, zu welcher Sitzung E-Mails versandt werden sollen. Sollen dies Sitzungen mit dem Status "In Planung", "Planung abgeschlossen", "Vorbereitung abgeschlossen", "Protokoll abgeschlossen", "Niederschrift abgeschlossen" und/oder "Sitzung abgeschlossen" sein?

=== Passwort ===

Sofern die PDF-Verschlüsselung vom Admin aktiviert wurde, kann jeder Nutzer unter diesem Punkt ein eigenes, persönliches Passwort festlegen, welches für die Verschlüsselung von PDF-Dokumenten genutzt wird.

[[Image:MandatstraegerApp_Passwort.png|miniatur|hochkant|Android - Menüpunkt Einstellungen - Passwort]]

== Hilfe ==

=== Hilfethemen ===

[[Image:MandatstraegerApp_Hilfe.png|miniatur|hochkant|Android - Menüpunkt Hilfe]]

Hier können Hilfevideos eingesehen werden, die die Bedienung des Mandatsträgermodus vorführen. Sie haben jeweils eine Dauer von ein bis zwei Minuten.

Zudem erfolgt die Erklärung der verwendeten Symbole bzw. Icons.

=== Datenschutzhinweise ===

Hier werden alle datenschutzrechtlichen Hinweise aufgeführt.

=== Über ===

Unter diesem Punkt erfolgt die Angabe der Versionsinformationen, der verwendeten Bibliotheken und Lizenzen.

= Siehe auch =

* [[Ratsinformationssystem - Oberflächendokumentation Version 2.5| Oberflächendokumentation 2.5]]
* Hilfevideos in der Mandatsträgeransicht/-app

Ratsinformationssystem - Ausgabe Version 2.5

2017-11-17T07:46:57Z

Sbartnitzek:

Dieser Artikel beschreibt den Ausgabebereich des Ratsinformationssystems in der Version 2.5 und der Webseite (REGISAFE ab Version 4.5).

= Administration =

-> Informationen zur [[Ratsinformationssystem - Administration Version 2.5|Administration des Moduls BürgerPLUS Ratsinformation Version 2.5]]

= URL und Systemanforderungen=

Die Standard-URL setzt sich aus der Domain '''<nowiki>"https://ris.geocms.com"</nowiki>''' und der individuellen Systemkennung '''"kunde"''' zusammen.

Beispiel: https://ris.geocms.com/demo

In Abstimmung mit dem [http://dms-support.brain-scc.de/de/ansprechpartner.html/ Supportteam] ist eine Abweichung von der Standard-URL möglich.

Das Web ist optimiert für:

* Internet Explorer ab Version 11.x
* Mozilla Firefox ab Version 55.x
* Google Chrome ab Version 60.x
* Opera ab Version 48.x

Ein Browser der neuesten Generation wird empfohlen.

= Layout =

[[Datei:RIS-Web_Beispiellayout.png|miniatur|Layout am Beispiel vom RIS Südlohn]]

Standardmäßig erfolgt eine Anpassung an das Layout des Kundenwebs bei der Installation. Der Kunde liefert dabei die notwendige Kopfgrafik sowie alle relevanten Style-Informationen oder einen Link auf die zu übernehmende Internetseite.
Folgende Elemente können angepasst werden:

* Kopfzeile
* Schriftform und Schriftgröße
* Hyperlinks
* Hintergrundgrafik

Die Kopfzeile enthält ein Logo und/oder Kopfbild des Kunden. Sie wird mit der Startseite des Kundenwebs verlinkt.

Die Hintergrundgrafik besteht aus einer vom Kunden gelieferten Grafik oder einem zur Gesamtgestaltung passenden Bild.

Darüber hinaus sind weitere individuelle Anpassungen möglich. Diese sind mit dem [http://dms-support.brain-scc.de/de/ansprechpartner.html/ Supportteam] abzustimmen. Anschließend wird ein Angebot erstellt, welches vom Kunden zu bestätigen ist.

= Gliederung der Webseite =

[[Datei:Gliederung_eines_Ratsinformationssystems.JPG|miniatur|Gliederung eines Standard-Webs]]

== Navigation ==

Die Navigation wird im [[BürgerPLUS Ratsinformation - Administration Version 2.3#Seitenbaum|Seitenbaum]] des Administrationsbereichs definiert. Bei der Installation wird eine Standard-Navigation vorgegeben, die gemeinsam mit dem Kunden angepasst werden kann. Standard-Navigation:

* [[#Persönlicher Bereich|Persönlicher Bereich]] ''- erst nach Login-In sichtbar''
** [[#Kontaktformular|Kontaktformular]]
* [[#Sitzungskalender|Sitzungskalender]]
* [[#Sitzungstermine|Sitzungstermine]]
** [[#Sitzungstermine (Archiv)|Sitzungstermine (Archiv)]]
* [[#Gremien|Gremien]]
* [[#Personen|Personen]]
* [[#Fraktionen|Fraktionen]]
* [[#Dokumente|Dokumente]]
* [[#Zusätzliche Dokumente|Zusätzliche Dokumente]]
* [[#Suche|Suche]]
* [[#Passwort zurücksetzen|Passwort zurücksetzen]]
* [[#Hilfe|Hilfe]]

Es können weitere Menüpunkte angelegt oder Bestehende bearbeitet werden. Auch ein Umbenennen oder Verschieben ist möglich.

'''Empfehlung:''' Die Nutzung der [[BürgerPLUS Ratsinformation - Administration Version 2.3#Modulvorlagen|Modulvorlage]] vereinfacht die Konfiguration der einzelnen Menüpunkte und stellt sicher, dass die Darstellung der gesuchten Daten in jedem Menüpunkt identisch ist.

=== Persönlicher Bereich ===

Der persönliche Bereich ist autorisierten Nutzern vorbehalten und enthält:

* [[#Meine Sitzungen|Meine Sitzungen]]
* [[#Profildaten|Profildaten]]
* [[#Meine Notizen|Meine Notizen]]
* [[#Mein Passwort|Mein Passwort]]
* [[#Mandatsträgermodus|Mandatsträgermodus]]
* [[#Kontaktformular|Kontaktformular]]

Die Anmeldung erfolgt über die [[#Loginmaske|Loginmaske]].

Für den öffentlichen Bereich sind keine Benutzerdaten notwendig.

Ist der Informationsdienst, die PDF-Verschlüsselung oder die Notizfunktion systemweit deaktiviert, werden die Reiter "Profildaten" und "Meine Notizen" im Persönlichen Bereich ausgeblendet.

==== Meine Sitzungen ====

[[Image:RIS-Web_MeineSitzungen.png|miniatur|Persönlicher Bereich - Meine Sitzungen]]

Unter "Meine Sitzungen" werden alle zukünftigen Sitzungen des Gremiums / der Gremien der Nutzer angezeigt. Die Sitzungen werden geordnet von der tagesaktuellen Sitzung zu zukünftigen Sitzungen ausgegeben. Finden mehrere Sitzungen an einem Tag statt, werden diese nach der beginnenden Uhrzeit geordnet.

==== Profildaten ====

===== Informationsdienst =====

[[Image:14_V2-3PDF-Sicherheit-Frontend.png|miniatur|Persönlicher Bereich - Profildaten]]

Der Informationsdienst innerhalb des Reiters "Profildaten" ermöglicht das Versenden einer Benachrichtigung, sobald eine Sitzung einen bestimmten Status erreicht hat. Der Nutzer kann festlegen, für welchen Status er eine E-Mail erhalten möchte. Es sind nur die Sitzungsstatus sichtbar, die mindestens an eine Sitzung aus dem REGISAFE (Modul: KommunalPLUS Sitzungsdienst) übergeben wurden.

Der Versand erfolgt auch bei Komplett-Export und Zeitintervall-Exporten. Der Informationsdienst ermittelt dabei die Änderungen der in der XML gelieferten Daten im Vergleich zu den in der Datenbank vorhanden Daten.

Reihenfolge der Ermittlung:

* Änderung des Sitzung (Datum, Uhrzeit, Raum, Status)
* Änderung an TOPs (verglichen werden TOPs der gleichen Nummerierung)
* Änderungen an Sitzungsschriftstücken oder TOP Schriftstücken (Änderungsdatum der Schriftstücke)

Eine zentrale Festlegung von Sitzungsstatus-Vorgaben ist in der Administration möglich. (Versand erfolgt dann automatisch für alle von der Änderung betroffenen Nutzer)

===== PDF Verschlüsselung =====

Hier kann das durch den Admin systemweit vergebene Passwort zur Entschlüsselung von PDF-Dokumenten geändert werden. Trägt der Nutzer nichts ein, gilt das Admin-PW. Die Einstellung kann im [[BürgerPLUS_Ratsinformation_-_Administration_Version_2.3#Reiter PDF Sicherheit|Administrationsbereich]] geändert werden.

==== Meine Notizen ====

[[Image:RIS-Web_MeineNotizen.png|miniatur|Persönlicher Bereich - Meine Notizen]]

Zu bestehenden Sitzungen und Tagesordnungspunkten können Notizen angelegt werden. Alle von einem Nutzer erstellten Notizen werden im persönlichen Bereich unter „Meine Notizen“ gesammelt dargestellt. Diese werden nach Erstelldatum absteigend sortiert angezeigt. Bereits erstellte Notizen können jederzeit geändert werden. Notizen nicht mehr vorhandener Nutzer (mit Löschkennzeichen oder vollständig entfernt) werden ausgeblendet.

* Notizdialog in eigenem Dialogfenster
* Titel kein Pflichtfeld, bei leerem Titel wird Autotext "Ihre Notiz vom <aktuelles Datum>" erzeugt
* alphabetisch sortierte zweispaltige Anzeige der leseberechtigten Nutzer

Notizen können gelöscht werden.

==== Mein Passwort ====

[[Image:RIS-Web_MeinPasswort.png|miniatur|Persönlicher Bereich - Mein Passwort]]

Die Standardanforderungen für Passwörter werden im Backend in der Systemadministration unter Datenschutz konfiguriert. Das persönliche Kennwort kann zu jeder Zeit geändert werden. Es sind die unter „Hinweise“ vorgegebenen Konventionen einzuhalten.

Standardwerte bei der Erstinstallation:

Das Kennwort muss:
* mindestens 8 Zeichen lang sein,
* einen Großbuchstaben enthalten,
* einen Kleinbuchstaben enthalten,
* eine Ziffer enthalten und
* ein Sonderzeichen enthalten.

Das Kennwort muss nach dem ersten Login geändert werden. Aus Sicherheitsgründen wird eine regelmäßige Anpassung des Kennworts empfohlen.

==== Kontaktformular ====

[[Image:RIS-Web_Kontaktformular.png|miniatur|Persönlicher Bereich - Kontaktformular]]

Das Kontaktformular bietet die Möglichkeit, mit dem Administrator in Verbindung zu treten und Anfragen an eine zentral hinterlegte E-Mail-Adresse zu versenden. Die Anmeldedaten werden dem Nutzerkonto entnommen. Es wird empfohlen, eine Kopie der Anfrage an die eigene E-Mail-Adresse zu versenden.

Der Betreff der Anfrage kann durch eine Auswahl festgelegt werden.

Die Konfiguration des Kontaktformulars ist in der Administration im Seitenbaum am entsprechenden Modul des Menüpunktes möglich.

=== Sitzungskalender ===

[[Image:RIS-Web_Sitzungskalender.png|miniatur|Sitzungskalender]]

Im Sitzungskalender werden abhängig vom Öffentlichkeitsbereich und der jeweiligen Rechte des Nutzers aktuelle, zukünftige und vergangene Sitzungstermine angezeigt.
Dabei kann zwischen einer Monats-, Wochen-, Tagesansicht und Terminübersicht gewählt werden. Zudem können die Sitzungen eines bestimmten (vergangenen oder zukünftigen) Jahres und Monats dargestellt werden.

Kalendereinträge werden farblich hervorgehoben. Die Farbe und Darstellung kann im [[BürgerPLUS Ratsinformation - Administration Version 2.3#Reiter_Kalender|Administrationsbereich]] geändert werden.

Die Sitzungstermine können Sie in einen E-Mail-Client, bspw. Outlook, einbinden. Über die Schaltfläche ''Kalender Download'' öffnet sich ein Fenster mit einem Link und Informationen zur Einbindung. Eine automatische Aktualisierung des Sitzungskalenders ist nur gegeben, wenn der Kalender über die URL eingebunden wird.

Durch die Pfeiltasten kann vor und zurück navigiert werden. Je nach gewählter Ansicht, kann in Monats-, Wochen-, Tages-, oder Terminschritten navigiert werden. Mit den doppelten Pfeiltasten können Sitzungen in darauffolgenden oder vergangenen Jahren angewählt werden.

=== Sitzungstermine ===

[[Image:RIS-Web_Sitzungstermine.png|miniatur|Sitzungstermine]]

[[Image:RIS-Web_Sitzung_Detail.png|miniatur|Details zur Sitzung]]

Die Darstellung für aktuelle Sitzungstermine und archivierte Sitzungstermine wird im Backend in der Modulvorlage oder im Seitenbaum am entsprechenden Modul des Menüpunktes konfiguriert. Der Datenimport erfolgt über das REGISAFE. So wie die Daten eingegeben wurden, werden sie auch ausgegeben.

Alle Sitzungstermine eines Jahres werden geordnet vom aktuellstem Datum zu zukünftigen Daten in einer Liste ausgegeben.

==== Sitzung im Detail ====

Die Detailansicht der Sitzungstermine enthält entsprechende Informationen zu der Sitzung selbst (Bsp.: Zeit, Sitzungsort/-raum, Telefonnumer und/oder E-Mail-Adresse des Gremiums) sowie Sitzungsdokumente, Tagesordnung, Teilnehmer und Notizen.

Wird ein Tagesordnungspunkt (TOP) mit dem RIS-Bereich "öffentlich" und "nicht öffentlich" exportiert, ist der nicht-öffentliche Text des TOP ausschließlich sichtbar für
* Teilnehmer der Sitzung,
* Nutzer mit zusätzlichem Zugriff auf die Sitzung und
* Administratoren.
Voraussetzung für die Sichtbarkeit ist die Anmeldung im RIS-Web.

Alle anderen angemeldeten Nutzer sehen den öffentlichen Text des TOP.

Diese Änderung hat keine Auswirkung auf die Sichtbarkeit im öffentlichen Bereich.

Ist der Nutzer angemeldet, hat er die Möglichkeit, Notizen an die Sitzungen anzuhängen.

Alle sichtbaren Dokumente können Sie als Sitzungsmappe oder als zusammhängendes PDF-Dokument herunterladen. Bei einem zusammenhängenden PDF wird ein dynamisches Inhaltsverzeichnis für alle Einträge wie Tagesordnungspunkte, Drucksachen, Anlagen etc. erzeugt. Zusätzlich wird für jeden Tagesordnungspunkt, der eine Drucksache enthält, ein Deckblatt mit TOP-Nummerierung eingefügt. Die erste Seite des PDFs ist ein Deckblatt mit dem Sitzungstitel.

Die Größe der einzelnen Dokumente werden bei einem Mouse-Over als Tooltip angezeigt. Bei der Sitzungsmappe und dem Gesamtdokument erfolgt lediglich die Angabe einer Mindestgröße, da ein genauer Wert im Vorfeld nicht ermittelt werden kann.

'''Hinweis:''' Damit keine Dokumente, die in Regisafe denselben Dateinamen tragen, nach dem Import "Verschwinden", finden vom System folgende Anpassungen statt:

* Der Dateiname enthält die ArtID als Präfix, z. B. Vorlage oder Beschluss, um das Wiederauffinden zu erleichtern.
* Anlagen erhalten eine interne, eindeutige ID sowie die ArtID des Hauptdokuments, um die Zuordnung zum Hauptdokument zu erleichtern
* Der Dateiname wird anhand des "Titel-Texts" des Schriftstücks gebildet und mit der Dateiendung ".pdf" versehen. Handelt es sich nicht um eine PDF-Datei, wird versucht, diese in eine PDF-Datei zu konvertieren (derzeit nur Bilddateien). Schlägt dies fehl, wird der entsprechende Dateityp (z. B. .doc, .ppt, .xls) angefügt.

==== Sitzungstermine (Archiv) ====

[[Image:RIS-Web_Sitzungsarchiv.png|miniatur|Sitzungstermine (Archiv)]]

Sitzungstermine werden einen Tag nach der Sitzung archiviert. Das Archiv beinhaltet alle in der Vergangenheit liegenden Termine. Die Ausgabe erfolgt in einer Listenansicht von neu zu alt geordnet.

=== Gremien ===

[[Image:RIS-Web_Gremien.png|miniatur|Gremien]]

[[Image:RIS-Web_Gremium_Detail.png|miniatur|Details zum Gremium]]

Personen die in Ausschüssen/Räten tätig sind, werden unter dem Punkt „Gremien“ angezeigt. Ausgegeben werden ein(e) Vorsitzende(r), die zum Gremium gehörenden Gemeinderätinnen und Gemeinderäte, sowie deren jeweilige Vertreter.

Optional kann die Funktion der Gremienmitglieder eingeblendet werden. Angemeldete Nutzer sehen ausschließlich Sitzungen ihres Gremiums/ihrer Gremien.

Zukünftige Sitzungen können abgerufen und auf vergangene Sitzungen zurückgeblickt werden.

Aufgrund des Verzichts auf die Rechteprüfung kann ein Nutzer eine Sitzung sehen, so darf er auch wissen, welches Gremium diese Sitzung abhält. Bisher konnte es passieren, dass ein Nutzer unter Umständen bestimmte Sitzungen eines Gremiums zwar sehen konnte, aber nicht welches Gremium diese Sitzung abhält.

=== Personen ===

[[Image:Ratsinformation-Personen_neu.jpg|miniatur|Personen]]

Die Sortierung der Ausgabe von Personen kann geändert werden. Standardmäßig werden sie alphabetisch nach den Nachnamen geordnet. Die Angaben zu den Personen werden aus REGISAFE importiert und können entsprechend angelegt oder importiert werden.

Jeder Person kann ein Foto zugeordnet werden. Es werden die Bilddaten aus der Benutzerverwaltung verwendet.

Mit Klick auf eine Person gelangt der Nutzer zur Detailansicht mit weiteren Informationen. Hierzu zählen Angaben wie Name, Adresse, Gremien, Fraktionen, Parteien und Vertreter für Gremiumsmitglieder. Zu jeder Person werden weiterhin eine Karte zur Standortbestimmung sowie eine virtuelle Visitenkarte ausgegeben.

Es ist möglich die Ausgabe des Vertreters zu unterbinden. Sollen zusätzliche Funktionen ausgegeben werden, erscheinen diese ab sofort auch in der Personenliste unter dem jeweiligen Namen.

=== Fraktionen ===

[[Image:RIS-Web_Fraktionen.png|miniatur|Fraktionen]]

Alle im REGISAFE hinterlegten Fraktionen werden aufgelistet.

Bei Auswahl einer Fraktion öffnet sich die Detailansicht mit Informationen zu Adresse und Mitgliedern der jeweiligen Fraktion. Zu jeder Fraktion werden eine Karte zur Standortbestimmung sowie eine virtuelle Visitenkarte ausgegeben. Dies kann vom Administrator deaktiviert werden.

=== Parteien ===

[[Image:Ratsinformation-Parteien.jpg|miniatur|Parteien]]

Alle im REGISAFE hinterlegten Parteien werden aufgelistet.

Bei Auswahl einer Partei öffnet sich die Detailansicht mit Informationen zu Adresse und Mitgliedern der jeweiligen Partei. Zu jeder Partei werden eine Karte zur Standortbestimmung sowie eine virtuelle Visitenkarte ausgegeben. Dies kann vom Administrator deaktiviert werden.

=== Dokumente ===

[[Image:RIS-Web_Dokumente.png|miniatur|Dokumente]]

Schriftstücke werden geordnet nach Dokumenttypen ausgegeben. Die Sortierung der Dokumente erfolgt nach dem letzten Änderungsdatum.
Die Möglichkeiten zur Darstellung können im Einzelnen in der
[[BürgerPLUS_Ratsinformation_-_Administration_Version_2.3#Reiter_Schriftstücke|Administration]] festgelegt werden.

Die verschiedenen Dokumenttypen bekommen verschiedene Icons zugewiesen. Deren Bezeichnung wird im Tooltip angezeigt. Die Anzeige der Icons kann durch den Administrator konfiguriert werden.

'''Beispiele für Dokumenttypen'''

<table border="0" cellpadding="2">
<tr><td>[[Datei:Default.png]]</td><td>Vorlage, Sitzungstagesordnung, Einladungen, Niederschrift</td></tr>
<tr><td>[[Datei:Anlage.png]]</td><td>Anlage</td></tr>
<tr><td>[[Datei:Sitzungsbeschluss.png]]</td><td>Beschluss</td></tr>
<tr><td>[[Datei:Sitzungsniederschriftsauszug.png]]</td><td>Niederschriftsauszug</td></tr>
</table>

=== Zusätzliche Dokumente ===

Festgelegte Dokumente können hier zusätzlich angezeigt werden. Die Konfiguration ist im [[BürgerPLUS_Ratsinformation_-_Administration_Version_2.3#Reiter_Schriftst.C3.BCcke|Administrationsbereich]] möglich.

=== Suche ===

[[Image:RIS-Web_erweiterte_Suche.png|miniatur|Suche mit erweiterten Suchoptionen]]

Die Suche wird im Backend in der [[BürgerPLUS_Ratsinformation_-_Administration_Version_2.3#Reiter_Suche|Modulvorlage]] oder im Seitenbaum am entsprechenden Modul des Menüpunktes konfiguriert. Das Suchformular wird durch Aktivieren der Funktion "Suchformular anbieten" angeboten. Es kann gewählt werden zwischen der einfachen Suche und der erweiterten Suche. Zudem kann eingestellt werden ob bei Auswahl der erweiterten Suche, die erweiterten Suchoptionen aufgeklappt sein sollen.

Einzelne Suchbereiche können festgelegt werden. Die Auswahl erfolgt zwischen:

* Adressen
* Fraktionen
* Parteien
* Gremien
* Personen
* Schriftstücke
* Sitzung
* Tagesordnungspunkte

==== Formularelemente der Erweiterten Suche ====

Die Suche nach Gremien und Schriftstückarten bietet erweiterte Auswahlmöglichkeiten. Im Administrationsbereich kann eingestellt werden, ob die Suche zugelassen wird und für welche Bereiche sie gilt. Unter Gremien werden die Ausschüsse angezeigt, welche importiert wurden. Die Auswahlmöglichkeiten unter Schriftstücke geben an, nach welchen Arten von Schriftstücken gesucht werden kann.

Suchergebnisse werden unterhalb der Zusammenfassung der Suchparameter angezeigt.

=== Passwort zurücksetzen ===

[[Image:Ratsinformation_Passwort_zuruecksetzen.jpeg|miniatur|Passwort zurücksetzen]]

Die Login-Daten jedes Nutzers bestehen aus einem Passwort und einer eindeutigen E-Mail-Adresse. Die Identifikation zum Zurücksetzen des Passwortes erfolgt über die Eintragung der E-Mail-Adresse und die Eingabe eines automatisch, bei jedem Aufruf neu generierten Captcha-Code. Es ist möglich, einzelne Nutzergruppen von der Änderung des Passworts auszuschließen.

Um das Passwort zurückzusetzen, sind folgende Schritte durchzuführen:

* Eingabe der Daten in die vorgegebenen Formularfelder.
* Nach Absenden der Daten erhält der Nutzer eine E-Mail mit einem Bestätigungslink, welcher anzuklicken oder in einen Browser zu kopieren ist.
* Im Browser öffnet sich eine Eingabemaske, in der ein neues Passwort eingetragen werden muss.
* Dieses neue Passwort ist im Anschluss noch einmal zu bestätigen.

Das Zurücksetzen des Passworts ist nur bei eineindeutig im System hinterlegten E-Mail-Adressen möglich. Ist bei mehreren
Nutzern eine identische E-Mail-Adresse (z.B. als Funktionspostfach wie info@...) hinterlegt, ist das Zurücksetzen nur durch den
Administrator möglich.

Die Anforderungen für Passwörter befinden sich im Persönlichen Bereich unter [[#Mein Passwort|Mein Passwort]].

=== Hilfe ===

zur Dokumentation des REGISAFE-Modul BürgerPlus Ratsinformation finden Sie Hilfe in der Wiki des GeoCMS in den Artikeln:

* [[Ratsinformationssystem - Administration Version 2.5|BürgerPLUS Ratsinformation Administration]]

* [[Ratsinformationssystem - Oberflächendokumentation Version 2.5|BürgerPLUS Ratsinformation Oberflächendokumentation]]

== Loginmaske ==

[[Image:RIS-Web_Loginmaske.png|miniatur|Loginmaske - Anmeldung Persönlicher Bereich]]

Die durch den Administrator bereit gestellten Login-Daten autorisieren einen Nutzer zum Betreten des geschützten Bereichs. Dieser ist Gremiumsmitgliedern und sonstigen Sitzungsteilnehmern vorbehalten. Die Login-Daten bestehen aus einem Nutzernamen und einem Passwort. Das Passwort kann nach dem Login [[#Mein Passwort|geändert]] oder [[#Passwort zurücksetzen|zurückgesetzt]] werden. Voraussetzung hierfür ist das Vorhandensein einer gültigen und im System hinterlegten E-Mail-Adresse. Die E-Mail-Adresse darf nur an einem Nutzer hinterlegt sein. Teilen sich mehrere Nutzer eine E-Mail-Adresse, z.B. als Funktionspostfach ähnlich <nowiki>"info@mustergemeinde.de"</nowiki>, wird im Sinne des Datenschutzes kein Passwort versandt.

Wurde ein Benutzername oder Kennwort mehrfach falsch eingegeben, wird der Nutzer für einen bestimmten Zeitraum gesperrt.

Bei Inaktivität wird der Nutzer automatisch nach 20 Minuten vom System abgemeldet.

== Inhaltsbereich ==

Der Inhaltsbereich ändert sich je nach gewähltem Menüpunkt. Wird dann beispielsweise der Punkt „Gremien“ ausgewählt, erscheinen im Inhaltsbereich die Ausschüsse/Räte. Mit dem Aufrufen der Seite wird standardmäßig der Sitzungskalender angezeigt.

== Fußzeile ==

[[Image:Ratsinformation_Fusszeile.jpeg|miniatur|Ratsinformation Fußzeile]]

Die Herstellerhinweise in der Fußzeile sind standardisiert und verlinken auf die jeweiligen Internetseiten der Kooperationspartner. Sie können grafisch und textlich ergänzt werden. Die Einbindung erfolgt über das Template.

= Mandatsträgermodus/MandatsträgerApp =

Zusätzlich zum REGISAFE-Modul '''BürgerPLUS Ratsinformation''' kann der Mandatsträgermodus inklusive der MandatsträgerApp für die Ausgabe genutzt werden.

Die wesentlichen Elemente der Navigation stehen in der Menüleiste im linken Seitenbereich der App zur Verfügung.

* [[#Start|Start]]
* [[#Sitzungen vorbereiten|Sitzungen vorbereiten]]
* [[#Während der Sitzungen|Während der Sitzungen]]
* [[#Sitzungen nachbereiten|Sitzungen nachbereiten]]
* [[#Alle Sitzungen|Alle Sitzungen]]
* [[#Sonstige Dokumente|Sonstige Dokumente]]
* [[#Einstellungen|Einstellungen]]
* [[#Hilfe|Hilfe]]

'''Hinweis'''

Die Inhalte des Ratsinformationssystems werden über einen Webcontainer innerhalb eines nativen Rahmens angezeigt.

== Login ==

[[Image:MandatstraegerApp_Anmeldung.png|miniatur|hochkant|Android - Loginbereich]]

Um sich am System anzumelden, müssen die Systemkennung (''kunde'') sowie der Benutzername und Passwort (dieselben Anmeldedaten wie auch im RIS-Web) eingegeben werden. Die Systemkennung ist stets notwendig, um eine Verbindung zu einem konkreten Ratsinformationssystem aufzunehmen. Mit den Login-Daten kann der Nutzer auf den Persönlichen Bereich zugreifen.
Ohne hinterlegte Login-Daten ist nur ein Zugriff als Gast auf den öffentlichen Bereich möglich.

Die MandatsträgerApp steht zur Verfügung für die Betriebssysteme:

* Android ([https://play.google.com/store/apps/details?id=de.brainSCC.app.mandatstraeger&hl=de|App herunterladen])
* iOS ([https://itunes.apple.com/de/app/mandatstragerapp/id1015321652?mt=8|App herunterladen)]

== Start ==

[[Image:MandatstraegerApp_Startansicht.png|miniatur|hochkant|Android - Startbildschirm (Homescreen)]]

In der Startansicht werden die als Favorit markierten Sitzungen und Schriftstücke angezeigt sowie die jeweils letzten fünf betrachteten Sitzungen und Schriftstücke.

Wenn Sie die "Aufzeichnung von Nutzeraktionen" aktivieren, werden auf der Startseite ihre zuletzt betrachteten Sitzungen und Drucksachen angezeigt sowie ihre Kommentare und aktuellen Diskussionen.

== Sitzungen vorbereiten ==

[[Image:MandatstraegerApp_Sitzung_vorb.png|miniatur|hochkant|Android - Menüpunkt Sitzung vorbereiten mit aufgeklapptem Menü]]

Hier erfolgt die Anzeige der Sitzungen, an denen der gerade angemeldete Nutzer Teilnehmer ist und deren Startzeitpunkt direkt bevorsteht (15 Minuten vor Beginn).
Mandatsträger können hier die vorbehaltliche Zusage oder Absage Ihrer Teilnahme mitteilen. Eine Änderung ist bis 15 Minuten vor Sitzungsbeginn möglich.

Folgende Filtermöglichkeiten stehen für die Auflistung der Sitzungen zur Verfügung:

* Aktuell: alle Sitzungen in dieser Woche, die noch nicht begonnen haben
* Demnächst: alle noch nicht begonnenen Sitzungen von jetzt bis n-Wochen in die Zukunft (kann in den persönlichen [[#Einstellungen|Einstellungen]] festgelegt werden, Standardwert: 4 Wochen)
* Alle: alle zukünftig stattfindenden Sitzungen

== Sitzungsteilnahme ==

Der Punkt "Sitzungsteilnahme" listet alle gerade stattfindenden Sitzungen auf und ermöglicht die Einsichtnahme der Tagesordnungspunkte, Schriftstücke, Kommentare und Notizen der selektierten Sitzung.

15 Minuten vor Beginn einer Sitzung wird diese im Punkt "Sitzungsteilnahme" angezeigt.

Die verbindliche Zusage erfolgt in der Sitzungsteilnahme mit Klick auf den Button "Sitzung jetzt beginnen". Die Liste aller Teilnehmer kann im Vorfeld und Nachgang der Sitzung im [[BürgerPLUS_Ratsinformation_-_Administration_Version_2.3#Teilnahme|Administrationsbereich]] generiert werden. Symbolgrafiken zeigen den Teilnahmestatus der Mitglieder an.

Nach der Bestätigung der Sitzungsteilnahme können die Sitzungsvorbereitung, die Tagesordnung inklusive aller Dokumente sowie eventuelle Notizen der Sitzung eingesehen werden (siehe Abb. Ansicht der Sitzung nach Bestätigung der Teilnahme).

[[Datei:MandatstraegerApp_Sitzungsteilnahme.png|miniatur|Ansicht der Sitzung nach Bestätigung der Teilnahme]]

Unterhalb des Punktes "Tagesordnung" kann nach Aufruf eines Tagesordnungspunktes die mit diesem TOP verknüpften Schriftstücke angezeigt werden. Abhängig von der Größe des Schriftstückes kommt es beim erstmaligen Aufruf zu einer geringen Verzögerung. Innerhalb des gewählten Schriftstückes können eventuell hinterlegte Kommentare eingesehen werden. Mit Klick auf einen Kommentar springt das Dokument auf die entsprechende Seite und hebt die Anmerkung hervor. Es können auch weitere Anmerkungen im geöffneten Dokument hinzugefügt werden (s. [[#Sitzungsdokument|Kommentare im Sitzungsdokument]]).

[[Datei:MandatstraegerApp_Sitzungsteilnahme_TOP.png|miniatur|Dokumentenviewer während der Sitzungsteilnahme]]

== Sitzungen nachbereiten ==

[[Image:MandatstraegerApp_Sitzung_nachb.png|miniatur|hochkant|Android - Menüpunkt Sitzung nachbereiten mit aufgeklapptem Menü]]

Folgende Filtermöglichkeiten stehen für die Auflistung der Sitzungen zur Verfügung:

* Aktuell: alle Sitzungen in dieser Woche, die bereits beendet sind
* Kürzlich: alle beendeten Sitzungen ab jetzt bis n-Wochen in die Vergangenheit (kann in den persönlichen [[#Einstellungen|Einstellungen]] festgelegt werden, Standardwert: 4 Wochen)
* Alle: alle vergangenen Sitzungen

== Alle Sitzungen ==

[[Image:MandatstraegerApp_alleSitzungen.png|miniatur|hochkant|Android - Menüpunkt Alle Sitzungen mit aufgeklapptem Menü]]

Folgende Filtermöglichkeiten stehen für die Auflistung der Sitzungen zur Verfügung:

* Aktuell: Alle in dieser Woche stattfindenden oder stattgefundenen Sitzungen
* Vergangene: Alle vergangene Sitzungen bis diese Woche
* Zukünftige: Alle zukünftigen Sitzungen ab nächster Woche
* Alle: alle vergangenen und zukünftigen Sitzungen

Eine Sitzung wird mit ihrem Datum, Uhrzeit und Titel angezeigt. Hier erscheinen zudem die entsprechenden Icons für Favorit, Anlagen und Sitzungsteilnehmer - falls für diese Sitzung zutreffend.

[[Image:MandatstraegerApp_Sitzung_Detail.png|miniatur|hochkant|Android - Beispiel für eine Sitzung im Detail mit aufgeklapptem Menü]]

=== Sitzung im Detail ===

Alle Dokumente, die zu einer Sitzung gehören, können, als eine PDF-Datei zusammengefasst, heruntergeladen werden.

Zur Sitzung können die jeweiligen Tagesordnungspunkte (mit den entsprechenden Dokumenten und Anlagen), die Schriftstücke bzw. Sitzungsdokumente, die Notizen sowie die Teilnehmer aufgelistet werden.

Die Sitzung kann über den Stern-Icon im linken Menü der App als Favorit markiert werden. Daraufhin wird diese in der Startansicht angezeigt werden. Mit dem Pfeil nach links gelangt der Nutzer wieder zurück zur Auflistung der Sitzungen.

Im Sitzungsdetail kann eine vorbehaltliche Zusage oder Absage getätigt werden, sofern die Sitzung noch nicht begonnen hat (bis 15 Minuten vor Beginn).

=== Sitzungsdokument ===

[[Image:MandatstraegerApp_Kommentarfunktion.png|miniatur|hochkant|Android - Beispiel für das Setzen eines Kommentars]]

[[Image:MandatstraegerApp_Kommentaranzeige.png|miniatur|hochkant|Android - Beispiel für die Anzeige aller Kommentare]]

Um einen Text(abschnitt) innerhalb eines Dokumentes zu kommentieren, können Sie die Kommentarfunktion verwenden. In der Sidebar des Viewers sind über das Icon "Lesezeichen" alle zu dem Dokument vorliegenden Kommentare sichtbar, inklusive des Erstellers und des Datums. Hier können Sie Kommentare bearbeiten, Dateien anhängen und wieder löschen.
Des Weiteren können Sie die eigenen Kommentare (inkl. Dateiupload) für andere Mandatsträger freigeben. Nach erfolgter Freigabe können andere Mandatsträger die Kommentare lesen und beantworten. Eine Leseberechtigung für die erstellten Kommentare können Sie über die Vorauswahl über Gremien, Fraktionen oder Parteien freigeben. Zusätzlich können Sie Kommentare sortieren und filtern.

Beim Lesen jeder PDF-Datei wird automatisch der Lesefortschritt des Nutzers aufgezeichnet. Um ein Dokument manuell als "gelesen" zu markieren, kann es über den Icon mit der Brille im linken Menü als 100 % gelesen markiert werden. Anschließend wird der gesamte Lesefortschritt aller Sitzungsdokumente aktualisiert.

== Sonstige Dokumente ==

[[Image:MandatstraegerApp_Dokumente.png|miniatur|hochkant|Android - Menüpunkt Meine Dokumente]]

Im Menü "Sonstige Dokumente" finden Sie Dateien, die nach verschiedenen Themen kategorisiert sind.
Das Menü "Meine Dokumente" steht zukünftig nicht mehr zur Verfügung.

== Einstellungen ==

=== Profildaten ===

[[Image:MandatstraegerApp_Profildaten.png|miniatur|hochkant|Android - Menüpunkt Einstellungen - Profildaten]]

Die Aufzeichnung von Nutzeraktionen wird aktiviert, wenn in der Startansicht der MandatsträgerApp die zuletzt betrachteten Sitzungen und Schriftstücke aufgelistet werden sollen.

Ebenfalls kann der Zeitrahmen angegeben werden, der für den Sitzungsfilter "Demnächst" unterhalb des Menüpunktes "[[#Sitzungen vorbereiten|Vorbereitung]]" verwendet werden soll. Die Auswahl erfolgt anhand einer Drop-Down-Liste. Die Spanne beträgt eine bis zwölf Wochen.

Es kann der Zeitrahmen angegeben werden, der für den Sitzungsfilter "Kürzlich" unterhalb des Menüpunktes "[[#Sitzungen nachbereiten|Nachbereitung]]" verwendet werden soll. Die Auswahl erfolgt anhand einer Drop-Down-Liste. Die Spanne beträgt eine bis zwölf Wochen.

Aus einer Liste von Motiven kann ein Hintergrundbild für den Mandatsträgermodus bzw. die -App festgelegt werden.

Der Informationsdienst wird aktiviert, wenn der angemeldete Nutzer mit einer E-Mail informiert werden soll, sobald eine Änderung an einer bestimmten Sitzung erfolgt. Nachfolgend kann die Auswahl erfolgen, zu welcher Sitzung E-Mails versandt werden sollen. Sollen dies Sitzungen mit dem Status "In Planung", "Planung abgeschlossen", "Vorbereitung abgeschlossen", "Protokoll abgeschlossen", "Niederschrift abgeschlossen" und/oder "Sitzung abgeschlossen" sein?

=== Passwort ===

Sofern die PDF-Verschlüsselung vom Admin aktiviert wurde, kann jeder Nutzer unter diesem Punkt ein eigenes, persönliches Passwort festlegen, welches für die Verschlüsselung von PDF-Dokumenten genutzt wird.

[[Image:MandatstraegerApp_Passwort.png|miniatur|hochkant|Android - Menüpunkt Einstellungen - Passwort]]

== Hilfe ==

=== Hilfethemen ===

[[Image:MandatstraegerApp_Hilfe.png|miniatur|hochkant|Android - Menüpunkt Hilfe]]

Hier können Hilfevideos eingesehen werden, die die Bedienung des Mandatsträgermodus vorführen. Sie haben jeweils eine Dauer von ein bis zwei Minuten.

Zudem erfolgt die Erklärung der verwendeten Symbole bzw. Icons.

=== Datenschutzhinweise ===

Hier werden alle datenschutzrechtlichen Hinweise aufgeführt.

=== Über ===

Unter diesem Punkt erfolgt die Angabe der Versionsinformationen, der verwendeten Bibliotheken und Lizenzen.

= Siehe auch =

* [[Ratsinformationssystem - Oberflächendokumentation Version 2.5| Oberflächendokumentation 2.5]]
* Hilfevideos in der Mandatsträgeransicht/-app

Ratsinformationssystem - Ausgabe Version 2.5

2017-11-17T07:35:34Z

Sbartnitzek:

Dieser Artikel beschreibt den Ausgabebereich des Ratsinformationssystems in der Version 2.5 und der Webseite (REGISAFE ab Version 4.5).

= Administration =

-> Informationen zur [[Ratsinformationssystem - Administration Version 2.5|Administration des Moduls BürgerPLUS Ratsinformation Version 2.5]]

= URL und Systemanforderungen=

Die Standard-URL setzt sich aus der Domain '''<nowiki>"https://ris.geocms.com"</nowiki>''' und der individuellen Systemkennung '''"kunde"''' zusammen.

Beispiel: https://ris.geocms.com/demo

In Abstimmung mit dem [http://dms-support.brain-scc.de/de/ansprechpartner.html/ Supportteam] ist eine Abweichung von der Standard-URL möglich.

Das Web ist optimiert für:

* Internet Explorer ab Version 11.x
* Mozilla Firefox ab Version 55.x
* Google Chrome ab Version 60.x
* Opera ab Version 48.x

Ein Browser der neuesten Generation wird empfohlen.

= Layout =

[[Datei:RIS-Web_Beispiellayout.png|miniatur|Layout am Beispiel vom RIS Südlohn]]

Standardmäßig erfolgt eine Anpassung an das Layout des Kundenwebs bei der Installation. Der Kunde liefert dabei die notwendige Kopfgrafik sowie alle relevanten Style-Informationen oder einen Link auf die zu übernehmende Internetseite.
Folgende Elemente können angepasst werden:

* Kopfzeile
* Schriftform und Schriftgröße
* Hyperlinks
* Hintergrundgrafik

Die Kopfzeile enthält ein Logo und/oder Kopfbild des Kunden. Sie wird mit der Startseite des Kundenwebs verlinkt.

Die Hintergrundgrafik besteht aus einer vom Kunden gelieferten Grafik oder einem zur Gesamtgestaltung passenden Bild.

Darüber hinaus sind weitere individuelle Anpassungen möglich. Diese sind mit dem [http://dms-support.brain-scc.de/de/ansprechpartner.html/ Supportteam] abzustimmen. Anschließend wird ein Angebot erstellt, welches vom Kunden zu bestätigen ist.

= Gliederung der Webseite =

[[Datei:Gliederung_eines_Ratsinformationssystems.JPG|miniatur|Gliederung eines Standard-Webs]]

== Navigation ==

Die Navigation wird im [[BürgerPLUS Ratsinformation - Administration Version 2.3#Seitenbaum|Seitenbaum]] des Administrationsbereichs definiert. Bei der Installation wird eine Standard-Navigation vorgegeben, die gemeinsam mit dem Kunden angepasst werden kann. Standard-Navigation:

* [[#Persönlicher Bereich|Persönlicher Bereich]] ''- erst nach Login-In sichtbar''
** [[#Kontaktformular|Kontaktformular]]
* [[#Sitzungskalender|Sitzungskalender]]
* [[#Sitzungstermine|Sitzungstermine]]
** [[#Sitzungstermine (Archiv)|Sitzungstermine (Archiv)]]
* [[#Gremien|Gremien]]
* [[#Personen|Personen]]
* [[#Fraktionen|Fraktionen]]
* [[#Dokumente|Dokumente]]
* [[#Zusätzliche Dokumente|Zusätzliche Dokumente]]
* [[#Suche|Suche]]
* [[#Passwort zurücksetzen|Passwort zurücksetzen]]
* [[#Hilfe|Hilfe]]

Es können weitere Menüpunkte angelegt oder Bestehende bearbeitet werden. Auch ein Umbenennen oder Verschieben ist möglich.

'''Empfehlung:''' Die Nutzung der [[BürgerPLUS Ratsinformation - Administration Version 2.3#Modulvorlagen|Modulvorlage]] vereinfacht die Konfiguration der einzelnen Menüpunkte und stellt sicher, dass die Darstellung der gesuchten Daten in jedem Menüpunkt identisch ist.

=== Persönlicher Bereich ===

Der persönliche Bereich ist autorisierten Nutzern vorbehalten und enthält:

* [[#Meine Sitzungen|Meine Sitzungen]]
* [[#Profildaten|Profildaten]]
* [[#Meine Notizen|Meine Notizen]]
* [[#Mein Passwort|Mein Passwort]]
* [[#Mandatsträgermodus|Mandatsträgermodus]]
* [[#Kontaktformular|Kontaktformular]]

Die Anmeldung erfolgt über die [[#Loginmaske|Loginmaske]].

Für den öffentlichen Bereich sind keine Benutzerdaten notwendig.

Ist der Informationsdienst, die PDF-Verschlüsselung oder die Notizfunktion systemweit deaktiviert, werden die Reiter "Profildaten" und "Meine Notizen" im Persönlichen Bereich ausgeblendet.

==== Meine Sitzungen ====

[[Image:RIS-Web_MeineSitzungen.png|miniatur|Persönlicher Bereich - Meine Sitzungen]]

Unter "Meine Sitzungen" werden alle zukünftigen Sitzungen des Gremiums / der Gremien der Nutzer angezeigt. Die Sitzungen werden geordnet von der tagesaktuellen Sitzung zu zukünftigen Sitzungen ausgegeben. Finden mehrere Sitzungen an einem Tag statt, werden diese nach der beginnenden Uhrzeit geordnet.

==== Profildaten ====

===== Informationsdienst =====

[[Image:14_V2-3PDF-Sicherheit-Frontend.png|miniatur|Persönlicher Bereich - Profildaten]]

Der Informationsdienst innerhalb des Reiters "Profildaten" ermöglicht das Versenden einer Benachrichtigung, sobald eine Sitzung einen bestimmten Status erreicht hat. Der Nutzer kann festlegen, für welchen Status er eine E-Mail erhalten möchte. Es sind nur die Sitzungsstatus sichtbar, die mindestens an eine Sitzung aus dem REGISAFE (Modul: KommunalPLUS Sitzungsdienst) übergeben wurden.

Der Versand erfolgt auch bei Komplett-Export und Zeitintervall-Exporten. Der Informationsdienst ermittelt dabei die Änderungen der in der XML gelieferten Daten im Vergleich zu den in der Datenbank vorhanden Daten.

Reihenfolge der Ermittlung:

* Änderung des Sitzung (Datum, Uhrzeit, Raum, Status)
* Änderung an TOPs (verglichen werden TOPs der gleichen Nummerierung)
* Änderungen an Sitzungsschriftstücken oder TOP Schriftstücken (Änderungsdatum der Schriftstücke)

Eine zentrale Festlegung von Sitzungsstatus-Vorgaben ist in der Administration möglich. (Versand erfolgt dann automatisch für alle von der Änderung betroffenen Nutzer)

===== PDF Verschlüsselung =====

Hier kann das durch den Admin systemweit vergebene Passwort zur Entschlüsselung von PDF-Dokumenten geändert werden. Trägt der Nutzer nichts ein, gilt das Admin-PW. Die Einstellung kann im [[BürgerPLUS_Ratsinformation_-_Administration_Version_2.3#Reiter PDF Sicherheit|Administrationsbereich]] geändert werden.

==== Meine Notizen ====

[[Image:RIS-Web_MeineNotizen.png|miniatur|Persönlicher Bereich - Meine Notizen]]

Zu bestehenden Sitzungen und Tagesordnungspunkten können Notizen angelegt werden. Alle von einem Nutzer erstellten Notizen werden im persönlichen Bereich unter „Meine Notizen“ gesammelt dargestellt. Diese werden nach Erstelldatum absteigend sortiert angezeigt. Bereits erstellte Notizen können jederzeit geändert werden. Notizen nicht mehr vorhandener Nutzer (mit Löschkennzeichen oder vollständig entfernt) werden ausgeblendet.

* Notizdialog in eigenem Dialogfenster
* Titel kein Pflichtfeld, bei leerem Titel wird Autotext "Ihre Notiz vom <aktuelles Datum>" erzeugt
* alphabetisch sortierte zweispaltige Anzeige der leseberechtigten Nutzer

Notizen können gelöscht werden.

==== Mein Passwort ====

[[Image:RIS-Web_MeinPasswort.png|miniatur|Persönlicher Bereich - Mein Passwort]]

Die Standardanforderungen für Passwörter werden im Backend in der Systemadministration unter Datenschutz konfiguriert. Das persönliche Kennwort kann zu jeder Zeit geändert werden. Es sind die unter „Hinweise“ vorgegebenen Konventionen einzuhalten.

Standardwerte bei der Erstinstallation:

Das Kennwort muss:
* mindestens 8 Zeichen lang sein,
* einen Großbuchstaben enthalten,
* einen Kleinbuchstaben enthalten,
* eine Ziffer enthalten und
* ein Sonderzeichen enthalten.

Das Kennwort muss nach dem ersten Login geändert werden. Aus Sicherheitsgründen wird eine regelmäßige Anpassung des Kennworts empfohlen.

==== Kontaktformular ====

[[Image:RIS-Web_Kontaktformular.png|miniatur|Persönlicher Bereich - Kontaktformular]]

Das Kontaktformular bietet die Möglichkeit, mit dem Administrator in Verbindung zu treten und Anfragen an eine zentral hinterlegte E-Mail-Adresse zu versenden. Die Anmeldedaten werden dem Nutzerkonto entnommen. Es wird empfohlen, eine Kopie der Anfrage an die eigene E-Mail-Adresse zu versenden.

Der Betreff der Anfrage kann durch eine Auswahl festgelegt werden.

Die Konfiguration des Kontaktformulars ist in der Administration im Seitenbaum am entsprechenden Modul des Menüpunktes möglich.

=== Sitzungskalender ===

[[Image:RIS-Web_Sitzungskalender.png|miniatur|Sitzungskalender]]

Im Sitzungskalender werden abhängig vom Öffentlichkeitsbereich und der jeweiligen Rechte des Nutzers aktuelle, zukünftige und vergangene Sitzungstermine angezeigt.
Dabei kann zwischen einer Monats-, Wochen-, Tagesansicht und Terminübersicht gewählt werden. Zudem können die Sitzungen eines bestimmten (vergangenen oder zukünftigen) Jahres und Monats dargestellt werden.

Kalendereinträge werden farblich hervorgehoben. Die Farbe und Darstellung kann im [[BürgerPLUS Ratsinformation - Administration Version 2.3#Reiter_Kalender|Administrationsbereich]] geändert werden.

Die Sitzungstermine können Sie in einen E-Mail-Client, bspw. Outlook, einbinden. Über die Schaltfläche ''Kalender Download'' öffnet sich ein Fenster mit einem Link und Informationen zur Einbindung. Eine automatische Aktualisierung des Sitzungskalenders ist nur gegeben, wenn der Kalender über die URL eingebunden wird.

Durch die Pfeiltasten kann vor und zurück navigiert werden. Je nach gewählter Ansicht, kann in Monats-, Wochen-, Tages-, oder Terminschritten navigiert werden. Mit den doppelten Pfeiltasten können Sitzungen in darauffolgenden oder vergangenen Jahren angewählt werden.

=== Sitzungstermine ===

[[Image:RIS-Web_Sitzungstermine.png|miniatur|Sitzungstermine]]

[[Image:RIS-Web_Sitzung_Detail.png|miniatur|Details zur Sitzung]]

Die Darstellung für aktuelle Sitzungstermine und archivierte Sitzungstermine wird im Backend in der Modulvorlage oder im Seitenbaum am entsprechenden Modul des Menüpunktes konfiguriert. Der Datenimport erfolgt über das REGISAFE. So wie die Daten eingegeben wurden, werden sie auch ausgegeben.

Alle Sitzungstermine eines Jahres werden geordnet vom aktuellstem Datum zu zukünftigen Daten in einer Liste ausgegeben.

==== Sitzung im Detail ====

Die Detailansicht der Sitzungstermine enthält entsprechende Informationen zu der Sitzung selbst (Bsp.: Zeit, Sitzungsort/-raum, Telefonnumer und/oder E-Mail-Adresse des Gremiums) sowie Sitzungsdokumente, Tagesordnung, Teilnehmer und Notizen.

Wird ein Tagesordnungspunkt (TOP) mit dem RIS-Bereich "öffentlich" und "nicht öffentlich" exportiert, ist der nicht-öffentliche Text des TOP ausschließlich sichtbar für
* Teilnehmer der Sitzung,
* Nutzer mit zusätzlichem Zugriff auf die Sitzung und
* Administratoren.
Voraussetzung für die Sichtbarkeit ist die Anmeldung im RIS-Web.

Alle anderen angemeldeten Nutzer sehen den öffentlichen Text des TOP.

Diese Änderung hat keine Auswirkung auf die Sichtbarkeit im öffentlichen Bereich.

Ist der Nutzer angemeldet, hat er die Möglichkeit, Notizen an die Sitzungen anzuhängen.

Alle sichtbaren Dokumente können Sie als Sitzungsmappe oder als zusammhängendes PDF-Dokument herunterladen. Bei einem zusammenhängenden PDF wird ein dynamisches Inhaltsverzeichnis für alle Einträge wie Tagesordnungspunkte, Drucksachen, Anlagen etc. erzeugt. Zusätzlich wird für jeden Tagesordnungspunkt, der eine Drucksache enthält, ein Deckblatt mit TOP-Nummerierung eingefügt. Die erste Seite des PDFs ist ein Deckblatt mit dem Sitzungstitel.

Die Größe der einzelnen Dokumente werden bei einem Mouse-Over als Tooltip angezeigt. Bei der Sitzungsmappe und dem Gesamtdokument erfolgt lediglich die Angabe einer Mindestgröße, da ein genauer Wert im Vorfeld nicht ermittelt werden kann.

'''Hinweis:''' Damit keine Dokumente, die in Regisafe denselben Dateinamen tragen, nach dem Import "Verschwinden", finden vom System folgende Anpassungen statt:

* Der Dateiname enthält die ArtID als Präfix, z. B. Vorlage oder Beschluss, um das Wiederauffinden zu erleichtern.
* Anlagen erhalten eine interne, eindeutige ID sowie die ArtID des Hauptdokuments, um die Zuordnung zum Hauptdokument zu erleichtern
* Der Dateiname wird anhand des "Titel-Texts" des Schriftstücks gebildet und mit der Dateiendung ".pdf" versehen. Handelt es sich nicht um eine PDF-Datei, wird versucht, diese in eine PDF-Datei zu konvertieren (derzeit nur Bilddateien). Schlägt dies fehl, wird der entsprechende Dateityp (z. B. .doc, .ppt, .xls) angefügt.

==== Sitzungstermine (Archiv) ====

[[Image:RIS-Web_Sitzungsarchiv.png|miniatur|Sitzungstermine (Archiv)]]

Sitzungstermine werden einen Tag nach der Sitzung archiviert. Das Archiv beinhaltet alle in der Vergangenheit liegenden Termine. Die Ausgabe erfolgt in einer Listenansicht von neu zu alt geordnet.

=== Gremien ===

[[Image:RIS-Web_Gremien.png|miniatur|Gremien]]

[[Image:RIS-Web_Gremium_Detail.png|miniatur|Details zum Gremium]]

Personen die in Ausschüssen/Räten tätig sind, werden unter dem Punkt „Gremien“ angezeigt. Ausgegeben werden ein(e) Vorsitzende(r), die zum Gremium gehörenden Gemeinderätinnen und Gemeinderäte, sowie deren jeweilige Vertreter.

Optional kann die Funktion der Gremienmitglieder eingeblendet werden. Angemeldete Nutzer sehen ausschließlich Sitzungen ihres Gremiums/ihrer Gremien.

Zukünftige Sitzungen können abgerufen und auf vergangene Sitzungen zurückgeblickt werden.

Aufgrund des Verzichts auf die Rechteprüfung kann ein Nutzer eine Sitzung sehen, so darf er auch wissen, welches Gremium diese Sitzung abhält. Bisher konnte es passieren, dass ein Nutzer unter Umständen bestimmte Sitzungen eines Gremiums zwar sehen konnte, aber nicht welches Gremium diese Sitzung abhält.

=== Personen ===

[[Image:Ratsinformation-Personen_neu.jpg|miniatur|Personen]]

Die Sortierung der Ausgabe von Personen kann geändert werden. Standardmäßig werden sie alphabetisch nach den Nachnamen geordnet. Die Angaben zu den Personen werden aus REGISAFE importiert und können entsprechend angelegt oder importiert werden.

Jeder Person kann ein Foto zugeordnet werden. Es werden die Bilddaten aus der Benutzerverwaltung verwendet.

Mit Klick auf eine Person gelangt der Nutzer zur Detailansicht mit weiteren Informationen. Hierzu zählen Angaben wie Name, Adresse, Gremien, Fraktionen, Parteien und Vertreter für Gremiumsmitglieder. Zu jeder Person werden weiterhin eine Karte zur Standortbestimmung sowie eine virtuelle Visitenkarte ausgegeben.

Es ist möglich die Ausgabe des Vertreters zu unterbinden. Sollen zusätzliche Funktionen ausgegeben werden, erscheinen diese ab sofort auch in der Personenliste unter dem jeweiligen Namen.

=== Fraktionen ===

[[Image:RIS-Web_Fraktionen.png|miniatur|Fraktionen]]

Alle im REGISAFE hinterlegten Fraktionen werden aufgelistet.

Bei Auswahl einer Fraktion öffnet sich die Detailansicht mit Informationen zu Adresse und Mitgliedern der jeweiligen Fraktion. Zu jeder Fraktion werden eine Karte zur Standortbestimmung sowie eine virtuelle Visitenkarte ausgegeben. Dies kann vom Administrator deaktiviert werden.

=== Parteien ===

[[Image:Ratsinformation-Parteien.jpg|miniatur|Parteien]]

Alle im REGISAFE hinterlegten Parteien werden aufgelistet.

Bei Auswahl einer Partei öffnet sich die Detailansicht mit Informationen zu Adresse und Mitgliedern der jeweiligen Partei. Zu jeder Partei werden eine Karte zur Standortbestimmung sowie eine virtuelle Visitenkarte ausgegeben. Dies kann vom Administrator deaktiviert werden.

=== Dokumente ===

[[Image:RIS-Web_Dokumente.png|miniatur|Dokumente]]

Schriftstücke werden geordnet nach Dokumenttypen ausgegeben. Die Sortierung der Dokumente erfolgt nach dem letzten Änderungsdatum.
Die Möglichkeiten zur Darstellung können im Einzelnen in der
[[BürgerPLUS_Ratsinformation_-_Administration_Version_2.3#Reiter_Schriftstücke|Administration]] festgelegt werden.

Die verschiedenen Dokumenttypen bekommen verschiedene Icons zugewiesen. Deren Bezeichnung wird im Tooltip angezeigt. Die Anzeige der Icons kann durch den Administrator konfiguriert werden.

'''Beispiele für Dokumenttypen'''

<table border="0" cellpadding="2">
<tr><td>[[Datei:Default.png]]</td><td>Vorlage, Sitzungstagesordnung, Einladungen, Niederschrift</td></tr>
<tr><td>[[Datei:Anlage.png]]</td><td>Anlage</td></tr>
<tr><td>[[Datei:Sitzungsbeschluss.png]]</td><td>Beschluss</td></tr>
<tr><td>[[Datei:Sitzungsniederschriftsauszug.png]]</td><td>Niederschriftsauszug</td></tr>
</table>

=== Zusätzliche Dokumente ===

Festgelegte Dokumente können hier zusätzlich angezeigt werden. Die Konfiguration ist im [[BürgerPLUS_Ratsinformation_-_Administration_Version_2.3#Reiter_Schriftst.C3.BCcke|Administrationsbereich]] möglich.

=== Suche ===

[[Image:RIS-Web_erweiterte_Suche.png|miniatur|Suche mit erweiterten Suchoptionen]]

Die Suche wird im Backend in der [[BürgerPLUS_Ratsinformation_-_Administration_Version_2.3#Reiter_Suche|Modulvorlage]] oder im Seitenbaum am entsprechenden Modul des Menüpunktes konfiguriert. Das Suchformular wird durch Aktivieren der Funktion "Suchformular anbieten" angeboten. Es kann gewählt werden zwischen der einfachen Suche und der erweiterten Suche. Zudem kann eingestellt werden ob bei Auswahl der erweiterten Suche, die erweiterten Suchoptionen aufgeklappt sein sollen.

Einzelne Suchbereiche können festgelegt werden. Die Auswahl erfolgt zwischen:

* Adressen
* Fraktionen
* Parteien
* Gremien
* Personen
* Schriftstücke
* Sitzung
* Tagesordnungspunkte

==== Formularelemente der Erweiterten Suche ====

Die Suche nach Gremien und Schriftstückarten bietet erweiterte Auswahlmöglichkeiten. Im Administrationsbereich kann eingestellt werden, ob die Suche zugelassen wird und für welche Bereiche sie gilt. Unter Gremien werden die Ausschüsse angezeigt, welche importiert wurden. Die Auswahlmöglichkeiten unter Schriftstücke geben an, nach welchen Arten von Schriftstücken gesucht werden kann.

Suchergebnisse werden unterhalb der Zusammenfassung der Suchparameter angezeigt.

=== Passwort zurücksetzen ===

[[Image:Ratsinformation_Passwort_zuruecksetzen.jpeg|miniatur|Passwort zurücksetzen]]

Die Login-Daten jedes Nutzers bestehen aus einem Passwort und einer eindeutigen E-Mail-Adresse. Die Identifikation zum Zurücksetzen des Passwortes erfolgt über die Eintragung der E-Mail-Adresse und die Eingabe eines automatisch, bei jedem Aufruf neu generierten Captcha-Code. Es ist möglich, einzelne Nutzergruppen von der Änderung des Passworts auszuschließen.

Um das Passwort zurückzusetzen, sind folgende Schritte durchzuführen:

* Eingabe der Daten in die vorgegebenen Formularfelder.
* Nach Absenden der Daten erhält der Nutzer eine E-Mail mit einem Bestätigungslink, welcher anzuklicken oder in einen Browser zu kopieren ist.
* Im Browser öffnet sich eine Eingabemaske, in der ein neues Passwort eingetragen werden muss.
* Dieses neue Passwort ist im Anschluss noch einmal zu bestätigen.

Das Zurücksetzen des Passworts ist nur bei eineindeutig im System hinterlegten E-Mail-Adressen möglich. Ist bei mehreren
Nutzern eine identische E-Mail-Adresse (z.B. als Funktionspostfach wie info@...) hinterlegt, ist das Zurücksetzen nur durch den
Administrator möglich.

Die Anforderungen für Passwörter befinden sich im Persönlichen Bereich unter [[#Mein Passwort|Mein Passwort]].

=== Hilfe ===

zur Dokumentation des REGISAFE-Modul BürgerPlus Ratsinformation finden Sie Hilfe in der Wiki des GeoCMS in den Artikeln:

* [[Ratsinformationssystem - Administration Version 2.5|BürgerPLUS Ratsinformation Administration]]

* [[Ratsinformationssystem - Oberflächendokumentation Version 2.5|BürgerPLUS Ratsinformation Oberflächendokumentation]]

== Loginmaske ==

[[Image:RIS-Web_Loginmaske.png|miniatur|Loginmaske - Anmeldung Persönlicher Bereich]]

Die durch den Administrator bereit gestellten Login-Daten autorisieren einen Nutzer zum Betreten des geschützten Bereichs. Dieser ist Gremiumsmitgliedern und sonstigen Sitzungsteilnehmern vorbehalten. Die Login-Daten bestehen aus einem Nutzernamen und einem Passwort. Das Passwort kann nach dem Login [[#Mein Passwort|geändert]] oder [[#Passwort zurücksetzen|zurückgesetzt]] werden. Voraussetzung hierfür ist das Vorhandensein einer gültigen und im System hinterlegten E-Mail-Adresse. Die E-Mail-Adresse darf nur an einem Nutzer hinterlegt sein. Teilen sich mehrere Nutzer eine E-Mail-Adresse, z.B. als Funktionspostfach ähnlich <nowiki>"info@mustergemeinde.de"</nowiki>, wird im Sinne des Datenschutzes kein Passwort versandt.

Wurde ein Benutzername oder Kennwort mehrfach falsch eingegeben, wird der Nutzer für einen bestimmten Zeitraum gesperrt.

Bei Inaktivität wird der Nutzer automatisch nach 20 Minuten vom System abgemeldet.

== Inhaltsbereich ==

Der Inhaltsbereich ändert sich je nach gewähltem Menüpunkt. Wird dann beispielsweise der Punkt „Gremien“ ausgewählt, erscheinen im Inhaltsbereich die Ausschüsse/Räte. Mit dem Aufrufen der Seite wird standardmäßig der Sitzungskalender angezeigt.

== Fußzeile ==

[[Image:Ratsinformation_Fusszeile.jpeg|miniatur|Ratsinformation Fußzeile]]

Die Herstellerhinweise in der Fußzeile sind standardisiert und verlinken auf die jeweiligen Internetseiten der Kooperationspartner. Sie können grafisch und textlich ergänzt werden. Die Einbindung erfolgt über das Template.

= Mandatsträgermodus/MandatsträgerApp =

Zusätzlich zum REGISAFE-Modul '''BürgerPLUS Ratsinformation''' kann der Mandatsträgermodus inklusive der MandatsträgerApp für die Ausgabe genutzt werden.

Die wesentlichen Elemente der Navigation stehen in der Menüleiste im linken Seitenbereich der App zur Verfügung.

* [[#Start|Start]]
* [[#Sitzungen vorbereiten|Sitzungen vorbereiten]]
* [[#Während der Sitzungen|Während der Sitzungen]]
* [[#Sitzungen nachbereiten|Sitzungen nachbereiten]]
* [[#Alle Sitzungen|Alle Sitzungen]]
* [[#Sonstige Dokumente|Sonstige Dokumente]]
* [[#Einstellungen|Einstellungen]]
* [[#Hilfe|Hilfe]]

'''Hinweis'''

Die Inhalte des Ratsinformationssystems werden über einen Webcontainer innerhalb eines nativen Rahmens angezeigt.

== Login ==

[[Image:MandatstraegerApp_Anmeldung.png|miniatur|hochkant|Android - Loginbereich]]

Um sich am System anzumelden, müssen die Systemkennung (''kunde'') sowie der Benutzername und Passwort (dieselben Anmeldedaten wie auch im RIS-Web) eingegeben werden. Die Systemkennung ist stets notwendig, um eine Verbindung zu einem konkreten Ratsinformationssystem aufzunehmen. Mit den Login-Daten kann der Nutzer auf den Persönlichen Bereich zugreifen.
Ohne hinterlegte Login-Daten ist nur ein Zugriff als Gast auf den öffentlichen Bereich möglich.

Die MandatsträgerApp steht zur Verfügung für die Betriebssysteme:

* Android ([https://play.google.com/store/apps/details?id=de.brainSCC.app.mandatstraeger&hl=de|App herunterladen])
* iOS ([https://itunes.apple.com/de/app/mandatstragerapp/id1015321652?mt=8|App herunterladen)]

== Start ==

[[Image:MandatstraegerApp_Startansicht.png|miniatur|hochkant|Android - Startbildschirm (Homescreen)]]

In der Startansicht werden die als Favorit markierten Sitzungen und Schriftstücke angezeigt sowie die jeweils letzten fünf betrachteten Sitzungen und Schriftstücke.

Wenn Sie die "Aufzeichnung von Nutzeraktionen" aktivieren, werden auf der Startseite ihre zuletzt betrachteten Sitzungen und Drucksachen angezeigt sowie ihre Kommentare und aktuellen Diskussionen.

== Sitzungen vorbereiten ==

[[Image:MandatstraegerApp_Sitzung_vorb.png|miniatur|hochkant|Android - Menüpunkt Sitzung vorbereiten mit aufgeklapptem Menü]]

Hier erfolgt die Anzeige der Sitzungen, an denen der gerade angemeldete Nutzer Teilnehmer ist und deren Startzeitpunkt direkt bevorsteht (15 Minuten vor Beginn).
Mandatsträger können hier die vorbehaltliche Zusage oder Absage Ihrer Teilnahme mitteilen. Eine Änderung ist bis 15 Minuten vor Sitzungsbeginn möglich.

Folgende Filtermöglichkeiten stehen für die Auflistung der Sitzungen zur Verfügung:

* Aktuell: alle Sitzungen in dieser Woche, die noch nicht begonnen haben
* Demnächst: alle noch nicht begonnenen Sitzungen von jetzt bis n-Wochen in die Zukunft (kann in den persönlichen [[#Einstellungen|Einstellungen]] festgelegt werden, Standardwert: 4 Wochen)
* Alle: alle zukünftig stattfindenden Sitzungen

== Sitzungsteilnahme ==

Der Punkt "Sitzungsteilnahme" listet alle gerade stattfindenden Sitzungen auf und ermöglicht die Einsichtnahme der Tagesordnungspunkte, Schriftstücke, Kommentare und Notizen der selektierten Sitzung.

15 Minuten vor Beginn einer Sitzung wird diese im Punkt "Sitzungsteilnahme" angezeigt.

Die verbindliche Zusage erfolgt in der Sitzungsteilnahme mit Klick auf den Button "Sitzung jetzt beginnen". Die Liste aller Teilnehmer kann im Vorfeld und Nachgang der Sitzung im [[BürgerPLUS_Ratsinformation_-_Administration_Version_2.3#Teilnahme|Administrationsbereich]] generiert werden. Symbolgrafiken zeigen den Teilnahmestatus anderer Mitglieder an.

Nach der Bestätigung der Sitzungsteilnahme können die Sitzungsvorbereitung, die Tagesordnung inklusive aller Dokumente sowie eventuelle Notizen der Sitzung eingesehen werden (siehe Abb. Ansicht der Sitzung nach Bestätigung der Teilnahme).

[[Datei:MandatstraegerApp_Sitzungsteilnahme.png|miniatur|Ansicht der Sitzung nach Bestätigung der Teilnahme]]

Unterhalb des Punktes "Tagesordnung" kann nach Aufruf eines Tagesordnungspunktes die mit diesem TOP verknüpften Schriftstücke angezeigt werden. Abhängig von der Größe des Schriftstückes kommt es beim erstmaligen Aufruf zu einer geringen Verzögerung. Innerhalb des gewählten Schriftstückes können eventuell hinterlegte Kommentare eingesehen werden. Mit Klick auf einen Kommentar springt das Dokument auf die entsprechende Seite und hebt die Anmerkung hervor. Es können auch weitere Anmerkungen im geöffneten Dokument hinzugefügt werden (s. [[#Sitzungsdokument|Kommentare im Sitzungsdokument]]).

[[Datei:MandatstraegerApp_Sitzungsteilnahme_TOP.png|miniatur|Dokumentenviewer während der Sitzungsteilnahme]]

== Sitzungen nachbereiten ==

[[Image:MandatstraegerApp_Sitzung_nachb.png|miniatur|hochkant|Android - Menüpunkt Sitzung nachbereiten mit aufgeklapptem Menü]]

Folgende Filtermöglichkeiten stehen für die Auflistung der Sitzungen zur Verfügung:

* Aktuell: alle Sitzungen in dieser Woche, die bereits beendet sind
* Kürzlich: alle beendeten Sitzungen ab jetzt bis n-Wochen in die Vergangenheit (kann in den persönlichen [[#Einstellungen|Einstellungen]] festgelegt werden, Standardwert: 4 Wochen)
* Alle: alle vergangenen Sitzungen

== Alle Sitzungen ==

[[Image:MandatstraegerApp_alleSitzungen.png|miniatur|hochkant|Android - Menüpunkt Alle Sitzungen mit aufgeklapptem Menü]]

Folgende Filtermöglichkeiten stehen für die Auflistung der Sitzungen zur Verfügung:

* Aktuell: Alle in dieser Woche stattfindenden oder stattgefundenen Sitzungen
* Vergangene: Alle vergangene Sitzungen bis diese Woche
* Zukünftige: Alle zukünftigen Sitzungen ab nächster Woche
* Alle: alle vergangenen und zukünftigen Sitzungen

Eine Sitzung wird mit ihrem Datum, Uhrzeit und Titel angezeigt. Hier erscheinen zudem die entsprechenden Icons für Favorit, Anlagen und Sitzungsteilnehmer - falls für diese Sitzung zutreffend.

[[Image:MandatstraegerApp_Sitzung_Detail.png|miniatur|hochkant|Android - Beispiel für eine Sitzung im Detail mit aufgeklapptem Menü]]

=== Sitzung im Detail ===

Alle Dokumente, die zu einer Sitzung gehören, können, als eine PDF-Datei zusammengefasst, heruntergeladen werden.

Zur Sitzung können die jeweiligen Tagesordnungspunkte (mit den entsprechenden Dokumenten und Anlagen), die Schriftstücke bzw. Sitzungsdokumente, die Notizen sowie die Teilnehmer aufgelistet werden.

Die Sitzung kann über den Stern-Icon im linken Menü der App als Favorit markiert werden. Daraufhin wird diese in der Startansicht angezeigt werden. Mit dem Pfeil nach links gelangt der Nutzer wieder zurück zur Auflistung der Sitzungen.

Im Sitzungsdetail kann eine vorbehaltliche Zusage oder Absage getätigt werden, sofern die Sitzung noch nicht begonnen hat (bis 15 Minuten vor Beginn).

=== Sitzungsdokument ===

[[Image:MandatstraegerApp_Kommentarfunktion.png|miniatur|hochkant|Android - Beispiel für das Setzen eines Kommentars]]

[[Image:MandatstraegerApp_Kommentaranzeige.png|miniatur|hochkant|Android - Beispiel für die Anzeige aller Kommentare]]

Um einen Text(abschnitt) innerhalb eines Dokumentes zu kommentieren, können Sie die Kommentarfunktion verwenden. In der Sidebar des Viewers sind über das Icon "Lesezeichen" alle zu dem Dokument vorliegenden Kommentare sichtbar, inklusive des Erstellers und des Datums. Hier können Sie Kommentare bearbeiten, Dateien anhängen und wieder löschen.
Des Weiteren können Sie die eigenen Kommentare (inkl. Dateiupload) für andere Mandatsträger freigeben. Nach erfolgter Freigabe können andere Mandatsträger die Kommentare lesen und beantworten. Eine Leseberechtigung für die erstellten Kommentare können Sie über die Vorauswahl über Gremien, Fraktionen oder Parteien freigeben. Zusätzlich können Sie Kommentare sortieren und filtern.

Beim Lesen jeder PDF-Datei wird automatisch der Lesefortschritt des Nutzers aufgezeichnet. Um ein Dokument manuell als "gelesen" zu markieren, kann es über den Icon mit der Brille im linken Menü als 100 % gelesen markiert werden. Anschließend wird der gesamte Lesefortschritt aller Sitzungsdokumente aktualisiert.

== Sonstige Dokumente ==

[[Image:MandatstraegerApp_Dokumente.png|miniatur|hochkant|Android - Menüpunkt Meine Dokumente]]

Im Menü "Sonstige Dokumente" finden Sie Dateien, die nach verschiedenen Themen kategorisiert sind.
Das Menü "Meine Dokumente" steht zukünftig nicht mehr zur Verfügung.

== Einstellungen ==

=== Profildaten ===

[[Image:MandatstraegerApp_Profildaten.png|miniatur|hochkant|Android - Menüpunkt Einstellungen - Profildaten]]

Die Aufzeichnung von Nutzeraktionen wird aktiviert, wenn in der Startansicht der MandatsträgerApp die zuletzt betrachteten Sitzungen und Schriftstücke aufgelistet werden sollen.

Ebenfalls kann der Zeitrahmen angegeben werden, der für den Sitzungsfilter "Demnächst" unterhalb des Menüpunktes "[[#Sitzungen vorbereiten|Vorbereitung]]" verwendet werden soll. Die Auswahl erfolgt anhand einer Drop-Down-Liste. Die Spanne beträgt eine bis zwölf Wochen.

Es kann der Zeitrahmen angegeben werden, der für den Sitzungsfilter "Kürzlich" unterhalb des Menüpunktes "[[#Sitzungen nachbereiten|Nachbereitung]]" verwendet werden soll. Die Auswahl erfolgt anhand einer Drop-Down-Liste. Die Spanne beträgt eine bis zwölf Wochen.

Aus einer Liste von Motiven kann ein Hintergrundbild für den Mandatsträgermodus bzw. die -App festgelegt werden.

Der Informationsdienst wird aktiviert, wenn der angemeldete Nutzer mit einer E-Mail informiert werden soll, sobald eine Änderung an einer bestimmten Sitzung erfolgt. Nachfolgend kann die Auswahl erfolgen, zu welcher Sitzung E-Mails versandt werden sollen. Sollen dies Sitzungen mit dem Status "In Planung", "Planung abgeschlossen", "Vorbereitung abgeschlossen", "Protokoll abgeschlossen", "Niederschrift abgeschlossen" und/oder "Sitzung abgeschlossen" sein?

=== Passwort ===

Sofern die PDF-Verschlüsselung vom Admin aktiviert wurde, kann jeder Nutzer unter diesem Punkt ein eigenes, persönliches Passwort festlegen, welches für die Verschlüsselung von PDF-Dokumenten genutzt wird.

[[Image:MandatstraegerApp_Passwort.png|miniatur|hochkant|Android - Menüpunkt Einstellungen - Passwort]]

== Hilfe ==

=== Hilfethemen ===

[[Image:MandatstraegerApp_Hilfe.png|miniatur|hochkant|Android - Menüpunkt Hilfe]]

Hier können Hilfevideos eingesehen werden, die die Bedienung des Mandatsträgermodus vorführen. Sie haben jeweils eine Dauer von ein bis zwei Minuten.

Zudem erfolgt die Erklärung der verwendeten Symbole bzw. Icons.

=== Datenschutzhinweise ===

Hier werden alle datenschutzrechtlichen Hinweise aufgeführt.

=== Über ===

Unter diesem Punkt erfolgt die Angabe der Versionsinformationen, der verwendeten Bibliotheken und Lizenzen.

= Siehe auch =

* [[Ratsinformationssystem - Oberflächendokumentation Version 2.5| Oberflächendokumentation 2.5]]
* Hilfevideos in der Mandatsträgeransicht/-app

Ratsinformationssystem - Ausgabe Version 2.5

2017-11-17T07:10:01Z

Sbartnitzek:

Dieser Artikel beschreibt den Ausgabebereich des Ratsinformationssystems in der Version 2.5 und der Webseite (REGISAFE ab Version 4.5).

= Administration =

-> Informationen zur [[Ratsinformationssystem - Administration Version 2.5|Administration des Moduls BürgerPLUS Ratsinformation Version 2.5]]

= URL und Systemanforderungen=

Die Standard-URL setzt sich aus der Domain '''<nowiki>"https://ris.geocms.com"</nowiki>''' und der individuellen Systemkennung '''"kunde"''' zusammen.

Beispiel: https://ris.geocms.com/demo

In Abstimmung mit dem [http://dms-support.brain-scc.de/de/ansprechpartner.html/ Supportteam] ist eine Abweichung von der Standard-URL möglich.

Das Web ist optimiert für:

* Internet Explorer ab Version 11.x
* Mozilla Firefox ab Version 55.x
* Google Chrome ab Version 60.x
* Opera ab Version 48.x

Ein Browser der neuesten Generation wird empfohlen.

= Layout =

[[Datei:RIS-Web_Beispiellayout.png|miniatur|Layout am Beispiel vom RIS Südlohn]]

Standardmäßig erfolgt eine Anpassung an das Layout des Kundenwebs bei der Installation. Der Kunde liefert dabei die notwendige Kopfgrafik sowie alle relevanten Style-Informationen oder einen Link auf die zu übernehmende Internetseite.
Folgende Elemente können angepasst werden:

* Kopfzeile
* Schriftform und Schriftgröße
* Hyperlinks
* Hintergrundgrafik

Die Kopfzeile enthält ein Logo und/oder Kopfbild des Kunden. Sie wird mit der Startseite des Kundenwebs verlinkt.

Die Hintergrundgrafik besteht aus einer vom Kunden gelieferten Grafik oder einem zur Gesamtgestaltung passenden Bild.

Darüber hinaus sind weitere individuelle Anpassungen möglich. Diese sind mit dem [http://dms-support.brain-scc.de/de/ansprechpartner.html/ Supportteam] abzustimmen. Anschließend wird ein Angebot erstellt, welches vom Kunden zu bestätigen ist.

= Gliederung der Webseite =

[[Datei:Gliederung_eines_Ratsinformationssystems.JPG|miniatur|Gliederung eines Standard-Webs]]

== Navigation ==

Die Navigation wird im [[BürgerPLUS Ratsinformation - Administration Version 2.3#Seitenbaum|Seitenbaum]] des Administrationsbereichs definiert. Bei der Installation wird eine Standard-Navigation vorgegeben, die gemeinsam mit dem Kunden angepasst werden kann. Standard-Navigation:

* [[#Persönlicher Bereich|Persönlicher Bereich]] ''- erst nach Login-In sichtbar''
** [[#Kontaktformular|Kontaktformular]]
* [[#Sitzungskalender|Sitzungskalender]]
* [[#Sitzungstermine|Sitzungstermine]]
** [[#Sitzungstermine (Archiv)|Sitzungstermine (Archiv)]]
* [[#Gremien|Gremien]]
* [[#Personen|Personen]]
* [[#Fraktionen|Fraktionen]]
* [[#Dokumente|Dokumente]]
* [[#Zusätzliche Dokumente|Zusätzliche Dokumente]]
* [[#Suche|Suche]]
* [[#Passwort zurücksetzen|Passwort zurücksetzen]]
* [[#Hilfe|Hilfe]]

Es können weitere Menüpunkte angelegt oder Bestehende bearbeitet werden. Auch ein Umbenennen oder Verschieben ist möglich.

'''Empfehlung:''' Die Nutzung der [[BürgerPLUS Ratsinformation - Administration Version 2.3#Modulvorlagen|Modulvorlage]] vereinfacht die Konfiguration der einzelnen Menüpunkte und stellt sicher, dass die Darstellung der gesuchten Daten in jedem Menüpunkt identisch ist.

=== Persönlicher Bereich ===

Der persönliche Bereich ist autorisierten Nutzern vorbehalten und enthält:

* [[#Meine Sitzungen|Meine Sitzungen]]
* [[#Profildaten|Profildaten]]
* [[#Meine Notizen|Meine Notizen]]
* [[#Mein Passwort|Mein Passwort]]
* [[#Mandatsträgermodus|Mandatsträgermodus]]
* [[#Kontaktformular|Kontaktformular]]

Die Anmeldung erfolgt über die [[#Loginmaske|Loginmaske]].

Für den öffentlichen Bereich sind keine Benutzerdaten notwendig.

Ist der Informationsdienst, die PDF-Verschlüsselung oder die Notizfunktion systemweit deaktiviert, werden die Reiter "Profildaten" und "Meine Notizen" im Persönlichen Bereich ausgeblendet.

==== Meine Sitzungen ====

[[Image:RIS-Web_MeineSitzungen.png|miniatur|Persönlicher Bereich - Meine Sitzungen]]

Unter "Meine Sitzungen" werden alle zukünftigen Sitzungen des Gremiums / der Gremien der Nutzer angezeigt. Die Sitzungen werden geordnet von der tagesaktuellen Sitzung zu zukünftigen Sitzungen ausgegeben. Finden mehrere Sitzungen an einem Tag statt, werden diese nach der beginnenden Uhrzeit geordnet.

==== Profildaten ====

===== Informationsdienst =====

[[Image:14_V2-3PDF-Sicherheit-Frontend.png|miniatur|Persönlicher Bereich - Profildaten]]

Der Informationsdienst innerhalb des Reiters "Profildaten" ermöglicht das Versenden einer Benachrichtigung, sobald eine Sitzung einen bestimmten Status erreicht hat. Der Nutzer kann festlegen, für welchen Status er eine E-Mail erhalten möchte. Es sind nur die Sitzungsstatus sichtbar, die mindestens an eine Sitzung aus dem REGISAFE (Modul: KommunalPLUS Sitzungsdienst) übergeben wurden.

Der Versand erfolgt auch bei Komplett-Export und Zeitintervall-Exporten. Der Informationsdienst ermittelt dabei die Änderungen der in der XML gelieferten Daten im Vergleich zu den in der Datenbank vorhanden Daten.

Reihenfolge der Ermittlung:

* Änderung des Sitzung (Datum, Uhrzeit, Raum, Status)
* Änderung an TOPs (verglichen werden TOPs der gleichen Nummerierung)
* Änderungen an Sitzungsschriftstücken oder TOP Schriftstücken (Änderungsdatum der Schriftstücke)

Eine zentrale Festlegung von Sitzungsstatus-Vorgaben ist in der Administration möglich. (Versand erfolgt dann automatisch für alle von der Änderung betroffenen Nutzer)

===== PDF Verschlüsselung =====

Hier kann das durch den Admin systemweit vergebene Passwort zur Entschlüsselung von PDF-Dokumenten geändert werden. Trägt der Nutzer nichts ein, gilt das Admin-PW. Die Einstellung kann im [[BürgerPLUS_Ratsinformation_-_Administration_Version_2.3#Reiter PDF Sicherheit|Administrationsbereich]] geändert werden.

==== Meine Notizen ====

[[Image:RIS-Web_MeineNotizen.png|miniatur|Persönlicher Bereich - Meine Notizen]]

Zu bestehenden Sitzungen und Tagesordnungspunkten können Notizen angelegt werden. Alle von einem Nutzer erstellten Notizen werden im persönlichen Bereich unter „Meine Notizen“ gesammelt dargestellt. Diese werden nach Erstelldatum absteigend sortiert angezeigt. Bereits erstellte Notizen können jederzeit geändert werden. Notizen nicht mehr vorhandener Nutzer (mit Löschkennzeichen oder vollständig entfernt) werden ausgeblendet.

* Notizdialog in eigenem Dialogfenster
* Titel kein Pflichtfeld, bei leerem Titel wird Autotext "Ihre Notiz vom <aktuelles Datum>" erzeugt
* alphabetisch sortierte zweispaltige Anzeige der leseberechtigten Nutzer

Notizen können gelöscht werden.

==== Mein Passwort ====

[[Image:RIS-Web_MeinPasswort.png|miniatur|Persönlicher Bereich - Mein Passwort]]

Die Standardanforderungen für Passwörter werden im Backend in der Systemadministration unter Datenschutz konfiguriert. Das persönliche Kennwort kann zu jeder Zeit geändert werden. Es sind die unter „Hinweise“ vorgegebenen Konventionen einzuhalten.

Standardwerte bei der Erstinstallation:

Das Kennwort muss:
* mindestens 8 Zeichen lang sein,
* einen Großbuchstaben enthalten,
* einen Kleinbuchstaben enthalten,
* eine Ziffer enthalten und
* ein Sonderzeichen enthalten.

Das Kennwort muss nach dem ersten Login geändert werden. Aus Sicherheitsgründen wird eine regelmäßige Anpassung des Kennworts empfohlen.

==== Kontaktformular ====

[[Image:RIS-Web_Kontaktformular.png|miniatur|Persönlicher Bereich - Kontaktformular]]

Das Kontaktformular bietet die Möglichkeit, mit dem Administrator in Verbindung zu treten und Anfragen an eine zentral hinterlegte E-Mail-Adresse zu versenden. Die Anmeldedaten werden dem Nutzerkonto entnommen. Es wird empfohlen, eine Kopie der Anfrage an die eigene E-Mail-Adresse zu versenden.

Der Betreff der Anfrage kann durch eine Auswahl festgelegt werden.

Die Konfiguration des Kontaktformulars ist in der Administration im Seitenbaum am entsprechenden Modul des Menüpunktes möglich.

=== Sitzungskalender ===

[[Image:RIS-Web_Sitzungskalender.png|miniatur|Sitzungskalender]]

Im Sitzungskalender werden abhängig vom Öffentlichkeitsbereich und der jeweiligen Rechte des Nutzers aktuelle, zukünftige und vergangene Sitzungstermine angezeigt.
Dabei kann zwischen einer Monats-, Wochen-, Tagesansicht und Terminübersicht gewählt werden. Zudem können die Sitzungen eines bestimmten (vergangenen oder zukünftigen) Jahres und Monats dargestellt werden.

Kalendereinträge werden farblich hervorgehoben. Die Farbe und Darstellung kann im [[BürgerPLUS Ratsinformation - Administration Version 2.3#Reiter_Kalender|Administrationsbereich]] geändert werden.

Die Sitzungstermine können Sie in einen E-Mail-Client, bspw. Outlook, einbinden. Über die Schaltfläche ''Kalender Download'' öffnet sich ein Fenster mit einem Link und Informationen zur Einbindung. Eine automatische Aktualisierung des Sitzungskalenders ist nur gegeben, wenn der Kalender über die URL eingebunden wird.

Durch die Pfeiltasten kann vor und zurück navigiert werden. Je nach gewählter Ansicht, kann in Monats-, Wochen-, Tages-, oder Terminschritten navigiert werden. Mit den doppelten Pfeiltasten können Sitzungen in darauffolgenden oder vergangenen Jahren angewählt werden.

=== Sitzungstermine ===

[[Image:RIS-Web_Sitzungstermine.png|miniatur|Sitzungstermine]]

[[Image:RIS-Web_Sitzung_Detail.png|miniatur|Details zur Sitzung]]

Die Darstellung für aktuelle Sitzungstermine und archivierte Sitzungstermine wird im Backend in der Modulvorlage oder im Seitenbaum am entsprechenden Modul des Menüpunktes konfiguriert. Der Datenimport erfolgt über das REGISAFE. So wie die Daten eingegeben wurden, werden sie auch ausgegeben.

Alle Sitzungstermine eines Jahres werden geordnet vom aktuellstem Datum zu zukünftigen Daten in einer Liste ausgegeben.

==== Sitzung im Detail ====

Die Detailansicht der Sitzungstermine enthält entsprechende Informationen zu der Sitzung selbst (Bsp.: Zeit, Sitzungsort/-raum, Telefonnumer und/oder E-Mail-Adresse des Gremiums) sowie Sitzungsdokumente, Tagesordnung, Teilnehmer und Notizen.

Wird ein Tagesordnungspunkt (TOP) mit dem RIS-Bereich "öffentlich" und "nicht öffentlich" exportiert, ist der nicht-öffentliche Text des TOP ausschließlich sichtbar für
* Teilnehmer der Sitzung,
* Nutzer mit zusätzlichem Zugriff auf die Sitzung und
* Administratoren.
Voraussetzung für die Sichtbarkeit ist die Anmeldung im RIS-Web.

Alle anderen angemeldeten Nutzer sehen den öffentlichen Text des TOP.

Diese Änderung hat keine Auswirkung auf die Sichtbarkeit im öffentlichen Bereich.

Ist der Nutzer angemeldet, hat er die Möglichkeit, Notizen an die Sitzungen anzuhängen.

Alle sichtbaren Dokumente können Sie als Sitzungsmappe oder als zusammhängendes PDF-Dokument herunterladen. Bei einem zusammenhängenden PDF wird ein dynamisches Inhaltsverzeichnis für alle Einträge wie Tagesordnungspunkte, Drucksachen, Anlagen etc. erzeugt. Zusätzlich wird für jeden Tagesordnungspunkt, der eine Drucksache enthält, ein Deckblatt mit TOP-Nummerierung eingefügt. Die erste Seite des PDFs ist ein Deckblatt mit dem Sitzungstitel.

Die Größe der einzelnen Dokumente werden bei einem Mouse-Over als Tooltip angezeigt. Bei der Sitzungsmappe und dem Gesamtdokument erfolgt lediglich die Angabe einer Mindestgröße, da ein genauer Wert im Vorfeld nicht ermittelt werden kann.

'''Hinweis:''' Damit keine Dokumente, die in Regisafe denselben Dateinamen tragen, nach dem Import "Verschwinden", finden vom System folgende Anpassungen statt:

* Der Dateiname enthält die ArtID als Präfix, z. B. Vorlage oder Beschluss, um das Wiederauffinden zu erleichtern.
* Anlagen erhalten eine interne, eindeutige ID sowie die ArtID des Hauptdokuments, um die Zuordnung zum Hauptdokument zu erleichtern
* Der Dateiname wird anhand des "Titel-Texts" des Schriftstücks gebildet und mit der Dateiendung ".pdf" versehen. Handelt es sich nicht um eine PDF-Datei, wird versucht, diese in eine PDF-Datei zu konvertieren (derzeit nur Bilddateien). Schlägt dies fehl, wird der entsprechende Dateityp (z. B. .doc, .ppt, .xls) angefügt.

==== Sitzungstermine (Archiv) ====

[[Image:RIS-Web_Sitzungsarchiv.png|miniatur|Sitzungstermine (Archiv)]]

Sitzungstermine werden einen Tag nach der Sitzung archiviert. Das Archiv beinhaltet alle in der Vergangenheit liegenden Termine. Die Ausgabe erfolgt in einer Listenansicht von neu zu alt geordnet.

=== Gremien ===

[[Image:RIS-Web_Gremien.png|miniatur|Gremien]]

[[Image:RIS-Web_Gremium_Detail.png|miniatur|Details zum Gremium]]

Personen die in Ausschüssen/Räten tätig sind, werden unter dem Punkt „Gremien“ angezeigt. Ausgegeben werden ein(e) Vorsitzende(r), die zum Gremium gehörenden Gemeinderätinnen und Gemeinderäte, sowie deren jeweilige Vertreter.

Optional kann die Funktion der Gremienmitglieder eingeblendet werden. Angemeldete Nutzer sehen ausschließlich Sitzungen ihres Gremiums/ihrer Gremien.

Zukünftige Sitzungen können abgerufen und auf vergangene Sitzungen zurückgeblickt werden.

Aufgrund des Verzichts auf die Rechteprüfung kann ein Nutzer eine Sitzung sehen, so darf er auch wissen, welches Gremium diese Sitzung abhält. Bisher konnte es passieren, dass ein Nutzer unter Umständen bestimmte Sitzungen eines Gremiums zwar sehen konnte, aber nicht welches Gremium diese Sitzung abhält.

=== Personen ===

[[Image:Ratsinformation-Personen_neu.jpg|miniatur|Personen]]

Die Sortierung der Ausgabe von Personen kann geändert werden. Standardmäßig werden sie alphabetisch nach den Nachnamen geordnet. Die Angaben zu den Personen werden aus REGISAFE importiert und können entsprechend angelegt oder importiert werden.

Jeder Person kann ein Foto zugeordnet werden. Es werden die Bilddaten aus der Benutzerverwaltung verwendet.

Mit Klick auf eine Person gelangt der Nutzer zur Detailansicht mit weiteren Informationen. Hierzu zählen Angaben wie Name, Adresse, Gremien, Fraktionen, Parteien und Vertreter für Gremiumsmitglieder. Zu jeder Person werden weiterhin eine Karte zur Standortbestimmung sowie eine virtuelle Visitenkarte ausgegeben.

Es ist möglich die Ausgabe des Vertreters zu unterbinden. Sollen zusätzliche Funktionen ausgegeben werden, erscheinen diese ab sofort auch in der Personenliste unter dem jeweiligen Namen.

=== Fraktionen ===

[[Image:RIS-Web_Fraktionen.png|miniatur|Fraktionen]]

Alle im REGISAFE hinterlegten Fraktionen werden aufgelistet.

Bei Auswahl einer Fraktion öffnet sich die Detailansicht mit Informationen zu Adresse und Mitgliedern der jeweiligen Fraktion. Zu jeder Fraktion werden eine Karte zur Standortbestimmung sowie eine virtuelle Visitenkarte ausgegeben. Dies kann vom Administrator deaktiviert werden.

=== Parteien ===

[[Image:Ratsinformation-Parteien.jpg|miniatur|Parteien]]

Alle im REGISAFE hinterlegten Parteien werden aufgelistet.

Bei Auswahl einer Partei öffnet sich die Detailansicht mit Informationen zu Adresse und Mitgliedern der jeweiligen Partei. Zu jeder Partei werden eine Karte zur Standortbestimmung sowie eine virtuelle Visitenkarte ausgegeben. Dies kann vom Administrator deaktiviert werden.

=== Dokumente ===

[[Image:RIS-Web_Dokumente.png|miniatur|Dokumente]]

Schriftstücke werden geordnet nach Dokumenttypen ausgegeben. Die Sortierung der Dokumente erfolgt nach dem letzten Änderungsdatum.
Die Möglichkeiten zur Darstellung können im Einzelnen in der
[[BürgerPLUS_Ratsinformation_-_Administration_Version_2.3#Reiter_Schriftstücke|Administration]] festgelegt werden.

Die verschiedenen Dokumenttypen bekommen verschiedene Icons zugewiesen. Deren Bezeichnung wird im Tooltip angezeigt. Die Anzeige der Icons kann durch den Administrator konfiguriert werden.

'''Beispiele für Dokumenttypen'''

<table border="0" cellpadding="2">
<tr><td>[[Datei:Default.png]]</td><td>Vorlage, Sitzungstagesordnung, Einladungen, Niederschrift</td></tr>
<tr><td>[[Datei:Anlage.png]]</td><td>Anlage</td></tr>
<tr><td>[[Datei:Sitzungsbeschluss.png]]</td><td>Beschluss</td></tr>
<tr><td>[[Datei:Sitzungsniederschriftsauszug.png]]</td><td>Niederschriftsauszug</td></tr>
</table>

=== Zusätzliche Dokumente ===

Festgelegte Dokumente können hier zusätzlich angezeigt werden. Die Konfiguration ist im [[BürgerPLUS_Ratsinformation_-_Administration_Version_2.3#Reiter_Schriftst.C3.BCcke|Administrationsbereich]] möglich.

=== Suche ===

[[Image:RIS-Web_erweiterte_Suche.png|miniatur|Suche mit erweiterten Suchoptionen]]

Die Suche wird im Backend in der [[BürgerPLUS_Ratsinformation_-_Administration_Version_2.3#Reiter_Suche|Modulvorlage]] oder im Seitenbaum am entsprechenden Modul des Menüpunktes konfiguriert. Das Suchformular wird durch Aktivieren der Funktion "Suchformular anbieten" angeboten. Es kann gewählt werden zwischen der einfachen Suche und der erweiterten Suche. Zudem kann eingestellt werden ob bei Auswahl der erweiterten Suche, die erweiterten Suchoptionen aufgeklappt sein sollen.

Einzelne Suchbereiche können festgelegt werden. Die Auswahl erfolgt zwischen:

* Adressen
* Fraktionen
* Parteien
* Gremien
* Personen
* Schriftstücke
* Sitzung
* Tagesordnungspunkte

==== Formularelemente der Erweiterten Suche ====

Die Suche nach Gremien und Schriftstückarten bietet erweiterte Auswahlmöglichkeiten. Im Administrationsbereich kann eingestellt werden, ob die Suche zugelassen wird und für welche Bereiche sie gilt. Unter Gremien werden die Ausschüsse angezeigt, welche importiert wurden. Die Auswahlmöglichkeiten unter Schriftstücke geben an, nach welchen Arten von Schriftstücken gesucht werden kann.

Suchergebnisse werden unterhalb der Zusammenfassung der Suchparameter angezeigt.

=== Passwort zurücksetzen ===

[[Image:Ratsinformation_Passwort_zuruecksetzen.jpeg|miniatur|Passwort zurücksetzen]]

Die Login-Daten jedes Nutzers bestehen aus einem Passwort und einer eindeutigen E-Mail-Adresse. Die Identifikation zum Zurücksetzen des Passwortes erfolgt über die Eintragung der E-Mail-Adresse und die Eingabe eines automatisch, bei jedem Aufruf neu generierten Captcha-Code. Es ist möglich, einzelne Nutzergruppen von der Änderung des Passworts auszuschließen.

Um das Passwort zurückzusetzen, sind folgende Schritte durchzuführen:

* Eingabe der Daten in die vorgegebenen Formularfelder.
* Nach Absenden der Daten erhält der Nutzer eine E-Mail mit einem Bestätigungslink, welcher anzuklicken oder in einen Browser zu kopieren ist.
* Im Browser öffnet sich eine Eingabemaske, in der ein neues Passwort eingetragen werden muss.
* Dieses neue Passwort ist im Anschluss noch einmal zu bestätigen.

Das Zurücksetzen des Passworts ist nur bei eineindeutig im System hinterlegten E-Mail-Adressen möglich. Ist bei mehreren
Nutzern eine identische E-Mail-Adresse (z.B. als Funktionspostfach wie info@...) hinterlegt, ist das Zurücksetzen nur durch den
Administrator möglich.

Die Anforderungen für Passwörter befinden sich im Persönlichen Bereich unter [[#Mein Passwort|Mein Passwort]].

=== Hilfe ===

zur Dokumentation des REGISAFE-Modul BürgerPlus Ratsinformation finden Sie Hilfe in der Wiki des GeoCMS in den Artikeln:

* [[Ratsinformationssystem - Administration Version 2.5|BürgerPLUS Ratsinformation Administration]]

* [[Ratsinformationssystem - Oberflächendokumentation Version 2.5|BürgerPLUS Ratsinformation Oberflächendokumentation]]

== Loginmaske ==

[[Image:RIS-Web_Loginmaske.png|miniatur|Loginmaske - Anmeldung Persönlicher Bereich]]

Die durch den Administrator bereit gestellten Login-Daten autorisieren einen Nutzer zum Betreten des geschützten Bereichs. Dieser ist Gremiumsmitgliedern und sonstigen Sitzungsteilnehmern vorbehalten. Die Login-Daten bestehen aus einem Nutzernamen und einem Passwort. Das Passwort kann nach dem Login [[#Mein Passwort|geändert]] oder [[#Passwort zurücksetzen|zurückgesetzt]] werden. Voraussetzung hierfür ist das Vorhandensein einer gültigen und im System hinterlegten E-Mail-Adresse. Die E-Mail-Adresse darf nur an einem Nutzer hinterlegt sein. Teilen sich mehrere Nutzer eine E-Mail-Adresse, z.B. als Funktionspostfach ähnlich <nowiki>"info@mustergemeinde.de"</nowiki>, wird im Sinne des Datenschutzes kein Passwort versandt.

Wurde ein Benutzername oder Kennwort mehrfach falsch eingegeben, wird der Nutzer für einen bestimmten Zeitraum gesperrt.

Bei Inaktivität wird der Nutzer automatisch nach 20 Minuten vom System abgemeldet.

== Inhaltsbereich ==

Der Inhaltsbereich ändert sich je nach gewähltem Menüpunkt. Wird dann beispielsweise der Punkt „Gremien“ ausgewählt, erscheinen im Inhaltsbereich die Ausschüsse/Räte. Mit dem Aufrufen der Seite wird standardmäßig der Sitzungskalender angezeigt.

== Fußzeile ==

[[Image:Ratsinformation_Fusszeile.jpeg|miniatur|Ratsinformation Fußzeile]]

Die Herstellerhinweise in der Fußzeile sind standardisiert und verlinken auf die jeweiligen Internetseiten der Kooperationspartner. Sie können grafisch und textlich ergänzt werden. Die Einbindung erfolgt über das Template.

= Mandatsträgermodus/MandatsträgerApp =

Zusätzlich zum REGISAFE-Modul '''BürgerPLUS Ratsinformation''' kann der Mandatsträgermodus inklusive der MandatsträgerApp für die Ausgabe genutzt werden.

Die wesentlichen Elemente der Navigation stehen in der Menüleiste im linken Seitenbereich der App zur Verfügung.

* [[#Start|Start]]
* [[#Sitzungen vorbereiten|Sitzungen vorbereiten]]
* [[#Während der Sitzungen|Während der Sitzungen]]
* [[#Sitzungen nachbereiten|Sitzungen nachbereiten]]
* [[#Alle Sitzungen|Alle Sitzungen]]
* [[#Sonstige Dokumente|Sonstige Dokumente]]
* [[#Einstellungen|Einstellungen]]
* [[#Hilfe|Hilfe]]

'''Hinweis'''

Die Inhalte des Ratsinformationssystems werden über einen Webcontainer innerhalb eines nativen Rahmens angezeigt.

== Login ==

[[Image:MandatstraegerApp_Anmeldung.png|miniatur|hochkant|Android - Loginbereich]]

Um sich am System anzumelden, müssen die Systemkennung (''kunde'') sowie der Benutzername und Passwort (dieselben Anmeldedaten wie auch im RIS-Web) eingegeben werden. Die Systemkennung ist stets notwendig, um eine Verbindung zu einem konkreten Ratsinformationssystem aufzunehmen. Mit den Login-Daten kann der Nutzer auf den Persönlichen Bereich zugreifen.
Ohne hinterlegte Login-Daten ist nur ein Zugriff als Gast auf den öffentlichen Bereich möglich.

Die MandatsträgerApp steht zur Verfügung für die Betriebssysteme:

* Android ([https://play.google.com/store/apps/details?id=de.brainSCC.app.mandatstraeger&hl=de|App herunterladen])
* iOS ([https://itunes.apple.com/de/app/mandatstragerapp/id1015321652?mt=8|App herunterladen)]

== Start ==

[[Image:MandatstraegerApp_Startansicht.png|miniatur|hochkant|Android - Startbildschirm (Homescreen)]]

In der Startansicht werden die als Favorit markierten Sitzungen und Schriftstücke angezeigt sowie die jeweils letzten fünf betrachteten Sitzungen und Schriftstücke.

Wenn Sie die "Aufzeichnung von Nutzeraktionen" aktivieren, werden auf der Startseite ihre zuletzt betrachteten Sitzungen und Drucksachen angezeigt sowie ihre Kommentare und aktuellen Diskussionen.

== Sitzungen vorbereiten ==

[[Image:MandatstraegerApp_Sitzung_vorb.png|miniatur|hochkant|Android - Menüpunkt Sitzung vorbereiten mit aufgeklapptem Menü]]

Hier erfolgt die Anzeige der Sitzungen, an denen der gerade angemeldete Nutzer Teilnehmer ist und deren Startzeitpunkt direkt bevorsteht (15 Minuten vor Beginn).
Mandatsträger können hier die vorbehaltliche Zusage oder Absage Ihrer Teilnahme mitteilen. Eine Änderung ist bis 15 Minuten vor Sitzungsbeginn möglich.

Folgende Filtermöglichkeiten stehen für die Auflistung der Sitzungen zur Verfügung:

* Aktuell: alle Sitzungen in dieser Woche, die noch nicht begonnen haben
* Demnächst: alle noch nicht begonnenen Sitzungen von jetzt bis n-Wochen in die Zukunft (kann in den persönlichen [[#Einstellungen|Einstellungen]] festgelegt werden, Standardwert: 4 Wochen)
* Alle: alle zukünftig stattfindenden Sitzungen

== Sitzungsteilnahme ==

Der Punkt "Sitzungsteilnahme" listet alle gerade stattfindenden Sitzungen auf und ermöglicht die Einsichtnahme der Tagesordnungspunkte, Schriftstücke, Kommentare und Notizen der selektierten Sitzung.

15 Minuten vor Beginn einer Sitzung wird diese im Punkt "Sitzungsteilnahme" angezeigt.

Die verbindliche Zusage erfolgt in der Sitzungsteilnahme mit Klick auf den Button "Sitzung jetzt beginnen". Die Liste aller Teilnehmer kann im Vorfeld und Nachgang der Sitzung im [[BürgerPLUS_Ratsinformation_-_Administration_Version_2.3#Teilnahme|Administrationsbereich]] generiert werden.

Nach der Bestätigung der Sitzungsteilnahme können die Sitzungsvorbereitung, die Tagesordnung inklusive aller Dokumente sowie eventuelle Notizen der Sitzung eingesehen werden (siehe Abb. Ansicht der Sitzung nach Bestätigung der Teilnahme).

[[Datei:MandatstraegerApp_Sitzungsteilnahme.png|miniatur|Ansicht der Sitzung nach Bestätigung der Teilnahme]]

Unterhalb des Punktes "Tagesordnung" kann nach Aufruf eines Tagesordnungspunktes die mit diesem TOP verknüpften Schriftstücke angezeigt werden. Abhängig von der Größe des Schriftstückes kommt es beim erstmaligen Aufruf zu einer geringen Verzögerung. Innerhalb des gewählten Schriftstückes können eventuell hinterlegte Kommentare eingesehen werden. Mit Klick auf einen Kommentar springt das Dokument auf die entsprechende Seite und hebt die Anmerkung hervor. Es können auch weitere Anmerkungen im geöffneten Dokument hinzugefügt werden (s. [[#Sitzungsdokument|Kommentare im Sitzungsdokument]]).

[[Datei:MandatstraegerApp_Sitzungsteilnahme_TOP.png|miniatur|Dokumentenviewer während der Sitzungsteilnahme]]

== Sitzungen nachbereiten ==

[[Image:MandatstraegerApp_Sitzung_nachb.png|miniatur|hochkant|Android - Menüpunkt Sitzung nachbereiten mit aufgeklapptem Menü]]

Folgende Filtermöglichkeiten stehen für die Auflistung der Sitzungen zur Verfügung:

* Aktuell: alle Sitzungen in dieser Woche, die bereits beendet sind
* Kürzlich: alle beendeten Sitzungen ab jetzt bis n-Wochen in die Vergangenheit (kann in den persönlichen [[#Einstellungen|Einstellungen]] festgelegt werden, Standardwert: 4 Wochen)
* Alle: alle vergangenen Sitzungen

== Alle Sitzungen ==

[[Image:MandatstraegerApp_alleSitzungen.png|miniatur|hochkant|Android - Menüpunkt Alle Sitzungen mit aufgeklapptem Menü]]

Folgende Filtermöglichkeiten stehen für die Auflistung der Sitzungen zur Verfügung:

* Aktuell: Alle in dieser Woche stattfindenden oder stattgefundenen Sitzungen
* Vergangene: Alle vergangene Sitzungen bis diese Woche
* Zukünftige: Alle zukünftigen Sitzungen ab nächster Woche
* Alle: alle vergangenen und zukünftigen Sitzungen

Eine Sitzung wird mit ihrem Datum, Uhrzeit und Titel angezeigt. Hier erscheinen zudem die entsprechenden Icons für Favorit, Anlagen und Sitzungsteilnehmer - falls für diese Sitzung zutreffend.

[[Image:MandatstraegerApp_Sitzung_Detail.png|miniatur|hochkant|Android - Beispiel für eine Sitzung im Detail mit aufgeklapptem Menü]]

=== Sitzung im Detail ===

Alle Dokumente, die zu einer Sitzung gehören, können, als eine PDF-Datei zusammengefasst, heruntergeladen werden.

Zur Sitzung können die jeweiligen Tagesordnungspunkte (mit den entsprechenden Dokumenten und Anlagen), die Schriftstücke bzw. Sitzungsdokumente, die Notizen sowie die Teilnehmer aufgelistet werden.

Die Sitzung kann über den Stern-Icon im linken Menü der App als Favorit markiert werden. Daraufhin wird diese in der Startansicht angezeigt werden. Mit dem Pfeil nach links gelangt der Nutzer wieder zurück zur Auflistung der Sitzungen.

Im Sitzungsdetail kann eine vorbehaltliche Zusage oder Absage getätigt werden, sofern die Sitzung noch nicht begonnen hat (bis 15 Minuten vor Beginn).

=== Sitzungsdokument ===

[[Image:MandatstraegerApp_Kommentarfunktion.png|miniatur|hochkant|Android - Beispiel für das Setzen eines Kommentars]]

[[Image:MandatstraegerApp_Kommentaranzeige.png|miniatur|hochkant|Android - Beispiel für die Anzeige aller Kommentare]]

Um einen Text(abschnitt) innerhalb eines Dokumentes zu kommentieren, können Sie die Kommentarfunktion verwenden. In der Sidebar des Viewers sind über das Icon "Lesezeichen" alle zu dem Dokument vorliegenden Kommentare sichtbar, inklusive des Erstellers und des Datums. Hier können Sie Kommentare bearbeiten, Dateien anhängen und wieder löschen.
Des Weiteren können Sie die eigenen Kommentare (inkl. Dateiupload) für andere Mandatsträger freigeben. Nach erfolgter Freigabe können andere Mandatsträger die Kommentare lesen und beantworten. Eine Leseberechtigung für die erstellten Kommentare können Sie über die Vorauswahl über Gremien, Fraktionen oder Parteien freigeben. Zusätzlich können Sie Kommentare sortieren und filtern.

Beim Lesen jeder PDF-Datei wird automatisch der Lesefortschritt des Nutzers aufgezeichnet. Um ein Dokument manuell als "gelesen" zu markieren, kann es über den Icon mit der Brille im linken Menü als 100 % gelesen markiert werden. Anschließend wird der gesamte Lesefortschritt aller Sitzungsdokumente aktualisiert.

== Sonstige Dokumente ==

[[Image:MandatstraegerApp_Dokumente.png|miniatur|hochkant|Android - Menüpunkt Meine Dokumente]]

Im Menü "Sonstige Dokumente" finden Sie Dateien, die nach verschiedenen Themen kategorisiert sind.
Das Menü "Meine Dokumente" steht zukünftig nicht mehr zur Verfügung.

== Einstellungen ==

=== Profildaten ===

[[Image:MandatstraegerApp_Profildaten.png|miniatur|hochkant|Android - Menüpunkt Einstellungen - Profildaten]]

Die Aufzeichnung von Nutzeraktionen wird aktiviert, wenn in der Startansicht der MandatsträgerApp die zuletzt betrachteten Sitzungen und Schriftstücke aufgelistet werden sollen.

Ebenfalls kann der Zeitrahmen angegeben werden, der für den Sitzungsfilter "Demnächst" unterhalb des Menüpunktes "[[#Sitzungen vorbereiten|Vorbereitung]]" verwendet werden soll. Die Auswahl erfolgt anhand einer Drop-Down-Liste. Die Spanne beträgt eine bis zwölf Wochen.

Es kann der Zeitrahmen angegeben werden, der für den Sitzungsfilter "Kürzlich" unterhalb des Menüpunktes "[[#Sitzungen nachbereiten|Nachbereitung]]" verwendet werden soll. Die Auswahl erfolgt anhand einer Drop-Down-Liste. Die Spanne beträgt eine bis zwölf Wochen.

Aus einer Liste von Motiven kann ein Hintergrundbild für den Mandatsträgermodus bzw. die -App festgelegt werden.

Der Informationsdienst wird aktiviert, wenn der angemeldete Nutzer mit einer E-Mail informiert werden soll, sobald eine Änderung an einer bestimmten Sitzung erfolgt. Nachfolgend kann die Auswahl erfolgen, zu welcher Sitzung E-Mails versandt werden sollen. Sollen dies Sitzungen mit dem Status "In Planung", "Planung abgeschlossen", "Vorbereitung abgeschlossen", "Protokoll abgeschlossen", "Niederschrift abgeschlossen" und/oder "Sitzung abgeschlossen" sein?

=== Passwort ===

Sofern die PDF-Verschlüsselung vom Admin aktiviert wurde, kann jeder Nutzer unter diesem Punkt ein eigenes, persönliches Passwort festlegen, welches für die Verschlüsselung von PDF-Dokumenten genutzt wird.

[[Image:MandatstraegerApp_Passwort.png|miniatur|hochkant|Android - Menüpunkt Einstellungen - Passwort]]

== Hilfe ==

=== Hilfethemen ===

[[Image:MandatstraegerApp_Hilfe.png|miniatur|hochkant|Android - Menüpunkt Hilfe]]

Hier können Hilfevideos eingesehen werden, die die Bedienung des Mandatsträgermodus vorführen. Sie haben jeweils eine Dauer von ein bis zwei Minuten.

Zudem erfolgt die Erklärung der verwendeten Symbole bzw. Icons.

=== Datenschutzhinweise ===

Hier werden alle datenschutzrechtlichen Hinweise aufgeführt.

=== Über ===

Unter diesem Punkt erfolgt die Angabe der Versionsinformationen, der verwendeten Bibliotheken und Lizenzen.

= Siehe auch =

* [[Ratsinformationssystem - Oberflächendokumentation Version 2.5| Oberflächendokumentation 2.5]]
* Hilfevideos in der Mandatsträgeransicht/-app

Ratsinformationssystem - Ausgabe Version 2.5

2017-11-17T06:50:56Z

Sbartnitzek:

Dieser Artikel beschreibt den Ausgabebereich des Ratsinformationssystems in der Version 2.5 und der Webseite (REGISAFE ab Version 4.5).

= Administration =

-> Informationen zur [[Ratsinformationssystem - Administration Version 2.5|Administration des Moduls BürgerPLUS Ratsinformation Version 2.5]]

= URL und Systemanforderungen=

Die Standard-URL setzt sich aus der Domain '''<nowiki>"https://ris.geocms.com"</nowiki>''' und der individuellen Systemkennung '''"kunde"''' zusammen.

Beispiel: https://ris.geocms.com/demo

In Abstimmung mit dem [http://dms-support.brain-scc.de/de/ansprechpartner.html/ Supportteam] ist eine Abweichung von der Standard-URL möglich.

Das Web ist optimiert für:

* Internet Explorer ab Version 11.x
* Mozilla Firefox ab Version 55.x
* Google Chrome ab Version 60.x
* Opera ab Version 48.x

Ein Browser der neuesten Generation wird empfohlen.

= Layout =

[[Datei:RIS-Web_Beispiellayout.png|miniatur|Layout am Beispiel vom RIS Südlohn]]

Standardmäßig erfolgt eine Anpassung an das Layout des Kundenwebs bei der Installation. Der Kunde liefert dabei die notwendige Kopfgrafik sowie alle relevanten Style-Informationen oder einen Link auf die zu übernehmende Internetseite.
Folgende Elemente können angepasst werden:

* Kopfzeile
* Schriftform und Schriftgröße
* Hyperlinks
* Hintergrundgrafik

Die Kopfzeile enthält ein Logo und/oder Kopfbild des Kunden. Sie wird mit der Startseite des Kundenwebs verlinkt.

Die Hintergrundgrafik besteht aus einer vom Kunden gelieferten Grafik oder einem zur Gesamtgestaltung passenden Bild.

Darüber hinaus sind weitere individuelle Anpassungen möglich. Diese sind mit dem [http://dms-support.brain-scc.de/de/ansprechpartner.html/ Supportteam] abzustimmen. Anschließend wird ein Angebot erstellt, welches vom Kunden zu bestätigen ist.

= Gliederung der Webseite =

[[Datei:Gliederung_eines_Ratsinformationssystems.JPG|miniatur|Gliederung eines Standard-Webs]]

== Navigation ==

Die Navigation wird im [[BürgerPLUS Ratsinformation - Administration Version 2.3#Seitenbaum|Seitenbaum]] des Administrationsbereichs definiert. Bei der Installation wird eine Standard-Navigation vorgegeben, die gemeinsam mit dem Kunden angepasst werden kann. Standard-Navigation:

* [[#Persönlicher Bereich|Persönlicher Bereich]] ''- erst nach Login-In sichtbar''
** [[#Kontaktformular|Kontaktformular]]
* [[#Sitzungskalender|Sitzungskalender]]
* [[#Sitzungstermine|Sitzungstermine]]
** [[#Sitzungstermine (Archiv)|Sitzungstermine (Archiv)]]
* [[#Gremien|Gremien]]
* [[#Personen|Personen]]
* [[#Fraktionen|Fraktionen]]
* [[#Dokumente|Dokumente]]
* [[#Zusätzliche Dokumente|Zusätzliche Dokumente]]
* [[#Suche|Suche]]
* [[#Passwort zurücksetzen|Passwort zurücksetzen]]
* [[#Hilfe|Hilfe]]

Es können weitere Menüpunkte angelegt oder Bestehende bearbeitet werden. Auch ein Umbenennen oder Verschieben ist möglich.

'''Empfehlung:''' Die Nutzung der [[BürgerPLUS Ratsinformation - Administration Version 2.3#Modulvorlagen|Modulvorlage]] vereinfacht die Konfiguration der einzelnen Menüpunkte und stellt sicher, dass die Darstellung der gesuchten Daten in jedem Menüpunkt identisch ist.

=== Persönlicher Bereich ===

Der persönliche Bereich ist autorisierten Nutzern vorbehalten und enthält:

* [[#Meine Sitzungen|Meine Sitzungen]]
* [[#Profildaten|Profildaten]]
* [[#Meine Notizen|Meine Notizen]]
* [[#Mein Passwort|Mein Passwort]]
* [[#Mandatsträgermodus|Mandatsträgermodus]]
* [[#Kontaktformular|Kontaktformular]]

Die Anmeldung erfolgt über die [[#Loginmaske|Loginmaske]].

Für den öffentlichen Bereich sind keine Benutzerdaten notwendig.

Ist der Informationsdienst, die PDF-Verschlüsselung oder die Notizfunktion systemweit deaktiviert, werden die Reiter "Profildaten" und "Meine Notizen" im Persönlichen Bereich ausgeblendet.

==== Meine Sitzungen ====

[[Image:RIS-Web_MeineSitzungen.png|miniatur|Persönlicher Bereich - Meine Sitzungen]]

Unter "Meine Sitzungen" werden alle zukünftigen Sitzungen des Gremiums / der Gremien der Nutzer angezeigt. Die Sitzungen werden geordnet von der tagesaktuellen Sitzung zu zukünftigen Sitzungen ausgegeben. Finden mehrere Sitzungen an einem Tag statt, werden diese nach der beginnenden Uhrzeit geordnet.

==== Profildaten ====

===== Informationsdienst =====

[[Image:14_V2-3PDF-Sicherheit-Frontend.png|miniatur|Persönlicher Bereich - Profildaten]]

Der Informationsdienst innerhalb des Reiters "Profildaten" ermöglicht das Versenden einer Benachrichtigung, sobald eine Sitzung einen bestimmten Status erreicht hat. Der Nutzer kann festlegen, für welchen Status er eine E-Mail erhalten möchte. Es sind nur die Sitzungsstatus sichtbar, die mindestens an eine Sitzung aus dem REGISAFE (Modul: KommunalPLUS Sitzungsdienst) übergeben wurden.

Der Versand erfolgt auch bei Komplett-Export und Zeitintervall-Exporten. Der Informationsdienst ermittelt dabei die Änderungen der in der XML gelieferten Daten im Vergleich zu den in der Datenbank vorhanden Daten.

Reihenfolge der Ermittlung:

* Änderung des Sitzung (Datum, Uhrzeit, Raum, Status)
* Änderung an TOPs (verglichen werden TOPs der gleichen Nummerierung)
* Änderungen an Sitzungsschriftstücken oder TOP Schriftstücken (Änderungsdatum der Schriftstücke)

Eine zentrale Festlegung von Sitzungsstatus-Vorgaben ist in der Administration möglich. (Versand erfolgt dann automatisch für alle von der Änderung betroffenen Nutzer)

===== PDF Verschlüsselung =====

Hier kann das durch den Admin systemweit vergebene Passwort zur Entschlüsselung von PDF-Dokumenten geändert werden. Trägt der Nutzer nichts ein, gilt das Admin-PW. Die Einstellung kann im [[BürgerPLUS_Ratsinformation_-_Administration_Version_2.3#Reiter PDF Sicherheit|Administrationsbereich]] geändert werden.

==== Meine Notizen ====

[[Image:RIS-Web_MeineNotizen.png|miniatur|Persönlicher Bereich - Meine Notizen]]

Zu bestehenden Sitzungen und Tagesordnungspunkten können Notizen angelegt werden. Alle von einem Nutzer erstellten Notizen werden im persönlichen Bereich unter „Meine Notizen“ gesammelt dargestellt. Diese werden nach Erstelldatum absteigend sortiert angezeigt. Bereits erstellte Notizen können jederzeit geändert werden. Notizen nicht mehr vorhandener Nutzer (mit Löschkennzeichen oder vollständig entfernt) werden ausgeblendet.

* Notizdialog in eigenem Dialogfenster
* Titel kein Pflichtfeld, bei leerem Titel wird Autotext "Ihre Notiz vom <aktuelles Datum>" erzeugt
* alphabetisch sortierte zweispaltige Anzeige der leseberechtigten Nutzer

Notizen können gelöscht werden.

==== Mein Passwort ====

[[Image:RIS-Web_MeinPasswort.png|miniatur|Persönlicher Bereich - Mein Passwort]]

Die Standardanforderungen für Passwörter werden im Backend in der Systemadministration unter Datenschutz konfiguriert. Das persönliche Kennwort kann zu jeder Zeit geändert werden. Es sind die unter „Hinweise“ vorgegebenen Konventionen einzuhalten.

Standardwerte bei der Erstinstallation:

Das Kennwort muss:
* mindestens 8 Zeichen lang sein,
* einen Großbuchstaben enthalten,
* einen Kleinbuchstaben enthalten,
* eine Ziffer enthalten und
* ein Sonderzeichen enthalten.

Das Kennwort muss nach dem ersten Login geändert werden. Aus Sicherheitsgründen wird eine regelmäßige Anpassung des Kennworts empfohlen.

==== Kontaktformular ====

[[Image:RIS-Web_Kontaktformular.png|miniatur|Persönlicher Bereich - Kontaktformular]]

Das Kontaktformular bietet die Möglichkeit, mit dem Administrator in Verbindung zu treten und Anfragen an eine zentral hinterlegte E-Mail-Adresse zu versenden. Die Anmeldedaten werden dem Nutzerkonto entnommen. Es wird empfohlen, eine Kopie der Anfrage an die eigene E-Mail-Adresse zu versenden.

Der Betreff der Anfrage kann durch eine Auswahl festgelegt werden.

Die Konfiguration des Kontaktformulars ist in der Administration im Seitenbaum am entsprechenden Modul des Menüpunktes möglich.

=== Sitzungskalender ===

[[Image:RIS-Web_Sitzungskalender.png|miniatur|Sitzungskalender]]

Im Sitzungskalender werden abhängig vom Öffentlichkeitsbereich und der jeweiligen Rechte des Nutzers aktuelle, zukünftige und vergangene Sitzungstermine angezeigt.
Dabei kann zwischen einer Monats-, Wochen-, Tagesansicht und Terminübersicht gewählt werden. Zudem können die Sitzungen eines bestimmten (vergangenen oder zukünftigen) Jahres und Monats dargestellt werden.

Kalendereinträge werden farblich hervorgehoben. Die Farbe und Darstellung kann im [[BürgerPLUS Ratsinformation - Administration Version 2.3#Reiter_Kalender|Administrationsbereich]] geändert werden.

Die Sitzungstermine können Sie in einen E-Mail-Client, bspw. Outlook, einbinden. Über die Schaltfläche ''Kalender Download'' öffnet sich ein Fenster mit einem Link und Informationen zur Einbindung. Eine automatische Aktualisierung des Sitzungskalenders ist nur gegeben, wenn der Kalender über die URL eingebunden wird.

Durch die Pfeiltasten kann vor und zurück navigiert werden. Je nach gewählter Ansicht, kann in Monats-, Wochen-, Tages-, oder Terminschritten navigiert werden. Mit den doppelten Pfeiltasten können Sitzungen in darauffolgenden oder vergangenen Jahren angewählt werden.

=== Sitzungstermine ===

[[Image:RIS-Web_Sitzungstermine.png|miniatur|Sitzungstermine]]

[[Image:RIS-Web_Sitzung_Detail.png|miniatur|Details zur Sitzung]]

Die Darstellung für aktuelle Sitzungstermine und archivierte Sitzungstermine wird im Backend in der Modulvorlage oder im Seitenbaum am entsprechenden Modul des Menüpunktes konfiguriert. Der Datenimport erfolgt über das REGISAFE. So wie die Daten eingegeben wurden, werden sie auch ausgegeben.

Alle Sitzungstermine eines Jahres werden geordnet vom aktuellstem Datum zu zukünftigen Daten in einer Liste ausgegeben.

==== Sitzung im Detail ====

Die Detailansicht der Sitzungstermine enthält entsprechende Informationen zu der Sitzung selbst (Bsp.: Zeit, Sitzungsort/-raum, Telefonnumer und/oder E-Mail-Adresse des Gremiums) sowie Sitzungsdokumente, Tagesordnung, Teilnehmer und Notizen.

Wird ein Tagesordnungspunkt (TOP) mit dem RIS-Bereich "öffentlich" und "nicht öffentlich" exportiert, ist der nicht-öffentliche Text des TOP ausschließlich sichtbar für
* Teilnehmer der Sitzung,
* Nutzer mit zusätzlichem Zugriff auf die Sitzung und
* Administratoren.
Voraussetzung für die Sichtbarkeit ist die Anmeldung im RIS-Web.

Alle anderen angemeldeten Nutzer sehen den öffentlichen Text des TOP.

Diese Änderung hat keine Auswirkung auf die Sichtbarkeit im öffentlichen Bereich.

Ist der Nutzer angemeldet, hat er die Möglichkeit, Notizen an die Sitzungen anzuhängen.

Alle sichtbaren Dokumente können Sie als Sitzungsmappe oder als zusammhängendes PDF-Dokument herunterladen. Bei einem zusammenhängenden PDF wird ein dynamisches Inhaltsverzeichnis für alle Einträge wie Tagesordnungspunkte, Drucksachen, Anlagen etc. erzeugt. Zusätzlich wird für jeden Tagesordnungspunkt, der eine Drucksache enthält, ein Deckblatt mit TOP-Nummerierung eingefügt. Die erste Seite des PDFs ist ein Deckblatt mit dem Sitzungstitel.

Die Größe der einzelnen Dokumente werden bei einem Mouse-Over als Tooltip angezeigt. Bei der Sitzungsmappe und dem Gesamtdokument erfolgt lediglich die Angabe einer Mindestgröße, da ein genauer Wert im Vorfeld nicht ermittelt werden kann.

'''Hinweis:''' Damit keine Dokumente, die in Regisafe denselben Dateinamen tragen, nach dem Import "Verschwinden", finden vom System folgende Anpassungen statt:

* Der Dateiname enthält die ArtID als Präfix, z. B. Vorlage oder Beschluss, um das Wiederauffinden zu erleichtern.
* Anlagen erhalten eine interne, eindeutige ID sowie die ArtID des Hauptdokuments, um die Zuordnung zum Hauptdokument zu erleichtern
* Der Dateiname wird anhand des "Titel-Texts" des Schriftstücks gebildet und mit der Dateiendung ".pdf" versehen. Handelt es sich nicht um eine PDF-Datei, wird versucht, diese in eine PDF-Datei zu konvertieren (derzeit nur Bilddateien). Schlägt dies fehl, wird der entsprechende Dateityp (z. B. .doc, .ppt, .xls) angefügt.

==== Sitzungstermine (Archiv) ====

[[Image:RIS-Web_Sitzungsarchiv.png|miniatur|Sitzungstermine (Archiv)]]

Sitzungstermine werden einen Tag nach der Sitzung archiviert. Das Archiv beinhaltet alle in der Vergangenheit liegenden Termine. Die Ausgabe erfolgt in einer Listenansicht von neu zu alt geordnet.

=== Gremien ===

[[Image:RIS-Web_Gremien.png|miniatur|Gremien]]

[[Image:RIS-Web_Gremium_Detail.png|miniatur|Details zum Gremium]]

Personen die in Ausschüssen/Räten tätig sind, werden unter dem Punkt „Gremien“ angezeigt. Ausgegeben werden ein(e) Vorsitzende(r), die zum Gremium gehörenden Gemeinderätinnen und Gemeinderäte, sowie deren jeweilige Vertreter.

Optional kann die Funktion der Gremienmitglieder eingeblendet werden. Angemeldete Nutzer sehen ausschließlich Sitzungen ihres Gremiums/ihrer Gremien.

Zukünftige Sitzungen können abgerufen und auf vergangene Sitzungen zurückgeblickt werden.

Aufgrund des Verzichts auf die Rechteprüfung kann ein Nutzer eine Sitzung sehen, so darf er auch wissen, welches Gremium diese Sitzung abhält. Bisher konnte es passieren, dass ein Nutzer unter Umständen bestimmte Sitzungen eines Gremiums zwar sehen konnte, aber nicht welches Gremium diese Sitzung abhält.

=== Personen ===

[[Image:Ratsinformation-Personen_neu.jpg|miniatur|Personen]]

Die Sortierung der Ausgabe von Personen kann geändert werden. Standardmäßig werden sie alphabetisch nach den Nachnamen geordnet. Die Angaben zu den Personen werden aus REGISAFE importiert und können entsprechend angelegt oder importiert werden.

Jeder Person kann ein Foto zugeordnet werden. Es werden die Bilddaten aus der Benutzerverwaltung verwendet.

Mit Klick auf eine Person gelangt der Nutzer zur Detailansicht mit weiteren Informationen. Hierzu zählen Angaben wie Name, Adresse, Gremien, Fraktionen, Parteien und Vertreter für Gremiumsmitglieder. Zu jeder Person werden weiterhin eine Karte zur Standortbestimmung sowie eine virtuelle Visitenkarte ausgegeben.

Es ist möglich die Ausgabe des Vertreters zu unterbinden. Sollen zusätzliche Funktionen ausgegeben werden, erscheinen diese ab sofort auch in der Personenliste unter dem jeweiligen Namen.

=== Fraktionen ===

[[Image:RIS-Web_Fraktionen.png|miniatur|Fraktionen]]

Alle im REGISAFE hinterlegten Fraktionen werden aufgelistet.

Bei Auswahl einer Fraktion öffnet sich die Detailansicht mit Informationen zu Adresse und Mitgliedern der jeweiligen Fraktion. Zu jeder Fraktion werden eine Karte zur Standortbestimmung sowie eine virtuelle Visitenkarte ausgegeben. Dies kann vom Administrator deaktiviert werden.

=== Parteien ===

[[Image:Ratsinformation-Parteien.jpg|miniatur|Parteien]]

Alle im REGISAFE hinterlegten Parteien werden aufgelistet.

Bei Auswahl einer Partei öffnet sich die Detailansicht mit Informationen zu Adresse und Mitgliedern der jeweiligen Partei. Zu jeder Partei werden eine Karte zur Standortbestimmung sowie eine virtuelle Visitenkarte ausgegeben. Dies kann vom Administrator deaktiviert werden.

=== Dokumente ===

[[Image:RIS-Web_Dokumente.png|miniatur|Dokumente]]

Schriftstücke werden geordnet nach Dokumenttypen ausgegeben. Die Sortierung der Dokumente erfolgt nach dem letzten Änderungsdatum.
Die Möglichkeiten zur Darstellung können im Einzelnen in der
[[BürgerPLUS_Ratsinformation_-_Administration_Version_2.3#Reiter_Schriftstücke|Administration]] festgelegt werden.

Die verschiedenen Dokumenttypen bekommen verschiedene Icons zugewiesen. Deren Bezeichnung wird im Tooltip angezeigt. Die Anzeige der Icons kann durch den Administrator konfiguriert werden.

'''Beispiele für Dokumenttypen'''

<table border="0" cellpadding="2">
<tr><td>[[Datei:Default.png]]</td><td>Vorlage, Sitzungstagesordnung, Einladungen, Niederschrift</td></tr>
<tr><td>[[Datei:Anlage.png]]</td><td>Anlage</td></tr>
<tr><td>[[Datei:Sitzungsbeschluss.png]]</td><td>Beschluss</td></tr>
<tr><td>[[Datei:Sitzungsniederschriftsauszug.png]]</td><td>Niederschriftsauszug</td></tr>
</table>

=== Zusätzliche Dokumente ===

Festgelegte Dokumente können hier zusätzlich angezeigt werden. Die Konfiguration ist im [[BürgerPLUS_Ratsinformation_-_Administration_Version_2.3#Reiter_Schriftst.C3.BCcke|Administrationsbereich]] möglich.

=== Suche ===

[[Image:RIS-Web_erweiterte_Suche.png|miniatur|Suche mit erweiterten Suchoptionen]]

Die Suche wird im Backend in der [[BürgerPLUS_Ratsinformation_-_Administration_Version_2.3#Reiter_Suche|Modulvorlage]] oder im Seitenbaum am entsprechenden Modul des Menüpunktes konfiguriert. Das Suchformular wird durch Aktivieren der Funktion "Suchformular anbieten" angeboten. Es kann gewählt werden zwischen der einfachen Suche und der erweiterten Suche. Zudem kann eingestellt werden ob bei Auswahl der erweiterten Suche, die erweiterten Suchoptionen aufgeklappt sein sollen.

Einzelne Suchbereiche können festgelegt werden. Die Auswahl erfolgt zwischen:

* Adressen
* Fraktionen
* Parteien
* Gremien
* Personen
* Schriftstücke
* Sitzung
* Tagesordnungspunkte

==== Formularelemente der Erweiterten Suche ====

Die Suche nach Gremien und Schriftstückarten bietet erweiterte Auswahlmöglichkeiten. Im Administrationsbereich kann eingestellt werden, ob die Suche zugelassen wird und für welche Bereiche sie gilt. Unter Gremien werden die Ausschüsse angezeigt, welche importiert wurden. Die Auswahlmöglichkeiten unter Schriftstücke geben an, nach welchen Arten von Schriftstücken gesucht werden kann.

Suchergebnisse werden unterhalb der Zusammenfassung der Suchparameter angezeigt.

=== Passwort zurücksetzen ===

[[Image:Ratsinformation_Passwort_zuruecksetzen.jpeg|miniatur|Passwort zurücksetzen]]

Die Login-Daten jedes Nutzers bestehen aus einem Passwort und einer eindeutigen E-Mail-Adresse. Die Identifikation zum Zurücksetzen des Passwortes erfolgt über die Eintragung der E-Mail-Adresse und die Eingabe eines automatisch, bei jedem Aufruf neu generierten Captcha-Code. Es ist möglich, einzelne Nutzergruppen von der Änderung des Passworts auszuschließen.

Um das Passwort zurückzusetzen, sind folgende Schritte durchzuführen:

* Eingabe der Daten in die vorgegebenen Formularfelder.
* Nach Absenden der Daten erhält der Nutzer eine E-Mail mit einem Bestätigungslink, welcher anzuklicken oder in einen Browser zu kopieren ist.
* Im Browser öffnet sich eine Eingabemaske, in der ein neues Passwort eingetragen werden muss.
* Dieses neue Passwort ist im Anschluss noch einmal zu bestätigen.

Das Zurücksetzen des Passworts ist nur bei eineindeutig im System hinterlegten E-Mail-Adressen möglich. Ist bei mehreren
Nutzern eine identische E-Mail-Adresse (z.B. als Funktionspostfach wie info@...) hinterlegt, ist das Zurücksetzen nur durch den
Administrator möglich.

Die Anforderungen für Passwörter befinden sich im Persönlichen Bereich unter [[#Mein Passwort|Mein Passwort]].

=== Hilfe ===

zur Dokumentation des REGISAFE-Modul BürgerPlus Ratsinformation finden Sie Hilfe in der Wiki des GeoCMS in den Artikeln:

* [[Ratsinformationssystem - Administration Version 2.5|BürgerPLUS Ratsinformation Administration]]

* [[Ratsinformationssystem - Oberflächendokumentation Version 2.5|BürgerPLUS Ratsinformation Oberflächendokumentation]]

== Loginmaske ==

[[Image:RIS-Web_Loginmaske.png|miniatur|Loginmaske - Anmeldung Persönlicher Bereich]]

Die durch den Administrator bereit gestellten Login-Daten autorisieren einen Nutzer zum Betreten des geschützten Bereichs. Dieser ist Gremiumsmitgliedern und sonstigen Sitzungsteilnehmern vorbehalten. Die Login-Daten bestehen aus einem Nutzernamen und einem Passwort. Das Passwort kann nach dem Login [[#Mein Passwort|geändert]] oder [[#Passwort zurücksetzen|zurückgesetzt]] werden. Voraussetzung hierfür ist das Vorhandensein einer gültigen und im System hinterlegten E-Mail-Adresse. Die E-Mail-Adresse darf nur an einem Nutzer hinterlegt sein. Teilen sich mehrere Nutzer eine E-Mail-Adresse, z.B. als Funktionspostfach ähnlich <nowiki>"info@mustergemeinde.de"</nowiki>, wird im Sinne des Datenschutzes kein Passwort versandt.

Wurde ein Benutzername oder Kennwort mehrfach falsch eingegeben, wird der Nutzer für einen bestimmten Zeitraum gesperrt.

Bei Inaktivität wird der Nutzer automatisch nach 20 Minuten vom System abgemeldet.

== Inhaltsbereich ==

Der Inhaltsbereich ändert sich je nach gewähltem Menüpunkt. Wird dann beispielsweise der Punkt „Gremien“ ausgewählt, erscheinen im Inhaltsbereich die Ausschüsse/Räte. Mit dem Aufrufen der Seite wird standardmäßig der Sitzungskalender angezeigt.

== Fußzeile ==

[[Image:Ratsinformation_Fusszeile.jpeg|miniatur|Ratsinformation Fußzeile]]

Die Herstellerhinweise in der Fußzeile sind standardisiert und verlinken auf die jeweiligen Internetseiten der Kooperationspartner. Sie können grafisch und textlich ergänzt werden. Die Einbindung erfolgt über das Template.

= Mandatsträgermodus/MandatsträgerApp =

Zusätzlich zum REGISAFE-Modul '''BürgerPLUS Ratsinformation''' kann der Mandatsträgermodus inklusive der MandatsträgerApp für die Ausgabe genutzt werden.

Die wesentlichen Elemente der Navigation stehen in der Menüleiste im linken Seitenbereich der App zur Verfügung.

* [[#Start|Start]]
* [[#Sitzungen vorbereiten|Sitzungen vorbereiten]]
* [[#Während der Sitzungen|Während der Sitzungen]]
* [[#Sitzungen nachbereiten|Sitzungen nachbereiten]]
* [[#Alle Sitzungen|Alle Sitzungen]]
* [[#Sonstige Dokumente|Sonstige Dokumente]]
* [[#Einstellungen|Einstellungen]]
* [[#Hilfe|Hilfe]]

'''Hinweis'''

Die Inhalte des Ratsinformationssystems werden über einen Webcontainer innerhalb eines nativen Rahmens angezeigt.

== Login ==

[[Image:MandatstraegerApp_Anmeldung.png|miniatur|hochkant|Android - Loginbereich]]

Um sich am System anzumelden, müssen die Systemkennung (''kunde'') sowie der Benutzername und Passwort (dieselben Anmeldedaten wie auch im RIS-Web) eingegeben werden. Die Systemkennung ist stets notwendig, um eine Verbindung zu einem konkreten Ratsinformationssystem aufzunehmen. Mit den Login-Daten kann der Nutzer auf den Persönlichen Bereich zugreifen.
Ohne hinterlegte Login-Daten ist nur ein Zugriff als Gast auf den öffentlichen Bereich möglich.

Die MandatsträgerApp steht zur Verfügung für die Betriebssysteme:

* Android ([https://play.google.com/store/apps/details?id=de.brainSCC.app.mandatstraeger&hl=de|App herunterladen])
* iOS ([https://itunes.apple.com/de/app/mandatstragerapp/id1015321652?mt=8|App herunterladen)]

== Start ==

[[Image:MandatstraegerApp_Startansicht.png|miniatur|hochkant|Android - Startbildschirm (Homescreen)]]

In der Startansicht werden die als Favorit markierten Sitzungen und Schriftstücke angezeigt sowie die jeweils letzten fünf betrachteten Sitzungen und Schriftstücke.

Wenn Sie die "Aufzeichnung von Nutzeraktionen" aktivieren, werden auf der Startseite ihre zuletzt betrachteten Sitzungen und Drucksachen angezeigt sowie ihre Kommentare und aktuellen Diskussionen.

== Sitzungen vorbereiten ==

[[Image:MandatstraegerApp_Sitzung_vorb.png|miniatur|hochkant|Android - Menüpunkt Sitzung vorbereiten mit aufgeklapptem Menü]]

Hier erfolgt die Anzeige der Sitzungen, an denen der gerade angemeldete Nutzer Teilnehmer ist und deren Startzeitpunkt direkt bevorsteht (15 Minuten vor Beginn).
Mandatsträger können hier die vorbehaltliche Zusage oder Absage Ihrer Teilnahme mitteilen. Eine Änderung ist bis 15 Minuten vor Sitzungsbeginn möglich.

Folgende Filtermöglichkeiten stehen für die Auflistung der Sitzungen zur Verfügung:

* Aktuell: alle Sitzungen in dieser Woche, die noch nicht begonnen haben
* Demnächst: alle noch nicht begonnenen Sitzungen von jetzt bis n-Wochen in die Zukunft (kann in den persönlichen [[#Einstellungen|Einstellungen]] festgelegt werden, Standardwert: 4 Wochen)
* Alle: alle zukünftig stattfindenden Sitzungen

== Sitzungsteilnahme ==

Der Punkt "Sitzungsteilnahme" listet alle gerade stattfindenden Sitzungen auf und ermöglicht die Einsichtnahme der Tagesordnungspunkte, Schriftstücke, Kommentare und Notizen der selektierten Sitzung.

15 Minuten vor Beginn einer Sitzung wird diese im Punkt "Sitzungsteilnahme" angezeigt.

Die verbindliche Zusage erfolgt in der Sitzungsteilnahme mit Klick auf den Button "Sitzung jetzt beginnen". Die Liste aller Teilnehmer kann im Vorfeld und Nachgang der Sitzung im [[BürgerPLUS_Ratsinformation_-_Administration_Version_2.3#Teilnahme|Administrationsbereich]] generiert werden.

Nach der Bestätigung der Sitzungsteilnahme können die Sitzungsvorbereitung, die Tagesordnung inklusive aller Dokumente sowie eventuelle Notizen der Sitzung eingesehen werden (siehe Abb. Ansicht der Sitzung nach Bestätigung der Teilnahme).

[[Datei:MandatstraegerApp_Sitzungsteilnahme.png|miniatur|Ansicht der Sitzung nach Bestätigung der Teilnahme]]

Unterhalb des Punktes "Tagesordnung" kann nach Aufruf eines Tagesordnungspunktes die mit diesem TOP verknüpften Schriftstücke angezeigt werden. Abhängig von der Größe des Schriftstückes kommt es beim erstmaligen Aufruf zu einer geringen Verzögerung. Innerhalb des gewählten Schriftstückes können eventuell hinterlegte Kommentare eingesehen werden. Mit Klick auf einen Kommentar springt das Dokument auf die entsprechende Seite und hebt die Anmerkung hervor. Es können auch weitere Anmerkungen im geöffneten Dokument hinzugefügt werden (s. [[#Sitzungsdokument|Kommentare im Sitzungsdokument]]).

[[Datei:MandatstraegerApp_Sitzungsteilnahme_TOP.png|miniatur|Dokumentenviewer während der Sitzungsteilnahme]]

== Sitzungen nachbereiten ==

[[Image:MandatstraegerApp_Sitzung_nachb.png|miniatur|hochkant|Android - Menüpunkt Sitzung nachbereiten mit aufgeklapptem Menü]]

Folgende Filtermöglichkeiten stehen für die Auflistung der Sitzungen zur Verfügung:

* Aktuell: alle Sitzungen in dieser Woche, die bereits beendet sind
* Kürzlich: alle beendeten Sitzungen ab jetzt bis n-Wochen in die Vergangenheit (kann in den persönlichen [[#Einstellungen|Einstellungen]] festgelegt werden, Standardwert: 4 Wochen)
* Alle: alle vergangenen Sitzungen

== Alle Sitzungen ==

[[Image:MandatstraegerApp_alleSitzungen.png|miniatur|hochkant|Android - Menüpunkt Alle Sitzungen mit aufgeklapptem Menü]]

Folgende Filtermöglichkeiten stehen für die Auflistung der Sitzungen zur Verfügung:

* Aktuell: Alle in dieser Woche stattfindenden oder stattgefundenen Sitzungen
* Vergangene: Alle vergangene Sitzungen bis diese Woche
* Zukünftige: Alle zukünftigen Sitzungen ab nächster Woche
* Alle: alle vergangenen und zukünftigen Sitzungen

Eine Sitzung wird mit ihrem Datum, Uhrzeit und Titel angezeigt. Hier erscheinen zudem die entsprechenden Icons für Favorit, Anlagen und Sitzungsteilnehmer - falls für diese Sitzung zutreffend.

[[Image:MandatstraegerApp_Sitzung_Detail.png|miniatur|hochkant|Android - Beispiel für eine Sitzung im Detail mit aufgeklapptem Menü]]

=== Sitzung im Detail ===

Alle Dokumente, die zu einer Sitzung gehören, können, als eine PDF-Datei zusammengefasst, heruntergeladen werden.

Zur Sitzung können die jeweiligen Tagesordnungspunkte (mit den entsprechenden Dokumenten und Anlagen), die Schriftstücke bzw. Sitzungsdokumente, die Notizen sowie die Teilnehmer aufgelistet werden.

Die Sitzung kann über den Stern-Icon im linken Menü der App als Favorit markiert werden. Daraufhin wird diese in der Startansicht angezeigt werden. Mit dem Pfeil nach links gelangt der Nutzer wieder zurück zur Auflistung der Sitzungen.

Im Sitzungsdetail kann eine vorbehaltliche Zusage oder Absage getätigt werden, sofern die Sitzung noch nicht begonnen hat (bis 15 Minuten vor Beginn).

=== Sitzungsdokument ===

[[Image:MandatstraegerApp_Kommentarfunktion.png|miniatur|hochkant|Android - Beispiel für das Setzen eines Kommentars]]

[[Image:MandatstraegerApp_Kommentaranzeige.png|miniatur|hochkant|Android - Beispiel für die Anzeige aller Kommentare]]

Um einen Text(abschnitt) innerhalb eines Dokumentes zu kommentieren, können Sie die Kommentarfunktion verwenden. In der Sidebar des Viewers sind über das Icon "Lesezeichen" alle zu dem Dokument vorliegenden Kommentare sichtbar, inklusive des Erstellers und des Datums. Hier können Sie Kommentare bearbeiten, Dateien anhängen und wieder löschen.
Des Weiteren können Sie die eigenen Kommentare (inkl. Dateiupload) für andere Mandatsträger freigeben. Nach erfolgter Freigabe können andere Mandatsträger die Kommentare lesen und beantworten. Eine Leseberechtigung für die erstellten Kommentare können Sie über die Vorauswahl über Gremien, Fraktionen oder Parteien freigeben. Zusätzlich können Sie Kommentare sortieren und filtern.

Beim Lesen jeder PDF-Datei wird automatisch der Lesefortschritt des Nutzers aufgezeichnet. Um ein Dokument manuell als "gelesen" zu markieren, kann es über den Icon mit der Brille im linken Menü als 100 % gelesen markiert werden. Anschließend wird der gesamte Lesefortschritt aller Sitzungsdokumente aktualisiert.

== Sonstige Dokumente ==

[[Image:MandatstraegerApp_Dokumente.png|miniatur|hochkant|Android - Menüpunkt Meine Dokumente]]

Im Menü "Sonstige Dokumente" finden Sie Dateien, die nach verschiedenen Themen kategorisiert sind.

== Einstellungen ==

=== Profildaten ===

[[Image:MandatstraegerApp_Profildaten.png|miniatur|hochkant|Android - Menüpunkt Einstellungen - Profildaten]]

Die Aufzeichnung von Nutzeraktionen wird aktiviert, wenn in der Startansicht der MandatsträgerApp die zuletzt betrachteten Sitzungen und Schriftstücke aufgelistet werden sollen.

Ebenfalls kann der Zeitrahmen angegeben werden, der für den Sitzungsfilter "Demnächst" unterhalb des Menüpunktes "[[#Sitzungen vorbereiten|Vorbereitung]]" verwendet werden soll. Die Auswahl erfolgt anhand einer Drop-Down-Liste. Die Spanne beträgt eine bis zwölf Wochen.

Es kann der Zeitrahmen angegeben werden, der für den Sitzungsfilter "Kürzlich" unterhalb des Menüpunktes "[[#Sitzungen nachbereiten|Nachbereitung]]" verwendet werden soll. Die Auswahl erfolgt anhand einer Drop-Down-Liste. Die Spanne beträgt eine bis zwölf Wochen.

Aus einer Liste von Motiven kann ein Hintergrundbild für den Mandatsträgermodus bzw. die -App festgelegt werden.

Der Informationsdienst wird aktiviert, wenn der angemeldete Nutzer mit einer E-Mail informiert werden soll, sobald eine Änderung an einer bestimmten Sitzung erfolgt. Nachfolgend kann die Auswahl erfolgen, zu welcher Sitzung E-Mails versandt werden sollen. Sollen dies Sitzungen mit dem Status "In Planung", "Planung abgeschlossen", "Vorbereitung abgeschlossen", "Protokoll abgeschlossen", "Niederschrift abgeschlossen" und/oder "Sitzung abgeschlossen" sein?

=== Passwort ===

Sofern die PDF-Verschlüsselung vom Admin aktiviert wurde, kann jeder Nutzer unter diesem Punkt ein eigenes, persönliches Passwort festlegen, welches für die Verschlüsselung von PDF-Dokumenten genutzt wird.

[[Image:MandatstraegerApp_Passwort.png|miniatur|hochkant|Android - Menüpunkt Einstellungen - Passwort]]

== Hilfe ==

=== Hilfethemen ===

[[Image:MandatstraegerApp_Hilfe.png|miniatur|hochkant|Android - Menüpunkt Hilfe]]

Hier können Hilfevideos eingesehen werden, die die Bedienung des Mandatsträgermodus vorführen. Sie haben jeweils eine Dauer von ein bis zwei Minuten.

Zudem erfolgt die Erklärung der verwendeten Symbole bzw. Icons.

=== Datenschutzhinweise ===

Hier werden alle datenschutzrechtlichen Hinweise aufgeführt.

=== Über ===

Unter diesem Punkt erfolgt die Angabe der Versionsinformationen, der verwendeten Bibliotheken und Lizenzen.

= Siehe auch =

* [[Ratsinformationssystem - Oberflächendokumentation Version 2.5| Oberflächendokumentation 2.5]]
* Hilfevideos in der Mandatsträgeransicht/-app

Ratsinformationssystem - Ausgabe Version 2.5

2017-11-16T09:03:07Z

Sbartnitzek: Kommentarfunktion ergänzt

Dieser Artikel beschreibt den Ausgabebereich des Ratsinformationssystems in der Version 2.5 und der Webseite (REGISAFE ab Version 4.5).

= Administration =

-> Informationen zur [[Ratsinformationssystem - Administration Version 2.5|Administration des Moduls BürgerPLUS Ratsinformation Version 2.5]]

= URL und Systemanforderungen=

Die Standard-URL setzt sich aus der Domain '''<nowiki>"https://ris.geocms.com"</nowiki>''' und der individuellen Systemkennung '''"kunde"''' zusammen.

Beispiel: https://ris.geocms.com/demo

In Abstimmung mit dem [http://dms-support.brain-scc.de/de/ansprechpartner.html/ Supportteam] ist eine Abweichung von der Standard-URL möglich.

Das Web ist optimiert für:

* Internet Explorer ab Version 11.x
* Mozilla Firefox ab Version 55.x
* Google Chrome ab Version 60.x
* Opera ab Version 48.x

Ein Browser der neuesten Generation wird empfohlen.

= Layout =

[[Datei:RIS-Web_Beispiellayout.png|miniatur|Layout am Beispiel vom RIS Südlohn]]

Standardmäßig erfolgt eine Anpassung an das Layout des Kundenwebs bei der Installation. Der Kunde liefert dabei die notwendige Kopfgrafik sowie alle relevanten Style-Informationen oder einen Link auf die zu übernehmende Internetseite.
Folgende Elemente können angepasst werden:

* Kopfzeile
* Schriftform und Schriftgröße
* Hyperlinks
* Hintergrundgrafik

Die Kopfzeile enthält ein Logo und/oder Kopfbild des Kunden. Sie wird mit der Startseite des Kundenwebs verlinkt.

Die Hintergrundgrafik besteht aus einer vom Kunden gelieferten Grafik oder einem zur Gesamtgestaltung passenden Bild.

Darüber hinaus sind weitere individuelle Anpassungen möglich. Diese sind mit dem [http://dms-support.brain-scc.de/de/ansprechpartner.html/ Supportteam] abzustimmen. Anschließend wird ein Angebot erstellt, welches vom Kunden zu bestätigen ist.

= Gliederung der Webseite =

[[Datei:Gliederung_eines_Ratsinformationssystems.JPG|miniatur|Gliederung eines Standard-Webs]]

== Navigation ==

Die Navigation wird im [[BürgerPLUS Ratsinformation - Administration Version 2.3#Seitenbaum|Seitenbaum]] des Administrationsbereichs definiert. Bei der Installation wird eine Standard-Navigation vorgegeben, die gemeinsam mit dem Kunden angepasst werden kann. Standard-Navigation:

* [[#Persönlicher Bereich|Persönlicher Bereich]] ''- erst nach Login-In sichtbar''
** [[#Kontaktformular|Kontaktformular]]
* [[#Sitzungskalender|Sitzungskalender]]
* [[#Sitzungstermine|Sitzungstermine]]
** [[#Sitzungstermine (Archiv)|Sitzungstermine (Archiv)]]
* [[#Gremien|Gremien]]
* [[#Personen|Personen]]
* [[#Fraktionen|Fraktionen]]
* [[#Dokumente|Dokumente]]
* [[#Zusätzliche Dokumente|Zusätzliche Dokumente]]
* [[#Suche|Suche]]
* [[#Passwort zurücksetzen|Passwort zurücksetzen]]
* [[#Hilfe|Hilfe]]

Es können weitere Menüpunkte angelegt oder Bestehende bearbeitet werden. Auch ein Umbenennen oder Verschieben ist möglich.

'''Empfehlung:''' Die Nutzung der [[BürgerPLUS Ratsinformation - Administration Version 2.3#Modulvorlagen|Modulvorlage]] vereinfacht die Konfiguration der einzelnen Menüpunkte und stellt sicher, dass die Darstellung der gesuchten Daten in jedem Menüpunkt identisch ist.

=== Persönlicher Bereich ===

Der persönliche Bereich ist autorisierten Nutzern vorbehalten und enthält:

* [[#Meine Sitzungen|Meine Sitzungen]]
* [[#Profildaten|Profildaten]]
* [[#Meine Notizen|Meine Notizen]]
* [[#Mein Passwort|Mein Passwort]]
* [[#Mandatsträgermodus|Mandatsträgermodus]]
* [[#Kontaktformular|Kontaktformular]]

Die Anmeldung erfolgt über die [[#Loginmaske|Loginmaske]].

Für den öffentlichen Bereich sind keine Benutzerdaten notwendig.

Ist der Informationsdienst, die PDF-Verschlüsselung oder die Notizfunktion systemweit deaktiviert, werden die Reiter "Profildaten" und "Meine Notizen" im Persönlichen Bereich ausgeblendet.

==== Meine Sitzungen ====

[[Image:RIS-Web_MeineSitzungen.png|miniatur|Persönlicher Bereich - Meine Sitzungen]]

Unter "Meine Sitzungen" werden alle zukünftigen Sitzungen des Gremiums / der Gremien der Nutzer angezeigt. Die Sitzungen werden geordnet von der tagesaktuellen Sitzung zu zukünftigen Sitzungen ausgegeben. Finden mehrere Sitzungen an einem Tag statt, werden diese nach der beginnenden Uhrzeit geordnet.

==== Profildaten ====

===== Informationsdienst =====

[[Image:14_V2-3PDF-Sicherheit-Frontend.png|miniatur|Persönlicher Bereich - Profildaten]]

Der Informationsdienst innerhalb des Reiters "Profildaten" ermöglicht das Versenden einer Benachrichtigung, sobald eine Sitzung einen bestimmten Status erreicht hat. Der Nutzer kann festlegen, für welchen Status er eine E-Mail erhalten möchte. Es sind nur die Sitzungsstatus sichtbar, die mindestens an eine Sitzung aus dem REGISAFE (Modul: KommunalPLUS Sitzungsdienst) übergeben wurden.

Der Versand erfolgt auch bei Komplett-Export und Zeitintervall-Exporten. Der Informationsdienst ermittelt dabei die Änderungen der in der XML gelieferten Daten im Vergleich zu den in der Datenbank vorhanden Daten.

Reihenfolge der Ermittlung:

* Änderung des Sitzung (Datum, Uhrzeit, Raum, Status)
* Änderung an TOPs (verglichen werden TOPs der gleichen Nummerierung)
* Änderungen an Sitzungsschriftstücken oder TOP Schriftstücken (Änderungsdatum der Schriftstücke)

Eine zentrale Festlegung von Sitzungsstatus-Vorgaben ist in der Administration möglich. (Versand erfolgt dann automatisch für alle von der Änderung betroffenen Nutzer)

===== PDF Verschlüsselung =====

Hier kann das durch den Admin systemweit vergebene Passwort zur Entschlüsselung von PDF-Dokumenten geändert werden. Trägt der Nutzer nichts ein, gilt das Admin-PW. Die Einstellung kann im [[BürgerPLUS_Ratsinformation_-_Administration_Version_2.3#Reiter PDF Sicherheit|Administrationsbereich]] geändert werden.

==== Meine Notizen ====

[[Image:RIS-Web_MeineNotizen.png|miniatur|Persönlicher Bereich - Meine Notizen]]

Zu bestehenden Sitzungen und Tagesordnungspunkten können Notizen angelegt werden. Alle von einem Nutzer erstellten Notizen werden im persönlichen Bereich unter „Meine Notizen“ gesammelt dargestellt. Diese werden nach Erstelldatum absteigend sortiert angezeigt. Bereits erstellte Notizen können jederzeit geändert werden. Notizen nicht mehr vorhandener Nutzer (mit Löschkennzeichen oder vollständig entfernt) werden ausgeblendet.

* Notizdialog in eigenem Dialogfenster
* Titel kein Pflichtfeld, bei leerem Titel wird Autotext "Ihre Notiz vom <aktuelles Datum>" erzeugt
* alphabetisch sortierte zweispaltige Anzeige der leseberechtigten Nutzer

Notizen können gelöscht werden.

==== Mein Passwort ====

[[Image:RIS-Web_MeinPasswort.png|miniatur|Persönlicher Bereich - Mein Passwort]]

Die Standardanforderungen für Passwörter werden im Backend in der Systemadministration unter Datenschutz konfiguriert. Das persönliche Kennwort kann zu jeder Zeit geändert werden. Es sind die unter „Hinweise“ vorgegebenen Konventionen einzuhalten.

Standardwerte bei der Erstinstallation:

Das Kennwort muss:
* mindestens 8 Zeichen lang sein,
* einen Großbuchstaben enthalten,
* einen Kleinbuchstaben enthalten,
* eine Ziffer enthalten und
* ein Sonderzeichen enthalten.

Das Kennwort muss nach dem ersten Login geändert werden. Aus Sicherheitsgründen wird eine regelmäßige Anpassung des Kennworts empfohlen.

==== Kontaktformular ====

[[Image:RIS-Web_Kontaktformular.png|miniatur|Persönlicher Bereich - Kontaktformular]]

Das Kontaktformular bietet die Möglichkeit, mit dem Administrator in Verbindung zu treten und Anfragen an eine zentral hinterlegte E-Mail-Adresse zu versenden. Die Anmeldedaten werden dem Nutzerkonto entnommen. Es wird empfohlen, eine Kopie der Anfrage an die eigene E-Mail-Adresse zu versenden.

Der Betreff der Anfrage kann durch eine Auswahl festgelegt werden.

Die Konfiguration des Kontaktformulars ist in der Administration im Seitenbaum am entsprechenden Modul des Menüpunktes möglich.

=== Sitzungskalender ===

[[Image:RIS-Web_Sitzungskalender.png|miniatur|Sitzungskalender]]

Im Sitzungskalender werden abhängig vom Öffentlichkeitsbereich und der jeweiligen Rechte des Nutzers aktuelle, zukünftige und vergangene Sitzungstermine angezeigt.
Dabei kann zwischen einer Monats-, Wochen-, Tagesansicht und Terminübersicht gewählt werden. Zudem können die Sitzungen eines bestimmten (vergangenen oder zukünftigen) Jahres und Monats dargestellt werden.

Kalendereinträge werden farblich hervorgehoben. Die Farbe und Darstellung kann im [[BürgerPLUS Ratsinformation - Administration Version 2.3#Reiter_Kalender|Administrationsbereich]] geändert werden.

Die Sitzungstermine können Sie in einen E-Mail-Client, bspw. Outlook, einbinden. Über die Schaltfläche ''Kalender Download'' öffnet sich ein Fenster mit einem Link und Informationen zur Einbindung. Eine automatische Aktualisierung des Sitzungskalenders ist nur gegeben, wenn der Kalender über die URL eingebunden wird.

Durch die Pfeiltasten kann vor und zurück navigiert werden. Je nach gewählter Ansicht, kann in Monats-, Wochen-, Tages-, oder Terminschritten navigiert werden. Mit den doppelten Pfeiltasten können Sitzungen in darauffolgenden oder vergangenen Jahren angewählt werden.

=== Sitzungstermine ===

[[Image:RIS-Web_Sitzungstermine.png|miniatur|Sitzungstermine]]

[[Image:RIS-Web_Sitzung_Detail.png|miniatur|Details zur Sitzung]]

Die Darstellung für aktuelle Sitzungstermine und archivierte Sitzungstermine wird im Backend in der Modulvorlage oder im Seitenbaum am entsprechenden Modul des Menüpunktes konfiguriert. Der Datenimport erfolgt über das REGISAFE. So wie die Daten eingegeben wurden, werden sie auch ausgegeben.

Alle Sitzungstermine eines Jahres werden geordnet vom aktuellstem Datum zu zukünftigen Daten in einer Liste ausgegeben.

==== Sitzung im Detail ====

Die Detailansicht der Sitzungstermine enthält entsprechende Informationen zu der Sitzung selbst (Bsp.: Zeit, Sitzungsort/-raum, Telefonnumer und/oder E-Mail-Adresse des Gremiums) sowie Sitzungsdokumente, Tagesordnung, Teilnehmer und Notizen.

Wird ein Tagesordnungspunkt (TOP) mit dem RIS-Bereich "öffentlich" und "nicht öffentlich" exportiert, ist der nicht-öffentliche Text des TOP ausschließlich sichtbar für
* Teilnehmer der Sitzung,
* Nutzer mit zusätzlichem Zugriff auf die Sitzung und
* Administratoren.
Voraussetzung für die Sichtbarkeit ist die Anmeldung im RIS-Web.

Alle anderen angemeldeten Nutzer sehen den öffentlichen Text des TOP.

Diese Änderung hat keine Auswirkung auf die Sichtbarkeit im öffentlichen Bereich.

Ist der Nutzer angemeldet, hat er die Möglichkeit, Notizen an die Sitzungen anzuhängen.

Alle sichtbaren Dokumente können Sie als Sitzungsmappe oder als zusammhängendes PDF-Dokument herunterladen. Bei einem zusammenhängenden PDF wird ein dynamisches Inhaltsverzeichnis für alle Einträge wie Tagesordnungspunkte, Drucksachen, Anlagen etc. erzeugt. Zusätzlich wird für jeden Tagesordnungspunkt, der eine Drucksache enthält, ein Deckblatt mit TOP-Nummerierung eingefügt. Die erste Seite des PDFs ist ein Deckblatt mit dem Sitzungstitel.

Die Größe der einzelnen Dokumente werden bei einem Mouse-Over als Tooltip angezeigt. Bei der Sitzungsmappe und dem Gesamtdokument erfolgt lediglich die Angabe einer Mindestgröße, da ein genauer Wert im Vorfeld nicht ermittelt werden kann.

'''Hinweis:''' Damit keine Dokumente, die in Regisafe denselben Dateinamen tragen, nach dem Import "Verschwinden", finden vom System folgende Anpassungen statt:

* Der Dateiname enthält die ArtID als Präfix, z. B. Vorlage oder Beschluss, um das Wiederauffinden zu erleichtern.
* Anlagen erhalten eine interne, eindeutige ID sowie die ArtID des Hauptdokuments, um die Zuordnung zum Hauptdokument zu erleichtern
* Der Dateiname wird anhand des "Titel-Texts" des Schriftstücks gebildet und mit der Dateiendung ".pdf" versehen. Handelt es sich nicht um eine PDF-Datei, wird versucht, diese in eine PDF-Datei zu konvertieren (derzeit nur Bilddateien). Schlägt dies fehl, wird der entsprechende Dateityp (z. B. .doc, .ppt, .xls) angefügt.

==== Sitzungstermine (Archiv) ====

[[Image:RIS-Web_Sitzungsarchiv.png|miniatur|Sitzungstermine (Archiv)]]

Sitzungstermine werden einen Tag nach der Sitzung archiviert. Das Archiv beinhaltet alle in der Vergangenheit liegenden Termine. Die Ausgabe erfolgt in einer Listenansicht von neu zu alt geordnet.

=== Gremien ===

[[Image:RIS-Web_Gremien.png|miniatur|Gremien]]

[[Image:RIS-Web_Gremium_Detail.png|miniatur|Details zum Gremium]]

Personen die in Ausschüssen/Räten tätig sind, werden unter dem Punkt „Gremien“ angezeigt. Ausgegeben werden ein(e) Vorsitzende(r), die zum Gremium gehörenden Gemeinderätinnen und Gemeinderäte, sowie deren jeweilige Vertreter.

Optional kann die Funktion der Gremienmitglieder eingeblendet werden. Angemeldete Nutzer sehen ausschließlich Sitzungen ihres Gremiums/ihrer Gremien.

Zukünftige Sitzungen können abgerufen und auf vergangene Sitzungen zurückgeblickt werden.

Aufgrund des Verzichts auf die Rechteprüfung kann ein Nutzer eine Sitzung sehen, so darf er auch wissen, welches Gremium diese Sitzung abhält. Bisher konnte es passieren, dass ein Nutzer unter Umständen bestimmte Sitzungen eines Gremiums zwar sehen konnte, aber nicht welches Gremium diese Sitzung abhält.

=== Personen ===

[[Image:Ratsinformation-Personen_neu.jpg|miniatur|Personen]]

Die Sortierung der Ausgabe von Personen kann geändert werden. Standardmäßig werden sie alphabetisch nach den Nachnamen geordnet. Die Angaben zu den Personen werden aus REGISAFE importiert und können entsprechend angelegt oder importiert werden.

Jeder Person kann ein Foto zugeordnet werden. Es werden die Bilddaten aus der Benutzerverwaltung verwendet.

Mit Klick auf eine Person gelangt der Nutzer zur Detailansicht mit weiteren Informationen. Hierzu zählen Angaben wie Name, Adresse, Gremien, Fraktionen, Parteien und Vertreter für Gremiumsmitglieder. Zu jeder Person werden weiterhin eine Karte zur Standortbestimmung sowie eine virtuelle Visitenkarte ausgegeben.

Es ist möglich die Ausgabe des Vertreters zu unterbinden. Sollen zusätzliche Funktionen ausgegeben werden, erscheinen diese ab sofort auch in der Personenliste unter dem jeweiligen Namen.

=== Fraktionen ===

[[Image:RIS-Web_Fraktionen.png|miniatur|Fraktionen]]

Alle im REGISAFE hinterlegten Fraktionen werden aufgelistet.

Bei Auswahl einer Fraktion öffnet sich die Detailansicht mit Informationen zu Adresse und Mitgliedern der jeweiligen Fraktion. Zu jeder Fraktion werden eine Karte zur Standortbestimmung sowie eine virtuelle Visitenkarte ausgegeben. Dies kann vom Administrator deaktiviert werden.

=== Parteien ===

[[Image:Ratsinformation-Parteien.jpg|miniatur|Parteien]]

Alle im REGISAFE hinterlegten Parteien werden aufgelistet.

Bei Auswahl einer Partei öffnet sich die Detailansicht mit Informationen zu Adresse und Mitgliedern der jeweiligen Partei. Zu jeder Partei werden eine Karte zur Standortbestimmung sowie eine virtuelle Visitenkarte ausgegeben. Dies kann vom Administrator deaktiviert werden.

=== Dokumente ===

[[Image:RIS-Web_Dokumente.png|miniatur|Dokumente]]

Schriftstücke werden geordnet nach Dokumenttypen ausgegeben. Die Sortierung der Dokumente erfolgt nach dem letzten Änderungsdatum.
Die Möglichkeiten zur Darstellung können im Einzelnen in der
[[BürgerPLUS_Ratsinformation_-_Administration_Version_2.3#Reiter_Schriftstücke|Administration]] festgelegt werden.

Die verschiedenen Dokumenttypen bekommen verschiedene Icons zugewiesen. Deren Bezeichnung wird im Tooltip angezeigt. Die Anzeige der Icons kann durch den Administrator konfiguriert werden.

'''Beispiele für Dokumenttypen'''

<table border="0" cellpadding="2">
<tr><td>[[Datei:Default.png]]</td><td>Vorlage, Sitzungstagesordnung, Einladungen, Niederschrift</td></tr>
<tr><td>[[Datei:Anlage.png]]</td><td>Anlage</td></tr>
<tr><td>[[Datei:Sitzungsbeschluss.png]]</td><td>Beschluss</td></tr>
<tr><td>[[Datei:Sitzungsniederschriftsauszug.png]]</td><td>Niederschriftsauszug</td></tr>
</table>

=== Zusätzliche Dokumente ===

Festgelegte Dokumente können hier zusätzlich angezeigt werden. Die Konfiguration ist im [[BürgerPLUS_Ratsinformation_-_Administration_Version_2.3#Reiter_Schriftst.C3.BCcke|Administrationsbereich]] möglich.

=== Suche ===

[[Image:RIS-Web_erweiterte_Suche.png|miniatur|Suche mit erweiterten Suchoptionen]]

Die Suche wird im Backend in der [[BürgerPLUS_Ratsinformation_-_Administration_Version_2.3#Reiter_Suche|Modulvorlage]] oder im Seitenbaum am entsprechenden Modul des Menüpunktes konfiguriert. Das Suchformular wird durch Aktivieren der Funktion "Suchformular anbieten" angeboten. Es kann gewählt werden zwischen der einfachen Suche und der erweiterten Suche. Zudem kann eingestellt werden ob bei Auswahl der erweiterten Suche, die erweiterten Suchoptionen aufgeklappt sein sollen.

Einzelne Suchbereiche können festgelegt werden. Die Auswahl erfolgt zwischen:

* Adressen
* Fraktionen
* Parteien
* Gremien
* Personen
* Schriftstücke
* Sitzung
* Tagesordnungspunkte

==== Formularelemente der Erweiterten Suche ====

Die Suche nach Gremien und Schriftstückarten bietet erweiterte Auswahlmöglichkeiten. Im Administrationsbereich kann eingestellt werden, ob die Suche zugelassen wird und für welche Bereiche sie gilt. Unter Gremien werden die Ausschüsse angezeigt, welche importiert wurden. Die Auswahlmöglichkeiten unter Schriftstücke geben an, nach welchen Arten von Schriftstücken gesucht werden kann.

Suchergebnisse werden unterhalb der Zusammenfassung der Suchparameter angezeigt.

=== Passwort zurücksetzen ===

[[Image:Ratsinformation_Passwort_zuruecksetzen.jpeg|miniatur|Passwort zurücksetzen]]

Die Login-Daten jedes Nutzers bestehen aus einem Passwort und einer eindeutigen E-Mail-Adresse. Die Identifikation zum Zurücksetzen des Passwortes erfolgt über die Eintragung der E-Mail-Adresse und die Eingabe eines automatisch, bei jedem Aufruf neu generierten Captcha-Code. Es ist möglich, einzelne Nutzergruppen von der Änderung des Passworts auszuschließen.

Um das Passwort zurückzusetzen, sind folgende Schritte durchzuführen:

* Eingabe der Daten in die vorgegebenen Formularfelder.
* Nach Absenden der Daten erhält der Nutzer eine E-Mail mit einem Bestätigungslink, welcher anzuklicken oder in einen Browser zu kopieren ist.
* Im Browser öffnet sich eine Eingabemaske, in der ein neues Passwort eingetragen werden muss.
* Dieses neue Passwort ist im Anschluss noch einmal zu bestätigen.

Das Zurücksetzen des Passworts ist nur bei eineindeutig im System hinterlegten E-Mail-Adressen möglich. Ist bei mehreren
Nutzern eine identische E-Mail-Adresse (z.B. als Funktionspostfach wie info@...) hinterlegt, ist das Zurücksetzen nur durch den
Administrator möglich.

Die Anforderungen für Passwörter befinden sich im Persönlichen Bereich unter [[#Mein Passwort|Mein Passwort]].

=== Hilfe ===

zur Dokumentation des REGISAFE-Modul BürgerPlus Ratsinformation finden Sie Hilfe in der Wiki des GeoCMS in den Artikeln:

* [[Ratsinformationssystem - Administration Version 2.5|BürgerPLUS Ratsinformation Administration]]

* [[Ratsinformationssystem - Oberflächendokumentation Version 2.5|BürgerPLUS Ratsinformation Oberflächendokumentation]]

== Loginmaske ==

[[Image:RIS-Web_Loginmaske.png|miniatur|Loginmaske - Anmeldung Persönlicher Bereich]]

Die durch den Administrator bereit gestellten Login-Daten autorisieren einen Nutzer zum Betreten des geschützten Bereichs. Dieser ist Gremiumsmitgliedern und sonstigen Sitzungsteilnehmern vorbehalten. Die Login-Daten bestehen aus einem Nutzernamen und einem Passwort. Das Passwort kann nach dem Login [[#Mein Passwort|geändert]] oder [[#Passwort zurücksetzen|zurückgesetzt]] werden. Voraussetzung hierfür ist das Vorhandensein einer gültigen und im System hinterlegten E-Mail-Adresse. Die E-Mail-Adresse darf nur an einem Nutzer hinterlegt sein. Teilen sich mehrere Nutzer eine E-Mail-Adresse, z.B. als Funktionspostfach ähnlich <nowiki>"info@mustergemeinde.de"</nowiki>, wird im Sinne des Datenschutzes kein Passwort versandt.

Wurde ein Benutzername oder Kennwort mehrfach falsch eingegeben, wird der Nutzer für einen bestimmten Zeitraum gesperrt.

Bei Inaktivität wird der Nutzer automatisch nach 20 Minuten vom System abgemeldet.

== Inhaltsbereich ==

Der Inhaltsbereich ändert sich je nach gewähltem Menüpunkt. Wird dann beispielsweise der Punkt „Gremien“ ausgewählt, erscheinen im Inhaltsbereich die Ausschüsse/Räte. Mit dem Aufrufen der Seite wird standardmäßig der Sitzungskalender angezeigt.

== Fußzeile ==

[[Image:Ratsinformation_Fusszeile.jpeg|miniatur|Ratsinformation Fußzeile]]

Die Herstellerhinweise in der Fußzeile sind standardisiert und verlinken auf die jeweiligen Internetseiten der Kooperationspartner. Sie können grafisch und textlich ergänzt werden. Die Einbindung erfolgt über das Template.

= Mandatsträgermodus/MandatsträgerApp =

Zusätzlich zum REGISAFE-Modul '''BürgerPLUS Ratsinformation''' kann der Mandatsträgermodus inklusive der MandatsträgerApp für die Ausgabe genutzt werden.

Die wesentlichen Elemente der Navigation stehen in der Menüleiste im linken Seitenbereich der App zur Verfügung.

* [[#Start|Start]]
* [[#Sitzungen vorbereiten|Sitzungen vorbereiten]]
* [[#Während der Sitzungen|Während der Sitzungen]]
* [[#Sitzungen nachbereiten|Sitzungen nachbereiten]]
* [[#Alle Sitzungen|Alle Sitzungen]]
* [[#Sonstige Dokumente|Sonstige Dokumente]]
* [[#Einstellungen|Einstellungen]]
* [[#Hilfe|Hilfe]]

'''Hinweis'''

Die Inhalte des Ratsinformationssystems werden über einen Webcontainer innerhalb eines nativen Rahmens angezeigt.

== Login ==

[[Image:MandatstraegerApp_Anmeldung.png|miniatur|hochkant|Android - Loginbereich]]

Um sich am System anzumelden, müssen die Systemkennung (''kunde'') sowie der Benutzername und Passwort (dieselben Anmeldedaten wie auch im RIS-Web) eingegeben werden. Die Systemkennung ist stets notwendig, um eine Verbindung zu einem konkreten Ratsinformationssystem aufzunehmen. Mit den Login-Daten kann der Nutzer auf den Persönlichen Bereich zugreifen.
Ohne hinterlegte Login-Daten ist nur ein Zugriff als Gast auf den öffentlichen Bereich möglich.

Die MandatsträgerApp steht zur Verfügung für die Betriebssysteme:

* Android ([https://play.google.com/store/apps/details?id=de.brainSCC.app.mandatstraeger&hl=de|App herunterladen])
* iOS ([https://itunes.apple.com/de/app/mandatstragerapp/id1015321652?mt=8|App herunterladen)]

== Start ==

[[Image:MandatstraegerApp_Startansicht.png|miniatur|hochkant|Android - Startbildschirm (Homescreen)]]

In der Startansicht werden die als Favorit markierten Sitzungen und Schriftstücke angezeigt sowie die jeweils letzten fünf betrachteten Sitzungen und Schriftstücke.

Wenn Sie die "Aufzeichnung von Nutzeraktionen" aktivieren, werden auf der Startseite ihre zuletzt betrachteten Sitzungen und Drucksachen angezeigt sowie ihre Kommentare und aktuellen Diskussionen.

== Sitzungen vorbereiten ==

[[Image:MandatstraegerApp_Sitzung_vorb.png|miniatur|hochkant|Android - Menüpunkt Sitzung vorbereiten mit aufgeklapptem Menü]]

Hier erfolgt die Anzeige der Sitzungen, an denen der gerade angemeldete Nutzer Teilnehmer ist und deren Startzeitpunkt direkt bevorsteht (15 Minuten vor Beginn).
Mandatsträger können hier die vorbehaltliche Zusage oder Absage Ihrer Teilnahme mitteilen. Eine Änderung ist bis 15 Minuten vor Sitzungsbeginn möglich.

Folgende Filtermöglichkeiten stehen für die Auflistung der Sitzungen zur Verfügung:

* Aktuell: alle Sitzungen in dieser Woche, die noch nicht begonnen haben
* Demnächst: alle noch nicht begonnenen Sitzungen von jetzt bis n-Wochen in die Zukunft (kann in den persönlichen [[#Einstellungen|Einstellungen]] festgelegt werden, Standardwert: 4 Wochen)
* Alle: alle zukünftig stattfindenden Sitzungen

== Sitzungsteilnahme ==

Der Punkt "Sitzungsteilnahme" listet alle gerade stattfindenden Sitzungen auf und ermöglicht die Einsichtnahme der Tagesordnungspunkte, Schriftstücke, Kommentare und Notizen der selektierten Sitzung.

15 Minuten vor Beginn einer Sitzung wird diese im Punkt "Sitzungsteilnahme" angezeigt.

Die verbindliche Zusage erfolgt in der Sitzungsteilnahme mit Klick auf den Button "Sitzung jetzt beginnen". Die Liste aller Teilnehmer kann im Vorfeld und Nachgang der Sitzung im [[BürgerPLUS_Ratsinformation_-_Administration_Version_2.3#Teilnahme|Administrationsbereich]] generiert werden.

Nach der Bestätigung der Sitzungsteilnahme können die Sitzungsvorbereitung, die Tagesordnung inklusive aller Dokumente sowie eventuelle Notizen der Sitzung eingesehen werden (siehe Abb. Ansicht der Sitzung nach Bestätigung der Teilnahme).

[[Datei:MandatstraegerApp_Sitzungsteilnahme.png|miniatur|Ansicht der Sitzung nach Bestätigung der Teilnahme]]

Unterhalb des Punktes "Tagesordnung" kann nach Aufruf eines Tagesordnungspunktes die mit diesem TOP verknüpften Schriftstücke angezeigt werden. Abhängig von der Größe des Schriftstückes kommt es beim erstmaligen Aufruf zu einer geringen Verzögerung. Innerhalb des gewählten Schriftstückes können eventuell hinterlegte Kommentare eingesehen werden. Mit Klick auf einen Kommentar springt das Dokument auf die entsprechende Seite und hebt die Anmerkung hervor. Es können auch weitere Anmerkungen im geöffneten Dokument hinzugefügt werden (s. [[#Sitzungsdokument|Kommentare im Sitzungsdokument]]).

[[Datei:MandatstraegerApp_Sitzungsteilnahme_TOP.png|miniatur|Dokumentenviewer während der Sitzungsteilnahme]]

== Sitzungen nachbereiten ==

[[Image:MandatstraegerApp_Sitzung_nachb.png|miniatur|hochkant|Android - Menüpunkt Sitzung nachbereiten mit aufgeklapptem Menü]]

Folgende Filtermöglichkeiten stehen für die Auflistung der Sitzungen zur Verfügung:

* Aktuell: alle Sitzungen in dieser Woche, die bereits beendet sind
* Kürzlich: alle beendeten Sitzungen ab jetzt bis n-Wochen in die Vergangenheit (kann in den persönlichen [[#Einstellungen|Einstellungen]] festgelegt werden, Standardwert: 4 Wochen)
* Alle: alle vergangenen Sitzungen

== Alle Sitzungen ==

[[Image:MandatstraegerApp_alleSitzungen.png|miniatur|hochkant|Android - Menüpunkt Alle Sitzungen mit aufgeklapptem Menü]]

Folgende Filtermöglichkeiten stehen für die Auflistung der Sitzungen zur Verfügung:

* Aktuell: Alle in dieser Woche stattfindenden oder stattgefundenen Sitzungen
* Vergangene: Alle vergangene Sitzungen bis diese Woche
* Zukünftige: Alle zukünftigen Sitzungen ab nächster Woche
* Alle: alle vergangenen und zukünftigen Sitzungen

Eine Sitzung wird mit ihrem Datum, Uhrzeit und Titel angezeigt. Hier erscheinen zudem die entsprechenden Icons für Favorit, Anlagen und Sitzungsteilnehmer - falls für diese Sitzung zutreffend.

[[Image:MandatstraegerApp_Sitzung_Detail.png|miniatur|hochkant|Android - Beispiel für eine Sitzung im Detail mit aufgeklapptem Menü]]

=== Sitzung im Detail ===

Alle Dokumente, die zu einer Sitzung gehören, können, als eine PDF-Datei zusammengefasst, heruntergeladen werden.

Zur Sitzung können die jeweiligen Tagesordnungspunkte (mit den entsprechenden Dokumenten und Anlagen), die Schriftstücke bzw. Sitzungsdokumente, die Notizen sowie die Teilnehmer aufgelistet werden.

Die Sitzung kann über den Stern-Icon im linken Menü der App als Favorit markiert werden. Daraufhin wird diese in der Startansicht angezeigt werden. Mit dem Pfeil nach links gelangt der Nutzer wieder zurück zur Auflistung der Sitzungen.

Im Sitzungsdetail kann eine vorbehaltliche Zusage oder Absage getätigt werden, sofern die Sitzung noch nicht begonnen hat (bis 15 Minuten vor Beginn).

=== Sitzungsdokument ===

[[Image:MandatstraegerApp_Kommentarfunktion.png|miniatur|hochkant|Android - Beispiel für das Setzen eines Kommentars]]

[[Image:MandatstraegerApp_Kommentaranzeige.png|miniatur|hochkant|Android - Beispiel für die Anzeige aller Kommentare]]

Um einen Text(abschnitt) innerhalb eines Dokumentes zu kommentieren, können Sie die Kommentarfunktion verwenden. In der Sidebar des Viewers sind über das Icon "Lesezeichen" alle zu dem Dokument vorliegenden Kommentare sichtbar, inklusive des Erstellers und des Datums. Hier können Sie Kommentare bearbeiten, Dateien anhängen und wieder löschen.
Des Weiteren können Sie die eigenen Kommentare (inkl. Dateiupload) für andere Mandatsträger freigeben. Nach erfolgter Freigabe können andere Mandatsträger die Kommentare lesen und beantworten. Eine Leseberechtigung für die erstellten Kommentare können Sie über die Vorauswahl über Gremien, Fraktionen oder Parteien freigeben. Zusätzlich können Sie Kommentare sortieren und filtern.

Beim Lesen jeder PDF-Datei wird automatisch der Lesefortschritt des Nutzers aufgezeichnet. Um ein Dokument manuell als "gelesen" zu markieren, kann es über den Icon mit der Brille im linken Menü als 100 % gelesen markiert werden. Anschließend wird der gesamte Lesefortschritt aller Sitzungsdokumente aktualisiert.

== Sonstige Dokumente ==

[[Image:MandatstraegerApp_Dokumente.png|miniatur|hochkant|Android - Menüpunkt Meine Dokumente]]

Im Menü "Sonstige Dokumente" finden Sie Dateien, die nach verschiedenen Themen kategorisert sind.

== Einstellungen ==

=== Profildaten ===

[[Image:MandatstraegerApp_Profildaten.png|miniatur|hochkant|Android - Menüpunkt Einstellungen - Profildaten]]

Die Aufzeichnung von Nutzeraktionen wird aktiviert, wenn in der Startansicht der MandatsträgerApp die zuletzt betrachteten Sitzungen und Schriftstücke aufgelistet werden sollen.

Ebenfalls kann der Zeitrahmen angegeben werden, der für den Sitzungsfilter "Demnächst" unterhalb des Menüpunktes "[[#Sitzungen vorbereiten|Vorbereitung]]" verwendet werden soll. Die Auswahl erfolgt anhand einer Drop-Down-Liste. Die Spanne beträgt eine bis zwölf Wochen.

Es kann der Zeitrahmen angegeben werden, der für den Sitzungsfilter "Kürzlich" unterhalb des Menüpunktes "[[#Sitzungen nachbereiten|Nachbereitung]]" verwendet werden soll. Die Auswahl erfolgt anhand einer Drop-Down-Liste. Die Spanne beträgt eine bis zwölf Wochen.

Aus einer Liste von Motiven kann ein Hintergrundbild für den Mandatsträgermodus bzw. die -App festgelegt werden.

Der Informationsdienst wird aktiviert, wenn der angemeldete Nutzer mit einer E-Mail informiert werden soll, sobald eine Änderung an einer bestimmten Sitzung erfolgt. Nachfolgend kann die Auswahl erfolgen, zu welcher Sitzung E-Mails versandt werden sollen. Sollen dies Sitzungen mit dem Status "In Planung", "Planung abgeschlossen", "Vorbereitung abgeschlossen", "Protokoll abgeschlossen", "Niederschrift abgeschlossen" und/oder "Sitzung abgeschlossen" sein?

=== Passwort ===

Sofern die PDF-Verschlüsselung vom Admin aktiviert wurde, kann jeder Nutzer unter diesem Punkt ein eigenes, persönliches Passwort festlegen, welches für die Verschlüsselung von PDF-Dokumenten genutzt wird.

[[Image:MandatstraegerApp_Passwort.png|miniatur|hochkant|Android - Menüpunkt Einstellungen - Passwort]]

== Hilfe ==

=== Hilfethemen ===

[[Image:MandatstraegerApp_Hilfe.png|miniatur|hochkant|Android - Menüpunkt Hilfe]]

Hier können Hilfevideos eingesehen werden, die die Bedienung des Mandatsträgermodus vorführen. Sie haben jeweils eine Dauer von ein bis zwei Minuten.

Zudem erfolgt die Erklärung der verwendeten Symbole bzw. Icons.

=== Datenschutzhinweise ===

Hier werden alle datenschutzrechtlichen Hinweise aufgeführt.

=== Über ===

Unter diesem Punkt erfolgt die Angabe der Versionsinformationen, der verwendeten Bibliotheken und Lizenzen.

= Siehe auch =

* [[Ratsinformationssystem - Oberflächendokumentation Version 2.5| Oberflächendokumentation 2.5]]
* Hilfevideos in der Mandatsträgeransicht/-app

Ratsinformationssystem - Ausgabe Version 2.5

2017-11-16T08:54:20Z

Sbartnitzek:

Dieser Artikel beschreibt den Ausgabebereich des Ratsinformationssystems in der Version 2.5 und der Webseite (REGISAFE ab Version 4.5).

= Administration =

-> Informationen zur [[Ratsinformationssystem - Administration Version 2.5|Administration des Moduls BürgerPLUS Ratsinformation Version 2.5]]

= URL und Systemanforderungen=

Die Standard-URL setzt sich aus der Domain '''<nowiki>"https://ris.geocms.com"</nowiki>''' und der individuellen Systemkennung '''"kunde"''' zusammen.

Beispiel: https://ris.geocms.com/demo

In Abstimmung mit dem [http://dms-support.brain-scc.de/de/ansprechpartner.html/ Supportteam] ist eine Abweichung von der Standard-URL möglich.

Das Web ist optimiert für:

* Internet Explorer ab Version 11.x
* Mozilla Firefox ab Version 55.x
* Google Chrome ab Version 60.x
* Opera ab Version 48.x

Ein Browser der neuesten Generation wird empfohlen.

= Layout =

[[Datei:RIS-Web_Beispiellayout.png|miniatur|Layout am Beispiel vom RIS Südlohn]]

Standardmäßig erfolgt eine Anpassung an das Layout des Kundenwebs bei der Installation. Der Kunde liefert dabei die notwendige Kopfgrafik sowie alle relevanten Style-Informationen oder einen Link auf die zu übernehmende Internetseite.
Folgende Elemente können angepasst werden:

* Kopfzeile
* Schriftform und Schriftgröße
* Hyperlinks
* Hintergrundgrafik

Die Kopfzeile enthält ein Logo und/oder Kopfbild des Kunden. Sie wird mit der Startseite des Kundenwebs verlinkt.

Die Hintergrundgrafik besteht aus einer vom Kunden gelieferten Grafik oder einem zur Gesamtgestaltung passenden Bild.

Darüber hinaus sind weitere individuelle Anpassungen möglich. Diese sind mit dem [http://dms-support.brain-scc.de/de/ansprechpartner.html/ Supportteam] abzustimmen. Anschließend wird ein Angebot erstellt, welches vom Kunden zu bestätigen ist.

= Gliederung der Webseite =

[[Datei:Gliederung_eines_Ratsinformationssystems.JPG|miniatur|Gliederung eines Standard-Webs]]

== Navigation ==

Die Navigation wird im [[BürgerPLUS Ratsinformation - Administration Version 2.3#Seitenbaum|Seitenbaum]] des Administrationsbereichs definiert. Bei der Installation wird eine Standard-Navigation vorgegeben, die gemeinsam mit dem Kunden angepasst werden kann. Standard-Navigation:

* [[#Persönlicher Bereich|Persönlicher Bereich]] ''- erst nach Login-In sichtbar''
** [[#Kontaktformular|Kontaktformular]]
* [[#Sitzungskalender|Sitzungskalender]]
* [[#Sitzungstermine|Sitzungstermine]]
** [[#Sitzungstermine (Archiv)|Sitzungstermine (Archiv)]]
* [[#Gremien|Gremien]]
* [[#Personen|Personen]]
* [[#Fraktionen|Fraktionen]]
* [[#Dokumente|Dokumente]]
* [[#Zusätzliche Dokumente|Zusätzliche Dokumente]]
* [[#Suche|Suche]]
* [[#Passwort zurücksetzen|Passwort zurücksetzen]]
* [[#Hilfe|Hilfe]]

Es können weitere Menüpunkte angelegt oder Bestehende bearbeitet werden. Auch ein Umbenennen oder Verschieben ist möglich.

'''Empfehlung:''' Die Nutzung der [[BürgerPLUS Ratsinformation - Administration Version 2.3#Modulvorlagen|Modulvorlage]] vereinfacht die Konfiguration der einzelnen Menüpunkte und stellt sicher, dass die Darstellung der gesuchten Daten in jedem Menüpunkt identisch ist.

=== Persönlicher Bereich ===

Der persönliche Bereich ist autorisierten Nutzern vorbehalten und enthält:

* [[#Meine Sitzungen|Meine Sitzungen]]
* [[#Profildaten|Profildaten]]
* [[#Meine Notizen|Meine Notizen]]
* [[#Mein Passwort|Mein Passwort]]
* [[#Mandatsträgermodus|Mandatsträgermodus]]
* [[#Kontaktformular|Kontaktformular]]

Die Anmeldung erfolgt über die [[#Loginmaske|Loginmaske]].

Für den öffentlichen Bereich sind keine Benutzerdaten notwendig.

Ist der Informationsdienst, die PDF-Verschlüsselung oder die Notizfunktion systemweit deaktiviert, werden die Reiter "Profildaten" und "Meine Notizen" im Persönlichen Bereich ausgeblendet.

==== Meine Sitzungen ====

[[Image:RIS-Web_MeineSitzungen.png|miniatur|Persönlicher Bereich - Meine Sitzungen]]

Unter "Meine Sitzungen" werden alle zukünftigen Sitzungen des Gremiums / der Gremien der Nutzer angezeigt. Die Sitzungen werden geordnet von der tagesaktuellen Sitzung zu zukünftigen Sitzungen ausgegeben. Finden mehrere Sitzungen an einem Tag statt, werden diese nach der beginnenden Uhrzeit geordnet.

==== Profildaten ====

===== Informationsdienst =====

[[Image:14_V2-3PDF-Sicherheit-Frontend.png|miniatur|Persönlicher Bereich - Profildaten]]

Der Informationsdienst innerhalb des Reiters "Profildaten" ermöglicht das Versenden einer Benachrichtigung, sobald eine Sitzung einen bestimmten Status erreicht hat. Der Nutzer kann festlegen, für welchen Status er eine E-Mail erhalten möchte. Es sind nur die Sitzungsstatus sichtbar, die mindestens an eine Sitzung aus dem REGISAFE (Modul: KommunalPLUS Sitzungsdienst) übergeben wurden.

Der Versand erfolgt auch bei Komplett-Export und Zeitintervall-Exporten. Der Informationsdienst ermittelt dabei die Änderungen der in der XML gelieferten Daten im Vergleich zu den in der Datenbank vorhanden Daten.

Reihenfolge der Ermittlung:

* Änderung des Sitzung (Datum, Uhrzeit, Raum, Status)
* Änderung an TOPs (verglichen werden TOPs der gleichen Nummerierung)
* Änderungen an Sitzungsschriftstücken oder TOP Schriftstücken (Änderungsdatum der Schriftstücke)

Eine zentrale Festlegung von Sitzungsstatus-Vorgaben ist in der Administration möglich. (Versand erfolgt dann automatisch für alle von der Änderung betroffenen Nutzer)

===== PDF Verschlüsselung =====

Hier kann das durch den Admin systemweit vergebene Passwort zur Entschlüsselung von PDF-Dokumenten geändert werden. Trägt der Nutzer nichts ein, gilt das Admin-PW. Die Einstellung kann im [[BürgerPLUS_Ratsinformation_-_Administration_Version_2.3#Reiter PDF Sicherheit|Administrationsbereich]] geändert werden.

==== Meine Notizen ====

[[Image:RIS-Web_MeineNotizen.png|miniatur|Persönlicher Bereich - Meine Notizen]]

Zu bestehenden Sitzungen und Tagesordnungspunkten können Notizen angelegt werden. Alle von einem Nutzer erstellten Notizen werden im persönlichen Bereich unter „Meine Notizen“ gesammelt dargestellt. Diese werden nach Erstelldatum absteigend sortiert angezeigt. Bereits erstellte Notizen können jederzeit geändert werden. Notizen nicht mehr vorhandener Nutzer (mit Löschkennzeichen oder vollständig entfernt) werden ausgeblendet.

* Notizdialog in eigenem Dialogfenster
* Titel kein Pflichtfeld, bei leerem Titel wird Autotext "Ihre Notiz vom <aktuelles Datum>" erzeugt
* alphabetisch sortierte zweispaltige Anzeige der leseberechtigten Nutzer

Notizen können gelöscht werden.

==== Mein Passwort ====

[[Image:RIS-Web_MeinPasswort.png|miniatur|Persönlicher Bereich - Mein Passwort]]

Die Standardanforderungen für Passwörter werden im Backend in der Systemadministration unter Datenschutz konfiguriert. Das persönliche Kennwort kann zu jeder Zeit geändert werden. Es sind die unter „Hinweise“ vorgegebenen Konventionen einzuhalten.

Standardwerte bei der Erstinstallation:

Das Kennwort muss:
* mindestens 8 Zeichen lang sein,
* einen Großbuchstaben enthalten,
* einen Kleinbuchstaben enthalten,
* eine Ziffer enthalten und
* ein Sonderzeichen enthalten.

Das Kennwort muss nach dem ersten Login geändert werden. Aus Sicherheitsgründen wird eine regelmäßige Anpassung des Kennworts empfohlen.

==== Kontaktformular ====

[[Image:RIS-Web_Kontaktformular.png|miniatur|Persönlicher Bereich - Kontaktformular]]

Das Kontaktformular bietet die Möglichkeit, mit dem Administrator in Verbindung zu treten und Anfragen an eine zentral hinterlegte E-Mail-Adresse zu versenden. Die Anmeldedaten werden dem Nutzerkonto entnommen. Es wird empfohlen, eine Kopie der Anfrage an die eigene E-Mail-Adresse zu versenden.

Der Betreff der Anfrage kann durch eine Auswahl festgelegt werden.

Die Konfiguration des Kontaktformulars ist in der Administration im Seitenbaum am entsprechenden Modul des Menüpunktes möglich.

=== Sitzungskalender ===

[[Image:RIS-Web_Sitzungskalender.png|miniatur|Sitzungskalender]]

Im Sitzungskalender werden abhängig vom Öffentlichkeitsbereich und der jeweiligen Rechte des Nutzers aktuelle, zukünftige und vergangene Sitzungstermine angezeigt.
Dabei kann zwischen einer Monats-, Wochen-, Tagesansicht und Terminübersicht gewählt werden. Zudem können die Sitzungen eines bestimmten (vergangenen oder zukünftigen) Jahres und Monats dargestellt werden.

Kalendereinträge werden farblich hervorgehoben. Die Farbe und Darstellung kann im [[BürgerPLUS Ratsinformation - Administration Version 2.3#Reiter_Kalender|Administrationsbereich]] geändert werden.

Die Sitzungstermine können Sie in einen E-Mail-Client, bspw. Outlook, einbinden. Über die Schaltfläche ''Kalender Download'' öffnet sich ein Fenster mit einem Link und Informationen zur Einbindung. Eine automatische Aktualisierung des Sitzungskalenders ist nur gegeben, wenn der Kalender über die URL eingebunden wird.

Durch die Pfeiltasten kann vor und zurück navigiert werden. Je nach gewählter Ansicht, kann in Monats-, Wochen-, Tages-, oder Terminschritten navigiert werden. Mit den doppelten Pfeiltasten können Sitzungen in darauffolgenden oder vergangenen Jahren angewählt werden.

=== Sitzungstermine ===

[[Image:RIS-Web_Sitzungstermine.png|miniatur|Sitzungstermine]]

[[Image:RIS-Web_Sitzung_Detail.png|miniatur|Details zur Sitzung]]

Die Darstellung für aktuelle Sitzungstermine und archivierte Sitzungstermine wird im Backend in der Modulvorlage oder im Seitenbaum am entsprechenden Modul des Menüpunktes konfiguriert. Der Datenimport erfolgt über das REGISAFE. So wie die Daten eingegeben wurden, werden sie auch ausgegeben.

Alle Sitzungstermine eines Jahres werden geordnet vom aktuellstem Datum zu zukünftigen Daten in einer Liste ausgegeben.

==== Sitzung im Detail ====

Die Detailansicht der Sitzungstermine enthält entsprechende Informationen zu der Sitzung selbst (Bsp.: Zeit, Sitzungsort/-raum, Telefonnumer und/oder E-Mail-Adresse des Gremiums) sowie Sitzungsdokumente, Tagesordnung, Teilnehmer und Notizen.

Wird ein Tagesordnungspunkt (TOP) mit dem RIS-Bereich "öffentlich" und "nicht öffentlich" exportiert, ist der nicht-öffentliche Text des TOP ausschließlich sichtbar für
* Teilnehmer der Sitzung,
* Nutzer mit zusätzlichem Zugriff auf die Sitzung und
* Administratoren.
Voraussetzung für die Sichtbarkeit ist die Anmeldung im RIS-Web.

Alle anderen angemeldeten Nutzer sehen den öffentlichen Text des TOP.

Diese Änderung hat keine Auswirkung auf die Sichtbarkeit im öffentlichen Bereich.

Ist der Nutzer angemeldet, hat er die Möglichkeit, Notizen an die Sitzungen anzuhängen.

Alle sichtbaren Dokumente können Sie als Sitzungsmappe oder als zusammhängendes PDF-Dokument herunterladen. Bei einem zusammenhängenden PDF wird ein dynamisches Inhaltsverzeichnis für alle Einträge wie Tagesordnungspunkte, Drucksachen, Anlagen etc. erzeugt. Zusätzlich wird für jeden Tagesordnungspunkt, der eine Drucksache enthält, ein Deckblatt mit TOP-Nummerierung eingefügt. Die erste Seite des PDFs ist ein Deckblatt mit dem Sitzungstitel.

Die Größe der einzelnen Dokumente werden bei einem Mouse-Over als Tooltip angezeigt. Bei der Sitzungsmappe und dem Gesamtdokument erfolgt lediglich die Angabe einer Mindestgröße, da ein genauer Wert im Vorfeld nicht ermittelt werden kann.

'''Hinweis:''' Damit keine Dokumente, die in Regisafe denselben Dateinamen tragen, nach dem Import "Verschwinden", finden vom System folgende Anpassungen statt:

* Der Dateiname enthält die ArtID als Präfix, z. B. Vorlage oder Beschluss, um das Wiederauffinden zu erleichtern.
* Anlagen erhalten eine interne, eindeutige ID sowie die ArtID des Hauptdokuments, um die Zuordnung zum Hauptdokument zu erleichtern
* Der Dateiname wird anhand des "Titel-Texts" des Schriftstücks gebildet und mit der Dateiendung ".pdf" versehen. Handelt es sich nicht um eine PDF-Datei, wird versucht, diese in eine PDF-Datei zu konvertieren (derzeit nur Bilddateien). Schlägt dies fehl, wird der entsprechende Dateityp (z. B. .doc, .ppt, .xls) angefügt.

==== Sitzungstermine (Archiv) ====

[[Image:RIS-Web_Sitzungsarchiv.png|miniatur|Sitzungstermine (Archiv)]]

Sitzungstermine werden einen Tag nach der Sitzung archiviert. Das Archiv beinhaltet alle in der Vergangenheit liegenden Termine. Die Ausgabe erfolgt in einer Listenansicht von neu zu alt geordnet.

=== Gremien ===

[[Image:RIS-Web_Gremien.png|miniatur|Gremien]]

[[Image:RIS-Web_Gremium_Detail.png|miniatur|Details zum Gremium]]

Personen die in Ausschüssen/Räten tätig sind, werden unter dem Punkt „Gremien“ angezeigt. Ausgegeben werden ein(e) Vorsitzende(r), die zum Gremium gehörenden Gemeinderätinnen und Gemeinderäte, sowie deren jeweilige Vertreter.

Optional kann die Funktion der Gremienmitglieder eingeblendet werden. Angemeldete Nutzer sehen ausschließlich Sitzungen ihres Gremiums/ihrer Gremien.

Zukünftige Sitzungen können abgerufen und auf vergangene Sitzungen zurückgeblickt werden.

Aufgrund des Verzichts auf die Rechteprüfung kann ein Nutzer eine Sitzung sehen, so darf er auch wissen, welches Gremium diese Sitzung abhält. Bisher konnte es passieren, dass ein Nutzer unter Umständen bestimmte Sitzungen eines Gremiums zwar sehen konnte, aber nicht welches Gremium diese Sitzung abhält.

=== Personen ===

[[Image:Ratsinformation-Personen_neu.jpg|miniatur|Personen]]

Die Sortierung der Ausgabe von Personen kann geändert werden. Standardmäßig werden sie alphabetisch nach den Nachnamen geordnet. Die Angaben zu den Personen werden aus REGISAFE importiert und können entsprechend angelegt oder importiert werden.

Jeder Person kann ein Foto zugeordnet werden. Es werden die Bilddaten aus der Benutzerverwaltung verwendet.

Mit Klick auf eine Person gelangt der Nutzer zur Detailansicht mit weiteren Informationen. Hierzu zählen Angaben wie Name, Adresse, Gremien, Fraktionen, Parteien und Vertreter für Gremiumsmitglieder. Zu jeder Person werden weiterhin eine Karte zur Standortbestimmung sowie eine virtuelle Visitenkarte ausgegeben.

Es ist möglich die Ausgabe des Vertreters zu unterbinden. Sollen zusätzliche Funktionen ausgegeben werden, erscheinen diese ab sofort auch in der Personenliste unter dem jeweiligen Namen.

=== Fraktionen ===

[[Image:RIS-Web_Fraktionen.png|miniatur|Fraktionen]]

Alle im REGISAFE hinterlegten Fraktionen werden aufgelistet.

Bei Auswahl einer Fraktion öffnet sich die Detailansicht mit Informationen zu Adresse und Mitgliedern der jeweiligen Fraktion. Zu jeder Fraktion werden eine Karte zur Standortbestimmung sowie eine virtuelle Visitenkarte ausgegeben. Dies kann vom Administrator deaktiviert werden.

=== Parteien ===

[[Image:Ratsinformation-Parteien.jpg|miniatur|Parteien]]

Alle im REGISAFE hinterlegten Parteien werden aufgelistet.

Bei Auswahl einer Partei öffnet sich die Detailansicht mit Informationen zu Adresse und Mitgliedern der jeweiligen Partei. Zu jeder Partei werden eine Karte zur Standortbestimmung sowie eine virtuelle Visitenkarte ausgegeben. Dies kann vom Administrator deaktiviert werden.

=== Dokumente ===

[[Image:RIS-Web_Dokumente.png|miniatur|Dokumente]]

Schriftstücke werden geordnet nach Dokumenttypen ausgegeben. Die Sortierung der Dokumente erfolgt nach dem letzten Änderungsdatum.
Die Möglichkeiten zur Darstellung können im Einzelnen in der
[[BürgerPLUS_Ratsinformation_-_Administration_Version_2.3#Reiter_Schriftstücke|Administration]] festgelegt werden.

Die verschiedenen Dokumenttypen bekommen verschiedene Icons zugewiesen. Deren Bezeichnung wird im Tooltip angezeigt. Die Anzeige der Icons kann durch den Administrator konfiguriert werden.

'''Beispiele für Dokumenttypen'''

<table border="0" cellpadding="2">
<tr><td>[[Datei:Default.png]]</td><td>Vorlage, Sitzungstagesordnung, Einladungen, Niederschrift</td></tr>
<tr><td>[[Datei:Anlage.png]]</td><td>Anlage</td></tr>
<tr><td>[[Datei:Sitzungsbeschluss.png]]</td><td>Beschluss</td></tr>
<tr><td>[[Datei:Sitzungsniederschriftsauszug.png]]</td><td>Niederschriftsauszug</td></tr>
</table>

=== Zusätzliche Dokumente ===

Festgelegte Dokumente können hier zusätzlich angezeigt werden. Die Konfiguration ist im [[BürgerPLUS_Ratsinformation_-_Administration_Version_2.3#Reiter_Schriftst.C3.BCcke|Administrationsbereich]] möglich.

=== Suche ===

[[Image:RIS-Web_erweiterte_Suche.png|miniatur|Suche mit erweiterten Suchoptionen]]

Die Suche wird im Backend in der [[BürgerPLUS_Ratsinformation_-_Administration_Version_2.3#Reiter_Suche|Modulvorlage]] oder im Seitenbaum am entsprechenden Modul des Menüpunktes konfiguriert. Das Suchformular wird durch Aktivieren der Funktion "Suchformular anbieten" angeboten. Es kann gewählt werden zwischen der einfachen Suche und der erweiterten Suche. Zudem kann eingestellt werden ob bei Auswahl der erweiterten Suche, die erweiterten Suchoptionen aufgeklappt sein sollen.

Einzelne Suchbereiche können festgelegt werden. Die Auswahl erfolgt zwischen:

* Adressen
* Fraktionen
* Parteien
* Gremien
* Personen
* Schriftstücke
* Sitzung
* Tagesordnungspunkte

==== Formularelemente der Erweiterten Suche ====

Die Suche nach Gremien und Schriftstückarten bietet erweiterte Auswahlmöglichkeiten. Im Administrationsbereich kann eingestellt werden, ob die Suche zugelassen wird und für welche Bereiche sie gilt. Unter Gremien werden die Ausschüsse angezeigt, welche importiert wurden. Die Auswahlmöglichkeiten unter Schriftstücke geben an, nach welchen Arten von Schriftstücken gesucht werden kann.

Suchergebnisse werden unterhalb der Zusammenfassung der Suchparameter angezeigt.

=== Passwort zurücksetzen ===

[[Image:Ratsinformation_Passwort_zuruecksetzen.jpeg|miniatur|Passwort zurücksetzen]]

Die Login-Daten jedes Nutzers bestehen aus einem Passwort und einer eindeutigen E-Mail-Adresse. Die Identifikation zum Zurücksetzen des Passwortes erfolgt über die Eintragung der E-Mail-Adresse und die Eingabe eines automatisch, bei jedem Aufruf neu generierten Captcha-Code. Es ist möglich, einzelne Nutzergruppen von der Änderung des Passworts auszuschließen.

Um das Passwort zurückzusetzen, sind folgende Schritte durchzuführen:

* Eingabe der Daten in die vorgegebenen Formularfelder.
* Nach Absenden der Daten erhält der Nutzer eine E-Mail mit einem Bestätigungslink, welcher anzuklicken oder in einen Browser zu kopieren ist.
* Im Browser öffnet sich eine Eingabemaske, in der ein neues Passwort eingetragen werden muss.
* Dieses neue Passwort ist im Anschluss noch einmal zu bestätigen.

Das Zurücksetzen des Passworts ist nur bei eineindeutig im System hinterlegten E-Mail-Adressen möglich. Ist bei mehreren
Nutzern eine identische E-Mail-Adresse (z.B. als Funktionspostfach wie info@...) hinterlegt, ist das Zurücksetzen nur durch den
Administrator möglich.

Die Anforderungen für Passwörter befinden sich im Persönlichen Bereich unter [[#Mein Passwort|Mein Passwort]].

=== Hilfe ===

zur Dokumentation des REGISAFE-Modul BürgerPlus Ratsinformation finden Sie Hilfe in der Wiki des GeoCMS in den Artikeln:

* [[Ratsinformationssystem - Administration Version 2.5|BürgerPLUS Ratsinformation Administration]]

* [[Ratsinformationssystem - Oberflächendokumentation Version 2.5|BürgerPLUS Ratsinformation Oberflächendokumentation]]

== Loginmaske ==

[[Image:RIS-Web_Loginmaske.png|miniatur|Loginmaske - Anmeldung Persönlicher Bereich]]

Die durch den Administrator bereit gestellten Login-Daten autorisieren einen Nutzer zum Betreten des geschützten Bereichs. Dieser ist Gremiumsmitgliedern und sonstigen Sitzungsteilnehmern vorbehalten. Die Login-Daten bestehen aus einem Nutzernamen und einem Passwort. Das Passwort kann nach dem Login [[#Mein Passwort|geändert]] oder [[#Passwort zurücksetzen|zurückgesetzt]] werden. Voraussetzung hierfür ist das Vorhandensein einer gültigen und im System hinterlegten E-Mail-Adresse. Die E-Mail-Adresse darf nur an einem Nutzer hinterlegt sein. Teilen sich mehrere Nutzer eine E-Mail-Adresse, z.B. als Funktionspostfach ähnlich <nowiki>"info@mustergemeinde.de"</nowiki>, wird im Sinne des Datenschutzes kein Passwort versandt.

Wurde ein Benutzername oder Kennwort mehrfach falsch eingegeben, wird der Nutzer für einen bestimmten Zeitraum gesperrt.

Bei Inaktivität wird der Nutzer automatisch nach 20 Minuten vom System abgemeldet.

== Inhaltsbereich ==

Der Inhaltsbereich ändert sich je nach gewähltem Menüpunkt. Wird dann beispielsweise der Punkt „Gremien“ ausgewählt, erscheinen im Inhaltsbereich die Ausschüsse/Räte. Mit dem Aufrufen der Seite wird standardmäßig der Sitzungskalender angezeigt.

== Fußzeile ==

[[Image:Ratsinformation_Fusszeile.jpeg|miniatur|Ratsinformation Fußzeile]]

Die Herstellerhinweise in der Fußzeile sind standardisiert und verlinken auf die jeweiligen Internetseiten der Kooperationspartner. Sie können grafisch und textlich ergänzt werden. Die Einbindung erfolgt über das Template.

= Mandatsträgermodus/MandatsträgerApp =

Zusätzlich zum REGISAFE-Modul '''BürgerPLUS Ratsinformation''' kann der Mandatsträgermodus inklusive der MandatsträgerApp für die Ausgabe genutzt werden.

Die wesentlichen Elemente der Navigation stehen in der Menüleiste im linken Seitenbereich der App zur Verfügung.

* [[#Start|Start]]
* [[#Sitzungen vorbereiten|Sitzungen vorbereiten]]
* [[#Während der Sitzungen|Während der Sitzungen]]
* [[#Sitzungen nachbereiten|Sitzungen nachbereiten]]
* [[#Alle Sitzungen|Alle Sitzungen]]
* [[#Sonstige Dokumente|Sonstige Dokumente]]
* [[#Einstellungen|Einstellungen]]
* [[#Hilfe|Hilfe]]

'''Hinweis'''

Die Inhalte des Ratsinformationssystems werden über einen Webcontainer innerhalb eines nativen Rahmens angezeigt.

== Login ==

[[Image:MandatstraegerApp_Anmeldung.png|miniatur|hochkant|Android - Loginbereich]]

Um sich am System anzumelden, müssen die Systemkennung (''kunde'') sowie der Benutzername und Passwort (dieselben Anmeldedaten wie auch im RIS-Web) eingegeben werden. Die Systemkennung ist stets notwendig, um eine Verbindung zu einem konkreten Ratsinformationssystem aufzunehmen. Mit den Login-Daten kann der Nutzer auf den Persönlichen Bereich zugreifen.
Ohne hinterlegte Login-Daten ist nur ein Zugriff als Gast auf den öffentlichen Bereich möglich.

Die MandatsträgerApp steht zur Verfügung für die Betriebssysteme:

* Android ([https://play.google.com/store/apps/details?id=de.brainSCC.app.mandatstraeger&hl=de|App herunterladen])
* iOS ([https://itunes.apple.com/de/app/mandatstragerapp/id1015321652?mt=8|App herunterladen)]

== Start ==

[[Image:MandatstraegerApp_Startansicht.png|miniatur|hochkant|Android - Startbildschirm (Homescreen)]]

In der Startansicht werden die als Favorit markierten Sitzungen und Schriftstücke angezeigt sowie die jeweils letzten fünf betrachteten Sitzungen und Schriftstücke.

Wenn Sie die "Aufzeichnung von Nutzeraktionen" aktivieren, werden auf der Startseite ihre zuletzt betrachteten Sitzungen und Drucksachen angezeigt sowie ihre Kommentare und aktuellen Diskussionen.

== Sitzungen vorbereiten ==

[[Image:MandatstraegerApp_Sitzung_vorb.png|miniatur|hochkant|Android - Menüpunkt Sitzung vorbereiten mit aufgeklapptem Menü]]

Hier erfolgt die Anzeige der Sitzungen, an denen der gerade angemeldete Nutzer Teilnehmer ist und deren Startzeitpunkt direkt bevorsteht (15 Minuten vor Beginn).
Mandatsträger können hier die vorbehaltliche Zusage oder Absage Ihrer Teilnahme mitteilen. Eine Änderung ist bis 15 Minuten vor Sitzungsbeginn möglich.

Folgende Filtermöglichkeiten stehen für die Auflistung der Sitzungen zur Verfügung:

* Aktuell: alle Sitzungen in dieser Woche, die noch nicht begonnen haben
* Demnächst: alle noch nicht begonnenen Sitzungen von jetzt bis n-Wochen in die Zukunft (kann in den persönlichen [[#Einstellungen|Einstellungen]] festgelegt werden, Standardwert: 4 Wochen)
* Alle: alle zukünftig stattfindenden Sitzungen

== Sitzungsteilnahme ==

Der Punkt "Sitzungsteilnahme" listet alle gerade stattfindenden Sitzungen auf und ermöglicht die Einsichtnahme der Tagesordnungspunkte, Schriftstücke, Kommentare und Notizen der selektierten Sitzung.

15 Minuten vor Beginn einer Sitzung wird diese im Punkt "Sitzungsteilnahme" angezeigt.

Die verbindliche Zusage erfolgt in der Sitzungsteilnahme mit Klick auf den Button "Sitzung jetzt beginnen". Die Liste aller Teilnehmer kann im Vorfeld und Nachgang der Sitzung im [[BürgerPLUS_Ratsinformation_-_Administration_Version_2.3#Teilnahme|Administrationsbereich]] generiert werden.

Nach der Bestätigung der Sitzungsteilnahme können die Sitzungsvorbereitung, die Tagesordnung inklusive aller Dokumente sowie eventuelle Notizen der Sitzung eingesehen werden (siehe Abb. Ansicht der Sitzung nach Bestätigung der Teilnahme).

[[Datei:MandatstraegerApp_Sitzungsteilnahme.png|miniatur|Ansicht der Sitzung nach Bestätigung der Teilnahme]]

Unterhalb des Punktes "Tagesordnung" kann nach Aufruf eines Tagesordnungspunktes die mit diesem TOP verknüpften Schriftstücke angezeigt werden. Abhängig von der Größe des Schriftstückes kommt es beim erstmaligen Aufruf zu einer geringen Verzögerung. Innerhalb des gewählten Schriftstückes können eventuell hinterlegte Kommentare eingesehen werden. Mit Klick auf einen Kommentar springt das Dokument auf die entsprechende Seite und hebt die Anmerkung hervor. Es können auch weitere Anmerkungen im geöffneten Dokument hinzugefügt werden (s. [[#Sitzungsdokument|Kommentare im Sitzungsdokument]]).

[[Datei:MandatstraegerApp_Sitzungsteilnahme_TOP.png|miniatur|Dokumentenviewer während der Sitzungsteilnahme]]

== Sitzungen nachbereiten ==

[[Image:MandatstraegerApp_Sitzung_nachb.png|miniatur|hochkant|Android - Menüpunkt Sitzung nachbereiten mit aufgeklapptem Menü]]

Folgende Filtermöglichkeiten stehen für die Auflistung der Sitzungen zur Verfügung:

* Aktuell: alle Sitzungen in dieser Woche, die bereits beendet sind
* Kürzlich: alle beendeten Sitzungen ab jetzt bis n-Wochen in die Vergangenheit (kann in den persönlichen [[#Einstellungen|Einstellungen]] festgelegt werden, Standardwert: 4 Wochen)
* Alle: alle vergangenen Sitzungen

== Alle Sitzungen ==

[[Image:MandatstraegerApp_alleSitzungen.png|miniatur|hochkant|Android - Menüpunkt Alle Sitzungen mit aufgeklapptem Menü]]

Folgende Filtermöglichkeiten stehen für die Auflistung der Sitzungen zur Verfügung:

* Aktuell: Alle in dieser Woche stattfindenden oder stattgefundenen Sitzungen
* Vergangene: Alle vergangene Sitzungen bis diese Woche
* Zukünftige: Alle zukünftigen Sitzungen ab nächster Woche
* Alle: alle vergangenen und zukünftigen Sitzungen

Eine Sitzung wird mit ihrem Datum, Uhrzeit und Titel angezeigt. Hier erscheinen zudem die entsprechenden Icons für Favorit, Anlagen und Sitzungsteilnehmer - falls für diese Sitzung zutreffend.

[[Image:MandatstraegerApp_Sitzung_Detail.png|miniatur|hochkant|Android - Beispiel für eine Sitzung im Detail mit aufgeklapptem Menü]]

=== Sitzung im Detail ===

Alle Dokumente, die zu einer Sitzung gehören, können, als eine PDF-Datei zusammengefasst, heruntergeladen werden.

Zur Sitzung können die jeweiligen Tagesordnungspunkte (mit den entsprechenden Dokumenten und Anlagen), die Schriftstücke bzw. Sitzungsdokumente, die Notizen sowie die Teilnehmer aufgelistet werden.

Die Sitzung kann über den Stern-Icon im linken Menü der App als Favorit markiert werden. Daraufhin wird diese in der Startansicht angezeigt werden. Mit dem Pfeil nach links gelangt der Nutzer wieder zurück zur Auflistung der Sitzungen.

Im Sitzungsdetail kann eine vorbehaltliche Zusage oder Absage getätigt werden, sofern die Sitzung noch nicht begonnen hat (bis 15 Minuten vor Beginn).

=== Sitzungsdokument ===

[[Image:MandatstraegerApp_Kommentarfunktion.png|miniatur|hochkant|Android - Beispiel für das Setzen eines Kommentars]]

[[Image:MandatstraegerApp_Kommentaranzeige.png|miniatur|hochkant|Android - Beispiel für die Anzeige aller Kommentare]]

Um ein Text(abschnitt) innerhalb eines Dokumentes zu kommentieren, kann die Kommentarfunktion verwendet werden. In der Sidebar des Viewers sind über das Icon "Lesezeichen" alle zu dem Dokument vorliegenden Kommentare sichtbar, inklusive des Erstellers und des Datums. Hier kann auch ein Kommentar wieder gelöscht werden.

Beim Lesen jeder PDF-Datei wird automatisch der Lesefortschritt des Nutzers aufgezeichnet. Um ein Dokument manuell als "gelesen" zu markieren, kann es über den Icon mit der Brille im linken Menü als 100 % gelesen markiert werden. Anschließend wird der gesamte Lesefortschritt aller Sitzungsdokumente aktualisiert.

== Sonstige Dokumente ==

[[Image:MandatstraegerApp_Dokumente.png|miniatur|hochkant|Android - Menüpunkt Meine Dokumente]]

Im Menü "Sonstige Dokumente" finden Sie Dateien, die nach verschiedenen Themen kategorisert sind.

== Einstellungen ==

=== Profildaten ===

[[Image:MandatstraegerApp_Profildaten.png|miniatur|hochkant|Android - Menüpunkt Einstellungen - Profildaten]]

Die Aufzeichnung von Nutzeraktionen wird aktiviert, wenn in der Startansicht der MandatsträgerApp die zuletzt betrachteten Sitzungen und Schriftstücke aufgelistet werden sollen.

Ebenfalls kann der Zeitrahmen angegeben werden, der für den Sitzungsfilter "Demnächst" unterhalb des Menüpunktes "[[#Sitzungen vorbereiten|Vorbereitung]]" verwendet werden soll. Die Auswahl erfolgt anhand einer Drop-Down-Liste. Die Spanne beträgt eine bis zwölf Wochen.

Es kann der Zeitrahmen angegeben werden, der für den Sitzungsfilter "Kürzlich" unterhalb des Menüpunktes "[[#Sitzungen nachbereiten|Nachbereitung]]" verwendet werden soll. Die Auswahl erfolgt anhand einer Drop-Down-Liste. Die Spanne beträgt eine bis zwölf Wochen.

Aus einer Liste von Motiven kann ein Hintergrundbild für den Mandatsträgermodus bzw. die -App festgelegt werden.

Der Informationsdienst wird aktiviert, wenn der angemeldete Nutzer mit einer E-Mail informiert werden soll, sobald eine Änderung an einer bestimmten Sitzung erfolgt. Nachfolgend kann die Auswahl erfolgen, zu welcher Sitzung E-Mails versandt werden sollen. Sollen dies Sitzungen mit dem Status "In Planung", "Planung abgeschlossen", "Vorbereitung abgeschlossen", "Protokoll abgeschlossen", "Niederschrift abgeschlossen" und/oder "Sitzung abgeschlossen" sein?

=== Passwort ===

Sofern die PDF-Verschlüsselung vom Admin aktiviert wurde, kann jeder Nutzer unter diesem Punkt ein eigenes, persönliches Passwort festlegen, welches für die Verschlüsselung von PDF-Dokumenten genutzt wird.

[[Image:MandatstraegerApp_Passwort.png|miniatur|hochkant|Android - Menüpunkt Einstellungen - Passwort]]

== Hilfe ==

=== Hilfethemen ===

[[Image:MandatstraegerApp_Hilfe.png|miniatur|hochkant|Android - Menüpunkt Hilfe]]

Hier können Hilfevideos eingesehen werden, die die Bedienung des Mandatsträgermodus vorführen. Sie haben jeweils eine Dauer von ein bis zwei Minuten.

Zudem erfolgt die Erklärung der verwendeten Symbole bzw. Icons.

=== Datenschutzhinweise ===

Hier werden alle datenschutzrechtlichen Hinweise aufgeführt.

=== Über ===

Unter diesem Punkt erfolgt die Angabe der Versionsinformationen, der verwendeten Bibliotheken und Lizenzen.

= Siehe auch =

* [[Ratsinformationssystem - Oberflächendokumentation Version 2.5| Oberflächendokumentation 2.5]]
* Hilfevideos in der Mandatsträgeransicht/-app

Ratsinformationssystem - Ausgabe Version 2.5

2017-11-16T08:49:31Z

Sbartnitzek: Notizfunktion entfernt

Dieser Artikel beschreibt den Ausgabebereich des Ratsinformationssystems in der Version 2.5 und der Webseite (REGISAFE ab Version 4.5).

= Administration =

-> Informationen zur [[Ratsinformationssystem - Administration Version 2.5|Administration des Moduls BürgerPLUS Ratsinformation Version 2.5]]

= URL und Systemanforderungen=

Die Standard-URL setzt sich aus der Domain '''<nowiki>"https://ris.geocms.com"</nowiki>''' und der individuellen Systemkennung '''"kunde"''' zusammen.

Beispiel: https://ris.geocms.com/demo

In Abstimmung mit dem [http://dms-support.brain-scc.de/de/ansprechpartner.html/ Supportteam] ist eine Abweichung von der Standard-URL möglich.

Das Web ist optimiert für:

* Internet Explorer ab Version 11.x
* Mozilla Firefox ab Version 55.x
* Google Chrome ab Version 60.x
* Opera ab Version 48.x

Ein Browser der neuesten Generation wird empfohlen.

= Layout =

[[Datei:RIS-Web_Beispiellayout.png|miniatur|Layout am Beispiel vom RIS Südlohn]]

Standardmäßig erfolgt eine Anpassung an das Layout des Kundenwebs bei der Installation. Der Kunde liefert dabei die notwendige Kopfgrafik sowie alle relevanten Style-Informationen oder einen Link auf die zu übernehmende Internetseite.
Folgende Elemente können angepasst werden:

* Kopfzeile
* Schriftform und Schriftgröße
* Hyperlinks
* Hintergrundgrafik

Die Kopfzeile enthält ein Logo und/oder Kopfbild des Kunden. Sie wird mit der Startseite des Kundenwebs verlinkt.

Die Hintergrundgrafik besteht aus einer vom Kunden gelieferten Grafik oder einem zur Gesamtgestaltung passenden Bild.

Darüber hinaus sind weitere individuelle Anpassungen möglich. Diese sind mit dem [http://dms-support.brain-scc.de/de/ansprechpartner.html/ Supportteam] abzustimmen. Anschließend wird ein Angebot erstellt, welches vom Kunden zu bestätigen ist.

= Gliederung der Webseite =

[[Datei:Gliederung_eines_Ratsinformationssystems.JPG|miniatur|Gliederung eines Standard-Webs]]

== Navigation ==

Die Navigation wird im [[BürgerPLUS Ratsinformation - Administration Version 2.3#Seitenbaum|Seitenbaum]] des Administrationsbereichs definiert. Bei der Installation wird eine Standard-Navigation vorgegeben, die gemeinsam mit dem Kunden angepasst werden kann. Standard-Navigation:

* [[#Persönlicher Bereich|Persönlicher Bereich]] ''- erst nach Login-In sichtbar''
** [[#Kontaktformular|Kontaktformular]]
* [[#Sitzungskalender|Sitzungskalender]]
* [[#Sitzungstermine|Sitzungstermine]]
** [[#Sitzungstermine (Archiv)|Sitzungstermine (Archiv)]]
* [[#Gremien|Gremien]]
* [[#Personen|Personen]]
* [[#Fraktionen|Fraktionen]]
* [[#Dokumente|Dokumente]]
* [[#Zusätzliche Dokumente|Zusätzliche Dokumente]]
* [[#Suche|Suche]]
* [[#Passwort zurücksetzen|Passwort zurücksetzen]]
* [[#Hilfe|Hilfe]]

Es können weitere Menüpunkte angelegt oder Bestehende bearbeitet werden. Auch ein Umbenennen oder Verschieben ist möglich.

'''Empfehlung:''' Die Nutzung der [[BürgerPLUS Ratsinformation - Administration Version 2.3#Modulvorlagen|Modulvorlage]] vereinfacht die Konfiguration der einzelnen Menüpunkte und stellt sicher, dass die Darstellung der gesuchten Daten in jedem Menüpunkt identisch ist.

=== Persönlicher Bereich ===

Der persönliche Bereich ist autorisierten Nutzern vorbehalten und enthält:

* [[#Meine Sitzungen|Meine Sitzungen]]
* [[#Profildaten|Profildaten]]
* [[#Meine Notizen|Meine Notizen]]
* [[#Mein Passwort|Mein Passwort]]
* [[#Mandatsträgermodus|Mandatsträgermodus]]
* [[#Kontaktformular|Kontaktformular]]

Die Anmeldung erfolgt über die [[#Loginmaske|Loginmaske]].

Für den öffentlichen Bereich sind keine Benutzerdaten notwendig.

Ist der Informationsdienst oder die PDF-Verschlüsselung systemweit deaktiviert, wird der Reiter "Profildaten" im Persönlichen Bereich ausgeblendet.

==== Meine Sitzungen ====

[[Image:RIS-Web_MeineSitzungen.png|miniatur|Persönlicher Bereich - Meine Sitzungen]]

Unter "Meine Sitzungen" werden alle zukünftigen Sitzungen des Gremiums / der Gremien der Nutzer angezeigt. Die Sitzungen werden geordnet von der tagesaktuellen Sitzung zu zukünftigen Sitzungen ausgegeben. Finden mehrere Sitzungen an einem Tag statt, werden diese nach der beginnenden Uhrzeit geordnet.

==== Profildaten ====

===== Informationsdienst =====

[[Image:14_V2-3PDF-Sicherheit-Frontend.png|miniatur|Persönlicher Bereich - Profildaten]]

Der Informationsdienst innerhalb des Reiters "Profildaten" ermöglicht das Versenden einer Benachrichtigung, sobald eine Sitzung einen bestimmten Status erreicht hat. Der Nutzer kann festlegen, für welchen Status er eine E-Mail erhalten möchte. Es sind nur die Sitzungsstatus sichtbar, die mindestens an eine Sitzung aus dem REGISAFE (Modul: KommunalPLUS Sitzungsdienst) übergeben wurden.

Der Versand erfolgt auch bei Komplett-Export und Zeitintervall-Exporten. Der Informationsdienst ermittelt dabei die Änderungen der in der XML gelieferten Daten im Vergleich zu den in der Datenbank vorhanden Daten.

Reihenfolge der Ermittlung:

* Änderung des Sitzung (Datum, Uhrzeit, Raum, Status)
* Änderung an TOPs (verglichen werden TOPs der gleichen Nummerierung)
* Änderungen an Sitzungsschriftstücken oder TOP Schriftstücken (Änderungsdatum der Schriftstücke)

Eine zentrale Festlegung von Sitzungsstatus-Vorgaben ist in der Administration möglich. (Versand erfolgt dann automatisch für alle von der Änderung betroffenen Nutzer)

===== PDF Verschlüsselung =====

Hier kann das durch den Admin systemweit vergebene Passwort zur Entschlüsselung von PDF-Dokumenten geändert werden. Trägt der Nutzer nichts ein, gilt das Admin-PW. Die Einstellung kann im [[BürgerPLUS_Ratsinformation_-_Administration_Version_2.3#Reiter PDF Sicherheit|Administrationsbereich]] geändert werden.

==== Meine Notizen ====

[[Image:RIS-Web_MeineNotizen.png|miniatur|Persönlicher Bereich - Meine Notizen]]

Zu bestehenden Sitzungen und Tagesordnungspunkten können Notizen angelegt werden. Alle von einem Nutzer erstellten Notizen werden im persönlichen Bereich unter „Meine Notizen“ gesammelt dargestellt. Diese werden nach Erstelldatum absteigend sortiert angezeigt. Bereits erstellte Notizen können jederzeit geändert werden. Notizen nicht mehr vorhandener Nutzer (mit Löschkennzeichen oder vollständig entfernt) werden ausgeblendet.

* Notizdialog in eigenem Dialogfenster
* Titel kein Pflichtfeld, bei leerem Titel wird Autotext "Ihre Notiz vom <aktuelles Datum>" erzeugt
* alphabetisch sortierte zweispaltige Anzeige der leseberechtigten Nutzer

Notizen können gelöscht werden.

==== Mein Passwort ====

[[Image:RIS-Web_MeinPasswort.png|miniatur|Persönlicher Bereich - Mein Passwort]]

Die Standardanforderungen für Passwörter werden im Backend in der Systemadministration unter Datenschutz konfiguriert. Das persönliche Kennwort kann zu jeder Zeit geändert werden. Es sind die unter „Hinweise“ vorgegebenen Konventionen einzuhalten.

Standardwerte bei der Erstinstallation:

Das Kennwort muss:
* mindestens 8 Zeichen lang sein,
* einen Großbuchstaben enthalten,
* einen Kleinbuchstaben enthalten,
* eine Ziffer enthalten und
* ein Sonderzeichen enthalten.

Das Kennwort muss nach dem ersten Login geändert werden. Aus Sicherheitsgründen wird eine regelmäßige Anpassung des Kennworts empfohlen.

==== Kontaktformular ====

[[Image:RIS-Web_Kontaktformular.png|miniatur|Persönlicher Bereich - Kontaktformular]]

Das Kontaktformular bietet die Möglichkeit, mit dem Administrator in Verbindung zu treten und Anfragen an eine zentral hinterlegte E-Mail-Adresse zu versenden. Die Anmeldedaten werden dem Nutzerkonto entnommen. Es wird empfohlen, eine Kopie der Anfrage an die eigene E-Mail-Adresse zu versenden.

Der Betreff der Anfrage kann durch eine Auswahl festgelegt werden.

Die Konfiguration des Kontaktformulars ist in der Administration im Seitenbaum am entsprechenden Modul des Menüpunktes möglich.

=== Sitzungskalender ===

[[Image:RIS-Web_Sitzungskalender.png|miniatur|Sitzungskalender]]

Im Sitzungskalender werden abhängig vom Öffentlichkeitsbereich und der jeweiligen Rechte des Nutzers aktuelle, zukünftige und vergangene Sitzungstermine angezeigt.
Dabei kann zwischen einer Monats-, Wochen-, Tagesansicht und Terminübersicht gewählt werden. Zudem können die Sitzungen eines bestimmten (vergangenen oder zukünftigen) Jahres und Monats dargestellt werden.

Kalendereinträge werden farblich hervorgehoben. Die Farbe und Darstellung kann im [[BürgerPLUS Ratsinformation - Administration Version 2.3#Reiter_Kalender|Administrationsbereich]] geändert werden.

Die Sitzungstermine können Sie in einen E-Mail-Client, bspw. Outlook, einbinden. Über die Schaltfläche ''Kalender Download'' öffnet sich ein Fenster mit einem Link und Informationen zur Einbindung. Eine automatische Aktualisierung des Sitzungskalenders ist nur gegeben, wenn der Kalender über die URL eingebunden wird.

Durch die Pfeiltasten kann vor und zurück navigiert werden. Je nach gewählter Ansicht, kann in Monats-, Wochen-, Tages-, oder Terminschritten navigiert werden. Mit den doppelten Pfeiltasten können Sitzungen in darauffolgenden oder vergangenen Jahren angewählt werden.

=== Sitzungstermine ===

[[Image:RIS-Web_Sitzungstermine.png|miniatur|Sitzungstermine]]

[[Image:RIS-Web_Sitzung_Detail.png|miniatur|Details zur Sitzung]]

Die Darstellung für aktuelle Sitzungstermine und archivierte Sitzungstermine wird im Backend in der Modulvorlage oder im Seitenbaum am entsprechenden Modul des Menüpunktes konfiguriert. Der Datenimport erfolgt über das REGISAFE. So wie die Daten eingegeben wurden, werden sie auch ausgegeben.

Alle Sitzungstermine eines Jahres werden geordnet vom aktuellstem Datum zu zukünftigen Daten in einer Liste ausgegeben.

==== Sitzung im Detail ====

Die Detailansicht der Sitzungstermine enthält entsprechende Informationen zu der Sitzung selbst (Bsp.: Zeit, Sitzungsort/-raum, Telefonnumer und/oder E-Mail-Adresse des Gremiums) sowie Sitzungsdokumente, Tagesordnung, Teilnehmer und Notizen.

Wird ein Tagesordnungspunkt (TOP) mit dem RIS-Bereich "öffentlich" und "nicht öffentlich" exportiert, ist der nicht-öffentliche Text des TOP ausschließlich sichtbar für
* Teilnehmer der Sitzung,
* Nutzer mit zusätzlichem Zugriff auf die Sitzung und
* Administratoren.
Voraussetzung für die Sichtbarkeit ist die Anmeldung im RIS-Web.

Alle anderen angemeldeten Nutzer sehen den öffentlichen Text des TOP.

Diese Änderung hat keine Auswirkung auf die Sichtbarkeit im öffentlichen Bereich.

Ist der Nutzer angemeldet, hat er die Möglichkeit, Notizen an die Sitzungen anzuhängen.

Alle sichtbaren Dokumente können Sie als Sitzungsmappe oder als zusammhängendes PDF-Dokument herunterladen. Bei einem zusammenhängenden PDF wird ein dynamisches Inhaltsverzeichnis für alle Einträge wie Tagesordnungspunkte, Drucksachen, Anlagen etc. erzeugt. Zusätzlich wird für jeden Tagesordnungspunkt, der eine Drucksache enthält, ein Deckblatt mit TOP-Nummerierung eingefügt. Die erste Seite des PDFs ist ein Deckblatt mit dem Sitzungstitel.

Die Größe der einzelnen Dokumente werden bei einem Mouse-Over als Tooltip angezeigt. Bei der Sitzungsmappe und dem Gesamtdokument erfolgt lediglich die Angabe einer Mindestgröße, da ein genauer Wert im Vorfeld nicht ermittelt werden kann.

'''Hinweis:''' Damit keine Dokumente, die in Regisafe denselben Dateinamen tragen, nach dem Import "Verschwinden", finden vom System folgende Anpassungen statt:

* Der Dateiname enthält die ArtID als Präfix, z. B. Vorlage oder Beschluss, um das Wiederauffinden zu erleichtern.
* Anlagen erhalten eine interne, eindeutige ID sowie die ArtID des Hauptdokuments, um die Zuordnung zum Hauptdokument zu erleichtern
* Der Dateiname wird anhand des "Titel-Texts" des Schriftstücks gebildet und mit der Dateiendung ".pdf" versehen. Handelt es sich nicht um eine PDF-Datei, wird versucht, diese in eine PDF-Datei zu konvertieren (derzeit nur Bilddateien). Schlägt dies fehl, wird der entsprechende Dateityp (z. B. .doc, .ppt, .xls) angefügt.

==== Sitzungstermine (Archiv) ====

[[Image:RIS-Web_Sitzungsarchiv.png|miniatur|Sitzungstermine (Archiv)]]

Sitzungstermine werden einen Tag nach der Sitzung archiviert. Das Archiv beinhaltet alle in der Vergangenheit liegenden Termine. Die Ausgabe erfolgt in einer Listenansicht von neu zu alt geordnet.

=== Gremien ===

[[Image:RIS-Web_Gremien.png|miniatur|Gremien]]

[[Image:RIS-Web_Gremium_Detail.png|miniatur|Details zum Gremium]]

Personen die in Ausschüssen/Räten tätig sind, werden unter dem Punkt „Gremien“ angezeigt. Ausgegeben werden ein(e) Vorsitzende(r), die zum Gremium gehörenden Gemeinderätinnen und Gemeinderäte, sowie deren jeweilige Vertreter.

Optional kann die Funktion der Gremienmitglieder eingeblendet werden. Angemeldete Nutzer sehen ausschließlich Sitzungen ihres Gremiums/ihrer Gremien.

Zukünftige Sitzungen können abgerufen und auf vergangene Sitzungen zurückgeblickt werden.

Aufgrund des Verzichts auf die Rechteprüfung kann ein Nutzer eine Sitzung sehen, so darf er auch wissen, welches Gremium diese Sitzung abhält. Bisher konnte es passieren, dass ein Nutzer unter Umständen bestimmte Sitzungen eines Gremiums zwar sehen konnte, aber nicht welches Gremium diese Sitzung abhält.

=== Personen ===

[[Image:Ratsinformation-Personen_neu.jpg|miniatur|Personen]]

Die Sortierung der Ausgabe von Personen kann geändert werden. Standardmäßig werden sie alphabetisch nach den Nachnamen geordnet. Die Angaben zu den Personen werden aus REGISAFE importiert und können entsprechend angelegt oder importiert werden.

Jeder Person kann ein Foto zugeordnet werden. Es werden die Bilddaten aus der Benutzerverwaltung verwendet.

Mit Klick auf eine Person gelangt der Nutzer zur Detailansicht mit weiteren Informationen. Hierzu zählen Angaben wie Name, Adresse, Gremien, Fraktionen, Parteien und Vertreter für Gremiumsmitglieder. Zu jeder Person werden weiterhin eine Karte zur Standortbestimmung sowie eine virtuelle Visitenkarte ausgegeben.

Es ist möglich die Ausgabe des Vertreters zu unterbinden. Sollen zusätzliche Funktionen ausgegeben werden, erscheinen diese ab sofort auch in der Personenliste unter dem jeweiligen Namen.

=== Fraktionen ===

[[Image:RIS-Web_Fraktionen.png|miniatur|Fraktionen]]

Alle im REGISAFE hinterlegten Fraktionen werden aufgelistet.

Bei Auswahl einer Fraktion öffnet sich die Detailansicht mit Informationen zu Adresse und Mitgliedern der jeweiligen Fraktion. Zu jeder Fraktion werden eine Karte zur Standortbestimmung sowie eine virtuelle Visitenkarte ausgegeben. Dies kann vom Administrator deaktiviert werden.

=== Parteien ===

[[Image:Ratsinformation-Parteien.jpg|miniatur|Parteien]]

Alle im REGISAFE hinterlegten Parteien werden aufgelistet.

Bei Auswahl einer Partei öffnet sich die Detailansicht mit Informationen zu Adresse und Mitgliedern der jeweiligen Partei. Zu jeder Partei werden eine Karte zur Standortbestimmung sowie eine virtuelle Visitenkarte ausgegeben. Dies kann vom Administrator deaktiviert werden.

=== Dokumente ===

[[Image:RIS-Web_Dokumente.png|miniatur|Dokumente]]

Schriftstücke werden geordnet nach Dokumenttypen ausgegeben. Die Sortierung der Dokumente erfolgt nach dem letzten Änderungsdatum.
Die Möglichkeiten zur Darstellung können im Einzelnen in der
[[BürgerPLUS_Ratsinformation_-_Administration_Version_2.3#Reiter_Schriftstücke|Administration]] festgelegt werden.

Die verschiedenen Dokumenttypen bekommen verschiedene Icons zugewiesen. Deren Bezeichnung wird im Tooltip angezeigt. Die Anzeige der Icons kann durch den Administrator konfiguriert werden.

'''Beispiele für Dokumenttypen'''

<table border="0" cellpadding="2">
<tr><td>[[Datei:Default.png]]</td><td>Vorlage, Sitzungstagesordnung, Einladungen, Niederschrift</td></tr>
<tr><td>[[Datei:Anlage.png]]</td><td>Anlage</td></tr>
<tr><td>[[Datei:Sitzungsbeschluss.png]]</td><td>Beschluss</td></tr>
<tr><td>[[Datei:Sitzungsniederschriftsauszug.png]]</td><td>Niederschriftsauszug</td></tr>
</table>

=== Zusätzliche Dokumente ===

Festgelegte Dokumente können hier zusätzlich angezeigt werden. Die Konfiguration ist im [[BürgerPLUS_Ratsinformation_-_Administration_Version_2.3#Reiter_Schriftst.C3.BCcke|Administrationsbereich]] möglich.

=== Suche ===

[[Image:RIS-Web_erweiterte_Suche.png|miniatur|Suche mit erweiterten Suchoptionen]]

Die Suche wird im Backend in der [[BürgerPLUS_Ratsinformation_-_Administration_Version_2.3#Reiter_Suche|Modulvorlage]] oder im Seitenbaum am entsprechenden Modul des Menüpunktes konfiguriert. Das Suchformular wird durch Aktivieren der Funktion "Suchformular anbieten" angeboten. Es kann gewählt werden zwischen der einfachen Suche und der erweiterten Suche. Zudem kann eingestellt werden ob bei Auswahl der erweiterten Suche, die erweiterten Suchoptionen aufgeklappt sein sollen.

Einzelne Suchbereiche können festgelegt werden. Die Auswahl erfolgt zwischen:

* Adressen
* Fraktionen
* Parteien
* Gremien
* Personen
* Schriftstücke
* Sitzung
* Tagesordnungspunkte

==== Formularelemente der Erweiterten Suche ====

Die Suche nach Gremien und Schriftstückarten bietet erweiterte Auswahlmöglichkeiten. Im Administrationsbereich kann eingestellt werden, ob die Suche zugelassen wird und für welche Bereiche sie gilt. Unter Gremien werden die Ausschüsse angezeigt, welche importiert wurden. Die Auswahlmöglichkeiten unter Schriftstücke geben an, nach welchen Arten von Schriftstücken gesucht werden kann.

Suchergebnisse werden unterhalb der Zusammenfassung der Suchparameter angezeigt.

=== Passwort zurücksetzen ===

[[Image:Ratsinformation_Passwort_zuruecksetzen.jpeg|miniatur|Passwort zurücksetzen]]

Die Login-Daten jedes Nutzers bestehen aus einem Passwort und einer eindeutigen E-Mail-Adresse. Die Identifikation zum Zurücksetzen des Passwortes erfolgt über die Eintragung der E-Mail-Adresse und die Eingabe eines automatisch, bei jedem Aufruf neu generierten Captcha-Code. Es ist möglich, einzelne Nutzergruppen von der Änderung des Passworts auszuschließen.

Um das Passwort zurückzusetzen, sind folgende Schritte durchzuführen:

* Eingabe der Daten in die vorgegebenen Formularfelder.
* Nach Absenden der Daten erhält der Nutzer eine E-Mail mit einem Bestätigungslink, welcher anzuklicken oder in einen Browser zu kopieren ist.
* Im Browser öffnet sich eine Eingabemaske, in der ein neues Passwort eingetragen werden muss.
* Dieses neue Passwort ist im Anschluss noch einmal zu bestätigen.

Das Zurücksetzen des Passworts ist nur bei eineindeutig im System hinterlegten E-Mail-Adressen möglich. Ist bei mehreren
Nutzern eine identische E-Mail-Adresse (z.B. als Funktionspostfach wie info@...) hinterlegt, ist das Zurücksetzen nur durch den
Administrator möglich.

Die Anforderungen für Passwörter befinden sich im Persönlichen Bereich unter [[#Mein Passwort|Mein Passwort]].

=== Hilfe ===

zur Dokumentation des REGISAFE-Modul BürgerPlus Ratsinformation finden Sie Hilfe in der Wiki des GeoCMS in den Artikeln:

* [[Ratsinformationssystem - Administration Version 2.5|BürgerPLUS Ratsinformation Administration]]

* [[Ratsinformationssystem - Oberflächendokumentation Version 2.5|BürgerPLUS Ratsinformation Oberflächendokumentation]]

== Loginmaske ==

[[Image:RIS-Web_Loginmaske.png|miniatur|Loginmaske - Anmeldung Persönlicher Bereich]]

Die durch den Administrator bereit gestellten Login-Daten autorisieren einen Nutzer zum Betreten des geschützten Bereichs. Dieser ist Gremiumsmitgliedern und sonstigen Sitzungsteilnehmern vorbehalten. Die Login-Daten bestehen aus einem Nutzernamen und einem Passwort. Das Passwort kann nach dem Login [[#Mein Passwort|geändert]] oder [[#Passwort zurücksetzen|zurückgesetzt]] werden. Voraussetzung hierfür ist das Vorhandensein einer gültigen und im System hinterlegten E-Mail-Adresse. Die E-Mail-Adresse darf nur an einem Nutzer hinterlegt sein. Teilen sich mehrere Nutzer eine E-Mail-Adresse, z.B. als Funktionspostfach ähnlich <nowiki>"info@mustergemeinde.de"</nowiki>, wird im Sinne des Datenschutzes kein Passwort versandt.

Wurde ein Benutzername oder Kennwort mehrfach falsch eingegeben, wird der Nutzer für einen bestimmten Zeitraum gesperrt.

Bei Inaktivität wird der Nutzer automatisch nach 20 Minuten vom System abgemeldet.

== Inhaltsbereich ==

Der Inhaltsbereich ändert sich je nach gewähltem Menüpunkt. Wird dann beispielsweise der Punkt „Gremien“ ausgewählt, erscheinen im Inhaltsbereich die Ausschüsse/Räte. Mit dem Aufrufen der Seite wird standardmäßig der Sitzungskalender angezeigt.

== Fußzeile ==

[[Image:Ratsinformation_Fusszeile.jpeg|miniatur|Ratsinformation Fußzeile]]

Die Herstellerhinweise in der Fußzeile sind standardisiert und verlinken auf die jeweiligen Internetseiten der Kooperationspartner. Sie können grafisch und textlich ergänzt werden. Die Einbindung erfolgt über das Template.

= Mandatsträgermodus/MandatsträgerApp =

Zusätzlich zum REGISAFE-Modul '''BürgerPLUS Ratsinformation''' kann der Mandatsträgermodus inklusive der MandatsträgerApp für die Ausgabe genutzt werden.

Die wesentlichen Elemente der Navigation stehen in der Menüleiste im linken Seitenbereich der App zur Verfügung.

* [[#Start|Start]]
* [[#Sitzungen vorbereiten|Sitzungen vorbereiten]]
* [[#Während der Sitzungen|Während der Sitzungen]]
* [[#Sitzungen nachbereiten|Sitzungen nachbereiten]]
* [[#Alle Sitzungen|Alle Sitzungen]]
* [[#Sonstige Dokumente|Sonstige Dokumente]]
* [[#Einstellungen|Einstellungen]]
* [[#Hilfe|Hilfe]]

'''Hinweis'''

Die Inhalte des Ratsinformationssystems werden über einen Webcontainer innerhalb eines nativen Rahmens angezeigt.

== Login ==

[[Image:MandatstraegerApp_Anmeldung.png|miniatur|hochkant|Android - Loginbereich]]

Um sich am System anzumelden, müssen die Systemkennung (''kunde'') sowie der Benutzername und Passwort (dieselben Anmeldedaten wie auch im RIS-Web) eingegeben werden. Die Systemkennung ist stets notwendig, um eine Verbindung zu einem konkreten Ratsinformationssystem aufzunehmen. Mit den Login-Daten kann der Nutzer auf den Persönlichen Bereich zugreifen.
Ohne hinterlegte Login-Daten ist nur ein Zugriff als Gast auf den öffentlichen Bereich möglich.

Die MandatsträgerApp steht zur Verfügung für die Betriebssysteme:

* Android ([https://play.google.com/store/apps/details?id=de.brainSCC.app.mandatstraeger&hl=de|App herunterladen])
* iOS ([https://itunes.apple.com/de/app/mandatstragerapp/id1015321652?mt=8|App herunterladen)]

== Start ==

[[Image:MandatstraegerApp_Startansicht.png|miniatur|hochkant|Android - Startbildschirm (Homescreen)]]

In der Startansicht werden die als Favorit markierten Sitzungen und Schriftstücke angezeigt sowie die jeweils letzten fünf betrachteten Sitzungen und Schriftstücke.

Wenn Sie die "Aufzeichnung von Nutzeraktionen" aktivieren, werden auf der Startseite ihre zuletzt betrachteten Sitzungen und Drucksachen angezeigt sowie ihre Kommentare und aktuellen Diskussionen.

== Sitzungen vorbereiten ==

[[Image:MandatstraegerApp_Sitzung_vorb.png|miniatur|hochkant|Android - Menüpunkt Sitzung vorbereiten mit aufgeklapptem Menü]]

Hier erfolgt die Anzeige der Sitzungen, an denen der gerade angemeldete Nutzer Teilnehmer ist und deren Startzeitpunkt direkt bevorsteht (15 Minuten vor Beginn).
Mandatsträger können hier die vorbehaltliche Zusage oder Absage Ihrer Teilnahme mitteilen. Eine Änderung ist bis 15 Minuten vor Sitzungsbeginn möglich.

Folgende Filtermöglichkeiten stehen für die Auflistung der Sitzungen zur Verfügung:

* Aktuell: alle Sitzungen in dieser Woche, die noch nicht begonnen haben
* Demnächst: alle noch nicht begonnenen Sitzungen von jetzt bis n-Wochen in die Zukunft (kann in den persönlichen [[#Einstellungen|Einstellungen]] festgelegt werden, Standardwert: 4 Wochen)
* Alle: alle zukünftig stattfindenden Sitzungen

== Sitzungsteilnahme ==

Der Punkt "Sitzungsteilnahme" listet alle gerade stattfindenden Sitzungen auf und ermöglicht die Einsichtnahme der Tagesordnungspunkte, Schriftstücke, Kommentare und Notizen der selektierten Sitzung.

15 Minuten vor Beginn einer Sitzung wird diese im Punkt "Sitzungsteilnahme" angezeigt.

Die verbindliche Zusage erfolgt in der Sitzungsteilnahme mit Klick auf den Button "Sitzung jetzt beginnen". Die Liste aller Teilnehmer kann im Vorfeld und Nachgang der Sitzung im [[BürgerPLUS_Ratsinformation_-_Administration_Version_2.3#Teilnahme|Administrationsbereich]] generiert werden.

Nach der Bestätigung der Sitzungsteilnahme können die Sitzungsvorbereitung, die Tagesordnung inklusive aller Dokumente sowie eventuelle Notizen der Sitzung eingesehen werden (siehe Abb. Ansicht der Sitzung nach Bestätigung der Teilnahme).

[[Datei:MandatstraegerApp_Sitzungsteilnahme.png|miniatur|Ansicht der Sitzung nach Bestätigung der Teilnahme]]

Unterhalb des Punktes "Tagesordnung" kann nach Aufruf eines Tagesordnungspunktes die mit diesem TOP verknüpften Schriftstücke angezeigt werden. Abhängig von der Größe des Schriftstückes kommt es beim erstmaligen Aufruf zu einer geringen Verzögerung. Innerhalb des gewählten Schriftstückes können eventuell hinterlegte Kommentare eingesehen werden. Mit Klick auf einen Kommentar springt das Dokument auf die entsprechende Seite und hebt die Anmerkung hervor. Es können auch weitere Anmerkungen im geöffneten Dokument hinzugefügt werden (s. [[#Sitzungsdokument|Kommentare im Sitzungsdokument]]).

[[Datei:MandatstraegerApp_Sitzungsteilnahme_TOP.png|miniatur|Dokumentenviewer während der Sitzungsteilnahme]]

== Sitzungen nachbereiten ==

[[Image:MandatstraegerApp_Sitzung_nachb.png|miniatur|hochkant|Android - Menüpunkt Sitzung nachbereiten mit aufgeklapptem Menü]]

Folgende Filtermöglichkeiten stehen für die Auflistung der Sitzungen zur Verfügung:

* Aktuell: alle Sitzungen in dieser Woche, die bereits beendet sind
* Kürzlich: alle beendeten Sitzungen ab jetzt bis n-Wochen in die Vergangenheit (kann in den persönlichen [[#Einstellungen|Einstellungen]] festgelegt werden, Standardwert: 4 Wochen)
* Alle: alle vergangenen Sitzungen

== Alle Sitzungen ==

[[Image:MandatstraegerApp_alleSitzungen.png|miniatur|hochkant|Android - Menüpunkt Alle Sitzungen mit aufgeklapptem Menü]]

Folgende Filtermöglichkeiten stehen für die Auflistung der Sitzungen zur Verfügung:

* Aktuell: Alle in dieser Woche stattfindenden oder stattgefundenen Sitzungen
* Vergangene: Alle vergangene Sitzungen bis diese Woche
* Zukünftige: Alle zukünftigen Sitzungen ab nächster Woche
* Alle: alle vergangenen und zukünftigen Sitzungen

Eine Sitzung wird mit ihrem Datum, Uhrzeit und Titel angezeigt. Hier erscheinen zudem die entsprechenden Icons für Favorit, Anlagen und Sitzungsteilnehmer - falls für diese Sitzung zutreffend.

[[Image:MandatstraegerApp_Sitzung_Detail.png|miniatur|hochkant|Android - Beispiel für eine Sitzung im Detail mit aufgeklapptem Menü]]

=== Sitzung im Detail ===

Alle Dokumente, die zu einer Sitzung gehören, können, als eine PDF-Datei zusammengefasst, heruntergeladen werden.

Zur Sitzung können die jeweiligen Tagesordnungspunkte (mit den entsprechenden Dokumenten und Anlagen), die Schriftstücke bzw. Sitzungsdokumente, die Notizen sowie die Teilnehmer aufgelistet werden.

Die Sitzung kann über den Stern-Icon im linken Menü der App als Favorit markiert werden. Daraufhin wird diese in der Startansicht angezeigt werden. Mit dem Pfeil nach links gelangt der Nutzer wieder zurück zur Auflistung der Sitzungen.

Im Sitzungsdetail kann eine vorbehaltliche Zusage oder Absage getätigt werden, sofern die Sitzung noch nicht begonnen hat (bis 15 Minuten vor Beginn).

=== Sitzungsdokument ===

[[Image:MandatstraegerApp_Kommentarfunktion.png|miniatur|hochkant|Android - Beispiel für das Setzen eines Kommentars]]

[[Image:MandatstraegerApp_Kommentaranzeige.png|miniatur|hochkant|Android - Beispiel für die Anzeige aller Kommentare]]

Um ein Text(abschnitt) innerhalb eines Dokumentes zu kommentieren, kann die Kommentarfunktion verwendet werden. In der Sidebar des Viewers sind über das Icon "Lesezeichen" alle zu dem Dokument vorliegenden Kommentare sichtbar, inklusive des Erstellers und des Datums. Hier kann auch ein Kommentar wieder gelöscht werden.

Beim Lesen jeder PDF-Datei wird automatisch der Lesefortschritt des Nutzers aufgezeichnet. Um ein Dokument manuell als "gelesen" zu markieren, kann es über den Icon mit der Brille im linken Menü als 100 % gelesen markiert werden. Anschließend wird der gesamte Lesefortschritt aller Sitzungsdokumente aktualisiert.

== Sonstige Dokumente ==

[[Image:MandatstraegerApp_Dokumente.png|miniatur|hochkant|Android - Menüpunkt Meine Dokumente]]

Im Menü "Sonstige Dokumente" finden Sie Dateien, die nach verschiedenen Themen kategorisert sind.

== Einstellungen ==

=== Profildaten ===

[[Image:MandatstraegerApp_Profildaten.png|miniatur|hochkant|Android - Menüpunkt Einstellungen - Profildaten]]

Die Aufzeichnung von Nutzeraktionen wird aktiviert, wenn in der Startansicht der MandatsträgerApp die zuletzt betrachteten Sitzungen und Schriftstücke aufgelistet werden sollen.

Ebenfalls kann der Zeitrahmen angegeben werden, der für den Sitzungsfilter "Demnächst" unterhalb des Menüpunktes "[[#Sitzungen vorbereiten|Vorbereitung]]" verwendet werden soll. Die Auswahl erfolgt anhand einer Drop-Down-Liste. Die Spanne beträgt eine bis zwölf Wochen.

Es kann der Zeitrahmen angegeben werden, der für den Sitzungsfilter "Kürzlich" unterhalb des Menüpunktes "[[#Sitzungen nachbereiten|Nachbereitung]]" verwendet werden soll. Die Auswahl erfolgt anhand einer Drop-Down-Liste. Die Spanne beträgt eine bis zwölf Wochen.

Aus einer Liste von Motiven kann ein Hintergrundbild für den Mandatsträgermodus bzw. die -App festgelegt werden.

Der Informationsdienst wird aktiviert, wenn der angemeldete Nutzer mit einer E-Mail informiert werden soll, sobald eine Änderung an einer bestimmten Sitzung erfolgt. Nachfolgend kann die Auswahl erfolgen, zu welcher Sitzung E-Mails versandt werden sollen. Sollen dies Sitzungen mit dem Status "In Planung", "Planung abgeschlossen", "Vorbereitung abgeschlossen", "Protokoll abgeschlossen", "Niederschrift abgeschlossen" und/oder "Sitzung abgeschlossen" sein?

=== Passwort ===

Sofern die PDF-Verschlüsselung vom Admin aktiviert wurde, kann jeder Nutzer unter diesem Punkt ein eigenes, persönliches Passwort festlegen, welches für die Verschlüsselung von PDF-Dokumenten genutzt wird.

[[Image:MandatstraegerApp_Passwort.png|miniatur|hochkant|Android - Menüpunkt Einstellungen - Passwort]]

== Hilfe ==

=== Hilfethemen ===

[[Image:MandatstraegerApp_Hilfe.png|miniatur|hochkant|Android - Menüpunkt Hilfe]]

Hier können Hilfevideos eingesehen werden, die die Bedienung des Mandatsträgermodus vorführen. Sie haben jeweils eine Dauer von ein bis zwei Minuten.

Zudem erfolgt die Erklärung der verwendeten Symbole bzw. Icons.

=== Datenschutzhinweise ===

Hier werden alle datenschutzrechtlichen Hinweise aufgeführt.

=== Über ===

Unter diesem Punkt erfolgt die Angabe der Versionsinformationen, der verwendeten Bibliotheken und Lizenzen.

= Siehe auch =

* [[Ratsinformationssystem - Oberflächendokumentation Version 2.5| Oberflächendokumentation 2.5]]
* Hilfevideos in der Mandatsträgeransicht/-app

Ratsinformationssystem - Ausgabe Version 2.5

2017-11-16T08:08:53Z

Sbartnitzek: Kalender Download aktualisiert

Dieser Artikel beschreibt den Ausgabebereich des Ratsinformationssystems in der Version 2.5 und der Webseite (REGISAFE ab Version 4.5).

= Administration =

-> Informationen zur [[Ratsinformationssystem - Administration Version 2.5|Administration des Moduls BürgerPLUS Ratsinformation Version 2.5]]

= URL und Systemanforderungen=

Die Standard-URL setzt sich aus der Domain '''<nowiki>"https://ris.geocms.com"</nowiki>''' und der individuellen Systemkennung '''"kunde"''' zusammen.

Beispiel: https://ris.geocms.com/demo

In Abstimmung mit dem [http://dms-support.brain-scc.de/de/ansprechpartner.html/ Supportteam] ist eine Abweichung von der Standard-URL möglich.

Das Web ist optimiert für:

* Internet Explorer ab Version 11.x
* Mozilla Firefox ab Version 55.x
* Google Chrome ab Version 60.x
* Opera ab Version 48.x

Ein Browser der neuesten Generation wird empfohlen.

= Layout =

[[Datei:RIS-Web_Beispiellayout.png|miniatur|Layout am Beispiel vom RIS Südlohn]]

Standardmäßig erfolgt eine Anpassung an das Layout des Kundenwebs bei der Installation. Der Kunde liefert dabei die notwendige Kopfgrafik sowie alle relevanten Style-Informationen oder einen Link auf die zu übernehmende Internetseite.
Folgende Elemente können angepasst werden:

* Kopfzeile
* Schriftform und Schriftgröße
* Hyperlinks
* Hintergrundgrafik

Die Kopfzeile enthält ein Logo und/oder Kopfbild des Kunden. Sie wird mit der Startseite des Kundenwebs verlinkt.

Die Hintergrundgrafik besteht aus einer vom Kunden gelieferten Grafik oder einem zur Gesamtgestaltung passenden Bild.

Darüber hinaus sind weitere individuelle Anpassungen möglich. Diese sind mit dem [http://dms-support.brain-scc.de/de/ansprechpartner.html/ Supportteam] abzustimmen. Anschließend wird ein Angebot erstellt, welches vom Kunden zu bestätigen ist.

= Gliederung der Webseite =

[[Datei:Gliederung_eines_Ratsinformationssystems.JPG|miniatur|Gliederung eines Standard-Webs]]

== Navigation ==

Die Navigation wird im [[BürgerPLUS Ratsinformation - Administration Version 2.3#Seitenbaum|Seitenbaum]] des Administrationsbereichs definiert. Bei der Installation wird eine Standard-Navigation vorgegeben, die gemeinsam mit dem Kunden angepasst werden kann. Standard-Navigation:

* [[#Persönlicher Bereich|Persönlicher Bereich]] ''- erst nach Login-In sichtbar''
** [[#Kontaktformular|Kontaktformular]]
* [[#Sitzungskalender|Sitzungskalender]]
* [[#Sitzungstermine|Sitzungstermine]]
** [[#Sitzungstermine (Archiv)|Sitzungstermine (Archiv)]]
* [[#Gremien|Gremien]]
* [[#Personen|Personen]]
* [[#Fraktionen|Fraktionen]]
* [[#Dokumente|Dokumente]]
* [[#Zusätzliche Dokumente|Zusätzliche Dokumente]]
* [[#Suche|Suche]]
* [[#Passwort zurücksetzen|Passwort zurücksetzen]]
* [[#Hilfe|Hilfe]]

Es können weitere Menüpunkte angelegt oder Bestehende bearbeitet werden. Auch ein Umbenennen oder Verschieben ist möglich.

'''Empfehlung:''' Die Nutzung der [[BürgerPLUS Ratsinformation - Administration Version 2.3#Modulvorlagen|Modulvorlage]] vereinfacht die Konfiguration der einzelnen Menüpunkte und stellt sicher, dass die Darstellung der gesuchten Daten in jedem Menüpunkt identisch ist.

=== Persönlicher Bereich ===

Der persönliche Bereich ist autorisierten Nutzern vorbehalten und enthält:

* [[#Meine Sitzungen|Meine Sitzungen]]
* [[#Profildaten|Profildaten]]
* [[#Meine Notizen|Meine Notizen]]
* [[#Mein Passwort|Mein Passwort]]
* [[#Mandatsträgermodus|Mandatsträgermodus]]
* [[#Kontaktformular|Kontaktformular]]

Die Anmeldung erfolgt über die [[#Loginmaske|Loginmaske]].

Für den öffentlichen Bereich sind keine Benutzerdaten notwendig.

Ist der Informationsdienst, die PDF-Verschlüsselung oder die Notizfunktion systemweit deaktiviert, werden die Reiter "Profildaten" bzw. "Meine Notizen" im Persönlichen Bereich ausgeblendet.

==== Meine Sitzungen ====

[[Image:RIS-Web_MeineSitzungen.png|miniatur|Persönlicher Bereich - Meine Sitzungen]]

Unter "Meine Sitzungen" werden alle zukünftigen Sitzungen des Gremiums / der Gremien der Nutzer angezeigt. Die Sitzungen werden geordnet von der tagesaktuellen Sitzung zu zukünftigen Sitzungen ausgegeben. Finden mehrere Sitzungen an einem Tag statt, werden diese nach der beginnenden Uhrzeit geordnet.

==== Profildaten ====

===== Informationsdienst =====

[[Image:14_V2-3PDF-Sicherheit-Frontend.png|miniatur|Persönlicher Bereich - Profildaten]]

Der Informationsdienst innerhalb des Reiters "Profildaten" ermöglicht das Versenden einer Benachrichtigung, sobald eine Sitzung einen bestimmten Status erreicht hat. Der Nutzer kann festlegen, für welchen Status er eine E-Mail erhalten möchte. Es sind nur die Sitzungsstatus sichtbar, die mindestens an eine Sitzung aus dem REGISAFE (Modul: KommunalPLUS Sitzungsdienst) übergeben wurden.

Der Versand erfolgt auch bei Komplett-Export und Zeitintervall-Exporten. Der Informationsdienst ermittelt dabei die Änderungen der in der XML gelieferten Daten im Vergleich zu den in der Datenbank vorhanden Daten.

Reihenfolge der Ermittlung:

* Änderung des Sitzung (Datum, Uhrzeit, Raum, Status)
* Änderung an TOPs (verglichen werden TOPs der gleichen Nummerierung)
* Änderungen an Sitzungsschriftstücken oder TOP Schriftstücken (Änderungsdatum der Schriftstücke)

Eine zentrale Festlegung von Sitzungsstatus-Vorgaben ist in der Administration möglich. (Versand erfolgt dann automatisch für alle von der Änderung betroffenen Nutzer)

===== PDF Verschlüsselung =====

Hier kann das durch den Admin systemweit vergebene Passwort zur Entschlüsselung von PDF-Dokumenten geändert werden. Trägt der Nutzer nichts ein, gilt das Admin-PW. Die Einstellung kann im [[BürgerPLUS_Ratsinformation_-_Administration_Version_2.3#Reiter PDF Sicherheit|Administrationsbereich]] geändert werden.

==== Meine Notizen ====

[[Image:RIS-Web_MeineNotizen.png|miniatur|Persönlicher Bereich - Meine Notizen]]

Zu bestehenden Sitzungen und Tagesordnungspunkten können Notizen angelegt werden. Alle von einem Nutzer erstellten Notizen werden im persönlichen Bereich unter „Meine Notizen“ gesammelt dargestellt. Diese werden nach Erstelldatum absteigend sortiert angezeigt. Bereits erstellte Notizen können jederzeit geändert werden. Notizen nicht mehr vorhandener Nutzer (mit Löschkennzeichen oder vollständig entfernt) werden ausgeblendet.

* Notizdialog in eigenem Dialogfenster
* Titel kein Pflichtfeld, bei leerem Titel wird Autotext "Ihre Notiz vom <aktuelles Datum>" erzeugt
* alphabetisch sortierte zweispaltige Anzeige der leseberechtigten Nutzer

Notizen können gelöscht werden.

==== Mein Passwort ====

[[Image:RIS-Web_MeinPasswort.png|miniatur|Persönlicher Bereich - Mein Passwort]]

Die Standardanforderungen für Passwörter werden im Backend in der Systemadministration unter Datenschutz konfiguriert. Das persönliche Kennwort kann zu jeder Zeit geändert werden. Es sind die unter „Hinweise“ vorgegebenen Konventionen einzuhalten.

Standardwerte bei der Erstinstallation:

Das Kennwort muss:
* mindestens 8 Zeichen lang sein,
* einen Großbuchstaben enthalten,
* einen Kleinbuchstaben enthalten,
* eine Ziffer enthalten und
* ein Sonderzeichen enthalten.

Das Kennwort muss nach dem ersten Login geändert werden. Aus Sicherheitsgründen wird eine regelmäßige Anpassung des Kennworts empfohlen.

==== Kontaktformular ====

[[Image:RIS-Web_Kontaktformular.png|miniatur|Persönlicher Bereich - Kontaktformular]]

Das Kontaktformular bietet die Möglichkeit, mit dem Administrator in Verbindung zu treten und Anfragen an eine zentral hinterlegte E-Mail-Adresse zu versenden. Die Anmeldedaten werden dem Nutzerkonto entnommen. Es wird empfohlen, eine Kopie der Anfrage an die eigene E-Mail-Adresse zu versenden.

Der Betreff der Anfrage kann durch eine Auswahl festgelegt werden.

Die Konfiguration des Kontaktformulars ist in der Administration im Seitenbaum am entsprechenden Modul des Menüpunktes möglich.

=== Sitzungskalender ===

[[Image:RIS-Web_Sitzungskalender.png|miniatur|Sitzungskalender]]

Im Sitzungskalender werden abhängig vom Öffentlichkeitsbereich und der jeweiligen Rechte des Nutzers aktuelle, zukünftige und vergangene Sitzungstermine angezeigt.
Dabei kann zwischen einer Monats-, Wochen-, Tagesansicht und Terminübersicht gewählt werden. Zudem können die Sitzungen eines bestimmten (vergangenen oder zukünftigen) Jahres und Monats dargestellt werden.

Kalendereinträge werden farblich hervorgehoben. Die Farbe und Darstellung kann im [[BürgerPLUS Ratsinformation - Administration Version 2.3#Reiter_Kalender|Administrationsbereich]] geändert werden.

Die Sitzungstermine können Sie in einen E-Mail-Client, bspw. Outlook, einbinden. Über die Schaltfläche ''Kalender Download'' öffnet sich ein Fenster mit einem Link und Informationen zur Einbindung. Eine automatische Aktualisierung des Sitzungskalenders ist nur gegeben, wenn der Kalender über die URL eingebunden wird.

Durch die Pfeiltasten kann vor und zurück navigiert werden. Je nach gewählter Ansicht, kann in Monats-, Wochen-, Tages-, oder Terminschritten navigiert werden. Mit den doppelten Pfeiltasten können Sitzungen in darauffolgenden oder vergangenen Jahren angewählt werden.

=== Sitzungstermine ===

[[Image:RIS-Web_Sitzungstermine.png|miniatur|Sitzungstermine]]

[[Image:RIS-Web_Sitzung_Detail.png|miniatur|Details zur Sitzung]]

Die Darstellung für aktuelle Sitzungstermine und archivierte Sitzungstermine wird im Backend in der Modulvorlage oder im Seitenbaum am entsprechenden Modul des Menüpunktes konfiguriert. Der Datenimport erfolgt über das REGISAFE. So wie die Daten eingegeben wurden, werden sie auch ausgegeben.

Alle Sitzungstermine eines Jahres werden geordnet vom aktuellstem Datum zu zukünftigen Daten in einer Liste ausgegeben.

==== Sitzung im Detail ====

Die Detailansicht der Sitzungstermine enthält entsprechende Informationen zu der Sitzung selbst (Bsp.: Zeit, Sitzungsort/-raum, Telefonnumer und/oder E-Mail-Adresse des Gremiums) sowie Sitzungsdokumente, Tagesordnung, Teilnehmer und Notizen.

Wird ein Tagesordnungspunkt (TOP) mit dem RIS-Bereich "öffentlich" und "nicht öffentlich" exportiert, ist der nicht-öffentliche Text des TOP ausschließlich sichtbar für
* Teilnehmer der Sitzung,
* Nutzer mit zusätzlichem Zugriff auf die Sitzung und
* Administratoren.
Voraussetzung für die Sichtbarkeit ist die Anmeldung im RIS-Web.

Alle anderen angemeldeten Nutzer sehen den öffentlichen Text des TOP.

Diese Änderung hat keine Auswirkung auf die Sichtbarkeit im öffentlichen Bereich.

Ist der Nutzer angemeldet, hat er die Möglichkeit, Notizen an die Sitzungen anzuhängen.

Alle sichtbaren Dokumente können Sie als Sitzungsmappe oder als zusammhängendes PDF-Dokument herunterladen. Bei einem zusammenhängenden PDF wird ein dynamisches Inhaltsverzeichnis für alle Einträge wie Tagesordnungspunkte, Drucksachen, Anlagen etc. erzeugt. Zusätzlich wird für jeden Tagesordnungspunkt, der eine Drucksache enthält, ein Deckblatt mit TOP-Nummerierung eingefügt. Die erste Seite des PDFs ist ein Deckblatt mit dem Sitzungstitel.

Die Größe der einzelnen Dokumente werden bei einem Mouse-Over als Tooltip angezeigt. Bei der Sitzungsmappe und dem Gesamtdokument erfolgt lediglich die Angabe einer Mindestgröße, da ein genauer Wert im Vorfeld nicht ermittelt werden kann.

'''Hinweis:''' Damit keine Dokumente, die in Regisafe denselben Dateinamen tragen, nach dem Import "Verschwinden", finden vom System folgende Anpassungen statt:

* Der Dateiname enthält die ArtID als Präfix, z. B. Vorlage oder Beschluss, um das Wiederauffinden zu erleichtern.
* Anlagen erhalten eine interne, eindeutige ID sowie die ArtID des Hauptdokuments, um die Zuordnung zum Hauptdokument zu erleichtern
* Der Dateiname wird anhand des "Titel-Texts" des Schriftstücks gebildet und mit der Dateiendung ".pdf" versehen. Handelt es sich nicht um eine PDF-Datei, wird versucht, diese in eine PDF-Datei zu konvertieren (derzeit nur Bilddateien). Schlägt dies fehl, wird der entsprechende Dateityp (z. B. .doc, .ppt, .xls) angefügt.

==== Sitzungstermine (Archiv) ====

[[Image:RIS-Web_Sitzungsarchiv.png|miniatur|Sitzungstermine (Archiv)]]

Sitzungstermine werden einen Tag nach der Sitzung archiviert. Das Archiv beinhaltet alle in der Vergangenheit liegenden Termine. Die Ausgabe erfolgt in einer Listenansicht von neu zu alt geordnet.

=== Gremien ===

[[Image:RIS-Web_Gremien.png|miniatur|Gremien]]

[[Image:RIS-Web_Gremium_Detail.png|miniatur|Details zum Gremium]]

Personen die in Ausschüssen/Räten tätig sind, werden unter dem Punkt „Gremien“ angezeigt. Ausgegeben werden ein(e) Vorsitzende(r), die zum Gremium gehörenden Gemeinderätinnen und Gemeinderäte, sowie deren jeweilige Vertreter.

Optional kann die Funktion der Gremienmitglieder eingeblendet werden. Angemeldete Nutzer sehen ausschließlich Sitzungen ihres Gremiums/ihrer Gremien.

Zukünftige Sitzungen können abgerufen und auf vergangene Sitzungen zurückgeblickt werden.

Aufgrund des Verzichts auf die Rechteprüfung kann ein Nutzer eine Sitzung sehen, so darf er auch wissen, welches Gremium diese Sitzung abhält. Bisher konnte es passieren, dass ein Nutzer unter Umständen bestimmte Sitzungen eines Gremiums zwar sehen konnte, aber nicht welches Gremium diese Sitzung abhält.

=== Personen ===

[[Image:Ratsinformation-Personen_neu.jpg|miniatur|Personen]]

Die Sortierung der Ausgabe von Personen kann geändert werden. Standardmäßig werden sie alphabetisch nach den Nachnamen geordnet. Die Angaben zu den Personen werden aus REGISAFE importiert und können entsprechend angelegt oder importiert werden.

Jeder Person kann ein Foto zugeordnet werden. Es werden die Bilddaten aus der Benutzerverwaltung verwendet.

Mit Klick auf eine Person gelangt der Nutzer zur Detailansicht mit weiteren Informationen. Hierzu zählen Angaben wie Name, Adresse, Gremien, Fraktionen, Parteien und Vertreter für Gremiumsmitglieder. Zu jeder Person werden weiterhin eine Karte zur Standortbestimmung sowie eine virtuelle Visitenkarte ausgegeben.

Es ist möglich die Ausgabe des Vertreters zu unterbinden. Sollen zusätzliche Funktionen ausgegeben werden, erscheinen diese ab sofort auch in der Personenliste unter dem jeweiligen Namen.

=== Fraktionen ===

[[Image:RIS-Web_Fraktionen.png|miniatur|Fraktionen]]

Alle im REGISAFE hinterlegten Fraktionen werden aufgelistet.

Bei Auswahl einer Fraktion öffnet sich die Detailansicht mit Informationen zu Adresse und Mitgliedern der jeweiligen Fraktion. Zu jeder Fraktion werden eine Karte zur Standortbestimmung sowie eine virtuelle Visitenkarte ausgegeben. Dies kann vom Administrator deaktiviert werden.

=== Parteien ===

[[Image:Ratsinformation-Parteien.jpg|miniatur|Parteien]]

Alle im REGISAFE hinterlegten Parteien werden aufgelistet.

Bei Auswahl einer Partei öffnet sich die Detailansicht mit Informationen zu Adresse und Mitgliedern der jeweiligen Partei. Zu jeder Partei werden eine Karte zur Standortbestimmung sowie eine virtuelle Visitenkarte ausgegeben. Dies kann vom Administrator deaktiviert werden.

=== Dokumente ===

[[Image:RIS-Web_Dokumente.png|miniatur|Dokumente]]

Schriftstücke werden geordnet nach Dokumenttypen ausgegeben. Die Sortierung der Dokumente erfolgt nach dem letzten Änderungsdatum.
Die Möglichkeiten zur Darstellung können im Einzelnen in der
[[BürgerPLUS_Ratsinformation_-_Administration_Version_2.3#Reiter_Schriftstücke|Administration]] festgelegt werden.

Die verschiedenen Dokumenttypen bekommen verschiedene Icons zugewiesen. Deren Bezeichnung wird im Tooltip angezeigt. Die Anzeige der Icons kann durch den Administrator konfiguriert werden.

'''Beispiele für Dokumenttypen'''

<table border="0" cellpadding="2">
<tr><td>[[Datei:Default.png]]</td><td>Vorlage, Sitzungstagesordnung, Einladungen, Niederschrift</td></tr>
<tr><td>[[Datei:Anlage.png]]</td><td>Anlage</td></tr>
<tr><td>[[Datei:Sitzungsbeschluss.png]]</td><td>Beschluss</td></tr>
<tr><td>[[Datei:Sitzungsniederschriftsauszug.png]]</td><td>Niederschriftsauszug</td></tr>
</table>

=== Zusätzliche Dokumente ===

Festgelegte Dokumente können hier zusätzlich angezeigt werden. Die Konfiguration ist im [[BürgerPLUS_Ratsinformation_-_Administration_Version_2.3#Reiter_Schriftst.C3.BCcke|Administrationsbereich]] möglich.

=== Suche ===

[[Image:RIS-Web_erweiterte_Suche.png|miniatur|Suche mit erweiterten Suchoptionen]]

Die Suche wird im Backend in der [[BürgerPLUS_Ratsinformation_-_Administration_Version_2.3#Reiter_Suche|Modulvorlage]] oder im Seitenbaum am entsprechenden Modul des Menüpunktes konfiguriert. Das Suchformular wird durch Aktivieren der Funktion "Suchformular anbieten" angeboten. Es kann gewählt werden zwischen der einfachen Suche und der erweiterten Suche. Zudem kann eingestellt werden ob bei Auswahl der erweiterten Suche, die erweiterten Suchoptionen aufgeklappt sein sollen.

Einzelne Suchbereiche können festgelegt werden. Die Auswahl erfolgt zwischen:

* Adressen
* Fraktionen
* Parteien
* Gremien
* Personen
* Schriftstücke
* Sitzung
* Tagesordnungspunkte

==== Formularelemente der Erweiterten Suche ====

Die Suche nach Gremien und Schriftstückarten bietet erweiterte Auswahlmöglichkeiten. Im Administrationsbereich kann eingestellt werden, ob die Suche zugelassen wird und für welche Bereiche sie gilt. Unter Gremien werden die Ausschüsse angezeigt, welche importiert wurden. Die Auswahlmöglichkeiten unter Schriftstücke geben an, nach welchen Arten von Schriftstücken gesucht werden kann.

Suchergebnisse werden unterhalb der Zusammenfassung der Suchparameter angezeigt.

=== Passwort zurücksetzen ===

[[Image:Ratsinformation_Passwort_zuruecksetzen.jpeg|miniatur|Passwort zurücksetzen]]

Die Login-Daten jedes Nutzers bestehen aus einem Passwort und einer eindeutigen E-Mail-Adresse. Die Identifikation zum Zurücksetzen des Passwortes erfolgt über die Eintragung der E-Mail-Adresse und die Eingabe eines automatisch, bei jedem Aufruf neu generierten Captcha-Code. Es ist möglich, einzelne Nutzergruppen von der Änderung des Passworts auszuschließen.

Um das Passwort zurückzusetzen, sind folgende Schritte durchzuführen:

* Eingabe der Daten in die vorgegebenen Formularfelder.
* Nach Absenden der Daten erhält der Nutzer eine E-Mail mit einem Bestätigungslink, welcher anzuklicken oder in einen Browser zu kopieren ist.
* Im Browser öffnet sich eine Eingabemaske, in der ein neues Passwort eingetragen werden muss.
* Dieses neue Passwort ist im Anschluss noch einmal zu bestätigen.

Das Zurücksetzen des Passworts ist nur bei eineindeutig im System hinterlegten E-Mail-Adressen möglich. Ist bei mehreren
Nutzern eine identische E-Mail-Adresse (z.B. als Funktionspostfach wie info@...) hinterlegt, ist das Zurücksetzen nur durch den
Administrator möglich.

Die Anforderungen für Passwörter befinden sich im Persönlichen Bereich unter [[#Mein Passwort|Mein Passwort]].

=== Hilfe ===

zur Dokumentation des REGISAFE-Modul BürgerPlus Ratsinformation finden Sie Hilfe in der Wiki des GeoCMS in den Artikeln:

* [[Ratsinformationssystem - Administration Version 2.5|BürgerPLUS Ratsinformation Administration]]

* [[Ratsinformationssystem - Oberflächendokumentation Version 2.5|BürgerPLUS Ratsinformation Oberflächendokumentation]]

== Loginmaske ==

[[Image:RIS-Web_Loginmaske.png|miniatur|Loginmaske - Anmeldung Persönlicher Bereich]]

Die durch den Administrator bereit gestellten Login-Daten autorisieren einen Nutzer zum Betreten des geschützten Bereichs. Dieser ist Gremiumsmitgliedern und sonstigen Sitzungsteilnehmern vorbehalten. Die Login-Daten bestehen aus einem Nutzernamen und einem Passwort. Das Passwort kann nach dem Login [[#Mein Passwort|geändert]] oder [[#Passwort zurücksetzen|zurückgesetzt]] werden. Voraussetzung hierfür ist das Vorhandensein einer gültigen und im System hinterlegten E-Mail-Adresse. Die E-Mail-Adresse darf nur an einem Nutzer hinterlegt sein. Teilen sich mehrere Nutzer eine E-Mail-Adresse, z.B. als Funktionspostfach ähnlich <nowiki>"info@mustergemeinde.de"</nowiki>, wird im Sinne des Datenschutzes kein Passwort versandt.

Wurde ein Benutzername oder Kennwort mehrfach falsch eingegeben, wird der Nutzer für einen bestimmten Zeitraum gesperrt.

Bei Inaktivität wird der Nutzer automatisch nach 20 Minuten vom System abgemeldet.

== Inhaltsbereich ==

Der Inhaltsbereich ändert sich je nach gewähltem Menüpunkt. Wird dann beispielsweise der Punkt „Gremien“ ausgewählt, erscheinen im Inhaltsbereich die Ausschüsse/Räte. Mit dem Aufrufen der Seite wird standardmäßig der Sitzungskalender angezeigt.

== Fußzeile ==

[[Image:Ratsinformation_Fusszeile.jpeg|miniatur|Ratsinformation Fußzeile]]

Die Herstellerhinweise in der Fußzeile sind standardisiert und verlinken auf die jeweiligen Internetseiten der Kooperationspartner. Sie können grafisch und textlich ergänzt werden. Die Einbindung erfolgt über das Template.

= Mandatsträgermodus/MandatsträgerApp =

Zusätzlich zum REGISAFE-Modul '''BürgerPLUS Ratsinformation''' kann der Mandatsträgermodus inklusive der MandatsträgerApp für die Ausgabe genutzt werden.

Die wesentlichen Elemente der Navigation stehen in der Menüleiste im linken Seitenbereich der App zur Verfügung.

* [[#Start|Start]]
* [[#Sitzungen vorbereiten|Sitzungen vorbereiten]]
* [[#Während der Sitzungen|Während der Sitzungen]]
* [[#Sitzungen nachbereiten|Sitzungen nachbereiten]]
* [[#Alle Sitzungen|Alle Sitzungen]]
* [[#Sonstige Dokumente|Sonstige Dokumente]]
* [[#Einstellungen|Einstellungen]]
* [[#Hilfe|Hilfe]]

'''Hinweis'''

Die Inhalte des Ratsinformationssystems werden über einen Webcontainer innerhalb eines nativen Rahmens angezeigt.

== Login ==

[[Image:MandatstraegerApp_Anmeldung.png|miniatur|hochkant|Android - Loginbereich]]

Um sich am System anzumelden, müssen die Systemkennung (''kunde'') sowie der Benutzername und Passwort (dieselben Anmeldedaten wie auch im RIS-Web) eingegeben werden. Die Systemkennung ist stets notwendig, um eine Verbindung zu einem konkreten Ratsinformationssystem aufzunehmen. Mit den Login-Daten kann der Nutzer auf den Persönlichen Bereich zugreifen.
Ohne hinterlegte Login-Daten ist nur ein Zugriff als Gast auf den öffentlichen Bereich möglich.

Die MandatsträgerApp steht zur Verfügung für die Betriebssysteme:

* Android ([https://play.google.com/store/apps/details?id=de.brainSCC.app.mandatstraeger&hl=de|App herunterladen])
* iOS ([https://itunes.apple.com/de/app/mandatstragerapp/id1015321652?mt=8|App herunterladen)]

== Start ==

[[Image:MandatstraegerApp_Startansicht.png|miniatur|hochkant|Android - Startbildschirm (Homescreen)]]

In der Startansicht werden die als Favorit markierten Sitzungen und Schriftstücke angezeigt sowie die jeweils letzten fünf betrachteten Sitzungen und Schriftstücke.

Wenn Sie die "Aufzeichnung von Nutzeraktionen" aktivieren, werden auf der Startseite ihre zuletzt betrachteten Sitzungen und Drucksachen angezeigt sowie ihre Kommentare und aktuellen Diskussionen.

== Sitzungen vorbereiten ==

[[Image:MandatstraegerApp_Sitzung_vorb.png|miniatur|hochkant|Android - Menüpunkt Sitzung vorbereiten mit aufgeklapptem Menü]]

Hier erfolgt die Anzeige der Sitzungen, an denen der gerade angemeldete Nutzer Teilnehmer ist und deren Startzeitpunkt direkt bevorsteht (15 Minuten vor Beginn).
Mandatsträger können hier die vorbehaltliche Zusage oder Absage Ihrer Teilnahme mitteilen. Eine Änderung ist bis 15 Minuten vor Sitzungsbeginn möglich.

Folgende Filtermöglichkeiten stehen für die Auflistung der Sitzungen zur Verfügung:

* Aktuell: alle Sitzungen in dieser Woche, die noch nicht begonnen haben
* Demnächst: alle noch nicht begonnenen Sitzungen von jetzt bis n-Wochen in die Zukunft (kann in den persönlichen [[#Einstellungen|Einstellungen]] festgelegt werden, Standardwert: 4 Wochen)
* Alle: alle zukünftig stattfindenden Sitzungen

== Sitzungsteilnahme ==

Der Punkt "Sitzungsteilnahme" listet alle gerade stattfindenden Sitzungen auf und ermöglicht die Einsichtnahme der Tagesordnungspunkte, Schriftstücke, Kommentare und Notizen der selektierten Sitzung.

15 Minuten vor Beginn einer Sitzung wird diese im Punkt "Sitzungsteilnahme" angezeigt.

Die verbindliche Zusage erfolgt in der Sitzungsteilnahme mit Klick auf den Button "Sitzung jetzt beginnen". Die Liste aller Teilnehmer kann im Vorfeld und Nachgang der Sitzung im [[BürgerPLUS_Ratsinformation_-_Administration_Version_2.3#Teilnahme|Administrationsbereich]] generiert werden.

Nach der Bestätigung der Sitzungsteilnahme können die Sitzungsvorbereitung, die Tagesordnung inklusive aller Dokumente sowie eventuelle Notizen der Sitzung eingesehen werden (siehe Abb. Ansicht der Sitzung nach Bestätigung der Teilnahme).

[[Datei:MandatstraegerApp_Sitzungsteilnahme.png|miniatur|Ansicht der Sitzung nach Bestätigung der Teilnahme]]

Unterhalb des Punktes "Tagesordnung" kann nach Aufruf eines Tagesordnungspunktes die mit diesem TOP verknüpften Schriftstücke angezeigt werden. Abhängig von der Größe des Schriftstückes kommt es beim erstmaligen Aufruf zu einer geringen Verzögerung. Innerhalb des gewählten Schriftstückes können eventuell hinterlegte Kommentare eingesehen werden. Mit Klick auf einen Kommentar springt das Dokument auf die entsprechende Seite und hebt die Anmerkung hervor. Es können auch weitere Anmerkungen im geöffneten Dokument hinzugefügt werden (s. [[#Sitzungsdokument|Kommentare im Sitzungsdokument]]).

[[Datei:MandatstraegerApp_Sitzungsteilnahme_TOP.png|miniatur|Dokumentenviewer während der Sitzungsteilnahme]]

== Sitzungen nachbereiten ==

[[Image:MandatstraegerApp_Sitzung_nachb.png|miniatur|hochkant|Android - Menüpunkt Sitzung nachbereiten mit aufgeklapptem Menü]]

Folgende Filtermöglichkeiten stehen für die Auflistung der Sitzungen zur Verfügung:

* Aktuell: alle Sitzungen in dieser Woche, die bereits beendet sind
* Kürzlich: alle beendeten Sitzungen ab jetzt bis n-Wochen in die Vergangenheit (kann in den persönlichen [[#Einstellungen|Einstellungen]] festgelegt werden, Standardwert: 4 Wochen)
* Alle: alle vergangenen Sitzungen

== Alle Sitzungen ==

[[Image:MandatstraegerApp_alleSitzungen.png|miniatur|hochkant|Android - Menüpunkt Alle Sitzungen mit aufgeklapptem Menü]]

Folgende Filtermöglichkeiten stehen für die Auflistung der Sitzungen zur Verfügung:

* Aktuell: Alle in dieser Woche stattfindenden oder stattgefundenen Sitzungen
* Vergangene: Alle vergangene Sitzungen bis diese Woche
* Zukünftige: Alle zukünftigen Sitzungen ab nächster Woche
* Alle: alle vergangenen und zukünftigen Sitzungen

Eine Sitzung wird mit ihrem Datum, Uhrzeit und Titel angezeigt. Hier erscheinen zudem die entsprechenden Icons für Favorit, Anlagen und Sitzungsteilnehmer - falls für diese Sitzung zutreffend.

[[Image:MandatstraegerApp_Sitzung_Detail.png|miniatur|hochkant|Android - Beispiel für eine Sitzung im Detail mit aufgeklapptem Menü]]

=== Sitzung im Detail ===

Alle Dokumente, die zu einer Sitzung gehören, können, als eine PDF-Datei zusammengefasst, heruntergeladen werden.

Zur Sitzung können die jeweiligen Tagesordnungspunkte (mit den entsprechenden Dokumenten und Anlagen), die Schriftstücke bzw. Sitzungsdokumente, die Notizen sowie die Teilnehmer aufgelistet werden.

Die Sitzung kann über den Stern-Icon im linken Menü der App als Favorit markiert werden. Daraufhin wird diese in der Startansicht angezeigt werden. Mit dem Pfeil nach links gelangt der Nutzer wieder zurück zur Auflistung der Sitzungen.

Im Sitzungsdetail kann eine vorbehaltliche Zusage oder Absage getätigt werden, sofern die Sitzung noch nicht begonnen hat (bis 15 Minuten vor Beginn).

=== Sitzungsdokument ===

[[Image:MandatstraegerApp_Kommentarfunktion.png|miniatur|hochkant|Android - Beispiel für das Setzen eines Kommentars]]

[[Image:MandatstraegerApp_Kommentaranzeige.png|miniatur|hochkant|Android - Beispiel für die Anzeige aller Kommentare]]

Um ein Text(abschnitt) innerhalb eines Dokumentes zu kommentieren, kann die Kommentarfunktion verwendet werden. In der Sidebar des Viewers sind über das Icon "Lesezeichen" alle zu dem Dokument vorliegenden Kommentare sichtbar, inklusive des Erstellers und des Datums. Hier kann auch ein Kommentar wieder gelöscht werden.

Beim Lesen jeder PDF-Datei wird automatisch der Lesefortschritt des Nutzers aufgezeichnet. Um ein Dokument manuell als "gelesen" zu markieren, kann es über den Icon mit der Brille im linken Menü als 100 % gelesen markiert werden. Anschließend wird der gesamte Lesefortschritt aller Sitzungsdokumente aktualisiert.

== Sonstige Dokumente ==

[[Image:MandatstraegerApp_Dokumente.png|miniatur|hochkant|Android - Menüpunkt Meine Dokumente]]

Im Menü "Sonstige Dokumente" finden Sie Dateien, die nach verschiedenen Themen kategorisert sind.

== Einstellungen ==

=== Profildaten ===

[[Image:MandatstraegerApp_Profildaten.png|miniatur|hochkant|Android - Menüpunkt Einstellungen - Profildaten]]

Die Aufzeichnung von Nutzeraktionen wird aktiviert, wenn in der Startansicht der MandatsträgerApp die zuletzt betrachteten Sitzungen und Schriftstücke aufgelistet werden sollen.

Ebenfalls kann der Zeitrahmen angegeben werden, der für den Sitzungsfilter "Demnächst" unterhalb des Menüpunktes "[[#Sitzungen vorbereiten|Vorbereitung]]" verwendet werden soll. Die Auswahl erfolgt anhand einer Drop-Down-Liste. Die Spanne beträgt eine bis zwölf Wochen.

Es kann der Zeitrahmen angegeben werden, der für den Sitzungsfilter "Kürzlich" unterhalb des Menüpunktes "[[#Sitzungen nachbereiten|Nachbereitung]]" verwendet werden soll. Die Auswahl erfolgt anhand einer Drop-Down-Liste. Die Spanne beträgt eine bis zwölf Wochen.

Aus einer Liste von Motiven kann ein Hintergrundbild für den Mandatsträgermodus bzw. die -App festgelegt werden.

Der Informationsdienst wird aktiviert, wenn der angemeldete Nutzer mit einer E-Mail informiert werden soll, sobald eine Änderung an einer bestimmten Sitzung erfolgt. Nachfolgend kann die Auswahl erfolgen, zu welcher Sitzung E-Mails versandt werden sollen. Sollen dies Sitzungen mit dem Status "In Planung", "Planung abgeschlossen", "Vorbereitung abgeschlossen", "Protokoll abgeschlossen", "Niederschrift abgeschlossen" und/oder "Sitzung abgeschlossen" sein?

=== Passwort ===

Sofern die PDF-Verschlüsselung vom Admin aktiviert wurde, kann jeder Nutzer unter diesem Punkt ein eigenes, persönliches Passwort festlegen, welches für die Verschlüsselung von PDF-Dokumenten genutzt wird.

[[Image:MandatstraegerApp_Passwort.png|miniatur|hochkant|Android - Menüpunkt Einstellungen - Passwort]]

== Hilfe ==

=== Hilfethemen ===

[[Image:MandatstraegerApp_Hilfe.png|miniatur|hochkant|Android - Menüpunkt Hilfe]]

Hier können Hilfevideos eingesehen werden, die die Bedienung des Mandatsträgermodus vorführen. Sie haben jeweils eine Dauer von ein bis zwei Minuten.

Zudem erfolgt die Erklärung der verwendeten Symbole bzw. Icons.

=== Datenschutzhinweise ===

Hier werden alle datenschutzrechtlichen Hinweise aufgeführt.

=== Über ===

Unter diesem Punkt erfolgt die Angabe der Versionsinformationen, der verwendeten Bibliotheken und Lizenzen.

= Siehe auch =

* [[Ratsinformationssystem - Oberflächendokumentation Version 2.5| Oberflächendokumentation 2.5]]
* Hilfevideos in der Mandatsträgeransicht/-app

Ratsinformationssystem - Ausgabe Version 2.5

2017-11-16T07:52:16Z

Sbartnitzek: Terminübersicht ergänzt

Dieser Artikel beschreibt den Ausgabebereich des Ratsinformationssystems in der Version 2.5 und der Webseite (REGISAFE ab Version 4.5).

= Administration =

-> Informationen zur [[Ratsinformationssystem - Administration Version 2.5|Administration des Moduls BürgerPLUS Ratsinformation Version 2.5]]

= URL und Systemanforderungen=

Die Standard-URL setzt sich aus der Domain '''<nowiki>"https://ris.geocms.com"</nowiki>''' und der individuellen Systemkennung '''"kunde"''' zusammen.

Beispiel: https://ris.geocms.com/demo

In Abstimmung mit dem [http://dms-support.brain-scc.de/de/ansprechpartner.html/ Supportteam] ist eine Abweichung von der Standard-URL möglich.

Das Web ist optimiert für:

* Internet Explorer ab Version 11.x
* Mozilla Firefox ab Version 55.x
* Google Chrome ab Version 60.x
* Opera ab Version 48.x

Ein Browser der neuesten Generation wird empfohlen.

= Layout =

[[Datei:RIS-Web_Beispiellayout.png|miniatur|Layout am Beispiel vom RIS Südlohn]]

Standardmäßig erfolgt eine Anpassung an das Layout des Kundenwebs bei der Installation. Der Kunde liefert dabei die notwendige Kopfgrafik sowie alle relevanten Style-Informationen oder einen Link auf die zu übernehmende Internetseite.
Folgende Elemente können angepasst werden:

* Kopfzeile
* Schriftform und Schriftgröße
* Hyperlinks
* Hintergrundgrafik

Die Kopfzeile enthält ein Logo und/oder Kopfbild des Kunden. Sie wird mit der Startseite des Kundenwebs verlinkt.

Die Hintergrundgrafik besteht aus einer vom Kunden gelieferten Grafik oder einem zur Gesamtgestaltung passenden Bild.

Darüber hinaus sind weitere individuelle Anpassungen möglich. Diese sind mit dem [http://dms-support.brain-scc.de/de/ansprechpartner.html/ Supportteam] abzustimmen. Anschließend wird ein Angebot erstellt, welches vom Kunden zu bestätigen ist.

= Gliederung der Webseite =

[[Datei:Gliederung_eines_Ratsinformationssystems.JPG|miniatur|Gliederung eines Standard-Webs]]

== Navigation ==

Die Navigation wird im [[BürgerPLUS Ratsinformation - Administration Version 2.3#Seitenbaum|Seitenbaum]] des Administrationsbereichs definiert. Bei der Installation wird eine Standard-Navigation vorgegeben, die gemeinsam mit dem Kunden angepasst werden kann. Standard-Navigation:

* [[#Persönlicher Bereich|Persönlicher Bereich]] ''- erst nach Login-In sichtbar''
** [[#Kontaktformular|Kontaktformular]]
* [[#Sitzungskalender|Sitzungskalender]]
* [[#Sitzungstermine|Sitzungstermine]]
** [[#Sitzungstermine (Archiv)|Sitzungstermine (Archiv)]]
* [[#Gremien|Gremien]]
* [[#Personen|Personen]]
* [[#Fraktionen|Fraktionen]]
* [[#Dokumente|Dokumente]]
* [[#Zusätzliche Dokumente|Zusätzliche Dokumente]]
* [[#Suche|Suche]]
* [[#Passwort zurücksetzen|Passwort zurücksetzen]]
* [[#Hilfe|Hilfe]]

Es können weitere Menüpunkte angelegt oder Bestehende bearbeitet werden. Auch ein Umbenennen oder Verschieben ist möglich.

'''Empfehlung:''' Die Nutzung der [[BürgerPLUS Ratsinformation - Administration Version 2.3#Modulvorlagen|Modulvorlage]] vereinfacht die Konfiguration der einzelnen Menüpunkte und stellt sicher, dass die Darstellung der gesuchten Daten in jedem Menüpunkt identisch ist.

=== Persönlicher Bereich ===

Der persönliche Bereich ist autorisierten Nutzern vorbehalten und enthält:

* [[#Meine Sitzungen|Meine Sitzungen]]
* [[#Profildaten|Profildaten]]
* [[#Meine Notizen|Meine Notizen]]
* [[#Mein Passwort|Mein Passwort]]
* [[#Mandatsträgermodus|Mandatsträgermodus]]
* [[#Kontaktformular|Kontaktformular]]

Die Anmeldung erfolgt über die [[#Loginmaske|Loginmaske]].

Für den öffentlichen Bereich sind keine Benutzerdaten notwendig.

Ist der Informationsdienst, die PDF-Verschlüsselung oder die Notizfunktion systemweit deaktiviert, werden die Reiter "Profildaten" bzw. "Meine Notizen" im Persönlichen Bereich ausgeblendet.

==== Meine Sitzungen ====

[[Image:RIS-Web_MeineSitzungen.png|miniatur|Persönlicher Bereich - Meine Sitzungen]]

Unter "Meine Sitzungen" werden alle zukünftigen Sitzungen des Gremiums / der Gremien der Nutzer angezeigt. Die Sitzungen werden geordnet von der tagesaktuellen Sitzung zu zukünftigen Sitzungen ausgegeben. Finden mehrere Sitzungen an einem Tag statt, werden diese nach der beginnenden Uhrzeit geordnet.

==== Profildaten ====

===== Informationsdienst =====

[[Image:14_V2-3PDF-Sicherheit-Frontend.png|miniatur|Persönlicher Bereich - Profildaten]]

Der Informationsdienst innerhalb des Reiters "Profildaten" ermöglicht das Versenden einer Benachrichtigung, sobald eine Sitzung einen bestimmten Status erreicht hat. Der Nutzer kann festlegen, für welchen Status er eine E-Mail erhalten möchte. Es sind nur die Sitzungsstatus sichtbar, die mindestens an eine Sitzung aus dem REGISAFE (Modul: KommunalPLUS Sitzungsdienst) übergeben wurden.

Der Versand erfolgt auch bei Komplett-Export und Zeitintervall-Exporten. Der Informationsdienst ermittelt dabei die Änderungen der in der XML gelieferten Daten im Vergleich zu den in der Datenbank vorhanden Daten.

Reihenfolge der Ermittlung:

* Änderung des Sitzung (Datum, Uhrzeit, Raum, Status)
* Änderung an TOPs (verglichen werden TOPs der gleichen Nummerierung)
* Änderungen an Sitzungsschriftstücken oder TOP Schriftstücken (Änderungsdatum der Schriftstücke)

Eine zentrale Festlegung von Sitzungsstatus-Vorgaben ist in der Administration möglich. (Versand erfolgt dann automatisch für alle von der Änderung betroffenen Nutzer)

===== PDF Verschlüsselung =====

Hier kann das durch den Admin systemweit vergebene Passwort zur Entschlüsselung von PDF-Dokumenten geändert werden. Trägt der Nutzer nichts ein, gilt das Admin-PW. Die Einstellung kann im [[BürgerPLUS_Ratsinformation_-_Administration_Version_2.3#Reiter PDF Sicherheit|Administrationsbereich]] geändert werden.

==== Meine Notizen ====

[[Image:RIS-Web_MeineNotizen.png|miniatur|Persönlicher Bereich - Meine Notizen]]

Zu bestehenden Sitzungen und Tagesordnungspunkten können Notizen angelegt werden. Alle von einem Nutzer erstellten Notizen werden im persönlichen Bereich unter „Meine Notizen“ gesammelt dargestellt. Diese werden nach Erstelldatum absteigend sortiert angezeigt. Bereits erstellte Notizen können jederzeit geändert werden. Notizen nicht mehr vorhandener Nutzer (mit Löschkennzeichen oder vollständig entfernt) werden ausgeblendet.

* Notizdialog in eigenem Dialogfenster
* Titel kein Pflichtfeld, bei leerem Titel wird Autotext "Ihre Notiz vom <aktuelles Datum>" erzeugt
* alphabetisch sortierte zweispaltige Anzeige der leseberechtigten Nutzer

Notizen können gelöscht werden.

==== Mein Passwort ====

[[Image:RIS-Web_MeinPasswort.png|miniatur|Persönlicher Bereich - Mein Passwort]]

Die Standardanforderungen für Passwörter werden im Backend in der Systemadministration unter Datenschutz konfiguriert. Das persönliche Kennwort kann zu jeder Zeit geändert werden. Es sind die unter „Hinweise“ vorgegebenen Konventionen einzuhalten.

Standardwerte bei der Erstinstallation:

Das Kennwort muss:
* mindestens 8 Zeichen lang sein,
* einen Großbuchstaben enthalten,
* einen Kleinbuchstaben enthalten,
* eine Ziffer enthalten und
* ein Sonderzeichen enthalten.

Das Kennwort muss nach dem ersten Login geändert werden. Aus Sicherheitsgründen wird eine regelmäßige Anpassung des Kennworts empfohlen.

==== Kontaktformular ====

[[Image:RIS-Web_Kontaktformular.png|miniatur|Persönlicher Bereich - Kontaktformular]]

Das Kontaktformular bietet die Möglichkeit, mit dem Administrator in Verbindung zu treten und Anfragen an eine zentral hinterlegte E-Mail-Adresse zu versenden. Die Anmeldedaten werden dem Nutzerkonto entnommen. Es wird empfohlen, eine Kopie der Anfrage an die eigene E-Mail-Adresse zu versenden.

Der Betreff der Anfrage kann durch eine Auswahl festgelegt werden.

Die Konfiguration des Kontaktformulars ist in der Administration im Seitenbaum am entsprechenden Modul des Menüpunktes möglich.

=== Sitzungskalender ===

[[Image:RIS-Web_Sitzungskalender.png|miniatur|Sitzungskalender]]

Im Sitzungskalender werden abhängig vom Öffentlichkeitsbereich und der jeweiligen Rechte des Nutzers aktuelle, zukünftige und vergangene Sitzungstermine angezeigt.
Dabei kann zwischen einer Monats-, Wochen-, Tagesansicht und Terminübersicht gewählt werden. Zudem können die Sitzungen eines bestimmten (vergangenen oder zukünftigen) Jahres und Monats dargestellt werden.

Kalendereinträge werden farblich hervorgehoben. Die Farbe und Darstellung kann im [[BürgerPLUS Ratsinformation - Administration Version 2.3#Reiter_Kalender|Administrationsbereich]] geändert werden.

Die Sitzungstermine können für die weitere Nutzung über die Schaltfläche ''Kalender Download'' als Datei im ics-Format exportiert werden. Eine automatische Aktualisierung des Sitzungskalenders ist nur gegeben, wenn der Kalender über die URL z.B. in einem E-Mail-Client eingebunden wird.

Durch die Pfeiltasten kann vor und zurück navigiert werden. Je nach gewählter Ansicht, kann in Monats-, Wochen-, Tages-, oder Terminschritten navigiert werden. Mit den doppelten Pfeiltasten können Sitzungen in darauffolgenden oder vergangenen Jahren angewählt werden.

=== Sitzungstermine ===

[[Image:RIS-Web_Sitzungstermine.png|miniatur|Sitzungstermine]]

[[Image:RIS-Web_Sitzung_Detail.png|miniatur|Details zur Sitzung]]

Die Darstellung für aktuelle Sitzungstermine und archivierte Sitzungstermine wird im Backend in der Modulvorlage oder im Seitenbaum am entsprechenden Modul des Menüpunktes konfiguriert. Der Datenimport erfolgt über das REGISAFE. So wie die Daten eingegeben wurden, werden sie auch ausgegeben.

Alle Sitzungstermine eines Jahres werden geordnet vom aktuellstem Datum zu zukünftigen Daten in einer Liste ausgegeben.

==== Sitzung im Detail ====

Die Detailansicht der Sitzungstermine enthält entsprechende Informationen zu der Sitzung selbst (Bsp.: Zeit, Sitzungsort/-raum, Telefonnumer und/oder E-Mail-Adresse des Gremiums) sowie Sitzungsdokumente, Tagesordnung, Teilnehmer und Notizen.

Wird ein Tagesordnungspunkt (TOP) mit dem RIS-Bereich "öffentlich" und "nicht öffentlich" exportiert, ist der nicht-öffentliche Text des TOP ausschließlich sichtbar für
* Teilnehmer der Sitzung,
* Nutzer mit zusätzlichem Zugriff auf die Sitzung und
* Administratoren.
Voraussetzung für die Sichtbarkeit ist die Anmeldung im RIS-Web.

Alle anderen angemeldeten Nutzer sehen den öffentlichen Text des TOP.

Diese Änderung hat keine Auswirkung auf die Sichtbarkeit im öffentlichen Bereich.

Ist der Nutzer angemeldet, hat er die Möglichkeit, Notizen an die Sitzungen anzuhängen.

Alle sichtbaren Dokumente können Sie als Sitzungsmappe oder als zusammhängendes PDF-Dokument herunterladen. Bei einem zusammenhängenden PDF wird ein dynamisches Inhaltsverzeichnis für alle Einträge wie Tagesordnungspunkte, Drucksachen, Anlagen etc. erzeugt. Zusätzlich wird für jeden Tagesordnungspunkt, der eine Drucksache enthält, ein Deckblatt mit TOP-Nummerierung eingefügt. Die erste Seite des PDFs ist ein Deckblatt mit dem Sitzungstitel.

Die Größe der einzelnen Dokumente werden bei einem Mouse-Over als Tooltip angezeigt. Bei der Sitzungsmappe und dem Gesamtdokument erfolgt lediglich die Angabe einer Mindestgröße, da ein genauer Wert im Vorfeld nicht ermittelt werden kann.

'''Hinweis:''' Damit keine Dokumente, die in Regisafe denselben Dateinamen tragen, nach dem Import "Verschwinden", finden vom System folgende Anpassungen statt:

* Der Dateiname enthält die ArtID als Präfix, z. B. Vorlage oder Beschluss, um das Wiederauffinden zu erleichtern.
* Anlagen erhalten eine interne, eindeutige ID sowie die ArtID des Hauptdokuments, um die Zuordnung zum Hauptdokument zu erleichtern
* Der Dateiname wird anhand des "Titel-Texts" des Schriftstücks gebildet und mit der Dateiendung ".pdf" versehen. Handelt es sich nicht um eine PDF-Datei, wird versucht, diese in eine PDF-Datei zu konvertieren (derzeit nur Bilddateien). Schlägt dies fehl, wird der entsprechende Dateityp (z. B. .doc, .ppt, .xls) angefügt.

==== Sitzungstermine (Archiv) ====

[[Image:RIS-Web_Sitzungsarchiv.png|miniatur|Sitzungstermine (Archiv)]]

Sitzungstermine werden einen Tag nach der Sitzung archiviert. Das Archiv beinhaltet alle in der Vergangenheit liegenden Termine. Die Ausgabe erfolgt in einer Listenansicht von neu zu alt geordnet.

=== Gremien ===

[[Image:RIS-Web_Gremien.png|miniatur|Gremien]]

[[Image:RIS-Web_Gremium_Detail.png|miniatur|Details zum Gremium]]

Personen die in Ausschüssen/Räten tätig sind, werden unter dem Punkt „Gremien“ angezeigt. Ausgegeben werden ein(e) Vorsitzende(r), die zum Gremium gehörenden Gemeinderätinnen und Gemeinderäte, sowie deren jeweilige Vertreter.

Optional kann die Funktion der Gremienmitglieder eingeblendet werden. Angemeldete Nutzer sehen ausschließlich Sitzungen ihres Gremiums/ihrer Gremien.

Zukünftige Sitzungen können abgerufen und auf vergangene Sitzungen zurückgeblickt werden.

Aufgrund des Verzichts auf die Rechteprüfung kann ein Nutzer eine Sitzung sehen, so darf er auch wissen, welches Gremium diese Sitzung abhält. Bisher konnte es passieren, dass ein Nutzer unter Umständen bestimmte Sitzungen eines Gremiums zwar sehen konnte, aber nicht welches Gremium diese Sitzung abhält.

=== Personen ===

[[Image:Ratsinformation-Personen_neu.jpg|miniatur|Personen]]

Die Sortierung der Ausgabe von Personen kann geändert werden. Standardmäßig werden sie alphabetisch nach den Nachnamen geordnet. Die Angaben zu den Personen werden aus REGISAFE importiert und können entsprechend angelegt oder importiert werden.

Jeder Person kann ein Foto zugeordnet werden. Es werden die Bilddaten aus der Benutzerverwaltung verwendet.

Mit Klick auf eine Person gelangt der Nutzer zur Detailansicht mit weiteren Informationen. Hierzu zählen Angaben wie Name, Adresse, Gremien, Fraktionen, Parteien und Vertreter für Gremiumsmitglieder. Zu jeder Person werden weiterhin eine Karte zur Standortbestimmung sowie eine virtuelle Visitenkarte ausgegeben.

Es ist möglich die Ausgabe des Vertreters zu unterbinden. Sollen zusätzliche Funktionen ausgegeben werden, erscheinen diese ab sofort auch in der Personenliste unter dem jeweiligen Namen.

=== Fraktionen ===

[[Image:RIS-Web_Fraktionen.png|miniatur|Fraktionen]]

Alle im REGISAFE hinterlegten Fraktionen werden aufgelistet.

Bei Auswahl einer Fraktion öffnet sich die Detailansicht mit Informationen zu Adresse und Mitgliedern der jeweiligen Fraktion. Zu jeder Fraktion werden eine Karte zur Standortbestimmung sowie eine virtuelle Visitenkarte ausgegeben. Dies kann vom Administrator deaktiviert werden.

=== Parteien ===

[[Image:Ratsinformation-Parteien.jpg|miniatur|Parteien]]

Alle im REGISAFE hinterlegten Parteien werden aufgelistet.

Bei Auswahl einer Partei öffnet sich die Detailansicht mit Informationen zu Adresse und Mitgliedern der jeweiligen Partei. Zu jeder Partei werden eine Karte zur Standortbestimmung sowie eine virtuelle Visitenkarte ausgegeben. Dies kann vom Administrator deaktiviert werden.

=== Dokumente ===

[[Image:RIS-Web_Dokumente.png|miniatur|Dokumente]]

Schriftstücke werden geordnet nach Dokumenttypen ausgegeben. Die Sortierung der Dokumente erfolgt nach dem letzten Änderungsdatum.
Die Möglichkeiten zur Darstellung können im Einzelnen in der
[[BürgerPLUS_Ratsinformation_-_Administration_Version_2.3#Reiter_Schriftstücke|Administration]] festgelegt werden.

Die verschiedenen Dokumenttypen bekommen verschiedene Icons zugewiesen. Deren Bezeichnung wird im Tooltip angezeigt. Die Anzeige der Icons kann durch den Administrator konfiguriert werden.

'''Beispiele für Dokumenttypen'''

<table border="0" cellpadding="2">
<tr><td>[[Datei:Default.png]]</td><td>Vorlage, Sitzungstagesordnung, Einladungen, Niederschrift</td></tr>
<tr><td>[[Datei:Anlage.png]]</td><td>Anlage</td></tr>
<tr><td>[[Datei:Sitzungsbeschluss.png]]</td><td>Beschluss</td></tr>
<tr><td>[[Datei:Sitzungsniederschriftsauszug.png]]</td><td>Niederschriftsauszug</td></tr>
</table>

=== Zusätzliche Dokumente ===

Festgelegte Dokumente können hier zusätzlich angezeigt werden. Die Konfiguration ist im [[BürgerPLUS_Ratsinformation_-_Administration_Version_2.3#Reiter_Schriftst.C3.BCcke|Administrationsbereich]] möglich.

=== Suche ===

[[Image:RIS-Web_erweiterte_Suche.png|miniatur|Suche mit erweiterten Suchoptionen]]

Die Suche wird im Backend in der [[BürgerPLUS_Ratsinformation_-_Administration_Version_2.3#Reiter_Suche|Modulvorlage]] oder im Seitenbaum am entsprechenden Modul des Menüpunktes konfiguriert. Das Suchformular wird durch Aktivieren der Funktion "Suchformular anbieten" angeboten. Es kann gewählt werden zwischen der einfachen Suche und der erweiterten Suche. Zudem kann eingestellt werden ob bei Auswahl der erweiterten Suche, die erweiterten Suchoptionen aufgeklappt sein sollen.

Einzelne Suchbereiche können festgelegt werden. Die Auswahl erfolgt zwischen:

* Adressen
* Fraktionen
* Parteien
* Gremien
* Personen
* Schriftstücke
* Sitzung
* Tagesordnungspunkte

==== Formularelemente der Erweiterten Suche ====

Die Suche nach Gremien und Schriftstückarten bietet erweiterte Auswahlmöglichkeiten. Im Administrationsbereich kann eingestellt werden, ob die Suche zugelassen wird und für welche Bereiche sie gilt. Unter Gremien werden die Ausschüsse angezeigt, welche importiert wurden. Die Auswahlmöglichkeiten unter Schriftstücke geben an, nach welchen Arten von Schriftstücken gesucht werden kann.

Suchergebnisse werden unterhalb der Zusammenfassung der Suchparameter angezeigt.

=== Passwort zurücksetzen ===

[[Image:Ratsinformation_Passwort_zuruecksetzen.jpeg|miniatur|Passwort zurücksetzen]]

Die Login-Daten jedes Nutzers bestehen aus einem Passwort und einer eindeutigen E-Mail-Adresse. Die Identifikation zum Zurücksetzen des Passwortes erfolgt über die Eintragung der E-Mail-Adresse und die Eingabe eines automatisch, bei jedem Aufruf neu generierten Captcha-Code. Es ist möglich, einzelne Nutzergruppen von der Änderung des Passworts auszuschließen.

Um das Passwort zurückzusetzen, sind folgende Schritte durchzuführen:

* Eingabe der Daten in die vorgegebenen Formularfelder.
* Nach Absenden der Daten erhält der Nutzer eine E-Mail mit einem Bestätigungslink, welcher anzuklicken oder in einen Browser zu kopieren ist.
* Im Browser öffnet sich eine Eingabemaske, in der ein neues Passwort eingetragen werden muss.
* Dieses neue Passwort ist im Anschluss noch einmal zu bestätigen.

Das Zurücksetzen des Passworts ist nur bei eineindeutig im System hinterlegten E-Mail-Adressen möglich. Ist bei mehreren
Nutzern eine identische E-Mail-Adresse (z.B. als Funktionspostfach wie info@...) hinterlegt, ist das Zurücksetzen nur durch den
Administrator möglich.

Die Anforderungen für Passwörter befinden sich im Persönlichen Bereich unter [[#Mein Passwort|Mein Passwort]].

=== Hilfe ===

zur Dokumentation des REGISAFE-Modul BürgerPlus Ratsinformation finden Sie Hilfe in der Wiki des GeoCMS in den Artikeln:

* [[Ratsinformationssystem - Administration Version 2.5|BürgerPLUS Ratsinformation Administration]]

* [[Ratsinformationssystem - Oberflächendokumentation Version 2.5|BürgerPLUS Ratsinformation Oberflächendokumentation]]

== Loginmaske ==

[[Image:RIS-Web_Loginmaske.png|miniatur|Loginmaske - Anmeldung Persönlicher Bereich]]

Die durch den Administrator bereit gestellten Login-Daten autorisieren einen Nutzer zum Betreten des geschützten Bereichs. Dieser ist Gremiumsmitgliedern und sonstigen Sitzungsteilnehmern vorbehalten. Die Login-Daten bestehen aus einem Nutzernamen und einem Passwort. Das Passwort kann nach dem Login [[#Mein Passwort|geändert]] oder [[#Passwort zurücksetzen|zurückgesetzt]] werden. Voraussetzung hierfür ist das Vorhandensein einer gültigen und im System hinterlegten E-Mail-Adresse. Die E-Mail-Adresse darf nur an einem Nutzer hinterlegt sein. Teilen sich mehrere Nutzer eine E-Mail-Adresse, z.B. als Funktionspostfach ähnlich <nowiki>"info@mustergemeinde.de"</nowiki>, wird im Sinne des Datenschutzes kein Passwort versandt.

Wurde ein Benutzername oder Kennwort mehrfach falsch eingegeben, wird der Nutzer für einen bestimmten Zeitraum gesperrt.

Bei Inaktivität wird der Nutzer automatisch nach 20 Minuten vom System abgemeldet.

== Inhaltsbereich ==

Der Inhaltsbereich ändert sich je nach gewähltem Menüpunkt. Wird dann beispielsweise der Punkt „Gremien“ ausgewählt, erscheinen im Inhaltsbereich die Ausschüsse/Räte. Mit dem Aufrufen der Seite wird standardmäßig der Sitzungskalender angezeigt.

== Fußzeile ==

[[Image:Ratsinformation_Fusszeile.jpeg|miniatur|Ratsinformation Fußzeile]]

Die Herstellerhinweise in der Fußzeile sind standardisiert und verlinken auf die jeweiligen Internetseiten der Kooperationspartner. Sie können grafisch und textlich ergänzt werden. Die Einbindung erfolgt über das Template.

= Mandatsträgermodus/MandatsträgerApp =

Zusätzlich zum REGISAFE-Modul '''BürgerPLUS Ratsinformation''' kann der Mandatsträgermodus inklusive der MandatsträgerApp für die Ausgabe genutzt werden.

Die wesentlichen Elemente der Navigation stehen in der Menüleiste im linken Seitenbereich der App zur Verfügung.

* [[#Start|Start]]
* [[#Sitzungen vorbereiten|Sitzungen vorbereiten]]
* [[#Während der Sitzungen|Während der Sitzungen]]
* [[#Sitzungen nachbereiten|Sitzungen nachbereiten]]
* [[#Alle Sitzungen|Alle Sitzungen]]
* [[#Sonstige Dokumente|Sonstige Dokumente]]
* [[#Einstellungen|Einstellungen]]
* [[#Hilfe|Hilfe]]

'''Hinweis'''

Die Inhalte des Ratsinformationssystems werden über einen Webcontainer innerhalb eines nativen Rahmens angezeigt.

== Login ==

[[Image:MandatstraegerApp_Anmeldung.png|miniatur|hochkant|Android - Loginbereich]]

Um sich am System anzumelden, müssen die Systemkennung (''kunde'') sowie der Benutzername und Passwort (dieselben Anmeldedaten wie auch im RIS-Web) eingegeben werden. Die Systemkennung ist stets notwendig, um eine Verbindung zu einem konkreten Ratsinformationssystem aufzunehmen. Mit den Login-Daten kann der Nutzer auf den Persönlichen Bereich zugreifen.
Ohne hinterlegte Login-Daten ist nur ein Zugriff als Gast auf den öffentlichen Bereich möglich.

Die MandatsträgerApp steht zur Verfügung für die Betriebssysteme:

* Android ([https://play.google.com/store/apps/details?id=de.brainSCC.app.mandatstraeger&hl=de|App herunterladen])
* iOS ([https://itunes.apple.com/de/app/mandatstragerapp/id1015321652?mt=8|App herunterladen)]

== Start ==

[[Image:MandatstraegerApp_Startansicht.png|miniatur|hochkant|Android - Startbildschirm (Homescreen)]]

In der Startansicht werden die als Favorit markierten Sitzungen und Schriftstücke angezeigt sowie die jeweils letzten fünf betrachteten Sitzungen und Schriftstücke.

Wenn Sie die "Aufzeichnung von Nutzeraktionen" aktivieren, werden auf der Startseite ihre zuletzt betrachteten Sitzungen und Drucksachen angezeigt sowie ihre Kommentare und aktuellen Diskussionen.

== Sitzungen vorbereiten ==

[[Image:MandatstraegerApp_Sitzung_vorb.png|miniatur|hochkant|Android - Menüpunkt Sitzung vorbereiten mit aufgeklapptem Menü]]

Hier erfolgt die Anzeige der Sitzungen, an denen der gerade angemeldete Nutzer Teilnehmer ist und deren Startzeitpunkt direkt bevorsteht (15 Minuten vor Beginn).
Mandatsträger können hier die vorbehaltliche Zusage oder Absage Ihrer Teilnahme mitteilen. Eine Änderung ist bis 15 Minuten vor Sitzungsbeginn möglich.

Folgende Filtermöglichkeiten stehen für die Auflistung der Sitzungen zur Verfügung:

* Aktuell: alle Sitzungen in dieser Woche, die noch nicht begonnen haben
* Demnächst: alle noch nicht begonnenen Sitzungen von jetzt bis n-Wochen in die Zukunft (kann in den persönlichen [[#Einstellungen|Einstellungen]] festgelegt werden, Standardwert: 4 Wochen)
* Alle: alle zukünftig stattfindenden Sitzungen

== Sitzungsteilnahme ==

Der Punkt "Sitzungsteilnahme" listet alle gerade stattfindenden Sitzungen auf und ermöglicht die Einsichtnahme der Tagesordnungspunkte, Schriftstücke, Kommentare und Notizen der selektierten Sitzung.

15 Minuten vor Beginn einer Sitzung wird diese im Punkt "Sitzungsteilnahme" angezeigt.

Die verbindliche Zusage erfolgt in der Sitzungsteilnahme mit Klick auf den Button "Sitzung jetzt beginnen". Die Liste aller Teilnehmer kann im Vorfeld und Nachgang der Sitzung im [[BürgerPLUS_Ratsinformation_-_Administration_Version_2.3#Teilnahme|Administrationsbereich]] generiert werden.

Nach der Bestätigung der Sitzungsteilnahme können die Sitzungsvorbereitung, die Tagesordnung inklusive aller Dokumente sowie eventuelle Notizen der Sitzung eingesehen werden (siehe Abb. Ansicht der Sitzung nach Bestätigung der Teilnahme).

[[Datei:MandatstraegerApp_Sitzungsteilnahme.png|miniatur|Ansicht der Sitzung nach Bestätigung der Teilnahme]]

Unterhalb des Punktes "Tagesordnung" kann nach Aufruf eines Tagesordnungspunktes die mit diesem TOP verknüpften Schriftstücke angezeigt werden. Abhängig von der Größe des Schriftstückes kommt es beim erstmaligen Aufruf zu einer geringen Verzögerung. Innerhalb des gewählten Schriftstückes können eventuell hinterlegte Kommentare eingesehen werden. Mit Klick auf einen Kommentar springt das Dokument auf die entsprechende Seite und hebt die Anmerkung hervor. Es können auch weitere Anmerkungen im geöffneten Dokument hinzugefügt werden (s. [[#Sitzungsdokument|Kommentare im Sitzungsdokument]]).

[[Datei:MandatstraegerApp_Sitzungsteilnahme_TOP.png|miniatur|Dokumentenviewer während der Sitzungsteilnahme]]

== Sitzungen nachbereiten ==

[[Image:MandatstraegerApp_Sitzung_nachb.png|miniatur|hochkant|Android - Menüpunkt Sitzung nachbereiten mit aufgeklapptem Menü]]

Folgende Filtermöglichkeiten stehen für die Auflistung der Sitzungen zur Verfügung:

* Aktuell: alle Sitzungen in dieser Woche, die bereits beendet sind
* Kürzlich: alle beendeten Sitzungen ab jetzt bis n-Wochen in die Vergangenheit (kann in den persönlichen [[#Einstellungen|Einstellungen]] festgelegt werden, Standardwert: 4 Wochen)
* Alle: alle vergangenen Sitzungen

== Alle Sitzungen ==

[[Image:MandatstraegerApp_alleSitzungen.png|miniatur|hochkant|Android - Menüpunkt Alle Sitzungen mit aufgeklapptem Menü]]

Folgende Filtermöglichkeiten stehen für die Auflistung der Sitzungen zur Verfügung:

* Aktuell: Alle in dieser Woche stattfindenden oder stattgefundenen Sitzungen
* Vergangene: Alle vergangene Sitzungen bis diese Woche
* Zukünftige: Alle zukünftigen Sitzungen ab nächster Woche
* Alle: alle vergangenen und zukünftigen Sitzungen

Eine Sitzung wird mit ihrem Datum, Uhrzeit und Titel angezeigt. Hier erscheinen zudem die entsprechenden Icons für Favorit, Anlagen und Sitzungsteilnehmer - falls für diese Sitzung zutreffend.

[[Image:MandatstraegerApp_Sitzung_Detail.png|miniatur|hochkant|Android - Beispiel für eine Sitzung im Detail mit aufgeklapptem Menü]]

=== Sitzung im Detail ===

Alle Dokumente, die zu einer Sitzung gehören, können, als eine PDF-Datei zusammengefasst, heruntergeladen werden.

Zur Sitzung können die jeweiligen Tagesordnungspunkte (mit den entsprechenden Dokumenten und Anlagen), die Schriftstücke bzw. Sitzungsdokumente, die Notizen sowie die Teilnehmer aufgelistet werden.

Die Sitzung kann über den Stern-Icon im linken Menü der App als Favorit markiert werden. Daraufhin wird diese in der Startansicht angezeigt werden. Mit dem Pfeil nach links gelangt der Nutzer wieder zurück zur Auflistung der Sitzungen.

Im Sitzungsdetail kann eine vorbehaltliche Zusage oder Absage getätigt werden, sofern die Sitzung noch nicht begonnen hat (bis 15 Minuten vor Beginn).

=== Sitzungsdokument ===

[[Image:MandatstraegerApp_Kommentarfunktion.png|miniatur|hochkant|Android - Beispiel für das Setzen eines Kommentars]]

[[Image:MandatstraegerApp_Kommentaranzeige.png|miniatur|hochkant|Android - Beispiel für die Anzeige aller Kommentare]]

Um ein Text(abschnitt) innerhalb eines Dokumentes zu kommentieren, kann die Kommentarfunktion verwendet werden. In der Sidebar des Viewers sind über das Icon "Lesezeichen" alle zu dem Dokument vorliegenden Kommentare sichtbar, inklusive des Erstellers und des Datums. Hier kann auch ein Kommentar wieder gelöscht werden.

Beim Lesen jeder PDF-Datei wird automatisch der Lesefortschritt des Nutzers aufgezeichnet. Um ein Dokument manuell als "gelesen" zu markieren, kann es über den Icon mit der Brille im linken Menü als 100 % gelesen markiert werden. Anschließend wird der gesamte Lesefortschritt aller Sitzungsdokumente aktualisiert.

== Sonstige Dokumente ==

[[Image:MandatstraegerApp_Dokumente.png|miniatur|hochkant|Android - Menüpunkt Meine Dokumente]]

Im Menü "Sonstige Dokumente" finden Sie Dateien, die nach verschiedenen Themen kategorisert sind.

== Einstellungen ==

=== Profildaten ===

[[Image:MandatstraegerApp_Profildaten.png|miniatur|hochkant|Android - Menüpunkt Einstellungen - Profildaten]]

Die Aufzeichnung von Nutzeraktionen wird aktiviert, wenn in der Startansicht der MandatsträgerApp die zuletzt betrachteten Sitzungen und Schriftstücke aufgelistet werden sollen.

Ebenfalls kann der Zeitrahmen angegeben werden, der für den Sitzungsfilter "Demnächst" unterhalb des Menüpunktes "[[#Sitzungen vorbereiten|Vorbereitung]]" verwendet werden soll. Die Auswahl erfolgt anhand einer Drop-Down-Liste. Die Spanne beträgt eine bis zwölf Wochen.

Es kann der Zeitrahmen angegeben werden, der für den Sitzungsfilter "Kürzlich" unterhalb des Menüpunktes "[[#Sitzungen nachbereiten|Nachbereitung]]" verwendet werden soll. Die Auswahl erfolgt anhand einer Drop-Down-Liste. Die Spanne beträgt eine bis zwölf Wochen.

Aus einer Liste von Motiven kann ein Hintergrundbild für den Mandatsträgermodus bzw. die -App festgelegt werden.

Der Informationsdienst wird aktiviert, wenn der angemeldete Nutzer mit einer E-Mail informiert werden soll, sobald eine Änderung an einer bestimmten Sitzung erfolgt. Nachfolgend kann die Auswahl erfolgen, zu welcher Sitzung E-Mails versandt werden sollen. Sollen dies Sitzungen mit dem Status "In Planung", "Planung abgeschlossen", "Vorbereitung abgeschlossen", "Protokoll abgeschlossen", "Niederschrift abgeschlossen" und/oder "Sitzung abgeschlossen" sein?

=== Passwort ===

Sofern die PDF-Verschlüsselung vom Admin aktiviert wurde, kann jeder Nutzer unter diesem Punkt ein eigenes, persönliches Passwort festlegen, welches für die Verschlüsselung von PDF-Dokumenten genutzt wird.

[[Image:MandatstraegerApp_Passwort.png|miniatur|hochkant|Android - Menüpunkt Einstellungen - Passwort]]

== Hilfe ==

=== Hilfethemen ===

[[Image:MandatstraegerApp_Hilfe.png|miniatur|hochkant|Android - Menüpunkt Hilfe]]

Hier können Hilfevideos eingesehen werden, die die Bedienung des Mandatsträgermodus vorführen. Sie haben jeweils eine Dauer von ein bis zwei Minuten.

Zudem erfolgt die Erklärung der verwendeten Symbole bzw. Icons.

=== Datenschutzhinweise ===

Hier werden alle datenschutzrechtlichen Hinweise aufgeführt.

=== Über ===

Unter diesem Punkt erfolgt die Angabe der Versionsinformationen, der verwendeten Bibliotheken und Lizenzen.

= Siehe auch =

* [[Ratsinformationssystem - Oberflächendokumentation Version 2.5| Oberflächendokumentation 2.5]]
* Hilfevideos in der Mandatsträgeransicht/-app